Afspraken ODRN en gemeente Nijmegen inzake afwikkeling frictiekosten overhead bij uitplaatsen BRIKS-taken vergoeding kosten inhuur en projectkosten

Bijlage 1 Afspraken ODRN en gemeente Nijmegen inzake afwikkeling frictiekosten overhead bij uitplaatsen BRIKS-taken, vergoeding kosten inhuur en projectkosten. Versie 14 augustus 2024

De gemeente Nijmegen wil haar BRIKS-taken die nu bij de ODRN zijn belegd per 1-1-2025 weer in eigen beheer gaan uitvoeren. Taak, formatie, personeel en budgetten worden dan ontvlochten van de ODRN. Met die ontvlechting gaan frictiekosten gepaard. Op basis van verschillende gesprekken, met daarbij input van externen, hebben de ODRN en de gemeente Nijmegen een uitwerking gemaakt van de omvang en de financiering van deze frictiekosten. In deze notitie worden achtereenvolgens uitgewerkt: -

De definitie van de frictiekosten

-

De uitgangspunten bij het bepalen van de frictiekosten

-

Een bepaling van de omvang van deze kosten

-

Dempingsmaatregelen vanuit beide partijen.

-

Afspraken over de financiering van de kosten

Definitie van frictiekosten Onder frictiekosten kunnen in dit geval worden verstaan: alle incidentele en structurele kosten die ontstaan als een direct gevolg van de uitplaatsing van taken en bijbehorende formatie en financiering. Deze notitie beperkt zich tot de frictiekosten die ontstaan bij de overhead (PIOFACH functies, management en ondersteuning). Mogelijk ontstaan er binnen het primaire proces ook nog frictiekosten, maar deze zijn in deze notitie niet beschouwd omdat deze op dit moment (nog) niet bekend zijn. Uitgangspunten bij het bepalen van de frictiekosten Bij het uitwerken van de frictiekosten zijn de volgende uitgangspunten vastgesteld: 1. Alle ontstane frictiekosten worden door de gemeente Nijmegen vergoed.

2. De frictiekosten worden bepaald als ratio van de formatie primair proces dat wordt uitgeplaats gedeeld door de totale formatie primair proces. 3. De berekening wordt gedaan op de overdracht van de samen overeengekomen fte 4. De berekening wordt gedaan op de meest actuele dynamische begrotingsgegevens van 2024 (versie DB 18 april 2024) waarin is opgenomen de meest recente ontwikkeling van taken binnen de ODRN. A-structurele effecten zijn buiten beschouwing gelaten. 5. Kosten kunnen worden afgebouwd volgens een samen overeengekomen tempo namelijk dat de kosten als volgt worden verwacht zich te ontwikkelen: a. Jaar 1 – 100% b. Jaar 2 – 50% c. Jaar 3 – 25% d. Vanaf jaar 4 – 0% 6. Deze afwikkeling zal geeffectueerd kunnen worden door de ODRN door het nemen van maatregelen, zoals het stopzetten van inhuur, tijdelijke contracten of het afbouwen van kosten door deze anderszins stop te zetten. De omvang van de uit te plaatsen BRIKS formatie is bepaald op 38 fte. De totale formatie van de ODRN voor de uitvoering van het primair proces is 201 fte. De frictiekosten overhead ontstaan door de afbouw van het primaire proces waardoor er kosten van de overhead niet meer gedekt worden. De bepaling van deze kosten gaat aan de hand van het percentage van de uit te plaatsen fte ten opzichte van het totale aantal fte primair proces. Ratio frictiekosten als gevolg van uitplaatsing

Ratio

Uitplaatsing formatie 38/ 201

19%

Bepaling van de omvang van de frictiekosten Op basis van de bovenstaande uitgangspunten en de meest recente begrotingscijfers 2024, is de volgende berekening van de frictiekosten overeen gekomen:

Frictie als gevolg uitplaatsing BRIKS Kostenpost Salariskosten en inhuur personeel Overige personele kosten overhead Huisvesting en facilitair ICT IRVN ICT overig Materiele kosten Kapitaallasten Subtotaal

Begroting 2024

Ratio

Factor

Omvang frictie

€ 3.929.000 € 763.000 € 856.000 € 1.149.000 € 505.000 € 336.000 € 150.000 € 7.688.000

0,19 0,19 0,19 0,19 0,19 0,19 0,19

1,75 1,75 1,75 1,75 1,75 1,75 1,75

€ 1.306.393 € 253.698 € 284.620 € 382.043 € 167.913 € 111.720 € 49.875 € 2.556.260

Een tekort van afgerond € 2,6 miljoen, dat is de uitkomst van een modelmatige en discussiearme benadering. In de begroting 2025 zijn we uitgegaan van reële kosteninschattingen. De meerjarenbegroting 2025 tot en met 2027 laat eveneens een tekort op overhead van € 2,6 miljoen zien. Dat ziet u in deze tabel: In € * 1.000

