2022-193 Bijlage 3 Jaarstukken 2021 BghU.pdf
Tekst van het document
2022-193 Bijlage 3
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht
Jaarstukken 2021 Wwkfl^bMBahU Ani«t»rd«n
»»p
■4a«flpminennt«r
Huiwn Gooisa Maran •
Aalamaar V ■
Biêr\c\
Emwlo
„ / Emiiim
Uran
■■
/
Uithoorn ^ ; DaRofMtoVjniK),
X
BunsebolM
%.-/
•
MhWMM
Kaag tn BreaaMm ^
Pütio h’
1
Wijdamaran
^
r-; ’
.:'xr.
„te-
BMrn i; WehtMV^V^
„■^’V I,
4-^-'
Soast
DaBm
X'
Alph«f> «art dan
r:
Lauadan - « Z«lt
Üvteht
4
•C
SÈharpen^l f.
'Itanawoudli
Edê
Bunnlk
Waddinivaan
U6*cl
Uaaalaiain Niauwagaih
Oi
t
ralnig
GbUda Zuidplas
Houtan
Lop»
i .
W9kbU0« V
KrfampanerwMfd . / Cutomborg < i;
t
?.'■..
1
1 ^MMadrtaiH
-ni
!sbü
Baiastingsamenweridn^ C^BgliU
WMtBctlAM
.Ttal
X
• OHnJW' ««1 «»e
.aouwi: tMfloe
Wbe«wirttr'\ï^"c!oMiilx4CTi^
Behorende bij onze verklaring d.d.
3 0 MRT 20: ■È
astriurhi
ovarheldsaccounlants b.v.
Inhoudsopgave Voorwoord
3
Jaarverslag................................................................................
4
1.1
Programmaverantwoording.......................................
4
1.1.1
Kernproces databeheer......................................
4
1.1.2
Kernproces dienstverlening & invordering..........
9
1.1.3
Ondersteunende processen................................
14
1.1.4
Financieel overzicht programmaverantwoording
14
Paragrafen..................................................................
16
1.2.1 Lokale heffingen........................................................
16
1.2.2 Weerstandsvermogen en risicomanagement............
17
1.2.3 Kapitaalgoederen......................................................
19
1.2.4 Financiering...............................................................
20
1.2.5 Bedrijfsvoering..........................................................
21
1.2.6 Paragraaf verbonden partijen....................................
28
1.2.7 Grondbeleid..............................................................
29
1.2
2 Jaarrekening...................................
30
2.1 Staat van baten en lasten 2021
30
2.2 Balans ultimo 2021
32
2.3 Waarderingsgrondslagen.............................................................
33
2.4 Toelichting op de balans.............................................................. .
34
2.4.1 Toelichting activa..................................................................
34
2.4.2 Toelichting passiva.................................................................
36
2.4.3 Niet uit de balans blijkende verplichtingen............................
38
2.5 Toelichting op de staat van baten en lasten..................................
39
2.5.1 Toelichting op staat van baten en lasten per kostencategorie
39
2.5.2 Detailtoelichting effecten Covid-19........................................
42
2.5.3 Detailtoelichting Wet Normering topinkomens.....................
43
2.5.4 Realisatie per taakveld...........................................................
45
3. Controleverklaring accountant...........................................................
46 Behorende bij onze verklaring d.d.
3 0 MRT 202: ËSbu
Beiastingsamenwerking & hoogtieefliraadschap Utrecht
Jaarstukken 2021
astrluifP<,
werhekisaccountants b.v. *
Voorwoord Bij deze bieden wij u de Jaarstukken 2021 aan. We kijken terug op een bewogen en intensief Jaar waarin ook veel bereikt is. Afgelopen Jaar stond in het teken van onze ingezette organisatieontwikkeling, met een behoorlijke ICT-transitie en het gaan bereiken van het oordeel ‘goed’ van de Waarderingskamer. Daarnaast heeft een aantal landelijke ontwikkelingen effect op de taakuitvoering van BghU. Namelijk de voorbereiding voor kwijtschelding naar aanleiding van de kinderopvangtoeslagaffaire én de effecten van coronamaatregelen voor burgers en bedrijven. Voor de realisatie van de genoemde speerpunten en voor het implementeren van deze landelijke ontwikkelingen is naast de reguliere taakuitvoering veel projectmatig gewerkt. Belastingopbrengsten Met diverse fasen van versoepeling en aanscherping van de coronamaatregelen heeft de organisatie en hebben de medewerkers, veelal vanuit huis, de reguliere dienstverlening zo goed als mogelijk uitgevoerd. Er zijn ruim 586.500 belastingaanslagen met ruim 2,5 miljoen aanslagregels opgelegd. Dat zijn zo’n 29.000 aanslagen en 72.000 aanslagregels meer dan in 2020 (16,4% meer). 5inds de coronapandemie worden meer betalingsregelingen afgesproken.
Het bedrag aan betalingsregelingen is in 2021 wel lager geweest dan in 2020 maar het openstaande saldo van belastingen en invorderingskosten was eind van het Jaar ruim 2 miljoen hoger dan eind 2020 (23,3 vs. 21,3 miljoen). In het algemeen hebben de coronamaatregelen afgelopen Jaar beperkt nadelige effecten gehad op de belastingopbrengsten. Het totaal aan afdrachten van belasting is ruim 529 miljoen geweest (518 miljoen in 2020). Dienstverlening Vanwege het thuiswerkadvies en beperkte openstelling van de gemeentehuizen hebben we ten tijde van het combi-kohier en WOZ-beschikking geen hulp op locatie kunnen bieden. We hebben in deze periode verruimde telefonische openstelling geboden, met succes. Wel waren de gesprekken door de pandemie langer en probeerden we zo veel mogelijk maatwerk te bieden aan de telefoon. In totaal is in 2021 (5000 keer) minder telefonisch contart opgenomen dan in 2020 (van afgerond 82.100 naar 77.100 keer). Het loket kende een langere tijd een beperkte openstelling maar die is in het najaar, rekening houdend met de geldende coronamaatregelen, verruimd vanwege verzoek om meer dienstverlening. Helaas blijven we een aanhoudend stijgend aantal WOZ-bezwaren ontvangen van NCNP-bureaus, dat gepaard gaat met een hoge proceskostenvergoeding en uitvoeringskosten. Ook het aantal (hoger) beroepen is gestegen.
We blijven inwoners attenderen op de mogelijkheid om bij vragen eerst contact op te nemen met BghU. Financiën 2021 Onze activiteiten zijn gericht op goede, betrouwbare dienstverlening en efficiënt objectenbeheer. De voortgang van de implementatiekosten van de ICT-transitie en de ontwikkelingen rondom de Waarderingskamer zijn expliciet onderdeel gemaakt van de bestuursrapportages. Er is geen aanleiding geweest een begrotingswijziging voor de exploitatielasten voor te stellen en we blijven er alles aan doen om binnen de begroting, zo niet lager, uit te komen. Al met al sluiten we het Jaar 2021 af met een positief rekenresultaat voor bestemming van € 438.135. De belangrijkste oorzaak hiervan is een onderbenutting van het projectenbudget en een voordeel op de loonsom door moeilijk vervulbare vacatures. Samenwerking We zijn dankbaar voor de enorme inzet van onze medewerkers, leveranciers en deelnemers voor onze succesvolle samenwerking!
Behorende bij onze verklaring d.d.
30MRT 202:
ms
astrium
overheidsaccountants b.v.
Ësbü
Belastingsamenwerking gemeenten
Jschep Utrecht
Jaarstukken 2021
3
Jaarverslag In het jaarverslag licht BghU haar prestaties over het afgelopen Jaar toe. Dat gaat aan de hand van de BBVsystematiek. Dat betekent dat de toelichting op de resultaten de indeling van de begroting 2021 volgt. Die begroting maakte een onderscheid in 3 kernprocessen, te weten databeheer, dienstverlening en vorderen op maat. De kernprocessen dienstverlening en vorderen op maat zijn in deze jaarrekening samengevoegd tot het kernproces dienstverlening en invordering. Daarnaast is het programma ondersteunende processen onderdeel van de begroting. Een totaaloverzicht van de baten en de lasten van de programma's is opgenomen in paragraaf 1.1.4.
1.1
Programmaverantwoording
De programmaverantwoording bestaat uit de 2 kernprocessen en de ondersteunende processen. Aan de hand van de drieslag: wat wilden we bereiken in 2021, wat deden we daarvoor en wat waren daarvan de kosten, lichten we in dit deel van het jaarverslag onze resultaten over 2021 toe.
