Raads- en griffieplan 2021 - 2022

{Jemf f n fc gM

oerdtik

Raads- en griffieplan 2021 en 2022

Samenwerken aan een toekomstbestend ige griffie

Verbeteren, vernieuwen en verbinden

Behoort bij besluit van de raad van de gemeente Moerdijk d.d.

l¿, maa,rf Xoå,

mijbekend, de raadsgriffier,

r:iL"

1.

lnhoudsopgave

t. lnleiding

3

2. Raadsplan 2019-2020

5

2.L

Vastgestelde ambities en uitgangspunten: ìâraar staan we nu?

5

2.2

Trends en ontwikkelingen; wat komt er op ons af?

7

2.3

Uitvoering: welke acties zijn nodig?

9

2.3.1 Ontwikkelen en bewaken procedures, inclusief basís op orde

10

2.3.2 Adviseren over aanvliegroute en inzet instrumenten raad

LL

2.3.3 Aanhaken bij (toekomstíge)ontwikkelingen organisatie en afstemming

L2

interne gremia

2.3.4 Coördinatie logistieke & organisatorische ondersteuning

L3

2.3.5 Voorbereiding en uítvoering diverse gremia

L5

7.3.6 Training & OpleÍding

17

2.3.7 Communícatie vanuit raad en inwonerspartícipatie (en intern)

18

2.3.8 Deelname aan regionaie or¡erleggen

20

2-3.9 Leiding geven aan team griffie

21,

3. Griffieplan ZOZL-2022

24

3.tr lnleidíng

24

3.2 Kernkwaliteiten griffie

24

3.3 Fornnatie

25

3.4 Financiën raad en griffie

27

3.5 Schematisch overzicht producten griffie

28

2

t. lnleiding We staan aan het begin van een nieuw jaar, een jaar waarin we hopelijk weer terug gaan naar een

'nieuw normaal', waarin we een nieuwe burgemeester verwelkomen en zorgen dat de basis op orde is. Waar we als raad en college samen, in de nieuwe driehoek van burgemeester, secretaris en griffier, werken aan participatie, dienstverlening, democratische vernieuwing, de veranderopgave van de omgevingswet en gebiedsgericht werken. Het wiel hoeft hierbij niet opnieuw te worden uitgevonden. We kunnen aanhaken op ontwikkelingen die het afgelopen jaar(jaren) al in gang zijn

gezet en die de basis vormen voor dit dynamische raads- en griffieplan. Het hebben van een raadsen griffieplan is al de eerste stap in de bewustwording wat we doen, en vanuit waar we vertrekken om onze amb¡tíe als raad waar te maken. Uitgangspunten vormen in algemene zin het coalitieakkoord (de strategische doelen binnen vijf programma's die we in de periode 2AL8-2O22 willen realiseren), de meerjarenbegroting 202I-2024, het nog door college en raad vast te stellen participatieplan 2.0 en de notitie die aan de basis ligt van de organisatieontwikkeling vanaf 2OL7 "Van goed naar beter". Een notitie waarin de ontwikkeling wordt beschreven die de organisatie, inclusief raad en college, willen doormaken om toekomstbestendig te worden. Hierin staan ook competenties beschreven die hierbij passen. Daarnaast dient de profielschets van de griffier als uitgangspunt, waarin duidelijk de ambitie van de raad is weergegeven de griffie te vernieuwen, gelet op de veranderende positie van de

gemeenteraad in een participatiemaatschappij. Hierbij is ook het advies met verbeterpunten uit het onderzoek griffie 2OT9-2O2O van Arviss Advies behulpzaam en de memo, door de bestuursadviseur geschreven, naar aanleiding van dit onderzoek. Een aantal zaken dat deze raadsperiode nog zijn beslag krijgt, is al in gang gezet. Denk in dit kader aan de Lange Termijn Kalender/raadskalender, een sturingsinstrument van de raad op basis waarvan zij haar kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol beter kan invullen. Maar ook aan een betere samenwerking tussen raad en college, de driehoek en de organisatie. De wijze waarop de begroting het afgelopen jaar behandeld is, waarmee we met elkaar nieuwe wegen zijn ingeslagen, is wat dat betreft een lichtend voorbeeld om vast te houden. ln de profielschets staan ook de benodigde competenties beschreven. ln het griffieplan wordt hierbij stil gestaan. Welke competenties zijn nodig om uitvoering te kunnen geven aan en de ambitie van de raad, aan het raads- en griffieplan.

Wellicht zult u denken, dat wat er in het raadsplan staat weten we al. Dat klopt, maar is voor de griffie het kader waarin we werken, en het kader dat door ontwikkelingen in de omgeving aan verandering onderhevig is (nieuwe wetgeving, digitaal vergaderen, informatieveiligheid etc). Verder gaan op de weg die we zijn ingeslagen, het durven maken van keuzes, zoals projecten waarbij we als raad aan de voorkant betrokken willen worden. Denk in dit kader aan het werkplekconcept, de sportaccommodaties en de nog in te plannen kernbezoeken. Keuzes die ook gemaakt moeten worden ten aanzien van de taken die de griffie deze raadsperiode nog kan oppakken en zaken die in de nieuwe raadsperiode aan bod moeten komen. Bij de huidige griffie-omvang is er weinig ruimte om naast reguliere zaken extra taken op te pakken en invulling te geven aan de ambitie die de raad heeft. De inzet die uit dit raadsplan volgt is dan ook om de omvang van de griffie, passend bij de ambities van de raad, te vergroten. Wij willen werken aan een toekomstbestendige griffie voor Moerdijk, waarbij de kernwaarden wat ons betreft zijn: verbeteren (basis op orde), vernieuwen (invulling geven aan veranderende positie van de raad in de participatiemaatschappij) en verbinden (tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners).

3

Waarbij we ook willen werken aan de benodigde cultuur en mores (wijze van omgaan met elkaar), dat begint bij vertrouwen. ln mijn beleving betekent dit dat we met frisse ambitie én gezond realisme 2O2Lingaan Frisse ambit¡e omdat we allemaal een positieve bijdrage willen leveren aan een goed woon- en werkklimaat voor de inwoners, organisaties en bedrijven in Moerdijk. Maar laten we dat met een gezond realisme doen. Niet alles tegelijk aanpakken, maar stapsgewijs, zoals in het raads- en griffieplan beschreven. Het plan is opgesteld op verzoek van de werkgeverscommissie, is voor de raad een sturingsmiddel en geeft een helder beeld van wat de raad van de griffiemedewerkers mag verwachten en andersom. Het is tevens de basis voor de werkwijze van de griffie en daarmee een sturingsmiddel voor de griffier. Omdat we dat op een realistische wijze willen oppakken, is het een tweejarig plan. Het kost immers tijd om een nieuwe cultuur en structuur met elkaar te vinden. Stabiliteit in de werkwijze

vinden, betekent dat je niet jaarlijks van koers verandert. U¡teraard monitoren we wel de voortgang en actualiteit van het raads- en griffieplan voor ons een dynamisch document dat en mogelijk leidt tot een addendum in de nieuwe raadsperiode rekening houdend met de ambitíes van de nieuwe raad en van de nieuwe burgemeester die hierin een meewerkend voorman of vrouw kan zijn.

Namens de griffie van Moerdijk,

Ariëtte Goslings Griffier

4

2. Raadsplan 2O2l-2O22 2.L

Vastgestelde ambities en uitgangspunten: waar staan we nu?

ln de oplegger bij de notitie'Van Goed Naar Beter'staan de vastgestelde ambities en uitgangspunten goed verwoord: "Als gemeentelijke organisatie werken we constant aan de

inrichting van de Moerdijkse samenleving. Enerzijds door de uitvoering van de wettelijke taken, anderzijds door de lokale, bestuurlijke opgaven vorm te geven. Dat doen we sámen met de samenleving. Daarbij wegen wij het algemeen belang zorgvuldig mee en hebben wij oog voor de menselijke maat. We streven naar een inrichting van de Moerdijkse samenleving waarin mensen zich comfortabel, prettig en veilig voelen. Samen werken aan de strategische doelen verwoord binnen de vijf programma's: samen aan de slag voor het klimaat ln Moerdijk, Prettig en veilig wonen en leven in Moerdijk, Economie als versneller voor een vitaal Moerdijk, Ondersteuning voor mensen die het nodig hebben en Partnerschap in een veranderende samenleving." Op basis van het bovenstaande is in 2017 de organisatieontwikkeling Van Goed Naar Beter ingezet.

