2022-193 Bijlage 3 Jaarstukken 2021 BghU.pdf

Verwachting is dat het uitstroompercentade de komende Jaren gelijk zal blijven, dan wel iets stijgen in verband met de vergrijzing van het personet Isbestand.g Q 2Q22

Bgbü

Belastingsamenwerking gemeenten &

tiapUliKht

Jaarstukken 2021

astriurnt^^L overheidsaccounta"tï b.v.

Samenstelling personeel De verdeling tussen man/vrouw was op peildatum 31 december 202 1 549é/469é. Binnen de gemeenten ligt deze verdeling op 47%/53% in 2020 en binnen de waterschappen op 68%/329é in 2020. Hiermee is de verdeling binnen BghU vergelijkbaar met die van gemeenten. Bij de waterschappen is het aandeel mannen met 68 procent het grootst. Op peildatum 31 december 2021 was de gemiddelde leeftijd 50 jaar. Dit ligt hoger dan de gemiddelde leeftijd binnen gemeenten (47,7 jaar in 2020) en waterschappen (48,3 jaar). Onderstaande tabel geeft inzicht in de leeftijdsopbouw (percentage van aantal personen):

Jonger dan 25 jaar 25-34 jaar 35-44 jaar 45-54 jaar

55-59 jaar 60 jaar en ouder

BghU 2020

Gemeenten 2020

Waterschappen 2020

2%

2%

2%

6% 16% 41% 20 15

14% 21%

13% 22% 30% 17% 16%

29% 16% 17%

De naar verhouding sterke mate van vergrijzing van het personeeisbestand betekent, net als bij de gemeenten en waterschappen, voor de komende jaren extra uitstroom van personeel. Daarmee verdwijnt ook veel kennis en expertise. Het aantrekken van nieuw personeel, een adequate overdracht van kennis en expertise door op korte termijn vertrekkende medewerkers aan instromende medewerkers zijn dan ook belangrijke aandachtspunten voor de komende jaren. Om meer verjonging aan te brengen zullen wij daarnaast proberen komende jaren meer jongeren (onder de 30 jaar) aan te trekken en het aantal stagiair(e)s uit te breiden. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim bedraagt in 2021 8,47%. Het ziekteverzuim is daarmee gestegen ten opzichte van het jaar 2020 (8,1 7%) en ligt hoger dan het gemiddelde ziekteverzuim binnen gemeenten (5,5% in 2020) en waterschappen (4,5% in 2020). Daarmee ligt het ziekteverzuimpercentage bij BghU en gemeenten nog steeds hoger dan het ziekteverzuimpercentage van heel Nederland (4,8% in 2020). De organisatie heeft in 2021 te maken gehad met een aantal langdurig zieke medewerkers. Het betreft hierbij voornamelijk medewerkers met niet werk gerelateerde klachten. Inmiddels zijn enkele medewerkers (gedeeltelijk) hersteld. Met alle zieke medewerkers zijn afspraken over re-integratie gemaakt.

Aan drie medewerkers die langdurig arbeidsongeschikt waren is door het UWV een volledige WIA-uitkering toegekend. Om deze reden zijn deze medewerkers uit dienst gegaan. Een langdurig zieke medewerker is overleden. Onderstaande tabel geeft inzicht in het ziekteverzuimpercentage over de afgelopen vier jaar. Ziekteverzuim%

2018

BghU

5,96%

1 2019 6,23%

2020

2021

8,17%

8,47%

Sinds 2018 laat het ziekteverzuim een stijgende lijn zien. Dit wordt met name veroorzaakt doordat het gemiddeld aantal langdurig zieke medewerkers met niet-werkgerelateerde klachten jaarlijks stijgt. Uiteraard doet BghU er alles aan om het verzuim, daar waar beïnvloedbaar, te beperken. Leidinggevenden hebben regelmatig contact met zieke medewerkers en ondernemen de vereiste acties in het kader van Wet Verbetering Poortwachter. Medewerkers hebben periodiek ook een consult bij de bedrijfsarts. Daar waar nodig worden ook op advies van de arbodienst Zorg van de Zaak inteHyei^^y^s ^Jngcgct^^ psychologische begeleiding, bedrijfsmaatschappelijk werk en arbeidsdeskun( ig onderzolklm ?fn'(lng^s"?l’’ ook een start gemaakt met het periodieke Duurzaam Inzetbaarheids Overleg (C10). Dit is bedrijfsarts, inzetbaarheidscoach, leidinggevende en HRM adviseur. ^

BSbu

Belastingsamenwerking e>

& hoog^wenvaadschap Utrecht

Jaarstukken 2021

sen l\ilL

astrlun^L overtieidsaeeounte nts v.

Tijdens dit overleg worden langdurig zieke medewerkers en complexe verzuimdossiers besproken. Het ziekteverzuim en preventie heeft permanent aandacht van directie en management. Meldingen vertrouwenspersoon BghU heeft een vertrouwenspersoon voor ongewenst gedrag (o.a. seksuele intimidatie en discriminatie). In 2021 zijn geen meldingen gedaan bij de vertrouwenspersoon. Financiële beheersing Afgelopen Jaar zijn de (9) regelingen en verordeningen op het gebied van financiële beheersing geactualiseerd. Het betreft onder meer het inkoopbeleid en de controleverordening en -protocol accountant en rechtmatigheidsverklaring. Deze geactualiseerde financiële kaders gaan in per 2022.

Ontwikkelingen in de iCT-omgeving De tweede helft van 2021 heeft in het kader gestaan van de aanbestedingen van de kernapplicaties Door het (naderende) einde van de contractperiodes met de huidige leverancier van de belastingapplicaties en de ICT-infrastruauur, is in 2020 een inventarisatietraject van aanbestedingen en inkopen gestart. Om het hele traject in goede banen te leiden zijn hiervoor een projeagroep en een aantal werkgroepen ingesteld. Tevens is een stuurgroep geformeerd, die bestaat uit twee bestuursleden en de directeur van BghU. Op 1 april 2021 is de te volgen ICT-inkoop- en aanbestedingsstrategie door het bestuur vastgesteld. Vervolgens is op basis van genoemde strategie daadwerkelijk gestart met de individuele inkooptrajecten per kernapplicatie. In het strategiedocument is bepaald dat BghU zoveel mogelijk applicaties gaat uitvragen die werken op basis van een SaaS-oplossing waarbij de nadruk ligt op gestandaardiseerde afname van gegevens bij de bron en het zoveel mogelijk voorkomen van dataredundantie (dubbele opslag van gegevens) en daarnaast is een specifiek perceel opgenomen voor de integrale ontsluiting van de basisregistraties en de samenhang hiervan. Hierdoor wordt aangesloten bij de Common Ground en de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) en is een eerste stap richting datagedreven werken.

Het afsluiten van overeenkomsten met een relatief korte initiële looptijd (3 - 3.5 Jaar) met meerdere verlengingsopties van één Jaar maakt de modulaire opzet van het applicatielandschap compleet. Het is op deze wijze eenvoudiger om individuele applicaties binnen het landschap eerder of later in de tijd te vervangen, mocht hier binnen de organisatie behoefte aan zijn. Elk inkooptraject bestaat grofweg uit het opstellen en publiceren van de inkoopopdracht, de formele beoordeling van de inschrijvingen en het ondertekenen van de overeenkomst. De kernapplicaties zijn verdeeld in de aanbestedingspercelen Belastingen/Frontoffice, Waarderen, Enterprise Service Bus (ESB), BAG-Geo en Documentmanagementsysteem (DMS), waarbij telkens levering. implementatie, onderhoud en beheer zijn uitgevraagd. In 2021 zijn, conform de vastgestelde planning, twee van de vijf percelen met succes volledig afgerond. Twee percelen zijn in een vergevorderd stadium en zijn begin 2022 gereed. Het inkooptraject van het perceel DMS zal in het najaar van 2022 aanvangen. Hieronder volgt een korte opsomming van de stand van zaken per perceel. Perceel Belastingen/frontoffice Voor dit perceel is een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen. De inkoopopdracht is op 3 Juni 2021 gepubliceerd en hierop hebben twee marktpartijen ingeschreven. De beste prijs-kwaliteitverhouding is behaald door GouwlT.

