Bijlage 2_Boardletter 2021

. t•

\.

.,

±I

:, , •. ""i •~\~ l

,,·,

•

@»• ill il

·--o d»

o

i .. •

»

t

Yr-< % !y 4 »-

's

j's' ~· ' .

.s

l

(l c )

o 0 l

)

E, ,..,) z %.

'

M, 'ii dl

a)

) h

i+4s ax.

"'C k.

0

0

C ) )

E )

al O

Deloitte Accountants B.V. Meander 551 6825 MD Arnhem Postbus 30265 6803 AG Arnhem Nederland

Deloitte.

Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9777 www.deloitte.nl

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijmegen Postbus 9105 6500 HG NIJMEGEN Onderwerp

Boardletter 2021 Datum

29 november 2021 Kenmerk

2111011323/JS

Geacht college, Wij hebben, conform het door uw gemeenteraad genomen besluit, als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2021, de interim-controle van de gemeente Nijmegen uitgevoerd. Deze interim-controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne-beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van administratieve organisatie en interne controle. Tevens heeft de interim-controle als doel om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2021 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. In deze boardletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. In het kader van de interim-controle hebben wij gesprekken gevoerd met diverse medewerkers en hebben wij ook veel stukken van de organisatie ontvangen. Wij spreken onze waardering en dank uit voor de inspanningen van de organisatie om dit in een relatief kort tijdbestek mogelijk te maken en voor de medewerking die ons gedurende het uitvoeren van onze interim-controlewerkzaamheden is verleend. Wij merken op dat deze boardletter is opgesteld ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijmegen en niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt. Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V.

drs.J.2. zdrdema RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. Is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoudsopgave Contact

1. Managementsamenvatting

4

De volgende personen beantwoorden graag uw vragen over deze boardletter:

2. Bevindingen en aandachtspunten

11

Bijlagen

22

Jaapjan Zuidema Partner Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 5261 5738 jzuidema@deloitte.n]

Sander Walhout Senior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 1312 1220 swalhout@deloitte.n]

Maniek van de Pol-Hooymans Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 5359 8620 mhooymans@deloitte.nl

Sam Damsté Junior Manager Deloitte Accountants B.V. Tel: 06 2281 5205 sadamste@deloitte.nl

Gemeente Nijmegen I Board letter 2021 I 2111011323/JS

3

1. Managementsamenvatting Belangrijkste boodschappen

Gemeente Nijmegen [ Boardletter 2021 [ 2111011323/)S

4

1. Managementsamenvatting De basis voor onze controle is het auditplan 2021, dat met de auditcommissie is besproken. In deze boardletter geven wij u inzicht in de (ontwikkeling van de) interne beheersing van de gemeente Nijmegen. Wij hebben tijdens onze interim-controle de procesrisico's onderzocht, en hebben ons primair gericht op de opzet, het bestaan en (waar mogelijk) de werking van de interne-beheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening 2021. In deze managementsamenvatting geven wij onze belangrijkste boodschappen weer voor de jaarrekeningcontrole 2021 van de gemeente Nijmegen. In hoofdstuk 2 ('Bevindingen en aandachtspunten') hebben wij deze bevindingen meer in detail toegelicht. Onderwerp

Kernboodschap

Ons overall beeld is dat er ruim voldoende aandacht is voor de interne beheersing van processen.

Op basis van de besprekingen en de verstrekte documenten observeren wij dat uw gemeente zich meer dan bewust is van de urgentie om de beheersing van de relevante processen te versterken. Ons overall beeld naar aanleiding van de interimcontrole 2021 is dat er, in lijn met het ingezette verbetertraject, diverse acties in gang zijn gezet; wij zien dit als een positieve ontwikkeling. Als wij kijken naar onze detailbevindingen van voorgaand jaar, zijn er concrete acties geformuleerd, met daaraan gekoppelde deadlines welke periodiek gemonitord worden binnen het gemeentelijk managementteam.

Verschillende verbeteracties zijn ingezet om deze interne beheersing verder te versterken. Deze acties zijn nog niet volledig geïmplementeerd, Door de groei van de stad, nieuwe wetgeving en ook nieuwe taken en verwachtingen ten aanzien van de dienstverlening komt de uitvoering van taken steeds verder onder druk te staan. Blijvende aandacht voor de balans van het uitvoeren van reguliere processen en nieuwe ambities is noodzakelijk,

Ondanks deze ingezette verbeteringen laat het onverlet dat een aantal bevindingen uit onze boardletters al meerdere jaren openstaat. Voorbeelden hiervan zijn: het verder vormgeven van de eerstelijns controle op de memoriaalboekingen en het door ontwikkelen en versterken van de IT-omgeving.

Voor de gemeente Nijmegen spelen er veel majeure uitdagingen in de nabije toekomst, zoals de Omgevingswet, de herijking van het Gemeentefonds, de beheersing en financierbaarheid van nieuwe planexploitaties, de energietransitie en het sociaal domein. Bijvoorbeeld binnen het programma 'Wonen en Stedelijke Vernieuwing' bestaat er een stevige opgave om inbreidingsprojecten in de stad te realiseren. Het zijn complexe en langlopende opgaven. Hiervoor is, al dan niet tijdelijk, extra capaciteit nodig. Deze claims leiden tot een uitzetting van de ambtelijke organisatie. Uw college heeft dit eveneens onderkend en hiervoor een melding opgenomen bij de le voortgangsmonitor 2021. Het is van belang deze strategische thema's beheersbaar te houden in relatie tot: de bestuurlijke ambities, de druk op de bestaande processen en de ambtelijke organisatie, en de beschikbare financiële middelen. In dit kader blijft het continu van belang een afweging te maken tussen de ambities versus de beschikbare financiële middelen en personele capaciteit. De grote druk op de arbeidsmarkt maakt dit extra lastig.

Gemeente Nijmegen I Boardletter 2021 I 2111011323/JS

5

1. Managementsamenvatting Onderwerp

Kernboodschap

De beheersing van de geautomatiseerde omgeving is in ontwikkeling, de volgende stap is de verdere implementatie.

