Bijlage 8, bijlage bij startdocument - 7 Brief Prorail

Een percentage wordt geheven over de aanneemsom. Het percentage ligt tussen de 0 en 3% en wordt afhankelijk gesteld van de bereikte hoeveelheid onvoorziene kosten (VTW’s die niet onder de benoemde risico’s vallen). Weinig onvoorziene kosten betekent dat de werkwijze goed heeft gewerkt en dat het percentage maximaal is, veel onvoorziene kosten betekent dat de werkwijze niet goed heeft gewerkt en dat het percentage 0 is. Op deze manier krijgt een initiatiefnemer ook waar (een goedkoper project) voor zijn geld. Voor grote projecten (boven 10 miljoen begrote bouwkosten) zijn de percentages lager.

3

De TunnelAlliantie uitgewerkt in de projectfasen

In dit hoofdstuk komt meer gedetailleerd de aanpak van de TunnelAlliantie aan de orde: wie doet wat in welke fase. De TunnelAlliantie werkmethodiek bestaat uit vier fases. Voor de compleetheid is ook de voorfase (de intake) als een pre-fase toegevoegd.

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

5/19

0) 1)

2)

3) 4)

VOORFASE: Initiatief, intake project, aanbieden plan van aanpak voor de studiefase. STUDIEFASE: In kernprocestermen is dit de planuitwerkingsfase waarin een variantenstudie wordt afgerond leidend tot een goedgekeurde variant, inclusief alle voor de TunnelAlliantie benodigde ontwerpen, onderzoeken, etc. Tijdens deze fase ondersteunt ProRail de Initiatiefnemer met het opstellen van het Overdrachtsdossier. Het kan zijn dat ProRail delen van het dossier zelf opstelt. Dit gaat in overleg. Een verkenningsfase heeft een Initiatiefnemer altijd al zelf doorlopen en is bij dit soort projecten vaak beperkt, maar kan ook als onderdeel van de studiefase worden beschouwd. In zo’n verkenning is bepaald dat een onderdoorgang de meest geschikte oplossing is. CONTRACTVOORBEREIDINGS-FASE: Het contractdossier (op basis van UAV-GC) wordt opgesteld, gereviewd en vastgesteld. In kernprocesterminologie is dit planuitwerkingsfase waarin een uitwerking wordt afgerond leidend tot een uitvoeringsbeslissing. Voor de TunnelAlliantie start de marktconsultatie in deze fase. MINITENDERFASE: aanbesteding. In het ProRail kernproces is dit de realisatiefase, voorbereiding uitvoering. ONTWERP & REALISATIEFASE: uitvoering van het werk, oplevering. In het ProRail kernproces is dit de realisatiefase, uitvoering.

In onderstaand schema is op hoofdlijnen weergegeven welke partij voor welke fase in de basis aan de lat staat. Ook zijn er de belangrijkste go-no go documenten aangegeven om te starten met een volgende fase.

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

6/19

Partij die het werk uitvoert:

3.1

Voorfase, intake

Voorfase, intake Input: Activiteiten: Output: Rollen:

Vraag/wens van een Initiatiefnemer om een onderdoorgang te realiseren. Intake door ProRail Relatiebeheer en ProRail Projecten, uitleg werkmethodiek Tunnelalliantie, opstellen Plan van Aanpak tbv de studiefase. Door Initiatiefnemer geaccepteerd Plan van Aanpak en aanbieding voor fase 1 (studiefase). Initiatiefnemer en ProRail werken samen op. ProRail heeft adviserende en duidende rol.

De vraag van de Initiatiefnemer De Initiatiefnemer laat via de reguliere kanalen van ProRail weten dat hij een nieuw project wenst. Er volgt een intakegesprek met de afdeling Relatiebeheer met de Initiatiefnemer waarbij de vraagstelling verder wordt besproken. Indien duidelijk is dat er inderdaad een onderdoorgang moet komen, volgt een tweede gesprek. Ditmaal (ook) met een vertegenwoordiger van ProRail Projecten samen met de programmamanager TunnelAlliantie en de gemandateerde vertegenwoordiger (bijvoorbeeld de projectleider) van de Initiatiefnemer. Dit gesprek heeft als inzet de eisen en wensen van de Initiatiefnemer enerzijds en mogelijkheden vanuit ProRail anderzijds met elkaar te verbinden. Er worden op dat moment bekende risico’s alsmede besluitvormingsmomenten doorgenomen en afspraken gemaakt over de vervolgaanpak. Tevens maakt het gesprek duidelijk in welke mate de Initiatiefnemer een beroep zal doen op de adviserende rol van ProRail. De inzet van ProRail ProRail levert aan de Initiatiefnemer een projectplan en een aanbieding voor haar diensten in de komende fase(n). Afrekening vindt plaats tegen werkelijk gemaakte kosten. Goedkeuring van de aanbieding door de Initiatiefnemer leidt tot een opdracht voor ondersteuning van ProRail in de Studiefase van het project.

De kosten die ProRail maakt voor het maken van de aanbieding zijn verwerkt in de aanbieding zelf en worden voorgeschoten door ProRail. Daarna betaalt de Initiatiefnemer per kwartaal middels voorschotbedragen de kosten van ProRail die uit de overeenkomst voortvloeien.

