Bijlage 9_Concept Overeenkomst

Overeenkomst voortvloeiende uit de Europese aanbesteding Accountantsdiensten Projectnummer T37893

De ondergetekenden:

Gemeente Nijmegen, zetelende aan de Korte Nieuwstraat 6 te Nijmegen, op grond van het bepaalde in het Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit gemeente Nijmegen, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door <naam>, <functie>, hierna te noemen de Opdrachtgever; en <naam Opdrachtnemer>, gevestigd <adres> te <postcode en plaats>, vertegenwoordigd door <naam>, <functie>, hierna te noemen de Opdrachtnemer; In overweging nemende dat: 1.

De Opdrachtgever behoefte heeft aan accountantsdiensten en dit wenst op te dragen aan Opdrachtnemer;

2.

Opdrachtgever hiertoe de aanbesteding accountantsdiensten nr. XX heeft gehouden.

3.

Opdrachtnemer in het kader van deze aanbesteding een inschrijving heeft ingediend.

4.

Opdrachtgever na beoordeling van de inschrijvingen heeft besloten de opdracht te gunnen aan Opdrachtnemer;

5.

Partijen in de onderhavige overeenkomst de bepalingen en voorwaarden wensen vast te leggen die tussen hen van toepassing zullen zijn.

Verklaren het navolgende te zijn overeengekomen: Artikel 1: 1.1

Onderwerp van de overeenkomst

De Opdrachtnemer verbindt zich tot uitvoering van accountantsdiensten ten behoeve van de Opdrachtgever overeenkomstig het bepaalde in deze overeenkomst en de volgende bijlagen: 1

Nota van Inlichtingen d.d. <datum> (hierna te noemen: ‘Nota’), bijlage 1; zie “ Vraag en Antwoord” in Mercell;

2

Offerteaanvraag d.d. <datum> (hierna te noemen: ‘Offerteaanvraag’), bijlage 2; zie “ 1.1 Aanbestedingsleidraad incl. bijlagen” in Mercell;

3

Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Nijmegen (hierna te noemen: ‘AI’), bijlage 3; zie “ 1.1 Aanbestedingsleidraad incl. bijlagen” in Mercell; Overeenkomst aanbesteding Accountantsdiensten 2

Paraaf opdrachtgever

Paraaf opdrachtnemer

4

De door de Opdrachtnemer gedane inschrijving <datum> (hierna te noemen: ‘Inschrijving’), bijlage 4; zie “ 1.3. Indienen inschrijving” in Mercell;

1.2

De bijlagen als genoemd in lid 1 van dit artikel maken integraal onderdeel uit van deze overeenkomst. Partijen verklaren deze bijlagen te hebben ontvangen en geaccepteerd.

1.3

Indien bepalingen in onderstaande documenten met elkaar in strijd zijn, prevaleert de bepaling in het hierna eerder genoemde document boven de bepaling in het hierna later genoemde document: 1

Nota;

2 Overeenkomst; 3 Offerteaanvraag 4 AI; 5 Inschrijving. Artikel 2 Tarieven en indexering 2.1

De overeengekomen prijzen en tarieven zijn vast en onveranderlijk gedurende de duur van de overeenkomst.

2.2

Ten hoogste eenmaal per jaar, voor het eerst op 1 juni 2025, dient Opdrachtnemer een verzoek tot indexering van de uurtarieven in bij Opdrachtgever. Dit verzoek dient 2 maanden voor de ingangsdatum van de prijsaanpassing te worden ingediend. Indexeringen dienen schriftelijk kenbaar te worden gemaakt in de opdrachtbevestiging die door de Opdrachtgever moet worden ondertekend. In dit verzoek om indexering dient een specificatie van alle oude en nieuwe tarieven te worden opgenomen. Na goedkeuring van de indexering door de Opdrachtgever, wordt gefactureerd tegen de nieuwe tarieven.

2.3

Verzoeken tot indexering als bedoeld in het vorige artikellid zijn gebaseerd op en gemaximaliseerd tot het CBS-prijsindexcijfer reeks “commerciële dienstverlening en transport rubriek 69.20.A Financiële audits en advisering door accountants” waarbij rekening gehouden moet worden met de index 2015 = 100. Voornoemde prijsindex is te vinden op www.statline.cbs.nl.

