310 3 bijlage 1 IQ lijst bij jaarverslag 2020

nr naam niveau1 nive au 1

naam nr niveau 2 niveau 2

1

1.1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

nr. niveau naam 3 niveau 3

Missie / visie

Nr. Kwaliteitseis beknopt kwaliteit seis

Kwaliteitseis

Toelichting

Vindplaats eis

Tekst in grondslag

Eventuele vrijstelling(en)

Eis geldt voor gemeenten

Eis geldt voor provincies

Eis geldt voor Hoogheemraad- / Waterschap

Wettelijk verplicht voor B-stukken, of aanbevelenswaardig

Wettelijk verplicht voor te vernietigenstukken, of aanbevelenswaardig

Taakverwaarlozing

Trefwoord

Betreft richten digitaal (R), inrichten (I), uitvoeren (U)

analoog

voor overbrenging

na overbrenging

beheerregime beheerregime beheerregime 3 2 1 (informatiebeh (informatiebeh (informatiebeh eer) eer) eer)

Eis toe te passen op de eigen organisatie?

Wie controleert?

Controlefrequentie

Controleomvang

Aan wie moet gerapporteerd worden?

Bevindingen n.a.v. de uitgevoerde controle

Rapportage en verbeterplannen

1.1.1

Is een missie / visie voor het informatiebeheer vastgesteld?

De missie/visie voor het informatiebeheer dient aan te sluiten op de voor de organisatie opgestelde missie/visie en op eventuele landelijke programma's en wetgeving.

ED3 A 1.1

ED3 A 1.1: De beheerorganisatie heeft een vastgestelde missie en organisatiedoelen, waarin de verplichting tot langetermijnbeheer van digitale archiefbescheiden is opgenomen.

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

verwerking inkomende documenten / opname in archiefsysteem / overbrenging / vernietiging / digitale vervanging / vervreemding / duurzame digitale toegankelijkheid / e-depot / kwaliteitszorg

R

x

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

De Beleidsvisie team DIV & Archief 2020-2023 is in concept gereed. Naar verwachting vindt binnenkort behandeling hiervan in het Directie Team en het college van B&W plaats. Als vervolg hierop is inmiddels een jaarplan 2020 team DIV & Archief opgesteld die moet namelijk uiterlijk 1 maart 2020 moet worden aangeleverd en besproken met de de directeur, waarna de jaarplannen van alle teams aan de directie wordt voorgelegd. Met het opstellen van het Jaarverslag archiefzorg en -beheer 2019 gemeente MiddenGroningen is gestart met als doel aanbieding aan de provinciaal Toezichthouder uiterlijk 1 juli 2020.

Geen actie

Bedenk in dit verband dat een efficiënte en effectieve uitvoering van het informatiebeheer niet mogelijk is zonder beleid, Doelstelling van het beleid is te zorgen voor totstandkoming en beheer van authentieke, betrouwbare en bruikbare archiefbescheiden, die de bedrijfsfuncties en -activiteiten kunnen ondersteunen zo lang als dat nodig is. Waarbij dit beleid moet aansluiten op wet- en regelgeving, daaruit voortvloeiende programma's en de geformuleerde organisatiedoelstellingen.

NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 6.2 ED3 A3.4 RODIN 1.1 KIDO eis 3

ED3 A3.4: De beheerorganisatie heeft een ICT-strategie die aansluit bij de geformuleerde organisatiedoelen (missie) RODIN 1.1: De organisatie heeft een door het bestuur en/of management vastgesteld informatiebeleid.

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

x

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

ED3 A 1.1: De beheerorganisatie heeft een vastgestelde missie en organisatiedoelen, waarin de verplichting tot langetermijnbeheer van digitale archiefbescheiden is RODIN 1.1: De organisatie heeft een door het bestuur en/of management vastgesteld informatiebeleid.