Dynamische begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Omschrijving

Prijspeil 2024

Prijspeil 2025

Prijspeil 2025

Prijspeil 2025

Loonkosten en inhuur overhead

3.929

3.819

3.692

3.692

ICT en informatiebeheer

1.654

1.634

1.608

1.594

Huisvestingslasten

856

900

900

801

Bijdrage regionaal stelsel

408

462

501

501

Opleidingskosten

367

455

480

477

Materiële kosten

336

336

336

336

Overige personele lasten

396

316

316

316

Kapitaallasten

150

150

150

150

8.095

8.071

7.983

7.867

-925

-878

-808

Overhead Frictie overhead Overhead incl frictie

8.095

7.146

7.105

7.059

Totaal lasten

30.827

23.819

23.683

23.530

% overhead

26,3%

30%

30%

30%

Frictie 2025 tm 2027: 2025: - € 925.000 2026: - € 878.000 2027: - € 808.000 Totaal - € 2.611.000

We hebben dus twee benaderingen van het bedrag frictiekosten overhead met vergelijkbare uitkomsten. De omvang van deze frictiekosten is gebaseerd op de veronderstelling (zie de uitgangspunten hierboven) dat de ODRN er in slaagt zelfstandig én met hulp van de gemeente Nijmegen de ontstane kosten daadwerkelijk af te bouwen. Het is belangrijk op te merken dat daar altijd een bepaalde mate van onzekerheid in zit en dat dat niet alleen een kwantitatieve stap is maar ook een kwalitatieve stap. Het wil namelijk niet per definitie zeggen dat het stopzetten van

bijvoorbeeld een tijdelijke overeenkomst ook kwalitatief mogelijk is. Desalniettemin denken beide partijen dat het afbouwen van kosten op deze wijze uiteindelijk haalbaar is. Tenslotte is door beide partijen gekeken welke extra dempingsmaategelen aanvullend op het bovenstaande mogelijk en realistisch zijn. Mogelijkheden om de frictiekosten te dempen. Door partijen is bekeken welke aanvullende dempingsmaatregelen direct door beide partijen genomen konden worden om de frictiekosten te verlagen. •

De ODRN heeft aangegeven de aanwezige managementcapaciteit te kunnen verminderen met 1,2 fte, wat resulteert in een verlaging van € 4,35 ton aan frictiekosten over 3 jaren.

•

De gemeente Nijmegen draagt € 81.320 bij aan de huisvestingslasten 2025.

•

ODRN verlaagt het budget inhuur overhead met € 26.000 in 2027.

Met deze bijstellingen komt ODRN uit op een nieuw bedrag aan frictiekosten van € 2,068 miljoen, zie tabel: in € * 1.000

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Totaal

Frictie overhead

925

878

808

2.611

Afbouw formatie

-145

-145

-145

-435

Verlaging huisvestingslasten

-81

-81

Taakstelling tlv inhuur overhead Frictie bijgesteld

780

733

-26

-26

637

2.068

De gemeente Nijmegen heeft aangegeven dit bedrag te vergoeden. De totale vergoeding frictie kosten overhead komt daarmee op € 2.150.000 (€ 81.320 + € 2.068.680). Daarnaast neemt de gemeente Nijmegen de verbouwingskosten in het pand van de ODRN voor haar rekening neemt. Dit bedrag is nog nader te bepalen. Daarnaast geeft Nijmegen de garantie dat zij vanaf 1 juli 2025 de huisvestingslasten draagt voor het deel van het oppervlakte wat door de ODRN afgestoten gaat worden, waarmee de ODRN dus vanaf die datum geen huisvestingslasten daarvoor draagt. Afspraken over de financiering van de frictiekosten Partijen spreken op basis van het bovenstaande het volgende af:: 1. Gemeente Nijmegen vermindert voor de eerste helft van 2025 eenmalig de kosten voor huur/ facilitair voor een bedrag van € 81.320.