1.1,1 Kernproces databeheer Het procesonderdeel databeheer heeft betrekking op het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ) voor de deelnemende gemeenten en (indirect) voor hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Dit procesonderdeel bevat zowel de activiteiten van het verzamelen, registreren, bewerken en optimaliseren van de basisgegevens voor de uitvoering van de wet WOZ als het bepalen van de WOZwaarden. De begroting bevatte zowel doelstellingen als kwaliteitsnormen voor de dienstverlening.
IVat wilden we bereiken? Doelstellingen 2021 Onderwerp ' Doelstellingen 2021 Doelstelling: Alle WOZ-objecten zijn in het Beheer Centricsysteem (K2B) met een juiste status objecten en juiste gegevens aaueel beschikbaar. (BAC, BRK) Indicator: BAC en BRK-mutaties zijn binnen 5 dagen verwerkt.
(BRK)
Indicator: BRK-mutaties zijn binnen 4 dagen verwerkt. Beheer Gebruikers (NHR, BRP)
Doelstelling: Alle WOZ-objeaen kennen de actuele gebruikers, inclusief huurinfo nietwoningen en ingeschrevenen woningen. Indicator: BRP-mutaties zijn binnen 2 dagen venwerkt. Indicator: NHR-mutaties zijn binnen 4 dagen verwerkt. Indicator: Retourpost is binnen 5 dagen verwerkt.
Sibu
1 2020
2019
9596
9596
9596
9996
9996
9596
9596 kent een actuele gebruikers
actuele
100%
100%
N.b
100%
100%
100%
95%
85%
100%
Doelstelling: Alle WOZ-objerten kennen een eigenaar conform het Kadaster waarbij combi- aanslagen een uitgangspunt is.
Beheer Eigenaren
Beheer Gebruik / Verbruik
2021
Doelstelling: beheer WOZ-waarde. Indicator: alle (bestaande en In aanbouw
95%
9596 kent gebruikers
90% Behorende bi onze verklar ng d.d.
3 0 ^RT 2022/ Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht
Jaarstukken 2021
astriurf
1
oveitieWsaccounlanls b.v.
zijnde) WOZ-obJecten zijn op 1 oktober gewaardeerd
Beheer Gebruik/ Verbruik
Doelstelling: Beheer Waterverbruik indicator: Voor ieder WOZ-object zijn op 1 oktober de m3’s dan wel het aantai VE geregistreerd.
9S%
9096
9096
Beheer overige maatstaven De ontbrekende maatstaven opvragen zodanig dat het bestand aaueel is/blijft en er binnen 1 maand na ontstaan belastingfeit de aanslagen opgelegd kunnen worden.
9596
8996
86 96
Beheer objecten In het afgelopen jaar zijn in diverse processen verbeteringen gerealiseerd. Dit is niet aitijd terug te zien in een gestegen percentage, maar wel in de kwaliteit van de dataverwerking die door middei van de koppelingen wordt aangeleverd. De data wordt meer dan in het verleden vooraf beter geanalyseerd, gecontroleerd en daarna pas verwerkt. Hierdoor is er dit jaar ook geen stijging zichtbaar in de percentages van de afhandeling. Dit kost in deze fase nog meer tijd dan beoogd, maar de venwachting is dat dit op langere termijn ieidt tot vermindering van herstelwerkzaamheden en ook tot minder bezwaren. Een van de genomen maatregelen is het aanstellen van een buitendienstmedewerker die gegevens in het veld onderzoekt en feiten vaststelt. Deze verfijning verhoogt niet alleen de kwaliteit van het werk maar ook het draagvlak bij de belastingplichtige. Deze kan direct vragen stellen en hoeft diens vraag niet meer via andere kanalen te stellen of in het ergste gevai een bezwaarschrift in te dienen.
Beheer eigenaren De doelstelling om alle BAC- en BRK-mutaties binnen 5 dagen te verwerken, is in de praktijk niet realiseerbaar. Een deel van de mutaties zal nader onderzocht worden. Vaak leiden bepaalde mutaties tot vragen over kwaliteit en volledigheid. Dit jaar is er daarom voor gekozen om kwaliteit boven het verhogen van de snelheid te prefereren. Dit leidt overigens niet tot problemen in de planning van de aansiagopiegging.
Beheer gebruikers Dit onderdeel bestaat uit drie gegevensstromen. Met de Kamer van Koophandel hebben het afgelopen jaar meerdere gesprekken plaatsgevonden over de kwaliteit van de aangeleverde gegevens en de wijze waarop deze gegevens door BghU geïnterpreteerd dienen te worden. Dit leidde er toe dat aan beide kanten meer inzicht is gekomen in eikaars werkwijze en belang. Daardoor kunnen de aangeleverde mutaties beter verwerkt worden en kunnen terugmeldingen vanuit BghU sneller en efficiënter bij de KvK verwerkt worden. Ten aanzien van de BRP kan in 2021 geconstateerd worden dat door diverse (nood)maatregelen de grens van 500.000 opvragingen nipt is voorkomen. Deze grens is belangrijk omdat BghU daardoor in een andere afrekenstaffel terecht komt. Deze afrekenstaffel leidt tot hogere kosten. Voor dit jaar met alle werkzaamheden, de implementatie van een nieuw belastingsysteem en de risico’s om opvragingen uit te stellen zal dit in 2022 niet meer mogelijk zijn. Dit effect verwerken we in de 2e bestuursrapportage. De derde gegevensstroom bestaat uit retour gekomen post. Dit is een direct gevolg van de verwerking van beide voorgaande stromen.
Enerzijds zal deze stroom in de komende jaren afnemen door de procesaanpassingen en afspraken, anderzijds blijven we hierin afhankelijk van de tijdigheid dat een inwoner zich inschrijft of laat verhuizen bij een gemeente en een ondernemer die tijd de KvK. Hierbij zijn we dus erg afhankelijk van de BRP, HR, inwoner en onder lemer.
30MRT 20: Ëlbii
Belastingsamenwerklng gemeenten & hoo^emraadsdiap Utiecht
Jaarstukken 2021
astriui
overheicIsaccxMjntanis b.v.
Beheer gebruik Zoals ieder jaar streven we naar een zo goed mogelijke en sluitende registratie van alle m3’s of vervuilingseenheden op 1 oktober van het desbetreffende Jaar. Praktisch is dit niet voor 100% realiseerbaar omdat Vitens per maand gedurende het hele jaar een afrekening verstuurt voor een bepaald gebied. Hierdoor kunnen in bepaalde gebieden pas het volgende kalenderjaar aanslagen opgelegd worden. Ook kan bij een bepaalde categorie objecten het waterverbruik nog wijzigen door de grootte van het bedrijf of het aantal inwoners. Kwaliteitsnormen 2021 Procesactiviteit Waardebepaling (WOZ)
Bestandsbeheer
Aanslagoplegging
Kwaliteitskenmerk Het van de Waarderlngskamer tijdig mogen beschikken Bestanden dienen juist, actueel en volledig te zijn Aanslagen dienen juist, volledig en tijdig te worden opgesteld
Doelstelling Goed
2021 Voldoende
2020 Voldoende
Goedkeurende accountantsverklaring
Gerealiseerd
Gerealiseerd
95% gemeentelijke deelnemers in februari, overige 5% binnen 1 maand na ontstaan belastbaar feit
Gerealiseerd
Gerealiseerd
De doelstelling om voor 1 oktober alle WOZ-objeaen gewaardeerd te hebben, is niet haalbaar gebleken. De eis dat op 1 december minstens 90% van alle WOZ-objecten gefiatteerd moeten zijn, realiseert BghU wel ieder jaar. De Waarderingskamer heeft dit als eis opgenomen om de eindcontroles uit te kunnen voeren. Daarnaast moeten onze deelnemers op basis van de gefiatteerde waarden de tarieven gaan vaststellen. De procesteams streven er in ieder geval naar om meer dan 95% van de WOZ-waarden gefiatteerd te hebben voor het opleggen van het grote kohier in februari. Een van de uitgangspunten in het proces is dat op het gecombineerde aanslagbiljet alle voor dat subjea relevante aanslagen en WOZ-beschikking staan. Dit is een uitgangspunt waarmee het voor de belastingplichtige mogelijk is een overzicht te vormen van alle lokale heffingen waar voor hij of zij wordt aangeslagen. Ook is efficiënter voor de rest van het proces en effectiever omdat een aantal opvolgende processen zoals betalen, het aanvragen van kwijtschelding of het maken van bezwaar ineens in behandeling kunnen worden genomen. Maar het heeft ook een nadeel als het gaat om tijdig opleggen van de aanslag. Indien om wat voor reden een van de aanslagregels nog niet opgelegd kan worden, wordt op dit moment het gehele biljet niet verzonden.
