Bijlage 1 - Accountantscontrole Montfoort 22-03-2023
Tekst van het document
Aanbestedingsdocument:
Accountantscontrole GEMEENTE MONTFOORT IBMN-2022-MON-AH-003
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________
INHOUDSOPGAVE 1.
Algemeen ................................................................................................................................... 5 1.1
Inleiding .................................................................................................................................. 5
1.2
Definities ................................................................................................................................. 5
1.3
Leeswijzer en inhoud aanbestedingsdocument ........................................................................ 6
1.4
Aanbestedingsprocedure ......................................................................................................... 6
1.5
Communicatie ......................................................................................................................... 6
1.6
Elektronisch medium ............................................................................................................... 7
1.7
Klachten .................................................................................................................................. 7
1.8
Instemming toepasselijkheid ................................................................................................... 7
1.9
Inkoopvoorwaarden ................................................................................................................ 7
1.10
Garanties ................................................................................................................................. 7
1.11
Eventuele gebreken, onvolkomenheden etc. ........................................................................... 7
1.12
Mededelingen en uitwisselingen van informatie ...................................................................... 8
1.13
Voorbehouden ........................................................................................................................ 8
1.14
Varianten (alternatieven)......................................................................................................... 8
1.15
Motiveringen........................................................................................................................... 8
1.15.1
Artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012 .................................................................................. 8
1.15.2
Artikel 1.10 Aanbestedingswet 2012 ................................................................................ 8
1.16
Planning .................................................................................................................................. 8
1.17
Artikel 2.81 Aanbestedingswet 2012 ........................................................................................ 9
1.18
Aantal inschrijvingen ............................................................................................................... 9
1.19
Inschrijven als combinatie ....................................................................................................... 9
1.20
Kennelijk onredelijke en/of irreële en/of ongeloofwaardige (eenheids-)prijzen ......................10
2.
Eisen met betrekking tot de uitvoering ......................................................................................11 2.1
Programma van Eisen .............................................................................................................11
2.2
Overige uitvoeringseisen en -aspecten ...................................................................................11
2.2.1
Nederlandse taal.............................................................................................................11
2.2.2
Inschakeling onderaannemers bij de opdracht ................................................................11
2.2.3
Geen ongeoorloofde inbreuk op rechten van derden ......................................................11
3.
Minimumeisen (uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen) ......................................................12 3.1
Uitsluitingsgronden ................................................................................................................12
_____________________________________________________________________________________ Pagina 2 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________ 3.1.1
Artikel 2.86 Aanbestedingswet 2012 ...............................................................................12
3.1.2
Artikel 2.87 Aanbestedingswet........................................................................................12
3.1.3
Bewijs bij inschrijving ......................................................................................................13
3.1.4
Bewijsstukken na inschrijving ..........................................................................................13
3.1.5
Uitsluitingsgrond (-en) in verband met het Sanctiepakket Rusland ..................................13
3.2
Geschiktheidseisen .................................................................................................................14
3.2.1
De technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid: kerncompetenties ........................14
3.2.2
De technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid: inschrijving register NBA ..............14
3.2.3
Beroepsbevoegdheid: Wta-vergunning AFM .......................................................................15
3.3
Een (eventueel) gebrek ...........................................................................................................15
4.
Aanbestedingsprocedure ...........................................................................................................16 4.1
Aanbestedende dienst ............................................................................................................16
4.2
De inschrijving ........................................................................................................................16
4.2.1
Te late Inschrijving ..........................................................................................................17
4.2.2
Ongeldige Inschrijvingen .................................................................................................17
4.2.3
Gestanddoeningstermijn.................................................................................................17
4.2.4
Inschrijving intrekken ......................................................................................................17
4.3
Inlichtingen en nota van inlichtingen ......................................................................................17
4.4
(Eventuele) gunning van de opdracht .....................................................................................18
4.5
Eventuele loting......................................................................................................................18
4.6
Voornemen tot gunning en rechtsbescherming ......................................................................18
4.6.1 5.
Bevoegde rechter ...........................................................................................................18
De inschrijving en wijze en weging van beoordeling en gunning.................................................19 5.1
Gunning op ‘beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)’ ..............................................................19
5.2
De beoordeling .......................................................................................................................21
5.3
(Eventuele) Gunning ...............................................................................................................23
6.
Contractvorming en afrondende bepalingen..............................................................................24 6.1
Contractvorming.....................................................................................................................24
6.2
Kostenvergoeding ...................................................................................................................24
6.3
Voertaal .................................................................................................................................24
6.4
Diversen .................................................................................................................................24
6.5
Vertrouwelijkheid ...................................................................................................................24
_____________________________________________________________________________________ Pagina 3 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________ Bijlage A: Bijlage B: Bijlage C: Bijlage D: Bijlage E: Bijlage F: Bijlage G: Bijlage H: Bijlage I: Bijlage J: Bijlage K: Bijlage L: Bijlage M:
Programma van Eisen ‘Accountantscontrole’; Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA); Nota van inlichtingen sjabloon; Gunnings- en beoordelingsmatrix; Document Bewijsstuk referentie; Prijzenblad; (Concept-) Overeenkomst; Inkoopvoorwaarden; Controleverordening Controleprotocol; Accountantsverslag 2021; Begroting 2023; Jaarrekening 2021.
Versie: Datum:
Definitief 22 maart 2023
_____________________________________________________________________________________ Pagina 4 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________
1.
Algemeen
1.1
Inleiding
De Aanbestedende dienst is gemeente Montfoort. Op grond van de Gemeentewet is de raad opdrachtgever van de accountant voor het controleren van de jaarrekening. De accountantscontrole omvat op hoofdlijnen: • Controle op de jaarrekening; • Interim controle; • Advieswerkzaamheden in het kader van de natuurlijke adviesfunctie; • Opleveren van deelverklaringen; • Rapportages en besprekingen die in het kader van voorgaande punten nodig zijn; • Advies omtrent fiscale aangelegenheid; • Controle en oordeel gemeentelijke subsidies. Voor de specificatie van de werkzaamheden, zie bijlage A Programma van Eisen. De Aanbestedende dienst wenst voor de duur van 1 oktober 2023 tot en met 1 oktober 2027 met de optie tot verlenging door Aanbestedende dienst van twee keer één jaar een Overeenkomst af te sluiten met één (1) professionele en betrouwbare Ondernemer ten behoeve van de uitvoering van de Dienst, waarbij de werkzaamheden (inclusief verlenging) betrekking hebben op de controlejaren 2023 t/m 2028. Ter zake wordt aanbesteed. De Aanbestedingsprocedure vindt plaats overeenkomstig de door de Aanbestedende dienst in dit Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen gestelde eisen en (rand-) voorwaarden.
Contractvorming met betrekking tot de Opdracht vindt plaats met inachtneming van de bepalingen van dit Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen, de (eventueel) opgemaakte Nota(‘s) van Inlichtingen en de inschrijving van de gegunde Ondernemer, alsmede overeenkomstig de als bijlage G aan dit aanbestedingsdocument gehechte (concept-)Overeenkomst. In dit Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen worden de te volgen Aanbestedingsprocedure en de relevante aspecten omtrent de (uitvoering van de) Opdracht c.q. Overeenkomst beschreven.
