310 3 bijlage 1 IQ lijst bij jaarverslag 2020
Tekst van het document
U
x
Archiefregeling art 15: 1. Verpakkingsmateriaal voor optische schijven en magnetische gegevensdragers voldoet aan NEN-ISO 18925:2002 3. Het eerste en het tweede lid zijn van overeenkomstige
Archiefregeling art 2 lid 1: Met de in deze regeling genoemde technische producteisen worden gelijkgesteld technische producteisen die worden gesteld in een andere lidstaat van de Europese Unie, in een staat die partij is bij de overeenkomst inzake de Europese Economische Ruimte, dan wel in Turkije, en die ten minste een gelijkwaardige productkwaliteit waarborgen.
x
x
x
wettelijk verplicht
aanbevelenswaardig
Ja
duurzaamheid middelen / optische schijven / magnetische gegevensdragers / duurzame digitale toegankelijkheid
U
x
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
informatiesystemen / architectuur
U
x
x
Baseline gemeenten norm 5 Duurzaamheid, toegankelijkheid en ED3 C 1.2 KIDO eis 6.2 KIDO eis 6.3 RODIN 2.1 NEN 2082 eisen 140 NEN 2082 eisen 141 RODIN 2.7
DUTO eis 2: Informatieobjecten zijn ingedeeld in risicoklassen. Per risicoklasse is het toegankelijkheidsniveau ED3 C 1.2: De beheerorganisatie werkt met besturingssoftware en een infrastructuur die is toegesneden op haar taak. RODIN 2.1: Informatieobjecten zijn gekoppeld aan een ordeningsstructuur die is aan te passen zonder de al aanwezige structuur met zijn koppelingen te verstoren. RODIN 2.7: Informatieobjecten zijn van een bewaartermijn voorzien en worden na het verstrijken daarvan vernietigd.
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
x
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
informatiesystemen / risicoklassen / beheerregimes e-depot
I
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
U
x
x
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
informatiesysteem / functionaliteit
U
x
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
informatiesysteem / functionaliteit
U
x
Archiefregeling art 20 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 5.2.2.4 ED3 B 2.1 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 5.2.2.3 ED3 C 1.4 RODIN 2.6 RODIN 2.7
Archiefregeling art 20: De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn a kan worden ED3 C 1.4: De beheerorganisatie hanteert effectieve methoden om datacorruptie of dataverlies vast te stellen en te registreren, inclusief genomen tegenmaatregelen. RODIN 2.6: De betrouwbaarheid van informatieobjecten is RODIN 2.7: Informatieobjecten zijn van een bewaartermijn voorzien en worden na het verstrijken daarvan vernietigd. Archiefregeling art 21: In aanvulling op artikel 17, aanhef en onderdeel a, zorgt de zorgdrager ervoor, dat van elk van de digitale archiefbescheiden te allen tijde het gedrag kan ED3 B 5.2: De beheerorganisatie kan aantonen dat er een duurzame relatie is tussen ieder opgenomen digitaal archiefstuk (ODA) en de gerelateerde ontsluitingsinformatie. DUTO eis E6: Van elk informatieobject is een export beschikbaar, binnen redelijke tijd en inspanning
Archiefregeling art 58, lid 3: Dit artikel is niet van toepassing op digitale archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan 1 januari 2004, waaraan of waarin sinds die datum geen gegevens zijn toegevoegd onderscheidenlijk zijn gewijzigd.
x
x
x
wettelijk verplicht
aanbevelenswaardig
Ja
vindbaarheid / duurzame digitale toegankelijkheid / e-depot
U
x
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
e-depot
U
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
selectie
Archiefregeling art 58, lid 2: Artikel 24 is niet van toepassing op digitale archiefbescheiden in digitale bestanden ontvangen of opgemaakt in de periode, gelegen tussen 31 december 2003 en het tijdstip van inwerkingtreding van deze regeling, waaraan of waarin sinds laatstbedoeld tijdstip n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
wettelijk verplicht
aanbevelenswaardig
Nee
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
Geen, m.u.v. in andere wetgeving bepaalde beperkingen met betrekking tot gebruik van informatie (denk aan de WBP, de Archiefwetwet i.v.m. beperkingen openbaarheid bij overbrenging, de WOB i.v.m. beperkingen bij informatieverstrekking) Geen, m.u.v. in andere wetgeving bepaalde beperkingen met betrekking tot gebruik van informatie (denk aan de WBP, de Archiefwetwet i.v.m. beperkingen openbaarheid bij overbrenging, de WOB i.v.m. beperkingen bij informatieverstrekking) Geen
x
x
x
wettelijk verplicht
wettelijk verplicht
x
x
x
wettelijk verplicht
x
x
x
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
Archiefregeling art 27: Aan een in deze regeling opgenomen voorschrift dat moet worden toegepast om te voldoen aan een met betrekking tot een archiefruimte of archiefbewaarplaats gestelde eis, behoeft niet te worden voldaan, voor zover anders dan door toepassing van dat voorschrift de archiefruimte of archiefbewaarplaats ten minste dezelfde mate van veiligheid, bescherming tegen water, klimaatbeheersing en milieuhygiëne biedt, als is beoogd met het n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
Worden bijvoorbeeld voorafgaand aan het vormen van een intergemeentelijk samenwerkingsverband afspraken gemaakt Archiefwet 1995 art 4 lid 1 over de zorg en het beheer van de archiefbescheiden tijdens het bestaan van het samenwerkingsverband en na opheffing? Archiefwet 1995 art 40 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 6.2 Of als de beheerorganisatie van het e-depot ophoudt te bestaan, regelt het opvolgingsplan het verder beheer van de VNG 10 KPI 1.4
Worden in dit verband de schriftelijk vastgestelde en voor hen geldende regelingen en instructies ten aanzien van informatiebeveiliging, informatiebeheer welke zij bij de vervulling van hun functie hebben na te leven, op een gemakkelijk toegankelijke plaats ter inzage gesteld? Bijvoorbeeld door plaatsing op intranet, of op een voor externen toegankelijke plaats op de internetsite van de organisatie. In het projectplan moet het informatiebeheer goed geregeld zijn zodat daarin is opgenomen dat: - een lijst met kritieke verantwoordingsdocumenten is opgesteld - voor aanvang van het project de ordeningsstructuur van het projectarchief is vastgesteld, inclusief bijbehorende metagegevens - voor de start van het project duidelijk is aan welk organisatieonderdeel de projectdocumentatie na afloop wordt Met andere woorden: worden alle werkzaamheden naar behoren uitgevoerd? Zijn er dus geen achterstanden, of kunnen bepaalde (toezichthoudende) werkzaamheden niet of niet naar behoren worden uitgevoerd? Let op: de term "voldoende" is in dit verband een relatieve term. Dit is namelijk mede afhankelijk van de efficiëntie van de Inzicht in de kwaliteit van de medewerkers ontstaat door het periodiek uitvoeren van functioneringsgesprekken / het beoordelen van de kwaliteit van de door medewerkers uitgevoerde werkzaamheden.
Tevens bestaat de mogelijkheid de competentie van medewerkers te testen, bijvoorbeeld aan de hand van daartoe ontwikkelde methodieken zoals i-match.
NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 6.2 RODIN 1.1 Tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten 5.1.1, 7.1.3.2, Archiefwet 1995 art 3 KIDO eis 4.1.3
Archiefwet 1995 art 3 ED3 A 2.2 RODIN 1.3 VNG 10 KPI 2.2.a 10.2a en 10.4 Archiefwet 1995 art 3 en art 32 lid 1 ED3 A 2.2 RODIN 1.3 Archiefwet 1995 art 32 lid 1 VNG 10 KPI 2.2b NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 6.5
2.2.1.3
trainingsprogramma's
2.3
Functioneren personeel tijdens dienstverband
2.3.1
monitoring functioneren medewerkers
2.3
Functioneren personeel tijdens dienstverband Beëindiging of wijziging van het dienstverband
2.3.2
nemen disciplinaire maatregelen
2.4.1
afsluiten accounts
3.1
Financiën
3.1.1
zorgdragen voor voldoende middelen
Worden voldoende financiële middelen voor de uitvoering van het informatiebeheer en het (eventuele) toezicht daarop ter beschikking gesteld?
