Bijlage 6_Accountantsdiensten - Programma van Eisen 17052023
Tekst van het document
Programma van Eisen Accountancy Diensten gemeente Nijmegen Algemeen
1.
De Opdrachtnemer beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met in ieder geval de gemeentelijke overheid in (controle op) grondexploitaties, risicomanagement, sociaal domein, inkoop en aanbestedingen, gemeenschappelijke regelingen of andere verbonden partijen en IT, en is op de hoogte van de laatste ontwikkelingen hieromtrent.
2.
De Opdrachtnemer heeft aantoonbare meerjarige ervaring met één of meerdere gemeentelijke organisaties uit de 100.000 plus gemeenten, en zet partners en medewerkers met deze ervaring in voor Opdrachtgever.
3.
De Opdrachtnemer is zelfstandig en direct verantwoordelijk voor de naleving van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), conform de bepalingen in de hoofdovereenkomst. Derhalve is een verwerkersovereenkomst, die alleen mogelijk is tussen een verantwoordelijke en verwerker, (wettelijk) niet nodig.
4.
Verslaggeving geschiedt conform NBA-richtlijnen.
5.
Bevindingen en aanbevelingen zijn constructief kritisch van aard, worden gerapporteerd in begrijpelijke Nederlandse taal, oplossingsgericht, op maat en in een overzichtelijk format.
6.
Op dit moment gelden de in het Programma van Eisen genoemde wet – en regelgeving. Verder geldt het normenkader dat jaarlijks wordt vastgesteld. Daarin staan de actuele regels waarop getoetst wordt. Het kan zich voordoen dat hier tijdens de looptijd van het contract een wijziging in plaatsvindt.
Beschrijving van de werkzaamheden 7.
De primaire functie van de Opdrachtnemer is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet.
8.
De controle is gebaseerd op geldende wettelijke regelingen, controleprotocollen van diverse betreffende ministeries en gemeentelijke wetten en verordeningen.
9.
De raad stelt de accountant aan en geeft de accountant op basis van de controleverordening (art. 213, Gemeentewet) opdracht om de jaarrekening te controleren.
10.
Opdrachtnemer levert het verslag van bevindingen van de jaarrekeningcontrole op in april na afloop van het desbetreffende boekjaar in verband met een zorgvuldige en tijdige bestuurlijke besluitvorming.
11.
De Opdrachtgever eist van de Opdrachtnemer een goede uitvoering van de wettelijk voorgeschreven werkzaamheden: (1) auditplan, (2) interim-controle en (3) jaarrekening. Hieronder worden tevens begrepen de werkzaamheden ten aanzien van Single Information
Single Audit (SISA). Een vierde taak (4) is het geven van invulling aan de natuurlijke adviesfunctie. 12.
De interimcontrole dient plaats te vinden in september/oktober van het betreffende controlejaar. De uitkomsten worden gerapporteerd in een boardletter voor de ambtelijke organisatie en het college, die de boardletter vervolgens aan de raad aanbiedt.
13.
De controle op de jaarrekening dient tijdig – in de maand april na het betreffende controlejaar – afgerond te zijn. Zie voor uitleg van ‘afgerond’ eis 7.
14.
Van de Opdrachtnemer wordt verwacht dat hij een aantal bijzondere accountantsverklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen. In overeenstemming met artikel 6 van de controleverordening behoudt de gemeente zich het recht voor om, indien dit in het belang van de gemeente is, de opdracht voor een bijzondere accountantsverklaring te kunnen verlenen aan een andere accountant.
15.
Voor de bijzondere accountantsverklaringen zijn de door de Opdrachtnemer geoffreerde uurtarieven en inkoopvoorwaarden van deze aanbesteding van toepassing. Voorafgaand aan het verstrekken van een opdracht in dit kader, dient door de Ondernemer een offerte te worden ingediend.
16. Hoewel we veel waarde hechten aan de geautomatiseerde gegevensverwerking is de
betrouwbaarheid van onze sleutelapplicaties niet op een zodanig niveau dat er volledig op kan worden gesteund. Het kan daarmee noodzakelijk zijn om aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden te verrichten. In bijlage 17 vindt u een overzicht van de huidige situatie van het financieel applicatielandschap. In 2024 zal gemeente Nijmegen gaan werken met een nieuw financieel systeem. Het financieel applicatielandschap zal daardoor mogelijk wijzigen. 17.
Opdrachtnemer wordt geacht fysiek aanwezig te zijn bij bijeenkomsten van de auditcommissie van de gemeenteraad, tenzij anders bepaald door Opdrachtgever. Deze bijeenkomsten vinden doorgaans plaats op het Stadhuis.
18.
Ondernemer biedt - in overleg met de auditcommissie - de raad jaarlijks minimaal twee themabijeenkomsten aan die passen bij de natuurlijke adviesfunctie.
Gebruikmaking Verbijzonderde interne controle 19.
De opdrachtnemer geeft zelfstandig uitvoering aan alle noodzakelijke controle werkzaamheden die betrekking hebben op het niet uitvoeren van verbijzonderde interne controles door de gemeente. Uitzondering hierop zijn de verbijzonderde interne controles op de processen “grondexploitaties” en “sociaal domein (WMO/Jeugd)”.