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Begin februari 2020 is de organisatie brede I&A- Visie 2020-2023 vastgesteld door het college van B&W. Aansluitend daarop heeft afstemming plaats gevonden met de concept Beleidsvisie 2020-2023 van het team DIV & Archief. Binnenkort wordt deze ter goedkeuring aangeboden aan Directie en College. De informatiebeleidsregels, opgesteld in 2017 en 2018, zijn nog actueel en daarmee nog steeds van toepassing. Alle informatiebeleidsregels van de gemeente Midden-Groningen die in 2018 zijn vastgesteld zijn nog onverkort van toepassing.

Geen actie

ED3 A 1.1

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

verwerking inkomende documenten / opname in archiefsysteem / overbrenging / vernietiging / digitale vervanging / vervreemding / duurzame digitale toegankelijkheid / e-depot / duurzaamheid middelen/ kwaliteitszorg verwerking inkomende documenten / opname in archiefsysteem / overbrenging / vernietiging / digitale vervanging / vervreemding / verwerking inkomende documenten / opname in archiefsysteem / overbrenging / vernietiging / digitale vervanging / vervreemding / verwerking inkomende documenten / opname in archiefsysteem / overbrenging / vernietiging / digitale vervanging / vervreemding / verwerking inkomende documenten / opname in archiefsysteem / overbrenging / vernietiging verwerking inkomende documenten / opname in archiefsysteem / overbrenging / vernietiging verwerking inkomende documenten / opname in archiefsysteem / overbrenging / vernietiging / digitale vervanging / vervreemding / duurzame digitale toegankelijkheid / e-depot / duurzaamheid middelen/ kwaliteitszorg

I

Hierbij dient de missie/visie aan te sluiten op eventuele landelijke programma's en wetgeving.

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Acceptatie en vaststelling van de Beleidsvisie team DIV & Archief 2020-2023 zal begin 2020 plaats vinden. De overige beleids- en beheerregels in 2018 vastgesteld blijven onverkort van toepassing.

Vaststelling visie

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Het beleid en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsprocedures worden intern bekend gemaakt door plaatsing op Intranet en via de Teamleiders.

Geen actie

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Ja, hiermee is "basis op orde" gelegd

Geen actie

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Ja, jaarlijks vindt een controle op actualiteit, compleetheid en betrouwbaarheid plaats

Geen actie

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Medewerker Historisch Archief

jaarlijks

volledig

Directie

Aan het Instellingsbesluit Strategisch Informatie Overleg (SIO) van de gemeente Midden-Groningen, vastgesteld op 5 juni 2018 door het college van Burgmeester en Wethouders, is nog geen invulling gegeven in afwachting van de totstandkoming van de I&A-visie 2020-2023. Deze is inmiddels gereed en vastgesteld zodat we nu verder kunnen met het vorm geven van een SIO voor Midden-Groningen.Een daadwerkelijk SIO-overleg heeft als gevolg daarvan in 2019 niet plaats gevonden. Bemensing van het SIO is afgestemd met de teamleider DIV&Archief en nu voorzien in het 2e kwartaal 2020.

Bemensing SIO regelen en 1e vergadering beleggen

vaststellen missie en visie

Strategie, beleid en uitvoering van informatiebeheer en-beveiliging moeten uit de missie/visie voortvloeien. Een doelmatige en doelgerichte uitvoering van (wettelijke) taken impliceert dat deze voortvloeien uit daaraan ten grondslag liggend beleid, uitwerking in procedures, vastlegging van verantwoordelijkheden. 1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.2

Beleid

1.2.1

opstellen beleid

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, Beleid, kaders, procedures, Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.2

Beleid

1.2.2

relatie met visie

1.2

Beleid

1.2.3

vaststellen beleid

Is het informatiebeleid ook daadwerkelijk vastgesteld door het hoogste daartoe benodigde beslissingsniveau?

1.2

Beleid

1.2.4

bekendmaken beleid

Zijn het beleid en de daaruit voorvloeiende uitvoeringsprocedures voldoende bekend gemaakt binnen de gehele organisatie?

Noodzakellijke voorwaarde voor correcte invulling / naleving van het informatiebeleid is dat dit gecommuniceerd is met alle daarbij betrokkenen.

NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 6.2

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

1.2

Beleid

1.2.5

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

1.2.6

Daadwerkelijke realisering van een goed ingerichte archieffunctie kan gefrustreerd worden als bijvoorbeeld een leidinggevende het vastgestelde beleid niet ondersteunt en daardoor niet actief aanstuurt op naleving daarvan binnen het Belangrijk is dat het beleid actueel is, zodat het blijft voldoen aan actuele wet- en regelgeving en bedrijfsbehoeften.

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

Beleid

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

Beleid

1.2.7

afstemming en overleg (SIO)

NEN-ISO 15489-1 2001 hoofdstuk 6.3 (Verantwoordelijkheden) KIDO eis 4.1.1

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

1.2

Wordt het beleid daadwerkelijk ondersteund / gedragen en geïmplementeerd door ieder managementniveau binnen de gehele organisatie? Wordt het beleid regelmatig geëvalueerd en geactualiseerd om te bewerkstelligen dat het doeltreffend en actueel blijft? Vindt (tijdige) afstemming/overleg plaats tussen alle bij informatiebeheer betrokken partijen bij beleidsontwikkeling en bij evaluatie van de uitvoering van alle daaruit voortvloeiende werkzaamheden? Het instellen van een strategisch informatieoverleg (SIO) biedt een geschikt middel hiertoe.

NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 6.2

1.2

acceptatie en implementatie beleid periodiek evalueren van beleid

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.3

Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.1

procedure verwerking inkomende documenten

Is een actuele procedure vastgesteld voor verwerking van inkomende documenten?

Deze procedure betreft selectie op direct weggooien (bijvoorbeeld reclame e.d.),retourneren, doorzenden, of in behandeling nemen van ontvangen documenten.

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.2

procedure opname archiefbescheiden in informatiesysteem

Is een actuele procedure vastgesteld voor (tijdige) opname van documenten in het daartoe aangewezen informatiesysteem?

Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.3

Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.4

procedure afsluiting dossiers

Is een actuele procedure vastgesteld voor afsluiting van dossiers en eventueel daarop volgende overdracht van archiefbescheiden?

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.5

procedure overbrenging

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.6

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.3

Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen

1.3.1

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.3

Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.3

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1

1 1 1 1 1

Is informatiebeleid opgesteld waarin aandacht wordt besteed aan: - de toe te passen ordening; - duurzame toegankelijkheid; - bewaren van papieren archieven in goede staat; - tijdige overbrenging of vernietiging. Vloeit het geformuleerde beleid voort uit een vastgestelde visie?

Strategie, beleid en uitvoering van informatiebeheer en-beveiliging moeten uit de missie/visie voortvloeien. Een doelmatige Niet formeel vastgesteld beleid heeft dezelfde status als het ontbreken van beleid.

Betrokken partijen daarbij kunnen zijn: recordmanagement (DIV), procesmanagement, ICT, proceseigenaren, (toezichthoudende) archivaris, etc.

NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 6.2 RODIN 1.1

Geen actie

KIDO eis 4.1.1

KIDO eis 4.1.1: Aanwezigheid van proces- en procedurebeschrijvingen

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

procedures / verwerking inkomende documenten

I

x

x

x

3

2

1

x

Medewerker DIV controle

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Ja. Zie zaaknummer 2019-012764. Onderwerp: Diverse werkprocessen Team DIV & Archief

Geen actie

KIDO eis 4.1.1

KIDO eis 4.1.1: Aanwezigheid van proces- en procedurebeschrijvingen

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

procedures / opname in archiefsysteem

I

x

x

x

3

2

1

x

Medewerker DIV controle

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Ja. Zie zaaknummer 2018-009976. Onderwerp: Vervanging originele documenten/archiefbescheiden door digitale reproducties -digitale vervanging- met terugwerkende kracht vanaf 1-1-2018.

Geen actie

KIDO eis 4.1.1

KIDO eis 4.1.1: Aanwezigheid van proces- en procedurebeschrijvingen

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

procedures / overdracht

I

x

x

x

3

2

1

x

Medewerker DIV controle

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Ja. Zie zaaknummer 2019-012764. Onderwerp: Diverse werkprocessen Team DIV & Archief. Zaaknummer 2018-035888. Onderwerp: Archiefverordening gemeente Midden-Groningen 2018.