2.5

Indien er een daling van het prijsindexcijfer plaatsvindt, dient Opdrachtnemer zijn prijsstelling ook naar beneden aan te passen.

2.6.

aanvullende werkzaamheden Indien naar aanleiding van substantiële wijzigingen in wet-of regelgeving het uitvoeren van aanvullende werkzaamheden noodzakelijk is geworden om de accountantscontrole te kunnen voltooien, dient Opdrachtnemer Opdrachtgever hiervan vooraf tijdig en schriftelijk in kennis te stellen via de Griffier. Overeenkomst aanbesteding Accountantsdiensten 3

Paraaf opdrachtgever

Paraaf opdrachtnemer

Opdrachtnemer dient vooraf een offerte (p*q) met een gespecificeerd maximaal budget uit te brengen aan Opdrachtgever voor de aanvullende werkzaamheden. De offerte dient geaccordeerd te zijn door Opdrachtgever alvorens de aanvullende werkzaamheden worden uitgevoerd. 2.7.

bijzondere accountantsverklaringen De keuze om een opdracht voor een bijzondere accountantsverklaring te verlenen aan Opdrachtnemer ligt ten alle tijden bij Opdrachtgever. In overeenstemming met artikel 6 van de controleverordening behoudt Opdrachtgever zich het recht voor om, indien dit in het belang van de gemeente is, de opdracht voor een bijzondere accountantsverklaring te kunnen verlenen aan een andere accountantsorganisatie dan Opdrachtnemer. Voorafgaand aan het verstrekken van een opdracht in dit kader, dient door de Opdrachtnemer een offerte te worden ingediend waarin per betrokken functie de uren en tarieven worden opgenomen. Na goedkeuring door de verantwoordelijke budgethouder van Opdrachtgever wordt de opdracht voor het uitvoeren van een aanvullende accountantsverklaring verstrekt aan Opdrachtnemer.

Artikel 3: 3.1

Facturering en betaling

Alle bedragen die de Opdrachtgever aan de Opdrachtnemer verschuldigd is, worden door de Opdrachtnemer door middel van een maandelijkse factuur aan de Opdrachtgever in rekening gebracht.

3.2

De Opdrachtgever dient het verschuldigde binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur te betalen aan de Opdrachtnemer.

3.3

De Opdrachtgever is eerst in verzuim met de betaling van facturen, als de Opdrachtnemer na het verstrijken van de betalingstermijn als bedoeld in lid 2 van dit artikel de Opdrachtgever schriftelijk in gebreke heeft gesteld en de daarbij gestelde redelijke termijn voor betaling is verstreken zonder dat de Opdrachtgever het verschuldigde heeft betaald.

Artikel 4: 4.1

Duur en beëindiging

De overeenkomst heeft een looptijd van drie (3) jaar, ingaande per/op 1 juni 2024 en eindigend van rechtswege na afronding van de werkzaamheden voor boekjaar 2026. Opdrachtgever kan tweemaal tot uiterlijk 1 maart vóór afloop van de overeenkomst schriftelijk eenzijdig besluiten tot verlenging van de overeenkomst met eenmaal drie (3) jaar en eenmaal twee (2) jaar. In geval van maximale verlenging eindigt de overeenkomst van rechtswege na afronding van de werkzaamheden voor boekjaar 2031.

4.2

Het bepaalde in dit artikel laat overige wijzen van eindigen van deze overeenkomst op grond van de wet, de AI of anderszins onverlet. Overeenkomst aanbesteding Accountantsdiensten 4

Paraaf opdrachtgever

Paraaf opdrachtnemer

Artikel 5:

Aanvullingen en wijzigingen

Aanvullingen en wijzigingen van deze overeenkomst en de hieraan verbonden bijlagen zijn uitsluitend van toepassing indien deze zijn vastgelegd in een aanvullende schriftelijke overeenkomst tussen partijen. Artikel 6: 6.1

Arbeidsvoorwaardelijke bepalingen

Opdrachtnemer dient bij de uitvoering van deze overeenkomst te voldoen aan geldende regelgeving als bedoeld in de Wet arbeid vreemdelingen (Wav), de arbeidsomstandighedenwet en de Wet aanpak schijnconstructies.

6.2

Opdrachtnemer houdt zich bij de uitvoering van deze overeenkomst aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en aan de CAO die voor zijn medewerkers van toepassing is.

