Programma van Eisen Accountantsdienstverlening

Beschrijvend document:

Accountantsdienstverlening 2023 - 2027

Opstellers: Gemeente Moerdijk Gerhard Brunsveld, plaatsvervangend raadsgriffier Henk Verbeek, concerncontroller Inkoopbureau West-Brabant Ellen Renzen - van Dijk, Inkoopadviseur Kenmerk: Datum:

SIW009297 15 november 2022

Inhoudsopgave 1.

Inleiding................................................................................................................................................5

1.1. Doel van de aanbesteding .....................................................................................................5 1.2. Keuze aanbestedingsprocedure .............................................................................................5 1.2.1 Aanbestedingsprocedure ...........................................................................................................5 1.2.2 Gunningscriterium ......................................................................................................................5 1.3. Klachtenmeldpunt.................................................................................................................5 1.4. Communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure................................................................5 1.4.1 Aanspreekpunt aanbestedende dienst ......................................................................................6 1.4.2 Aanspreekpunt inschrijver..........................................................................................................6 1.5. Planning ................................................................................................................................6 2.

Omschrijving van de opdracht ............................................................................................................7 2.1. Doel van de opdracht ............................................................................................................7 2.2. Algemene informatie opdrachtgever .....................................................................................7 2.3. Organisatie............................................................................................................................7 2.3.1 Bestuurlijke organisatie ..............................................................................................................7 2.3.2 Organisatiemodel........................................................................................................................8 2.3.3 Ambtelijke organisatie ................................................................................................................8 2.3.4 Financiële organisatie .................................................................................................................8 2.3.5 Administratieve Organisatie (AO)/ Interne Beheersing (IB).......................................................8 2.4 Planning & control..................................................................................................................8 2.4.1 Interne controle

..........................................................................................................................8 2.4.2 Gemeenschappelijke regelingen ................................................................................................9 2.4.3 Financiële administratie .............................................................................................................9 2.4.4 Rechtmatigheidsverantwoording door het college ...................................................................9 2.5 Onderdelen van de opdracht ................................................................................................10 2.5.1 Wettelijke kaders ......................................................................................................................10 2.5.2 Controle op de jaarrekening.....................................................................................................10 2.5.3 Optionele opdrachten ..............................................................................................................11 2.5.4 Natuurlijke adviesfunctie..........................................................................................................12 2.5.5 Ondersteunende functie ..........................................................................................................12 2.5.6 Rapportages en evaluatie

.........................................................................................................13 2.5.7 Samenstelling van het controleteam .......................................................................................13 2.5.8 Duurzaamheid...........................................................................................................................14

3. Contractuele voorwaarden....................................................................................................................15 3.1. Vorm en duur van de overeenkomst....................................................................................15 3.1.1 Vorm van de overeenkomst .....................................................................................................15 Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 2 van 33

3.1.2 Duur van de overeenkomst ......................................................................................................15 3.1.3 Wijzigingen van de overeenkomst ...........................................................................................15 3.1.4 Van toepassing zijnde voorwaarden ........................................................................................15 3.1.5 Toepasselijk recht en geschillen ...............................................................................................16 3.2. Financiële bepalingen ..........................................................................................................16 3.2.1 Tarieven ....................................................................................................................................16 3.2.2 Indexering .................................................................................................................................16 3.2.3 Facturatie en betaling...............................................................................................................17 3.2.4 Meerwerk..................................................................................................................................17 4.

Aanbestedingsprocedure...................................................................................................................18 4.1. Uitgangspunten aanbesteding .............................................................................................18 4.1.1 Van toepassing zijnde richtlijn..................................................................................................18 4.1.2 Keuze aanbestedingsprocedure ...............................................................................................18 4.1.3 Typering opdracht ....................................................................................................................18 4.1.4 Clusteren en percelen...............................................................................................................18 4.1.5 Varianten...................................................................................................................................18 4.1.6 Taal............................................................................................................................................18 4.1.7 Mogelijke onduidelijkheden en tegenstrijdigheden ................................................................18 4.1.8 Vertrouwelijkheid .....................................................................................................................18 4.1.9

Gestanddoeningstermijn ..........................................................................................................19 4.1.10 Overige voorwaarden .............................................................................................................19 4.2. Wijze van inschrijving ..........................................................................................................19 4.2.1 Zelfstandig.................................................................................................................................19 4.2.2 Inschrijving met onderaanneming............................................................................................19 4.2.3 Inschrijving in combinatie.........................................................................................................19 4.2.4 Beroep op bekwaamheid van derden ......................................................................................20 4.3.

Verloop van de aanbestedingsprocedure.............................................................................20 4.3.1 Nota van Inlichtingen................................................................................................................20 4.3.2 Indiening van de inschrijving ....................................................................................................20 4.3.3 Opening van de inschrijvingen .................................................................................................21 4.4. Uniform Europees Aanbestedingsdocument ........................................................................21 4.4.1. Uniform Europees Aanbestedingsdocument..........................................................................21 4.5 Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen ...........................................................................22 4.5.1 Uitsluitingsgronden...................................................................................................................22 4.5.2 Geschiktheidseisen m.b.t.

beroepsbevoegdheid.....................................................................22 4.5.3 Geschiktheidseisen met betrekking tot technische beroepsbekwaamheid ...........................23 4.5.4 Bewijsmiddelen.........................................................................................................................23

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 3 van 33

4.6. Eisen aan de inschrijving......................................................................................................24 4.6.1 Voorwaarden ............................................................................................................................24 4.6.2 Compleetheid ...........................................................................................................................24 4.7. Beoordeling van de inschrijving ...........................................................................................25 4.7.1 Beoordeling...............................................................................................................................25 4.7.2 Gunningscriterium ....................................................................................................................25 4.7.2 Subgunningscriterium Prijs.......................................................................................................25 4.7.3 Subgunningscriterium Kwaliteit ...............................................................................................26 4.7.4 Beoordelingskader....................................................................................................................29 4.7.5 Fictieve korting

.........................................................................................................................30 4.7.6 Verificatie interview..................................................................................................................30 4.7.7 Beoordelingsteam.....................................................................................................................30 4.7.8 Winnende inschrijving ..............................................................................................................31 4.7.9 Wachtkamerovereenkomst......................................................................................................31 4.7.10 Voorbehoud gunning..............................................................................................................31 4.8. Gunning van de opdracht ....................................................................................................31 Bijlage 1. Uniform Europees Aanbestedingsdocument................................................................33 Bijlage 2. Inschrijvingsbiljet ........................................................................................................33 Bijlage 3. Format referentieverklaring ........................................................................................33 Bijlage 4.

Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Moerdijk .......................33 Bijlage 5. Managementletters, accountantsverklaring, jaarrekening en IC-rapportage en plan ...33 Bijlage 6. Controleverordening gemeente Moerdijk ...................................................................33 Bijlage 7. Wachtkamerovereenkomst .........................................................................................33

Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/ of openbaar gemaakt, op welke wijze dan ook zonder voorafgaande toestemming van zowel de aanbestedende dienst als Inkoopbureau West-Brabant.

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 4 van 33

1. Inleiding 1.1. Doel van de aanbesteding De gemeenteraad van gemeente Moerdijk, hierna te noemen aanbestedende dienst of opdrachtgever, is voornemens om de dienstverlening in het kader van de wettelijke accountantscontrole Europees aan te besteden. De aanbestedende dienst is voornemens met één partij een overeenkomst af te sluiten voor het leveren van accountantsdiensten. De partij wordt hierna aangeduid als inschrijver of opdrachtnemer. Dit beschrijvend document is vastgesteld door de gemeenteraad van gemeente Moerdijk en bedoeld om partijen de mogelijkheid te bieden op een goede en juiste wijze mee te dingen naar de gunning van de opdracht. 1.2. Keuze aanbestedingsprocedure 1.2.1 Aanbestedingsprocedure De aanbesteding vindt plaats volgens de Aanbestedingswet 2012 en het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van gemeente Moerdijk. Het doorlopen van een Europese openbare procedure is het meest passend. De aanbestedende dienst hanteert de grondbeginselen transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit. Door in te schrijven conformeert de inschrijver zich aan de bepalingen zoals opgenomen in dit beschrijvend document inclusief bijlagen. Alleen inschrijvingen van inschrijvers die voldoen aan de gestelde uitsluitingsgronden en aan de minimumeisen worden in behandeling genomen. Alle informatie dient vertrouwelijk te worden behandeld.

1.2.2 Gunningscriterium De Economisch Meest Voordelige Inschrijving wordt voor deze opdracht vastgesteld op basis van het gunningscriterium de beste prijs-kwaliteitverhouding. De gunning van de opdracht vindt plaats onder voorbehoud van goedkeuring door de gemeenteraad van gemeente Moerdijk. In paragraaf 4.7 staat het gunningscriterium verder uitgewerkt. 1.3. Klachtenmeldpunt Gemeente Moerdijk heeft conform de regeling Klachtafhandeling bij Aanbesteden een klachtenmeldpunt ingericht. Klachten over deze aanbesteding kunnen worden ingediend bij het meldpunt Klachtenafhandeling Aanbesteden van de gemeente Moerdijk op het emailadres inkoop@Moerdijk.nl. De klacht bevat de volgende gegevens: de naam en adres van de ondernemer, de dagtekening, de aanduiding van de aanbesteding, de klacht en de wijze waarop het knelpunt volgens de ondernemer zou kunnen worden verholpen. De ondernemer ontvangt een ontvangstbevestiging met vermelding van de behandeltermijn. 1.4. Communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 5 van 33

1.4.1 Aanspreekpunt aanbestedende dienst De aanbestedende dienst wordt bij deze aanbesteding begeleid door Stichting Inkoopbureau WestBrabant. De contactpersoon namens de aanbestedende dienst is: Ellen Renzen – van Dijk Communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure dient digitaal te verlopen via het aanbestedingsplatform Mercell Source-to-Contract. Het benaderen van medewerkers van de aanbestedende dienst over deze aanbestedingsprocedure is niet toegestaan en kan leiden tot uitsluiting van deelname aan de aanbestedingsprocedure. 1.4.2 Aanspreekpunt inschrijver De inschrijver zal de contacten met de aanbestedende dienst na inschrijving via een vaste contactpersoon laten verlopen. Deze dient gemachtigd te zijn namens inschrijver te kunnen optreden. Deze contactpersoon dient te worden vermeld in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, hierna te noemen UEA, deel II. 1.5. Planning De planning voor de aanbestedingsprocedure ziet er als volgt uit: Procedurestap Publicatie aanbestedingsdocumenten Sluitingstermijn voor stellen van vragen Publicatie Nota van Inlichtingen Sluitingstermijn indienen van de inschrijving Verificatiegesprek Gunningsbeslissing door de gemeenteraad Bekendmaking voorlopige gunningsbeslissing Bezwaartermijn Definitieve gunning Ingangsdatum overeenkomst

Datum/tijdstip* 15 november 2022 13 december 2022 10:00 uur 22 december 2022 31 januari 2023 10:00 uur 7 maart 2023 13 april 2023 17 april 2023 Eindigt op 8 mei 2023 23:59 uur 25 mei of 1 juni 2023 1 juni 2023

Toelichting Via Mercell Source-to-Contract Via de vragenmodule van Mercell Source-to-Contract Streefdatum via Mercell Source-toContract Fatale termijn – uploaden in digitale kluis van Mercell Source-to-Contract Op uitnodiging Streefdatum Streefdatum 20 kalenderdagen Streefdatum Streefdatum

*De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen.

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 6 van 33

2. Omschrijving van de opdracht 2.1. Doel van de opdracht Met deze aanbesteding wil de gemeente Moerdijk een nieuw contract afsluiten met een accountant vanaf boekjaar 2023. De gemeente Moerdijk streeft naar een nauwe samenwerking met een accountantskantoor dat zich binnen een korte tijd kan inleven in de werkwijze en procedures van de opdrachtgever. Verder wil de gemeente Moerdijk bereiken dat een accountant wordt gekozen die zich, via een resultaatgerichte overeenkomst, enerzijds als een ‘risicodragend partner’ durft op te stellen en anderzijds instaat voor de kwaliteit van de dienstverlening. Het risicodragende aspect doet zich voor bij de onzekerheden rond de in te zetten mensuren en zich wijzigende behoefte. Hierbij wordt onder meer gedacht aan ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering, rechtmatigheid, planning & control en Single Information, Single Audit (SISA). Bij kwaliteit kan worden gedacht aan risicomanagement, het waarborgen ten aanzien van de kwaliteit van de dienstverlening en de continuïteit en flexibiliteit waarmee deze wordt uitgevoerd.

