2014-259 Stv Gedragscode integriteit politiek ambtsdragers gem. Nieuwegein dd 22-01-2015

4

te g

ruiken. Elke st< n ge it dan im

rs.

Geschenken, diensten en uitnodigingen

4.1 Nooit in ruil voor een tegenpn statie Als de ambtseed of belofte wordt afgelegd, verklaren politiek ambtsdragers dat zij geen giften of gunsten hebben gegeven of beloofd om te worden benoemd. Ook beloven ze dat ze geen geschenken zullen aannemen of beloften zullen doen in ruil voor een tegenprestatie. Het gaat hierbij niet alleen om persoonlijke bevoordelirg zoc sen c ikope verbouwing of tuinaanleg. kan ook gaan om bijvoorbeeld donaties aan de partij van de politiek ambtsdrager met het oog op een gunstige overheidsbeslissing. 4.2 Geschenken van en aan de gemeente Polit k ambtsdragers geven geschenken niet op persoonlijke titel, maar namens de gemeente. Het gaat dar snkei ccepl :t sociale keer. Wel is het verstandig om dit transparant te houden, door: . zich te houden aan de richtlijnen; . een administratie bij te houden; . als het om grotere geschenken gaat: een gemotiveerd besluit hiertoe in het college van burgemeester en wethouders te nemen dan wel het raadspresidium hierover te informeren; . open te zijn over de verstrekte geschenken, bijvoorbeeld in het jaarvers ag. bij het ontvangen van gesch of d >r ee )estuurslichaam past zorgvuldige d en terughoudendheid, door: . te bepalen dat een gemotiveerd besluit van de gemeenteraad nodig is om schenkingen boven een bepaalde waarde te mogen accepteren; . een openbaar register b te houden van alle ontvangen geschenl< :n; .

de ontvangen geschenken te b waren in he: Huis v n de Stad. 4.3 Geschenken aan individuele politiek ambtsdragers Als politiek ambtsdragers persoonlijk gesch mken ontvangen, brengt dit me :r risico's met zich mee dan als dit gebeurt nens de gemeente. Mede uit r :t ooi it van de voorb ;eldfunctie houden poli ek ambtsdragers zich aan de volgende regels: . Geschen n t/m een rde v n 50 eu n prir irden :ceptei d en worden gemeld bij het betreffende bestuursorgaan.

Gedragscode integriteit politiek ambtsdragers Nieuwegein

22

M Geschenken boven 50 euro mogen niet worden geaccepteerd

door een politiek ambtsdrager; In functie kunnen gemeentebestuurders echter wel geschenken met een waarde van meer dan 50 euro ontvangen. De gemeentebestuurder besluit, eventueel in overleg met de ambtelijke leiding, of hij het geschenk kan accepteren. Bij acceptatie worden dergelijke geschenken geregistreerd en worden ze eigendom van de gemeente. Geschenken die niet worden geaccepteerd, worden geretourneerd of vernietigd. . Geschenken van welke waarde dan ook kunnen niet worden geaccepteerd als de onafhankelijkheid in de besluitvorming op enigerlei wijze kan worden aangetast. Dat is bijvoorbeeld het geval zolang overleg- of onderhandelingssituaties gaande zijn. . Bij het ontvangen van geschenken past openheid.

4.4 Etentjes, excursies en evenementen Enkele vuistregels voor de acceptatie van uitnodigingen: . De begrippen 'geschenken' en 'diensten' moeten ruim worden geïnterpreteerd. Ook uitnodigingen voor een diner, een excursie, werkbezoeken of een (gezamenlijk) bezoek aan een evenement kunnen eronder vallen. . Voorwaarde om op een uitnodiging voor bijvoorbeeld een excursie, werkbezoek of diner in te gaan, is dat deze functioneel is en in het belang van de gemeente. Het college of, in het geval het een van haar leden betreft, de fractie, weegt dit en verleent vooraf toestemming. Het is dan logisch dat de gemeente en, als het een fractielid betreft, de fractie, de reis- en verblijfkosten betaalt. . Meerdere personen of instanties waarmee het bestuursorgaan contacten onderhoudt, hebben een uitnodiging ontvangen. . Openheid (melding) en registratie zijn essentieel, vooral bij (internationale) evenementen.

