Boardletter 2023 Deloitte accountants
Tekst van het document
Boardletter 2023 gemeente Nijmegen, 27 november 2023
Deloitte Accountants B.V. Meander 551 6825 MD Arnhem Postbus 30265 6803 AG Arnhem Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9839 www.deloitte.nl
Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijmegen Postbus 9105 6500 HG NIJMEGEN Onderwerp Boardletter 2023 Datum 27 november 2023 Ons kenmerk
Geacht college, Wij hebben, conform het door uw gemeenteraad genomen besluit, als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2023, de interim-controle voor de gemeente Nijmegen uitgevoerd. De interim-controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne-beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van administratieve organisatie en interne controle, voor zover deze relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole 2023. Tevens heeft de interim-controle als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2023 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. In de voorliggende boardletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Doordat Nijmegen de basis op orde heeft hebben wij daarnaast gericht op adviezen voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie gedurende 2024 en verder. In het kader van de interim-controle hebben wij gesprekken gevoerd met diverse medewerkers en hebben wij ook veel stukken van de organisatie ontvangen. Wij spreken onze waardering en dank uit voor de inspanningen van de organisatie om dit in een relatief kort tijdbestek mogelijk te maken, en voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze interim-controlewerkzaamheden is verleend. Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
drs. J.J. Zuidema RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Inhoudsopgave Kernboodschap interim-controle en managementsamenvatting
4
Bevindingen interim-controle 2023
8
Bevindingen IT Roadmap Nijmegen
19
Detailbevindingen interim controle 2023
21
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
27
Bijlagen
30
Contact Wij beantwoorden graag uw vragen over deze boardletter:
Jaapjan Zuidema Audit Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 5261 5738 jzuidema@deloitte.nl
© 2023.
Bart Blomjous Audit Director Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 8355 5440 bblomjous@deloitte.nl
Sam Damsté Audit Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 2281 5205 sadamste@deloitte.nl
Lotte Tholen Audit Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 2394 0148 ltholen@deloitte.nl
Boardletter 2023
3
Kernboodschap interim-controle en managementsamenvatting
© 2023.
Boardletter 2023
4
Kernboodschap interim-controle De basis voor onze controle is het auditplan 2023 dat met de auditcommissie is besproken. In deze boardletter geven wij u inzicht in de (ontwikkeling van de) interne beheersing van de gemeente Nijmegen. Wij hebben tijdens onze interim-controle de procesrisico’s onderzocht, en ons primair gericht op de opzet en het bestaan van de interne-beheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening 2023. In deze kernboodschap koppelen wij ons overstijgende beeld terug van onze interim-controle en geven wij beknopt een managementsamenvatting voor de gemeente Nijmegen. In het hoofdstuk (‘Bevindingen interim-controle 2023’) hebben wij deze bevindingen meer in detail toegelicht evenals onze adviezen voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie gedurende 2024. Onderwerp
Boodschap
Overall beeld interimcontrole 2023:
In eerdere boardletters hebben wij gereflecteerd op de toenemende mate waarop uw gemeente voor grote regionale- en lokale opgaven komt te staan. Dit betreffen onder meer de energietransitie en de problematiek van netcongestie, de forse woningbouwopgave met complexe binnenstedelijke (her)ontwikkelprojecten, circulariteit- en duurzaamheidsvraagstukken en de groeiende druk op de (financierbaarheid) van de zorgsector en de weerslag hiervan op het gemeentelijk sociaal domein.
Nijmegen is in beweging, uitdagingen worden aangepakt, prioriteiten kunnen nog verder worden gesteld en de wendbaarheid vergroot.
Met deze boardletter gaan wij in op onderstaande vijf thema’s waarbij we aangeven waar Nijmegen staat en welke kansen wij zien voor verdere doorontwikkeling: • Begroting en tussentijdse verantwoording; • Beheersing en verantwoording gebiedsexploitaties; • Beheersing en verantwoording sociaal domein; • IT en cybersecurity; • Frauderisicomanagement. Op basis van de uitgevoerde interim-controle constateren wij dat de interne beheersing in de basis op orde is en doorontwikkeld naar een hoger volwassenheidsniveau. Concreet zien we dit terug in het dit jaar vormgegeven frauderisicomanagement en de stappen die zijn gezet in het proces van IT beheersing. Ten aanzien van het proces rondom de grote gebiedsontwikkelingen zien wij een lange aanloop naar een nieuwe nota grondbeleid en de door de raad gewenste vorm van een tussenrapportage. Hoewel er belangrijke stappen worden gezet om tot het gewenste resultaat te komen is het in het belang van de gemeente om dit proces ook tijdig af te ronden en deze belangrijke kaders te effectueren. Zo kan weer extra kracht worden bijgezet aan de beleidsinhoudelijke uitvoering van de projecten en weet ook de raad op welke thema’s zij aan zet voor (bij)sturing en besluitvorming. Tevens zien wij dat de uitdagingen en risico’s binnen het sociaal domein toenemen.
Met een toenemende mate van verslechterende financiën bij (jeugd)zorginstellingen, een complexe hervormingsagenda en nieuwe aanbestedingstrajecten op vier zorgdomeinen voor Nijmegen zijn er veel bewegende schijven met onzekere uitkomsten. Wij voorzien in potentie een aanzienlijk effect op de komende Stadsbegrotingen voor Nijmegen vanuit dit domein en adviseren om een concrete doorkijk te maken naar de kostenhuishouding en de potentiële financiële effecten wanneer risico’s zich zouden voordoen. Als slotoverweging in deze kernboodschap geven wij u mee dat zonder een solide basis van ambtelijke capaciteit, deugdelijke administratieve organisatie en IT-omgeving de daadkracht in het aangaan van deze complexe thema’s uw organisatie kan ontglippen. Zowel landelijk, alsook in Nijmegen is de trend zichtbaar dat om uiteenlopende redenen begrotingsdoelstellingen niet (volledig) worden behaald of worden uitgesteld. Dit vraagt om realisme. Realisme in het vormgeven van ambities en doelstellingen maar ook in het scheppen van verwachtingen binnen de politiek-bestuurlijke dynamiek. Benut daarom optimaal het dualisme tussen college en raad door het voeren van open gesprekken en prioriteer uw ambities gezamenlijk.
© 2023.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
5
Managementsamenvatting In dit hoofdstuk zijn de kernpunten van de interim-controle overzichtelijk weergegeven. Deze worden verderop in de Boardletter nader toegelicht. De onderwerpen linken dan ook door naar de verdiepende teksten en zijn te raadplegen door op de categorie of het onderwerp te klikken. Categorie
Onderwerp
Observatie en/of aanbeveling
Begroting en tussentijdse verantwoording
1. Realiteitsgehalte Stadsbegroting ‘24
1. Uit de begroting blijkt een forse opgave voor de gemeente Nijmegen, voortbordurend op het Koersdocument 2024. We zien een positieve ontwikkeling inzake de leesbaarheid maar zien ook ruimte voor verdere verbetering van de inhoudelijke kwaliteit. 2. Wij hebben vastgesteld dat de gemeenteraad een besluit wordt voorgelegd in de paragraaf grondbeleid over een majeure wijziging in Winkelsteeg, zonder dat dit een expliciet beslispunt is bij de Stadsbegroting. In het kader van transparantie raden wij aan om dergelijke voorstellen explicieter in de beslispunten naar voren te halen en in de basis de paragraaf grondbeleid niet voor dergelijke aangelegenheden te benutten.
Gebiedsexploitaties
1. Nota Grondbeleid
1. Het proces rondom de actualisatie van deze nota is in volle gang, blijf met elkaar over de inhoud in gesprek en benut het actualisatiemoment zo effectief mogelijk. 2. Eerste tussenrapportages zijn gerealiseerd en opiniërend besproken. Wij hebben op dit vlak nog een aantal concrete adviezen die wij u willen meegeven. 3. Parameters blijven in beweging naar mate 2023 vordert. De markt lijkt zich wel te stabiliseren en minder extreem te reageren dan voorgaand jaar het geval was.