Uw gemeente toont aan belang van het opvolgen van de aanbeveling uit onze IT-audit werkzaamheden te onderkennen. Doelstellingen uit het ambitiedocument zijn gekoppeld aan verantwoordelijke functionarissen waarbij mijlpalen zijn gesteld naar de komende maanden. Met periodieke overleggen monitort uw gemeente de voortgang in de opvolging van aanbevelingen. Zo heeft uw gemeente in 2021 enkele concrete verbeterstappen gezet, met name ten aanzien van het actualiseren en optimaliseren van beleidsdocumenten. Deze verbeterstappen zien toe op het aanscherpen en implementeren van het wachtwoordenbeleid en het actualiseren van het wijzigingsbeleid waarbij de concernmanagers autorisaties moeten verlenen op het doorvoeren van wijzigingen. In de tabel is in de status van opvolging inzichtelijk gemaakt. n d0 lo

rO

>

~ a)

u r o

-

-r3

r0

<r

3

I

Opgelost

3 2

I

I

Onderhanden Openstaand

De openstaande observaties zien toe op de implementatie van relevante beheersmaatregelen rondom autorisaties en de rechtenstructuur binnen de applicaties. Dit is de volgende stap in het groeipad tot een volwassen interne beheersing van de IT-omgeving van de gemeente Nijmegen. In 2021 heeft uw gemeente ook veel aandacht besteed aan het definiëren van de verantwoordelijkheden en eigenaarschap binnen de gemeentelijke organisatie. Ondanks de overlap hiermee, verdient de aanbeveling om de taken en rollen van de algemene IT-beheersmaatregelen hierin te betrekken. De volgende stap betreft ook definiëren van de taken en verantwoordelijkheden tussen de gemeente Nijmegen en het iRvN. Met het iRvN is het groeipad ingezet om tot een ISAE3402 verklaring te komen, waarmee het iRvN een verantwoording aflegt omtrent de effectiviteit van haar internebeheersingssysteem. In de huidige ambitie wordt in 2022 een concreet plan tot invoering van deze verantwoording geschreven. Hierbij benadrukken wij het belang dat deze verantwoording aansluit op de behoefte van de gemeente.

Gemeente Nijmegen I Board letter 2021 I 2111011323/]5

6

1. Managementsamenvatting Onderwerp

Kernboodschap

Ontwikkelingen Cybersecurity en de belangrijke rol van de serviceorganisatie.

In 2021 heeft de gemeente Nijmegen het informatiebeveiligingsbeleid geactualiseerd. Het aangepaste beleid sluit aan met de doelstellingen van de gemeente en staat aan de basis van het ambitiedocument 2021-2023 waarin het groeipad van de gemeente is geformuleerd. Naast concrete verbeteringen in beveiligingsmaatregelen, zoals het aanscherpen van het wachtwoordenbeleid, zien wij ook positieve ontwikkelingen in het formuleren van de verantwoordelijkheden en eigenaarschap tussen de afdelingen van de gemeente Nijmegen. Daarnaast zijn concrete stappen genomen om adequaat te kunnen reageren in geval van majeure incidenten in de vorm van de procesbeschrijving ICT-crises en het uitvoeren van een regionale oefening ICT-crisis. Om het bereiken van de doelstellingen uit de beleidsstukken te kunnen meten is het formuleren van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) van groot belang. Hoewel uw gemeente een start heeft gemaakt met het formuleren van de KPI is een verdere uitwerking benodigd. Hierbij is het van belang de KPI op een SMART wijze te formuleren. Daarnaast wijzen wij uw gemeente nogmaals op het belang van het inzichtelijk maken en beheersen van de risico's ten aanzien van de samenwerking met leveranciers. Ten slotte speelt de serviceorganisatie ICT Rijk van Nijmegen (iRvN) ook een grote rol in de beheersing van cybersecurity risico's binnen uw gemeente.

De verdeling van de taken en verantwoordelijkheden tussen uw gemeente en het iRvN, alsmede het afleggen van verantwoording hierover, verdient daarbij aandacht. Wij adviseren uw gemeente capaciteit vrij te maken om op korte termijn de aanbevelingen uit onze eerdere IT-audits daadwerkelijk te implementeren. Hierbij is het van belang om prioriteiten in de aanbevelingen aan te brengen op basis van het risicoprofiel van de data en de systemen, waarbij de kroonjuwelen van de gemeente de hoogste prioriteit krijgen. Ten slotte zien wij een belangrijke rol voor het college in het bewaken van de voortgang van de doelstellingen zoals deze zijn geformuleerd in het ambitiedocument 2021-2023, alsmede in het kunnen inspelen op actuele ontwikkelingen op dit gebied.

Financiële gevolgen coronacrisis zijn in beeld.

De coronacrisis heeft ook in 2021 belangrijke inhoudelijke en financiële gevolgen (gehad) voor de gemeente, zeker vanaf het moment waarop de rijksoverheid de eerdere steunmaatregelen ging afbouwen c.q. beëindigen. Het is de vraag wat de exacte gevolgen hiervan zijn voor de continuïteit en het betaalgedrag van bedrijven en organisaties, de werkloosheid, et cetera. Er is dan ook extra aandacht nodig voor de financiële sturing en voor het verantwoorden van de specifieke geldstromen, zoals de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) en eventuele afrekeningen met culturele instellingen, sportaanbieders en zorgaanbieders. Een belangrijk aandachtspunt voor de jaarrekeningcontrole 2021 is de definitieve vaststelling van de Tozo-uitkeringen. Tijdens de interim-controle hebben wij hierop een eerste beoordeling uitgevoerd. Wij hebben vastgesteld dat uw gemeente beschikt over een M&O-beleid. Ook is er een proces opgesteld voor het omgaan met signalen van inlichtingenbureau. Wij hebben kennisgenomen van de analyse die de gemeente heeft opgesteld. Hierbij constateren wij dat er voor Tozo 1, 2 en 3 werkzaamheden zijn verricht op de signaallijsten. De interne controlewerkzaamheden voor Tozo 4 en 5 zijn ook reeds in uitvoering.

Tijdens de jaarrekeningcontrole zullen wij nogmaals deze analyse opvragen en zullen wij nagaan of deze over het volledige jaar is uitgevoerd voor alle TOZO-regelingen.

Gemeente Nijmegen I Board letter 2021 I 2111011323/JS

7

1. Managementsamenvatting Onderwerp

Kernboodschap

Binnenstedelijke ontwikkeling Kanaalzone-Zuid/ Winkelsteeg en Stationsgebied.

De gemeente heeft hard gewerkt aan de plan- en besluitvorming die moet leiden tot de (her)ontwikkeling van het gebied rondom Kanaalzone-Zuid/Winkelsteeg en het Stationsgebied. Hierbij is ook de omgevingsvisie Winkelsteeg met uw raad gedeeld en is de inhoud van onder andere dit project nader vormgegeven. Deze projecten zijn, gezien de fysieke en financiële omvang ervan, evenals het aantal inhoudelijk en financieel betrokken externe partijen (zoals het Rijk, de provincie en ProRail), projecten van de 'buitencategorie'. Ze vergen, gezien het risicoprofiel én de lange doorlooptijd, bijzondere aandacht van het ambtelijk management, het college, en de raad. Mede gezien de complexiteit van de binnenstedelijke ontwikkeling en de omvang van deze projecten, heeft dit onderdeel ook onze bijzondere aandacht met het oog op de controle van de stadsrekening 2021. Wij zijn reeds in een vroegtijdig stadium door de ambtelijke organisatie en uw college aangehaakt bij de ontwikkelingen, de inhoudelijke vormgeving en de risicoprofielen van beide projecten. Wij spreken op dit punt een onze waardering uit voor de rol die de ambtelijke organisatie heeft vervuld met het aanhaken van ons als accountant.

