Managementletter 2020
Tekst van het document
MANAGEMENTLETTER 2020
Gemeente Moerdijk Aan het College van B&W 1 december 2020 1
Geacht College en gemeentesecretaris, Uw contactpersonen: Eindverantwoordelijke accountant Drs. D.J. Han RA
Controleleider
Naar aanleiding van de door ons in oktober 2020 uitgevoerde interimcontrole bieden wij u hierbij onze managementletter voor Moerdijk aan. Het boekjaar 2020 is voor ons het tweede jaar dat wij de controle uitvoeren van Moerdijk. De belangrijkste uitkomsten van onze interimcontrole hebben wij in deze managementletter opgenomen. Deze managementletter bevat de volgende onderdelen: ◼ Onze bevindingen ten aanzien van de interne beheersing van uw gemeente, die een betrouwbare informatievoorziening en rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties dient te waarborgen; ◼ Plaats van deze rapportage in de controle(aanpak); ◼ Aandachtspunten voor de jaarverslaggeving over het boekjaar 2020; ◼ Actualiteiten die voor de bedrijfsvoering van uw gemeente van belang (kunnen) zijn.
M. Ben Bouazza Dit verslag is bestemd voor het college van Moerdijk. Deze managementletter hebben wij op 25 november 2020 voorbesproken met de portefeuillehouder financiën en de controller. Op 1 december vond de toelichting in het college plaats. De managementletter zal ook ter kennisgeving aan de rekening commissie worden aangeboden. Deze zal op 16 december bij de rekening commissie worden toegelicht. Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van deze managementletter, neemt u dan gerust contact met ons op. Met vriendelijke groet, Astrium Overheidsaccountants B.V.
Drs. D.J. Han RA
2
INHOUDSOPGAVE 1.
MANAGEMENT SAMENVATTING...................................................................................................................................................................... 6
2.
INLEIDING ......................................................................................................................................................................................................... 8
3.
4.
2.1.
Reikwijdte van de opdracht ...................................................................................................................................................................... 8
2.2.
Controle-aanpak ....................................................................................................................................................................................... 9
2.3.
Interimcontrole ...................................................................................................................................................................................... 10
INTERNE BEHEERSING .................................................................................................................................................................................... 13 3.1.
Opvolging bevindingen 2019 .................................................................................................................................................................. 13
3.2.
Samenvattend beeld processen ............................................................................................................................................................. 14
3.3.
Van inkopen tot betalen – Orderadministratie (verplichtingen)............................................................................................................ 16
3.4.
Van inkopen tot betalen - Prestatieleveringen ..................................................................................................................................... 17
3.5.
Subsidieverstrekkingen - Toetsing getrouwheid en rechtmatigheid ..................................................................................................... 18
3.6.
Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording.................................................................................................................................... 19
3.7.
IT - Omgeving .......................................................................................................................................................................................... 21
3.8.
IT - Omgeving .......................................................................................................................................................................................... 22
3.9.
IT – Omgeving ......................................................................................................................................................................................... 23
3.10.
Inrichting nieuwe Coda systeem (Financials) ..................................................................................................................................... 24
AANDACHTSPUNTEN REKENINGCOMMISSIE ................................................................................................................................................. 27 4.1.
Toerekening indirecte kosten aan leges en retributies .......................................................................................................................... 27 3
4.2.
Aandachtspunt Subsidieverstrekkingen en naleving van de voorwaarden ........................................................................................... 29
5.
AANDACHTSPUNTEN JAARVERSLAGGEVING 2020......................................................................................................................................... 33
6.
ACTUALITEITEN ............................................................................................................................................................................................... 38 6.1.
Uitspraak BTW ........................................................................................................................................................................................ 38
6.2.
Rechtmatigheidsverklaring ..................................................................................................................................................................... 39
6.3.
Notitie meerjarig financieel inzicht ........................................................................................................................................................ 41
6.4.
Notitie prestatielevering ........................................................................................................................................................................ 42
6.5.
Tozo 1 en rechtmatigheid – verantwoording in SiSa bijlage .................................................................................................................. 42
6.6.
Zorgcontinuiteit en rechtmatigheid ....................................................................................................................................................... 43
BIJLAGE OPVOLGING PUNTEN VORIG JAAR ........................................................................................................................................................... 45
4
MANAGEMENT SAMENVATTING
Uitkomsten interimcontrole
5
1.
MANAGEMENT SAMENVATTING
Beeld procesbeheersing
Belangrijkste procesbevindingen
Naar aanleiding van onze werkzaamheden tijdens de interimcontrole kunnen wij u het volgende samenvattende beeld van de uitkomsten van onze werkzaamheden geven:
De belangrijkste aandachtspunten die in deze managementletter zijn uitgewerkt, zijn:
Proces
Onze beoordeling
Planning & control cyclus
Toereikend
Van inkopen tot betalen
Toereikend met aandachtspunten
Inkomende facturen en betalingsverkeer
Toereikend
Beheer personele lasten
Toereikend
Wmo
Toereikend
Jeugdzorg
Toereikend
Participatiewet
Toereikend
Belastingopbrengsten
Toereikend
Subsidieverstrekkingen
Toereikend
Grondexploitaties
Toereikend
Omgevingsvergunningen (bouwleges)
Toereikend
IT – omgeving
Toereikend met aandachtspunten
Nr
Aandachtspunten
Prioriteit
Verwijzing
1
Van inkopen tot betalen; Prestatieleveringen en verplichtingenadministratie
Gemiddeld
§3.3, §3.4
2
Subsidieverstrekkingen toetsing getrouwheid en rechtmatigheid
Gemiddeld
§ 3.5
3
Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording 2021
Hoog
§ 3.6
4
IT tijdige aanpassing rechtenstructuur in applicaties bij functiewijzigingen
Gemiddeld
§ 3.7
5
IT Toezicht op superusers
Gemiddeld
§ 3.8
6
IT onduidelijkheid rondom afspraken systeembeheer met ICT WBW
Gemiddeld
§3.9
6
Bestuurlijke aandachtspunten vanuit perspectief accountantscontrole Onderstaande bestuurlijke aandachtspunten vragen voldoende aandacht de komende periode: •
• •
•
•
In de jaarrekening van 2021 zal de rechtmatigheidsverantwoording voor het eerst door het college worden gegeven. Daarvoor is het nodig dat gedurende 2021 (verbijzonderde) interne controles worden verricht die de naleving van wet- en regelgeving monitoren. De voorbereiding cq. plan van aanpak hiervoor dient in principe voor jaareinde 2020 te zijn afgerond. Het gaat om vragen als; welke controles voor welke wet- en regelgeving (toetsingskader), door wie, hoe vast te leggen, hoe te verantwoorden intern en naar de raad. Daarnaast zal besloten moeten worden welke verantwoordingsgrens het college mag gaan hanteren. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. We zien dat binnen diverse processen (zoals van inkopen tot betalen en subsidies) verbeteringen zijn voorgesteld waarvan de implementatie in 2021 zal plaatsvinden . De verbeteringen hebben grotendeels betrekking op het inkoopproces welke samenhangt met de implementatie van het nieuwe financiële systeem (nieuwe versie). Op 3 juli 2020 heeft de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) een notitie opgesteld over de controle van recht op zorg met betrekking tot Jeugd en Wmo (“Jeugdzorg en Wmo: Controle van het recht op zorg”).
