getekend Jaarverslag 2020 (def. 21-06-2021)

Strategisch doel: Inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties voelen zich op een prettige manier gefaciliteerd en ondersteund door de gemeente

tevredenheid van onze inwoners voor producten uit het domein Mens & Maatschappij is bijgevoegd. Afhandelingstermijn meldingen openbare ruimte Het aantal meldingen openbare ruimte daalde van ruim 17.000 in 2019 naar een kleine 16.000 in 2020. In 2020 werden er via telefoon, website, e-mail en de BuitenBeter-app in totaal 15.757 meldingen gemaakt over de openbare ruimte. In 2019 duurde het gemiddeld zeventien dagen voordat een melding was afgehandeld. Eind 2020 was dat gemiddeld vijf dagen. Deze sterke daling brengt ook een stijging van de totale waardering met zich mee: van een 5,5 zijn we naar een 6,7 gegaan.

Ontwikkelingen Keuzemenu Door goede kanaalsturing kunnen we onze dienstverlening en bedrijfsvoering verbeteren. Mede daarom hebben we gekozen voor het click-call-face principe. Het click-call-face principe houdt rekening met de aard van klantvragen. We willen voor routinematige, simpele vragen sturen op het digitale kanaal (click) en tegelijk willen we voor deze vragen het telefonisch contact verminderen. Complexe vragen én vragen van de minder zelfredzame klant zijn niet/minder geschikt

Operationeel doel: Moerdijkers hebben keuzevrijheid in de wijze waarop ze met ons willen communiceren

Operationeel doel: Onze medewerkers zijn klantvriendelijk, betrouwbaar in de afspraken en zoeken waar mogelijk naar dienstverlening op maat

Operationeel doel: Onze dienstverlening is digitaal waar het kan en persoonlijk indien gewenst. Mensen worden op verzoek digitaal ondersteund

Operationeel doel: De informatie over producten is makkelijk vindbaar en begrijpelijk

Operationeel doel: Creëren van een publiekshal waar een comfortabele sfeer en rust heerst en privacy gewaarborgd is

90

Programma 5 Partnerschap in een veranderende samenleving

voor het digitale kanaal. Persoonlijk contact (assisted service) is dan nodig en dus willen we dan sturen op call of face. Ons telefonisch kanaal is momenteel zo ingericht dat de meeste telefoontjes via één algemeen nummer eerst bij het KCC terechtkomen. Kan het KCC geen antwoord geven, worden klanten doorverbonden naar de betreffende teams/vakafdelingen. De huidige inrichting is tegen het licht gehouden en getoetst aan de bedoeling van het click-call-face principe. Door middel van turflijsten is inzichtelijk geworden waarvoor klanten bellen en voor welke klantvragen er wordt gebeld. Hieruit bleek dat er vaak wordt gebeld voor routinematige en digitaal aanvraagbare producten/diensten. Daarnaast concludeerden we dat voor de teams WMO (waaronder ook Schuldhulpverlening) en CJG vaak werd gebeld naar het KCC, terwijl er zelden een inhoudelijk antwoord vanuit KCC mogelijk is. Bovendien is de front office van WMO en CJG zo ingericht dat er bij binnenkomst altijd een inhoudelijk antwoord gegeven kan worden. Dit onnodige doorverbinden kost tijd die we graag zouden steken in het beantwoorden van complexe vragen of het te woord staan van de minder zelfredzame Moerdijker.

Overzicht terugbelverzoeken

Daarnaast is het voor de klantgroepen van CJG en WMO niet wenselijk om twee keer hun verhaal te doen (eerst KCC en dan pas op de goede plek). De inwoners geven dat zelf ook aan tijdens het gesprek. Om deze reden is overwogen om een keuzemenu telefonie in te richten. Gemeentewebsite Op de gemeentelijke website voeren we continue verbeteringen door. Door het toevoegen van extra uitleg en informatie bij verschillende formulieren en veelgestelde vragen in begrijpelijke taal op de website te plaatsen, helpen we inwoners de antwoorden op hun vragen sneller te vinden. Met dergelijke wijzigingen stimuleren we ook het ‘click-call-face' principe. Mocht het de inwoner niet lukken om een aanvraag online in te vullen of het antwoord op een vraag online te vinden, dan kan deze telefonisch contact opnemen met een medewerker. Mochten er dan alsnog problemen zijn, dan hopen we de inwoner aan de balie te kunnen helpen.

Effecten Zie onderstaande grafieken met Overzicht terugbelverzoeken en Klanttevredenheid producten domein Mens en Maatschappij.

91

Programma 5 Partnerschap in een veranderende samenleving

Klanttevredenheid producten domein Mens en Maatschappij

Risico’s • Niet tijdig terugbellen • Degenen die geen account hebben bij MijnOverheid, hebben een brief per post opgestuurd gekregen

92

Programma 5 Partnerschap in een veranderende samenleving

LASTEN EN BATEN 2020 bedragen x € 1.000

LASTEN: € 19.187 €8 € 382 € 327 € 397

BATEN € 78.577

€ 341

€ 154 € 75

€ 1 € 389 € 551 € 5.539

€ 1.816

€ 3.537

€ 960 € 2.830 € 13.501 € 54.766 € 12.126

0.1 Bestuur 0.2 Burgerzaken 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.61 OZB woningen 0.62 OZB niet-woningen

€ 64

0.64 Belastingen overig 0.7 Alg.uitk. en overig uitk.gem.fnd. 0.8 Overige baten en lasten 0.9 Vennootschapsbelasting (VpB) 6.1 Samenkracht en burgerparticipatie

93

Programma 5 Partnerschap in een veranderende samenleving

OVERZICHT TAAKVELDEN

Realisatie 2020 Onderdeel (bedragen x € 1.000)

Lasten

0.1 Bestuur 0.2 Burgerzaken 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.61 OZB woningen 0.62 OZB niet-woningen 0.64 Belastingen overig 0.7 Alg.uitk. en overig uitk.gem.fnd. 0.8 Overige baten en lasten 0.9 Vennootschapsbelasting (VpB) 6.1 Samenkracht en burgerparticipatie Resultaat voor bestemming 0.10 Mutaties reserves Resultaat na bestemming

Baten 1.816 960 12.126 2.830 397 327 0 0 382 8 341 19.187 4.034 23.221

Saldo -75 -389 -551 -5.539 -3.537 -13.501 -64 -54.766 -154 0 -1 -78.577 -4.361 -82.938

1.741 571 11.575 -2.709 -3.140 -13.174 -64 -54.766 229 8 340 -59.390 -328 -59.717

OVERZICHT PROGRAMMA 5

Partnerschap in een veranderende samenleving (Bedragen x € 1.000) Totaal lasten

Begroting 2020 voor wijziging

Begroting 2020 na wijziging

Realisatie 2020

Verschil realisatie en begr. na wijz.

22.811

21.303

19.187

-2.116

Totaal baten Saldo van baten en lasten

-76.614 -53.803

-77.582 -56.279

-78.577 -59.390

-995 -3.111

Resultaat voor bestemming Storting in reserves Onttrekking aan reserves Resultaat na bestemming

-53.803 0 -123 -53.926

-56.279 4.032 -4.360 -56.606

-59.390 4.034 -4.361 -59.717

-3.111 2 -1 -3.111

94

Gemeente Moerdijk Financiële paragraaf

Financiële paragraaf Algemeen Voor u ligt het jaarverslag 2020 en de jaarrekening 2020. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn het sluitstuk van de budgetcyclus 2020. In de begroting worden de kaders en prioriteiten gesteld, de beoogde effecten aangegeven en vindt op programmaniveau autorisatie plaats van budgetten. De verdere uitvoering/uitwerking ligt in handen van het college. Via het jaarverslag en de jaarrekening legt het college verantwoording af. Tussentijds wordt over de voortgang gerapporteerd via de bestuursrapportages. De jaarrekening 2020 sluit aan bij de voorschriften met betrekking tot de gemeentelijke begroting en jaarrekening, de zogenaamde BBV-regels (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten).

