Raads- en griffieplan 2021 - 2022

2.3.9 Leiding geven aan team griffie Stotus quo Vanaf de komst van de nieuwe griffier vindt wekelijks op dinsdagochtend griffie-overleg plaats en koppelt ieder zaken terug (uit presidium, werkgroepen etc.) die relevant zijn. Ook

worden de acties voor de week doorgenomen. lndien gewenst worden extra overlegmomenten ingelast. Daarnaast heeft de griffier zowel met de plaatsvervangend griffier als de griffiemedewerker een functioneringsgesprek gehad en is uitgesproken op welk vlak zij zich de komende

periode willen ontwikkelen en hoe de griffier hier in coachende zin een bijdrage aan kan leveren. Structureel worden hier contactmomenten voor ingepland. Ook met de raadsadviseur, die tot aan zijn pensioen nog 1 dag per week aan de griffie verbonden is,

vindt regelmat¡g een gesprek plaats over de door hem opgepakte taken (vooralsnog de cursus Politiek Actief, de rekeningcommissie en contacten aangaande de rekenkamer). Deze raodsperiode (2021-2022) Het wekelijkse werkoverleg zal gecontinueerd worden. Verder zullen er één-op-één

overleggen worden ingepland. Met de plv. griffier iedere maand (na iedere cursusdag) om het geleerde te reflecteren, met de griffíe-medewerker eveneens iedere maand om polshoogte te houden hoe het gaat, en te bepalen waarbij ondersteuning nodig is. Ook met de raadsadviseur wordt ieder maand bekeken of het huidige takenpakket nog passend is en

of er nog ruimte is voor een extra taak. Vanwege de kwetsbaarheid, leeftijdsopbouw (allen 45+) en alle taken die er liggen (zowel reguliere taken, taken om de basis op orde te krijgen en plustaken om invulling te geven aan de ambities van de raad, is griffie uitbreiding nodig (1.39 fte). Dan kunnen de actiepunten

die onder 2.3.Lt/m 2.3.8 staan aangegeven, verwerkt in het griffieplan worden uitgevoerd. De griffier kan zich dan beperken tot het presidium, de rekeningcommissie, de raad, de

werkgeverscommissie en de overleggen intern (drie-hoek, S-team) en extern (griffiersoverleg, De6, griffierskring West-Brabant en de commissie professionalisering) De plv. griffier en nieuw te werven commissiegriffier (32 uur) kunnen dan samen de 22

informatie-avonden (nu door griffier en plv. griffier) en overige commissies verdelen Verder zijn de functieprofielen voor de griffie: griffier, plv. griffier/commissiegriffier en

griffie-medewerker nog n¡et vastgesteld en gewaardeerd. De wens is om het dit jaar zo spoedig mogelijk op te pakken (zie ook 2.3.9). NB: Het is hierbij goed te weten dat VNGbestuur in december 2020 besloten heeft om griffies vooralsnog in zijn geheel uit HR21te halen, en in juni 2O27lot één profiel te komen. Het komende half jaar wordt dan ook samen met de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden gewerkt aan dat ene profiel dat in HR21 opgenomen kan worden. Zie, https://www.sriff iers. n l/home/n ieuws/645 De griffier heeft in de werkgeverscommíssie van december 2O2O aangegeven de plv. griffíer,

na het vaststellen van de functieprofielen en waardering, in een hogere schaal te willen

plaatsen, passend bij de functie en gemeentegrootte van Moerdijk (schaal 10 i.p.v. schaal s). Na het behalen van de Leergang griffier zou dit met terugwerkende kracht kunnen

geschíeden (over 2021). Tevens heeft zij aangegeven de 4 uur uitbreiding (van 24 naar 28 uur per week) structureel

te willen maken. Deze kosten worden tot L-6-2O21betaald uit het budget benoemingsprocedure burgemeester. De gríffie-medewerker heeft aangegeven er 2 uur per week (van 22 naar 24 uur per week)

