08 bijlage Uitvoerings en Handhavingsstrategie Midden Delfland 2024 - Definitieve versie 06122024
Tekst van het document
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie voor vergunningverlening, toezicht en handhaving Gemeente Midden-Delfland
2024
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
Inhoudsopgave 1.
Inleiding ..........................................................................................................................................................................................................5 Juridische grondslag ..........................................................................................................................................................................................5 Evaluatie ............................................................................................................................................................................................................5 Positie U&H-strategie.........................................................................................................................................................................................6 Leeswijzer ..........................................................................................................................................................................................................6
2.
VTH- Uitgangspunten .....................................................................................................................................................................................8
3.
Risicoanalyse en prioriteiten ......................................................................................................................................................................... 11
4.
De VTH-strategie..........................................................................................................................................................................................14 Preventiestrategie ............................................................................................................................................................................................16 Vergunningenstrategie .....................................................................................................................................................................................18 Toezichtstrategie ..............................................................................................................................................................................................20 Handhavingsstrategie ......................................................................................................................................................................................22 Monitoringsstrategie.........................................................................................................................................................................................24 Evaluatiestrategie
............................................................................................................................................................................................25
5.
De VTH-organisatie ......................................................................................................................................................................................26 De gemeente als VTH-organisatie ...................................................................................................................................................................26 De VTH-organisatie als dienstverlener .............................................................................................................................................................30 BIJLAGE 1: Gevolgen Omgevingswet op VTH.................................................................................................................................................31 BIJLAGE 2:
Big 8- cyclus ..............................................................................................................................................................................33
BIJLAGE 3:
Omgevingsanalyse ...................................................................................................................................................................35
BIJLAGE 4:
Samenwerkingspartners ...........................................................................................................................................................39
BIJLAGE 5: Toelichting risicoanalyse .............................................................................................................................................................40 BIJLAGE 6: Toelichting LHSO en
LHSO-interventiematrix .....................................................................................................................42
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
5
1. Inleiding De voorliggende Uitvoerings- en Handhavingsstrategie (U&Hstrategie) is de actualisering van het gemeentelijke beleid voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) uit 2017. De U&H-strategie beschrijft hoe Midden-Delfland omgaat met Uitvoerings- (vergunningen) en Handhavingstaken (toezicht en handhaving). Voorheen werd deze strategie VTH-beleid genoemd. Nu wordt terminologie gebruikt uit de Omgevingswet, die per 1 januari 2024 inwerking is getreden. De invloed van de Omgevingswet op het domein van vergunningverlening, toezicht en handhaving is opgenomen in bijlage 1. De U&H-strategie en het daarop volgende uitvoeringsprogramma geven richting aan, en houvast bij de uitvoering van werkzaamheden op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving in het ruimtelijke domein.
Juridische grondslag Ter bescherming van de kwaliteit van de fysieke leefomgeving zijn regels vastgelegd in het omgevingsrecht, inclusief omgevingsplannen, vergunningen en andere toestemmingen. Inwoners en bedrijven die activiteiten uitvoeren, zijn op de eerste plaats zelf verantwoordelijkheid voor het beschermen van deze omgeving. Zij moeten eventuele schade, hinder en overlast voorkomen, beperken of herstellen. De gemeente maakt activiteiten mogelijk via vergunningen en meldingen om de fysieke leefomgeving te beschermen, en treedt op waar nodig om naleving van deze regelgeving te waarborgen. Onze aanpak en de manier waarop wij deze instrumenten toepassen, zijn uiteengezet in deze U&Hstrategie.
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
De wettelijke basis voor de U&H-strategie is verankerd in het Besluit omgevingsrecht (§7.2; procescriteria) en het Omgevingsbesluit (art.13.5 en 13.6), waarin onder meer is gesteld dat bestuursorganen die zijn belast met de uitvoerings- en handhavingstaak (waaronder het college van Burgemeester en wethouders) een uitvoerings- en handhavingsstrategie vaststellen in een of meer documenten waarin gemotiveerd wordt aangegeven welke doelen worden gesteld voor de uitvoering en handhaving en welke werkzaamheden met het oog op die doelen zullen worden verricht.
Evaluatie De inhoud en effectiviteit van het huidige beleid en de praktijk zijn in 2024 geëvalueerd met medewerkers van de taakvelden ruimtelijk beleid, openbare orde en veiligheid, juridische zaken, openbare ruimte en vergunningverlening, toezicht en handhaving. Geconcludeerd is dat het VTH-beleid uit 2017 op veel onderdelen de kernwaarden en intenties bezit die nodig zijn voor een effectief bestuurlijk kader, maar dat wettelijke vereisten en feedback van betrokkenen het noodzakelijk maken om het beleid te actualiseren en te herzien. Dat heeft geleid tot deze U&H-strategie die richtlijnen biedt voor uitvoering van VTH-taken in de komende jaren. Uit de evaluatie komt naar voren dat nadere aandacht gegeven dient te worden aan: - Prioritering, voor meer richting in uitvoering en focus op belangrijke gebieden of thema’s (zoals met name landschap en cultuurhistorie);
6 - Samenwerking; intern en met externe partners voor beter afgestemd en integraal toezicht; - Handhaving; helderheid in strategie, preventieve maatregelen en sancties, en een betere naleving van wet- en regelgeving; - Capaciteit; beleid dient uitvoerbaar te zijn door goede aansluiting met kwalitatieve en kwantitatieve personele formatie. - Monitoring en evaluatie; inrichting en beheer van informatiemanagementsysteem op basis waarvan tussentijds tijdig bijgestuurd kan worden op beleid en uitvoering. De resultaten van de evaluatie zijn gebruikt bij een aantal werksessies met medewerkers van de diverse taakvelden om te komen tot deze U&H-strategie.
Positie U&H-strategie De uitvoerings- en handhavingstaken zijn geen doel op zich, maar een middel dat bijdraagt aan maatschappelijke ambities en inhoudelijke doelstellingen. De U&H-strategie vormt een leidraad voor de taken en processen omtrent vergunningverlening, toezicht en handhaving binnen de gemeente en zet hiermee de organisatie in beweging. De inhoud van deze strategie is flexibel; het kan worden aangepast als nieuwe inzichten of veranderende omstandigheden dit vereisen. Belangrijk voor de uitvoering van VTH-taken is de verbinding tussen beleid en uitvoering. De beleidscyclus van beleid en uitvoering is vertaald in het zogenaamde Big-8 model (zie bijlage 2). Dit model is een samenhangend model van een beleidsvormende (strategische) en uitvoerende (operationele) cyclus. Op het snijvlak van beide cycli ligt het uitvoeringsprogramma. Het jaarlijkse uitvoeringsprogramma VTH is van belang voor de concrete vertaling van de uitvoerings- en handhavingsstrategie naar Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
uitvoeringsgerichte acties. Deze wordt jaarlijks in afstemming met bovenstaande taakvelden herzien. Zodoende worden de activiteiten per jaar bepaald en kan er worden ingespeeld op de actualiteit van beleid en dynamiek in de samenleving. Privaatrechtelijke problemen komen ook voor in de leefomgeving. Deze problemen raken vaak de gemeentelijke VTH-taken, wat de casuïstiek complexer maakt. Omdat de basis van dit beleid publiekrechtelijk is, zijn privaatrechtelijke onderwerpen voor deze U&H-strategie buiten beschouwing gelaten. De Uitvoerings- en Handhavingsstrategie voor het VTH-domein heeft een inhoudelijke relatie met het in 2024 vastgestelde Integraal Veiligheidsplan (IVP) en bijbehorende uitvoeringsprogramma (m.n. evenementenbeleid en integraal toezicht). Er is een beperkte relatie met het in 2024 vastgestelde Plan van Aanpak Ondermijning MiddenDelfland 2024 – 2026. Bij de uitvoering van taken in het VTH-domein is er vooral sprake van een signaleringsfunctie en start van een eventueel Bibob-onderzoek op grond van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet Bibob).
