Document · PDF

387.1 Bijlage 1 - Boardletter - gemeente midden-groningen

Raadsvergadering 5 maart 2026, gemeente Midden-GroningenBij agendapunt: Raadsbrieven9.807 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Gemeente Midden-Groningen Boardletter 2025

Versie 05.02 2026

Aanbiedingsbrief

Inhoudsopgave

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen Postbus 75 9600 AB HOOGEZAND Betreft: Boardletter 2025

Aanbiedingsbrief

Inhoudsopgave

Samenvatting

Samenvatting Kenmerk: 2025-216 Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten

Beste leden van het bestuur In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot de controle van de jaarrekening 2025 van de gemeente Midden-Groningen brengen wij met deze boardletter verslag uit over onze bevindingen naar aanleiding van onze interimcontrole. Voor een nadere omschrijving van onze opdracht, de reikwijdte en de aanpak van onze controle en overige afspraken verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging 2025. Deze boardletter bevat onze belangrijkste bevindingen ten aanzien van de processen binnen de gemeente Midden-Groningen en de daarin opgenomen beheersingssystemen. In deze rapportage richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelf controlerend vermogen van uw organisatie. Tijdens onze bezoeken aan de gemeente Midden-Groningen komen wij ook in aanraking met andere ontwikkelingen van uw organisatie en bedrijfsvoering. Wij bespreken graag een aantal van die andere ontwikkelingen met u. In deze boardletter besteden wij daarom ook aandacht aan ontwikkelingen op andere gebieden dan de processen. Het vervolg van onze werkzaamheden voor de controle van de jaarrekening staat gepland vanaf eind maart 2026. Hierover zijn met de P&C coördinator reeds afspraken gemaakt.

IT omgeving

Procesobservaties

Wij vertrouwen erop u met dit verslag van dienst te zijn geweest. Wij willen de organisatie bedanken voor de prettige samenwerking. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven.

Hoogachtend, Was getekend

Overige onderwerpen

Overige onderwerpen H.F.G. (Henk) van den Top RA Bijlagen

Bijlagen

Partner en extern accountant modus audit

Aanbiedingsbrief

Inhoudsopgave

Samenvatting op hoofdlijnen

Doel en reikwijdte van onze controle

Onze risico inschatting

Algemeen beeld

Ontwikkelingen en aandachtspunten

IT Omgeving

Procesobservaties

Ontwikkelingen en aandachtspunten

Overige onderwerpen

Bijlagen Onafhankelijkheid Disclaimer (beperking gebruik rapportage)

IT omgeving

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

SAMENVATTING OP HOOFDLIJNEN

Aanbiedingsbrief

Samenvatting op hoofdlijnen (1/2)

Inhoudsopgave

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld

Onze risico analyse

Dit is de eerste interimcontrole van uw nieuwe accountant bij gemeente Midden-Groningen en het proces is soepel verlopen. Het algemeen beeld dat wij, op grond van de interimcontrole, hebben gekregen van gemeente Midden-Groningen is dat er een cultuur heerst van toewijding en de wil om processen goed uit te voeren. Tegelijkertijd zien we dat de omvang van de organisatie en de hiermee gepaard gaande wederzijdse afhankelijkheden (tussen de verschillende afdelingen) vraagt om vaste beheersingsstructuren. Onder leiding van concern control zijn hier de afgelopen jaren de nodige stappen in gezet. Op basis van de uitkomsten van de interim onderstrepen we de ingezette weg en dragen we graag bij aan continue verbetering in de organisatie van gemeente Midden-Groningen.

Voor de controle van de jaarrekening 2025 hebben wij een aantal risico’s in kaart gebracht die extra aandacht vragen. Belangrijk om te melden dat deze risico’s niet zijn geïdentificeerd naar aanleiding van bevindingen bij de gemeente, maar gezien de aard van het risico (op voorhand) bij elke gemeente relevant zijn. We noemen in deze samenvatting één voorbeeld: de grondexploitatie. Daarbij hebben we gezien dat de gemeente in de uitvoering afhankelijk is van enkele externe partijen. In onze procesobservaties hebben wij daarom aandacht gevraagd voor de wijze waarop dit proces momenteel is ingericht en de mogelijke kwetsbaarheid die deze afhankelijkheid met zich meebrengt. Wij hebben geen zaken te melden die een negatieve impact hebben op onze controle.

Doel en reikwijdte van de controle

Ontwikkelingen en aandachtspunten

Als accountant beoordelen wij of de jaarrekening 2025 van de gemeente Midden-Groningen voldoet aan wettelijke vereisten en een getrouw beeld geeft van de financiële positie en rechtmatigheid. Onze controle leidt tot een formele controleverklaring en bestaat uit drie fasen: planningsfase, interimcontrole en eindejaarscontrole. In de planningsfase analyseren wij actuele ontwikkelingen binnen de gemeente. Tijdens de interimcontrole toetsen wij de opzet, bestaan en waar mogelijk werking van de administratieve organisatie en interne beheersingsmaatregelen. De eindejaarscontrole in het voorjaar richt zich op de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording) volgens verslaggevingsregels.

Belangrijke ontwikkelingen/aandachtspunten zijn: • De invulling van het sociaal domein in combinatie met de rol van Stichting Kwartier. • De inzet van de middelen van ‘Nij begun’ en de wijze van verantwoording hierover. • De ontwikkelingen inzake de grondexploitaties en de effecten hiervan in de paragraaf grondbeleid in de jaarstukken. • De ontwikkelingen inzake de activiteiten van de BWRI (vanaf 1 januari 2026: Midwerk). • Doorontwikkeling van de interne controle als onderdeel van de aantoning van de rechtmatigheid door het college.

aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Aanbiedingsbrief

Samenvatting op hoofdlijnen (2/2)

Inhoudsopgave

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

IT omgeving

Procesobservaties

De IT omgeving van gemeente Midden-Groningen is complex en bestaat uit een groot aantal applicaties. De gemeente beschikt over een strategisch informatiebeveiligingsbeleid en daaruit voortkomende acties. Momenteel is de gemeente bezig met de voorbereiding op de implementatie van het Information Security Management Systeem (ISMS) ten behoeve van de BIO2. De gemeente kan zich verbeteren op het gebied van het aantoonbaar in control zijn inzake het toegangsbeheer, het wijzigingsbeheer en het leveranciersmanagement. Wij hebben geen indicaties dat de gemeente in het afgelopen jaar incidenten heeft gehad waarbij de betrouwbaarheid en continuïteit van haar IT systemen en data ernstig in het geding is gekomen.

Als onderdeel van de interimcontrole hebben wij kennisgenomen van de procesgang van de belangrijkste processen (inkoop-betalingen, sociaal domein, grondexploitatie etc.). Wij hebben geen significante tekortkomingen geconstateerd die leiden tot acuut gevaar voor de beheersing binnen gemeente Midden-Groningen. Wel hebben wij enkele observaties, waarmee wij graag willen bijdragen aan de verbetering van de interne beheersing van de gemeente. Daarnaast hebben wij enkele aandachtspunten meegegeven, zodat we als accountant beter gebruik kunnen maken van de werkzaamheden die de gemeente uit hoofde van de rechtmatigheidsverantwoording sowieso uitvoert.

