RHC jaarverslag en jaarrekening 2021.pdf

Een proces-verbaal van reguliere archiefvernietiging is opgesteld over de periode 2010 – 2016. Daarnaast is ook een proces verbaal opgesteld voor de vernietiging van analoge personeelsdossiers. De personeelsdossiers zijn digitaal beschikbaar, maar niet volgens een opgesteld handboek vervanging archiefbescheiden. In 2021 is overleg geweest met de vertegenwoordigers van de aangesloten organisaties en in de eerste helft van 2022 wordt verder gesproken over DVO-archiefbeheer en mandateren van toezichtwerkzaamheden. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein en Woerden.

Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht (GGDrU) te Utrecht Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Na de zomer werd de Coronaorganisatie van de GGD met 35% afgeschaald. In november nam het aantal coronabesmettingen weer sterk toe. Toen bleek dat met de komst van de Omikronvariant de vaccins onvoldoende werkten, moest de GGDrU met man en macht een boostercampagne op poten zetten. De Hotspot Corona-maatregelen werd tijdens het SIO van de GGDrU voorlopig vastgesteld en een plan van aanpak voor het project ‘Hotspot Corona’ werd door de directie goedgekeurd. Een projectmedewerker maakte in najaar een start met de selectie. Ook nam de GGDrU deel aan de door HUA georganiseerde bijeenkomsten over de Corona-hotspot. Besluitvorming rond de toekomstige invulling van de DIV-functie werd door directiewisselingen voorlopig uitgesteld. In een concept Visiedocument zijn de ambities ten aanzien van informatiehuishouding bij de GGDrU geschetst. Er werd een projectleider SharePoint aangesteld; het implementatieplan was eind 2021 nog niet gereed, maar zal t.z.t.

28

naar de archivaris worden gestuurd. De migratie van de applicatie File Share naar SharePoint werd afgerond en de toezichthouder is toegezegd dat deze het migratieplan zal ontvangen. Het informatieplatform GGiD (jeugdgezondheidszorg) kon nog niet in gebruik worden genomen. Door een conflict met de leverancier over verbeterzaken was de verwachting dat in het voorjaar van 2022 met een werkbare applicatie gestart kan worden. HUA gaf een preadvies op de concept Beheerregels informatiebeheer GGDrU; de uitwerking van de aandachtspunten van het preadvies werd over het kalenderjaar heen getild. Het handboek vervanging (om papieren HRM-dossiers digitaal te maken) werd voor een deel uitgewerkt maar zal op een later tijdstip worden opgepakt. Het informatiebeleids-plan is in ontwerp en zal maart 2022 worden afgerond. De zelforganisatie kreeg in 2021 meer vorm bij de GGDrU. Per team werd een tweedaagse bijeenkomst georganiseerd. Op deze bijeenkomsten werd er gespard over de teams en verdeelde men de teamrollen. Hieruit volgde een teamontwikkelplan, de ontwikkelingen van dit plan worden maandelijks per team geëvalueerd. De geplande thema-inspectie naar de gevolgen voor de informatiehuishouding is daarmee ook getemporiseerd. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Lopik, Oudewater en Woerden.

Omgevingsdienst regio Utrecht (OdrU) Toezichthouder: gemeentearchivaris van Zeist (vanaf 2020 de gemeentearchivaris van Amersfoort) De Omgevingsdienst regio Utrecht is statutair gevestigd in Zeist. De gemeente Zeist heeft het toezicht op het informatie- en archiefbeheer vanaf het verslagjaar 2019 belegd bij de gemeentearchivaris van Amersfoort en wordt uitgevoerd door de archiefinspecteur. In augustus 2021 is het toezichtverslag door de gemeentearchivaris opgemaakt over de periode 2020 – juli 2021. In het verslagjaar 2021 zijn een tweetal verbeterpunten geconstateerd. De verbeterpunten zijn: 1. Maak van uw activiteitenplan 2020 - 2021 een integraal (allesomvattend) en actueel verbeterplan 2021 – 2022 met alle nog openstaande verbeterpunten uit de toezichtrapportage 2019 (2020) van de gemeentearchivaris en de openstaande verbeterpunten uit de beoordeling 2016 – 2018 van Gedeputeerde Staten en in het derde/vierde kwartaal van 2021 aangevuld met de bevindingen uit de nog extern te houden audit. Stand van zaken: het activiteitenplan strekt zich uit over de periode 2022- 2023. 2. Stel beleid op voor het archiveren van sociale media in relatie integraalbeheer in uw organisatie. Stand van zaken: dit verbeterpunt is door andere prioriteiten nog niet gepland in de tijd. Daarnaast staan er nog punten open uit eerdere verslagen.

De voortgang, per april 2022, van de verbeterpunten uit het verslag 2019 (2020) worden hierna opgesomd:

29

1. Geef in 2022 nadere invulling aan de inhoud van de artikelen in het Besluit Informatiebeheer ODRU en implementeer dit in uw informatiehuishouding. Stand van zaken: in 2022 wordt nader invulling gegeven aan de laatste twee artikelen. Daarnaast is deze activiteit bestempeld als continu proces. 2. Onderzoek of alle afspraken en procedures met de deelnemende gemeenten zijn vastgelegd, zo niet maak deze en leg deze vast in een DAP. Stand van zaken: De afspraken en procedures met de deelnemende gemeenten op het gebied van informatie- en archiefbeheer zijn op dit moment niet goed vastgelegd of zijn moeilijk terug te vinden. De ODRU gaat de afspraken in kaart brengen en nieuwe afspraken goed vastleggen. Het activiteitenplan april 2022 geeft aan dat dit jaar in de planning staat. Het is door de ODRU gekwalificeerd als een continu proces. De afspraken, voor zover deze nog bekend zijn, met de voormalige milieudiensten 2012 – 2019 worden in 2022 ook verwerkt in het DAP. 3. Besluit op korte termijn tot aanwijzing van de archivaris van de ODRU in het kader van de Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (WNRA). Stand van zaken: is afgerond. Besluit is in december 2020 genomen. Bij de gemeente Amersfoort is een nieuwe gemeentearchivaris benoemd. Dit betekent voor de ODRU dat zij een nieuw aanwijzingsbesluit moeten nemen per 1 maart 2022. 4.