1.2
Definities
In onderhavig document worden de navolgende begrippen - al dan niet geschreven met een hoofdletter - als volgt gedefinieerd: Aanbestedende dienst: Aanbestedingsdocument: Aanbestedingsprocedure: Aankondiging: ABK: Dag: Dienst:
De gemeente Montfoort. Onderhavig Aanbestedingsdocument ‘Accountantscontrole’ inclusief bijlagen. De aanbestedingsprocedure zoals beschreven in het Aanbestedingsdocument. De aankondiging op/via TenderNed, ABK en TED. Aanbestedingsplatform Aanbestedingskalender.nl. Kalenderdag, behoudens uitdrukkelijk anders in het Aanbestedingsdocument bepaald. De dienst(en) die het voorwerp van de Opdracht betreft.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 5 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________ Gemeente: Inkoopvoorwaarden: Inschrijver: Nota van inlichtingen: Ondernemer: Opdracht: Opdrachtgever: Opdrachtnemer: Overeenkomst: Programma van Eisen:
1.3
De gemeente Montfoort. De Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente. De Ondernemer die een inschrijving heeft gedaan op de Aanbestedingsprocedure. Document als bedoeld in de artikelen 2.53 en 2.54 Aanbestedingswet 2012. Een aannemer, leverancier of dienstverlener. De overheidsopdracht die het onderwerp is van de Aanbestedingsprocedure en die in de Overeenkomst is vastgelegd. De gemeente tijdens de uitvoering van de Overeenkomst. De wederpartij van de Opdrachtgever. De overeenkomst die wordt aangegaan met de in de Aanbestedingsprocedure gegunde Ondernemer. Het Programma van Eisen ‘Aanbesteding accountant gemeente Montfoort’.
Leeswijzer en inhoud aanbestedingsdocument
In dit Aanbestedingsdocument worden de te volgen Aanbestedingsprocedure en de relevante aspecten omtrent de (uitvoering van de) Opdracht c.q. Overeenkomst beschreven. Dit Aanbestedingsdocument omvat een aantal bijlagen, zijnde: Bijlage A: Bijlage B: Bijlage C: Bijlage D: Bijlage E: Bijlage F: Bijlage G: Bijlage H: Bijlage I: Bijlage J: Bijlage K: Bijlage L: Bijlage M:
1.4
Programma van Eisen ‘Accountantscontrole’; Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA); Nota van inlichtingen sjabloon; Gunnings- en beoordelingsmatrix; Document Bewijsstuk referentie; Prijzenblad; (Concept-) Overeenkomst; Inkoopvoorwaarden; Controleverordening; Controleprotocol; Accountantsverslag 2021; Begroting 2023; Jaarrekening 2021.
Aanbestedingsprocedure
De Aanbestedingsprocedure vindt plaats volgens een (Europese) openbare procedure op basis van de richtlijn 2014/24/EU die in de Nederlandse wetgeving is geïmplementeerd door de Aanbestedingswet 2012 van 1 november 2012, Staatsblad 2012, 542, Staatsblad 2016, 241. De openbare procedure bestaat uit één fase. Ondernemers worden derhalve uitgenodigd om in te schrijven op basis van onderhavig Aanbestedingsdocument.
1.5
Communicatie
Alle communicatie aangaande de Aanbestedingsprocedure verloopt uitsluitend via een medewerker van Inkoopbureau Midden Nederland (IBMN). Het is Ondernemers, op straffe van uitsluiting van de Aanbestedingsprocedure, verboden om in verband met de Aanbestedingsprocedure contact te zoeken met, of informatie in te winnen bij, medewerkers en/of bestuurders van de Aanbestedende dienst. _____________________________________________________________________________________ Pagina 6 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________
1.6
Elektronisch medium
In de Aanbestedingsprocedure worden ALLE aanbestedingsstukken middels een elektronisch medium digitaal ter beschikking gesteld. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van ABK. Een handleiding met betrekking tot het gebruik van ABK is te vinden op: https://aanbestedingskalender.nl/inschrijven/inschrijven-op-aanbestedingen Het aanbrengen van wijzigingen in/van door de Aanbestedende dienst verstrekte/vermelde gegevens in de documenten die ter beschikking zijn gesteld, is NIET toegestaan.
1.7
Klachten
Klachten met betrekking tot onderhavige Aanbestedingsprocedure kunnen worden ingediend bij het klachtenmeldpunt van de Aanbestedende dienst via het e-mailadres: klachten@ibmn.eu. Een klacht zal worden behandeld door het Dagelijks Bestuur van IBMN dat niet direct betrokken is bij onderhavige Aanbestedingsprocedure. Het streven is om binnen drie werkdagen schriftelijk te reageren op een klacht.
1.8
Instemming toepasselijkheid
De Ondernemer die tegenover de Aanbestedende dienst blijk heeft gegeven voornemens te zijn een inschrijving te doen, dan wel concreet een inschrijving heeft gedaan, wordt geacht te hebben ingestemd met de toepasselijkheid en inhoud van dit Aanbestedingsdocument.
1.9
Inkoopvoorwaarden
De Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten (hierna: ‘Inkoopvoorwaarden’) van gemeente Montfoort (bijlage H) zijn van toepassing op de overeenkomst, met dien verstande: Dat de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer te allen tijde beperkt is door de hoogte van de dekking(en) van de door Opdrachtnemer met het oog op de (uitvoering van de) Opdracht aangegane adequate verzekering(en), en; Dat de artikelen 8.1 t/m 8.7, 19.1 t/m 19.8, 20.1 en 20.2, 21.1 en 21.2 de algemene inkoopvoorwaarden bij onderhavige Opdracht geen toepassing vinden, en; Dat Opdrachtnemer nimmer verplicht zal (kunnen) om in strijd met zijn beroeps- en gedragsregels te handelen. Eventuele algemene voorwaarden of verkoopvoorwaarden van (een) Inschrijver(s) worden uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard op de Overeenkomst.
1.10 Garanties Waar in dit Aanbestedingsdocument melding wordt gemaakt van door een Inschrijver te verstrekken garanties, of waar staat vermeld ‘dient te garanderen’, wordt (worden), voor zover niet naar een expliciete schriftelijke garantie bij inschrijving wordt gevraagd, de betreffende garantie(s) geacht impliciet onvoorwaardelijk door de Ondernemer te zijn gegeven bij Inschrijving op de Aanbestedingsprocedure.
1.11 Eventuele gebreken, onvolkomenheden etc. Dit Aanbestedingsdocument is met grote zorg samengesteld. Mocht een Inschrijver/Ondernemer echter onvolkomenheden, tegenstrijdigheden, gebreken of bepalingen in strijd met de Aanbestedingswet 2012 en/of het (overige) aanbestedingsrecht constateren of anderszins bezwaren hebben tegen de Aanbestedingsprocedure en de daarin gestelde voorwaarden en eisen, dan wordt de Inschrijver/Ondernemer dringend verzocht hiervan zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk vóór publicatie _____________________________________________________________________________________ Pagina 7 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________ van de Nota van Inlichtingen, schriftelijk melding te maken bij de Aanbestedende dienst om zo nodig een en ander te (kunnen) corrigeren of bij te (kunnen) stellen. Maakt een Inschrijver van vorenbedoelde gelegenheid geen gebruik, dan is dat voor risico van die Ondernemer en mogen de Aanbestedende dienst en overige Ondernemers er in beginsel gerechtvaardigd op vertrouwen, dat ter zake geen onduidelijkheden en/of bezwaren aanwezig zijn/waren. ‘Proactief’ reageren en handelen is in onderhavig verband (dringend) gewenst en vereist.
