Programma van Eisen Accountantsdienstverlening

Uniform Europees Aanbestedingsdocument Bij deze aanbesteding wordt het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) gehanteerd. Dit vloeit voort uit de Aanbestedingswet 2012 en is een wettelijke verplichting. De aanbestedende dienst plaatst de volgende opmerkingen over het UEA: ▪ De aanbestedende dienst vertrouwt erop dat de inschrijver dit UEA volledig en naar waarheid invult. Het UEA dient rechtsgeldig ondertekend te worden door een vertegenwoordiger van de inschrijver die vertegenwoordigingsbevoegd is; ▪ Wanneer inschrijvers in combinatie inschrijven, van onderaanneming gebruik maken of een beroep doen op de bekwaamheid van derden wordt benadrukt dat onderdeel II volledig en juist ingevuld dient te worden; ▪ Bij onderdeel III A, III B en III C zijn de uitsluitingsgronden, welke van toepassing zijn op deze opdracht, aangevinkt. Deze onderdelen dienen beantwoordt te worden door de inschrijver. ▪ Door onderdeel IV in te vullen geeft de inschrijver aan of hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen. Deze geschiktheidseisen heten in het UEA selectiecriteria; ▪ Onderdeel V van het UEA is niet van toepassing; ▪ Bij deel VI dient er rechtsgeldig ondertekend te worden. Een handtekening op het inschrijvingsbiljet geldt ook als een ondertekening van het UEA.

Door middel van het invullen en indienen van het UEA verklaart inschrijver dat op zijn onderneming de gestelde uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn en dat hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen.

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 21 van 33

4.5 Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen 4.5.1 Uitsluitingsgronden De aanbestedende dienst verklaart de volgende uitsluitingsgronden van toepassing: Uitsluitingsgronden UEA, deel III A: Eis, deel III A: Gronden die verband houden met strafrechtelijke veroordelingen, te weten: - Deelneming aan een criminele organisatie; - Corruptie; - Fraude; - Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten; - Witwassen van geld of financiering van terrorisme; - Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel. Bewijs: Inschrijver overlegt op verzoek van de gemeente een Gedragsverklaring aanbesteden, die op het tijdstip van indiening niet ouder is dan 2 jaar. Uitsluitingsgronden UEA, deel III B: Eis, deel III B: Bewijs:

Gronden die verband houden met de betaling van belastingen of sociale premies. Inschrijver overlegt op verzoek van de gemeente een Verklaring belastingdienst die op het tijdstip van indiening niet ouder is dan zes (6) maanden.

Uitsluitingsgronden UEA, deel III C: Eis, deel III C: Gronden met betrekking tot insolventie, belangenconflicten of beroepsfouten, te weten: - Faillissement, insolventie of gelijksoortig; - Prestaties uit het verleden. Bewijs: Inschrijver overlegt op verzoek van de gemeente een Uittreksel van het betreffende beroeps- en/of handelsregister, die op het tijdstip van indiening niet ouder is dan zes (6) maanden

Inschrijvingen van inschrijvers op wie één of meer van de uitsluitingsgronden zoals omschreven in het UEA van toepassing zijn, zijn ongeldig en worden uitgesloten van verdere deelname aan deze aanbestedingsprocedure. 4.5.2 Geschiktheidseisen m.b.t. beroepsbevoegdheid

Gemeente Moerdijk stelt de volgende geschiktheidseis met betrekking tot de beroepsbevoegdheid: Inschrijving beroepsregister Eis: De inschrijver dient conform de regels van de lidstaat waar zij gevestigd is, ingeschreven te staan in een beroeps- en/of handelsregister. Voor Nederland is dat het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Bewijs: Inschrijver overlegt op verzoek een Uittreksel van het betreffende beroeps- en/of handelsregister die op het tijdstip van indiening niet ouder is dan zes (6) maanden. Uit het uittreksel moet ook de tekenbevoegdheid te herleiden zijn. Inschrijving NBA Eis: Het verrichten van de dienst is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants als bedoeld in artikel 393, eerste lid, boek 2 BW). De inschrijver dient ingeschreven te staan in het openbaar register van de Koninklijke Nederlandse beroepsorganisatie van accountants (NBA). Bewijs: Inschrijver overlegt op verzoek een bewijsmiddel in de vorm van een afschrift van de inschrijving bij de NBA.

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 22 van 33

Vergunning AFM Eis: De inschrijver dient te beschikken over een vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) inzake het verrichten van Wettelijke controles bij niet-OOB’s. Bewijs: Inschrijver overlegt op verzoek een bewijsmiddel in de vorm van een afschrift van de vergunning van de AFM.