bij te willen hebben om zodoende al iets aan de genoemde raadscommunicatie te doen. Daarnaast zal voorlopig middels ambtelijke bijstand (iom met de gemeentesecretaris) een aantal uren strategische raadscommunicatie per maand nodig zijn. Als de raad zijn ambities op dit vlak wil waarmaken zal het echter nodig zijn een raadscommunicatie-adviseur aan te stellen (12 uur per week). Deze t2 uur is gebaseerd op een gemiddeld aantal uren dat griffies van gemeenten van deze omvang spenderen aan communicatie, Ook kan gedacht

worden dit structureel middels ambtelijke bijstand te regelen. De nieuw te werven commissiegriffier, vanwege de leeftijdsopbouw binnen de griffie wordt de voorkeur gegeven aan een jong iemand (bijvoorbeeld iemand die net afgestudeerd is), is de verwachting dat deze niet zal komen bij een dienstverband van minder dan 32 uur. De

werkgeverscommissie dient de flexibiliteit en ruimte te krijgen om indíen gewenst een dienstverband van 36 uur aan te bieden. Nieuwe raadsperiode (2022-2026) ln de nieuwe raadsperiode is de griffie op orde en in staat om invulling te geven aan de ambitie die de raad zich gesteld heeft in de profielschets die zij voor de nieuwe griffier heeft vastgesteld. Een toekomstbestendíge griffie voor een toekomstbestendige raad I Budget Er is een extra budget van € IL3.263 nodig (waarbij P&O uitgaat van de maximale

inschaling) om invulling te geven aan de functie voor een raadsadviseur/commissiegriffier, een raadscommunicatie adviseur en voor de urenuitbreiding voor de plv. griffier en de

griffie-medewerker. Dit zal in een apart raadsvoorstel worden voorgelegd.

23

Griffieplan 2O2f--2022

3.7

lnleiding

De griffie is de ambtelijke, onafhankelijke, ondersteuning van de gemeenteraad als collectief, van

alle individuele raadsleden, burgerleden en van de burgemeester in zijn rol als voorzitter van de raad en voor de commissievoorzitters. De griffier geeft leiding aan de griffiemedewerkers en is tevens de

eerste adviseur van de raad. De griffier en de griffiemedewerkers zorgen ervoor dat vergaderingen van de raad en alle door de raad ingestelde gremia in goede banen worden geleid, verzorgen de

informatievoorziening ('stukkenstroom') van en naar raad en helpen raadsleden bij het formuleren van moties, amendementen en initiatiefvoorstellen. Verder verzorgen zij de communicatie voor de raad (gewenste ontwikkeling), voorzien in de behoefte tot training en opleiding, fungeren als vraagbaak, en toetsen en bewaken een juiste besluitvorming door de raad. Het griffieplan is een logische vertaling van de ambities van de raad (i+ bestuursakkoord/begroting en raadsplan). ln de opbouw van dit griffieplan is de doorvertaling weergegeven naar inríchting, capaciteit en kwaliteit van de griffie. Om LjO% de ambitie van de raad waar te maken en alle taken die hierna expliciet benoemd staan uit te voeren is uitbreiding op de griffie nodig. Anders kunnen wij slechts de 'winkel' openhouden en de reguliere zaken oppakken maar niet verbeteren, vernieuwen en verbinden als kernwaarden waar wij als griffie voor zouden willen staan.

3.2

KernkwaliteitengriflieMoerdijk

Om de raad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen goed te kunnen ondersteunen, staan bij de griffie de volgende kernwaarden centraal:

¡ ¡ o

Verbeteren (basis op orde), Vernieuwen (invulling geven aan veranderende positie van de raad in de participatiemaatschapp¡j) en Verbinden (tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners).