Resultaat Voor bestemming (saldo van baten en lasten) De jaarrekening 2020 sluit met een voordelig resultaat vóór bestemming van € 19,1 mln. Na verwerking van alle raadbesluiten in 2020 werd dit resultaat geschat op € 15,1 mln. voordelig. Na bestemming (incl. reservemutaties) Als alle mutaties op de reserves worden meegenomen bedraagt het resultaat 2020 € 5,6 mln. voordelig. Op basis van de aangepaste begroting 2020 werd een voordelig resultaat verwacht van € 1,9 mln. Het voordelige resultaat van € 5,6 mln. is afzonderlijk op de balans opgenomen onder het eigen vermogen. Bij het voorstel tot vaststelling van de jaarrekening zal een voorstel worden gedaan voor de bestemming van dit resultaat. Jaarrekeningresultaat

Begroting 2020 voor wijziging

Begroting 2020 na wijziging

Realisatie 2020

Verschil realisatie en begr. na wijz.

(Bedragen x € 1.000) Totaal lasten

109.050

119.456

114.135

-5.322

Totaal baten Resultaat voor bestemming

-107.194 1.856

-134.528 -15.072

-133.199 -19.064

1.329 -3.992

Storting in reserves Onttrekking aan reserves Resultaat na bestemming

2.028 -3.200 684

21.842 -8.695 -1.925

22.271 -8.819 -5.612

429 -124 -3.687

Analyse resultaat Op basis van de aangepaste begroting 2020 werd een voordelig resultaat verwacht van € 1,9 mln. Het gerealiseerde resultaat voor 2020 bedraagt € 5,6 mln. voordelig. Onderstaand is op hoofdlijnen een verklaring van het voordelige verschil (€ 3,7 mln.) gegeven. Deze afwijkingen zijn in het document ‘’Jaarrekening 2020’’ per programma nader toegelicht. Hierbij moet worden opgemerkt dat diverse bedragen niet 1 op 1 overeenkomen. Dit is te verklaren doordat in het overzicht hieronder rekening is gehouden met het feit dat sommige uitgaven (gedeeltelijk) worden gedekt uit de reserves. De stelpost algemene uitkering heeft betrekking op specifieke middelen voor nieuwe taken (o.a. coronagelden). Het verschil bij het onderwerp 'algemene uitkering gemeentefonds' is een effect vanuit de reguliere circulaires en wijzigingen binnen de diverse maatstaven.

95

Gemeente Moerdijk Financiële paragraaf

Onderwerp Grondexploitaties Stelpost algemene uitkering Algemene uitkering gemeentefonds Personeelsbudget Grondverkopen Bijstandsverlening en inkomensvoorz. Re-integratie OMWB Directieteam Bruggen en objecten openbare ruimte Sociale werkvoorziening Ruimtelijke ordening Participatie WMO opvang en beschermd wonen Jeugd individuele voorzieningen Leerlingenvervoer Overige afwijkingen (<€ 100.000) Voordelen Afwijking t.o.v. begroting na wijz.

Bedrag (x € 1.000) -682 -673 -419 -347 -317 -278 -211 -192 -161 -140 -138 -134 -133 -110 -108 -105 -1.373 -5.521

Onderwerp V V V V V V V V V V V V V V V V V V

Voorziening wegbeheer Afval Reservemutaties (minder onttrokken) OZB Regionale uitvoeringskosten jeugd Voorziening dubieuze debiteuren WMO begeleiding Pensioenvoorziening (ex)wethouders Meerjarige uitgaven incidentele aard

Bedrag (x € 1.000) 472 288 252 171 154 152 123 111 111

Nadelen

N N N N N N N N N

1.834 N

-3.687 V

Begrotingsrechtmatigheid Er is sprake van begrotingsonrechtmatigheid als de werkelijke lasten in de jaarrekening in een programma de begrote lasten overtreft. Voor de programma’s waarin sprake is van een dergelijke begrotingsonrechtmatigheid is in de jaarrekening een specifieke toelichting gegeven. Op basis van de beoordeling van de overschrijdingen komen wij tot de conclusie dat er bij de overschrijding op de lasten binnen de programma’s geen sprake is van een begrotingsonrechtmatigheid die mee moet tellen in het oordeel van de accountant. Op basis hiervan is de inschatting dat deze begrotingsonrechtmatigheden door de accountant niet worden meegenomen in hun oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening.

Incidentele baten en lasten De jaarrekening 2020 bestaat uit zowel structurele als incidentele (éénmalige) baten en lasten. Het jaarrekeningresultaat is het totaal van de structurele en de incidentele baten en lasten. Wordt het resultaat gezuiverd van de incidentele baten en lasten (een totaal overzicht is opgenomen in de jaarrekening 2020) dan is het resultaat over 2020 € 4,1 mln. voordelig. Onderstaand is een en ander schematisch weergegeven (N = nadeel; V = voordeel, bedragen x € 1.000): -resultaat, incl. incidentele baten en lasten € 5.612 V -af: saldo incidentele baten en lasten 1.484 V -resultaat, excl. incidentele baten en lasten € 4.128 V

96

Gemeente Moerdijk Financiële paragraaf

Reserves en voorzieningen Van het verloop van de reserves over 2020 kan het volgende overzicht worden gegeven: Stand reserves per 1-1-2020 (bedragen x € 1.000) Mutaties 2020: -bij: stortingen 2020 -af: onttrekkingen 2020

79.214

Stand reserves per 31-12-2020

93.930

22.270 7.554

Het totaal van de reserves per 31-12-2020 bedraagt € 93,9 mln. Dit bedrag bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves. Algemene reserve De omvang van de algemene reserve bedraagt per 31 december 2020 € 25,7 mln. Om een goed beeld te geven van de (toekomstige) vrije ruimte binnen de algemene reserve dient tevens rekening gehouden te worden met in 2021 genomen besluiten en eerdere aangegeven claims ten laste van deze vrije ruimte. Door middel van een raadsinformatiebrief wordt de gemeenteraad periodiek geïnformeerd over de stand van de algemene reserve. Rekening houdend met de besluiten die door de gemeenteraad zijn genomen (tot en met 22 april 2021), resteert een algemene reserve van afgerond € 23,7 mln. Van dit bedrag moet €15,1 miljoen worden afgezonderd voor het aan te houden weerstandsvermogen. De algemene reserve heeft namelijk een belangrijke functie als algemeen weerstandsvermogen en buffer tegen niet gecalculeerde risico’s. Dit is nader toegelicht in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. De ‘vrije ruimte’ in de algemene reserve bedraagt hierdoor € 8,6 mln. Het jaarrekeningresultaat 2020 (€ 5,6 milj. voordelig) is hier nog niet in verwerkt. Bij het voorstel tot vaststelling van de jaarrekening zal voorgesteld worden dit overschot deels in te zetten voor een aantal activiteiten die in 2020 zijn gestart, maar nog doorlopen in 2021.

Voor het restant zal worden voorgesteld om dit ten gunste van de algemene reserve te brengen. Van belang hierbij is om de omvang van de algemene reserve te bezien in relatie tot toekomstige ontwikkelingen. Momenteel wordt vorm gegeven aan de kadernota 2022, waarbij het duidelijk is dat er een opgave ligt om de komende jaren tot een sluitende begroting te komen. Indien in de betreffende jaren daadwerkelijk negatieve jaarresultaten ontstaan, zal een beroep gedaan moeten worden op de algemene reserve.

Bestemmingsreserves De omvang van de bestemmingsreserves bedraagt per 31 december 2020 € 68,2 mln. (2019: € 53,7 mln.). Deze middelen zijn afgezonderd van de algemene reserve ten behoeve van reeds afgesproken activiteiten. In de jaarrekening zijn de mutaties nader toegelicht. Voorzieningen Op 31 december 2020 bedraagt de stand van de voorzieningen € 34 mln. (2019: € 33 mln.). Omdat hier verplichtingen voor de toekomst aan ten grondslag liggen, zijn voorzieningen niet vrij besteedbaar. In de jaarrekening zijn de mutaties nader toegelicht.

97

Gemeente Moerdijk Corona paragraaf

Corona paragraaf Inleiding Gezien de impact die de coronacrisis heeft gehad, hebben wij besloten om bij de jaarrekening een aparte paragraaf hieraan te wijden. In deze paragraaf zal in een algemeen deel in het kort worden ingegaan op de coronacrisis. Verder zal in deze paragraaf ingegaan worden op: -de financiële effecten tot ultimo 2020; -hoe met de prestatielevering die aan een subsidieverstrekking is gekoppeld is omgegaan; -welke maatregelen voor verenigingen zijn getroffen; -welke maatregelen voor ondernemers zijn getroffen; -welke invloed de coronacrisis op ons openstaande debiteurensaldo heeft.