Overige onderwerpen

Bijlagen

In het hoofdstuk overige onderwerpen worden de actualiteiten behandeld vanuit het BBV (wijziging in wet- en regelgeving alsook de actuele notities door de commissie BBV), de status van de kaderstelling omtrent de rechtmatigheidsverantwoording bij de gemeente, de status van de invoering van NIS2 (in het kader van informatiebeveiliging), de toenemende aandacht voor duurzaamheid, het toenemende gebruik van AI toepassingen en de implicaties hiervan voor de gemeente en een vooruitblik op de jaarrekeningcontrole die zal plaatsvinden in het voorjaar van 2026.

In de bijlagen hebben wij verplichte onderwerpen opgenomen inzake de onafhankelijkheid.

DOEL EN RIJKWEIDTE VAN ONZE CONTROLE

Aanbiedingsbrief

Doel en reikwijdte van onze controle

Inhoudsopgave

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Doel en reikwijdte van onze controle

Processen in scope

Als accountant van de gemeente Midden-Groningen beoordelen wij of de jaarrekening 2025 voldoet aan de wettelijke vereisten en een getrouw beeld geeft van de financiële positie en de rechtmatigheidsverantwoording. Het eindresultaat van de controle is de controleverklaring bij de jaarrekening.

Bij de gemeente Midden-Groningen hebben wij de volgende processen als relevant onderkend in het kader van de jaarrekeningcontrole:

Onze controle bestaat uit drie onderdelen: • De planningsfase • De interimcontrole • De eindejaarscontrole

✓ Rechtmatigheidsverantwoording (incl. (Europese) aanbestedingen);

Tijdens de planningsfase verkrijgen wij een goed beeld van de ontwikkelingen/actualiteiten die spelen bij de gemeente MiddenGroningen. Tijdens de interim controle richten wij ons op de opzet en werking van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen interne beheersingsmaatregelen. De observaties hiervan zijn opgenomen in dit verslag. De eindejaarscontrole vindt plaats in het voorjaar van 2026. Hierbij toetsen wij of de jaarrekening (inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording) een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de gemeente en of deze voldoet aan de geldende verslaggevingsregels. Naar aanleiding van de eindejaarscontrole wordt een verslag van bevindingen uitgebracht en toegelicht aan de audit commissie.

✓ Uitkeringen in natura en pgb (Wmo en jeugdzorg);

✓ P&C-cyclus (incl. memoriaalboekingen); ✓ Inkoop- en betalingsproces;

✓ Personeelsproces; ✓ Uitkeringen in geld (Participatiewet); ✓ Subsidieverstrekkingenproces; ✓ Gemeentelijke belastingen en heffingen; ✓ Grondexploitatie(opzetten);

✓ IT omgeving. Ten aanzien van bovenstaande processen kijken wij onder andere naar de controle technische functiescheiding, interne beheersingsmaatregelen, relevante IT applicaties en de mate waarin het proces onderdeel uitmaakt van uw eigen werkzaamheden op het gebied van Verbijzonderde Interne Controle (VIC).

ONZE RISICO INSCHATTING

Aanbiedingsbrief

Onze risico inschatting (1/2)

Inhoudsopgave

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Risico inschatting In het kader van de controle van de jaarrekening 2025 hebben wij een risico inschatting uitgevoerd. Elementen die wij onder andere betrekken in onze risico inschatting zijn branche specifieke ontwikkelingen en interne ontwikkelingen binnen uw organisatie. In onderstaand schema nemen wij naast de significante risico’s ook de risico’s op die onze bijzondere aandacht hebben gedurende onze controle. Een significant risico is een verhoogd risico op een afwijking van materieel belang, waarvoor wij gedurende de controle speciale aandacht moeten hebben. Dit betekent niet dat er bij deze risico’s fouten optreden, maar het zijn wel gebieden waar potentieel fouten kunnen ontstaan die van invloed kunnen zijn op onze controleverklaring. Risico/aandachtsgebied

Omschrijving

Significant risico of aandachtsgebied

Doorbreking interne beheersingsmaatregelen door het management

Het risico op doorbreking van de interne beheersing door management (verplicht risico op basis van de Nederlandse controlestandaarden). Het is een standaard verondersteld risico. Het risico is niet geïdentificeerd naar aanleiding van specifieke omstandigheden bij uw organisatie.

Significant risico (als gevolg van een bewuste actie en daarmee fraude)

Onjuiste waardering grondexploitatie als gevolg van onzekerheden in ontwikkelingen van kosten en opbrengsten

Uw gemeente heeft diverse grondexploitaties met variërende risicoprofielen. Het voornaamste risico is de schatting van de nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten, omdat schattingen nou eenmaal een subjectief karakter in zich hebben. Wij beoordelen derhalve de aanvaardbaarheid van de schattingselementen in de exploitatieopzetten van de meest risicovolle grondexploitaties. Op basis van een eerste initiële risicoanalyse ziet dit risico toe op de grondexploitatie Stadsentree (Hoogezand Noord) en Stadshart.

Significant risico (als gevolg van fouten in schattingen)

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Aanbiedingsbrief

Onze risico inschatting (2/2)

Inhoudsopgave

Risico inschatting (vervolg)

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle

Risico/aandachtsgebied

Omschrijving

Significant risico of aandachtsgebied

Het niet voldoen aan de Wet normering topinkomens (WNT)

Wij onderkennen een significant risico bij de WNT-verantwoording vanwege de nihil goedkeuringstolerantie die geldt vanuit de WNT wetgeving, de complexe regelgeving en de vele uitzonderingsbepalingen. De WNT bevat strikte normen, maar ook diverse interpretaties en overgangsregelingen die de juiste toepassing bemoeilijken. Onjuiste verantwoording kan leiden tot boetes, terugvorderingen en reputatieschade.

Significant risico (als gevolg van fouten)

Onze risico inschatting

Daarom achten wij extra aandacht noodzakelijk voor de naleving van de WNT in de jaarrekening, om het risico op materiële fouten te beperken. Overigens bestempelen wij dit risico als significant bij alle publieke organisaties die aan WNT wetgeving onderworpen zijn.

Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten

De rechtmatigheidsverantwoording geeft geen getrouw beeld, doordat de verantwoording relatief nieuw en complex is.

IT omgeving

Procesobservaties Ongeautoriseerde betalingen Overige onderwerpen

Bijlagen

Significant risico (als gevolg van fouten)

Gezien deze factoren onderkennen wij een significant risico bij de rechtmatigheidsverantwoording, met een verhoogde kans op interpretatie- en uitvoeringsfouten.

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Voor het boekjaar 2025 vormt dit pas het derde jaar waarin de VICfunctie (concern control) de rechtmatigheidsverantwoording controleert. Hoewel er inmiddels aanvullende handleidingen van de commissie BBV zijn gepubliceerd, blijft de verantwoording en de controle relatief nieuw en complex.