Dit betreft een continue beweging waarbij het doel is om flexibel mee te bewegen met de ontwikkelingen in de samenleving, met als kernwaarden aansprekend, samenwerkend, bevlogen en vertrouwd. Een bewegíng waar we niet willen wachten op wat er op ons af komt: we willen klaar zijn voor de toekomst. Werken aan een toekomstbestendige organisatie. Dit raads- en griffieplan biedt de mogelijkheid om planmatig de uitgangspunten Van Goed Naar Beter (in samenhang met de wensen van de raad) te vertalen naar de griffie en van daaruit de ontwikkelopgave voor de griffie te formuleren. Wat voor raad willen we zijn? Het verlangen om te vernieuwen kan worden uiteengezet langs de thema's lnhoud, proces en relatie, zoals in onderstaande tabel uiteengezet is, kan worden uitgewerkt. NB De onderstaande opsommingen zijn niet uitputtend.

r . .

¡ ¡ ¡ .

Aansluiten bij maatschappelijke ontwikkelingen en opgaven. Sturen op hoofdlijnen op basis van goede informatie. Experimenteren met nieuwe democratische vormen: o Nieuwwerkplekconcept

a

a

a

a

o Kernbezoeken o Groenbeheer (uitgesteld) o Binnensportaccommodatie

Democraticchallenge (kadervoorstel) Visie op (inwoners) participatie. Doorontwikkelingvan gebiedsgericht werken. Grip/Zicht op verbonden partijen (notitie vergroten betrokkenheid verbonden partijen).

Een eigentijdse vergadercyclus. Aan de voorkant betrokken zijn.

a

a

Werken met scenario's. Een goed en levendig debat. Effectief en

zitten).

transparantie.

Goede samenwerking binnen de driehoek, burgemeester,

Een passende

griffier en

a

doelmatig. a

a

Goede relatie met het college. Goede relatie met de organisatie. Goede relatie met de samenleving (op het vinkentouw

Zorgvuldigheid en

gemeentesecretaris.

werkbelasting. o

Goede relatie tussen de raadsleden

onderling

5

Hoe/op welke wijze kunnen we dat doen? De ambitie van de raad bepaalt de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de kaderstellende,

controlerende en vertegenwoordigende rol. Op basis van deze rollen is het mogelijk om concreet te maken wat de rol van de griffie moet zijn in de ondersteuning van de raad. Participatie en de controlerende rol

Met goede overheids- en/of inwonersparticipatie verandert de controlerende rol. ln plaats van controle op het eindresultaat (uitkomst van het besluitvormingsproces) schuift de controle op naar controle op het proces zelf. ls het goede proces doorlopen? Zijn inwoners aan de voorkant betrokken en hun verwachtingen aan de voorkant van het proces goed gemanaged? ls er sprake van goede vertegenwoordiging van alle belangen uit de samenleving? Heeft de gemeente de spelregels voor partic¡patíe goed gevolgd? De uitkomst van het proces kan met deze werkwijze in theorie anders zijn dan de oorspronkelijke wens van de raad, maar kan mogelijk wel op meer draagvlak rekenen in de samenleving en ambtelijke organisatie. Rolvaor de griffie: De griffie kan de raad faciliteren in het ontwikkelen naar deze aanvullende rol. Door te coachen en te adviseren maar ook door concreet te organiseren op experimenten om participatie anders vorm te geven. De griffie kan sturen op het proces dat de rol van de raad aan de voorkant (bijv. in een sta rtdocu ment en RV/pa rticipatiepa ragraaf) wordt beschreven.

Vertegenwoordigende rol en goede relatie met de samenlevinA Deze rol en ambitie liggen in elkaars verlengde. Toch constateert de raad zelf dat er soms weinig tijd is om midden in de samenleving te staan. Alleen al het lezen van stukken kost dusdanig veel tijd dat

er weinig resteert voor ontmoetingen met inwoners, organisaties en ondernemers. Een van de zaken die de raad in dit kader wil oppakken zijn de kernbezoeken. Corona maakt dat op dit moment lastig. Zodra dit fysiek weer kan zal dit opgepakt worden.

Mogelijke rolvoor de griffie: De griffie kan hierop in samenspraak met de ambtel¡jke organisatie op organiseren, denk

bijvoorbeeld aan kernbezoeken in de kernen. Door dit slim te plannen en in te richten kunnen mogelijk zelfs combinaties gemaakt worden met raadsinformatiebijeenkomsten of zelf vergaderen op locatie waarbij aandacht wordt gevraagd dat de gebieds/stads en dorpstafels niet worden gehouden op een avond waarop de fractie of raad(scommissie) vergadert. De kaderstellende rol en de wens om effectíef en efficiënt te ziin De wens om kaderstellend te zijn verliest het soms van de behoefte om ook op details mee te sturen. Dit kan ten koste gaan van effectiviteit en de efficiency van de raad. Een antwoord kan zijn: meer op afstand sturen en kaders stellen. Uiteraard gefaciliteerd door goede adequate informatie.

Mogelijke rolvoor de griffie: De griffie kan de raad spiegelen op de neiging om in de inhoud te duiken. Ook kan de griffie toezien

op adequate informatievoorziening en de vergadercyclus zo inrichten dat deze ondersteunend is aan de wens om effectief en efficiënt te zijn én er meer ruimte is voor een levendig debat. Een bureau kan ingeschakeld worden om de raads en commissievergaderingen te observeren en met tips voor verbetering komen (trainen debatvaardigheden, kort formuleren, labelen etc.).

6

Ook door samen met het college en de organisatie slim te organiseren en te programmeren kan de

raad ondersteund worden in de focus op de kaderstellende rol.

Participatieplan 2.0 als basis Meer en beter gebruik maken van de kracht van de raad, college en ambtelijke organisatie samen, ieder vanuit zijn eigen rol. Het vast te stellen participatieplan 2.0 kan hiervoor als goede basis dienen. Onderdeel van deze notitie is het uitgangspunt om samen ontwikkelingen op de thema's participatie, dienstverlening, democratische vernieuwing, de veranderopgaven van de omgevingswet en gebiedsgericht werken stap voor stap te vertalen naar beleid. Niet alleen als raad en college maar ook samen met de inwoners. Daarnaast heeft de raad het afgelopen jaar drie pilots gekozen waarop zij vanaf het begin van het beleidsproces betrokken wil worden: het werkplekconcept, binnensportaccommodaties en kernbezoeken. Gevolgvan deze keuze is datwe vooraf geen democratisch kompas opstellen. Het is mogelijk op termijn wel een uitkomst van het proces om dit samen vorm te geven. Een uit te voeren quick-scan lokale democratie zou hierbij goed als nulmeting kunnen dienen. De pilots betreffen experimenten om met elkaar ervaring op te doen. Deze ervaringen evalueren we

actief zodat we de leerervaring met elkaar kunnen delen en indien gewenst kunnen vertalen naar een nieuwe werkwijze die in een overdrachtsdocument naar de nieuwe raad een plek kan krijgen. Ook past dit bij de wens van de raad om bij belangrijke projecten aan de 'voorkant' betrokken te zijn en in een 'startdocument' de rol van de raad te borgen. De in de eerste alinea genoemde ontwikkelingen kunnen ook zijn weerslag hebben op de wijze waarop we vergaderen. Dit jaar nog zal dan ook gekeken worden welk vergadermodel hierbij het beste past en of voorbereidende vergaderingen ook weer meer op locatie/in de kernen kunnen worden georganiseerd.

Het afgelopen jaar, waarin Corona helaas zijn intrede deed, was het lastig om de inwoners actief in de kernen te bezoeken. lets wat we, mits de corona maatregelen dit toestaan, in de loop van 2O2t hopelijk kunnen oppakken. Toch hebben we de verbinding, zij het digitaal, gezocht. Denk aan de

digitale inspraakavond rondom de begroting en andere online tools die zijn ingezet door de organisatie (o.a. een webinar voor ondernemers, de digitale week van de omgevingswet). Zo konden wij, zij het beperkt, in verbinding blijven met onze inwoners. Dit is natuurlijk niet de wijze waarop we dit voorzien hadden, en we hopen wat dat betreft dat ook dat het in 2O2l weer mogelijk wordt om fysiek en op locatie bijeen te komen.