1.12 Mededelingen en uitwisselingen van informatie De mededelingen en uitwisselingen van informatie in de Aanbestedingsprocedure worden in beginsel gedaan door middel van ABK.
1.13 Voorbehouden De Aanbestedende dienst behoudt zich zonder meer én zonder in het voorkomende geval tot enigerlei (vorm van) schadeplichtigheid te zijn gehouden, in ieder geval het recht voor: • De Aanbestedingsprocedure tussentijds om haar moverende redenen op te schorten, af te breken of te beëindigen; • De Opdracht c.q. de Overeenkomst in het voorkomend geval niet te gunnen; • De (tijds-) planning te wijzigen.
1.14 Varianten (alternatieven) Het staat een Inschrijver niet vrij om, naast een Inschrijving overeenkomstig dit Aanbestedingsdocument, bij de inschrijving varianten (alternatieven) in te dienen.
1.15 Motiveringen 1.15.1 Artikel 1.5 Aanbestedingswet 2012 De Aanbestedende dienst heeft de Opdracht niet in percelen opgedeeld, omdat: • Opsplitsing van de Opdracht in percelen eenvoudigweg niet mogelijk is; • De samenstelling van de Opdracht (immers) betrekking heeft op activiteiten die logisch samenhangen en onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn; • De opdracht betreft (immers) soortgelijke en nauw met elkaar verband houdende diensten op het gebied van de Accountantscontrole bij een gemeente.
1.15.2 Artikel 1.10 Aanbestedingswet 2012 De motiveringen met betrekking tot (de afwijkingen van) de voorschriften uit de Gids Proportionaliteit als bedoeld in artikel 1.10 lid 4 Aanbestedingswet 2012 luiden als volgt: Van de voorschriften 3.3 A, 3.3. B, 3.4 A, 3.5 A, 3.5 B, 3.5 D, 3.5 E, 3.5 F, 3.5 G, 3.5 H, 3.6, 3.7, 3.8 A, 3.8 B, 3.9 A, 3.9 B, 3.9 C, 3.9 D, 3.9 E en 4.2 wordt niet afgeweken.
1.16 Planning De thans voorgenomen planning luidt als volgt:
_____________________________________________________________________________________ Pagina 8 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________ Fase Stellen vragen inlichtingenronde Vrijgave Nota van Inlichtingen I Stellen vragen inlichtingenronde Vrijgave Nota van Inlichtingen II Datum en tijd ontvangst inschrijvingen Mondelinge toelichting subgunningscriteria A, B en C Voornemen tot gunning Benoeming accountant door de Raad Contractafstemming en ondertekening Ingangsdatum Overeenkomst/start uitvoering
Datum Maandag 17 april 2023 12.00 uur Woensdag 3 mei 2023 Donderdag 11 mei 2023 12.00 uur Woensdag 17 mei 2023 Woensdag 31 mei 2023 12.00 uur Maandag 26 juni 2023 tussen 13.00 en 19.30 uur Dinsdag 4 juli 2023 Maandag 25 september 2023 Na maandag 25 september 2023 Zondag 1 oktober 2023
1.17 Artikel 2.81 Aanbestedingswet 2012 Bij de navolgende organen kan informatie worden verkregen over verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland: Met betrekking tot Belastingen: Ministerie van Financiën, Den Haag (www.rijksoverheid.nl/ministeries/fin en/of www.belastingdienst.nl); Met betrekking tot Milieubescherming: Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Den Haag (https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-infrastructuur-en-waterstaat) en Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (https://www.rijksoverheid.nl/ministeries/ministerie-van-economische-zaken-en-klimaat); Met betrekking tot Arbeidsbescherming en Arbeidsvoorwaarden: Ministerie van Sociale zaken en Werkgelegenheid, Den Haag (www.rijksoverheid.nl/ministeries/szw). Door inschrijving op de Aanbestedingsprocedure geeft de Inschrijver aan respectievelijk verklaart hij, dat hij bij het opstellen van zijn inschrijving rekening heeft gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en de arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de verrichting(en) wordt (-en) uitgevoerd.
1.18 Aantal inschrijvingen Een natuurlijk persoon of rechtspersoon kan slechts éénmaal, hetzij individueel, hetzij in combinatie (een samenwerkingsverband van ondernemers) op deze Aanbestedingsprocedure inschrijven. Indien de Aanbestedende dienst constateert dat is ingeschreven in strijd met het vorenstaande, zijn alle inschrijvingen van de betreffende (rechts)persoon ongeldig.
1.19 Inschrijven als combinatie Inschrijven als combinatie - een samenwerkingsverband van ondernemers - is toegestaan. Een combinatie geldt als één inschrijver. Na inschrijving kan de combinatie niet meer van deelnemers/combinanten wisselen. De combinanten zijn na gunning hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van alle uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen. _____________________________________________________________________________________ Pagina 9 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________
1.20 Kennelijk onredelijke en/of irreële en/of ongeloofwaardige (eenheids)prijzen De Aanbestedende dienst behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor kennelijk onredelijke en/of irreële en/of ongeloofwaardige (eenheids)prijzen, dan wel de betreffende inschrijving terzijde te leggen en/of de betreffende Inschrijver uit te sluiten van (eventuele) gunning van de Overeenkomst (Opdracht). De Aanbestedende dienst is uitdrukkelijk niet gebaat bij strategische en/of manipulatieve inschrijvingen. Onder een manipulatieve inschrijving wordt in deze verstaan: “Een inschrijving waarmee een inschrijver de gunnings- c.q. beoordelingssystematiek bewust en in strijd met de kenbare bedoelingen van de aanbestedende dienst om realistische en marktconforme prijzen aan te (moeten) bieden, op slinkse wijze beïnvloedt en waarbij de grenzen van een geoorloofde strategische inschrijving zijn/worden overschreden. En/of een inschrijving waarbij de beoordelingssystematiek zo wordt gemanipuleerd dat het daarmee door de aanbestedende dienst beoogde doel wordt verstoord.” Benadrukt wordt, dat de Aanbestedende dienst (slechts) geïnteresseerd is in aanbiedingen (inschrijvingen), waarvoor de Inschrijver/Opdrachtnemer de Opdracht ook daadwerkelijk, naar tevredenheid van Opdrachtgever en Opdrachtnemer, voor een eerlijke en marktconforme prijs kan uitvoeren.
Hetgeen bijvoorbeeld voordelen zal hebben tijdens de uitvoering (-speriode) van de Opdracht respectievelijk de voortgang daarvan.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 10 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________
2.