Als het gevolg van leemtes in de AO/IB inzake betaalrechten in de bankapplicatie onderkennen wij een aanvullend aandachtspunt. Gelden kunnen onttrokken worden uit de organisatie, en daarom voeren wij aanvullende controles uit op de betaalomgeving. Overigens hebben wij vastgesteld dat er in 2025 beperkt gelden over deze bankrekening zijn gelopen en deze ook geen ongebruikelijke transacties hebben laten zien.

Aandachtspunt

ALGEMEEN BEELD

Aanbiedingsbrief

Algemeen beeld

Inhoudsopgave

Algemeen beeld van Midden-Groningen

Financieel beeld

De gemeente Midden-Groningen komt naar voren als een organisatie die haar basisprocessen (die relevant zijn voor de jaarrekening) goed op orde heeft en zich inzet voor transparantie en samenwerking, maar tegelijkertijd geconfronteerd wordt met grote uitdagingen (woningopgave, toenemende eisen in het kader van informatieveiligheid etc.).

Financieel kent de gemeente uitdagende tijden door oplopende kosten in het sociaal domein en toenemende risico’s rond met betrekking tot het beheer van de openbare ruimte (vastgoed en grondexploitatie), terwijl landelijke ontwikkelingen zoals het verwachte ravijnjaar (2028) extra waakzaamheid vereisen.

Aanbiedingsbrief

Inhoudsopgave

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten

IT speelt een cruciale rol in de bedrijfsvoering, met afhankelijkheid van diverse systemen en externe leveranciers, waarbij informatiebeveiliging en naleving van normen zoals NIS-2 en BIO nadrukkelijk aandacht krijgen. De gemeente erkent dat hierin nog grote stappen te zetten zijn. Een belangrijke ontwikkeling is dat het directieteam (DT) in juli 2025 een programmaplan heeft vastgesteld voor 2025 -2028 om hier concrete stappen in te zetten. Dit alles schetst het beeld van een gemeente die zich bewust is van haar uitdagingen en vastberaden is om deze met professionaliteit en toekomstgericht beleid het hoofd te bieden.

De Najaarsnota 2025 van de gemeente Midden-Groningen laat een verwacht positief jaarrekeningresultaat zien van ruim € 3 miljoen, wat lager is dan de eerdere prognose van € 4 miljoen na de meicirculaire. De daling van € 1 miljoen komt doordat het grote nadeel van het terugdraaien van incidentele dekking (beleidswijziging) niet volledig wordt gecompenseerd door de positieve mutaties. De septembercirculaire zorgt voor een incidenteel surplus, dat wordt toegevoegd aan een nieuwe reserve voor ambitieruimte in de raadsperiode 20262030. Echter, landelijk zien wij dat structurele lasten in toenemende mate worden gedekt met incidentele baten en dat is geen gezonde ontwikkeling, zoals hieronder visueel ook wordt weergegeven.

incidentele baten

Controleomgeving

IT omgeving

Organisatiecultuur Integriteit

Procesobservaties

Procesobservaties Monitoring

Risico beheersing

Interne audits

Identificatie

evaluatie

van risico's

Overige onderwerpen

Bijlagen

Beheersmaatregelen Beleidsregels, procedures

structurele lasten

ONTWIKKELINGEN EN AANDACHTSPUNTEN

Aanbiedingsbrief

Ontwikkelingen en aandachtspunten

Inhoudsopgave

Ontwikkelingen in sociaal domein

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld

De financiële situatie van het sociaal domein blijft (landelijk gezien) kwetsbaar. De lasten voor jeugdzorg, Wmo en participatie stijgen structureel, terwijl de Rijksbijdragen na 2026 onzeker zijn. In 2026 is het saldo nog positief, maar vanaf 2027 ontstaan er weer tekorten bij de gemeente, ondanks bezuinigingsmaatregelen en incidentele compensaties vanuit het Rijk (o.a. Hervormingsagenda Jeugd, Commissie van Ark). De gemeente Midden-Groningen anticipeert op volumegroei in de jeugdzorg (4,7% in 2026) en indexeert de budgetten voor loon- en prijsstijgingen. Toch blijft het risico bestaan dat de kosten sneller stijgen dan de inkomsten, mede door landelijke ontwikkelingen en een stijgende zorgvraag.

aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Rol Stichting Kwartier Stichting Kwartier is tot uiterlijk 1 januari 2028 verantwoordelijk voor de uitvoering van de sociale teams en het welzijnswerk. Eind 2023 gaf Kwartier aan de wettelijke taken rond de toegang tot jeugdhulp niet langer te kunnen uitvoeren volgens de nieuwe landelijke eisen voor ‘stevige lokale teams’.

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

De gemeente heeft besloten de uitvoering van sociale teams en welzijn onder te brengen in een gemeentelijke stichting of soortgelijke invulling. In 2026 wordt de transitie voorbereid, met aandacht voor continuïteit van dienstverlening, personeel en financiële risico’s. De gemeente wordt ondersteund door een externe deskundige.

Als de gemeenteraad op 5 maart instemt met het voorstel is het de bedoeling om vanaf 1 januari 2027 om de uitvoering van sociale teams en welzijn in Midden-Groningen te doen via een stichting die is doorontwikkeld vanuit de huidige stichting Kwartier en die een nieuwe naam krijgt. Kwartier heeft aangegeven mee te werken aan een zorgvuldige overdracht van taken en medewerkers. De basissubsidie voor Kwartier wordt geïndexeerd en er zijn incidentele middelen opgenomen voor de transitie (€250.000 in 2026). De gemeente houdt rekening met frictiekosten en mogelijke extra structurele lasten voor de nieuwe stichting. Andere landelijke trends Jeugdzorg: Ondanks stabilisatie van het aantal cliënten, blijven de kosten stijgen. Dit geldt ook voor gemeente Midden-Groningen. Gemeenten rekenen op besparingseffecten uit de Hervormingsagenda, maar houden rekening met tegenvallers (via risicoparagraaf). Voor Midden-Groningen geldt dat deze stijging afvlakt zowel in vergelijking met voorgaande jaren als in vergelijking tot landelijke cijfers. Momenteel onderzoekt de gemeente de oorzaak hiervan en verwacht daar in het tweede kwartaal van 2026 de eerste observaties over te kunnen delen. Wmo: De vraag naar ondersteuning groeit door vergrijzing en complexere problematiek. De gemeente zet in op meer algemene voorzieningen en samenwerking met zorg- en welzijnspartijen.

Participatie en armoede: De nieuwe Participatiewet “in Balans” vraagt om meer maatwerk en een menselijkere benadering. Er wordt ingezet op het vergroten van financiële weerbaarheid en het terugdringen van armoede en schulden, mede via projecten uit de Sociale Agenda van Nij Begun.