Algemeen 2020 is een bijzonder jaar. In maart 2020 werd Nederland getroffen door de coronapandemie. Uiteraard ging in het begin van de crisis de aandacht uit naar het beheersen van de acute gezondheidscrisis en het inrichten en handhaven van de door het Kabinet ingestelde intelligente lockdown. In de ambtelijke organisatie is eind februari voor het eerst stilgestaan bij de vraag wat een coronapandemie zou betekenen voor de inzet van de ambtelijke organisatie. In maart is een multidisciplinair crisisteam, onder leiding van de gemeentesecretaris, aan de slag gegaan. Dit team maakte de vertaling van de landelijke regels naar de lokale situatie. Het team adviseerde onder andere over de communicatiestrategie, interne maatregelen en maatregelen richting inwoners, verenigingen, maatschappelijke organisaties en ondernemers, (nood) opvang en over de openbare ruimte. De eerste prioriteit lag bij het zichtbaar zijn voor onze inwoners, verenigingen, maatschappelijke organisaties en ondernemers om vragen die bij hen leefden te beantwoorden en hen advies te geven hoe het best gehandeld kon worden. Ten tijde dat er versoepelingen optraden ten opzichte van de maatregelen in de fase van de intelligente lockdown is veel ondersteuning gegeven aan en samengewerkt met organisaties in onze gemeente bij het uitwerken van de diverse protocollen om zaken weer (deels) op gang te brengen. Verder

heeft Moerdijk ambtelijk een actieve rol gespeeld in het regionaal beleidsteam van de Veiligheidsregio Middenen West-Brabant. Los van ieders betrokkenheid binnen de ambtelijke organisatie bij vraagstukken in het kader van corona heeft 2021 in dit kader veel inzet gevraagd van onze BOA’s. Zij hebben samen met de politie toegezien op handhaving van de diverse maatregelen in de openbare ruimte. Een zeker niet altijd dankbare taak. Op 9 maart 2020 is een eerste raadsinformatiebrief aan de gemeenteraad verzonden waarin wordt ingegaan op het coronavirus. In 2020 zijn in totaal 20 raadsinformatiebrieven over dit onderwerp verschenen. Omdat we nog steeds te maken hebben de coronapandemie zijn ook in 2021 al weer enkele raadsinformatiebrieven verschenen. In de brieven hebben wij steeds de meest actuele situatie met uw raad gedeeld en zijn wij ingegaan op de gemeentelijke aanpak van regionale en landelijke maatregelen. Het gaat te ver om in deze paragraaf deze gehele gemeentelijke aanpak op te nemen. Volledigheidshalve verwijzen wij u naar de raadsinformatiebrieven hierover. Op diverse plaatsen in het jaarverslag 2020 wordt in het kort ingegaan op de effecten van de coronacrisis voor de werkzaamheden die binnen de programma’s plaats hebben gevonden in 2020. In de bijlage bij deze paragraaf is een beknopte samenvatting per programma gegeven.

De coronacrisis en de daaraan gerelateerde maatregelen hebben ook een grote impact gehad op de wijze waarop zowel het bestuur als de ambtelijke organisatie uitvoering hebben gegeven aan hun werkzaamheden. Van de een op de andere dag was het uitgangspunt “werk zo veel mogelijk thuis” en werd door velen afscheid genomen van de traditionele manier van werken vanuit een vaste werkplek in het gemeentehuis. Nu stond voor 2020 als activiteit al gepland het ontwikkelen van een nieuwe moderne (mobiele) werkplek. Hiervoor waren ook middelen opgenomen in de begroting 2020. De coronacrisis heeft dit proces versneld. Binnen korte tijd konden alle medewerkers vanuit thuis hun werkzaamheden uitvoeren. Medewerkers hebben hun

98

Gemeente Moerdijk Corona paragraaf

digitale vaardigheden versneld ontwikkeld. Het (meer) op afstand werken en digitalisering zijn niet meer weg te denken bij de dagdagelijkse uitvoering van de werkzaamheden.

Financiële effecten De belangrijkste geldstroom vanuit het rijk naar de gemeente betreft de vergoeding in het kader van de Tozo-regeling (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers. Het betreft een bedrag van € 6,8 miljoen. Dit bedrag bestaat enerzijds uit een compensatie voor te verstrekken uitkeringen aan ondernemers en anderzijds uit een compensatie voor de hieraan gerelateerde uitvoeringskosten. De uitvoering van de regeling is opgedragen aan het Werkplein Hart van West-Brabant. In 2020 is tot een bedrag van € 2,7 miljoen uitgekeerd aan belanghebbenden. Het restant is bij het Werkplein gereserveerd voor het verder afwikkelen van de regeling in 2021. Uiteindelijk moeten eventuele overschotten worden terugbetaald aan het rijk. Voor de gemeente is in feite dus sprake van een budgettair neutrale uitvoering. Verder hebben wij van het rijk middelen ontvangen voor specifieke en generieke taken. Bij specifieke taken moet dan gedacht worden aan b.v. compensatie voor het exploitatietekort aan SW-bedrijven, inhaalzorg en meerkosten Jeugd en Wmo 2015, compensatie voor niet ontvangen toeristenbelasting. Daar waar deze bijdrage een relatie heeft naar derden, is de vergoeding ingezet ten behoeve van deze derden. Bij middelen voor generieke taken moet vooral gedacht worden aan een tegemoetkoming voor reguliere taken van de gemeente, zoals b.v.

toezicht en handhaving en overige inzet van de gemeentelijke organisatie voor corona gerelateerde werkzaamheden. In totaal gaat het voor beide taken om een ontvangen bedrag van € 1.116.000. Hiervan is in 2020 een bedrag van € 584.000 ingezet. Het restant van € 532.000 maakt onderdeel uit van het jaarrekeningresultaat 2020. Bij de bestemming van het resultaat (raad 8 juli 2021) zal gevraagd worden dit bedrag wederom beschikbaar te stellen voor uitvoering van corona gerelateerde maatregelen in 2021. Los van de ontvangen bijdrage van het rijk en de werkelijk gedane uitgaven (specifieke en generieke taken) is de exploitatie ook doorgenomen op corona gerelateerde effecten in de diverse budgetten. Insteek

hierbij is geweest of corona invloed heeft gehad op de reguliere goïng concern werkzaamheden. Dit kan b.v. zijn dat werkzaamheden niet zijn opgepakt of zijn doorgeschoven naar later. Gesaldeerd (minder/meer lasten en minder/meer baten) komt deze beïnvloeding uit op een positief effect voor de jaarrekening van € 800.000. Het is goed aan dit bedrag geen absolute waarde te hechten omdat het voor veel werkzaamheden niet eenvoudig is om het werkelijk door corona veroorzaakte effect te becijferen.

Prestatielevering bij subsidieverstrekkingen Door de coronacrisis hebben mogelijk niet alle instellingen die subsidie hebben ontvangen van de gemeente Moerdijk in 2020 hun subsidiabele tegenprestatie kunnen leveren. De coronamaatregelen hebben alle uitvoeringsorganisaties voor de nodige uitdagingen gesteld. Met alle afzonderlijke uitvoeringsorganisaties zijn maatwerkafspraken gemaakt hoe de verschillende beleidsdoelen in deze complexe situatie alsnog gerealiseerd kunnen worden binnen de afgesproken subsidiekaders. Wat hiervan de effecten zijn zien wij terug in de aanvraag subsidievaststelling die iedere uitvoeringsorganisatie vóór 1 juli 2021 moet indienen.

