Programmabegroting 2023 - 2026.pdf

Als deze vertaling leidt tot andere financiële keuzes, volgen hiervoor separate voorstellen.

95

Regionale samenwerking We werken op veel beleidsterreinen nauw samen in de regio. Dit doen we omdat een aantal gemeentelijke taken eenvoudigweg niet door individuele gemeenten los van elkaar kunnen worden opgepakt. Wij zijn alert op mogelijkheden en kansen voor samenwerking. We beoordelen of samenwerking of uitbesteden van taken leidt tot betere dienstverlening, meer continuïteit of lagere kosten. Of dat het juist beter is om het werk ‘in huis’ te organiseren. Daarnaast is het van belang dat wij regionaal de belangen van Midden-Delfland blijven vertegenwoordigen en een sterke partner zijn in deze samenwerkingen.

Dienstverlening De gemeente streeft het behoud van een hoge kwaliteit van dienstverlening na. In lijn met het gedachtegoed ‘Thuis in Midden-Delfland’ vinden wij het belangrijk dat onze inwoners zich gehoord en begrepen voelen. Op uiteenlopende terreinen meten wij periodiek de klanttevredenheid van onze inwoners (te denken valt aan de jaarlijkse cliënttevredenheidsonderzoeken in het sociaal domein, zoals voor de Wmo). Dergelijke onderzoeken bevestigen dat de dienstverlening in onze kleinschalige organisatie nabij en op orde is. Dat neemt niet weg dat er ruimte en noodzaak is voor verbetering. Het komend jaar zetten wij in op het verbeteren van onze telefonische bereikbaarheid. Technische ontwikkelingen (zoals een verouderde telefooncentrale), en externe ontwikkelingen (zoals het effect van langdurig thuiswerken door corona) hebben ertoe geleid dat de telefonische bereikbaarheid in de tweede lijn aandacht behoeft.

Informatiemanagement en digitalisering Verder digitaliseren is noodzakelijk en randvoorwaarde voor een goed functionerende organisatie en het biedt kansen voor verbetering van onze dienstverlening. Wij hebben in 2021 het Informatiebeleidsplan vastgesteld. Hierin staat onze visie en koers op onze informatievoorziening en dit is ons uitgangspunt bij de uitvoering van projecten en de keuzes die we maken. In het Informatiebeleidsplan zijn vijf ontwikkelsporen beschreven: (digitale) samenwerking, informatie gedreven processen, geregisseerde informatievoorziening, solide huis en het faciliterend huis. Deze ontwikkelsporen zijn uitgewerkt in een projectenkalender. In 2023 en de jaren daarna werken we aan een aantal grote projecten en ontwikkelingen. Zaakgericht werken. Het doel en de bedoeling van Zaakgericht werken is goede en adequate dienstverlening. Daarvoor is nodig dat we makkelijker en sneller zicht hebben op de informatie in onze organisatie en dat het eenvoudiger is om samen te werken aan opgaven. Het zaakgericht werken is een meerjarig project. Eind 2021 zijn we gestart met het nieuwe Zaaksysteem. Hiermee brachten en brengen we onze digitale informatiehuishouding op een eigentijds niveau. In 2023 zijn de koppelingen met andere systemen zoals de software voor de nieuwe Omgevingswet en de systemen van het sociaal domein gereed.

Daarna werken we aan het (zaakgericht) inrichten en optimaliseren van processen en het afstemmen op de behoeften van onze organisatie. We ontwikkelen nieuwe webformulieren die geïntegreerd zijn in het zaaksysteem. Deze zorgen ervoor dat de juiste informatie sneller op de juiste plek komt, zodat dit de dienstverlening ondersteunt. Voor inwoners en ondernemers maken we een Persoonlijke Internetpagina (PIP) beschikbaar. Daarmee zijn zij in staat om zelf hun lopende aanvragen te volgen. ‘Versaasing’. De komende jaren migreren we onze digitale werkplekoplossingen. Dit vraagt veel inzet van zowel de functioneel applicatiebeheerders, ICT en Informatievoorziening als van de gebruikers. Daarom doen we dit gefaseerd. Ook brengt dit – eenmalig – extra kosten met zich mee. De applicaties moeten bij deze transitie deels ‘dubbel’ draaien om de overstap te kunnen maken. Dus zowel ‘on premise’ als in de cloud. Data naar informatie. De derde grote ontwikkeling waar we kansen zien, is slimmere inzet van beschikbare data. Zo investeren we om onze bedrijfsvoering op het gebied van business intelligence en planning & control beter en slimmer in te richten en om actueler zicht te hebben op de ontwikkeling van (bijvoorbeeld) personeelskosten. Wet open overheid.