4.5.3 Geschiktheidseisen met betrekking tot technische beroepsbekwaamheid Indien een organisatie zich wil aanmelden voor de aanbesteding van onderhavig contract, zal zij over voldoende technische bekwaamheid moeten beschikken. Om op vakkundige wijze de werkzaamheden voor de gemeente uit te voeren, dient de aanmelder het bezit van kerncompetenties met referenties aantoonbaar te maken. Gemeente Moerdijk stelt de volgende geschiktheidseisen met betrekking tot kerncompetenties: Kerncompetentie: Eis: De inschrijver dient te beschikken over de onderstaande kerncompetentie: Ervaring met accountantsdienstverlening bij gemeenten en/of andere lokale overheden. Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met het naar volle tevredenheid van opdrachtgever uitvoeren van accountantsdienstverlening voor een gemeente of andere lokale overheid in Nederland, binnen een meerjarenovereenkomst. Hierbij is specifieke kennis van en ervaring met de meest actuele voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten een harde voorwaarde. De opdrachtwaarde bedraagt minimaal € 30.000, - exclusief BTW per kalenderjaar.

Bewijs:

Onder de gevraagde dienstverlening behoren de volgende taken: o Interimcontroles; o Jaarrekeningcontroles. Inschrijver dient aan te tonen dat hij beschikt over deze kerncompetentie door een naar waarheid ingevuld format kerncompetentie (bijlage 3). Na de voorlopige gunning dient de inschrijver een tevredenheidsverklaring te overleggen waaruit blijkt dat de opdracht naar volle tevredenheid van de opdrachtgever is uitgevoerd.

Aantonen en Voorwaarden kerncompetenties: o Referenties mogen niet ouder zijn dan drie (3) jaar op het moment van aanmelding; o Referenties betreffen een afgeronde (deel)opdracht of overeenkomst; o Per kerncompetentie dient één referentie te worden ingediend; o De omvang (in euro’s) van de ingediende referentie dient betrekking te hebben op het voorwerp van de opdracht c.q. de dienstverlening waarvoor de minimumeis is gesteld; o Een referentie inzake het voldoen aan een kerncompetentie kan slechts opgevoerd worden indien inschrijver de vereiste werkzaamheden zelf heeft uitgevoerd in de betreffende referentieopdracht of indien de toenmalige combinant of onderaannemer die de werkzaamheden m.b.t. de kerncompetentie heeft uitgevoerd opnieuw wordt ingezet in de vorm van combinant of als onderaannemer. De beschrijving van het referentieproject dient plaats te vinden op maximaal 1 pagina A4. Hiervoor dient het format in bijlage 3 te worden gebruikt. Gemeente Moerdijk behoudt zich het recht voor de opgave te controleren bij de opgegeven referenties. Indien uit deze controle wordt geconstateerd, dat de opgave afwijkt van hetgeen de referentie-contactpersonen melden, kan de gemeente besluiten tot diskwalificatie van deelname aan deze aanbesteding.

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 23 van 33

4.5.4 Bewijsmiddelen De aanbestedende dienst vertrouwt erop dat de inschrijver het UEA volledig en naar waarheid invult. De aanbestedende dienst behoudt zich niettemin het recht voor om bij de inschrijver aan wie aanbestedende dienst voornemens is te gunnen, bewijsmiddelen op te vragen ter staving van het UEA. De inschrijver dient de opgevraagde bewijsmiddel(en) binnen 7 dagen na het daartoe gedane verzoek te overleggen aan de aanbestedende dienst. In voorkomende gevallen dat één of meerdere van de beschreven bewijsstukken niet of niet tijdig kan worden overlegd, kan de inschrijving ongeldig worden verklaard en daarmee worden uitgesloten van de aanbestedingsprocedure. 4.6. Eisen aan de inschrijving De inschrijving wordt allereerst getoetst op de procedurele voorwaarden en compleetheid. Indien niet wordt voldaan aan één of meer van de onderstaande voorwaarden en/of de inschrijving niet compleet is, wordt de inschrijving terzijde gelegd en wordt de inschrijver uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.