Pas de gemeenschappelijke regeling over het informatie- en archiefbeheer aan overeenkomstig de genoemde handreiking van de LOPAI/KVAN/BRAIN. Stand van zaken: Dit verbeterpunt wordt meegenomen bij de eerstvolgende wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Wanneer deze wijziging aan de orde is, wordt gebruik gemaakt van de ‘Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden - Wat zijn de tussen een samenwerkingsverband en zijn deelnemers te maken afspraken over het informatie- en archiefbeheer?’ om het deel over informatie- en archiefbeheer uit te breiden. Dit verbeterpunt is benoemd in het activiteitenplan april 2022 met als kwalificatie toekomstig. Dit betekent dat er nog geen concrete datum bekend is. 5. Geef uitvoering aan de geconstateerde bevindingen uit het kwaliteitssysteem, breng deze jaarlijks ter kennisneming aan het bestuur en aan de archivaris van de ODRU. Stand van zaken: In 2021 zou door de ODRU-onderzoek gedaan worden naar de verbeteringen bij de kwaliteitscontroles. De ODRU wil de controles efficiënter gaan uitvoeren en beter kunnen rapporteren. Dit verbeterpunt is benoemd in het activiteitenplan april 2022 met als kwalificatie on hold. In de monitoringsmomenten zal dit besproken worden met de toezichthouder. 6.

Stel met iedere zorgdrager (deelnemende gemeente) een (generiek) handboek vervanging archiefbescheiden op en laat de individuele gemeente een vervangingsbesluit nemen (2020 en 2021) en neem de afspraken op in uw kwaliteitssysteem. Stand van zaken: - Gestart met het opstellen van het Handboek vervanging archiefbescheiden voor de gemandateerde taken van de gemeente De Ronde Venen. Nog geen besluit tot vervanging genomen. Huidige planning Q3 2022. - Gestart met het opstellen van het Handboek vervanging archiefbescheiden voor de gemandateerde taken van de gemeenten Bunnik, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, 30

Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. Audit van het handboek heeft plaatsgevonden door de RAZU. Hierna volgt het positief advies van de gemeentearchivaris van de RAZU voor de hierboven genoemde gemeenten. Ieder college van burgemeester en wethouders neemt individueel het vervangingsbesluit. Huidige planning Q3 2022. - Er is nog niet gestart met het opstellen van de Handboeken vervanging voor de gemeenten: De Bilt, Montfoort, Oudewater, Renswoude, Stichtse Vecht, Veenendaal, Woerden, IJsselstein en Zeist. Huidige planning Q4 2022. 7. Stel in 2021, als sluitstuk van vervanging, het handboek vervanging archiefbescheiden op voor uw bedrijfsvoeringsorganisatie, neem het vervangingsbesluit en ga over tot de implementatie. Stand van zaken: De planning van dit handboek is gesteld op 2023 en is mede afhankelijk van de voortgang van handboeken genoemd onder punt zes. 8. Actualiseer het Plan van Aanpak vernietiging uit 2019, stel de middelen beschikbaar en zorg ervoor dat de achterstand in de analoge archiefvernietiging voor 1 juli 2021 is afgerond. Stand van zaken: De deadline van 1 juli 2021 is niet gehaald. Het is nu opgenomen in het activiteitenplan voor 2023. In Q3 2022 wordt het PvA besproken met de toezichthouder. 9. Laatste verbeterpunt: A.

Neem in de periode 2020 – 1 juli 2021 contact op met de verantwoordelijke gemeenten om concrete uitvoeringsafspraken te maken in het beëindigen van de in bruikleen verstrekte dossiers en de fysieke dossiers aan hen terug te geven. Stand van zaken: contacten zijn gelegd in 2021 en in Q2/3 2022 wordt per archiefdienst verder afgehandeld. B. Zorg dat uiterlijk 1 juli 2021 de in bruikleen verstrekte fysieke dossiers, die zijn opgeslagen bij OASIS, daadwerkelijk zijn teruggeven aan de rechthebbende gemeente. Stand van zaken: dit is niet helaas niet gelukt. Zie verder onder A. Dit is in nauw overleg gegaan met de toezichthouder. C. Stel dossieroverzichten samen, per gemeente, van de dossiers die teruggaan en laat deze voor akkoord tekenen door zowel de ODRU en de ontvangende gemeente. Hiermee wordt de in het verleden in bruikleen verstrekte dossiers aan ODRU beëindigd. Stand van zaken: de dossieroverzichten zijn opgesteld. Zie verder onder A. D. Zorg dat op 1 juli 2021 een plan van aanpak gereed is met wat te doen met het restant van de overgebleven analoge dossiers en betrek AE hierbij. Stand van zaken: De deadline van 1 juli 2021 is niet gehaald. Het traject met Oasis duurde veel langer dan vooraf was voorzien.