Deze redenen kunnen heel divers zijn en zijn vanuit het standpunt van de belastingplichtige niet altijd in het voordeel. Zo kunnen betaaltermijnen minder worden of blijft er nog een tijdje onzekerheid over de WOZ-waarde van een object. Dit kan ieiden tot extra telefoonverkeer omdat belastingplichtigen vragen hebben over de WOZ-waarde of de aanslag op zich. Ook vanuit BghU kan deze werkwijze leiden tot vragen omdat daardoor niet altijd het percentage op te leggen aanslagen of landelijke eisen over het percentage verzonden beschikkingen gehaald kan worden. Naast externe factoren heeft BghU hier ook zelf een grote mate van invloed op. Deze zijn ook deels meegenomen in het ontwikkelplan van de Waarderingskamer. Een van de onderdelen van het plan betreft het tijdig en goed beschikken. Om dit te bereiken wordt meer tijd en energie gestoken in de voorbereidende werkzaamheden. Zijn bouwvergunningen tijdig verwerkt, zijn aile mutaties vanuit de basisregistraties binnen een maand na binnenkomst verwerkt, zijn aile WOZ- en_____ heffingsbezwaren voor 1 januari van het volgende verwerkt? Het ontwikkelplan d.d. de risico's van aanslagen en beschikkingen tijdig te verzenden in kaart te brenge i, het proces aan te passen en medewerkers mee te nemen in de verbeteringen van de processen.
3 0 MRT 20
Bgbü
Belastingsamenwet king gemeenten & hoog^eemraedschep Utrecht
Jaarstukken 2021
astriur®
overheidsaccou
b.v.
Dat dit leidt tot een betere kwalificering bij de Waarderingskamer is een mooi succes, maar wat nog veel belangrijker is, is dat dit project leidt tot een betere aanslag die tijdig wordt verzonden en een beschikking die voorzien is van een Juiste waarde. VJat deden we daarvoor bij het Databeheer? Het afgelopen Jaar is een groot gedeelte van de processen opnieuw in kaart gebracht. Er is gekeken of er nog verbeteringen doorgevoerd konden worden, of er processen verder geautomatiseerd konden worden of dat er betere interne afspraken gemaakt konden worden. Zo zijn de binnenkomende gegevens van Vitens via de Waterbank niet alleen gebruikt om het waterverbruik in kaart te brengen maar ook te koppeien aan de objeaen die op dat moment ieeg stonden. Hierdoor is een belangrijk deel van de ten onrechte op leegstand staande objecten weer voorzien van een gebruiker. Ook is het proces van het verwerken van bouwvergunningen onder de loep genomen, waardoor deze sneller en kwalitatief nog beter verwerkt kunnen worden. Ook is de interne communicatie tussen procesteams beter georganiseerd en zijn afhandeiingstermijnen afgesproken die getoetst kunnen worden. Extern is er contaa gelegd met een aantal woningbouwverenigingen om gegevens over kenmerken uit te wisselen.
Dit leidde er toe dat duizenden woningen nu zowei bij de woningbouwvereniging, als bij de BAC en in de WOZ een gelijke oppervlakte en bouwjaar hebben. Ook zijn de eerste contacten gelegd om voor deze woningen verborgen leegstand in beeld te brengen. Tevens zijn we op reguliere basis in gesprek met de BAG-afdelingen van de gemeenten in het kader van de voorbereiding op de Samengestelde Objecten Registratie (SOR). Ook is een relatie gelegd tussen de verbeterpunten uit het ontwikkelplan van de Waarderingskamer en de aanbestedingen van software die het afgelopen Jaar hebben plaatsgevonden. In alle gevallen is geborgd waar eisen of wensen vast moeten liggen en tot uiting komen in de nieuwe software om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving, efficiency van het proces maar ook aan kwaiiteit en tijdigheid. Tenslotte heeft een groot gedeelte van de medewerkers een opleiding WOZ-basismodule gevolgd. Hierdoor zijn onze medewerkers weer op de hoogte van laatste wet- en regelgeving en in staat verder in het proces te kunnen denken. Kortom, er zijn veel stappen gezet en de nieuwe softwareleveranciers gaan ons helpen om kennis en software door te ontwikkelen, maar we hebben ook nog intern een weg te gaan om zaken beter in beeld te brengen.
Wat deden we daarvoor bij het procesteam Waarderen? Vanaf medio 2021 nam het procesteam Waarderen deel aan een intensief aanbestedingstraject van een nieuwe waarderingsapplicatie. Dit traject Is eind november 2021 succesvol afgerond. Vanaf mei 2022 verwachten wij met de nieuwe waarderingsapplicatie van 4Value een efficiencyslag te kunnen gaan maken. Het is een gebruiksvriendelijke applicatie met een groot aantal efficiënte toepassingen. Daarbij houdt BghU rekening met toekomstige ontwikkelingen, zoals toepassing van Al. Dit kan BghU inzetten naast de reguliere waardebepaling. Helaas bleek het door de coronamaatregelen niet mogelijk om in februari en maart op locatie informatiesessies over de WOZ-beschikkingen te organiseren. Om dit te ondervangen, hebben we sterker ingezet op de telefonische bereikbaarheid van onze taxateurs en inwoners te woord te staan. Medio 2021 is de taxatie-app opgeleverd. Daarmee kunnen onze medewerkers fysieke controles uitvoeren op de objectkenmerken. Alle gegevens staan op een beveiligde iPad om daarmee correcties eenvoudig door te voeren. Door de coronamaatregelen en het thuiswerkadvies, hebben we de potentie van dit instrument nog niet kunnen benutten. BghU streeft er naar dit in te zetten, zodra de coronamaatregelen dit mogelijk maken. Uiteindelijk zijn correcte kenmerken de basis voor een goede beschikking en aanslag.
Deze onderdelen staan ook in het ontwikkelplan van de Waarderingskamer. Zowel de primaire als de secundaire kenmerken zijn een voortdurend controle onderdeel. Behorende bij onze verklaring d.d. Het afbakenen van de energiestations is nog niet gereed. Het corrert koppele i van alle relevante gegevens (kadastrale percelen, BAC ID's, adressen) bleek in de praktijk een intensieve c pgave. Dc^Qdj^ geniet het de voorkeur dat eigen medewerkers dit uitvoeren, maar de capacit :it is beperkt.
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschofi übecht
astriur® Jaarstukken 2021
werheMsaccountants b.y.
De belangrijkste uitdaging is dat alle onderdelen gespecificeerd zijn. Een niet correae specificatie kan leiden tot onjuiste afbakening en dit brengt financiële risico's met zich mee. Alle objecten zijn nu wel correct opgevoerd maar moeten inhoudelijk nog van de juiste gegevens worden voorzien. Ten aanzien van drie deelnemers kan BghU de objecten voor 2021 en 2022 gaan waarderen. 1 3 Taxateurs staan ingeschreven in het NRVT-register. Zoals elk jaar volgen deze taxateurs de verplichte permanente educatie. Twee taxateurs volgen een opleiding voor SVM-taxateur. In november heeft een ervaren taxateur onze organisatie verlaten en het blijkt (landelijk) dat het op dit moment erg lastig is om dit type specialistische vacatures in te kunnen vullen. Aantallen objecten in bezwaar
,
Gebied
woning
Totaal ontvangen
Belanghebbende zelf nietwoning
Gemachtigde woning
nietwoning
Totaal
UTRECHT ZUID
1942
642
UTRECHT WEST
570
192
UTRECHT OOST
392
136
UTRECHT NOORD
2589
316
UTRECHT LEIDSCHE RIJN
852
589
UTRECHT CENTRUM
995
624
Totaal Utrecht
7340
966
2499
607
11412
ZEIST
676
23
426
86
1211
UHR
376
111
265
61
813
STICHTSE VECHT
628
310
382
116
1436
NIEUWEGEIN
327
48
307
88
770
11
230
LOPIK
112
10
97
HOUTEN
429
40
381
51
901
DE BILT
504
37
408
29
978
BUNNIK
207
28
198
12
445
Eindtotaal
10599
1573
4963
1061
18196
Behorende bij onze verklaring d.d.
30MRT 202?
astrium^
overtieidsaccountante b.v.