Wij zijn inmiddels gestart met het proces van het controleren van de uitgangspunten en inhoudelijke prospecties van beide plan exploitaties, en voeren tegelijkertijd gegevensgerichte controlewerkzaamheden op de onderbouwingen. Voorbeelden hiervan zijn: het toepassen van de juiste methodiek, het met behulp van externe bronnen controleren van de aannames en de consistente toepassing van de uitgangspunten. Belangrijk aandachtspunt bij de waardering van deze projecten in de stadsrekening 2021 betreft met name de te realiseren dekking vanuit de subsidies en de inschatting van toekomstige risico's, vanwege de binnenstedelijke ontwikkeling. Het doel van deze werkzaamheden is het nagaan of het college het meest realistische scenario, en daarmee de juiste waardering, heeft ingerekend in de stadsrekening.

Groeipad voor het schattingsproces van de grondexploitatie is voortgezet.

In de afgelopen jaren hebben wij u geadviseerd het vastleggen van het schattingsproces en de bijbehorende procedures verder te versterken. Wij constateren dat de gemeente Nijmegen actief hiermee bezig is en duidelijke stappen voorwaarts heeft gezet. Een concreet voorbeeld hiervan is dat er een workshop is gehouden met als doel het vastleggen van het schattingsproces verder te versterken. Ook is er tijdig externe deskundigheid ingehuurd ter onderbouwing van de parameters en specifieke kostenposten. Aanvullend hierop zien wij dat de ambtelijke organisatie bijzonderheden naar aanleiding van de actualisaties tijdig met ons afstemt, zodat verrassingen achteraf worden voorkomen. Wij vinden deze werkwijze zeer constructief en onderschrijven de reeds door de gemeente Nijmegen genomen acties. Aangezien de actualisatie van de grondexploitaties (VGP) nog niet heeft plaatsgevonden, zullen wij de follow-up van dit onderdeel betrekken in ons accountantsverslag.

Gemeente Nijmegen I Board letter 2021 I 2111011323/JS

8

1. Managementsamenvatting Onderwerp

Kernboodschap

Subsidierisico Waalfront

Uw gemeente heeft zich in 2018 contractueel verplicht om zorg te dragen voor het binnenhalen van subsidies ad €11,8 miljoen, ten behoeve van Waalfront. Indien de gemeente deze subsidie(s) niet van derden verkrijgt, is overeengekomen dat de gemeente zelf garant staat voor deze subsidieverplichting. Voor € 7,2 miljoen heeft de gemeente voldaan aan de subsidieverplichting, waarvan € 3,7 miljoen is voldaan uit de saldireserve. Voor het resterende bedrag van €4,6 miljoen aan nog te realiseren subsidies is geen concrete onderbouwing aanwezig. Om deze reden was in de stadsrekening 2020 de voorziening Waalfront met € 1 miljoen opgehoogd; de gemeente zal deze taakstelling namelijk naar verwachting niet volledig invullen. In een gesprek met de ambtelijke organisatie hebben wij vernomen dat de subsidiemogelijkheden en de programma's waarop subsidies voor dit project kunnen worden verkregen, schaars zijn c.q. de nodige complexiteit met zich meebrengen. Wij constateren dat er forse inspanningen worden verricht om invulling te geven aan deze verplichting, maar dat de mogelijkheden hiertoe beperkt lijken te zijn. Dit leidt tot toenemende onzekerheid over het al dan niet verkrijgen van de nog te realiseren € 3,6 miljoen aan subsidies. Daarmee heeft dit wellicht ook gevolgen voor de aan Waalfront gekoppelde voorziening in de stadsrekening.

Wij adviseren het college om tijdig een onderbouwd standpunt in te nemen en dit te verwerken in de stadsrekening.

Bedrijventerrein De Grift

Een ander aandachtspunt voor uw stadsrekening 2021 is de toekomstige ontwikkeling van het bedrijventerrein De Grift. De Grift maakt deel uit van de totaalvisie Knoop 38, logistieke Corridor AlS. Dit bedrijventerrein is een deelproject van de grondexploitatie Waalsprong. Doel is om het internationale vestigingsklimaat te stimuleren en banen te creëren, door middel van een multimodaal vervoersysteem, met als speerpunt duurzame bedrijventerreinen. Voor initiatieven zoals De Grift geldt wel dat deze regionaal moeten worden afgestemd en dat de ladder voor duurzame verstedelijking succesvol moet worden 'beklommen'. Zoals gebruikelijk zal deze 'ladder' worden opgesteld in het kader van het uit te werken bestemmingsplan voor de Grift. Voorafgaand aan de besluitvorming van het Regionaal Programma Werklocaties (RPW) waarin De Grift is opgenomen, heeft Nijmegen al een marktverkenning laten uitwerken. Op basis hiervan is de ontwikkeling van de Grift als nieuw bedrijventerrein voor o.a. grootschalige logistiek (maximaal 15 hectare) door de regio goedgekeurd waar na vaststelling van het bestemmingsplan de kavels op de Grift kunnen worden uitgegeven. Bijkomstig gevolg hiervan is dat de door uw gemeente gereserveerde bijdrage (€ 8,4 miljoen) voor de verkeersmaatregelen Afslag 38 kan worden ingezet voor realisatie van deze maatregelen.

Ook de provincie en Overbetuwe hebben een vergelijkbare bijdrage voor aanpak van de Afslag toegezegd. Met deze ontwikkelingen is er meer zekerheid gekomen over de nog te realiseren opbrengsten uit hoofde van deze planexploitatie, en kan uw gemeente de plannen ten uitvoer brengen.

Update aandachtspunt ontwikkeling parameters grondexploitaties, bijvoorbeeld stijgende bouwkosten

In de afgelopen twee jaar is er een stijgende trend waarneembaar in de markt ten aanzien van grondprijzen en de bouwkosten. Deze stijgende trend is een actuele ontwikkeling, die impact heeft op het bepalen van de uitgangspunten van de parameters zoals deze in de grondexploitatieherziening worden verwerkt. Zowel de kosten- als de opbrengstenstijgingen die worden verwerkt in de waardering van de planexploitaties zullen wijzigen ten opzichte van voorgaand jaar, met een opwaartse trend. Wij hebben hierover reeds gesprekken gevoerd met de ambtelijke organisatie en hebben een eerste aanzet ontvangen, waarbij er weloverwogen uitgangspunten zijn gedeeld. Wij zullen hier, in het kader van de controle van de planexploitaties, nog een nadere beoordeling op uitvoeren, waarbij de voorgestelde parameters worden getoetst aan de actuele marktomstandigheden en externe bronnen. Gemeente Nijmegen I Boardletter 2021 I 2111011323/JS