Gebleken is dat meer onderzoek nodig was dan vooraf gedacht om goed inzicht te krijgen in de bestanden die zijn geplaatst bij OASIS, daarnaast is besloten om een ongedierte- en schimmel steekproef uit te laten voeren die representatief is per individuele gemeente. Het ongedierte en schimmelonderzoek heeft medio maart 2022 plaatsgevonden. De planning is dat in Q2/3 2022 de archieven terug zijn gegeven aan de desbetreffende gemeenten. Hieronder volgen de laatste aanbevelingen uit de beoordeling over 2018 – 2019 en eerste helft van 2020 van Gedeputeerde Staten: 1. Omslag naar digitaal werken en afbouw hybride informatiehuishouding en vervanging archiefbescheiden: Zorg voor het vaststellen van het handboek vervanging voor uw eigen bedrijfsvoeringsorganisatie, het nemen van bijbehorend vervangingsbesluit, toets het digitaal beheersysteem aan het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) en 31

implementeer dit handboek. Stand van zaken: In Q3/4 2021 zou de ODRU een RODIN-audit uit laten voeren. Dit is niet gelukt. De planning is nu afhankelijk van de aanschaf van een nieuw zaaksysteem. Een concreet tijdstip voor de vervanging is nog niet bekend. De ODRU zit nog in de onderzoeksfase. Inschatting is Q3/4 2022. 2. Regel met de gemeenten waarvoor u taken uitvoert ditzelfde vervangingstraject. Stand van zaken: zie punt 6 ‘Verbeterpunten gemeentearchivaris 2019 (2020)’. 3. Vastleggen van informatiebeheerafspraken met deelnemende gemeenten: Leg alle afspraken en procedures voor het informatiebeheer met de deelnemende gemeenten vast. Maak deze afspraken onderdeel van het kwaliteitssysteem. Stand van zaken: zie punt 2 ‘Verbeterpunten gemeentearchivaris 2019 (2020)’. 4. Selectie en vernietiging van analoge en digitale archiefbescheiden: Zorg ervoor dat de achterstand in de vernietiging voor 1 juli 2021 wordt afgerond. Stel hiervoor voldoende middelen beschikbaar. Stand van zaken: zie punt 8 ‘Verbeterpunten gemeentearchivaris 2019 (2020)’. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Oudewater, Woerden.

Recreatie Midden Nederland te Utrecht / Stichtse Groenlanden (RMN) Toezichthouder: provinciearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Het jaar 2021 stond bij RMN vooral in het teken van de aankomende ontbinding van de organisatie, als vervolg op het adviesrapport ‘Uitwerking toekomstscenario’s RMN’ van juli 2020. In de loop van het jaar heeft de provinciearchivaris een aantal keer met de interimdirecteur van RMN gesproken over de verankering van zijn formele advies op het rapport in het ontbindingstraject van RMN. De provinciearchivaris heeft tevens advies gegeven op de paragraaf m.b.t. het archief in het Liquidatieplan RMN, dat is opgesteld door managementbureau KokxDeVoogd. In het najaar heeft RMN het adviesbureau DOCFactory aangetrokken om uitvoering te geven aan deze paragraaf met een plan van aanpak. Het startgesprek daarvoor heeft in december plaatsgevonden. De archivaris nam hier aan deel als toezichthouder. Aan het einde van het jaar werd duidelijk dat Staatsbosbeheer als voornaamste gesprekspartner uit het traject was gekomen. Het goede verloop van de gesprekken met die partij en voor een deel met gemeente Wijdemeren is bepaald als een voornaam aandachtspunt voor het toezicht in het komende jaar. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Lopik en Woerden (via Recreatieschap Stichtse Groenlanden).

Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD) te Utrecht Toezichthouder: provinciearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Er is in 2021 veel gedaan bij de RUD in voorbereidende zin om een vervolg te geven aan de doelstellingen van het oorspronkelijke project Informatie op Orde, waaronder het opstellen van informatiebeleid en een uitvoeringsplan voor de periode vanaf 2022. De uitvoering werd echter uitgesteld, onder andere door gebrek aan tijd bij betrokkenen en aansluiting van dit plan op de

32

gebruikersorganisatie. Dit vergde nog de nodige aandacht aan het einde van 2021. De RUD heeft in het najaar een conceptversie van de procedure voor rechtmatige vernietiging van informatie opgesteld, voor advies van de archivaris. Dit advies loopt over de jaarwisseling heen, waarbij wel is afgesproken om in 2022 de eerste ronde voor vernietiging in gang te zetten. Ook de afronding van trajecten als gemeente Vijfheerenlanden (ordentelijke overdracht van bodeminformatie) is in 2021 nog niet afgerond en loopt door naar het volgende jaar. Verder kende de cloudmigratie van het documentmanagementsysteem een aantal hardnekkige complicaties, die veel tijd vergden van recordmanagement bij de RUD. In 2021 heeft de archivaris een aantal keer contact gehouden met de RUD Utrecht, vooral in de vorm van strategisch en tactisch informatieoverleg (SIO/TIO). In de zomer heeft de archivaris zijn toezichtverslag toegelicht in het algemeen bestuur van de RUD. Besloten is om hier een gebruik in de komende jaren van te maken, waarbij de focus meer komt te liggen op het beeld vanuit de ambtelijke organisatie van de RUD zelf. In het voorjaar heeft de RUD bijgedragen aan het onderzoek voor de Handreiking duurzame toegankelijkheid Omgevingswet; deze handreiking is in het derde kwartaal beschikbaar gemaakt op het Informatiepunt Leefomgeving.

Het ‘dossier afspraken en procedures’ (DAP) dat de RUD heeft getroffen met haar opdrachtgevers is daarbij als goed voorbeeld gehanteerd. Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: Lopik.

Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN) te Soest Toezichthouder: gemeentearchivaris Soest (Archief Eemland) Reinigingsbedrijf Midden Nederland is gevestigd in Soest. De gemeentearchivaris van Soest houdt bij deze gemeenschappelijke regeling toezicht. Over de periode 2018 – mei 2019 is een uitgebreid verslag opgesteld. In het verslag zijn een zevental verbeterpunten opgenomen. Het verbeterpunt achterstanden in de vernietiging is in de loop van 2019 – 2020 weggewerkt. Vanaf 2021 wordt de archiefvernietiging jaarlijks verwerkt. De toezichthouder is hierbij betrokken voor de machtiging tot vernietiging. De RMN beschikt sinds 2019 over een actuele en gepubliceerde Informatieverordening vastgesteld door het algemeen bestuur en een beheerregeling informatiebeheer (Besluit Informatiebeheer), die is vastgesteld door het dagelijks bestuur. Dit betekent dat twee verbeterpunten grotendeels zijn gerealiseerd. Medio april 2022 is een uitgebreide brief samengesteld voor het dagelijks bestuur van de RMN met de bevindingen over het tijdvak 2020 – april 2022. In de periode waarover de brief gaat, heeft het Kabinet maatregelen getroffen tegen de verspreiding van COVID-19, de intelligente lockdown. Deze maatregelen hebben de afgelopen twee jaar consequenties gehad voor veel organisaties.

Ondanks de coronabeperkingen heeft de RMN aangegeven dat een aantal zaken zijn opgepakt en (eventueel) gerealiseerd. Deze activiteiten zijn: A. De vacature (parttime) medewerker DIV is per 1 september jl. ingevuld. Per 1 maart 2022 is deze medewerker echter uit dienst getreden. Dit betekent dat de continuïteit door een vaste medewerker niet meer is geborgd.

33

B. De analoge archiefvernietiging is bijgewerkt tot en met 2020; C. Een concept visie informatiebeveiliging is opgesteld en wordt eind 2021 aan het MT ter vaststelling aangeboden. Stand van zaken: documenten zijn in concept opgesteld en aan het MT aangeboden. Besluitvorming heeft nog niet plaatsgevonden. D. In het najaar van 2021 is door RMN een breed overleg geweest met de toezichthouders informatie- en archiefbeheer, de Functionaris Gegevens-bescherming (FG), Hands On en met de betrokken medewerkers van de RMN om af te stemmen over waar RMN nu staat en wat ieders rol en verantwoordelijkheid hierin is. Stand van zaken: Na het brede overleg in het najaar 2021 zijn er geen activiteiten meer gedeeld. E. In het najaar van 2021 zijn afspraken gemaakt tussen de RMN en Archief Eemland over het overdragen van het permanent te bewaren archief. Het archief is beschreven in een archiefinventaris. De formele overdracht heeft, april 2022, nog niet plaatsgevonden aangezien nog niet aan alle eisen van Archief Eemland is voldaan voor de overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Hierbij is de vacature van de medewerker DIV essentieel. De voortgang april 2022 van de zevental verbeterpunten 2018 – 1e halfjaar 2019 is: 1. Evalueer de verbeterpunten uit de quickscan op relevantie en voer de relevante punten in overeenstemming uit met aanbeveling 5 en 6.

Dit in combinatie met de SharePoint ontwikkelingen die vanaf 2019 plaats gaan vinden. - Na de zomer van 2021 is een visie op informatiebeveiliging en een baseline informatiebeveiliging ter vaststelling aan het MT van RMN voorgelegd. Stand van zaken: documenten zijn in concept opgesteld en aan het MT aangeboden. Besluitvorming heeft niet plaatsgevonden. - De bestuursadviseur heeft een eerste verkenning gedaan naar de landelijke richtlijnen vanuit de overheid voor archivering van email en werkt in overleg met de FG dit verder uit. Het opstellen van beleid voor het archiveren van email is uitgesteld naar 2022. - De basisprocessen zijn in 2020 beschreven. - Vanuit de FG wordt het signaal afgegeven aan het MT van RMN dat de noodzaak aanwezig is voor procesmatig werken en de verbinding met de opslag van documenten. 2. Vaststellen van de Archiefverordening en de Beheerregeling. De implementatie van de verordening en de regeling moet daarop volgen. Stand van zaken: de verordening is door het AB op 10 juli 2019 vastgesteld. Het Besluit Informatiebeheer (Beheerregeling) is vastgesteld door het dagelijks bestuur op 19 juni 2019. De implementatie moet nog volgen. 3. Stel een kwaliteitssysteem op dat past bij de RMN en leg dat voor aan de archivaris. Stand van zaken: Dit verbeterpunt is nog niet gerealiseerd. 4.

Zorg voor de oplevering van het actuele, complete en logische samenhangende overzicht van de digitale archiefbescheiden. Deze is net als aanbeveling drie gestoeld op wet- en regelgeving. Stand van zaken: een integraal overzicht van alle applicaties is niet beschikbaar. Realiseer dit samen met gegevensbescherming, waar wordt welke informatie opgeslagen. 5. Zorg direct bij de implementatie dat SharePoint duurzaam digitaal (‘archiefwaardig’) wordt ingericht en hiermee voldoet aan de Archiefwet en regelgeving in combinatie met de AVG. Deze aanbeveling is preventief bedoeld om vanaf de start duurzaam digitaal te archiveren. En om te voorkomen dat in latere toezichtrapportages hierover opmerkingen worden 34