Teamsamenstelling 20.
Wisselingen van partner en/of controleleider gebeurt in overleg met de Opdrachtgever. Vervanger heeft minimaal gelijke ervaring en deskundigheid.
21.
Bij wisseling(en) in het team draagt Opdrachtnemer zorg voor een zorgvuldige interne kennisoverdracht.
22.
Van iedere partner/medewerker van Opdrachtnemer wordt verwacht dat hij/zij een verklaring omtrent het gedrag kan overleggen. Deze dient op verzoek van Opdrachtgever aangevraagd te worden door Opdrachtnemer en is voor rekening van Opdrachtnemer. Op aanvraag dient een afschrift hiervan te worden overlegd aan de Opdrachtgever. Indien dergelijke verklaringen niet kunnen worden afgegeven dan wordt de inzet van de medewerker direct beëindigd.
Overdracht, Evaluatie en Tussentijdse Monitoring 23.
Opdrachtgever hecht grote waarde aan een zorgvuldige en probleemloze accountantswissel. De dienstverlening dient in ieder geval uiterlijk op 1 juni 2024 te zijn geïmplementeerd.
24.
De daarmee gemoeide overdracht van het dossier dient na oplevering van accountantsverklaring en accountantsverslag plaats te vinden, en in ieder geval niet later dan de maand mei.
25.
De Opdrachtnemer zorgt voor een zorgvuldige accountantswissel en is verplicht de overdracht van het dossier vanuit de oude contractant te organiseren. De kosten van het collegiaal overleg inclusief dossierreview worden geacht onderdeel te zijn van de inschrijfprijs.
26.
Periodiek, maar in ieder geval na het eerste controlejaar zal door de auditcommissie van de gemeenteraad een evaluatiegesprek met Opdrachtnemer plaatsvinden. Hiervoor wordt informatie ingewonnen bij de ambtelijke organisatie. Afspraken die tijdens dit overleg worden gemaakt worden schriftelijk vastgelegd, maken deel uit van de Overeenkomst en worden vastgelegd in een addendum.
27.
Jaarlijks wordt door de gemeenteraad een auditplan vastgesteld waarin nadere aanwijzingen worden gegeven aan de Opdrachtnemer hoe de controlewerkzaamheden dienen te worden uitgevoerd, waarmee de Opdrachtnemer dient in te stemmen. De Opdrachtgever heeft de gelegenheid om aan Opdrachtnemer op te dragen bepaalde onderwerpen diepgaander te controleren. Opdrachtnemer kan hiervoor suggesties aandragen.
28.
Voorafgaand aan de controlewerkzaamheden worden afspraken gemaakt over de door de Opdrachtgever aan de Opdrachtnemer beschikbaar te stellen informatie via een lijst met op te leveren stukken. Hiervoor neemt Opdrachtnemer initiatief minimaal 2 maanden voor aanvang van de interimcontrole.
29.
Na beëindiging van de Overeenkomst is de Opdrachtnemer, overeenkomstig de beroepsregels voor accountants, verplicht medewerking te verlenen aan een zorgvuldige overdracht aan de opvolgende Accountant.
30.
Opdrachtnemer draagt zorg voor ten minste maandelijks inzicht in ieder geval de navolgende onderwerpen, en is desgewenst beschikbaar voor overleg hierover: a
planning vs. realisatie op de onderdelen geld, tijd, kwaliteit (resources en opgeleverde producten);
31.
b
inzicht van de in de uitvoering geconstateerde knelpunten;
c
inzicht status en voortgang verbeterinitiatieven (indien benoemd).
De frequentie van de contactmomenten kunnen tussentijds in onderling overleg worden aangepast.
32.
Voor bovenstaande onderdelen kan geen meerwerk in rekening worden gebracht. Prijs
33.
De Opdrachtnemer stemt ermee in dat alle geleverde diensten zoals aangegeven in de Aanbestedingsleidraad – en geoffreerd door Opdrachtnemer - voor het geoffreerde bedrag per boekjaar worden geleverd aan Opdrachtgever, inclusief de natuurlijke adviesfunctie. Meerwerk
34.
Opdrachtgever hanteert het principe van “geen meerwerk, tenzij er zwaarwegende argumenten zijn waarbij er sprake is van eventuele wetswijzingen die effect hebben op de controlewerkzaamheden (m.u.v. de rechtmatigheidsverantwoording)”;
35.
Ten aanzien van de in de Aanbestedingsleidraad omschreven werkzaamheden en aanbieding van Inschrijver, kan door Opdrachtnemer geen meerwerk geclaimd en gedeclareerd worden, anders dan na schriftelijke goedkeuring vooraf van de Opdrachtgever. Deze goedkeuring dient vóór de aanvang van de uitvoering van de extra werkzaamheden zijn gegeven door de gemeenteraad. Concreet dient de Opdrachtnemer duidelijk en tijdig aan te geven dat hij tegen meerwerk aan gaat lopen, inclusief de oorzaak en de wijze waarop Opdrachtgever dit alsnog kan repareren. Vooraf dient een schriftelijke meerwerkofferte (p*q) opgesteld te worden met een gespecificeerd maximaal budget. De offerte kan alleen geaccordeerd worden door de griffier.