4.6.1 Voorwaarden De inschrijving dient aan alle onderstaande procedurele voorwaarden te voldoen: ▪ De inschrijving dient digitaal, volledig, tijdig en naar waarheid te zijn geüpload in Mercell Source-to-Contract; ▪ De inschrijving is rechtsgeldig ondertekend*; ▪ De inschrijving heeft betrekking op de gehele opdracht; ▪ Aan de inschrijving zijn geen voorwaarden verbonden; ▪ De inschrijving dient in de Nederlandse taal te zijn opgesteld; ▪ De inschrijving heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal 90 dagen. 4.6.2 Compleetheid De inschrijving dient alle onderstaande onderdelen te bevatten: 1. Een volledig ingevuld rechtsgeldig ondertekend UEA (bijlage 1); 2. Een volledig ingevuld en rechtsgeldig ondertekend inschrijvingsbiljet (bijlage 2); 3. Een volledig ingevuld format referentieverklaring (bijlage 3); 4. Visiedocument met betrekking tot Kennis en Ervaring (K1); 5. Visiedocument met betrekking tot Controlefilosofie en controleaanpak (K2); 6. Visiedocument met betrekking tot Contactpotentieel (K3); 7. Visiedocument met betrekking tot Natuurlijke adviesfunctie (K4); 8. Visiedocument met betrekking tot Controle rechtmatigheidsverantwoording (K5). *Een handtekening onder het inschrijvingsbiljet geldt ook als een ondertekening van het UEA.

Alle gevraagde documenten dienen naar waarheid opgesteld en ingevuld te zijn. De rechtsgeldige ondertekening dient te herleiden te zijn uit een kopie van het uittreksel uit het beroepen- of handelsregister. Indien een andere persoon, dan de personen die volgens het uittreksel tekenbevoegd zijn, handelt namens de organisatie van de inschrijver, dan dient hiervan een expliciete rechtsgeldig ondertekende verklaring van beslissingsbevoegdheid te worden opgenomen bij de inschrijving. Indien een inschrijving niet is ondertekend door een bevoegd vertegenwoordiger van de inschrijvende organisatie, dan is de inschrijving ongeldig en wordt de inschrijver uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 24 van 33

Het is niet toegestaan om de in te vullen bijlagen inhoudelijk te wijzigen. Bij de bijlagen die benodigd zijn voor de inschrijving mogen enkel de ‘invulvelden’ ingevuld te worden. Indien hier niet aan wordt voldaan, wordt de inschrijver uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. 4.7. Beoordeling van de inschrijving 4.7.1 Beoordeling Indien een inschrijving voldoet aan de procedurele voorwaarden en compleetheid, er geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn en voldoet aan de gestelde minimumeisen, vindt beoordeling van de inschrijving plaats op basis van het gunningscriterium de beste prijs-kwaliteitverhouding. 4.7.2 Gunningscriterium De inschrijvingen worden beoordeeld op het gunningscriterium Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding. De volgende onderdelen worden beoordeeld: o Prijs (P); ➢ Inschrijfprijs aanbesteding o

Kwaliteit (K): ➢ K1: Kennis en Ervaring; ➢ K2: Controlefilosofie en controleaanpak; ➢ K3: Contactpotentieel; ➢ K4: Natuurlijke adviesfunctie; ➢ K5: Controle rechtmatigheidsverantwoording.

Voor het bepalen van de beste prijs-kwaliteit verhouding wordt gebruik gemaakt van gunnen op waarde. Dit houdt in dat aan de kwalitatieve subgunningscriteria een fictieve financiële meerwaarde wordt toegekend. Deze meerwaarde wordt als korting (fictieve aftrek) op de werkelijke inschrijfprijs in mindering gebracht: Werkelijke inschrijfprijs – behaalde fictieve korting = fictieve inschrijfprijs De inschrijver met de laagste fictieve inschrijfprijs heeft de inschrijving met de Beste Prijs-Kwaliteit Verhouding gedaan. 4.7.2 Subgunningscriterium Prijs De prijs wordt beoordeeld op basis van het de totale inschrijfprijs. Dit wordt in onderstaande tabel toegelicht. Criterium Prijs Omschrijving

De prijsopgave dient te worden gedaan door het invullen, rechtsgeldig ondertekenen en indienen van het inschrijvingsbiljet, opgenomen in bijlage 2. Alle tarieven dienen te worden ingediend in Euro’s exclusief BTW. De opgegeven prijzen dienen all-in tarieven te zijn, hetgeen betekent dat alle eventuele bijkomende kosten in de tarieven dienen te zijn verwerkt, zoals, maar niet uitsluitend, reisen transportkosten, rapportagekosten, administratiekosten en andere logisch tot de opdracht behorende kosten. Het inschrijvingsbiljet is opgedeeld in de volgende werkzaamheden die ieder boekjaar plaatsvinden: A. Interimcontrole; B. Jaarrekeningcontrole (inclusief SISA-verantwoording en controle rechtmatigheidsverantwoording);

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 25 van 33

C.