9

1. Managementsamenvatting Onderwerp

Kernboodschap

Doorontwikkeling sociaal domein Buurtteams

In 2019 heeft uw raad bepaald dat de beleidsvisie op het uitvoeren van de Wmo en de Jeugdwet nog steeds overeind staat, maar dat de toekomstige inrichting van het stelsel voor Wmo en Jeugd onder de loep moet worden genomen vanwege knelpunten in de toegankelijkheid en de betaalbaarheid. Na het besluit om over te gaan tot het splitsen van de verschillende doelgroepen (jeugd en volwassenen) en het een en ander in te richten volgens het model van het 'brede basisteam', is uw college aan de slag gegaan met het operationaliseren van de buurtteams Jeugd & Gezin en Volwassenen. In dit kader hebben wij vastgesteld dat er wat betreft het financieren van deze buurtteams is gekozen voor de financieringsmethodiek van lumpsumbekostiging. Eén van de belangrijkste elementen ter waarborging van de rechtmatige besteding van de lumpsumbekostiging aan de buurtteams is het door uw gemeente nog vast te stellen en door de buurtteams na te leven controleprotocol. Hierbij dient nader te worden verankerd dat de gemeente zekerheid krijgt over het recht op zorg van cliënten en over de geleverde zorgprestaties. Wij adviseren uw college om met prioriteit naar de uitvoerbaarheid van het nog vast te stellen controleprotocol te kijken en om de verantwoordingsinformatie die wordt gevraagd van de buurtteams nader te concretiseren.

Dit is van belang voor de rechtmatige verantwoording van de lasten in de stadsrekening van uw gemeente.

Museum Het Valkhof

Op 3 maart 2021 heeft de gemeenteraad besloten om museum Het Valkhof aan het Kelfkensbos te kopen voor €4,9 miljoen. Het museum zal het gebouw daarna gaan huren. Daarnaast trekt de gemeente € 11 miljoen uit voor een verbouwing. Wij hebben op basis van de onderliggende documentatie vastgesteld dat de taxatiewaarde (€ 4 miljoen) lager ligt dan de koopsom. De vervangingswaarde (WOZ-waarde) bedraagt echter € 8,5 miljoen. Op basis van deze twee waardebepalingen is de uiteindelijke verkoopprijs bepaald. Hierin is € 0,4 miljoen voor de grond meegenomen en €4,5 miljoen voor de ruwbouw. Er is hierbij geen sprake van staatsteun. De gemeente heeft dit onderbouwd op basis van de groepsvrijstelling voor culturele instellingen, waarmee deze transactie als rechtmatig kan worden gekwalificeerd.

Rechtmatigheidsverantwoording college en derdelijns controle

Uw gemeente moet naar verwachting vanaf boekjaar 2022 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. In dat kader hebben wij uw gemeente geadviseerd tijdig te starten met het besluitvormingsproces rondom de te hanteren toleranties en met het inventariseren van uit te voeren werkzaamheden. Wij hebben gesproken met uw ambtelijke organisatie en constateren dat er in voldoende mate acties in gang zijn gezet om te komen tot een tijdige besluitvorming op het gebied van de rechtmatigheidsverantwoording. De gemeente is voornemens om dezelfde toleranties aan te houden voor het rapporteren over onrechtmatigheden als die welke wij als accountant hanteren, zijnde 1 % van de totale lasten van de gemeente.

Gemeente Nijmegen I Board letter 2021 I 2111011323/JS

10

2. Bevindingen en aandachtspunten Interim-controle 2021

Gemeente Nijmegen [ Boardletter 2021 [2111011323/Js

11

2. Bevindingen en aandachtspunten Interne beheersing en follow-up aanbevelingen 2020 Interne beheersing

Follow-up aanbevelingen 2020

Tijdens de interim-controle 2021 hebben wij de interne beheersing van de voor de jaarrekening relevante processen onderzocht. Ook zijn wij de opvolging nagegaan van onze bevindingen over het boekjaar 2020. Onze overall conclusie is dat de interne beheersing op onderdelen is versterkt. Deze verbeteringen moeten (in veel gevallen) nog wel verder worden geïmplementeerd.

De boardletter 2020 bevatte diverse aanbevelingen om de interne beheersing verder te verbeteren. Op de volgende bladzijden maken wij eerst in een tabel visueel inzichtelijk in welke mate hieraan opvolging is gegeven en geven wij hierop vervolgens een inhoudelijke toelichting.

Voor enkele processen (waaronder de beheersing van en controle op de memoriaalboekingen) zijn er acties opgezet en concrete implementatieplannen uitgewerkt. De detailbevindingen hierbij hebben wij in het vervolg van dit hoofdstuk nader uiteengezet.

Voor het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2021 identificeren wij de volgende belangrijkste aandachtspunten: •

Het tijdig opleveren van een juist en volledig controledossier, waarop een zichtbare interne controle heeft plaatsgevonden.

De voor de jaarrekeningcontrole qua omvang en/of risico's meest relevante posten c.q. processen zijn: Financiële verslaggeving (inclusief memoriaalboekingen) Grondexploitatie Inkopen (inclusief aanbestedingen en betalingsverkeer) Salarissen Sociaal domein (Jeugdzorg, Wmo, Participatiewet en Tozo) Treasury Subsidieverstrekkingen

•

Het uitvoeren van een zichtbare verbijzonderde interne controle op de verstrekte Tozo-uitkeringen, inclusief de signalen vanuit het Inlichtingen bureau.

•

Het opstellen en onderbouwen van position papers voor de majeure projecten (Waalsprong, Waalfront, Winkelsteeg en Stationsomgeving).

Belangrijke aandachtspunten voor de jaarrekening 2021

Aandacht voor de rechtmatige besteding en prestatielevering aangaande de lumpsumbekostiging voor de buurtteams.

Wat betreft de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking steunen wij niet op de IT-omgeving.

Gemeente Nijmegen I Boardletter 2021 I 2111011323/1s

12

2. Bevindingen Tabel met belangrijkste bevindingen en aandachtspunten #

Onderwerp

1

Geen afgedwongen functiescheiding voor memoriaalboekingen

2

Cybersecurity

3

Algemene IT-beheersmaatregelen (General IT Controls)

4

Fra uderisicoa na lyse

5

Zichtbare interne beheersing grondexploitatie

6

Prognose uitgaven sociaal domein

8

Tozo-regeling - impact COVID-19

9

Lumpsumbekostiging buurtteams

Status 2020

Status 2021

@ @ @ @ @ @

@ @ @ @ @ @

0

0 0

Leg enda:

CD

- Bevinding opgelost

Nieuwe bevinding

e

Eerder gerapporteerde bevinding; gedeeltelijk opgelost/opvolging onderhanden

Aandachtspunt in het kader van de jaarrekeningcontrole • Eerder gerapporteerde bevinding; niet opgelost Gemeente Nijmegen I Boardletter 2021 I 2111011323/JS