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

7/19

3.2

Studiefase

Fase 1

Studiefase

Input: Activiteiten:

Vraag/wens van een Initiatiefnemer om een onderdoorgang te realiseren. Onderzoek, conditionering en (beperkt) ontwerpwerk door de Initiatiefnemer. ProRail trekt samen op met Initiatiefnemer, doet mogelijk ook delen zelf, om te zorgen dat de juiste producten gemaakt worden. ProRail stelt Plan van Aanpak op tbv de contractvoorbereiding- en contracteringsfase(minitender) Output: Door ProRail geaccepteerd Overdrachtsdossier en door Initiatiefnemer geaccepteerde aanbieding voor fase 2. Rollen: De Initiatiefnemer is leidend. ProRail ondersteunt en adviseert de Initiatiefnemer waar nodig en gewenst. Naar het Overdrachtsdossier ProRail heeft in haar ‘ Productenlijst ‘ (zie Bijlage 1) aangegeven welke informatie het van de Initiatiefnemer nodig heeft om in de volgende projectfase een aanbestedingsdossier op te stellen en de verantwoordelijkheid voor de aansturing van het project over te nemen. De Initiatiefnemer levert deze informatie in een integraal afgestemd overdrachtsdossier. Van belang is het om de totstandkoming en levering blijvend met ProRail te bespreken om de wederzijdse verwachtingen duidelijk te hebben en om in een keer het juiste pakket te leveren. Ook ProRail kan in de levering hiervan een rol spelen op basis van afspraken hierover met de Initiatiefnemer. Zie ook de volgende paragraaf.

Denk aan onderwerpen als het aanpassen van de treinbeveiliging en het RVTO bij bijvoorbeeld bij het opheffen van een overweg en de inventarisatie van de ProRail ondergrondse infrastructuur. Het integrale overdrachtsdossier bevat onder meer de volgende gegevens (zie ook Bijlage 1): -

De stukken om aan te tonen dat de projectlocatie beschikbaar en bruikbaar is: het grondeigendom verworven / tijdelijk benodigde grond gehuurd en een onherroepelijk bestemmingsplan; de conditioneringsonderzoeken van de projectlocatie op basis van volledig bureau- en veldonderzoek; de conditioneringsgegevens van de spoorbaan op basis van bureau- en veldonderzoek; de ligging van kabels en leidingen derden en de verleggingsopties (indien nodig worden kabels boven de grond gehaald); een zo compleet en stabiel mogelijk eisenpakket van de stakeholders; een ontwerp om haalbaarheid en maakbaarheid te toetsen; een vormgevingsambitie/visie; een kwalitatief goede risicoanalyse met betrekking tot onder andere conditionering, haalbaarheids- en maakbaarheidsaspecten van de onderdoorgang; veiligheidsrisico’s; de systeemgrenzen (incl. de benodigde werkterreinen) waarbinnen het Werk gerealiseerd kan worden; een kostenraming met kostennota.

Deze gegevens worden al in deze fase gevraagd omdat uit faalkostenonderzoek is gebleken dat het ontbreken van goed conditioneringsonderzoek, fouten in het contract, late wijzigingen van stakeholdereisen en onduidelijkheid in de scope of de systeembegrenzing de belangrijkste verstoringen geven in het Werk. Voor een solide ambtelijk en politiek-bestuurlijk besluitvormingsproces is het dus zaak deze vroegtijdig in kaart te brengen. In de aanpak van de TunnelAlliantie beperkt de Initiatiefnemer het ontwerpwerk tot een minimum: alleen die onderdelen die strikt noodzakelijk zijn om de maakbaarheid en haalbaarheid van het Project op de betreffende locatie te toetsen en om eventueel al voorbereidend werk te kunnen doen voor planologische inpassing, verlegging van kabels en leidingen en grondverwerving.

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

8/19

Omdat de contractvorm op basis van UAV-GC is, vormt het overige ontwerpwerk in de eerste plaats een verantwoordelijkheid van de toekomstige aannemers. Specifieke vormgevingskeuzen, evenals geografische dwangpunten in de omgeving of andere onderdelen van het project die voor de Initiatiefnemer van belang zijn, worden als eisen opgenomen in het projectspecifieke eisendeel en de bindende informatie. Samen werken aan het Overdrachtsdossier ProRail ondersteunt en adviseert de Initiatiefnemer tijdens de Studiefase bij de aanpak en het uitvoeren van de werkzaamheden, risicosessies, value engineering en bij de in deze fase te maken keuzen. ProRail sluit zo goed mogelijk aan bij besluitvormingsprocessen van de Initiatiefnemer. Ter kennismaking en om beelden op het te doorlopen proces te delen, wordt nabij de projectlocatie een ProjectStartUp (PSU) gehouden. ProRail en de Initiatiefnemer bepalen gezamenlijk op welk moment planologische procedures, grondverwering en het verleggen van kabels en leidingen en dergelijke opgestart kunnen worden. Voordat een Minitender binnen de TunnelAlliantie werkwijze gestart kan worden, dient het bestemmingsplan onherroepelijk, en alle definitieve en tijdelijk benodigde grond verworven te zijn. Bij kabels en leidingen dient aangetoond te worden dat deze verlegd kunnen zijn (indien nodig) voordat de uitvoering van de aannemer start.

Waar het in deze fase om gaat, is dat de risico’s en kosten tijdig inzichtelijk zijn en de systeemgrenzen, zowel definitief als tijdelijk, passend zijn om het Werk daarbinnen te realiseren. Bij het voorbereidende werk schakelt de Initiatiefnemer een spoor-erkend ingenieursbureau in. ProRail kan adviseren bij de contracteringsuitvraag van dit ingenieursbureau en kan daar een inhoudelijke bijdrage aan leveren om te borgen dat de juiste producten gevraagd / geleverd worden om zo in de contractvoorbereidingsfase goed een aanbestedingsdossier te kunnen maken. De Initiatiefnemer organiseert dan bij voorkeur een samenwerkingsbijeenkomst met het bureau en ProRail, om elkaar te leren kennen en werkafspraken te maken. ProRail levert het spoorse Veiligheids- en Gezondheidsdossier (V&G dossier) van een projectlocatie (indien dit beschikbaar is) en de beschikbare nulmetinggegevens van het spoorgebied. Daarnaast stellen deskundigen van ProRail vast wat de eventuele impact is van het saneren van een overweg. Rol van de TA-aannemer TA-aannemers zijn in deze fase nog niet aan boord. Als er bedacht wordt om via ProRail te kiezen om met de TAaannemers een individueel consult te houden, betekent dit dat de volgende fase naar voren wordt gehaald (zie paragraaf ‘betrekken TA-aannemers’). Dit gebeurt pas als het overdrachtsdossier in de basis gereed is.