De gemeente steunt ten behoeve van getrouwheid en rechtmatigheid onder andere op de accountantsverklaringen bij de productieverantwoordingen van zorgaanbieders. De controle op deze zorgaanbieders is uitgevoerd volgens jullie ‘Regionale accountantsprotocol’’ (vergelijkbaar met het landelijk protocol maar met een lagere verantwoordingsgrens van €50.000). Het accountantsprotocol ondersteunt de financiële controle op de Zorg in Natura. De controle op aanwezigheid van verwijzingen door een indicerend orgaan (Jeugdzorg) wordt niet afgedekt door het protocol. Bij onvoldoende werkzaamheden kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel. Wij adviseren u dit onder de aandacht te brengen van uw zorgleveranciers. Daarnaast ontvangen wij graag nadere onderbouwing dat in het huidige proces al wordt gewaarborgd dat een juist indicerend orgaan de zorg toekent. Op 24 juli 2020 heeft de Commissie bedrijfsvoering accountantscontrole decentrale overheden (BADO) een notitie gepubliceerd over de vastlegging en onderbouwing van prestatielevering bij inkopen. Wij hebben het concept van de nieuwe budgethouders regeling ontvangen waarin de gemeente ingaat op de vastlegging van de prestatielevering. Wij ondersteunen de aanpassing en gaan er van uit dat de regeling per 1-1-2021 in werking zal treden.
In het sociaal domein heeft het aspect prestatielevering (factureren zorgaanbieders enkel daadwerkelijk geleverde zorg en de wijze waarop de gemeente dit kan vaststellen) blijvende aandacht nodig. Dit is met name relevant bij de zorgaanbieders die geen gecertificeerde jaarverantwoording over 2020 overleggen én bij de PGB bestedingen.
Met betrekking tot Covid 19 vragen wij uw aandacht om de impact van passende maatregelen, die genomen zijn om de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten te waarborgen, de komende maanden te blijven monitoren en waar nodig bij te sturen. In hoofdstuk 4 noemen wij een aantal aspecten die daarbij van belang zijn.
In overleg met de organisatie is besloten dat haar reactie op onze bevindingen ook worden opgenomen bij de bevindingen in deze managementletter.
7
2.
INLEIDING
2.1.
Reikwijdte van de opdracht
In het kader van de door de gemeenteraad aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2020 van gemeente Moerdijk brengen wij u hierbij verslag uit van de belangrijkste tussentijdse bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de controlewerkzaamheden die wij in oktober 2020 hebben uitgevoerd. De reikwijdte van de tussentijdse controle is hieronder beschreven: Onze uitgangspunten Wij maken mede gebruik van de administratieve organisatie en het daarvan deel uitmakende systeem van interne controle van uw gemeente. De opzet en het bestaan van de administratieve organisatie hebben wij op een aantal noodzakelijke punten onderzocht. Onze controle was niet gericht op het vormen van een oordeel over de administratieve organisatie als zodanig. De in deze managementletter opgenomen bevindingen kunnen dan ook niet als limitatief worden beschouwd. Onze werkzaamheden zijn erop gericht komend voorjaar een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2020 en niet primair op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden. De bevindingen in deze managementletter zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben opgeleverd voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan hebben wij u daar onmiddellijk over gerapporteerd. Dit is niet aan de orde geweest.
Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Soort oordeel
Goedkeurend
Met beperking
Fouten in de jaarrekening
≤1%
>1% en ≤3%
Oordeelonthouding n.v.t.
Onzekerheden in de jaarrekening
≤3%
>3% en ≤10%
>10%
Afkeurend
n.v.t.
>3%
8
Op basis van de begroting 2020 van Moerdijk betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van €1.110.000 en een totaal van onzekerheden van €3,3 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De rapporteringstolerantie is, conform het overeengekomen controleprotocol, gesteld op €100.000. De op deze wijze bepaalde goedkeuringstolerantie is een puur kwantitatief criterium. Onze uiteindelijke oordeelsvorming is echter altijd een combinatie van kwalitatieve en kwantitatieve afwegingen.
2.2.
Controle-aanpak
Accountants Verslag
Jaarrekening
Managementletter
Jaareinde controle
Interim controle
In overeenstemming met de wet resulteert onze accountantscontrole in het afgeven van een controleverklaring met betrekking tot de getrouwe weergave van de financiële positie en het resultaat, en de rechtmatige verantwoording van baten en lasten alsmede de balansmutaties. Onze controle valt globaal uiteen in een tweetal momenten, die uiteindelijk leiden tot de verklaring.
Controle Verklaring
De bevindingen naar aanleiding van de tussentijdse controle zijn opgenomen in deze managementletter. De bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole rapporteren wij via ons accountantsverslag (2021).
9
2.3.
Interimcontrole
Wij hebben de volgende processen tijdens onze interim controle beoordeeld: 1. Planning & control cyclus 2. Van Inkopen tot betalen 3. Inkomende facturen en betalingsverkeer 4. Beheer personele lasten 5. Wmo 6. Jeugdzorg 7. Participatiewet 8. Belastingopbrengsten 9. Subsidieverstrekkingen 10. Grondexploitaties 11. Omgevingsvergunningen (Bouwleges) 12. IT omgeving
Voor een aantal van deze processen doen wij in het vervolg van deze managementletter aanbevelingen om de interne beheersing aan te scherpen. Hierbij hebben wij onze bevindingen van een weging (kleur en rating) voorzien, welke als volgt is aangeduid:
10
Rating
Toelichting Bevinding die van groot belang is voor de kwaliteit van de interne beheersing en die naar onze mening direct opgepakt moet worden (zeer urgent). Als accountant leidt een bevinding met deze rating mogelijk tot aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Bevinding die van belang is voor de kwaliteit van de interne beheersing, waarbij opvolging door het management naar onze mening zeer wenselijk is (urgent). Als accountant leidt een bevinding met deze rating mogelijk tot aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Bevinding die van belang is voor de kwaliteit van de interne beheersing, maar waarbij het effect beperkt is door bijvoorbeeld mitigerende maatregelen. Opvolging van deze bevinding is naar onze mening wenselijk (matig urgent). Als accountant leidt een bevinding met deze rating niet tot aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Deze bevinding uit voorgaande jaren is opgelost doordat verbetermaatregelen zijn geïmplementeerd. Er zijn op dit moment geen (nieuwe) verbeterpunten voorgesteld
Bovengenoemde ‘kleuren’ gebruiken wij zowel voor de overall rating per proces, als voor individuele bevindingen binnen een proces. Wanneer individuele bevindingen in een proces de kleur geel krijgen, is wat ons betreft wel een toereikende overall rating van het proces mogelijk.
11
INTERNE BEHEERSING
Bevindingen onderzochte processen
12
3.
INTERNE BEHEERSING
3.1.
Opvolging bevindingen 2019
In de managementletter van 2019 zijn tien bevindingen opgenomen waarbij wij hebben vastgesteld dat hiervan vier bevindingen gedurende 2020 zijn opgevolgd door de ambtelijke organisatie. Deze benoemen wij in deze paragraaf, de niet opgevolgde bevindingen komen weer terug in paragraaf 3.2 en verder en in de bijlage. -
-
-
Planning en control: We hebben vastgesteld dat de bepaalde wet- en regelgeving (bijvoorbeeld aanbestedingswet) niet is opgenomen in het normenkader. Opvolging: We hebben vastgesteld dat het normenkader 2020 is geactualiseerd met de relevante wetgeving. We willen de ambtelijke organisatie wel adviseren om in het normenkader onderscheid te maken tussen externe wetgeving en interne wetgeving. De relevante toetsingspunten kunnen vervolgens worden uitgewerkt in de interne controle plannen. Grondexploitaties: Wij hebben bij de procesbesprekingen vastgesteld dat de brondocumentatie voor de ramingen niet altijd zichtbaar worden vastgelegd. Het gaat hierbij om brondocumentatie voor de ‘’nog te maken kosten’’. Opvolging: We hebben reeds bij de jaarrekeningcontrole 2019 vastgesteld dat de benodigde onderbouwingen zijn aangeleverd, Grondexploitaties: De exploitatieplannen zijn niet uniform in opzet. Opvolging: We hebben bij de jaarrekeningcontrole 2019 vastgesteld dat de exploitatieplannen op dezelfde wijze zijn opgezet. Verhuur vastgoed: Er was geen sprake van een verhuurregister. Dit is inmiddels opgevolgd. We hebben vastgesteld dat de organisatie een analyse heeft gemaakt tussen het verhuurregister en de kadastrale objecten van de gemeente. Hiermee is de volledigheid van de opbrengsten beter gewaarborgd.