geplaatst, die de nodige extra kosten met zich mee gaan brengen. Het advies is om de digitale beheeromgeving, voor ingebruikname, te auditen op basis van RODIN. Zorg voor het vaststellen van een metagevensschema en metagegevens conform artikel 19 en 24 van de Archiefregeling. Stand van zaken: Dit project ligt stil door het vertrek van de bestuursadviseur. Beleg dit project binnen de organisatie en zorg dat het geborgd wordt. 6. Zorg dat de selectie- en vernietiging van (digitale) archiefbescheiden op orde komt tot en met het vernietigingsjaar 2019. Stand van zaken: de analoge archiefvernie-tiging is t/m 2020 op orde. Aan de digitale archiefvernietiging wordt nog gewerkt. In 2022 wordt het vernietigingsjaar van digitale informatie 2021 verwerkt. Dit is nog niet gerealiseerd. 7. Stel een onderzoek in naar de nut en noodzaak van het vaststellen van een handboek vervanging. Stand van zaken: Het onderzoek naar het generieke handboek heeft niet plaatsgevonden. Specifiek moet uitgezocht worden hoeveel fysieke post komt nog binnen en hoeveel wordt daarvan geregistreerd. Is dat de moeite waard voor een heel handboek vervanging, of kunnen we dit pragmatisch insteken. Het handboek vervanging personeelsdossiers RMN is 14 maart 2022 besproken met het hoofd P&O en wordt door RMN aangepast n.a.v. de reactie van Archief Eemland.

Een goede ontwikkeling is dat de extern ingehuurde Functionaris Gegevensbescherming (FG) een bredere scope dan alleen gegevensbescherming als opdracht heeft en nader onderzoek doet naar ‘informatiebeheer op orde’. Dit raakt het gebied van informatie-beheer en is hierbij dus een goede aanvulling op de bovenstaande verbeterpunten. De volgende constateringen zijn uit het onderzoek van de FG naar voren gekomen: Constateringen: - Onvoldoende visie en beleid IV - IV-processen onvoldoende ingericht en niet geborgd (PDCA) - Afwezigheid IV Beheerorganisatie - Systemen/systematiek ontoereikend voor informatiebeheer - Verantwoording onvoldoende geborgd - Informatie heeft onvoldoende kwaliteit: volledigheid en juistheid In de lijn met: - Conceptbrief toezichthouders - Eerdere (eind 2021) analyses i.r.t. kwaliteit informatiebeheer - Jaarrapport FG: informatiebeheer (deels) als randvoorwaarde Te doen, in generieke zin – inrichten en borgen van: - Systemen - Processen - Interne IV-organisatie Concreet te doen in relatie tot informatiebeheer: 1. Definiëren informatie- en informatiebeveiligingsbeleid c.q. uitgangspunten; 2. Inrichten beheerorganisatie; 3. Inrichten IV en IT-processen; 4. Optimaliseren functionaliteit van applicaties t.b.v. correcte omgang met informatie; 35

5. Opschonen van data; 6. Definiëren KPI’s; 7. Inrichten rapportages en dashboards; 8. Afspraken borgen over toezicht. 9. Vergroten van de awareness onder de medewerkers. De constateringen uit het onderzoek ‘informatiebeheer op orde’ en de specifieke punten voor het informatiebeheer worden vanuit toezicht ondersteund en onderschreven. Deelnemer RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein.

SchoolWerkt Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) SchoolWerkt is het regionale samenwerkingsverband voor de aanpak van voortijdig schoolverlaten voor de RMC-regio Utrecht, met Utrecht als regiegemeente. In de RMC-regio Utrecht wordt onder de noemer ‘SchoolWerkt agenda’ door partners uit het voortgezet onderwijs, middelbaar beroepsonderwijs, de Overstap en het OPDC (OrthoPedagogischDidactisch Centrum Utrecht) en alle gemeenten uit de regio samengewerkt. De gemeenten in hun rol als beleidsontwikkelaar en subsidieverstrekker; werkgevers en het ministerie van OCW om voortijdig schoolverlaten (vsv) te verminderen. In 2021 is ten aanzien van de informatiehuishouding van SchoolWerkt geen nadere informatie ontvangen door de toezichthoudende archivaris. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden.

U10-samenwerking Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) De U10-samenwerking is een samenwerkingsverband onder bestuursconvenant van tien gemeenten in de Utrechtregio. Het secretariaat berust bij het Bedrijfsvoering- en Strategienetwerk (BSN) van de gemeente Utrecht. In 2021 is nog geen follow-up uitgevoerd op de aanbeveling m.b.t. U10 in het inspectierapport van de Bestuurs- en Concernstaf (BCS) en raadsgriffie in 2017. Wel worden de ontwikkelingen rond de informatiehuishouding bij U10 gevolgd via het Informatiebeheer- en -beveiligingsplan (IBBP) van het BSN. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein en Woerden.

Veiligheidshuis regio Utrecht (VHRU) en Regionaal Informatie- en Expertisecentrum Midden-Nederland (RIEC) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) In 2021 is geen follow-up uitgevoerd op de aanbevelingen over het RIEC en VHRU in het verslag van de archiefinspectie van 2015, bij organisatieonderdeel Openbare Orde en Veiligheid (OOV) van de gemeente Utrecht. Deze gemeente vervult de regionale regierol voor beide samenwerkingsverbanden. De toezichthoudend archivaris volgt de ontwikkelingen rond het RIEC en VHRU middels het Informatiebeheer- en -beveiligingsplan (IBBP) van OOV. Dit IBBP is in februari 2021 geactualiseerd vastgesteld bij het management van OOV.

36

Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Lopik, Oudewater en Woerden.