2.2

Trends en ontwikkelingen: wat komt er op ons af?

Er zijn landelijke, regionale en/of lokale ontwikkelingen die van invloed zijn op hoe de raad kan en wil functioneren. Deze paragraaf geeft een opsomming van die ontwikkelingen, en schetst het huidige krachtenveld waarín de raad werkt. Om nieuwe trends en ontwikkelingen tijdig te herkennen is het belangrijk om een goede externe informatiepositie te hebben. Zo kunnen de externe signalen goed vertaald worden naar de juiste activiteiten.

Ontwikkelingen in de samenleving ln de samenleving is een trend waarneembaar waarbij iedereen, jong en oud, een rol heeft binnen de samenleving. Niemand is buitengesloten (of dient buitengesloten te zijn) en iedereen krijgt op de een of andere wijze aandacht (of verdient dit te krijgen). ln deze zogenaamde inclusieve samenleving staat zelfredzaamheid van inwoners hoog op de agenda.

7

Zelfredzaamheid wordt gestimuleerd door het creëren van een veilige woon- en leefomgeving, zowel sociaal als fysiek. ln het afgelopen jaar waar corona zijn intrede deed werd duidelijk dat

hiervoor aanvullende maatregelen nodig waren, waarin de gemeente voorzien heeft. Ook heeft dit zijn weerslag in de wijze waarop we met onze inwoners omgaan. Wie betrekken we, wanneer en op welke wijze bij een project, wat is haar of zijn rol, zijn de verwachtingen vooraf duidelijk en op welke wijze kan invloed worden uitgeoefend op de besluitvorming? Aandachtspunt voor de raad hierbij is om te bezien of iedereen daadwerkelijk mee kan doen? Wat als de zelfredzaamheid beperkt is? Aan de andere kant kan je ook experts bevragen op specifieke onderwerpen en is het een illusie om iedereen te willen betrekken. R ui mte lij ke o ntw i kke li n ge n

ln het Ruimtelijk Domein is een stijging waarneembaar van de omvang van de bevolking. Dit in combinatie met de eerder genoemde demografische ontwikkelingen (o.a. vergrijzing) én de behoefte tot zelfredzaamheid, maakt dat het woningaanbod wellicht anders moet worden in de toekomst. Ook de aansluiting van het voorzieningenniveau voor alle kernen bij een veranderde behoefte is een uitdaging. Een duurzame buitenruimte die inspeelt op de veranderingen in het klimaat is een ander aspect dat binnen de ruimtelijke ontwikkelingen steeds meer aandacht krijgt en daarmee ook een lokale vertaling behoeft. Tot slot brengt de invoering van de Omgevingswet een wezenlijke verandering met zich mee voor de dagelijkse praktijk van vergunningverlening in het Ruimtelijk Domein. En de opgave om het fysieke en sociale domein integraal te benaderen. Ook zal dit zijn weerslag hebben op de huidige vergadercyclus van de raad. Een omgevingsvergunningsaanvraag dient straks namelijk binnen acht weken afgehandeld te-worden. E co nom isch e

ontwi kke I i ng e n

Ook op economisch vlak zijn er relevante ontwikkelingen waar de raad bij betrokken is. Een goede

bereikbaarheid en ontsluiting van Moerdijk is daar een voorbeeld van, de ontwikkeling van het LPM (met ook leefbaarheidsmaatregelen in de omliggende kernen) evenals de ontwikkelingen richting een duurzame en innovatieve gemeente. ln de profielschets voor de nieuwe burgemeester staat mooi beschreven "we zijn ambitieus en pakken de economische kansen die industrie en haven bieden met twee handen aan, maar niet tegen elke prijs." Duurzaamheid vinden we belangrijk, en de leefbaarheid van de kernen willen we versterken waar dat mogelijk is. Bovendien mag de aandacht voor de grote spelers niet ten koste gaan van de vele kleine ondernemers en zelfstandigen die ook in onze gemeente gevest¡gd zijn. Verder spelen vraagstukken rondom geschíkte en veilige bedrijfsterreinen en een gezonde

arbeidsmarkt niet alleen op lokaal niveau, maar hebben nadrukkelijk ook een regionaal en landelijk raakvlak. Tot slot, maar zeker niet minder belangrijk, zijn de ontwikkelingen binnen de onderwerpen toerisme/recreatie en duurzaamheid/klimaat/energie redenen voor raad, en daarmee ook voor de griffie, voor een goede externe oriëntatie en informatieposit¡e. Dí g ita le o ntwi kke I i ng e n

Het afgelopen jaar heeft er in een stroomversnelling voor gezorgd dat we meer digitaal gingen samenwerken en vergaderen. Deze ontwikkeling wordt voor de raad steeds belangrijker. Zeker wat betreft de informatiepositie. Zo vonden vanaf medio maart 2020 alle voorbereidende vergaderingen via Teams plaats, werd er digitaal ingesproken en ook besloten. Een aantal raadsvergaderingen vond echt fysiek plaats, zoals de begrotingsvergadering. Daarnaast doet data-gedreven werken zijn intrede. Gebruikmaken van data om beelden en aannames te toetsen kan ons helpen om de kwaliteit en effectiviteit van de besluitvorming te verbeteren.

8

Dit vraagt om investeren in en ontwikkelen van vaardigheden, deskundigheid en samenwerking op het gebied van digitalisering en werken met data. Ook omgaan met privacygevoelige gegevens en informatie verdient de aandacht. ln dit kader zal een AVG verwerkingsregister voor de processen van de raad worden opgesteld. Tot slot is toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie en toegankelijke website essentieel voor goed bestuur en een kenmerk van onze gemeente als

betrouwbare partner voor inwoners, bedrijven en ketenpartners. Fi no ncië le o ntwikke li n ge n

Zoals in de aanbiedingsnota van de begroting 2O2L-2024 is toegelicht, werd voor de komende jaren

zonder verdere acties en maatregelen een structureel tekort verwacht (6 miljoen in 2024 op een begroting van 110 miljoen). Dit is de reden dat aan de raad het keuzedocument 'Keuzemogelijkheden, naar een sluitende begroting 2O2L-2O24' is voorgelegd met besparingsmogelijkheden die de Moerdijkse samenleving en organisaties behoorlijk raakten. Het presidium heeft dan ook aangegeven voor de volgende begrotingscyclus eerder betrokken te willen worden zodat zij richtinggevende uitspraken kunnen doen die het college daarna kan uitwerken. Dit zou in een werkgroep programmabegroting kunnen worden vormgegeven (wat moet wettelijk, wat is wenselijk en wat is onbespreekbaar), in aanloop naar de bespreking van de kadernota in juni

202I. Ook zou met alle betrokken instanties die door de besparingen geraakt worden in de aanloop naar de kadernota gesproken moeten worden.

2.3 Uitvoering: welke acties zijn nodig? Sinds de dualisering van het gemeentebestuur heeft elke gemeenteraad het recht op de

ondersteuning van een ambtelijke staf: de griffie, onder leiding van de raadsgriffier. De juridische positie van de griffer is geregeld in de Gemeentewet. Artikel 100 van die wet bepaalt dat elke gemeente een raadsgriffier heeft. Artikel 107a, lid 1 en 2 stelt:

1. De griffier staat de raad en de door haar ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde;

2. De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en bevoegdheden van de griffier, Het is dus aan de raad om te bepalen hoe de concrete taken en bevoegdheden worden ingevuld. Voorgesteld wordt om nog deze raadsperiode, als logisch uitvloeisel van dit raads-en griffieplan, een instructie griffier op te stellen met in ieder geval de standaard bepalingen als: algemene

ondersteuning, agendering, ondersteuning raads- en commissievoorzitters, vergaderingen raad en commissies, presidium, ambtelijke bijstand en organisatie griffie. Dit in overeenstemming met de ambities van de raad. ln het onlangs verschenen rapport 'Goede ondersteuning, sterke democratie' adviseert de Raad voor het Openbaar Bestuur om normen te ontwikkelen voor de omvang van de ondersteuning aan de raad (omvang van de griffie) en deze middelen ook in een verordening vast te leggen. Een goede ondersteuning is essentieel voor een goed functionerende raad. Dit advies ligt nu bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken. De uitkomst hiervan zal ook bij de uitwerking van dit griffieplan worden betrokken.

ln de vorig jaar opgestelde profielschets voor de nieuwe griffier zijn de navolgende taken benoemd die hierna worden uitgewerkt. Hierbij wordt aangegeven wat de huidige status quo is en de gewenste ontwikkeling, waarbij onderscheid wordt gemaakt in de periode van nu tot aan de verkiezingen (maart 20221en de periode daarna, de volgende bestuursperiode.