Praktijkvoorbeeld

4

Voor je het weet maak je reclame

In een gemeente wordt jaarlijks een prijs uitgereikt aan de beste ondernemer van het jaar. Voor dit evenement is een stichting opgericht, gesponsord door en genoemd naar een bekende lokale onderneming. De wethouder Economische Zaken en Stadsmarketing is qualitate qua lid van het stichtingsbestuur en daarmee ook van de jury. Deze nevenfunctie is goedgekeurd door het college en staat op de website van de gemeente vermeld. Bij het tienjarig bestaan wil de Stichting Ondernemersprijs wat meer uitpakken dan anders. De sponsor maakt een jubileumfilm waaraan ook de wethouder meewerkt. De film wordt vertoond bij de uitreiking van de prijs. De wethouder is onprettig verrast als het er in de film op lijkt dat hij een vurig pleidooi houdt voor de sponsorende onderneming en het belang van de wortels ervan in de plaatselijke samenleving. Meteen stelt de oppositie er vragen over in de gemeenteraad. De wethouder wordt niet alleen verweten dat hij zich voor het karretje van de onderneming heeft laten spannen, maar ook w rdt de su ~>tie gewekt dat hij voor zijn bijdrage is betaald. Dat laatste staat groot in de krant. De wethouder verdedigt zich tegen deze inbreuk op zijn integriteit en eist in de gemeenteraad een rectificatie. Die is er ook gekomen.

Gedragscode integriteit politiek ambtsdragers Nieuwe ein

Achteraf beseft de wethouder dat zijn deelname aan het filmpje wellicht een verkeerde keuze is geweest, ook omdat I ij niet voorafgaande aan de vertoning het resultaat heeft kunnen zien. 'Eigenlijk is het een soort fuik waar je in loopt. Iedereen weet dat je daar qualitate qua bestuurslid bent en daar ben je naar jouw gevoel ook voldoende transparant in. Bovendien is de ondernemersprijs een goed initiatief dat stimulerend werkt voor de plaatselijke ondernemingen. Daar wil je als wethouder Economische Zaken en Stadsmarketing natuurlijk graag aan meewerken. Op zich is er niets mis met het feit dat dit evenement door één belangrijke onderneming in de gemeente wordt gesponsord. Economie en bedn zven zijn veel meer dan werkgeverschap en winstbejag. Want wat gebeurt er met het verenigingsleven en de culturele instellingen in de gemeente ur vt n dus o en bee ;e an ior de on laar je moet wel voorzichtig blijven. Ik had van tevoren kunnen bedenken dat deelname aan die film wellicht een verkeerde indruk kor wekken. En ik had trans ranter kunnen zijn over de redenen voor mijn keuze om eraan mee te werken. Dat had wellicht de suggestie kunnen voorkomen dat ik ervoor betaald zou zijn. Want deze twijfel aan mijn integriteit heeft de verhoudingen wel verstoord en heeft helaas een vlekje op mijn blazoen veroorzaakt.'