Veiligheidsregio Utrecht (VRU) te Utrecht Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) De aanbesteding van een nieuw documentmanagementsysteem (DMS) voor de VRU werd gegund aan leverancier BCT (applicatie Corsa). De livegang van Corsa in mei verliep zonder al te veel rimpelingen. De migratie van data van het oudere archiefbeheerpakket Hotdocs naar Corsa en van Corsa On Premise naar Corsa SaaS werd door de toezichthouder akkoord bevonden. De VRU maakte een start met zaakgericht werken in het project Risicobeheersing; na afronding van dit project zal het zaaksysteem in de organisatie worden uitgebreid. De VRU heeft in 2021 gesprekken met HUA gevoerd over de aansluiting op het e-Depot. Hierbij werd besloten een impactanalyse uit te voeren. De archivaris toetste een concept vernietigingslijst uit de AFAS-HRM applicatie, waarbij enkele aandachtspunten werden geconstateerd. Het handboek ‘Digitale vervanging archiefbescheiden 2021-2024’ van de VRU werd in januari 2021 door de directeur Bedrijfsvoering van de VRU vastgesteld. Na het positieve advies van de archivaris op het vervangingsbesluit in april trad het handboek in werking. In november ontving de archivaris een informatiebeheerplan in de vorm van vier ‘infographics’. Met het kwaliteitssysteem maakte de VRU een start in 2021, met het voornemen om dit managementsysteem agile uit te werken.

De verwachting aan het einde van het verslagjaar was dat in het eerste kwartaal van 2022 het kwaliteitssysteem kan worden gepresenteerd. Een informatiebeleidsplan werd in 2021 niet opgesteld. Op basis van het plan van aanpak ‘Corona als Hotspot’ werd een start gemaakt met een inventarisatie van belangrijke corona-gerelateerde informatie binnen de VRU; met als doel deze blijvend te bewaren. Daarnaast nam de VRU deel aan de door HUA georganiseerde bijeenkomsten over de over de Corona-hotspot. In december vond het eerste interbestuurlijk toezichtgesprek plaats over het informatiebeheer van de VRU met de provincie Utrecht en HUA. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Montfoort, Lopik, Oudewater en Woerden.

Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) te Nieuwegein Toezichthouder: gemeentearchivaris Nieuwegein (Het Utrechts Archief) In de tijd van de coronamaatregelen en de huidige situatie zijn flexplekken inmiddels een feit. Inloggen geschiedt met remote desk en met 2-factor identificatie. Er zijn drie belangrijke ontwikkelingen binnen WIL geconstateerd in 2021: 1. Het werken op locatie en thuis, het wordt een hybride mix van 50/50%. De kantoorruimte krimpt niet, het gebrek aan ruimte kan wel zo opgelost worden; 2. De wijziging van de sturingsfilosofie binnen de organisatie. De teamleider ondersteunt de professional en het MT ondersteunt de teamleider(s);

37

3. Informatiebeheer gaat een project starten om alle inkomende post digitaal te maken. Het scannen is nu achteraf, dit wordt naar voren gehaald. In 2021 heeft het strategisch informatieoverleg (SIO) van WIL plaatsgevonden. Hierin is opnieuw vooruitgekeken naar de beperkingen en zorgen rondom de coronamaatregelen en de bedrijfsvoering van WIL. Het heeft geleid tot versnellingen en op enkele punten zijn bepaalde activiteiten en/of veranderingen in de wacht gezet. Het Jaarverslag over 2020 is aan het MT voorgelegd en doorgezet naar het DB en AB. Het MT tekende hierbij aan dat bepaalde constateringen al vaker aan de orde zijn geweest. Het MT wilde op de hoogte gehouden worden bij stagnatie en heeft afdeling bedrijfsvoering om concrete oplossingsrichtingen gevraagd zodat een beslissing genomen kan worden, over het ter hand nemen van tekortkomingen in de informatiehuishouding. Een punt van aandacht voor 2022 is aldus het formuleren van een verbeteragenda voor de informatiehuishouding binnen de processen van het MT en bestuur van WIL. De overdracht van analoge en digitale bestanden van WIL aan gemeente Vijfheerenlanden en Avres is in 2021 afgerond. Het Informatiebeheerplan is geactualiseerd en een advies ten behoeve van bewaartermijnen (selectie) en vernietiging is opgesteld en voorgelegd aan het MT van WIL.

Op het terrein van selectie zijn stappen gezet, maar eind van het jaar was er is nog veel werk te doen. Niet alle afdelingen werken (meer) met zaaksysteem en gelijktijdig loopt het project Digitalisering, dat het zaaksgewijs werken hoog in het vaandel heeft. Deze twee lijnen betekenen het nodige voor de informatiehuishouding. Gebruik van de overkoepelende schil MyLex, om bestanden te doorzoeken, heeft de verwachtingen van WIL niet kunnen waarmaken. Aan het eind van 2021 zaten er nog steeds onrechtmatig gegevens in de systemen van WIL, die volgens de Archiefwet (gemeentelijke selectielijst) en de AVG vernietigd moeten worden. Over specifieke werkprocessen zijn vragen met betrekking tot bewaartermijnen beantwoord door de toezichthouder. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein en Lopik.