Eisen met betrekking tot de uitvoering
2.1
Programma van Eisen
De Opdracht c.q. de Overeenkomst wordt uitgevoerd overeenkomstig hetgeen daartoe bepaald is in het Programma van Eisen dat als bijlage A aan dit Aanbestedingsdocument is gehecht. In geval in het Programma van Eisen verwezen wordt naar een bepaald fabricaat, een bepaalde herkomst of een bijzondere werkwijze die kenmerkend is voor de producten of diensten van een bepaalde Ondernemer, een merk, een octrooi of een type, een bepaalde oorsprong of een bepaalde productie, dan dient daarbij/daarachter gelezen te worden ‘of gelijkwaardig’. De bewijsplicht en -last ter zake de gelijkwaardigheid ligt bij de Inschrijver. In/middels/bij zijn inschrijving levert de Inschrijver het betreffende bewijs van gelijkwaardigheid. De Aanbestedende dienst aanvaardt ter zake elk passend (bewijs)middel.
2.2
Overige uitvoeringseisen en -aspecten
2.2.1 Nederlandse taal Tijdens de uitvoering van de Opdracht c.q. de Overeenkomst zal door alle personen, werknemers en ingezette derden welke zorg dragen voor de uitvoering van de Opdracht c.q. Overeenkomst in de contacten met de Opdrachtgever en haar medewerkers, alsmede in de contacten met derden, de Nederlandse taal in woord en geschrift worden gebruikt. Een en ander wordt door Inschrijving gegarandeerd.
2.2.2 Inschakeling onderaannemers bij de opdracht Inschakeling van niet bij deze Aanbestedingsprocedure voorgestelde onderaannemers bij de uitvoering van de Opdracht behoeft te allen tijde steeds voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever.
2.2.3 Geen ongeoorloofde inbreuk op rechten van derden De door Opdrachtnemer krachtens de Overeenkomst op- en afgeleverde diensten en leveringen en, zo mogelijk de daarmee verband houdende documenten, maken geen ongeoorloofde inbreuk op rechten van derden, zodat Opdrachtgever bij het gebruik van een en ander niet geconfronteerd kan/zal worden met aanspraken van (die) derden. De Opdrachtgever kan na op- en aflevering van een en ander dan ook in beginsel vrij over de betreffende diensten en leveringen, en eventueel de daarmee verband houdende documenten, beschikken en deze in het voorkomend geval verspreiden en/of verveelvoudigen.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 11 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________
3.
Minimumeisen (uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen)
In deze Aanbestedingsprocedure gelden minimumeisen ter zake uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Om in aanmerking te kunnen komen voor (eventuele) gunning van de Opdracht mogen op de Inschrijver geen van de in dit hoofdstuk genoemde uitsluitingsgronden van toepassing zijn én dient de Inschrijver te voldoen aan de in dit hoofdstuk genoemde geschiktheidseisen. Indien een Inschrijver zich ter zake de geschiktheidseisen wenst te beroepen op de draagkracht, middelen, ervaringen etc. van (een) derde(n), dan dient hij bij zijn inschrijving aan te tonen dat hij tijdens de uitvoering van de Overeenkomst (Opdracht) ook daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de Overeenkomst (Opdracht) noodzakelijke draagkracht, middelen, ervaringen etc. van die derde(n) én dat de betreffende derde(n) ook daadwerkelijk - in ieder geval voor dat (onder)deel waarop een beroep op die derde(n) wordt gedaan - zal (zullen) worden ingeschakeld bij de uitvoering van de Overeenkomst (Opdracht). Indien een Inschrijver zich beroept op de draagkracht, middelen, ervaringen etc. van (een) derde(n), dan moet(en) die derde(n) middels overlegging van een (eigen) UEA (bijlage B) bij/tezamen met de inschrijving aantonen, dat op hem geen van de (in dit hoofdstuk genoemde) uitsluitingsgronden van toepassing zijn.
De Aanbesteder behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om aan hem over gelegde informatie, gegevens en bescheiden (op juistheid) te controleren en te verifiëren.
3.1
Uitsluitingsgronden
3.1.1 Artikel 2.86 Aanbestedingswet 2012 Van deelname aan de Aanbestedingsprocedure en gunning van de Opdracht wordt uitgesloten, elke Inschrijver op wie in de periode van vijf jaar gelegen voorafgaande aan aanbestedingsdatum de verplichte uitsluitingsgronden als bedoeld in de artikelen 2.86 lid 2 t/m 2.86 lid 6 Aanbestedingswet 2012 van toepassing zijn. Van deelname aan de Aanbestedingsprocedure en gunning van de Opdracht wordt uitgesloten, elke combinatie (een samenwerkingsverband van Ondernemers) waarvan voor/op één of meer van de deelnemers/combinanten op wie in de periode van vijf jaar gelegen voorafgaande aan aanbestedingsdatum de verplichte uitsluitingsgronden als bedoeld in de artikelen 2.86 lid 2 t/m 2.86 lid 6 Aanbestedingswet 2012 van toepassing zijn.
3.1.2 Artikel 2.87 Aanbestedingswet Van deelname aan de Aanbestedingsprocedure en gunning van de Opdracht wordt uitgesloten, elke Inschrijver die in een omstandigheid verkeert zoals opgenomen in artikel 2.87 lid 1 sub b Aanbestedingswet 2012 en/of in artikel 2.87 lid 1 sub j Aanbestedingswet 2012. Van deelname aan de Aanbestedingsprocedure wordt uitgesloten, elke combinatie (een samenwerkingsverband van Ondernemers) waarvan op één of meer van de deelnemers/combinanten die in een omstandigheid verkeert zoals opgenomen in 2.87 lid 1 sub b Aanbestedingswet 2012 en/of in artikel 2.87 lid 1 sub j Aanbestedingswet 2012.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 12 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________
3.1.3 Bewijs bij inschrijving Ten behoeve van het bepaalde in de paragrafen 3.1.1 en 3.1.2 voornoemd vult de Ondernemer (Inschrijver) het als bijlage B aan dit Aanbestedingsdocument gehechte UEA nader in, ondertekent deze en voegt deze toe onder Eis 1.1.
3.1.4 Bewijsstukken na inschrijving De bewijsmiddelen in verband met het bepaalde in de paragrafen 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3 voornoemd als bedoeld in artikel 2.102 lid 1 Aanbestedingswet 2012 zijn: Er worden na inschrijving ter zake geen nadere bewijsstukken verlangd.
3.1.5 Uitsluitingsgrond(en) in verband met het Sanctiepakket Rusland Van deelname aan de aanbestedingsprocedure en gunning van de Opdracht wordt uitgesloten, elke Inschrijver in de hoedanigheid van (volgens de Circulaire ‘Nieuw sanctiepakket Rusland heeft gevolgen voor overheidsaanbestedingen - aangepaste versie d.d. 20 mei 2022’ van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat met kenmerk CE-MC / 22156112): a. b. c. d.
Persoon met een Russische nationaliteit en/of persoon of rechtspersoon (bedrijf, entiteit of orgaan) die gevestigd is in Rusland, of; Rechtspersoon die voor meer dan 50% eigendom is van een Russische partij zoals genoemd onder a. hierboven, of; Persoon of rechtspersoon die handelt in belang van of op aanwijzing van een onder a. en b. hierboven genoemde Russische partij, of; Niet-Russische entiteit, waarbij meer dan 10% van de contractwaarde van de (aanbestede) Opdracht geleverd wordt, of gaat worden, door (een) onderaannemer(s), leverancier(s) of entiteit(en) die als Russische entiteit(en) kunnen worden aangemerkt op basis van het bovenstaande onder a. onder b. en/of onder c.