6.3

Opdrachtnemer legt alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van het uitvoering van deze overeenkomst op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast.

6.4

Opdrachtnemer verschaft desgevraagd en onverwijld aan bevoegde instanties toegang tot deze arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits of loonvalidatie.

6.5

Opdrachtnemer verschaft desgevraagd en onverwijld aan Opdrachtgever toegang tot de in lid 2 genoemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken, indien de Opdrachtgever dit noodzakelijk acht in verband met het voorkomen van of de behandeling van een loonvordering aangaande verrichte arbeid ten behoeve van de uitvoering van deze overeenkomst

6.6

Opdrachtnemer legt de verplichtingen voortvloeiend uit de vorige leden onverkort op aan alle partijen waarmee hij contracten aangaat ten behoeve van de uitvoering van deze overeenkomst en bedingt tevens dat deze partijen vervolgens bedoelde verplichtingen onverkort opleggen aan alle partijen met wie zij op hun beurt contracten aangaan ten behoeve van het verrichten van de uitvoering van deze overeenkomst.

Artikel 7:

Toepasselijk recht en bevoegde rechter

7.1

Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

7.2

Alle geschillen betreffende of verbandhoudende met deze overeenkomst worden beslecht door de bevoegde Nederlandse rechter.

Artikel 8: Samenwerking m.b.t. Persoonsgegevens 9.1

De partij die Persoonsgegevens verwerkt, is voor deze verwerking Verwerkingsverantwoordelijk in de zin van de AVG. Verdere verwerking van die gegevens door

Overeenkomst aanbesteding Accountantsdiensten 5 Paraaf opdrachtgever

Paraaf opdrachtnemer

de ontvangende partije(n) mag alleen binnen het oorspronkelijke doel en valt onder de Verwerkingsverantwoordelijkheid van de desbetreffende partij 9.2

Partijen willen met behulp van de afspraken waarborgen treffen die eraan bijdragen dat partijen in de samenwerking conform deze wet- en regelgeving handelen;

Artikel 9: Verwerking 10.1

Indien de relevante regelgeving beperkingen bevat met betrekking tot de verwerking van de Persoonsgegevens, zoals; de categorieën van personen of van Persoonsgegevens, dan wel de wijze van verstrekking, zal de betreffende Partij zich houden aan die specifieke voorwaarden uit de regelgeving.

10.2

Vóór het verwerken persoonsgegevens zal de betreffende Partij ervoor zorgdragen dat de betrokkene in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving is geïnformeerd over de grondslag en de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Artikel 10: Beveiliging en geheimhouding 11.1

Partijen dragen zorg voor adequate technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Daarbij zullen Partijen ervoor zorgdragen dat het beveiligingsniveau zich minimaal bevindt op het niveau van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

11.2

Partijen houden zich aan de procedures geldend binnen de eigen organisatie die erop gericht zijn om inbreuken in verband met persoonsgegevens (ook datalek genoemd) redelijkerwijs te detecteren en daarop actie te ondernemen, waaronder herstelmaatregelen. In geval van een datalek waarbij persoonsgegevens zijn betrokken die betrekking hebben op een casus zullen Partijen elkaar zo spoedig mogelijk daarover informeren.

11.3

Een ieder die in het kader van de samenwerking kennis neemt van persoonsgegevens is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet tot bekendmaking verplicht.

Artikel 11: Rechten van betrokkenen AVG 12.1

Partijen dragen zorg voor adequate interne procedures voor de naleving van de rechten van betrokkenen en informeren daar de betrokkenen over. In geval van een verzoek van een betrokkene dat betrekking heeft op een casus zullen Partijen elkaar zo spoedig mogelijk daarover informeren en waar nodig bijdragen aan de behandeling van het verzoek.

Overeenkomst aanbesteding Accountantsdiensten 6 Paraaf opdrachtgever

Paraaf opdrachtnemer

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te <plaats> op <datum>, <naam Opdrachtgever>

....................................................... <naam> <Functie>

en

<naam Opdrachtnemer>

....................................................... <naam> <Functie>

Bijlagen: 1 2 3 4

Nota, Offerteaanvraag, AI, Inschrijving.

Overeenkomst aanbesteding Accountantsdiensten 7 Paraaf opdrachtgever

Paraaf opdrachtnemer