Bijlage 1 Programma van Eisen integraal

Bijlage 1 bij Inkoopdocument ‘Specialistische Jeugdhulp’ en inkoopdocument ‘Ambulante jeugdhulp en Wmo-begeleiding’ Regio Rijk van Nijmegen

19

26.5

Opdrachtnemer verleent volledige medewerking aan aangekondigd en onaangekondigd onderzoek en toezicht door de Opdrachtgever (of door opdrachtgever daartoe aangewezen derden). Voor zover bij een controle of onderzoek op persoonsniveau een voorafgaande toestemmingverklaring is vereist, draagt Opdrachtnemer er zorg voor deze aan te vragen bij de cliënt. Onder onderzoeken worden bijvoorbeeld verstaan: a. Kwaliteitsonderzoek, een (thematisch) onderzoek van de geleverde zorg of ondersteuning, om vraagpatronen te achterhalen of de realisatie van contractuele afspraken te beoordelen. b. Procesaudit, onderzoek of de overdracht in de keten, de netwerksamenwerking en de beheersmaatregelen en/of samenwerkingsafspraken voldoende werken, zodat het cliëntproces zonder problemen verloopt. c. formele controle, een onderzoek of het gedeclareerde bedrag voortvloeit uit een prestatie die voldoet aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en overeenkomst. d. controle jaarrekening en accountantsverklaring, een onderzoek naar de jaarrekening en/of de accountantsverklaring. e. controle naleving contract, een onderzoek of een of meerdere contractvoorwaarden worden nageleefd. f. materiële controle, een onderzoek of de gedeclareerde prestatie is geleverd en/of deze valt binnen een afgegeven indicatie of aanwijzing; g.

detailcontrole, onderzoek naar bij een aanbieder berustende persoonsgegevens met betrekking tot cliënten die hun woonplaats hebben in de gemeente Nijmegen, ten behoeve van materiele controle of fraudeonderzoek; h. fraude-onderzoek, onderzoek waarbij nagegaan wordt of degene die bij de gemeente of de SVB een bedrag in rekening brengt voor maatschappelijke ondersteuning of jeugdhulp, valsheid in geschrifte, bedrog, benadeling van rechthebbenden of verduistering pleegt of tracht te plegen ten nadele van de gemeente, met het doel een betaling of een ander voordeel te verkrijgen waarop hij geen recht heeft of kan hebben. i. integriteitsonderzoek, onderzoek waarbij de integriteit van de aanbieder en/of (zoals die in artikel 1, eerste lid, onder e van de Wet Bibob worden genoemd) betrokkenen wordt beoordeeld. Een Bibob-toets kan hiervan deel uitmaken.

26.6

Opdrachtnemer stelt Opdrachtgever binnen 5 werkdagen op de hoogte van: a)

Datgene vermeld in de overeenkomst, deel 3, artikel 10, lid 3, sub a (onderzoeken IGJ of gemeentelijk toezichthouder);

b) Feiten en omstandigheden die tot een afwijking van de bepalingen uit de overeenkomst of het niet, niet geheel of niet tijdig nakomen van de overeenkomst zouden kunnen leiden, waaronder ook inbegrepen: o

Maatregelen van opdrachtgevende of met toezicht, handhaving of vervolging belaste partijen (in het bijzonder zorgkantoren, belastingdienst, Openbaar Ministerie) tegen Opdrachtnemer of personen die onderdeel zijn van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van Opdrachtnemer of daarin vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben. Opdrachtnemer informeert Opdrachtgever en stuurt zodra beschikbaar een afschrift van het onderzoek door de partij belast met toezicht,

Bijlage 1 bij Inkoopdocument ‘Specialistische Jeugdhulp’ en inkoopdocument ‘Ambulante jeugdhulp en Wmo-begeleiding’ Regio Rijk van Nijmegen

20

handhaving of vervolg én de eventueel te nemen maatregelen voor zover deze maatregelen niet openbaar zijn. Opdrachtgever overweegt of deze bevindingen consequenties hebben op overeenkomst. c)

Feiten en omstandigheden waarbij sprake is/zal zijn van maatschappelijke onrust en/of media-aandacht;

d) Vermoedens van fraude of oneigenlijk gebruik van voorzieningen; 26.7

Opdrachtnemer met een omzet van meer dan €200.000, deponeert (jeugd, jaarverantwoordingzorg.nl) )/ overlegt (wmo, contracteringregio@nijmegen.nl) jaarlijks voor 1 juni, startend op 1 juni 2024: • een door Opdrachtnemer ondertekende jaarrekening van Opdrachtnemer inclusief de verklaring en het verslag van bevindingen van de onafhankelijke en bevoegde accountant over het voorgaande jaar; • De bij de jaarrekening behorende verklaring afhankelijk van de omvang van de organisatie: Micro Klein Groot Activa

≤ € 350.000

≤ € 6 miljoen

Omzet

≥ € 200.000 en ≤ € 700.000

≤ € 12 miljoen

Werknemers gemiddeld

≤ 10

≤ 50

>€6 miljoen > € 12 miljoen > 250

Soort verklaring

samenstellingsverklaring

Beoordelingsverklaring

Controle verklaring

De kwalificaties in bovenstaande tabel zijn van toepassing als de Opdrachtnemer over de twee voorafgaande boekjaren aan twee van de drie criteria voldoet. Bij de criteria sluiten we aan bij de in de wet geldende (Artikel 396, Titel 9 BW 2) omvangscriteria met een door Opdrachtgever aangepaste ondergrens van € 200.000 omzet. De documenten hebben betrekking op de rechtspersoon die de Opdracht uitvoert, ook als de Opdrachtnemer onderdeel is van een fiscale eenheid. De jaarrekening (dan wel toelichtende bijlage) dient te voldoen aan de landelijke richtlijnen voor jaarverslaglegging.