Doel moet altijd zijn om ‘grijze gebieden’ en risico’s vanuit marktperspectief boven water te krijgen, vragen die ProRail / Initiatiefnemer zelf niet kunnen beantwoorden of waar eventueel kansen worden gezien. Er is verschil tussen een consultatie en een review. Een consultatie richt zich op een specifiek aspect van het werk. Reviews hebben betrekking op het hele dossier en zijn juist gericht op het ontdekken van lacunes in het dossier. Afronding van de Studiefase De Initiatiefnemer en ProRail stemmen continu af, onder andere door middel van reviewrondes en toetsingen, of het Overdrachtsdossier volledig en compleet is, welke eventuele aanvullende werkzaamheden nog nodig zijn en wie deze wanneer gaat uitvoeren. Daar waar bijvoorbeeld onderzoekgegevens ontbreken, zullen ProRail en de Initiatiefnemer bespreken of het nodig is deze nog uit te voeren voor overdracht naar ProRail of dat de ontbrekende gegevens niet heel belangrijk zijn of tot grote risico’s leiden, waardoor het opvragen ervan in een fase later verantwoord is. Ten behoeve van de kostenraming van de Initiatiefnemer levert ProRail de ProRail-personeelskosten, een inschatting van de kosten van verbussing (de inzet van bussen tijdens buitendienststellingen) en onderhoudskosten voor de nieuwe onderdoorgang.

De Initiatiefnemer levert aan ProRail een investeringsbegroting (als onderdeel van het overdrachtsdossier) voor de scope van het TunnelAlliantie-werk en geeft zijn budget hiervoor aan. ProRail toetst deze raming. Bij akkoord verstrekt Initiatiefnemer aan ProRail de vraag om op basis van het Overdrachtsdossier de contractvoorbereiding te starten.

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

9/19

ProRail zorgt dat zijn besluitvorming op basis van business cases is geborgd en aansluit op besluitvorming bij de Initiatiefnemer. ProRail levert een aanbieding voor het vervolgtraject. Er volgt een evaluatiegesprek tussen ProRail en de Initiatiefnemer om leerpunten te bespreken. Leerpunten boekt ProRail in een kwaliteitslogboek, ten behoeve van nieuwe projecten of nieuwe projectfasen. De Studiefase wordt afgesloten op het moment dat ProRail het door de Initiatiefnemer opgestelde Overdrachtsdossier heeft geaccepteerd en de Initiatiefnemer de door ProRail opgestelde aanbieding voor de volgende fase of fasen heeft geaccepteerd.

3.3

Contractvoorbereidingsfase

Fase 2

Contractvoorbereiding

Input: Activiteiten: Output: Rollen:

Een door de Initiatiefnemer en ProRail geaccepteerd Overdrachtsdossier Activiteiten om te komen tot een door Initiatiefnemer en ProRail geaccepteerd Contractdossier Een Aanbestedingsdossier en getekende objectovereenkomst tussen ProRail en Initiatiefnemer ProRail is leidend. De Initiatiefnemer ondersteunt ProRail waar nodig met aanvullende informatie en afspraken. De TA-aannemers hebben een consulterende rol.

Van Overdrachtsdossier naar Aanbestedingsdossier ProRail neemt bij de start van de contractvoorbereidingsfase de verantwoordelijkheid ten aanzien van de projectaansturing over van de Initiatiefnemer. In deze fase werkt ProRail, in afstemming met de Initiatiefnemer, het Overdrachtsdossier uit tot een voor de TA-aannemers herkenbaar Aanbestedingsdossier. Eventuele ontbrekende gegevens worden opgevraagd. Soms zal de Initiatiefnemer al een voorlopig ontwerp of een architectonisch vormgevingsontwerp hebben uitgewerkt. In die gevallen neemt ProRail met de Initiatiefnemer de elementen door waarvan de Initiatiefnemer vindt dat ze gerealiseerd moeten worden. Deze elementen komen in het Aanbestedingsdossier, de ontwerpen zelf in principe niet. De vastgestelde systeemgrenzen (tijdelijk en definitief) komen eveneens in het Aanbestedingsdossier. De treinvrije perioden worden, voor zover nodig of mogelijk, aangevraagd op basis van gegevens uit het Overdrachtsdossier. Let op voldoende tijd tussen aanvraag en voorziene uitvoering. Omdat de aanvraag van treinvrije perioden steeds eerder moet plaatsvinden en steeds vaker gekoppeld is met andere projecten op hetzelfde baanvak is het zaak om hier tijdig mee te starten.

Ook moet er ruim voldoende tijd geboden worden voor de daadwerkelijke treinvrije periode omdat zaken als het vaststellen van projectovereenkomsten, bestemmingsplannen en afronden aanbestedingen vaak meer tijd kosten dan van te voren bedacht. En ook de opdrachtnemer moet voldoende tijd overhouden om de werkzaamheden waar de buitendienststelling voor bedoeld is voor te bereiden. Net als in de Studiefase wordt ook in deze fase van het project kritisch naar risico’s gekeken en worden deze zoveel mogelijk verkleind. Aangezien Prorail in deze fase de regie voor de projectaansturing heeft overgenomen is de Prorail risico-analist verantwoordelijk voor nadere invulling van het risicomanagement. In samenwerking met Initiatiefnemer worden de belangrijkste risico’s geactualiseerd en worden nieuwe risico’s in kaart gebracht. Hierbij wordt gezamenlijk gezocht naar passende beheersmaatregelen en wordt bepaald wie het beste gesteld staat voor het nemen van deze maatregelen (ProRail, initiatiefnemer of TA aannemer). ProRail stelt samen met de initiatiefnemer een prestatielijn vast voor het werk. De prestatielijn is een vaste lijst met ongewenste gebeurtenissen waarvan het voorkomen daarvan kwaliteitscriteria vormen. Aan de hand van deze criteria wordt een verwacht niveau bepaald waar een TA-aannemer aan wordt gehouden.