Geen actie

Is een actuele procedure vastgesteld voor de overbrenging van archiefbescheiden?

KIDO eis 4.1.1 KIDO eis 7.4

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

n.v.t.

Nee

procedures / overbrenging

I

x

x

x

3

x

Medewerker DIV controle

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Ja. Zie zaaknummer 2019-012764. Onderwerp: Diverse werkprocessen Team DIV & Archief. Zaaknummer 2018-035888. Onderwerp: Archiefverordening gemeente Midden-Groningen 2018.

Geen actie

procedure vernietiging

Is een actuele procedure vastgesteld voor de tijdige vernietiging van archiefbescheiden en de bijbehorende metagegevens?

KIDO eis 4.1.1 KIDO eis 7.4

KIDO eis 4.1.1: Aanwezigheid van proces- en procedurebeschrijvingen KIDO eis 7.4: De regels en termijnen zijn vastgelegd in KIDO eis 4.1.1: Aanwezigheid van proces- en procedurebeschrijvingen KIDO eis 7.4: De regels en termijnen zijn vastgelegd in

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

n.v.t.

aanbevelenswaardig

Nee

procedures / vernietiging

I

x

x

x

x

Medewerker DIV controle

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Ja. Zie zaaknummer 2018-009976. Onderwerp: Vervanging originele documenten/archiefbescheiden door digitale reproducties -digitale vervanging- met terugwerkende kracht vanaf 1-1-2018.

Geen actie

Procedures / gedragsregels 1.3.1.7

procedure testen representatieinformatie ODA

Is een actuele procedure vastgesteld om tijdens de creatie/opname van een ODA de representatieinformatie te testen en waar nodig naar een vooraf vastgesteld interpretatieniveau te brengen?

Archiefregeling art 20 ED3 B 2.1 KIDO eis 4.1.1

Geen

x

x

x

wettelijk verplicht

n.v.t.

Nee

procedures / e-depot

I

x

x

3

Medewerker DIV & Archief

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Er wordt nog niet gewerkt met een E-depot oplossing binnen de gemeente Midden-Groningen. Onderzoek hiernaar loopt. Het zaaksysteem waarin de informatie nu is opgeslagen, heeft wel E-depot functionaliteit in zich.

Vormgeving E-depot omgeving

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.8

procedure beheerinformatie brongegevens

Is een actuele procedure vastgesteld voor het opnemen en registreren van de beheerinformatie bij de brongegevens?

Het gaat er om dat alle (soms afzonderlijk geregistreerde) beheerinformatie aantoonbaar op de juiste wijze aan de brongegevens gekoppeld blijft en de integriteit van het ODA gewaarborgd is.

ED3 B 2.4 KIDO eis 4.1.1

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

n.v.t.

Nee

procedures / e-depot

I

x

x

3

Medewerker DIV & Archief

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Is niet verplicht; maar wordt wel meegenomen in het onderzoek naar een E-depot oplossing

Vormgeving E-depot omgeving

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.10

procedure tijdige vervanging opslagmedia

Beschikt de beheerorganisatie over een procedure voor de tijdige vervanging van opslagmedia en/of hardware?

Er moet kunnen worden gegarandeerd dat er, ruim vóórdat informatie onleesbaar dreigt te worden of dragers “dood” zijn, wordt ingegrepen. Dit staat los van de in ED3 B 3 beschreven bewaarstrategieën voor die informatie zelf.

KIDO eis 4.1.1 ED3 C 1.5

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

procedures / e-depot

I

x

x

x

3

Medewerker DIV & Archief

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Idem

Vormgeving E-depot omgeving

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.11

procedure garanderen integriteit ODA

Zijn alle geïmplementeerde maatregelen voor het garanderen van de integriteit van informatie beschreven?

Hieronder vallen onder andere maatregelen die ervoor zorgen dat bewust van Oda's gemaakte identieke kopieën beheerd worden, hun verblijfplaats geregistreerd is en wijzigingen (bijvoorbeeld in metadata) gesynchroniseerd worden.