In de bijlage is de opvolging en status van de managementletter punten van vorig jaar weergegeven.
13
3.2.
Samenvattend beeld processen
Proces
Onze beoordeling
Rating
Planning & control cyclus
Toereikend
Van inkopen tot betalen
Toereikend, met aandachtspunten
Inkomende facturen en betalingsverkeer
Toereikend
Beheer personele lasten
Toereikend
Wmo
Toereikend
Jeugdzorg
Toereikend
Participatiewet
Toereikend
Belastingopbrengsten
Toereikend
Subsidieverstrekkingen
Toereikend
14
Grondexploitaties
Toereikend
Omgevingsvergunningen (bouwleges)
Toereikend,
IT omgeving
Toereikend met aandachtspunten
In het vervolg van dit hoofdstuk zijn enkel de processen benoemd waarbij wij, op basis van onze werkzaamheden bij de interimcontrole, bevindingen hebben opgedaan die wij met uw organisatie willen delen. Uw organisatie heeft zelf op adequate wijze de bevindingen uit voorgaand jaar van een reactie voorzien en bij adviezen waarvan is bepaald dat deze worden opgevolgd, de stand van zaken in kaart gebracht. Van de bevindingen uit voorgaand jaar zijn er 6 nog onderhanden. In de bijlage bij deze managementletter is het overzicht en de status van deze 6 punten opgenomen. Wij herhalen in het vervolg van deze managementletter daarom enkel de bevindingen uit voorgaand boekjaar waarvan wij vinden dat deze prioriteit nodig hebben, aangevuld met enkele andere bevindingen. Zoals vermeld in hoofdstuk 2 kan een individuele bevinding de kleur geel krijgen, maar is een toereikende overall rating van het betreffende proces nog wel mogelijk.
15
3.3.
Van inkopen tot betalen – Orderadministratie (verplichtingen)
Bevinding Jaar constatering 2019
De gemeente houdt geen volledige orderadministratie (verplichtingen) bij voor de inkomende facturen. Het vastleggen van orders is van belang om tijdig inzicht te krijgen in de status van lopende en toekomstige verplichtingen. Hiermee is tijdig en eenduidig inzichtelijk of en wanneer verplichtingen de gemaakte afspraken dreigen te overschrijden.
Risico Kans: Middel Impact: Middel
Het risico bestaat dat budgethouders geen volledig beeld kunnen hebben van de restantbudgetten en de gemeente hierdoor niet goed kan bijsturen gedurende het jaar. Verder bestaat het risico dat verplichtingen per balansdatum niet volledig zijn opgenomen in de jaarrekening.
Aanbeveling
Wij hebben in 2019 de aanbeveling gedaan om de orders (verplichtingen) gestructureerd bij te houden in de financiële administratie. De ambtelijke organisatie heeft hier opvolging aan gegeven door een project op te starten waarin deze bevinding wordt opgevolgd. Per 1-1-2021 wordt de financiële administratie geactualiseerd naar versie 14 ‘’Financials’’. Het aanmaken van orders is onderdeel van dit project. De gemeente heeft als doel om alle facturen te voorzien van een order alvorens deze betaald kan worden. Tot slot maken de orders onderdeel uit van de nieuwe budgethoudersregeling 2021 welke in het vierde kwartaal van 2020 zal worden vastgesteld .
Rating
16
Reactie
3.4.
Zoals al in de aanbeveling verwoord zal met ingang van 2021 volledig invulling worden gegeven aan de gedane bevinding. Overigens heeft in 2020 al een aanscherping plaatsgevonden van het vooraf inbrengen van orders. Hierbij is vooruitgelopen op de situatie die vanaf 2021 geldt. Dit betekent dat voor opdrachten voor goederen, werken en diensten ook in 2020 al sprake is van het bijna volledig vooraf werken met orders.
Van inkopen tot betalen - Prestatieleveringen
Bevinding Jaar constatering 2019
Er is geen eenduidig proces/beleid omtrent het vaststellen van prestaties. Het is bij de teams niet altijd duidelijk wanneer de levering van een prestatie moet worden vastgesteld en op welke manier dat dient te worden vastgelegd.
Risico Kans: Middel Impact: Middel
Het risico bestaat dat facturen onterecht worden betaald voor niet (of niet volledig) geleverde prestaties.
Aanbeveling
Wij hebben vernomen dat in 2021 de nieuwe budgethoudersregeling 2021 zal worden geïmplementeerd waarin de kaders hieromtrent zijn beschreven. Hierin zijn onder andere de drempelbedragen vermeld waarvoor de prestatielevering aangetoond zal moeten worden. Het nieuwe financiële systeem zal hiervoor de nodige ondersteuning bieden waarbij de prestatieverklaarders de mogelijkheid hebben om documenten te kunnen uploaden. Hiermee wordt onze aanbeveling opgevolgd.
Rating
17
Reactie
3.5.
De nieuwe budgethoudersregeling gaat in per 1-1-2021. In het financieel systeem is een verplicht veld opgenomen waar de prestatieverklaring moet worden aangegeven. Dit kan dan door het uploaden van documenten, maar als deze ontbreken zal moeten worden aangegeven op basis van welke constatering de factuur kan worden vrijgegeven voor betaling. Doordat in het huidige financieel systeem deze mogelijkheid ontbreekt zijn de afgelopen jaren op basis van een uitgebreide steekproef de prestatieverklaringen getoetst. De uitkomsten van deze steekproeven waren steeds positief.
Subsidieverstrekkingen - Toetsing getrouwheid en rechtmatigheid
Bevinding Jaar constatering 2020
Toetsing op naleving voorwaarden bij subsidieaanvragen en -vaststellingen Subsidieaanvragen en subsidievaststellingen dienen te voldoen aan voorwaarden die zijn beschreven in de subsidieverordening. Wij hebben geconstateerd dat bij de subsidiebeoordeling (aanvragen budgetsubsidies2020) niet zichtbaar wordt getoetst of de aanvraag of vaststelling voldoen aan de subsidieverordening (rechtmatigheid). Er is hiervoor ook geen checklist voor handen.
Risico Kans: Laag Impact: Laag
Het risico bestaat dat subsidies niet voldoen aan de subsidieverordening en hierdoor onrechtmatig worden verstrekt.
Aanbeveling
Wij bevelen de organisatie aan om een checklist te hanteren waarin de toetspunten zijn opgenomen. Hiermee kunnen de aanvragen en vaststellingen worden beoordeeld en kan deze controle zichtbaar worden vastgelegd door een beleidsmedewerker. Uit de gesprekken met betrokken personen binnen de organisatie is gebleken dat de rechtmatigheidscontrole in 2021 zichtbaar zal worden uitgevoerd. De checklist voor de aanvraag en vaststelling in 2021 is inmiddels ontwikkeld. Hiermee is onze aanbeveling opgevolgd. Wij verwijzen tevens naar onze opmerkingen in paragraaf 4.2. 18
Rating
Reactie
3.6.