EÉJü
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht
Jaarstukken 2021
8
Bezwaren
2020
2021 bezwaren
objecten
4.433
ambtshalve objecten 1.277
5.469
6.642
ambtshalve objecten 4.876
5.974
3
3.173
4.711
2
188
Woningen
bezwaren
objecten
Belanghebbende zelf NCNP
3.682 4.989
Adviesbureau's
11
42
37
Overig
41
61
81
114
totaal woningen
8.723
10.510
1.280
8.760
11.655
4.878
Belanghebbende zelf NCNP
316
442
77
425
849
74
453
910
11
288
641
19
Adviesbureau's
134
295
2
172
305
18
Overig
30
62
40
57
totaal nietwoningen
933
1.709
90
925
1.852
111
Totaal
9.656
12.219
1.370
9.685
13.507
4.989
Niet-woningen
In 2021 is er een duidelijke verschuiving zichtbaar. Het aantal bezwaarschriften ingediend door NCNPbedrijven steeg sterk. Dit vereist in de dagelijkse praktijk een grotere inzet aan de administratieve voorkant van het proces. BghU moet bij NCNP-bezwaren meer controleren op machtigingen en uittreksels van de Kamer van Koophandel. Daarnaast is meer inzet nodig voor bijvoorbeeld hoorzittingen. Elke gemiste formaliteit is een risico voor een proceskostenvergoeding. Ook voor 2022 wordt een toename door bezwaren van NCNP-bedrijven verwacht. Voor 2021 is de kostenpost voor alleen de proceskostenvergoeding opgelopen tot ruim 1,1 miljoen. Het afgelopen jaar zijn twee onderzoeksrapporten opgesteld naar de werkwijze van de NCNP-bedrijven. Wetgeving zal de komende jaren uitblijven. We hopen door op locatie bij onze deelnemers aanwezig te zijn. actief de burgers en ondernemers te kunnen spreken en uitleg te geven over de totstandkoming van de waarden en waar nodig een bezwaar direct op te kunnen pakken. BghU streeft naar een steeds verdere verbetering van de primaire en secundaire objectkenmerken, we hopen te starten met voormeldingen vanaf 2023 en blijven zoeken naar manieren om de instroom van bezwaren van NCNP-bedrijven verder in te perken.
1.1.2 Kernproces dienstverlening & invordering Het procesonderdeel dienstverlening en invordering draagt zorg voor een juiste, tijdige en volledige afhandeling van de klantvragen/klantreacties. Dit gaat bijvoorbeeld over de vragen die telefonisch gesteld worden, via de website of schriftelijk per post. Daarnaast draagt dit procesteam zorg voor het tijdig innen van de openstaande saldi en worden bezwaren afgehandeld. In de begroting 2021 was vorderen op maat nog ais zelfstandig procesonderdeel opgenomen. Vanwege het kop-staartproces van onze dienstverlening, waar de laatste fase van de invordering integraal bij hoort, is deze in de verantwoording (net als in eerdere bestuursrapportages) als onderdeel van het kernproces dienstverlening en invordering weergegeven.
Behorende bij onze verklaring d.d.
3 0 MRT 202^
astrium^
overheidsaccDuntants b.v.
gebü
Belastingsamenwerking gemeenten & hoo
dsduputfedil
Jaarstukken 2021
9
Wat wilden we bereiken? Doelstellingen 2021 Onderwerp Kwaliteit dienstverlening
Doelstellingen Verdere ontwikkeling medewerkers dienstverlening door middel van communlcatiecursussen (benaderen klanten, opstellen schriftelijke communicatie, etc.).
Kwaliteit dienstverlening
Het vormgegeven van een klanttevredenheidsonderzoek.
Versterken zelfredzaamheid belastingplichtige
Het aanscherpen van onze schriftelijke communicatie met als doelstelling dat de schriftelijke communicatie voor belastingplichtige iedere eenduidig geïnterpreteerd kan worden en daarmee duidelijk is.
Kwaliteit
Verbeteren van onze kwaliteitscontroles.
dienstverlening
huidige
Realisatie 2021 Om een beter beeld te krijgen vcui de talenten van de medewerkers, introduceerde BghU de methode van de Strenghtfinder (Callup). Naast de individuele talenten zien we ook de verdeling van talenten binnen een team en kunnen we de medewerkers inzetten op de werkzaamheden die het beste bij hen passen. Daarmee komen we tot een evenwichtige taakverdeling binnen het team en vergroten we de kwaliteit in de uitvoering. De nieuw ingestroomde medewerkers bij Direae Klantvraag zullen in 2022 aan een basisopleiding Belastingen beginnen. De intern naar Verzoek tot Betalen doorgestroomde medewerkers + de nieuwe deurwaarder zullen aan een vakopleiding gaan deelnemen. Uiteraard is de dóórontwikkeling een voortdurend proces. Het klanttevredenheidsonderzoek vond door corona en het daarmee gepaard gaande thuiswerken niet plaats. Bedoeling was om het panel op kantoor uit te nodigen en dat was niet mogelijk gegeven de omstandigheden. Wat we in 2021 hebben gedaan om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, leest u onder het kopje 'wat deden we daarvoor'. Voortdurend proces, onder het kopje 'wat deden we daarvoor' vindt u een verdere toelichting. We hebben de afgelopen periode met de huidige leverancier de mogelijkheden onderzocht om de kanaalsturing te verruimen.
Is door de aanbesteding "on hold" gekomen maar we hebben wel duidelijke eisen en wensen meegenomen bij de aanbesteding voor het nieuwe belastingpakket. Doorlopend programma tot en met tenminste 2022 dat qua doelstelling op schema ligt.
Interne samenwerking
Leren van onze “fouten” door veelvuldige communicatie in en tussen de procesteams.
Op het gebied van de interne samenwerking zijn stappen gezet door input vanuit de mensen en bedrijven in te zetten voor verbetering. Onderlinge uitwisseling met Databeheer gaat een structureel karakter krijgen.
Dwang invordering
Door eerder en gerichte stappen zetten in het invorderingsproces is het streven om het aantal vorderingen te incasseren via de deurwaarder te verlagen.
Doorlopend proces, in de toelichting onder 'wat deden we daarvoor’ vindt u een meer gedetailleerdi onze verklaring d.d.
te
gibü
Belastingsamerwerking meenten & hoogheemraadschap Utrecht
Jaarstukken 2021
30 MRT 2022
astrluif^^ ^
overtietdsaccountgrif;
-l-U
Kwaliteitsnormen 2021 Telefonische dienstverlening Procesactiviteit Communicatie (telefonisch)
Kwaliteitskenmerk Op een vriendelijke en professionele wijze de klant te woord staan
Doelstelling Binnen 60 seconden de telefoon opnemen
2021 5296
2020 5896
2019 6296
Maximaal 1x 99% 99% 99% doorverbinden Terugbelafspraak 98% 98% 98% binnen twee werkdagen Ten opzichte van het jaar 2020 is er minder vaak contact opgenomen met BghU. Het verschil heeft met de pandemie te maken. Het jaar 2020 kenmerkte zich door onrust rondom de lockdown, waarin BghU aanpassingen heeft gemaakt in de aanslagoplegging en invordering. Dit resulteerde in sterkere fluauaties in het aanbod van telefoontjes. Daar waar voor de pandemie jaarlijks een afname van het aanbod waar te nemen was, steeg het aantal telefoontjes in 2020. In 2021 namen burgers en bedrijven zo’n 5.000 keer minder telefonisch contact met ons op, in vergelijking met 2020; van een aanbod van 82.122 telefoontjes in 2020 daalde naar 77.149 telefoontjes in 2021. Het aantal onbeantwoorde telefoontjes daalde eveneens, maar minder sterk; van 7.118 onbeantwoorde telefoontjes in 2020 naar 5.940 onbeantwoorde telefoontjes in 2021. Echter, door de pandemie werden de gesprekken langer en was de toon van klanten aan de telefoon vaak negatiever. Door bezettingsproblemen en langer durende telefoontjes steeg de gemiddelde wachttijd met 26 seconden naar gemiddeld 122 seconden. In 2021 zijn er drie nieuwe medewerkers aangetrokken, die breder ingezet worden: naast telefonisch contact werken ze mee aan de afhandeling van bezwaarschriften en kwijtscheldingsverzoeken om telefonisch herhaalverkeer te voorkomen.