2. Tussenrapportages gebiedsontwikkelingen 3. Marktontwikkelingen Sociaal domein
1. Actuele ontwikkelingen Jeugdzorg(sector) 2. Transformatie Jeugdzorg (hervormingsagenda) 3. Doorontwikkeling financiële beheersing Jeugdzorg
1. Wij adviseren u om de financiële positie van de zorgaanbieders te monitoren als o.a. het gevolg van de landelijke financieringsproblemen van de zorgaanbieders. 2. Om te komen tot adequate sturingsinformatie is het van belang om alle ontwikkelingen binnen het sociale domein te vertalen naar concrete financiële risico’s. Wij adviseren u hierbij om een zorgvuldige analyse van het huidige zorglandschap uit te voeren. 3. Om de kostenbeheersing binnen het sociaal domein beter in de grip te krijgen heeft de gemeente diverse transformaties doorgevoerd. Wij adviseren u om de gedefinieerde interventies en beïnvloedingsmogelijkheden te vertalen naar de verwachte financiële impact zodat dit meegenomen kan worden bij het maken van weloverwogen bestuurlijke keuzes. Tevens adviseren wij u om verder door te pakken op het versterken van de prognosekracht van de gemeente.
Frauderisicomanagement
1. Frauderisicoanalyse en borging frauderisicomanagement
1. Eerste aanzet frauderisicoanalyse beoordeeld en van gedegen niveau. Er wordt gewerkt aan de verdere doorontwikkeling en structurele borging van frauderisicomanagement. We nemen een toenemende bewustwording en urgentie waar om op dit thema verder in control te komen.
IT Roadmap Nijmegen
1. Voortgang IT Roadmap
1. We constateren dat de gemeente concrete verbeteringen heeft doorgevoerd in het proces van haar IT-beheersing.
© 2023.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
6
Speerpunten auditcommissie In dit overzicht zijn de speerpunten van de auditcommissie terug te vinden zoals wij deze gezamenlijk hebben afgestemd bij ons Auditplan 2023. De toelichting op de speerpunten vormen een integraal onderdeel van het hoofdstuk ‘Bevindingen interim controle 2023’ en zijn met onderstaande hyperlinks te benaderen. Voor de leesbaarheid zijn deze punten op de betreffende pagina geduid met het volgende symbool: Onderwerp
Boodschap
Ontwikkeling warmtenetten
Dit speerpunt is opgenomen in het hoofdstuk Bevindingen interim controle 2023 bij onderdeel ‘Ontwikkeling warmtenetten | Uitdagingen en signalen’.
Tussenrapportage gebiedsontwikkelingen
Dit speerpunt is opgenomen in het hoofdstuk Bevindingen interim controle 2023 bij onderdeel ‘Gebiedsexploitaties | Tussenrapportages gebiedsontwikkelingen’.
Hulpstichtingen sociaal domein (buurtteams)
Dit speerpunt is opgenomen in het hoofdstuk Bevindingen interim controle 2023 bij onderdeel ‘Sociaal domein |Doorontwikkeling financiële beheersing’
Kaderstelling gebiedsexploitaties
Dit speerpunt is opgenomen in het hoofdstuk Bevindingen interim controle 2023 bij onderdeel ‘Gebiedsexploitaties | Nota Grondbeleid’.
Digitalisering / IT-omgeving
Dit speerpunt is opgenomen in het hiernavolgende hoofdstuk ‘Bevindingen IT Roadmap Nijmegen’.
© 2023.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
7
Bevindingen interim-controle 2023 Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen
© 2023.
Boardletter 2023
8
Bevindingen interim-controle 2023 Onderwerp
Boodschap
Begroting en tussentijdse verantwoording | Stadsbegroting 2024
Realiteitsgehalte stadsbegroting Voorgaand jaar hebben wij tijdens de auditcommissie van 27 september 2022 – zonder inhoudelijk onderzoek te doen naar de totstandkoming van de stadsbegroting – een toelichting gegeven op de Stadsbegroting 2023. In deze presentatie hebben wij een reflectie gegeven op de stadsbegroting een daarbij enkele ‘verwonderpunten’ aangedragen.. Voor 2024 hebben wij wederom de Stadsbegroting 2024 op hoofdlijnen doorgenomen met oog op verdere doorontwikkeling van dit product binnen de P&C cyclus. Wij geven u onderstaand onze belangrijkste observaties: •
Structuur: Voorgaand jaar hebben wij u meegeven dat de ‘Doelenboom’ met hieraan gekoppelde criteria en activiteiten een mooie structuur geeft aan de programmaverantwoording. Wij zien dat ook dat ons advies rondom de doorontwikkeling van de doelenboom uit de boardletter van 2022 terugkomt in de adviesbrief van de auditcommissie bij Stadsbegroting. Wij onderschrijven de beoogde doorontwikkeling waarbij ook wordt verkend hoe te komen tot concretere meetbare doelen.
•
Transparantie: In de paragraaf Grondbeleid wordt de raad voorgesteld om een expliciet besluit te nemen over de Lincoln Smitweld locatie in Kanaalzone-Winkelsteeg. Voorgesteld is om voor deze locatie in te zetten op een faciliterende rol, waarbij een anterieure overeenkomst gesloten zal worden met een ontwikkelcombinatie en de financiële effecten te verwerken in de Begroting 2024-2027. Wij merken op dat dit geen expliciet beslispunt geweest is bij het raadsvoorstel van de gehele Stadsbegroting. Wij adviseren het college om dergelijke voorstellen, met alle ontwikkelingen rondom kaderstelling en sturing van gebiedsontwikkeling explicieter te behandelen, door of een apart beslispunt op te nemen of een los raadsvoorstel voor te leggen aan de raad. Op deze wijze wordt transparantie bewerkstelligd alsook de raad meer in positie gebracht.
•
Kwaliteit: De investeringsparagraaf in de Stadsbegroting geeft een overzicht van de nieuwe investeringen, het investeringsplan van de al reeds geplande investeringen en de bulkinvesteringen / investeringen met eigen dekking. Wat ons inziens, naast de adviezen gesteld in de adviesbrief van de auditcommissie bij Stadsbegroting, nog ontbreekt is een analyse van de investeringsopgave in relatie tot de realisatie van de afgelopen jaren om duiding te geven aan de uitvoeringskracht van de gemeente. Wanneer de realisatie van de afgelopen jaren achter elkaar zetten ontstaat het volgende beeld: •
Forse stijging van investeringskredieten sinds 2020. Met de Stadsbegroting 2024 wordt hier nog eens ca. € 80M aan toegevoegd waardoor de totale opgave nu uitkomt op bijna € 400M (+67% in 3 jaar).
•
Jaarlijkse realisatie in EUR betreft gemiddeld € 39M. Dit betekent dat het huidige investeringsvolume ca. 10 jaar duurt om te realiseren. Investeringen
•
© 2023.