Van deelname aan de aanbestedingsprocedure en gunning van de Opdracht wordt uitgesloten, elke combinatie (een samenwerkingsverband van ondernemers) waar één of meer van de deelnemers/combinanten in de hoedanigheid verkeert/verkeren van (volgens de Circulaire ‘Nieuw sanctiepakket Rusland heeft gevolgen voor overheidsaanbestedingen - aangepaste versie d.d. 20 mei 2022’ van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat met kenmerk CE-MC / 22156112): a. b. c. d.
Persoon met een Russische nationaliteit en/of persoon of rechtspersoon (bedrijf, entiteit of orgaan) die gevestigd is in Rusland, of; Rechtspersoon die voor meer dan 50% eigendom is van een Russische partij zoals genoemd onder a. hierboven, of; Persoon of rechtspersoon die handelt in belang van of op aanwijzing van een onder a. en b. hierboven genoemde Russische partij, of; Niet-Russische entiteit, waarbij meer dan 10% van de contractwaarde van de (aanbestede) Opdracht geleverd wordt, of gaat worden, door (een) onderaannemer(s), leverancier(s) of entiteit(en) die als Russische entiteit(en) kunnen worden aangemerkt op basis van het bovenstaande onder a. onder b. en/of onder c.
Door (zijn) inschrijving verklaart Inschrijver, dat geen van bovengenoemde uitsluitingsgronden (a, b, c, of d) op hem van toepassing zijn.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 13 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________
3.2
Geschiktheidseisen
Voor eventuele gunning van de Opdracht komt uitsluitend in aanmerking de Inschrijver die, naar het oordeel van de Aanbestedende dienst, tijdig heeft aangetoond te voldoen aan de hieronder in deze paragraaf (met subparagrafen) gestelde minimumeisen met betrekking tot: • De technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid: kerncompetenties (artikel 2.93 Aanbestedingswet 2012); • De technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid: inschrijving register NBA; • Beroepsbevoegdheid: Wta-vergunning AFM.
3.2.1 De technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid: kerncompetenties Om in aanmerking te (kunnen) komen voor de Opdracht, dient een Inschrijver te beschikken over aantoonbare ervaring met de uitvoering én oplevering van tenminste één (1) ‘Opdracht’ in de afgelopen drie (3) jaar (voorafgaande aan datum inschrijving) die betrekking heeft (had) op: Kerncompetentie 1: Kennis van, en ervaring met, het uitvoeren van (een) accountantscontrole(s) waaronder het controleren van de jaarrekening, de uitvoering van de certificerende functie en de daaruit voortvloeiende natuurlijke adviesfunctie. Kerncompetentie 2: Kennis van, en ervaring met, decentrale overheden, regelgeving op decentraal overheidsgebied, actuele ontwikkelingen op voornoemde gebieden, en (de) bestuurlijke advisering daaromtrent.
3.2.1.1 Bewijs bij inschrijving Ten behoeve van het bepaalde in paragraaf 3.2.1 voornoemd vult de Inschrijver het als bijlage E aan dit Aanbestedingsdocument gehechte Document Bewijsstuk referentie in, ondertekent dit en voegt dit toe onder Eis 1.2. (zie paragraaf 4.2).
3.2.1.2 Bewijsmiddelen na Inschrijving De bewijsmiddelen in verband met het bepaalde in de paragrafen 3.2.1 en 3.2.1.1 als bedoeld in artikel 2.102 lid 1 Aanbestedingswet 2012 zijn: Er worden na inschrijving ter zake geen nadere bewijsstukken verlangd.
3.2.2 De technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid: inschrijving register NBA De RA accountant(s) die verantwoordelijk is (zijn) voor de uitvoering van onderhavige opdracht dienen ingeschreven te staan in het register van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).
3.2.2.1 Bewijs bij inschrijving Ten behoeve van het bepaalde in paragraaf 3.2.2 voornoemd vult de Inschrijver het als bijlage B aan dit Aanbestedingsdocument gehechte Uniform Europees Aanbestedingsdocument in, ondertekent dit en voegt dit toe onder Eis 1.1. (zie paragraaf 4.2).
_____________________________________________________________________________________ Pagina 14 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________
3.2.1.2 Bewijsmiddelen na Inschrijving De bewijsmiddelen in verband met het bepaalde in de paragrafen 3.2.2 en 3.2.2.1 als bedoeld in artikel 2.102 lid 1 Aanbestedingswet 2012 zijn: Er worden na inschrijving ter zake geen nadere bewijsstukken verlangd.
3.2.3 Beroepsbevoegdheid: Wta-vergunning AFM Inschrijver dient voor het verrichten van wettelijke controles te beschikken over een Wta-vergunning die is afgegeven door de Autoriteit Financiële Markten, en ingeschreven te staan in het bijbehorende openbare register.
3.2.3.1 Bewijs bij inschrijving Ten behoeve van het bepaalde in paragraaf 3.2.3 voornoemd vult de Inschrijver het als bijlage B aan dit Aanbestedingsdocument gehechte Uniform Europees Aanbestedingsdocument in, ondertekent dit en voegt dit toe onder Eis 1.1. (zie paragraaf 4.2).
3.2.3.2 Bewijsmiddelen na Inschrijving De bewijsmiddelen in verband met het bepaalde in de paragrafen 3.2.3 en 3.2.3.1 als bedoeld in artikel 2.102 lid 1 Aanbestedingswet 2012 zijn: Er worden na inschrijving ter zake geen nadere bewijsstukken verlangd.
3.3
Een (eventueel) gebrek
In het geval van een gebrek in het (als bijlage B aan dit Aanbestedingsdocument gehechte) UEA of in geval van een gebrek met betrekking tot de bewijsmiddelen/bewijsstukken stelt de Aanbestedende dienst de betreffende Inschrijver in de gelegenheid om het gebrek te herstellen binnen een termijn van twee (2) werkdagen, te rekenen vanaf de dag van verzending van een verzoek daartoe. De Aanbestedende dienst verzendt dit bericht per elektronisch bericht. Indien de Aanbestedende dienst het gevraagde niet binnen de daartoe gestelde termijn heeft ontvangen of indien het gebrek niet door het antwoord is hersteld, komt de Inschrijver niet in aanmerking voor verdere deelname aan de Aanbestedingsprocedure.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 15 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________
4.
Aanbestedingsprocedure
4.1
Aanbestedende dienst
De kerngegevens van de Aanbestedende dienst voor deze Aanbestedingsprocedure betreffen: Gemeente Montfoort Postbus 41 3417 ZG Montfoort Bezoekadres: Kasteelplein 5 (3417 JG) Montfoort Contactpersoon: Inkoop Bureau Midden Nederland t.a.v. Kenniscentrum (kenniscentrum@ibmn.eu).