Op 1 november 2021 is de nieuwe overeenkomst met GouwlT ondertekend en is gestart met de voorbereiding van het implementatietraject. Geplande einddatum van het implementatietrajea is 1 november 2022. Perceel Waarderen Voor dit perceel is een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen. De inkoopopdracht is op 16 Juli 2021 gepubliceerd en hierop hebben twee marktpartijen ingeschreven. De beste prijs-kwaliteitverhouding is behaald door 4Value. Op 23 november 2021 is de nieuwe overeenkomst met 4Value ondertekend en is gestart met de voorbereiding van het implementatietraject. Geplande einddatum van het Behorende bij onze verklaring d.d. implementatietraject is 1 mei 2022

30MRT 2022

9 astnuitï^^'^

Beiastingsamenwerking gemeenten & hoo^teemriadschap Utrecht

overheidsaccountants b.v.

Jaarstukken 2021

24

Perceel ESB Voor dit perceel is een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen. De inkoopopdracht is op 5 oktober 2021 gepubliceerd en hierop hebben twee marktpartijen ingeschreven. De beste prijs-kwaliteitverhouding is behaald door Enable U. Op 31 Januari 2022 is de nieuwe overeenkomst met Enable U ondertekend en is gestart met de voorbereiding van het implementatietraject. Geplande einddatum van het implementatietrajert is 1 september 2022.

Perceel BAC-Ceo Voor dit perceel is een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen, die voorlopig is gegund. In de bestuursrapportage 1 2022 wordt hier in meer detail op in gegaan.

Perceel DMS In 2021 is een visie op documentstromen ontwikkeld in de context van de organisatie, de processtructuur en de verplichtingen uit de Archiefwet. Vanuit deze visie zal in 2022 worden gestart met het definiëren van een metagegevensstelsel op basis van de landelijke standaard. Tevens zal in overleg met de nieuwe leveranciers worden bepaald op welke wijze de specifieke documentstromen binnen de applicaties worden belegd. Vervolgens kan het inkooptrajea voor een centraal DMS in het najaar van 2022 aanvangen. Dit is later in het Jaar dan aanvankelijk is aangegeven. De reden hiervan is dat in de nieuwe belastingapplicatie ook een DMS is geïntegreerd, maar alleen voor documenten gerelateerd aan het belastingproces. Na implementatie van de belastingapplicatie zal BghU onderzoeken of dit voldoende is en dat een lichtere variant van een DMS volstaat voor alle documenten die niet gerelateerd zijn aan het belastingproces. Mocht de conclusie zijn dat dit niet voldoet aan de visie en behoefte van BghU, zal alsnog een volledig DMS worden aanbesteed. ICT-infrastructuur en periferie kernapplicaties Ook de gehele ICT-infrastructuur (hosting, kantoorautomatisering, werkplekken, etc.) zal vervangen moeten worden.

Om dit niet samen te laten vallen met de inkoop- en implementatietrajeaen van de kernapplicaties is in 2021 de overeenkomst met de leverancier van de huidige ICT-infrastructuur (Centric) verlengd tot 1 november 2023. In het eerste kwartaal van 2022 zal worden gestart met de voorbereidingen voor deze inkooptrajecten, waarbij deze naar verwachting in het najaar van 2022 kunnen aanvangen. In de loop van 2021 is gebleken dat de huidige leverancier (Telecats) van het klantcontactcentrum (KCC) de dienstverlening per 1 Juli 2022 stopt. Hierdoor is met spoed gezocht naar een tijdeiijke oplossing om de huidige telefonische dienstverlening aan de klant per 1 Juli 2022 te kunnen voortzetten. Naar verwachting zal begin 2022 een overeenkomst worden afgesloten met een nieuwe KCC-leverancier die minstens hetzelfde niveau van dienstverlening kan bieden als de huidige leverancier. Deze overeenkomst wordt voor een korte periode afgesloten, zodat het aanbestedingstraject van dit onderdeel conform de oorspronkelijke planning kan plaatsvinden, terwijl tevens de telefonische dienstverlening in de tussenliggende periode is geborgd. Ook 2022 zal nog grotendeels in het teken van staan van de ICT-bestedingen en de implementatietrajecten van de al aangeschafte applicaties.

Verslag van de 050 en Functionaris gegevensbescherming Beleid en Organisatie De overheid heeft zich verplicht de BIO te implementeren. Het voldoen aan het BlO-normenkader is voor BghU een forse inspanning. Het betreft de schriftelijke verantwoording, de vastlegging van procedures en de uitvoering in de praktijk. De achterstand op onderwerpen zoals het tactisch informatiebeveiligingsplan en het vernieuwen van het telewerken beleid (beleid en organisatie) moet worden ingelopen. Verder dient een aantal andere maatregelen nog te worden uitgevoerd (onder andere bij logging en bij cryptografie). De organisatie is zich ervan bewust dat, ondanks alle inspanningen, 100% garantie op informatieveiligheid niet geboden kan worden. Bij informatieveiligheid is menselijk handelen vaak de zwakke schakel. BghU heeft dan ook als doelstelling zowel de technische als de organisatorische (menselijke) aspecten op een acceptabel (vastgesteld door het MT) veilig niveau te brengen en te houden. Behorende bij onze verklaring d.d. Het implementeren van een ISMS (Information Security Management Sy: tem) is gestart en Is nog niet afgerond. 3 0 MRT 2022

Sibü

Belastingsamenwerking gefnwnten & hoo^nnrudschap Uticdit

Jaarstukken 2021

astrium^^'2^

overheidsaccountan'r b v.

Personeel en Toegang In het Utrechtse rekenkamer rapport ‘Zo sterk als de zwakste schakel’ zijn aanbevelingen gedaan omtrent de fysieke beveiliging van het stadskantoor, waar ook BghU gehuisvest is. Om invulling te geven aan deze aanbevelingen maken we samen met gemeente Utrecht een analyse van de dreigingen waar we op het stadskantoor rekening mee moeten houden. Vanuit die dreigingsanalyse werkt gemeente Utrecht met BghU een set aan maatregelen uit. Continuïteit en Incidenten De continuïteit is over het algemeen goed geregeld, continuïteitsplannen en met name het testen ervan.

maar er is verbetering

mogelijk rond

Eind december is landelijk een nieuwe kwetsbaarheid ontdekt binnen Apache Log4J (software product voor het vastleggen van meldingen in alle gebruikte software). Onze software maakt geen gebruik van Log4J. Daar waar Log4j Is aangetroffen bij onze leverancier zijn kwetsbaarheden geminimaliseerd door een oplossing (workaround) beschikbaar te stellen. Net als voorgaande jaren wordt ondersteund en bewustzijn gestimuleerd door informatie over informatieveiligheid op intranet en door inzet van de tooi nanolearning. Informatiesystemen Voor dit onderdeel is het beeld gemengd: er is verbetering mogelijk op het gebied van herstel van data en applicaties na incidenten, het beleid daarvoor, detectie van bedreigingen en het loggen van incidenten. Op andere onderdelen, zoals leveranciersrelaties en het testen van applicaties en de wijzigingen daarin en het registreren van beveiligings- en privacy incidenten scoort BghU goed. Gegevensbescherming Ook bij dit onderdeel is het beeld gemengd: met name rond het classificeren van informatie is verbetering mogelijk. Netwerksegmentering, het opstellen van beleid voor cryptografie en het beheer van digitale sleutels zijn goed. Voor toegang tot het gebruik van BghU systemen wordt de Zero Trust strategie! gehandhaafd en is 2-Factor authenticatie (2FA) ingezet.

Onderwerp Venwerkingen informatie per jaar Verwerkersovereenkomsten per jaar Datalekken/incidenten per jaar

Aantal 1 7 3

Verzoeken om inzage persoonsgegevens

2

Aantal keer systemen niet beschikbaar per jaar Deelnemers Nanonlearning in 2021

13

Audits DigiDAudit2021 E-herkenning audit 2021 UWV-gegevensuitwisseling audit 2021 ENSIA2021

193 Voldaan Ja

Ja Ja Ja

Bijzonderheden Geen Geen In geen van de gevallen was een melding bij Autoriteit Persoonsgegevens nodig Geen verzoeken om vernietiging persoonsgegevens ontvangen Oorzaak lag vaak aan externe leverancier. Bijv. connectiviteitsleverancier. Geen Bijzonderheden Geen Geen Geen Twee punten ter verbeterplan.