Praktijkvoorbeeld

5

Wel of niet meedoen aan een ballonvaart

De wethouder Verkeer en Vervoer wordt voor een ballonvaart uitgenodigd door een onderneming waarmee hij geregeld zaken doet. Het college vindt dat hij niet op de uitnodiging moet ingaan vanwege mogelijke belangenverstrengeling. Later blijkt dat hij de enige wethouder in de regio is die niet aan de ballonvaart heeft deelgenomen. Sterker nog, er blijken hele colleges van B en W te hebben deelgenomen. De wethouder krijgt het gevoel dat hij een belangrijke kans heeft gemist op informeel contact met collega 's. De wethouder: 'Bij een volgende uitnodiging zou de afweging om wel of niet te gaan, anders kunnen zijn. Dat het goed voor het netwerk kan zijn wordt dan belangrijker dan de mogelijke belangenverstrengeling. Hierbij moet ook worden betrokken of er op dat moment iets speelt dat de keuze kan beïnvloeden. Ben je bijvoorbeeld in een contractfase met de onderneming dan wordt het anders; dan is het niet handig. Ben je echter in een fase waarbij het gaat om een partner die ooit wel eens wat in de gemeente heeft gedaan, dan wordt de drempel lager. Dus de beslissing om wel of niet mee te doen aan een dergelijke uitnodiging kan per situatie verschillen.' Dat neemt echter niet weg dat het verstandig is om te allen tijde hierover vóóraf te overleggen binnen het college of het raadspresidium.

Gedragscode integriteit politiek ambtsdragers Nieuwegeir

5

Voorzieningen politiek ambtsdragers

5.1 Kwetsbaarheid van ambtsdragers bij vergoeding van kosten Benoemde politiek ambtsdragers bevinden zich, juist als het gaat over 'vergoeding van kosten' of'gebruik maken van voorzieningen', in een glazen huis. Ze moeten zich voortdurend bewust zijn van het feit dat ze niet alleen verantwoord met publieke middelen behoren om te gaan, maar - omdat het uitgaven betreft die samenhangen met de uitvoering van hun ambt - ook helder moeten zijn over de hoogte van de door hen in dat verband gemaakte kosten. Dat geldt zelfs als het gaat om kosten die vallen onder de vaste onkostenvergoeding. De voorbeelden van de kwetsbaarheid van hun positie liggen voor het oprapen. Denk daarbij aan het onderzoek door media van uitgaven door gemeentebestuurders naar de 'bonnetjes'. Politiek ambtsdragers maken gebruik van voorzieningen die de organisatie hun ter beschikking stelt en ze maken kosten bij de uitoefening van hun ambt. Voor dat laatste krijgen zij een vergoeding, naast hun wedde of bezoldiging. In de Gemeentewet staat dat daarboven geen andere vergoedingen zijn toegestaan. De hoofdregel is dus dat 'het alleen kan als het is geregeld'. Dit betekent dat alleen de voorzieningen die in de genoemde regelgeving staan, worden vergoed. Alle andere kosten komen voor rekening van de ambtsdrager zelf.

Bij de afweging of kosten al of niet worden vergoed, moet de politiek ambtsdrager zich realiseren dat alles wat mag, niet vanzelfsprekend ook hóeft. Van politiek ambtsdragers mag een zekere soberheid worden verwacht. Hoe het ook wordt vergoed, het gaat immers steeds om besteding van publieke middelen. De politiek ambtsdrager heeft daarnaast ook een voorbeeldfunctie. Hoe kan hij in bijvoorbeeld economisch moeilijke tijden, geloofwaardig een beroep op de soberheid van burgers doen als hij daar zelf niet naar handelt? Vooral gemeentebestuurders zitten zeker dan in een kwetsbare positie. Zij dragen vaak immers zelf de verantwoordelijkheid voor het niveau van een bepaalde voorziening of verstrekking. Uitgaven die ogenschijnlijk van ondergeschikt belang zijn, kunnen in de publiciteit breed worden uitgemeten en grote schade aanrichten. Een mooi voorbeeld daarvan zijn de kosten van de (her)inrichting van de werkplek wanneer de gemeentebestuurder aantreedt. Discussie over vergoedingen is nooit helemaal uit te sluiten. Van belang is dat er duidelijke regels en toelichtingen daarop zijn die de gemeentebestuurder voldoende houvast bieden. Absolute duidelijkheid is echter niet te geven en moet ook niet worden nagestreefd.