26.8 26.9

De accountantsverklaring dient te zijn opgesteld door een onafhankelijke en bevoegde accountant in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA), de Nederlandse controlestandaarden (in het bijzonder Standaard 800) en het actuele Algemeen accountantsprotocol financiële productieverantwoording WMO en jeugdwet” zoals gepubliceerd door i-Sociaaldomein en de in het verlengde daarvan ontwikkelde (landelijke) formats en protocollen. Indien Opdrachtnemer een beroep doet op de financieel-economische draagkracht van een derde, geldt eis 26.7 ook voor deze derde. Opdrachtgever vindt het belangrijk te weten welke belangen Opdrachtnemers hebben en hoe deze zich tot elkaar verhouden. Opdrachtnemer overlegt op verzoek een netwerkkaart waaruit blijkt: •

Aan welke rechtspersonen Opdrachtnemer (indirect) verbonden is en wat de aard (administratief/ juridisch/organisatorisch/financieel/ zeggenschap) en omvang (indien financieel) van de relaties met deze rechtspersonen is;

•

Wat de positie van de rechtspersoon Opdrachtnemer binnen de groep/gelieerde rechtspersonen is;

Bijlage 1 bij Inkoopdocument ‘Specialistische Jeugdhulp’ en inkoopdocument ‘Ambulante jeugdhulp en Wmo-begeleiding’ Regio Rijk van Nijmegen

21

•

Welke personen invloed hebben dan wel financieel belang hebben in Opdrachtnemer (denk aan bestuurders/ eigenaren/aandeelhouders/ toezichthouders/ultimate beneficial owner);

•

Of bovengenoemde personen invloed dan wel financieel belang hebben bij bovengenoemde gelieerde rechtspersonen en zo ja welk;

•

In welke rechtspersonen bovengenoemde personen invloed dan wel financieel belang hebben;

26.10

26.11

26.12 26.13 27

Opdrachtnemer kan ook om een andersoortige netwerkkaart vragen. Opdrachtnemer levert jaarlijks uiterlijk 1 april van het daaropvolgende jaar een productieverantwoording in conform het landelijk accountantsprotocol op de ROBwebsite. Opdrachtnemer die binnen de rechtspersoon van Opdrachtnemer ook andere activiteiten dan zorg heeft ondergebracht, overlegt op verzoek een gesegmenteerde jaarrekening. Opdrachtnemer verschaft op verzoek, op jaarbasis, inzicht in de verhouding directe en indirecte cliëntgebonden tijd op organisatieniveau. Opdrachtnemer verschaft op verzoek, op jaarbasis, inzicht in de werkelijke inzet van de functiemix van de professionals op organisatieniveau. INFORMATIEVERSTREKKING – SPECIFIEK JEUGD

27.1

Indien Opdrachtnemer verplicht is om data gegevens aan te leveren aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) volgens het informatieprotocol beleidsinformatie jeugd, dan hanteert de Opdrachtnemer hierbij de outcome indicatoren uit dit informatieprotocol.

27.2

Specifiek Gezinshuizen Opdrachtnemer meldt vooraf als deze voornemens is om een gezinshuis met meer dan 6 plekken in te zetten voor de opdracht. Opdrachtnemer treedt daarna in overleg met de Gemeente om de opbouw van het gezinshuis toe te lichten en afspraken te maken over het te volgen plan van aanpak om te gaan voldoen aan de maximale omvang. Opdrachtgever hanteert voor deze gezinshuizen met meer dan 6 plekken aangepaste tarieven.

27.3

Specifiek verblijfsproducten met intensiteit Bij structurele wijziging van intensiteit communiceert aanbieder deze wijziging uiterlijk 3 maanden voor ingang van het nieuwe contractjaar met Gemeente. Mutaties worden alleen bij ingang van een nieuw contractjaar toegestaan. HANDHAVING

28

1.

2. 3.

Opdrachtnemer volgt mondelinge dan wel schriftelijk door een door het College aangewezen toezichthouder gegeven bevelen onmiddellijk op. Opdrachtnemer neemt de maatregelen binnen de bij het bevel gestelde termijn en meldt schriftelijk aan de toezichthouder dat de maatregelen volledig zijn uitgevoerd. Opdrachtnemer voert aanwijzingen in het kader van een hersteltraject onverkort uit. Opdrachtnemer brengt gedurende de periode van verscherpt toezicht de toezichthouder periodiek door middel van een rapportage op de hoogte van de voortgang van het hersteltraject.

29

PRIVACY EN INFORMATIEBEVEILIGING

29.1

Opdrachtnemer draagt zorg voor de systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de informatiebeveiliging door aantoonbaar met een werkproces

Bijlage 1 bij Inkoopdocument ‘Specialistische Jeugdhulp’ en inkoopdocument ‘Ambulante jeugdhulp en Wmo-begeleiding’ Regio Rijk van Nijmegen

22

voor informatieverwerking te werken. Opdrachtnemer beschikt over een vastgesteld werkproces en kan dit proces op aanvraag van Opdrachtgever overleggen. 29.2

30

Opdrachtgever vindt het belangrijk dat de toegankelijkheid van cliëntdossiers ook is gewaarborgd bij het faillissement van Opdrachtnemer. Opdrachtnemer kan op aanvraag van Opdrachtgever een Third Party Memorandum (TPM) overleggen van de partij waarvan Opdrachtnemer het cliëntvolgsysteem gebruikt. VERZEKERING Opdrachtnemer is adequaat verzekerd voor de beroeps- en bedrijfsactiviteiten die opdrachtnemer in het kader van deze overeenkomst uitvoert. Indien Opdrachtgever Opdrachtnemer daartoe verzoekt, dient Opdrachtnemer een recente gewaarmerkte kopie van de verzekeringspolis of een verklaring van de verzekeraar of verzekeringsmakelaar te overleggen met daarin in ieder geval: • De verzekerde activiteiten; • De dekking per verzekeringsjaar; • De maximale dekking per gebeurtenis per verzekeringsjaar; • De geldigheidsduur van de verzekering.