Aanbiedingsbrief

Ontwikkelingen en aandachtspunten

Inhoudsopgave

Ontwikkelingen in de grondexploitatie

Samenvatting

De gemeente Midden-Groningen heeft in 2025 een forse uitbreiding van het aantal actieve grondexploitaties gerealiseerd: van 9 in 2024 naar 33 in 2025. Dit is vooral het gevolg van het toevoegen van de Stadsentree, Werfkade/Helmersterrein en een groot aantal vrijkomende locaties (voormalige schoollocaties). Het totaal aantal bouwkavels in exploitatie is gestegen van bijna 500 naar ruim 900, waarvan 489 bouwkavels nog gerealiseerd moeten worden in de komende vijf jaar. De exploitatieopbrengsten zijn fors toegenomen: van € 48 miljoen naar € 84 miljoen. Van dit bedrag moet nog € 49 miljoen worden gerealiseerd. Ook de investeringen laten een sterke groei zien, van € 42 miljoen naar € 78 miljoen, waarvan € 37 miljoen nog moet worden uitgegeven. Deze cijfers onderstrepen zowel de ambitieuze plannen als de ambitie van de nog te behalen resultaten.

Samenvatting

Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Nota grondbeleid De nota introduceert een nieuw grondbeleid onder de Omgevingswet, waarbij de gemeente Midden-Groningen de komende 20 jaar ruim 146 hectare extra grond wil verwerven of afspraken wil maken met ontwikkelaars, corporaties en particulieren om te kunnen voldoen aan de woningbouw-, maatschappelijke- en economische opgaven. Er wordt ingezet op situationeel grondbeleid, waarbij per initiatief wordt bepaald of actief of faciliterend wordt opgetreden, met nadruk op kostenverhaal en het zorgvuldig vastleggen van afspraken met marktpartijen. Verder worden de regels voor verkoop, verhuur en verpachting van gronden en vastgoed geactualiseerd, en wordt het kostenverhaal op initiatiefnemers strikter toegepast volgens de nieuwe wettelijke kaders. Vaststelling van deze nota wordt verwacht in het voorjaar van 2026, waarna de oude nota uit 2019-2024 vervalt.

Belangrijkste ontwikkelingen (exploitatieopzetten) Stadshart Hoogezand (woningbouw): Vlek 1 en 2 zijn gerealiseerd, maar mede als gevolg van gemeente overstijgende ontwikkelingen kan de verdere realisatie van de exploitatie nog veranderen. Stadsentree Hoogezand (woningbouw): Dit project bevindt zich nog in de planfase. De verwachting is een neutraal resultaat, mede door subsidies. De risico’s zijn aanzienlijk (€ 2,2 miljoen standaardrisico), maar er zijn sturingsmogelijkheden om deze risico’s te beheersen. Met behulp van een externe deskundige houdt de gemeente grip op de risico’s in deze exploitatie. Vrijkomende locaties (woningbouw): De herontwikkeling van voormalige schoollocaties verloopt gefaseerd. De meeste locaties worden via tenders in de markt gezet, waarbij de inschrijver verantwoordelijk is voor het woonrijp maken. De resultaten variëren sterk per locatie: sommige zijn winstgevend (bijvoorbeeld Multatulistraat, eindwaarde € 0,6 miljoen), andere zijn verlieslatend (bijvoorbeeld Zonneweg, eindwaarde -€ 0,3 miljoen). De risico’s zijn over het algemeen beperkt, mede doordat de uitvoering nog goed beïnvloedbaar is en de plankosten systematisch worden verdeeld. Rengerspark (bedrijventerrein): De verkoop van kavels verloopt trager dan verwacht, maar het project blijft winstgevend (eindwaarde € 6,4 miljoen).

De grootste risico’s zijn een tegenvaller bij het woonrijp maken en vertraging in de uitgifte als gevolg van risico’s ten aanzien van bijvoorbeeld de netcongestie.

Aanbiedingsbrief

Ontwikkelingen en aandachtspunten

Inhoudsopgave

Ontwikkelingen rondom ‘Nij Begun’

Samenvatting

Het programma Nij Begun vormt één van de belangrijkste regionale ontwikkelingen voor Groningen en Noord-Drenthe.

Samenvatting

Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting

Nij Begun is het kabinetsprogramma dat voortkomt uit de parlementaire enquête naar de gaswinning en heeft als doel om, naast schadeherstel en versterking, structureel te investeren in de brede welvaart en leefbaarheid van de regio. Voor Midden-Groningen betekent dit een forse impuls, zowel inhoudelijk als financieel.

Aandachtspunten voor de invulling en verantwoording De besteding van Nij Begun-middelen vraagt om een integrale aanpak en nauwe samenwerking met inwoners, maatschappelijke partners en andere overheden. Gemeente Midden-Groningen is momenteel alleen verantwoordelijk voor het deel dat zij zelf uitvoeren of waar zij middelen voor krijgen. Via de SiSa wordt al enige jaren verantwoording afgelegd over de ingezette middelen voor de herstelagenda. Naar verwachting zal er een regionaal verantwoordingsdocument worden opgesteld waarmee de bredere ontwikkelingen binnen Nij Begun worden gevolgd.

Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

De middelen uit Nij Begun zijn verdeeld over vier pijlers: • herstel van Groningen (schade en versterking), • verduurzaming, • sociaal herstel sociale agenda) en • economisch perspectief (economische agenda). Voor de sociale- en economische agenda is €3,5 miljard beschikbaar gesteld voor de gehele regio. Deze regeling geldt voor een periode van 30 jaar, met als doel de brede welvaart in de regio op het landelijk gemiddelde te brengen. De gemeente ontvangt daarnaast specifieke uitkeringen voor leefbaarheid, wijkontwikkeling, sociale en emotionele ondersteuning en het oplossen van knelpunten. Over de wijze van verantwoording is nog veel onduidelijk.

Specifiek voor het sociaal domein is het van belang dat de maatregelen uit de sociale agenda goed aansluiten op bestaand beleid en lokale behoeften, en dat de governance en organisatievormen tijdig worden ingericht. Gemeente MiddenGroningen constateert dat al op deze wijze wordt vormgegeven. De komende jaren ligt de nadruk op het uitwerken van concrete maatregelen, het borgen van structurele effecten en het tijdig rapporteren over voortgang en resultaten. Kortom, Nij Begun biedt grote kansen voor Midden-Groningen, maar onduidelijkheid zorgt ervoor dat gemeente Midden-Groningen nog niet precies kan inschatten en anticiperen op wat er op hen afkomt. Wij houden de ontwikkelingen ten aanzien van Nij Begun nauwlettend in de gaten en denken graag met u mee over de impact voor de verslaggeving in de nabije toekomst.

Aanbiedingsbrief

Ontwikkelingen en aandachtspunten

Inhoudsopgave

Activiteiten Sociaal ontwikkelbedrijf

Samenvatting

Per 1 januari 2026 verandert BWRI (Bedrijf voor Werk, Re-integratie en Inkomen) van naam en positionering naar Midwerk. Deze naamswijziging markeert de doorontwikkeling naar een volwaardig sociaal ontwikkelbedrijf, passend bij de landelijke ontwikkelingen en de lokale ambities van gemeente Midden-Groningen.