In situaties waarin sprake is van een grijs gebied zal de gemeentebestuurder extra alert moeten zijn, extra zorgvuldig moeten (laten) nagaan of een en ander past binnen de regels, en hierover open communiceren. De raadsfractievergoeding is bedoeld voor ondersteuning van het raadswerk. In de praktijk blijken de gemeenteraadsfracties niet goed te weten waarvoor ze de vergoeding precies mogen gebruiken. Zo worden er etentjes van betaald en cadeaus voor vertrekkende raadsleden of fractiemedewerkers, of worden ze aan teambuilding besteed. De griffie wijst de fracties erop dat dit in feite oneigenlijk gebruik is van de fractievergoeding. Daarop zijn er twee maatregelen genomen: ten eerste wordt de verantwoording over de besteding jaarlijks in het openbaar afgelegd, aan de gemeenteraad. Ten tweede is er een verordening 16 opgesteld waarin staat waaraan de vergoeding mag worden besteed.

16

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Nieuwegein 2004

Gedrag'.~>deintegriteit politiek ambtsdragers

Nieuwegein

25

De eerste maatregel, de openbare verantwoording, begint ermee dat de gemeenteraad de hoogte van fractievergoedingen vaststelt. De fracties leggen aan de gemeenteraad verantwoording af over de besteding ervan, waarna de gemeenteraad deze uiteindelijk goedkeurt. Zo verantwoordt elke fractie zich afzonderlijk over de gedane uitgaven. Als men het zelf, in alle openbaarheid, verdedigbaar vindt dat de fractievergoeding bijvoorbeeld voor horeca-uitgaven wordt gebruikt, dan is dat acceptabel. Deze methode heeft tot nu toe geen discussie opgeleverd. Bovendien blijkt de betrachte openheid nauwelijks meer tot vragen in de pers te leiden. De vei >rdening heeft tot doel dat de fra ies wat scherper n ir de besteding van de vergoedingen kijken. De accountant controleert jaarlijks de veran irding en de gevoerde adi ;tratie. Na onde k stelt het presidii tegemoetl rast. ies we iet rr , bli; :t las >recies te be ten. Zo is de bestedinc aan events' op zich geaccepteerd, maar is het beter om voor bijvoorbeeld het afscheid van een raadslid, een gezamenlijke 'lief-en-leedpot' in te stellen. Maar bij een teambuil ing met de fractie lijkt het wat overdreven dat ieder fractielid zelf z'n drankjes moet betalen. Het is redelijk als de uitgaven een rechtstreeks raakvlak heeft met het uitoefenen van het lidmaatschap van de gemeenteraad, maar voorzichtigheid met individuele uitgaven is geboden.

Soberheid is en bli Ft de norm Als belangrijke uitgangspunten voor het vergoeden van voorzieningen voor politiek ambtsdragers zijn te noemen: . Bij uitgaven voor voorzieningen van politiek ambtsdragers gaat het uitsluitend om functionele kosten om het ambt te kunnen vervullen. Er moet een directe relatie zijn tussen de uitgave en de taken van de gemeente. . De functionaliteit van de uitgave moet aantoonbaar zijn often minste aannemelijk worden . Als met de uitgave geen duidelijk belang van de gemeente is gediend, blijven de kosten voor eigen rekening. . Kosten die een gemeentebestuurder uit hoofde van een (q.q.-)nevenfunctie maakt, worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend. . Voorzieningen en bestuurskosten worden zo veel mogelijk direct door het bestuursorgaan zelf betaald. De gemeentebestuurder dient alleen bij hoge uitzondering zelf een declaratie in. . Gemeentebestuurders dienen verantwoord om te gaan met publieke middelen. Verantwoording van kosten - en openheid daarover - is essentieel. Daarbij moet altijd worden beoordeeld of de uitgave in hoogte of soort ook in de openbaarheid kan worden gemotiveerd. Vergoedingen voor voorzieningen voor politiek ambtsdra s moeten - als óór aangegeven - voor alles transparant zijn. Een heldere vera irdin e uit* en is van groot ang.