Middelen
3.1
Financiën
3.1.2
Middelen
3.2
Duurzaamheid hulpmiddelen 3.2.4
opname informatiebeheer in P&C cyclus eisen verpakking optische schijven en magnetische gegevensdragers
Is het informatiebeheer, -beveiliging opgenomen in de planning en control cyclus ( o.a. de meerjarenbegroting)? Voldoet verpakkingsmateriaal voor optische schijven en magnetische gegevensdragers aan NEN-ISO 18925:2002?
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.1
aansluiting op informatiearchitectuur
Sluit de inrichting van een geautomatiseerd systeem waarin archiefbescheiden worden opgenomen of waarmee deze worden beheerd aan op de informatiearchitectuur van NORA, GEMMA etc.?
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.2
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.3
toepassing beheerregimes/risicoklassen adequate functionaliteit software
Is het informatiebeheer ingericht op basis van beheerregimes / risicoklassen?
3 3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.4
waarborgen ordeningsstructuur bij wijzigingen daarin
Blijft bij wijzigingen in de ordeningsstructuur (classificatieschema) de consistentie binnen het schema alsmede tussen het schema en de archiefbestanddelen gewaarborgd?
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.5
waarderen brongegevens
Kunnen brongegevens van digitale informatieobjecten (als die ook deel uitmaken van andere informatieobjecten) altijd gewaardeerd en geselecteerd worden in de context van het informatieobject waar ze deel van uitmaken?
Digitale informatieobjecten kunnen brongegevens bevatten, die ook deel kunnen uitmaken van andere informatieobjecten. Deze brongegevens kunnen in die verschillende contexten uiteenlopende bewaartermijnen hebben. Het is daarom zaak om brongegevens altijd te waarderen en selecteren in de context van het informatieobject waar ze deel van uitmaken.
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.6
waarborgen vindbaarheid en toegankelijkheid
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.7
waarborgen (technische) integriteit
Maken de gekozen ordeningsmethodiek (de fysieke ordening of digitaal door veelal het toekennen van metagegevens), de zoekfunctionaliteit van gebruikte systemen en de tijdige uitvoering van beheerhandelingen (bijv. conversie of migratie) het mogelijk de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn en inspanning te vinden en leesbaar of waarneembaar te maken in hun authentieke vorm? Kan de (technische) integriteit en leesbaarheid van digitale archiefstukken worden vastgesteld, gecontroleerd, gedocumenteerd en geborgd tegen ongeautoriseerde wijzigingen en beschadigingen?
Toelichting op Archiefregeling art 20: De term ‘archiveringssysteem’ heeft betrekking op het geheel van mensen, methoden, procedures, gegevensverzamelingen, opslag-, verwerkings- en communicatieapparatuur en andere middelen, bestemd tot het beheer van archiefbescheiden. Een archief, Deel van een archief, of archiefbestanddeel bevindt zich in ‘toegankelijke staat’, indien de archiefbescheiden en de gegevens in die archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen Bij het bewaken van de technische integriteit kan gebruik worden gemaakt van checksums.
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.8
vastlegging bewaartermijnen
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.9
vaststelling gedrag van archiefbescheiden
Wordt de bewaartermijn van digitale archiefbescheiden (automatisch) op het vereiste aggregatieniveau vastgelegd? Kan van alle digitale archiefbescheiden te allen tijde het gedrag worden vastgesteld, voor zover dit aspect kenbaar moest zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces?
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.10
aantonen duurzame relatie ODA en ontsluitingsinformatie
Kan de beheerorganisatie aantonen dat er een duurzame relatie is tussen ieder opgenomen digitaal archiefstuk (ODA) en de gerelateerde ontsluitingsinformatie?
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.11
kunnen aanmaken van een export Is van elk informatieobject een export beschikbaar, binnen redelijke tijd en inspanning
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.12 raadpleging informatie
3.3.12.1
mogelijkheid tot raadpleging informatie
Is alle informatie daadwerkelijk toegankelijk voor iedereen die op basis van regelgeving en beleid inzagerecht heeft? (waarbij de lijst met beperkingsgronden wordt toegepast)
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.12 raadpleging informatie
3.3.12.2
mogelijkheid tot gedeeltelijke raadpleging informatie
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.12 raadpleging informatie
3.3.12.3
Gebruiksvriendelijke interface
Als een informatieobject slechts gedeeltelijk openbaar is, zijn dan een gedeeltelijke weergave en export beschikbaar waarin alleen de openbare delen zijn opgenomen? (waarbij de lijst met beperkingsgronden wordt toegepast) Zijn gebruiksvriendelijke functionaliteiten aanwezig voor het zoeken en vinden van informatie?
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.12 raadpleging informatie
3.3.12.4
zoekmogelijkheid op contextuele metagegevens
Kunnen eindgebruikers zoeken op basis van contextuele metagegevens en/of rubrieken van een classificatieschema?
KIDO eis 8.1
3
Middelen
3.3
Informatiesystemen
3.3.12 raadpleging informatie
3.3.12.5
Kunnen beheerders zoeken op basis van technische / administratieve metagegevens?
KIDO eis 8.1
3
Middelen
3.6
Eisen te stellen aan archiefruimten EN archiefbewaarplaatsen
3.6.24
zoekmogelijkheid op technische / administratieve metagegevens veilig opslaan magnetische gegevensdragers
Worden magnetische gegevensdragers bewaard in een gesloten constructie die tegengaat dat voor de archiefbescheiden schadelijke elektromagnetische straling deze constructie kan binnendringen?
Toelichting op Archiefregeling art 41: Een zogenaamde kooi van Faraday biedt bescherming tegen (schadelijke) elektromagnetische straling.
3
Middelen
3.8
ICT-ruimten / -infrastructuur
3.8.1
inrichting serverruimtes e.d.
Heeft de beheerorganisatie een adequate serverruimte met onder meer klimaatbeheersing, alarm en brandmeldvoorziening, toegangscontrole, ordelijke bekabeling en noodstroomvoorziening (UPS)?
4
Documenten en metadata
4.1
Verwerking van ontvangen documenten
4.1.1
selectie archiefwaardige documenten
Vindt correcte selectie plaats uit de ontvangen documenten van alle documenten die archiefwaardig zijn en dus daarna geregistreerd en in behandeling genomen moeten worden?
Zie bijvoorbeeld het Handboek ICT, Huisvesting en bekabeling: http://www.rgd.nl/actueel/publicaties/handboek-icthuisvesting-en-bekabeling-hib-versie-1.0/ Er behoort fysieke beveiliging van kantoren, ruimten en faciliteiten te worden ontworpen en toegepast.
4
Documenten en metadata
4.1
Verwerking van ontvangen documenten
4.1.3
correcte doorzending naar externen
Vindt doorzending plaats van documenten die door een andere organisatie moeten worden afgehandeld en wordt de afzender daarover schriftelijk geïnformeerd?
Algemene Wet Bestuursrecht art 2:3 lid 1
4
Documenten en metadata
4.1
Verwerking van ontvangen documenten
4.1.4
retournering inkomende post naar afzender
Worden documenten die niet voor de eigen organisatie zijn bestemd en ook niet moeten worden doorgezonden zo spoedig mogelijk teruggezonden naar de afzender?
Algemene Wet Bestuursrecht art 2:3 lid 2
4
Documenten en metadata
4.2
vastlegging metagegevens
4.2.1
Algemene eisen
4.2.1.1
standaardisering vastlegging metagegevens
Worden metadata zo veel als mogelijk op gestandaardiseerde wijze toegekend, bijvoorbeeld met behulp van standaard woordenlijsten, gecontroleerde tabellen?
RODIN 2.3
4
Documenten en metadata
4.2
vastlegging metagegevens
4.2.1
Algemene eisen
4.2.1.3
vastlegging informatiegebruik in audit-trails
Worden voor de archiefbescheiden (waarvoor dat is bepaald) activiteiten van gebruikers vastgelegd in auditlogbestanden, waarbij deze bestanden gedurende een bepaalde periode worden bewaard?
(NEN-ISO/IEC 27002:2007, hoofdstuk 10.10.1) KIDO eis 5.2.2
4
Documenten en metadata
4.2
vastlegging metagegevens
4.2.1
Algemene eisen
4.2.1.4
vastlegging unieke registratienummers
Wordt voor elk record (zoals een document of een dossier) een uniek registratiekenmerk vastgelegd?
