387.1 Bijlage 1 - Boardletter - gemeente midden-groningen
Tekst van het document
32
Aanbiedingsbrief
Overige onderwerpen (2/4)
Inhoudsopgave
Rechtmatigheidsverantwoording
Duurzaamheid
Aanleiding van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording Het boekjaar 2023 markeert het eerste jaar waarin gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen verplicht zijn een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarstukken. Als gevolg van deze invoering is de gemeente verantwoordelijk voor het opzetten van een intern controleraamwerk. Dit raamwerk stelt het college in staat om een oordeel te vormen over het rechtmatig handelen en dit op transparante wijze toe te lichten in de jaarstukken. De rol van de accountant is hierbij gewijzigd: voortaan wordt uitsluitend een oordeel gegeven over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording zoals opgenomen in de jaarstukken.
Duurzaamheid en ESG: een integrale benadering Gemeenten geven steeds meer invulling aan duurzaamheidsbeleid door het integreren van Environmental, Social & Governance (ESG)-principes. Dit betekent dat niet alleen milieuaspecten (zoals energietransitie en circulaire economie) centraal staan, maar ook sociale thema’s (zoals inclusiviteit, leefbaarheid en burgerparticipatie) en goed bestuur (transparantie, ethisch handelen en verantwoording).
Aanbiedingsbrief
Inhoudsopgave
Samenvatting
Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle
Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting
Onze risico inschatting Algemeen beeld
Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen
Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving
IT omgeving
Procesobservaties
Procesobservaties
Tijdens de interim controle hebben wij de kaderstellende documenten zoals de financiële verordening, controleverordening, het normenkader en het controleprotocol beoordeeld. Wij hebben vastgesteld dat de (concept) financiële verordening en de (concept) controleverordening voldoen aan de nieuwe gewijzigde situatie zoals toegelicht bij wet- en regelgeving. U heeft in het controleprotocol de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording aangepast naar 2% exclusief dotatie reserves. Ook de controleverordening voldoet, waarbij er is aansluiting is met de vereisten uit het Bado. Op 18 december 2025 is deze kaderstelling door de Raad vastgesteld met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2025. Wij hebben kennisgenomen van uw interne controleplan en streven ernaar om onze controlewerkzaamheden zo goed mogelijk af te stemmen op uw interne controles. Kaderstelling
Vastgesteld?
Financiële verordening
18 december 2025
Controleverordening
Niet aangepast
Normenkader en controleprotocol
18 december 2025
Intern controleplan
Afgestemd met directieteam
Overige onderwerpen
Overige onderwerpen
Bijlagen
Bijlagen
Handreiking duurzaamheidsrapportage en verantwoording De recente handreiking voor decentrale overheden biedt hiervoor een praktisch kader, gebaseerd op de Europese CSRD-richtlijn en het ESGraamwerk. De focus ligt op het formuleren van relevante doelen, het meten en rapporteren van prestaties, en het stapsgewijs uitbreiden van de rapportage. Uniformiteit en aansluiting bij bestaande databronnen (zoals het CBS) zijn daarbij essentieel. Verantwoordingssystematieken en rapportage De groeiende aandacht voor ESG vraagt om een gestructureerde en transparante verantwoording. Gemeenten ontwikkelen hiervoor steeds vaker rapportagesystematieken die aansluiten bij internationale standaarden, zoals de GRI (Global Reporting Initiative) of de Europese CSRD-richtlijn. Er zijn al een aantal gemeenten bezig met een pilot. Dit betekent concreet: • Het formuleren van meetbare doelstellingen op het gebied van duurzaamheid, sociale impact en governance. • Het monitoren en rapporteren van voortgang, bijvoorbeeld via dashboards of jaarverslagen. • Het betrekken van stakeholders (inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties) bij het opstellen en evalueren van beleid.
Aanbiedingsbrief
Aanbiedingsbrief
Overige onderwerpen (3/4)
33
Inhoudsopgave
Duurzaamheid (vervolg)
Toepassing van AI (vervolg)
Samenvatting
Gezamenlijk belang en toekomstperspectief De integratie van ESG in gemeentelijk beleid en verantwoording biedt kansen om maatschappelijke waarde te creëren en het vertrouwen van inwoners en partners te versterken.