Dit kwaliteitsniveau is in TA-contracten verwerkt in een bonus-malus regeling. Ook vormt het een EMVI-criterium waarbij een aannemer in de aanbesteding kan bepalen op wat voor een kwaliteitsniveau hij denkt te gaan werken.

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

10/19

Deze vaste lijst met ongewenste gebeurtenissen is logischerwijs hetzelfde als de lijst die gebruikt wordt in de TAerkenningsregeling: aannemers moeten erkend zijn om in aanmerking te komen voor TA-projecten en moeten onder andere op basis van deze lijst een foutenboomanalyse maken en een kwaliteitssysteem opzetten die deze fouten tegengaat. Zie https://www.prorail.nl/leveranciers/aanbesteden-en-inkoop/tunnelalliantie . ProRail stemt met de Initiatiefnemer af hoe de aanbesteding gaat verlopen en of er extra EMVI-criteria van toepassing worden verklaard. Het risicodossier (maar ook de kansen) is daar een belangrijke bron voor. Betrekken TA-aannemers Bij de start van deze fase en parallel aan het maken van het concept aanbestedingsdossier, zal ProRail de aanbesteding starten. De aanbesteding verloopt via een concurrentie gerichte dialoog volgens de aanbestedingswet Artikel 3.34a en het Aanbestedingsreglement van ProRail (ARN2016, versie 1.0, d.d. 1 juli 2016, Deel III). De concurrentie gerichte dialoog vormt de fase waarin het concept-aanbestedingsdossier (of onderwerpen daaruit) al besproken kan worden met aannemers, uiteindelijk gereviewd wordt, maar nog niet overgegaan is tot het vaststellen van het aanbestedingsdossier ten behoeve van prijsvorming (volgende fase).

Via TenderNed worden de TA-aannemers die reeds beschikken over een pre-kwalificatie (die staan vermeld op de Lijst van Erkende Ondernemers Tunnelalliantie), gevraagd kenbaar te maken of ze op basis van de projectkenmerken en gunningscriteria, belangstelling hebben voor deelname aan de aanbestedingsprocedure. Let op: betreffende kenmerken en criteria moeten dus al vroegtijdig besproken worden. Vanuit het oogpunt van het beperken van de transactiekosten voor zowel Opdrachtgever als de marktpartijen is het aantal aannemers wat maximaal mee doet in de aanbesteding beperkt tot 5. Indien meer dan vijf aannemers belangstelling hebben voor deelname aan het project dan zal dit aantal middels selectiecriteria (indien van toepassing) en uiteindelijk loting teruggebracht worden tot 5. De rangorde van de partijen 6 t/m n wordt gedurende de selectie tevens bepaald. Deze partijen worden voor de betreffende aanbesteding in een wachtkamer geplaatst. Mochten er gedurende de aanbesteding partijen afvallen, dan zal aan de partijen in de wachtkamer, in volgorde van de bepaalde rangorde bij selectie, gevraagd worden of deze alsnog willen deelnemen aan de aanbesteding, met het doel om zo veel mogelijk partijen de kans te geven om deel te nemen aan de aanbesteding, met een maximum van 5. Als minimumeis wordt het beschikken over de programmaerkenning ‘Tunnelalliantie’ gesteld.

Zie de uitleg over de Prestatielijn en de lijst ongewenste gebeurtenissen in de paragraaf hiervoor en op https://www.prorail.nl/leveranciers/aanbesteden-en-inkoop/tunnelalliantie. De selectiecriteria (bedoeld om van alle geprekwalificeerde partijen terug te komen naar 5) zullen in overleg met de initiatiefnemer opgesteld worden en dienen vanzelfsprekend proportioneel te zijn op de opdracht. Voor complexere projecten, bijvoorbeeld waar vormgeving een grote rol speelt, of die logistiek complex zijn, kan de correctiefactor prestatiemeting, dan wel de correctiefactor prestatielijn worden meegenomen als selectiecriterium. Het is niet proportioneel om deze bij alle uitvragen mee te nemen. Rol van de TA-aannemers ProRail houdt met alle binnen de aanbesteding deelnemende TA-aannemers een individuele reviewronde om het concept aanbestedingsdossier door te nemen. De TA-aannemers krijgen voorafgaand aan deze review een aantal weken de tijd om het Aanbestedingsdossier door te nemen en risico’s en verbeterpunten aan te geven. Specifieke eisen worden expliciet besproken, zodat eventuele onnodige blokkades, fouten en/of verschillen van interpretatie in het aanbestedingsdossier voorafgaand aan contractering kunnen worden weggenomen. De haalbaarheid en maakbaarheid worden doorgenomen, met veel aandacht voor logistieke bouwstromen, bouwmethodiek en mogelijke bouwplanning.

Dit geldt ook voor risico's: welke zijn er , hoe kunnen ze worden verkleind, wanneer en door wie. Elke TA-aannemer maakt hiervoor een specifieke risicoanalyse. TA-aannemers adviseren ProRail gericht op risico’s ten aanzien van Arboveiligheid en Spoorwegveiligheid. ProRail beslist welke adviezen het overneemt en informeert de TA-aannemers bij de Minitender welke adviezen aanvaard zijn.