Met als doel meer maatwerk aan de telefoon. Bezwaarafhandeling Procesactiviteit Verzoek, bezwaar en beroepschriften
Kwaliteitskenmerk Afwikkelen binnen wettelijke gestelde termijnen
Doelstelling Heffings bezwaren binnen < 6 weken
I 2021 65%
2020 1%
2019 88%
WOZ-bezwaren 26% 12% 36% woningen < 12 Weken WOZ-bezwaren niet50% 12% 39% woningen < 24 weken Parkeerbezwaren < 6 31% 22% 89% weken Het aantal bezwaarschriften op de bezwaaronderdelen Eigendom en Exoten is net als voorgaande jaren in aantallen gedaald. Ten opzichte van 2020 is het aantal bezwaarschriften op de onderdelen Niet-Woning en Woning licht gestegen. Geen aantallen die zorgen baren. Deze lichte stijging is te verklaren doordat er vanuit Databeheer meer nadruk is komen te liggen op het verbeteren en volledig maken van de bestanden, waardoor er meer aanslagen zijn opgelegd. Door middel van het bezwaarschrift zijn onjuistheden in de opgelegde aanslagen opgelost. Het bezwaaronderdeel dat een zorgelijke ontwikkeling kent, is het onderdeel bezwaren tegen de naheffingsaanslag Parkeerbelasting. Dit aantal stijgt al enkele jaren, vanwege de uitgebreide inzet van de zogeheten scanauto’s. Ten opzichte van 2020 is het aantal binnengekomen bezwaren met 5.000 bezwaarschriften gestegen; van 13.626 naar 18.673 bezwaarschriften. De ver 7ac9fth«^i|islQi2jjdiiieeacurktafing d.d. bezwaarschriften op dit onderdeel nog verder zal stijgen, temeer de afdeling Vergunning, Toezicht en Handhaving van de gemeente Utrecht voor 2022 een stijging van 10% van het aant^ Ö)|MftT naheffingen verwacht.
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemrudschap Utrecht
Jaarstukken 2021
astrium
&
overhekJsaccountald h.w.
Op dit moment wordt er tegen een kleine 20% van de naheffingen bezwaar aangetekend. Er zijn reeds lange tijd gesprekken met de gemeente Utrecht om de kwaliteit van de opgelegde naheffingen te verbeteren, om de instroom van bezwaarschriften te beperken. Kwijtschelding & beroepen Procesactiviteit Aanvragen kwijtschelding Beroepen
Kwaliteitskenmerk Correcte en tijdige uitspraken Percentage aantal gegronde beroepen
Doelstelling Afwikkelen binnen 8 weken Maximaal 35% gegrond
2021 38%
I 2020 41%
38%
38%
2019 63% Niet gerapporteerd
Het aantal kwijtscheldingsverzoeken in 2021 is gedaald met 133 ten opzichte van 2020, onder andere doordat er weer meer mensen in aanmerking kwamen voor automatische kwijtschelding. Daarnaast zijn er in 2021 minder mensen in de invordering terecht gekomen, hetgeen van invloed is op het aantal ingediende kwijtscheldingsverzoeken. Voor de pandemie werden alle binnengekomen kwijtscheldingsverzoeken aan de voorkant gescreend door de medewerkers van het volledige procesteam Verzoek tot betalen. Bij het screenen werd direct beoordeeld of het verzoek compleet was en werd er gekeken of er direct een uitspraak kon worden gegenereerd op basis van de ingediende stukken. Deze werkwijze zorgde ervoor dat we op een kwalitatief goede en efficiënte manier kwijtscheldingsverzoeken konden afhandelen. Dit gebeurde f/siek op kantoor. Door de pandemie viel die optie weg want het screenen kon destijds alleen op kantoor plaatsvinden. Inmiddels zijn we in staat om ook digitaal te screenen dus daar gaan we in 2022 mee starten. Daarmee zullen we het percentage “afwikkelen binnen 8 weken" weer omhoog brengen. Ook heeft het ziekteverzuim dit procesteam parten gespeeld. Innen en invordering Procesactiviteit Invorderingsmaatregelen
Kwaliteitskenmerk | Doelstelling Nastreven van de < 3% van de volledige betaling vorderingen loopt over boekjaar heen van de belastingaanslagen < 1 % van de vorderingen ouder dan 18 maanden < 0,01 ouder dan 3 jaar
2021 I 2020 3,14% 3%
2019 4%
0,62%
0,52%
0.45%
0,15%
0,12%
0,14%
De doelstelling voor het inningsproces is dat 97% van alle in een kalenderjaar opgelegde aanslagen geïnd zijn voor het einde van het jaar. Voor 2021 hebben we 96,86% geïnd en is er nog 3,14% te innen, waarvan 1,78% binnen de termijn loopt. Voor 2022 zullen de maandelijkse analyses ertoe moeten leiden dat trends zichtbaarder worden waardoor we sneller kunnen anticiperen. Daarnaast zijn we de mogelijkheden van een flexibele automatische incasso aan het verkennen met onze nieuwe leverancier. Daarbij kan onze klant zelf het aantal betaaltermijnen bepalen met een maximum van 10. Daarnaast kan de klant ook zelf de datum van afschrijving aangeven. Beide ontwikkelingen zouden ervoor moeten zorgen dat we vanaf 2023 in staat zijn om minder mensen in de dwanginvordering terecht te laten komen en de vordering eerder betaald te krijgen. Ook ontwikkelingen als Schuldenknooppunt, waarbij vroegtijdig inzichtelijk wordt gemaakt met welke schulden mensen te kampen hebben, zullen daarbij helpen. Voor de combi-aanslagen is het percentage automatische incasso van de in kak aanslagen (467.000) 53%. Meer dan de helft van onze belastingplichtigen be aa automatische incasso. In totaal (dus naast de combi-aanslagen ook alle and( re aanslagei kalenderjaar 2021 ruim 586.000 aanslagen opgelegd. Het% MijnOverheid bij c e combi-c«n ruim 44%.
Êibu
Belastingsamenwerking K
& hoogheemraadschap Utredii
Jaarstukken 2021
[glpgdp II
^^d.d.
astriurfï
overheidsaocourrtar«li^>^
Wat deden we daarvoor? Verbeteren van de dienstverlening Naast het continue verbeteren van de brieven, o.a. naar aanleiding van signalen van burgers en bedrijven, hebben we ook het inrichten en gebruik van de chatbot voor 2022 verlengd. Tevens hebben we het aantal onderwerpen waar men over kan chatten wat uitgebreid en gaan we meer inzetten op live-chatten. Het streven is dat we naast het live chat-verkeer ook uitbreiden met eventueel Whatsapp als extra kanaal. Daarnaast hebben we nieuwe mensen aangenomen (door vertrekkers en mensen met pensioen) met een andere vakinhoudelijke achtergrond. Bij de werving en selectie hebben we de focus gelegd op vaardigheden. De nieuwe medewerkers worden meer allround ingezet. Tot slot zijn er wat interne ontwikkelingen van medewerkers die door een interne sollicitatie op een andere functie terecht zijn gekomen. Achterliggende gedachte is dat deze interne kandidaten hun kennis opgedaan vanuit de klantcontacten gaan Inzetten voor procesverbeteringen bij Verzoek Tot Betalen. Eén van de coördinatoren heeft periodiek overleg per procesteam, waarbij gekeken wordt naar de werkzaamheden die voor ons liggen en naar de werkzaamheden die de voorafgaande periode zijn gedaan.
Tegen welke knelpunten zijn we aangelopen en waar liggen die in een ander procesteam? De relevante Input wordt meegenomen naar de andere procesteams die het kunnen gebruiken om zaken aan te passen dan wel te verbeteren. Ook vindt er met procesteam Reguliere controle regulier overleg plaats waar ieder procesteam (zowel van Databeheer, Staf als Dienstverlening) binnen BghU vertegenwoordigd is en waar ook onderlinge afspraken tot stand komen over planning, kruisverbanden (binnen de werkzaamheden) en communicatie naar buiten. Ontwikkelingen rondom de Invordering Er is tijdig geanticipeerd op de Verzamelwet hersteloperatie toeslagen door, vooruitlopend op de ingangsdatum per 1 januari 2022, voor te bereiden op het kwijtschelden van de openstaande vorderingen voor gedupeerde ouders en hun toeslagpartners. (besluitvorming, proces- en systeeminrichting en de inrichting van de financiële administratie en controle van de gederfde belastingopbrengsten en van de uitvoeringskosten en -vergoeding) In december 2021 is gestart met een speciaal team wat onderzoek doet naar belanghebbenden die wederom in een schuldensituatie zijn terechtgekomen. Dit team gaat de achtergronden onderzoeken en gerichte acties ondernemen om te voorkomen dat men steeds weer opnieuw in de problematische schulden terecht komt.