Het gebruik van AI-tools voor planning, communicatie en contentcreatie biedt kansen voor efficiëntie en innovatie, maar vraagt om duidelijke kaders en governance.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Doel en reikwijdte van onze controle
Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting
Onze risico inschatting Algemeen beeld
Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen
Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving
IT omgeving
Procesobservaties
Procesobservaties
Overige onderwerpen
Overige onderwerpen
Bijlagen
Bijlagen
Rapporteren over duurzaamheid bij gemeente Midden-Groningen Bij de gemeente Midden-Groningen wordt er via de reguliere P&C cyclus (begroting, jaarstukken) aandacht gegeven aan het rapporteren over duurzaamheidsinitiatieven. Het onderwerp duurzaamheid is ondergebracht onder het begrotingsprogramma Fysieke Leefomgeving. Wij adviseren de gemeente om kennis te nemen van de “Handreiking duurzaamheidsrapportage en verantwoording voor decentrale overheden” en hierbij te overwegen om de rapportage over relevante duurzaamheidsonderwerpen stapsgewijs uit te breiden. In deze handreiking zijn hiervoor praktische toepassingen opgenomen. Wij denken graag mee, door als accountant samen met de organisatie te werken aan transparantie, betrouwbaarheid en effectiviteit van duurzaamheidsinitiatieven. Zo dragen we graag bij aan een toekomstbestendige en verantwoorde publieke sector.
Toepassing van AI De organisatie maakt in toenemende mate gebruik van digitale systemen en online leer- of communicatie-omgevingen. Deze ontwikkeling biedt kansen voor efficiëntie en innovatie, maar brengt ook risico’s met zich mee. Een recent voorbeeld betreft het gebruik van AI bij de gemeente Eindhoven, waarbij persoonsgevoelige informatie is gelekt.
Zonder een helder beleid bestaat het risico op: • Onjuiste of ongeautoriseerde gegevensverwerking, wat kan leiden tot schending van privacywetgeving (AVG) en reputatieschade. • Inconsistent gebruik van AI-toepassingen, waardoor kwaliteit en betrouwbaarheid van output niet gegarandeerd zijn. • Beveiligingsrisico’s, zoals het onbedoeld delen van vertrouwelijke informatie met externe platforms. Toepassing van AI bij gemeente Midden-Groningen Wij stellen vast gemeente Midden-Groningen richtlijnen voor het gebruik van AI heeft opgesteld en dat is een belangrijk instrument om het gebruik van AI beheersbaar te houden. Gemeente Midden-Groningen staat toe dat medewerkers, mits onderbouwd, gebruikmaken van betaalde AI-toepassingen zoals MS Copilot en ChatGPT, daarmee heeft zij afschermde AI applicaties beschikbaar voor al haar medewerkers. Daarnaast worden nieuwe medewerkers actief geïnformeerd over wanneer en met welke gegevens AI mag worden ingezet, zodat naleving van wet- en regelgeving gewaarborgd blijft.
Overweeg om te kiezen voor één standaard AI-oplossing binnen de organisatie. Dit maakt het mogelijk om: • Eenduidig beleid en richtlijnen op te stellen. • Training en bewustwording te uniformeren. • Controle en monitoring van gebruik te vereenvoudigen. Door deze aanpak wordt het gebruik van AI niet alleen veiliger, maar ook effectiever en beter afgestemd op de strategische doelen van de organisatie.
Aanbiedingsbrief
Aanbiedingsbrief
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
Samenvatting
Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle
Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting
Onze risico inschatting Algemeen beeld
Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen
Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving
IT omgeving
Procesobservaties
Procesobservaties
Overige onderwerpen (4/4) NIS2 en de Nederlandse implementatie:
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
Stand van zaken en verplichtingen De Europese NIS2-richtlijn heeft als doel het niveau van cybersecurity te verhogen en de impact van cyberincidenten binnen de EU te beperken.
De SiSa controle Gemeente Midden-Groningen beschikt over meer dan 40 regelingen. Dit vraagt om een gestructureerde aanpak voor de controle van deze regelingen. We hebben 20 november jl. een presentatie gegeven over de aanpak van de controle van de SiSa verantwoording en daarbij afspraken gemaakt om het proces zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen.
