RHC jaarverslag en jaarrekening 2021.pdf

JAARVERSLAG EN REKENING 2021 GEMEENTE BODEGRAVEN-REEUWIJK GEMEENTE LOPIK GEMEENTE MONTFOORT GEMEENTE OUDEWATER GEMEENTE WOERDEN GEMEENTE IJSSELSTEIN HOOGHEEMRAADSCHAP DE STICHTSE RIJNLANDEN

REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM RIJNSTREEK EN LOPIKERWAARD POSTBUS 45, 3440 AA WOERDEN www.rhcrijnstreek.nl

Na 2020 stond ook het jaar 2021 in het teken van de coronacrisis. De studiezaal stond er vaak maar verlaten bij: historische onderzoekers waren lange tijd helaas niet welkom. De kantoorruimten van het RHC kenden daarentegen vaak wel een redelijke bezetting. Onze archiefmedewerkers zijn innig verbonden met het papieren archief, dat nu eenmaal in Woerden ligt opgeslagen. Toen de ‘thuiswerkklussen’ opraakten zat er niks anders op: onze medewerkers moesten naar Woerden om met het archief uit het depot aan de slag te gaan. In een grotendeels verlaten gemeentehuis is er gestaag doorgewerkt aan de ontsluiting van archieven en collecties. Toch was er uiteraard ook sprake van stagnatie. Stilstand was er met name in de projecten, die in samenwerking met onze deelnemers waren opgepakt. Soms werd een vroege doorstart uitgesteld, omdat we verwachtten dat het eind van de crisis in zicht was. Door even geduld te betrachten, zouden we spoedig sneller kunnen doorpakken, was althans de verwachting. De werkelijkheid van de coronacrisis was echter weerbarstig. Dat het jaar 2021 eindigde met een nieuwe lockdown, is illustratief voor de moeilijkheden bij het maken van plannen.

D E STUDIEZAAL IN TIJDEN VAN CORONA

Ondanks het terugkerende gevoel van onzekerheid, waren er echter ook lichtpuntjes. Positief was bijvoorbeeld dat onze vrijwilligers zich niet uit het veld lieten slaan. Hoewel ze door de coronamaatregelen tijdelijk niet welkom waren in Woerden, stonden ze gelijk weer paraat toen de regels werden versoepeld. Geen van onze vrijwilligers is gedurende de crisis afgehaakt. Een bijzonder wapenfeit uit het jaar 2021 is bovendien ons crowdsourcingsproject. Hierbij riepen we de hulp in van het grote publiek, om ons te helpen met het toegankelijk maken van oude bevolkingsregisters. Medewerkers van het project gingen aan de gang met scans op onze website. Op deze manier kon men eenvoudig thuis aan het werk. Na een succesvolle pilot met IJsselstein is het project in 2021 breder uitgerold met registers van Woerden, Montfoort en Bodegraven. Daarnaast genereerde het RHC veel publiciteit met nieuwe toegangen op de dijkplichtigen van het Hoogheemraadschap Lekdijk Bovendams. Dit initiatief raakte niet alleen aan het eigenlijke gebied van de Kromme Rijn, maar ook de omgeving van bijvoorbeeld Vleuten-

2

De Meern, Maarssen en Maartensdijk. Leuk gevolg was dat het RHC in contact kwam met historische verenigingen buiten ons gemeentelijke werkgebied. Tot slot is vermeldenswaard dat het RHC in 2021 alvast warmliep voor de vele herdenkingen die in 2022 plaatsvinden: Woerden 650 jaar stad, 900 jaar waterschap (HDSR), 350 jaar Hollandse waterlinie. En wie weet is er in 2022 ook nog ruimte om stil te staan bij het 50-jarig bestaan van onze eigen streekarchiefdienst…

Huisvesting en personeel Wie had gedacht dat er nog een tweede coronajaar zou volgen? Ook in 2021 hakte de pandemie er flink in. De oproep tot thuiswerken klonk onverkort. In de praktijk was het voor onze medewerkers echter niet praktisch haalbaar om aan deze oproep te voldoen. Het RHC was in 2021 namelijk al snel door ‘thuiswerkklussen’ heen. Aanvankelijk hanteerden we als vuistregel dat vijftig procent van de arbeidstijd thuis ingevuld diende te worden. In het voorjaar moest dit streven noodgedwongen worden losgelaten. Gevolg was dat de RHC-medewerkers tot in de zomer tot de weinigen behoorden, die het gemeentehuis van Woerden bevolkten. Voor onze vrijwilligers en onze bezoekers waren de gevolgen van de crisis in dit opzicht groter. Hen was het gedurende de crisis vaak niet toegestaan om het RHC te bezoeken. Bij het uitstippelen van een toegangsbeleid, baseerden we ons op de landelijke coronarichtlijnen voor de culturele sector. Concreet gevolg was dat de studiezaal gesloten bleef voor historisch onderzoek, zolang ook andere culturele instellingen gesloten waren. Uiteraard werd er voor urgent onderzoek een uitzondering gemaakt. Ook voor inzage van bouwdossiers bleven onze deuren geopend. Onderzoekers die thuis achter bleven, werden waar mogelijk op afstand geholpen. Vanaf de zomer kregen we meer bewegingsruimte.

Onze vrijwilligers konden weer een dagdeel per week bij het RHC terecht. Vrijwel alle vrijwilligers grepen de mogelijkheid om te komen werken met beide handen aan. Via een werkrooster regelden we dat de anderhalve meter afstand altijd was gegarandeerd. De anderhalve meter was gedurende het hele jaar 2021 ook op de studiezaal leidend. Om grip te houden op het aantal bezoekers, dat gelijktijdig bij ons onderzoek kon doen, werd gedurende het hele jaar 2021 op afspraakbasis gewerkt. Diverse plannen voor een teamuitje werden gestuit door de coronacrisis. Zo vond een gepland bezoek aan het stadsmuseum vanwege de pandemie geen doorgang en sneuvelde ook de traditionele kerstborrel. Op 20 oktober was het echter raak: het personeel van het RHC ging langs bij de molen van Cabauw. Die winderige woensdag bestond het ochtendprogramma uit enkele presentaties over nieuwe ontwikkelingen bij het RHC en in het archiefveld. In de middag volgde vervolgens een rondleiding door de pas gerestaureerde molen. Deze werd gegeven door molenaar Erik Stoop, een frequent bezoeker van onze studiezaal. Helaas was de bijeenkomst nog wel zonder onze gewaardeerde vrijwilligers.

3

BEZOEK AAN DE MOLEN IN CABAUW

De context van de pandemie was verre van ideaal om via Ferm Werk een goede invulling te vinden voor de vacature van materieel verzorger. Na het afscheid van Tonny Hoogland, die als ‘bijzondere vrijwilliger’ onbezoldigd twintig uur per week extra ondersteuning bood, werd het gemis nijpend. Enige tijd waren via Ferm Werk Arno Holleboom en Mieke Wijnen op de post werkzaam, maar een duurzame invulling lukte helaas niet. Gelukkig kon studiezaalmedewerker Sander Denters in de periode tussen 1 juli tot en met 31 december deze werkzaamheden voor zijn rekening nemen. Hiervoor werden zijn werkuren wekelijks uitgebreid met acht uur. Ter verdere ondersteuning begon Tim Baelde via Ferm Werk in december aan een inwerkperiode.

Overleg en samenwerking Het grillige verloop van de pandemie maakte dat bestaande overlegstructuren, zoals die met andere archiefdiensten, telkens werden opgeschort. Uiteindelijk is het formele onderlinge contact met andere organisaties dan ook minimaal geweest. Vaak zocht het RHC bilateraal toenadering om te overleggen of advies in te winnen. Veel contact verliep langs de digitale weg: zo werden bijeenkomsten rond de nieuwe Archiefwet via Teams afgehandeld. Ook de besprekingen in het kader van de Kring van Utrechtse archivarissen en de archiefinspectie geschiedden vanaf een veilige onderlinge afstand. Voor de gesprekken tussen de streekarchivaris-directeur en de voorzitter van de Archiefcommissie, die een keer per zes weken plaatsvonden, werd eveneens achter de webcam plaatsgenomen. Een uitzondering was er op 1 juli: bij een ontmoeting voor de Archiefcommissie was er zowaar gelegenheid om elkaar weer eens in levende lijve te spreken. Eerder, in april, ontvingen we een kennismakingsbezoek van Danny de Vries, die als nieuwe burgemeester van Oudewater toetrad tot de Archiefcommissie. Op 9 november volgde een werkbezoek van het college van burgemeester en wethouders van Woerden. Ter gelegenheid van het bezoek maakten we een kleine tentoonstelling, waarbij we historische stukken in het 4

kader van het aankomende 650-jarige jubileum van de stad Woerden onder de aandacht brachten. Eerder op de dag hielden de streekarchivaris en de adviseur digitale archieven ten overstaan van het college een presentatie, waarin de uitdagingen in de hedendaagse informatiehuishouding van de gemeente aan bod kwamen.