Samenvatting

Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten

Belangrijkste ontwikkelingen Breder takenpakket: Midwerk blijft verantwoordelijk voor de uitvoering van de Participatiewet, re-integratie, inkomensondersteuning en armoedebeleid. Daarnaast wordt ingezet op persoonlijke ontwikkeling, vrijwilligerswerk en maatschappelijke activering voor een bredere doelgroep. Nieuwe wetgeving: De invoering van de Participatiewet in Balans (verwacht per 1 januari 2026) vraagt om meer maatwerk, een mensgerichte benadering en meer ruimte voor individuele ondersteuning. Dit sluit aan bij de visie van de gemeente op sociale veerkracht.

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Regionale samenwerking: Midwerk participeert in regionale projecten zoals het Just Transition Fund (JTF) “Waardewerk”, gericht op het creëren van werkgelegenheid voor inwoners die nu nog geen aansluiting vinden op de arbeidsmarkt.

Impulsbudget: Vanuit het Rijk ontvangt de gemeente structureel extra middelen om Midwerk toekomstbestendig te maken en te investeren in infrastructuur, leer-werktrajecten en samenwerking met werkgevers en onderwijs. Focus op uitstroom en ontwikkeling: Er wordt nadrukkelijk ingezet op het begeleiden van inwoners naar betaald werk, maar ook op het bieden van ontwikkelkansen voor mensen die (nog) niet kunnen deelnemen aan de reguliere arbeidsmarkt. Aandachtspunten voor de interne controle Procesbeheersing: Door de uitbreiding van het takenpakket en de invoering van nieuwe regelingen is het van belang dat de interne processen en administratieve organisatie goed zijn ingericht en actueel blijven. Risicobeheersing: De overgang naar Midwerk en de implementatie van nieuwe wetgeving brengen risico’s met zich mee op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en privacy. Hierop dient blijvend toezicht te zijn vanuit concern control.

Aanbiedingsbrief

Ontwikkelingen en aandachtspunten

Inhoudsopgave

Doorontwikkeling interne controle

Wet DBA

Wij zien dat de organisatie, mede door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2023, de afgelopen jaren mooie stappen heeft gezet in het verder professionaliseren van de interne controles. Het opstellen van een intern controleplan en het werken met een uniform werkprogramma voor de relevante processen dragen bij aan een consistente en transparante dossiervorming. Gezien de diversiteit aan processen en de decentrale uitvoering hiervan, onderstrepen wij het belang van centrale ondersteuning om een uniforme werkwijze verder te borgen.

De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA) heeft tot doel schijnzelfstandigheid te voorkomen en duidelijkheid te bieden over de arbeidsrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De wet stelt dat organisaties verantwoordelijk zijn voor het beoordelen of een ingehuurde zelfstandige daadwerkelijk als ondernemer kan worden aangemerkt en niet feitelijk in dienstbetrekking werkt. Indien de arbeidsrelatie niet correct wordt ingeschat, kan dit leiden tot naheffingen van loonbelasting en sociale premies, evenals mogelijke boetes.

Tijdens onze review en deelwaarnemingen op het interne controleplan en de IC-werkprogramma’s hebben wij enkele aandachtspunten gesignaleerd die kunnen bijdragen aan verdere versterking van het interne controleproces. Zo is het waardevol om in het interne controleplan een meer gedetailleerde planning op te nemen, waarin duidelijk wordt vastgelegd wanneer welke controles plaatsvinden en op welke momenten (tussentijdse) verantwoording van bevindingen wordt afgelegd.

Voor de gemeente betekent dit dat bij het inhuren van externen zorgvuldig moet worden getoetst of de afspraken en feitelijke werkwijze voldoen aan de criteria van zelfstandigheid. Op basis van de gesprekken die wij in de organisatie hebben gevoerd zien wij dat er voldoende aandacht voor dit onderwerp is.

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Daarnaast zien wij bij de IC-werkprogramma’s mogelijkheden om de methodologie nog consequenter toe te passen, de vastlegging van deelwaarnemingen beter reproduceerbaar te maken en conclusies bij bevindingen structureel op te nemen. Ook kan de review door concerncontrol verder worden versterkt door duidelijk te documenteren welke deelwaarnemingen zijn beoordeeld en welke conclusies daaruit volgen. Wij denken graag mee over hoe deze verbeteringen gezamenlijk kunnen worden gerealiseerd, zodat het interne controleproces optimaal bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie. De verdere details zijn opgenomen in hoofdstuk Procesobservaties.

Begin 2025 heeft het directieteam een plan van aanpak vastgesteld en is een eerste analyse uitgevoerd om het aantal ZZP-ers en het risico in kaart te brengen. Eind 2025 heeft weer een inventarisatie plaatsgevonden en is het directieteam middels een memo geïnformeerd over de stand van zaken en de nog resterende risico's. Op dit moment wordt de gemeente Midden-Groningen ook getoetst door de Belastingdienst en de verwachting is dat de eerste uitkomsten hiervan in het voorjaar 2026 beschikbaar komen. Wij volgen deze ontwikkelingen als accountant nauwlettend, zodat eventuele bevindingen of aandachtspunten tijdig kunnen worden meegenomen in onze beoordeling en advisering.

IT OMGEVING

Aanbiedingsbrief

IT OMGEVING (1/3)

Inhoudsopgave

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Onze IT aanpak

IT Ontwikkelingen

In lijn met onze verantwoordelijkheid om onvolkomenheden in de automatiseringsomgeving te signaleren, delen wij hierbij onze bevindingen over de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen uw organisatie.

De IT omgeving van gemeente Midden-Groningen is complex en bestaat uit een groot aantal applicaties. De gemeente beschikt over een strategisch informatiebeveiligingsbeleid en daaruit voortkomende acties. Momenteel is de gemeente bezig met de voorbereiding op de implementatie van het Information Security Management Systeem (ISMS) ten behoeve van de BIO-2. Dit betekent strengere eisen voor netwerk- en informatiebeveiliging, toegangsbeheer en leveranciersmanagement. Er is een implementatieplan in de maak om compliant te zijn met SERrichtlijnen en NIS2 vanaf 2026. Daarnaast is het Programmaplan 2025 - 2028 in juli 2025 door het directieteam vastgesteld.

De volgende applicaties zijn in scope ten aanzien van de jaarrekeningcontrole: • Key2Financiën - Financiële administratie • X-Works - Sociaal domein • VRIS - Belastingen • Exact - BWRI • Allegro - Kredietbank • Visma Raet / Beaufort / Gemal - Salaris • RX Mission - Omgevingsvergunningen In dit kader hebben wij werkzaamheden verricht ten aanzien van de opzet en het bestaan van General IT Controls (GITC) die hierop van toepassing zijn. De GITC omvatten onder andere: • Toegangsbeheer (zowel fysieke als logische toegangsbeveiliging); • Wijzigingsbeheer (procedures voor het testen en implementeren van systeemwijzigingen); • Continuïteitsbeheer (maatregelen zoals back-up en recovery en incidentmanagement); • Leveranciersmanagement (zijn er duidelijke afspraken met externe partijen waarbij IT diensten zijn uitbesteed?)

Alhoewel wij geen indicaties hebben dat de gemeente in het afgelopen jaar incidenten heeft gehad waarbij de betrouwbaarheid en continuïteit van haar IT systemen en data ernstig in het geding is gekomen, hebben wij wel enkele observaties die wij graag met u delen.