Daarnaast sluiten we graag aan bij de kernwaarden die de organisatie zich in Van Goed Naar Beter heeft gesteld: samenwerken, bevlogen, aansprekend en vertrouwd. Voor de griffie zijn de volgende kernkwaliteiten/competenties gewenst:

'/ Onafhankelijk. De griffie ondersteunt de hele raad zonder onderscheid naar deze of gene

'/ '/

fractie. De griffie is benaderbaar, integer en toegankelijk voor raadsleden, ambtenaren, burgemeester, wethouders, inwoners, maatschappelijke organisaties en andere betrokkenen. Deskundig. De griffiemedewerkers hebben een constructieve, signalerende en probleemoplossende houding en kunnen goed functioneren in het politiek-bestuurlijkambtelijke krachtenveld. Ze weten waar het om draait en hebben kennis van zaken Gericht op somenwerking.De griffiemedewerkers hebben, binnen en buiten de gemeentelijke organisatie een goed en relevant netwerk en zijn binnen deze netwerken gericht op samenwerking. Dit komt de informatiepositie en de onderlinge kennisuitwisseling ten goede.

24

Daarnaast zijn nog aanvullende competenties op de griffie vereist, denk aan:

polítiek/bestuurlijke sensitiviteit, daadkracht en vernieuwingsgerichtheid. De competentiescan, door de Nederlandse vereniging van griffiers is gemaakt, kijkt nog naar een breder pakket aan benodigde competenties, waaronder ook stressbestendigheid, communícatie, initiatief, analytisch vermogen etc. Het is aardig deze scan door de medewerkers van de griffie te laten doen om zo te kijken waar we als griffie staan en waarop een ieder zich nog verder kan ontwikkelen.

3.3 FormotÍe gr¡fiÍ¡e De formatie van de griffie is aan verandering onderhevig. Dit heeft enerzijds te maken met de omvang van de gemeente ( inwoners) en anderzijds met de ambitie van de raad. Voor de uitvoering van alle taken genoemd in het raadsplan is de volgende omvang van de griffie minimaal benodígd.

Griffier

1fte (36 uur)

lsnuTfte

Algemene leiding en coacl"fing als strategische griffier (externe en interne oriëntatie) richting griffie, raad, presidiu m, werkgeverscommissie, budgethouder producten van de Griffie en de raad, rekeningcommissie, driehoek, S-team, advisering burgemeester, griffiers overleg D6 en West-Brabant,

dorps/stadstafels, maatschappelijke organisatíes en inwoners Advisering aan raadsleden en advisering aan ambtelijke organisatie (o.a. gebruik ¡nstrumenten raad, aanvliegroute en kwaliteit stukken) Raadsadviseur, le plv. griffier

o,7g fte (28 uur) Is nu

tijdelijk 0,78 tot

1/6/21 Nu nog

Focus op commissievoorzittersoverleg, L of 2

commissies en werkgroepen. Coördinatie

informatieavonden iom 2u commissiegriffier. Aanvullende taakaccenten als facturering. Advisering aan raadsleden en advisering aan ambtelijke organisatie (o.a. gebruik instrumenten raad, aanvlíegroute en kwaliteit stukken)

begroot 0,67 fte

(24 uur) Raadsadviseur

0,89 fte (32 uur) Nu 0,2 fie (Ricus)

Adviseur Raadscommunicatie (**)

0,33 fte {12 uur}

Focus op 1 of 2 commissies, en werkgroepen, coördinatie informatieavonden. Aanvullende taakaccenten zoals ICT ondersteuning. Advisering aan raadsleden en advisering aan ambtelijke organisatie (o.a. gebruik instrumenten, aanvliegroute en kwaliteit stukken)

Ontwikkelen commu nicatieplan griffie, waa rin communicatie over besluitvorming raad, positionering en profilering raad, raadsleden, 25

ls nu niet

voorhond

verzorgen gast van de raad, afstemming met communicatie gemeente

en

(**) wellicht optie deze ondersteuning middels ambtelijke bijsta nd te verkrijgen. Administratieve ondersteuning

0,65 fte (24 uurl ,s nu

0,6 fte (22

uur)

lnplannen vergaderingen, contacten Notubiz, plaatsen agenda's en stukken, afwikkeling f ra ctievergoed i n gen, mai I griff ie, u itzetten raadsvragen, uitvoerende communicatie uitingen etc.