De Woo staat niet op zichzelf, maar maakt deel uit van groter stelsel dat gericht is op gelijkheid van informatiepositie tussen burger en overheid. Naast de Woo vraagt het ook implementatie van de Wet Elektronische Publicaties (WEP) en de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV). De drie wetten hebben onderling diverse raakvlakken.

96

De basis is dat de informatiehuishouding op orde is en dat de documenten digitaal toegankelijk en functioneel juist moeten zijn. Samenwerking gemeente Westland. Op basis van een dienstverleningsovereenkomst verzorgt de gemeente Westland het technisch beheer van onze ICT. In 2023 maken we de keuzes samen met de gemeente Westland over de toekomstige vorm van samenwerking. Een goede, stabiele samenwerking op dit vlak draagt bij aan de verhoging van de kwaliteit van onze processen en informatievoorziening en de vermindering van de kwetsbaarheid van onze organisatie. Hiermee houden we onze digitale informatiehuishouding op een eigentijds niveau. Oog voor gevolgen. Wij zetten in op ontwikkeling via digitalisering van dienstverlening, daar liggen kansen om onze bedrijfsvoering te verbeteren en daarmee onze dienstverlening. We houden daarbij oog voor inwoners die minder digitaal vaardig zijn of de voorkeur geven aan een andere manier van contact met de gemeente. Ook houden we oog voor de gevolgen van verdergaande digitalisering voor de organisatie. Informatievoorziening wordt complexer en heeft gevolgen voor de rollen en functies van medewerker. Iedere medewerker is inmiddels een 'manager van informatie’. De komende jaren zien wij een verandering in de rol van applicatiebeheerders, deze rol wordt steeds groter onderdeel van de functie.

Ook vraagt dit van alle medewerkers dat zij de vereiste kennis over processen, informatiebeveiliging en privacy (blijven) ontwikkelen.

Informatieveiligheid en privacy Juist bij toenemende digitalisering besteden we aandacht aan online veiligheid en zorgen we dat we voldoen aan de relevante informatiebeveiligingseisen. Dat betekent ook dat we in de organisatie de noodzakelijke aandacht geven aan digitale bewustwording op het gebied van privacy en informatieveiligheid. Wij zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van onze informatieveiligheid, daarbij werken we vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). In 2023 werken we verder aan één van de belangrijkste maar complexe te nemen maatregel: het inrichten en oefenen van bedrijfscontinuïteits-management (BCM). Doel hiervan is dat we beter voorbereid zijn bij een cybercrisis zoals bijvoorbeeld Hof van Twente heeft meegemaakt. We willen computerdreigingen beter kunnen monitoren en in kaart brengen. Hiervoor is een SIEM/SOC1[1] nodig. We participeerden in een aanbesteding georganiseerd door de VNG. De VNG heeft echter na gunning het uiteindelijke contract voor een SIEM/SOC in 2022 met de gegunde partij beëindigd. Zij konden niet voldoen aan de verschillende onderdelen van het contract. Dat betekent dat we zelf een aanbesteding starten om een dergelijke dienst af te nemen. We trekken hierin waar mogelijk samen op met de gemeente Westland. We hebben inmiddels een stevig privacyfundament en we bouwen daar in 2023 verder aan.

We hebben een privacy-organisatie die het management, de medewerkers en bestuurders ondersteunt en adviseert over privacy. De komende jaren blijft het privacybewustzijn een belangrijk aandachtspunt, evenals de verdere professionalisering en het detecteren van risico’s. Specifiek aandacht heeft ook de inwerkingtreding van de Wet open overheid.