Daarom moet de financiële en administratieve organisatie zo zijn ingericht dat er vertrouwen kan bestaan in de juistheid en rechtmatigheid van de uitgaven. In de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden is de declaratieprocedure vastgelegd 17 . 5.2 Bedrijfsvoeringskosten Bedrijfsvoeringskosten betreffen de voorzieningen die een politiek ambtsdrager nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Het zijn voorzieningen die vanuit de begroting worden gefinancierd

L7

Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2010, artikel 33 en 34.

Gedrag: de integriteit politiek ambts

gers Nieuwegein

of in bruikleen ter beschikking worden gesteld. Voorbeelden zijn de werkkamer, het meubilair, ICT-apparatuur en -toepassingen op de werkplek, ondersteunend personeel, koffie/thee en beveiliging. Het is vanzelfsprekend niet de bedoeling om dergelijke gemeentelijke voorzieningen en eigendommen te gebruiken voor privédoeleinden. Het is dan ook niet toegestaan om voor rekening van de gemeente bijvoorbeeld kantinepersoneel in te zetten voor privéfeestjes. Bij twijfel of iets van de laatstgenoemde voorbeelden wel of niet functioneel is, zullen vooraf afspraken gemaakt moeten worden in het college als het om een collegelid gaat, of de gemeenteraad als het om een raadslid gaat. 5.3 Bestuurskosten Bestuurskosten vloeien voort uit de uitoefening van het ambt; het zijn zogenoemde ambtsgerelateerde kosten. De hoogte van de vergoedingen voor bestuurskosten is vaak precies vastgelegd. Een voorbeeld is een verhuiskostenvergoeding voor burgemeesters en wethouders met een verhuisplicht. De soorten bestuurskosten zijn: . algemene bestuurskosten; voor deze categorie moet altijd een afweging worden gemaakt of deze kosten of voorzieningen voor eigen rekening moeten blijven dan wel uit de begroting van het bestuursorgaan kunnen worden betaald. .

specifiek geregelde bestuurskosten; de verstrekking van deze bestuurskosten is strak gereguleerd en genormeerd en de hoogte van de vergoeding of verstrekking is in regelgeving vastgelegd. 5.3.1 Algemene bestuurskosten Algemene bestuurskosten betreffen voorzieningen die aan het ambt verbonden zijn en een aanvulling vormen op de reguliere bedrijfsvoering van de organisatie. Bovendien zijn ze onmisbaar voor het functioneren van de politiek ambtsdrager. Het gaat hierbij vooral om voorzieningen als reis- en verblijfvoorzieningen bij dienstreizen, beveiliging buiten de organisatie, cursussen, opleidingen en congressen, en functionele lunches en diners buitenshuis. De meest voorkomende algemene bestuurskosten, die door de gemeente worden vergoed, zijn: . Kosten van de landelijke beroepsverenigingen zoals het Nederlands Genootschap van Burgemeesters, de Wethoudersvereniging en de Vereniging van Raadsleden. Professionalisering van het ambt en intercollegiale afstemming zijn van belang voor de kwaliteit van het lokale bestuur. Alle overige contributies en lidmaatschappen zijn voor eigen rekening. . Collectieve verzekeringen voor gemeentebestuurders, tijdens de uitoefening van de functie, zoals een collectieve ongevallenverzekering. . Kosten voor deelname aan congressen en opleidingen 18 .

Afweging hierbij is de relevantie van de opleiding voor de functie, het tijdsbeslag, het tijdstip (niet meer vergoeden wanneer het einde van de zittingstermijn in zicht komt), de hoogte van de kosten en de verdeling hiervan.

18 Gezien de aard en duur van het ambt liggen voor wethouders opleidingen die gericht zijn op het persoonlijk functioneren in het ambt, meer voor de hand. Voor burgemeesters zijn ook loopbaangeri

Gedragscode integriteit poli >kamb dragers Nieuwegein

te opleidingen mogelijk.