Maatregelen voor verenigingen/ maatschappelijke organisaties De basisgedachte voor verenigingen en maatschappelijke organisaties is gericht op het zo ongestoord mogelijk kunnen voortzetten van hun activiteiten, rekening houdend met de landelijke maatregelen die vanaf half maart tot eind van het jaar golden. Hierbij was belangrijk in te zetten op het ‘overeind’ kunnen blijven als vereniging/ maatschappelijke organisatie. Belangrijkste maatregelen - betaalde leges voor evenementenvergunningen die niet konden doorgaan zijn aan de organisaties terugbetaald. - automatisch uitstel van betaling/stopzetten versturen facturen voor gebruik gemeentelijke accommodaties die ingevolge overeenkomst hadden moeten uitgaan. - vaststelling Nadere regels Huurcompensatie Vrijwilligersorganisaties corona. Met deze regeling kunnen alle vrijwilligersorganisaties hun daadwerkelijk gemaakte huurkosten in de periode van 16 maart 2020 tot en met 16 maart 2021 vergoed krijgen door de gemeente. De regeling is inmiddels verlengd tot 1 september 2021.

99

Gemeente Moerdijk Corona paragraaf

- verlengen aanleverdata voor de vaststelling van budgetsubsidie 2019 en aanvraag verlening budgetsubsidies 2021 naar 1 juli 2021. - snelle behandeling vragen van verenigingen/ maatschappelijke organisaties.

Maatregelen voor ondernemers De basisgedachte bij de maatregelen die de gemeente voor ondernemers heeft genomen was dat deze waren gericht op het terugbrengen van de vaste lasten van ondernemers om zoveel mogelijk werkgelegenheid en continuïteit van bedrijvigheid te behouden. Deze gedachte sluit aan bij de inzet vanuit het Kabinet. De verwachting was en is dat de economie op termijn weer aantrekt. De daadkrachtige maatregelen van de Rijksoverheid verzachten de economische pijn van deze crisis zoveel mogelijk. Daar waar nodig hebben wij aanvullende maatregelen genomen om te ondersteunen en ook middelen beschikbaar gesteld om ondernemers in onze gemeente te helpen om deze crisis door te komen. Belangrijkste maatregelen - de gemeente heeft bij de invordering de regionale lijn van de Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) gevolgd: automatisch uitstel van betaling tot en met 30 juni 2020. Daarna konden ondernemers individueel contact opnemen om een betalingsregeling af te spreken. - versnelling van de betalingstermijn van de gemeente (zodra een factuur was goedgekeurd is deze betaald ongeacht of de 30 dagen termijn al dan niet was verstreken). - bijdragen op grond van eerdere gemaakte afspraken worden volledig uitbetaald (b.v. bijdrage aan ondernemersverenigingen).

- voor facturenstromen waarvoor landelijke/regionale adviezen zijn gegeven, volgt de gemeente Moerdijk deze afspraken ook als er niet direct sprake is van geleverde prestaties (b.v. vervoerskosten KCA, leerlingenvervoer en vervoer gymonderwijs) - verruiming terrassen (tijdelijk mochten terrassen ruimer worden opgesteld). - snelle behandeling vragen van ondernemers.

Beoordeling openstaande debiteuren Het kabinet heeft besloten om vanwege het coronavirus economische maatregelen te nemen. De overheid helpt ondernemers die getroffen zijn door de coronacrisis. Daarnaast heeft de gemeente Moerdijk

extra maatregelen getroffen om door de coronacrisis getroffen verenigingen, stichtingen, particulieren en ondernemers te helpen. Het gaat hierbij om maatregelen voor de uitgaande facturen, beschikkingen en brieven die vanuit gemeente worden verstuurd. Met deze partijen zijn afspraken gemaakt om hier als gemeente in mee te denken. Daarnaast hebben wij als gemeente een paar maanden geen invorderingsprocedure gestart en coulant omgegaan met de aanvraag voor een betalingsregeling. De gevolgen van de coronacrisis voor de openstaande debiteuren en de daarmee samenhangende voorziening dubieuze debiteuren zijn, tot op heden, zeer beperkt. Per 31 december 2020 staan er meer vorderingen open dan per 31 december 2019. Dit komt voornamelijk door de toename van de debiteurenpositie met het Werkplein. De voorziening dubieuze debiteuren op openbare lichamen is iets toegenomen en daarentegen is de voorziening op overige vorderingen iets afgenomen. Daarnaast zien wij geen of een geringe terugloop in de betalingen die binnenkomen. Belastingdebiteuren De BWB ziet op dit moment nog geen verslechtering in de inning van de opgelegde belastingaanslagen als gevolg van corona. Het is hiervoor waarschijnlijk nog te vroeg. Wanneer corona een effect heeft op de inning dan is dit pas later zichtbaar (bijvoorbeeld wanneer steunmaatregelen worden versoberd of ingetrokken).

De BWB houdt de ontwikkelingen in de gaten en stemt deze af met de gemeente Moerdijk en de andere deelnemers.

Conclusie Zoals al eerder aangegeven is 2020 een wel zeer bijzonder jaar geweest. Wij hebben veel in het werk gesteld om onze inwoners, verenigingen, maatschappelijke organisaties en ondernemers bij te staan, met hen mee te denken, te faciliteren waar mogelijk en van advies te voorzien om deze crisis zo goed mogelijk door te komen. Het gaat hierbij al gauw om een inzet van ca. 11.000 uur. Logisch gevolg hiervan is dat niet alle voorgenomen zaken in 2020 zijn opgepakt. In het jaarverslag, maar ook in de bijlage bij deze coronaparagraaf, is een aantal van deze zaken verwoord.

100

Gemeente Moerdijk Corona paragraaf

Tekst met relatie corona in de diverse programma’s van het jaarverslag *Thema Duurzame Energie (programma 1) • invloed op uitvoerbaarheid van het oorspronkelijke plan van aanpak Regeling Reductie Energieverbruik. De doorlooptijd is verlengd tot in 2021. • klimaatdialogen zijn conform wettelijke verplichting gerealiseerd. Overige vooraf gestelde doelen zijn nog niet behaald. Uitvoering in 2021 en 2022 door inzet extra capaciteit 0,5 fte. *Thema Leefomgeving (programma 1) • boa-toezicht bij grote evenementen. Evenementen zijn m.u.v. carnaval en Vestingloop Willemstad niet gehouden. Bij beide evenementen wel boa-toezicht conform afspraak. • VOS-onderzoek (vluchtige organische stoffen) bij tankstations via OGI-onderzoek (optical gas imaging) door Milieudienst. 11 van geplande 20 onderzoeken uitgevoerd. Overige onderzoeken worden in 2021 uitgevoerd. • uitvoering plan van aanpak Basisregistratie Ondergrond (BRO) niet gerealiseerd. Met gebruikmaking van mogelijkheid die landelijk programma BRO geeft, wordt dit doorgeschoven naar 2021. Dit heeft geen effect voor de ENSIAverantwoording. • inwerkingtreding Omgevingswet uitgesteld tot 1-12021. Planning en proces uit implementatieplan geactualiseerd, rekening houdend met deze nieuwe datum. • door inwoners meer afval aangeboden.

Gevolg: toename restafval, wat betekent dat we verder van het doel zijn geraakt om te gaan naar 100 kilogram restafval per inwoner. Ook toename verwerkingskosten en meer inzet eigen personeel voor opruimen bijplaatsingen bij (ondergrondse) containers en illegale stort. *Thema Woningbouw (programma 2) • Uitwerking project “Wonen met gemak” via trajecten per kern niet gestart in 2020 (ook i.v.m. personele wisselingen). Wordt vanaf 2021 opgepakt. *Thema Veilige Buurt (programma 2) • Maken van plannen voor realisering speelplekken in kernen samen met inwoners heeft vertraging opgelopen. Wanneer maatregelen het weer mogelijk maken wordt het weer opgepakt.

• meer context gedreven werken en wijkgerichte samenwerking tussen politie, gemeente en andere partners verder vormgeven is niet zo uit de verf gekomen als we hadden gewild. Na beëindiging coronamaatregelen wordt dit weer opgepakt. • inzet boa’s buiten het coronatoezicht vooral beperkt tot reactief optreden bij klachten en incidenten. • burgerschouwen en informatieavonden over het groenbeheer zijn komen te vervallen en is de aanplant van nieuw groen in samenwerking met inwoners uitgesteld. Na corona wordt dit weer opgepakt. *Thema Bereikbaarheid en Verkeersveiligheid (programma 2) • minder effectief verlopen van gedragsbeïnvloeding m.b.t. verkeersveiligheid door mensgerichte maatregelen en educatie. • aantal gebruikers Bravoflex lager dan verwacht en daardoor niet representatief. *Thema Accommodaties en Voorzieningen (programma 2) • introductie Regeling huurcompensatie corona. Vrijwilligersorganisatie worden hiermee ontlast van huurkosten. Maatschappelijke accommodaties kunnen hierdoor rekenen op de reguliere huurinkomst van deze vrijwilligersorganisaties. • vertraging verkeersonderzoek in het kader van haalbaarheid MFC Willemstad vanwege niet representatief zijn van de verkeersbewegingen.