De beoogde dienstverlening bestaat uit de hierna genoemde onderdelen: - Certificerende functie gericht op het verstrekken van (goedkeurende) controleverklaringen bij de jaarrekening voor het onderdeel getrouwheid en bij (deel)verantwoordingen; - De natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en verbonden met de certificerende functie; - De ondersteunende functie. De offertes dienen te worden opgesteld op basis van de huidige stand van de AO/IB. Om een actueel beeld te vormen van de interne beheersing van de organisatie zijn de managementletters en accountantsverklaringen van de afgelopen 2 jaren, de jaarrekening 2021 en de door de organisatie opgestelde rapportage IC-toets 2021: rechtmatigheid en getrouwheid en het interne controleplan 2022 als bijlage bij dit Programma van Eisen bijgevoegd (zie bijlage 5). 2.2. Algemene informatie opdrachtgever De gemeente Moerdijk bestaat uit de hoofdkernen Zevenbergen, Klundert, Fijnaart, Willemstad en Standdaarbuiten. Daarnaast is er nog een aantal kleinere dorpen en buurtschappen. Het aantal inwoners bedraagt circa 37.000. De gemeente Moerdijk beoogt door te groeien naar een 40.000+ gemeente. Qua oppervlakte is Moerdijk een van de grootste gemeenten van Noord-Brabant. Er is een grote agrarische gemeenschap en het industrieterrein Moerdijk herbergt het leeuwendeel van de industrie.

In de toekomst wordt in de oksel van de A16 en A17 een logistiek park gerealiseerd. Het toerisme is gebundeld rondom het cultuurhistorische erfgoed en het water van Willemstad. 2.3. Organisatie 2.3.1 Bestuurlijke organisatie De gemeenteraad van Moerdijk heeft 25 leden en staat onder voorzitterschap van de burgemeester. De raad wordt ondersteund door een raadsgriffier. De huidige raad kent 8 fracties, te weten: - Onafhankelijk Moerdijk (8 zetels); - VVD (4); - CDA (3); - Moerdijk Lokaal (3); - Burger Belangen Moerdijk/ BBB Bondgenoot (3); - PvdA (2); Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 7 van 33

-

CU (1); D66 (1 zetel).

Het college van B&W bestaat uit de burgemeester, 4 wethouders en de gemeentesecretaris. Er is sprake van een meerderheidscoalitie, die wordt gevormd door OM (2 wethouders), VVD en Moerdijk Lokaal. 2.3.2 Organisatiemodel De organisatie werkt volgens de besturingsfilosofie van “Van Goed Naar Beter”, waarbij integraal werken, eigenaarschap, leiderschap gericht op samenwerken en verantwoordelijkheden laag in de organisatie centraal staan. De organisatie wordt aangestuurd door de gemeentesecretaris en 3 domeinregisseurs. De gemeentesecretaris, tevens algemeen directeur, is eindverantwoordelijk voor de organisatie. De domeinregisseurs zijn verantwoordelijk voor de strategische koers (intern en extern) van de organisatie, waaronder de organisatieontwikkeling, en de vertaling daarvan richting de domeinen. 2.3.3 Ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie bestaat uit 9 teams, verdeeld over 3 domeinen en een beperkte staf. Voor 2022 bedraagt de toegestane formatie 240,3 fte’s (fulltime-equivalent). De teams worden aangestuurd door een teamleider. De teamleiders concentreren zich op de procesmatige kwaliteit van producten en diensten van de teams en de samenhang daarin.

Zij waarborgen de inhoudelijke kwaliteit en de samenhang tussen de producten en diensten van de teams, zijn resultaatgericht en bevorderen de samenwerking en afstemming binnen de teams, tussen teams en met relevante partners. 2.3.4 Financiële organisatie Als integrale managers zijn de teamleiders verantwoordelijk voor de budgetten binnen hun team. De teamleider Financiën, Juridische Zaken en Inkoop (FJI) coördineert de opstelling van de kadernota, begroting, bestuursrapportages en de jaarrekening. De teamleiders worden ondersteund door het team FJI. Het team FJI is verantwoordelijk voor de financiële administratie. 2.3.5 Administratieve Organisatie (AO)/ Interne Beheersing (IB) De kaders voor de AO van de gemeente Moerdijk zijn vastgelegd in de Verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet die bij raadsbesluit van 3 februari 2022 is vastgesteld. Het stafteam Concern Control speelt een centrale rol op het gebied van de IB. De concerncontroller is als hoofd van het team Concern Control organisatorisch ondergeschikt aan de gemeentesecretaris en heeft een ondersteunende en adviserende rol richting het college, de gemeentesecretaris en de griffier. De concerncontroller heeft geen hiërarchische relatie met de teamleiders en is onafhankelijk in zijn adviserende en toetsende taak. De concerncontroller kan, indien nodig, rechtstreeks rapporteren richting het college of de gemeenteraad.

Jaarlijks wordt een Interne-controleplan opgesteld alsmede een rapportage IC-toets rechtmatigheid en getrouwheid. Voor de interim-controle is de concerncontroller het aanspreekpunt voor de accountant. Voor de jaarrekeningcontrole is de coördinator jaarrekening binnen het team Financiën het aanspreekpunt voor de accountant. 2.4 Planning & control 2.4.1 Interne controle Uitgangspunt van de interne controles (IC) is dat deze de verantwoordelijkheid zijn van de teamleiders. Zij zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de interne controle ten aanzien van de processen binnen hun teams en voor de uitvoering van de verbetermaatregelen. Het stafteam Concern Control toetst vervolgens middels de verbijzonderde interne controle of de organisatie voldoende waarborgen in de reguliere bedrijfsprocessen heeft ingebouwd. De (verbijzonderde) interne controles worden Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 8 van 33

uitgevoerd volgens een door het college vastgesteld interne controleplan. Dit plan wordt jaarlijks geactualiseerd en inclusief de controleaanpak afgestemd met de accountant. Voor de significante processen wordt gewerkt met IC-werkprogramma’s, met daarin opgenomen per proces het normenkader, de actuele procesbeschrijving, risico-inventarisatie en daarbij benoemde beheersmaatregelen, follow up op overgenomen aanbevelingen en de rapportage van de uitgevoerde interne controles. Punten die bij verbijzonderde interne controles naar voren komen worden teruggekoppeld naar het betreffende team en zullen het jaar daarop extra aandacht krijgen. 2.4.2 Gemeenschappelijke regelingen De gemeente Moerdijk heeft diverse taken belegd bij gemeenschappelijke regelingen, zoals de heffing en inning van gemeentelijke belastingen bij de Belasting Samenwerking West-Brabant en participatie bij het Werkplein Hart van West-Brabant. 2.4.3 Financiële administratie Sinds 2021 wordt gewerkt met het financieel pakket Financials van Unit4. Het pakket is ingericht naar de wensen van de gemeente ter ondersteuning van de (sub)budgethouders bij de uitvoering van hun managementtaken. Binnen het financiële pakket wordt er gewerkt met een orderadministratie voor de inkoop van goederen, diensten en werken.