ED3 vermeldt in dit verband dat de kenmerken bruikbaar moeten zijn voor het beheer en de toetsing van de bewaaromgeving, maar niet noodzakelijkerwijs voor de ontsluiting van de inhoud voor eindgebruikers.
4
Documenten en metadata
4.2
vastlegging metagegevens
4.2.1
Algemene eisen
4.2.1.5
4
Documenten en metadata
4.2
vastlegging metagegevens
4.2.1
Algemene eisen
4.2.1.6
vastlegging metagegevens inhoud, structuur, verschijningsvorm vastlegging metagegevens over "wanneer, door wie, taak"
Wordt door vastlegging van metagegevens gezorgd dat van alle archiefbescheiden te allen tijde vastgesteld kan wordende de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering Wordt door vastlegging van metagegevens gezorgd dat van alle archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces deze door het overheidsorgaan
Nb: vastlegging van metagegevens die deze aspecten documenteren is voor analoge archiefbescheiden niet noodzakelijk. In de toelichting op artikel 17 van de Archiefregeling wordt aangegeven dat van papieren archiefbescheiden inhoud, structuur en verschijningsvorm fysiek aanwezig zijn in het document en in hun fysieke ordening. Nb: Deze eis dient op basis van de Archiefregeling uitsluitend toegepast te worden op ieder archiefsysteem waarmee voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden worden beheerd. Controle van systemen waarmee alleen
4
Documenten en metadata
4.2
vastlegging metagegevens
4.2.1
Algemene eisen
4.2.1.7
vastlegging relaties tussen archiefbescheiden
4
Documenten en metadata
4.2
vastlegging metagegevens
4.2.1
Algemene eisen
4.2.1.8
vastlegging beheeractiviteiten
Wordt door vastlegging van metagegevens gezorgd dat van alle archiefbescheiden te allen tijde kan worden Nb: Deze eis dient op basis van de Archiefregeling uitsluitend toegepast te worden op ieder archiefsysteem waarmee voor vastgesteld de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden worden beheerd. Controle van systemen waarmee alleen archiefbescheiden? op termijn te vernietigen archiefbescheiden (zoals cliënt of personeelsdossiers) worden beheerd is daarnaast ook Wordt door vastlegging van metagegevens gezorgd dat van alle archiefbescheiden te allen tijde kan worden In ED3 verwoordt dit als volgt: Voegt de beheerorganisatie de voor bewaring relevante informatie over opnametijdstip, vastgesteld de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten? opnameactiviteiten en beheerprocessen toe aan de beheerinformatie?
4
Documenten en metadata
4.2
vastlegging metagegevens
4.2.1
Algemene eisen
4.2.1.9
vastlegging besturings- en toepassingsprogrammatuur
4
Documenten en metadata
4.2
vastlegging metagegevens
4.2.1
Algemene eisen
4.2.1.10
4
Documenten en metadata Documenten en metadata
4.2
vastlegging metagegevens
4.2.1
Algemene eisen
4.2.1.11
4.2
vastlegging metagegevens
4.2.1
Algemene eisen
4.2.1.12
vastlegging metagegevens conform een toe te passen metagegevensschema (zoals het controle correcte vastlegging metagegevens vastlegging metagegevens bewaartermijn
2 2 2
4
2.2
Brengt de archivaris - als deze is aangesteld - of een andere voor het beheer van de overgebrachte archieven aangestelde functionaris periodiek (jaarlijks / tweejaarlijks) verslag uit aan de zorgdrager van de wijze waarop het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden is uitgevoerd? Zijn bij elke organisatiewijziging de continuïteit van en de verantwoordelijkheden voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van het archiefbeheer tijdig en adequaat geregeld?
2.4
opbergmedia
3.2.4.5
Gebruikt de beheerorganisatie besturingssoftware en een infrastructuur die is toegesneden op haar taak zoals vervaardiging van overzichten? (ter inspiratie zie NEN 2082)
Er behoort een formeel disciplinair proces te zijn vastgesteld voor werknemers die inbreuk op de informatiebeveiliging ne het informatiebeheer hebben gepleegd. De toegangsrechten van alle werknemers, ingehuurd personeel en externe gebruikers tot informatie en ICT-voorzieningen behoren te worden geblokkeerd bij beëindiging van het dienstverband, het contract of de overeenkomst, of behoort na wijziging te worden aangepast.
Baseline gemeenten norm 5 Duurzaamheid, toegankelijkheid en authenticiteit
Nb: Deze eis dient op basis van de Archiefregeling uitsluitend toegepast te worden op ieder archiefsysteem waarmee voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden worden beheerd. Controle van systemen waarmee alleen op termijn te vernietigen archiefbescheiden (zoals cliënt of personeelsdossiers) worden beheerd is daarnaast ook ED3 verwoordt deze eis als: Kan de koppeling tussen een digitaal archiefbestanddeel (op elk aggregatieniveau) en de daarbij behorende metadata tot het moment van verwijdering en na overbrenging worden gereconstrueerd?
Archiefregeling art 21 RODIN 2.3
Een export kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden. Bijvoorbeeld: • Opname als afschrift van het informatieobject in de eigen administratie van de gebruiker. • Om (met een viewer) een weergave te maken. Als een gebruiker (medewerker of burger, mens of machine) het recht heeft om een informatieobject in te zien, dan moet die gebruiker het informatieobject kunnen vinden (Zie DUTO Eis 4), een export (Zie DUTO Eis 6) en een weergave (Zie DUTO Eis 5) kunnen opvragen. Wie inzagerecht heeft wordt bepaald door regelgeving (bijvoorbeeld de Wob) en beleid. Informatieobjecten die in principe openbaar zijn, kunnen onderdelen bevatten die niet openbaar zijn. Bijvoorbeeld omdat ze privacygevoelig zijn of de belangen van de staat kunnen schaden. Een overheidsorganisatie hoeft deze niet-openbare onderdelen niet toegankelijk te maken voor het publiek, maar de openbare delen wel. Daar dienen de gedeeltelijke Een gebruiksvriendelijk interface bevordert het daadwerkelijk gebruik maken van een informatiebeheersysteem.
DUTO eis 6
Wordt door vastlegging van metagegevens gezorgd dat van alle archiefbescheiden te allen tijde kan worden Nb: Deze eis dient op basis van de Archiefregeling uitsluitend toegepast te worden op ieder archiefsysteem waarmee voor vastgesteld de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden worden beheerd. Controle van systemen waarmee alleen worden bewaard of beheerd? op termijn te vernietigen archiefbescheiden (zoals cliënt of personeelsdossiers) worden beheerd is daarnaast ook aanbevelenswaardig. Dit gezien de meerwaarde van een goed ingerichte archieffunctie van die systemen voor de Wordt bij registratie en beheer invulling gegeven aan de in het metagegevensschema aangegeven Het TMLO biedt een handreiking voor een minimale set met metagegevens met als doelstelling digitale informatievastlegging van metagegevens (waar mogelijk automatisch geëxtraheerd)? uitwisseling tussen organen en soepele overbrenging naar een e-depot te ondersteunen Vindt controle plaats of bij registratie / opname van archiefbescheiden en ten behoeve van het beheer de juiste metagegevens worden vastgelegd? Wordt voor alle in een informatiebeheersysteem beheerde informatie de bewaartermijn conform de toe te passen selectielijst vastgelegd?
NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 6.5 Tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten 8.2.1.2 en Wetboek van Strafrecht art 361 lid 1: Tactische Baseline Informatiebeveiliging Tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten 8.2.3.1
De term "juist" in dit verband op te vatten als overeenkomstig de intern gemaakte afspraken, waarbij rekening gehouden moet worden met wettelijke vereisten zoals vermeld in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling. Eisen voor vastlegging van
ED3 B 5.2
DUTO eis 7 KIDO eis 8.2 DUTO eis 8 KIDO eis 8.2 KIDO eis 8.1
Archiefbesluit 1995 art 13 lid 3 Archiefregeling art 41 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 9.6 VNG 10 KPI 7.2a en 7.3a KIDO eis 7.2 ED3 C 2.4 RODIN 3.5 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 9.6 Archiefwet art 3
DUTO eis 7: Een informatieobject is toegankelijk voor iedereen die op basis van regelgeving en beleid inzagerecht heeft DUTO eis 8: Als een informatieobject slechts gedeeltelijk openbaar is, dan zijn er een gedeeltelijke weergave en export beschikbaar waarin alleen de openbare delen zijn KIDO eis 8.1: Aanwezigheid van gebruiksvriendelijke functionaliteiten voor zoeken en vinden in systemen van informatieobjecten die de gebruiker nodig heeft KIDO eis 8.1: Vanuit eindgebruikersperspectief moet het zoeken plaats kunnen vinden op basis van contextuele metagegevens en/of rubrieken van een classificatieschema KIDO eis 8.1: Beheerders moeten kunnen zoeken op basis van technische / administratieve metagegevens Archiefbesluit 1995 art 13 lid 3: De zorgdrager is verplicht in zijn archiefruimten en archiefbewaarplaatsen het klimaat zodanig te beheersen en de lucht zodanig te zuiveren dat het natuurlijk verval en de aantasting door milieu-invloeden van archiefbescheiden worden beperkt. ED3 C 2.4: De beheerorganisatie heeft een adequate serverruimte met onder meer klimaatbeheersing, alarm en brandmeldvoorziening, toegangscontrole, ordelijke
x
3
Geen actie
Adviseur DIV
jaarlijks
volledig
Directie
Ja. Waar er sprake mocht zijn van veranderingen dan wordt dit door middel van het Jaarverslag Archiefzorg en -beheer gemeente Midden-Groningen gemeld.
2
1
x
Adviseur DIV
jaarlijks
volledig
Directie
Ja. Dit is in 2019 niet aan de orde geweest. In voorbereiding is een wijziging van de GR Omgevingsdienst Geen actie Groningen, vast te stellen in 2020. DIV& Archief is hier vooraf niet specifiek bij betrokken of bevraagd. Een volledig operationeel SIO kan dit in de toekomst voorkomen.
3
2
1
x
Medewerker historisch archief
jaarlijks
volledig
Directie
Geen actie Ja. In 2019 zijn er archiefbescheiden overgedragen aan de Stichting OPOS en de Stichting Ultiem op het gebied van privatisering Basisonderwijs Midden-Groningen (respectievelijk vml. Slochteren en HoogezandSappemeer.
3
2
1
x
Medewerker historisch archief
jaarlijks
volledig
Directie
Ja, De archiefbescheiden van de Stichting OPOS en Stichting Ultiem zijn overgedragen. Hiervoor zijn verklaringen opgesteld. Daarnaast speelt nog de overdracht van archiefbescheiden aan GR-en zoals de Brandweer en de Veiligheidsregio, Wedeka/Trio-BWRI en de ODG. Ten behoeve hiervan moeten nog nadere afsprake worden uitgewerkt. Aangezien dit op onderdelen provincie breed speelt, heeft het de voorkeur hier standaard afspraken te maken i.p.v. maatwerk per individuele gemeente. Overleg met de Toezichthouder hieromtrent is gewenst. In 2019 zijn vanuit de Veiligheidregio (Brandweer) archiefbescheiden ontvangen dienu weer onder het archiefbeheer van de gemeente Midden-Groningen vallen. Hiervan is een verklaring opgesteld.
Aanvullende afspraken maken met GR-en
3
2
1
x
Medewerker DIV controle
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Ja. Alle van toepassing zijnde procedures zijn bij het team DIV&Archief bekend en in de team F map opgenomen.
Geen actie
3
2
1
x
Medewerker DIV controle
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Wij werken standaard met een zaaksysteem waarin nagenoeg alle zaken i.h.k.v. digitale vervanging worden opgenoemen. Kleine projecten worden hierin meegenomen. Voor grote projecten wordt een maatwerk oplossing ingericht die later onder één zaaknummer wordt opgenomen in het zaaksysteem.
Geen actie
x
3
2
1
x
Adviseur DIV
jaarlijks
volledig
Directie
Kwantitatief gezien is er voldoende formatie. Kwalitatief wordt er gewerkt aan een optimalisatie slag om richting 2022 te komen tot een evenwichtige formatie omvang.
Opgenomen in jaarplan team
x
x
3
2
1
x
Adviseur DIV
jaarlijks
volledig
Directie
Deels wel maar aan een juiste balans om de basis op orde te krijgen, wordt gewerkt. Ieder moment van mutaties in de formatie wordt aangegrepen om te komen tot optimalisatie.
Opgenomen in jaarplan team
x
x
x
3
2
1
x
Adviseur DIV
jaarlijks
volledig
Directie
Er is in de gemeente Midden-Groningen geen archivaris aangesteld.
Geen actie
x
x
x
x
3
2
1
Teamleider
jaarlijks
volledig
Directie
Jaarlijks vindt her- en bijscholing plaats op individueel en teamniveau om de kennis de verbreden c.q. te verdiepen en vooral ook om de veranderslag in de DIV-werk omgeving te maken.
x
x
x
x
3
2
1
x
Teamleider
jaarlijks
volledig
Directie
Er vinden jaarlijks voortgangsgesprekken plaats. Uitgangspunt is dat professionals hun verantwoordelijkheden kennen en waar aan de orde vindt door de teamleider bijsturing plaats.
I
x
x
x
I
x
x
x
x
3
2
1
x
x
3
2
1
x
x
x
3
2
1
x
x
x
3
2
1
x
x
3
2
3
2
1
1
x
x
x
Geen actie
jaarlijks
volledig
Directie
Ja. Is in 2019 niet aan de orde geweest.
jaarlijks
volledig
Directie
Kort voor uitdiensttreding informeert de betrokken teamleider via Topdesk de beheerteams Faclitair, HR, I&Oen A over het aanstaande vertrek en worden alle voorziening en het gebruikersaccount geblokkeerd/verwijderd.
Geen actie
x
Teamleider/ Adviseur DIV
jaarlijks
volledig
Directie
Ja. Om de achterstanden weg te werken vanuit de 3 oude gemeente binnen 5 jaar is t/m 2022 333.000,-per jaar beschikbaar gesteld.
Geen actie
x
Adviseur DIV
jaarlijks
volledig
Directie
Ja.
Geen actie
x
Medewerker historisch archief
jaarlijks
volledig
Directie
Een inventarisatie vindt nog plaats voor de algehele overbrenging naar de nieuwe archiefbewaarplaats. Onderzocht wordt nog of een E-depot oplossing een volwaardige en veilige opslag- en bewaarplaats kan zijn voor informatie op diverse aanwezige vormen van gegevensdragers.
Vormgeving E-depot omgeving
Informatiestrateeg
jaarlijks
volledig
Directie
Ja. Volgens de I&A-visie 2020-2023 wordt Gemma gebruikt als referentie-architectuur. Het zaaksysteem past binnen de gemeentelijke architectuurplaat en die wordt gebruikt bij aanbesteding en keuze van een (nieuwe) applicatie.
Geen actie
€
Adviseur DIV
jaarlijks
volledig
Directie
Ja, 3 niveau's beheersregimes (zie bijlage = tabblad 3 beheerregimes)
Geen actie
Functioneel applicatie beheer
jaarlijks
volledig
Directie
Ja. Er zijn onderhouds- en servicecontracten afgesloten met de leveranciers van hard- en software en (beveiligings-) updates worden regelmatig ontvangen en verwerkt.
Geen actie
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja.
Geen actie
1
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja. Door middel van verwijzingen in de zaak.
Geen actie
1
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja. De koppeling tussen een informatieobject en de metagegevens blijft in dit verband onverbrekelijk tot het moment van verwijdering.
Geen actie
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja. Afgehandelde zaken kunnen niet meer worden gemuteerd, behalve door daartoe geautoriseerde medewerkers DIV. Via de login in het zaaksysteem kan worden gecheckt of er wijzigingen hebben plaats gevonden en zoja wanneer door wie welke gegevens zijn gewijzigd.
Geen actie
x
Medewerker DIV controle Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja. Zowel op document- als op zaakniveau.
Geen actie
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Dit is vastgelegd in de zaaktype-catalogus en ingericht in zaaktypen en businessrules. Vervolgens is dit te controleren in proces-logs en audittrails.