• intensief en constructief contact tussen beheerders en exploitanten van gemeenschapshuizen, MFC’s, binnen- en buitensportaccommodaties en zwembaden en gemeente met als doel om zoveel mogelijk ruimte te bieden om activiteiten van vrijwilligersorganisaties en inwoners te kunnen laten plaatsvinden binnen de geldende coronamaatregelen. Dit heeft een positief effect gehad op de samenwerking. *Thema Vestigingsklimaat (programma 3) • start met webpagina ‘https://www.moerdijk.nl/ coronavirus-info-ondernemers’. Hierop is actuele ondernemers-gerelateerde corona-informatie te vinden. • in mei ondernemers-enquête uitgevoerd om inzicht te krijgen in coronagerelateerde behoeften en zorgen. Op basis hiervan acties ondernomen. Deze zijn gedeeld met raad via raadsinformatiebrieven. • plaatsing ondernemersblogs vol kennis en inspiratie op ‘https//www.moerdijk.nl/actueel’.

101

Gemeente Moerdijk Corona paragraaf

• verplaatsing ondernemersontbijt 2020 naar 2021. *Thema Vitale centra (programma 3) • tijdelijke verruiming terrasmogelijkheden voor horeca. Succesvolle maatregel: ondernemers waren blij en vrijwel geen negatieve klanken vanuit de omgeving. • participatieronde voor centrumontwikkeling Fijnaart vrijwel volledig via digitaal afgenomen interviews. • veel tijd en energie gestoken om samen met initiatiefnemers en ondernemers te zoeken naar mogelijkheden binnen de steeds veranderende coronarichtlijnen toch evenementen te kunnen organiseren. Ondanks de ontwikkelde aparte aanpak, waardoor snel geschakeld kon worden, konden evenementen nauwelijks doorgaan. Positieve uitzondering: Vestingloop Willemstad op 20 september. • vooralsnog niet doorzetten verzelfstandiging weekmarkten (besluit 2021). *Thema Toerisme (programma 3) • waterverbinding Fort Sabina – Fort Frederik heeft niet gevaren. • het verbinden van Willemstad met de forten over de weg is niet opgezet. Dit wordt in 2021 nu opgepakt. • stil komen liggen van ambitieus programma m.b.t. ontwikkelplan Fort Sabina. • geen campagnes gevoerd in het kader van Moerdijk Marketing om mensen/bezoekers naar Moerdijk te trekken. • inzet vanuit Moerdijk Marketing voor evenementen beperkt tot lichtjesoptocht Standdaarbuiten en Vestingloop Willemstad.

• minder buitenlandse gasten hebben Moerdijk bezocht; minder overnachtingen met als gevolg een lagere opbrengst toeristenbelasting. • Mauritshuis deels gesloten geweest in verband met coronamaatregelen. *Thema Arbeidsmarkt (programma 3) • Inclusief Moerdijk is onverminderd doorgegaan. Er zijn geen nieuwe mensen ingestroomd, maar wel veel kandidaten in beeld gebracht om te plaatsen wanneer de crisis achter de rug is. • doelstelling om 180 werkzoekenden te koppelen aan 80 bedrijven in het kader van ‘Perspectief op werk’ is niet gelukt. Project loopt nog door in 2021. • andere spanning op de arbeidsmarkt. Voor corona arbeidsmarkt flink onder druk. Tijdens coronacrisis liggen sommige sectoren volledig stil, waar andere nog steeds personeelstekorten hebben.

*Thema Veiligheid (programma 3) • vanuit Moerdijk ambtelijk veel ondersteuning geboden binnen het Regionaal Operationeel Team en later de projectgroep Covid-19 van de Veiligheidsregio. • vanwege inzet voor regio en Moerdijk zelf minder inzet geweest voor ontwikkelcapaciteit gemeentelijke veiligheidsorganisatie. Hierdoor gestelde doelen 2020 niet gehaald. Deze worden doorgeschoven naar 2021. • geen uitvoering gegeven aan de vergunningplicht voor autoverhuurbedrijven en de integrale actualisatie van de beleidsregels Bibob. Uitvoering doorgeschoven naar 2021. *Thema Ondersteuning voor mensen die het nodig hebben (programma 4) • grote impact op werk in sociaal-maatschappelijk domein. Sociale structuur kwam stil te liggen hierdoor waren er zorgen om de mentale gezondheid van onze inwoners in allerlei leeftijdscategorieën. Gelukkig is de zorg en ondersteuning aan onze inwoners overeind gebleven. De integrale werkwijze tussen Wmo, Jeugdhulp en Schuldhulpverlening is verstevigd. • dienstverlening kunnen handhaven met betrekking tot afwikkelen aanvragen, ondanks uitval in eigen organisatie en / of bij zorgaanbieders. • extra geïnvesteerd in de contacten met externe partners om de ondersteuning aan kwetsbare cliënten te handhaven. Dit heeft de samenwerking tussen partners versneld en geïntensiveerd. • extra aandacht gegeven aan kwetsbare groepen o.a.

door inrichten van het Meldpunt zorg, periodiek contacten met cliënten Wmo, Jeugd en schuldhulpverlening, opzetten speciale programma’s voor jongeren, burgerinitiatieven te ondersteunen, aanbieden toegankelijke digitale corona-informatie aan laaggeletterde, extra faciliteren statushouders. • omvormen van het portaal ‘www. moerdijkseinitiatieven.nl’ tot een breed portaal waar alle informatie rondom subsidies voor vrijwilligersorganisaties eenvoudig te vinden is, is niet uitgevoerd. • reguliere werkzaamheden van de GGD West-Brabant zijn niet of beperkt doorgegaan of zijn uitgesteld, vanwege de inzet van het GGD-personeel voor coronataken. • behoefte aan ondersteuning op het gebied van GGZ is intensiever geworden in de coronatijd. • aangepaste dienstverlening TWB Jeugdgezondheidszorg 0-4 jaar. • huisartsen gefaciliteerd bij het zoeken naar

102

Gemeente Moerdijk Corona paragraaf

alternatieve ruimte voor de griepvaccinatie. • opzetten van een regeling voor zorgaanbieders voor omzetderving ter voorkoming van acute liquiditeitsproblemen. • het opzetten van een fonds waaruit scholen extra inzet van pedagogisch medewerkers konden bekostigen voor het bieden van thuisonderwijs en noodopvang. • in RWB-verband is een compensatieregeling uitgewerkt om de lokale taxibedrijven via PZN (verantwoordelijk voor het Wmo-vervoer/Deeltaxi) te compenseren. • uitvoering Tijdelijke Overbruggingsregelingen Zelfstandig ondernemers via het Werkplein Hart van West-Brabant. • vertraging in onderdelen van het lokale werkplan aanpak laaggeletterdheid, zoals het werven van cursisten met Nederlands als moedertaal. • ontwikkelen van Kindcentra is tijdelijk stil komen te liggen. • het houden van een wekelijks jeugdspreekuur bij huisartsenpraktijk Tholos is op een laag pitje gezet en de verdere uitrol bij meerdere huisartsen is nog niet gerealiseerd. • later uitgevoerd aanvullend onderzoek naar leefstijlen omgevingsfactoren in het kader van de Tweede Gezondheidsverkenning. Hierdoor is de definitieve eindrapportage later gepresenteerd. • de stimulering van een gezonde leefstijl bijv. op scholen en verenigingen heeft nog niet plaatsgevonden. Dit geldt ook voor het opstellen van het preventieakkoord. Het volgt nu in 2021.