KIDO eis 4.1.1 ED3 C 1.3

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

procedures / e-depot

I

x

x

x

3

Medewerker DIV & Archief

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Idem

Vormgeving E-depot omgeving

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.12

procedure bescherming auteursrechten

Beschikt de beheerorganisatie als zij digitale informatie opneemt waarvan het eigendom of de rechten onduidelijk zijn over procedures om aansprakelijkheid en vragen om uitleg daaromtrent af te handelen?

Het kan bijvoorbeeld zijn dat de rechthebbenden van digitale foto’s niet bekend zijn, terwijl deze foto’s wel blijvend bewaard KIDO eis 4.1.1 moeten worden. ED3 A 4.3

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

n.v.t.

Nee

procedures / e-depot

I

x

x

3

Medewerker DIV & Archief

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Idem

Vormgeving E-depot omgeving

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.13

procedure conversie / migratie

Is een actuele procedure vastgesteld voor de uitvoering van conversie of migratie

Doel van deze procedure is te zorgen dat tijdens conversie of migratie geen informatie verloren gaat.

KIDO eis 4.1.1 KIDO eis 5.1.10

KIDO eis 4.1.1: Aanwezigheid van proces- en procedurebeschrijvingen Archiefregeling art 20: De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van KIDO eis 4.1.1: Aanwezigheid van proces- en procedurebeschrijvingen ED3 B 2.4: De beheerorganisatie beschikt voor het KIDO eis 4.1.1: Aanwezigheid van proces- en procedurebeschrijvingen ED3 C 1.5: De beheerorganisatie beschikt over vastgestelde KIDO eis 4.1.1: Aanwezigheid van proces- en procedurebeschrijvingen ED3 C 1.3: De beheerorganisatie heeft de KIDO eis 4.1.1: Aanwezigheid van proces- en procedurebeschrijvingen ED3 A 4.3: Voor het geval de beheerorganisatie digitale KIDO eis 4.1.1: Aanwezigheid van proces- en procedurebeschrijvingen KIDO eis 5.1.10: Regeling(en) conversie/migratie

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

procedures / conversie / migratie

I

x

x

x

3

2

Medewerker DIV controle

Ad hoc

Steekproef gewijs

Adviseur DIV

In het Plan van Aanpak voor een platform wijziging (migratie) of bij wijziging van het bestandsformaat (conversie) worden meerdere controle momenten opgenomen. Hieronder vallen regelmatige (externe) controles op de gegevens (audits), programmatische controles op gebruik, invoer (validaties) en uitvoer, autorisatie en beveiliging, afspraken over periodieke back-ups, tests van de back-ups en veilige opslag.

Geen actie

Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.14

procedure opstellen en beheren metagegevensschema

Is een actuele procedure vastgesteld voor het opstellen en het periodiek actualiseren van het metagegevensschema

Doel van deze procedure is te zorgen dat opstelling en periodieke actualisatie van het metagegevensschema op gestructureerde wijze plaats vindt. Doorgevoerde wijzigingen moeten gedocumenteerd worden

KIDO eis 4.1.1 KIDO eis 5.1.3, KIDO eis 5.2.2

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

procedures / metagegevens

I

x

x

x

3

2

Medewerker DIV controle

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Ja, in het zaaktypecatalogus. Eventuele wijzigingen in de vorm van updates worden eveneens vastgelegd in de zaaktypecatalogus. Dit gebeurt ofwel door VHIC (centraal) of door het Team DIV/Functioneel Beheer (decentraal).

Geen actie

1.3

Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.16

inrichting ICT-beheer

Zijn de ICT-beheerprocessen uitgewerkt conform standaarden?

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

procedures / informatiesystemen / beheer

I

x

x

x

x

3

2

1

Functioneel applicatie beheer

jaarlijks

volledig

Directie

De I&A-visie Midden-Groningen 2020-2023 waarin dit wordt geregeld, is recentelijk vastgesteld. In spoor 5 is bepaald dat de Gemeentelijke Model Architectuur (Gemma) standaarden leidend zijn.