Leeswijzer VTH-uitgangspunten In hoofdstuk 2 zijn de uitgangspunten voor de uitvoerings- en handhavingsstrategie weergegeven. Deze zijn kaderstellend en richtinggevend voor het beleid en de uitvoering ervan Risicoanalyse In hoofdstuk 3 wordt de risicoanalyse toegelicht die gebruikt wordt om keuzes te maken en prioriteiten te bepalen. Aan het bepalen van de prioriteiten ligt tevens een omgevingsanalyse ten grondslag,
7 waarin ruimtelijke en functionele kwaliteiten aan de orde komen die behouden of versterkt dienen te worden. Deze is verwoord in bijlage 3. De prioriteiten zijn mede bepalend voor de doelstellingen van de uitvoerings- en handhavingsstrategie en richtinggevend voor het daarop volgende uitvoeringsprogramma. Strategie In hoofdstuk 4 is de VTH-strategie verwoord. Deze is opgedeeld in vier verschillende strategieën. Om een goede fysieke leefomgeving nu en in de toekomst te borgen zijn doelstellingen geformuleerd voor preventie, vergunningverlening, toezicht en handhaving. Ook monitoring en evaluatie zijn hierbij van belang. VTH-organisatie In hoofdstuk 5 komt de VTH-organisatie van Midden-Delfland aan de orde. Wat is nodig om de kwaliteit van uitvoering te verbeteren of te behouden? Er is inzicht gegeven in de huidige situatie, de (potentiële) knelpunten zijn benoemd, en de maatregelen die nodig zijn om de kwaliteit van uitvoering in de organisatie te borgen.
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
8
2. VTH- Uitgangspunten De VTH-uitgangspunten zorgen voor een duidelijk richtinggevend kader voor de uitvoering van VTH-taken. De uitgangspunten richten zich op proactieve handhaving, verbetering van dienstverlening en bescherming van de leefomgeving. Er wordt onder meer uitgegaan van integrale samenwerking tussen teams en externe partners, duidelijke communicatie met inwoners, en scheiding van taken (zoals vergunningverlening en toezicht). Toezichthouders rouleren om belangenconflicten te vermijden. Het beleid volgt de Landelijke Handhavingsstrategie Omgevingsrecht (LHSO), met focus op transparante en risico gestuurde handhaving. De uitgangspunten voor beleid en uitvoering zijn gebaseerd op: - Wenselijke ontwikkelingen binnen de gemeentelijke organisatie; - Wettelijke voorwaarden uit met name het Omgevingsbesluit en het Besluit omgevingsrecht; - Landelijke Handhavingsstrategie Omgevingsrecht.
Gemeentelijk Doelstellingen zijn reëel en haalbaar De doelstellingen in de U&H-strategie zijn realistisch en haalbaar doordat deze gekoppeld worden aan daarvoor vereiste personele capaciteit en beschikbaarheid van middelen. Er wordt tevens rekening gehouden met de organisatorische ontwikkeling voor wat betreft implementatie van de Omgevingswet, optimalisering van processen en het kunnen werven en behouden van de juiste medewerkers voor wat betreft kennis en ervaring.
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
Een goede dienstverlening Kwaliteit van dienstverlening wordt verbeterd. Er wordt verbinding gezocht met inwoners en bedrijven. Een snelle, toegankelijke service is het doel. In geval van handhaving is het van belang om te handelen volgens een persoonlijke en duidelijke aanpak. Van reactief naar proactief handhavingsbeleid Een proactieve werkwijze is vereist om het naleefgedrag van inwoners, bedrijven en organisaties te bevorderen. Dit gebeurt onder meer door VTH-taken uit te breiden met preventieve activiteiten en een actief beleid op toezicht en handhaving. Integraal VTH-beleid en uitvoering Integraal beleid en uitvoering worden bevorderd door binnen de gemeente beter samen te werken met de verschillende teams, en door betere afstemming van activiteiten met samenwerkingspartners zoals Omgevingsdienst Haaglanden, Veiligheidsregio Haaglanden, provincie Zuid-Holland, Staatsbosbeheer, Natuurmonumenten, Hoogheemraadschap Delfland, politie en openbaar ministerie. Heldere en adequate communicatie Wij streven naar communicatie die duidelijk, eenvoudig, actueel, juist en toegankelijk is. Dit zorgt ervoor dat onze inwoners gemakkelijk informatie kunnen vinden en begrijpen. Een eenduidige boodschap naar de inwoners helpt misverstanden te voorkomen en verhoogt de transparantie van de gemeente.
9
Wettelijk Scheiding taken VTH Binnen de teams zijn de taken op functieniveau gescheiden. Dit betekent dat in de praktijk niet door dezelfde persoon een vergunning verleent wordt en deze daarop ook het toezicht uitoefent. Roulatiesysteem toezichthouders Om te voorkomen dat er een band ontstaat tussen toezichthouder en personen die werkzaam zijn bij het te controleren bedrijf rouleren toezichthouders elke 2 jaar van gebied en/of casus. Voldoen aan Kwaliteitscriteria VTH Landelijk zijn kwaliteitscriteria ontwikkeld voor vergunningverlening, toezicht en handhaving1. Met deze kwaliteitscriteria wordt de kwaliteit van processen, de uitvoeringsorganisatie (capaciteit) en de kwaliteit van haar medewerkers geborgd. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastleggen De taken en verantwoordelijkheden van de functies zijn vastgelegd in een functiebeschrijving. Actueel beleid Met het vaststellen van de U&H-strategie en het hieraan gekoppelde jaarlijkse uitvoeringsprogramma wordt voldaan aan de wettelijke (kwaliteits)eis van actualiteit. Tenminste eens in de vier jaar wordt de U&H-strategie herzien en jaarlijks het uitvoeringsprogramma. Werkprocessen beschreven De werkprocessen voor de VTH-taken liggen vast en zijn actueel. 1 (Kwaliteitscriteria deel B, 2.3 (2022)
+ Kwaliteitscriteria-deel-D-competentieprofielen-versie-2.3.pdf).
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
Uitvoering in overeenstemming met werkprocessen Er wordt uitvoering aan de VTH-taken gegeven volgens de vastgelegde werkprocessen.
Landelijke Handhavingsstrategie Omgevingsrecht De Landelijke Handhavingsstrategie Omgevingsrecht (LHSO) zorgt ervoor dat handhavende instanties de handhaving zo uniform mogelijk aanpakken. De gemeente brengt haar strategie in lijn met deze LHSO. De toelichting op de LHSO en de bijbehorende interventiematrix is weergegeven in bijlage 6. Uitgangspunten LHSO - Handhaving is gericht op het bereiken en in stand houden van een veilige en gezonde fysieke leefomgeving, een goede omgevingskwaliteit, en op doelmatig beheren en ontwikkelen van de fysieke leefomgeving. - Burgers en bedrijven kunnen erop vertrouwen dat de overheid ook zelf de regels naleeft. Instanties die met de uitvoering en handhaving van het omgevingsrecht zijn belast, handelen op basis van onderling vertrouwen en respect. - Het tot handhaving bevoegde gezag heeft een onafhankelijke houding, is deskundig en professioneel, en handelt zonder vooringenomenheid. - Met het oog op effectieve handhaving werken de met handhaving belaste bestuurlijke, politiële en justitiële autoriteiten loyaal met elkaar samen. - Effectieve handhaving gaat uit van een adequate overlegstructuur waarin de bevoegde instanties en de bij hen werkzame toezichthouders en opsporingsambtenaren elkaar op het juiste
10 moment informeren, overleg hebben en de vereiste loyale samenwerking tot stand brengen. - Bestuurders en medewerkers handelen in het algemeen belang en stellen zich dienstbaar en rolvast op richting betrokken burgers en bedrijven, verzoekers om handhaving en overtreders. - Het tot handhaving bevoegde gezag is transparant over zijn afwegingen, beleid, prioriteiten, activiteiten en resultaten. - Handhaving in het omgevingsrecht is integraal, risico gestuurd en effectgericht.