Geen actie
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Dit is vastgelegd in de zaaktype-catalogus (I-navigator)
Geen actie
Functioneel applicatie beheer
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Ja
Geen actie
3
2
3
2
x
3
2
1
x
3
2
x
Opgenomen in jaarplan team Opgenomen in jaarplan team
Teamleider Teamleider
x
x
x
3
2
x
x
x
3
2
U
x
x
3
2
duurzame digitale toegankelijkheid / gedrag
U
x
x
x
3
2
x
e-depot
U
x
x
x
3
2
x
Nee
export
U
x
x
x
3
2
1
wettelijk verplicht
Nee
vindbaarheid / duurzame digitale toegankelijkheid
I
x
x
x
x
3
2
1
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja, mits de vertrouwelijkheid goed is aangegeven op zaak- en/of documentniveau.
Geen actie
wettelijk verplicht
wettelijk verplicht
Nee
vindbaarheid / duurzame digitale toegankelijkheid
I
x
x
x
x
3
2
1
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja, mits de vertrouwelijkheid goed is aangegeven op zaak- en/of documentniveau.
Geen actie
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
vindbaarheid / duurzame digitale toegankelijkheid
I
x
x
x
x
3
2
1
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja. Dat is aanwezig.
Geen actie
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
vindbaarheid / duurzame digitale toegankelijkheid
I
x
x
x
x
3
2
1
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja. Eindgebruikers kunnen zoeken op basis van contextuele metagegevens en/of rubrieken van een classificatieschema.
Geen actie
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
I
x
x
x
x
3
2
1
x
volledig
Adviseur DIV
Ja. Beheerders kunnen zoeken op basis van technische / administratieve metagegevens.
Geen actie
x
x
wettelijk verplicht
n.v.t.
Ja
U
x
x
x
3
Medewerker DIV controle Medewerker historisch archief
4 x per jaar
x
vindbaarheid / duurzame digitale toegankelijkheid archiefruimten / archiefbewaarplaatsen / elektromagnetische dragers / opslag
jaarlijks
volledig
Directie
Het is nu in grote lijnen bekend wat er allemaal aangegevensdragers is.Het 1e half jaar 2021 wordt alles verplaatst naar het nieuwe gemeentehuis. Dan zal exact bekend zijn wat er aan materiaal is en welke acties uitgoevoerd moeten worden ter behoud van de data.
Geen actie
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
e-depot/ fysieke beveiliging
U
x
x
x
3
Informatiestrateeg
jaarlijks
volledig
Directie
Ja, echter door de decentrale/tijdelijke huisvesting tot 2021 wordt gebruik gemaakt van de beschikbare voorzieningen. Vanaf 2022 moet dit optimaal zijn geregeld en vastgelegd.
Updaten
1
x
2
Geen
x
x
x
wettelijk verplicht
wettelijk verplicht
Nee
verwerking ontvangen documenten
U
x
x
x
3
2
1
x
Medewerker DIV
dagelijks
volledig
Medewerker DIV controle
Ja er vindt een correcte selectie plaats.
Geen actie
Algemene Wet Bestuursrecht art 2:3 lid 1: Het bestuursorgaan zendt geschriften tot behandeling waarvan kennelijk een ander bestuursorgaan bevoegd is, onverwijld Algemene Wet Bestuursrecht art 2:3 lid 2: Het bestuursorgaan zendt geschriften die niet voor hem bestemd
Geen
x
x
x
wettelijk verplicht
wettelijk verplicht
Nee
verwerking ontvangen documenten / doorzendplicht
U
x
x
x
3
2
1
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja via zaaktype "doorzendplicht". Document wordt geregisteerd. Afzender wordt verder niet geinformeerd.
Geen actie
Geen
x
x
x
wettelijk verplicht
wettelijk verplicht
Nee
verwerking ontvangen documenten / terugzendplicht
U
x
x
x
RODIN 2.3: Omwille van uniformiteit kunnen gecontroleerde, standaard woordenlijsten (thesauri) worden gebruikt, die vaak al worden toegepast in de administratie. KIDO eis 5.2.2: De afhandeling, bewerking en het gebruik van informatieobjecten dient gemonitord te (kunnen) worden.
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
registratie / metagegevens / e-depot
U
x
x
x
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
registratie / metagegevens / audit-trail
U
x
NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 5.2.3 en 9.3 ED3 B 2.3 Archiefregeling art 17 Archiefregeling art 19 lid 2 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 5.2.3 Archiefregeling art 17 Archiefregeling art 19 lid 2
RODIN 2.2: Ieder afzonderlijk informatieobject heeft een uniek identificatiekenmerk. ED3 B 2.3: De beheerorganisatie gebruikt bruikbare, Archiefregeling art 17: De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: Archiefregeling art 17: De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
informatiesysteem / functionaliteit / e-depot
U
x
x
x
Archiefregeling art 58, lid 1: (Archiefregeling) Artikel 19, tweede lid, is niet van toepassing op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze regeling (1 april 2010) en, voor zover het digitale archiefbescheiden betreft, waaraan of Archiefregeling art 58, lid 1: (Archiefregeling) Artikel 19, tweede lid, is niet van toepassing op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van
x
x
x
wettelijk verplicht
aanbevelenswaardig
Ja
duurzame digitale toegankelijkheid / metagegevens / e-depot
U
x
x
x
x
x
wettelijk verplicht
aanbevelenswaardig
Ja
duurzame digitale toegankelijkheid / metagegevens / e-depot
U
x
Archiefregeling art 17 Archiefregeling art 19 lid 2 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 5.2.3 Archiefregeling art 17 Archiefregeling art 19 lid 2 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 5.2.3 Archiefregeling art 17 Archiefregeling art 19 lid 2 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 5.2.3 ED3 B 1.4 RODIN 2.3 DUTO eis 11 KIDO eis 6.3 TMLO ISO 15489-1 9.4 (Omschrijving Archiefwet 1995 art 3: KIDO eis 6.2
Archiefregeling art 17: De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: Archiefregeling art 17: De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden
Archiefregeling art 58, lid 1: (Archiefregeling) Artikel 19, tweede lid, is niet van toepassing op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze regeling (1 april 2010) en, voor zover het digitale archiefbescheiden betreft, waaraan of Archiefregeling art 58, lid 1: (Archiefregeling) Artikel 19, tweede lid, is niet van toepassing op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van
x
x
x
wettelijk verplicht
aanbevelenswaardig
Ja
duurzame digitale toegankelijkheid / metagegevens / e-depot
U
x
x
x
wettelijk verplicht
aanbevelenswaardig
Ja
duurzame digitale toegankelijkheid / metagegevens / e-depot
Archiefregeling art 17: De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: a de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het RODIN 2.3: Informatieobjecten bevatten de voor het beheer benodigde kenmerken, die zijn ontleend aan een vastgesteld metagegevensschema. KIDO eis 7.1: Controle vindt plaats op de inhoud van informatieobjecten (inclusief de metagegevens) en of deze Archie
Archiefregeling art 58, lid 1: (Archiefregeling) Artikel 19, tweede lid, is niet van toepassing op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze regeling (1 april 2010) en, voor zover het digitale archiefbescheiden betreft, waaraan of waarin sinds dat tijdstip geen gegevens zijn toegevoegd onderscheidenlijk zijn gewijzigd. n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
wettelijk verplicht
aanbevelenswaardig
Ja
duurzame digitale toegankelijkheid / metagegevens / e-depot
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
aanbevelenswaardig
Nee
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Indien adres bekend is, wordt het document teruggestuurd. Dit is een werkafspraak.
Geen actie
3
2
1
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Via werkafspraken werkende weg opgesteld binnen het team DIV.
Geen actie
3
2
Medewerker DIV & /(historisch) Archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Ja. Via de audit-logbestanden, deze bestanden worden bewaard in ieder geval tot dat opname in een Edepot functionaliteit heeft plaats gevonden. Onderzocht wordt bij keuze voor E-depot oplossing of blijvende bewaring nodig en mogelijk is.
Geen actie
x
3
2
x
Medewerker DIV controle
jaarlijks
volledig
Functioneel beheer
Ja. Zowel een document als een zaak krijgen een uniek registratiekenmerk.
Geen actie
x
x
3
2
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja
Geen actie
x
x
x
3
2
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja
Geen actie
x
x
x
x
3
2
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja
Geen actie
U
x
x
x
x
3
2
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Ja
Geen actie
U
x
x
x
3
2
x
Medewerker DIV controle
4 x per jaar
volledig
Adviseur DIV
Van iedere document- en zaakregistratie is vastgelegd dat deze is opgeslagen in bron: ipdossieropslagdb (transactiescherm en audittrail) waarbij "ip" voor InProces staat en dus altijd te herleiden is waarmee de registratie heeft plaatsgevonden.
