Bijlage 8_Accountantsdiensten - Verslag Marktconsultatie

Verslag Marktconsultatie Accountantsdiensten Inleiding Gemeente Nijmegen heeft het voornemen een opdracht in de markt te plaatsen voor de uitvoering van de accountantscontrole van de stadsrekening. De stadsrekening betreft de jaarrekening en het jaarverslag. Het doel van de gemeente Nijmegen is het selecteren en contracteren van één Ondernemer voor deze Opdracht. De overeenkomst met de huidige accountant is in 2018 gesloten en gold voor de controlejaren 2018-2019-2020, met driemaal een optie tot een jaar verlenging. Deze opties zijn momenteel al twee maal ingezet (2021 en 2022). Het derde (en laatste) optiejaar betreft de controle van boekjaar 2023. Voor de boekjaren 2024 e.v. moet middels een Europese aanbestedingsprocedure een nieuwe accountant worden aangesteld. Voorafgaand aan het opstellen van een onafhankelijk eisen- en wensenpakket, wilde gemeente Nijmegen via een marktconsultatie een beeld krijgen van de ontwikkelingen, mogelijkheden, beperkingen, kansen en risico's die de huidige markt biedt. In dit verslag leest u een samenvatting van de ontvangen reacties.

Vragen 1.

Waarmee kunt u zich onderscheiden t.o.v. andere partijen? De ingezonden antwoorden waren veelal gericht op het onderscheidend vermogen in de natuurlijke adviesfunctie, de ervaring van het team dat wordt ingezet, de continuïteit van het accountantskantoor in termen van aantal partners en managers en de mate waarin de accountant de betreffende vertegenwoordigers binnen de gemeente bij de controle en advisering betrekt (natuurlijke leerfunctie).

2.

Welke objectieve gunningscriteria wilt u als advies aan ons meegeven? De ingezonden antwoorden waren onder andere gericht op de volgende onderwerpen: Een visie gericht op actuele zaken m.b.t. de jaarverslaggeving en rechtmatigheid die de gemeente raken; De prijs niet doorslaggevend laten zijn; De controle-aanpak, met nadruk op de controlefilosofie, doorontwikkeling en innovatie; De invulling van de natuurlijke adviesfunctie; De wijze van communicatie en rapporteren; Het innovatief vermogen; Het uitwerken van een specifiek thema (zoals grondexploitaties, sociaal domein of risicomanagement).

       3.      

Welke eisen wilt u als advies aan ons meegeven? De ingezonden antwoorden waren onder andere gericht op de volgende onderwerpen: Ervaring met een accountantscontrole binnen een gemeente met 150.000 of meer inwoners; Het afzien van het stellen van een ervaringseis m.b.t. het aantal inwoners; Aansluiting bij de NBA-voorschriften; Niet de inkoopvoorwaarden van de gemeente Nijmegen van toepassing verklaren; Eisen ten aanzien van capaciteit met mogelijkheden tot vervanging van teamleden; Vergunningen vanuit de AFM.

4.

    

   

  

Welke informatie moeten wij minimaal aan u verstrekken, zodat u een kwalitatief goede aanbieding kunt indienen? De ingezonden antwoorden waren onder andere gericht op de volgende onderwerpen: Informatie m.b.t. onze ICT mogelijkheden, visie/ontwikkelingen in de komende jaren, betrouwbaarheid; Aanleveren controleplannen en managementletters; Een beschrijving m.b.t. de kwaliteit van de interne beheersing; Een beschrijving van de wijze waarop de prestatielevering in het sociaal domein wordt vastgesteld; Een beschrijving van de uitgangspunten op basis waarvan de accountant dient in te schrijven: Wat is de basis qua SISA-regelingen voor de offerte (welke regelingen en verwachte omvang)? Hoeveel vergaderingen van bijv. auditcommissie dienen te worden bijgewoond? Wanneer in de tijd dient de controle uit te worden gevoerd (tussentijdse controles, jaarrekeningcontrole)? Een beschrijving van de ontwikkelingen op het gebied van de bedrijfsvoering van gemeente Nijmegen; De samenstelling van de beoordelingscommissie; Top vijf uitdagingen op het gebied van bedrijfsvoering en de financiële interne beheersing; Beschrijving van het ambitieniveau op het gebied van bedrijfsvoering en de financiële interne beheersing en de wijze waarop dit wordt gerealiseerd, mede in relatie tot de aanstaande rechtmatigheidsverantwoording.