• oplevering 1e evaluatieonderzoek naar de Wet Verplichte GGZ (WvGGZ) is niet in 2020 afgerond. Volgt in 2021. • van de 10 geplande inspecties door de GGD voor het wettelijk verplichte toezicht op de Wmo hebben er 6 plaatsgevonden. • planvorming voor de aanpak ouderenmishandeling is niet opgepakt. Wordt nu in 2021 opgepakt middels het organiseren van extra capaciteit. *Thema Bestuurlijke Vernieuwing (programma 5) • Right to challenge is niet in 2020 opgepakt. Wordt nu 2021. *Thema participatie (programma 5) • fysieke bijeenkomsten voor de gebiedstafels bijna niet plaatsgevonden, waardoor het niet mogelijk was betrouwbare monitoringscijfers op te stellen.

*Thema Toekomstbestendige Organisatie (programma 5) • versnelde invoering van MS Teams binnen de organisatie. • andere manier van werken is in een stroomversnelling geraakt. • digitale vaardigheden van medewerkers versneld ontwikkeld. • medewerkers hebben zich goed aangepast aan het vele thuiswerken. Wel was en is het lastig om goed de verbinding met elkaar te houden en met het werk. • ziekteverzuim gedaald (van 5,7% naar 4,6%). Dit ondanks, maar ook dankzij corona. Door weinig fysiek contact krijgen ook andere virussen dan het coronavirus minder kans. • coronacompensatie vanuit het rijk. • groot effect coronamaatregelen op de gehele arbeidsmarkt, dus ook de gemeentelijke markt.

Jaarverslag 2020

PARAGRAFEN

104

Gemeente Moerdijk Paragraaf Bedrijfsvoering Jaarverslag 2020

Paragraaf Bedrijfsvoering Paragraaf Bedrijfsvoering Jaarrekening 2020 ALGEMEEN Deze paragraaf heeft als doel inzicht te verschaffen in de hoofdlijnen van de ontwikkelingen en de bereikte resultaten op het gebied van de bedrijfsvoering. Organisatieontwikkeling Van Goed naar Beter In 2020 is er veel gebeurd op het gebied van organisatieontwikkeling. Met de komst van de nieuwe gemeentesecretaris is de verbinding tussen de secretaris, de domeinregisseurs en de teamleiders versterkt. Een goede basis voor deze samenwerking is gelegd op 4 en 5 maart tijdens twee managementdagen. Centrale thema’s tijdens deze dagen waren verbinding, focus en sturing. Om de doelen vanuit de programmabegroting te realiseren heeft de organisatie gekozen voor zogenaamde focuspunten. Deze focuspunten zijn: · Een gezonde (financiële) huishouding · Dienstverlening en Participatie · Planmatig werken Deze focuspunten zijn in 2020 opgepakt samen met het uitgangspunt te wilden sturen op realistisch plannen. Tot zover de uitgangspunten. Medio maart werd ook onze wereld op zijn kop gezet door corona en de coronamaatregelen. Een tijd van improviseren, pionieren en innoveren brak aan. Met vereende kracht zijn de cruciale processen operationeel gebleven en is versneld de implementatie van de nieuwe laptops en de overgang naar office365 geïmplementeerd.

Deze adequate aanpak heeft ervoor gezorgd dat het meeste van het werk, veelal vanuit huis, is blijven doorlopen. Ondanks de toegenomen afstand door digitaal overleggen zien we ook in 2020 ontwikkelingen die goed passen in de organisatieontwikkeling Van Goed Naar Beter. We zien mooie voorbeelden van eigenaarschap in coronatijd. Onder andere omstandigheden worden resultaten toch behaald. Naast de resultaten zien we ook dat het strategisch vermogen van de organisatie groeit. In 2020 hebben de domeinregisseurs zichtbaar meer invulling kunnen geven aan hun strategische rol en zijn verhelderende gesprekken gevoerd tussen domeinregisseurs en teamleiders over de rolafbakening. Ook hebben we met de start van strategietafels als college samen met de organisatie stappen gezet in het collectief sturing geven aan strategische vraagstukken. De geplande teamontwikkeling heeft het afgelopen jaar een pas op de plaats moeten maken. De focus van de teamleiders heeft in 2020, naast onvoorziene inhoud door corona, op de het welzijn van de medewerkers in coronatijd gelegen. Wel zijn we in 2020 bij een van de teams gestart met een traject gericht op strategische personeelsplannen. In dit traject staat de medewerker van de toekomst centraal en vertalen we deze ontwikkelingen naar individuele functies en loopbanen. In de teamplannen voor 2021 heeft de gewenste teamontwikkeling weer een plek gekregen.

2020 is door corona allesbehalve een verloren jaar. We hebben veel geleerd. Lang niet alles wat we als organisatie hebben geleerd was gepland. Ondanks dat we eind 2020 constateerden dat corona een zware wissel trekt om de mensen in de organisatie en we hier blijvend aandacht aan moeten geven zijn te trots op de vele ontwikkelingen en resultaten, we noemen er een aantal: ·

Afronding verbetertraject van inkoop tot betaling

105

Gemeente Moerdijk Paragraaf Bedrijfsvoering Jaarverslag 2020

· · · · · ·

Traject sluitende begroting 2021 Afronding strategische communicatieplan Meer planmatig werken Meer integrale samenwerking tussen de teams Realistisch plannen Thuiswerken

Van Goed Naar Beters beschrijft de ambitie om een toekomstbestendige organisatie te zijn. Dit zijn we niet alleen door te reageren op veranderingen in onze omgeving, zoals het aanpassen aan de nieuwe werkelijkheid door coronatijd, maar ook door deze ontwikkelingen door te vertalen naar de toekomst. Een belangrijke indicatie voor de ontwikkeling van de organisatie als geheel is dat dit nu gebeurd in de visie op werk en het werkplekconcept. De ervaringen van de corona vertalen we nu al naar uitganspunten waar we de komende jaren de inrichting, ondersteuning en cultuur van de organisatie op gaan richten. Tegelijkertijd blijven we de kernwaarden van de organisatie, samenwerken, vertrouwen, aanprekend en bevlogen met al onze medewerkers vertalen naar onze dagelijkse werkpraktijk. Zo zal Van Goed Naar Beter via coaching van de teamleiders en training en opleiding vanuit de Moerdijk Academie ook de komende periode de aandacht krijgen die nodig is om een toekomstbestendige organisatie te zijn en te blijven. PERSONEEL EN ORGANISATIE Formatie omvang en bijbehorende loonkosten Onderstaand een overzicht van de aangepaste begrotingsgegevens voor wat betreft de onderdelen fte’s en loonsom en de werkelijke cijfers over 2020. Het is goed hierbij te realiseren dat in de primitieve begroting uitgegaan wordt van de toegestane formatieruimte. Of er op dat moment vacatures zijn is niet relevant.

Bij de start van het jaar blijkt vaak dat op dat moment niet alle toegestane formatieruimte ook werkelijk is ingevuld. Dit komt hoofdzakelijk door vacatures die er dan zijn. Afgesproken is dat de loonkosten behorende bij de toegestane formatieruimte de grens is voor wat betreft uitgaven voor het reguliere werk. De ruimte die ontstaat door aanwezige vacatureruimte kan ingezet worden voor tijdelijke inhuur van capaciteit voor hetzij het reguliere werk, hetzij projecten en tijdelijke werkzaamheden. Dit past in het streven om vooral te sturen op de loonsom en niet op fte’s. Het totaal aantal fte’s en de loonsom zijn exclusief het bestuur. Begroting 2020 na wijziging 237,73 fte loonsom € 18.950.081 Werkelijk 2020 236,76 fte loonsom € 17.188.522 Het verschil tussen de begrote loonkosten en de werkelijke loonkosten bedraagt € 1.761.559. Daarnaast is er nog een bedrag van € 168.297 aan loonkosten terugontvangen. Op dit totaal van € 1.929.856 wordt de inhuur tijdelijk personeel van € 1.588.508 in mindering gebracht. Het positief resultaat over 2020 is € 341.348 Overhead Sinds de wijziging van de BBV-voorschriften per 1 januari 2017 worden de indirecte (apparaats)kosten niet meer via een opslag op de directe kosten verdeeld over de diverse producten. Voor de indirecte kosten is een specifiek taakveld in het leven geroepen t.w. ‘overhead’.

Het totaal aan overhead is als volgt opgebouwd: Algemeen € 7.430.931 Huisvesting € 941.442 Overige € 3.202.736 Totaal € 11.575.109 De verhouding tussen indirecte en directe kosten bedraagt 43%: 57%. De opslag bedraagt 76,24%.