31

ADMINISTRATIE & DECLARATIE

31.1

Opdrachtnemer handelt conform het standaard administratieprotocol en de daarbij behorende aanvullende afspraken van de Regio Rijk van Nijmegen. Zie website www.robregionijmegen.nl voor de meest actuele versie.

31.2 31.3 31.4

31.5

31.6

31.7

31.8

Opdrachtnemer declareert minimaal 90% van de geleverde zorg in de eerst volgende kalendermaand. Opdrachtnemer dient alle facturen over een jaar (T) uiterlijk 30 juni van het daaropvolgende jaar (T+1) in. Opdrachtnemer stuurt uiterlijk binnen 5 werkdagen na het starten van de hulp een 305 bericht aan Opdrachtgever met de startdatum van de jeugdhulp/ondersteuning via iJW/iWmo Specifiek verblijfsvoorzieningen-jeugd Bij verblijfsvoorzieningen jeugd is de startdatum van de zorg, de datum waarop het daadwerkelijke verblijf van de jeugdige in de voorziening begint. Specifiek verblijfsvoorzieningen-jeugd met uitzondering van tijdelijk verblijf en deeltijdpleegzorg: Opdrachtnemer schrijft jeugdigen die in de voorziening van Opdrachtnemer verblijven in in de gemeente waar de voorziening is gevestigd. Geheime plaatsingen zijn uitgezonderd van deze eis. Opdrachtnemer hanteert in het berichtenverkeer enkel de AGB-code opgegeven bij de inschrijving. Dit is maximaal één code en altijd de ondernemingscode. Opdrachtnemer neemt berichten waarin een andere AGB-code wordt gebruikt, niet aan. Opdrachtnemer maakt enkel gebruik van de door Opdrachtgever geselecteerde productcodes. Wijzigingen van productcodes worden gepubliceerd op de website van het ROB (www.robregionijmegen.nl) en doorgegeven in de daarvoor bestemde berichten.

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van ongeldige productcodes zal de Opdrachtgever de desbetreffende declaratie niet betaalbaar stellen en retour sturen naar de Opdrachtnemer. Indirecte kosten hieromtrent van de Opdrachtnemer mogen niet separaat worden gefactureerd. Wijzigingen in naam, rechtsvorm, KvK, IBAN en/of AGB vragen om een wijziging van het contract (addendum). Bovendien hebben wijzigingen in IBAN en/of AGB een grote impact op de administratie en declaratie en zodoende backoffices van Opdrachtgever. Om deze

Bijlage 1 bij Inkoopdocument ‘Specialistische Jeugdhulp’ en inkoopdocument ‘Ambulante jeugdhulp en Wmo-begeleiding’ Regio Rijk van Nijmegen

23

wijzigingen te kunnen implementeren, heeft Opdrachtgever ook tijdig informatie nodig van Opdrachtnemer. Sommige wijzigingen (zie overeenkomst, deel 3, artikel 20) zijn uitsluitend mogelijk zijn na schriftelijke goedkeuring van Opdrachtgever. Opdrachtnemer meldt wijzigingen in de naam van de zorgaanbieder, rechtsvorm, KvK, IBAN en/of AGB minstens acht weken vóór de gewenste datum van de wijziging bij Opdrachtgever via contracteringregio@nijmegen.nl. Opdrachtgever geeft al dan niet goedkeuring en Opdrachtgever en Opdrachtnemer maken vervolgens afspraken over de implementatie van de wijziging. Opdrachtnemer hanteert een gewijzigde AGB-code pas in het berichtenverkeer nadat Opdrachtgever hiertoe goedkeuring is verleend. 31.9

Opdrachtnemer meldt wijzigingen in de contactpersonen en contactgegevens (postadres, bezoekersadres, website URL, telefoonnummer, emailadressen) bij Opdrachtgever via contracteringregio@nijmegen.nl.

31.10 31.11

31.12 31.13

Opdrachtnemer declareert alleen activiteiten waarvoor hij opdracht van een verwijzer heeft gekregen én die hij feitelijk heeft uitgevoerd. Opdrachtnemer declareert geen ondersteuning geboden door personen die daarvoor geen loon hebben ontvangen van Opdrachtnemer. Hierbij kan gedacht worden aan stagiaires die al dan niet een onkosten- of stagevergoeding ontvangen. Opdrachtnemer declareert uitsluitend declarabele tijd zoals opgenomen in bijlage productomschrijvingen en tarieven. Opdrachtnemer beschikt over een transparante, ordelijke en controleerbare administratie en voldoet aan de minimumeisen die de belastingdienst stelt aan Opdrachtnemer. De administratie is volledig, juist en actueel.

