Brief aan de raad Achterstanden met het betalen van inkoopfacturen

Postadres Gemeente Nijmegen

Aan de gemeenteraad van Nijmegen

Postbus 9105 6500 HG Nijmegen Bezoekadres Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen T 14 024 nijmegen.nl

Datum Onderwerp

Contactgegevens gemeente@nijmegen.nl

6 mei 2025 Achterstanden met het betalen van inkoopfacturen

Ons kenmerk E25.001145

Geachte leden van de raad, Met deze brief informeren wij u over achterstanden met het betalen van inkoopfacturen. Deze achterstanden zijn ontstaan door het invoeren van een nieuw financieel systeem per 1 januari van dit jaar. Leveranciers waarvan facturen nog niet betaald zijn en waarvan de betaaltermijn verstreken is hebben we inmiddels een brief met uitleg en een welgemeende excuses. Leveranciers hebben altijd kunnen verwachten dat de gemeente op tijd betaalde en dit mogen leveranciers ook zonder meer van de gemeente verwachten. We werken er momenteel hard aan om de achterstanden bij te werken. Welke betalingen betreft het? Het gaat specifiek om inkoopfacturen van leveranciers die goederen en diensten leveren aan de gemeente Nijmegen en die afgehandeld worden in het nieuw financieel systeem. Er zijn geen achterstanden in het uitbetalen van bijvoorbeeld uitkeringen, zorgkosten, subsidies en salarissen. Hoe groot zijn de achterstanden? Tot en met 15 april zijn bijna 1.500 facturen van 607 leveranciers nog niet betaald waarvan de betaaltermijn is verstreken. Het gaat daarbij om een bedrag van bijna € 12 miljoen. Om een volledig beeld te schetsen, met het nieuw systeem zijn tot en met 15 april ruim 15.000 betalingen verricht voor in totaal meer dan 200 miljoen euro.

Hoe heeft dit kunnen gebeuren? He ontstaan van de achterstanden hangt samen met de overstap naar een nieuw financieel systeem begin dit jaar. Dit systeem verzorgt veel van de financieel-administratieve basisfunctionaliteit, onder meer het afhandelen en betalen van inkoopfacturen. Het overstappen naar een nieuw financieel systeem is een bijzonderheid voor de gemeente, de laatste keer was in 2005. Daarom heeft de overstap een intensieve voorbereidingsperiode gekend. Ook de eerste maanden van de ingebruikname is extra begeleiding vanuit de leverancier en eigen organisatie ingezet om de overgang zo goed mogelijk te laten verlopen.

Gemeente Nijmegen

Pagina 1 van 2

In eerste instantie verliep de introductie ogenschijnlijk soepel. Er werden fouten ontdekt en er waren uitzonderingssituaties die niet waren voorzien, maar de basisfunctionaliteiten werkten. Na twee maanden werd duidelijk dat er achterstanden waren met het afhandelen en betalen van inkoopfacturen. Dat leidde in eerste instantie naar een focus op onvolkomenheden in het proces: er werd vooral gezocht naar ‘de oplossing’. Helaas namen de achterstanden niet af. Dit maakte duidelijk dat niet uit moest worden gegaan van een oorzaak dat zich makkelijk laat oplossen. Maar dat een veelheid van factoren meespelen die bijdragen aan het oplopen van de achterstanden. Wat is er vervolgens gedaan en wanneer zijn de achterstanden weggewerkt? Enkele weken geleden gekozen om vooral te focussen op het wegwerken van de achterstanden in plaats van het focussen op het wegnemen van mogelijke oorzaken. Hiermee boeken we resultaat, de achterstanden zijn afgenomen en het aantal inkoopfacturen dat betaald wordt stijgt. Op dit moment is het aantal achterstallige facturen gedaald tot ongeveer 600. We verwachten dat eind mei de achterstanden zijn weggewerkt en betaald wordt binnen de reguliere betaaltermijnen. Nieuwe inkoopfacturen kunnen met het nieuwe systeem zoals voorheen betaald worden.

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Nijmegen

A.P.W. van de Klift gemeentesecretaris

H.M.F. Bruls burgemeester

Gemeente Nijmegen

Pagina 2 van 2