Informatiehuishouding en PR Als waarborg voor onze eigen informatiehuishouding nam het RHC in 2021 maatregelen om de eigen back-up voorziening te verbeteren. Aandachtspunt was met name het bij onze dienst opgeslagen beeldmateriaal. Om unieke historische afbeeldingen veilig te stellen, hebben we twee stappen ondernomen. Op de eerste plaats hebben we een extra opslaglocatie binnen het gemeentelijk netwerk toegevoegd, waarop afbeeldingen kunnen worden opgeslagen. Aanvullend wordt het beeldmateriaal opgeslagen via de website van Atlantis. Met betrekking tot PR waren de omstandigheden van de coronapandemie verre van ideaal. Desondanks hebben we ook in 2021 doorgezet om onze naamsbekendheid te vergroten. Voor het delen van kleiner nieuws maakten we gebruik van ons twitteraccount. Wanneer er grotere projecten werden aangevat of juist afgerond, zochten we het echter hogerop. Zo gaven de nieuwe toegangen op de monsterrollen van het hoogheemraadschap van de Lekdijk Bovendams veelvuldig aanleiding om op verschillende plaatsen de pers te zoeken. Via lokale media probeerden we bovendien om mensen te enthousiasmeren voor het crowdsourcingsproject. Deze toenadering was de opmaat naar een radio-uitzending van RTV Utrecht op 18 mei 2021, die in het teken stond van de archieven van het RHC.

Ontsluiting nieuwe archieven en collecties Vanuit ons werkgebied werden verscheidene nieuwe archieven aan het RHC overgedragen. Zij versterken het pallet aan gemeentearchieven, bouw- en hinderwetvergunningen, waterschapsen polderarchieven, notariële archieven en ook nog eens particuliere stukken. Het RHC maakte reeds fysiek aan ons overgedragen stukken beter toegankelijk. Zo werd het archief van de voormalige gemeente Zegveld (periode 1941-1988) geïnventariseerd. Daarnaast sloeg het RHC een verbeterslag op de extern gemaakte inventaris van archief van de gemeente IJsselstein (1995-1999) in het kader van overbrenging. Om de correcties in goede banen te leiden, werden bilaterale afspraken met IJsselstein gemaakt. Vanaf een afstandje is het RHC ook betrokken geweest bij de inventarisatie van het archief van de gemeente Lopik (periode 1988-2001). De werkzaamheden van collega’s in Lopik werden door het RHC begeleid en tussentijds gecontroleerd. Door zorgvuldige tussentijdse toetsing kan de overbrenging van het archief uiteindelijk soepel verlopen. Met betrekking tot nieuw bouwarchief, is er onder meer hard gewerkt aan de bouwdossiers van Harmelen (periode 1940-2000). Dit archief werd geschoond en waar nodig voorzien van een nieuwe ordening. Ook werden verouderde adresaanduidingen geactualiseerd. Het fysieke bouwarchief werd uiteindelijk in december formeel aan het RHC overgedragen.

Eerder al bij ons

5

aanwezig bouwarchief uit Harmelen (periode 1905-1965) werden bovendien geïndiceerd, waardoor de stukken goed doorzoekbaar zijn op onze website. Ook voor de bouw- en hinderwetvergunningen van Oudewater (tot 1939), de bouwvergunningen van Snelrewaard en een aanvulling op het bouwarchief van Willeskop werden nieuwe indexen aangemaakt. Vanuit IJsselstein ontvingen we de bouwdossiers uit de periode 1943-1999. Toch zit het werk met het toegankelijk maken van bouwdossiers er nog verre van op. Alle gemeenten in het werkgebied staan immers voor de klus om bouwdossiers aan het RHC over te brengen. In de meeste gevallen had de provincie toestemming gegeven voor opschorting van de overbrengingstermijn. Nu de huisvesting van het RHC op orde is, zou de achterstand snel worden ingelopen. Dat liep anders. Niettemin onderhoudt het RHC met diverse gemeenten nauw contact over de bewerking van deze bestanden, waarbij diverse correctierondes door het RHC helpen de kwaliteit goed te krijgen. Het is immers de bedoeling dat alle vergunningen goed draaien op het systeem van het RHC én toegankelijk zijn op hedendaags adres. Met betrekking tot historische waterschapsarchieven spitsten onze werkzaamheden zich toe op het archief van de polder Achttienhoven (periode 1775-1974). Dit polderarchief werd in 2021 geïnventariseerd.

De in 2020 ontvangen aanvullingen op de notariële archieven van Harmelen, Lopik, Montfoort, Oudewater, Woerden en IJsselstein zijn verwerkt en opgenomen in het archievenoverzicht. In alle gevallen betrof het akten uit de jaren 1925-1935. Ook particuliere archieven werden van een toegang voorzien. In de regel krijgen de meest belangrijke archieven een inventaris en worden kleinere archieven voorzien van een plaatsingslijst. Er kwamen toegangen op de volgende particuliere archieven: -

Het archief van de RK Willibrordusparochie te Bodegraven (1719-2010); IJsclub Wintermaak te Nieuwerbrug (1908-2004); Jeugdvereniging Nirvana Nieuwerbrug (1969-1976); Het Groene Kruis Nieuwerbrug (1905-1991); De Hervormde Brugggemeente Reeuwijk (1969-1990); De Gereformeerde kerk Reeuwijk (1887-1996); SOW gemeente Reeuwijk (1991-2009); RK Nicolaasparochie te IJsselstein (1716-2010); Mandolinevereniging Oudewater (1939-1971); Stoombootrederij Estafette te Oudewater (1862-1918); De collectie van Dommelen te Woerden (1900-2002).

Vermeldenswaard is bovendien er een belangrijke aanvulling is gekomen op het archief van de parochie van de H. Bonaventura te Woerden. Voorts is er uitgebreid overleg geweest met de heer Bep Murk en zijn er afspraken gemaakt over een toekomstige overdracht van zijn voor IJsselstein belangrijke historische collectie. De inventarissen en plaatsingslijsten van de bovengenoemde archieven zijn op de website geplaatst, zodat een ieder kan zien welke stukken

6

de archieven herbergen.

Indexen op DTB en werkzaamheden vrijwilligers Het omvangrijke project om de DTB-bestanden (doop-, trouw- en begraafregisters) vanuit de Kring van Utrechtse Archivarissen te verbeteren, richtte zich in 2021 op de huwelijken van vóór 1811. Hierbij genoten de kerkelijke registers en de Zuid-Hollandse gaarderregisters (belasting op huwelijk) voorrang. De laatste fase vormen de huwelijken die voor het gerecht gesloten zijn. Helemaal afgerond werden de indexen op het begraven. Hekkensluiter was een klein maar bijzonder indexje op de overleden soldaten en burgers in 1674 in de stad Montfoort. Een deel van de werkzaamheden leende zich goed voor het “thuiswerken” door de medewerkers vanwege de Corona. De vrijwilligers van het RHC werden en worden grotendeels ingezet op de ontsluiting van de bevolkingsadministratie van de gemeenten. Vanzelfsprekend lag de productie in het verslagjaar2021 lager, omdat de coronamaatregelen de inzet en aanwezigheid van de vrijwilligers uiteraard beperkten. Een overzicht van alle indexen die voltooid werden staat in bijlage 1. De indexen zijn te raadplegen via de website.

Website Diezelfde website is dan ook een bron van onschatbare waarde voor onderzoekers. Zowel ter voorbereiding van onderzoek op onze studiezaal en als bron van historische informatie, is de site een voorname bron voor historisch belangstellenden. De centrale rol van onze website staat overigens los van de coronacrisis. Ook voordat de toegang tot de studiezaal (tijdelijk) werd beperkt, wisten menig onderzoeker de weg naar onze website immers al te vinden. Het werk van een jaar eerder, waarbij er is geijverd om een betere Google-doorzoekbaarheid te bewerkstelligen, betaalde zich in 2021 uit. Waar de bezoekersaantallen in 2020 al met 20% stegen ten opzichte van het voorgaande jaar, verbrak het websiteverkeer in 2021 alle records. Het aantal bezoeken nam in 2021 toe van 37.679 naar 50.869 bezoeken: een stijging van liefst 35%! Het aantal paginaweergaven steeg bovendien met 18% - naar een totaal van 745.358. Op basis van deze cijfers kan wel worden gesteld dat de website fungeert als een ‘digitale studiezaal’. De steeds talrijkere bezoekers troffen in 2021 verschillende nieuwe collecties en informatiebronnen op onze website. Te onderscheiden is onder meer tussen beeldmateriaal, de indexen en de historische rubrieken ‘Lokale Historie’ en ‘Streekgenoten’. Met betrekking tot het beeldmateriaal, konden historisch geïnteresseerden hun hart ophalen in 2021.