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
11
3. Risicoanalyse en prioriteiten De risicoanalyse bepaalt welke activiteiten de grootste negatieve effecten hebben bij niet-naleving van regelgeving. Gebaseerd op de Omgevingswet worden thema’s zoals natuur, landschap, woningbouw, verkeer, recreatie en landbouw geanalyseerd. Prioriteiten worden vastgesteld op basis van effect x kans, met een jaarlijkse herziening van het uitvoeringsprogramma. Hoge prioriteit krijgt meer aandacht en controle, lage prioriteit minimale wettelijke aandacht. De prioritering stuurt de uitvoering van de VTH-taken. Met de risicoanalyse wordt inzichtelijk gemaakt welke activiteiten in de leefomgeving de meeste negatieve effecten tot gevolg kunnen hebben wanneer regelgeving niet wordt nageleefd. De risicoanalyse is gecategoriseerd op basis van de onderwerpen uit de Omgevingswet. Deze onderwerpen sluiten aan bij de VTH-taken van Midden-Delfland. De risicoanalyse is een eerste stap om de prioriteiten te bepalen. De prioritering kan invloed hebben op de personele capaciteit en inzet van middelen. De basis voor een risicoanalyse is de bekende formule: Risico = effect x kans. Een effect is de mate van impact oftewel het ongewenste gevolg van niet-naleving van regelgeving. Een kans is de waarschijnlijkheid dat de niet-naleving van regelgeving een bepaalde impact heeft.
De onderkende kwaliteiten van de fysieke leefomgeving van MiddenDelfland zijn mede bepalend voor het stellen van de prioriteiten. De Kwaliteiten en opgaven zijn uit de omgevingsanalyse (zie bijlage 3) en de Toekomstvisie 20502 naar voren gekomen. Deze betreffen op hoofdlijnen de volgende inhoudelijke thema’s: - Groene en duurzame gemeente: focus op natuur, duurzaamheid en sociale verbondenheid (Cittaslow); - Landschap: bescherming van het Bijzonder Provinciaal Landschap, met aandacht voor het voorkomen van schadelijke activiteiten; - Bebouwing: woningbouw zonder aantasting van het landschap, handhaving van illegale bouw; - Verkeer en recreatie: duurzaam verkeer en recreatie bevorderen, met aandacht voor geluidsoverlast; - Landbouw: duurzame landbouw en vermindering van stikstofemissies. De gemeente werkt samen met partners om deze maatschappelijke uitdagingen aan te pakken en de VTH-taken effectief uit te voeren. De prioritering uit de risicoanalyse sluit aan op deze thema’s. De prioriteiten zijn dynamisch en kunnen veranderen. Dat gebeurt binnen het Big-8 model (zie bijlage 2). Indien de prioriteiten veranderen heeft dat gevolgen voor het uitvoeringsprogramma. Dat programma wordt jaarlijks herzien. Verdere toelichting op de uitvoering van de risicoanalyse is opgenomen in bijlage 5.
2 Hoe ziet Midden-Delfland eruit in 2050?; Toekomstvisie Midden-Delfland 2050 (besluit
gemeenteraad d.d. 22 oktober 2024)
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
12
Prioriteiten (hoog – gemiddeld - laag) In onderstaande tabellen is aangegeven hoe de onderwerpen in de verschillende thema’s scoren op mate van risico. De onderwerpen zijn onderverdeeld in prioriteit ‘hoog’, ‘gemiddeld’, ‘laag’. • Onderwerpen met een hoog risico (hoge prioriteit) krijgen in de uitvoering meer aandacht (hogere controlefrequentie, meer diepgang, hoge prioritering in risico gestuurd werken) en zullen ook proactief worden opgepakt. • Onderwerpen met gemiddeld risico (gemiddelde prioriteit) wordt op hoofdlijnen grondig getoetst en zal naast de wettelijke eisen ook meer project- en themagericht uitvoering krijgen. • Onderwerpen met een laag risico (lage prioriteit) krijgen de minimale wettelijke verplichte aandacht. Vanuit deze prioritering worden werkprocessen ingericht en de inzet bepaald zodat de verschillende taken efficiënt, effectief en zichtbaar tot uitvoering komen.
Onderwerpen met een gemiddeld risico: Thema
Prioriteit Milieu
Bouw
Slopen
Onderwerpen met een hoog risico: Thema
Prioriteit Milieu Bouw Slopen
Gebruik Verordening
-
Afvalwater Bodem Veiligheid m.b.t. bouw (constructieve veiligheid)
-
Slopen met asbest Slopen van een monument Illegale bewoning bouwwerk
-
Evenementen Ondermijning
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
Gebruik
Verordening
-
Afval Energie/ Duurzaamheid Geluid Geur Groen & ecologie Licht Luchtkwaliteit Gezondheid binnen bouwwerken Bruikbaarheid bouwwerk Energiezuinigheid en milieuaspecten Veiligheid tijdens bouwwerkzaamheden Welstand Woningen en woongebouwen Bedrijfsgebouwen Logiesgebouwen Maatschappelijke gebouwen Wijzigen van een monument Onderhoud van een monument Uitvoeren van werkzaamheden tijdens sloop Landschappelijke waarde Opsporen van explosieven Gebruik van gronden Illegaal bedrijfsmatig gebruik bouwwerk Illegaal kamerverhuur Permanente bewoning op recreatie Huisvesting arbeidsmigranten Kappen van bomen Verkeer & parkeren Openbare ruimte Stoken van hout Drank & horeca Alcohol/ Drugshandel op straat
13
Onderwerpen met een laag risico: Thema
Prioriteit Milieu Bouw Slopen
Gebruik Verordening
-
Externe veiligheid Trillingen Bouwen van bijhorende bouwwerken Bouwwerken geen gebouw zijnde Slopen > 10m3 zonder asbest Sloopwerkzaamheden Uitvoering aan geen gebouw zijnde Bijhorende bouwwerken slopen Overig gebruik van bouwwerken
-
Uitwegen Reclame
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
14
4. De VTH-strategie De VTH-strategie zorgt voor een efficiënte, transparante en samenhangende aanpak van vergunningverlening, toezicht, handhaving. De strategie is vooral gericht op verbetering en borging van processen. Samengevat gaat het om de volgende aspecten: - Preventie: bewustwording en informatie om naleving te bevorderen, met gerichte communicatie en samenwerking. - Vergunningen: efficiënte afhandeling, duidelijke vergunningen - Toezicht: actief toezicht op naleving van vergunningen en meldingen, een risicogerichte en signaleringsaanpak van illegale activiteiten. - Handhaving: duidelijke processen, strikte gedoogregels en verbetering van handhavingsacties. - Monitoring: nieuw systeem voor voortgangsregistratie, met halfjaarlijkse rapportages. - Evaluatie: jaarlijkse evaluatie van de doelstellingen en het uitvoeringsprogramma., inclusief samenwerking met andere partijen.