Openbaarheid en transparantie Per 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo regelt het recht van inwoners op informatie van de overheid en is een belangrijke stap naar een open overheid. De bedoeling is dat informatie makkelijk vindbaar is en dat inwoners een meer gelijke informatiepositie krijgen. Dit vraagt dat de gemeente transparant handelt en actief informatie geeft. Ook zorgen we ervoor dat de informatie goed vindbaar is en dat deze begrijpelijk is. Dat betekent dat we de komende jaren niet alleen werken aan technische en systeemoplossingen om dit mogelijk te maken, maar ook dat we aandacht besteden aan de cultuurverandering die de transitie naar de Woo ook is. Meerjarige implementatie De transitie naar de Woo is meerjarig. Voor de volledige implementatie van de Woo worden overgangstermijnen van 3 tot 8 jaar genoemd. Er is nog een aantal onduidelijkheden voor de implementatie van de Woo en ook zijn (landelijk) nog niet alle voorzieningen gereed. De informatie moeten we ontsluiten via het landelijke Platform 1

SIEM staat voor Security Information & Event Management, SOC voor Security Operations Center

97

Open Overheidsinformatie (PLOOI). PLOOI is nog niet gereed en volop in ontwikkeling op het moment van schrijven van deze paragraaf. Vereist is dat dit platform gereed is, het koppelvlak gereed is en dat wij in 2023 een koppeling maken met de gemeentelijke infrastructuur. Doelen voor 2023 In 2022 hebben we kortetermijnmaatregelen genomen die nodig waren om de organisatie in te richten op de start van de Woo en formuleerden we eveneens de ambities voor de lange termijn. In 2023 vertalen we de Woo ambities in onze visie op dienstverlening en werken we aan de hand van het vastgestelde plan aan de (verdere) implementatie van de Woo. Uitgangspunt is dat we handelen vanuit de bedoeling en beoogd doel van de wet: transparantie en gelijkheid in informatiepositie. We werken de komende jaren gefaseerd toe naar het actief openbaar maken van 11 informatie categorieën. In 2023 richten we ons op de openbaarmaking van: bereikbaarheidsgegevens van het bestuursorgaan en wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend; vergaderstukken van vertegenwoordigende lichamen van decentrale overheden; convenanten; Woo-verzoeken, inclusief de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie. Kosten implementatie van de Woo De implementatie van de WOO brengt kosten met zich mee. De exacte omvang is nog niet bekend, daarvoor is nog te veel onduidelijk.

Naast personele kosten voor onder meer de Woo-coördinator zijn er kosten voor licenties, gebruik en onderhoud van systemen, zoals de verplichte aansluiting op PLOOI. Ook maken we incidentele kosten voor het inventariseren, aanpassen en inrichten van processen voor onder andere actieve openbaarmaking. Daarnaast zijn er kosten voor automatisering, waaronder bedrijfsapplicaties, metadata, documentsjablonen aanpassen en anonimiseringssoftware. Tot slot worden er kosten gemaakt voor opleiding, communicatie en het inhuren van expertise en menskracht. In het gemeentefonds zijn middelen beschikbaar gesteld specifiek voor de implementatie van de Woo.

Communicatie Bij nieuwe ontwikkelingen hebben we aandacht voor doelgroepgerichte communicatie en participatie. Voor een open oriëntatie naar de samenleving is het vroegtijdig betrekken van inwoners van belang. De belangen, meningen en creativiteit van inwoners en ondernemers komen daardoor eerder op tafel. Participatie maak daarom onderdeel uit van onze manier van werken. Concrete projecten in de directe leefomgeving met een korte doorlooptijd én duidelijk verwachtingsmanagement lenen zich het best voor participatie. We zijn daarom vooraf eerlijk over de invloed die inwoners hebben en we zijn duidelijk over wie welke rol heeft in het proces. Eerdere jaren was als gevolg meerdere bezuinigingsrondes voor (corporate) communicatie alleen nog budget beschikbaar voor ‘business as usual’, zoals budget voor publicaties in de schakel en de kosten voor systemen. Daarbij was weinig ruimte voor het updaten van onze communicatiemiddelen. Wij hebben een unieke identiteit en het is belangrijk om de meerwaarde hiervan en de kracht van ons landschap te blijven communiceren. Daarom actualiseren wij een aantal basis (corporate) communicatiemiddelen het komende jaar.