13

2. Bevindingen # 1 Geen (af)gedwongen functiescheiding voor memoriaalboekingen

Bevinding

@

Memoriaalboekingen krijgen in onze controle bijzondere aandacht, omdat met memoriaalboekingen alle mogelijke mutaties in de financiële administratie kunnen worden doorgevoerd. Hierdoor kunnen de interne-beheersmaatregelen die erop gericht zijn de juiste en volledige verantwoording van de cijfers in de jaarrekening te waarborgen met een memoriaalboeking worden omzeild. Het is daarom van belang voldoende interne-beheersmaatregelen te implementeren, om te waarborgen dat de memoriaalboekingen terecht gemaakt worden en er niet op gericht zijn de cijfers en de verslaggeving in de jaarrekening te sturen. In de afgelopen jaren hebben wij gerapporteerd over het proces inzake het maken van memoriaalboekingen. Binnen de financiële administratie is functiescheiding ingeregeld. Er wordt afgedwongen dat de gemaakte memoriaalboekingen nog definitief moeten worden verwerkt door een medewerker van de afdeling bedrijfsadministratie. Bij het doorboeken van een memoriaalboeking vindt er echter geen zichtbare inhoudelijke controle plaats op de gemaakte boeking. Daarnaast kunnen de medewerkers van de afdeling Bedrijfsadministratie zelf ook memoriaalboekingen aanmaken, zodat voor deze memoriaalboekingen geen functiescheiding wordt afgedwongen. De gemeente heeft een concreet actieplan uitgewerkt om een digitale workflow in te richten voor het aanmaken, goedkeuren en verwerken van memoriaalboekingen.

Hiermee zou invulling moeten kunnen worden gegeven aan een zichtbare inhoudelijke controle en een afgedwongen fu nctiesch eid ing. Status interim-controle 2021

@

Wij hebben kennisgenomen van het actieplan en van de huidige status. De gemeente is voornemens om op het juiste niveau binnen de organisatie een controlestap in te bouwen in het proces van het boeken van memorialen. Hiermee wordt invulling gegeven aan het 4-ogenprincipe. Deze controlestap zal plaatsvinden binnen de financiële administratie en zal in een workflow technisch worden afgedwongen. Het doel is de workflow zodanig in te richten dat gecontroleerd wordt of de memoriaalboeking juist is, of deze terecht wordt aangemaakt en of deze op een adequate wijze is onderbouwd. Bovenstaande zal worden verwerkt in een procesbeschrijving, voorzien van gedetailleerde werkinstructies, waar nodig (leidraad). Bovenstaande actie is nog niet geïmplementeerd, als gevolg van een noodzakelijke update van het financiële systeem CODA. De geplande implementatie wordt ultimo 2021 verwacht. Wij zullen bovenstaande acties en de implementatie daarvan monitoren.

Gemeente Nijmegen I Boardletter 2021 I 2111011323/JS

14

2. Bevindingen # 2 Cybersecu rity

@

Bevinding Op basis van de gesprekken met uw medewerkers constateren wij dat u het belang onderkent van adequate cyberbeheersmaatregelen. U hebt op onderdelen verbetermaatregelen getroffen om specifieke risico's met betrekking tot cybersecurity te mitigeren. Wij zien dat de gemeente zicht nog sterk kan ontwikkelen in het volwassenheidsniveau waarop de werkzaamheden worden aangestuurd en uitgevoerd. In de periode vanaf heden tot en met het uitrollen van de Security Information and Event Management (SIEM)-oplossing bij de gemeente adviseren wij u een inventarisatie te maken van alle kritische onderdelen, en periodiek te bekijken of er geen ongeautoriseerde handelingen zijn uitgevoerd met betrekking tot deze onderdelen. Dit kan bijvoorbeeld worden gerealiseerd door logbestanden te analyseren. Daarnaast adviseren wij u om de risicoanalyse continu te updaten. Het cyberdreigingsbeeld verandert continu, en het is van belang dat de gemeente Nijmegen in dat kader haar risico's periodiek evalueert en de maatregelen bijstelt, waar noodzakelijk. In 2020 hebben wij een IT audit uitgevoerd in het kader van de jaarrekening waarbij wij een strategische cybersecurity scan hebben uitgevoerd. Naast bovenstaande bleek hieruit dat uw gemeente de scope van het lnformatiebeveiligingsbeleid en uitwerking hiervan vooral gefocust was op de AVG en verder uitgebreid moet worden.

Ook de event management systemen, zoals de SIEM en het Early Warning System (EWS) zijn nog niet dermate geïmplementeerd dat de effectiviteit hiervan getoetst kan worden. Ten slotte hebben wij u adviseerd om stappen te zetten in de beheersing van taken die uitgevoerd worden door derde partijen, zoals het ICT Rijk van Nijmegen (iRvN) en het belang van voldoende beheersing rondom persoonlijke apparaten zoals laptops, telefoons en tablets.

@

Status interim-controle 2021 In 2021 hebben wij de opvolging van de detailbevindingen uit onze IT-audit werkzaamheden 2020 getoetst. Uw gemeente heeft naar aanleiding van de eerdere audits een ambitiedocument met tijdspad opgesteld waarin de doelstellingen (opvolging van aanbevelingen) gekoppeld zijn aan verantwoordelijke functionarissen. Met periodieke overleggen monitort uw gemeente de voortgang in de opvolging van bevindingen te waarborgen. Als resultaat heeft uw gemeente in 2021 enkele concrete verbeterstappen gezet, zoals: •

Het herzien van het informatiebeveiligingsbeleid waarbij aansluiting is gemaakt bij de verplichtingen vanuit de Baseline Informatieveiligheid Overheden (BIO).

•

Uitbreiden van het beleid "De Werkplek 2020" met een bijlage beveiligingseisen aan mobiele devices die naar verwachting in 2022 geïmplementeerd zal worden.

•

Het opzetten en ontwikkelen van een Computer Security Incident Response Team (CSIRT) waarvan wij de eerste resultaten hebben gezien. Een doorontwikkeling is benodigd voor een effectief resultaat.

De beleidsdocumenten en de aansluiting met strategische doelstellingen is van belang om tot een gewenst volwassenheidsniveau te komen in het beheersen van de cybersecurity risico's. Wij merken op dat uw gemeente nog veel stappen te zetten heeft in de daadwerkelijke implementatie van de beheersmaatregelen, echter sluit dit met het huidige ambitiedocument. Ondanks dat de gemeente druk bezig is met het opzetten van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI), benadrukken wij nogmaals het belang hiervan. Om de effectiviteit van de beheersmaatregelen op het realiseren van de doelstellingen te kunnen meten, is het van belang dat de KPI op een SMART wijze zijn geformuleerd. Ten slotte wijzen wij uw gemeente nogmaals op het belang van het inzichtelijk maken en beheersen van de risico's ten aanzien van de samenwerking met derde partijen. Dit ziet toe op de verantwoording over de vele beheerswerkzaamheden die het ICT Rijk van Nijmegen (iRvN) uitvoert, alsmede de verantwoording door andere externe partijen waar uw gemeente relaties mee heeft. Gemeente Nijmegen I Board letter 202112111011323/JS

15

2. Bevindingen #3 Algemene IT-beheersmaatregelen (General IT Controls)

@

Bevinding In het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij IT-audit werkzaamheden uitgevoerd en u geïnformeerd over de kwaliteit van interne beheersing rondom de geautomatiseerde omgeving van uw gemeente. Hierbij hebben wij geconstateerd dat uw IT-omgeving, met name op het onderdeel 'rechtenbeheer', de nodige verbetering behoeft. De betrokkenheid van data-, systeem- en applicatie-eigenaren is hierbij van belang voor de nodige verbeter acties. Tevens hebben wij het belang van beleidsmaatregelen die van toepassing zijn op uw hele gemeente en alle systemen benadrukt, inclusief de periodieke toetsing of dit beleid en procedures voldoende worden nageleefd. Ten aanzien van deze bevinding hebben wij u geadviseerd een implementatieplan op te stellen waarmee de gerapporteerde aanbevelingen op korte termijn geïmplementeerd kunnen worden zodat de betrouwbaarheid van uw geautomatiseerde omgeving verbeterd kan worden. Status interim-controle 2021 Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij IT-audit werkzaamheden uitgevoerd en een rapport IT-observaties uitgebracht waarin de aanbevelingen staan geschreven die uw gemeente ondersteunen om de beheersing rondom uw IT-systemen naar een voldoende niveau te brengen.