De beeldcollectie van het RHC werd verder ontsloten en toegankelijk gemaakt voor het publiek. De beschrijving van de fotocollectie Blom, met foto’s van Gemeentewerken Woerden, werd afgerond. Ook een reeds langer bij ons voorradige verzameling scans uit de beeldcollectie van Montfoort werd geheel verwerkt en op de website geplaatst. Doordat er bovendien met fotografen afspraken

7

zijn gemaakt aangaande het auteursrecht, konden er ook in 2021 weer meer afbeeldingen op de website open worden gezet voor raadpleging vanuit huis. Daarnaast werd een nieuw scanproject gestart, waarbij fysieke foto’s werden gedigitaliseerd. Dit project omvat in totaal 1112 foto’s, die afkomstig zijn uit de volgende fotocollecties: - De collectie J. Blok (Woerden); - De collectie D. de Jong (Linschoten); - Een aanvulling op de collectie J. v.d. Vooren (Woerden); - Vooroorlogse foto’s uit de regio, zoals gebundeld in het album “Mooi Woerden”. Toen het scanwerk was voltooid, is een aanvang gemaakt met de beschrijving van de foto’s voor de website. Ter ondersteuning van onze medewerkers zijn hierbij ook twee vrijwilligers ingeschakeld. Met betrekking tot de indexen, waarmee onderzoekers via de website kerninformatie uit archiefmateriaal kunnen doorzoeken, springt met name ons indiceringsproject van de monsterrollen in het oog. Nadat eerder de dijkplichtigen uit de Lopikerwaard in kaart waren gebracht, kreeg het initiatief in 2021 een vervolg door middel van de indicering van de monsterrollen van het hoogheemraadschap van de Lekdijk Benedendams en de IJsselsdam. De omvang van dit deel van het project was forser. Dit kwam zowel door de grotere dijkring van dit hoogheemraadschap, als door de hoge informatiedichtheid van de monsterrollen.

Zoals we hierboven al even aanstipten, genereerde dit project veel publiciteit, ook buiten ons gebruikelijke gemeentelijke werkgebied. Het is een geslaagd initiatief geweest: de nadere ontsluiting van deze bronnen vestigde de aandacht op de bijzondere - en bij het grote publiek minder bekende – bronnen, die in de waterschapsarchieven besloten liggen.

I N CONTACT MET PLAATSEN BUITEN ONS GEBRUIKELIJKE GEMEENTELIJKE WERKGEBIED : DIJKPLICHTIGEN MOESTEN ZICH ONDER MEER MELDEN BIJ WAAKHUIS DE VAART , TE VREESWIJK

8

Naast de monsterrollen zijn tevens vele tientallen andere bronnen nader toegankelijk gemaakt via onze indexen. In bijlage I op pagina 17 van dit verslag is een overzicht opgesteld, waarbij de bronnen in kwestie staan vermeld. Zonder hulp van enthousiaste vrijwilligers was dit niet mogelijk geweest. Zeer behulpzaam was ook het crowdsourcingsproject, dat het RHC in 2020 begon. Dit initiatief staat in het teken van de bevolkingsregisters, die door het publiek vanuit huis via onze website konden worden ontsloten. Aan de hand van scans kan men thuis de bijbehorende persoonsgegevens (beperkt tot naam, geboortedatum en – plaats en beroep) invullen. De kwaliteit wordt gewaarborgd door een dubbele invoer. De hoeveelheid controlewerk bij een niet identieke invoer was overigens wel vrij aanzienlijk. De archivist die met deze taak is belast krijgt dan ook assistentie van enkele van onze vaste vrijwilligers. Er werden goede resultaten geboekt. Na de pilot met het bevolkingsregister van IJsselstein (1880-1890) liepen in 2021 projecten met de bevolkingsregisters van Woerden (1881-1899); Montfoort (1890-1899) en Bodegraven (1900-1918). Op de website werden daarnaast historische informatie gegevens in de rubriek ‘Streekgenoten’ verder aangevuld. In 2021 lag hierbij de nadruk op bestuurders uit IJsselstein.

Ook in de rubriek ‘Lokale Historie’ hebben we meerdere nieuwe verhalen uit de lokale geschiedenis opgeschreven.

Gebruik van archieven en collecties De herhaaldelijke lockdowns en strenge coronamaatregelen hadden hun weerslag op de onderzoeksactiviteiten op de studiezaal. De exacte impact van de pandemie op onze bezoekersaantallen is echter moeilijk in beeld te brengen. Vanwege renovaties en een tijdelijke verhuizing naar Oudewater, worden onze bezoekersaantallen namelijk al sinds 2016 kunstmatig gedrukt. Een helder referentiepunt om het coronajaar 2021 mee te vergelijken ontbreekt dus. Duidelijk mag evenwel zijn dat de coronamaatregelen geen gunstig effect hadden op onze bezoekersaantallen. Gedurende een groot deel van het jaar konden we vanwege de landelijke maatregelen alleen ‘urgent onderzoek’ op afspraak inplannen. Dergelijk onderzoek, dat geen uitstel kon verdragen, betrof meestal inzage van bouwdossiers. Historisch onderzoek werd daarentegen pas in de zomer weer mogelijk. Die hervatting was echter van tijdelijke aard: tijdens de tweede lockdown moesten we historische onderzoekers opnieuw de toegang tot de studiezaal ontzeggen. Bij het vaststellen van ons toegangsbeleid werd telkens met een schuin oog gekeken naar de nationale coronamaatregelen voor musea en bibliotheken. Zodoende kon historisch onderzoek alleen plaatsvinden in het kwartaal en de periode tussen de zomer en oktober.

Al met al konden we in 2021 een fractie meer bezoekers verwelkomen dan het voorgaande jaar, dat uiteraard eveneens door de pandemie werd getekend. Hieronder is nader inzichtelijk

9

gemaakt hoeveel klanten het RHC desondanks heeft kunnen helpen – hetzij op, hetzij buiten de studiezaal (per mail of telefoon). A ANTAL ( FYSIEKE ) BEZOEKERS 2021 Bezoekersaantal Aantal bezoeken

Familieonderzoek Bouwtekeningen Overig onderzoek Ambtelijke inzages

2020

493 775 BEZOEKERS NAAR SOORT ONDERZOEK 2021 94 (= 12%) 391 (= 50%) 220 (= 29%) 70 (= 9%)

463 702

2020 136 (= 19%) 266 (= 38%) 235 (= 34%) 65 (= 9%)

D IENSTVERLENING STUDIEZAAL PER AFZONDERLIJKE DEELNEMER (VIA STUDIEZAALBEZOEK EN CORRESPONDENTIE PER MAIL ) Bodegraven-Reeuwijk

285

Lopik

72

Montfoort

94

Oudewater

106

Woerden

581

IJsselstein

136

Hoogheemraadschap

62

Totaal

1336

Al dan niet in verband met de pandemie, blijkt duidelijk dat steeds meer archiefonderzoek plaatsvindt langs de digitale weg. Dat geldt zeker voor de stamboomonderzoekers, vanouds toch de belangrijkste groep bezoekers aan de studiezaal. Het RHC draagt zelf ook bij aan deze ontwikkeling. De RHC-website zorgt er bovendien voor dat bezoekers zich goed kunnen voorbereiden op het onderzoek in de studiezaal. Ter verdere bevordering van digitaal onderzoek zijn er in 2021 voor de gemeente Bodegraven-Reeuwijk (Zuid-Holland) afspraken gemaakt met het Centrum voor Familiegeschiedenis (CBG). Inzet van deze afspraken was het doorzetten van onze indexen op de populaire genealogische website wie-was-wie. Voor Utrecht wordt deze doorverwijzing centraal geregeld vanuit Het Utrechts Archief. Voor sommige onderzoeksvragen is het zelfs helemaal niet meer nodig om de studiezaal te bezoeken. Een goed voorbeeld zijn scholieren, die bijvoorbeeld op zoek zijn naar een geschiedenisverhaal of historische beeldmateriaal. Toch probeert het RHC uiteraard ook om jongere generaties onderzoekers warm te laten draaien voor onderzoekers in de fysieke stukken. In september werd met dat doel een groepje HBO-studenten begeleid. Om uiteindelijk

10

tot een herbestemming van het pand te komen, deed dit gezelschap studenten onderzoek naar de monumentale Minkemaschool te Woerden. Medewerkers van het RHC waren bovendien actief in het verstrekken van inlichtingen aan verschillende soorten belangstellenden. Behalve historische hobbyisten omvat deze groep ook bestuursleden en ambtenaren van onze deelnemers. Dit is uiteraard niet nieuw. Het RHC helpt altijd al om mensen wegwijs te worden in het archief. In verband met de beperkende coronamaatregelen werd deze informatievoorziening echter geïntensiveerd. Waar mogelijk werden mensen ‘op afstand’ geholpen. Deze aanpak was niet alleen het deel van de historische onderzoekers, die niet op de studiezaal konden komen. Ook ‘urgente’, maar eenvoudige vragen over bouwdossiers werden zoveel mogelijk per mail behandeld. Indien nodig werden daarbij ook scans verstuurd. Deze klantvriendelijkheid werd natuurlijk op prijs gesteld, al liep het RHC ook tegen de grenzen aan van wat burgers geboden kon worden. Dienstverlening op afstand, en het vele scanwerk waarmee de aanpak gepaard ging, maakte het arbeidsintensief.