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

11/19

Kostenvergoeding aannemers De vijf aan de aanbesteding deelnemende partijen krijgen voor de consultatie- en reviewfase een kostenvergoeding. De hoogte van de kostenvergoeding is afhankelijk van de omvang van het aanbestedingsdossier en de mate waarin aanvullende vragen worden gesteld. Als richtlijn wordt hiervoor €10.000,- aangehouden, maar dit kan per project verschillen. Een rekenvergoeding voor de volgende fase waarin een definitief aanbestedingsdossier door gegadigden tot een formele aanbieding wordt uitgewerkt is niet standaard TunnelAlliantie maar wordt per project vastgesteld conform ProRail beleid Tenderkostenvergoeding goedgekeurd door MT Procurement. Betrekken toetsorganisatie Gedurende deze fase legt ProRail ook al contact met de toetsorganisatie. Omdat ProRail tijdens de uitvoering Risico gestuurd contractmanagement uitvoert, is een review van het dossier (inclusief risico-dossier) met deze systematiek voor ogen noodzakelijk. Bij deze manier van contractbeheersing wordt risico gestuurd gekeken welke audits en toetsen wanneer uitgevoerd moeten worden tijdens de realisatiefase.

Overgang naar de Minitenderfase / project- en beheerovereenkomst Voordat de Contractvoorbereidingsfase afgesloten kan worden en de uitnodiging tot inschrijving (Minitender) voor een project kan plaatsvinden, moet het projectbudget zijn geborgd en moeten afspraken tussen ProRail en Initiatiefnemer ten aanzien van realisatie en onderhoud zijn gemaakt. ProRail stelt hiervoor, samen met de Initiatiefnemer, een projectovereenkomst (object- en beheerovereenkomst) op. Hierin staan de financiële afspraken, de wederzijdse werkafspraken over de fasen van het project, inclusief afspraken over overdracht, beheer en onderhoud van op te leveren objecten. De financierend initiatiefnemer draagt bij aan de TunnelAlliantie programmakosten. Ook hierover worden in de projectovereenkomst afspraken gemaakt. De basis hiervan is een percentuele bijdrage die trapsgewijs afneemt gerelateerd aan hoeveelheid vermijdbare meerwerkkosten. Het risicoprofiel van het project is dan vastgesteld. Voordat de Uitnodiging tot inschrijving verstuurd kan worden, dient de projectovereenkomst tussen ProRail en Initiatiefnemer ondertekend te zijn door gemandateerde vertegenwoordigers van beide organisaties.

3.4

Minitenderfase

Fase 3

Minitender

Input: Activiteiten: Output: Rollen:

Aanbestedingsdossier, objectovereenkomst tussen ProRail en Initiatiefnemer en Minitender spelregels Aanbieding maken door TA-aannemers Gegunde Deelopdracht Ontwerp en Uitvoering ProRail is leidend en organiseert de Minitender en het gunningsproces. De TA-aannemers maken hun aanbieding. De Initiatiefnemer beslist mee over eventuele afwijkingen in het aanbestedingsproces.

ProRail organiseert een Minitender Op basis van het vastgestelde aanbestedingsdossier en de ondertekende projectovereenkomst wordt de concurrentiegerichte dialoogfase (consultatie en review) van de aanbesteding afgesloten, wordt het definitieve aanbestedingsdossier verstrekt en worden de geselecteerde aannemers uitgenodigd om een aanbieding op te stellen en in te dienen. De aannemer die de beste aanbieding op het geldende gunningscriterium doet, komt in aanmerking voor gunning van de opdracht voor ontwerp en uitvoering van het Werk. Indien gewenst is het mogelijk ook meerjarig onderhoud uit te vragen. De exacte invulling (looptijd, Nota’s van Inlichtingen, beoordeling etc) van de Minitender verschilt per project (grootte van het project, specifieke gunningscriteria).

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

12/19

Het uitgangspunt is een aanbesteding waarbij de TA-aannemers op basis van minimale ontwerpinspanning een aanbieding opstellen, waarvoor geen tendervergoeding wordt betaald. Indien bij de Minitender een aanbiedingsontwerp wordt gevraagd, kan ProRail besluiten om een tendervergoeding te betalen aan de TA-aannemers aan wie het project niet wordt gegund, e.e.a. conform ProRail beleid Tenderkostenvergoeding. De TA-aannemers dienen hun aanbieding in binnen 8 weken. In principe volgt nog één ronde vragen over het Aanbestedingsdossier waarna nog een nota van inlichtingen volgt. De Minitender kan in afstemming een langere doorlooptijd hebben, als er sprake is van een complexer project of kwalitatieve gunningscriteria. Het gunningscriterium bij de Minitender is de economische meest voordelige inschrijving (EMVI), minimaal bestaande uit prijs, CO2-prestatieladder, MKI-waarde en het eventuele gunningsvoordeel van Opdrachtnemer bij aanbieden van een Prestatielijn Opdrachtnemer, die beter is dan de gevraagde Prestatielijn ProRail Overige mogelijke EMVI-criteria worden per project en in overleg met de Initiatiefnemer bepaald. Ze kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op veiligheid (veiligheidsladder), omgevingshinder, vormgeving of duurzaamheid.

Indien de aangeboden prijs door de economisch meest voordelige inschrijver hoger is dan de raming van ProRail, dan wel het maximale bouwbudget van de Initiatiefnemer, nodigt ProRail hem uit voor overleg over de oorzaak van het verschil.