9

Reguliere taken

2.3.1, Ontwikkelen en bewaken procedures, inclusief basis op orde (nieuwe VNG verordeningen en regelgeving) Status quo

ln Moerdijk is sprake van een aantal oude verordeningen, díe een update behoeven. Er zijn verordeningen die nog dateren uit 2007 en die op korte termijn herzien dienen te worden. Voorgesteld wordt de meeste verordeningen nog in deze raadsperiode te herzien, zodat we de nieuwe raadsperiode met een schone lei kunnen beginnen. Zo kan iedere periode direct geanticipeerd worden op nieuwe rapporten en verordeningen en eventuele adviezen ter aanpassing worden voorgelegd aan het presidium. Deze røodsperiode (2027-2022)

Binnen de rekeningcommissie betreft dit de verordening op de rekeningcommissie, de financiële verordening ex artikel 2L2 Gemeentewet, de controleverordening ex art. 213 Gemeentewet en de Verordening voor periodiek onderzoek ex art. 2L3a Gemeentewet . Deze worden in 2O2L herzien. Ook zal in 2027 nieuwe wetgeving komen ten aanzien van de versterking van de decentrale rekenkamer en de rechtmatigheidsverklaring door het college, participatieverordening en de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen (WGR). Met deze ontwikkelingen dient in de diverse verordeningen eveneens rekening te worden gehouden. ln dat kader moet er een participatieverordening komen en dienen bovengenoemde verordeningen hierop te worden aangepast. Overigens is het nog zeer de vraag in hoeverre diverse wettelijke aanpassingen op korte termijn kunnen worden ingevoerd, gelet op de behandeling in de Tweede en vervolgens de Eerste Kamer en de vorming van een nieuw kabinet na de komende verkiezingen.

Verder is het AVG verwerkingsregister van processen van de raad (denk aan verwerken van namen van insprekers in verslagen die op internet gepubliceerd worden e.d.) nog niet voorhanden. ln overleg met de Functionaris Gegevensbeheer van de gemeente Moerdijk zal bekeken worden hoe hierin in2O27 kan worden voorzien. Daarnaast wil de griffier samen met de nieuwe burgemeester werken aan het opstellen van een integriteitsbeleid en daarna in de nieuwe raadsperiode een integriteitsplan opstellen. Dit onderwerp verdient een jaarlijkse bespreking met de raad. Ook op dit onderwerp ligt er een voorstel om de Gemeentewet aan te passen. Dit wetsvoorstel dient bij het opstellen van het integriteitsbeleid als basis. Volgende raadsperiode (2022-2026) Het nieuwe advies van de raad van openbaar bestuur: 'goede ondersteuning, sterke democratie' stelt voor, vanwege de verschillende bevoegdheden, de ambtelijke ondersteuning (collegebevoegdheid) en fractievergoeding (raadsbevoegdheid) los te koppelen. De huidige verordening op de ambtelijke ondersteuning en fractíevergoeding moest al herzien worden, waarbij dit nieuwe advies betrokken kan worden. Dat vergt op dit moment wel een aanpassing van de Gemeentewet. Op dit moment moet de gemeenteraad de verordening op de ambtelijke ondersteuning nog steeds vaststellen. Als het advies wordt

10

overgenomen zal deze regeling door het college na instemming van de raad worden vastgesteld. Formeel dienen we hierover te beschikken, gelukkig is de praktijk een stuk informeler dan de

procedure en víndt er al de nodige raadsondersteuning plaats, denk aan de bestuursadviseur, regiefunctionarissen, communicatie-en P&O adviseur. Ook dient de instructie griffier en instructie secretaris en het reglement van orde van de raad hierop aan te sluiten. De griffíer en gemeentesecretaris kunnen in deze een gezamenlijk advies ontwíkkelen. ln de kennísmakingsgesprekken die de nieuwe burgemeester gaat voeren kan gevraagd worden aan welke ambtelijke ondersteuning de diverse fractíes behoefte hebben. Bij de kennismakingsgesprekken met de nieuwe griffier hebben raadsleden ook een aantal

zaken aangegeven. Denk aan het gebruik van inspreekrecht door burger- (en raadsleden),

het maken van een spreektijdenregeling, het bespreekbaar maken van een raadsprogramma. ln een overdrachtsdocument van de oude aan de nieuwe raad kunnen dit soort zaken een plek krijgen en kan de griffie als hier draagvlak voor ís een voorzet voor een raadsprogramma maken. Budget Het budget dat nodig is om de basis op orde te krijgen (met name update verordeningen) zou kunnen via inhuur betreft de inhuur (een aantal weken). Hiervoor is op dit moment

onvoldoende mankracht bij de griffie aanwezig. Dit betreffen incidentele uitgaven. Het is lastig smart te maken hoeveel uren hiermee exact gemoeid zijn. Deels kan dit middels ambtelijke bijstand via de BGM worden opgelost (denk aan AVG register raad en financiële verordeningen).

2.3.2 Adviseren over aanvliegroute en ¡nzet instrumenten raad Status quo Zowel richting de ambtelijke organisatie als richting de raadsleden adviseert de griffie over de aanvliegroute van stukken, timing en inzet van instrumenten. Daarbij wordt altijd de vraag gesteld: wat wilje bereiken en hoe en op welk moment kun je dit het beste doen. Meestal wordt dit advies opgevolgd maar niet altijd. Zo kijkt de griffie altijd mee bij moties en amendementen die worden ingediend en worden deze veelal voorzien van een ambtelijk advies. ls het juiste instrument gebruikt, klopt de wijze van formulering en is hetgeen gevraagd wordt mogelijk? En dient er fínanciële dekking gevonden te worden? Het gaat hier

verder ook om de beantwoordíng van vragen en de actieve informatieplicht van het college aan de raad (in de nieuwsbrief en Raadsinformatie Brieven/RlB's). De ze ra a d s pe riod e ( 202 1-202 2 )

Aan de (burger-) en raadsleden die nieuw zijn aangetreden kan gevraagd worden aan welk

type ondersteuning zij deze raadsperiode nog behoefte hebben zodat hierin kan worden voorzien. De gríffie dient hen wegwijs te maken waar zij stukken kunnen vinden en voor welke zaken zij terecht kunnen bij de griffie. Ook de reeds bestaande digitale leeromgeving voor raadsleden kan hierbij behulpzaam zijn maar ook de Moerdijk Academie. Komend najaar zal vanuit de ambtelijke organisatie iom de griffie een overdrachtsdocument worden gemaakt die de fracties kunnen benutten bij het opstellen van hun verkiezingsprogramma's. 17

N i e uw e ro adspe riod e ( 202 2-2026)

ln het inwerkprogramma voor nieuwe raadsleden zal specifiek een avond gewijd worden aan het raadsinstrumentarium en de wijze waarop de raad van Moerdijk werkt. 'De

gereedschapskist'voor nieuwe raadsleden kan nieuw leven in worden geblazen en onderdeel worden van het handboek bestuur op l- Babs. Spoedig na de installatie van de raad kan een overleg met het 'presidium nieuwe stijl'worden ingepland waarin een overdrachtsdocument vanuit de griffie kan worden besproken en afspraken kunnen worden gemaakt over eerder genoemde zaken als al/dan geen raadsprogramma, al/dan geen wijzigingen in Reglement van Orde (zoals een

spreektijdenregeling, wijzigen inspreekrecht) maar ook over omgangsvormen, informatievoorziening, samenwerking etc. ). De griffie wil samen met de organisatie, afhankelijk van de behoefte, komen met een

advies welke mogelijkheden er zijn om informatie (en in welke vorm) richting de raad te sturen: in de nieuwsbrief of Raadsinformatiebrief (RlB) etc. Tevens kan in het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers een onderdeel raad en griffie worden meegenomen.. Vanuit de griffie denken we graag met de organisatie en Moerdijk Academie mee hoe we de kennis over de raad en haar besluitvormingsprocessen, binnen de ambtelijke organisatie kunnen vergroten. Budget Dit betreft met name uren (reguliere formatie). Er is behoefte om de medewerkers middels een leidraad en interne communicatie uit te leggen welke mogelijkheden ze hebben om informatie

met de raad te delen, welke commissievormen er zijn, hoe raadsvoorstellen aangeleverd dienen te worden etc. Door Bestuurlijke lnformatievoorziening (Bl) is er wel een start gemaakt middels een infographic. Hierop kan worden voortgeborduurd. Op dit moment is de griffie samen met Bl bezig om de processen van het college en de raad beter op elkaar te laten aansluiten.