Deze aanbevelingen heeft uw gemeente, in samenwerking met het ICT Rijk van Nijmegen (iRvN) in 2021 vertaald in een ambitiedocument met stappenplan waarin het groeipad naar een beheersbare IT-omgeving staat beschreven.

@

Naast het opstellen van het ambitiedocument heeft de gemeente de eerste stappen gezet in het opvolgen van de aanbevelingen zoals opgenomen in ons rapport IT-observaties 2020. De huidige status vatten wij kort samen: Opgelost 1. Actualiseren informatiebeveiligingsbeleid en aanscherpen wachtwoordbeleid. 2. Verbeteren van het wijzigingsbeleid en afgeven van juiste autorisaties bij wijzigingen. 3. Gebruik van generieke accounts in de datawarehouse beperkt en beheerst. Onderhanden 1. Daadwerkelijke configuratie van wachtwoordenbeleid op de relevante applicaties. 2. Tijdigheid van het afnemen van rechten bij mutaties in het personeelsbestand.

u a

-

ro

>

a a0

u ..c

o

O

c:: r0

2

I

Onderhanden Openstaand Opgelost <1 Openstaand 1. Beheersing van de Oracle database en het gebruik van generieke rechten accounts hierbij. 2. Uitvoeren en adequate vastlegging en opvolging van gebruikersreviews op de toegang en rechten binnen de applicaties. 3. Waarborgen van voldoende controle technische functiescheidingen binnen de applicaties middels autorisatiematrices. In overeenstemming met het ambitiedocument zal de gemeente in 2022-2023 zorgen voor de implementatie van de openstaande observaties. Het iRvN speelt een grote rol in het beheersen van de algemene IT-beheersmaatregelen. Het is daarom van groot belang dat er voldoende zekerheid verkregen wordt over de interne-beheersmaatregelen die door het iRvN uitgevoerd worden. De volgende stap daarom ook definiëren van de taken en verantwoordelijkheden tussen de gemeente Nijmegen en het iRvN. Met het iRvN is het groeipad ingezet om tot een ISAE3402 verklaring te komen, waarmee een verantwoording aflegt wordt omtrent de effectiviteit van de interne-beheersingsmaatregelen. Net als afgelopen jaar kunnen wij door de openstaande observaties niet steunen op de geautomatiseerde omgeving van de gemeente. Hierop zullen wij tijdens onze jaarrekeningcontrole aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden verrichten.

Gemeente Nijmegen I Board letter 2021 I 2111011323/JS

16

2. Bevindingen #4 Frauderisicoanalyse Bevinding

@

In 2018 hebben wij vastgesteld dat het maken en/of periodiek actualiseren van een frauderisicoanalyse geen zichtbaar onderdeel vormt van de interne-beheersingsomgeving. Uw organisatie loopt hiermee het risico dat de interne beheersing kwetsbare plekken bevat die onopgemerkt blijven . Tijdens de interim-controle 2020 hebben wij vastgesteld dat uw gemeente is gestart met een eerste verkenning van de kwetsbare werkgebieden en activiteiten op het gebied van frauderisico's. Deze verkenning moet in samenspraak met de organisatie nog verder worden verrijkt, zodat de risico's voorzien worden van een duiding, kans en impact. Een concreet plan van aanpak ontbreekt nog, maar het voornemen bestaat om aansluiting te zoeken bij het bestaande instrumentarium voor risicomanagement. De oplevering van het plan van aanpak was voorzien in Q4 2020. Status interim-controle 2021 Tijdens de interim-controle van 2021 hebben wij vastgesteld dat het plan van aanpak voor de frauderisicoanalyse gereed is en is uitgevoerd. Uit dit plan van aanpak blijkt dat voor de materiële processen de mate van fraudegevoeligheid in beeld wordt gebracht en het risicobewustzijn wordt verhoogd. Deze verkenning moet in samenspraak met de organisatie nog verder worden verrijkt, zodat de risico's worden voorzien van een duiding, kans en impact, en van mogelijke beheersmaatregelen.

Op dit moment wordt de analyse voor diverse bedrijfsfuncties uitgevoerd.

@

In december is tussenrapportage van de frauderisico-analyse behandeld in het gemeentelijk managementteam. Daarnaast volgt begin 2022 een zo spoedig mogelijke oplevering van de gehele analyse. Wij onderkennen dat de gemeente stappen zet om tot een geformaliseerde interne frauderisicoanalyse te komen en deze in te bedden in het huidige interne-beheersingsomgeving. Wel vragen wij uw aandacht voor de tijdige formalisering hiervan en voor het waarborgen dat op een passende wijze invulling wordt gegeven aan deze analyse.

Gemeente Nijmegen I Boardletter 2021 I 2111011323/JS

17

2. Bevindingen #5 Zichtbare interne beheersing grondexploitatie Bevinding

@

In ons auditplan 2020 hebben wij uw aandacht gevraagd voor de inrichting van het schattingsproces en de hiermee samenhangende interne beheersing van de grondexploitaties. Wij hadden namelijk tijdens de audit 2018 geconstateerd dat het vaststellen van deze interne procedures en het beoordelen van het inschattingsproces sterker zouden kunnen qua aard, reikwijdte en diepgang. Ten tijde van de interim-controle 2020 hebben wij geconstateerd dat de gemeente in samenwerking met Faeton werkte aan inrichten van haar dossiervorming en aan de kwaliteit van de actualisaties bij de planexploitatie Waalsprong. Wij kregen een positieve indruk van de verbeteringen tot nu toe. Afgesproken is dat de binnen de gemeente afgestemde uitgangspunten in een eerder stadium met de accountant gedeeld worden, en dat de accountant inzicht krijgt in de voortgang van de actualisaties van de planexploitaties. Status interim-controle 2021

@

In de afgelopen jaren hebben wij u geadviseerd de vastleggingen van het schattingsproces en de bijbehorende procedures verder te versterken. Wij constateren dat de gemeente Nijmegen actief bezig is dit te formaliseren en procesmatig in te bedden. De gemeente kan dit verder versterken door, naast het vergroten van de reikwijdte en de diepgang van de verbijzonderde interne controle op de grondexploitaties, ook in de eerste lijn de concrete interne-beheersingsmaatregelen in te bedden. Aanvullend hierop zien wij dat de ambtelijke organisatie de bijzonderheden vanuit de actualisaties evenals de inhoud van de aanstaande nieuwe grondexploitaties (Winkelsteeg en Stationsomgeving) tijdig met ons afstemt, zodat verassingen achteraf worden voorkomen. Wij vinden deze werkwijze zeer prettig en onderschrijven de reeds door de gemeente Nijmegen genomen acties. Aangezien de actualisatie van de grondexploitaties (VGP) nog niet heeft plaatsgevonden, zullen wij de follow-up van dit onderdeel betrekken in ons accountantsverslag.