38

BIJLAGE 4: Bestuur en personeel Archiefcommissie De Archiefcommissie was in 2021 als volgt samengesteld: • V.J.H. Molkenboer, burgemeester van Woerden, (voorzitter) • P.J.M. van Domburg, burgemeester van IJsselstein • L.J. de Graaf, burgemeester van Lopik • mw P.J. van Hartskamp-de Jong, burgemeester van Montfoort • D.J. Knol, wethouder van Bodegraven-Reeuwijk • D. de Vries, burgemeester van Oudewater • C.G. Jansen op de Haar, hoogheemraad van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Personeel • Frank van Rooijen, streekarchivaris-directeur • Wolter van de Wetering, adjunct-streekarchivaris / inspecteur • Rob Alkemade, archivist • Sander Denters, medewerker studiezaal (16 uur p/w, met tijdelijk 8 uur p/w extra) • Ruben de Jong, medewerker studiezaal • Janneke van der Klis-van Eijk, archivist (22 uur p/w)) • Adriaan Mol, adviseur digitale archieven (32 uur p/w) • Jolanda Reijm, archivist • Lysanne Tavenier, archiefmedewerker (18 uur p/w) • Tim Baelde, behoudsmedewerker (28 uur p/w, via Ferm Werk) NB betreft een proefperiode vanaf 8 november 2021 Vrijwilligers • Bert van Elk (vanaf 05-11-2021) • Bert Stolwijk • Dick Slof • Gerrit van Oudenallen • Henny Köhler (werkt vanuit huis) • Jan van de Burgt • Jan van Es • Matti Sillen (tot 08-11-2021) • Michiel Merkx (vanaf 15-09-2021) • Lilian Swinkels • Nell van Gool • Ton van Putten • Tonny Hoogland (tot 01-02-2021) 39

• Wynand Paling (werkt vanuit huis)

40

BIJLAGE 5: rekening 2021

Rekening 2021 RHC Rijnstreek en Lopikerwaard

N.B. De posten van de jaarrekening van het RHC zijn onderdeel van de rekening van de Gemeente Woerden, die als centrumgemeente alle door het RHC gemaakte kosten voorfinanciert. De controle door de accountant vindt derhalve plaats via de jaarrekening van de Gemeente Woerden.

41

BATEN

REKENING REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM

Nr 01 a b c d e g h 02 03 04

Begroting 2021

Rekening 2021

Bijdragen aangesloten gemeenten en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Leges, overige inkomsten Extra inkomsten semi-statisch archiefbewerking Voorziening e-depot

€ 166.732 € 68.961 € 66.928 € 46.912 € 256.773 € 145.077 € 187.132 € 3.000 € 0 € 38.115

€ 158.677 € 64.160 € 62.310 € 43.451 € 241.755 € 133.792 € 174.850 € 8.416 € 0 € 10.000

TOTAAL

€ 979.630

€ 897.411

Toelichting op de rekening: Baten: 01. Voor de samenstelling van deze bedragen, zie de berekening in de bijlage. In de bijdragen zit een bedrag aan btw, dat door leveranciers e.d. in rekening is gebracht aan het RHC. Via de transparantiemethode kunnen de gemeenten hun aandeel hierin terugvragen uit het BTWcompensatiefonds, waarmee de netto bijdrage lager wordt. 02. Legesinkomsten voor kopieën van onder meer bouwtekeningen en scans foto’s, mede door de Coronacrisis is er meer gebruik gemaakt van dienstverlening op afstand. 04. Vertraging in het project e-depot maakte dat er minder kosten zijn gemaakt en er volstaan is met een kleinere bijdrage uit de voorziening. Lasten: 01a. De personeelsformatie is 7,44 fte. 97% hiervan is via de gemeente Woerden beschikbaar voor het RHC. De begroting gaat uit van maxima van de functieschalen. In de salarislasten in de verplichting opgenomen van nabetaling principeakkoord coa gemeenten 2021/22 (7442 euro) 01c. De materiële verzorger werkt bij het RHC via Ferm Werk. Door de Coronacrisis zijn er veel uren uitgevallen en was er een vacature. Inwerkuren van de nieuwe kracht zijn niet in gefactureerd. 10 De DVO van Woerden met het RHC kwam in 2018 in plaats van het huurcontract en andere afspraken rond doorberekeningen van de gemeente aan het RHC. Er is dus één factuur.

Om de doorbelasting hiervan te laten aansluiten bij de oude situatie wordt 45% hier verantwoord en dus bij de berekening van de bijdrage van de deelnemers omgeslagen naar inwonertal en 55% is onder post 14 ondergebracht en wordt omgeslagen over archiefmeters.

42

RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD 2021 Nr. 01a 01b 01c 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

14 15

LASTEN Begroting 2021

Rekening 2021

Salarissen medewerkers Tijdelijk personeel Materiële verzorger Reiskosten woon-werkverkeer Reiskosten medewerkers Abonnementen/lidmaatschappen Aankoop boeken en vakliteratuur Kantoorbehoeften, druk- en bindwerk Website, digitalisering Vorming en opleiding Public relations DVO Woerden (45%) Aansluiting e-depot Onvoorziene uitgaven BTW (over bovengenoemde uitgaven)

€ 563.500 p.m. € 19.200 € 6.900 € 1.100 € 1.750 € 500 € 5.200 € 36.600 € 1.750 € 1.000 € 103.950 € 39.100 € 1.000 € 44.350

€ 543.565 € 0 € 0 € 8.142 € 119 € 674 € 145 € 3.065 € 24.002 € 296 € 96 € 102.553 € 29.100 € 510 € 33.481

Sub-totaal salarissen en organisatie

€ 825.900

€ 745.748

DVO Woerden (55%) BTW (over aandeel depotkosten) Sub-totaal depot-kosten

€ 127.050 € 26.680 € 153.730

€ 125.342 € 26.321 € 151.663

TOTAAL GENERAAL

€ 979.630

€ 897.411

Vastgesteld in de vergadering van de Archiefcommissie van 6 juli 2022,

J.F. van Rooijen, secretaris

V.J.H. Molkenboer, voorzitter.