2.3.3 Aanhaken bij (toekomstigelontwikkelingen organisatie en afstemming interne gremia (S-team, bila gemeentesecretaris en driehoek) Status quo Zoals in paragraaf 2.1 al is genoemd staat het vaststellen en het uitrollen van de

participatienotitie de komende periode centraal: stap voor stap de thema's participatie, dienstverlening, democratische vernieuwing, de veranderopgaven van de omgevingswet en gebiedsgericht werken vertalen naar beleid. Niet alleen als raad en college, maar ook samen met de inwoners. Daarnaast is de raad in werkgroepen aan de slag gegaan met het werkplekconcept en de

binnensportaccommodaties en hoopt hij zodra dit fysiek weer kan de kernen in de aanloop naar de verkiezingen te bezoeken. Op deze manier is het mogelijk signalen op te vangen die in diverse

plannen een plekje kunnen krijgen, denk aan de op te stellen omgevingsvisie, maar ook aan de op te stellen verkiezingsprogramma's. De ze ra a dspe riode ( 202 1-2022 )

ln lijn met het hierboven genoemde zullen deze resterende raadsperiode verdere stappen L2

worden gezet b¡nnen de diverse thema's benoemd in de participatienotitie. Het zou mooi zijn als aan het einde van deze raadsperiode de quick-scan lokale democratie kan worden uitgevoerd

die als nul-meting kan dienen voor de volgende raadsperiode. Als griffie zouden we hier de regie over kunnen nemen. Deze quick-scan kan in een stuurgroep worden voorbereid en worden uitgezet onder raad, college, organisatie, ondernemers, maatschappelijke organisaties en inwoners. De griffier heeft dit proces een keer eerder begeleid. Tevens wordt intern middels werkgroepen waaraan de griffie deelneemt verder gewerkt aan de

digitale toegankelijkheid, het bestuurlijke besluitvormingsproces gekoppeld aan het zaaksysteem en aan de opvolgervan de lange termijn agenda (raadskalender).Ten aanzien van dit laatste onderwerp is afgesproken dat de griffier iedere raadscyclus bij de organisatie (het S-team) aanhaakt met het oog op planning, programmering en sturing. N i e uwe ra a d spe riode ( 202 2-20 26)

ln de nieuwe periode kunnen op basis van de uitkomsten uit de quick-scan lokale democratie keuzes worden gemaakt en een verbeteragenda worden opgesteld: denk bijvoorbeeld aan

verbeterpunten ten aanzien van de wijze waarop we met inwoners en de stads/en dorpstafels omgaan, hoe deze georganiseerd zijn, maar ook hoe onze besluitvorming tot stand komt en

wordt teruggekoppeld. Ook kan bezien worden of de huidige inspraakmogelijkheden nog voldoen of wellicht ook op dat gebied vernieuwingen mogelijk zijn. Dit sluit ook aan bij het aanpassen van de inspraakverordening en komende participatieverordening. ln de quick-scan kijken alle actoren naar elkaar: raad, college, organisatíe en dorps/stadstafels en inwoners. Er is sprake van zowel een interne als een externe oriëntatie. Alle actoren geven

daarbij verbeterpunten aan op basis waarvan het gesprek gevoerd kan worden en concrete acties (de verbeteragenda) kunnen worden opgesteld. Budget

Voor het uitvoeren van de quick-scan lokale democratie is een klein budget benodigd (voor communicatie). Dit zal meegenomen dienen te worden binnen het budget ondersteuning raad. Daarnaast betreft het met name inzet van uren van de werkgroep bestuurlijke vernieuwing aangevuld met de secretaris, burgemeester, bestuursadviseur een aantal representanten van de

dorps/stadstafels en/of burgerpanel.

2.3.4

Coördinatie logistieke & organisatorische ondersteuning (inplannen vergaderingen, plaatsen stukken, doorzetten mails, vergoeding burger/raadsleden, afhandeling facturen etc.)

Status quo Corona heeft er voor gezorgd dat de griffie extra inzet moest plegen zodat digitaal vergaderen en besluiten mogelijk werd tijdelijke wet digitale besluitvorming). Ook in 2021zal dit nog

voortduren waarbij steeds de balans gezocht moet worden tussen wat kan en wat wenselijk is De insteek hierbij is geweest om alle voorbereiding op besluitvorming digitaal te doen en de besluitvorming in de raad zelf indien mogelijk fysiek. Hiervoor is de raadzaalcorona-proof ingericht. Helaas is de aanwezigheid van inwoners hierbij niet mogelijk. NB: Er wordt nagedacht deze tijdelijke wet om te zetten in een meer definitieve regeling 13

De schakel griffie-bestuurlijke informatievoorziening (Bl) is essentieel. Het is de schakel

waarlangs de informatie voorziening (individuele raadsvragen, technische vragen, art.35 vragen,

informatie voor nieuwsbrief en raadsinformatiebrieven etc.) loopt. Een interne werkgroep is momenteel bezig om te bezien of dit de beste wijze is of dat het mogelijk nog anders kan, daarbij speelt het nieuwe zaaksysteem en het eigenaarschap van de beleidsmedewerkers een belangrijke rol. Dit om beter te programmeren, het najagen door zowel Bl als griffie te verminderen en de medewerkers zelf verantwoordelijk te maken voor beantwoording van vragen en voorstellen

conform de /raadskalender. Deze rao ds pe riode ( 2021-202 2)

ln deze periode wordt bovenstaand traject afgerond en het besluitvormingsproces op basis van het nieuwe zaaksysteem ingericht. Er is veel winst te behalen door het proces te optimaliseren. Ook zal er aandacht komen op de kwaliteit van de vragen en beantwoording die door de griffie kan worden getoetst. Was de griffie nog de contactpersoon voor de hele organisatie voor wat betreft de nieuwe l-babs

accounts, dit zal in het nieuwe jaar worden gesplitst: de griffie is verantwoordelíjk voor alle accounts voor (burger)raadsleden en een nieuwe contactpersoon, binnen de organisatie, wordt

verantwoordelijk voor alle accounts van het college en de organisatie. Daar er veel wijzigingen hebben plaatsgevonden in het fysiek en digitaal vergaderen coördineert de griffie dit: de griffie zet het systeem (Notubiz) om van fysiek naar digitaal en v.v., plant de

vergaderingen in de diverse agenda's (raad, college, S-team), stuurt de links en communiceert hierover. Aan het einde van het vorige jaar is duidelijk geworden dat de techniek ons in de steek líet en alleen geluid maar geen beeld kon worden uitgezonden. Een werkgroepje zal kijken hoe hier spoedig een oplossing voor gevonden kan worden en of hier wellicht nieuwe apparatuur y€€r

dient te worden aangeschaft. Onlangs is een enquête uitgezet onder de raadsleden om te bezien aan welke apparatuur en

ondersteuning de raad behoefte heeft. Op basis van de uitkomsten hiervan wordt budget aangevraagd voor de nieuwe raadsperiode (aanschaf laptops voor raadsleden en ondersteuning

rcr). Tenslotte zal aandacht besteed worden aan het op de juiste manier archiveren van audio- en video-tulen vanwege de nieuwe wet op de elektronische beveiliging. We moeten bepalen hoe deze geluids- en beeldbestanden van de vergaderingen van de afgelopen jaren op een archiefwaardige manier bewaard en raadpleegbaar kunnen blijven in het Moerdijkse archief. N i e uwe roadspe riode ( 2022-2026)

ln de nieuwe raadsperiode zal een training aan de raadsleden worden gegeven om met de

nieuwe laptops en systemen te werken: hoe stukken in l-babs te vinden zijn, hoe er in Teams gewerkt wordt als dat nodig is, waar de ondersteuning kan worden ingeroepen, hoe de fracties zelf reserveringen kunnen maken etc. Het nieuwe zaaksysteem moet de griffie ook ondersteunen, zeker als er een koppeling met lBabs/Notubiz gemaakt kan worden. Dit scheelt veel administratieve handelingen en het invoeren van dezelfde data op verschillende plekken.