Waar de overheid regels opstelt, zijn gerichte acties noodzakelijk om te zorgen dat deze regels nageleefd worden. De uitvoeringsstrategie van Midden-Delfland zorgt ervoor dat naleving door zowel inwoners als bedrijven niet alleen behouden blijft, maar ook verder wordt bevorderd. In lijn met stap 3 van de BIG 8 (zie bijlage 2) wordt het strategisch kader vertaald naar een operationeel kader; het uitvoeringsprogramma.. Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
De VTH-strategie omvat vier uitvoeringsstrategieën: • Preventiestrategie; • Vergunningenstrategie; • Toezichtstrategie; • Handhavingsstrategie. Elk van deze strategieën speelt een cruciale rol in het waarborgen van de naleving van de regelgeving, waarbij gestreefd wordt naar een coherente en efficiënte aanpak om de leefbaarheid en veiligheid binnen de gemeenschap te waarborgen. Voor iedere uitvoeringsstrategie zijn doelstellingen geformuleerd. Deze doelstellingen komen aan de orde in het jaarlijkse uitvoeringsprogramma (zoals bedoeld in artikel 13.8 van het Omgevingsbesluit) , gevolgd door concrete acties die bijdragen aan het bereiken van deze doelstellingen. Door een jaarlijkse evaluatie wordt zichtbaar welke bijdrage al is geleverd met welk resultaat. Naast de doelstellingen worden ook per VTH-taak de werkwijze en relevante onderwerpen toegelicht. Dit laat zien waar extra aandacht naar toe gaat, en hoe de komende periode gewerkt wordt aan de wenselijke verbeteringen en waar mogelijk valkuilen liggen voor de uitvoering. Dit alles schept een actueel beeld van de uitvoering van de VTH-taken en verbetering van processen binnen de gemeente. Omdat communicatie binnen de VTH-taken essentieel is, krijgt dit per VTH-taak afzonderlijke aandacht. Binnen de VTH-strategie wordt een monitoring- en evaluatiestrategie opgenomen.
Zodoende worden de strategische en operationele cyclus uit het BIG 8-model met elkaar verbonden, en draagt het bij
15 aan uitvoering van een VTH-strategie die aansluit bij de politiekbestuurlijke en maatschappelijke wensen en behoeften voor wat betreft vergunningverlening, toezicht en handhaving.
VTH-strategie
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
16
Preventiestrategie Doelstellingen Bij preventie gaat het om bevorderen van naleefgedrag door actieve bewustwording en het vooraf verstrekken van informatie. Preventie stelt de gemeente in staat om proactief potentiële overtredingen te adresseren en zo de werklast binnen de organisatie te verminderen. Preventie is gericht op het informeren en attenderen van burgers over de regelgeving, met als doel het voorkomen van illegale activiteiten.
Werkwijze Er zijn diverse uitdagingen in de voorgestelde aanpak. Het omgevingsloket behoeft verbetering en de gemeentelijke website dient geactualiseerd te worden om relevant te blijven. Preventieve acties dienen naast de basistaken van de VTH-medewerkers te worden uitgevoerd, dat een uitdaging vormt voor de formatie en prioriteitstelling in de werkvoorraad binnen het VTH-werkveld.
Voor de komende periode worden de volgende doelstellingen nagestreefd voor de preventieve inzet:
Voor de komende periode ligt de focus op het verzamelen van data van handhavingszaken. Na analyse van deze data kan geconcludeerd worden op welke onderdelen het zinvol en doelmatig zal zijn om gericht te communiceren over relevante thema's. Het voornemen is om met enige regelmaat artikelen te publiceren over actuele thema's om de gemeenschap op de hoogte te houden en te betrekken. Preventie zal gelijke prioriteit krijgen ten opzichte van andere taken om te verzekeren dat een integrale en effectieve benadering gehanteerd wordt. Dit zal ondersteund worden door de inrichting van onderdelen onder de Omgevingswet, waarbij afspraken vertaald worden in toepasbare regels die duidelijk gecommuniceerd worden aan de inwoners en ondernemers.
Doelstellingen 1. We werken planmatig aan preventie, met daartoe duidelijke vastgelegde werkafspraken. 2. De komende jaren zorgen we ervoor dat de uitvoering van activiteiten en het eigenaarschap van onze VTH-preventietaak belegd en geborgd worden bij specifieke functie(s) binnen de gemeentelijke organisatie. 3. Op basis van relevante data m.b.t. handhaving communiceren we gericht over belangrijke thema’s om overtredingen te voorkomen. 4. Samenwerking tussen de medewerkers van VTH en Communicatie wordt intensiever zodat we adequaat communicatie kunnen inzetten voor preventieve acties.
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
Eigenaarschap Binnen de formatie wordt een functionaris verantwoordelijk gesteld voor de planmatige preventie, om zodoende consistentie en eigenaarschap te borgen.
17
Communicatie Communicatie is in veel gevallen de sleutel tot preventie. Door op de juiste manier te communiceren en goed rekenschap te geven van de doelgroep heeft de preventieve actie het meest succes. Het publiceren van beleidsregels via het elektronische gemeenteblad is voor preventie dan niet toereikend. Bij verschillende doelgroepen horen dan ook verschillende communicatiekanalen. Sociale media, zoals bijvoorbeeld Facebook en Instagram, kunnen worden gebruik om snel preventieve boodschappen te verspreiden, evenals voor updates over handhaving en vergunningverlening. Digitale media, zoals websites, zijn gericht op algemene of specifieke doelgroepen om inhoudelijke onderwerpen te verduidelijken. Directe communicatie zoals via e-mail, telefoongesprekken of spreekuren zijn kanalen voor specifieke één op één communicatie. Er zal een mix van communicatiekanalen gebruikt worden. Hoewel het zichtbaar handhaven ook een preventieve werking kan hebben, is voorkomen beter dan genezen. Het actualiseren en actueel houden van de gemeentelijke website is hiertoe een noodzakelijk onderdeel.
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
18
Vergunningenstrategie Doelstellingen Bij vergunningverlening gaat het om nauwkeurige toetsing aan regelgeving, het leveren van maatwerk waar mogelijk, en een goede coördinatie van aanvragen die complexe activiteiten betreffen. Bij vergunningverlening wordt een zorgvuldige belangenafweging gemaakt tussen de individuele behoeften van de aanvrager, het algemeen belang, en de inhoudelijke doelstellingen en ambities van de gemeente in het bijzonder. Hierbij wordt gestreefd naar een optimaal niveau van dienstverlening en naleving van wet- en regelgeving. De volgende doelstellingen voor de vergunningenstrategie worden nagestreefd: Doelstellingen 1. Systemen en archieven op orde brengen om efficiëntie en toegankelijkheid te verhogen. 2. Vergunningen duidelijk en ondubbelzinnig maken om interpretatieverschillen te minimaliseren. 3. Actieve bewaking van de naleving van vergunningen, inclusief het intrekken van vergunningen wanneer er geen gebruik van gemaakt wordt. Speciale aandacht voor het bewaken van tijdelijke vergunningen en het proces m.b.t. het intrekken van legalisatievergunningen, inclusief duidelijke waarschuwingen en terugkoppelingen naar aanvrager en de interne discipline handhaving. 4. Een betere samenwerking tussen Vergunningverlening en de verschillende teams zowel binnen de ambtelijke organisatie.