Eenduidige Normatiek Single Information Overheid (ENSIA) Vergelijkbaar met de BAG, BGT en BRO wordt binnen ENSIA verwacht dat het college van B&W zich door middel van een rapportage verantwoordt aan de toezichthouder. De WOZ gaat meelopen in dit ritme. Naar aanleiding van de laatste ENSIA rapportage heeft BghU een verbeterplan opgesteld. Per 1 november 2022 kan BghU voldoen aan de gestelde eisen met betrekking tot de Stuf-TAX uitwisseling met de Waarderingskamer. Voor de uitwisseling van de stuf-TAX (Ascii) gegevens met de gemeenten moeten de komende maanden afspraken worden gemaakt. Voorbereidingen zijn hiertoe getroffen. Verder zal de leverancier van de nieuwe belastingapplicatie na ingebruikname (1 november_2022) 7nrg rtragpn vonr pph juiste audit van het koppelvlak richting de LV WOZ. BghU zal van het goec in de vorm van een verklaring. Voor beide opmerkingen geldt dus dat vaiaf 1 jam an kan worden aan de eisen die in de WOZ-Ensia zijn gesteld.

1

s^b

Belastingsarnenwerking gemeenten & hMgtieemraadschap Utrecht

Jaarstukken 2021

astrlur#^2&^

overheidsaccount?^*^

v.

Verslag van de archieffunctionaris BghU heeft in voorgaande jaren een aantal aanbevelingen van Het Utrechts Archief ontvangen. BghU wil graag voldoen aan de eisen die de toezichthouder aan het archiefbeheer stelt. Daarop hebben wij in 2021 geacteerd. Door het opstellen van Beheersregels Informatiebeheer, regels die aangeven hoe de organisatie het informatiebeheer regelt, is een belangrijke stap gezet. Daarnaast hebben wij een risicoanalyse opgesteld en zijn daarmee de verbeterpunten geprioriteerd, zodat we per onderdeel gestruaureerd stappen kunnen zetten en de organisatie steeds beter kan voldoen aan de eisen die het informatiebeheer stelt. Ook is er een capaciteitsplan gemaakt. Deze maakt inzichtelijk wat er nodig is om het informatiebeheer goed te kunnen uitvoeren, in zowel capaciteit en kennis. Vooralsnog put de organisatie uit de huidige formatie, en hiermee wil BghU het informatiebeheer een stevig fundament geven. Verder is er een stevig fundament gelegd onder een handboek vervanging. De organisatie moet nog stappen gaan zetten in het documentenbeheer - bijvoorbeeld door middel van een Document Management System (DMS) - alvorens het handboek vervanging kan worden voltooid en waaruit een vervangingsbesluit kan vloeien. Met als doel het reduceren van de opslag van fysieke documenten.

Er is in 2021 onderzoek geweest naar de noodzaak van een DMS; dit onderzoek heeft de organisatie richting gegeven en zal de aanschaf concreter worden in de loop van de implementatie van het nieuwe belastingpakket. De weg die voor het archiefbeheer in 2021 is ingeslagen, zal in 2022 worden voortgezet.

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 2022

] astriuifP^

cvertieidsaccountants b.v.

sibü

Belastingsamenwerking genwenten & hoog)'

utrecht

Jaarstukken 2021

27

1.2.6 Paragraaf verbonden partijen Een verbonden partij is een privaat- dan wel publiekrechtelijke organisatie waarin BghU zowei een bestuurlijk als een financieel belang heeft. BghU kent als zelfstandige organisatie geen verbonden partijen. BghU voert haar taken uit voor de volgende deelnemende gemeenten en voor het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. BghU is voor deze deelnemers een verbonden partij door het bestuurlijke en financiële belang.

:::-3 Gemeente Bunnik

Gemeente De Bilt

Gemeente Houten

+1

U'Gchi Gemeente Lopik

ff.

Gemeente Nieuwegein

Gemeente Stichtse Vecht

V

Gemeente Utrecht

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Gemeente Zeist

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 2022

astrlurtP"

9

overhBid.saccountanls b.v.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht

Jaarstukken 2021

28

1.2.7 Grondbeleid Grondbeleid is een middel om ruimtelijke doelstellingen op het gebied van de volkshuisvesting, lokale economie, natuur en groen, infrastructuur en maatschappelijke voorzieningen te verwezenlijken. BghU heeft geen invloed op het grondbeleid van haar deelnemers. Om deze reden Is de paragraaf Grondbeleid niet van toepassing.

Behorende bij onze verklaring d.d.

30MRT 2022

astriurfP

overtieldsaccountanla b.v.

§£bb

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemnuubdiap Utrecht

Jaarstukken 2021

29

2 Jaarrekening Na afloop van ieder boekjaar stelt BghU een Jaarrekening op. In de Jaarrekening zet BghU de (conform BBV artikel 24 lid 3) de financiële resultaten op een rij. De vastgestelde begroting vergelijken we met de in het boekjaar gerealiseerde resultaten en gedurende het Jaar vastgestelde begrotingswijzingen. Deze Jaarrekening bevat de realisatiecijfers die betrekking hebben op het boekjaar 2021. Het boekjaar en kalenderjaar lopen parallel aan elkaar. De Jaarrekening BghU kent de volgende opbouw: • • • •

In onderdeel 2.1 staat de Staat van Baten en Lasten en de Balans 2021 weer. In onderdeel 2.2 zet BghU de gehanteerde waarderingsgrondslagen uiteen. In onderdeel 2.3 volgt een toelichting op de staat van baten en lasten. In onderdeel 2.4 licht BghU de balans toe.

2.1 Staat van baten en lasten 2021 De tabel hieronder bevat de staat van baten en lasten over 2021 op functioneel niveau. Op de volgende pagina staat de staat van baten en lasten op programmaniveau. De balans ultimo 2021 volgt daarna. staat van Baten en UsWtt3l42-2S2t|: kc*at«Bbi

I's

Rente &/ilschrt)ving Personele lasten (Ind. Intiuiin Lasten peisoneel In diensl Lasten Iniiuur

Materiële lasten bediljlsvoering ICT-transme (OeUdno bestemmings reserve) Proceskosten Onvoorzien Totaal lasten

Atwtiktag RealisatieGewaiJ)egr.2021 6 8.869 98.774 e 660.768 c -561.992 c e 553.343 945.401 e -300.000 € e 100.000 1vt065S7 €

Venrolglngskosten (aanmaningen, dwangbevelen e 6 € Overige opbrengsten* € Totaal baten

€ € t I € € I € €

Realisatie BegroünB2021 Initiëte RealisaBe naBerapI Begroting 2021 2021 2020 312.131 e 321.000 € 398.000 e 321.582 B.681Z26 € 0.780.000 € 9.809.000 € 9.468515 9.610000 I 8.949234 I 9.639000 I 8.799956 170000 I 731992 I 170.000 I 667.007 5.205.657 € 5.759.000 € 5.504.000 € 5231.058 326.470 € 1271.870 800 000 iioaooo I 800.000 823.000 € 100.000 € 100.000 16.62&483 € 18531570 € 16.611500 € 15544.155

-60.831 € 87980 e 27.148 €

-1289.169 € -142.980 C -1532.148 €

-1.350.000 € -55.000 e -1505.000 €

-1201.000 € -55 000 6 -1256.000 €

-1.357279 -291.746 -1.649.025

Te dekken bedragen

C

1.433.535 €

15.193.335 €

16.626.870 €

15.355500 €

14.195.130

Deelnemers bijdragen

C

€

15,305.000 €

15.305.000 6

155Q5.0()0 €

15.085.000

Saldo van baten en lasten

€

-1.43353S €

111.665 €

-1221.670 €

-50.000 €

889.870

Onttrekking bestemmingsresenre Dotatie algemene reserve Dotafie bestemmingsreseive

C

995.400

326.470 €

1.321.870

SO.OCO €

50.000

ResuBaatvoor bestemming

€

538.135 €

438.135 €

€

939-870

€

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 2022

?

astriunW'^

overheidsaccountanls b.v.