2.4.4 Rechtmatigheidsverantwoording door het college Over de boekjaren 2020 en 2021 heeft de gemeente een goedkeurende verklaring ontvangen, zowel op het onderdeel getrouwheid als op het onderdeel rechtmatigheid. Vanaf het begrotingsjaar 2023 vindt er een verandering plaats in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de jaarrekening van gemeenten. Het vaststellen dat in lijn met wet- en regelgeving wordt gehandeld, gebeurt dan niet meer de door de accountant maar door het college van B&W. Aan de hand van een op te stellen rechtmatigheidsverantwoording legt het college zelfstandig verantwoording af over de naleving van geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen. De beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. Het is feitelijk juist en volledig, maar de uitlatingen die opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording komen geheel voor rekening van het college.

In deze verantwoording komende volgende rechtmatigheidscriteria tot uitdrukking: 1. Het begrotingscriterium: Passen de financiële handelingen binnen het kader van de geautoriseerde begroting? 2. Het voorwaardencriterium: Worden voorwaarden in wet- en regelgeving nageleefd. 3. Het M&O-criterium (Misbruik & Oneigenlijk gebruik): Vindt toetsing van de juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen? Vooruitlopend op de wettelijk invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is het verantwoordingsjaar 2021 gebruikt als proefjaar. Op basis van door de organisatie uitgevoerde interne controles heeft het college een rechtmatigheidsverklaring kunnen afgeven. De accountant heeft in zijn rapport van bevindingen aangegeven dat het college terecht tot de conclusie is gekomen dat zij de rechtmatigheidsverklaring kon afgeven.

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 9 van 33

2.5 Onderdelen van de opdracht 2.5.1 Wettelijke kaders De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijke deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet. Ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet heeft de gemeenteraad de Controleverordening gemeente Moerdijk vastgesteld. In deze controleverordening (zie bijlage 6) zijn nadere regels omtrent de accountantscontrole vastgelegd. Tenslotte dient rekening te worden gehouden met ontwikkelingen op het gebied van invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college per 2023. 2.5.2 Controle op de jaarrekening Algemeen In overeenstemming met de wettelijke kaders (onder andere bepaald middels het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, BADO) behelst de controle van de jaarrekening: - Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; - Het in overeenstemming zijn van de door het bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (i.c. het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)); - De juiste weergave van de opgave voor aangifte SISA (Single Information, Single Audit); - De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Controleplan Ten behoeve van de controle voor de contractperiode stelt de accountant een controleplan op. Dit controleplan kan eventueel tussentijds worden gewijzigd aan de hand van de uitgevoerde tussentijdse- en jaarrekeningcontrole. Hierover voert de accountant vooraf en zo nodig tussentijds overleg. De gemeente Moerdijk kan binnen de gestelde prijsafspraken jaarlijks een aantal (maximaal drie) speerpunten benoemen. Deze zijn gerelateerd aan de accountantscontrole in brede zin. Het kunnen posten van de jaarrekening, producten of organisatieonderdelen betreffen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstolerantie hij daarbij dient te hanteren. Er vindt jaarlijks afstemming plaats van de werkzaamheden van interne en externe controle. Verder worden er tijdig, voorafgaand aan de controlewerkzaamheden, afspraken gemaakt omtrent de door de organisatie aan de accountant beschikbaar te stellen informatie. Het op te leveren product is: - het controleplan (voor 1 september eerste jaar accountantscontrole); - een lijst met door de organisatie aan te leveren stukken. Interim-controle Jaarlijks wordt een interim-controle gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing.

De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interim-controle is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening. De interim-controle dient plaats te vinden in de periode van oktober tot en met november. Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 10 van 33

Voorafgaand aan de interim-controle vindt overleg en afstemming plaats over controleonderwerpen en controlewerkzaamheden met de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de concerncontroller, teamleider financiën en de portefeuillehouder financiën. De bevindingen van de interim-controle worden vastgelegd in een afzonderlijke rapportage gesplitst in enerzijds een managementletter en anderzijds een bestuurlijke samenvatting. De conceptrapportage wordt op basis van het principe van hoor en wederhoor vooraf toegelicht en besproken met de concerncontroller, de teamleiders, de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder financiën. De managementletter inclusief bestuurlijke samenvatting wordt geadresseerd en toegelicht aan het college van burgemeester en wethouders en wordt ter kennisname aan de gemeenteraad gezonden. Het op te leveren product is: - De managementletter inclusief bestuurlijke samenvatting. Deze worden binnen 4 weken na uitvoering van de interim-controle doch uiterlijk voor 1 december van het boekjaar opgeleverd. Jaarrekeningcontrole De gemeente Moerdijk stelt een planning op voor de totstandkoming en de bestuurlijke behandeling van de jaarrekening. Deze planning luistert heel nauw.

Met inachtneming van de door het bestuur te bepalen einddatum zal in overleg met de accountant, vóór 1 januari van het nieuwe boekjaar, de planning voor de controle en de termijn van het uitbrengen van de controleverklaring en het rapport van bevindingen worden vastgesteld. De accountant conformeert zich aan deze planning. De accountant brengt zijn rapport uit aan de gemeenteraad na bespreking van het concept op basis van het principe van hoor en wederhoor met de coördinator jaarrekening, de teamleiders, concerncontroller, gemeentesecretaris en de portefeuillehouder financiën. De definitieve controleverklaring en het rapport van bevindingen worden, voor verzending aan de gemeenteraad, aan het college van B&W voorgelegd met de mogelijkheid voor het college van B&W om op de stukken te reageren. Indien de accountant afwijkingen constateert, die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de gemeenteraad en zendt een afschrift hiervan aan het college van B&W. De op te leveren producten zijn: - De controleverklaring (uiterlijk 20 juni van het boekjaar), rekening houdend met het bestuurlijke besluitvormingsproces. - Het rapport van bevindingen (inclusief SISA-verantwoording en rechtmatigheidsverantwoording) (uiterlijk 20 juni van het boekjaar).