Sinds de coronamaatregelen wordt een corona-impactanalyse verzorgd waarin maandelijks de ontwikkelingen worden bewaakt en diepgaand worden geanalyseerd. Op basis van de uitkomsten wordt het invorderingsproces aangepast. Die analyses zijn breder ingezet, naast vanuit corona-oogpunt. Tevens zijn bedrijven die uitstel hebben gevraagd voor grote openstaande bedragen, in beeld gebracht en gebeld om afspraken op maat te maken. Net zoals we in staat zijn geweest om de door corona getroffen ondernemers op maat te bedienen, hebben we ook de branches goed in beeld kunnen brengen. Daarmee kunnen we anticiperen en bedrijven proactief benaderen zodra er veranderingen worden gesignaleerd. Ontwikkelingen rondom de bezwaarschriften We hebben al vanaf 2020 de bezwaarredenen van de parkeerbezwaren in beeld gebracht en daarmee ook het percentage wat is toegekend. De conclusies uit deze analyse zijn gedeeld met VTH/Utrecht met als doelstelling om te voorkomen dat er onnodig naheffingen worden opgelegd. En daarmee wordt voorkomen dat er onnodig invorderingsmaatregelen worden genomen. De eerste stappen zijn in 2020 gezet, vervolgens zijn er wat aanpassingen in de programmatuur doorgevoerd in 2021 (zones binnen een ring zijn eruit gehaald) en ook voor 2022 worden weer vervolgstappen voorbereid in overleg met VTH. Behorende bij onze verklaring d.d.
30MRT 202^
Ëlbb
Belastingsamenwerking gefneenten & hoogheemraadschap Utrcdit
Jaarstukken 2021
astriurf®
overheWsaccountarits^j.v.
1.1.3 Ondersteunende processen De ondersteunende processen hebben als doelstelling het adviseren, ondersteunen en ontzorgen van de deelnemers rondom het belastingproces. Hierdoor zijn de deelnemers in staat om rechtsgeldige belastingverordeningen en tarieven vast te stellen en zijn zij “verzekerd” van de geraamde belastingopbrengsten. De directie, de staf en alle overige ondersteunende aaiviteiten ten behoeve van het primaire proces zijn binnen dit onderdeel ondergebracht
Wat wilden we bereiken? De uitvoering van de begroting voor de ondersteunende processen, ziet vooral op drie aspecten: Het handhaven van de verschillende kaders; Het faciliteren van het primaire proces; Informatievoorziening van de deelnemers via de regiefunctionaris; De belangrijkste kaders die daarbij ondersteunend waren voor de doelstellingen, waren onder meer de gemeenschappelijke regeling, het uitvoeringsprotocol en het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het faciliteren van het primaire proces richtte zich op de (uitbestede) HR-taken, facilitair en het financieel beleid. Ook de taken van de regiefunctionaris horen onder de staf. Wat deden we daarvoor? Klachtenafhandeling Jaarlijks rapporteert de klachtencoördinator over de ontvangen klachten van het voorbije jaar. Deze klachtenrapportage wordt aangeboden in de eerste bestuursvergadering van het nieuwe jaar. Het aantal klachten in 2021 is wederom afgenomen ten opzichte van het vorige jaar. Voor nadere informatie wordt verwezen naar genoemde klachtenrapportage. Regietaak BghU De communicatie en informatieverstrekking via de Regielijn verloopt goed. Daarbij wordt opgemerkt dat in tegenstelling tot andere jaren veel tijd is opgegaan aan informatieverstrekking vanuit vragen over de belastingtaakuitvoering in verband met de effecten vanuit de Coronamaatregelen en de Kinderopvangtoeslagaffaire.
Financiën Ook het afgelopen jaar ondersteunde BghU haar deelnemers met financiële stuurinformatie over de opbrengsten van de belastingtaak. Naast deze ondersteunende informatie, actualiseerde BghU het financiële raamwerk voor de bedrijfsvoeringsorganisatie en werden stappen gezet in het kader van de kostenverdeling onder de deelnemers aan BghU. Beide processen krijgen een vervolg in 2022. In de voorbereiding op de begroting 2023 werkt BghU aan een programmabegroting op basis van 5 programma's.
1.1.4 Financieel overzicht programmaverantwoording Het resultaat van BghU over 2021 bedraagt € 111.666 op basis van de reguliere baten en lasten. Daarnaast is er nog een onttrekking vanuit de bestemmingsreserve van € 326.470 voor de dekking van de lasten van aanbesteding van onze kernapplicaties. Deze onttrekking maakt een formeel resultaat voor bestemming van € 438.1 35 voordelig. Onder de toelichting van de staat van baten en lasten in hoofdstuk 2.4 is in meer detail een toelichting gegeven op het resultaat. In de oorspronkelijke begroting was voor de drie deelgebieden specifiek een lastenbegroting opgenomen. Die is hieronder weergegeven, inclusief de afwijkingen hierop en het bedrag dat in de gewijzigde begroting was opgenomen. De inhoudelijke achtergronden van deze afwijkingen zijn terug te lezen in paragraaf 2.4. Daarin is ook een toelichting opgenomen over de stijging van de proceskosten en de benutting van de bestemmingsreserve ICT. Een belangrijke reden voor de onderliggende wijzigingen tussen specifieke [yc>n''arnmannHprHp|pn is dat project- en inhuurkosten in eerste instantie onder de ondersteunende processc n «ldpas verdeeld onder de gebieden dienstverlening en databeheer. Ook wordt d ! beschiki loonsom voor inhuur pondsgewijs verdeeld tussen dienstverlening en databeheer en gaande i/eg het ja d inhuur het meest nodig is.
In 2021 bleek dat rondom de processen bij databe teer te zijn.
Bgjlu
Belastingsamenwerking gemeenten & hoo^eemraadschap Utrecht
Jaarstukken 2021
astriurf»,
ovefheidsaccotintant,^A/
Lasten
2020
■
Gewijzigde begroting 2021
Realisatie 2021
€
5.324.500
€
4.822.423
Databeheer
e
5.196.396
Dienstverlening Inclusief VOM
€
4.147.665
€
4.171.031
€
5.059.927
Ondersteunende processen
€
6.500.093
€
8.536.339
€
6.743.133
Toual
e
15.844.154
€ 18.031.870
e
546.846
Verschil
2020
Gewijzigde begroting 2021
Baten ter dekking
€ 16.625.483
e
1.406.387
Realisatie 2021
Deelnemersbijdrage
€
15.085.000
€
15.305.000
Vervolgingskosten
€
1.357.279
€
1.350.000
Overige baten
€
291.746
€
55.000
Bestemmingsreserve
€
50.000
Totaal
€
16.784.024
€ 18.031.870
€
393.024
Verschil
€
- 968.252
€
939.870
Netto-Resultaat
e
438.135
Netto-Resultaat
€
€
€
15.305.000
1.289.169
€
1.321.870
142.980
€
326.470
€ 17.063.618
Behorende bij onze verklaring d.d.
3 0 MRT 2022
astriuifP
overhekJsaocountantsb.v.
Bgbu
Belastingsamenwerking gemeenten & ho^wemraadschap Utrecht
Jaarstukken 2021
15
1.2
Paragrafen
In dit deel van het jaarverslag is aandacht voor de (verplichte) paragrafen vanuit het BBV. Deze paragrafen volgen de indeling van de begroting, waarbij de paragrafen ‘weerstandsvermogen' en 'risicobeheer' in deze jaarrekening zijn samengevoegd in de paragraaf ‘weerstandsvermogen en risicomanagement'.
1.2.1 Lokale heffingen De uitvoering van het belastingproces (waarderen, heffen en innen) van iedere deelnemer valt onder de verantwoordelijkheid van BghU. De deelnemers zijn verantwoordelijk voor het bepalen van de te heffen belastingen, het vaststellen van de verordeningen, de tarieven en de kwijtscheldingsnormen. Kortom, het aangaan van de belastingsamenwerking heeft geen gevolgen voor de beleidsvrijheid van de deelnemers. Iedere deelnemer overhandigt jaarlijks een begroting aan BghU waarin de deelnemer vermeldt welke belastingen er in het betreffende gebied moeten worden geheven en welke tarieven moeten worden toegepast. BghU heeft in 2021 inkomsten genoten ter compensatie van de kosten die verband houden met invorderingsmaatregelen. Invorderingsmaatregelen moeten worden genomen op het moment dat een belastingplichtige geen gehoor geeft aan de (door middel van een aanslag) opgelegde betalingsverplichting. Onder kosten die verband houden met invorderingsmaatregelen verstaan wij onder andere de kosten die gepaard gaan met het verzenden van aanmaningen, dwangbevelen en andere invorderingsattiviteiten. De totale realisatie van de inkomsten wegens vervolgingskosten in 2021 bedraagt circa € 1,3 miljoen.
Behorende bij onze verkiaring d.d.
30 MRT 202
astrlurn
overheldsaccountants b.v.
Sibü
Belastingsamenwerking gemeenten 6 hoo^eemraadschap Utrecht
Jaarstukken 2021
16
1.2.2 Weerstandsvermogen en risicomanagement BghU kent een nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement waarin de aanpak en het beheersen van risico's binnen BghU is vormgegeven. Jaarlijks maakt BghU in het kader daarvan bij het opstelien van de begroting een risico-inschatting. Onderstaand is de financiële vertaling van die risico-inschatting die onderdeel was van de Begroting BghU 2021 weergegeven. Het benodigde weerstandsvermogen op basis van deze inschatting bedroeg € 500.000 Berekening weerstandsvermogen in relatie tot de BghU gehanteerd voor begroting 2021 Bruto-risico
1.