Ëibü

Belastingsamenwerking ISemeenten & hoog^ieemnadschap Utredit

Jaarstukken 2021

30

Initiële begroting 2021

Gewijzigde begroting 2021

Realisatie 2021

Lasten Databeheer

€5.005.735

€

5.324.500

€

4.822.423

Dienstverlening inclusief VOM

€4.398.600

€

4.171.031

€

5.059.927

Ondersteunende processen

€7.206.665

€

8.536.339

€

6.743.133

€16.611.000

€ 18.031.870

€ 16.625.483

Deelnemersbijdrage

€ 15.305.000

€

15.305.000

€

15.305.000

Vervolgingskosten

€ 1.201.000

€

1.350.000

€

1.289.169

€55.000

€

55.000

€

142.980

(overhead) Totaal

Baten ter dekking (algemene dekkingsmiddelen)

Overige baten Totaal

Gerealiseerde totaal saldo van

€ 16.561.000

€16.710.000

€ 16.737.149

€-50.000

€-1.321.870.

€111.666

baten en lasten

Mutaties reserves Bestemmingsreserve

€50.000

€

1.321.870

€

326.470

Totaal

€50.000

C

1.321.870

€

326.470

€0

€

438.315

€0

Gerealiseerde resultaat

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 2022

f?

astriuifP*^

over hekJsaccountants b.v.

Séij

Belastingsamenwerking rudsduf UOkM

Jaarstukken 2021

31

2.2 Balans ultimo 2021 Balans voor resultaatbestemming

31-12-2021

VASTE ACTIVA Materiële Vaste Activa (investering met economisch nut)

€

VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met rentetypische looptijd < 1 jaar Liquide middelen Overlopende activa

31-12-2020

1

€

312.132

€ € €

5.648.710 € 251.158 € 936.807 €

4.062.000 304.728 826.538

€

6.836.676 €

5.505.398

EIGEN VERMOGEN Saldo Algemene reserve Saldo Bestemmingsreserve Te bestemmen resultaat

€ € €

105.870 € 995.401 € 438.135 €

437.869 50.000 939.870

VASTE PASSIVA Vaste schulden met rentetypische looptijd Voorzieningen

€

€ 201.976 €

259.350

VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met rentetypische looptijd Overlopende passiva

€ €

453.526 € 4.641.769 €

280.682 3.537.627

€

6.836.676 €

5.505.398

Behorende bij onze verklaring d.d.

30MRT 2022 Mêi

9

astriurrP

overheidsaccwntants b.v.

5lbü

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogtieemraadschap Utrecht

Jaarstukken 2021

32

2.3 Waarderingsgrondslagen De gehanteerde grondslagen voor waardering en resultaatbepaling zijn overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Onderstaand een korte toelichting op de waarderingsgrondslag per baiansonderdeel. Materiële vaste activa (investeringen met economisch nut) Materiële vaste activa waardeert BghU tegen aanschafwaarde, waarbij BghU de aanschafwaarde vermindert met afschrijvingen, investeringssubsidies en investeringsbijdragen van derden (indien van toepassing). De jaarlijkse afschrijvingen berekenen we conform de lineaire afschrijvingsmethode en op basis van de verwachte economische levensduur (netto-methode). Hiervoor gebruikt BghU de afschrijvingstermijnen zoals beschreven in de Nota Waarderen en Afschrijven 2018. Voor activa die BghU gedurende het begrotingsjaar in gebruik neemt, start de afschrijvingsperiode 1 Januari van het Jaar erop. Uitzettingen met een rentetvoische looDtiid < 1 iaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 Jaar waardeert BghU tegen nominale waarde onder aftrek van de noodzakelijk geachte voorzieningen wegens verwachte oninbaarheid. BghU hanteert de statische methode van vaststelling van deze voorziening. Onder uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 Jaar worden ook de uitzettingen in de schatkist van het Rijk gepresenteerd.

Liquide middelen In de balans neemt BghU onder de liquide middelen de banksaldi van de bankrekeningen die op naam van BghU staan op. Onder de liquide middelen worden ook kruisposten verantwoord. Er is geen sprake van kasgeld. Liquide middelen waardeert BghU tegen nominale waarde. Overlopende activa Overlopende activa waardeert BghU tegen nominale waarde. Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit de algemene reserve, de bestemmingsreserve voor de investering in de ICT en het resultaat (voor bestemming) volgend uit de staat van baten en lasten. Voorzieningen BghU kent risicovoorzieningen, die worden gewaardeerd tegen nominale waarde op basis van de risicoschatting per balansdatum. De voorziening wordt In het volgende boekjaar gebruikt om lasten te dekken. Netto vlottende schulden met een rentetvoische looptiid < 1 laar De netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 waardeert BghU tegen nominale waarde. Overlopende passiva Overlopende passiva waardeert BghU tegen nominale waarde. Resultaatbepaling De BghU stelt haar Jaarrekening op conform het principe van het 'stelsel van baten en lasten'. De baten en lasten rekent BghU toe aan het Jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en lasten worden opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd.

Verliezen en risico’s worden, voor zover zij hun oorsprong vinden in het desbetreffende begrotingsjaar, in acht genomen.

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 2022

astriuri^^

overheidsaccountants b.v.

5ËJU

Belastingsamenwerking gefpcenten & hoogheemraadschap Utrecht

Jaarstukken 2021

33

2.4 Toelichting op de balans In deze paragraaf worden de diverse balansrekeningen kort toegelicht. De toelichting begint met een toelichting op de aaivazijde van de balans en eindigt met een toelichting op de passivazijde van de balans. Eventuele opvallende mutaties en wijzigingen ten opzichte van het voorgaande Jaar, worden hier ook benoemd. 2,4.1 Toelichting activa Vaste Activa De investeringen in ICT/applicaties betreffen voornamelijk de investering in de softwarepakketten die de BghU heeft aangeschaft ter ondersteuning van haar belastingproces. De oorspronkelijke investering in deze pakketten heeft plaatsgevonden in 2013/2014 en is vervolgens jaarlijks afgeschreven. Eind 2017 is besloten de afschrijvingsduur van de huidige systemen te verlengen tot en met 2021. Hoewel de contracten deels doorlopen in 2022 en 2023, is gezien de aard van de investering en de overgang naar een cloudoplossing besloten het volledige restbedrag in 1 keer ten iaste te brengen van het resuitaat 2021. Dit is gelijk aan het bedrag dat is opgenomen in de begroting. Daarmee bezit BghU formeel geen activa meer. Toelichting investeringen in vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met economisch nut Boekjaar 2014

Saldo

Afschrijving

Waarde vervoers-

Vervoersmiddelen

Vervoersmiddeien

middelen per 31/12

90.688

€ €

2015

€

20.967

€

69.722

€

20.967

€

48.755

2016

€

-16.280

€

15.306

€

17.169

2017

€

-9.588

€

5.598

€

1.983

€

1.983

€

2018

€

2019

€

€

€

2020

€

€

€

€

64.820

Boekjaar 2014

€

2015

€

€

64.820

€

Saldo

Afschrijving

Waarde machines/

Machines/App.

Machines/App.

app. per 31/12

4.265.146

€

853.029

€

3.412.117

364.149

€

925.859

€

2.850.407

2016

€

€

925.859

€

1.924.548

2017

€

€

925.859

€

998.689

€

259.129

€

955.296

2018

€

215.736

2019

€

€

321.582

€

633.714

2020

€

€

321.582

€

312.132

2021

€

4.845.031

€

312.132

€

4.845.031

€ 1 (afronding)

€

1

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 202^

m

astriuit^

overheidsacoountante b.v.