Toelichting Op dit moment is er onvoldoende ontwikkel, organisatie en verbindingskracht die nodig is hier

invulling aan te geven en mijn strategische denkkracht als griffier ten volle in te zetten. Om de ambitie waar te kunnen maken zijn voldoende competenties, kwaliteiten en vaardigheden benodigd maar ook formatie. De omvang van de griffie van Moerdijk is nu 2,59 fte en vanaf tot 1 november 2O21, weer 2,28 fte. De gewenste omvang van de griffie is structureel 3,67 fte gebaseerd op de ambities van de raad en

de taken en acties die uit het raadsplan en griffieplan voortvloeien.

Cijfermatige onderbouwing (zie ook bijlage griffieplan/excel sheet) : Deze uitbreiding zit dan in 4 uur structurele uitbreiding (+0.11 fte) voor de raadsadviseur/plv griffier

(€e.128) 32 uur (+0,89 fte) voor de nieuw te werven raadsadviseur (€73.850) !2 uur (+0.33 fte) voor de adviseur raadscommunicatie (*r'X€26.875) hierin kan wellicht ook voorzien worden middels ambtel¡jke bijstand/m¡ts deze capaciteit bij de afdeling communicatie beschikbaar is. en tot slot 2 uur uitbreiding (+0,05 fte) griffie-medewerker (€2.903)

Uit de benchmark van begin vorig jaar gedaan onder gemeenten met 25 raadsleden blijkt dat.2,27

fte echt te laag is en het gemiddelde 2,7 fte is. Met de ambitie die de raad van Moerdijk zich geeft gesteld wordt een uitbreiding op de griffie van 1,38 fte gevraagd (of uitbreiding van 1,05 fte mochten de uren communicatie uit de ambtelijke orgonisatie kunnen komen). (bijlage benchmark toevoegen). Op dit moment wordt gewacht op de reactie van het ministerie van Binnenlandse Zaken op het

rapport van de Raad voor het Openbaar Bestuur'Goede ondersteuning, sterke democratie' (ROB). De Vereniging van Raadsleden is samen met de Vereniging van griffiers een model aan het ontwikkelen voor de bepaling van een norm voor de ondersteuning van gemeenteraden waarbij de omvang van griffies een belangrijk onderdeel zal zijn. ln dit rapport staat: met een griffie van minder dan 3 fte is een inhoudelijke ondersteuning op de vele beleidsterreinen waar een gemeenteraad mee van doen heeft, onbegonnen werk is. 26

Laat staan de ambitie die deze raad heeft om te vernieuwen, gelet op de veranderende positie van de gemeenteraad in een participatiemaatschappij. Als de raad instemt met deze formatie-uítbreiding betekent dit een stijging van de personeelskosten

van de griffie structureel met €113.263. Deze aanvraag zal opgenomen worden in een apart raadsvoorstel.

3.4 FÍnancÍën raad en griÍfre De griffier is als budgethouder verantwoordelijk voor diverse kostenposten zoals raad en

commissies, representatie, opleiding, vergaderkosten en Rekenkamer. De griffier wil twee keer per jaar de financiële stand van zaken met de werkgeverscommissie bespreken. Dit op basis van vooroverleg dat plaatsvindt met de financieel adviseur die aan de griffie 'toebedeeld' is. Het overzicht van 2020 laat geen overschrijdingen zien. Dít komt deels door corona maar ook doordat commissievergaderingen waar mogelijk zijn samengevoegd. De financíeel adviseur en P&O adviseur

worden ook bij de vertalíng van dit plan betrokken en hebben aangeboden hun expertise te willen inbrengen. Hieronder ter informatie een overzicht van de verschillende kostenposten van de raad en griffie.

Griffie (6006200)

€185.546

Hoger

Post salaris & sociale lasten (+ €113.263)

(was €22O.389/2O2Ol

Opleiding griffie (+ €2150 was €28s0) Raads en

€.406.O42

gelijk

€147.500

hoger

raadscommissíes (60011o0o)

Ondersteuning

Nb college vanaf 1-1-2019

belast met ICT middelen (lpads/laptops) raad, budget daarvoor op 0 gezet. Hiervoor

raad (6006100)

dient nog een bedrag te worden opgenomen. Ook dient er een bedrag te

worden opgenomen voor het inwerkprogramma voor de nieuwe raad, €20.000 Rekenkamer (6006000)