31.14

Opdrachtnemer richt zijn administratie zodanig in dat het ten allen tijde mogelijk is om een relatie te leggen tussen de verwijzing, toewijzing van een jeugdige/inwoner en de tijd besteed aan zorg voor de jeugdige/inwoner. Tijdsregistratie dient daarbij herleidbaar te zijn naar de individuele professional en de jeugdige/inwoner. Dit geldt ook wanneer een onderaannemer de ondersteuning voor de jeugdige vorm geeft.

31.15

Opdrachtnemer creëert uit de registratie van uitgevoerde werkzaamheden op navolgbare en controleerbare wijze de declaratie met genoemde productcodes welke naar Opdrachtgever wordt verstuurd.

31.16

31.17

32

Specifiek voor orthopedagogische behandeling Indien Opdrachtnemer Orthopedagogische behandeling regulier en/of specialistisch levert, voert Opdrachtnemer een interne administratie waaruit blijkt welke specifieke behandelinterventies (zoals IAG, NIKA, etc.) voor hoeveel jeugdigen en en met welke omvang zijn geleverd. Over deze geleverde interventies kan Opdrachtnemer een rapportage opstellen en aanleveren aan opdrachtgever. Specifiek voor InVerbindingsTeam met JIM (IVT met JIM) Opdrachtnemer voert een administratie waarin per gemeente de wachtlijst, de caseload, de startdatum en einddatum van het IVT met JIM traject en het resultaat van het traject worden bijgehouden. Onder resultaat van een casus wordt verstaan het koppelen van een JIM aan het gezin en het wel of niet plaats vinden van een uithuisplaatsing tijdens het IVT met JIM traject. STEUNWIJZER Opdrachtnemer is aangemeld bij Steunwijzer8 en heeft zijn profiel volledig ingevuld met actuele informatie. Opdrachtnemer is zelf verantwoordelijk voor de juistheid en

Steunwijzer Regio Rijk van Nijmegen Het online platform van de Regio Nijmegen waarmee de Opdrachtgever al haar aanbod in beeld brengt voor zorgaanbieders, Verwijzers en jeugdigen en gezinnen 8

Bijlage 1 bij Inkoopdocument ‘Specialistische Jeugdhulp’ en inkoopdocument ‘Ambulante jeugdhulp en Wmo-begeleiding’ Regio Rijk van Nijmegen

24

volledigheid van de informatie op zijn profiel in Steunwijzer, en het actueel houden hiervan. 33

LOCATIES

33.1

Opdrachtnemer maakt uitsluitend gebruik van locaties die voldoen aan de wet- en regelgeving, in het bijzonder rondom de (brand)veiligheid en hygiëne.

33.2 33.3

Opdrachtnemer richt verblijfslocaties in met aandacht voor een huiselijke sfeer, zodat het normale gezinsleven hierin tot uitdrukking kan komen. Specifiek bij Verblijf: Opdrachtnemer beschikt over minimaal één verblijfslocatie voor jeugdigen op de ingangsdatum van de overeenkomst. Deze locatie is gevestigd binnen een hemelsbrede afstand van maximaal 50 km van het stadhuis van de dichtstbij gelegen regiogemeente, zoals gemeten op afstandmeten.nl

34

GOED WERKGEVERSCHAP, -OPDRACHTGEVERSCHAP

34.1

Indien er sprake is van een in de branche toepasselijke algemeen verbindend verklaarde cao, past Opdrachtnemer deze toe. Indien er geen sprake is van een in de branche toepasselijke algemeen verbindend verklaarde cao dan sluit Opdrachtnemer zoveel mogelijk aan bij de in de betreffende branche gebruikelijke cao en sluit een daarmee gelijkwaardig arbeidsvoorwaardenpakket af. Opdrachtnemer geeft invulling aan het begrip goed werkgeverschap (denk aan zorgvuldig, sociaal, transparant en controleerbaar). Opdrachtgever beschouwt in ieder geval verloop (uitstroom fte/totaal fte), verzuim (aantal ziektedagen werknemers totaal aantal beschikbare dagen werknemers), de PNIL-ratio (personeel niet in loondienst/totale personeel) en de tevredenheid en ontwikkeling van professionals als indicatoren voor goed werkgeverschap. Opdrachtnemer voldoet aan de wetgeving omtrent arbeidsomstandigheden.

34.2

34.3

Opdrachtnemer zorgt voor de veiligheid, gezondheid en welzijn van werknemers conform de Arbo-eisen. Opdrachtnemer draagt zorg voor een actief HR beleid voor het werven en deskundig en vitaal houden van personeel. 34.4

Opdrachtnemer richt een steunstructuur in voor werknemers die geconfronteerd worden met intense problematiek en/of schokkende gebeurtenissen.

35

GOOD GOVERNANCE

35.1

Opdrachtnemer geeft invulling aan ‘good governance’: goed bestuur en goed (intern) toezicht. Hiertoe implementeert Opdrachtnemer een governancecode waarin in ieder geval rekenschap wordt gegeven van de meest actuele Governancecode Zorg (zie https://www.governancecodezorg.nl/). In de governancecode benoemt Opdrachtnemer die principes en bepalingen die zij toepast om de verhoudingen tussen bestuurs- en toezichthoudend orgaan en belanghebbenden te reguleren. Opdrachtgever, cliënten en hun naasten, UBO’s en professionals worden hierbij in ieder geval aangemerkt als belanghebbenden. In de governancecode beschrijft Opdrachtnemer ook hoe er concreet invulling wordt gegeven aan de principes en bepalingen in de inrichting van governance. Good governance betekent voor Opdrachtnemer in principe het volgende: a)