4.2
De inschrijving
De inschrijving geschiedt via ABK. Andere of andersoortige inschrijvingen zullen (dan ook) niet in behandeling worden genomen. De uiterste datum en het uiterste tijdstip voor de ontvangst van de inschrijvingen is vermeld in ABK. De inschrijving moet voldoen aan de voorschriften en voorwaarden zoals opgenomen in dit Aanbestedingsdocument. De inschrijving dient op Aanbestedingsdatum en -tijdstip én op straffe van directe uitsluiting van de Aanbestedingsprocedure en/of op straffe van ongeldigheid van de inschrijving, de navolgende documenten/bescheiden te (be-) omvatten: Kluis 1 inhoudende: Eis 1.1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) Het nader ingevulde en rechtsgeldig ondertekende Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (bijlage B) als genoemd in hoofdstuk 3 van dit Aanbestedingsdocument, en; Eis 1.2 Document Bewijsstuk referentie Het rechtsgeldig ondertekende en volledig ingevulde Document Bewijsstuk referentie dat als bijlage E bij het Aanbestedingsdocument is gevoegd, en; Eis 1.3 Kwalitatieve documenten De Kwalitatieve documenten bestaande uit: •
Onderdeel A Plan van Aanpak, met maximale omvang van 6 pagina’s A4 en 1 A3 voor de planning;
•
Onderdeel B Kennisuitwisseling en continuïteit van de dienstverlening met maximale omvang 3 pagina’s A4 exclusief maximaal 2 pagina’s A4 per CV;
•
Onderdeel C Natuurlijke adviesfunctie met maximale omvang van 2 pagina’s A4.
De aan te leveren Kwalitatieve documenten hebben een maximale omvang zoals hierboven beschreven en zijn (enkelzijdige) pagina’s met normale lay-out en lettertype. Een eventueel toegevoegd voorblad, inhoudsopgave, (verwijzingen naar) bijlagen e.d. worden niet beschouwd _____________________________________________________________________________________ Pagina 16 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________ als een onderdeel van het Kwalitatieve documenten en worden niet beoordeeld en niet gewaardeerd. Kluis 2 inhoudende: Eis 2.1 Prijzenblad Het rechtsgeldig ondertekende en volledig ingevulde Prijzenblad dat als bijlage F bij het Aanbestedingsdocument is gevoegd. LET OP: Uw inschrijving is pas ingediend op het moment dat u uw Inschrijving heeft vrijgegeven middels de knop ‘Indienen’. Zie voor een nadere toelichting de link naar de handleiding in paragraaf 1.6 van dit Aanbestedingsdocument. Zo spoedig mogelijk na het uiterste tijdstip voor de ontvangst van de inschrijvingen zal de opening van de inschrijvingen (c.q. van de digitale kluis) plaatsvinden. Een en ander geschiedt NIET in het openbaar. Er vindt dus geen openbare aanbestedingszitting plaats. Er worden derhalve geen Inschrijvers toegelaten bij de opening. Van het openen van de inschrijvingen wordt proces-verbaal opgemaakt dat zal worden toegezonden aan de Inschrijvers.
4.2.1 Te late Inschrijving Inschrijvingen die na de in ABK vermelde uiterste datum en het uiterste tijdstip voor de ontvangst van de inschrijvingen door de Aanbestedende dienst worden ontvangen, worden zonder meer uitgesloten van de Aanbestedingsprocedure en zullen derhalve niet in behandeling worden genomen.
4.2.2 Ongeldige Inschrijvingen Een inschrijving die niet voldoet aan de eisen en voorwaarden gesteld in dit Aanbestedingsdocument is ongeldig. Ongeldige inschrijvingen worden niet in behandeling genomen. Eveneens ongeldig is een inschrijving waaraan één of meer voorwaarden of voorbehouden zijn verbonden.
4.2.3 Gestanddoeningstermijn De inschrijving c.q. de aanbieding moet een gestanddoeningstermijn hebben van tenminste vier (4) maanden. De Aanbestedende dienst kan verzoeken de gestanddoeningstermijn te verlengen. In geval een kort geding als bedoeld in paragraaf 4.6 van dit Aanbestedingsdocument aanhangig wordt gemaakt, eindigt de termijn van gestanddoening (evenwel) 16 kalenderdagen na de dag waarop in eerste aanleg is beslist.
4.2.4 Inschrijving intrekken Een inschrijver kan (slechts) tot uiterlijk Aanbestedingsdatum en -tijdstip door middel van een duidelijke, ondertekende verklaring zijn inschrijving intrekken.
4.3
Inlichtingen en nota van inlichtingen
Vragen en/of nadere Inlichtingen met betrekking tot het Programma van Eisen en de overige Aanbestedingsstukken als bedoeld in de artikelen 2.53 en 2.54 Aanbestedingswet 2012 dienen via ABK te worden gesteld. Hierbij dient gebruik te worden gemaakt van het ter beschikking gestelde sjabloon in bijlage C van dit Aanbestedingsdocument. _____________________________________________________________________________________ Pagina 17 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________ De vragen en nadere Inlichtingen kunnen worden gesteld tot de datum en het tijdstip welke zijn vermeld in paragraaf 1.16 van dit Aanbestedingsdocument.
4.4
(Eventuele) gunning van de opdracht
Gunning geschiedt op basis van het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding’ (BPKV). Een opgave van hetgeen daartoe door de Inschrijver bij inschrijving moet worden ingediend (paragraaf 4.2) en de wijze en weging van beoordeling en gunning is vermeld in hoofdstuk 5 van dit Aanbestedingsdocument.
4.5
Eventuele loting
Indien twee of meer Inschrijvers gelijkelijk voor gunning van de Opdracht c.q. de Overeenkomst in aanmerking komen, zal aan de inschrijver met de hoogste beoordeling/score op de kwalitatieve aspecten van de inschrijving/aanbieding gegund worden. In geval geen onderscheid voornoemd valt op te maken, beslist het lot aan wie van hen de Opdracht c.q. Overeenkomst zal worden opgedragen. De desbetreffende Inschrijvers worden er tijdig van in kennis gesteld, dat een loting zal plaatsvinden en waar, wanneer en door wie de loting zal worden gehouden. Zij zijn bevoegd daarbij in persoon of bij gemachtigde tegenwoordig te zijn.
4.6
Voornemen tot gunning en rechtsbescherming
Het (eventuele) voornemen tot gunning (§ 2.3.8.8 Aanbestedingswet 2012) zal aan alle Inschrijvers schriftelijk (via ABK) kenbaar worden gemaakt. De Aanbestedende dienst zal in beginsel gedurende een termijn van tenminste 20 kalenderdagen (ingaande de dag na verzending van het voornemen tot gunning via Aanbestedingskalender), geen uitvoering geven aan die beslissing en niet tot ondertekening van de Overeenkomst en/of tot opdrachtverlening voor de Opdracht overgaan, teneinde inschrijvers gedurende die ‘standstill-termijn’ gelegenheid te bieden een kort geding aanhangig te maken tegen het voornemen tot gunning. Een kort geding dient op straffe van verval van rechten binnen de standstill-termijn daadwerkelijk aanhangig te worden gemaakt, hetgeen onder meer betekent dat de betreffende dagvaarding binnen de standstill-termijn aan de Aanbestedende dienst daadwerkelijk betekend dient te worden/zijn. De concrete standstill-termijn zal bij aankondiging en in de brieven met het voornemen tot gunning aan de Inschrijvers bekend worden gemaakt.