t4

ln de nieuwe raadsperiode hoopt de raad over een goed functionerende raadskalenderte beschikken op basis waarvan de raad kan sturen en keuzes kan maken. Budget Voor de laptops die de (burger)raadsleden in bruikleen krijgen in de nieuwe raadsperiode zal in de begroting 2O22 een budget opgenomen moeten worden. NB: vanaf t-t-20L9 (conform artikel 3.3.2 de regeling ICT voorzieningen van het

Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers) is het college belast met de ICTmiddelen (en ondersteuning) voor de raad. Het budget bij de griffie was €30.000 voor een raadsperiode (€7.500 perjaar en is om bovenstaande reden op 0 gezet). Daar hier geen ICT ondersteuning bij zat en dit ook bij ICT WBW ingehuurd moet worden is meer

budget nodig. Ook kregen niet alle burgerleden een device. Alle burgerleden dienen over een device te beschikken. De werkgroep komt met een advies en bedrag dat hiervoor moet worden opgenomen in de kadernota2O22. Zoals al gemeld verloopt dit via de doorbelasting vanuit de organisatie. Volgens het

rechtspositiebesluit heeft het college de verantwoordelijkheid deze middelen beschikbaar te stellen voor raads- en burgerleden.

Mogelijk dient er ook een bedrag opgenomen te worden voor het vervangen van de encoder (Notubiz) of voor vervanging van andere benodigde apparatuur om moeiteloos de vergaderingen te kunnen uitzenden in beeld en geluid, Op dit moment wordt dit onderzocht.

2.3.5

Voorbereidingen uitvoeringdiverse gremia (presidium, werkgeverscommissie, rekeningcomm issie, commissievoorzittersoverleg t.b.v. commissies, informatieavonden, raad en werkgroepen)

Stotus quo ln de voorbereiding en uitvoering voor alle gremia wordt in de basis voorzien. Zo is een aanvang gemaakt met een agenda voor de werkgeverscommissie zoals dit hoort, waarbij de

burgemeester als adviseur weer aanschuift. Wel is er nog sprake van achterstallig onderhoud waarop deze raadsperiode nog inzet gepleegd moet worden. Ook zijn zoals eerder gesteld een aantal verordeningen voor deze gremia niet up-to-date. De informatieavonden zijn qua voorbereiding op de inhoud bij het college gelegd.

Afhankelijk van het onderwerp (denk aan arbeidsmigratie) kan gekozen worden voor een gezamenlijke voorbereiding door raadsleden, wethouder en ambtelijke organisatie. De griffie heeft een protocol geschreven voor de medewerkers om aan te geven wie wat doet en wat de griffie regelt qua organisatie (uitnodigen, verzorgen ruimte, uitzending, plaatsen presentaties e.d.).

Afhankelijk van het aanbod aan raadsvoorstellen zijn de commissieavonden waar mogelijk raadsbreed gehouden en geclusterd per thema (Fysiek, Sociaal en Bestuur & Middelen). Daar waar dit niet mogelijk was vonden de commissievergaderingen zoals in het begin van de raadsperiode is afgesproken plaats op drie separate avonden.

Verder is er de laatste maanden veel werk verzet door de griffie en de benoemde leden van de vertrouwenscommissie om de benoemingsprocedure burgemeester in goede banen te leiden.

15

Deze raodspe riode (202L-2022) De benoemingsprocedure burgemeester zal het eerste half jaar van 2027 nog veel inzet van

de griffie vergen opdat in juni 2O2I een nieuwe burgemeester aan de slag kan gaan. De

griffie wordt hierin bijgestaan door het bureau Necker van Naem en kan ook intern op steun rekenen van secretaris, bestuursadviseur en strategisch communicatie-adviseur. Het is opvallend dat we als raad nog hoorzittingen organiseren terwijl dit nergens in de verordening staat. De vraag kan gesteld worden of we dit als raad in de toekomst nog

(moeten)willen doen (indien ja, dient de verordening hierop te worden aangepast). Ook zou

dit door een onafhankelijke commissie kunnen worden opgepakt. Dit advies kan ook in het overdrachtsdocument voor de nieuwe raad worden opgenomen. Tot díe tijd doen we het zoals is afgesproken. Het houden van een hoorzitting is namelijk geen wettelijke verplichting. Wel zal gekeken worden om een hoorzitting, indien mogelijk, een week voor de commissie in te plannen.

Ook is onlangs in het presidium de wens aan de orde gekomen om goed naar de rol van het presidium te kíjken, ook in relatie tot wat bij andere gemeenten het seniorenconvent wordt genoemd (besloten deel over andere zaken dan agenda). Een voorstel hiertoe zal worden

voorbereid. Tevens dienen de informatieavonden te worden geëvalueerd. Willen we het op deze wijze

(college verantwoordelíjk) continueren, dan dient de verordening hierop te worden aangepast.

Maar nog breder voor het huidige vergadermodel en de frequentie van de vergaderingen: willen we nog drie afzonderlijke commissies of willen we een meningsvormende avond waarin de onderwerpen per thema (domein) worden geclusterd? Volstaat het eens in de zes weken vergaderen (dit ook in het licht van de nieuwe termijnen waarop straks omgevingsvergunningen dienen te worden afgegeven in het kader van de nieuwe omgevingswet), of is het bijvoorbeeld wenselijk iedere maand een gespreksavond/infoavond (week L), een meningsvormende avond (oude commissie/week 2) en een besluitvormende vergader¡ng te hebben (week 4)? De griffie wil in2O2I nog het huidige vergadermodel evalueren en met een voorstel komen, waarbij rekening wordt gehouden met de verschillende omvang van de fracties. De griffier heeft recentelijk deelgenomen aan een onderzoek van het Perikles lnstituut naar vergadermodellen en zal de resultaten hiervan bij het voorstel betrekken. De griffie wil invulling gaan geven aan het fenomeen gast van de raad, dit op basis van het

initiatiefvoorstel door OM gedaan. Ook wil de griffie meer aandacht besteden aan de kwaliteit van de raadsvoorstellen (maken deze stukken goede besluitvorming van de raad mogelijk) en de kwaliteít van de

beantwoording van raadsvragen. Op dit moment speelt de griffie een rol in de werkgroepen binnensportaccommodaties,

werkplekconcept, omgevingswet, lCT, arbeidsmigranten (tijdelijk)en mogelijk programmabegrot¡ng (proces budgetcyclus). Terughoudendheid in het ínstellen van teveel 16

werkgroepen is geboden, daar er ook voor moet worden gewaakt dat er een informatieachterstand ontstaat bij de overige (burger)raadsleden. Wellicht kan hiervoor een richtlijn worden vastgesteld, en de werkgroep als vorm worden opgenomen in de Comm issieverordening.

Tot slot dient het komende jaar nog invulling te worden gegeven aan de rekenkamer, dit ook op basis met het oog op de nieuwe wetgeving. Het is nog onduidelijk wanneer besluitvorming nu eindelijk gaat plaatsvinden. Het ene uitstel volgt op het andere en ook de Eerste Kamer moet zich er nog over buigen. De griffie zal deze raadsperiode nog met een voorstel komen en aangeven welke mogelijkheden er zijn om invulling te geven aan de rekenkamer. Er zijn middelen hiervoor gereserveerd zodat dit onderzoek eventueel uitbesteed kan

worden.