Gemeente Nijmegen I Boardletter 2021 I 2111011323/JS

18

2. Bevindingen #6 Prognose uitgaven sociaal domein Bevinding

@

Een belangrijk onderdeel van de interne beheersing van het sociaal domein betreft het vaststellen van de kwaliteit en de kwantiteit van de geleverde zorg. In de afgelopen jaren is uw gemeente, net als de andere 100.000+ gemeenten, geconfronteerd met onverwachte tekorten in het sociaal domein. Tijdens de jaarrekeningcontrole 2018 hebben wij geconstateerd dat de inschatting van de zorgkosten te laag was opgenomen in de jaarrekening. De gemeente steunt voor deze inschatting nog veel op de gerealiseerde cijfers volgens het berichtenverkeer met de zorgaanbieders. Deze aanbieders hebben per jaareinde echter niet alle facturatieberichten verstuurd, zodat het berichtenverkeer een onvolledig beeld van de lasten geeft. Op basis van ervaringscijfers, prognoses van aanbieders, en contacten met aanbieders, dient een zo volledig mogelijke schatting gemaakt te worden van de lasten en van de nog aan de aanbieders te betalen kosten. Er is ruimte voor verbetering, door een verregaande samenwerking met systeeminstellingen (aanbieders waar je niet zonder kunt) als ketenpartners (informatie delen/inzicht in de bedrijfsvoering van de aanbieder/gebruikmaken en delen van data/proactief signaleren/gedeeld eigenaarschap, etc.). Hierdoor kunnen afwijkingen tussentijds worden onderkend en kan er waar nodig tijdig worden bijgestuurd. Dit wordt door uw college ook onderkend.

Een van de maatregelen die wordt getroffen, is dat er met minder zorgaanbieders contracten worden afgesloten. Status interim-controle 2021

@

Wij hebben, naast de financiële verantwoording van het sociaal domein in het kader van de jaarrekeningcontrole, ook aandacht besteed aan de tussentijdse cijfers van het sociaal domein. Het belang van goede tussentijdse prognoses in het kader van kostenbeheersing van het sociaal domein wordt onderkend door de ambtelijke organisatie. Een positieve ontwikkeling is dat uw gemeente gebruikmaakt van data-analyse voor het opstellen van de prognoses, zoals bijvoorbeeld trendanalyses en verschillende dashboards. Tevens hebben wij vernomen dat de gemeente het landelijke Wmo-voorspelmodel, zoals ontwikkeld door de VNG, gaat implementeren. Aansluitend wordt er op basis van dit model gewerkt aan een eigen voorspelmodel voor de Jeugdzorg. Zichtbaar is dat de gemeente hierbij prioriteiten stelt en dat zij de onderdelen waarbij de druk het hoogst is als eerste oppakt. Wij zullen deze ontwikkelingen blijven volgen en onderschrijven de ondernomen stappen.

Gemeente Nijmegen I Board letter 2021 I 2111011323/JS

19

2. Bevindingen #7 Toz0-regeling - impact COVID-19 Status interim-controle 2021

0

Na een lange periode van intensieve steun is er per 1 oktober 2021 een einde gekomen aan het generieke deel van het steunpakket in verband met COVID-19. Het demissionaire kabinet heeft hiertoe op 30 augustus 2021 besloten. Dit betekent dat de regelingen die relevant zijn voor uw gemeente, zoals Tozo en TONK, vanaf die datum niet worden verlengd door het Rijk, en worden afgerond. In het kader van de uitvoerbaarheid van het bieden van financiële steun aan ondernemers en zelfstandigen is het Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (Bbz) middels een Algemene Maatregel van Bestuur aangepast'. De tijdelijke, afwijkende regels voor instroom tijdens vierde kwartaal 2021 uit hoofde van de Bbz betreffen: 1.

Vermogenstoets is niet van toepassing.

2.

Aanvragen voor een Bbz-uitkering zijn met terugwerkende kracht mogelijk (maximaal twee maanden).

3.

Het vaststellen van het inkomen en de hoogte van de Bbz-uitkering gebeurt per kalendermaand (in plaats van per boekjaar) en de directe verstrekking van de Bbz-uitkering is om niet (en niet als voorlopige lening).

Voorgaande versoepeling houdt in dat er voor één kwartaal afwijkende regels gelden. Wij vragen uw aandacht voor de juiste administratie verwerking en toetsing van de aanvragen Bbz, ter borging van de rechtmatigheid. Bij de verantwoording van de Tozo-regeling in 2021 is tijdens dit jaar in het bijzonder van belang het uitvoeren van het beleid inzake misbruik & oneigenlijk gebruik. Wij hebben reeds met uw gemeente gesproken over het interne-controleplan en over de wijze waarop uw gemeente invulling geeft aan het uitvoeren van het M&O beleid. Hierbij is sprake van een adequaat plan voor het opvolgen van de signalen van het inlichtingenbureau in combinatie met interne controles bij wijze van steekproef. Dit plan geeft voldoende invulling aan het uitvoeren van het M&O-beleid. De gemeente heeft er hierbij tevens voor gekozen om gebruik te maken van KICOnline. Dit is een adequate tool van Stimulanz voor het beheersen en toetsen van de rechtmatigheid van de uitkeringsdossiers. Wij zullen per jaareinde deze werkzaamheden dienen te betrekken in onze controle, om invulling te geven aan de vereisten van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2021. 1staatsblad 2021, 438 ] Overheid.nl> officiele bekendmakingen (officielebekendmakingen.nl)

Gemeente Nijmegen I Boardletter 2021 [2111011323/1s

20

2. Bevindingen #8 Bekostiging buurtteams Status interim-controle 2021

0

In 2019 heeft uw raad in het Interventieplan 4 'Sociale Stad' opnieuw kennisgenomen van de huidige beleidsvisie op Wmo en Jeugd. Vastgesteld is dat deze nog steeds overeind staat, maar dat de toekomstige inrichting van het stelsel van Wmo en Jeugd onder de loep moet worden genomen vanwege knelpunten op het gebied van toegankelijkheid en betaalbaarheid. De gemeente signaleert de meeste knelpunten in het stelsel bij de sociale wijkteams, in combinatie met een forse toename van de ambulante begeleiding Wmo en Jeugd, een grote versnippering én nog onvoldoende expertise in de keten jeugd. Na het besluit om over te gaan tot het splitsen van de verschillende doelgroepen (jeugd en volwassenen), een en ander in te richten volgens het model van het 'brede basisteam, en de opdracht hiervoor volgens een aanbestedingsprocedure (licht regime) te verstrekken, is uw college aan de slag gegaan met een buurtteam Jeugd & Gezin en een buurtteam Volwassenen, die respectievelijk per 1 juli 2021 en per 1 januari 2022 functioneel (moeten) zijn. Hierbij hebben wij vastgesteld dat er wat betreft het financieren van de buurtteams is gekozen voor lumpsumbekostiging. Hierbij is de prognose dat wanneer de beide buurtteams operationeel zijn, de structurele uitgaven voor de gemeente via deze systematiek zullen oplopen van € 3 miljoen in 2021 tot € 20 miljoen in 2024.