H ET RHC BEANTWOORDDE MENIG VRAAG , ZOALS OVER DE IJ SSELSTEINSE SINT -N ICOLAASKERK

De tientallen andere onderwerpen waarover inlichtingen werden verstrekt zijn als altijd zeer divers. Een greep uit de behandelde onderwerpen is bijvoorbeeld als volgt: - De ruilverkaveling Bodgraven-Zwammerdam; - Bouwgeschiedenis openbare school in de Tempel (Reeuwijk); - Aula begraafplaats Vredehof (Bodegraven); - Gemeentelijke erepenning Bodegraven; - Dorpshuis Custijc (Driebruggen); - Brandspuithuisje Arsenaal (Woerden); - Kasteel Woerden; 11

-

Kwakelbrug bij de Greft (Kamerik); Gerepatrieerde Molukkers (Woerden); Pan- en steenfabriek Woerden; Expositiebeleid gemeentemuseum rond 1975 (Woerden); Nozema-complex (Lopik); Straatnamen Lopik; Touwwezen Oudewater; Politicus M.C. van Wijngaarden (Oudewater); Herbergen in IJsselstein; Wederopbouwwijken IJsselstein; Restauratie Nicolaaskerk (IJsselstein); Wielenfabriek Van Rooijen (Montfoort); Tolgaarders Linschoten; Tuchtschool Montfoort; Montfoort in 1672; Rijkshulpschutsluis Vreeswijk (HDSR); Molen Spengen (Kockengen, HDSR); Inundatiesluis Wijk bij Duurstede (HDSR); En diverse genealogieën binnen het werkgebied.

De historische know how van de medewerkers werd onder meer ingezet voor de monumentencommissie van Woerden; de straatnaamcommissies van Bodegraven-Reeuwijk en Woerden; de diverse werkgroepen rond de Open Monumentendag en de organisatie van de Klassendag in Harmelen. Voorts is er ondersteuning en advies gegeven aan de beheergroep Andréloncollectie. De streekarchivaris publiceerde vanuit archiefonderzoek. Als uitvloeisel van het bezoek van de gemeenteraad van Woerden in september 2020 tijdens de ‘expeditie Middelland’, schreef hij een artikel in de maarteditie van historisch maandblad Heemtijdinghen. In dit artikel (‘De molen van de polder Middelland in Woerden’) liet hij zijn licht schijnen op de molen, die vroeger in deze polder stond. Van zijn hand verscheen bovendien een tweedelig artikel (‘De stadsmuren en poorten van Montfoort’) over de stadsmuren- en poorten van Montfoort, die achtereenvolgens in juni en september in hetzelfde tijdschrift werden gepubliceerd. Aanleiding voor deze publicaties was een dialoog met actuele ontwikkelingen. Zo schreef de streekarchivaris het artikel over de stadsmuren van Montfoort ter gelegenheid van de officiële oplevering van de restauratie van restanten van de stadsmuur. Ook de hierboven reeds behandelde indicering van de monsterrollen was een bron van inspiratie.

De streekarchivaris schreef voor de Historische Vereniging van Vleuten en omstreken een artikel (‘Monsterrollen van Lekdijk Bovendams ontsloten: Het dijkleger van Vleuten) over het Vleutense dijkleger, dat in december in het verenigingstijdschrift werd gedrukt. Ook archivist Rob Alkemade liet zich niet onbetuigd. Hij schreef voor het IJsselsteinse tijdschrift Bijdragen tot de geschiedenis van

12

IJsselstein een tweetal artikelen. Onderwerp van zijn onderzoek waren de Hollandsche IJssel (‘Om te verdiepen en te verwijden’) en de IJsselsteinse blekerij (‘De blekerij van IJsselstein).

H ISTORISCHE PRENT VAN DE MONTFOORTSE STADSMUREN

Overigens is de tijd beschikbare tijd voor dit soort initiatieven op grond van de kerntakennota beperkt. Deze presentaties en studies werden dan ook geproduceerd gedurende de vrije tijd van onze medewerkers. Evident was echter dat deze acties een positieve werking hadden op het imago van het RHC als regionaal historisch centrum. Om die indruk te verstevigen werkte het RHC bovendien samen met historisch georiënteerde lokale verenigingen en instanties, zoals het Stadsmuseum Woerden en Touwmuseum De Baanschuur te Oudewater. Vermeldenswaard is het overleg met de Stichts-Hollands Historische Vereniging (SHHV). Ons contact met de SHHV leidde uiteindelijk zelfs tot de oprichting van de werkgroep Archiefonderzoek. De werkgroep bestaat uit vier personen, die elke vrijdagmorgen naar het RHC komt om een onderzoeksagenda op te stellen. Uiteindelijk doel is om aan de hand van die agenda vernieuwend nieuw onderzoek te doen naar de geschiedenis van Woerden. Om de geesten bij de SHHV alvast rijp te maken, hield archivaris Rob Alkemade een lezing over burgemeesters in het werkgebied van de SHHV. De samenwerking van het RHC met de SHHV was op een ander vlak al vruchtbaar. In 2021 leidde het nauwe contact tot de uitgave van twee verzamelalbums voor een plaatjesactie van de Jumbo-supermarkten in Woerden.

De actie voor het eerste deel “Woerden; vroeger vergeleken met vandaag” liep in de eerste maanden van 2021. Het tweede deel verscheen aan het eind van 13

het jaar. Zoals de titel “Woerden 650 jaar stad” al aangeeft, richt dit laatste deel zich op de herdenking van de stadsrechten, die in 2022 plaatsvindt. Het RHC leverde vooral veel beeldmateriaal, maar heeft ook teksten verzorgd die de verschillende aspecten van de stadsgeschiedenis beschrijven voor een breed publiek. Veel overleg stond daarnaast alvast in het teken van het volgende jaar. In jubileumjaar 2022 is er immers nogal wat te vieren: de stad Woerden viert het 650-jarige bestaan en het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden mag zelfs al 900 kaarsjes uitblazen! Archiefmedewerker Lysanne Tavenier nam zitting in een werkgroep van het Hoogheemraadschap en Het Utrechts Archief, die diende ter voorbereiding van de tentoonstelling Water! Vriend of Vijand?

Inspectie Krachtens de Wet Revitalisering Generiek Toezicht leggen de colleges van de gemeenten en HDSR aan de gemeenteraad c.q. het algemeen bestuur verantwoording af over de archiefzorg en informatiehuishouding. Een en ander wordt getoetst door de provincie als extern toezichthouder. Om de colleges handvatten te geven, rapporteert de streekarchivaris uitgebreid over de archiefzorg in de zogenaamde KPI-rapportage. Deze rol neemt hij ook op zich voor het bestuur van gemeenschappelijke regeling Ferm Werk. In overleg met de provincie worden hierbij telkens mogelijke speerpunten geïdentificeerd, die bij de rapportage in ieder geval aan bod dienen te komen. Op één punt is het beeld uit de KPI-rapportages in 2021 onveranderd. De gemeenten en HDSR zijn namelijk nog druk in de weer met de digitaliseringsslag. Daarbij vergen de dagelijkse werkzaamheden van DIV-medewerkers veel tijd, waardoor nieuwe ontwikkelingen of actiepunten vanuit de KPI-rapportages wat ondersneeuwen. De provincie was als extern toezichthouder het meest kritisch op de gemeente Lopik. Gelukkig lukte het echter wel om voor de gestelde deadline (op 31 december) enkele verbeteringen te boeken. Een groot aandachtspunt voor Lopik was de vaststellen van een ‘handboek vervanging’, waar het RHC met voorrang medewerking aan verleende.