106

Gemeente Moerdijk Paragraaf Bedrijfsvoering Jaarverslag 2020

PLANNING & CONTROL Van controle naar integrale control Wij streven naar een organisatie die in control is, die de voorgenomen doelen realiseert en dat conform de geldende wet- en regelgeving doet en tegen zo laag mogelijke kosten. Het in control zijn beperkt zich niet alleen tot de financiën, maar is gericht op de gehele bedrijfsvoering. Rechtmatigheid Verbetering van de interne beheersing We zetten hiervoor het volgende instrument in: Invoering rechtmatigheidsverantwoording We willen waarborgen dat de verwachte wetswijziging rechtmatigheidsverantwoording door het college per 1 januari 2021 van toegevoegde waarde is voor de organisatie, waarmee de cultuur verandert, bewustwording wordt gekweekt en de kwaliteit van de interne beheersing verbetert. Naar verwachting zal vanaf verantwoordingsjaar 2021 het rechtmatigheidsoordeel door de externe accountant komen te vervallen. Het college is tenslotte verantwoordelijk voor een rechtmatige uitvoering van de begroting. Het college zal door middel van een voorgeschreven model in de jaarrekening verantwoording afleggen over de financiële rechtmatigheid, de zogenaamde rechtmatigheidsverklaring. De accountant controleert vervolgens deze verklaring tijdens zijn getrouwheidscontrole van de jaarrekening.

Zoals de commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (BADO) aangeeft zal het voor de gemeenten (raad, college en organisatie) vooral een groeitraject moeten zijn om te leren en daarmee de interne beheersing van de organisatie te verbeteren. Door samen het goede gesprek te voeren tussen enerzijds de raad en het college en anderzijds tussen ons college en de organisatie zal de wetswijziging van toegevoegde waarde zijn. Het vraagt om een veranderproces op weg naar een leercultuur. Hierbij is het van belang dat vooraf de wederzijdse verwachtingen tussen raad, college en organisatie goed worden uitgesproken. In 2020 hebben de nodige voorbereidingen plaatsgevonden om met ingang van verantwoordingsjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording door het college te kunnen uitvoeren. Er is een invoeringsplan opgesteld en de te nemen stappen en de ambitie daarin zijn doorgesproken met het management en het college. De rekeningcommissie is meegenomen in wat het verandertraject inhoudt en welke keuzemogelijkheden er daarbij zijn voor de raad. Met de gemeenteraad zal de invoerding van de rechtmatigheidsverantwoording in een raadsinformatiebijeenkomst, naar verwachting in juni. Hopelijk is op dat moment ook duidelijk of de wetswijziging voor 2021 zal ingaan of een wordt uitgesteld naar 2022.

Bij de jaarrekening 2019 heeft de accountant een goedkeurende verklaring afgegeven, zowel ten aanzien van getrouwheid als ten aanzien van rechtmatigheid. Getrouwheid gaat over de juistheid van de cijfers in de jaarrekening en rechtmatigheid over de juiste toepassing van de wet- en regelgeving. De door de accountant uitgebrachte Managementletter 2020 was ook overwegend positief, hetgeen vertrouwen geeft dat we op gebied van de interne beheersing en richting de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording op de goede weg zijn.

Doelmatigheid Wij streven naar een effectieve en kostenbewuste organisatie We zetten hiervoor de volgende instrumenten in:

107

Gemeente Moerdijk Paragraaf Bedrijfsvoering Jaarverslag 2020

Procesmanagement De in 2019 ingeslagen weg om vanuit de lijnorganisatie zelf de procesoptimalisatie op te pakken en de onafhankelijke art. 213a-onderzoeken weer uit te gaan voeren, is in 2020 gecontinueerd. Op deze wijze wordt de verantwoordelijkheid van procesoptimalisatie weggelegd bij de proceseigenaren zelf en vindt via de art. 213a-onderzoeken (door Concerncontrol) een onafhankelijke toets plaats. College-onderzoeken ex art. 213a Als college stellen wij jaarlijks een onderzoeksprogramma vast. In 2020 zijn twee collegeonderzoeken opgeleverd, te weten applicatiebeheer en risicobenoeming en -beheersing. De raad is conform de ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Moerdijk’ in juli via een raadsinformatiebrief geïnformeerd over de uitkomsten van de uitgevoerde onderzoeken. Enkele jaren na een onderzoek kijken wij of de aanbevelingen van college- en rekenkamer-onderzoeken zijn geïmplementeerd en effectief zijn. In 2020 zijn er twee nazorgonderzoek afgerond, namelijk verbonden partijen en beheerafspraken multifunctionele accommodaties. De raad is via een raadsinformatiebrief en/of de paragraaf bedrijfsvoering geïnformeerd.

FINANCIËN: een gezonde financiële huishouding We willen een beheersbare, financieel in control zijnde organisatie. Hiertoe is het belangrijk dat er sprake is van een betrouwbare financiële informatievoorziening voor het nemen van de juiste beslissingen door het bestuur. Kader/wat te bereiken Naast de regelgeving op landelijk niveau (Gemeentewet en Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten), zijn de kaders uitgewerkt in de Financiële Verordening en de budgethoudersregeling. In het in 2019 opgestelde plan van aanpak “Van Inkopen Tot Betalen” (VITB) zijn de randvoorwaarden opgenomen om te komen tot een goede beheersing en sturing van de bedrijfsprocessen. We zetten hierbij het volgende instrument in: Om het budgetbeheer aan te laten sluiten bij de ontwikkelingen voor de organisatie zoals verwoord in “Van Goed Naar Beter” hebben we in 2020 een nieuwe budgethoudersregeling opgesteld. In deze regeling zijn de taken, rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot het budgetbeheer beschreven (onderdeel VITB). De nieuwe budgethoudersregeling is eind 2020 vastgesteld en gaat in per 2021. Dit sluit één-op-één aan met de start van het gebruik van een nieuw financieel pakket (Financials). De inrichting van het inkoopproces in dit pakket is gebaseerd op de uitgangspunten van de budgethoudersregeling.

In Financials wordt voor werken, diensten en leveringen uitsluitend gewerkt met orders. Bij het accorderen van ontvangen facturen is het verplicht om een prestatieverklaring weer te geven. De (sub)budgethouder heeft op deze wijze dagelijks inzicht in de uitputting van zijn/haar budgetten en kan bij dreigende overschrijding tijdig rapporteren aan het management en bestuur.

INKOOP: een gezonde (financiële) huishouding We willen een organisatie die in controle is voor wat betreft het inkopen van werken en diensten. Hierbij is het uitgangspunt dat tegen zo laag mogelijke kosten kwalitatief hoogwaardige producten en diensten op een rechtmatige wijze verworven kunnen worden. Kader/wat te bereiken Het herziene VNG-model Inkoop- en aanbestedingsbesluit van juli 2019 is de basis geweest voor het op te stellen Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021. Ook de Gids Proportionaliteit van januari 2020 is gehanteerd voor het bepalen van de drempelbedragen voor de verschillende vormen van inkopen. Daarnaast zijn de uitgangspunten van de “Beleidsnotitie Social Return bij inkoop D”-6-gemeenten 2020 toegevoegd aan het onderdeel “Maatschappelijk Verantwoord Inkopen”. Het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 biedt de medewerkers in de organisatie voldoende basis oom verantwoord en op een rechtmatige wijze inkooptrajecten op te starten en te

108

Gemeente Moerdijk Paragraaf Bedrijfsvoering Jaarverslag 2020

voltooien. Het is niet gelukt het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid nog in 2020 vast te stellen, zodat het per 1-12021 direct in zou kunnen gaan. In februari 2021 heeft het college het beleid vastgesteld met een ingangsdatum van 1 maart 2021. We zetten hierbij de volgende instrumenten in: Negometrix Deze software maakt het mogelijk om het gehele inkooptraject digitaal te doorlopen. De dossiervorming ten behoeve van het rechtmatig handelen wordt op automatische wijze gegenereerd. Stichting Inkoopbureau West-Brabant Medewerkers in de organisatie kunnen een beroep doen op inkoopadviseurs bij deze Stichting. In 2020 heeft de gemeente 16 dagdelen per week afgenomen. Met deze inzet was een bedrag gemoeid van € 230.000. JURIDISCHE ZAKEN: een gezonde (financiële)huishouding We willen een beheersbare, juridisch in control zijnde organisatie. Hiertoe is het belangrijk dat de gemeentelijke regelgeving voldoet aan wet- en regelgeving. Op deze basis komen besluiten van management en bestuur rechtmatig tot stand. In 2020 is de mandaatregeling volledig geactualiseerd als onderdeel van “Van Inkoop Tot Betalen”. Hierbij zijn de budgethoudersregeling en de mandaatregeling gelijktijdig opgepakt en waar nodig met elkaar in overeenstemming gebracht. In 2020 is ook gestart met het screenen van de gemeentelijke regelgeving.