ProRail organiseert audit- en toetsingscapaciteit ProRail inventariseert welke backoffice- en toetscapaciteit in de realisatiefase nodig is voor audits en producttoetsen, zoals de controle van ontwerpdocumenten. Backoffice kan voor elk project anders zijn (bijvoorbeeld door de grootte van het project) en is ook gekoppeld aan de beschikbare capaciteit bij bouwmanagement en Railtechniek. Voor de toetsorganisatie heeft ProRail voor TunnelAlliantieprojecten een raamovereenkomst afgesloten. Toetsen heeft direct een link met de beoogde kwaliteitsbeheersing (basisdoelstelling van de TunnelAlliantie) en ProRail wil gebruik maken van beschikbare kennis en kunde van het gehele proces (uitvoering van systeem- en procestoetsen, toetsen van product op basis van een risico gestuurde aanpak, alsmede de controle van het Definitief Integraal Ontwerp). Door dit door een vast team te laten doen is het mogelijk om ook hierin kwaliteit te verbeteren (ervaringen van het ene project meenemen naar het andere). De Initiatiefnemer kan een voorbehoud maken De Minitenderfase start pas als aan alle startvoorwaarden voldaan is. Het kan zijn dat met de Initiatiefnemer een voorbehoud is afgesproken.

De Minitenderfase kan dan pas starten wanneer aan de startvoorwaarden voor de uitvoering is voldaan (te denken valt aan gronden verworven, planologische inpassing onherroepelijk, kabels en leidingen verlegd, overeenkomst getekend). Het voorbehoud kan betekenen dat gedurende langere tijd (bijvoorbeeld een jaar nadat het aanbestedingsdossier gereviewd is) niet met de prijsvormingsfase gestart kan worden. In die situatie worden wijzigingen ten gevolge van wet- en regelgeving of anderszins later alsnog aan het dossier toegevoegd.

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

13/19

3.5

Ontwerp- en Realisatiefase

Fase 4:

Ontwerp en uitvoering

Input: Activiteiten: Output: Rollen:

Gegunde Deelopdracht Ontwerp en Uitvoering Ontwerp en Uitvoering van het Project Gerealiseerde infrastructuur en informatie die voldoen aan contractuele eisen De TA-aannemer is leidend en ontwerpt en realiseert het project. ProRail voert risico gestuurd contractmanagement. De Initiatiefnemer wordt geïnformeerd en betrokken bij aanvullende besluitvorming.

De TA-aannemer start met ontwerpen De winnende TA-aannemer maakt tijdens een startbijeenkomst/ Project Follow Up (PFU) nader kennis met de projectteams van ProRail en de Initiatiefnemer. Hij maakt afspraken over de verdere aanpak en belegt een sessie om de belangrijkste risico’s met de ketenpartners te verkleinen, ieder op zijn eigen verantwoordelijkheden. De TA-aannemer start met het project specifiek maken van het Projectkwaliteitsplan waarin zij aangeeft hoe zij het Werk beheerst gaat realiseren onder alle contractuele voorwaarden. Daarnaast levert hij in deze fase de andere in het Acceptatieplan gevraagde producten, zoals een integrale planning. ProRail stemt zijn toetsplanning af op de productenplanning van de TA-aannemer. De TA-aannemer start met het maken van ontwerpproducten en waar nodig met afstemmings- en optimalisatieslagen in relatie tot bijvoorbeeld de nog benodigde conditionerende activiteiten. Als resultaat van de TunnelAlliantie-aanpak gaat de TA-aannemer voor een oplossing die zowel goed is voor hemzelf als voor ProRail en de Initiatiefnemer. Daar waar optimaliserende ontwerpkeuzes niet passen binnen de planologisch kaders zoals vermeld in het Contractdossier, met eventuele grondverwervingstekeningen en eventuele kabels- en leidingverleggings-tekeningen, meldt de TA-aannemer dit aan ProRail en de Initiatiefnemer.

Indien de Initiatiefnemer besluit dat hij deze optimalisatie desondanks toch wenst, wordt direct een VTW gemaakt en afgeprijsd. Optimalisaties behoeven altijd de schriftelijke goedkeuring van zowel ProRail als de Initiatiefnemer. Ook een optimalisatie die weliswaar kosten bespaart, kan voor ProRail of de Initiatiefnemer toch niet wenselijk zijn en word afgewezen (bijvoorbeeld vanwege politieke gevoeligheden, strijdigheid met eerder gewekte verwachtingen, verstoring van lopende procedures, etc.). De TA-aannemer draagt de verantwoordelijkheid voor optimalisaties. Als dit al niet eerder door ProRail is gedaan (vaak resteert in deze fase hier te weinig tijd voor), start het door de TAaannemer ingehuurde voor treinbeveiliging erkende ingenieursbureau met het maken van het Railverkeerstechnisch Ontwerp (RVTO) en met de overige gevraagde producten. Daarbij is er specifieke aandacht voor de samenhang tussen het treinbeveiligingsontwerp en de overige ontwerpen. De TA-aannemer laat het RVTO door ProRail protocolleren conform de overeengekomen voorwaarden. Indien nodig heeft ProRail direct contact met het ontwerpende ingenieursbureau. Wanneer zich mogelijke dilemma’s voordoen tussen keuzes op het gebied van Arboveiligheid of Spoorwegveiligheid enerzijds en contracteisen anderzijds, neemt de TA-aannemer het initiatief om hierover in overleg te treden met ProRail.

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

14/19

ProRail managet de uitvoering van het contract ProRail voert risico gestuurd contractmanagement. Hiervoor wordt een toetsorganisatie opgezet. Bij Risico gestuurde contractbeheersing wordt risico gestuurd gekeken welke audits en toetsen wanneer uitgevoerd moeten worden, waarbij ook systeemtoetsen bij de aannemer kunnen worden gehouden. Bevindingen uit deze audits worden overlegd ProRail met de opdrachtnemer en moeten tot een herstelmaatregel leiden. Indien een herstelmaatregel niet mogelijk is dan kunnen bevindingen wijzigen in afwijkingen. Onderdeel van de TunnelAlliantie-aanpak is dat de TA-aannemer wordt uitgedaagd om met ProRail en de Initiatiefnemer dynamisch risicomanagement te voeren, open te zijn over de risico’s en gezamenlijk te zoeken naar oplossingen. Er is veel aandacht voor de werking van het kwaliteits-, veiligheids- en milieumanagementsysteem binnen de gehele productieketen van de TA-aannemer. VTW’s handelt ProRail af conform het bestaande contractmanagementproces en op basis van de specifieke TunnelAlliantie bepalingen in deze. Er wordt gewerkt met het informatiesysteem VISI om ontwikkelingen binnen het project goed te documenteren. Er vinden periodiek voortgangsoverleggen plaats.