Zoals aangegeven is de aanbeveling opgevolgd.
Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording
Bevinding Jaar constatering 2020
Plan van aanpak in ontwikkeling In hoofdstuk 6 hebben wij in algemene zin de ontwikkeling en stand van zaken vermeld van de rechtmatigheidsverklaring. Hier willen wij ingaan op de voorbereiding die de ambtelijke organisatie hiervoor moet verrichten. Vanaf 2021 zal de rechtmatigheidsverantwoording voor het eerst door het college worden gegeven. Daarvoor is het nodig dat gedurende 2021 (verbijzonderde) interne controles worden verricht die de naleving van wet- en regelgeving monitoren. De voorbereiding cq. plan van aanpak hiervoor dient in principe voor jaareinde 2020 te zijn afgerond. Het gaat om vragen als; welke controles voor welke wet- en regelgeving (toetsingskader), door wie, hoe vast te leggen, hoe te verantwoorden intern en naar de raad. De college verantwoording zal zijn gebaseerd op de (verbijzonderde) interne controles die de organisatie in 2021 gaat uitvoeren. In dat kader is ons beeld van belang over de (kwaliteit en volledigheid) van de huidige interne controles. We hebben vastgesteld dat het normenkader 2020 is uitgewerkt waarin de nodige interne en externe regelgeving zijn benoemd. Wij adviseren u om in het normenkader onderscheid te maken tussen intern beleid en externe wetgeving die impact hebben op de financiële beheershandelingen.
Tot slot bevelen wij de ambtelijke organisatie aan om de relevante artikelen uit de interne en externe regelgeving te benoemen in de werkprogramma’s, aangezien de relevante artikelen het 19
toetsingskader vormen. Ons beeld van de (kwaliteit van) uitvoering van de interne controles is eerder vermeld. Dat beeld geeft aan dat momenteel wel mag worden verwacht dat er een voldoende basis ligt voor het college om een gefundeerde conclusie te kunnen trekken over de naleving van wet en regelgeving. Tot slot zal besloten moeten worden welke foutentolerantie de raad mag gaan hanteren. Voor de accountant geldt een maximale tolerantiegrens van 1%, maar voor het college bestaat de mogelijkheid om een maximum grens van 3% te hanteren voor haar goedkeurende oordeel. Het is uiteindelijk aan het hoogste orgaan om de maximaal toegestane tolerantie vast te stellen Risico Kans: Hoog Impact: Hoog
Het risico bestaat dat niet alle relevante processen in kaart zijn gebracht waardoor toetsing van de rechtmatigheid niet conform planning kan worden uitgevoerd.
Aanbeveling
Wij adviseren u het toetsingskader verder uit te werken in de werkprogramma’s op basis van relevante artikelen uit de interne en externe regelgeving.
Rating
Reactie
De managementletter bevestigt ons eigen beeld dat de kwaliteit van de IC voldoende basis biedt voor de per 2021 in te voeren rechtmatigheidsverklaring door het college. Met de keuzemogelijkheid van de gemeenteraad ten aanzien van de maximale tolerantiegrens is rekening gehouden in het plan van aanpak. Deze keuzemogelijkheid wordt bij het vaststellen van het controleprotocol 2021 meegenomen. De aanvullende aanbevelingen ten aanzien van de nadere uitwerking van
20
het normenkader (het onderscheid tussen externe en interne regelgeving en het nader uitwerken van het toetsingskader in de IC-werkprogramma’s) nemen wij daar waar het een meerwaarde biedt over.
3.7.
IT - Omgeving
Bevinding Jaar constatering 2020
Tijdige aanpassing rechtenstructuur in applicaties bij (functie)wijzigingen De gemeente heeft regelmatig te maken met instroom, uitstroom en doorstroom van medewerkers. Bij iedere mutatie in het personeelsbestand moeten de gebruikersrechten in diverse applicaties opnieuw worden beoordeeld en waar mogelijk opnieuw ingesteld worden. De applicatiebeheerders zijn verantwoordelijk voor aanpassing van de rollen en bijbehorende gebruikersrechten op basis van de input die zij vanuit de organisatie krijgen. Wij hebben vernomen dat de procedure Toegangsverlening Informatiesystemen niet altijd volledig worden gevolgd. De periodieke controle op de autorisaties is afgelopen jaren niet voor alle applicaties gevolgd.
Risico Kans: Laag Impact: Hoog
Het risico bestaat dat gebruikers hiermee mogelijk ongewenst teveel rechten in bepaalde applicaties hebben en houden, die niet meer passend zijn bij de functie. Dit zou mogelijk kunnen leiden tot ongewenste functievermenging.
Aanbeveling
Het is in bepaalde situaties noodzakelijk dat medewerkers in een nieuwe functie tijdelijk oude rechten behouden, echter is het wel belangrijk dat dit op een toereikende manier wordt bewaakt. In het beschreven proces worden toereikende controles beschreven die dit risico naar een aanvaardbaard niveau mitigeren. Wij adviseren u zorg te dragen dat dit proces wordt nageleefd.
Rating
21
Reactie
3.8.
Applicatiebeheer is in Moerdijk decentraal georganiseerd, waarbij de procesverantwoordelijkheid binnen de verschillende teams ligt waar de applicatie primair wordt gebruikt. De aanbeveling om de procedure toegangsverlening te evalueren wordt overgenomen. De benodigde mate van toezicht op de procedure zal onderdeel zijn van de evaluatie. Deze procedure zal in 2021 worden geëvalueerd met de verantwoordelijke teamleiders voor de meest kritische processen, waarbij de CISO als trekker van de evaluatie zal fungeren. Hierbij zal het begin 2020 ingezette traject om het proces “In Dienst, Doorstroom en Uitstroom” te verbeteren een belangrijk uitgangspunt zijn.
IT - Omgeving
Bevinding Jaar constatering 2020
Uitgebreide toegang tot netwerk omgeving Superusers zijn nodig voor het beheren van de diverse applicaties. Superusers hebben uitgebreide rechten in de applicaties om hun functie adequaat te kunnen vervullen. In het kader van de interne beheersing is het van belang dat toezicht wordt gehouden op de activiteiten van superusers.
Risico Kans: Middel Impact: Middel
Het risico bestaat dat superusers onterecht transacties en activiteiten uitvoeren binnen de financiële applicaties.
Aanbeveling
In het beschreven proces wordt aangegeven dat controles worden uitgevoerd op de logging van de superusers. Wij adviseren u om zorg te dragen dat het proces adequaat wordt nageleefd.
Rating
22
Reactie
3.9.
In de reactie op het advies 3.7 hebben we aangegeven het betreffende proces te evalueren. Na evaluatie van dit proces (waar de benodigde mate van toezicht onderdeel van zal uitmaken) zal op het geëvalueerde proces worden toegezien.
IT – Omgeving
Bevinding
Rol van ICT WBW bij het systeembeheer
Jaar constatering 2020
De gemeente heeft diverse taken omtrent systeembeheer uitbesteed aan ICT West-Brabant West (ICT WBW). ICT WBW is onder andere verantwoordelijk voor het monitoren van het systeembeheer en het beheren van accounts en rechten. Wij hebben vernomen dat er onduidelijkheid bestaat met betrekking tot de afspraken die zijn gemaakt met ICT WBW over de verantwoordingswijze van hun taken die zij voor de gemeente Moerdijk uitvoeren inzake het systeembeheer en het toezicht daarop van de gemeente. Dit proces is van belang om de continuïteit en betrouwbaarheid van de diverse applicaties binnen gemeente te waarborgen.
