Bijlage 3 VNG-Model voor Intake- en omgevingstafel

Bijlage 3 VNG-Model voor Intake- en omgevingstafel Intaketafel De eerste belangrijke stap in het proces is de intaketafel. Aan de intaketafel worden alle plannen en ideeën, die zijn ingediend via een intakeformulier, besproken en beoordeeld. Het hoofddoel hier is om te bepalen of het initiatief wenselijk is. Dat wil zeggen: past het initiatief bij de (omgevings)visie en strategische doelen van de gemeente en ketenpartners? Oftewel: is het initiatief kansrijk om verder te onderzoeken?

De initiatiefnemer dient zijn plan of idee in via een intakeformulier. In het VNG-model staat het intakeformulier op de gemeentelijke website. De initiatiefnemer vult het formulier in als het gaat om een complexe aanvraag. Een complexe aanvraag is in ieder geval niet een kleine verbouwing aan het huis, zoals een aanbouw, dakkapel, schuur, etc. De inhoud van het intakeformulier bepaalt elke gemeente voor zich. De VNG raadt aan om het intakeformulier niet te lang en gedetailleerd te maken, dat kan onnodige barrières opwerpen voor de initiatiefnemer. Met een paar vragen kan de initiatiefnemer het initiatief op hoofdlijnen omschrijven. De vragen kunnen betrekking hebben op: de locatie van het initiatief, het initiatief zelf en eventueel een schets. Alle ingediende intakeformulieren registreert de gemeente in een VTH- of zaaksysteem. Ook richt de gemeente één ingang in, waar alle initiatieven binnenkomen. Op die manier houdt de gemeente een compleet en actueel overzicht van alle ingediende initiatieven. Aan de intaketafel zitten strategische adviseurs. Zij beoordelen het initiatief in de breedte, dus gericht op alle thema’s en ook interbestuurlijk. Aan de intaketafel zitten maar een beperkt aantal adviseurs. Het gaat om een korte en krachtige analyse op de wenselijkheid van het initiatief. Het gaat in deze fase nog niet over de haalbaarheid van het initiatief.

De haalbaarheid van het initiatief wordt besproken aan de omgevingstafel. Bij een positief besluit bepalen de adviseurs aan de intaketafel welke disciplines aanwezig moeten zijn aan de omgevingstafel. Ook geeft het intaketeam aandachtspunten mee voor de participatie afhankelijk van de impact van het initiatief. Verder wordt er een casemanager of projectleider toegewezen. Tot slot bepaalt het intaketeam welke procedure het beste gevolgd kan worden en in welke volgorde. De VNG adviseert om dit overleg over de grote kaders zonder initiatiefnemer of ketenpartners te doen. Bij een negatief besluit stopt hier het vooroverleg. Het initiatief is dan niet kansrijk genoeg om verder te onderzoeken. Omgevingstafel De tweede belangrijke stap is de omgevingstafel. Tussen de intake- en omgevingstafel vindt in het VNG-model een 1 op 1 gesprek plaats met de initiatiefnemer. Dat gebeurt zowel bij een positief als een negatief besluit. Het doel van het gesprek is transparante communicatie. Dat voorkomt onduidelijkheid en problemen aan de omgevingstafel en in het vervolgtraject.

Aan de omgevingstafel komen de initiatiefnemer, de belanghebbenden en alle betrokken overheidspartijen bij elkaar. Het initiatief wordt aan de omgevingstafel besproken vanuit de gedachte om het mogelijk te maken. Het is belangrijk om te beseffen dat het hier om wenselijke initiatieven gaat. Wat dat betreft dient de intaketafel als poortwachter. Van de deelnemers aan de omgevingstafel wordt een goede voorbereiding verwacht en de competentie om in een korte pitch het standpunt duidelijk te maken. Aan de omgevingstafel zitten alle adviseurs die noodzakelijk zijn bij de case. In de onderstaande afbeelding worden alle mogelijke disciplines genoemd. In lang niet alle gevallen zijn alle deelnemers noodzakelijk. Deze afweging wordt gemaakt aan de intaketafel en is afhankelijk van het type initiatief en de locatie. Naast de selectie van adviseurs zijn er in dit model ook nieuwe rollen: gespreksleider, beslisser, observator en geodata-analist.

Figuur 2 Alle betrokkene aan de omgevingstafel

Het initiatief wordt besproken in verschillende rondes. Dit is vooral verstandig bij grote initiatieven. In de eerste ronde worden de kaders verkend en gedefinieerd. In de tweede ronde wordt het globaal ontwerp van het initiatief besproken. In de laatste ronde wordt het definitief ontwerp besproken en een concept vergunning geschreven. Het resultaat van het proces van verkennen en begeleiden van initiatieven is dus een concept vergunning. Hiermee kan de gemeente de initiatiefnemer verleiden om mee te doen aan de omgevingstafel. Er moet namelijk meerwaarde zijn vergeleken met het direct indienen van een vergunningaanvraag. De derde en laatste stap in het proces is dan het indienen van een vergunningaanvraag door de initiatiefnemer. Als de initiatiefnemer de aanvraag indient zoals is besproken aan de omgevingstafel(s), kan de vergunning in 8 weken worden verleend.