98

3. 6. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Wij voeren actief beleid op de beheersing van de risico’s die wij lopen. Gekeken wordt naar de maatregelen die worden getroffen om de risico’s af te dekken. Voor de risico’s waarvoor geen maatregelen getroffen kunnen worden (bijv. verzekeren te duur) wordt ingeschat welke buffer noodzakelijk is. Dit is het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen is te definiëren als ‘het vermogen van de gemeente om niet-structurele risico's op te kunnen vangen om haar taken te kunnen voortzetten’. Door een goed systeem van risicomanagement kunnen bestuurders en managers voor risico’s, die het behalen van de doelstellingen bedreigen, passende beheersmaatregelen nemen. Uit deze paragraaf blijkt dat het weerstandsvermogen ruim voldoende is. Daarnaast verhouden de wettelijk voorgeschreven indicatoren zich tot de normen die de VNG hiervoor heeft ontwikkeld.

Interne regelgeving en beleidsafspraken: Financiële verordening, Controleverordening, Nota Reserves en voorzieningen, Treasurystatuut, Nota risicomanagement, Herziening nota grondbeleid en het Collegeprogramma.

Risicomanagement Wie denkt aan risicomanagement en risico’s in algemene zin, denkt vaak aan vervelende, negatieve gebeurtenissen. Vaak wordt gedacht dat risicomanagement innovatie en vernieuwing tegenhoudt. Dat dit niet waar is zien we terug in de definitie van de term risico, namelijk: “Het effect van onzekerheid op het bereiken van waarde. Met andere woorden, risicomanagement is het beheersen van risico’s en het nemen van beslissingen die gericht zijn op het voorkomen of minimaliseren van nadelige effecten. Goed risicomanagement zorgt voor procesoptimalisatie, een betere inrichting en borging van resultaten. Een essentieel instrument voor het bereiken van resultaat, innovatie en de Cittaslow filosofie”. Risicomanagement heeft een prominente plek binnen de Planning- en Control cyclus (P&C cyclus). Het is een continu proces. Bij alle P&C producten wordt hierover gerapporteerd. Risicomanagement is een manier van denken. Het dient als hulpmiddel bij het nemen van besluiten door zowel Raad als college. Op 25 juni 2019 is de ‘Nota Risicomanagement Midden-Delfland’ vastgesteld door de Raad. Met deze nota en nog belangrijker een actueel risicoregister wordt het mogelijk een betrouwbaar oordeel over het benodigde weerstandsvermogen te geven.

Dat leidt er uiteindelijk toe dat risico's zo weinig mogelijk effect hebben op de uitvoering van het lopende beleid en in stand houden van bestaande voorzieningen voor de lokale samenleving. De continuïteit van de bedrijfsvoering en de uitvoering van beleid wordt hiermee beter gewaarborgd. In het risicoregister gaat het niet alleen om risico’s met financiële gevolgen, maar ook om het inzicht in de niet financiële gevolgen (bijvoorbeeld op politiek-, imago-, milieu-, juridisch- privacy of informatie en veiligheidsvlak). Een actueel risicoregister biedt de volgende voordelen: - Een scherper beeld van het meest waarschijnlijke scenario voor de afwikkeling van risico’s - Verhoogd risicobewustzijn binnen alle lagen van de organisatie (verankering) - Effectievere en efficiëntere bedrijfsvoering (prioriteit leggen bij de belangrijkste onderwerpen) - Betere koppeling tussen beleid en bedrijfsvoering.

99

Het risicoregister wordt niet als bijlage gepubliceerd bij de programmabegroting en –rekening. Dit in verband met de vertrouwelijkheid van sommige risico’s. De belangrijke openbare risico’s worden in deze paragraaf benoemd. Als zich buiten de P&C-cyclusmomenten om, ontwikkelingen voordoen (denk bijvoorbeeld aan risico's betreffende de grondexploitatie) dan geldt uiteraard een actieve informatieplicht.