Risico Kans:
Laag
Impact: Gemiddeld Aanbeveling
Als er geen duidelijke afspraken zijn over de rol van ICT WBW omtrent systeembeheer dan bestaat het risico dat de taken omtrent systeembeheer niet volledig worden uitgevoerd. Dit heeft gevolgen voor de continuïteit en betrouwbaarheid van de applicatie binnen de gemeente. Wij adviseren u om de (specifieke) afspraken met ICT WBW in kaart te brengen en uw controle op dit proces hierop aan te passen om zodoende de continuïteit en betrouwbaarheid van de applicaties te waarborgen.
23
Rating
Reactie
Ook deze aanbeveling is gebaseerd op de procedure, waarvan onder 3.7 is toegezegd deze te evalueren. Het systeembeheer voor applicaties in het datacenter van de gemeente Moerdijk wordt door ICT WBW uitgevoerd, daar is geen onduidelijkheid over. Met betrekking tot de informatieveiligheid zal ICT WBW in 2021 op basis van een risicoinventarisatie het normenkader BIO (Baseline Informatievoorziening Overheden) gaan toepassen en door middel van een jaarlijks Assurance- rapport door een onafhankelijke auditor verantwoording afleggen. Quote uit de notitie Informatiebeveiligingsplan 2020-2021 van november 2020 van ICT WBW: Deze jaarlijkse verantwoording, waar ICTWBW staat ten opzichte van het gehele normenkader BIO, helpt de deelnemers vervolgens weer om verantwoording over informatieveiligheid af te leggen aan hun eigen directie, college, gemeenteraad en de Rijksoverheid.
3.10. Inrichting nieuwe Coda systeem (Financials) Bevinding
Mogelijkheden betere management informatie cq. project sturing
Jaar constatering 2020
Vanaf 1-1-2021 zal een nieuwe versie van Coda (financiële administratie), genaamd Financials, worden geïmplementeerd. Dat biedt de mogelijkheid om de inrichting van de administratie vanaf dat moment anders op te zetten. Wij vernamen dat
24
de huidige versie van Coda geen inrichting kent om makkelijk inzicht te krijgen in (onderdelen) van grondexploitatie project Centrumplan Zevenbergen. Dat kan wellicht verbeterd worden in de nieuwe versie Financials. Daarnaast is er wellicht ook andere management informatie die wordt gemist in de huidige Coda versie, die mogelijk met een andere inrichting van de financiële administratie kan worden opgelost. Risico Kans:
Gemiddeld
De huidige versie van Coda vereist dat buiten de boekhouding om een (schaduw)administratie moet worden gevoerd om goed inzicht te krijgen in de realisatie en voortgang van grondexploitatie projecten. De (schaduw)administratie wordt in Excel gevoerd en is daarmee foutgevoelig en tijdrovend om bij te houden.
Impact: Gemiddeld Aanbeveling
Wij adviseren om te onderzoeken of de nieuwe versie van Coda, genaamd Financials, anders kan worden ingericht om waardevolle management informatie te kunnen genereren die niet in de huidige versie van Coda beschikbaar is. Een andere inrichting ten behoeve van grondexploitatie projecten is een voorbeeld waarvoor een andere inrichting mogelijk betere management informatie oplevert.
Rating
Reactie
Zowel in het huidige financiële pakket Coda, als in het nieuwe pakket Financials is de opzet voor de complexen in de grondexploitatie één-op-één gelijk aan de Excel-administratie. Een (schaduw)administratie is dan ook niet nodig. De zeer specifiek opgezette projectadministratie voor het Centrumplan Zevenbergen kon niet één-op-één worden ingebracht in Coda. Wel is in 2020 in iedere boekingsregel in Coda een code toegevoegd (o.b.v. de codering in de projectexploitatie), waardoor op een eenvoudige wijze de match plaats kan vinden tussen beide administraties. Financials zal bijdragen aan betere managementinformatie, maar blijft primair een financieel pakket.
25
AANDACHTSPUNTEN REKENINGCOMMISSIE
26
4.
AANDACHTSPUNTEN REKENINGCOMMISSIE
De rekeningcommissie heeft ons twee aandachtspunten meegegeven, die wij hieronder behandelen:
4.1.
Toerekening indirecte kosten aan leges en retributies
Bevinding Jaar constatering 2020
Indirecte kosten toerekening vindt niet plaats, wel overhead toerekening De commissie Bestuur en Middelen heeft op 4 april 2019 een notitie ontvangen die ingaat op de actualisatie van de kostendekkendheid van de tarieven afvalstoffenheffing/reinigingsrechten, rioolheffing, leges, lijkbezorgingsrechten en marktgelden gebaseerd op de begroting 2018. In die notitie wordt beschreven welke soorten kosten er zijn en of deze volgens de wet en/of jurisprudentie mogen worden doorberekend. Dit is van belang om te weten hoe gekomen kan worden tot berekening van de kostendekkendheid van een bepaalde dienst of product. Bij de doorberekening van kosten in de tarieven komen alleen de begrote kosten in aanmerking. Wij merken op dat er in principe twee soorten toerekeningen zijn; toerekening van overhead kosten en toerekening van indirecte kosten. Sinds 1 januari 2017 (wijziging BBV) worden de kosten van de overhead apart opgenomen in de begroting en niet meer toegerekend aan de verschillende producten. Bij de berekening van de hoogte van de tarieven van de heffingen en retributies mag de overhead echter wel meegenomen worden. In artikel 12 lid 3 van de Financiële verordening is vastgelegd hoe de hoogte van de overhead wordt berekend die toegerekend wordt aan de tarieven.
Dat artikel bepaalt dat bij iedere heffing of retributie het percentage van de totale overhead dat toegerekend mag worden gelijk is aan het percentage van de totale primaire salariskosten en kosten van inhuur dat aan die specifieke heffing of retributie wordt besteed. De indirecte kosten voor leges en retributies betreffen kosten die meer gerelateerd zijn aan de afweging van het algemene belang dan aan het individuele belang. Deze kosten kunnen niet verhaald worden op de burger c.q. op de genieters van specifieke dienstverlening. Dergelijke kosten zullen via de algemene middelen, specifieke uitkeringen of anderszins bekostigd moeten worden en worden niet toegerekend naar de producten. In de wetsgeschiedenis (specifiek
27
bij de wijziging van de Gemeentewet op het stuk der belastingen in 1989) zijn expliciet een aantal kosten genoemd die onder indirecte kosten vallen. Bij de toerekening speelt ook de vraag op welk (detail)niveau het product of de dienst wordt gedefinieerd waaraan kosten worden toegerekend. Bij uw gemeente is de keuze gemaakt om de producten / diensten te hanteren zoals die in de begroting zijn gedefinieerd t.w. Riool, Afvalstoffen, Leges, Lijkbezorgingsgrechten, Weekmarkten. Voor Riool geldt dat op basis van het huidige beleid per planperiode het tarief wordt vastgesteld en gedurende deze periode wordt het tarief alleen verhoogd met de prijsindexering. Het saldo van de Riool opbrengsten en kosten wordt verrekend met de voorziening, die toereikend moet zijn om het geplande onderhoud te kunnen plegen. Er is dus sprake van een gesloten circuit. De ontvangen gelden van degenen die rioolheffing betalen worden ingezet ter dekking van de kosten. In de genoemde notitie wordt van al deze producten een kostenoverzicht met de directe en toegerekende (overhead) kosten verstrekt in relatie tot de begrote opbrengsten. Daaruit volgt de volgende kostendekkendheid obv de begroting 2018: Product Riolering Afvalstoffenheffing Leges (gemiddeld) Begraafrechten Marktgeld
Mate van kostendekkendheid obv begroting 2018 100% 100% 77,9% 40,7% 86,1%
Wij hebben vernomen dat bovenvermelde systematiek ook is gevolgd in 2019 en 2020. Wij hebben informatie ontvangen over de berekende kostendekkendheid van bovengenoemde producten op basis van de begroting 2021. Uit deze informatie blijkt: Product Riolering Afvalstoffenheffing Leges (gemiddeld) Begraafrechten Marktgeld
Mate van kostendekkendheid obv begroting 2021 100% (overschot aan baten van € 550.827 te verrekenen met voorziening) 100% 54,9% 39,8% 80,2%
28
Wij concluderen dat er een gedegen voorstudie heeft plaatsgevonden op de kostentoerekening en dat de tarieven goed en juist onderbouwd zijn.