Praktijkcasus;

Op het inschrijvingsbiljet dient een splitsing gemaakt te worden naar functieniveau, in te zetten uren en tarieven. Bij onderdeel C wordt de inschrijver gevraagd om een (referentie)calculatie te verstrekken op basis van een praktijkcasus. Het betreft een subsidieverklaring van de provincie waarbij de interne organisatie het bijbehorende controleprotocol aantoonbaar heeft uitgevoerd, inclusief het vaststellen van financiële aansluitingen. Deze referentiecalculatie maakt onderdeel uit van de gunning. De inschrijver vult voor de uit te voeren werkzaamheden het aantal benodigde uren en eenheidsprijzen in (lichtgrijs gearceerde velden). De eenheidsprijzen worden automatisch vermenigvuldigd met het aantal uren en vervolgens bij elkaar opgeteld. Dit resulteert in de totale inschrijfprijs voor de aanbesteding “Accountantsdienstverlening 2023 - 2027” van gemeente Moerdijk. Na gunning vindt verrekening van onderdeel A en onderdeel B plaats conform de opgave. Het uitvoeren van werkzaamheden voor onder andere (deel)verantwoordingen en meerwerk kan uitsluitend conform de ingediende tarieven (onderdeel C), zoals vermeld op het inschrijvingsbiljet. In alle gevallen dient voorafgaand aan de besteding van de uren overleg met en goedkeuring door de opdrachtgever plaats te vinden, waarbij het verwachte aantal uren schriftelijk wordt vastgelegd.

Benodigde informatie in de inschrijving Vormvereiste

Alle in het beschrijvend document en bijbehorende bijlagen en Nota(‘s) van inlichtingen genoemde aantallen zijn indicatief. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van: - De totale inschrijfprijs ingevuld op het inschrijvingsbiljet De prijsopgave dient te worden gedaan door het volledig invullen, rechtsgeldig ondertekenen en indienen van het inschrijvingsbiljet opgenomen in bijlage 2. De tarieven dienen in Euro’s exclusief BTW opgegeven te worden.

4.7.3 Subgunningscriterium Kwaliteit De kwalitatieve subgunningscriteria K1 t/m K5 worden in onderstaande tabellen toegelicht: Criterium KWALITEIT K1 Omschrijving Doel kwalitatieve inschrijving

Kennis en ervaring Inzicht in de mate van kennis en ervaring van het in te zetten vaste controleteam binnen de publieke sector en kennisoverdracht aan gemeente tijdens contractduur.

Maatstaf

De mate waarin de kennis en ervaring van de inschrijver voldoet: - Voldoende deskundigheid met administratieve organisatie en interne beheersing, belastingrecht, automatisering en bedrijfsvoering bij gemeenten. - Toepassing van bestaande/relevante wet- en regelgeving, signaalfunctie met betrekking tot risico’s en actuele ontwikkelingen bij gemeenten. - Verwerken van wijzigingen in de verslaggeving etc. voor gemeenten. - Borging van kennisoverdracht naar gemeente (eigen controleteam), denk bijvoorbeeld aan het voorkomen dat meerdere jaren dezelfde stukken worden opgevraagd of dezelfde vragen worden gesteld. Uitstekend – Goed – Voldoende – Onvoldoende In uw visie/ beschrijving dienen de volgende onderdelen terug te komen: 1. Beschrijving van de samenstelling van het vaste controleteam met het daarbij behorende kennisniveau en individuele ervaringen binnen de accountancy in de publieke sector; 2. Benoem de individuele kwaliteiten en competenties van het vaste controleteam. Cv’s dienen ter onderbouwing te worden meegestuurd.

Score Benodigde informatie in de inschrijving

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 26 van 33

3.

Vormvereisten

Referenties van minimaal 1 gemeente waarbij het in te zetten vaste controleteam eindverantwoordelijk accountant is geweest; 4. Beschrijving van de visie ten aanzien van kennisdeling/ kennisoverdracht aan de gemeente en intern. 5. Beschrijving van de borging van inzet van mensen met voldoende ervaring en/of kennis. Uw beschrijving dient overzichtelijk en concreet geformuleerd te zijn en te voldoen aan de volgende eisen: ➢ In de Nederlandse taal; ➢ Bondig omschreven; ➢ Maximaal twee (2) pagina’s A4, enkelzijdig exclusief referenties. Indien meer dan twee (2) pagina’s A4 worden ingediend, wordt slechts de informatie op het gevraagde aantal A4 pagina’s enkelzijdig beoordeeld. Het teveel aan informatie wordt buiten de beoordeling gelaten en wordt beschouwd als geen onderdeel van de inschrijving.

