Bijlage - Informatiebeleidsplan 2025-2027

Opmerking: bovenstaande planning is niet meer actueel. De uitvoering van het project is on hold gezet door de doorontwikkeling van de organisatie. Hoewel de nieuwe organisatiestructuur vanaf 1 juli 2026 operationeel moet zijn, geldt dat zeker niet voor alle systemen en processen. Dat kent een langere doorlooptijd. Het project zaakgericht werken en de bijbehorende aanbesteding kan pas gestart worden als de nieuwe organisatiestructuur gereed is én dat ook meer duidelijkheid bestaat over de veranderende manier van samenwerken. Het afgeleide project “Systemen en Processen” als één van de sporen in de uitwerking van de doorontwikkeling van de organisatie moet hierin ondersteunen. De planning zoals die in het overzicht is opgenomen kent hierdoor een vertraging van minstens 1,5 jaar.

Versie: 1.2

Beleid op Informatievoorziening

Pagina 25 van 29

Regiesysteem Sociaal Domein Voor de uitvoering van het gehele takenpakket binnen het sociaal domein zijn we gebaat bij een adequate (vak)applicatie waarin de uitvoerende organisatie goed ondersteund en toegerust wordt. Daarbij is het belangrijk dat de applicatie onze integrale aanpak ook wel multidisciplinair werken op een eenvoudige en transparante manier kan worden vorm geven. Het gaat hierbij om samenwerken tussen de verschillende disciplines maar ook met andere organisaties/maatschappelijke partners. Dit om uiteindelijk de inwoner, de cliënten, die gebruik maken van onze voorzieningen en diensten goed te kunnen bedienen. De huidige applicatie schiet hierin tekort. De ontwikkelingen van de applicatie blijven zowel technisch als functioneel achter bij de behoefte van onze organisatie. De koppelingen met andere systemen blijken niet of moeizaam te realiseren. De leverancier mist voldoende slagkracht om de marktontwikkelingen bij te benen en daarnaast nuttige functionele doorontwikkelingen mogelijk te maken. Daarbij is het lastig om de nodige managementinformatie te onttrekken uit de registraties in het systeem. Tot slot voldoet het systeem niet aan alle wettelijke eisen zoals de archiefwet, waardoor we als organisatie extra werk hebben om wel te kunnen voldoen.

Met de aanbesteding gaan we op zoek naar een toekomstgerichte toepassing die gebruik maakt van moderne technieken en die volledig voorziet in de ondersteuning van onze processen en ook mogelijkheden biedt om met innovatieve ontwikkelingen zoals Kunstmatige intelligentie de bedrijfsvoering op het sociaal domein en dienstverlening verder te optimaliseren. Begin 2024 zijn de voorbereidingen gestart voor de aanbesteding door de processen te herijken en deze uit te werken waarmee belangrijke input wordt verkregen voor het opstellen van het programma van eisen en wensen voor de aanbesteding. Het vervolg, de aanbesteding zelf, is vertraagd door andere prioriteiten binnen het Sociaal Domein: het terughalen van de uitvoering van Schuldhulp naar Neder-Betuwe per 1 januari 2026 en de overgang van de uitvoering van de Participatiewet door gemeenten Buren naar de uitvoeringsorganisatie Werkzaak, eveneens vanaf 2026. Voor Schuldhulp is in 2025 een aanbesteding uitgevoerd en wordt deze in Q3 en Q4 van 2025 en Q1 van 2026 geïmplementeerd. De externe kosten voor de begeleiding van de aanbesteding wordt bekostigd uit de aangevraagde en toegekende gelden in de Kadernota 2024 voor de aanbesteding van het regiesysteem. Hier lijkt vooralsnog voldoende ruimte beschikbaar. Voor de overgang van de participatiewet loopt een project waar ook gemeente Neder-Betuwe nauw bij betrokken is.

Een belangrijk aandachtspunt daarbij is de overdracht van (fysiek) archiefmateriaal van gemeente Buren naar Neder-Betuwe. Huisvesting vormt hierbij een uitdaging evenals de achterstand in het opschonen van het bestaande archief.

Versie: 1.2

Beleid op Informatievoorziening

Pagina 26 van 29

Planning en kosten vervanging regiesystem

Het is niet toevallig dat voor de aanbesteding en implementatie van het zaaksysteem en het regiesysteem dezelfde kosten zijn geraamd. Dit komt omdat de geraamde kosten gericht zijn op de begeleiding van het gehele proces van beide systemen. De behoefte aan ondersteuning in het proces van aanschaf en implementatie is vergelijkbaar voor beide systemen, vandaar dat de inschatting is gemaakt dat hiervoor de kosten ook vergelijkbaar zijn. De budgetaanvraag voor beide trajecten is ingebracht via de kadernota en Berap I 2024. Zoals hiervoor aangegeven is de verwachting dat de budgetten voldoende ruimte bieden om ook de externe kosten te dekken die gemaakt zijn voor de begeleiding van de aanbesteding van het Schuldhulp systeem. De planning zoals hierboven opgenomen kent een vertraging van ruim 1 jaar.