Ëéü

Belastingsamenwerking geineenten & hoogheemraadschap Utrecht

Jaarstukken 2021

34

Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 Jaar De hoofdmoot van deze post wordt gevormd door de middelen die in de schatkist van het Rijk staan. Dat bedroeg per 31-12-2021 ruim 5,5 miljoen euro. Daarnaast is er nog een kleine post met overige uitzettingen. Dit betreffen 3 vorderingen aan overheidsinstellingen die gezamenlijk een totaalbedrag van € 109.031 vormen. Dit zijn openstaande vorderingen in het kader van een aantal met individuele deelnemers verrekende kosten. Het debiteurenrisico op deze vorderingen wordt als zeer laag ingeschat. Uitzettingen met een looptijd korter 31 december 2021 i 31 december 2020 dan 1 jaar_________________________________________ Uitzettingen in 's Rijks Schatkist € 5.539.679 € 4.040.796 Overige Vorderingen

€

109.031

€

21.204

Totaal

€

5.648.710

€

4.062.000

Alle decentrale overheden zijn verplicht om overtollige liquide middelen aan te houden in de schatkist. Schatkistbankieren houdt in dat decentrale overheden hun liquide middelen aanhouden bij het ministerie van Financiën. Daarbij wordt een drempelbedrag (een bedrag dat een organisatie buiten de schatkist mag houden) gehanteerd. De drempel is gelijk aan 0,759é van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan € 500 miljoen met een minimum van € 250.000, -. Voor BghU geldt het minimumbedrag van € 250.000, - als drempel. Dit drempelbedrag is ook van toepassing op de belastingopbrengsten die binnenkomen op de bankrekening van BghU en die BghU na ontvangst via een (ongeveer) tweewekelijkse cyclus afdraagt aan haar deelnemers. Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x€ 1000) lekw 2021

2e kW 2021

3e kw 2021

4e kw 2021

1.004

391

263

251

250

250

1.000

1.000

754

141 737

749

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Drempelbedrag Ruimte onder het drempeibedrag Overschrijding van het drempelbedrag Onderschrijding van het drempelbedrag

De overschrijding van het drempelbedrag in het kader van het schatkistbankieren wordt veroorzaakt door betalingen van verschuldigde belastingen na het afroommoment (rond 3 uur 's middags) van het schatkistbankieren. Aan het einde van het eerste kwartaal (31 maart) is een eerste vervaltermijn van de belastingaanslag opgenomen, die na het afromen nog leidde tot €754.000 aan betalingen. Hetzelfde geldt in mindere mate voor de overige kwartaaleinden. In 2022 wordt dit opgelost door de nieuwe hulsbankier ING, die per einde dag afroomt. Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bedraagt € 251.158. Dit is het geld dat op rekening van BghU staat en niet is afgeroomd naar de schatkist van het Rijk per balansdatum 31-12-2021 In voorgaande jaren werden de betalingen onderweg naar de schatkist ook tot de liquide middelen gere en 2021 weergegeven als uitzettingen in ’s Rijks Schatkist. Dat leidt t uitzettingen, en een lager saldo op de liquide middelen (verschil ongeveer € 300.000), Neen relevant voor presentatiedoeleinden. Ten aanzien van de overige geldmiddel! n bestaa Ftike beperkingen, ze staan ter vrije beschikking.

Ëéü

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemrudschep Utredit

Jaarstukken 2021

astriurfPK/

overtieldsaecountante

Overlopende activa Onderstaand is een specificatie opgenomen van de overlopende activa per 31-12-2021 31 december 2021

Specificatie overlopende activa

31 december 2020

Dwanginvordering

€

843.000

€

674.000

Overige overlopende activa

€

93.807

€

152.538

Totaal

€

936.807

€

826.538

De post Dwanginvordering betreft de raming van de vervolgingskosten die de BghU tot ultimo 2021 In rekening heeft gebracht bij belastingplichtigen en nog verwacht te ontvangen in de komende jaren. Aangezien het invorderingstrajea wordt uitgevoerd door medewerkers van de BghU, komende opbrengsten (vervolgingskosten) ook toe aan de BghU. Doordat er in 2021 minder activiteiten zijn geweest op het gebied van dwanginvorderingen, is de nog te verwachte opbrengst ultimo 2021 hoger in vergelijking tot voorgaand boekjaar. 2 4.2 Toelichting passiva Eigen Vermogen Het eigen vermogen bestaat ultimo 2021 uit een algemene reserve, een bestemmingsreserve en het nog te bestemmen resultaat. Het positieve rekeningresultaat 2020, € 939.870, is na vaststelling van de Jaarrekening gedoteerd in de bestemmingsreserve voorde aanbesteding van ICT-middelen. Daarnaast is bij het vaststellen van de plannen rondom de ICT-lmplementatie een bedrag van € 332.000 onttrokken uit de algemene reserve. De algemene reserve bedraagt na deze onttrekking € 105.870. Verloop algemene reserve vanaf 2015 Beginbalans

Dotatie

j Onttrekking

Saldo €0

2014

€0

€0

€0

2015

€0

€ 342.100

€0

€ 342.100

2016

€ 342.100

€ 39.150

€0

€ 381.250

2017

€ 381.250

€0

€0

€ 381.250

2018

€ 381.250

€

€ 34.839

€ 346.411

2019

€ 346.411

€0

€0

€ 346.411

2020

€ 346.411

€ 91.459

€0

€ 437.870

€0

€ 332.000

€105.870

2021

€437.870 Verloop bestemmingsreserve ICT

Dotatie |

Beginbalans ]

Onttrekking

Saldo 31-12

2019

€0

€0

€0

2020

€0

€ 100.000

€ 50.000

€0 €50.000

2021

€ 50.000

€ 1.271.870

€ 326.470

€ 995.400

Voorzieningen BghU kent in 2021 één voorziening, die per einde boekjaar 2020 in het leven is geroepen. Risicovoorziening proceskostenvergoeding BghU kent een regelmatig patroon voor het verwerken van WOZ-bezwaren, waarbij een gemiddeld percentage van deze bezwaren ook leidt tot een proceskostenvergoeding. Aajft-hgt ^md vai^.hoyoyer—— het algemeen 3% van de totale bezwaarlast nog open. Dit betreft met name b ezwaren die a^n'liet'^^ncf v^”’ ' het Jaar zijn binnengekomen. De eventuele proceskosten die daarbij horen, valaemJQ ije^Jaar daaropvolgend. Omdat dit volume Jaar op Jaar ongeveer gelijk is, is het niet n )dig om dJfePeeHVoO/^én^ voor te treffen.

J

Beiastingsamenwerking gemMtiten & hoogt

Ubedrt

Jaarstukken 2021

astriurf^v/

overhekisaccountants

Eind 2021 stond echter nog ongeveer 17 % van de totale werklast open, een percentage vergelijkbaar met het percentage dat eind 2020 opeen stond. Dit is een dermate hoge afwijking ten opzichte van de normale situatie, dat het nodig is om een voorziening te treffen voor de vergoeding van de proceskosten die in 2022 volgen. De voorziening voor de ultimo 2021 nog onderhanden zijnde bezwaren en beroepen bedraagt €201.976. Verloopoverzicht risicovoorziening proceskostenvergoeding Beginsaldo

Dotatie

Onttrekking

Saldo 31-12

2019 2020

€0 €0

€0 € 259.350

€0 €0

€0 € 259.350

2021

€ 259.350

€201.976

€ 259.350

€ 201.976

Vlottende passiva Specificatie Vlottende Schulden

31 december 2021 i

31 december 2020

Specificatie netto vlottende schulden Overige schulden

€

453. 526

€

280.682

Netto vlottende schulden totaal

€

453.526

€

280.682

Af te dragen saldo aan deelnemers

€

3.062.797

€

2.648.169

Te betalen premies en loonheffing

€

618.413

€

567.393

Te betalen omzetbelcisting

e

21.268

€

20.889

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen.

€

939.291

€

301.176

Overlopende passiva totaal

€

4.641.769

€

3.537.627

Specificatie overlopende passiva

De netto vlottende schulden betreffen het crediteurensaldo, ofwel het saldo van de reeds ontvangen faauren voor ontvangen goederen of diensten, die nog niet betaald zijn op 31 december 2021. Bij de overlopende passiva gaat het onder meer om te verwachten lasten die betrekking hebben op het boekjaar 2021, maar die door externe partijen nog niet in rekening zijn gebracht. Daar zitten in 2021 een aantal vorderingen in opgenomen die betrekking hebben op de implementatie van de belasting- en waarderingsapplicaties (officiële mijlpalen uit de overeenkomsten). Daarom is deze post hoger dan vorig jaar. In de post overige schulden is ook de nabetaling aan de medewerkers op basis van de eenmalige vergoeding uit de CAO betrokken. Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 2022 . astriurfï4s/ overheWsaccountantE b.v.