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
Werkwijze Vergunningverlening is volledig gebaseerd op toetsing aan vastgestelde wet- en regelgeving en beleid. De activiteiten met betrekking tot vergunningverlening door de gemeente zijn grofweg gebaseerd op drie stelsels: de Omgevingswet (omgevingsrecht), de Algemene Plaatselijke Verordening (openbare ruimte) en bijzondere wetten (waaronder bijvoorbeeld drank- en horecawet en ligplaatsenbeleid). Omgevingswet Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet per 2024 is voor vergunningverlening veel veranderd. Niet alleen juridisch maar er zijn ook procesmatige wijzigingen. Dit doet een beroep op medewerkers om aanvragen vlot te behandelen en tegelijkertijd het nieuwe juridische kader eigen te maken. Tevens is het voor de aanvrager niet per se eenvoudiger geworden, waardoor begeleiding van de aanvrager de nodige inzet vergt. Voor de afgelopen periode maar ook de komende periode geldt: ‘al doende leren’. Het proces voor de ‘intake- en omgevingstafel’ wordt verder geoptimaliseerd op basis van opgedane ervaringen. Ook het proces met betrekking tot een ‘buitenplanse omgevingsplanactiviteit’ (Bopa) krijgt de nodige aandacht. Er wordt een 'ja, mits' benadering gehanteerd, waarbij door het stellen van voorwaardelijke verplichtingen flexibiliteit geboden wordt en de doorlooptijd van het vergunningsproces beperkt.
De in 2024 vastgestelde APV bevat geen inhoudelijke wijziging in het kader van de Omgevingswet. Er is nog niet geanticipeerd op de algemene plicht om bepaalde regels op te nemen in het Omgevingsplan.
19 Bij het opstellen van het Omgevingsplan heeft de raad de keuze om activiteiten vergunningsplichtig, meldingsplichtig of vergunningsvrij te maken. Die beleidskeuzes hebben gevolgen voor de uitvoering van VTH-taken. Om die reden worden de medewerkers van team VTH betrokken bij het opstellen van het Omgevingsplan. Volgens de Omgevingswet dient uiterlijk op 1 januari 2032 voor de hele gemeente een Omgevingsplan vastgesteld te zijn. Samenwerking Gestreefd wordt naar goede samenwerking tussen de verschillende teams, waarbij medewerkers elkaar actief opzoeken en relevante informatie ontsluiten. Het gebruik van verschillende systemen en archieven die niet op elkaar aansluiten zorgt voor inconsistenties. Door in de toekomst gebruik te maken van locatiedossiers en warme overdrachten te implementeren tussen vergunningverlening en toezicht, wordt efficiëntie en transparantie bevorderd. Leren van evalueren Tevens wordt ingezet op periodieke evaluatie van dossiers, zodat het lerend vermogen wordt vergroot en een basis ontstaat om continu te kunnen verbeteren. Vergunning bewaking Het toetsen van vergunningen en meldingen is een van de eerste momenten van toezicht die de gemeente heeft. Deze toetsing maakt inzichtelijk dat een en ander niet altijd de gewenste uitwerking heeft.
Voorschriften in vergunningen worden niet nageleefd, de start van mogelijk gemaakte activiteiten wordt niet uitgevoerd en vastgestelde termijnen worden overschreden. Actief de naleving van vergunningen bewaken is dan ook een essentieel onderdeel voor het beheer van
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
de leefomgeving. Dit bevindt zich op de scheidslijn van vergunningverlening en toezicht en zal hierom vanuit beide aandachtsgebieden actief opgepakt worden. Voor het taakveld vergunningverlening betekent dit bijvoorbeeld het actief intrekken van vergunningen, mede adviseren over legalisatieverzoeken en tijdig signaleren van het verlopen van tijdelijke vergunningen. Communicatie Binnen de gemeentelijke organisatie zijn de communicatielijnen overwegend kort en informeel, wat een open en samenwerkende werkomgeving bevordert. Bij ieder vergunning of melding hoort communicatie vanuit de gemeente. De juiste communicatie draagt bij aan een goed proces en zorgt voor betrouwbaarheid en voorspelbaarheid van de gemeentelijke diensten, zodat de verwachtingen bij de aanvrager duidelijk zijn. Alle directe communicatie over vergunningen moet dan ook in duidelijke, begrijpelijke taal geschreven zijn, zoals bevorderd door het gemeentelijke project 'Heldere Taal'. Vergunningen die begrijpelijk zijn voor een aanvrager en niet voor meerdere uitleg vatbaar, dragen bij aan het naleven van de vergunning en wet- en regelgeving.
20
Toezichtstrategie Doelstellingen De bedoeling van de toezichtstrategie is om het naleefgedrag te verbeteren en het vertrouwen van inwoners en ondernemers te versterken dat toezicht bijdraagt aan een veilige, gezonde en duurzame leefomgeving. De aandacht gaat uit naar actieve bijdrage aan monitoring van de beleidsdoelen en het signaleren van activiteiten die negatieve gevolgen kunnen hebben voor de fysieke leefomgeving. Dit vereist een proactieve aanpak, waarbij de gemeenschap voelt dat haar belangen worden beschermd. Voor de toezichtstaak gelden de volgende doelstellingen: Doelstellingen 1. Voor toezicht werken we risicogericht en met een prioriteringssysteem. 2. Toezichthouders werken met signaaltoezicht. Buiten het vakgebied om worden signalen geconstateerd en structureel gecommuniceerd met andere relevante afdelingen of samenwerkingspartners (‘ogen en oren voor toezicht’). 3. De afhandeling van toezicht die valt onder de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) wordt geïntegreerd in onze werkwijze.
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
Werkwijze Start- en oplevercontroles zijn weinig risico gestuurd. Er wordt actief maar ad hoc gereageerd op meldingen en klachten. Er is geen gestructureerde keuze in, of prioritering van wat gecontroleerd wordt. Dit leidt tot het opsporen en constateren van illegale situaties zonder een duidelijke strategie. De toezichthouders zoals Buitengewoon opsporingsambtenaren (boa's) en VTH- toezichthouders werken nog te geïsoleerd, en vergunningstypes worden in sommige situaties zonder afweging wel of niet gecontroleerd. Een valkuil in het huidige toezicht is het ontbreken van consequente handhaving na overtredingen, wat leidt tot frustraties en ondermijning van het vertrouwen. De inconsistentie in toezicht en handhaving kan resulteren in, of de indruk wekken van willekeur. Risicogericht toezicht Er wordt ingezet op een planmatige en risicogerichte toezichtstrategie waarbij duidelijke keuzes gemaakt worden over wat en hoe gecontroleerd wordt. Dit zal helpen om meer grip te krijgen op illegale situaties en meer integrale controles uit te voeren op specifieke thema's. Realistische doelen worden gesteld die passen bij de beschikbare capaciteit. Regelmatig wordt gerapporteerd over de aanpak aan de VTH-manager op basis waarvan kort-cyclisch geëvalueerd kan worden met de medewerkers. Het planmatige toezicht krijgt een plek in het jaarlijks op te stellen uitvoeringsprogramma.
Belangrijk uitgangspunt hierbij is om te zorgen dat inwoners zichtbaar toezicht ervaren.
21 Signaaltoezicht Voor planmatig toezicht wordt niet alle capaciteit constant ingezet. Er blijft ruimte voor acute situaties, of signalen van illegale activiteiten die gemeld worden. Deze worden dan ook langs de maatlat van prioritering gelegd voor wat betreft mate van inzet. Signaaltoezicht zal worden ingevoerd, waardoor een toezichthouder ook de ruimte krijgt om signalen op de juiste manier over te dragen. Toezichthouders zien buiten meer dan enkel de onderwerpen waarvoor ze op dat moment op pad zijn. Met zijn kennis, ervaring en bevoegdheid kan een toezichthouder op specifiekere plekken komen en kan meer constateren dan een ander. De toezichthouders kunnen signalen intern of richting samenwerkingspartners overdragen. Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) In 2024 is de Wet kwaliteitsborging voor bouwen ingegaan. Dit betekent de toetsing aan bouwtechnische eisen van een bouwwerk wordt verplaatst van de gemeente naar een onafhankelijke partij, de zogenoemde ‘kwaliteitsborger’. Deze nieuwe aanpak zorgt ervoor dat een deel van het bouwtoezicht bij de gemeente komt te vervallen dan wel een andere insteek van de gemeente vraagt. Immers de gemeente blijft wel verantwoordelijk voor de eenmaal afgegeven vergunning.