Stadsrekening 2020
Stadsrekening 2021
Stadsrekening 2022
Beschikbare investeringskredieten
€ 239M
€ 260M
€ 313M
Gerealiseerd investeringsvolume t/m verslagjaar
€ 49M
€ 47M
€ 55M
Gerealiseerd in verslagjaar
€ 41M
€ 40M
€ 37M
Gerealiseerd van totale opgave in verslagjaar (%)
17,2%
15,3%
11,8%
Volledigheid: Wij merken op dat in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ niet wordt gesproken over de huidige financiële situatie van (jeugd)zorgaanbieders. De afgelopen maanden zijn er diverse voorbeelden in de media verschenen over zorginstellingen die in financieel zwaar weer verkeren en ook een beroep hebben gedaan op gemeenten voor tariefindexatie of zelfs voorschotfinanciering om de continuïteit te waarborgen. De gemeente Nijmegen onderkent dit risico zonder meer in haar risicoanalyse. Echter de mogelijke (financiële) gevolgen voor de gemeente wanneer regionale zorgpartijen dreigen om te vallen zouden in onze optiek een prominentere rol verdienen met oog op de actuele ontwikkelingen in de sector. Mede gezien het huidige zorglandschap van de gemeente Nijmegen (zie ook: Sociaal Domein) adviseren wij het college op dit risico nadrukkelijker in beeld te brengen. Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
9
Bevindingen interim-controle 2023 Onderwerp
Boodschap
Gebiedsexploitaties | Nota Grondbeleid
Actualisatie gemeentelijke ‘Nota Grondbeleid’ Met de komst van de gebiedsexploitaties in Kanaalzone-Winkelsteeg en het Stationsgebied is veelvuldig het debat gevoerd over de kaders waarbinnen deze projecten dienen te worden vormgegeven. Zo is er een overstijgende Nijmeegse omgevingsvisie en een ‘ontwikkelvisie Winkelsteeg 2035’ vastgesteld. Momenteel wordt er ook hard gewerkt aan de actualisatie van de bestaande ‘Ontwikkelingsvisie Nijmegen Centraal’ uit 2012 naar een nieuwe ‘Gebiedsvisie stationsgebied Nijmegen’. Met al deze visies zijn en worden de belangrijkste uitgangspunten voor stadsontwikkeling vorm gegeven en de ambities van de gemeente voor deze stadsdelen geconcretiseerd. Nu deze projecten in de voorbereiding en uitvoering geraken is de behoefte aan duidelijke kaders voor sturing door de gemeenteraad gegroeid. Om aan deze behoefte invulling te geven is de actualisatie van de huidige nota grondbeleid uit 2018 belangrijk. Met deze nota stelt de gemeenteraad de financiële en beleidsinhoudelijke kaders vast. Het is belangrijk om in dit proces de kaders gezamenlijk te duiden door dialoog tussen raad en college. Op deze wijze zal de nota het meest effectief kunnen worden ingevuld waarbij helderheid en duidelijkheid wordt verschaft over de sturingsmogelijkheden van de raad en de bevoegdheden van het college gedurende de uitvoering van de projecten.
Enkele belangrijke kaders die wij u adviseren om met zorgvuldigheid vast te leggen zijn:
Gebiedsexploitaties | Tussenrapportages gebiedsontwikkelingen
© 2023.
-
Wat is de rolverdeling tussen raad en college en hoe bewaakt men hiermee de balans tussen inspraak, sturing, verantwoording en uitvoeringskracht;
-
Welke beleidsinhoudelijke aanpassingen en/of wijzigingen aan de gebiedsexploitaties classificeren als ‘majeure planwijziging’ en dienen ter besluitvorming te worden voorgelegd aan de gemeenteraad;
-
Op welke wijze en op welke onderwerpen verwacht de raad te worden geïnformeerd over actuele ontwikkelingen, risico’s, te maken keuzes en alternatieve scenario’s;
-
Hoe wordt de raad in staat gesteld om eventuele zienswijzen te geven aan het college, ook als zij niet aan tafel zit voor besluitvorming binnen de gestelde kaders.
Tussenrapportages gebiedsontwikkelingen Om als raad te kunnen sturen is kwalitatieve (tussentijdse) sturingsinformatie essentieel. In de brieven van de auditcommissie van 16 mei 2022 en 10 mei 2023 is hiervoor ook nadrukkelijk aandacht gevraagd aan het college om aan deze behoefte invulling te geven middels een periodieke tussenrapportage gebiedsontwikkelingen. Voor het zomerreces in 2023 zijn voor de eerste keer deze nieuwe tussenrapportages gedeeld met de gemeenteraad en is hierover op 6 september opiniërend gesproken. In de aanloop naar deze gespreksronde hebben wij vanuit onze rol als stadsaccountant onze reflectie op deze rapportages met de raad (en ambtelijk) gedeeld. Voor de verdere doorontwikkeling van deze producten geven wij u nog de volgende overwegingen mee om te komen tot effectieve en kwalitatief hoogwaardige sturingsinformatie: -
Bepaal samen met raad en college hoe deze rapportage past in de huidige P&C-cyclus en wat het doel van de rapportage is (informerend of voorbereidend op besluitvorming) zodat helder is voor de raad wat zij nu met dit product kunnen en moeten. Veranker deze uitkomsten in de geactualiseerde Nota Grondbeleid. Volledigheidshalve merken wij op dat in de Stadsbegroting 2024 hieromtrent al een procesvoorstel is gedaan. Belangrijk is in onze optiek dus dat niet alleen de tussenrapportage formele status krijgt maar ook helder is waar deze nu voor dient;
-
Overweeg om de omvang van het de tussenrapportages verder te verkleinen en de bestuurlijk relevante informatie naar voren te halen. Dit voorkomt een herhaling van bekende informatie vanuit de gebiedsvisies en/of VGP en helpt om gelijk de lezer om direct aandacht te hebben voor de zaken die er toe doen;
-
De algehele financiële ontwikkeling van de gebiedsontwikkelingen is niet opgenomen. Het zou de informatiewaarde van deze documenten vergroten in onze optiek als de effecten van de macro-economische ontwikkeling (parameters) hier worden weergegeven met benodigde context.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
10
Bevindingen interim-controle 2023 Onderwerp
Boodschap
Gebiedsexploitaties | Marktontwikkelingen
Parameters; kosten- en opbrengstenontwikkeling De gemeente Nijmegen kent met Winkelsteeg, Stationsgebied en Waalsprong zeer grote gebiedsexploitaties, waarbij een groot deel van de kosten en opbrengsten nog gerealiseerd moet worden in de toekomst. Het college dient hiertoe een inschatting te maken van de verwachte ontwikkeling van kosten en opbrengsten. In een tijd waarin de wereld in snel tempo verandert, is dit complex en brengt dit onzekerheden met zich mee. Voor de jaarrekening is het van belang dat het college een beste inschatting maakt van de kosten- en opbrengstenontwikkeling voor het jaar 2024 en verder. Belangrijk is dat het college in de jaarrekening adequaat de reden toelicht waarom welke percentages zijn gekozen en wat de financiële impact is/kan zijn als de werkelijke kostenstijging en/of opbrengstenstijging in de komende jaren hiervan (sterk) afwijkt. Op dit moment gaat de gemeente in de Stadsbegroting 2024 uit van een kostenstijging van 3% en een opbrengstendaling van -4% voor de korte termijn en stabiele parameters voor de midden- en lange termijn. Dit is in lijn met hetgeen wij de afgelopen maanden hebben waargenomen in de markt. Het geprognosticeerde financiële effect op de waardering van de grondexploitaties betreft tussen de € 0 en € 9.000.000 negatief.
Uiteraard zijn er meerdere zaken die de waardering van de projecten raken zoals bijvoorbeeld het facilitair tot ontwikkeling brengen van deelgebieden, in plaats van dit actief als gemeente te exploiteren. Voorbeelden hiervan zien we concreet in Kanaalzone-Winkelsteeg en het Stationsgebied.