Criterium KWALITEIT K2 Omschrijving Doel kwalitatieve inschrijving Maatstaf Score Benodigde informatie in de inschrijving

Vormvereisten

Controlefilosofie en controleaanpak Inzicht in de wijze waarop de inschrijver ervoor zorgt dat de controlefilosofie en – aanpak aansluit en is afgestemd op de werkwijze en aanpak van de gemeente. Hierbij moeten o.a. de leesbaarheid voor de organisatie en (voor de relevante documenten) de gemeenteraad geborgd te zijn. De mate waarin de controlefilosofie en -aanpak van de inschrijver aansluit en is afgestemd op de werkwijze en aanpak van de gemeente. Uitstekend – Goed – Voldoende – Onvoldoende In uw visie dienen de volgende onderdelen terug te komen: - De controlefilosofie waaronder de controleaanpak en de eisen en wensen met betrekking tot de interne controle en administratieve organisatie; - Een voorbeeld van een ‘Rapport van bevindingen’ van een geanonimiseerde referentie; - Een voorbeeld van een ‘Managementletter’ en bestuurlijke samenvatting van een geanonimiseerde referentie. Daarnaast dient u het effect aan te geven van eventuele werkafspraken en de financiële consequenties als (een deel van) de werkafspraken niet nagekomen worden, de scheidslijn tussen controlewerkzaamheden die de inschrijver verricht en de werkzaamheden die door de organisatie verricht worden, het niveau van rapporten van bevindingen en managementletters (gericht op doelgroep), communicatie tijdens het controleproces.

Uw beschrijving dient overzichtelijk en concreet geformuleerd te zijn en te voldoen aan de volgende eisen: ➢ In de Nederlandse taal; ➢ Bondig omschreven; ➢ Maximaal twee (2) pagina’s A4. Indien meer dan twee (2) pagina’s A4 worden ingediend, wordt slechts de informatie op het gevraagde aantal A4 pagina’s enkelzijdig beoordeeld. Het teveel aan informatie wordt buiten de beoordeling gelaten en wordt beschouwd als geen onderdeel van de inschrijving.

Criterium KWALITEIT K3 Omschrijving Doel kwalitatieve inschrijving

Contactpotentieel Inzicht in hoe de inschrijver op een effectieve en doelmatige wijze samenwerkt en communiceert.

Maatstaf

De mate waarin de wijze van samenwerken en communiceren van de inschrijver effectief en doelmatig is: constructief, praktisch, helder, eenduidig, tijdig, consistent, transparant.

Score

Uitstekend – Goed – Voldoende – Onvoldoende

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 27 van 33

Benodigde informatie in de inschrijving

Vormvereisten

In uw visie dient u de wijze te omschrijven waarop de samenwerking en communicatie zal worden vormgegeven. Hierbij wordt tevens gevraagd nadrukkelijk aan te geven hoe de wijze van samenwerking ingezet zal worden om de (controlerende) rol van de gemeenteraad te ondersteunen en deel te nemen aan de vergaderingen van de Auditcommissie. In uw beschrijving dient de samenwerking tussen de diverse disciplines zoals ambtelijke organisatie, gemeentesecretaris/algemeen directeur, portefeuillehouder financiën, college, Auditcommissie, gemeenteraad, concerncontroller en griffier te worden benoemd. Uw beschrijving dient overzichtelijk en concreet geformuleerd te zijn en te voldoen aan de volgende eisen: ➢ In de Nederlandse taal; ➢ Bondig omschreven; ➢ Maximaal één (1) pagina A4. Indien meer dan één (1) pagina A4 wordt ingediend, wordt slechts de informatie op het gevraagde aantal A4 pagina’s enkelzijdig beoordeeld. Het teveel aan informatie wordt buiten de beoordeling gelaten en wordt beschouwd als geen onderdeel van de inschrijving.

Criterium KWALITEIT K4 Omschrijving Doel kwalitatieve inschrijving

Natuurlijke adviesfunctie Inzicht in de wijze waarop de inschrijver invulling geeft aan de natuurlijke adviesfunctie: Een frisse, nuchtere en praktische visie op de adviesfunctie.