De specifieke aanpak voor de Wkb zal worden geïntegreerd in de werkwijze en strategie voor toezicht om de efficiëntie en effectiviteit van het toezicht verder te verbeteren. Communicatie Ook bij toezicht speelt communicatie een belangrijke rol. Toezicht is de schakel tussen vergunningverlening en handhaving. De toezichthouder constateert aan de hand van controles bevindingen en informatie, en communiceert hierover naar de interne organisatie en naar de belanghebbende. Communicatie naar belanghebbenden
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
dient op een juiste manier en op een juiste toon gedaan te worden. Toezichthouders moeten door communicatie de situatie expliciet maken. Is een overtreder niet bekend met regelgeving? Is de situatie zo dat regelgeving niet na te leven is of is een persoon bewust de regelgeving aan het overtreden? De juiste manier van communicatie helpt erbij deze vragen te beantwoorden. Communicatieve vaardigheden van de toezichthouders worden steeds belangrijker. Zeker ook gelet op de steeds mondiger wordende samenleving. Intern betekent dit dat de (digitale) informatiehuishouding op orde is, zodat de toezichthouders op elk moment de actuele gegevens bij de hand hebben en de bevindingen tegelijkertijd digitaal kan toevoegen.
22
Handhavingsstrategie Doelstellingen De bedoeling van de handhavingsstrategie is om te waarborgen dat zo veel mogelijk activiteiten binnen de gemeente Midden-Delfland voldoen aan wet- en regelgeving. Dit is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook noodzakelijk om een corrigerende werking te hebben waar nodig. Handhaving is tevens van belang voor het bereiken van beleidsdoelen met betrekking tot de fysieke leefomgeving. De volgende doelstellingen handhavingsstrategie: Doelstellingen
worden
nagestreefd
voor
de
1. In beginsel volgen we de Landelijke handhavingsstrategie omgevingsrecht (LHSO). 2. Gedogen gaat conform de nota “Grenzen aan Gedogen” (1996). 3. Door informatiedeling over illegale situaties sluit handhaving aan bij onze preventie taak. 4. Handhaving krijgt meer structuur en prioriteit; we maken duidelijke (werk- en proces)afspraken, en bepalen termijnen voor specifieke handhavingsacties. 5. Handhavingstaken zijn reëel; acties zijn vooraf getoetst op haalbaarheid. Werkwijze Als een burger of bedrijf niet voldoet aan regels van het omgevingsrecht, kan de gemeente handhavingsinstrumenten
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
inzetten. Ook een belanghebbende kan verzoeken om handhaving. In veel gevallen is daadwerkelijke handhaving afhankelijkheid van disciplines die niet per se in hetzelfde team aanwezig zijn. Dit vereist samenwerking en goede afstemming van inzet. Dit is niet in alle gevallen in voldoende mate aanwezig. Tevens zijn geen specifieke termijnen bepaald of vastgelegd in afspraken. Ook is onvoldoende bewaking op naleving van verleende vergunningen. De geloofwaardigheid van handhaving kan toenemen als beleid en regelingen eenvoudig zijn. Dat draagt tevens bij aan naleving van deze regelingen. Bij de uitvoering van handhaving is een onvoldoende duidelijk proces of prioritering van onderwerpen. De U&H-strategie geeft daar richting aan. De eerste stappen richting prioritering en procesafspraken zijn gedaan, maar is nog geen routine. Er is bewaking op lopende zaken, dat zorgt voor voldoende opvolging en een duidelijke boodschap naar inwoners over de urgentie en ernst van handhaving. In het uitvoeringsprogramma worden de verbeteracties concreter uitgewerkt. Handhavingsprocessen Voor de komende jaren wordt voor handhavingszaken een duidelijk proces opgezet waarbij vaste aanspreekpunten worden benoemd. In de eigen organisatie zullen regelmatig overleggen over handhavingszaken en legalisatieverzoeken plaatsvinden, met alle relevante disciplines.
Dit zal bijdragen aan de samenwerking, bewustwording van verantwoordelijkheden van elkaar, en de termijnen waarbinnen taken moeten worden afgerond. Voor minder urgente zaken zullen wrakingsbrieven worden verzonden om overtredingen vast te leggen en deze gegevens ook (juridisch) bruikbaar te houden.
23 Binnen de handhavingsprocessen zal ook ruimte zijn voor projectmatige aanpak van gebieden of thema’s. Dezelfde soort terugkerende overtredingen zullen hierin worden opgepakt, inclusief communicatie hierover. Dit zal helpen om de efficiëntie en de preventieve werking van handhaving te versterken. Gedoogstrategie De gemeente heeft in principe een handhavingsplicht. Hierop bestaan uitzonderingen. Bijvoorbeeld als concreet zicht is op legalisatie of wanneer de situatie zich ervoor leent om de overtreding te gedogen. Dit laatste kan het geval zijn wanneer sprake is van een overmachtssituatie of handhavend optreden onevenredig is. Een gedoog- en sanctiestrategie zal worden ontwikkeld om consistentie in de handhaving en rechtsgelijkheid te waarborgen. Dit zal bijdragen aan een sterkere en meer gerespecteerde handhavingsfunctie binnen de gemeente. De gedoogstrategie wordt gebaseerd op de kabinetsnota ‘Grenzen aan Gedogen’ uit 19963. Hierin is benadrukt dat gedogen geen legaliseren betekent. Gedogen is alleen acceptabel als het expliciet, transparant en voor afgebakende periode plaatsvindt onder strikte voorwaarden.
En als het gaat om activiteiten die niet direct schadelijk zijn voor de openbare orde of de volksgezondheid, als er geen andere oplossing beschikbaar is, handhaven niet leidt tot een betere situatie, het leidt tot onrealistische en onwenselijke handhavingspraktijken, en als het maatschappelijk acceptabel is. Landelijke handhavingsstrategie Omgevingsrecht Er is een Landelijke Handhavingsstrategie Omgevingsrecht (LHSO, 2022) om te zorgen dat handhavende instanties de handhaving zo
3 Grenzen aan gedogen (5-11-1996) Tweede Kamer der Staten-Generaal, 1996-1997/ 25085.
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
uniform mogelijk aanpakken. Overheden, waaronder gemeente Midden-Delfland, brengen hun strategie in lijn met de landelijke strategie omgevingsrecht. De LHSO is in het najaar van 2022 vastgesteld en wordt sinds mei 2023 ondersteund met de Leidraad handhavingsacties en begunstigingstermijnen. In bijlage 6 is een korte toelichting op de LHSO opgenomen en de daarbij behorende LHSO-interventiematrix. Communicatie Er zal meer ingezet worden op communicatie naar inwoners en ondernemers in geval van handhaving en naleving van wet- en regelgeving. Snel en effectief reageren op vragen en feedback van burgers inzake handhaving, communiceren over illegale voorvallen, en informatie tijdig bij inwoners en ondernemers brengen. Dit is van belang voor een goede uitvoering van handhaving en naleving van wet- en regelgeving. Inwoners en ondernemers moeten weten en zien dat handhaving er is en dat het ook de juiste uitwerking heeft. Door ook preventief te communiceren over handhaving wordt het effect van handhaving versterkt. Intern moet duidelijk zijn dat handhaving niet begint bij enkel de handhavers. De gehele VTH-keten draagt bij aan een juiste en efficiënte manier van handhaven. Handhaving is weliswaar een sluitstuk, maar eventueel ook het begin van heroverweging van beleid.