€27.OOO

NVT

Reservering om in 2021 Rekenkamer Moerdijk op te

Reservering hiervoor €32.809

richten (amendement vastgesteld raad t7 / t2 /2O2Ol

27

3.5 Schematisch overzicht van de producten van de griffie Ten behoeve van de sturing van de werkgeverscommíssie op de griffie vindt u hieronder een schematisch overzicht van de producten van de griffie. Dit betreft hoofdzakelijk 'bijzondere'

producten om de basis op orde te krijgen (blauw) en aanvullende producten om invulling te geven aan de ambitie van de raad (groen) en niet de dagelijkse actíviteiten zoals het voorbereiden van alle agenda's en stukken en begeleiden van raadsvergaderingen, bijeenkomsten, commissies en overleggen (presidium, werkgeverscommissie, rekeningcommissie en werkgroepen), maar alleen de extra taken die uit de reguliere taken volgen (geel). Alle producten komen allen voort uit het raadsplan voor de komende twee jaar. Huidig takenpakket (regulier): Basis op orde : blauw

Ambities raad of extra taken: groen Deze raadspe riod e 202l-maart. 2O22

Update financiële verordening en controleverordening art.213a

X

(2.2.11

Continueren overeenkomst accountant 12.2.tl U pdate overige verordeningen

X

X

X

X

o.a. rekeningcommissie (2.2.11 AVG verwerkingsregister raad (2.2.11

X

lntegriteitsbeleid/plan (2.2.L| lntern advies inzet middelen/info raad

X

(n ieuwsbrief/Rl B)(2.2.2)

lnwerkprogramma nieuwe medewerkers (2.2.2)

X

X

X

X

Vaststellen (*) en

x (*)

X

X

X

X (mits fysiek

X

X

X

X

implementeren notitie participatie (2.2.31 Kernbezoeken (2.2.3)

kan) Lange termijn agenda / r aadsa ge n d a (2.2.3)

X

Quick-Scan Lokale Democratie (2.2.31

Voorstel Apparatuur en ondersteuning raad (op basis van enquête)12.3.4) Benoemingsprocedure burgemeester (2.2.5)

X

X

X

X

Evaluatie vergadermodel en infoavonden (2.2.5| Gast van de raad (2.2.51

X X

28

Kwaliteit raadsvoorstellen

X

(2.2.s\

Voorstel nieuwe Rekenkamer

X

(2.2.5\ Vaststel len functieprofielen en waardering (2.2.5)* mits nieuwe functie profie le n ge reed zijn

X

Cursus politiek actief (2.2.6)

X

Cursus/lnfo.avond rechtmatigheidsverantwoordi ng

x

e

.2.6

Werkbezoeken raad {.2.2.61

Voorbereiding Startprogramma

X

X

nieuwe raad |.2.2.61 Webinar verbonden partijen

X

{2.2.81

Bijeenkomst De6 Verbonden

X

partijen {2.2.8} Bijeenkomst ambassadeurs GR en regiefunctionarissen (2.2.81 Raads/Griffieplan en RV Kadernota (2.2.9\ Archíveren audio- en video tulen

Voorstel rol presidium en moeelijk aanpassing RvO {2.3.5)

X

X

X

X

X X

Eerste jaar volgende raadsperiode (maart-december 2022)

Voorbereiding proces

X

X

Aanbesteding

accountant (2.2.I) Verordening ambtelijke bijstand en Verordening fractievergoeding (2.2.r) lnstructie griffier

X

X

(2.2.t\ Overdrachtsdocument nieuwe raad (2.2.L1 Update handboek bestuur en

X

X

gereedschapskist raad (2.2.21

29

lnwerkprogramma nieuwe medewerkers

X

X

X

X

(2.2.21

Kernbezoeken (2.2.21

x

Verbeteragenda op basís van Quick-Scan Lokale Democratie

X

(2.2.21

Training raad nieuwe laptop/tbabs en

X

Teams (2.3.41

Startprogramma níeuwe raad {2.2.6)

X

Communicatieplan

X

X

X

(2.3.7) Verkiezingsd ebat

X

(2.3.71

30