Maatstaf

De mate waarin de invulling van de adviesfunctie past bij de behoefte van de gemeente: Pro-activiteit, creativiteit, communicatie m.b.t. interne en externe ontwikkelingen, aansluiting met organisatie gemeente Moerdijk inclusief advisering op basis van bevindingen. Daarnaast wordt ook het gebruik van en vergelijk met benchmarkgegevens als meerwaarde gezien. Uitstekend – Goed – Voldoende – Onvoldoende U dient in uw visie de natuurlijke adviesfunctie nader uit te werken, waarbij tenminste ingegaan wordt op: - Uw visie op de natuurlijke adviesfunctie voor gemeente Moerdijk; - Hoe ziet u uw rol als accountant om de gemeenteraad/ Auditcommissie hierbij te helpen; - Beschrijf op welke wijze u als opdrachtnemer externe ontwikkelingen, risico’s en trends signaleert die voor gemeente Moerdijk relevant kunnen zijn, hoe u hierover adviseert en tevens concreet bespreekbaar maakt welke ontwikkelingen en trends er zijn die effecten hebben op de processen binnen de gemeentelijke organisatie; - Beschrijf op welke wijze u als accountant interne verbetermogelijkheden op de bedrijfsvoeringprocessen en de inrichting van de organisatie signaleert, hierover adviseert en tevens concreet bespreekbaar maakt met de gemeentelijke organisatie. Naast uw reactie op bovenstaande onderwerpen kunt u de verdere adviesfunctie op uw manier vormgeven.

Score Benodigde informatie in de inschrijving

Vormvereisten

Uw beschrijving dient overzichtelijk en concreet geformuleerd te zijn en te voldoen aan de volgende eisen: ➢ In de Nederlandse taal; ➢ Bondig omschreven; ➢ Maximaal twee (2) pagina’s A4. Indien meer dan twee (2) pagina’s A4 worden ingediend, wordt slechts de informatie op het gevraagde aantal A4 pagina’s enkelzijdig beoordeeld. Het teveel aan informatie wordt buiten de beoordeling gelaten en wordt beschouwd als geen onderdeel van de inschrijving.

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 28 van 33

Criterium KWALITEIT K5 Omschrijving Doel kwalitatieve inschrijving Maatstaf

Score Benodigde informatie in de inschrijving

Vormvereisten

Controle rechtmatigheidsverantwoording Inzicht in de wijze waarop de inschrijver zijn rol vormgeeft als controlerend accountant in relatie tot de gemeentelijke organisatie die vanaf 2023 te maken krijgt met nieuwe wet- en regelgeving, een nieuwe werkwijze en nieuwe wijze van rapporteren. Het niveau en leesbaarheid van de rapporten, de wijze van communiceren tijdens de controles, de wijze van ondersteuning (waar mogelijk), wie verricht welke werkzaamheden (accountant vs. gemeente), afstemming over planning en voortgang (gedurende het boekjaar). Uitstekend – Goed – Voldoende – Onvoldoende In uw visie dienen de volgende onderdelen terug te komen: - Beschrijving van de controleaanpak voor wat betreft de rechtmatigheidsverantwoording en de eisen en wensen die daarbij spelen; - Hoe ziet u uw rol bij de implementatie van deze specifieke wet- en regelgeving? - Op welke wijze kunt u bijdragen om de administratieve last die deze veranderende weten regelgeving tot gevolg heeft, te beperken? - Hoe ziet u uw rol om gemeenten op de hoogte houden van belangrijke wijzigingen in weten regelgeving (BBV, et cetera); - De visie op de samenwerking, het steunen op de gemeentelijke werkzaamheden en de gemeentelijke P&C-cyclus.

Uw beschrijving dient overzichtelijk en concreet geformuleerd te zijn en te voldoen aan de volgende eisen: ➢ In de Nederlandse taal; ➢ Bondig omschreven; ➢ Maximaal één (1) pagina A4. Indien meer dan één (1) pagina A4 worden ingediend, wordt slechts de informatie op het gevraagde aantal A4 pagina’s enkelzijdig beoordeeld. Het teveel aan informatie wordt buiten de beoordeling gelaten en wordt beschouwd als geen onderdeel van de inschrijving.

4.7.4 Beoordelingskader Bij de beoordeling van het gunningscriterium kwaliteit wordt een waardering gegeven. Deze wordt volgens de onderstaande tabel toegekend. Richtlijn beoordeling subgunningscriteria K1 t/m K5

Uitstekend beantwoord: De inschrijver geeft een uitstekende en concrete invulling aan het kwaliteitscriterium en aan de beschreven onderdelen. De inschrijver laat overtuigend zien de opdracht, de doelstelling en problematiek van de uitvoering van de dienstverlening volledig te doorgronden. Goed beantwoord: De inschrijver geeft een goede invulling aan het aan het kwaliteitscriterium en aan de beschreven onderdelen. De inschrijver laat zien de opdracht, de doelstellingen en problematiek van de uitvoering van de dienstverlening volledig te doorgronden.