Door regelmatig intern met elkaar in gesprek te gaan kan de samenwerking versterkt worden en afspraken of processen met betrekking tot (voorkomen van) handhaving verbeterd worden. Zodoende kan handhaving aan daadkracht winnen.
24
Monitoringsstrategie Monitoring van vergunningverlening, toezicht en handhaving draagt bij aan het inzichtelijk maken van de voortgang van acties en bereiken van doelstellingen. Tevens stelt monitoring het management in staat om tijdig bij te sturen indien nodig. De doelstellingen van monitoring: Doelstellingen 1. We richten een structureel monitoringsysteem in voor de VTHtaken, zodat met de data actuele managementinformatie en bestuursinformatie gegenereerd kan worden. 2. We werken met halfjaar-rapportages aan de hand waarvan uitvoering van het uitvoeringsprogramma bijgesteld kan worden.
Door het gebruik van digitale instrumenten, zoals BI Tooling met Power BI en de VTH-applicatie RX.Mission, worden continu de voortgang van activiteiten, en de inzet van middelen en medewerkers geregistreerd. Zodoende kunnen de (tussentijdse) prestaties afgezet worden tegen de voorgenomen doelstellingen. Om de kwaliteit van gegevens en het gebruik ervan te waarborgen, worden procesafspraken gemaakt en controles ingesteld. Het is cruciaal dat de doelstellingen in het jaarlijkse uitvoeringsprogramma dusdanig zijn geformuleerd dat er eenduidige en meetbare criteria voor succes te stellen zijn. Voortdurend wordt gestreefd naar verbeteringen in de monitoringprocessen door de selectie van relevante data te Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
optimaliseren en door te zorgen voor structurele borging van deze processen. De verantwoordelijkheid voor projecten, duidelijk belegd bij een of meer proceseigenaren, speelt een belangrijke rol in de haalbaarheid en het succes van de monitoringinspanningen. Daarnaast wordt gewerkt aan verbetering van de relaties en rapportages voor externe toezicht, waaronder het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie en de monitoring door de Inspectie voor Overheidsinformatie en Erfgoed. Dit dient bij te dragen aan het blijven voldoen aan zowel onze interne standaarden als externe verplichtingen. Deze aanpak bevordert niet alleen het behalen van de operationele doelstellingen, maar ook een blijvende impact op de kwaliteit van processen.
25
Evaluatiestrategie Het evaluatieproces omvat de beoordeling van zowel afgeronde als niet afgeronde acties op inhoud, proces en dossierniveau, waardoor continu bijgestuurd of verbeterd kan worden. Ook kan geëvalueerd worden op specifieke thema’s of projecten om gerichte verbeteringen mogelijk te maken. De doelstellingen voor evaluatie zijn als volgt: Doelstellingen 1. Jaarlijks evalueren en actualiseren wij het uitvoeringsprogramma en stellen daarbij een jaarverslag op. 2. We evalueren jaarlijks de doelstellingen van de U&H-strategie en stellen bij wanneer nodig. De gemeente evalueert jaarlijks het VTH-beleid op basis van inhoud en proces. Op basis van evaluatie van de resultaten die in het voorgaande jaar zijn behaald kunnen, indien nodig of wenselijk, de doelstellingen van de U&H-strategie aangepast worden. Dit garandeert dat de strategie blijft aansluiten bij de veranderende omstandigheden in de omgeving en stelt de gemeente in staat om de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren. Ook wordt elk jaar het uitvoeringsprogramma VTH geëvalueerd en geactualiseerd op basis van die evaluatie (zoals bedoeld in artikel 13.11 van het Omgevingsbesluit). Er worden dan prioriteiten voor het komende jaar vastgesteld.
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
De resultaten van de evaluatie zijn een vast onderdeel van de planning & control cyclus. Dit zorgt voor een gestructureerde ‘feedbackloop’ naar de gemeenteraad. Bij de eigen evaluatie worden ook eventuele evaluaties van de externe samenwerkingspartners betrokken, zodat er een integraal beeld ontstaat van de VTH-keten. Ook wordt samengewerkt met naburige gemeenten voor benchmarking op het gebied van VTH. Dit vindt eens in de vier jaar plaats. Met de evaluatie kan worden vastgesteld of en in welke mate de doelstellingen zijn bereikt en nog relevant zijn, en worden de oorzaken van de resultaten geanalyseerd. Daarnaast wordt ervoor gezorgd dat de relevante medewerkers helderheid hebben over de gemaakte afspraken en hun specifieke rollen binnen het proces. Om deze analyses uit te voeren, wordt gebruik gemaakt van digitale monitoringinstrumenten en rapportagetools. Deze tools bieden continu inzicht in de voortgang en helpen bij het identificeren van actiepunten die aandacht vereisen. Deze methodische aanpak garandeert dat VTH-beleid voortdurend kan worden aangepast of verbeterd. Zodoende kan de kwaliteit van de leefomgeving in Midden-Delfland gehandhaafd worden.
26
5. De VTH-organisatie De VTH-taken zijn belegd bij verschillende teams en afdelingen. Ondanks een functionerende taakuitvoering zijn er uitdagingen en verbeteringen. Deze hebben vooral te maken met relatief veel inhuur als gevolg van arbeidsmarktkrapte en langdurige uitval, en extra werkdruk door aanpassingen vanwege de Omgevingswet. De gemeente werkt aan verbeteringen, zoals optimaliseren van inrichting systemen en processen, aanpassing van formatie voor met name toezicht en juridische ondersteuning, en verbetering van samenwerking tussen verschillende taakvelden en met externe partners. Bij verbetering van dienstverlening ligt de focus efficiëntere, klantgerichte dienstverlening met duidelijke communicatie, en proactieve ondersteuning van aanvragers. Onderzocht wordt of het klantcontactcentrum eenvoudige VTH-vragen kan overnemen.
contracten hinderen opbouw van gebiedskennis en continuïteit in procesverbetering. • Arbeidsmarktkrapte binnen VTH, waardoor het moeilijk is om vaste medewerkers aan te trekken. Hierom wordt er nog steeds relatief veel capaciteit ingehuurd. Tevens zal ingezet worden op verbetering van de arbeidsmarktcommunicatie en zal meer aansluiting gezocht worden met onderwijsinstellingen, om jongeren te interesseren voor een baan bij Midden-Delfland. • De Omgevingswet vraagt extra tijd van medewerkers, wat de werkdruk vergroot. Met name aanvragers hebben moeite met digitale aanvragen bij het Omgevingsloket zodat medewerkers veel tijd kwijt zijn aan completeren van de aanvraag en begeleiden van de aanvrager. Medewerkers zijn meer tijd kwijt met toetsing van aanvragen in het stelsel van het “tijdelijk omgevingsplan”. Er wordt onder meer ingezet op verlichten van werkdruk, verbeteren van de capaciteit, en verbetering van de dienstverlening.
De gemeente dient zorg te dragen voor een organisatie die in staat is om de uitvoerings- en handhavingsstrategie goed uit te voeren (art. 13.9 en 13.10 van het Omgevingsbesluit). In dit hoofdstuk is de VTHorganisatie en de ontwikkeling ervan beschreven. Ook is de VTHorganisatie als dienstverlener beschreven.