Ilbu

Belastingsamenwerking gemeenten & ho^heemraadsehap Utrecht

Jaarstukken 2021

37

2 4.3 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Onderstaand 5 verplichtingen die BghU is aangegaan en die niet zichtbaar zijn op de balans per 31 december 2021 •

Kredietfaciliteit: BghU heeft bij de BNG een kredietfaciliteit van € 15.000.000,-. Per balansdatum wordt hier geen gebruik van gemaakt. In de aanbesteding van het betalingsverkeer is opgenomen dat BghU per 1 Januari 2022 terugschakelt naar een kredietfaciliteit van € 3.000.000. Die faciliteit is voldoende voor incidentele uitschieters in het betalingsverkeer van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Voor het uitbetalen van de belastingopbrengsten is een separate bankrekening beschikbaar, die geen relatie heeft met de benodigde kredietfaciliteit.

•

Kantoorruimte: BghU maakt sinds 6 oktober 2014 gebruik van de helft van de 15e en de gehele 16e etage in de Zuidtoren van het Stadskantoor gelegen aan het Stadsplateau 1 te Utrecht. Dit gebruik is op 19 april 2016 geformaliseerd met het vestigen van een afgeleid recht, te weten een ondererfpachtrecht en een onder-opstalrecht. BghU betaalt hiervoor een Jaarlijkse retributie. De retributie bedraagt in 2021 € 521.199. De looptijd van deze overeenkomst is 10 Jaar. Na afloop van het contrart is BghU bevoegd het recht op te zeggen. Gekoppeld aan dit pandrecht, is een jaarlijks bedrag van € 375.414 voor de facilitaire dienstverlening die hoort bij deze specifieke huisvesting.

•

Leaseverplichting vervoersmiddelen: momenteel beschikt BghU over 3 leaseauto's, waarbij variërende contraaduren zijn afgesproken. Deze 3 leaseauto's zijn onderdeel van BghU. De verplichting die hieraan meerjarig Is gekoppeld, is afhankelijk van de keuze die medewerkers maken om al dan niet in een auto te blijven rijden voor het werk. Op maandbasis gaat het om een bedrag rond de € 2.000 aan leaseverplichtingen.

•

Leaseverplichting kopieerapparatuur: BghU heeft een leasecontract afgesloten ten behoeve van de kopieerapparatuur die op het kantoor te Utrecht aanwezig is. Dit contract wordt in 2022 aanbesteed en is daarmee geen langlopende verplichting meer.

Behorende bij onze verklaring d.d.

30MRT 2022

astriur^?. cverhekteaccountants h%y

Belastingsamen werking |)Utreehl &hoogheer &

Jaarstukken 2021

38

2.5 Toelichting op de staat van baten en lasten In dit hoofdstuk wordt de staat van baten en lasten toegelicht. Onder hoofdstuk 1.1.4 is beknopt weergegeven onder welke programmatische onderdelen de resultaten van 2021 zijn verwerkt. Dit hoofdstuk bevat een uitgebreidere analyse van de staat van baten en lasten over 2021. 2 5 1 loeliciiting op staat van baten en lasten per kostencategorie Rente en afschrijving Zoals al gemeld bij de Ie bestuursrapportage, vallen de afschrijvingslasten in 2021 lager uit dan in de begroting 2021 was voorzien. Het voordeel bedraagt € 76K. In de Ie begrotingswijziging 2021 is dit gecorrigeerd en is het voordeel verwerkt in een bijstelling van de begroting. Bij het verwerken van de definitieve afschrijvingen is een bedrag van € 312K venwerkt, wat uiteindelijk leidt tot een voordeel van € 9K ten opzichte van de Ie bestuursrapportage. Personele lasten inclusief inhuur Breakdown personele lasten

2021

2020

Personele lasten vast personeel

€

8.949.234

€

8.801.508

Inhuur Overhead

€

8.250

€

3.492

Inhuur WOZ Proces algemeen

€

43.113

€

85.148

Inhuur Databeheer

€

190.695

€

162.328 416.040

Inhuur Bezwaar en Beroep (WOZ)

€

480.830

€

Inhuur Directe Klant

€

-18.476

€

Inhuur Kwijtschelding

€

13.253

€

Inhuur Invordering

€

14.327

€

Totale personele lasten

€

9.681.226

€

9.468.516

Begroot

€

9.780.000

€

9.712.000

€

98.774

€

243.485

Voordeel

Het grootste deel van de personele lasten bestaat uit personeel in loondienst. Een deel van de loonsom wordt jaarlijks beschikbaar gehouden voor het inhuren van personeel rondom piekbelastingen. In de begroting was reeds rekening gehouden met de effecten van de CAO-stijgingen die werden verwacht voor 2021. De eenmalige uitbetaling van de ‘coronavergoeding’ is verwerkt in 2021 en opgevangen binnen de loonsom. Het gaat hierbij om een bedrag van rond de € 150.000 en is hoger dan de € 97.000 die was geraamd op basis van de 1% materiële stijging van de lasten. De personele lasten vielen echter toch lager uit dan voorzien. De verklaring bestaat uit twee delen. De kosten voor personeel in dienst vallen € 661.000 lager uit, waarvan € 110.000 bestaat uit lagere kosten voor opleidingen, woon werkverkeer en overige personeelslasten. Dit is vrijwel volledig toe te schrijven aan de effeaen van de coronapandemie. BghU gaat ervan uit dat dit voordeel daarmee grotendeels incidenteel is. Tevens zijn veel openstaande vacatures later of nog niet ingevuld, ook mede door de coronapandemie, wat optelt tot een voordeel van € 207.000. Daarnaast is vrije vacatureruimte was in de loonsom € 1 70.000 reeds voorzien voor inhuur.

3 0 MRT 2022 Ëibb

Belastingsamenwerking e«lKentw< & hoogheemraadsJap utrecht

Jaarstukken 2021

astriurfP' 3v

overheWsaccountants b.v.

De inhuurlasten zijn daardoor ditJaarC 562.000 hoger dan voorzien in de begroting 2021 en die kosten komen vrijwel volledig voor rekening van het WOZ-bezwarenproces en het project richting het oordeel goed van de Waarderingskamer. Ook kon deze inhuur gedekt worden, conform de gehanteerde loonsomsturing, uit de totale som voor loonkosten. Het totale voordeel op de personele lasten komt daarmee uit op bijna € 99.000. Materiële lasten In de materiële lasten is een voordeel van € 553.000 gerealiseerd. Dit voordeel is feitelijk hoger, omdat in deze materiële lasten ook€ 103.000 aan specifieke kosten voor projecten voor individuele deelnemers zijn verantwoord. Het feitelijke voordeel op de ‘going concern’ materiële lasten bedraagt daarmee uiteindelijk € 714.000. Afwijkingen hoger dan € 50.000 zijn hieronder toegelicht. Of het voordeel incidenteel of structureel is, staat met een l/S aangegeven. Onderwerp

Gewijzigde j Realisatie begroting \ 2021 2021 I € 255.000 € 80.000

Resultaat

Toelichting

€ 175.000

Projectkosten

€ 500.000

€ 276.000

€ 224.000

Telecommunicatie

€ 65.000

€ 5.000

€ 59.000

Juridische Incassokosten

€ 149.5000

€ 81.500

€ 68.000

Het project Waarderingskamer I goed zou in eerste instantie vanuit de materiële lasten gedekt worden. Echter, uiteindelijk is dit verantwoord en gedekt vanuit de loonsom omdat die (door latere Invulling van vacatures) toereikend bleek. Dit is een incidenteel voordeel. In de begroting 2022 is nog eenmalig een bedrag opgenomen voor het project van de Waarderingskamer In de begrotingen BghU tot en l/S met 2021 was een restpost opgenomen voor de projecten, die ook (net als in 2020) uiteindelijk te hoog bleek. Voor 2022 is dit bedrag gefixeerd op € 200.000. Gezien de verwachte inzet op het project van de aanbesteding, zou dat voldoende moeten zijn. Voordeel wordt veroorzaakt door I een andere werkwijze bij de telecomaanbieder, waardoor een grote (verwachte) naheffing over 2020 niet meer kwam. Daardoor viel zowel de gereserveerde last vrij als de het budget dat voor 2021 noodzakelijk was.________ Er werden minder hernieuwde I dwangbevelen betekend, wat resulteerde in minder opbrengsten van de dwanginvordering en kosten voor de incasso-afhandelinq Diverse overige voordelen, waaronder lagere autokosten, lagere kosten voor facilitaire dienstverlening door onder meer corona en een lager bedrag aan niet-compensabele BTW. Deze divers ' 8^(ï^tó6lj?)Hzi'ïi'rkiS!i^ ■ d.d. bed ra