De belangrijkste verplichtingen omvatten: • Risicobeheer en zorgplicht: Organisaties moeten passende technische en organisatorische maatregelen treffen, inclusief supply chain security. • Incidentmelding: Ernstige incidenten moeten binnen 24 uur worden gemeld aan de bevoegde autoriteit. • Continuïteitsplanning: Procedures voor bedrijfscontinuïteit en herstel na incidenten. • Toezicht en sancties: Lidstaten krijgen bevoegdheden om toezicht te houden en boetes op te leggen tot €10 miljoen of 2% van de jaaromzet. In Nederland is de implementatie van NIS2 in volle gang. Het wetsvoorstel Cyberbeveiligingswet (Cbw) is in juni 2025 ingediend bij de Tweede Kamer, met beoogde inwerkingtreding in het tweede kwartaal van 2026. Parallel hieraan is het concept-Cyberbeveiligingsbesluit (AMvB) op 30 juni 2025 naar de Kamer gestuurd. Dit besluit werkt de zorgplicht nader uit en bevat sectorspecifieke bepalingen, zoals drempelwaarden voor incidentmeldingen.
Overige onderwerpen
Overige onderwerpen
Bijlagen
Bijlagen
34
Gemeente Midden-Groningen houdt rekening met bovenstaande ontwikkelingen en heeft daarvoor onder andere een Programmaplan 2025 - 2028 in juli 2025 door het directieteam laten vaststellen.
De SiSa controle staat gepland in de week van 2 maart 2026. De afspraak is dat een week voor de start van de controle de concept SiSa bijlage en de oplevering van de LOTLS (Lijst met Op Te Leveren Stukken) is aangeleverd. Mochten deze afspraken onverhoopt niet gehaald worden, dan worden wij graag hier tijdig van de op de hoogte gebracht om tot een passende oplossing te komen.
De eindejaarscontrole De eindejaarscontrole staat gepland vanaf de week van 30 maart 2026. De afspraak is dat een week voor de start van de controle de concept jaarrekening als de oplevering van de LOTLS (Lijst met Op Te Leveren Stukken) is aangeleverd. Mochten deze afspraken onverhoopt niet gehaald worden, dan worden wij graag hier tijdig van de op de hoogte gebracht om tot een passende oplossing te komen.
BIJLAGEN
35
Aanbiedingsbrief
Bijlagen
Inhoudsopgave
Onafhankelijkheid
Aanbiedingsbrief
Inhoudsopgave
Disclaimer Samenvatting
Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle
Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting
Onze risico inschatting Algemeen beeld
Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen
Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving
IT omgeving
Procesobservaties
Procesobservaties
Overige onderwerpen
Overige onderwerpen
Bijlagen
Bijlagen
36
37
Aanbiedingsbrief
Aanbiedingsbrief
Onafhankelijkheid en beperking gebruik rapportage
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
Samenvatting
Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle
Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting
Onze risico inschatting Algemeen beeld
Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen
Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving
IT omgeving
Procesobservaties
Procesobservaties
Overige onderwerpen
Overige onderwerpen
Bijlagen
Bijlagen
Onafhankelijkheid
Disclaimer (beperking gebruik rapportage)
Modus audit b.v. voert de controlewerkzaamheden uit met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving en de fundamentele beginselen van professionaliteit, integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid. Op basis van Nederlands recht en de beroepsregels zoals de voorschriften van de ViO (Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij Assurance opdrachten) is vereist dat modus audit b.v. onafhankelijk is ten opzichte van onze opdrachtgevers. Wij bevestigen dat modus audit b.v. onafhankelijk is. Dit betekent dat er geen persoonlijke, financiële of zakelijke belangen bestaan die de objectiviteit van de controle zouden kunnen beïnvloeden.
De boardletter is opgesteld op basis van de tijdens de controle uitgevoerde werkzaamheden en de daarbij verkregen informatie op basis van uw verstrekte opdracht tot de controle van de jaarrekening. De inhoud is uitsluitend bedoeld voor het management en de met governance belaste organen van uw organisatie. De bevindingen en aanbevelingen zijn gebaseerd op de situatie zoals die gold ten tijde van de controle en kunnen wijzigen bij veranderende omstandigheden. De diepgang van onze werkzaamheden is afhankelijk van onze ingeschatte risico’s. Wij brengen echter geen oordeel uit over de effectiviteit van de interne beheersing. De boardletter is niet bedoeld voor externe verspreiding of gebruik door derden, tenzij vooraf schriftelijk toestemming is verleend. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor gebruik door anderen dan de beoogde ontvangers, noch voor beslissingen die worden genomen op basis van deze informatie zonder onze betrokkenheid.