Tegelijkertijd zien we nu ook signalen van prijsherstel en (tijdelijke) stabilisering van de huizenmarkt waarbij de bouwkosten lijken te stabiliseren. Mede gezien deze marktomstandigheid lijkt er sprake te gaan zijn van een minder extreme jaarmutatie dan zoals we die voorgaand jaar hebben gezien. Wij adviseren het college daarom ook om te overwegen of het noodzakelijk is om per december de parameters nogmaals te laten beoordelen door een externe partij om de beste inschatting te kunnen maken van de parameters rondom het opstellen van de Stadsrekening. Uiteraard zullen wij de waardering van de gebiedsexploitaties op deze elementen toetsen bij de controle van de Stadsrekening 2023. Ontwikkeling warmtenetten | Uitdagingen en signalen
Warmtenetten complex en spannend De gemeente Nijmegen heeft zich een ambitieuze doelstelling opgelegd om in 2045 energieneutaal te zijn. De weg hiernaar toe is uiteengezet in de gemeentelijke Warmtevisie en betreft een enorme opgave voor de stad. Onze observatie is dat het college de gemeenteraad op dit belangrijke thema frequent informeert op relevante ontwikkelingen bij grote projecten als Dukenburg maar ook op andere (kleinere) initiatieven. Wij hebben hiertoe tevens kennis genomen van de notities van experts die de gemeente en zien, zonder een inhoudelijke toets te hebben gedaan, een deugdelijke dossiervorming rondom deze informatievoorziening.
Vanuit onze kennis in de regio en de ontwikkelingen die zich hier afspelen merken wij op dat er voor de realisatie van de energietransitie vol in wordt gezet op warmtenetten. Op basis van de het onderzoek van de Rekenkamer Oost-Nederland constateren wij dat de doelstellingen voor het aansluiten van huishoudens op deze warmtenetten in de gehele provincie Gelderland onder druk staan. De complexiteit van het realiseren van deze warmtenetten (met name in bestaande wijken) wordt door de Rekenkamer hiervoor als belangrijkste reden aangehaald. Wij adviseren het college om de raad op dit thema actief te blijven informeren en tegelijk te verkennen welke keuzes kunnen worden gemaakt indien blijkt dat de beoogde warmtenetten niet (volledig) kunnen worden gerealiseerd..
© 2023.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
11
Bevindingen interim-controle 2023 Onderwerp
Boodschap
Sociaal domein| Actuele ontwikkelingen Jeugdzorg(sector)
Actuele ontwikkelingen Jeugdzorg(sector) In het kader van de financiële beheersing van het sociaal domein vragen wij in het bijzonder uw aandacht voor de continuïteit van zorgaanbieders. Landelijk zien wij dat zorginstellingen in toenemende mate niet meer komen tot een sluitende begroting waardoor de financiële positie onder druk komt te staan. De belangrijkste redenen hiervoor zijn de als gevolg van cao-onderhandelingen met circa 10% stijgende lonen en het gebrek aan beschikbaar personeel waardoor (dure) inhuur toeneemt. Daarnaast hebben zorginstellingen te maken met stijgende energiekosten en nemen bouwkosten toe waardoor huisvestingslasten stijgen. Hoewel de gemeente contractuele afspraken heeft met zorgaanbieders kan de situatie zich voor gaan doen dat een zorginstelling niet langer in staat is de zorg te verlenen zoals afgesproken binnen de overeenkomst. Hoewel sprake is van een privaatrechtelijke overeenkomst tussen gemeente en zorgaanbieder, waarbij de gemeente de zorgaanbieder in gebreke kan stellen, blijft de gemeente eindverantwoordelijk voor het aanbieden van passende zorg. Zeker als sprake is van aanbieders met specialistischere zorg is mogelijk niet altijd een alternatieve aanbieder beschikbaar op het moment dat een zorgaanbieder niet meer aan haar verplichtingen kan voldoen.
Om als gemeente niet verrast te worden, is een goed inzicht in de ontwikkelingen bij de voor u belangrijke zorginstellingen essentieel. Het vraagt daarnaast een politiekbestuurlijke afweging hoe u omgaat met zorgaanbieders die in de financiële problemen raken. Wij adviseren u hiervoor op dit moment al keuzes te maken en de gevolgen van deze keuzes juridisch te laten toetsen. Immers, deze overeenkomsten zijn onder toepassing van de Europese aanbestedingsregels tot stand gekomen waardoor bij het afwijken van bestaande overeenkomsten sprake kan zijn van precedent werking en/of onrechtmatige bestedingen. Deze problematiek is voor uw gemeente extra complex vanwege het grote aantal (> 100) contracten met zorgaanbieders.
Sociaal domein| Transformatie Jeugdzorg (hervormingsagenda)
Transformatie Jeugdzorg en financiële vertaling naar de begroting In samenwerking tussen cliëntenorganisaties, professionals, aanbieders, de gemeenten (VNG) en het rijk is de hervormingsagenda jeugd 2023-2028 ontwikkeld, welke op 20 juni 2023 definitief is vastgesteld. Doelstelling van deze hervormingsagenda is het structureel aanpakken van knelpunten in de jeugdzorg alsmede het financieel houdbaar maken van het jeugdzorgstelsel voor de toekomst. In het Regioprogramma Jeugd 2023-2028 zoals opgesteld door de regio Rijk van Nijmegen zijn leidende principes, ambities en doelen voor de komende jaren benoemd waarmee voorgenoemd programma een regionale vertaling is van de hervormingsagenda Jeugd 2023-2028. De gemeente Nijmegen heeft vervolgens een lokaal plan geformuleerd, waarin is uitgewerkt hoe lokaal opgavegericht aan ambities en doelen zal worden gewerkt zoals die samen met de andere gemeenten uit de regio Rijk van Nijmegen zijn geformuleerd. Financieel bezien is het akkoord tussen het Rijk en de VNG over de besparingsmaatregelen, alsmede het verzachtende ingroeipad, meegenomen in het begrotingsproces 2024-2027. Tegelijkertijd merken we op dat de landelijke financieringsproblemen van zorgaanbieders niet zijn meegenomen in de financiële vertaling van de begrote lasten voor de aankomende jaren.
Dit betreft echter essentiële sturingsinformatie die van belang is bij het duiden van concrete financiële risico’s. In dit kader hebben wij het zorglandschap van de gemeente Nijmegen nader geanalyseerd. Hierbij merken we op dat meer dan 50% van de totale lasten jeugdzorg 2023 (€21,5 miljoen EURO) betrekking heeft op 4 aanbieders. Hierdoor is er sprake van een grote mate van afhankelijkheid van een relatief klein aantal zorgaanbieders. Mochten er zich in de nabije toekomst financieringsproblemen voordoen bij een van deze grotere spelers, kan dit resulteren in een grote financiële impact voor de gemeente Nijmegen. In dit kader adviseren wij u om, zeker met het oog op de lopende en komende aanbestedingen, het zorglandschap zorgvuldig te blijven monitoren en evalueren. Hierbij merken we wel op dat de gemeente in het kader van de lopende aanbestedingen een onafhankelijk kostprijsonderzoek laat uitvoeren door een onafhankelijke partij, om op deze wijze te komen tot reële tarieven voor zorgaanbieders.
© 2023.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
13
Bevindingen interim-controle 2023 Onderwerp
Boodschap
Sociaal domein | Doorontwikkeling financiële beheersing Jeugdzorg
Kostenbeheersing Jeugdzorg Gemeente Nijmegen heeft de afgelopen jaren beoogd diverse transformaties door te voeren om zo meer grip te krijgen op de kostenbeheersing ten aanzien van het sociaal domein. Onderstaand hebben we de belangrijkste ontwikkelingen nader toegelicht. Inzet van buurtteams Met ingang van juli 2021 zijn voor Jeugd & Gezin de oude sociale wijkteams vervangen door buurtteams. Vervolgens zijn in 2022 vergelijkbare buurtteams voor volwassenen vormgegeven. De gemeente kent een nauwe samenwerking met een strakke sturing op de buurtteams, waar de focus ligt op efficiënte doelrealisatie. Dit heeft het afgelopen jaar geresulteerd in een afname van instroom van cliënten. Tegelijkertijd leidt het tot op heden nog niet tot het gewenste resultaat, zijnde een reductie van de totale kosten. Ten dele wordt dit veroorzaakt door de kosten die voortvloeien uit de hoge instroom in eerdere jaren. Jeugd GGZ blijft voor de gemeente Nijmegen een uitdaging, gezien enerzijds de complexe casuïstiek en anderzijds de beperkte mate van invloed gezien de huidige landelijke ontwikkelingen. Een verdere ontwikkelopgave ten aanzien van de buurtteams ligt momenteel in verdere doorontwikkeling op regievoering van cliënten en verfijning van gezinsplannen om uiteindelijk kostenbesparing te kunnen realiseren.