Door middel van het positieve advies van de streekarchivaris kon de gemeente een vervangingsbesluit nemen, waarmee per 1 januari 2022 een einde komt aan de hybride archivering. Alle deelnemers van het RHC kennen nu een vervangingsbesluit. Aantekening is wel dat het hoogheemraadschap het besluit uit 2015 nog (altijd) niet volledig heeft geïmplementeerd. Deelnemers die al een wat ouder handboek vervanging kennen, wordt geadviseerd een nieuw exemplaar vast te stellen. Dit is in 2021 gebeurd in de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. Een tweede punt waar vanuit de archiefinspectie op werd aangedrongen, was het wegwerken van de achterstanden in de overbrenging van het papieren archief. Concreet gevolg was dat er in diverse gemeenten hard is gewerkt aan de indicering en opschoning van bouwdossiers. De gemeenten Montfoort en IJsselstein combineerden dit proces met het digitaliseren van

14

bouwtekeningen. Deze beslissing van beide gemeenten is in lijn met het advies van het RHC. Door de digitalisering van bouwdossiers blijft de ambtelijke organisatie ook ná de overbrenging van de stukken naar Woerden soepel lopen. Ambtenaren hoeven niet naar Woerden af te reizen om het archiefmateriaal zelf op de studiezaal te raadplegen. Een uitgebreider overzicht van de uitvoering van de inspectietaak van het RHC treft u in bijlage 2.

Advisering In december 2020 bracht het RHC een extra rapport uit richting de deelnemers, getiteld Baseline E-depot. Door middel van deze publicatie probeerde het RHC in 2021 samen met de deelnemers enig overzicht aan te brengen: welke stappen moeten er worden gezet om de toekomstige aansluiting op het e=depot te realiseren? Op verzoek van de gemeenten Woerden en Oudewater stelde het RHC als vervolg een extra notitie op. Hierin werd nader ingegaan op de (hoofdzakelijk technische) eisen voor aansluiting op het e-depot. Ook tijdens het collegebezoek van Woerden aan het RHC kwam het e-depot uiteraard prominent ter sprake. Zo gaf Adriaan Mol, adviseur digitale archieven, voorlichting over het e-depot. Hij probeerde bovendien om regelmatig contact te hebben met de deelnemers. Het feit dat de pandemie de fysieke contactmomenten beperkte was in dit verband echter wel een beperkende factor. DiVault, de leverancier van het e-depot, is in het verslagjaar een nieuwe constructie gaan aanbieden. In deze constructie nemen deelnemers van het RHC elk een eigen stuk e-depot af, waarin informatie die nog niet aan het RHC is overgedragen kan worden ondergebracht. Deze methode blijkt met name erg interessant voor uitgefaseerde zaaksystemen. Voor de gemeenten Montfoort en IJsselstein vond daarom al een eerste verkenning plaats om op deze wijze het oude zaaksysteem Mozard af te sluiten.

Nu ook in IJsselstein een Stategisch Informatie Overleg (SIO) is ingesteld, kennen alle deelnemers een SIO. Namens het RHC treden de archiefinspecteur en de adviseur digitale archieven op als vaste vertegenwoordigers in dit overlegorgaan. Tijdens overleg schuift ook de streekarchivaris geregeld aan. In 2020 is er met DiVault een traject gestart om met de gemeente Bodegraven-Reeuwijk te komen tot overbrenging van digitale informatie naar het e-depot. Al vrij snel moest de planning worden bijgesteld. Deze vertraging is niet alleen ingegeven door de coronapandemie. Het project stond in 2021 met name in de wachtstand, omdat de leverancier van het zaaksysteem de benodigde koppeling niet gereed had. Vanwege de opgelopen vertraging heeft het RHC op haar beurt de werkzaamheden met de leverancier van de eigen website on hold gezet. Deze activiteiten zijn op hun beurt van belang om de informatie uit het e-depot op een goede manier op de website van het RHC te presenteren. Gelukkig is er zicht op dat er in 2022 weer meer vaart komt in het project. Het uitdagende bouwproject van een e-depot staat nog in de kinderschoenen. Het RHC onderhoudt evenwel onverminderd contact met collega-archiefdiensten, zodat we steeds op de

15

hoogte blijven van andermans ervaringen. Zo zijn er contacten geweest of bezoeken gebracht aan het Regionaal Archief Zuid-Utrecht, RHC Vecht en Venen en Regionaal Archief Tilburg. Ook heeft overleg plaatsgevonden met diverse gemeenten buiten het werkgebied. Daarnaast bestaat het gebruikersoverleg van alle deelnemende organisaties aan het e-depot van DiVault. In de context van dit overleg wordt steeds de verdere ontwikkeling van het e-depot besproken, waarbij er ook gelegenheid is om waar nodig de roadmap aan te passen.

16

BIJLAGE 1: indexen website In het verslagjaar-2021 werden de volgende indexen bijgeplaatst: Doopinschrijvingen van: • Oudewater (OK), 1814-1856 Huwelijksinschrijvingen (kerk) van: • Benschop, NH, 1645-1811 • Bodegraven, LUT, 1780-1826 • Bodegraven, NH, 1653-1795 • Bodegraven, RK, 1667-1676, 1804-1811 • Cabauw, RK, 1679-1811 • Harmelen, NH, 1706-1810 • Harmelen, RK, 1795-1811 • Jaarsveld, NH, 1619-1705, 1733-1794 • Kamerik, NH, 1738-1794 • Linschoten, NH, 1648-1652, 1671-1811 • Lopik, NH, 1617-1681, 1690-1811 • Lopikerkapel, NH, 1623-1810 • Montfoort, NH, 1734-1811 • Montfoort, RK, 1660-1673, 1676-1678, 1693-1812 • Oudewater, NH, 1586-1603, 1617-1821 • Oudewater, OK, 1765-1855 • Oudewater, RK, 1673-1699, 1767-1811 • Polsbroek, NH, 1694-1792 • Polsbroek, RK, 1677-1782 • Reeuwijk, NH, 1675-1803 • Sluipwijk, NH, 1647-1654, 1686-1811 • Teckop, RK, 1771-1801 • Waarder, NH, 1653-1814 • Woerden, LUT, 1690-1696, 1705-1796 • Woerden, NH, 1653-1732, 1785-1811 • Woerden, REM, 1690-1793 • Woerden, RK, 1659-1811 • IJsselstein, NH, 1673-1797 • IJsselstein, RK, 1640, 1645-1648, 1670-1673, 1770-1811 • Zegveld, NH, 1640-1811

17

Huwelijksinschrijvingen (belasting) van: • Bodegraven, 1711-1803 • Middelburg, 1782-1805 • Oudewater, 1789-1808 • Reeuwijk, 1695-1805 • Sluipwijk, 1706-1805 • Snelrewaard, 1738-1764 • Stein, 1711-1806 • Teckop, 1753-1805 • Woerden, 1803-1805

Huwelijksakten (oud-rechterlijk) van: • Gerverscop (Breudijk), 1693-1780, 1804-1810 • Harmelen (Gerverscop-Ravenswaaij), 1695-1809 • Harmelen (Harmelen c.a.), 1741, 1758-1771 • Harmelen (Indijk), 1674-1810 • Harmelen (Reijerscop-Creuningen), 1725-1808 • Harmelen (Reijerscop-St. Pieters), 1728-1807 • Harmelen (Veldhuizen), 1642-1798 • Lange Ruige Weide, 1804-1811 • Lopik, 1781 • Oudewater, 1806-1808

Huwelijksakten (Burgerlijke Stand) van: • Bodegraven, 1931-1940 • Lange Ruige Weide, 1933-1940 • Reeuwijk, 1933-1940 • Waarder, 1933-1940

Begraafregistratie van: • Montfoort (soldaten), 1674 • Oudewater OK, 1761-1855 • Oudewater (belasting), 1789-1805 • Polsbroek, 1719-1733, 1745-1747, 1757-1759, 1775-1777 • Woerden, 1829-2002 Bevolkingsregisters van: • Benschop, 1880-1900 18

• • • •

Lopik, 1880-1900 (deel II) Montfoort, 1900-1917 (A-Z) Willeskop, 1915-1938 Woerden, 1900-1921 (deel VII)