€ 2.000.000
Bruto-risico
Netto
(toelichting)
risico
Betreft maximale kosten
€ 400.000
2,
3.
€ 5.000.000
Nog veei onzeker en
van de invoering/
verwachting dat men
wijziging van
aansluit bij andere
voorgestelde
heffingen, bijv:
belastingen -> tijdvak
aansluiten bij WSCH-
Reparatie verprutst
€ 125.000
50% meenverk door
kohier i.v.m. verkeerde
slechte kwaliteit van
gegevens
uitbestede diensten
Verduistering incasso
Kans
Restrisico
50S6
€ 200.000
10%
€
25%
€ 12.500
50%
€ 100.000
25%
€ 175.000
systematiek
variant € 250.000
\ Netto-risico ! (toelichting)
€ 50.000
Sommige medewerkers,
12.500
met name
opbrengst /afdracht
deurwaarders, komen nog in aanraking met contant geld.
4
€ 800.000
Maximale boete bij
€ 200.000
BghU heeft een goed ingebed plan hoe om te
datalekken
gaan met een datalek 5.
€ 800.000
I.v.m. exogene
€ 700.000
In de begroting is
ontwikkelingen,
rekening gehouden met
voorbeelden;
€ 100.000 onvoorzien
ontwikkeling m.b.t. de
als standaardpost.
bureaus die op basis van no cure no pay bezwaarschriften Indienen. Verder zijn i.v.m. inningsontwikkelingen de opbrengsten van vervoigingskosten in een dalende trend.
Benodigd
€ 500.000
weerstandsvermogen Daaraan koppelt BghU een beschikbaar weerstandsvermogen, ook wel de weerstandscapaciteit genoemd. Deze weerstandscapaciteit werd in 2021 gevormd door de vrij beschikbare algemene reserve en de post onvoorzien. De vrije algemene reserve bedroeg in 2020 € 105.870 en de jfrïï^iSiSjteSij^Sfe bedroeg € 100.000, wat leidt tot een totaalbedrag dat beschikbaar was voc r het afdekken van risico’s van € 205.870.
30MRT 202:
ilbü
Belastingsamenwerking gemeenten & hoo^ieemraadschap Utrecht
Jaarstukken 2021
astrium:^i7 overheidsaccounta''*s b v.
De bestemmingsreserve voor de aanbesteding van de ICT-middelen behoort niet tot de weerstandscapaciteit: deze middelen zijn, zonder verdere besluitvorming, niet direa beschikbaar om risico’s in de bedrijfsvoering af te dekken. Daarnaast staan er (meerjarige) afspraken tegenover. BghU heeft per 31 december 2021 niet te maken met noemenswaardige risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die niet opgevangen konden worden binnen de reguliere exploitatie. De proceskosten (risico 5) bleken weliswaar hoger uit te vallen dan vooraf voorzien, maar dat kon opgevangen worden binnen de reguliere ontwikkelingen van de begroting. De organisatie bleek daarmee in staat de gevolgen van (de gekwantificeerde) risico’s op te vangen zonder dat het beleid van de uitvoering daarvan in gevaar kwamen en zonder dat daarvoor het weerstandsvermogen benut hoefde te worden. Weerstandsratio’s De weerstandsratio is te berekenen door de beschikbare weerstandscapaciteit te delen door het benodigde weerstandsvermogen op basis van de risico-inschatting. De ratio bedraagt eind 2021 0,41. Voor de begroting 2022 bedraagt de ratio 0,45. De verklaring hiervoor is dat de geïnventariseerde risico's voor 2021 € 500.000 aan weerstandsvermogen vereisen, in plaats van de € 457.500 die voor 2022 nodig is. In de begroting 2023 streeft BghU naar een weerstandsratio van 1.00
Ratio 0,41
Beschikbare weerstandscapaciteit: € 205.870 Benodigde weerstandsvermogen € 500.000
Weerstandsratio’s klassen
Ratio >2.0 1.4-2.0 1.0-1.4
Waarderingscijfer A B C D E F
0.8-1.0 0.6-0.8 <0.6
Betekenis Uitstekend Ruim voldoende Voldoende Matig Onvoldoende Ruim onvoldoende
Ratio’s jaarrekening Omschrijving Netto schuldquote
2021 Realisatie -10,4%
2021 Prognose 27,55%
Solvabiliteit______ Belastingcapaciteit Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte
22,5% N.v.t N.v.t 2,62%
7,02% N.v.t N.v.t 0,3%
i
2020 -8,2%
25,9% N.v.t. N.v.t 5,31%
De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. BghU heeft geen netto schuldpositie en een positief eigen vermogen per ultimo 2021 dus de netto schuldquote is negatief. De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin BghU in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. De solvabiliteitsratio wordt berekend door het eigen vermogen (reserves) af te zetten tegen het balanstotaal per 31 december 2021. Door het positieve eigen vermogen, h
3 0 MRT 2022A
gibu
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemteedsdiep Utiecht
Jaarstukken 2021
astrlurPhis overheidsaccountsntE bv.
De structurele exploitatleruimteratio kan worden benut om te beoordelen welke structurele ruimte BghU heeft om de eigen lasten te dragen. De structurele exploitatleruimteratio is positief wat impliceert dat het structurele deel van de begroting voldoende ruimte biedt om de lasten te blijven dragen. Het positieve resultaat van de structurele exploitatieruimte wordt veroorzaakt door het positieve rekeningresultaat 2021.
1.2.3 Kapitaalgoederen De kapitaalgoederen bestaan uit ICT-proJecten. Op de balans stonden per eind 2020 de boekwaarden van drie investeringen, die allen verband houden met de benodigde ICT-infrastructuur. De laatste lineaire afschrijvingen van deze investeringen vonden plaats in 2021. Omdat BghU voor de nieuwe applicaties gebruik maakt van een cloud-oplossing, is geen sprake meer van een investering in (eigen) kapitaalgoederen. Daarom is het saldo aan het eind van het Jaar. In de toelichting op de materiële vaste activa van de balans is meer informatie opgenomen.
Behorende bij onze verklaring d.d.
3 0 MRT 202:
astriurfP
overheWsaccountanls b.v.
B|bi>
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemrudschep Utrecht
Jaarstukken 2021
19
1.2.4 Financiering BghU valt onder de regels van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit besluit is ook van toepassing op de financiering van BghU. Hierna volgt de informatie die de regelgeving in verband met financiering voorschrijft. Kasaeldlimiet De kasgeldlimiet geeft de grens aan tot welk bedrag lagere overheden hun activiteiten met kort geld mogen financieren. Gemeenschappelijke regelingen mogen 8,296 van het begrotingstotaal financieren met kort geld. BghU heeft per 31 december 2021 geen gebruik gemaakt van de Juridische mogelijkheid om een “kortgeld constructie" af te sluiten. Vanaf 1 Januari 2022 is een rekening courant krediet van € 3.000.000 beschikbaar om fluctuaties in de kasstroom van de bedrijfsvoeringsrekening op te vangen. Dat betekent ook dat BghU voldoet aan de regelgeving rondom de kasgeldlimiet en de renterisiconorm op vaste schulden. Vaste schulden kent BghU niet. Berekening kasgeldlimiet (bedragen x € 1000)
2021
2022
2023
2024
2025
Begrotingstotaal
18.032
18.531
17.912
17.715
17.906
Kasgeldlimiet (8,296)
1.479
1.520
1.468
1.452
1.468
Renterisiconorm (20%) Renterisico op vaste schulden
3.606
3.706
3.582
3.543
3.581
0
0
0
0
0
Kasgeldlimiet 2021
2021 Q1
2021Q2
2021Q3
2021Q4
Gemiddelde netto vlottende schuld ultimo kwartaal Onderschrijding kasgeldlimiet
0
0
0
0
1.479
1.479
1.479
1.479
LiQuiditeitsDQsitie Wij zijn met de deelnemende partijen overeengekomen dat iedere deelnemer bij aanvang van ieder kwartaal vijfentwintig procent van de jaarlijkse bijdrage aan ons voldoet. Tot op heden zijn daardoor geen financieringsproblemen voorgekomen. In de afgeronde aanbesteding voor de bankzaken is een kredietlimiet van € 3 miljoen opgenomen om eventuele tijdelijke liquiditeitstekorten te kunnen opvangen. Hierdoor kunnen cruciale bedrijfsvoeringsfuncties (betalen salarissen en leveranciers) te allen tijde doorgaan.