4.6.1 Bevoegde rechter Op de Aanbestedingsprocedure is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die ontstaan naar aanleiding van de Aanbestedingsprocedure dienen te worden voorgelegd aan de bevoegde (voorzieningen)rechter in het arrondissement van rechtbank Midden-Nederland.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 18 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________
5.
De inschrijving en wijze en weging van beoordeling en gunning
5.1
Gunning op ‘beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)’
Gunning door de Aanbestedende dienst geschiedt op basis van het gunningscriterium (zie artikel 2.114 lid 1 Aanbestedingswet 2012) ‘economisch meest voordelige inschrijving vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)’. De inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding is de inschrijving met de laagste fictieve inschrijvingssom. De fictieve inschrijvingssom wordt bepaald door prijs (inschrijvingssom als vermeld op het Prijzenblad) exclusief BTW minus de behaalde meerwaarde op de kwalitatieve subgunningscriteria A, B en C. Fictieve inschrijvingssom = prijs (inschrijvingssom als vermeld op het prijzenblad) – (meerwaarde kwalitatieve subgunningscriteria A, B en C) De totale maximale fictieve korting van de kwalitatieve subgunningscriteria bedraagt €252.000,-. Onderstaande tabel geeft een opsomming van de kwalitatieve subgunningscriteria en de maximaal te behalen meerwaarde per kwaliteitsonderdeel: Gunningscriterium A Plan van Aanpak B Kennisuitwisseling en continuïteit van de dienstverlening C Natuurlijke adviesfunctie Prijs Totaal
Fictieve korting € 110.000,€ 90.000,€ 52.000,€ 252.000
De subgunningscriteria betreffende (de) ‘beste prijs-kwaliteit verhouding’ (BPKV) zijn aldus: 1. 2.
Prijs; Kwaliteit volgens de navolgende subsubgunningscriteria: A: Plan van Aanpak B: (Invulling) Kennisuitwisseling en continuïteit van de dienstverlening C: (Invulling) Natuurlijke adviesfunctie
A: Plan van Aanpak Aanbestedende dienst zal de Inschrijving beoordelen op het ingediende plan van aanpak. Inschrijver beschrijft en motiveert in het Plan van Aanpak hoe hij een bijdrage levert aan de realisatie van de doelstellingen van de gemeente. De inschrijver toont daarbij aan, dat hij de opdracht doorgrondt en door middel van een plan van aanpak de opdracht kan realiseren. De antwoorden zijn SMART beschreven. De inschrijver toont ambitie en commitment. Het Plan van Aanpak bevat minimaal de volgende elementen: • De wijze waarop de controle is ingericht en welke controletechnieken worden toegepast. • De wijze waarop de Raad wordt ondersteund in de uitvoering van de controlerende rol. • De omgang met gevonden fouten. _____________________________________________________________________________________ Pagina 19 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________ • • • •
De verwachtingen van de Inschrijver ten aanzien van de ambtelijke organisatie in relatie tot de interim- en eindejaar controle. Planning inclusief op welke wijze de planning wordt vormgegeven en hoe geborgd wordt dat deze planning wordt nagekomen. De wijze waarop Inschrijver de gemeente (Opdrachtgever) informeert over de uitgevoerde werkzaamheden. De wijze waarop Inschrijver aandacht heeft voor klanttevredenheid en omgaat met opmerkingen en meldingen/klachten.
Tevens licht Inschrijver het subgunningscriterium Plan van Aanpak mondeling toe, zie de paragraaf ‘Mondelinge toelichting subgunningscriteria A, B en C’ hieronder. B: Kennisuitwisseling en continuïteit van de dienstverlening Aanbestedende dienst zal de Inschrijving van Inschrijver beoordelen op de beschrijving van de wijze waarop kennisuitwisseling en borging van de werkzaamheden plaatsvindt en de continuïteit van de dienstverlening geborgd wordt. De beschrijving bevat minimaal de volgende elementen: • Samenstelling en kwaliteit van het team, inclusief een beknopt CV per in te zetten medewerker; • Het voorkomen van, en omgang met, mutaties in het team; • Kennisuitwisseling en borging van de werkzaamheden voor de gemeente tijdens de looptijd van het contract; • Continuïteit van de dienstverlening waaronder het borgen hiervan, invulling geven aan afspraken over planning van uit te voeren werkzaamheden en flexibiliteit bij gewijzigde omstandigheden. Tevens licht Inschrijver het subgunningscriterium Kennisuitwisseling en continuïteit van de dienstverlening mondeling toe, zie de paragraaf ‘Mondelinge toelichting subgunningscriteria A, B en C’ onderaan deze pagina. C: Natuurlijke adviesfunctie Aanbestedende dienst hecht veel waarde aan een accountant die niet alleen achteraf een controlerende rol vervult, maar die ook actief en ongevraagd met Opdrachtgever meedenkt.
Aanbestedende dienst wil daarom inzicht krijgen in uw visie op de adviesfunctie en de wijze waarop u hieraan invulling geeft. U dient in uw uitwerking in ieder geval in te gaan op de volgende onderwerpen: • Visie op en invulling van de adviesfunctie; • De betrokkenheid van de verantwoordelijke accountant; • Stimuleren van kwaliteitsontwikkeling bij de gemeente; • Communicatie omtrent ontwikkelingen die van invloed zijn op de financiële huishouding van de gemeente. Tevens licht Inschrijver het subgunningscriterium Natuurlijke adviesfunctie mondeling toe, zie de paragraaf ‘Mondelinge toelichting subgunningscriteria A, B en C’ onderaan deze pagina. Mondelinge toelichting subgunningscriteria A, B en C Inschrijver krijgt de gelegenheid om subgunningscriterium A, B en C toe te lichten op de in hoofdstuk 1.16 (Planning) genoemde datum. Het exacte tijdstip wordt u via een bericht in ABK bekendgemaakt. Op de datum en het aangegeven tijdstip dient Inschrijver beschikbaar te zijn om een mondelinge toelichting te verzorgen. De mondelinge toelichting zal maximaal een uur in beslag nemen. _____________________________________________________________________________________ Pagina 20 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________ Door maximaal 3 functionarissen van Inschrijver wordt een mondelinge toelichting op de Inschrijving gegeven, waarbij in ieder geval de partner en controleleider aanwezig dienen te zijn. Vorengenoemde functionarissen betreffen functionarissen die in geval van gunning daadwerkelijk worden ingezet voor het uitvoeren van de dienstverlening. De agenda van de mondelinge toelichting is als volgt: • Korte introductie van Inschrijver; • Toelichting offerte subsubgunningscriteria A, B en C; • Beantwoording vragen van het beoordelingsteam.