Opdrachtnemer heeft een toezichthoudend orgaan;

b) Het bestuur (en toezichthoudend orgaan) van Opdrachtnemer hanteren, blijkend uit hun handelen, waarden en normen die passen bij de maatschappelijke positie van Opdrachtnemer. Dit zijn in ieder geval de algemene

Bijlage 1 bij Inkoopdocument ‘Specialistische Jeugdhulp’ en inkoopdocument ‘Ambulante jeugdhulp en Wmo-begeleiding’ Regio Rijk van Nijmegen

25

waarden: integriteit, aanspreekbaarheid, betrouwbaarheid, zorgvuldigheid, professionaliteit, openheid, transparantie, doelgerichtheid en doelmatigheid; c)

Het bestuur (en toezichthoudend orgaan) zijn op de hoogte van de bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden die zij hebben. Deze liggen vast (statutair en/of bestuurs-/toezicht reglement).

d) Opdrachtnemer schept randvoorwaarden en waarborgen voor een adequate invloed van belanghebbenden. Het toezichthoudend orgaan kan zelfstandig, zonder bestuur, in gesprek gaan met belanghebbenden, vica versa; e)

Leden van het toezichthoudend orgaan zijn deskundig, goed op de hoogte van de gang van zaken bij Opdrachtnemer en worden optimaal geïnformeerd en gefaciliteerd door Opdrachtnemer;

f)

Het bestuur en toezichthoudend orgaan zijn deskundig en professioneel en ontwikkelen deze professionaliteit en deskundigheid continu;

g)

Opdrachtnemer waarborgt een lerende cultuur waarin eenieder de ruimte ervaart om fouten te maken en dit uit spreken om ervan te kunnen leren;

h) Het bestuur en toezichthoudend orgaan evalueren minimaal jaarlijks gezamenlijk met cliënten (medezeggenschapsorgaan o.i.d.) en professionals (ondernemingsraad o.i.d.) de implementatie van de governancecode, samenwerking en het functioneren. Er is een verslag van deze evaluatie; i)

Leden van het toezichthoudend orgaan zijn onafhankelijk van personen met invloed of belang in Opdrachtnemer, zijnde in ieder geval leden in het bestuursorgaan, aandeelhouders en andere UBO’s. Leden zijn in de afgelopen drie jaar op geen enkele wijze verbonden geweest aan Opdrachtnemer of daaraan gelieerde rechtspersonen.

j)

Opdrachtnemer registreert leden van het toezichthoudend orgaan in het KvK;

k)

Opdrachtnemer sluit aan bij door de brancheorganisaties in de zorg en Vereniging van Bestuurders in de Gezondheidszorg (NVZB) en Nederlandse Vereniging van toezichthouders in zorginstellingen (NVTZ) ontwikkelde normen, standaarden en richtlijnen, of daarmee vergelijkbaar;

l)

Opdrachtnemer gaat sober met zorggelden om. Zorggelden worden zoveel mogelijk besteedt aan en blijven zoveel mogelijk behouden voor de maatschappelijke doelen waarvoor ze zijn verstrekt: het daadwerkelijk bieden van hulp aan jeugdigen.

m) Aan bestuurders en toezichthouders worden geen aandelen en/of rechten op aandelen bij wijze van beloning toegekend; n) Indien Opdrachtnemer winst uitkeert dan wel vermogensonttrekkingen doet, worden voorstellen hiertoe behandeld door het toezichthoudende orgaan. Het reserverings- en uitkeringsbeleid en voorstellen tot uitkering van winst en vermogen worden met het toezichthoudende orgaan als aparte agendapunten behandeld en verantwoord in een verslag. De leden van het toezichthoudend orgaan onderschrijven het belang van sober omgaan met zorggelden en zijn de op de hoogte van de eisen gesteld aan Opdrachtnemer hieromtrent. o) Het toezichthoudend orgaan van Opdrachtnemer is op de hoogte van de betrokkenheid/relaties van Opdrachtnemer en bestuurders met andere rechtspersonen; p) De bedrijfsstructuur is zo eenvoudig mogelijk. De relaties tussen andere rechtspersonen en Opdrachtnemer zijn volledig transparant en passen bij de

Bijlage 1 bij Inkoopdocument ‘Specialistische Jeugdhulp’ en inkoopdocument ‘Ambulante jeugdhulp en Wmo-begeleiding’ Regio Rijk van Nijmegen

26

maatschappelijke doelstelling en omvang, diversiteit en/of aard van Opdrachtnemer9. q) Er geen sprake is van belangenverstrengeling en de schijn van belangenverstrengeling wordt voorkomen. Opdrachtnemer kan uitleggen hoe hiermee wordt omgegaan. r)

Opdrachtnemer zet geen gelieerde rechtspersonen in: rechtspersonen waarin zij direct of indirect zeggenschap of financieel belang heeft, noch waarin aandeelhouders, UBO’s, leden van het bestuur of toezichthoudende orgaan van Opdrachtnemer een belang, zeggenschap of bestuurs-/toezichthoudende functie hebben (bijv. ICT-bedrijf). Opdrachtnemers die onderdeel uitmaken van een groep van rechtspersonen waarin gebruikt wordt gemaakt van een zogenaamd Shared Services Center kunnen van deze subeis afwijken.