2. De gemeente Nijmegen neemt de verbouwingskosten van het pand van de ODRN voor haar rekening voor zover deze noodzakelijk zijn als gevolg van het ontvlechtingsbesluit en het afstoten van kantoorruimte door de ODRN. Op basis van door Partijen geaccordeerde offerte(s) voor de werkzaamheden, wordt de vergoeding bepaald. 3. De gemeente Nijmegen geeft de garantie dat zij vanaf 1 juli 2025 de huisvestingslasten draagt voor het deel van het oppervlakte wat door de ODRN afgestoten gaat worden, waarmee de ODRN dus vanaf die datum geen huisvestingslasten daarvoor draagt. 4. ODRN vermindert de totale managementcapaciteit per 1-1-2025 met 1,2 fte. 5. Gemeente Nijmegen financiert het restdeel van de frictiekosten te weten € 2.068.680 per 1-1-2025. De totale vergoeding wordt als volgt uitgekeerd: voor 2025 bedraagt de vergoeding €780.000,-. Voor 2026 € 733.000 en voor 2027 bedraagt de vergoeding € 637.000,- plus indexatie. 6. Er vindt geen nacalculatie plaats van dit totaalbedrag of van de individuele deelbedragen. 7. De vergoedingen frictiekosten overhead zijn berekend op prijspeil 2025. Voor zover deze in 2026 en 2027 betaald worden, worden deze bedragen geïndexeerd conform de indexeringspercentages van de gemeente Nijmegen. 8. De ODRN spant zich in om de kosten van overhead te verlagen om zodoende te voorkomen dat de daadwerkelijke frictiekosten hoger komen te liggen. 9.

De ODRN spant zich in om de genoemde afbouw in de jaren 2025 tot en met 2027 daadwerkelijk te realiseren, en neemt aanvullende maatregelen om frictiekosten vanaf 2028 te dekken. Overige vergoedingen Frictiekosten primair proces Het bovenstaande beperkt zich tot de frictiekosten die ontstaan bij de overhead (PIOFACH functies, management en ondersteuning). Mogelijk ontstaan er binnen het primaire proces ook nog frictiekosten, maar deze zijn in deze notitie niet beschouwd omdat deze op dit moment (nog) niet bekend zijn. Deze kan past vastgesteld worden als duidelijk is welk personeel overgaat naar de gemeente Nijmegen en welk personeel achterblijft. De te vergoeden kosten zijn de feitelijke salariskosten van de boventallige medewerker.

Kosten inhuur. Daarnaast is tussen partijen overeenstemming bereikt over de vergoeding van de “extra” inhuurkosten die voor nu zijn geraamd op ca. € 4 ton. Door de ODRN is onderzoek gedaan naar het inhuurpercentage t.a.v. de BRIKS werkzaamheden dat de andere Gelderse Omgevingsdiensten over 2024 in de praktijk hanteren. Het blijkt dat dit percentage varieert tussen de 24% en 40%. Op basis daarvan is tussen partijen overeengekomen het gemiddelde van dit inhuurpercentage aan te houden te weten 32%. Op basis van dit percentage is afgesproken dat beide partijen voor de helft bijdragen aan deze extra inhuurkosten, dus iedere partij draagt € 2 ton. Projectkosten over 2022/2023 en 2024 Door de gemeente Nijmegen zijn de projectkosten over 2022/2023 al eerder vergoed op basis van de door de ODRN overlegde gegevens). Over 2024 draagt de gemeente Nijmegen nog € 385.000 ,- bij (zie onderstaande tabel voor de onderbouwing van dit bedrag). In totaal betaalt de gemeente Nijmegen dan € 576.400 voor de door de ODRN gemaakte en te maken projectkosten.

Aantal uur

aantal

per

weken

uurtarief

week/totaal per jaar

Bedrag 2024

Projectleider ontvlechting BRIKS

16

44

€ 102

€ 71.808

Projectondersteuner BRIKS

12

44

€ 102

€ 53.856

Kosten inhuur HR

15

44

€ 110

€ 72.600

€ 102

€ 40.800

Kosten opzetten eigen BRIKS entiteit bouwteam/projectleider

400

Kosten adviesbureau frictieberekening

€ 15.000

Kosten juridisch adviseur personele kwesties

€ 10.000

Communicatie en HR

8

44

€ 102

€ 35.904

Juridisch adviseurs (o.m aanpassing DVO, GR)

4

44

€ 102

€ 17.952

Financieel adviseurs

1

44

€ 102

€ 4.488

Projectleiders (ondersteunende werkzaamheden)

4

44

€ 102

€ 17.952

Klankbordgroep BRIKS ( 8 bijeenkomsten, 6 medewerkers, 2 per bijeenkomst).

€ 9.792

Onvoorzien + algemeen (10%/afgerond)

€ 35.000

Totaal excl. BTW (afgerond)

€ 385.000

Samenvatting totale vergoeding door de gemeente Nijmegen In volgende tabel vatten we de totale vergoeding door de gemeente Nijmegen samen. in € * 1.000 Bijdrage huisvestings- en facilitaire kosten 2025

2022

2023

2024

2025

2026

2027

81

81

Bijdrage frictiekosten overhead

699

733

Bijdrage verbouwingskosten

pm

pm

780

733

637

pm 780

pm 733

pm 637

Subtotaal frictie overhead Project/reorganisatiekosten Bijdrage meerkosten inhuur Frictiekosten primair Totale vergoeding

31

161

384 200

31

161

584

Totaal

637

2.069 pm 2.150 575 200 pm 2.924