Belangrijkste risico’s Door actieve risicobeheersing heeft de gemeente in beeld wat de risico’s zijn en is het mogelijk om het weerstandsvermogen te bepalen. Alle risico’s worden tweemaal per jaar herijkt en er wordt continu geanticipeerd op nieuwe risico’s. Het getoonde risicoprofiel is bepaald vanuit de herijking/ inventarisatie zoals uitgevoerd t/m juli 2022. In het volgende overzicht worden de belangrijkste (geconsolideerde) risico's gepresenteerd die de grootste invloed hebben bij de bepaling van de benodigde weerstandscapaciteit. Bij ieder risico worden kort de beheersmaatregelen weergegeven. - Grondexploitatie Door de grote omvang van de grondexploitatie vormt dit een risico voor de gemeente. Jaarlijks worden de grondexploitaties en de bijbehorende risicoanalyse geactualiseerd. De resultaten van de grondexploitatie brengen wij ten gunste of ten laste van de reserve grondexploitaties. De laatste actualisatie geeft aan dat het resultaat van de reserve grondexploitaties op termijn een batig saldo laat zien. - Verbonden partijen De gemeente neemt deel in 18 verbonden partijen. Veelal is dat een deelname of samenwerking met meerdere gemeenten. De afgelopen jaren is enkele malen gebleken dat hier behoorlijke financiële gevolgen uit voort kunnen vloeien (bijvoorbeeld GGD en Avalex). Stringente bewaking is noodzakelijk om problemen in de toekomst te voorkomen.

Voor het dividend van JUVA wordt uitgegaan van een structureel lagere uitkering, gegeven het meerjarenplan van JUVA, de noodzakelijke investeringen en de ontwikkeling van de solvabiliteit. Gegeven de zeer volatiele situatie op de energiemarkt, de prijsontwikkeling en de lagere omzet is voor 2023 (gegeven de te verwachten resultaten in 2022) een dividenduitkering onzeker. - Sociale Domein Vanaf januari 2015 is een groot aantal nieuwe taken overgekomen naar gemeenten. Het betrof aanvankelijk de Participatiewet, de nieuwe Wmo 2015 en taken uit de Jeugdwet. Al vanaf het begin van de decentralisatie hebben gemeenten en VNG aangegeven dat de meegekomen rijksmiddelen bij deze decentralisaties onvoldoende zijn. Ontwikkelingen als de invoering van het abonnementstarief in de Wmo, en het open einde karakter van een aantal regelingen, hebben de financiële druk opgevoerd. Vanaf medio 2018 heeft dit ook in Midden-Delfland geleid tot tekorten, met name op het terrein jeugd. Binnen de gemeentelijke uitvoeringsorganisatie zijn en worden uiteenlopende maatregelen genomen tot kostenbeheersing, waarbij genoemd kunnen worden: het pva kostenbeheersing (2019/2020), de daaruit voortvloeiende doorontwikkeling van het maatschappelijk team en de acties gericht op optimalisering van de bedrijfsvoering.

Daarnaast wordt veel inzet gepleegd op de implementatie van (regionale) instrumenten ter beheersing van de kosten. Inmiddels is van rijkswege erkend dat er sprake is van structureel tekortschietende financiering in de jeugdzorg, wat heeft geleid tot enkele (incidentele) extra bedragen voor gemeenten. Per saldo blijft het risico op overschrijdingen, gezien het open einde karakter van de regelingen, de tekortschietende financiering en de beperkte beïnvloedingsmogelijkheden substantieel. Risico’s waardoor de dienstverlening en kwaliteit van de zorg, ondersteuning en financiële dienstverlening in gevaar komen: Sociaal domein breed: langere termijneffecten van corona en corona maatregelen op vraag naar ondersteuning op gebied van zorg, inkomen, welzijn en schuldenproblematiek. Sociaal domein breed: uitvoeringskosten voor nieuwe wettelijke regelingen zoals de inburgering (vanaf 2022), vroeg signalering (vanaf 2021) in de schuldhulp, coronamaatregelen (tijdelijk) en toekomstige gemeentelijke taken (beschermd wonen) mogelijk nieuwe volgende regelingen

-

Nieuwe gemeentelijke taken ter compensatie van effecten maatschappelijke ontwikkelingen zoals de energiecrisis, de toename van vluchtelingen, en de toeslagenaffaire.

100