Akten van indemniteit: • IJsselstein, 1774-1822 (1846) • Noord-Polsbroek, 1765-1794 • Veldhuizen (Harmelen), 1731 Rechtspraak: • Woerden, 1727-1745 Schepenakten: • Reeuwijk, 1612-1620 Belastingkohieren: • Woerden, hoofdelijke omslag 1826-1831 Monsterrollen: • Hoogheemraadschap van Lekdijk Benedendams en de IJsseldam, 1630-1850* • Hoogheemraadschap van Lekdijk Bovendams, 1658-1850* * de monsterrollen van grofweg om de 25 jaar zijn geindiceerd Notulen: • Groot-Waterschap van Woerden, consenten, 1726-1736 In totaal zijn ongeveer 150.000 namen geladen. Verder zijn er indexen geplaatst van: Bouw- en hinderwetvergunningen • Harmelen bouwvergunningen, 1902-2000 • Kamerik, hinderwetvergunningen, 1947-1987 • Montfoort bouwvergunningen, 1906-1937 • Linschoten, bouwvergunningen, 1904-1939 • Oudewater, bouwvergunningen, 1917-1938 • Oudewater, hinderwetvergunningen, 1858-1937 • Veldhuizen bouwvergunningen, 1946-1953 • Willige Langerak, hinderwetvergunningen, 1891-1941 • IJsselstein, bouwvergunningen, 1944-1999 • IJsselstein, hinderwetvergunningen, 1946-1994 • Zegveld, hinderwetvergunningen, 1954-1988 19

BIJLAGE 2: verslagen archiefinspectie Gemeente Bodegraven-Reeuwijk Naar aanleiding van de KPI-rapportage 2020 en het verbeterplan werd de gemeenteraad geïnformeerd over het informatiebeheer in de raadsinformatiebrief van 8 juli 2021. Hierin werd aangegeven dat de volgende actiepunten nog opgepakt zouden worden: -

-

-

-

-

Kwaliteitssysteem archiefbeheer: hiervoor is DocFactory ingeschakeld om dit kwaliteitssysteem te ontwikkelen. Het was in concept gereed en zou nog verder uitgewerkt worden in 2021/2022; Invoering authenticiteit en context m.b.t. MDTO (Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie): er zal gebruik gemaakt worden van de toepassing die Decos Join biedt. De uitvoering stond gepland in 2021/2022; Keuze is gemaakt voor een ontvangende partij/e-depot in samenwerking met het RHC. Want vanaf 1-1-2015 (ingang Vervangingsbesluit Fysieke Archiefbescheiden) moet het archief digitaal worden overgedragen. Uitvoering Pilot in 2021/2022. Helaas waren er problemen met de koppeling tussen Decos Join en het e-depot om de overdracht mogelijk te maken. Hopelijk wordt in 2022 dit gerealiseerd, zodat aan de kant van het RHC hierop kan worden voortgeborduurd om de publiekskant goed in te richten; Achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden: In 2021 worden er nog 2 fysieke archiefbestanddelen overgedragen aan het RHC, te weten het archiefbestand 1989-1999 van v.m. gemeente Reeuwijk alsmede de bouwvergunningen van deze gemeente van 1943 - 1999. De uitvoering zal nu plaats vinden in 2022; Archivering van audiovisuele verslagen van de raad, belangrijk bijvoorbeeld Corona als Hotspot.

De uitvoering hiervan staat gepland in 2021/2022; Toepassen nieuwe vastgestelde Selectielijst gemeenten 2020, implementeren in Zaaktype.nl. De uitvoering stond gepland in 2021; Invoeren digitale handtekening. Door het vele thuiswerken i.v.m. Corona, dit versneld invoeren. Er is gekozen voor ZivverSign. De uitvoering stond gepland in 2021; Opnieuw vaststellen Vervangingsbesluit Vervanging Fysieke Archiefbescheiden 2021, i.v.m. updaten Handboek Vervanging Fysieke Archiefbescheiden.

De provincie beoordeelde als extern toezichthouder de uitvoering van de Archiefwet voor dat jaar voor deze gemeente opnieuw met “oranje”, dit is redelijk adequaat. Deze kwalificatie houdt in dat het archief- en informatiebeheer op enkele aspecten (nog) niet op orde is. Er is in 2021 1 keer een Strategisch Informatieoverleg gehouden. Een rapport van DocFactory uit 2021 stuurde aan op een lange-termijn-visie op het archief- en informatiebeheer, die ondanks de toezegging nog niet ontwikkeld is door de gemeente in het 20

afgelopen jaar, Een integraal Informatiebeleidsplan dient in 2022 gemaakt te worden om de zorg van burgemeester en wethouders in samenhang te bezien, af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, openbaarheid en gegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te nemen.

Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnlanden te Houten Bij de rapportage over 2020 moest op basis van de feiten van de periode daarvoor worden geconstateerd dat het niet (meer) zo goed ging met de acties die de kwaliteit van de archiefzorg conform regelgeving moesten verbeteren. Er werd om welke reden dan ook niet doorgepakt en zaken die zich al langer voortsleepten, werden niet afgerond. Op de keper beschouwd gold dit ook weer voor het verslagjaar 2021, ondanks de inspanningen die door DIV werden geleverd. Voorgenomen acties uit het verbeterplan 2019 en 2020 zijn wederom niet of nauwelijks doorgevoerd. In die zin moet het oordeel over het jaar 2021 op basis van de KPI’s als tamelijk zorgelijk worden bestempeld. Naar aanleiding van de KPI-rapportage over 2020 (uitgebracht door het RHC op 13 april 2021) is voor het dagelijks bestuur een bestuursvoorstel gemaakt met aandacht voor een integraal informatiebeleidsplan, een kwaliteitsplan voor uitvoering audits op informatiebeheer en een systematisch overzicht van informatiestromen. Planningen om een en ander in 2021 te realiseren werden niet gehaald. De provincie heeft nog niet gereageerd met een nieuwe beoordelingsbrief. Wel werd begin 2021 een beoordelingsbrief ontvangen over 2018-2019, waarin het informatiebeheer van HDSR als “redelijk adequaat” werd bestempeld. De provincie constateerde een voortdurende stagnatie in de voortgang.

Positief is dat in 2021 is verder gegaan met het ambitieuze projectplan “Dansen in de wolken”. Dat moet een flinke verbeterslag opleveren in de totale informatiehuishouding. Op ambtelijk niveau wordt het RHC als toezichthouder bijgepraat over de voortgang van het project.

Gemeente IJsselstein Naar aanleiding van de KPI-rapportage over 2020 (uitgebracht door het RHC op 27 mei 2021) heeft het college een verbeterplan laten maken en vastgesteld. De provincie heeft hierop als extern toezichthouder nog niet gereageerd met een beoordelingsbrief. Op 12 april 2021 mocht van de provincie wel een beoordeling over 2019-2020 worden ontvangen, waarbij ook de actuele informatie over 2020 werd betrokken. Het oordeel voor IJsselstein over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2019-2020 luidde ‘redelijk adequaat’. Daarbij werden een 8-tal actiepunten benoemd waarmee IJsselstein aan de slag moest gaan. Nadat de gemeente met ingang van 1 januari 2020 volledig digitaal is gaan archiveren op basis van het vastgesteld Handboek Vervanging zijn in het afgelopen jaar aanvullende documenten opgesteld zoals een Documentair Informatiebeleidsplan. Dit plan moet nog formeel worden

21

vastgesteld. Verder is er op 6 oktober 2021 een voorzichtige start gemaakt met een eerste SIO (Strategisch Informatieoverleg). Daarnaast is onderzoek gedaan naar de mogelijkheid m.b.v. My-Lex de achterstand vanaf 2013 in de digitale vernietiging in Mozard weg te werken. Hier is in 2021 verder aan gewerkt. Echter, nadat gebleken is dat een nieuwe versie van Mozard deze optie ook biedt is besloten dit in 2022 (na de afronding van de implementatie van het nieuwe DMS/Zaaksysteem Djuma in mei) gezamenlijk met Montfoort op te pakken. Nadat in 2019 aan Karmac opdracht was gegeven de bouwdossiers van IJsselstein van 19431999 te scannen met het oog op de eigen bedrijfsvoering, die van de ODRU en de BSR heeft dit project als gevolg van diverse omstandigheden vertraging opgelopen. Het werd in 2021 afgerond. De dossiers zijn in augustus naar het RHC overgebracht. In het voorjaar van 2021 is de bewerking van het secretarie-archief van IJsselstein (1995-1999) door het RHC afgerond en de definitieve inventaris gepubliceerd op de website van het RHC.