4.2.
Aandachtspunt Subsidieverstrekkingen en naleving van de voorwaarden
Bevinding Jaar constatering 2020
Opvolging door VIC geconstateerde tekortkomingen en aanbevelingen De volgende subsidiesoorten worden onder meer onderkend: Budgetsubsidies, Basis en Evenementsubsidies. Binnen het subsidieproces wordt onderscheid gemaakt tussen de aanvraag / toekenning en de vaststelling achteraf. In de Algemene Subsidie Verordening (ASV) worden voorwaarden genoemd die moeten worden nageleefd. In de verbijzonderde interne controle (VIC) die de gemeente uitvoert, stelt een VIC medewerker vast of voldaan is aan de voorwaarden cq. beheersmaatregelen die zijn ingevoerd bij het toekennen en vaststellen van subsidies. Wij verwijzen ook naar onze bevinding in paragraaf 3.10. Bij het vaststellen van de subsidies wordt beoordeeld of de subsidies zijn besteed conform afspraken/voorwaarden die bij de toekenning zijn bepaald. Wij hebben niet beoordeeld of subsidies terecht zijn vastgesteld. Wij hebben beoordeeld wat uw VIC heeft geconcludeerd ten aanzien van de beheersingsmaatregelen bij het aanvragen/toekennen en de vaststelling van subsidies. Wij hebben de VIC rapportages bij het proces subsidies beoordeeld voor • Het aanvragen/toekennen van o Budgetsubsidies 2018 (toekenningen aan professionele instellingen in totaal €2,5mio) o Budgetsubsidies 2019 (toekenningen aan professionele instellingen in totaal €2,5mio) • Het vaststellen van o Budgetsubsidies 2018
29
Uit deze rapportages blijkt dat bij het aanvragen/toekennen van subsidies de beheersmaatregelen voor een groot deel zijn uitgevoerd, waarbij wel de volgende tekortkomingen zijn geconstateerd: • De controle door de betrokken beleidsmedewerker van de aanvraag, begroting en activiteitenplan is niet altijd duidelijk vastgelegd (welke punten zijn getoetst?). • De beoordeling van de stand van de egalisatiereserve op het moment van aanvraag van een jaarlijkse subsidie is niet uitgevoerd. • De subsidiemodule wordt niet volledig ingevuld omdat deze module niet geschikt is voor subsidies aan professionele instellingen. Wel vindt vastlegging plaats in het zaaksysteem. • Er worden door het college geen afspraken gemaakt over de maximale hoogte en de samenstelling van het eigen vermogen met instellingen die structurele subsidie ontvangen. Uit deze rapportages blijkt dat bij het vaststellen van subsidies de beheersmaatregelen voor een groot deel zijn uitgevoerd, waarbij wel de volgend tekortkomingen zijn geconstateerd: • Er wordt in een aantal gevallen geen verzoek tot vaststelling ontvangen, terwijl dit officieel wel dient te gebeuren. • Het college stelt de subsidie niet vast binnen 13 weken na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling.
• Indien voorgaande van toepassing is, heeft het college in een aantal gevallen verzuimd de subsidieontvanger over de vertraging te informeren zo spoedig mogelijk na ontvangst van de aanvraag tot subsidievaststelling. De algemene conclusie bij het vaststellen van de subsidies die in 2018 zijn verstrekt was dat net als het voorgaande jaar op de ‘termijnonderdelen’ is afgeweken van de Algemene Subsidieverordening. Omdat de termijnen waren overschreden, was sprake van een formele onrechtmatigheid. Op basis van de VIC rapportages zijn er verbeterpunten geadviseerd. In 2020 zijn de volgende verbeteringen door de VIC geconstateerd: • De ASV is geactualiseerd en voor besluitvorming voorgelegd aan de raad (november 2020). • Er is een digitaal aanvraagproces geïmplementeerd en in gebruik genomen voor het aanvraag proces vaststelling 2019 en verlening 2021 voor budgetsubsidies. In dit proces is de aanvrager verplicht om alle gevraagde documenten vanuit de ASV te overleggen. In het proces zit een checklist waarbij de adviseur moet bevestigen dat alle gevraagde 30
• •
documenten ook daadwerkelijk zijn aangeleverd. Op basis van managementrapportages en steekproeven kan nu effectief gecontroleerd worden of de adviseur deze afspraken naleeft. De digitale aanvraag wordt gedaan via E-Herkenning. De E-Herkenning is erkend als formele handtekening. Het indienen van een aanvraag via het digitale formulier heeft daarmee de status van formele aanvraag. Bewaking van de termijnen gebeurt via het Zaaksysteem. Dat geeft het aantal dagen weer tot de uiterlijke termijn. De adviseur kan hierop anticiperen. Dit is nu ingericht en daarmee gerealiseerd. Het is zaak dat de adviseur overeenkomstig de signalering gaat werken.
Er is bewust voor gekozen om geen nadere afspraken te maken met de subsidieontvanger over de wijze waarop aangetoond wordt dat de afgesproken subsidiabele activiteiten zijn verricht. Dit vraagt om een andere manier van werken en een cultuuromslag bij adviseurs, college en subsidieontvangers. Er moet een transitie worden gemaakt naar het sturen op doelen en resultaten. Daarbij geldt ook dat een subsidie toekenning met heel concrete tegenprestaties soms beschouwd moet worden als een inkoop in plaats van een subsidie. Om vorm te geven aan deze andere manier van werken zijn en worden ook in de toekomst workshop gegeven voor iedereen in de organisatie over het thema ‘Subsidie of Inkoop?’. De VIC komt uiteindelijk met de volgende aanbeveling: Om meer zicht te krijgen op het met behulp van subsidies behalen van maatschappelijke doelen en de aan subsidieverlening verbonden risico’s beter te kunnen managen wordt aanbevolen op teamleidersniveau het eigenaarschap van subsidieverlening tegen het licht te houden en in het verlengde hiervan een organisatie brede coördinatie te overwegen. Wij onderschrijven de conclusies die vanuit de VIC resultaten zijn gegeven.
31
AANDACHTSPUNTEN JAARVERSLAGGEVING
Tijdig beginnen
32
5.
AANDACHTSPUNTEN JAARVERSLAGGEVING 2020
Op basis van onze ervaringen in de sector en onze kennis van de (wijzigingen in) de van toepassing zijnde wet- en regelgeving onderkennen wij de volgende algemene aandachtspunten voor de jaarverslaggeving en jaarrekeningcontrole 2020 (de opsomming houdt niet in dat punten nu of in het verleden niet goed verzorgd zijn):
Impact COVID-19
De wereldwijde uitbraak van het COVID-19 virus zal naar verwachting voor het boekjaar 2020 en de komende jaren mogelijk significante invloed hebben op de cijfers van uw gemeente. Wij vragen uw aandacht om de impact van passende maatregelen, die genomen zijn om de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten te waarborgen, de komende maanden te blijven monitoren en waar nodig bij te sturen. U moet hierbij denken aan: ▪
Analyse van de financiële impact inzake (extra) lasten en gemiste inkomsten als gevolg van het COVID-19 virus. U moet hierbij denken aan uitgaven die zijn gedaan om de ICT op orde te brengen, extra inhuur van tijdelijk personeel, materialen in het kader van hygiëne en stickermaterialen etc. Maar ook aan gemiste opbrengsten inzake leges en bijvoorbeeld kwijtscheldingen en verminderingen van OZB heffing. Wij adviseren u dit tijdig in kaart te brengen en apart zichtbaar te maken in de programmaverantwoording en besluitvorming.