Met deze doorontwikkeling kan beter gestuurd worden op efficiënte zorgverlening door aanbieders en daarmee op kostenbesparing. Ook het contractmanagement op aanbieders vanuit de gemeente heeft daarbij een aandeel. Afsluiten van convenanten met huisartsen Ten aanzien van de jeugdzorg is er naast de reguliere instroom die via de buurtteams loopt, tevens sprake van doorverwijzingen van huisartsen, medisch specialisten en gecertificeerde instellingen. Om meer grip te kunnen krijgen op de kostenontwikkeling ten aanzien van voorgenoemde alternatieve doorverwijzingen, heeft de gemeente Nijmegen op 28 september 2023 een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met de NEO huisartsenzorg B.V. Doelstelling van voorgenoemde afgesloten overeenkomst is tweeledig: enerzijds het mogelijk maken van een betere kostenbeheersing vanuit de gemeente Nijmegen door het stimuleren van verwijzing van cliënten naar de buurtteams en anderzijds intensivering van de samenwerking om te komen tot oplossingen voor de grote uitdagingen in de jeugdzorg. Hiermee wordt tevens invulling gegeven aan de hervormingsagenda jeugd 2023-2028.
© 2023.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
14
Bevindingen interim-controle 2023 Onderwerp
Boodschap
Sociaal domein | Doorontwikkeling financiële beheersing Jeugdzorg (vervolg)
Wij merken op dat de gemeente tegen dilemma’s aanloopt als het gaat om kostenbeheersing van de Jeugdzorg. •
De complexiteit welke gepaard gaat met de voorspelbaarheid van de kosten. Gemeente Nijmegen heeft hier invulling aan gegeven door te investeren in haar prognosekracht middels een prognosemodel jeugd. Met het ontwikkelde prognosemodel worden de lasten voor de komende vier jaar geprognotiseerd. Ten tijde van het opstellen van de begroting 2023 was het prognosemodel nog niet voorhanden, waardoor de input voor de begroting is gebaseerd op de landelijke taakstelling die vanuit de rijksoverheid realiseerbaar wordt geacht. Tevens is er rekening gehouden met voordeel als gevolg van de inzet van buurtteams. Hoewel deze voordelen te verwachten zijn, bestaan de buurtteams in de huidige vorm pas anderhalf jaar waardoor de beoogde kostenbesparing nog niet volledig gerealiseerd kan worden. Op basis van de gerealiseerde lasten tot en met heden is zichtbaar dat er sprake is van een forse afwijking ten opzicht van de vastgestelde begrote lasten. Wij merken op dat de gerealiseerde lasten 2023 tot en met het tweede kwartaal in lijn liggen met de geprognotiseerde lasten conform het ontwikkelde prognosemodel. Wij adviseren u om deze prognosetool in de komende begrotingsprocessen te hanteren voor het realistisch begroten van de toekomstige structurele lasten jeugdzorg.
•
De complexiteit van de zorg binnen de jeugdzorg neemt steeds verder toe. Samen met de bezuinigingen vanuit het Rijk en CAO ontwikkelingen zorgt dit voor druk op het kunnen realiseren van de gewenste kwaliteit jeugdzorg die de gemeente wil bieden. De gemeente Nijmegen heeft in de afgelopen periode maatregelen getroffen om de instroom in de jeugdzorg te beperken. In lijn met de landelijke trend is een stijging van de jeugdzorgkosten zichtbaar binnen uw gemeente.
•
Een ander dilemma is de beïnvloedbaarheid van de kosten. Een voorbeeld hiervan is dat de gemeente niet de enige verwijzer ten aanzien van jeugdzorg is, aangezien wettelijk is vastgelegd dat huisartsen, medisch specialisten alsmede gecertificeerde instellingen ook mogen verwijzen naar jeugdzorg. In het regioprogramma jeugd 2023-2028 inclusief bijbehorend lokaal plan heeft de gemeente Nijmegen benoemd welke belangrijke interventies en beïnvloedingsmogelijkheden de gemeente heeft gedefinieerd om de kosten in het sociaal domein te beheersen. Een voorbeeld van voorgenoemde beïnvloedingsmogelijkheid welke bijdraagt aan het terugbrengen en beheersbaar houden van de kosten betreft de zogenaamde doorbraakaanpak, waarbij maatwerk gelegitimeerd wordt volgens de gedeelde waarden legitimiteit, betrokkenheid en rendement. Wij adviseren u om de gedefinieerde interventies en beïnvloedingsmogelijkheden te vertalen naar de verwachte financiële impact zodat dit meegenomen kan worden bij het maken van weloverwogen bestuurlijke keuzes.
© 2023.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
15
Bevindingen interim-controle 2023 Onderwerp
Boodschap
Frauderisicomanagement | Frauderisicoanalyse en structurele borging frauderisicomanagement
Frauderisicoanalyse en structurele borging frauderisicomanagement In eerdere boardletters hebben wij gerapporteerd over het ontbreken van een frauderisicoanalyse bij de gemeente Nijmegen en hebben wij aandacht gevraagd voor het inbedden van frauderisicomanagement in de beheersingsomgeving. De organisatie is mede naar aanleiding van deze opmerkingen aan de slag gegaan met het opstellen van een plan van aanpak om te komen tot een frauderisicoanalyse en is gaan verkennen hoe ook frauderisicomanagement structureel te borgen in de gemeentelijk processen in de lijn. Medio 2021 hebben wij kennis genomen van dit plan van aanpak en hierop ook aan u gereflecteerd. Begin dit jaar hebben wij kennis genomen van een heldere en gedetailleerde frauderisicoanalyse op procesniveau waarbij 16 werkprocessen binnen 11 bedrijfsfuncties (van de 33) zijn geanalyseerd op frauderisico’s groot en klein. Wij zijn verheugd te constateren dat er een gedegen analyse is opgesteld waarmee een eerste grote stap is gezet naar structurele borging van frauderisicomanagement. In de Stadsbegroting 2024 wordt ook een terugkoppeling gedaan over het doorlopen proces en de beoogde verdere doorontwikkeling van dit belangrijke thema in de gemeentelijke organisatie.
Door het uitvoeren van deze analyse zijn de kwetsbaarheden in de organisatie geïnventariseerd voor de betrokken werkprocessen en zijn adviezen geschreven door Stadscontrol over hoe deze kwetsbaarheden (verder) kunnen worden verkleind. Tevens hebben wij kunnen waarnemen dat dit onderwerp nadrukkelijk op de agenda van het GMT staat en dat er een gedragen ambitie is om op dit onderdeel verder in control te geraken. Wij adviseren in dezen om naast de voorgestelde doorontwikkeling de volgende zaken hierin te betrekken:
© 2023.
•
Analyse uitbreiden naar bedrijfsfuncties en werkprocessen die nu buiten beschouwing zijn gebleven om zogeheten ‘witte vlekken’ op te lossen en een integraal beeld te formuleren van de frauderisico’s;
•
Expliciet maken van de taken en verantwoordelijkheden voor het opvolgen van de reeds beschreven adviezen door Stadscontrol tussen de eerste, tweede en derde lijn;
•
Overweeg om in beleid te verankeren op welke wijze en met welke frequentie de frauderisicoanalyse periodiek wordt geactualiseerd. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan een partieel-roulerende wijze waarbij de frauderisicoanalyse van alle bedrijfsfuncties en werkprocessen gedurende 3 jaar worden geactualiseerd.