Project Waarderingskamer Goed

en

Overige voordelen

€ 188.000

I l/S

3 0MRT 2022

♦ 1

Èibu

Belastingsamen werking gemeenten & hoogheemraadsdiap Utrecht

Jaarstukken 2021

astriuiw t

overtieidsaccountsnts b.v. 4U

Proceskosten De proceskosten vallen € 300.000 hoger uit dan voorzien in de begroting 2021. Hoewel dit risico is onderkend bij de 2e bestuursrapportage, valt het negatieve resultaat hoger uit dan toen verwacht. Uiteindeiijk is de beiangrijkste oorzaak de stijging van het aantal NCNP-bezwaren. Het toekenningspercentage Is ongeveer gelijk gebleven, maar door de hogere instroom zijn de kosten voor 2021 hoger opgelopen dan in de voorgaande Jaren. De verwachting is dat de instroom van NCNP-bezwaren de komende Jaren op dit niveau zal blijven, waarbij er voor de deelnemers ook een risico is dat deze kosten zicht in ieder geval stabiliseren rond de € 1,1 miljoen waar ze zich nu bevinden. ICT-lasten Het bestuur van BghU reserveerde voor 2021 € 1.321.000 voor de overgang van de ICT-systemen. Daarvan is tot op heden € 326.000 benut. Er zijn twee hoofdreden voor de lagere benutting van deze reserve dan verwacht. Ten eerste is bij het opstellen van de projectbegroting uitgegaan van een implementatietrajea dat grotendeels plaats zou vinden in 2021. Na een latere start van de aanbestedingsprocedures en een verschuiving van de ingebruikname datum van de belastingapplicatie, valt het grootste deel van de implementatie in 2022. Dat had effect op de verwachte inzet van tijdelijk extern personeel; die inzet is ook grotendeels nodig in 2022 in plaats van 2021.

Daarnaast valt de realisatie van de belastingapplicatie voordeliger uit dan vooraf verwacht. Er is dus ook een prijsvoordeel dat voor een lagere benutting van de reserve zorgt. Van de € 326.000 is: • • • • •

€ 70.000 besteed aan algemene strategievorming voor het gehele inkooptraject en het gehele ICTlandschap; € 151.000 besteed aan de voorbereiding, het opstellen van het programma van eisen en de uitvoering van 4 Europese Aanbestedingsprocedures. € 27.000 besteed aan de voorbereiding van de implementatie door de implementatiemanager; € 78.000 gereserveerd voor mijlpaalbetalingen aan de leveranciers van de nieuwe applicaties: € 5.000 benut voor algemene projectkosten

Onvoorzien De post onvoorzien kan gebruikt worden voor tegenvallers in de bedrijfsvoering, waarbij de toename in proceskosten als specifiek onderwerp genoemd werd. Deze toename heeft zich voorgedaan, maar kon BghU opvangen door middel van onderschrijding op de andere materiële budgetten. Het voordeel op de post onvoorzien bedraagt daarmee € 100.000. Vervolgingskosten Bij de vervolgingskosten is sprake van een nadeel van ongeveer € 60.000. Bij de wijziging van de begroting bij de Ie bestuursrapportage 2021 is gerekend meteen bedrag op basis van de realisatie 2020. Dit voordeel verwerkte BghU dan ook in de Ie bestuursrapportage 2021 en in de begroting 2022 en meerjarenperspectief 2023-2025. In 2021 was de realisatie echt lager dan verwacht. Dit heeft vooral te maken met een lager dan verwachtte tekening van hernieuwde bevelen. De verwachting is dat de realisatie in 2022 weer het niveau van 2020 haalt. Overige baten Het resultaat van de overige baten is positief. Dit wordt vrijwel volledig veroorzaakt door de eenmalige projectbijdrage van de gemeente Stichtse Vecht, waar kosten in de materiële lasten tegenover stonden. De overige posten laten geen voor- of nadelen zien. Deelnemersbijdrage De deelnemersbijdrage 2021 is gerealiseerd conform de vastgesteide verdeling over de deelnemers.

Reserves Het rekeningresultaat 2020 is, conform besluitvorming in de hpsruijrsvprQaHpring van 1 april 2021, verwerkt als dotatie aan de bestemmingsreserve voor de aanbesteding vaR®^^6^|l?Ü(9ö?f^.tll!wÉaiSHs~ inmiddels ook de eerste € 326.470 conform besluitvorming onttrokken.

3 0 MRT 2022 gibü

Belastingsamenwerking gemecfiten & hoogheemraadschap UtiecM

Jaarstukken 2021 omhekteaccountants b.v.

0

In de reserve ICT zit op dit moment een bedrag van € 995.400. Bij de behandeling van de 1* bestuursrapportage 2022 kan duidelijk worden hoeveel hiervan nog nodig is voor het boekjaar 2022, dit is afhankelijk van de benodigde in te huren capaciteit in het kader van de overgang naar het nieuwe belastingsysteem. In de reserve nog te bestemmen resultaat is een bedrag van € 438.31 5 opgenomen. 2.5,2 Detailtoelichting effecten Covid'19 Op verzoek van het bestuur Is in kaart gebracht welk effea de uitbraak van het coronavirus in financiële zin op BghU heeft gehad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen een direct effect en een indirect effea. Directe effecten zijn lagere lasten voor reiskosten en hogere lasten voor thuiswerkvoorzieningen, tenwijl indireae effeaen bijvoorbeeld bestaan uit latere invulling van vacatures door de uitbraak van het coronavirus. Dit speelde met name in de periode van de eerste lockdown van maart 2020, toen zowel scope als de lange termijn werking van de maatregelen nog onvoldoende inzichtelijk was. Directe corona-effecten (Bedragen naar boven afgerond op € 1.000) 1 Voordeel j Effect Type last ' /nadeel 2021 Personele lasten Voordeel € 75.000 Reiskosten Representatie

Materiele lasten Bureaustoelen thuiswerken en extra hulpmiddelen (laptops etcetera)

Voordeel

€ 10.000

Nadeel

€ 10.000

Doorwerking 2022

Ja, loopt mee in analyse bestuursrapportage I 2022 Ja, loopt mee in analyse bestuursrapportage i 2022

Ja, loopt mee in analyse bestuursrapportage I en overgang naar hybride werken

Indireae corona-effeaen De indireae corona-effeaen in 2021 zijn moeilijk uitputtend te maken. De volgende effeaen zijn In ieder geval duidelijk zichtbaar in het resultaat 2021. De verwachting is dat deze efferten eenmalig zijn. Personele lasten Opleidingen

In te vullen vacatures

Voordee Effect 2021 l/nadeel___________ Voordeel 120.000 (60.000 ten opzichte van Be rap I) Voordeel

Niet te specificeren

Doorwerking 2022 Niet helemaal toe te schrijven aan corona, maar pandemie heeft ook effea in 2022. Loopt mee in analyse bestuursrapportage 1.

Niet helemaal toe te schrijven aan corona, maar ook aan de arbeidsmarkt als geheel. Loopt mee in analyse bestuursrapportage 1.

Behorende bij onze verklaring d.d.

30MRT 2022 .

1

astriurW^

overheidEaccoiintants h.v.

Bgbü

Belastingsamenwerking gemeenten &

chap Utrecht

Jaarstukken 2021

42

2 5.3 Detailtoelichting Wet Normering topinkomens De WNT is van toepassing op BghU, Het voor BghU toepasselijke bezoldigingsmaximum Is In 2021 € 209.000 het algemeen bezoldigingsmaximum. BghU heeft in 2021 één leidinggevende topfunctionaris gehad, die voldeed aan de normen van de WNT. 1a. Leidinggevende topfunaionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13' maand van de functievervulling. Gegevens 2021 Bedragen x C 1

M. Vrisou van Eek

Functlegegevens

Directeur BghU

Aanvang en einde functievervulling in 2020 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking?

01/01 - 31/12 1,0 ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

118.462 21.678 140.140

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

209.000

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag

N.v.t.

Bezoldiging

140.140

Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling ____________

N.v.t.

N.v.t.

Behorende bij onze verklaring d.d.