Toelichting in principe:

35.2

Als een of meerdere van de bovengenoemde subseisen naar het oordeel van door Opdrachtgever aangewezen expert(s) niet passend is/zijn gezien de omvang, diversiteit en/of aard van een individuele Opdrachtnemer10 wordt deze subeis niet toegepast en/of aangepast toegepast op die Opdrachtnemer. Opdrachtnemer besteedt extra aandacht aan good governance als: -

Opdrachtnemer onderdeel is van een groep;

-

Een substantieel deel van de zorg wordt uitgevoerd door andere rechtspersonen dan Opdrachtnemer (denk aan onderaannemers, franchisenemers of coöperatieleden);

-

Opdrachtnemer een statutaire bestuurder heeft;

-

Opdrachtnemer de mogelijkheid heeft (bijv. als BV) om winst of vermogen uit keren;

-

Personen die invloed of financieel belang hebben bij Opdrachtnemer (denk aan leidinggevenden/bestuurders/aandeelhouders) tevens mogelijke ontvanger van winsten of vermogen/UBO zijn van Opdrachtnemer zijn (direct of via een gelieerde rechtspersoon);

-

Personen die invloed of financieel belang hebben bij Opdrachtnemer (denk aan bestuurders/aandeelhouders) tevens invloed of financieel belang hebben bij aan Opdrachtnemer gelieerde rechtspersonen;

-

Er (naar het oordeel van opdrachtgever en andere belanghebbende) de schijn van belangenverstrengeling bestaat;

-

Er eerder door een expert/gezaghebbend orgaan (denk aan de IGJ) is geoordeeld dat de good governance niet op alle vlakken voldoet;

35.3

Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat alle leden van het bestuurs-, leidinggevend en toezichthoudend orgaan beschikken over een passende VOG.

35.4 36

Opdrachtnemer met een UBO staan ingeschreven in het UBO-register van de KvK. TRANSPARANTE, GEZONDE EN PASSENDE FINANCIËLE HUISHOUDING

36.1

Opdrachtnemer voert een gezonde financiële huishouding die past bij ‘good governance’ en de maatschappelijke doelstelling en positie van Opdrachtnemer, en waarin zorggelden navolgbaar en toetsbaar zijn. Zorggelden worden zoveel mogelijk ingezet en blijven zoveel mogelijk behouden voor de zorg. Dit betekent in principe het volgende:

9 Voorbeeld: drie rechtspersonen voor 3 ton omzet op 1 dienst past niet. 10 Voorbeeld: het is niet proportioneel om van een éénpitter te verwachten dat deze een toezichthoudend orgaan heeft.

Bijlage 1 bij Inkoopdocument ‘Specialistische Jeugdhulp’ en inkoopdocument ‘Ambulante jeugdhulp en Wmo-begeleiding’ Regio Rijk van Nijmegen

27

a)

De verklaring van de accountant bij de jaarrekening is goedkeurend zonder onzekerheid van materieel belang en/of paragraaf over de continuïteit. Er is geen sprake van een negatief eigen vermogen en negatief resultaat.

b) Current ratio is minimaal 1. Definitie current ratio = (vlottende activa + liquide middelen) / totaal kortlopende schulden; c)

Het weerstandsvermogen past bij de risico’s (calamiteiten) die Opdrachtnemer mogelijk financieel moet opvangen. Uitgangspunt is dat het weerstandsvermogen minimaal 15% - maximaal 30% is.

Weerstandsvermogen = (eigen vermogen / totale baten) * 100% d) De solvabiliteit is voldoende om langlopende verplichtingen te voldoen. Uitgangspunt is dat de solvabiliteit tussen de 20-40% is;

Solvabiliteit = (eigen vermogen / totaal vermogen) * 100% e)

De kostenstructuur van Opdrachtnemer past bij de dienstverlening.

f)

Het resultaat na belasting (winst) is minimaal 0% in een van de twee afgelopen jaren;

g)

Er worden geen exorbitant hoge winsten geboekt. Het operationele resultaat is maximaal 10%. Het resultaat na belasting (winst) is maximaal 5%.

h) Er worden geen exorbitant hoge dividenden (direct of indirect) uitgekeerd aan of via gelieerde rechtspersonen en/of aan aandeelhouders. Maximaal 4% van de omzet. Mocht een hogere norm gaan gelden met de inwerkingtreding van de Wet Integere Bedrijfsvoering zorg- en jeugdhulpaanbieders (Wibz), dan wordt de hoogte van de hier genoemde norm vervangen door de in de Wibz genoemde norm. i)

Overschotten blijven zoveel mogelijk behouden voor de zorgentiteit.

j)

Transacties van/naar gelieerde rechtspersonen worden verantwoord en geëvalueerd. Activiteiten/diensten/vastgoed worden alleen goed gemotiveerd ondergebracht bij gelieerde rechtspersonen en betaald tegen de daadwerkelijke

kostprijs. Zodoende worden in dergelijke transacties geen overschotten verplaatst naar gelieerde rechtspersonen of Onderaannemers. k)

De totale beloning per bestuurder (of soortgelijk), al dan niet via gelieerde rechtspersonen, is niet exorbitant hoog. Maximaal het bedrag gelijk aan de bij de Opdrachtnemer passende WNT-norm. Definitie totale beloning: alle gelden die via de Opdrachtnemer direct of indirect ten goede komen van de bestuurder(s) (of soortgelijk). Onder totale beloning kan, afhankelijk van de constructie, worden verstaan: o

Salaris/bezoldiging/management-fee/opbouw pensioenrechten;

o

Dividenduitkeringen;

o

Rente-inkomsten of rentevoordelen op persoonlijke leningen/financieringen verstrekt door of aan Opdrachtnemer door of aan de bestuurder of gelieerde rechtspersonen;

o

Beloning uit inhuur van de bestuurder (of soortgelijk) in een andere functie dan bestuurder (of soortgelijk);

o

de waardegroei van de totale reserves van de aan elkaar gelieerde rechtspersonen waarvan de bestuurder aandeelhouder (of soortgelijk) is