De invoering van een Information Security Management System (ISMS) helpt om risico’s niet alleen te beheersen, maar deze beheersingsmaatregelen ook zichtbaar te maken. De gemeente investeert in het inbedden van deze processen in de organisatie, zodat er een goede balans ontstaat tussen risicobeheersing en transparantie. Naast deze voorbereidingen zijn er ook andere ontwikkelingen binnen gemeente Midden-Groningen, die aandacht hebben gevraagd binnen de afdeling automatisering. • •

Migratie naar Xworks: De overgang van Civision Samenleven naar Xworks (livegang: april 2025). Cloudtransitie Key2Financiën (livegang: november 2025).

Het aantoonbaar maken van de effectiviteit van de interne beheersomgeving (met name Leveranciersmanagement, logische toegangsbeveiliging en het wijzigingsbeheer) vraagt aandacht. Op de volgende pagina geven wij een globaal beeld van de bevindingen ten aanzien van hiervoor genoemde onderwerpen.

Aanbiedingsbrief

IT OMGEVING (2/3)

Inhoudsopgave

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Logische toegangsbeveiliging Toegangsbeheer bij gemeente Midden-Groningen omvat instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers. Wij verwachten dat er processen zijn ingericht om rechten bij indiensttreding, functiewijzigingen en vertrek correct te beheren. Een goed werkend systeem koppelt deze stappen aan HR-processen, voert periodieke reviews uit en legt bewijs vast. In de praktijk is de opzet bij gemeente Midden-Groningen aanwezig, maar de aantoonbaarheid is voor verbetering vatbaar. Voor vrijwel alle applicaties ontbreekt consistente logging en documentatie, waardoor het lastig is om compliance met BIO2 en NIS2 aan te tonen. Verbetering ligt in uniforme rapportages en regelmatige autorisatiecontroles om risico’s op ongeautoriseerde toegang te minimaliseren. Wijzigingsbeheer Wijzigingsbeheer bij gemeente Midden-Groningen is bedoeld om wijzigingen in systemen en applicaties gecontroleerd en aantoonbaar door te voeren. Een goed proces borgt dat elke wijziging vooraf wordt beoordeeld, getest en goedgekeurd, met duidelijke logging en documentatie. Dit voorkomt verstoringen en ongeautoriseerde aanpassingen. In de praktijk is het proces wel ingericht, maar de bewijsvoering schiet tekort. Voor veel applicaties ontbreekt consistente registratie van goedkeuringen en testresultaten, waardoor compliance met BIO2 en NIS2 lastig aantoonbaar is.

Verbetering ligt in uniforme vastlegging, centrale rapportages en periodieke controles om de beheersing van wijzigingen overtuigend te kunnen aantonen.

Continuiteitsbeheer Continuiteitsbeheer bij gemeente Midden-Groningen is op dit moment goed ingericht. Toegang tot het netwerk is geborgd en back-upprocedures functioneren zoals vereist, waardoor herstel bij storingen of calamiteiten mogelijk is. De risico’s nemen toe doordat steeds meer applicaties naar de cloud worden verplaatst. Deze verschuiving maakt de gemeente afhankelijk van externe leveranciers, waardoor leveranciersmanagement cruciaal wordt. Niet alleen moet de beschikbaarheid en beveiliging van deze diensten contractueel worden vastgelegd, ook moet aantoonbaar worden gecontroleerd of leveranciers voldoen aan afspraken en normen. Het continuïteitsbeheer is dus in de basis op orde, maar de groeiende cloudafhankelijkheid vraagt om versterking van leveranciersmanagement en monitoring richting externe partijen om toekomstige risico’s te beperken. Leveranciersmanagement Leveranciersmanagement bij gemeente Midden-Groningen krijgt in het voortraject wel aandacht: bij nieuwe contracten wordt gecontroleerd of leveranciers beschikken over de juiste certificaten en rapportages, zoals -normen of ISAE-verklaringen. Het probleem zit echter in de opvolging. Monitoring vindt niet tijdig plaats of ontbreekt volledig, waardoor niet altijd aantoonbaar is dat leveranciers blijven voldoen aan de afgesproken eisen.

Dit vormt een belangrijk aandachtspunt, zeker nu steeds meer applicaties in de cloud draaien en de afhankelijkheid van externe partijen toeneemt. Om dit te verbeteren is inmiddels een contractmanager aangesteld die zich specifiek richt op het bewaken van deze afspraken en het structureel controleren van compliance. Hiermee wordt een stap gezet naar beter leveranciersmanagement, maar de borging en periodieke toetsing moeten verder worden versterkt om risico’s te beperken.

Aanbiedingsbrief

Inhoudsopgave

IT OMGEVING (3/3)

Onze observaties omtrent IT Beheersomgeving (vervolg)

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Migratie naar X-works In 2024 is het Wmo/jeugd proces volledig naar X-works overgezet. Deze migratie is succesvol verlopen. Begin 2025 is het volledige proces van de participatiewet (BUIG) overgezet vanuit Civision Samenleven naar X-works. In het kader van deze migratie is het van belang dat er voldoende maatregelen zijn genomen om de betrouwbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid (BIV-criteria) blijvend te borgen. Denk hierbij aan risico’s rond datakwaliteit, volledigheid van conversies, autorisaties, continuïteit en privacybescherming. Wij hebben hiertoe gesprekken gevoerd met de projectleider van deze migratie en daarbij kennisgenomen van testverslagen. Op basis van deze gesprekken in combinatie met de uitkomsten van de testverslagen hebben wij geen aanvullende risico’s vastgesteld in het kader van de genoemde BIV-criteria. De aandachtspunten in deze applicatie zien nu toe op het autorisatiebeheer binnen X-works, logging van wijzigingen en monitoring van dataconversies. Daarnaast neemt het risico op afhankelijkheid van leveranciers toe, omdat X-works een SaaSoplossing is. Dit vereist actief leveranciersmanagement, inclusief periodieke toetsing van SLA’s en ISAE-rapportages. Cloudtransitie Key2Financiën In november 2025 is de migratie van Key2Financiën naar de cloud volbracht.

Hoewel de applicatie functioneel hetzelfde blijft, brengt de overgang naar een SaaS-omgeving specifieke risico’s met zich mee. Op dit moment hebben wij als accountant nog geen kennis van kunnen nemen van het testdossier en de bijbehorende verslagen. Dit betekent dat de beoordeling van de beheersmaatregelen en de borging van betrouwbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid (BIV) nog niet kan worden afgerond in het kader van de jaarrekeningcontrole.