Geen actie

Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.17

aansturing ICT-beheer

Vindt de operationele aansturing van de informatievoorziening plaats conform standaarden (toegang, incidenten, change, release etc.).

De belangrijkste taak van het functioneel beheer is het op elkaar afstemmen en uitlijnen van de wensen van de organisatie en IT. Dat dient op drie niveaus te gebeuren: 1. Het strategische niveau; betreft de aansluiting van de informatievoorziening op de strategische doelen van Het betreft de diensten rondom het beschikbaar stellen en in stand houden van met name de hardware, systeemprogrammatuur en de ontwikkelhulpmiddelen. De toegang tot gegevens binnen de IT-omgeving dient uitsluitend beperkt te zijn tot geautoriseerde gebruikers of beheerders.

ED3 C 1.6 RODIN 3.3

1.3

KIDO eis 4.1.1: Aanwezigheid van proces- en procedurebeschrijvingen KIDO eis 5.1.3: Het beheer van het schema is procedureel vastgelegd. Het schema wordt periodiek geactualiseerd KDIO eis 5.2.2: Iedere wijziging in het metadataschema van ED3 C 1.6: De beheerorganisatie heeft de taken en verantwoordelijkheden voor functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer belegd en ingericht op basis van gangbare beheerstandaarden. RODIN 3.4: Operationele aansturing van de informatievoorziening vindt plaats conform standaarden (toegang, incidenten, change, release etc.).

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

procedures / informatiesystemen / beheer

U

x

x

x

x

3

2

1

Functioneel applicatie beheer

jaarlijks

volledig

Directie

De I&A-visie Midden-Groningen 2020-2023 is recentelijk vastgesteld. In de uitwerking daarvan zijn per vakapplicatie authorisatieniveau's bepaald -wie welke informatie mag muteren en/of raadplegen -en als zodanig ingeregeld. De managementletter van de accountant maakt echter melding van verbeterpunten. Het eigenaarschap van processen, applicaties en data is nog niet goed belegd.

Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.3

Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen

1.3.1

Procedures / gedragsregels 1.3.1.18

controle juiste werking calamiteiten- en herstelplan

ED3 C 2.3 RODIN 3.1 RODIN 3.6 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 6.3

ED3 C 2.3 Back-ups en herstelplannen worden periodiek gecontroleerd op juiste werking. RODIN 3.1: De organisatie doet aan een systematische

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

x

x

x

3

2

1

Functioneel applicatie beheer

jaarlijks

volledig

Directie

De I&A-visie Midden-Groningen 2020-2023 is recentelijk vastgesteld. Bedrijfscontinuïteitsplannen zijn nog niet altijd beschikbaar danwel niet optimaal actueel.

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

procedures / bedrijfscontinuïteitsbeheer / bedrijfscontinuïteitsplannen / back-up / edepot Verantwoordelijkheden

I

geen (betreft zorgdrager , archivaris, secretaris) n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

I

x

x

x

x

3

2

1

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Dit is vastgelegd in het Handboek Informatiebeheer Midden-Groningen 2018. Zie zaaknummer 2018003729. Aanvullend worden beheersregels opgesteld voor archiefbescheiden opgenomen in vakapplicaties (taak specifieke applicaties) waarmee de verantwoordelijk teamleider instemt en deze ondertekent.

Geen actie

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.3

Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen

1.3.3

x

x

x

aanbevelenswaardig

n.v.t.

Nee

duurzame digitale toegankelijkheid / e-depot

I

x

x

3

Adviseur DIV

jaarlijks

Volledig

Directie

V.w.b. de gemeenschappelijke regelingen c.a. wordt in het instellingsbesluit minimaal een artikel gewijd aan de (digitale) archiefbescheiden en wie daarvoor verantwoordelijke is. Niet in alle gevallen zijn hierover echter sluitende c.q. aanvullende afspraken gemaakt. Dit betreft een actiepunt.