•
Combineer frauderisicomanagement met andere bedrijfsvoeringsthema's waar het ook gaat om het beheersen van risico's. Denk hierbij aan (financiële) rechtmatigheid, fiscaliteiten, informatiebeveiliging en privacy.
•
Veranker de uitkomsten van frauderisicoanalyse (hoofdlijnen en belangrijkste keuzes) op de bestuurlijke agenda ten minste jaarlijks om op de belangrijkste onderwerpen de gekozen risicobereidheid te overwegen en vast te stellen.
•
Agendeer de aanpak van frauderisicomanagement met de (commissies van de) gemeenteraad en communiceer proactief over de gemaakte keuzes. Voer hierbij dialoog over de risicobereidheid van de gemeente, de gemaakte afwegingen en prioriteitstelling.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
16
© 2023.
Boardletter 2023
17
Bevindingen IT Roadmap Nijmegen Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking
© 2023.
Boardletter 2023
18
Bevindingen IT Roadmap Nijmegen Onderwerp
Boodschap
Bevindingen IT Roadmap Nijmegen
Inleiding De gemeente is onderhevig aan diverse externe controles op gebied van IT-beheersing. Dit heeft geresulteerd in verschillende IT-gerelateerd rapportages, die betrekking hebben op onder andere, de ENSIA, de ITaudit in het kader van de controle van de Stadsrekening, het Rekenkameronderzoek en een hieruit volgend risicoanalyse-onderzoek. De gemeente krijgt hierdoor van verschillen partijen bevindingen en aanbevelingen. Qua onderwerpen en inhoudelijkheid is er sprake van veel overlap in de verschillende uitgevoerde onderzoeken- en audits. De stad Nijmegen wil toewerken naar een oplossing om de door de organisatie ervaren belasting terug te brengen. Daarnaast wil de gemeente de openstaande punten oplossen, op een zodanige wijze dat de oplossing ook ‘toekomstbestendig’ is. In februari 2023 hebben wij een workshop gefaciliteerd voor Nijmegen waarin we verschillende, mogelijke oplossingsrichtingen hebben aangedragen om de openstaande bevindingen op te lossen op een zodanige wijze dat de gemeente ook in de toekomst kan aantonen dat ze op IT-gebied ‘in control’ is. De consensus na de workshop is dat Nijmegen zou moeten toewerken naar een oplossing die generiek toepasbaar is, zodat de methodiek op alle audits en onderzoeken toegepast kan worden.
De stad streeft ernaar om de bedrijfsvoering en de kritische processen vanuit risico sturing te doordenken en deze via een ‘generiek raamwerk’ te voorzien van beheersmaatregelen in de organisatie, inclusief relevante ITsystemen en (IT-gerelateerde) bedrijfsprocessen. Naar aanleiding hiervan heeft Nijmegen de ‘IT roadmap’ opgesteld. Hierin heeft Nijmegen haar ambities, gekoppeld aan de voorliggende rapporten, nader uitgewerkt. Risico’s en gewenste maatregelen zijn, gekoppeld aan de bedrijfsvoering, in kaart gebracht. Om de gewenste situatie te bereiken dienen de openstaande bevindingen te worden opgelost. In de Roadmap heeft Nijmegen deze daarom onderverdeeld in categorieën. Afhankelijk van de mogelijke impact en benodigde inspanning, zijn per categorie acties, inclusief tijdspaden, gedefinieerd om deze op te lossen. De aanbevelingen zijn gekoppeld aan eigenaren en verzameld in één plan van 15 onderwerpen met diverse verbeteracties. Belangrijke onderwerpen uit de roadmap zijn de BIO-afspraken met en het certificeren door het ICT Rijk van Nijmegen (IRvN), Interne controle, autorisatie matrices, continu risicomanagement en Kritische prestatie indicatoren (KPI). Nijmegen is ook proactief aan de slag gegaan met het oplossen van de bevindingen.
Uitgevoerde werkzaamheden Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in de periode september-oktober 2023 een update uitgevoerd om de status van de verbeteracties te inventariseren. Wij hebben IT-audit werkzaamheden verricht omtrent opzet en bestaan van de interne beheersing(maatregelen). De werking hebben wij niet getoetst. De reden hiervan is dat wij vanwege de nog openstaande aandachtspunten nog niet op de effectieve werking van de interne beheersing steunen. Onze audit-aanpak is vooralsnog gegevensgericht. Op basis van onze werkzaamheden hebben wij inzicht gekregen in de status van de opvolging die Nijmegen heeft gegeven. Waar van toepassing, hebben wij het bestaan van maatregelen getoetst in de voor de jaarrekeningcontrole relevante applicaties Coda (financiële administratie) en Suite4Sociaal Domein (uitkeringen-, WMO- en jeugdwet administratie). Ook hebben wij, waar al mogelijk afhankelijk van de status van de oplossing, inzicht verkregen en documentatie ontvangen om een verwachting op te bouwen omtrent de toekomstige werking. Op de volgende pagina gaan wij in op de opzet en bestaan van de maatregelen uit de IT roadmap. Verbetering IT-aansturing 2021-2023 In 2022 hebben wij gerapporteerd over de beperkte voortgang van het ambitiedocument omtrent de verbetering van IT-aansturing.
Wij merken op dat Nijmegen het afgelopen jaar veel stappen heeft gezet om verbetering te realiseren, maar dat dit nog niet in het gewenste resultaat resulteerde. Het ambitiedocument is in 2023 onderdeel geworden van de hierboven toegelichte ‘IT roadmap’, waarmee een concreet en realistisch plan opgesteld is om de bevindingen en aanbevelingen uit alle (externe) onderzoeken op gebied van IT-beheersing op te volgen. In onze optiek bevat de IT roadmap de relevante onderwerpen op het gebied van de algemene IT beheersmaatregelen (‘General IT Controls’ / ‘GITC’) en op gebied van cyber security. Het bestuur van de stad Nijmegen streeft naar een minimaal volwassenheidsniveau van 3: aantonen van de effectieve werking van het IT-beheersingssysteem gedurende het gehele jaar. Wij merken op dat er afgelopen jaren hard gewerkt is om de IT-beheersmaatregelen naar het niveau te krijgen van 2: het aantonen van de effectiviteit op één enkel moment in het jaar. Om verdere doorontwikkeling naar een volwassenheidsniveau van 3 te bewerkstelligen moeten er nog wel stappen gezet worden. Het verdiend dan ook de aanbeveling om te evalueren of met de huidige capaciteit aan mensen en middelen deze doorontwikkeling kan worden behaald binnen de beoogde planning en/of het wenselijk is om hierop bij te sturen.
© 2023.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
19
Bevindingen IT Roadmap Nijmegen Onderwerp
Boodschap
Bevindingen IT Roadmap Nijmegen
IT-Roadmap gemeente Nijmegen Met het opstellen van de IT roadmap heeft Nijmegen een significante stap gezet om haar IT-volwassenheid permanent te verbeteren. Daarnaast heeft al in 2023 geresulteerd in concrete verbeteringen in de opzet en het bestaan van het interne beheersingssysteem rondom IT. De IT roadmap bevat de voor de Stadsrekening relevante beheersmaatregelen en ziet daarnaast toe op het opvolgen van bevindingen uit andere onderzoeken. We hebben vastgesteld dat er concrete verbeteringen gerealiseerd zijn in het uitvoeren van gebruikersreviews op de toegang tot systemen, het aanscherpen van het wachtwoordbeleid en het updaten van het privacy beleid. Ook zien wij een positieve ontwikkeling in het vormgeven van het risicoanalyse model en de afspraken die met het IRvN gemaakt zijn rondom het afleggen van verantwoording over de door hen uitgevoerde interne beheersingsmaatregelen voor de IT-omgeving die zij namens de gemeente Nijmegen beheren. Wij bevestigen de door de gemeente Nijmegen zelf onderkende, relevante onderwerpen vanuit de IT roadmap waar de gemeente verder in moet ontwikkelen. Deze zien toe op: •
Het verduidelijken van de (BIO) verantwoordelijkheden tussen de gemeente Nijmegen en het IRvN. In het verlengde hiervan het IRvN in de vorm van een Third Party Memorandum (TPM) verantwoording laten afleggen over de kwaliteit van de interne beheersing en de betrouwbaarheid en continuïteit van de IT-diensten.