Cloudtransitie Key2Financiën (vervolg) Bij een cloudtransitie moeten diverse aandachtspunten expliciet worden meegenomen in het testtraject: • Het autorisatiebeheer: bestaande rechten moeten correct worden overgezet en er moet worden gecontroleerd of functiescheiding intact blijft. • Stamdata: stamdata volledig en juist wordt gemigreerd, inclusief grootboekrekeningen, kostenplaatsen en instellingen voor rapportages. • Koppelingen: Het overzetten van koppelingen naar andere systemen (zoals HR, belastingapplicaties en betalingsplatformen) moet worden getest om te voorkomen dat processen stilvallen. • Afschrijvingsmodule: Verder verdient de afschrijvingsmodule bijzondere aandacht, omdat fouten hierin direct impact hebben op de financiële verslaglegging. • Overige maatregelen: Tot slot moet worden beoordeeld of logging, monitoring en back-upvoorzieningen in de cloudomgeving voldoen aan de eisen van BIO2 en NIS2. Omdat wij nog geen inzicht hebben in de testresultaten en het migratiedossier, blijft het risico bestaan dat fouten in autorisaties, dataconversie of koppelingen pas na livegang zichtbaar worden en nu nog onontdekt zijn. Wij adviseren daarom om een volledig en aantoonbaar dossier aan te leveren, inclusief documentatie van resultaten. Wij zullen deze documentatie onderzoeken op de hiervoor genoemde aandachtspunten.

PROCESOBSERVATIES

Aanbiedingsbrief

Procesobservaties (1/5)

Inhoudsopgave

Het belang van toereikende interne beheersing

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Elke organisatie streeft naar het realiseren van haar doelstellingen. Deze doelstellingen kunnen worden beïnvloed door diverse risico’s, zoals: • onjuiste strategische keuzes; • marktontwikkelingen; • technologische of politieke veranderingen; • wijzigingen in wet- en regelgeving; • onbetrouwbare informatievoorziening.

Inzicht in de interne beheersing ondersteunt de accountant bij het identificeren van mogelijke afwijkingen en factoren die van invloed zijn op het risico van materiële afwijkingen in de financiële verantwoording.

Om deze risico’s te beheersen, worden maatregelen getroffen die gericht zijn op het voorkomen van risico’s of het tijdig en adequaat reageren om gevolgen te beperken.

Zoals toegelicht in het hoofdstuk Doel en reikwijdte van onze controle, hebben wij tijdens de interim controle de processen onderzocht die relevant zijn voor de controle van de jaarrekening. Op de volgende pagina’s zijn de bevindingen per proces samengevat.

Onder interne beheersing verstaan wij het geheel van organisatorische maatregelen en activiteiten dat erop is gericht een redelijke mate van zekerheid te bieden dat de doelstellingen worden bereikt op het gebied van: • betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving; • effectiviteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering; • bescherming van activa tegen ongeoorloofd gebruik of vervreemding; • naleving van wet- en regelgeving.

Onze procesobservaties

Aanbiedingsbrief

Procesobservaties (2/5)

Inhoudsopgave

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting

Samenvatting procesobservaties Onderstaand overzicht bevat een samenvatting van de procesobservaties die zijn vastgesteld tijdens onze controle. De observaties zijn geclassificeerd op basis van impact: laag, gemiddeld of hoog. Deze indeling helpt bij het prioriteren van opvolging en het bepalen van de impact op de organisatie. Proces

Observatie

#1 – Grondexploitatie Regie en beheersing actualisatie exploitatieopzetten

Door de sterke groei van grondexploitaties en woningbouwprojecten neemt het belang van actuele sturing en risicobeheersing toe. Er ontbreken uniforme controles en onderbouwing bij actualisering van prognoses en risicoweging, wat kan leiden tot onjuiste sturingsinformatie en aanzienlijke financiële tegenvallers. Het advies is om formele verplichtingen voor procesbeheersing vast te leggen, inclusief fasering, prognoses en kostenramingen, en een governancedocument op te stellen met duidelijke taken en verantwoordelijkheden. Daarnaast wordt aanbevolen een gestandaardiseerde methode voor risicopercentages en een transparant goedkeuringsproces te ontwikkelen om willekeurige inschattingen te voorkomen.

#2 -Diverse processenInvoercontrole basistabellen

Bij diverse processen moeten jaarlijks basistabellen zoals tarieven, percentages en bedragen worden ingevoerd, maar controles op invoer van bepaalde gegevens ontbreken. Dit vergroot het risico op onjuiste of incomplete gegevens, wat kan leiden tot onrechtmatige betalingen of verkeerd berekende leges. Het advies is om een structureel controleproces in te richten, bijvoorbeeld met het vier-ogenprincipe en aantoonbare vastlegging van controles. Dit kan worden uitgevoerd vergelijkbaar met de werkwijze bij gemeentelijke belastingen zoals OZB, riool- en afvalstoffenheffing.

Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Impactclassificatie:

Observatie met een potentieel hoge impact

M L

Observatie met een potentieel gemiddelde impact Observatie met een potentieel lage impact

Impact

Aanbiedingsbrief

Procesobservaties (3/5)

Inhoudsopgave

Samenvatting procesobservaties (vervolg)

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting

Proces

Observatie

#3 – Uitkeringen in natura en pgb- Beschikkingen Jeugdwet

Niet voor elke verstrekte indicatie op grond van de Jeugdwet wordt een beschikking afgegeven, wat niet in lijn is met de gemeentelijke verordening. Dit kan leiden tot juridische problemen en financiële risico’s door onrechtmatige betalingen. Het advies is om het proces zo in te richten dat voor elke indicatie automatisch een beschikking wordt gegenereerd.

#4 - Memorialen

Bij het boeken van memorialen ontbreekt een systeemtechnische functiescheiding, waardoor onvoldoende waarborgen bestaan tegen ongeautoriseerde of foutieve boekingen. Dit kan leiden tot onjuiste of onrechtmatige memoriaalboekingen, waardoor de jaarrekening geen getrouwe weergave heeft. Het advies is om interne beheersingsmaatregelen te versterken en functiescheiding in te richten om dit risico te beperken.

Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten

#5 - Inkoop- en betalingsproces – bevoegdheden in de bankapplicatie

De gemeente heeft naast BNG-rekeningen ook een rekening bij de Rabobank, waarop vier functionarissen bevoegdheden hebben, waarvan drie zelfstandig betalingen tot €600 kunnen uitvoeren. Dit brengt het risico mee dat gelden onrechtmatig de organisatie verlaten, terwijl de Rabobankrekening feitelijk niet meer wordt gebruikt. Het advies is om deze Rabobankrekening te sluiten. Echter hebben wij vastgesteld dat er in 2025 beperkt gelden over deze bankrekening zijn gelopen en deze ook geen ongebruikelijke transacties hebben laten zien.

#6 Subsidieverstrekkingenproc es- Subsidie volgsysteem

De gemeente beschikt over een subsidievolgsysteem, maar dit is nog niet geïmplementeerd. Er wordt nog veelvuldig gebruik gemaakt van losse excels, wat foutgevoelig is. Dit vergroot het risico op fouten, wat gevolgen kan hebben voor rechtmatigheid en verantwoording van subsidies. Het advies is om het volgsysteem snel te implementeren met automatische controles en rapportages.

