Managementletter 2020

6.5.

Tozo 1 en rechtmatigheid – verantwoording in SiSa bijlage

Gemeenten zijn vanwege de urgentie van de coronacrisis voortvarend aan de slag gegaan met Tozo 1. Met name voor Tozo 1 geldt dat dit ook gevolgen kan hebben voor de rechtmatigheid. De minister van SZW vindt het onbillijk om gemeenten hier financieel op af te rekenen, omdat de problematiek mede het gevolg is van een verzoek van het Rijk aan gemeenten om bij Tozo 1 snel in actie te komen. 42

Besloten is daarom voor Tozo 1 een onderscheid te maken tussen fundamentele rechtmatigheidseisen, belangrijke rechtmatigheidseisen en formele rechtmatigheidseisen. Het onderscheid tussen fundamentele en belangrijke rechtmatigheidseisen is gemaakt, omdat fouten en onzekerheden ten aanzien van deze eisen verschillende consequenties hebben, voor een eventuele terugvordering in het kader van deze specifieke uitkering. Rechtmatigheidsfouten en –onzekerheden inzake belangrijke rechtmatigheidseisen worden onder voorwaarden onder de werking van de hardheidsclausule gebracht. Daarmee kan worden voorkomen dat fouten en onzekerheden ten aanzien van de belangrijke rechtmatigheidseisen tot een korting op de hoogte van de Rijksvergoeding leiden. Voor Tozo 2 en Tozo 3 geldt het onderscheid tussen fundamentele en belangrijke rechtmatigheidseisen niet, deze eisen worden allemaal geacht fundamenteel te zijn. Hoewel de regels voor het toepassen van de hardheidsclausule nog zullen worden vastgelegd is al wel bekend dat voor een beroep op de hardheidsclausule door B&W een bestuurlijke verklaring moet worden opgesteld die de Gemeenteraad dient goed te keuren. Specifiek voor de accountantscontrole zal de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2020 op een later moment ook ingaan op de verantwoording van de Tozo regelingen.

Daarbij geldt overigens wel dat voor het rechtmatigheidsoordeel van de accountant het onderscheid tussen fundamentele en belangrijke rechtmatigheidseisen niet van toepassing is, deze eisen worden allemaal geacht fundamenteel te zijn en kunnen allemaal de strekking van de verklaring raken.

6.6.

Zorgcontinuiteit en rechtmatigheid

Veel gemeenten hebben vanwege de corona crisis en de wens om zorgcontinuïteit, omzetvergoedingen betaald aan zorgleveranciers, zonder dat daar prestatielevering tegenover stond. Vanuit een rechtmatigheid optiek zijn dit soort betalingen in principe onrechtmatig. De werkgroep rechtmatigheid van de VNG en het ministerie van Binnenlandse zaken heeft een notitie doen uitgaan waarin ze deze problematiek beschrijven en waarin een drietal oplossingsrichtingen wordt aangegeven om de betalingen toch rechtmatig te kunnen kwalificeren: (1) aanpassing van de bestaande overeenkomst met een addendum, (2) omzetvergoeding verstrekken middels een subsidie, (3) werken met een finale afrekening. Wij adviseren u kennis te nemen van deze notitie en te bepalen of u één van de oplossingsrichtingen zou willen volgen.

43

www.astriumoverheidsaccountants.nl 44

BIJLAGE OPVOLGING PUNTEN VORIG JAAR Managementletter punten voorgaand jaar – inclusief reactie

▲ ▲ ▲

Bevinding is van groot belang voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing, waarbij een risico aanwezig is dat hierdoor de jaarrekening een afwijking van materieel belang kan bevatten. Naar onze mening moet deze bevinding direct opgepakt worden. Indien deze bevinding niet wordt opgevolgd zullen aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden benodigd zijn, dan wel kan dit impact hebben op de aard van de controleverklaring. Bevinding is van belang voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing, waarbij een risico aanwezig is dat hierdoor de jaarrekening een afwijking van materieel belang kan bevatten. Opvolging is naar onze mening gewenst om aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden te voorkomen.

De opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing is op orde. Met opvolging van deze bevinding kan de kwaliteit van de AO/IB verder vergroot worden en kunnen efficiencyslagen behaald worden. Deze bevinding heeft geen impact op de accountantscontrole.

45

Processen Van inkopen tot betalen

Prioriteit

▲

Van inkopen tot betalen

▲

Bevinding en advies Bevinding: Er is geen eenduidig proces/beleid omtrent het vaststellen van prestaties. Het is bij de teams niet altijd duidelijk wanneer de levering van een prestatie moet worden vastgesteld en op welke manier dat dient plaats te vinden. Risico: Het risico bestaat dat facturen onterecht worden betaald voor niet (of niet volledig) geleverde prestaties. Aanbeveling: We adviseren om het beleid omtrent prestatieleveringen te implementeren bij de vakafdelingen zodat met een uniform proces wordt gewerkt. Bevinding: Het inkoopstartformulier wordt niet altijd ingevuld door de inkoper. Het inkoopstartformulier is een belangrijk startpunt voor de inkoper. Dit formulier is in Verseon geïmplementeerd en dwingt de functionaris

Reactie Management Hoe om te gaan met het vastleggen van prestatieleveringen is een onderdeel van “Van Inkopen Tot Betalen” en de implementatie van versie 14 Financials per 1-1-2021. De basis voor de werkwijze is verwoord in een memo prestatieverklaring. Deze memo wordt op pagina 4 aangehaald als een stap voorwaarts en een verbetering van de interne beheersing. De memo zal in het 1e kwartaal van 2020 worden omgezet in beleid door middel van verwerking in de budgethoudersregeling.

Stand van zaken 15-9-2020 De geactualiseerde budgethoudersregeling wordt in het 4e kwartaal 2020 door het college vastgesteld. In deze regeling is opgenomen wanneer en hoe een prestatieverklaring moet worden gegeven. In het nieuwe financieel pakket wordt afgedwongen dat of een prestatieverklaring geüpload wordt achter de factuur of dat in een apart veld de prestatielevering wordt toegelicht. Met ingang van 2021 wordt gestart met het werken met het nieuwe financieel pakket.

Bij aanbestedingstrajecten vanaf meervoudig onderhands is vanaf 2019 een duidelijke stijging waarneembaar van het werken met inkoopstartformulieren. De aanbeveling om hier consistent gebruik van te maken onderschrijven wij. De nieuwe

Vanaf 1-1-2020 wordt door de inkoopadviseur bij het starten van aanbestedingen vanaf Meervoudig Onderhands (MVO) met de procedure pas gestart als het intakeformulier (voorheen aangeduid als startformulier) volledig en compleet is ingevuld.

Status

In ontwikkeling

46

Processen

Prioriteit

Bevinding en advies belangrijke stappen te doorlopen alvorens een inkoop wordt gedaan. Risico: Het risico bestaat dat niet de juiste aanbestedingsprocedure wordt gevolgd wat kan leiden tot een onrechtmatigheid.

Aanbeveling: Wij adviseren de organisatie om hier consistent gebruik van de maken.

Reactie Management software (Negometrix) die vanaf 1-1-2020 gebruikt gaat worden gaat hierbij helpen, omdat het invullen van het startformulier een vast onderdeel is van de te doorlopen stappen. Uiteraard zal intern bewaakt worden of alles op een juiste wijze plaatsvindt.

Voor wat betreft enkelvoudige aanbestedingen is het goed om na te gaan of een verplicht inkoopstartformulier een toegevoegde waarde biedt. Dit wordt meegenomen in het nieuwe inkoopbeleid dat in het 1e half jaar 2020 wordt opgesteld.

Stand van zaken 15-9-2020 Het intakeformulier wordt toegevoegd aan de aanbesteding. Bij Enkelvoudig Onderhandse aanbestedingen (EVO) wordt dit vanaf 1-1-2020 niet meer uitgevoerd. Het standaard in moeten vullen van een intakeformulier heeft voor het proces EVO geen toegevoegde waarde. Dit past bij de in het huidige ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid’ opgenomen ‘administratieve lastenverlichting’. In het in het 4de kwartaal 2020 te actualiseren inkoopbeleid zal deze werkwijze worden opgenomen.