27

5.3.2 Dienstreizen buitenland Een buitenlandse reis valt onder de algemene bestuurskosten, op voorwaarde dat de reis een functioneel karakter heeft. Van belang is dat daarover in alle openheid vóóraf besluitvorming plaatsvindt en dat achteraf verantwoording wordt afgelegd. Buitenlandse dienstreizen liggen onder een vergrootglas. Bij de afweging is het van belang het tijdstip, het tijdsbeslag en de omvang van de delegatie er bij te betrekken. Is het bijvoorbeeld voor de hand liggend met het voltallige college een buitenlandse dienstreis naar een sportevenement te maken? Is er, ook als het een individueel collegelid betreft, een functioneel belang verbonden aan het bezoek? Aanbevolen wordt dat het college of raadspresidium steeds expliciet een beslissing neemt over eventuele buitenlandse dienstreizen en daarvan in detail melding maakt aan de gemeenteraad. Is de functionalitei fan de dienstreis aangetoond, dan horen de redelijk gemaakte sis- en verblijfkosten (inclusief eventuele benodigde vaccinaties vooraf) voor rekening te komen van de gemeente an de fun lalite morden aangetoond, dan komen de kosten voor eigen rekening. Bekostiging, geheel of gedeeltelijk, van buitenlandse dienstreizen door derden zijn voor eigen rekening of op kosten van de uitnodigende partij. Openheid hierover is wel een voorwaarde.

Het is van belang om afspraken te maken over gedragsregels in verband met buitenlandse dienstreizen, zoals over meereizende partners en verlenging van de reisduur. De lijn is dat meereizen van partners, mits if ge ld, onder n Ier te bepalen voorwaarden is toegestaan, maar dat de kosten geheel voor eigen rekening komen. De kosten kunnen alleen voor rekening van de gemeente komen als de aanwezigheid van de partner tijdens de dienstreis noodzakelijk is voor de behartiging van het belang van de gemeente. Een andere uitzondering is als de partner expliciet op uitnodiging en op kosten van de buitenlandse gasthe2r/-vrouw mee reist. Verlenging van de reisduur voor privédoeleinden is af te raden. Mocht verlenging zich echter bij uitzondering voordoen, dan is melding vooraf gewenst. De extra reis- en verbl fkosten komen in dat geval uiteraard geheel voor eigen rekening. Als richtlijn kan de regel worden gehanteerd die bij de rijksoverheid geldt: een buitenlandse dienstreis mag met maximaal 72 uur privétijd op eigen kosten worden verlengd. 5.3.3 Specifiek geregelde bestuurskosten Voor politiek ambtsdragers zijn in wet- en regelgeving19 bepaalde voorzieningen specifiek geregeld. Te denken valt aan verhuiskosten, vergoeding tijdelijke woonruimte en reis- en verblijfkosten. Regel is dat declarabele kosten met bewijsstukken moeten worden aangetoond.

ICT-voorzieningen voor thuis (aansluitingen, abonnementen, vervangingen, apparatuur, software e.d.) worden, voor zover functioneel, op grond van de geldende rechtspositiebesluiten beschikbaar gesteld. Ook is het mogelijk een vergoeding te geven voor het zakelijk gebruik of de aanschaf van een eigen ICT-voorziening. 5.4 Kosten die voor eigen rekening b ijven Gemeentebestuurders en raadsleden ontvangen een maandelijkse onkostenvergoeding voor voorzieningen die niet zuiver functioneel zijn, noch zuiver privé. Omdat ze toch een functioneel