Score

Uitstekend

Goed

Voldoende beantwoord: De wijze van invulling van het kwaliteitscriterium en de beschreven onderdelen is voldoende maar laat nog onduidelijkheden over. De inschrijver laat niet zien de opdracht, de doelstellingen en problematiek van de uitvoering van de dienstverlening volledig te doorgronden.

Voldoende

Onvoldoende beantwoord: De inschrijver geeft geen en/of geen concrete invulling aan het kwaliteitscriterium en/of aan de beschreven onderdelen. De inschrijver laat niet zien de doelstellingen en/of problematiek van de uitvoering van de dienstverlening te doorgronden.

Onvoldoende

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 29 van 33

4.7.5 Fictieve korting De maximaal te behalen fictieve korting op de kwaliteitscriteria K1-K5 bedraagt € 45.000. De fictieve kortingen voor het kwaliteitscriterium worden toegekend op basis van onderstaand schema: Fictieve korting kwaliteitscriteria

Kwaliteitswaardering Uitstekend Goed € 15.000, € 10.000, -

Voldoende € 0, -

Onvoldoende € - 5.000, -

K2 Controlefilosofie en controleaanpak

€ 15.000, -

€ 10.000, -

€ 0, -

€ - 5.000, -

K3 Contactpotentieel

€ 15.000, -

€ 10.000, -

€ 0, -

€ - 5.000, -

K4 Natuurlijke adviesfunctie

€ 15.000, -

€ 10.000, -

€ 0, -

€ - 5.000, -

K5: Controle rechtmatigheidsverantwoording

€ 5.000, -

€ 3.750, -

€ 0, -

€ - 2.500, -

K1 Kennis en Ervaring

4.7.6 Verificatie interview Na de kwalitatieve beoordeling van de inschrijving vindt een verificatie interview met de inschrijver plaats. Dit verificatie interview vindt plaats op 7 maart 2023. U ontvangt hiervoor een uitnodiging. De inkoopadviseur stelt de interviewvragen. Het beoordelingsteam kan aansluitend eventuele verduidelijkingsvragen stellen. De maximale duur voor het interview en de beantwoording van de verduidelijkingsvragen is een uur. Het interview heeft als doel om te verifiëren of de inschrijver alle gestelde eisen in de aanbestedingsdocumenten juist heeft geïnterpreteerd en op de juiste wijze vertaald naar de uitvoering van de dienstverlening. Vanuit de inschrijver dient het in te zetten team deel te nemen aan het interview en de vragen te beantwoorden. Het verificatie interview wordt niet beoordeeld. Echter in het geval dat het beoordelingsteam vaststelt dat de beantwoording van de vragen door de inschrijver afwijkt van hetgeen in de plannen van aanpak beschreven staat, kan dit leiden tot aanpassing van de consensusbeoordeling van de kwalitatieve criteria. 4.7.7 Beoordelingsteam Alle tijdig en volledig ontvangen inschrijvingen, waarvan de inschrijver aan alle minimumeisen voldoet en waarbij de uitsluitingsgronden niet van toepassing zijn, worden beoordeeld door een beoordelingsteam.

Het beoordelingsteam bestaat uit 5 personen, waarvan 3 leden van de Auditcommissie/gemeenteraad van de gemeente Moerdijk. Indien één van de leden van het beoordelingsteam door omstandigheden niet aanwezig kan zijn bij de beoordeling, zal deze met gepaste deskundigheid vervangen worden. De volgende stappen worden doorlopen: ▪ Verspreiding door de inkoopadviseur van de kwalitatieve inschrijving onder het beoordelingsteam; ▪ Individuele beoordeling per kwalitatief criterium door de leden van het beoordelingsteam; ▪ Gezamenlijke beoordeling per kwalitatief criterium in consensus; ▪ Interview ter verificatie van de inschrijving; ▪ De inschrijfprijs wordt kenbaar gemaakt aan het beoordelingsteam; ▪ Berekening van de eindscore. Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 30 van 33