Status In ontwikkeling

In het ‘Werkblad’ van de ’Prijs uitvragen’ moet door de materiedeskundige wel de opdrachtwaarde en een summiere omschrijving van de opdrachtwaarde worden ingevuld.

47

Processen van inkopen tot betalen

Prioriteit

▲

Bevinding en advies Bevinding: Ramingen van inkopen zijn niet altijd onderbouwd met onderliggende stukken. Risico: Het risico bestaat dat niet de juiste aanbestedingsprocedure wordt gevolgd wat kan leiden tot een onrechtmatigheid. Aanbeveling: Wij adviseren de organisatie om in een raming duidelijk te zijn met welk doel de raming is opgesteld en om de gehanteerde uitgangspunten vast te leggen. Dit hoeft natuurlijk niet voor elke inkoop. Het is aanbevolen om hiervoor kaders op te stellen (zie als voorbeeld memo prestatieverklaringen). Tot slot dient voor de ramingen paragraaf 2.1.2.2 van de Aanbestedingswet in acht te worden genomen.

Reactie Management Ook deze aanbeveling onderschrijven wij. Ook hier geeft de nieuwe software (Negometrix) de materiedeskundige ondersteuning om dit vast te leggen, doordat hier specifieke uitvraag naar wordt gedaan. Het opstellen en vaststellen van kaders zal worden meegenomen in het nieuwe inkoopbeleid dat in het 1e half jaar 2020 wordt opgesteld. Bij het bepalen van de ramingen zal rekening worden gehouden met hetgeen in de Aanbestedingswet is opgenomen.

Stand van zaken 15-9-2020 Vanaf 1-1-2020 is het aanleveren van een intakeformulier bij aanbestedingen vanaf MVO verplicht. In dit startformulier moet niet alleen de opdrachtwaarde én een onderbouwing worden aangegeven, maar tevens het krediet of budget waar hetgeen dat uitgevoerd gaat worden uit betaald wordt. Bij diverse trajecten wordt naast de informatie op het intakeformulier ook een specifieke raming aangeleverd. Deze wordt door de inkoopadviseur aan het digitale aanbestedingsproces toegevoegd.

Status

In ontwikkeling

48

Processen Van inkopen tot betalen

Prioriteit

Bevinding en advies Bevinding: Er worden voor de inkopen niet altijd verplichtingen (orders) aangemaakt in Coda. Risico: Het risico bestaat dat budgethouders geen volledig beeld kunnen hebben van de restantbudgetten en de gemeente hierdoor niet goed kan bijsturen gedurende het jaar. Verder bestaat het risico dat verplichtingen per balansdatum niet volledig zijn opgenomen in de jaarrekening.

▲

Aanbeveling: Wij hebben vernomen dat het aanmaken van verplichtingen vaker heeft plaatsgevonden ten opzichte van het voorgaande kalenderjaar. Dit betreft een stap in de goede richting alleen komt het nog steeds voor dat verplichtingen niet worden aangemaakt. Een uitgangspunt van de organisatie kan bijvoorbeeld zijn dat vanaf een bepaald bedrag een

Reactie Management Het aanmaken van verplichtingen (orders) in de financiële administratie is ten opzichte van 2018 fors toegenomen. In het kader van het traject “Van Inkopen Tot Betalen” en de implementatie van versie 14 Financials per 1-12021 wordt nu gewerkt aan het invoeren van een volledige verplichtingen administratie. Belangrijk is dat de verplichting wordt aangemaakt en vastgelegd op het moment van opdrachtverstrekking en niet pas op het moment van het ontvangen van een factuur. In dit laatste geval geeft een verplichtingen administratie geen sturingsmogelijkheden. Er is sinds 2019 een aantal dagen in de week een financieel adviseur aanwezig binnen de teams van het sociaal domein om collega’s concreet bij te staan bij het maken van orders en het gebruik van het financiële sys-