Geen actie
duurzame digitale toegankelijkheid / metagegevens
U
x
x
3
2
x
Medewerker DIV controle
dagelijks
volledig
Adviseur DIV
Ja. CIR/GBA/KVK.
Geen actie
registratie / duurzame digitale toegankelijkheid / ordening / digitale vervanging /
U
x
x
3
2
x
Medewerker DIV controle
dagelijks
volledig
Adviseur DIV
Ja. Controlestappen 3 en 4. Document "Controles scans en registraties door DIV".
Geen actie
x
x
x
1
1
4
Documenten en metadata
4.10
Overbrenging naar een archiefbewaarplaats of e-
4.10.1 Algemene eisen
4.10.1.5
doorspoelen magnetische gegevensdragers
Worden de banden van de magnetische gegevensdragers ten behoeve van de overbrenging bij voorkeur naar één kant volledig doorgespoeld?
Toelichting op Archiefregeling art 15: De gangbare verpakking van optische schijven in vrijwel vierkante kunststof doosjes bestaat uit polystyreen. Dit materiaal is voor langdurige bewaring geschikt. Schijven in kartonnen of slappe kunststof
Toelichting op Archiefregeling art 15 lid 3 VNG 10 KPI 3.4
Toelichting op Archiefregeling art 15: De banden van de magnetische gegevensdragers worden ten behoeve van de
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
n.v.t.
Nee
overbrenging / doorspoelen magnetische banden
U
x
x
3
x
Medewerker DIV & /(historisch) Archief
jaarlijks
volledig
Directie
Dat gebeurt op dit moment niet in controlerend opzicht. Wordt opgepakt als alles is overgebracht naar het nieuwe gebouw.
Lijsten opstellen
4
Documenten en metadata
4.10
Overbrenging naar een archiefbewaarplaats of edepot
4.10.2 Beperkende bepalingen openbaarheid
4.10.2.1
opstellen beperkende bepalingen openbaarheid bij overbrenging
Worden bij de voorbereiding op overbrenging van archiefbescheiden beperkingen van de openbaarheid opgesteld indien openbaarheid na overbrenging strijdig is met de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, het belang van de Staat of zijn bondgenoten of het anderszins voorkomen van onevenredige
Zie bij "raadpleging van overgebrachte archieven" voor de mogelijkheid tot inzage van archiefbescheiden als beperkende bepalingen van de openbaarheid zijn opgesteld.
Archiefwet 1995 art 15 lid 1 Archiefwet art 16 VNG 10 KPI 8.2a
Archiefwet 1995 art 15 lid 1: Bij de overbrenging van de in artikel 1, onder c 1° en 2°, bedoelde archiefbescheiden kan de zorgdrager, na advies van de beheerder van de
Archiefwet 1995 art 15 lid 3: de zorgdrager kan ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden, gehoord degene op wiens last de archiefbescheiden zijn overgebracht, de ingevolge het eerste of het tweede lid (Archiefwet 1995 artikel 15) aan de
x
x
x
wettelijk verplicht
n.v.t.
Ja
openbaarheid / inzage / beperkende bepalingen
U
x
x
x
3
x
Medewerker DIV & /(historisch) Archief
jaarlijks
volledig
Directie
Ja. Indien aan de orde vindt dit plaats.
Geen actie
4
Documenten en metadata
4.10
Overbrenging naar een archiefbewaarplaats of edepot
4.10.2 Beperkende bepalingen openbaarheid
4.10.2.2
advies beheerder archiefbewaarplaats
Als in verband met overbrenging van archiefbescheiden beperkingen van de openbaarheid zijn opgesteld, zijn deze dan opgesteld nadat advies is gevraagd aan de beheerder van de archiefbewaarplaats?
Archiefwet 1995 art 15 lid 1 VNG 10 KPI 8.2b
Geen
x
x
x
wettelijk verplicht
n.v.t.
Ja
openbaarheid / inzage / beperkende bepalingen
U
x
x
x
3
x
Medewerker DIV & /(historisch) Archief
jaarlijks
volledig
Directie
Ja.
Geen actie
4
Documenten en metadata
4.10
Overbrenging naar een archiefbewaarplaats of edepot
4.10.2 Beperkende bepalingen openbaarheid
4.10.2.3
aanvullende beperkende bepalingen
Zijn na overbrenging aanvullende beperkende bepalingen van de openbaarheid opgesteld, dit alleen als zich na de overbrenging omstandigheden voordoen, die als zij bekend waren geweest voorafgaand aan de overbrenging dan al hadden geleid tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid?
Archiefwet 1995 art 15 lid 2
Archiefwet 1995 art 15 lid 1 Bij de overbrenging van de in (Archiefwet 1995) artikel 1, onder c 1° en 2°, bedoelde archiefbescheiden kan de zorgdrager, na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats, slechts beperkingen Archiefwet 1995 art 15 lid 2 De zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden kan, na de in het eerste lid bedoelde overbrenging, niet
x
x
x
wettelijk verplicht
n.v.t.
Nee
openbaarheid / inzage / beperkende bepalingen
U
x
x
Medewerker DIV & /(historisch) Archief
jaarlijks
volledig
Directie
Nee was in 2019 niet aan de orde
Geen actie
4
Documenten en metadata
4.10
Overbrenging naar een archiefbewaarplaats of edepot
4.10.2 Beperkende bepalingen openbaarheid
4.10.2.4
beperking openbaarheid milieuinformatie
Wordt rekening gehouden met de inperking overeenkomstig Archiefwet 1995 artikel 15a als beperking van de openbaarheid wordt opgelegd voor archiefbescheiden die milieu-informatie bevatten zoals bedoeld in artikel 19.1a van de Wet milieubeheer - ? (zie bij toelichting voor de tekst van Wet milieubeheer artikel 19.1a)
beperkende bepalingen aan de openbaarheid kunnen alleen na overbrenging worden opgesteld als zich na het tijdstip van overbrenging omstandigheden hebben voorgedaan die, waren zij op dat tijdstip bekend geweest, tot het stellen van beperkingen aan de openbaarheid ingevolge het eerste lid zouden hebben geleid. Geen
x
x
x
wettelijk verplicht
n.v.t.
Nee
inzage / milieu-informatie / beperkende bepalingen
U
x
x
x
3
x
Medewerker DIV & /(historisch) Archief
jaarlijks
volledig
Directie
Ja.
Geen actie
4
Documenten en metadata
4.10
Overbrenging naar een archiefbewaarplaats of edepot
4.10.2 Beperkende bepalingen openbaarheid
4.10.2.5
toevoeging beperkende bepalingen openbaarheid aan overbrengingsverklaring
Wordt als beperkingen aan de openbaarheid van de archiefbescheiden zijn gesteld het daartoe strekkende besluit gevoegd bij de verklaring van overbrenging?
Geen
x
x
x
wettelijk verplicht
n.v.t.
Ja
openbaarheid / inzage / beperkende bepalingen
U
x
x
x
3
x
Medewerker DIV & /(historisch) Archief
jaarlijks
volledig
Directie
Ja
Geen actie
4
Documenten en metadata
4.10
Overbrenging naar een archiefbewaarplaats of edepot
4.10.2 Beperkende bepalingen openbaarheid
4.10.2.6
aanvragen machtiging opschorting openbaarmaking
Heeft de zorgdrager een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten voor archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die de zorgdrager toch niet openbaar wil maken?
Geen
x
x
wettelijk verplicht
n.v.t.
Ja
openbaarheid / inzage / beperkende bepalingen
U
x
x
4
Documenten en metadata
4.11
Overbrenging naar een edepot
4.11.1 Encryptie
4.11.1.1
verstrekking decryptiesleutel bij overbrenging
Als op het tijdstip van overbrenging gebruik wordt gemaakt van encryptietechniek, wordt dan de bijbehorende decryptiesleutel aan de beheerder van de archiefbewaarplaats verstrekt?