•
Verder implementeren van Cyber Manager als integraal risicoanalyse management tool waarin de risico's en beheersmaatregelen zijn opgenomen en afgestemd met de verantwoordelijke proces-/ dataeigenaren. Vervolgens dit als control framework hanteren en implementeren om de risico's tot een gewenst niveau te mitigeren en periodiek rapporteren over de status en voortgang van risico mitigatie.
•
De IT Roadmap van de gemeente Nijmegen integraal onderdeel maken van de bestuurlijke aandacht en bewustzijn richting het college en de raad en langs de lijnen van de roadmap hierover verantwoording af te leggen. Door te rapporteren in de vorm van de risico's en het bijhorende actieplan dat hierin is opgenomen, het college en de raad meenemen in de prioriteiten en keuzes die gemaakt worden. Wel op een vertrouwelijke wijze waarbij de kwetsbaarheden niet openbaar worden.
•
Actief de voortgang monitoren tot het kunnen afgeven van de TPM door de IRvN, alsmede het inzichtelijk maken van TPM bij andere relevante leveranciers van de gemeente Nijmegen.
Vanuit onze gesprekken is gebleken dat de stad Nijmegen werkt naar een Role Base Access Control (RABC). Wij onderschrijven het belang van deze ontwikkeling en de positieve invloed die dit heeft op het beheersen van risico’s op het gebied van gebruikerstoegang en rechtenbeheer.
© 2023.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
20
Detailbevindingen interim controle 2023
© 2023.
Boardletter 2023
21
Detailbevindingen interim-controle 2023 Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing
Tijdens de interim-controle 2023 hebben wij de interne beheersing van de voor de jaarrekening relevante processen onderzocht. Ook zijn wij de opvolging nagegaan van onze bevindingen over het boekjaar 2022. onze overallconclusie is dat de interne beheersing op onderdelen is versterkt. De voor de jaarrekeningcontrole qua omvang en/of risico’s meest relevante posten of processen zijn: •
Financiële verslaggeving inclusief memoriaalboekingen
•
Grondexploitatie
•
Inkopen (inclusief aanbestedingen en betalingsverkeer)
•
Salarissen
•
Sociaal domein (Jeugdzorg, Wmo, Participatiewet en uitkering van energietoeslag)
•
Subsidieverstrekkingen
•
Algemene uitkering
Voor de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking steunen wij niet op de IT-omgeving. Vanuit bovenstaande processen hebben wij een aantal bevindingen geconstateerd rondom de interne beheersing. Op de volgende bladzijde hebben wij de bevindingen opgenomen en in de bladzijdes daarna de bevindingen nader toegelicht. Hieruit blijkt dat de gemeente op een aantal onderdelen zichtbare opvolging heeft gegeven aan onze eerder gerapporteerde bevindingen.
© 2023.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
22
Detailbevindingen interim-controle 2023 Onderwerp Interne beheersing | Tabel met de belangrijkste bevindingen en aandachtspunten
Boodschap #
Onderwerp
Hyperlink
Status interim 2022
1
Geen afgedwongen functiescheiding voor memoriaalboekingen
Detailbevinding | Functiescheiding memoriaalboekingen
2
Zichtbare interne beheersing grondexploitatie
Detailbevinding | Schattingsproces grondexploitatie
3
IT Maturity scan (Cybersecurity en Algemene IT-beheersingsmaatregelen)*
Bevindingen IT Roadmap Nijmegen
4
IT Maturity scan – Algemene IT-beheersingsmaatregelen*
Bevindingen IT Roadmap Nijmegen
5
Frauderisicoanalyse*
Bevindingen interim controle 2023
6
Prognose uitgaven sociaal domein*
Bevindingen interim controle 2023
Status interim 2023
*Deze bevindingen maken integraal deel uit van de kernonderdelen van deze boardletter. Derhalve zijn deze niet meer als detailbevinding uitgewerkt in de hiernavolgende pagina’s.
Legenda: Eerder gerapporteerde bevinding; gedeeltelijk opgelost/opvolging onder handen
© 2023.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
23
Detailbevindingen interim-controle 2023 Onderwerp
Boodschap
Interne beheersing | Geen afgedwongen functiescheiding voor memoriaalboekingen
Bevinding interim-controle 2022:
Wij hebben de afgelopen jaren gerapporteerd over het proces rondom memoriaalboekingen. Memoriaalboekingen krijgen bijzondere aandacht in onze controle, omdat met memoriaalboekingen alle mogelijke mutaties in de financiële administratie kunnen worden doorgevoerd. Tijdens de interim-controle 2022 hebben wij kennis genomen van een verbetering en vereenvoudiging van het proces. De controle en autorisatie van memoriaalboekingen was verder aangescherpt en correctieboekingen waarbij een factuur wordt gecorrigeerd waren vanaf toen altijd onderhevig aan een 4-ogenprincipe. Bij reguliere memoriaalboekingen was er ook sprake van een 4-ogenprincipe. Nadat een memoriaalboeking is klaargezet door een financieel adviseur, zijn er drie medewerkers aangewezen die de memoriaalboeking kunnen goedkeuren in het financieel systeem. Wij hebben echter geconstateerd dat deze drie medewerkers ook de rechten hebben om zelf memoriaalboekingen te maken en hiermee hun eigen memoriaalboekingen goed te keuren. Hiermee kan de functiescheiding derhalve worden doorbroken. Wij hebben u geadviseerd om deze functiescheiding in het systeem af te dwingen. Status interim-controle 2023: Wij hebben geconstateerd dat het nog steeds mogelijk is voor drie medewerkers om zelf memoriaalboekingen te maken en door te voeren.
Ondanks dat zij doorgaans weinig memoriaalboekingen aanmaken, blijft hierdoor het risico bestaan dat er zelfstandig memoriaalboekingen worden geboekt in het financiële systeem. Uit onze gesprekken met betrokken ambtenaren bij de implementatie van het nieuwe financiële systeem hebben wij vernomen dat er wordt gewerkt aan het opnemen van een digitale workflow die functiescheiding afdwingt. Hiermee zal deze bevinding mogelijk zijn opgelost. Wij zullen de opvolging hiervan blijven monitoren.
Interne beheersing | Zichtbare interne beheersing grondexploitatie
Bevinding interim-controle 2022: Wij hebben eerdere jaren gerapporteerd over de interne procedures en het beoordelen van het inschattingsproces rondom de grondexploitaties. Jaarlijks constateerden wij dat de gemeente acties onderneemt om dit proces te versterken en ons tijdig meeneemt in bijzonderheden vanuit de actualisaties. Status interim-controle 2023: Op dit moment kan de kwaliteit, mede op basis van de ervaringen uit de controle over 2022, nog verder worden versterkt door het challangen van de onderliggende stukken volgbaar te maken en als VIC ook daadwerkelijk standpunten in te nemen of iets goed of fout is. De gemeente maakt wel stappen om via de derdelijn (VIC) zichtbare challanges te doen op de opgestelde position papers. Dit kan echter nog verder worden versterkt. Voor de grote gebiedsontwikkelingen Winkelsteeg en Stationsgebied zijn nog geen interne controles vanuit de gemeente opgezet waardoor wij als accountant rechtstreeks de eerste lijn controleren. In het kader van doorontwikkeling van de interne beheersing is het van belang dat ook voor deze gebiedsontwikkelingen VIC werkzaamheden worden ingebed in het proces.