Behorende bij onze verklaring d.d.
3 0 MRT 202:
astrium
overheldsaccountants b.v.
BSbü
Belastingsamen werking gemeenten & hc^
diaf Utrecht
Jaarstukken 2021
20
1.2.5 Bedrijfsvoering Hieronder worden de belangrijkste ontwikkelingen binnen de bedrijfsvoering in 2021 toegelicht.
Missie en visie Als samenwerkingsverband verzorgen wij namens de deelnemers de heffing en invordering van lokale belastingen binnen het werkgebied en stellen jaarlijks de WOZ-waarden vast van alle onroerende zaken voor onze deelnemers. We borgen de continuïteit van onze taakuitvoering. We streven naar continue verbetering van kwaliteit en klantgerichtheid van het waarderings- en belastingproces. En BghU wordt geleid op basis van maatschappelijk algemeen aanvaardbare principes. We hebben onze strategie aangescherpt en intern uitgedragen met • het streven naar goede en betrouwbare dienstverlening en • efficiënt objectenbeheer. Onze kernwaarden blijven onverminderd van kracht: klantgericht, efficiënt, resultaatgericht en samenwerken. Organisatieontwikkeling Na de voorafgaande fase van consolidatie is de gecreëerde ruimte voor procesoptimalisatie volop benut. De gezette stappen in procesverbeteringen komen het behalen van de organisatiedoelen ten goede, en specifiek de organisatie ontwikkeling van het willen behalen van het oordeel goed van de Waarderingskamer en de gehele ICT-transitie.
Namelijk als volgt, dat op basis van de ICT- inkoop- en aanbestedingsstrategie overzicht en inzicht is gegeven in de te zetten stappen en inhoudelijk al vanaf de eerste stappen, zoals marktverkenning en de programma's van eisen en wensen, wordt toegewerkt naar het verkrijgen van software welke aansluit bij de gestandaardiseerde, optimale werkprocessen. Naast deze flinke opgave voor de organisatie in tijden van veelal thuiswerken, is tevens bereikt om te voldoen aan de landelijke ontwikkelingen van de kwijtschelding naar aanleiding van de kinderopvangtoeslagaffaire én van de effecten van coronamaatregelen voor burgers en bedrijven (invorderen en waarderen). Voor de afhandeling van de kinderopvangtoeslagaffaire investeerden we vanuit de lopende begroting eenmalig een bedrag van rond de € 10.000 voor een ICT-module. Dit paste binnen de budgetten 2021. De werkzaamheden Voor de realisatie van de genoemde speerpunten en voor het implementeren van deze landelijke ontwikkelingen is veel projectmatig gewerkt. Personeel en organisatie Ondersteunend proces: HRM De ondersteuning op het gebied van HRM wordt verzorgd door de gemeente Utrecht. De gehele personeelsen salarisadministratie wordt uitgevoerd door de gemeente Utrecht. BghU heeft daarnaast een fulltime HRM adviseur beschikbaar die vanuit de gemeente Utrecht bij BghU gedetacheerd is. Onderstaand enkele feiten op het gebied van HRM.
Een aantal kengetallen wordt vergeleken met de getallen uit de meest recente landelijke personeeismonitor decentraie overheid (2020). Dit om de kengetallen te vergelijken met vergelijkbare organisaties en deze daarmee in de context te kunnen plaatsen. De monitor wordt een keer per twee jaar door de verschillende A&O-fondsen uitgebracht. Veiliq en gezond werken in coronatiid Medewerkers worden sinds het begin van corona gefaciliteerd bij het inrichten van een arbowaardige thuiswerkplek. Dit is in 2021 voortgezet. Het (gedeeltelijk) thuiswerken zal een meer struaureel karakter gaan krijgen. We hebben ervaren dat het geen negatieve invloed heeft op de kwaliteit van de dienstverlening en het sluit aan bij de wensen van medewerkers en het management. We zijn voornemens om, indien de landelijke maatregelen dat toe laten, gedeeltelijk thuis/op kantoor te werken, in een verhouding van 2 om 2 dagen. Hiermee wordt tegemoet gekomen aan de voordelen van het thuiswerken (o.a. een betere balans werk-privé) en wordt ook de sociale cohesie en binding met de organisatie voldTöSiSteaSBë^ïnzëwrkiaTng d.d.
30MRT 20: Sibü
Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemrudschep Utrecht
Jaarstukken 2021
astriurfP^
overtieidsaccountants b.v.
CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties De CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (SCO) is van toepassing. In februari 2021 zijn de onderhandelingen voor een nieuwe CAO gestart. Deze waren echter na een paar overleggen opgeschort. In het laatste kwartaal zijn de onderhandelingen weer opgestart en is relatief snel daarna een principe-akkoord tussen de werkgeversverenigingen (VNC en WSCO) en de vakbonden bereikt. Onlangs hebben er ledenraadplegingen plaatsgevonden en is de cao per 27 Januari 2022 definitief. Enkele belangrijke punten uit de nieuwe CAO; De CAO geldt voor 2 Jaar: 2021 en 2022. De salarissen stijgen met ingang van 1 december 2021 met 1,5%, en per 1 april 2022 met 2,4%. Medewerkers krijgen een eenmalige corona-onkostenvergoeding van € 300,- en een eenmalige uitkering van € 900,- (beide bedragen zijn bruto en naar rato dienstverband). Medewerkers krijgen in 2022 een thuiswerkvergoeding van € 2,- per thuis gewerkte dag. Er zijn afspraken gemaakt over het harmoniseren van de verlofdagen. Het wordt mogelijk om meerjarig verlof te sparen. De effecten komen financieel in 2022 tot uiting en worden verwerkt in de eerste bestuursrapportage van 2022. Opleiding en ontwikkeling Het opleidings-en ontwikkelingsplan is geactualiseerd en draagt bij aan het realiseren van de doelen uit de Jaarplannen voor 2021.
In het geaaualiseerde plan zijn doelen en aaiviteiten op het gebied van kennisontwikkeling en talentontwikkeling opgenomen. Ook heeft een aantal medewerkers een individuele (beroeps)opleiding om hun kennis te verbreden en/of hun loopbaanmogelijkheden te vergroten Een aantal opleidingsactiviteiten uitgelicht: In november/december 2020 hebben 34 medewerkers de basismodule WOZ gevolgd bij Involon. In Januari en februari 2021 hebben zij examen gedaan. Ongeveer 75% is geslaagd. Met de overige medewerkers zullen afspraken gemaakt worden m.b.t. een eventuele herkansing. De meeste WOZ-taxateurs zijn reeds eerder opgeleid tot NRVT-taxateurs. Ook in 2021 hebben zij binnen dit kader permanente educatie gevolgd. Ook is in de eerste vier maanden van 2021 vakinhoudelijke kennis digitaal uitgewisseld binnen en tussen de procesteams en is deelgenomen aan commissies en bestuur van de Landelijke Vereniging Lokale Belastingen (LVLB). Formatie en bezetting BghU heeft op peildatum 31 december 2021 een personeelsbestand van circa 116 FTE (127 medewerkers). Op basis van de loonsom is ongeveer ruimte voor 126,5 FTE wanneer het volledige budget gebruikt wordt voor medewerkers in dienst van BghU. In 2021 zijn 9 nieuwe medewerkers in dienst gekomen.
Het betreft een belastingdeunvaarder, een senior medewerker gegevensbeheer (was daarvoor trainee via een extern bureau), een Jurist, een medewerker AO/IC, twee WOZ-taxateurs (waren daarvoor trainee via een extern bureau) en drie medewerkers klantcontact. Dit betekent een Instroompercentage van circa 7,1%. Dit ligt lager dan bij de gemeenten (1 3,4% in 2020) en waterschappen (10,5% in 2020). In 2021 hebben we een stagiair in de organisatie gehad. In 2021 zijn 14 medewerkers uit dienst getreden. Het betreft een WOZ-taxateur (andere baan), een Jurist (op eigen verzoek vervroegd pensioen), twee medewerkers gegevensbeheer (ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid), drie senior medewerkers invordering (twee op eigen verzoek vervroegd pensioen en een wegens langdurige arbeidsongeschiktheid), drie administratief medewerkers invordering (twee op eigen verzoek vervroegd pensioen en een wegens andere baan), een belastingdeurwaarder (op eigen verzoek vervroegd pensioen), een programmamanager (andere baan), een adviseur (op eigen verzoek vervroegd pensioen) en een medewerker AO/IC (pensioen). Een medewerker (senior medewerker invordering) is overleden. Dit betekent een uitstroompercentage van 11,81%. Dit ligt hoger dan bij d waterschappen (7,9% in 2020).