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Impact

Aanbiedingsbrief

Procesobservaties (4/5)

Inhoudsopgave

Samenvatting procesobservaties (vervolg)

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle

Proces

Observatie

#7 - Inkoop- en betalingsprocesAanbestedingen (inhuur)

Het aanbestedingsproces wordt in principe goed beheerst, maar de inhuur van externen verloopt niet in alle gevallen via de afdeling Inkoop, waardoor een centrale toetsing op naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid ontbreekt. Hierdoor bestaat het risico dat de gemeente onrechtmatig inkoopt ten aanzien van inhuur. Het advies is om externe inhuur verplicht te laten toetsen door Inkoop en deze contracten op te nemen in het centrale contractregister.

#8 Rechtmatigheidsverantwoor ding- Doorontwikkeling intern controleplan

Het interne controleplan biedt onvoldoende richting en transparantie doordat niet duidelijk is waarom bepaalde processen wel of niet in scope zijn en er geen detailplanning of procesafspraken zijn vastgelegd. Dit vergroot het risico dat controles niet tijdig of volledig worden uitgevoerd, wat gevolgen heeft voor de rechtmatigheidsverantwoording. Het advies is om het controleplan verder te detailleren, alle IV3-stromen expliciet te motiveren en duidelijke procesafspraken en planningen op te nemen.

#9 Rechtmatigheidsverantwoor ding- Doorontwikkeling ICwerkprogramma’s

Het IC-werkprogramma wordt uitgevoerd, maar het steekproefmodel wordt niet altijd correct toegepast en conclusies en opvolging van bevindingen ontbreken vaak. Dit vergroot het risico op onvoldoende onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording en verhoogt de kans op fouten of onrechtmatigheden. Het advies is om het steekproefmodel correct toe te passen, duidelijke conclusies en opvolging vast te leggen en kennisdeling te organiseren om afhankelijkheid van één medewerker te verminderen.

Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Impact

Aanbiedingsbrief

Procesobservaties (5/5)

Inhoudsopgave

Samenvatting procesobservaties (vervolg)

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle

Proces

Observatie

#10 Rechtmatigheidsverantwoor ding- Spendanalyse

De gemeente voert twee keer per jaar een spendanalyse uit, maar in 2025 is een deel van de uitgaven niet meegenomen en wordt één inkooppakketnummer gekoppeld aan één crediteur, terwijl meerdere CPV-codes van toepassing kunnen zijn. Dit vergroot het risico op onrechtmatigheden en overschrijding van aanbestedingsdrempels doordat signalering ontbreekt. Het advies is om bij de spendanalyse rekening te houden met meerdere CPVcodes per crediteur om volledigheid en rechtmatigheid te waarborgen.

#11 - Inkoop- en betalingsproces- Ontbreken beleid prestatielevering

Binnen het inkoop- en betalingsproces ontbreekt een duidelijk beleid voor prestatielevering, waardoor niet is vastgelegd vanaf welk bedrag en op welke wijze controles moeten plaatsvinden. Dit vergroot het risico dat facturen worden goedgekeurd en betaald zonder dat de tegenprestatie is geleverd, wat kan leiden tot onrechtmatige betalingen. Het advies is om een uniform beleid op te stellen met duidelijke richtlijnen en ondergrenzen, inclusief aandacht voor risicovolle categorieën zoals inhuur van personeel. Op basis van de tussentijdse uitkomsten van de interne controle zijn er overigens geen bevindingen naar voren gekomen.

Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Impact

OVERIGE ONDERWERPEN

Aanbiedingsbrief

Overige onderwerpen (1/4)

Inhoudsopgave

Actualiteiten

Aanbiedingsbrief

Inhoudsopgave

Samenvatting

Samenvatting Doel en reikwijdte van onze controle

Doel en reikwijdte van onze controle Onze risico inschatting

Onze risico inschatting Algemeen beeld

Algemeen beeld aandachtspuntenen Ontwikkelingen

Ontwikkelingen en aandachtspunten IT omgeving

IT omgeving

Procesobservaties

Overige onderwerpen

Bijlagen

Wijziging wet- en regelgeving BBV en Bado Per 2025 zijn er belangrijke wijzigingen doorgevoerd in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en de Kadernota rechtmatigheid. Deze wijzigingen hebben directe gevolgen voor de inrichting van de financiële verantwoording, de interne beheersing en de accountantscontrole binnen gemeenten.

Rechtmatigheidsverantwoording en BBV De verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is vastgesteld op maximaal 2% van de totale lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. Dit betekent dat de ruimte voor fouten en onduidelijkheden kleiner wordt en dat het controleprotocol en het normenkader hierop is aangepast. In de paragraaf bedrijfsvoering dienen voortaan expliciete toelichtingen te worden opgenomen over onder andere de Wet open overheid (Woo), het structureel naleven van de Gids Proportionaliteit bij inkoop, en eventuele niet-financiële onrechtmatigheden in het kader van de Wet Fido en bijbehorende regelingen. Impact op VIC/controle De accountant hanteert vanaf verslagjaar 2025 één goedkeuringstolerantie van 2% (lasten exclusief toevoegingen aan de reserves). Fouten en onzekerheden worden voortaan bij elkaar opgeteld voor de oordeelsvorming. Dit maakt met name onzekerheden in het sociaal domein gevoeliger voor het oordeel van de accountant. Het is daarom van belang dat de VICwerkprogramma’s worden herzien, met meer aandacht voor prestatie- en rechtmatigheidstoetsen in het sociaal domein en voor balansposten zoals grondexploitaties en voorzieningen. Wij hebben vastgesteld dat de gemeente het controleprotocol correct heeft aangepast aan de nieuwe regelgeving.

Verbonden partijen en governance De geactualiseerde Notitie Verbonden Partijen 2025 en de wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) vragen om scherpere sturing en transparantie. In de paragraaf Verbonden partijen wordt geadviseerd een overzichtelijke tabel op te nemen met per partij de beleidsrelevantie, financiële betrokkenheid, risico’s en verwachte resultaten. Daarnaast is het van belang om per programma expliciet te benoemen welke verbonden partijen bijdragen aan de uitvoering en welke rol zij vervullen. Het onderscheid tussen delegeren en mandateren is bepalend voor waar een rechtmatigheidsafwijking uiteindelijk landt (bij de GR of bij de gemeente). Dit dient te worden vastgelegd in dienstverleningsovereenkomsten en waar nodig te worden ondersteund met assurance-rapportages. Overhead (toerekening en tariefvorming) Vanaf begrotingsjaar 2025 is de Notitie Overhead 2023 van toepassing. De methodiek voor overheadtoerekening moet uniform en expliciet worden vastgelegd in de financiële verordening en/of een aparte nota overhead. Dit heeft gevolgen voor de doorbelasting van kosten, de kostendekkendheid van tarieven en de presentatie van bijdragen aan verbonden partijen. SiSa 2025 (specifieke uitkeringen) Voor SiSa 2025 zijn het concept-verantwoordingsoverzicht en de conceptinvulwijzer gepubliceerd.

De Nota Verwachtingen accountantscontrole SiSa bepaalt de controle-aanpak, waaronder deelwaarneming boven €125.000 en de vereisten voor dossieropbouw en aansluiting met het grootboek en de balans. De gemeente heeft een SiSa-coördinator aangewezen en gebruikt projectcodes per regeling. Daarmee borgt zij structuur in de verantwoordingscyclus van de SiSa.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16607712/1