Dit enerzijds om te toetsen of alle regelgeving nog voldoet aan de geldende wetgeving en anderzijds ter voorbereiding voor het onderbrengen van een deel van de gemeentelijke verordeningen en beleidsregels in het op te stellen omgevingsplan. Het onderbrengen van alle bestaande contracten in het Zaaksysteem is in 2020 afgerond. Vanuit het systeem komt nu een automatische signalering als de looptijd van het contract ten einde loopt. Hierdoor kan tijdig gestart worden met de voorbereidingen of en zo ja, op welke basis een behoefte is aan een nieuw contract.

INFORMATISERING EN AUTOMATISERING Werkplekconcept Met het vervangen van de ICT-apparatuur als randvoorwaardelijk onderdeel van een flexibelere werkplek, hebben we een belangrijke randvoorwaarde van activiteit-gerelateerd werken gerealiseerd. Ook is als gevolg van het motto “werk zo veel mogelijk thuis” veel ervaring opgedaan met thuiswerken en online samenwerken. Op basis van een businesscase met helder financiële onderbouwing leggen we de raad een keuze voor hoe het gemeentehuis toekomstvast aangepast kan worden. De thuiswerkplek en het gemeentehuis moeten elkaar als werkplek elkaar zo aanvullen dat de efficiency, de samenwerking en de dienstverlening ervan profiteren. Digitale toegankelijkheid Het West-Brabants Archief (WBA) is begin 2020 een aanbesteding gestart voor een nieuw regionaal e-depot. Het nieuwe e-depot biedt naast een betere toegang ook meer mogelijkheden voor aansluiting van diverse gemeentelijke bronnen Informatiebeleid In 2020 is de eerste aanzet gemaakt voor de I-visie ‘Van digitaal werken naar digitaal SAMENwerken’. Samenwerken aan informatie, samenwerken met data en samenwerken in systemen. Techniek gaat snel en het is lastig om te voorspellen wat morgen belangrijk is. Toch proberen we dat te doen en wel voor de komende vijf jaar. We sluiten aan bij ‘Van goed naar beter’ en hebben de kernwaarden vertaald naar een pro-actieve koers voor de organisatie.

Deze koers gaat in op systemen, processen, sturen op basis van data en het bewust omgaan met informatie. Informatiebeveiliging De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering gaan razendsnel. Ook de gemeentelijke organisatie wordt elk

109

Gemeente Moerdijk Paragraaf Bedrijfsvoering Jaarverslag 2020

jaar steeds afhankelijker van haar informatiehuishouding. De kwaliteit en beschikbaarheid hiervan is voor diverse domeinen cruciaal. Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) Er is dit jaar een organisatiebrede GAP-Analyse uitgevoerd op de BIO. Een GAP-analyse is een methode om een vergelijking te maken tussen de huidige situatie en de gewenste situatie van de baselinecriteria. De uitkomst zal in de vorm van een Jaarplan Informatieveiligheid 2021 worden vertaald in maatregelen om de ‘GAP’ te verkleinen waarbij onderdelen/activiteiten worden geprioriteerd en gepland. Maatregelen Om als gemeente Moerdijk een betrouwbare organisatie voor burgers, bedrijven en verbonden partijen te blijven moeten er steeds stappen worden gezet om een basisniveau van informatiebeveiliging te behouden. Het gaat dan om zowel organisatorische (procedurele) als ICT technische maatregelen. In de BIO zijn ook een aantal verplichte maatregelen voor de Nederlandse overheid opgenomen. Hieraan is prioriteit gegeven. ENSIA De zelfevaluaties voor de verschillende basisregistratie zijn tijdig uitgevoerd, met het volgende resultaat: Het beheer van de Basisregistratie Personen (BRP) en de Paspoort Uitvoeringsregeling Nederland (PUN) is prima op orde.

De Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) zijn verbeterd ten opzichte van vorig jaar en voldoen aan de landelijke norm. Voor de basisregistratie ondergrond (BRO) zijn nog geen gegevens verzameld of vastgelegd in 2020. Het onderzoek van de externe auditor geeft aan dat onze processen rondom DigiD op orde zijn. Wij voldoen voor onze verschillende e-diensten aan de hiervoor gestelde beveiligingsnormen. De taken waarbij Suwinet wordt gebruikt, zijn uitbesteed aan het Werkplein Hart van West-Brabant. Het Werkplein voldoet niet aan 4 van de 14 normen voor het gebruik van Suwinet. Het Werkplein heeft aangegeven de tekortkomingen in 2021 op te lossen. Regionale ontwikkelingen m.b.t. inrichting en beheer van de automatisering Op basis van het rapport van TwynstraGudde is en wordt er door ICT WBW en de deelnemers binnen deze Gemeenschappelijk Regeling gebouwd aan vertrouwen, samenwerking en professionaliteit. ICT WBW heeft sinds begin 2020 een directeur in dienst die daarvoor aan de lat staat. Een belangrijke stap in het vorm geven van de governance. In 2020 is een grote stap gezet m.b.t. de gezamenlijke regionale infrastructuur. Dit gebeurt in twee fases met een afronding in 2021: Eerst moeten alle gemeenten op hetzelfde level komen qua infrastructuur (LIFT naar het juiste level).

De hierbij behorende projecten zijn in 2020 nagenoeg afgerond voor Moerdijk. Moerdijk loopt daarmee voorop binnen de deelnemers aan ICT WBW.; Vervolgens maken we de overstap naar de nieuwe infrastructuur (SHIFT naar de gezamenlijke infrastructuur). De SHIFT volgt (volgens planning) in het tweede kwartaal van 2021. Daarnaast heeft de gemeente Bergen op Zoom eind 2020 definitief besloten te willen uittreden uit ICT WBW per 1 januari 2022. Over de manier waarop Bergen op Zoom en ICT WBW afscheid van elkaar gaan nemen zijn heldere afspraken gemaakt die in 2021 verder uitgewerkt en geconcretiseerd worden. Digitalisering externe dienstverlening Ook in 2020 hebben we gewerkt aan onze digitale dienstverlening in de gedachte van het ‘click-call-face principe’. We maakten bijvoorbeeld een instructiefilm over hoe inwoners een melding openbare ruimte eenvoudig kunnen doen via de website. We maten hoe onze webformulieren presteren en vergelijken deze met andere gemeenten. Door te kijken

110

Gemeente Moerdijk Paragraaf Bedrijfsvoering Jaarverslag 2020

naar ‘best practices’ voeren we concrete verbeteringen door. We gaan door met het datagedreven werken aan onze dienstverlening. We breiden dit uit door meer teams te betrekken. Met data kunnen we ons werk inzichtelijk maken en hierdoor kunnen we ons werk beter doen. Hierdoor werken we minder op basis van gevoel en sturen we meer vanuit feiten. Datagedreven werken De ambitie en strategie voor Datagedreven Werken is in 2020 concreet gemaakt. Samen met adviesbureau Berenschot is een uitvoeringsagenda opgesteld die heeft geresulteerd in een programma Datagedreven Werken voor de komende jaren. Er is veel aandacht gevraagd voor datagedreven werken en zijn er veel gesprekken gevoerd over de mogelijkheden voor datagedreven werken voor verschillende vakgebieden. Dat begint bij het verbreden van inzicht: welke gegevens zijn er binnen de organisatie aanwezig, wie is daarvan de beheerder. Door middel van (management) informatie geven we meer sturing aan de organisatie. Mijlpaal hierin is het proces meldingen openbare ruimte wat in 2020 op basis van data opnieuw is ingericht.