Gemeente Lopik Na ontvangst van de KPI-rapportage over 2020 van het RHC werd door Lopik in 2021 een Verantwoordingsrapportage Verbetermaatregelen KPI Archief- en Informatiebeheer 2020 Gemeente Lopik opgesteld. De provincie heeft hierop als extern toezichthouder gereageerd met een toezichtbrief d.d. 13 mei 2022. Bij de eerdere beoordeling op 3 mei 2021 over de jaren 2019-2020 werd het informatiebeheer als “redelijk adequaat” betiteld. “Echter, wanneer dit jaar (N.B. 2021) niet alsnog belangrijke stappen worden gezet om het archief- en informatiebeheer op een aanvaardbaar niveau te krijgen, zal onze volgende beoordeling ‘niet adequaat’ moeten luiden. Dit zal aangescherpt toezicht en een trede hoger op de IBT-interventieladder betekenen”, aldus de brief. Er waren dus oprecht zorgen. Er werd een deadline gesteld voor de vaststelling van een handboek vervanging, een digitale bewaarstrategie (met metadataschema), de overbrenging van bouw- en milieudossiers tot 1999 en een tienjarenblok. Deze punten zijn met voorrang opgepakt en naar tevredenheid afgerond. Andere verbeterpunten voor 2022 zijn de kwaliteitszorg met audits en een overzicht van alle archiefwaardige informatie in de organisatie. Er is in 2021 tweemaal een Strategisch Informatieoverleg gehouden.

Voorts heeft er een migratie van informatie plaatsgevonden uit Key2zaken (het ‘oude’ DMS/Zaaksysteem) naar My-Lex, zodat het eerste genoemde systeem afgesloten kon worden. Tevens is informatie van de oude personeelsadministratie-applicatie PIMS/YouPP van Centric overgezet naar een nieuwe applicatie van Centric, Motion. De migratie van informatie uit ABS naar My-Lex is voorzover bekend nog niet afgerond. Ook is opdracht gegeven de klimaatinstallatie in de archiefruimte te vervangen. Als gevolg van leveringsproblemen van onderdelen kon dit project helaas nog niet uitgevoerd worden.

22

Gemeente Montfoort Naar aanleiding van de KPI-rapportage over 2020 (uitgebracht door het RHC op 27 mei 2021) heeft het college een verbeterplan vastgesteld. De provincie heeft hierop als extern toezichthouder nog niet gereageerd met een beoordelingsbrief. Op 11 maart 2021 mocht wel een beoordeling over 2019-2020 worden ontvangen. Het oordeel was “redelijk adequaat’. Daarbij werden een 5-tal actiepunten benoemd waarmee Montfoort aan de slag moest gaan. Nadat de gemeente met ingang van 1 januari 2020 volledig digitaal is gaan archiveren op basis van het vastgesteld Handboek Vervanging zijn in het afgelopen jaar aanvullende documenten vastgesteld zoals het Documentair Informatiebeleidsplan voor de periode 2021-2023. Dit is op 26 januari 2021 door B&W vastgesteld. Er heeft één keer een SIO (Strategisch Informatieoverleg) plaats gevonden. Daarnaast is onderzoek gedaan naar de mogelijkheid m.b.v. My-Lex de achterstand vanaf 2013 in de digitale vernietiging in Mozard (in samenwerking met IJsselstein) weg te werken. Hier is in 2021 verder aan gewerkt. Echter, nadat gebleken is dat een nieuwe versie van Mozard deze optie ook biedt, is besloten dit in 2022 (na de afronding van de implementatie van het nieuwe DMS/Zaaksysteem in IJsselstein in mei) gezamenlijk met IJsselstein op te pakken.

In 2021 is wel gestart met de implementatie van Zaaksysteem.nl, de applicatie die Mozard zal vervangen. Streven is dit in de loop van 2022 volledig operationeel te hebben. Nadat in 2019 aan Karmac opdracht was gegeven de bouwdossiers van Montfoort tot en met 1999 te scannen met het oog op de eigen bedrijfsvoering, die van de ODRU en de BSR heeft dit project als gevolg van diverse omstandigheden vertraging opgelopen en zal het pas in 2022 kunnen worden afgerond. Dan zullen de dossiers ook naar het RHC worden overgebracht, mits de kwaliteit van de bijbehorende toegang dan aan haar eisen voldoet. Dit gebeurt in goede samenwerking tussen gemeente en RHC. De bewerking van het secretarie-archief van Montfoort (1989-1999) door het RHC is nog niet afgerond. Het streven is de definitieve inventaris in de loop van 2022 af te ronden zodat het gepubliceerd kan worden op de website van het RHC. Dan moet ook dit archiefblok zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats in Woerden.

Gemeente Oudewater Op 9 november 2021 kwam er een verbeterplan naar aanleiding van de KPI-rapportage over 2020 van het RHC. De provincie heeft hierop als extern toezichthouder nog niet gereageerd met een beoordelingsbrief. Op 12 april 2021 werd wel van de provincie een beoordeling over het informatiebeheer in 2019 ontvangen. Het oordeel luidde ‘redelijk adequaat’. De provincie noemde een 6-tal concrete verbeterpunten die opgepakt moeten worden, die de gemeente Oudewater vanzelfsprekend deelt met Woerden – waar de ambtelijke organisatie van Woerden voor beide gemeenten werkt. (zie aldaar) Specifiek voor het archief van Oudewater gold de

23

aanbeveling spoedig tot overbrenging van bouwdossiers en het secretariearchief (tienjarenblok) over te gaan. Genoemde verbeterpunten waren ook al vermeld bij eerdere beoordelingen van de provincie. Daarnaast schreef de streekarchivaris in oktober 2021 een notitie over de archieven die de gemeente beheert in het Stadskantoor en wat voor het archiefbeheer de gevolgen zijn bij een eventuele verkoop van het pand.

Gemeente Woerden Op 21 september 2021 lag er een vastgesteld verbeterplan naar aanleiding van de KPIrapportage over 2020. De provincie heeft hierop als extern toezichthouder nog niet gereageerd met een beoordelingsbrief. Wel werd op 12 april 2021 de beoordeling over 2019 ontvangen. Het oordeel over de uitvoering van het informatiebeheer in 2019-2020 was ‘redelijk adequaat’. De provincie noemde een 6-tal concrete verbeterpunten (deels dezelfde als in de vorige toezichtbrief), die opgepakt moeten worden. Het betrof de uitvoering van de jaarlijkse audit op de digitale beheeromgeving; de vaststelling van een metadataschema; standaardformaten voor digitale informatie en een digitale bewaarstrategie; de controle over alle informatiestromen in de organisatie; tijdige vernietiging; en de overdracht van bouwdossiers en een tienjarenblok van Woerden. Genoemde verbeterpunten waren ook al eerder benoemd door de provincie en gelden grotendeels ook voor Oudewater. Geconstateerd werd dat het SIO weer is opgepakt, maar nog moet doorontwikkelen tot een volwaardige plek in de organisatie. Nadat de gemeente Woerden haar nieuwe zaaksysteem Decos Join heeft ingevoerd werd er geconcludeerd dat hierin niet op een juiste wijze wordt gewerkt. Een verbeterde inrichting van dit systeem wordt dan ook opgepakt met de nieuw benoemde procesadviseur van de gemeente Woerden in het komende jaar.

In 2021 is opnieuw geen jaarlijkse audit uitgevoerd door DIV Woerden op basis van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer 2017. Sowieso is er op de verbeterpunten in 2021 niet doorgepakt. Andere werkzaamheden bij DIV vergden veel aandacht en onderkend is dat er een personeel probleem is. Wel kwam het tot een overdracht van de bouwdossiers van Harmelen, nadat het RHC deze in opdracht van de gemeente Woerden had bewerkt.

Gemeenschappelijke regeling Ferm Werk In overleg met de provincie stuurde het RHC op 4 januari 2022 een KPI-rapportage over twee jaar: 2020-2021. Ferm Werk heeft hier in al snel een verbeterplan op gemaakt, maar dat behoeft bijstelling. Dit traject loopt. Los hiervan was in 2021 een plan van aanpak gemaakt door een trainee op het gebied van informatievoorziening. Hier zijn een aantal acties uitgekomen die men in 2022 wil oppakken. Aan het dagelijks bestuur is gevraagd om hier geld voor vrij te maken. Helaas is er nog geen toezichtbrief ontvangen van de provincie met het oordeel over het archief-

24

en informatiebeheer bij Ferm Werk over 2018-2019. Het algemene beeld is wel dat de verbeterpunten die al langer bekend zijn, te weinig prioriteit hebben gekregen in de afgelopen jaren.