43

Berekening bijdrage deelnemers rekening 2021

Salarissen en organisatie Bedrag salarissen e.d. - legesinkomsten – bijdrage e-depot : aantal inwoners = bedrag per inwoner: € 745.748 - € 8.416 - € 10.000 = € 727.332 : 201.900 = € 3,6024 per inwoner [Hoogheemraadschap gefixeerd inwonertal van 42.000] Deelnemer

Inwonertal

Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Bedrag per inwoner 35.200 14.400 13.800 10.100 52.600 33.800 42.000

Aandeel kosten salarissen en overhead € 3,6024 € 126.806 € 3,6024 € 51.875 € 3,6024 € 49.714 € 3,6024 € 36.385 € 3,6024 € 189.488 € 3,6024 € 121.762 € 3,6024 € 151.302

201.900

€ 3,6024

€ 727.332

Depotkosten Totale depotkosten: werkelijke archiefmeters = bedrag per meter € 151.663 : 4.281 m1 = € 35,42 per meter Compensatieregeling: Bij het akkoord over de renovatie/uitbreiding van het RHC (Stadhuis Woerden) is besloten de gemeenten met een eigen archiefbewaarplaats te compenseren voor wat betreft hun aandeel in de kosten van sec het vergroten van het depot. De regeling wordt vanaf 2018 in tien jaar steeds met 10% afgebouwd. Kosten uitbreiding depot (€ 50.000) minus vergoeding semi-statisch archief Woerden (€ 28.750) = € 21.250 (prijspeil 2018). Conform de DVO is dit voor 2021 geïndexeerd naar € 22.045. De gemeenten Lopik, Oudewater en IJsselstein krijgen hun aandeel, gezamenlijk 986/4281 deel in 2021 nog voor 70% naar rato gecompenseerd. Daarmee komt het te compenseren bedrag op € 3.554. Dit wordt omgeslagen over de andere deelnemers op basis van archiefmeters. Deelnemer

Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater

Metertal

873 386 345 222

Bedrag per meter € 35,42 € 35,42 € 35,42 € 35,42

Aandeel Te betalen Te Totaal depotkosten compensatie ontvangen depotkosten zonder compensatie compensatie € 30.929 € 942 € 31.871 € 13.676 € 1.391 € 12.285 € 12.224 € 372 € 12.596 € 7.866 € 800 € 7.066

44

Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

1.432 378 645

€ 35,42 € 35,42 € 35,42

€ 50.723 € 13.393 € 22.852

€ 1.544

4.281

€ 35,42

€ 151.663

€ 3.554

€ 1.363

€ 52.267 € 12.030 € 23.548

€ 3.554

€ 151.663

€ 696

Totale bijdrage per deelnemer Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Aandeel kosten salarissen Aandeel en overhead depotkosten € 126.806 € 31.871 € 51.875 € 12.285 € 49.714 € 12.596 € 36.385 € 7.066 € 189.488 € 52.267 € 121.762 € 12.030 € 151.302 € 23.548 € 727.332

€ 151.663

Totaal € 158.677 € 64.160 € 62.310 € 43.451 € 241.755 € 133.792 € 174.850 € 878.995

Verrekening te veel betaalde bijdrage per deelnemer De bijdrage die gefactureerd wordt (in twee termijnen) is gelijk aan het begrote bedrag in de begroting. Een batig saldo wordt naar rato verrekend met de bijdrage voor het nieuwe jaar. Dit gebeurt met de factuur voor de eerste termijn.

Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Betaalde bijdrage 2021 € 166.732 € 68.961 € 66.928 € 46.912 € 256.773 € 145.077 € 187.132

Bijdrage volgens jaarrekening € 158.677 € 64.160 € 62.310 € 43.451 € 241.755 € 133.792 € 174.850

€ 938.515

€ 878.995

Teruggave € 8.055 € 4.801 € 4.618 € 3.461 € 15.018 € 11.285 € 12.282 € 59.520

Aandeel in BTW Totaal bedraagt het bedrag dat binnen de onkosten van het RHC aan btw in rekening is gebracht: € 59.802. Via de transparantiemethode kunnen de gemeenten hun aandeel hierin terugvragen uit het BTWcompensatiefonds, waarmee de netto bijdrage lager wordt.

45

Deelnemer Bodegraven-Reeuwijk Lopik Montfoort Oudewater Woerden IJsselstein Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden TOTAAL

Aandeel in totaalkosten Aandeel kosten in btw 18,05% € 10.795 7,30% € 4.365 7,09% € 4.240 4,94% € 2.954 27,51% € 16.452 15,22% € 9.102 19,89% € 11.894 100,00%

€

59.802

BALANS De gemeenschappelijke regeling van het RHC kent in principe geen reserveringen of opbouw van vermogen. Een batig saldo aan het eind van het jaar wordt naar rato verrekend met de bijdragen die de deelnemers in het nieuwe jaar verschuldigd zijn. De Archiefcommissie heeft in 2012 ingestemd om hier een uitzondering op te maken voor de extra gegenereerde inkomsten voor buitengewone werkzaamheden (projectarchieven), zodat die gespreid over meerdere jaren ingezet kon worden voor de inhuur van extra personeel e.d. Hieruit zijn in het boekjaar 2021 geen betalingen gedaan. Het per 31 december 2021 nog beschikbare budget projectarchieven is: € 34.206,Daarnaast is (conform het besluit van de Archiefcommissie in 2019) vanuit de jaarrekening 2019 een bedrag van 2% van de begroting (zijnde € 17.000) gereserveerd voor financiële tegenvallers rond het e-depot. Daarnaast besloot de Archiefcommissie in 2020 eveneens vanuit de jaarrekening 2019 een bedrag van € 60.000 te bestemmen voor financiering van het project e-depot dat loopt over de periode 2020-2022. In 2021 is hieruit een betaling van € 10.000,- gedaan. Het per 31 december 2021 beschikbare budget e-depot is: € 67.000,In overleg met de Gemeente Woerden is in de salarislasten een bedrag van 7442 euro meegenomen voor de nabetaling salarissen in 2022 op grond van de cao gemeenten.

46