Archiefwet 1995 art 15 lid 4:.Ingevolge het eerste of het tweede lid aan de openbaarheid gestelde beperkingen hebben geen betrekking op archiefbescheiden die ouder zijn dan vijfenzeventig jaar, tenzij door Onze minister dan wel, Archiefregeling art 26 lid 2: Voor zover op het tijdstip van overbrenging gebruik wordt gemaakt van encryptietechniek,
Archiefregeling art 58, lid 3: Dit artikel is niet van toepassing op digitale archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan 1 januari 2004, waaraan of waarin sinds die datum
x
x
x
wettelijk verplicht
n.v.t.
Ja
overbrenging / encryptie / duurzame digitale toegankelijkheid
U
x
4
Documenten en metadata
4.11
Overbrenging naar een edepot
controle representatie-informatie
Wordt bij de opname gecontroleerd of de juiste representatie-informatie is toegevoegd aan het aangeboden digitaal archiefstuk (ADA)?
x
x
x
aanbevelenswaardig
n.v.t.
Nee
duurzame digitale toegankelijkheid / e-depot
U
x
4.11
Overbrenging naar een edepot
4.11.2.2
controle vastlegging beheerinformatie ADA
Wordt bij de opname gecontroleerd of de juiste beheerinformatie is toegevoegd aan het aangeboden digitaal archiefstuk (ADA)?
ED3 B 1.3: De beheerorganisatie legt vast welke representatie-informatie een aangeboden digitaal archiefstuk (ADA) moet hebben en controleert het ADA op juistheid, ED3 B 1.2: De beheerorganisatie legt vast welke beheerinformatie ten tijde van de opname moet zijn
Geen
Documenten en metadata
4.11.2 Opname van een aangeboden digitaal archiefstuk (ADA) in een e4.11.2 Creatie van een opgenomen digitaal
4.11.2.1
4
Geen
x
x
x
wettelijk verplicht
n.v.t.
Nee
duurzame digitale toegankelijkheid / e-depot
U
x
4
Documenten en metadata
4.11
Overbrenging naar een edepot
4.11.2.3
vastlegging ontsluitingsinformatie ODA
Beschikt de beheerorganisatie over ontsluitingsinformatie van ieder opgenomen digitaal archiefstuk (ODA)?
x
x
wettelijk verplicht
n.v.t.
Nee
duurzame digitale toegankelijkheid / e-depot
U
x
4
Documenten en metadata
4.11
Overbrenging naar een edepot
4.11.2 Creatie van een opgenomen digitaal archiefstuk (ODA) in een e4.11.2 Creatie van een opgenomen digitaal
4.11.2.4
controleren volledigheid en juistheid ODA
Controleert de beheerorganisatie bij de creatie van het opgenomen digitaal archiefstuk (ODA) op volledigheid en juistheid en wordt het proces rond de opname en creatie gedocumenteerd?.
Het ADA moet aantoonbaar consistent, volledig en correct worden getransformeerd tot ODA. Afhankelijk van de aard van de beheerorganisatie kan een ADA ook pas na verloop van tijd getransformeerd worden. Voor ieder ADA moet ook dan
4
Documenten en metadata
4.11
Overbrenging naar een edepot
4.11.2 Creatie van een opgenomen digitaal
4.11.2.5
vastlegging historische identificatiekenmerken ODA
Bewaart het e-depot eventuele historische identificatiekenmerken?
De kenmerken moeten bruikbaar zijn voor het beheer en de toetsing van de bewaaromgeving, maar niet noodzakelijkerwijs voor de ontsluiting van de inhoud voor eindgebruikers.
4
Documenten en metadata
4.11
Overbrenging naar een edepot
4.11.2 Creatie van een opgenomen digitaal
4.11.2.6
documenteren opname en registratie beheerinformatie
Wordt de uitvoering van het opnemen en registreren van de beheerinformatie bij de brongegevens gedocumenteerd?
4
Documenten en metadata
4.12
4.12.1
kosteloze raadpleging
Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden kosteloos te raadplegen?
4
Documenten en metadata
4.12
Raadpleging van overgebrachte archiefbescheiden Raadpleging van overgebrachte
4.12.2
mogelijkheid vervaardiging reproducties
Bestaat de mogelijkheid om (als de archiefbescheiden mogen worden ingezien) al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden te (laten) maken?
4
Documenten en metadata
4.12
Raadpleging van overgebrachte
4.12.6
4
Documenten en metadata
4.12
4
Documenten en metadata
4.13
Raadpleging van overgebrachte archiefbescheiden Toegangsbeheer e-depot
4
Documenten en metadata
4.13
4
Documenten en metadata
4.13
geen actie plannen uitvoeren urgent
Wet milieubeheer artikel 19.1a: 1. In dit hoofdstuk en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder milieu-informatie: alle informatie, neergelegd in documenten, over: a. de toestand van elementen van het milieu, zoals lucht en atmosfeer, water, bodem, land, landschap en natuurgebieden met inbegrip van vochtige biotopen, kust- en zeegebieden, biologische diversiteit en haar componenten, met inbegrip van
Archiefwet 1995 art 15a VNG 10 KPI 8.2c
Archiefbesluit 1995 art 10 VNG 10 KPI 8.2d Archiefwet 1995 art 15 lid 4 VNG 10 KPI 8.3
Archiefwet 1995 art 15a: 1. Artikel 15, eerste lid, aanhef en onder c, is niet van toepassing voorzover in de archiefbescheiden milieuinformatie als bedoeld in artikel 19.1a van de Wet milieubeheer is neergelegd. Archiefbesluit 1995 art 10: Indien de zorgdrager ingevolge artikel 15, eerste lid, van de Archiefwet beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden stelt, wordt het daartoe
x
3
x
3
Medewerker DIV & /(historisch) Archief
jaarlijks
volledig
Directie
Nee niet aan de orde
Geen actie
x
3
Medewerker DIV & Archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Ja. Is momenteel nog niet in de praktijk van toepassing op de gemeente Midden-Groningen gedurende 2019.
Vormgeving E-depot omgeving
x
3
Medewerker DIV & Archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Is nog nog niet in de praktijk van toepassing op de gemeente Midden-Groningen gedurende 2019.
Vormgeving E-depot omgeving
x
3
Medewerker DIV & Archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Is nog nog niet in de praktijk van toepassing op de gemeente Midden-Groningen gedurende 2019.
Vormgeving E-depot omgeving
x
3
Medewerker DIV & Archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Is nog nog niet in de praktijk van toepassing op de gemeente Midden-Groningen gedurende 2019.
Vormgeving E-depot omgeving
Toelichting op Archiefregeling art 26: Een aandachtspunt in dit verband is encryptie van digitale bestanden. Voor langetermijnbewaring is encryptie niet wenselijk. Encryptie ‘versleutelt’ het bestand met als gevolg dat er sleutels en extra programmatuur nodig zijn om de archiefbescheiden leesbaar en toegankelijk te maken. Er kunnen echter redenen of Representatie-informatie: Metadata die nodig zijn om het digitaal bronobject reproduceerbaar (leesbaar) en juist interpreteerbaar te maken. Dit kan een beschrijving van hard- en software of een samenvatting/beschrijving van de juiste interpretatie van het digitaal bronobject zijn. Archiefregeling art. 19: lid 1. De zorgdrager legt een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast.
Archiefregeling art 26 lid 2 VNG 10 KPI 4.5c RODIN 2.3
De beheerorganisatie dient hierbij vastgesteld te hebben welke ontsluitingsinformatie minimaal nodig is om de beoogde gebruikersgroepen in staat te stellen specifieke informatie te vinden, te herkennen en te interpreteren.
Archiefregeling art. 20 ED3 B 2.1 ED3 B 5.1 ED3 B 2.2
ED3 B 2.1: De beheerorganisatie beschikt over ontsluitingsinformatie van ieder opgenomen digitaal archiefstuk (ODA) en over een beschreven procedure om de ED3 B 2.2: De beheerorganisatie controleert bij de creatie van het opgenomen digitaal archiefstuk (ODA) op
Geen
x
Geen
x
x
x
aanbevelenswaardig
n.v.t.
Nee
duurzame digitale toegankelijkheid / e-depot
U
x
x
3
Medewerker DIV & Archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Is nog nog niet in de praktijk van toepassing op de gemeente Midden-Groningen gedurende 2019.