Regionaal Bureau Utrecht-Noordwest te Woerden Over het archiefbeheer van dit bureau, ondergebracht bij team DIV van de Gemeente Woerden, zijn over het afgelopen jaar geen bijzonderheden te melden. De prioriteit is gegeven aan het informatiebeheer van de gemeente Woerden zelf. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: Montfoort, Oudewater, Woerden.

Mandaat vernietiging In het afgelopen jaar werden van de volgende zorgdragers de (jaarlijkse) vernietigingslijsten gecontroleerd en in mandaat toestemming verleend tot vernietiging: -

-

Gemeente Bodegraven-Reeuwijk: lijsten van in 2021 te vernietigen zaken (oud en nieuw) in JOIN; Gemeente IJsselstein: lijsten van in 2021 te vernietigen vervallen bouwvergunningen en stukken m.b.t. de verkiezingen van de Tweede Kamer der Staten-Generaal d.d. 17-32021; Gemeente Lopik: lijsten van te vernietigen digitale cliëntendossiers GWS/DIS van 2016 t/m 2021; Gemeente Montfoort: lijsten van in 2021 te vernietigen dossiers, zaken en meldingen uit Decos; Gemeente Oudewater: lijsten van in 2021 te vernietigen archiefbescheiden uit Decos c.a. Corsa; Gemeente Woerden: lijst van in 2021 te vernietigen archiefbescheiden uit Corsa; Van het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden en de gemeenschappelijke regeling Ferm Werk werden geen lijsten van in 2021 te vernietigen archiefbescheiden ontvangen.

25

BIJLAGE 3: verslagen interne collega toezichtshouders De hieronder opgenomen verslagen zijn aangeleverd door de interne toezichthouders voor archief- en informatiebeheer van deze organisaties, te weten de collega’s uit de provincie Utrecht.

Afval Verwijdering Utrecht (AVU) te Soest Toezichthouder: gemeentearchivaris Soest (Archief Eemland) Op 18 november 2021 is het toezichtverslag door de gemeentearchivaris opgemaakt over de periode 2020 – 2021. In het verslagjaar 2019 is er een vijftal verbeterpunten geconstateerd. Deze zijn als volgt: 1. Het eerste verbeterpunt betrof het actualiseren van de Archiefverordening. Een geactualiseerde Archiefverordening is op 8 december 2021 vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Publicatie van de verordening moet nog plaatsvinden. 2. Het tweede verbeterpunt ligt in het verlengde van de verordening, namelijk het Besluit Informatiebeheer vaststellen. Deze moet nog worden geactualiseerd om vervolgens vastgesteld te worden door het DB. 3. Het derde punt was de aanwijzing van de gemeentearchivaris van Soest in het kader van de Wet Normalisatie Rechtpositie Ambtenaren (WNRA). Het aanwijzingsbesluit is op 20 december 2019 genomen. Door personele wisselingen in het eerste kwartaal van 2022 bij de gemeente Amersfoort dient een nieuw persoonlijk aanwijzingsbesluit per 1 maart 2022 genomen te worden voor de opvolger. Dit besluit dient ook gepubliceerd te worden. 4. Punt vier was de aanwijzing van de archiefbewaarplaats. Dit is gerealiseerd. 5.

Verbeterpunt vijf had betrekking op het formaliseren van de overdracht van de archiefblokken 1982 – 1995 en 1996 – 1999 aan de beheerder van de archiefbewaarplaats. De verklaring van overdracht is in september 2021 ondertekend door de AVU en de beheerder van de archiefbewaarplaats. Een preventief verbeterpunt van de toezichthouder betreft dat de toekomstige implementatie van SharePoint digitaal duurzaam wordt ingericht en hiermee voldoet aan de Archiefwet en de aanverwante regelgeving in combinatie met de privacywetgeving (AVG). Hieraan voorafgaand dienen de benodigde randvoorwaardelijke kaders te worden opgesteld en vastgesteld. Dit preventieve verbeterpunt is bedoeld om vanaf de start digitaal duurzaam te archiveren. En om te voorkomen dat in latere toezichtrapportages hierover opmerkingen worden geplaatst, die de nodige extra kosten met zich mee gaan brengen. Het advies is om voor de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid samen op te trekken met het Reinigingsbedrijf Midden Nederland gevestigd in Soest.

26

De conclusie is dat de gemeenschappelijke regeling vier van de vijf verbeterpunten formeel en praktisch heeft gerealiseerd. De financiële administratie is digitaal. Voor het overige is nog sprake van analoge archivering. Hiervoor wordt een extern bureau ingehuurd. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: IJsselstein, Lopik, Montfoort, Oudewater en Woerden.

Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) te Utrecht Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Tijdens de bestuursvergadering van de BghU van juni werd een uitvraag gedaan bij de deelnemende gemeenten voor ondersteuning bij de verbetering van het informatiebeheer van de BghU. Hier kwamen twee reacties op terug, maar door tijdgebrek konden deze gemeenten de BghU praktisch niet ondersteunen. De BghU heeft vervolgens het adviesbureau DOCFactory ingehuurd, dat in de verslagen over het toezicht op het informatiebeheer van de archivaris heeft gekeken naar de meest urgente punten t.a.v. het informatiebeheer. Als eerste werden er nieuwe beheersregels aan de archivaris voorgelegd, die daarop positief heeft geadviseerd. Daarnaast werd het mandaatregister aangepast. Beide zijn in de bestuursvergadering van april vastgesteld. Hierna volgden een risicoanalyse en capaciteitsonderzoek, en werd er een opzet gemaakt voor het handboek vervanging (omzetten van papieren stukken naar digitaal). In het najaar kreeg de aanbesteding van de te vervangen belastingapplicatie de prioriteit. De aanbesteding werd eind van het verslagjaar gegund aan softwarebedrijf GouwIT. De planning is opgevat om het handboek vervanging ter hand te nemen na de implementatie van de belastingapplicatie.

De verwachting einde van het verslagjaar was dat de implementatie rond november 2022 zal plaatsvinden, waarna de aanschaf en inrichting van een nieuw document managementsysteem (DMS) in 2023 zal volgen. Deelnemers RHC Rijnstreek en Lopikerwaard: Lopik en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden.

Coöperatie Parkeerservice te Amersfoort Toezichthouder: gemeentearchivaris Amersfoort (Archief Eemland) De ParkeerService is gevestigd in Amersfoort. De gemeentearchivaris van Amersfoort is op 6 januari 2020, door ParkeerService, aangewezen als archivaris. De deelnemers van ParkeerService zijn gemeenten: Alphen aan den Rijn, Amersfoort, Barneveld, Bergen (NH), Gouda, Hilversum, Hoogeveen, Lelystad, Nieuwegein, Nijkerk, Woerden, Zandvoort en Zeist. In augustus 2019 is het eerste toezichtverslag door de gemeentearchivaris opgemaakt over de periode 2018 – augustus 2019. In het verslagjaar zijn een zestal verbeterpunten geconstateerd. Het eerste verbeterpunt betreft het ‘opstellen van een besluit informatiebeheer’. De archiefverordening is in juni 2019 vastgesteld door Algemene Ledenvergadering van ParkeerService in de vorm van een ‘Bestuursopdracht intern archiefbeheer Coöperatie

27

ParkeerService’. Verbeterpunt twee ‘Inventariseer van elke deelnemer welke afspraken zijn gemaakt over het analoge en digitale archief- en informatiebeheer’. Het derde verbeterpunt ligt in het verlengde van punt twee, namelijk: ‘Maak vervolgens concrete uniforme beheersafspraken met de aangesloten leden over het archief- en informatiebeheer van de door hen gemandateerde taken aan uw organisatie’. Verbeterpunt 4: ‘Onderzoek alternatieve varianten om de permanent te bewaren archiefbescheiden op te slaan conform de eisen van archiefruimten’. Dit onderzoek zal in april 2021 gaan plaatsvinden. Verbeterpunt 5: ‘Stel een concreet en realistisch verbeterplan op om te voldoen aan KPI 2, 3, 4, 9 en 10.2 en leg dat aan mij voor’. In het verlengde van het vorige punt: ‘Actualiseer de planning, zoals die is aangeleverd, in de ‘Ingevulde KPI’s door ParkeerService’ en stel mij hiervan op de hoogte’. Door COVID-19 is er enige vertraging opgetreden in het uitvoeren van de verbeterpunten. In 2021 heeft de bestuurs- en directiesecretaris een verbeterplan archieffunctie opgeleverd. Het verbeterpla wordt gedurende het jaar op gezette tijden gemonitord. In april 2021 heeft een check plaatsgevonden over de externe opslaglocatie van het analoge archief. Deze locatie is in orde bevonden. Er zijn voorbereidingen getroffen voor het (eventueel) overbrengen van de permanent te bewaren analoge dossiers.