Nieuwe roadsperiode (2022-2026) ln de nieuwe raadsperiode met een nieuwe driehoek en met een griffie die op sterkte is, hoopt de griffier invulling te geven aan de taken waarvoor zij als inhoudelijk en strategisch adviseur aangesteld. Naast reguliere taken ook aandacht hebben voor specifieke taken op het gebied van

burgerparticipatie, raadscommunicatie (zie ook onder 2.2.7), meer zicht op verbonden partijen (zie ook onder 2.2.8) en oog voor nieuwe wetgeving en ontwikkelingen die proactief aan de raad kunnen worden voorgelegd. Budget f

n het griffieplan staat de onderbouwing van de gewenste omvang voor de griffie 2021- en

verder, zijnde 3,67 fte (1,39 fte erbij), uiteengezet worden. ln het advies dat aan de Raad voor het Openbaar Bestuur gedaan is op basis van haar rapport'Goede ondersteuning, sterke democratie', staat dat de gemiddelde bemensing van een griffie 2,85 fte bedraagt en dat met minder dan 3 fte een inhoudelijke ondersteuning op de vele beleidsterreinen onbegonnen werk is. De fte voor de griffie Moerdijk is momenteel 2,28 fte (begroot). Tijdelijk tot L/6 en L/11 uitgebreid met 0,3L fte tot 2,59 fte). Het is goed om te weten dat de griffieomvangtot2Ol2 wel3, 28 fte was en dat jaar L fte op de griffie omvang is wegbezuinigd.

2.3.6 Training en opleiding (zowel van griffie als raadsleden/burgerleden als t.b.v kweekvijver fracties/bu rgerl eden ) Status quo Het afgelopen jaar hebben er geen trainingen plaatsgevonden voor (burger)raadsleden. Ook durf ik niet te zeggen of de behoefte hieraan gepeild is onder (burger)raadsleden. Ook op de griffie is er niemand die een opleiding heeft gevolgd, los van een interne cursus MS Teams. ln de periode ervoor hebben de plv. griffier en griffie-medewerker wel een

cursus gevolgd.

L7

De griffier is secretaris van de commissie professionalisering van de landelijke Vereniging

van Griffiers en in die hoedanigheid op de hoogte van de laatste rapporten en ontwikkelingen in het vakgebied en volgt seminars die worden georganiseerd (onderwerpen als werkgeverscommissie, opkomstbevordering, etc.). Zo blijft zij op de hoogte van de

laatste ontwikkelingen op het vakgebied en betrekt hier ook de griffie medewerkers bij. Deze raodsperiode (2021-2022)

Via het presidium zou de vraag uitgezet kunnen worden onder de fracties of en zo ja welke trainingsbehoefte er bij de (burger)raadsleden deze raadsperiode nog is. Hierbij kan het

format gebruikt worden dat door de Vereniging van Raadsleden is ontwikkeld (betreft opleidingsbehoefte indívídueel en per fractie). Wel zal er nog een avond georganiseerd worden over de rechtmatigheidsverantwoording door het college (dit onderwerp is aan de orde geweest in de rekeningcommissie) en een

webinar over de evaluatie nota verbonden partijen en de nieuwe WGR.

Ook zal een aantal werkbezoeken worden georganiseerd zodra dít fysiek weer kan (zoals een wegenschouw/onderhoud en beheer wegen). Afgelopen jaar is een start gemaakt met de cursus Politiek Actief, die komend jaar

voortgezet wordt. De raadsadviseur heeft deze door Prodemos ontwikkelde cursus op maat gemaakt voor Moerdijk en hierbij onder meer de griffier betrokken, die ook onderdelen voor haar rekening neemt. Binnen de griffie zal de plv. griffier in2O21- starten met de leergang griffier. De griffie medewerker zal op bezoek gaan bij een gemeente die een raadscommunicatie-

adviseur in dienst heeft om te horen wat zij aan raadscommunicatie doen en hoeveel tijd aan de verschillende onderdelen wordt besteed.

7ij zal ook nagaan (commissie communicatie van de landelijke vereniging van griffiers) of er cursussen zijn die specifiek op de raadscommunicatie zijn toegespitst. De griffier blijft als lid van de commissie professionalisering bij op haar vakgebied en zal de vergaarde kennis gebruiken om toe te passen in Moerdijk, denk aan een Webinar die georganiseerd gaat worden over de ideale griffie waarbij het ROB rapport Goede

Ondersteuning, sterke democratie betrokken wordt, het essay 'De griffie van morgen, ruimtemakers gezocht' van Jan-Dirk Pruim (griffier Almere) en het jaarboek 'het gezag van de raadsgriffier' van de Stichting Beroepseer en Vereniging van Griffiers. N ie uwe ra a dspe riode (2022-2026)

Er zal een inwerkprogramma, ook wel startprogramma, op maat worden ontwikkeld voor de

nieuwe raad van Moerdijk. Met het presidium zal overlegd worden aan welke trainingen de raad behoefte heeft. De griffie zal met een voorstel hiervoor, waarbij de organisatie wordt betrokken, komen in het pres¡dium. Ook zullen hierbij collectieve bijeenkomsten samen met het college kunnen worden belegd met een teambuíldend karakter, maar ook komen onderwerpen aan de orde komen als de gedragscode en integriteit-Het is kennismaken met de organisatie en elkaar, het opdoen van inhoudelijke kennis (instrumenten van de raad, 18

wetgev¡ng) maar ook het eigen maken van benodigde vaardigheden (denk aan een debattraining, een training voor commissievoorzitters of een training in gemeente

financiën/begrotingscyclus). Verder kan ook de digitale leeromgeving (leeromgevingraadsleden.nl) worden ¡ngezet en wellicht gekoppeld worden aan l-babs Hierin is veel algemene informatie te vinden die voor nieuwe (burger)raadsleden als kennisvergaring en naslagwerk handig is. Budget Voor de raadsleden is een opleidingsbudget beschíkbaar. Een verzoek hiertoe kan bij de griffie worden ingediend en wordt voorgelegd aan het presidium. ln het jaar van de verkiezingen is altijd een extra bedrag in de begroting opgenomen bovenop het reguliere budget. ln de kadernola2022 dient hiervoor een bedrag van €20.000 te worden opgenomen. Dit bedrag is gebaseerd op navraag bij een aantal griffies en de bedragen die zij hiervoor hebben opgenomen.

Er is behoefte aan een opleidings/ontwikkelingsbudget voor de griffie. Het huidige budget

(€2850) is niet toereikend en dient dan ook opgeplust te worden. Voorgesteld wordt dit budget, in lijn met organisatie (2,5%oloonsom), te verhogen naar €5.000/6.000 en hiervan een griffiebudget te maken.

2.3.7 Communicatie vanuit raad en inwonersparticipatie (en communicatie intern) Status quo Er is op dit moment nog niet echt sprake van actieve raadscommunicatie. Om de week

verschijnt in de Moerdijkse Bode een stukje terugblik op de commissie of raadsvergadering. Dit is echter niet structureel en uren ontbreken om dit structureel op te pakken. Daarnaast heeft de griffie een voorzichtige start gemaakt het twitteraccount van de gemeenteraad weer nieuw leven in te blazen. De griffie besteedt op dit moment gemiddeld twee uur per week aan communicatie-uitingen.

Met de benoemingsprocedure burgemeester heeft de raad actiever gecommuniceerd op de wijze waarop dit wenselijk is. Denk aan de animatie en enquête die online is uitgezet om inwoners, organisaties en ondernemers te bevragen op kwaliteiten waarover de nieuwe

burgemeester moet beschikken. Dit is echter met ambtelijke bijstand (inzet uren strategische communicatieadviseur voor maken toolkit, persberichten etc.) mogelijk gemaakt. Deze raadsperiode (2021--2022)

Raadscommunicatie kent meerdere invalshoeken. Het gaat om participatie stimuleren, bekendheid van raad en raadsleden vergroten, positioneren van de raad en verbinding leggen met inwoners, bedrijven en externe partners. Op dit moment vindt de raadscommunicatie nog ad hoc plaats en is dit nog niet structureel belegd bij iemand en gebaseerd op een jaarplan voor de raadscommunicatie. Tot die tijd zetten we in op de

quick-wins. Denk aan het benutten van het twitteraccount bij iedere informatieavond, commissie- en raadsvergadering en indien mogelijk over de genomen besluiten. Ook het bijhouden van de Facebook pagina van de raad hoort hierbij. Hierop kunnen achtergrond 19

stukjes worden geplaatst, bijvoorbeeld over de actuele stand van zaken omtrent de benoemingsprocedure burgemeester, de komst van een nieuw (burger)raadslid, de

genomen raadsbesluiten of bijvoorbeeld informatie in de aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen. Dit jaar willen we starten met de kernbezoeken en daarmee met de inwonerparticipatie.