Bijlage 1 bij Inkoopdocument ‘Specialistische Jeugdhulp’ en inkoopdocument ‘Ambulante jeugdhulp en Wmo-begeleiding’ Regio Rijk van Nijmegen

28

(meestal de Holding) ontstaan door overschotten die al dan niet als dividend worden toegevoegd vanuit Opdrachtnemer11, Als de partner van de bestuurder aandeelhouder (of soortgelijk) is, wordt de totale beloning van deze partner ook meegewogen. l)

De totale beloning van het bestuur (of soortgelijk), en aandeelhoudende partners, staat in verhouding tot de aard en omvang van de organisatie. Maximaal 8% van de omzet.

m) Opdrachtnemer vermengt zorggelden niet met persoonlijke gelden en/of gelden uit andere activiteiten. Opdrachtnemer verstrekt geen persoonlijke leningen (bijv. aan bestuurders) en leent niet van personen die, via gelieerde personen, verbonden zijn aan Opdrachtnemer. Privéleningen (zoals een hypotheek) worden ondergebracht in een separate rechtspersoon. Gelden die vanuit Opdrachtnemer worden overgeboekt naar die rechtspersoon worden beschouwd als gelden niet besteed/behouden voor de zorg en, indien het gaat om een lening aan bestuurder/aandeelhouder, beloning van de bestuurder/aandeelhouder. n) Er wordt (incidenteel) niet voldaan aan een of meerdere van bovengenoemde subeisen, maar naar het oordeel van door Opdrachtgever aangewezen financiële experts blijkt uit door Opdrachtnemer aangeboden informatie (denk aan een meerjarenbegroting, investeringsplan en liquiditeitsprognose) dat dit niet af doet aan het vermogen van Inschrijver om een transparante, gezonde en passende financiële huishouding te voeren;

Toelichting in principe: Als een of meerdere van de bovengenoemde subeisen naar het oordeel van door Opdrachtgever aangewezen expert(s) niet passend is/zijn gezien de omvang, diversiteit en/of aard van een individuele Opdrachtnemer wordt deze subeis niet toegepast en/of aangepast toegepast op die Opdrachtnemer. Als Opdrachtnemer (incidenteel) niet voldoet aan een of meerdere van bovengenoemde subeisen, maar naar het oordeel van door Opdrachtgever aangewezen financiële experts blijkt uit door Opdrachtnemer aangeboden informatie dat dit niet af doet aan het vermogen van Aanmelder om een transparante, gezonde en passende financiële huishouding te voeren, voldoet Opdrachtnemer aan het contract. Het is aan Opdrachtnemer om op verzoek de besteding van publieke gelden navolgbaar, toetsbaar en aannemelijk te maken. Als Opdrachtnemer hier niet toe in staat is, worden de eisen toegepast op Opdrachtnemer als geheel. Als er sprake is van geldstromen (in welke vorm dan ook) tussen Opdrachtnemer en aan Opdrachtnemer gelieerde rechtspersonen, en zorggelden zodoende een bestemming krijgen in/via andere rechtspersonen, kunnen deze rechtspersonen betrokken worden in

11 Hierbij is het relevant of de overschotten al dan niet de zorg als (toekomstige) bestemming hebben. Voorbeeld: een

bestuurder die tevens UBO is van een groep van gelieerde rechtspersonen ontvangt de maximale WNT-bezoldiging: €216.000. Daarnaast verhuurt de bestuurder vanuit de bovenliggende Holding met 20% winst vastgoed aan Opdrachtnemer. Deze winst is €50.000 euro en wordt toegevoegd aan de reserves van de Holding. Tot slot keert de bestuurder vanuit de Opdrachtnemer structureel €250.000 overschot als dividend uit aan de bovenliggende Holding. De Holding investeert structureel niet in de Opdrachtnemer. In deze situatie wordt de totale beloning van de bestuurder/UBO beschouwd als het totaal van deze bedragen (€216.000+€50.000+€250.000): €516.000 euro.

Bijlage 1 bij Inkoopdocument ‘Specialistische Jeugdhulp’ en inkoopdocument ‘Ambulante jeugdhulp en Wmo-begeleiding’ Regio Rijk van Nijmegen

29

de beoordeling en gelden bovengenoemde eisen ook voor deze rechtspersonen. In deze situaties dient Opdrachtnemer ook gelezen te worden als ‘de aan Opdrachtnemer gelieerde rechtspersoon’. Deze eis wordt alleen toegepast als het betrekken van de gelieerde rechtspersonen noodzakelijk is om naleving te toetsen.

36.2

Als een of meerdere van de bovengenoemde subeisen niet passend of dekkend blijkt te zijn voor de praktijk, kan Opdrachtgever de subeisen eenzijdig aanpassen. Deze ruimte voor ontwikkeling is noodzakelijk om nieuwe manieren om publieke gelden te onttrekken aan de zorg, het hoofd te kunnen bieden gedurende de looptijd van de overeenkomst. Voorafgaand aan een wijziging vindt consultatie van een vertegenwoordiging van Opdrachtnemers plaats. Het advies van deze vertegenwoordiging is zwaarwegend. Opdrachtnemer is transparant over de besteding van zorggelden en kan de besteding verantwoorden. Dit omvat ook transparantie over de gelden, ongeacht de benaming (denk aan bezoldiging, management fee, dividenden, vergoedingen voor diensten etc.) die natuurlijke personen met invloed of financieel belang bij Opdrachtnemer (bestuurders/eigenaren/aandeelhouders/ultimate beneficial owner) ontvangen van Opdrachtnemer of via aan Opdrachtnemer gelieerde rechtspersonen. Op verzoek geeft Opdrachtnemer inzicht in de hoogte van deze gelden en, voor zover van toepassing, het verslag van het toezichthoudend orgaan over de bespreking van voorstellen tot uitkering hiervan.