De gemeente als VTH-organisatie
Knelpunten Binnen VTH zijn knelpunten die de dienstverlening aan inwoners en ondernemers kunnen beïnvloeden. De knelpunten zijn: • Langdurige uitval van medewerkers, wat de werkdruk voor de andere medewerkers verhoogt. De uitval wordt zo mogelijk gecompenseerd met tijdelijke inhuurkrachten. Echter kortlopende
Effecten Omgevingswet op VTH-organisatie Per 2024 is de Omgevingswet van kracht geworden. Deze wet introduceert een nieuwe manier van werken, met meer verantwoordelijkheid voor initiatiefnemers en een grotere rol voor gemeenten in toezicht en handhaving. Het vergt aanpassingen in processen en systemen, en zorgt voor nodige veranderingen in werkzaamheden, rollen en vaardigheden van medewerkers.
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
Rekening houdende met de veranderingen door de Omgevingswet is bezien hoe de organisatie zich verhoudt tot de uitvoering van VTHtaken. De wenselijke situatie is ten opzichte van de huidige situatie in beeld gebracht.
27 De belangrijkste veranderingen zijn de verplichting tot digitalisering van processen, vergunningverlening per activiteit in plaats van per inrichting of locatie, en verkorting van behandeltijden van formele vergunningprocedures. In bijlage 1 wordt hier nader op ingegaan. Processen en systemen Onder andere vanwege verplichte aansluiting op het Digitale Stelsel Omgevingsrecht (DSO) heeft de gemeente geïnvesteerd in verdere digitalisering van de processen voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. Het DSO van het Rijk ondersteunt de uitvoering van de Omgevingswet. Om te kunnen werken volgens de Omgevingswet moest de gemeente systemen aansluiten op onderdelen van het DSO, zodat documenten en gegevens uitgewisseld kunnen worden met het Omgevingsloket. Via dit systeem dienen aanvragen om omgevingsvergunning en meldingen ingediend te worden en vergunningverlening plaats te vinden. De gemeente heeft hiervoor in 2022 het pakket Rx.Mission in gebruik genomen. Dit biedt ondersteuning voor vergunningverlening, toezicht en handhaving via omgevingsdossiers (bijv. milieu, bouw/sloop, APV), en voor taken zoals vergunningen, advies en toezicht. Het heeft koppelingen met basisregistraties (o.a. BAG, HR, GBA). Ook checklisten, adviezen, formats voor uitgaande brieven en mailintegratie maken er onderdeel van uit. Hierdoor kunnen werkprocessen van VTH ook digitaal ingericht kunnen.
Per 1 januari 2024 werkt het digitale systeem. Echter de inrichting van het systeem, en daarmee de processen, is nog niet optimaal. Al werkende wordt de inrichting van het systeem gecompleteerd en 4 Microsoft Word - 2024 10 03 Kwaliteitscriteria 3.0 + Kwaliteitscriteria-deel-D-competentieprofielen-
versie-2.3.pdf).
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
geoptimaliseerd. De verwachting is dat zodoende voor medewerkers meer helderheid ontstaat over de werkprocessen en dat deze efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Capaciteit en werkvoorraad De benodigde capaciteit voor de VTH-organisatie is inzichtelijk gemaakt op basis van de werkvoorraad in de afgelopen jaren en een doorkijk naar de komende periode, rekening houdende met de mogelijke effecten van de Omgevingswet. De gemiddelde tijdsinzet per activiteit in de werkvoorraad is afgezet tegen gemiddelden van andere soortgelijke gemeenten zoals Midden-Delfland. Dit heeft geleid tot kengetallen, die zijn vermenigvuldigd met het aantal keren dat een betreffende activiteit voorkomt. Het totaalresultaat hiervan is de effectieve tijdsbesteding die vertaald kan worden naar personele formatie die nodig is. Ook is de personele capaciteit afgezet tegen de kwaliteitscriteria die landelijk zijn ontwikkeld voor vergunningverlening, toezicht en handhaving4. Met deze kwaliteitscriteria wordt de kwaliteit van de uitvoeringsorganisatie (kritische massa van de formatie, vervangbaarheid voor continuïteit) en de kwaliteit van medewerkers (vereiste opleidingsniveau en competenties) geborgd. Voor het actueel houden en ontwikkelen van kennis en vaardigheden wordt ingezet op maatwerk voor individueel gerichte trajecten en met groepsgerichte trajecten op ín-company traingen.
De inrichting ervan wordt gebaseerd op enerzijds de behoefte en anderzijds de ontwikkelingen binnen het VTH-werkveld.
28 De belangrijkste bevindingen met betrekking tot de kwantitatieve capaciteit zijn: • Formatie voor vergunningverlening is toereikend (4 fte5). • Capaciteit voor toezicht VTH is onvoldoende (huidige formatie 1 fte terwijl tenminste ca. 2,2 fte vereist is); • Formatie voor Bijzondere opsporingsambtenaar (boa) is in 2024 uitgebreid tot 2 fte en wordt als toereikend beschouwd. (omvang van wenselijke capaciteit wordt in belangrijke bepaald door politiek-bestuurlijke ambities). • Capaciteit voor juridisch medewerker handhaving/ omgevingsrecht is eveneens onvoldoende (huidige formatie 1 fte, tenminste nodig ca. 1,3 – 1,5 fte). • Formatie voor juridisch medewerker APV/bijzondere wetten is ontoereikend. (huidige formatie 1 fte, tenminste nodig ca. 1,5 fte). • De functie of rol van casemanager is niet structureel belegd binnen de formatie. Een casemanager wordt in beginsel ingezet bij complexe aanvragen. Een casemanager is de contactpersoon voor en ondersteuner van een initiatiefnemer. En tevens coördinator/ begeleider van interne en externe processen om tot een omgevingsvergunning te komen. Generieke kennis en vooral communicatieve vaardigheden zijn bepalend voor goede invulling deze rol. Deze rol is toe te kennen aan meerdere functionarissen of vorm te geven als één afzonderlijke functie.
Gelet op de schaal van Midden-Delfland wordt vooralsnog uitgegaan van invulling als rol binnen de bestaande formatie. Na een jaar kan geëvalueerd worden of dit werkbaar is. • De rol van kwaliteitsmedewerker VTH is niet expliciet benoemd in het functiehuis van VTH. De kwaliteitsmedewerker is belast met de monitoring en evaluatie van de U&H-strategie en het
5 Fte = full time equivalent.
Uitvoerings- en Handhavingsstrategie 2024, Midden-Delfland
Uitvoeringsprogramma VTH, en de bewaking/ borging van kwaliteiten van interne en externe processen binnen het VTHdomein. Tevens is deze contactpersoon voor het Interbestuurlijk Toezicht VTH. Deze rol past goed bij de functie van senior beleidsmedewerker Bouw- en woningtoezicht. In de praktijk is de betreffende functionaris bezig met inrichting van processen omgevingswet en ondervangt achterstanden bij vergunningverlening. De verwachting is dat deze activiteiten zullen afnemen en volstaan kan worden met de bestaande 1 fte. • Een flexibele inzet door tijdelijke inhuur blijft wenselijk in geval van tijdelijke vervanging, pieken in de werkvoorraad of wenselijkheid van expertise. Voor het goed uitvoeren en beheren van de U&H-strategie en het uitvoeringsprogramma is voor het VTH-domein uitbreiding van structurele formatie nodig van ca. 2,6 fte ten opzichte van 2024. Grotendeels wordt hiermee langdurige inhuur omgezet in vaste formatie.