© 2023.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
24
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
© 2023.
Boardletter 2023
25
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023 Onderwerp
Boodschap
Rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidsverantwoording is per 1 januari 2023 in werking getreden. De verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders voor de rechtmatigheid wordt hiermee benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van dat de accountant dit doet. De accountant geeft vanaf de jaarrekening 2023 een getrouwheidsoordeel over de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat de accountant vaststelt of de rechtmatigheidsverantwoording van het college een getrouwe weergave bevat over de mate waarin het college rechtmatig heeft gehandeld. Het uitgangspunt van de wetgever is dat de reikwijdte van de verantwoording door het college niet wijzigt ten opzichte van de situatie waarin de accountant een rechtmatigheidsoordeel gaf. In de Kadernota Rechtmatigheid 2023 is door de commissie BBV nadere invulling gegeven aan de rechtmatigheidsverantwoording en de wijze waarop het college deze vormt dient te geven. Specifieke vereisten die de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording moeten onderbouwen, worden hierin behandeld. Het is van belang dat de gemeente de richtlijnen uit deze Kadernota nauwgezet opvolgt om daarmee een gedegen basis te hebben voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij lichten enkele belangrijke aspecten hieromtrent onderstaand toe. Actualisatie verordeningen
Doordat het college formeel verantwoordelijk is voor het controleren van de rechtmatigheid en het college daarover dient te rapporteren in de jaarstukken, vervalt hiermee het oordeel van de accountant voor wat betreft het onderdeel rechtmatigheid. Dit betekent ook dat de Controleverordening (ex art. 213 Gemeentewet) aangepast dient te worden door de gemeente om hieraan invulling te geven. De VNG heeft hiertoe een geactualiseerde modelverordening opgesteld die in de basis hiervoor kan worden gebruikt. Naast de Controleverordening, kent de gemeente ook de Financiële verordening (ex art. 212 Gemeentewet). De VNG heeft ook hiertoe een geactualiseerde modelverordening opgesteld met enkele specifieke aanpassingen/toevoegingen die voortkomen uit de Kadernota Rechtmatigheid 2023. In de modelverordening wordt bijvoorbeeld invulling gegeven aan de verantwoordings- en rapportagegrens die de gemeenteraad dient vast te stellen en het vaststellen van het autorisatieniveau van de begroting waarbinnen het college uitgaven mag doen. DE GEMEENTE NIJMEGEN HEEFT BOVENGENOEMDE VERORDENINGEN GEACTUALISEERD OP BASIS VAN DE MODELVERORDENINGEN. VERORDENINGEN ZIJN BESPROKEN IN DE AUDITCOMMISSIE EN ZULLEN IN DECEMBER WORDEN VASTGESTELD DOOR DE RAAD (met terugwerkende kracht per 1 januari 2023).
Interne controleplan In de rechtmatigheidsverantwoording leg het college verantwoording af over een drietal rechtmatigheidscriteria, te weten het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en misbruik & oneigenlijk gebruik. De basis voor toetsing van deze drie rechtmatigheidscriteria als onderdeel van de rechtmatigheidsverantwoording, ligt in de interne beheersing van de gemeente. Op deze wijze geeft het college nadere invulling en toetst het college deze criteria zichtbaar. Het door de gemeenteraad vastgestelde normenkader is hiervoor de basis. Wij vinden het van belang te benadrukken dat de gemeente zorgdraagt voor een passend tijdspad om de interne controlewerkzaamheden te organiseren en conclusies te kunnen trekken als basis en onderbouwing voor de rechtmatigheidsverantwoording in de concept jaarstukken over 2023. DE GEMEENTE NIJMEGEN IS BEZIG MET EEN EERSTE AANZET VAN EEN PROCESBEHEERSINGSPLAN OM OP NIJMEEGSE WIJZE INVULLING TE GEVEN AAN BOVENSTAANDE PASSAGE. WIJ MERKEN OP DAT DE GEMEENTE HIERIN DE JUISTE STAPPEN ONDERNEEMT. EEN DERGELIJK PLAN MET OOG OP RECHTMATIGHEID BESLAAT MEER DAN ENKEL EEN VERBIJZONDERDE INTERNE CONTROLE EN WIJ ZIEN DAT DE GEMEENTE HIERIN ZORGVULDIGE STAPPEN ZET OM TOT EEN INTEGRAAL BEELD TE KOMEN VAN DE BEHEERSING RONDOM RECHTMATIGHEID.
© 2023.
Kernboodschap en managementsamenvatting
Bevindingen interim controle 2023
Bevindingen ITMaturity en ITaudit
Detailbevindingen interim controle 2023
Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2023
Bijlage
Boardletter 2023
26
Bijlagen
© 2023.
Boardletter 2023
27
Duurzaamheid Onderwerp
Boodschap
Duurzaamheid
Een wereldwijd actueel thema is duurzaamheid en duurzaamheidsverslaggeving over de doelen en resultaten van organisaties op dit terrein. Dit thema sluit aan op de ambities van de gemeente Nijmegen. In 2015 hebben de Verenigde Naties in dat kader de Sustainable Development Goals (SDG’s) vastgesteld. De SDG’s bestaan uit zeventien wereldwijde doelstellingen om de meest urgente, wereldwijde uitdagingen aan te pakken. Voorbeelden van doelen zijn: gezondheidszorg voor iedereen, het verminderen van ongelijkheid en de aanpak van klimaatverandering. Onze maatschappij verlangt daardoor steeds vaker van organisaties dat zij naast hun financiële resultaten oog hebben voor en zich verantwoorden over het effect dat zij hebben op sociale belangen, klimaat en milieu. Dit noemen we ook wel ‘brede welvaart’ wat wereldwijd bekend is als de drie pijlers: Environmental, Social & Governance (ESG). Door de toenemende maatschappelijke aandacht is ESG niet meer weg te denken als integraal onderdeel van de (lange termijn) strategie van organisaties en dus ook de gemeente Nijmegen. Bedrijven worden in de komende jaren fasegewijs verplicht zich in hun jaarrekening te verantwoorden over ESG.
Deze verplichting is er voor publieke organisaties zoals gemeenten nog niet, maar wij verwachten in de komende jaren wel in toenemende mate een behoefte van publieke organisaties én vraag van hun belanghebbenden om zich te verantwoorden over de mate waarin de gestelde duurzaamheidsambities zijn gerealiseerd. Om die reden beschouwen wij ESG als een belangrijk onderdeel van onze natuurlijke adviesfunctie aan uw gemeente voor de komende jaren. Om publieke organisaties te ondersteunen bij het ontwikkelen van hun duurzaamheidsdoelen en duurzaamheidsverantwoording heeft Deloitte de ‘ESG Quickscan’ ontwikkeld. De quickscan geeft organisaties een beeld van de wijze waarop duurzaamheid onderdeel is van haar strategie en beleid, en hoe de organisatie zich verantwoord over het gevoerde (duurzaamheids)beleid. Wij hebben met de ambtelijke organisatie afgesproken in de komende periode deze quickscan in te vullen c.q. uit te voeren, waarmee wij een beeld verkrijgen van de wijze waarop en mate waarin duurzaamheid in Nijmegen onderdeel uitmaakt van haar strategie en beleid, en hoe de gemeente zich verantwoord over het gevoerde (duurzaamheids)beleid. Hiertoe zullen wij interviews houden met betrokken medewerkers en onderbouwende documenten beoordelen. Over de belangrijkste uitkomsten van de quickscan rapporteren wij aan u.