36.3

Bij de inzet van Onderaannemers, franchisenemers of coöperatieleden komt minimaal 80% van het door Opdrachtgever betaalde tarief ten gunste van de door de Onderaannemer geleverde zorgactiviteiten.

36.4 36.5

36.6

Opdrachtnemer overlegt op verzoek ook informatie over gelieerde rechtspersonen, in het bijzonder geldstromen van/naar aan Opdrachtnemer gelieerde rechtspersonen. Opdrachtnemer voldoet aan de Wet Normering Topinkomens (WNT) en de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg en jeugdhulp. Op verzoek geeft Opdrachtnemer inzage in de (onafhankelijkheid van de) berekening. Ook Opdrachtnemers die wettelijk niet onder de reikwijdte van deze regelingen vallen, handelen in lijn met de regelingen. Dit betekent dat de bezoldiging van een eigenaar/bestuurder van (meerdere gelieerde) eenmanszaken, maatschappen, vennootschappen onder firma (vof’s) en commanditaire vennootschappen (cv’s), waarbij de bezoldiging onderdeel is van de winst, bij volledige inzet maximaal gelijk is aan de bezoldigingsnorm geldend voor klasse II van de WNT12 bedraagt. Opdrachtnemer beheerst risico’s van fouten en fraude en waarborgt daarmee dat met cliënten overeengekomen hulp wordt geboden en gedeclareerd en kan dat ook verantwoorden. Opdrachtnemer die een financiële productieverantwoording moet aanleveren, beschikt in ieder geval over een goedkeurende accountantsverklaring. Indien Opdrachtnemer hier niet over beschikt, kan hij aantonen dat er sprake is van een incident dan wel een bijzondere omstandigheid die niet afdoet aan een deugdelijke interne beheersing en controle door Opdrachtnemer.

37

ONDERAANNEMERS

37.1

Opdrachtnemer zet Onderaannemers (waaronder ook franchisenemers en coöperatieleden) die niet zijn opgegeven in het UEA bij de offerte pas in nadat zij deze,

12 In 2022 is dit €146.000

Bijlage 1 bij Inkoopdocument ‘Specialistische Jeugdhulp’ en inkoopdocument ‘Ambulante jeugdhulp en Wmo-begeleiding’ Regio Rijk van Nijmegen

30

conform het proces beschreven op de ROB-website, heeft gemeld als zijnde Onderaannemer bij Opdrachtgever (contracteringregio@nijmegen.nl) en goedkeuring van Opdrachtgever voor de inzet heeft verkregen. Opdrachtgever geeft op de ROBwebsite per hoofdaannemer en onderaannemer aan welke producten in onderaanneming worden geleverd. Opdrachtgever kan met Opdrachtnemer afspraken maken over het periodiek actualiseren van het overzicht van Onderaannemers. Onderaannemers voor verblijf worden niet vermeld op de ROB website. 37.2 37.3

Opdrachtnemer levert een product waarvoor hij gecontracteerd is uitsluitend als Opdrachtnemer, niet als Onderaannemer. Onderaannemers moeten, al dan niet met behulp van de Hoofdaannemer, voldoen aan alle eisen gesteld in de inkoopdocumenten (inclusief inkoopdocument). Opdrachtnemer moet kunnen aantonen dat Onderaannemers aan alle gestelde eisen voldoen. Opdrachtnemer is volledig verantwoordelijk en hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de Opdracht conform de gestelde eisen, ook de uitvoering door Onderaannemers. Dit betekent in ieder geval dat: •

De Opdracht meer door de Hoofdaannemer wordt uitgevoerd dan door Onderaannemers;

•

De Hoofdaannemer zorg draagt voor de systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit van de ondersteuning geboden door Onderaannemers door aantoonbaar met een kwaliteitssysteem te werken;

•

De Hoofdaannemer er zorgt voor draagt dat de basis voor het beheersen van risico’s op fouten en fraude procesmatig op orde is bij de Onderaannemer en dat declaraties rechtmatig zijn (zie 33)

•

Onderaannemers een (vereenvoudigde) jaarrekening opstellen en (bij jeugd) deponeren.

•

De Hoofdaannemer kan aantonen dat de onderaannemer voldoet aan de wettelijke kwaliteitseisen.

•

37.4

De onderaannemer een transparante, ordelijke en controleerbare administratie en voldoet aan de minimumeisen die de belastingdienst stelt aan Opdrachtnemer. De administratie is volledig, juist en actueel.

Bij de inzet van Onderaannemers berekent Opdrachtnemer uitsluitend de daadwerkelijke kosten van diensten die zij levert door aan de Onderaannemer (geen winstmarge op de inzet van Onderaannemers). Op verzoek van Opdrachtgever geeft Opdrachtnemer inzicht in opdrachten, doorberekende kosten en beloning van Onderaannemers.

Bijlage 1 bij Inkoopdocument ‘Specialistische Jeugdhulp’ en inkoopdocument ‘Ambulante jeugdhulp en Wmo-begeleiding’ Regio Rijk van Nijmegen

31