Hopelijk is dat dit jaar weer fysiek mogelijk.Zo kunnen inwoners, maatschappelijke organisaties en instellingen die bij een kern betrokken zijn actief uitgenodigd worden om onderwerpen aan te dragen op basis waarvan de griffie een agenda per kern (gebaseerd op de uitkomsten van de Quick Scan Lokale Democratie) kan opstellen en (burger)raadsleden kunnen intekenen om in een bepaalde kern het gesprek aan te gaan. Hierbij zal ook de

ambtelijke organisatie worden betrokken en kan het college toehoorder zijn en indien gewenst over uitvoeringszaken het woord hebben. Ook zou het leuk zijn de banden aan te halen met de jeugdraad, te horen waar zij deze

periode mee bezig zijn geweest en welke tips zij hebben ten aanzien van inwonerparticipatie. Ook de uitkomsten van de quick-scan lokale democratie kunnen hiervoor input leveren. De raad als geheel (en niet als individuele leden c.q. fracties) dient na te denken over de wijze

waarop zijzich extern wil positioneren, niet alleen ten opzichte van de inwoners, maar ook ten opzichte van de regio. Uitgaande van de wens tot een goede regionale (informatie)positie betekent dit ook dat de griffie zich extern profileert en zo kennis en ervaringen van buiten naar binnen kan halen (zie ook onder 2.3.8l-. Dit kan ook als uitgangspunt dienen voor het opstellen van een (raads)communicatieplan. Nieuwe raadsperiode (2022-2026) ln de nieuwe raadsperiode willen we ook werken met een jaarplan voor de raadscommunicatie, waarin alle activiteiten opgenomen worden, de reguliere communicatie en de specifieke projectcommunicatie (denk aan een verkiezingsdebat, en na de installatie van de nieuwe raad, het voor het voetlicht brengen van alle partijen,

eventuele chatsessies met raadsleden etc.). Ook kan het thema gast van de raad uitgebreid worden als hiervoor uren beschikbaar zijn met projecten als de raad in de klas en de verbinding gezocht worden met de jeugdraad. lnput voor het jaarplan vormen ook de uitkomsten van de quick-scan lokale democratie. Budget Om goed invulling te geven aan taken die híerboven is een structurele ureninzet van L2 uur hiervoor nodig is (nu gemiddeld minimaal 2 uur per week). Dit aantal uren is gebaseerd op de ureninzet bij een aantal griffies van gemeenten die met raadscommunicatie aan de slag zijn gegaan. ln iets grotere gemeenten betreft dit 24/28 uur. Verder dient het budget dat de raad heeft om stukjes te plaatsen in de Moerdijkse Bode gehandhaafd te blijven. Daarnaast

dient er ook budget te zijn (als dit niet uit het reguliere budget voor commissie en raadsvergaderingen gehaald kan worden) om invulling te geven aan de gewenste kernbezoeken. Ook moet bezien worden of er voor een aantal verkiezingsdebatten en communicatie rondom de verkiezingen een raadsbudget voorhanden is en of dit budget 20

voor de verkiezingen toereikend is

2.3.8

Deelname aan regionale overleggen t.b.v. regionale voorstellen (eg.verbonden Partijen)

Status quo De griffier neemt deel aan de griffiersoverleggen die in De6 verband en de Griffierskring

West-Brabant georganiseerd worden. ln dit overleg zijn regionale raadsvoorstellen voorbereid (steeds door een wisselende groep griffiers) en besproken (aanvliegroute/behandeling stukken in diverse raden). Denk in dit kader aan het voorstel over de rekenkamer en het webinar (uitgesteld) over een van de gemeenschappelijke regelingen, het Werkplein. Ook is de griffier als secretaris van de commissie professionalisering van de landelijke vereniging van griffiers op de hoogte van de meest recente ontwikkelingen en rapporten op het vakgebied. Deze fora, maar die van de dorps en stadstafels, kunnen ook worden benut als klankbord en kennis uitwisseling in den brede. Vanwege corona is dit wellicht op de achtergrond geraakt. Daar is op dit moment alleen tijd voor om te participeren maar niet voldoende tijd om hierin actief te zijn, wat voor de doorontwikkeling van de griffie(r) en de externe oriëntatie van de griffie en raad essentieel is. Deze røadsperiode (2021-2022) Eind februari 2021, wordt er vanuit de griffiers van de regio West-Brabant een webinar

georganiseerd waarbij niet alleen de uitkomsten van de evaluatie nota Verbonden Partijen aan bod komen maar ook de keuzemogelijkheden die de raad gaat krijgen met de komst van de nieuwe Wet op de gemeenschappelijke regelingen (WCR). Nadat de evaluatie in de raad is vastgesteld zal er in De6 verband een avond worden belegd om met elkaar dieper op de inhoud in te gaan. Door deze bijeenkomst te organiseren wordt aan een al langer bestaande wens vanuit de De6 gemeenten gehoor gegeven om rond dit onderwerp actief het gesprek tussen en met de raden te organiseren. Tegelijk kunnen de raden dan hun standpunt bepalen ten aanzien van keuzes die gemaakt moeten worden als gevolg van de aanpassing van de WGR. NB: De Tweede Kamer is nog bezig met de schriftelijke behandeling. Er is nog geen zicht op de mondelinge behandeling en afronding van de besluitvorming. Of dit nog voor de verkiezingen tot afronding komt is door de val van het kabinet onzeker. Mocht dat niet lukken is de vraag welke status het voorstel gaat krijgen. Als het voorstel controversieel wordt verklaard, dan wordt het pas na de formatie door het nieuwe kabinet behandeld. Versterking Moerdijkse betrokkenheid t.a.v. verbonden partijen Vorig jaar zijn we in Moerdijk begonnen met het ambassadeurschap voor Verbonden Partijen. Dit betekent dat vooraf afspraken zijn gemaakt over welke raadsleden zich richten op welke

verbonden partijen. Het presidium heeft ingestemd om dit jaar een stapje verder te gaan. De door de fractievoorzitters aangedragen ambassadeurs gaan we ook inzetten in het proces van de kaderbrieven. De regiefunctionarissen nemen voordat de gespreksnotities worden opgeleverd contact op met de ambassadeurs over de kaderbrieven. ln dit gesprek wordt de kaderbrief doorgelopen en worden vragen van de ambassadeurs beantwoord. Tijdens een extra commissievergadering kaderbrieven verbonden partijen zullen in eerste instantie de ambassadeurs het woord voeren richting de overige raadsleden. De regiefunctionarissen zijn hierbij aanwezig om inhoudelijke vragen te beantwoorden. Als deze werkwijze, na evaluatie, bevalt kan deze stap in de reguliere P&C cyclus een plaats krijgen. Hierin zal ook de verkenning van de mogelijkheden om op verbonden partijen te bezuinigen een plekje krijgen.

27

Voorgesteld wordt om naast deze doorontwikkeling het komende half jaar geen aanvullende zaken te organiseren, maar mee te doen in het regionale proces. . N ie uwe ra o d spe ri od e ( 202 2-2026)

Het zou mooi zijn als het experiment om de P&C cyclus "anders" aan te vliegen dan voorheen, verder ¡n te zetten op het ambassadeurschap, dat in de nieuwe raadsperiode de nieuwe werkwijze wordt en structureel een plaats in de P&C cyclus krijgt. Daarnaast moeten we kijken op welke Gemeenschappelijke Regelingen (GR) extra aandacht gevestigd kan/moet worden zodat de diverse gemeenschappelijke regelingen in zicht blijven. ln de nota verbonden partijen is aangegeven welke GR extra aandacht behoeft, dit dient iedere raadsperiode geëvalueerd te worden op basis van de actualiteit. De griffier houdt zich in regionaal verband nog een beetje op de achtergrond. Als de griffie op sterkte is kan de griffier hierin ook een inhoudelijke bijdrage leveren. Hiervoor is op dit moment weinig ruimte.