Stand van zaken 15-9-2020 Per april 2020 heeft er een aanscherping plaatsgevonden. Dit heeft geleid tot een toename van het gebruik van orders. Verder heeft de focus gelegen op de voorbereiding van het per 11-2021 gaan werken met het nieuwe financiële pakket. Hiervoor is het inkoopproces (inkopen goederen, werken en diensten) volledig opnieuw uitgeschreven. Dit is de basis geweest van de inrichting van het financieel pakket. Daarnaast is dit proces ook leidend geweest bij het actualiseren van de budgethoudersregeling. Door deze zaken gezamenlijk op te pakken, zijn deze onderdelen verweven met elkaar. Vanaf het exploitatiejaar 2021 worden alleen maar facturen (voor inkoop goederen, diensten en werken) verwerkt in de financiële administratie als op deze facturen een ordernummer is aangegeven. Ontbreekt dit

Status

In afronding

49

Processen

Prioriteit

Vastgoed (verhuuropbrengst en)

▲

Bevinding en advies verplichting moet worden aangemaakt alvorens een betaling wordt uitgevoerd door de crediteurenadministratie.

Reactie Management teem uit te leggen. Ook brengt hij actief het belang van het maken van orders onder de aandacht. Aan de budgethouder wordt strak het advies gegeven: geen order aangemaakt, factuur niet betalen. We overwegen om deze werkwijze uit te breiden richting de andere teams. Bevinding: Er is geen sprake van Zoals de accountant opmerkt is een verhuurregister. er al wel een overzicht van de verhuurde objecten. In 2020 zal Risico: Het risico bestaat dat het verhuur beheersysteem opbrengsten onvolledig worden Axxerion worden ingevoerd en verantwoord. daarin wordt een verhuurregister bijgehouden. Of Aanbeveling: Wij adviseren de een gebouw wel of geen organisatie om aan de hand van verhuuropbrengst heeft is veelal het kadaster inzicht te verkrijgen een beleidskeuze. In 2020 zullen in de gebouwen die in het bezit uniforme verhuurtarieven per zijn van de gemeente. Vanuit de categorie gebouwen worden procesbespreking met de advivoorgesteld, zodat het risico van seur van de afdeling Vastgoed rechtsongelijkheid en de kans op hebben wij vernomen dat recen- fouten worden verminderd. Met telijk een overzicht is opgesteld de invoering van Axxerion zal het met alle objecten in gemeentelijk waarborgen van de volledigheid bezit. Een uitgangspunt kan zijn

Stand van zaken 15-9-2020 ordernummer dan wordt de factuur geretourneerd aan de leverancier. Het 4de kwartaal 2020 staat in teken van voorlichting van de medewerkers over de nieuwe budgethoudersregeling, de orderadministratie en het nieuwe financiële pakket. Voor 2020 is in de lijn van de aanbeveling een aansluiting gemaakt tussen een actueel overzicht van gemeentelijke eigendommen (het gebouwenoverzicht) en het verhuuroverzicht. In het gebouwenoverzicht wordt aangegeven waarom bepaalde gemeentelijke eigendommen geen huuropbrengsten genereren (bv. bruikleenovereenkomst, geprivatiseerd). De implementatie van Axxerion verloopt volgens planning. Het hiervoor benodigde aanvullende budget is via de 1e Berap 2020

Status

Gerealiseerd

50

Processen

Prioriteit

Bevinding en advies om dit overzicht als basis te gebruiken voor het opstellen van een verhuurregister. Aansluitend hierop kan een analyse worden uitgevoerd op waarom bepaalde objecten c.q. bezittingen geen opbrengsten genereren. Tot slot is het een aanbeveling om een koppeling te maken tussen de objecten in het verhuurregister en de contracten in het zaaksysteem (bijvoorbeeld door het toevoegen van een zaaknummer in het verhuurbestand).

Reactie Management van opbrengsten worden vereenvoudigd. Planning: implementatie eind 2020, koppeling met opvolger Coda in 2021.

Stand van zaken 15-9-2020 ter beschikking gesteld. Ter begeleiding van de implementatie, waaronder de inrichting van 5 modules (koppeling met financiële administratie, contacten, facturatie reserveringen en MJOP) is een applicatiemedewerker aangesteld.

Status

51