5.2
De beoordeling
De inschrijvingen worden volgens dit hoofdstuk van het Aanbestedingsdocument door de Aanbestedende dienst beoordeeld. De (natuurlijke) personen zijn daarbij feitelijk niet relevant, want zij zijn slechts vertegenwoordigers van de Aanbestedende dienst. De Aanbestedende dienst beoordeelt met inachtneming van de relevante functies. De beoordeling door de Aanbestedende dienst van de prijs en de hierboven genoemde kwalitatieve subsubgunningscriteria vindt conform de beschrijving in dit document plaats. Bijlage D betreft een voorbeeld van een gunnings- en beoordelingsmatrix, waarbij een aantal willekeurige beoordelingen op prijs en kwaliteit zijn uitgewerkt. Kwaliteit De kwalitatieve subsubgunningscriteria A, B en C worden ieder afzonderlijk door de Aanbestedende dienst beoordeeld middels een rapportcijfer 1, 2, 3, 4 of 5. Het rapportcijfer wordt vervolgens omgerekend naar een percentage van de maximaal te behalen fictieve korting. Cijfer 1 2 3 4 5
% van maximale fictieve korting 0% 20% 50% 80% 100%
Omschrijving Geen invulling Onvoldoende Voldoende Goed Uitstekend
De uitwerking van subsubgunningscriteria A, B en C van de Inschrijver wordt beoordeeld op: • De mate waarin inschrijver compleet is in de beantwoording. Een antwoord is compleet als alle genoemde aandachtspunten terugkomen en het antwoord volledig is; • De mate waarin de uitwerking consistent is. Van consistentie is sprake als er geen tegenstrijdigheden zitten tussen de antwoorden; • De mate waarin de uitwerking aansluit/toepasbaar is voor de Aanbestedende dienst; • De mate waarin de uitwerking inhoudelijk relevant is; • De mate waarin de uitwerking concreet en praktisch uitvoerbaar is voor de Aanbestedende dienst; • De mate waarin de uitwerking reëel haalbaar is voor de Aanbestedende dienst; • De mate waarin de uitwerking met maatregelen is geborgd; • De mate waarin de uitwerking aantoonbaar is voor Aanbestedende dienst; • De mate waarin de uitwerking een meerwaarde biedt voor Aanbestedende dienst.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 21 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________ Voor subsubgunningscriterium B Kennisuitwisseling en continuïteit van de dienstverlening geldt daarnaast ook onderstaand punt: • De mate waarin de in te zetten medewerkers aansluiten op de kennis en ervaring die nodig zijn voor het uitvoeren van de opdracht, het aantal jaren (relevante) ervaring en de mix van vaardigheden en deskundigheid. Prijs U dient uw inschrijfprijs aan te bieden conform het aangeleverde Prijzenblad (bijlage F). Inschrijver dient een urencalculatie in het Prijzenblad (bijlage F) op te nemen voor de werkzaamheden voor een controlejaar. Hierbij worden de volgende onderdelen onderscheiden: - Voorbereiding en planning; - Interim-controle; - Interim-controle rapport, inclusief besprekingen; - Jaarrekeningcontrole; - Eindcontrolerapport + besprekingen; - Adviezen in het kader van de natuurlijke adviesfunctie. Hierbij dient inzicht te worden gegeven in hoeveelheid uren x gehanteerde uurtarieven. Daarnaast dient weergegeven te zijn op welke functionarissen deze tarieven betrekking hebben (partner, manager, controleleider, specialisten, assistenten etc.). De prijsopgave dient exclusief BTW plaats te vinden.
De uurtarieven van de door inschrijver benoemde functies zoals partner, controleleider, senior-, medioren junior assistent/adviseur gelden voor (aanvullende) adviesopdrachten gedurende de contractperiode. Er is pas sprake van meerwerk als dit vooraf is aangegeven door de accountant en schriftelijk door gemeente Montfoort is goedgekeurd. Inschrijver dient alle gevraagde werkzaamheden af te prijzen en de benodigde functionarissen met bijbehorende tarieven in de geel gearceerde cellen in te vullen in het Prijzenblad (bijlage F). Inschrijver verklaart door middel van inschrijving dat alle eisen zoals vermeld in het Programma van eisen, en zoals aangepast in de nota(’s) van inlichtingen en het aanbod van inschrijver aangeboden in de aangeboden prijzen verwerkt zijn. Alle geoffreerde tarieven zijn all-in tarieven (dat wil zeggen o.a. inclusief reis- en verblijfkosten, administratiekosten etc.) en exclusief BTW. De geoffreerde tarieven staan vast gedurende de uitvoering van de overeenkomst behoudens indexatie, zie bijlage G. Het is inschrijver niet toegestaan een nul prijs in te dienen. Het is absoluut niet toegestaan negatieve prijzen aan te bieden. Het niet invullen van (onderdelen van) het prijzenblad leidt tot ongeldigheid van de inschrijving.
De prijs die in cel L14 van het Prijzenblad (bijlage F) is opgenomen wordt gebruikt in de formule voor het berekenen van de fictieve inschrijvingssom.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 22 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________
5.3
(Eventuele) Gunning
De (eventuele) gunning door de Aanbestedende dienst (‘aanbesteder’) geschiedt aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving vastgesteld op basis van de beste prijskwaliteitverhouding.
_____________________________________________________________________________________ Pagina 23 van 39
Aanbestedingsdocument: Accountantscontrole met kenmerk IBMN-2022-MON-AH-003 _____________________________________________________________________________________
6.
Contractvorming en afrondende bepalingen
6.1
Contractvorming
Contractvorming met betrekking tot de Opdracht vindt plaats met inachtneming van de bepalingen van dit Aanbestedingsdocument, de (eventueel) opgemaakte Nota(‘s) van Inlichtingen en de inschrijving van de gegunde ondernemer, alsmede overeenkomstig de als bijlage G aan dit aanbestedingsdocument gehechte (concept-)Overeenkomst. Aan de hand van vorengenoemde documenten, zal de als bijlage G aan dit Aanbestedingsdocument gehechte (concept-)Overeenkomst definitief worden opgemaakt en ter ondertekening aan de betreffende gegunde Ondernemer worden voorgelegd. Indien nodig zal ter zake een (voorbereidende) contractbespreking worden belegd. Onderhandelingen zullen evenwel niet plaatsvinden.
6.2
Kostenvergoeding
De door een Inschrijver (eventueel) gemaakte kosten in verband met de deelname aan de Aanbestedingsprocedure worden niet vergoed.
6.3
Voertaal
De voertaal in de Aanbestedingsprocedure is Nederlands. De bij en eventueel na de inschrijving te verstrekken bescheiden/documenten moeten in de Nederlandse taal zijn gesteld.
6.4
Diversen
Tijdens de Aanbestedingsprocedure geldt dat in geval van tegenstrijdigheden in opgestelde Nota’s van Inlichtingen en de overige onderdelen en bijlagen van dit Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen, de nota’s van inlichtingen in rangorde vóór gaan op (de onderdelen van) dit Aanbestedingsdocument. Indien Nota’s van Inlichtingen onderlinge tegenstrijdigheden bevatten, prevaleert een later opgestelde Nota van Inlichtingen boven de eerder opgestelde Nota van Inlichtingen. Niettegenstaande bovenstaande rangorde dienen deelnemers aan de Aanbestedingsprocedure zo spoedig mogelijk de Aanbestedende dienst op de hoogte te stellen van tegenstrijdigheden. Na sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijvingen kan hierop in beginsel geen beroep meer worden gedaan.