2.5.3 Optionele opdrachten De controlerend accountant kan ook ingezet worden voor opdrachten door het College. Daarbij kan gedacht worden aan opdrachten in verband met verantwoording aan derden (ministeries, provincies en dergelijke). De planning van het afgeven van de deelverklaringen wordt ingegeven door de eisen van de ministeries, provincies en eventuele andere geldgevers. De controlewerkzaamheden zijn van incidentele aard en afhankelijk van het verloop van activiteiten gedurende het jaar. Van de accountant wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 11 van 33

en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen. Een kopie van de verklaring van deze deelverantwoordingen wordt standaard gestuurd naar de concerncontroller. Ten aanzien van deelverklaringen wordt van de inschrijver gevraagd om een referentiecalculatie te verstrekken van het aantal uren gesplitst naar niveau van in te zetten medewerkers voor een standaard controleverklaring (praktijkcasus). Hierbij kan de inschrijver uitgaan van een subsidieverklaring van de provincie waarbij de interne organisatie het bijbehorende controleprotocol aantoonbaar heeft uitgevoerd, inclusief het vaststellen van financiële aansluitingen. Deze referentiecalculatie maakt onderdeel uit van de gunning. Overeenkomstig artikel 6 van de controleverordening van de gemeente Moerdijk behoudt de gemeente zich het recht voor om de opdracht voor een (deel)verantwoording te kunnen verlenen aan een andere accountant, indien dit in het belang van de organisatie is. Het op te leveren product is: - Specifieke controleverklaringen. 2.5.4 Natuurlijke adviesfunctie De natuurlijke adviesfunctie wordt geacht onderdeel uit te maken van de opdracht en kan niet separaat in rekening worden gebracht. Deze is onlosmakelijk aan de certificerende functie en omvat adviezen van beperkte omvang op eigen initiatief van de accountant dan wel op verzoek van de gemeente.

In dit verband kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de rapportages, alsmede adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen. Deze adviezen moeten oplossingsgericht zijn en uiteraard op de situatie in Moerdijk zijn toegespitst. Ook het op mondeling dan wel schriftelijk verzoek adviseren over de ontwikkelingen van instrumenten voor de controlefunctie kan tot de natuurlijke adviesfunctie worden gerekend. Verder worden onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan: alle activiteiten voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan de inbreng bij besprekingen op basis van berichtgevingen, ontwikkeling van (administratieve organisatorische) systemen en dergelijke. Kortom informatievoorziening in brede zin. De gemeente Moerdijk verlangt van de accountant een proactieve en creatieve opstelling en oplossingsgerichte adviezen die zijn toegesneden op de gemeente Moerdijk Uiteraard laten we de verdere vormgeving van de natuurlijke adviesfunctie graag aan u over en zien uw creatieve uitwerking hiervan graag terug in uw schriftelijke inschrijving. Zie kwaliteitscriterium K4 in paragraaf 4.7.3.

2.5.5 Ondersteunende functie Opdrachtnemer verstrekt op verzoek algemene (bestuurlijke) ondersteuning aan de opdrachtgever door: - Het geven van informatie aan en het adviseren van de Auditcommissie/ Gemeenteraad; - Het in een vergadering van het managementoverleg, het college en de Auditcommissie geven van een toelichting op de managementletter, de controleverklaring, de jaarstukken en het verslag van bevindingen. Dit wordt qua urenbesteding geschat op zes (6) bijeenkomsten per jaar van ongeveer één (1) uur. De kosten verbonden aan algemene (bestuurlijke) ondersteuning zijn onderdeel van de vaste bedragen zoals door opdrachtnemer ingevuld op het Inschrijfbiljet. Verder geldt dat alle in dit Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 12 van 33

beschrijvend document genoemde hoeveelheden en gegevens zoveel mogelijk zijn geverifieerd, echter aan deze hoeveelheden en gegevens genoemd in het beschrijvend document en de bijlagen kunnen op geen enkele wijze rechten worden ontleend. 2.5.6 Rapportages en evaluatie De opdrachtnemer dient in de rapportages opbouwend kritisch te zijn naar de opdrachtgever toe. Hij dient de rapportages transparant op te stellen. Dat wil zeggen dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, in de rapportages een consistente gedragslijn is te volgen en tekortkomingen en risico's tijdig te signaleren zijn. Ook dient hij hierbij oplossingsgerichte adviezen te verstrekken voor zover dit past binnen de natuurlijke adviesfunctie. In de rapportage van bevindingen dienen naast de standaardonderwerpen (inleiding, accountantsverklaring, algemene ontwikkelingen, verslaglegging, balans, risico's en overige bevindingen) ook onderwerpen te worden opgenomen betreffende geconstateerde fouten, gebreken en onzekerheden. Hiervan dient de goedkeuringstolerantie te worden opgenomen in de rapportage uitgedrukt in een percentage en geldbedrag. Uit de rapportage moet daarnaast duidelijk blijken dat de opdrachtnemer de organisatie kent. Tevens dient de opdrachtnemer de rapportages op elkaar af te stemmen en te zorgen voor zover mogelijk, eenzelfde niveau van rapporteren.

In de managementletter dient specifiek ingegaan te worden op aspecten welke de bedrijfsvoering raken, waaronder verbeter- en aandachtspunten. De gemeente ziet eveneens graag de positieve aspecten terug in de rapportage en niet per definitie alleen negatieve aspecten. Datgeen goed gaat mag immers ook benoemd te worden. 2.5.7 Samenstelling van het controleteam Het controleteam dient de beschikking te hebben over voldoende deskundigheid, continuïteit en flexibiliteit. Ter onderbouwing hiervan wordt u verzocht bij de inschrijving de CV’s van het vaste controleteam te voegen waaruit de competenties van het team blijken. Daarnaast dient op gebied van kennis en ervaring en contact met de organisatie de inschrijver aan te geven hoe dit is verankerd in hun werkwijze. Zie kwaliteitscriteria K1 en K3 in paragraaf 4.7.3. Wisselingen in de samenstelling van het controleteam dienen, ten gevolge van extra interne belasting en tijdbesteding voor de opdrachtgever, zoveel mogelijk te worden beperkt. Binnen het team dient een goede kennisoverdracht plaats te vinden en de rolverdeling moet duidelijk zijn. Het team dat de tussentijdse controle uitvoert dient uit efficiency oogpunt in principe ook de eindcontrole uit te voeren.