Waar staat de gemeente en waar wil de gemeente naar toe? Zowel vanuit de processen alsook vanuit governance-perspectief; Overzicht van onderdelen c.q. bedrijfsprocessen die extern belegd zijn; Twee rondes m.b.t. de Nota van Inlichtingen; Voldoende tijd om een goede aanbieding te kunnen doen.

5.

In 2023 komt de rechtmatigheidsverantwoording bij het college terecht. Wat betekent dit voor de rol en werkzaamheden van de accountant met betrekking tot de jaarcontrole? Hoe gaat u zich in deze positioneren t.o.v. het college? De rechtmatigheidsverantwoording betekent dat de accountant straks in plaats van een verklaring van rechtmatigheid en getrouwheid alleen nog een controleverklaring op het aspect getrouwheid afgeeft. Hierbij toetst de accountant de door het college in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording op het aspect getrouwheid. De invulling van de natuurlijke adviesfunctie kan hierbij het verschil maken.

6.

In hoeverre steunt uw organisatie in de controles op de werkzaamheden van de gemeente (interne audits)? Wat zijn uw vervolgstappen als u daar naar uw mening onvoldoende op kunt steunen? Als er onvoldoende op de gemeente kan worden gesteund kan in overleg worden gekeken wat er vanuit de accountant (extra) nodig is en welke eventuele kosten hieraan zijn verbonden.

7.

Er komen steeds meer regelingen die gecontroleerd moeten worden. Voorbeeld is de stijging van de SiSa regelingen van 10 naar momenteel zo’n 40, en de verwachting is dat deze binnen afzienbare tijd naar 70 gaan. Wat betekent dit voor de werkzaamheden van de accountant, ook met het oog op meerwerk? Er van uit gaande dat u dergelijke extra controlewerkzaamheden ziet aankomen: Op welke manier zou u daar in uw offerte rekening mee houden? Hoe gaat u om met meer- en minderwerk en wat daarover is afgesproken in de overeenkomst? Op welke manier communiceert u met de raad en het college op het moment dat er meerwerk ontstaat? Meerwerk wordt vooraf met de gemeente besproken. Wat wordt opgemerkt is dat nu in verschillende aanbestedingen een bedrag per SiSa-regeling wordt opgevraagd, waarbij onderscheid kan worden gemaakt tussen een 0-regeling, een regeling met minder dan 125.000 euro aan bestedingen en een regeling met bestedingen meer dan 125.000 euro.

8.

Kunt u aangeven hoe de natuurlijke adviesfunctie van de accountant zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld, en zal ontwikkelen? Hoe gaat u daarmee om? De gegeven antwoorden zijn divers. Het advies is om deze vraag terug te laten komen in de aanbesteding en

daarbij aan te geven welke elementen voor de gemeente belangrijk zijn. De invulling hiervan wordt per accountantskantoor naar wens op maat gemaakt. 9.

In hoeverre kan de accountant buiten de scope van alle financiële en rechtmatige constateringen om de raad als zijnde lekenbestuur - op een proactieve en onafhankelijke manier gaan ondersteunen? Te denken valt aan zaken rondom risicomanagement, cyber security en digitalisering. De gegeven antwoorden zijn divers. Het advies is om deze vraag terug te laten komen in de aanbesteding.

10. Op welke onderwerpen is het uiterst relevant dat de accountant verdere expertise ontwikkelt (zowel landelijk als voor specifiek Nijmegen), en waarom? Zowel op basiswerkzaamheden als advisering richting raad, college en ambtelijke organisatie. De ingezonden antwoorden waren onder andere gericht op de volgende onderwerpen:  Ervaring met gemeenten met meer dan 150.000 inwoners;  Duurzaamheidsverslaglegging;  Rechtmatigheidsverantwoording. 11. Op welke wijze communiceert u in de volle breedte met de raad en het college? Hierbij valt te denken aan:  Mondeling fysiek;  Mondeling telefonisch;  Schriftelijk;  Themabijeenkomsten.