▪
Huidige en toekomstige lasten van uitkeringen. Als gevolg van de uitbraak van het COVID-19 virus is een landelijke trend dat vooralsnog de financiële impact in 2020 beperkt blijft en met name toeziet op extra beheersuitgaven en uitgaven die vooralsnog vanuit extra middelen vanuit de landelijke overheid worden gedekt. De verwachting is echter wel dat het effect van extra uitgaven zich in de komende jaren wel nadrukkelijk zal manifesteren op het moment dat inwoners een beroep gaan doen op de uitkeringsfaciliteiten van de gemeente en het vooralsnog onvoldoende duidelijk is of dit vanuit aanvullende Rijksbijdragen geheel of gedeeltelijk kan worden opgevangen. Wij vragen u bewustwording ten aanzien van deze ontwikkeling en hiermee rekening te houden in de toekomstige begrotingen.
33
▪
Waarderingsvraagstuk inzake verstrekte leningen bedrijfskapitaal in het kader van de Tozo regeling die namens de gemeente Moerdijk wordt uitgevoerd door het Werkplein. Wij vragen u het Werkplein een kritische analyse te laten maken van de waardering van deze leningen en in een vroegtijdig stadium de uitgangspunten te bepalen ten aanzien van terugbetalingsverplichting aan het Rijk
▪
Analyse van financiële stabiliteit bij potentiële kopers van grondposities op industrieterreinen. Wij zien een landelijke ontwikkeling de afgelopen periode waarin met name de verkoop van kavels op industrieterreinen stagneert, hetgeen een direct gevolg kan zijn van de problematiek van COVID-19 voor lokale en landelijke ondernemers. Mogelijk heeft dit ook invloed op de grondposities op industrieterreinen in uw gemeente en is het aan te bevelen nog meer aandacht te besteden aan de kredietwaardigheid en liquiditeit van potentiële kopers voorafgaand aan het aangaan van transacties, danwel bestemmingsplannen mogelijk tijdig te herzien.
▪
In 2020 zijn mogelijk omzetgaranties verstrekt aan zorgaanbieders en is zorg doorbetaald die niet of mogelijk alternatief is geleverd. Wij hebben begrepen dat beleid hieromtrent momenteel in het regionaal samenwerkingsverband nader wordt uitgewerkt en besluitvorming in het Bestuur en de Raad hierop aansluitend zal worden gemaakt. Het is hierbij van belang dat de gemeente een duidelijk onderscheid kan maken tussen gedeclareerde zorg en lasten vanuit omzetgarantie gedurende de COVID-19 lockdown en lasten inzake ‘reguliere’ zorg.
▪
Mogelijk heeft de gemeente subsidies verstrekt aan organisaties voor activiteiten die geen doorgang hebben kunnen vinden of zijn uitgesteld in de tijd. Daarmee ontstaat in beginsel een rechtmatigheidsvraagstuk. Wij adviseren u deze subsidies in kaart te brengen, alsmede de financiële impact hiervan en afstemming met de betreffende organisatie welke regelingen getroffen zijn. Indien de Raad hiervan kennis neemt en besluitvorming wordt vastgelegd is sprake van ‘bestaand beleid’ in het kader van de rechtmatigheidstoets. En daarmee kan een mogelijke onrechtmatigheid buiten beschouwing blijven in onze foutevaluatie bij de jaarrekening.
34
Prestatielevering
Steekproef op prestatielevering bij geregistreerde en betaalbaar gestelde inkoopfacturen. Wij zijn graag betrokken bij het bepalen van de steekproefomvang en het maken van de selectie. Aangezien bij uw organisatie alleen gewerkt wordt met zorgaanbieders met een declaratietotaal boven de € 50.000, zullen deze aanbieders allen een controleverklaring dienen te verstrekken, waarop gesteund kan worden voor de prestatielevering. Er zal echter wel een steekproef worden gedaan om prestatielevering met betrekking tot PGB bestedingen 2020 aan te kunnen tonen.
WNT
Adequate voorbereiding van de WNT verantwoording in de jaarrekening 2020, door de verantwoording intern te toetsen aan de hand van de wetgeving. In de praktijk zien wij met name dat niet alle of onjuiste looncomponenten tot het bezoldigingsbegrip gerekend worden.
Position papers
Bij specificaties en onderbouwingen waarbij sprake is van complexiteit of subjectiviteit (schattingen) de opbouw van de post, uitgangspunten en berekeningswijze uitwerken in een geschreven toelichting (‘position paper’), zodat de uitgangspunten en berekeningen snel door ons geïnterpreteerd kunnen worden en wij tot een goed begrip van de betreffende onderdelen kunnen komen. Wij achten dit voornamelijk van belang bij: ▪ Waardering van de grondexploitaties. Wij hebben tijdens de interimcontrole vastgesteld dat het door u opgestelde Meerjarenprogramma Grondexploitatie deel I en deel II uit het voorgaand jaarrekeningdossier adequaat is en deze kunnen in dezelfde opzet opgesteld worden; ▪ Waardering van uw vastgoed. Wij vragen om een analyse van het vastgoed dat niet meer voor de publieke taak aangewend wordt, om te bepalen of er mogelijk sprake is van een duurzame waardevermindering die in acht genomen moet worden. ▪ Toereikendheid van uw voorzieningen. Wij ontvangen graag een onderbouwing van de totstandkoming van de berekening van de benodigde voorzieningen, gehanteerde paramaters en zichtbare aansluiting naar onderliggende documentatie, waaronder beheerplannen in het kader van groot onderhoud. Zichtbare analyse van de activa van uw gemeente naar de stand per 31 december 2020 om vast te stellen dat alle activa met een boekwaarde nog in gebruik zijn binnen de gemeente.
Activa
35
VPB PBC / LOTS
Voortdurende aandacht voor de aangifte vennootschapsbelasting van eerdere jaren alsmede de voorbereiding voor de aangifte vennootschapsbelasting 2020. Tijdige en volledige aanlevering van documentatie zoals door ons opgevraagd via het overzicht van benodigde gegevens voor de jaarrekeningcontrole 2020 en aanlevering daarvan via de portal.
36
ACTUALITEITEN
Niet specifiek toegespitst op uw organisatie
37
6.
ACTUALITEITEN
Dit hoofdstuk bevat enkele algemene ontwikkelingen, die wij onder de aandacht van uw gemeente willen brengen.
6.1.