De dienstverlener is verplicht om in geval van wijziging van de eindverantwoordelijke accountant dan wel de controleleider, gedurende de looptijd van de overeenkomst, de opdrachtgever terstond hiervan schriftelijk in kennis te stellen. Bij wijziging van het vaste controleteam van de eindverantwoordelijke accountant dan wel de controleleider, zal de accountant hierover vooraf in contact treden met de griffier van de gemeente Moerdijk en de concerncontroller en zal er een kennismakingsgesprek worden gehouden met de griffier, de concerncontroller, de teamleider Financiën en (een delegatie van) de Auditcommissie. Dit gesprek dient plaats te vinden alvorens de wijziging definitief wordt doorgevoerd. In aanvulling op het voorgaande heeft de gemeente in geval van wijziging door de accountant van de leidinggevende accountants het recht om het lopende contract binnen 6 maanden na deze wijziging eenzijdig te ontbinden. Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 13 van 33

De gemeente heeft het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de dienstverlener te verlangen een lid van het controleteam door een ander persoon te vervangen. 2.5.8 Duurzaamheid De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Daarom vindt de gemeente het van belang dat de opdrachtnemer bij de uitvoering van deze opdracht gebruik maakt van digitale dossiervorming rekening houdend dat de op te leveren stukken geoptimaliseerd dienen te zijn qua leesbaarheid en doorzoekbaarheid op zowel I-pad/tablet als computer.

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 14 van 33

3. Contractuele voorwaarden 3.1. Vorm en duur van de overeenkomst 3.1.1 Vorm van de overeenkomst De opdracht betreft een meerjarenovereenkomst. Deze overeenkomst zal de vorm hebben van een opdrachtbrief. Op deze opdracht zijn in volgorde van belangrijkheid de volgende documenten van toepassing: 1. De opdrachtbrief; 2. De Nota’s van inlichtingen inclusief bijlagen; 3. Het beschrijvend document “Accountantsdienstverlening” met kenmerk SIW009297 d.d. 15 november 2022 inclusief bijlagen; 4. De Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Moerdijk; 5. De inschrijving van de winnende inschrijver c.q. opdrachtnemer. Indien sprake is van strijdigheid tussen bovenstaande documenten, prevaleert het document dat het hoogste in rangorde staat. Alle hierboven genoemde documenten, inclusief bijlagen, maken onderdeel uit van de aanbestedingsdocumenten. 3.1.2 Duur van de overeenkomst De overeenkomst wordt aangegaan voor een vaste periode van drie (3) jaar en 1,5 maand met een mogelijkheid om de overeenkomst tweezijdig tweemaal met één (1) jaar te verlengen. De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 juni 2023. Het betreft de boekjaren 2023, 2024 en 2025 en optioneel boekjaar 2026 en 2027.

In beginsel eindigt de overeenkomst van rechtswege automatisch na afloop van de volledige termijn inclusief verlengingen op 15 juli 2028, dan wel eerder na tijdige opzegging door de opdrachtnemer of opdrachtgever. De verlengingsoptie houdt in dat de overeenkomst in ongewijzigde vorm en onder gelijkblijvende condities zal worden voortgezet. Verlenging van de overeenkomst geschiedt na evaluatie en schriftelijke bevestiging. Indien de opdrachtnemer of opdrachtgever de overeenkomst aan het einde van de vaste looptijd niet wenst te verlengen kan de overeenkomst schriftelijk worden opgezegd tot uiterlijk 6 (zes) maanden voor afloop van de lopende termijn. De overeenkomst eindigt automatisch van rechtswege na afloop van het laatste verlengingsjaar. 3.1.3 Wijzigingen van de overeenkomst Wijzigingen in de overeenkomst, zijnde niet wezenlijke wijzigingen, alsmede aanvullingen daarop, zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd. 3.1.4 Van toepassing zijnde voorwaarden Op deze aanbesteding en de daaruit voortvloeiende overeenkomst zijn de Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten Gemeente Moerdijk van toepassing. Deze zijn te vinden in bijlage 4.

Eventuele verkoop- en/of leveringsvoorwaarden van de inschrijver of andersluidende voorwaarden worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, ongeacht het moment dat deze ter hand gesteld zijn. Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 15 van 33

Gebruik van standaard briefpapier in de inschrijving waarin een standaardbepaling is opgenomen over/voor toepasselijkheid van de algemene voorwaarden, zal de aanbestedende dienst opvatten als een kennelijke vergissing en dit ook als zodanig bij inschrijver verifiëren. 3.1.5 Toepasselijk recht en geschillen Op deze aanbesteding en de overeenkomst die daaruit voortvloeit is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. De uitvoering van de opdracht dient te geschieden conform alle van toepassing zijnde wettelijke richtlijnen en regelingen. Alle geschillen, daaronder begrepen die welke slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd, die naar aanleiding van de overeenkomst of daaruit voortvloeiende overeenkomsten tussen partijen mochten ontstaan, zullen aanhangig worden gemaakt bij de rechtbank Zeeland-WestBrabant te Breda. 3.2. Financiële bepalingen 3.2.1 Tarieven De vergoeding van de accountantsdienstverlening vindt plaats op basis van vooraf overeengekomen tarieven. De prijsopgave dient gedaan te worden door het volledig invullen en rechtsgeldig ondertekenen en indienen van het inschrijvingsbiljet, opgenomen in bijlage 2. Alle tarieven dienen te worden ingediend in Euro’s exclusief BTW.

Op het inschrijfbiljet dienen voor één boekjaar de prijzen en uren uitgesplitst te worden voor de interimcontrole, de jaarrekeningcontrole (inclusief SISA-verantwoording en controle van de rechtmatigheidsverantwoording) en de natuurlijke adviesfunctie (middels een praktijkcasus) te worden vermeld. De opgegeven eenheidsprijzen dienen all-in tarieven te zijn, hetgeen betekent dat alle eventuele bijkomende kosten in de tarieven dienen te zijn verwerkt, zoals, maar niet uitsluitend, reis- en transportkosten, rapportagekosten, administratiekosten en andere logisch tot de opdracht behorende kosten. Alle in het beschrijvend document, bijbehorende bijlagen en Nota(‘s) van inlichtingen genoemde aantallen zijn indicatief. De inschrijver en/of opdrachtnemer kan hieraan geen rechten ontlenen ten aanzien van de in de inschrijving aangeboden tarieven. Het inschrijvingsbiljet betreft een Excel bestand. Op het moment van het verstrekken van de Nota van Inlichtingen, zie paragraaf 4.2, wordt een bewerkbare versie van het inschrijvingsbiljet beschikbaar gesteld. 3.2.2 Indexering De ingediende tarieven zijn vast gedurende de eerste twee jaar van de vaste contractduur.