Vormgeving E-depot omgeving
ED3 B 2.3
ED3 B2.3: De beheerorganisatie gebruikt bruikbare, persistente en unieke identificatiekenmerken voor ieder
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
n.v.t.
Nee
duurzame digitale toegankelijkheid / e-depot
U
x
x
3
Medewerker DIV & Archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Is nog nog niet in de praktijk van toepassing op de gemeente Midden-Groningen gedurende 2019.
Vormgeving E-depot omgeving
ED3 B 2.4
ED3 B 2.4: De beheerorganisatie beschikt voor het opnemen en registreren van de beheerinformatie bij de
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
n.v.t.
Nee
duurzame digitale toegankelijkheid / e-depot
U
x
x
3
Medewerker DIV & Archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Is nog nog niet in de praktijk van toepassing op de gemeente Midden-Groningen gedurende 2019.
Vormgeving E-depot omgeving
Archiefwet 1995 art 14, 15, 16 en 17 VNG 10 KPI 8.1.a
Archiefwet 1995 art 14: De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, behoudens het bepaalde
Geen
x
x
x
wettelijk verplicht
n.v.t.
Ja
inzage
U
x
x
x
3
Medewerker historisch archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Ja.
Geen actie
Archiefwet 1995 art 14 VNG 10 KPI 8.1.b
Archiefwet 1995 art 14: De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn, behoudens het bepaalde
Geen
x
x
x
wettelijk verplicht
n.v.t.
Ja
inzage / maken reproducties
U
x
x
x
3
Medewerker historisch archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Ja. Eventuele kosten worden in rekening gebracht conform de legesverordening.
Geen actie
inzage bij beperkende bepalingen Worden archiefbescheiden waarvoor beperkingen van de openbaarheid zijn opgesteld ter inzage gegeven of voor gebruik ter beschikking gesteld als het belang van de gestelde beperking van de openbaarheid niet
Archiefwet 1995 art 15 lid 3 Archiefwet 1995 art 15 lid 5
Archiefwet 1995 art 15 lid 3: De zorgdrager ten aanzien van de in de archiefbewaarplaats berustende
Deze eis is niet van toepassing op archiefbescheiden waarvan beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten
x
x
x
wettelijk verplicht
n.v.t.
Nee
inzage / beperkende bepalingen
U
x
x
3
Medewerker historisch archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
In eerste instantie niet; indien nodig moet een heroverweging van de beheerder, met instemming van de zorgdrager, plaats vinden indien hiervan wordt afgeweken.
Geen actie
4.12.7
informeren gebruikers e-depot
ED3 A 3.1 ED3 B 6.1
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
n.v.t.
Nee
inzage / e-depot
U
x
x
3
Medewerker DIV & Archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Is nog nog niet in de praktijk van toepassing op de gemeente Midden-Groningen gedurende 2019.
Vormgeving E-depot omgeving
4.13.1
documenteren informatieaanvragen
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
n.v.t.
Nee
informatiebeheer / inzage / e-depot
U
x
x
3
Medewerker DIV & Archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Is nog nog niet in de praktijk van toepassing op de gemeente Midden-Groningen gedurende 2019.
Vormgeving E-depot omgeving
Toegangsbeheer e-depot
4.13.2
beoordeling informatieaanvragen
Beoordeelt de beheerorganisatie alle aanvragen om informatie op toegangsfouten en afwijkingen?
ED3 B 6.2
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
n.v.t.
Nee
informatiebeheer / inzage / e-depot
U
x
x
3
Medewerker DIV & Archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Is nog nog niet in de praktijk van toepassing op de gemeente Midden-Groningen gedurende 2019.
Vormgeving E-depot omgeving
Toegangsbeheer e-depot
4.13.3
correcte beschikbaarstelling BDA
Kan de beheerorganisatie aantonen dat het proces dat het beschikbaar digitaal archiefstuk (BDA) genereert correct en volledig (doorlopen) is?
ED3 B 6.4
ED3 A 3.1: De beheerorganisatie heeft haar gebruikersgroepen gedefinieerd en maakt openbaar hoe zij tegemoet komt aan de eisen die door de ED3 B 6.2: De beheerorganisatie registreert iedere toegang tot de bewaaromgeving en controleert de registratie periodiek op (toegangs)fouten en afwijkingen. ED3 B 6.2: De beheerorganisatie registreert iedere toegang tot de bewaaromgeving en controleert de registratie periodiek op (toegangs)fouten en afwijkingen. ED3 B 6.4: De beheerorganisatie kan aantonen dat het proces dat het beschikbaar digitaal archiefstuk (BDA) genereert correct en volledig (doorlopen) is en maakt
n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht
x
x
x
aanbevelenswaardig
n.v.t.
Nee
inzage / e-depot
U
x
x
3
Medewerker DIV & Archief
jaarlijks
volledig
Adviseur DIV
Is nog nog niet in de praktijk van toepassing op de gemeente Midden-Groningen gedurende 2019.
Vormgeving E-depot omgeving
Wordt aan de gebruikersgroepen van het e-depot bekend gemaakt hoe wordt tegemoet gekomen aan de door hen gestelde eisen aan toegankelijkheid en begrijpelijkheid van de informatie en op welke manier de inhoud van het e-depot beschikbaar is? Documenteert de beheerorganisatie alle aanvragen om informatie?
Van inzage zijn uitgezonderd archiefbescheiden waarvoor conform Archiefwet 1995 artikel 15 en beperkingen aan de openbaarheid zijn opgesteld, of als overeenkomstig Archiefwet 1995 artikel 17 lid 2 de toestand van de archiefbescheiden zich daartegen verzet of deze aan de verzoeker niet veilig kunnen worden toevertrouwd.
ED3 B 1.3
Archiefregeling art. 19 en 24 ED3 B 1.2
ED3 B 6.2
Nr KIDO eis Tekst KIDO eis 3 Beleid De zorg voor en het toezicht op de archieven moet zijn geregeld
Toets Vastlegging van de zorg voor en het toezicht op het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie / archiefbescheiden (Archiefverordening) In geval van uitbesteding van taken wordt zorg voor en toezicht op de desbetreffende (opmerking VHIC: tekst in KIDO loopt hier niet verder maar moet waarschijnlijk worden gelezen in combinatie met de eis hieronder) de archieven adequaat geregeld en schriftelijk goed vastgelegd Er zijn voldoende middelen en mensen beschikbaar In zowel analoge als digitale archiefruimte(n) en archiefbewaarplaats is voorzien
Een door het bestuur en / of management vastgesteld informatiebeleid dat aansluit bij de geformuleerde organisatiedoelstellingen
Beleggen van de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer
De kwetsbaarheid van informatiesystemen moet door middel van beveiligingsmaatregelen zoveel mogelijk worden ingeperkt
4 4.1 4.1.1
Organisatie Organisatie informatiebeheer Organisatorische inbedding De maatregelen ten behoeve van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn opgenomen in de jaarlijkse beleids- en plancyclus, in het risicomanagement, iarchitectuur en in de overige relevante processen en procedures
Informatiebeleidsplan: omschrijving van de doelstellingen, middelen, wegen en prioriteiten om informatievoorziening te ontwikkelen en te beheren, met als onderdelen: • De organisatie rondom informatievoorziening • Visie informatievoorziening • Beschrijving huidige informatievoorziening • Sterkte / Zwakte analyse • Uitwerking gewenste informatievoorziening • Toegepast kwaliteitssysteem • Implementatie van de verbeterpunten (periodiek beheerplan) Besluit Informatiebeheer / mandaatbesluit(en): • Vastlegging van de verantwoordelijkheden voor de uitvoering van het informatiebeheer voor zowel de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, als de overgebrachte • Voorziening voor het informatiebeheer bij splitsing, samenvoeging of opheffing van een overheidsorgaan of overdracht van taken Informatiebeveiligingsplan, waarin aan de orde komt: • Verwijzing naar relevante regelgeving en kaders • Informatiebeveiligingsbeleid • Beveiligingsorganisatie • Beheer van bedrijfsmiddelen • Beveiliging ten aanzien van personeel • Fysieke beveiliging en beveiliging van de omgeving (calamiteitenplan, onderdeel van geldend rampenplan) • Beheer van beveiligingsmaatregelen en processen • Toegangsbeveiliging • Ontwikkeling en onderhoud van systemen • Continuïteitsmanagement • Toezicht en naleving