Omdat de TA-aannemer voorafgaande aan de Minitender de Vraagspecificatie heeft gecontroleerd en tegenstrijdigheden, onjuistheden of onduidelijkheden heeft gemeld aan de opdrachtgever, is ProRail niet meer helemaal verantwoordelijk voor tegenstrijdigheden, onjuistheden en onduidelijkheden in de vraagspecificatie en aangeleverde informatie. De TA-aannemer moet aannemelijk maakt dat hij deze ondanks zijn rol en betrokkenheid voorafgaande aan de Minitender niet had kunnen en moeten opmerken. Voor de buitendienststellingen zijn er speciale, risico gestuurde bouwoverleggen met alle deelnemende partijen. Daarnaast zijn er geregeld ‘benen op tafel’-overleggen tussen ProRail, de Initiatiefnemer en de TA-aannemer, om de samenwerking in het project te bespreken. Belangrijke ProRail-protocollen worden door de TA-aannemer gevolgd en zoveel mogelijk voorbereid. ProRail maakt uiteindelijke de afspraken met betrekking tot deze protocollen, met specifieke aandacht voor de informatievoorziening en overdracht, twee risicovolle aspecten voor de planning van het project.

Omdat een TunnelAlliantiecontract een prestatielijn kent (een bonus-malus regeling op basis van beloofde kwaliteit en afwijkingen daarop), zorgt ProRail er samen met de aannemer voor dat bij de start van een bouwteam voor alle betrokkenen duidelijk is wat dit voor het betreffende project inhoudt en hoe dit gezamenlijk elk voortgangsoverleg wordt gemonitord. Dit is van belang omdat niet iedereen die pas bij de uitvoering wordt betrokken hier van op de hoogte is en er dan discussies kunnen ontstaan omdat pas bij het einde van het project wordt afgerekend (ten positieve of negatieve). De TA-aannemer meet zijn prestaties op zijn beloofde prestaties en overige contractuele afspraken en informeert ProRail zo spoedig mogelijk bij afwijkingen. De TA-aannemer voert het Werk uit De TA-aannemer organiseert tijdig overlegsessies met alle partijen die tijdens buitendienststellingen aan de slag gaan. Een maand voor de buitendienststelling dient het draaiboek klaar te zijn en door ProRail geaccepteerd. Voor de buitendienststellingen worden specifieke risicosessies gehouden. De buitendienststelling is dwingend voor het Werk binnen een contract. In de week nadat de buitendienststelling is afgelopen zullen opdrachtnemer, ProRail en, indien gewenst, initiatiefnemer het werk opnemen en ingebruiknemen e.e.a.

zoals dit is opgenomen in de UACgc § 26 De TA-aannemer is alert op het voorkomen van omgevingshinder en het zo goed mogelijk borgen van bereikbaarheid voor verkeersdeelnemers en omgeving. Dat betekent dat er tijdig, correct en naar de juiste doelgroepen wordt gecommuniceerd over hinder en dat deze hinder conform de contracteisen wordt geminimaliseerd. Daar waar nodig worden ter informatie bewoners- of bedrijvenavonden georganiseerd. Gedurende de uitvoering van het Werk dient de TA-aannemer ervoor te zorgen dat de informatieoverdracht geregeld is. De TA-aannemer mag hiermee niet wachten tot einde Werk, maar dient de overdrachtsdossiers gedurende het Werk met de Initiatiefnemer en ProRail af te stemmen en in te richten als onderdeel van de werkpakketten. Indien een bij een

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

15/19

werkpakket behorend oplverdocumentatie niet beschikbaar is aan het einde van dit werkpakket wordt 25% van het werkpakket niet betaalbaar gesteld totdat de opleverdocumentatie beschikbaar en geaccepteerd is. Indien dit voor de acceptatie van een werkpakket gewenst is houdt de TA-aannemer een aantal malen een preopleveringsronde met ProRail en de Initiatiefnemer, Bij oplevering van het Werk dient het opleverdossier volledig gereed en goed te zijn. De TA-aannemer blijft zijn prestaties meten op zijn beloofde prestaties en overige contractuele afspraken en informeert ProRail zo spoedig mogelijk bij afwijkingen. Dit is de prestatielijn en de uitslagen hierop kunnen leiden tot boetes of bonussen.

4

Het resultaat van de TunnelAlliantie

De TunnelAlliantie levert een winsituatie op voor alle deelnemende ketenpartners.

Initiatiefnemers: Een betere doorstroming en grotere veiligheid voor verkeersdeelnemers rond spoorkruisingen Een transparanter proces Meer inzicht in en zekerheid over de projectkosten Lagere investeringskosten Kortere doorlooptijden ProRail: Een veel klantgerichter, transparanter en continu verbeterend proces Een reductie van PEAT-kosten (Projectmanagement, Engineering, Administratie, Toezicht) Betere benutting van de kracht van de markt Een reductie van faalkosten (VTW’s)

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

16/19

-

Verbetering van het imago

Marktpartijen: Betrokkenheid bij een nieuw concept Meer invloed op projecten door eerder betrokken te zijn Intensieve samenwerking met ProRail en Initiatiefnemers Meer mogelijkheden voor standaardisatie en innovatie van product en proces Een reductie van niet verrekenbare faalkosten