4.7.8 Winnende inschrijving De door de het beoordelingsteam gegeven score voor het subgunningscriterium kwaliteit bepaalt hoeveel van de maximale fictieve waarde als aftrek van de inschrijfprijs wordt gehaald. De inschrijver met de laagste fictieve inschrijfprijs is de beoogd winnaar van de aanbesteding. Bij een gelijke fictieve inschrijfprijs prevaleert de inschrijving met de kwalitatief hogere inschrijving boven de laagste inschrijfprijs. Indien dit ook gelijk is, dan zal door de loting worden bepaald aan welke inschrijver uiteindelijk voorlopig gegund wordt. De uiteindelijke opdracht wordt bij gunning verstrekt op basis van de ingediende tarieven op het inschrijvingsbiljet van de winnende inschrijver inclusief het ingediende visiedocument ten behoeve van de invulling van het kwaliteitscriterium K1-K5. 4.7.9 Wachtkamerovereenkomst De aanbestedende dienst wil met de als tweede geëindigde inschrijver een wachtkamerovereenkomst sluiten. Een concept wachtkamerovereenkomst is in bijlage 7 opgenomen. Door in te schrijven op de aanbesteding aanvaarden alle inschrijvers ook de voorwaarden van de wachtkamerovereenkomst. De aanbieding van de als tweede geëindigde inschrijver wordt onderdeel van de wachtkamerovereenkomst. Direct na of gelijktijdig met de definitieve gunning aan de winnende inschrijver wordt de wachtkamerovereenkomst met de als tweede geëindigde inschrijver van kracht.

De duur van de wachtkamerovereenkomst loopt tot 31 december 2023. 4.7.10 Voorbehoud gunning De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om niet tot gunning van de opdracht over te gaan of om tijdens de aanbestedingsprocedure de aanbesteding tijdelijk of definitief te staken, om welke reden dan ook. In een dergelijk geval is de aanbestedende dienst niet gebonden aan het aangaan van een overeenkomst. 4.8. Gunning van de opdracht De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de ‘beste Prijs-Kwaliteitverhouding’ na een formeel besluit hiertoe van de gemeenteraad. De gemeenteraad laat zich adviseren door het beoordelingsteam nadat zij hun werk hebben afgerond. De beslissing aan welke inschrijver de aanbestedende dienst voornemens is de opdracht te gunnen, wordt schriftelijk medegedeeld aan alle inschrijvers. In de mededeling motiveert de opdrachtgever deze keuze en wordt de fictieve inschrijfprijs van de winnende inschrijver bekendgemaakt. Vanaf het bekendmaken van de gunningsbeslissing start de opschortende termijn (bezwaartermijn) van 20 dagen waarin de aanbestedende dienst nog niet tot ondertekening van een overeenkomst zal overgaan. Afgewezen en/of uitgesloten inschrijvers kunnen bezwaar maken tegen de gunningsbeslissing en/of de uitsluiting. Zij dienen een civiel kort geding aanhangig te maken voor het verstrijken van deze termijn. Deze termijn is een fatale termijn.

Het kort geding dient aanhangig gemaakt te worden bij de rechtbank Zeeland - West-Brabant te Breda. In het belang van een goede en snelle voortgang wordt een ieder die een rechtsmiddel aanwendt dringend verzocht om de aanbestedende dienst tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie dagvaarding.

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 31 van 33

In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing kort geding wordt aangespannen dient de winnende inschrijver de inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee (2) weken na de uitspraak. Indien gedurende de voornoemde termijn een kort geding wordt aangespannen met betrekking tot de gunningsbeslissing, wordt er in ieder geval niet eerder een overeenkomst gesloten, dan nadat de rechter uitspraak heeft gedaan.

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 32 van 33

Bijlage 1. Uniform Europees Aanbestedingsdocument Het Uniform Europees aanbestedingsdocument is separaat bijgevoegd. Bijlage 2. Inschrijvingsbiljet Het inschrijvingsbiljet is hieronder bijgevoegd. Een bewerkbaar Excel-bestand wordt bij de Nota van Inlichtingen beschikbaar gesteld. Bijlage 3. Format referentieverklaring Het format referentieverklaring is hieronder bijgevoegd. Bijlage 4. Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Moerdijk De Gemeentelijk inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Moerdijk zijn separaat bijgevoegd. Bijlage 5. Managementletters, accountantsverklaring, jaarrekening en IC-rapportage en plan De Managementletters en de accountantsverklaringen van de afgelopen 2 jaren, de jaarrekening 2021, IC-rapportage 2021 en IC-plan 2022 zijn separaat bijgevoegd. Bijlage 6. Controleverordening gemeente Moerdijk De controleverordening is separaat bijgevoegd. Bijlage 7. Wachtkamerovereenkomst De Wachtkamerovereenkomst is separaat bijgevoegd.

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 33 van 33