Versie: 1.2

Beleid op Informatievoorziening

Pagina 27 van 29

Hybride werken Aan de hand van interviews, een enquête en medewerkerssessies heeft een adviesbureau dit jaar de mogelijkheden voor het hybride werken in kaart gebracht. Deze mogelijkheden zijn aan het MT Breed gepresenteerd en gaan uit van twee sporen: 1. Samenwerken 1.0 Basis hybride werken structureren (actie vanaf 2024). 2. Samenwerken 2.0 Toekomstgericht samenwerken (actie vanaf 2026). Samenwerken 1.0 Basis hybride werken structureren Acties uit spoor 1 hebben te maken met het verduidelijken van de manier van samenwerken. We gaan meer structuur aanbrengen in het hybride werken en ‘quick wins’ die uit de onderzoeksfase zijn gekomen oppakken. Dit moet zorgen voor meer duidelijkheid, zaken die stress geven verminderen en meer samenhang geven. Samenwerken 2.0 Toekomstgericht samenwerken Bij spoor 2 draait het vooral om het online samenwerken. We gaan uitgangspunten beschrijven en uitrollen die passen bij een toekomstgerichte digitale manier van werken. In dit spoor staan samenwerking, kennisdeling en betrokkenheid centraal. Aan de slag met spoor 1 In 2024 is gestart met spoor 1. Concreet betekent dit dat onder andere dat praktische ICT-issues zijn aangepakt, er kleine aanpassingen in de werkomgeving zijn gedaan en dat er werkafspraken worden gemaakt. Ook wordt er gewerkt aan het opstellen van kaders rond het fysiek en digitaal samenwerken.

Nu, eind 2025, is spoor 1 nog niet gereed en zal ook nog doorlopen in 2026. Mede door de relatie met de doorontwikkeling van de organisatie. Langere termijn De organisatie heeft behoefte aan online digitaal samen te kunnen werken, vooral in documenten. Oorspronkelijk bedoeld om op te pakken in 2025 maar schuift door naar 2026 (of later). Er wordt in eerste instantie vooral gekeken naar pragmatische oplossingen om in de behoefte van samenwerking te voorzien, bijvoorbeeld door het faciliteren van MS Teams omgevingen waarin op projectbasis kan worden samengewerkt. Het blijft evenwel belangrijk dat de kaders uit spoor 1 voor fysiek en digitaal samenwerken geformuleerd zijn.

Versie: 1.2

Beleid op Informatievoorziening

Pagina 28 van 29

5. Slotwoord Ontwikkelingen staan niet stil, integendeel. Technologische ontwikkelingen gaan in een ongelooflijk snel tempo, mede met de opkomst van Ai. Er wordt wereldwijd enorm grote kapitalen geïnvesteerd in die ontwikkeling en het tempo is onnavolgbaar hoog. Wat vandaag nog als een noviteit wordt gezien is volgende week alweer achterhaald, de ontwikkelingen gaan letterlijk zo snel. Ai verandert de wereld om ons heen en behoort tot de meest impactvolle ontwikkelingen van onze tijd. Ai gaat een grote impact hebben hoe wij onze dienstverlening gaan vormgeven in de toekomst maar ook hoe wij zullen werken, thuis en in het gemeentehuis. Met de uitwerking van de visies op dienstverlening en het hybride werken komt ook Ai met zekerheid op ons pad. Met alle uitdagingen die op ons pad liggen en komen te liggen kan Ai ons helpen om deze het hoofd te bieden. Niet zozeer om daarmee te kunnen bezuinigen, Ai is geen oplossing om bezuinigingen te realiseren of bijvoorbeeld het financiële ravijn te dichten, maar Ai kan wel bijdragen om de (administratieve) werkdruk te verlichten en daarmee de organisatie te ondersteunen bij de toekomstige uitdagingen. Dit beleidsplan is daarom ook niet in beton gegoten, de inhoud is aan verandering onderhevig om aan te sluiten bij veranderende interne en externe ontwikkelingen.

Waar nodig en mogelijk zullen we anticiperen op de ontwikkelingen en als we er ons voordeel mee kunnen doen pakken we deze kansen op in gezamenlijkheid met alle betrokkenen. De toekomst ligt niet vast.

Versie: 1.2

Beleid op Informatievoorziening

Pagina 29 van 29