Uitspraak BTW
Op 19 juli 2020 heeft de Hoge Raad uitspraak gedaan over het BTW-regime dat een impact heeft op de aangifte hiervan. De Hoge Raad stelt namelijk dat gemeenten niet als overheid handelen bij de exploitatie van begraafplaatsen en het verzorgen van onderwijs. In de rechtszaak heeft een gemeente beargumenteerd dat het exploiteren van een begraafplaats valt binnen de Wet op de bezorging (Wlb). Op voet van de Wet op het BTW-compensatiefonds (Bcf) heeft de gemeente de btw teruggevorderd op de kosten. De Inspecteur heeft vervolgens bij de inspectie hier bezwaar op gemaakt. De Hoge Raad heeft geoordeeld dat de Wet op de lijkbezorging (Wlb) erin voorziet dat kerkgenootschappen dan wel privaatrechtelijke rechtspersonen of natuurlijke personen op bijzondere begraafplaatsen grafrechten kunnen verlenen zoals een gemeente dat op een gemeentelijke begraafplaats doet. De Wlb biedt geen steun voor de opvatting dat gemeenten voor het uitgeven van grafrechten op een gemeentelijke begraafplaats overheidsbevoegdheden nodig hebben. Op basis hiervan acht de Hoge Raad het ook niet toegestaan voor gemeenten om de btw te vorderen uit het BTWcompensatiefonds. Ook het verzorgen van openbaar onderwijs door onderwijsinstellingen wordt als gevolg van die uitspraak niet langer als overheidshandelen gezien en valt nu binnen het bereik van de BTW.
Het beleidsbesluit over de onderwijsvrijstelling wordt hierop aangepast, meldt de fiscus. De conclusie van de uitspraak is dat de Hoge Raad ter discussie stelt wat onder de overheidstaken valt en wat onder ondernemingstaken valt. Op basis van de uitspraak vindt al een aanpassing plaats voor de exploitatie van begraafplaatsen en voor het verzorgen van onderwijs.
38
6.2.
Rechtmatigheidsverklaring
De regeling Financiële-verhoudingswet wijzigt per boekjaar 2021, welke het bestuur gaat verplichten de rechtmatigheid van hun handelen in de jaarrekening 2021 te verklaren. De commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (hierna BADO) heeft een notitie gepubliceerd over de verwachte veranderingen van verschuiving in verantwoordelijkheid. De verantwoording van de rechtmatigheid richt zich niet op de getrouwheidscriteria. Het implementatie traject wordt op dit moment als volgt verwacht:
Figuur 1: Traject implementatie, bron notitie rechtmatigheidsverantwoording BADO
Het college zal gaan verantwoorden in welke mate rechtmatig is gehandeld door de gemeente in plaats van de controlerend accountant. De modelteksten die bij de verantwoording horen zijn al gepubliceerd door de commissie BBV. De rechtmatigheidsverantwoording valt, als onderdeel van de jaarrekening, onder het getrouwheidsoordeel van de accountant.
39
Het oordeel van de accountant is opgenomen in de controleverklaring van de accountant en toegelicht in het verslag van bevindingen. De beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur vermeld staat. In de huidige jaarrekeningcontrole dekt de accountant negen criteria af (zie plaatje rechtsboven vorige pagina). Drie criteria daarvan hebben alleen betrekking op rechtmatigheid: Begroting, M&O, Voorwaarden. Het zijn deze drie criteria die vanaf 2021 worden afgedekt door de verantwoording van het college in de jaarrekening. Hierna gaan wij kort in op deze drie criteria De controle op de begrotingsrechtmatigheid bestaat uit een controle op nauwkeurige verwerking van begrotingswijzigingen en de toetsing van begroting aan de werkelijkheid. De controle op het misbruik en oneigenlijk criterium bestaat uit het vaststellen van de actualiteit van het beleid en de uitvoering te toetsen aan het beleid. Het bestuur moet waarborgen dat het beleid actueel is, waarbij nieuwe en gewijzigde regelgeving wordt verwerkt in het beleid. Deze bevat naast de filosofie, algemene uitgangspunten en risicoanalyse ook maatregelen ter voorkoming en afdoening. Vervolgens wordt getoetst in welke mate het beleid is gevolgd en hierover wordt gerapporteerd.
Het laatste criterium is het voorwaarde criterium. Het criterium omvat de eisen/voorwaarden die afkomstig zijn uit interne en externe regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het bestuur zal daarom ook een analyse moeten uitvoeren welke regelgeving relevant is voor de verantwoording in de jaarrekening en dit documenteren in een toetsingskader. De werkzaamheden die bij het toetsingskader horen worden regelmatig al uitgevoerd door de interne controle afdeling. Het is verstandig om vooraf af te stemmen dat de werkzaamheden toereikend zijn, om vervelende verrassingen te voorkomen.
40
Het is mogelijk om door te groeien van een rechtmatigheidsverantwoording naar een ‘in control statement’ (hierna ICS). Het bestuur moet daarvoor wel aanvullende stappen ondernemen om voldoende grip te krijgen op de activiteiten in de organisatie. Het is voor de ICS van belang dat voldoende controle op de werking van de interne beheersing wordt uitgevoerd en deze de aanwezige mogelijkheden op onrechtmatig handelen afdekken.
Figuur 2 Traject naar ICS statement, bron: notitie rechtmatigheidsverantwoording BADO
6.3.
Notitie meerjarig financieel inzicht
De Commissie BBV heeft op 16 september de notitie meerjarig financieel inzicht gepubliceerd. De notitie heeft als doelstelling de bestuur- en raadsleden nader te informeren over de inhoud van rapportages, zoals de jaarrekening. De notitie is ideaal voor de bestuurder met beperkte ervaring van financiële verslaggeving om een beter beeld te krijgen. De nadruk binnen de notitie ligt op de samenhang van informatie binnen de rapportages. Zo worden de basis elementen uitgelegd van een balans en staat van baten en lasten. Vervolgens wordt verdieping gezocht door de functie en betekenis van kengetallen en ratio’s uit te leggen. Daarnaast wordt het belang van een analyse op de afwijking tussen werkelijkheid en begroting gegeven.
41
6.4.
Notitie prestatielevering
De commissie BADO heeft handvatten geboden aan de prestatielevering en de daarbij horende vastlegging en onderbouwing. De werkzaamheden die horen bij de prestatielevering staan binnen de gemeenten vaak bekend als verplichting aan de accountant. De notitie tracht daarbij inzichten te geven waarom het vastleggen en onderbouwen ook relevant is voor het bestuur en/of gemeenteraad. Het vastleggen en onderbouwen van prestatielevering is een lastig onderdeel omdat de diepgang en bewijsvoering niet in regelgeving is verankerd. Het gebrek aan duidelijke normen maakt het moeilijk om aan te geven wanneer prestatielevering voldoende is onderbouwd en vastgelegd. De inrichting van het inkoopproces vormt het vertrekpunt bij het vastleggen van de prestatielevering. Het is daarbij van belang dat de organisatie de verwachting duidelijk heeft gedefinieerd. De verwachting bestaat uit wie, wat, wanneer, waarom en op welke manier de prestatielevering vastlegt. Het is mogelijk voor de organisatie om een risico-inschatting te maken van inkoopkosten, op basis daarvan de diepgang van prestatie toetsing te bepalen en dit te verwerken in het inkoopproces. Wanneer de organisatie op basis van een risico-inschatting accepteert dat prestatielevering van triviale bedragen (bijvoorbeeld kleiner dan 500 euro) niet nader vastgelegd dient te worden, kan dit in het beleid worden opgenomen.
Daarentegen kan de organisatie ook aangeven dat zekere producten vrij van risico zijn. Een voorbeeld hiervan is de factuur van elektra, waarbij de gemeente volledig steunt op de juiste uitlezing van de slimme meter. Naast af schalen van risico’s is het voor de organisatie ook mogelijk om de risico’s op te schalen (bijvoorbeeld bij frauderisico’s). Bijvoorbeeld wanneer de organisatie kleine, dure en consument vriendelijke artikelen inkoopt, zoals mobiele telefoons, is het wenselijk om vast te stellen dat alle artikelen geleverd zijn en niet ‘van de vrachtwagen gevallen zijn’. De conclusie van de notitie is dat de organisatie de inkopen stratificeert naar omvang en risico’s en op basis van het risico werkzaamheden / vastlegging van prestatielevering uitvoert.