Wij hebben hier inhoudelijk met uw ambtelijke organisatie over gesproken en onderschrijven de ondernomen acties om een rechtmatige besteding van de middelen te borgen. Eén van de belangrijkste elementen, bedoeld om de rechtmatige besteding van de lumpsumbekostiging aan de buurtteams te waarborgen, is het door uw gemeente nog vast te stellen en door de accountant van de buurtteams uit te voeren accountantsprotocol, dat specifiek ingaat op het recht op zorg van de cliënten, op de geleverde zorgprestaties, en op de overige aspecten zoals uiteengezet in het Programma van Eisen van de reeds gegunde aanbesteding. Wij adviseren de gemeente om tijdig naar de uitvoerbaarheid van het nog vast te stellen controleprotocol te kijken. Belangrijk aandachtspunt hierbij is de behoefte aan verantwoording van de gemeente inzake het recht op zorg van de cliënten en de door de buurtteams geleverde zorg prestaties. Bij het ontbreken van een verantwoording en zekerheid over voornoemde kan dit namelijk consequenties hebben voor de getrouwheid van de stadsrekening 2021 en verder.

Gemeente Nijmegen I Boardletter 2021 I 2111011323/JS

21

Bijlagen

Gemeente Nijmegen I Boardletter 2021 I 2111011323/JS

22

Bijlage A - Reikwijdte van onze werkzaamheden Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controleinformatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2021, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente Nijmegen, met inachtneming van de wettelijke bepalingen van het Besluit Begroting en Verantwoording.

De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt deze daarom niet noodzakelijkerwijs alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen.

Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De controle bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en, voor zover mogelijk en efficiënt, het testen van de interne-beheersingsmaatregelen die zijn gerelateerd aan en relevant voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne-controleomgeving die relevant is voor onze oordeelsvorming over de jaarrekening.

Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Indien wij aangesteld zouden zijn om een fraudeonderzoek bij de gemeente Nijmegen uit te voeren, zouden wij wellicht additionele bevindingen hebben geconstateerd en observaties hebben gerapporteerd dan die welke nu zijn opgenomen in deze boardletter.

Deze boardletter is gebaseerd op onze interim-controle als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2021. Volledigheidshalve merken wij op dat onze controlewerkzaamheden, analyse en evaluatie zijn uitgevoerd in het kader van de door uw gemeenteraad verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2021. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons als accountant van de gemeente Nijmegen toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe en rechtmatige beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.

Gemeente Nijmegen ] Boardletter 2021 /2111011323/1$

23

Deloitte. i

!

"

+,012

e

i/h

i,ft ! i

l dl4t il i

g!

'';

•

4±k!

{

!ikluf}a i?ilk!!i

us_!!i!

th ±$@.''i,

" "ie3,, =;',ji

1gy,

»r" '-•,. "jis • il ''is±i?lik, ~- . }5g

;

I •

ialre p.

• •,~il··

•• il. .:. --" "\ ••• • •• • ·, •

l~t~,i :~.,: _...> 1· •

•

'·

:

!.., ·

ai

t

"ttig!i&!# ..

~~ l' - ~~ """· ·~--~I

-~• iio.&!r1 ·

·_~I

l fh

,..

,

,

1

±.Shij 111 n

':l _- •

";~.·-~--,Jc·•• -s:·,H· •

-~ 111

1,.-

S "hlwlii " Mu' } ,, 7" ?i{E!- ill##?

a

•

4 {{

" i2ii}'

?si

.a

,

".

•

_l{].

-

.. . •

'W''·

• .l

•_C ' • ', •

'

J.,d

•

• , •··... . ., ...~-,.~;,-_Jr,:,, ' ,, •

.

,1,..,., . • ; . ,.,''kn ~ ,~-i .

es

•

:""" ., • _,$já "_, !a. "

"-l E€ ,

r%4_s Pe

{4 "g

-

'l

+ia

\

Onder Deloitte wordt verstaan één of meer van Deloitte Touche Tohrnatsu Limited ("DTTL"), haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten (tezamen, de "Deloitte organisatie"). DTTL (hierna ook te noemen "Deloitte Global") haar wereldwijde netwerk van member firms en aan hen verbonden entiteiten zijn juridisch gescheiden en onafhankelijke entiteiten, die elkaar niet kunnen verplichtingen of binden ten aanzien van derden. DTTL en iedere DTTL member firm en aan hen verbonden entiteit is aansprakelijk voor hun eigen handelen en nalaten, en niet voor het handelen of nalaten van een andere entiteit. DTTL verleent geen diensten aan cliënten. Raadpleeg www.deloitte.com/about voor meer informatie. Deloitte levert toonaangevende audit- en assurance-, belasting- en juridische diensten, consulting, financial advisory, and risk advisory diensten aan bijna 90% van de Fortune Global 500® en duizenden particuliere bedrijven. Onze professionals leveren meetbare en blijvende resultaten die het vertrouwen van het publiek in kapitaalmarkten helpen versterken, klanten in staat stellen te transformeren en bloeien, en de weg wijzen naar een sterkere economie, een meer rechtvaardige samenleving en een duurzame wereld. Voortbouwend op zijn meer dan 175jarige geschiedenis, omvat het bereik van Deloitte meer dan 150 landen en gebieden.

Ontdek hoe de meer dan 345.000 mensen van Deloitte wereldwijd een impact maken die ertoe doet op www.deloitte.com. Deze communicatie bevat louter algemene informatie en noch DTTL, noch haar wereldwijde netwerk van member firms of aan hen verbonden entiteiten verleent door middel van deze communicatie professioneel advies of diensten. Voordat u een beslissing neemt of actie onderneemt die van invloed kan zijn op uw financiën of uw bedrijf, dient u een gekwalificeerde professionele adviseur te raadplegen. Geen enkele entiteit in de Deloitte organisatie is verantwoordelijk voor enig verlies dat wordt geleden door een persoon die op deze communicatie vertrouwt.

© 2021. Neem voor informatie contact op met Deloitte Nederland.