De hierboven genoemde resultaten worden behaald door de aspecten, samenwerking, een continu leer- en verbeterproces, focus op risico- en faalkostenreductie. Deze aspecten bepalen tezamen de werking van de TunnelAlliantie Samenwerking Borging van de samenwerking tussen Initiatiefnemer, ProRail en TA-aannemers is essentieel voor goede werking van de TunnelAlliantie. De punten hieronder beschrijven hoe deze samenwerking binnen de TunnelAlliantie concreet vorm krijgt: -

-

ProRail verbindt zijn besluitvormingsprocessen met die van de Initiatiefnemer. Samenwerkingsgerichtheid is één van de criteria waarop TA-aannemers worden geselecteerd. Samenwerkingssessies, conflictmanagement, bouwreflectie, ‘ benen op tafel’ sessies worden gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst gehouden om ‘de boel bij elkaar te houden’ en de belangen blijvend te verbinden. De ketenpartners doen daarbij wat zij samen nodig achten. De ketenpartners organiseren vaste teams en aanspreekpunten, hetgeen het besef van een gedeelde verantwoordelijkheid versterkt. Iedere partner in de TunnelAlliantie brengt zijn specifieke deskundigheid en expertise in. De Initiatiefnemer krijgt de ruimte en verantwoordelijkheid om de onderdoorgang binnen de vastgestelde systeemgrenzen te optimaliseren. ProRail krijgt ruimte om de contractering en aansturing van het bouwproces te optimaliseren. De TA-aannemers krijgen ruimte om hun kennis en ervaring in ontwerp en realisatie te combineren door in een vroeger stadium betrokken te worden. Hierdoor komen risico’s rondom inpassing, ontwerp en realisatie te liggen bij de partij die deze het best kan beheersen.

Continu leer- en verbeterproces De kwaliteit van de hiervoor beschreven samenwerking in de TunnelAlliantie verbetert voortdurend door ingebouwde leer- en verbetermechanismen. De punten hieronder beschrijven concrete leer- en verbetermechanismen: -

Door gebruik te maken van het repeterende karakter van TunnelAlliantie-projecten, is het mogelijk op producten procesniveau samen te werken aan doorontwikkeling. De TunnelAlliantie standaardiseert waar mogelijk en levert maatwerk waar nodig. ProRail werkt met TA-aannemers aan effectieve kwaliteits-, veiligheids- en milieumanagementsystemen in hun productieketen. Op basis van leerprocessen reikt ProRail kaders en verbeteradviezen aan en audit en toetst of deze door de TAaannemers zijn geïmplementeerd. Van TA-aannemers wordt een actieve verbeteraanpak gevraagd. ProRail evalueert samen met de partners elke projectfase, om zowel van gemaakte fouten als geboekte resultaten te leren. ProRail evalueert ook zijn eigen prestaties. Vanuit de analyse van opgetreden risico's in een groot aantal eerder uitgevoerde projecten worden verbeteringen geborgd.

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

17/19

Risico- en faalkostenreductie De hiervoor beschreven samenwerking en leer- en verbeterproces dragen bij aan het terugdringen van faalkosten en risico's. Daarnaast zijn er andere mechanismen ingebouwd in de TunnelAlliantie. Hieronder een puntsgewijze opsomming van de wijze waarop de TunnelAlliantie risico- en faalkosten reduceert: -

-

-

-

-

De besluitvorming omtrent een projectlocatie vindt plaats op basis van voldoende robuuste informatie, zoals een compleet en kwalitatief goed conditioneringsonderzoek (bureau en veld), een stabiel eisenprogramma (value engineering based) en inzicht in de belangrijkste projectrisico’s op het gebied van haalbaarheid en maakbaarheid. Aan TA-aannemers worden voor de aanbesteding per project (de zogeheten Minitender) voldoende en juiste conditionerende gegevens ter beschikking gesteld (denk aan bodem, milieu, water, niet gesprongen explosieven, verleggingen en ligging kabels en leidingen, etc.). Voorafgaand aan contractering, houden Initiatiefnemer en ProRail individuele consults met TA-aannemers om de risico’s van het project te inventariseren ten aanzien van haalbaarheid en maakbaarheid (voldoende werkgebied, ruimte om te bouwen, benodigde ontsluitingswegen en mogelijkheden voor bouwwegen. Kwaliteit, kwantiteit en juistheid van conditionerende gegevens). ProRail bewaakt dat de scope en het eisenprogramma van de Initiatiefnemer stabiel zijn, dat de Initiatiefnemer binnen de geografische grenzen van wegverbindingssysteem zo ontwerpvrij als mogelijk specificeert en dat de TA-aannemer zo vroeg mogelijk in het proces verantwoordelijk wordt gemaakt voor een passend ontwerp en een beheerste uitvoering.

ProRail draagt zorg voor een herkenbaar en kwalitatief goed Aanbestedingsdossier voor de TA-aannemers, dat voorafgaand aan de Minitender met hen is doorgenomen zodat daar grijze gebieden en risico’s zijn uitgefilterd. De deelnemers aan de TunnelAlliantie werken met vaste teams, die fouten met elkaar delen en zo van elkaar leren. Goed contractmanagement (handhaven Contractdossier, kennis en kunde geborgd en auditen).

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

18/19

Bijlage 1

Productenlijst voor Overdrachtsdossier

Zie het document: Benodigde producten voor het overdrachtsdossier, versie 5.0 van juli 2020

NB! DEZE BIJLAGE WORDT REGELMATIG GEUPDATE N.A.V. ERVARINGEN VAN PROJECTEN EN TERUGKOPPELING DAARVAN IN DE COMMUNITY OF PRACTICE VAN DE TUNNELALLIANTIE BINNEN RAILTECHNIEK. NEEM VOOR DE LAATSTE INZICHTEN CONTACT OP MET DE RAILSYSTEMS ENGINEER VAN JE PROJECT OF MET HET PROGRAMMATEAM TUNNELALLIANTIE.

ProRail TunnelAlliantie Werking van de TunnelAlliantie versie 5.0

19/19