Voor de daaropvolgende jaren heeft opdrachtnemer het recht haar tarieven aan te passen tot een maximum conform het CBS-prijsindexcijfer reeks ‘commerciële dienstverlening en transport (2015=100), rubriek 69.20.A Financiële audits en advisering door accountants” over twaalf (12) maanden voorafgaand aan de maand juni van het voorgaande kalenderjaar. Indien het CBS overgaat tot het publiceren van een nieuwe reeks consumentenprijzen, dient Opdrachtnemer het gebruik van de nieuwe reeks te vermelden in het verzoek. Indien er een daling van het prijsindexcijfer plaatsvindt over twaalf (12) maanden voorafgaand aan de maand juni van het voorgaande kalenderjaar, dient opdrachtnemer zijn prijsstelling ook naar beneden aan te passen. Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 16 van 33

Prijsaanpassingen dienen schriftelijk kenbaar te worden. In dit verzoek om prijsaanpassing dient een specificatie van alle oude en nieuwe tarieven te worden opgenomen. Inhaalslagen voor niet toegepaste prijsaanpassingen zijn niet mogelijk. Na goedkeuring van de indexering door opdrachtgever, wordt gefactureerd tegen de nieuwe tarieven. 3.2.3 Facturatie en betaling Facturatie en betaling vindt uitsluitend plaats op basis van verrichte werkzaamheden conform de afgesproken planning en aangeboden tarieven op het inschrijvingsbiljet. Na definitieve gunning van de opdracht worden hier nadere afspraken over gemaakt. Deze facturen dienen digitaal verzonden te worden aan facturen@moerdijk.nl t.a.v. de griffier onder vermelding van: ▪ NAW-gegevens opdrachtnemer; ▪ Naam en kenmerk van de overeenkomst; ▪ Een gespecificeerd overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden met vermelding van boekjaar controle; ▪ Datum van (op)levering(en) / periode van uitvoering / locaties; ▪ Ordernummer. Betaling geschiedt binnen 30 dagen na ontvangst en goedkeuring van de factuur. Goedkeuring gebeurt op basis van de in de overeenkomst vermelde tarieven en voorwaarden. E-facturatie Per 18 april 2019 is de opdrachtgever wettelijk verplicht e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Het is mogelijk om facturen op die wijze aan te leveren.

3.2.4 Meerwerk Meerwerk kan uitsluitend plaatsvinden in goed overleg en na voorafgaande schriftelijke opdrachtverstrekking door de bevoegde contactpersoon van de opdrachtgever met inachtneming van artikel 2.163 van de Aanbestedingswet.

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 17 van 33

4. Aanbestedingsprocedure 4.1. Uitgangspunten aanbesteding 4.1.1 Van toepassing zijnde richtlijn De aanbesteding vindt plaats volgens de Richtlijn 2014/24/EU en de Aanbestedingswet 2012, van 1 juli 2016. De opdrachtgever hanteert de grondbeginselen objectiviteit, transparantie, non-discriminatie en proportionaliteit. 4.1.2 Keuze aanbestedingsprocedure De opdrachtgever heeft binnen de kaders van de bovenvermelde richtlijn en wetgeving de keuze gemaakt voor de Europees openbare procedure. 4.1.3 Typering opdracht De opdracht betreft een dienst in de zin van artikel 2 lid 1 sub 9 van Richtlijn 2014/24/EU. De van toepassing zijnde CPV-codes betreffen: 79200000-6 en 79210000-9. 4.1.4 Clusteren en percelen De opdracht is niet geclusterd en niet opgedeeld in percelen. De opdrachtgever is van mening dat er sprake is van een zodanige samenhang van de werkzaamheden dat de opdracht als één logisch geheel kan worden gezien. Hierbij is rekening gehouden met de eisen ten aanzien van de proportionaliteit. Het opsplitsen van de opdracht in meerdere aanbestedingen, dan wel percelen, zou tot kostenverhoging kunnen leiden en tot een onnodige grote belasting voor de aanbestedende dienst en de inschrijver. Het betreft namelijk één soort dienstverlening.

Daarbij creëert de samenhang geen onnodige beperkingen van de markt en behoudt het midden- en kleinbedrijf (mkb) toegang tot deelname aan de aanbestedingsprocedure. 4.1.5 Varianten Het is niet toegestaan varianten in de inschrijving op te nemen. Aangeboden varianten worden door de aanbestedende dienst niet beoordeeld en uitgesloten van de aanbestedingsprocedure. 4.1.6 Taal De voertaal tijdens de aanbestedingsprocedure is Nederlands. Alle informatie die door de Inschrijver bij de inschrijving wordt gevoegd dient in de Nederlandse taal te zijn opgesteld. 4.1.7 Mogelijke onduidelijkheden en tegenstrijdigheden De aanbestedende dienst heeft alle documenten met de grootst mogelijke zorgvuldigheid opgesteld. De potentiële inschrijvers zijn verplicht de aanbestedende dienst tijdig te waarschuwen, dan wel om opheldering te vragen in geval van (kennelijke) fouten of omissies in de documenten, tegenstrijdigheden en onduidelijkheden daaronder begrepen, met opgave van de eventuele consequenties en/of correctievoorstellen. Indien de potentiële inschrijver verzuimt hiervan melding te doen, verwerkt hij zijn rechten. Het bepaalde in deze alinea prevaleert boven de fatale termijn van 10 dagen na bekendmaking tot het voornemen tot gunning.

4.1.8 Vertrouwelijkheid Alle informatie voortvloeiend uit de aanbestedingsprocedure en de overeenkomst zal door alle partijen strikt vertrouwelijk worden behandeld. Ook indien de inschrijving niet leidt tot een overeenkomst dient vertrouwelijkheid bewaard te blijven.

Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 18 van 33

Indien de inschrijver een derde partij wenst in te zetten, is de inschrijver gerechtigd de benodigde informatie aan deze te verstrekken, onder de voorwaarde dat deze partij(en) zich aan voorgenoemde houden. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om bij een eventueel geschil de ingediende inschrijvingen en aanbestedingsdocumenten of delen daarvan beschikbaar te stellen aan de rechter. 4.1.9 Gestanddoeningstermijn De inschrijving dient een gestanddoeningstermijn te hebben van tenminste negentig (90) dagen na de sluitingstermijn van de aanbestedingsprocedure. Voorts dient voor het geval een kort geding wordt aangespannen, de inschrijving in ieder geval gestand worden gedaan tot vijftien (15) dagen na de uitspraak in het kort geding. 4.1.10 Overige voorwaarden Deze aanbesteding vindt plaats onder de volgende voorwaarden: o De door de inschrijver gemaakte en te maken kosten voor het doen van de inschrijving en de eventueel hieruit voortvloeiende contractbesprekingen worden niet vergoed; o Aan de inschrijving kunnen op geen enkele wijze rechten worden ontleend. De aanbesteding is geen opdracht, impliceert het niet en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd; o Een inschrijving dient betrekking te hebben op de gehele opdracht.