30 MRT 2022,

m

astriuifitR

overhelösaccountantp b.v.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschep Utacht

Jaarstukken 2021

43

Gegevens 2020 Bedragen x C 1

H. Vrisou van Eek

Functiegegevens

Directeur BghU

Aanvang en einde functievervulling in 2020

01/01 - 31/12

Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)

1,0

Dienstbetrekking?

ja

Bezoldiging Beioning plus belastbare onkostenvergoedingen

115.648

Beloningen betaalbaar op termijn

20.227

Subtotaal

135.875

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

201.000

Bezoldiging

135.875

Tabel ld. Topfunctionarissen met een totale bezoldiging van € 1.700 of minder Duur dienstverband n.v.t

Beloning

Onbezoldigd bestuurslid

n.v.t.

n.v.t.

Naam functionaris

Deelnemers

Functie BghU

Dhr. J.C.H. Haan

Dijkgraaf hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (voorzitter bestuur BghU) Hoogheemraad hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden

Onbezoldigd bestuurslid

2021 n.v.t.

Dhr. B. de Jong (treedt terug per februari 2022, opvolger nog niet formeel in bestuur geweest). Mevr. A. Dekker

Wethouder gemeente Bunnik

Onbezoldigd bestuurslid

n.v.t

Dhr. G J. Spelt

Wethouder gemeente Lopik

n.v.t.

n.v.t.

Dhr. H. Adrianl

Wethouder gemeente Nieuwegein

n.v.t.

n.v.t.

Dhr. D.M.P.G Smolenaers

Wethouder gemeente De Bilt

n.v.t.

n.v.t.

Dhr. K. van Dalen

Wethouder gemeente Houten

n.v.t.

n.v.t.

Dhr. G. Boonzaaijer

n.v.t.

n.v.t.

Mevr. A. Klein

Wethouder gemeente Utrechtse Heuvelrug Wethouder gemeente Utrecht

n.v.t.

n.v.t.

Dhr. S. Jansen

Wethouder gemeente Zeist

n.v.t.

n.v.t.

Dhr A. Wisseborn

Wethouder gemeente Stichtse Vecht

Onbezoldigd bestuurslid Onbezoldigd bestuurslid Onbezoldigd bestuurslid Onbezoldigd bestuurslid Onbezoldigd bestuurslid Onbezoldigd bestuurslid Onbezoldigd bestuurslid Onbezoldigd bestuursW-

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

'klaring d.ci.

3 0MRT 2022 Belastingsarnenwerking *ei

& hoogheemaadsdiap Utrecht

astrlurf^,

Jaarstukken 202

overheidsaccountants b.v.

44

2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen. Er zijn in 2021 geen uitkeringen verstrekt wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen met of zonder dienstbetrekking inclusief degenen die op grond van hun voormalige functie nog 4 jaar als topfunctionaris worden aangemerkt. 3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2021 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. 2.5.4 Realisatie per taakveld

Taakveld

Taakveldomschrijving ; Verdeling

Overhead

Databeheer

Dienstverlening | Totaal

Taakveld

0.2

Burgerzaken

0.00%

€

€

€

Taakveld

0.61

OZB woningen

31,01»

€ 2.091.046

C 1.49S.433

€

1.569.083

Taakveld

0.62

OZB niet-woningen

3,13»

€

211.060

C

150.942

€

158.376

€

505.061

e

€ € S.155.562 520.378

Taakveld

0.63

Parkeerbelasting

7,49»

€

361.199

€

378.989

€ 1.245.249

Taakveid

0.64

Overige belastingen

28,28»

€ 1.906.958

€ 1.363.781

€

1.430.947

€ 4.701.687

Taakveld

1.1

Crsisib. & Brandweer

0,00»

€

€

€

Taakveld

1.2

Openbare Orde

0,02»

€

1.349

€

964

€

1.012

€

3.325

Taakveld

2.1

Verkeer en vervoer

0,01»

€

674

€

482

€

506

€

1.663

Taakveld

2.2

Parkeren

0,01»

€

674

€

482

€

506

€

1.663

€

€

Taakveld

2.3

Recreatieve havens

0,00»

€

Taakveld

3.3

Bedrijfsloket en regel.

0,05»

€

3.372

€

2.411

C

2.530

€

8.313

Taakveld

3.4

Economische promotie

0,19»

C

12.812

€

9.163

€

9.614

€

31.588

Taakveld

7.2

Riolering

16,79»

€ 1.132.172

€

809.685

€

849.562

€ 2.791.419

Taakveld

7.3

Afval

12,10»

€

815.919

€

583.513

€

612.251

€ 2.011.683

Taakveld

7.5

Begraafplaatsen 8t Crem.

0,06»

€

4.046

€

2.893

€

3.036

€

9.975

Taakveld

8.3

Wonen en Bouwen

0,86»

€

57.991

€

41.473

€

43.515

€

142.979

100,00»

€ 6.743.133

€4.822.423

€

5.059.927

€

€

€ 16.625.483

Behorende bij onze verklaring d.d.

3 0 MRT 2022

0 astriurfl^ overtieidsaccountantj b.v.

Bgbü

Belastingsamenwerking gemeenten & hoi^^ieeniraadschep Utrecht

Jaarstukken 2021

45

;

3. Controleverklaring accountant De accountant.

'

^horende bij onze verklaring d.d.

30MRT 2022

2)

astriurffll

pyejheMsaccountants b.v.

Belastingsamenwerking emeenten i hooghumrudschaii Uticdit

Jaarstukken 2021

46

astriurrP CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: Het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021 Ons oordeel Wij hebben de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) te Utrecht gecontroleerd. Naar ons oordeel: •

•

Geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) per 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021, uitgezonderd de mogelijke effecten van de aangelegenheid beschreven in de paragraaf “De basis voor ons goedkeurend oordeel ten aanzien van de getrouwheid en ons oordeel met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid”, in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, opgenomen bepalingen zoals opgenomen in het normenkader dat (voor het laatst) is vastgesteld door het bestuur op 23 oktober 2017.

De jaarrekening bestaat uit 1. 2. 3.

de balans per 31 december 2021; het overzicht van baten en lasten over 2021; de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.

De basis voor ons goedkeurend oordeel ten aanzien van de getrouwheid en ons oordeel met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid De gemeenschappelijke regeling heeft voor twee contracten de Europese aanbestedingsregels niet gevolgd. De totale omvang van deze onrechtmatige uitgaven bedragen € 417.000. Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het protocol op de accountantscontrole BghU 2018 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021 vallen.

Astrium Overheidsaccountants B.V. Edelgasstraat 57, 2718 SX Zoetermeer www.astriuin.nl

Tel: (079) 36 23 613 Fax: (079) 361 57 77 info@astrium.nl

'r

IBAN NL10RAB00322622360 BTW nr. NL810591625B01 KVK: 34168056

i

.‘♦V.*.

astriuniW Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende geschikt is als basis voor ons oordeel ten aanzien van de getrouwheid en ons oordeel met beperking ten aanzien van de rechtmatigheid. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.

Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 166.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2021. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Wij zijn met het bestuur overeengekomen dat wij aan het bestuur tijdens onze controle geconstateerde fouten groter of gelijk aan € 50.000 en onzekerheden groter of gelijk aan € 50.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwantitatieve of WNT-redenen relevant zijn. B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: • het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen.

Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.

2

j

H

k"

h

H

+ K : :T_. ■

■L

■ï

p

7

.■■

i-k.'

■■

^ n-

V

\

r Ty -n

. ■ sr'

^

. r

f.

i

■ . j'

ji

■

K

K L

L-

¥■

■

! El

■r

■ 'l^'trry^y ■, t

I

^

............ .. J

f ■ ■

■■

\

■■

;i. rmT

• ■

>■

■■

■■■

”

"k

p

_■'

■■jj" ■■

■■F

■n

!-r^ ■.dT*'" ■

■

-■ J

V , ■1

•mm

K

I

1-

r

■J ■ 1:■

IJ

E.-

k- - r ".■

h

i

k

■■ ■

T

^

>.

■L

"H

."l'. ■■

■■■

.£Jif

■

.■:

K T

■

■> f

J

■ J"'-

' ^ .-

■■•- :r ■■

k

i r-^

V

•m

p

■ ■■

X

■ i

* ■

■■

’j.

L

F

L

k

■

■■:t| f

k " H- I

■s ■■

. ■

^V

r,-

,K

,

Ji

■■ ■

k

■ k

>

T" ■■