19 Rechtspositiebesluit wethouders

Gedragscode integriteit politiek ambtsdragers Nieuwegein

element bevatten, worden dergelijke voorzieningen wel vergoed. Deze kosten moeten zij zelf betalen uit de toelage / onkostenvergoeding. De hoogte van de onkostenvergoeding is gebaseerd op gemiddelde uitgaven en is vastgelegd in de rechtspositiebesluiten. Wanneer de uitgaven uitstijgen boven de vaste toelage per maand kunnen deze niet alsnog worden gedeclareerd bij de gemeente. De vaste onkostenvergoeding is bedoeld voor de volgende kostencomponenten; . representatie; . vakliteratuur; . excursies; . bureaukosten, porti; . contributies, lidmaatschappen; . ontvangsten thuis; . zakelijke giften. Deze kostencomponenten zijn niet uitputtend. Daarnaast zijn er uit de uitvoeringspraktijk nog andere kosten naar voren gekomen die ook voor eigen rekening moeten blijven, zoals: . individuele consumpties buiten de werkplek (zoals koffie, thee, drankjes); . fooien in Nederland; . verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega's; . gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven voor persoonlijke verzorging; . activiteiten van partijgenootschappelijke aard; . abonnementen op kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden ontvangen; . contributies van verenigingen en regionale beroepsverbanden (met uitzondering van landelijke beroepsverenigingen met een professionaliseringsdoelstelling die vallen onderde bestuurskosten); .

representatieve aanpassingen aan de eigen woning en representatieve ontvangsten thuis. 5.5

Vergo<

ngenoverzicht onkosten

Bedrijfsvoeringskosten

Bestuurskosten

Werkplek (bureau, meubilair,

Verhuiskosten

Kosten voor eigen rekening Attenties en cadeaus voor naaste, en ondersteune

op de werkplek)

medewerkers

Inrichting werkkamer

Vergoeding tijdelijke woonruimte

Uitgaven voor persoonlijke

Ondersteunend personeel

ICT thuis (aansluiting,

Kleding huur, aanschaf, reiniging)

(secretaresse, bode)

abonnementen, hard- en software)

Beveiliging werkplek

üj dienstreizen: reis- en

Miniaturen van onderscheidingen

verblijfskosten (incl. vaccinaties)

inclusief bevestiging op het

>rqing

kostuum Aanpassingen werkplek in verband

Functionele consumpties, lunches

Individuele consumpties buiten de

met arbeidsomstandigheden

en diners, uitsluitend in het

werkplek

buitenland (incl. fooien)

idragscode integriteit politiek ambtsdragers Nieuwegein

29

Bedrijfsvoeringskosten

Bestuurskosten

Kosten voor eigen rekening

Mobiele telefoon /tablet e.d.

Deelname aan congressen,

. Alle partijpolitieke kosten zoals

cursussen en opleidingen

onderhoud politiek netwerk en bezoek partijgenootschappelijke bijeenkomsten, incl. reis- en verblijfskosten

Kantoorbenodigdheden

Abonnementen en vakliteratuur op

Ontvangsten zakelijke relatie thuis

de werkplek Ontvangsten delegaties, n -dii

Lidmaatschap landelijke

Contributies overige

ïroepsvei

functionele borrels op de werkplek

professionaliseringsoogmerk

Verzekeren of verg «eden schade (door diefstal, verlies of

Verkee

:tes

bij jubilea, openingen

adiging) aan persoonlijke eigendommen ontstaan tijdens de ambtsvervulling Wisselkosten buitenlandse valuta

Fooien (in Nederland)20

Pilotenkoffer voor vervoer van

Persoonlijke schrijfwaren en

stukken

benodigdheden zoals vulpen of aktetas

Pantryvoorziening (koffie/thee)

Representatieve aanpass ngen aan Ie won

Catering, maaltijden op de

Inrichting w

werkplek21

ontvangstruimte thuis

amer /

Abonnemente

Visitekaartjes

kranten en

tijdschriften thuis senkc

Ine 'idue

Dnsumpties buiten de

ontwikkeling organisatie

werkplek

Relatiegeschenken (mits

Persoonlijke relatiegeschenken

functioneel verstrekt voor een externe) Functioneel te versturen kerst- ei

Functionele persoonlijke website of

/of nieuwjaarskaarten

weblog

3.6

Betalingswijze voorzieningen van gemeentebestuurders

Voorzieningen voor gemeentebestuurders worden t ij voorkeur rechtstreeks door de gemeente voldaan. Het indienen van decla ities dient zoveel mogelijk te worden vermeden. Voorzieningen kunnen op de volgende manieren worden betaald, in volgorde van voorkeur:

20

In Nederland is een fooi een persoonlijke bl jk van waardering voor de geboden servicer In het

buil

ind vormt een f(

ak eer ubstantieel deel v

aning v;

en is aarmee ni

onderhevig aan een persoonlijk oordeel over de serviceverlening. Alleen bij buitenlandse dienstreizen komt de fooi voor rekening van het bestuursorgaan, als onderdeel van de bestuurskosten. 11

Fiscaal wordt lunch of diner op de vaste werkplek (betreft gemeentebestuurders) gezien als een

maaltijd met een bijkomstig zakelijk karakter. De waarde in het economische verkeer van zulke maaltijden is belast. De inhoudingsplichtige wordt bij maaltijdverstrekking op de werkplek via de eindhefting aangeslagen. Oaarblj kan worden uitgegaan van een fictief bedrag,

Gedragscode integriteit politiek ambtsdragers Nieuwegein

30

5.6.1 Rechtstreeks ten laste van het bestuursorgaan Zaken die direct verband houden met de werkplek worden op dezelfde wijze als geldt voor ambtenaren, door de gemeente in bruikleen gegeven. De kosten die hiermee gemoeid zijn komen direct voor rekening van de gemeente zonder tussenkomst van de politiek ambtsdrager, De kosten maken integraal deel uit van de bedrijfsvoering. De rechtspositieregelingen bevatten regels over de wijze waarop apparatuur in bruikleen wordt gesteld, en over de voorzieningen in verband met de fiscale aspecten van het privégebruik. 5.6.2 Rechtstreekse betaling via facturen Bij betaalbaarstelling aan de hand van facturen, worden kosten direct in rekening gebracht bij het bestuursorgaan. Dit gebeurt dus zonder een Voorfinanciering' uit de privérekening van de individuele politiek ambtsdrager. Voor gefactureerde kosten geldt hetzelfde als voor andere kosten: uitsluitend functionele kosten worden vergoed, en alleen als ze buiten de (vaste) vergoeding vallen. Voor dienstreizen wordt zoveel mogelijk alles rechtstreeks betaald door de organisatie, ook voor de meereizende ambtenaar. Het gaat dan om de dienstreis, de eventuele benodigde vaccinaties, het verblijf, de consumpties en aankopen die van functionele aard zijn (zoals relatiegeschenken). 5.6.3 Declaraties Primair worden kosten rechtstreeks gefactureerd bij de gemeente.

In uitzonderingssituaties betaalt de politiek ambtsdrager een uitgave uit eigen middelen en verzoekt dan om terugbetaling van het bedrag via een declaratie. Grote terughoudendheid is hierbij echter geboden, omdat het uitgangspunt is dat zo weinig mogelijk uitgaven door de politiek ambtsdrager zelf worden gedaan. Geldstromen tussen de zakelijke rekeningen van gemeente en de persoonlijke rekening van de ambtsdrager, maken een zwaardere controle op de uitgaven noodzakelijk. Het indienen van declaraties is soms onvermijdelijk. Zo is het in het buitenland vaak niet mogelijk dat een gemeente rechtstreeks de factuur betaalt. De afwikkeling van declaraties moet dan wel zo zorgvuldig mogelijk gebeuren. In de verordening 22 staat dat moet worden gedeclareerd onder overlegging van bewijsstukken. Ook hier geldt weer de basisregel: het moet gaan om functionele kosten die niet vallen onder de (vaste) vergoeding. Declaraties kunnen uitsluitend via de salarisadministratie van de gemeente worden ingediend. 5.6.4 Verantwoording Ieder kwartaal wordt een totaal overzicht van alle uitgaven gedaan in het voorgaande kwartaal door de burgemeester en wethouders, voorgelegd aan het college. Dit overzicht wordt opgesteld door de afdeling Financiën. De raad ontvangt ieder kwartaal een soortgelijk overzicht met de uitgaven van de raadsleden, opgesteld door de Griffie.

22

Verordening rechrsposrtie wethouders, raads- en commissieleden

Gedragscode integriteit politiek ambtsdragers Nieuwegein