Het indienen van een inschrijving voor een deel van de opdracht is niet toegestaan en zal als zodanig niet worden meegenomen in de procedure; o Door middel van een inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met de voorwaarden van deze aanbesteding en alle onderliggende documenten. Elk voorbehoud maakt de inschrijving ongeldig; o De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen om welke reden dan ook. 4.2. Wijze van inschrijving Een inschrijver kan zich op een van de volgende wijzen inschrijven op de opdracht: 4.2.1 Zelfstandig De inschrijver voldoet en kan zelfstandig de opdracht uitvoeren. 4.2.2 Inschrijving met onderaanneming Een inschrijver mag gebruik maken van onderaanneming. Indien van toepassing dient dit op het UEA ingevuld te worden. De opdrachtnemer blijft te allen tijde verantwoordelijk en aansprakelijk voor dat deel van de opdracht dat in onderaanneming wordt uitgevoerd. 4.2.3 Inschrijving in combinatie Een combinatie van partijen dient zich aan te melden als één Inschrijver. Bij inschrijving dient door de combinatie te worden aangegeven dat: - De leden van de combinatie zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de volledige en juiste uitvoering van de overeenkomst in al zijn onderdelen; en - De naam van de combinant die als penvoerder namens de combinatie zal fungeren.

Wanneer in combinatie wordt ingeschreven, is het afzonderlijk inschrijven door één van de combinanten, alleen of in combinatie met anderen, niet toegestaan. Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 19 van 33

Een combinatie van partijen dient onderdeel 1.5 van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), zoals opgenomen in bijlage 1, in te vullen en rechtsgeldig ondertekend bij de inschrijving te voegen. Elk lid van de combinatie dient het UEA afzonderlijk in te vullen. 4.2.4 Beroep op bekwaamheid van derden Indien de inschrijver zich beroept op de (technische) bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen dient de Inschrijver: a) De opdrachtgever aan te tonen dat hij daadwerkelijk en onherroepelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen van de natuurlijke of rechtspersonen; b) De natuurlijke of rechtspersonen ook daadwerkelijk en onherroepelijk in te zetten bij de uitvoering van de opdracht, voor zover het de onderdelen betreft waarop de technische bekwaamheid betrekking heeft. Indien de opdracht aan de inschrijver wordt gegund, is hij tot deze inzet verplicht. Wanneer van toepassing dient dit te worden vermeld in het UEA (bijlage 1). Van elk van de betrokken entiteiten dient een afzonderlijk UEA te worden ingediend bij de inschrijving met daarin de informatie die wordt gevraagd in Deel IIA, Deel IIB en deel III. Het UEA dient door de betrokken entiteit naar behoren te worden ingevuld en ondertekend.

De Inschrijver verstrekt opdrachtgever bewijsstukken waaruit blijkt dat de inschrijver daadwerkelijk en onherroepelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen van de andere natuurlijke of rechtspersonen, evenals bewijsstukken waaruit blijkt dat de natuurlijke of rechtspersonen daadwerkelijk en onherroepelijk worden ingezet bij de uitvoering van de opdracht. Als bewijsstuk kan onder meer dienen een ter zake gesloten (onderaanneming)overeenkomst of een ter zake door de Inschrijver en de natuurlijke of rechtspersoon opgestelde, gedateerde en rechtsgeldig ondertekende verklaring, zulks ter beoordeling van opdrachtgever. 4.3. Verloop van de aanbestedingsprocedure 4.3.1 Nota van Inlichtingen Inschrijvers hebben de mogelijkheid om aan de aanbestedende dienst vragen te stellen. Vragen dienen digitaal via de vragenmodule van het aanbestedingsplatform te worden ingediend tot uiterlijk 13 december 2022 10:00 uur. Alle gestelde vragen met de bijbehorende antwoorden, evenals aanvullingen of wijzigingen van de aanbestedende dienst, worden geanonimiseerd op schrift gesteld in een Nota van Inlichtingen. Vragen kunnen doorlopend gesteld worden tot de deadline. Indien mogelijk zullen ontvangen vragen tussentijds (dus eerder) worden beantwoord via het aanbestedingsplatform, een en ander naar oordeel van de aanbestedende dienst.

De Nota(’s) van inlichtingen maakt/maken onlosmakelijk onderdeel uit van de aanbestedingsstukken. De aanbestedende dienst streeft ernaar de Nota van Inlichtingen op 22 december 2022 via het aanbestedingsplatform te publiceren. Tevens zullen alle invulbijlagen in bewerkbaar format gepubliceerd worden. 4.3.2 Indiening van de inschrijving De indiening van de inschrijving kan uitsluitend digitaal plaatsvinden via de digitale kluis van het aanbestedingsplatform Mercell Source-to-Contract tot uiterlijk 31 januari 2023 10:00 uur. Dit is een fatale termijn. Beschrijvend document: Accountantsdienstverlening 2023 – 2027 Kenmerk: SIW009297

Pagina 20 van 33

De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het tijdig, juist en volledig indienen van de inschrijving. Het is niet mogelijk na het hierboven vermelde tijdstip een inschrijving in te dienen, daar de toegang tot de digitale kluis op het aanbestedingsplatform wordt geblokkeerd. De aanbestedende dienst adviseert u derhalve om tijdig documenten in te dienen en dus niet te wachten tot een half uur voor het sluiten van de digitale kluis. Technische problemen zoals het uitvallen van een internetverbinding of een storing van het aanbestedingsplatform vallen onder het risico van de inschrijver. Indien storingen zich voordoen dient dit tijdig gemeld te worden bij het aanbestedingsplatform en de contactpersoon van de aanbesteding. De aanbestedende dienst zal op dat moment overwegen of en welke maatregelen er genomen worden. Let op: vergeet niet bij de inschrijving alle benodigde documenten te uploaden op het aanbestedingsplatform Mercell Source-to-Contract. 4.3.3 Opening van de inschrijvingen De opening van de kluis op het aanbestedingsplatform is niet openbaar. Van de opening van de binnengekomen inschrijvingen zal een proces-verbaal worden opgemaakt met vermelding van de namen van de inschrijvers. Dit proces-verbaal zal binnen 2 werkdagen aan iedere inschrijver worden verstrekt via het aanbestedingsplatform. 4.4. Uniform Europees Aanbestedingsdocument 4.4.1.