Aanvullende afspraken maken

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.3

Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen

1.3.3

ED3 A 4.1: De beheerorganisatie beschikt over actuele en geldige contracten/overeenkomsten met de zorgdrager(s) aangaande het opnemen, bewaren en beschikbaar stellen van digitale archiefbescheiden. ED3 A 4.2: De beheerorganisatie beschikt over actuele en geldige contracten/overeenkomsten met de zorgdrager(s) of andere relevante partijen aangaande onderhoud, toegankelijkheid en verwijdering.

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

1

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

duurzame digitale toegankelijkheid / e-depot

I

x

x

x

3

2

1

Adviseur DIV

jaarlijks

Volledig

Directie

Ja, zowel voor het huidig als het nieuw te implementeren zaaksysteem. Deze vorm van dienstverlening c.q. ondersteuning vindt plaats onder strikte - vooraf overeengekomen en vastgelegde - condities.

Geen actie

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.3

Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen

Geen

x

x

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

duurzame digitale toegankelijkheid / uitbesteding

I

x

x

3

2

1

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Intern is dit binnen M-G momenteel geregeld en van een aantal teams wordt dit in 2020 verder opgepakt. Voor wat betreft de GR-en is dit op onderdelen nog een aandachtspunt. In 2019 zijn gemeentelijke archiefbescheiden definitief overgedragen aan de Stichting OPOS en Ultiem (openbaar basisonderwijs Slo en H-S). Hiervan zijn aktes van overdracht opgesteld. Verder is de opslag van op termijn te vernietigbare gemeentelijke archiefbescheiden contractueel geregeld en uitbesteed aan Reisswolf. Van daadwerkelijke vernietiging wordt na controle een verklaring van vernietiging opgesteld, getekend en opgenomen in het zaaksysteem.

Aanvullende afspraken maken met GR-en

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.3

RODIN 3.8: De organisatie heeft een risicoafweging gemaakt met betrekking tot privacy, beveiliging en beschikbaarheid van de informatie bij outsourcing.

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

duurzame digitale toegankelijkheid / uitbesteding

I

x

x

3

2

1

Informatiestrateeg

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV/Directie

In de I&A-visie 2020-2023 is als uitgangspunt gehanteerd: bij gelijke geschiktheid krijgen clouddiensten de voorkeur boven systemen in eigen beheer voor ondersteuning van belangrijke bedrijfsprocessen uit oogpunt van flexibiliteit, knowhow, kosten en beschikbaarheid. Hiervoor wordt nog een cloudstrategie opgesteld waarin technische, organisatorische en juridische risico's worden geborgd. Het gaat daarbij om het gebruik van duidelijke beschrijvingen van de werking van interfaces, Public Key Infrastructure raamwerk,encryptie, monitoring. Tevens moeten er duidelijke afspraken gemaakt worden over het eigenaarschap van data, systemen, platforms en infrastructuren. Dit wordt vastgelegd in een SLA. (Cloud)organisaties dienen aan hun klanten een verklaring te geven van de kwaliteit van de beheersing van deze maatregelen over een bepaald tijdvak.

Vastlegging dienstverlening in SLA

1

Beleid, kaders, procedures,

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Ja

Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, afstemming

Geen

x

x

x

Geen

x

Geen

x

x

1

Archiefwet1995 art 30 lid 1: Overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening, welke aan Besluit bekendmaking en beschikbaarstelling regelgeving decentrale overheden art 6 lid 1: De teksten van besluiten van het gemeentebestuur die algemeen Archiefwet 1995 art 30 lid 1: Overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld, dragen Archiefwet 1995 art 40 lid 1: Een regeling als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Stb. 1989, 571) houdt tevens een voorziening in omtrent de zorg voor de archiefbescheiden van bij die regeling ingestelde openbare In de Archiefverordening kan de bepaling zijn opgenomen dat voor het beheer van de nog niet overgebrachte archiefbescheiden nadere regels opgesteld zullen worden.

Geen

1

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

Archiefwet 1995 art 3: De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Archiefregeling art 18 lid 1: De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde

Geen

Archiefregeling art 58, lid 3: Dit artikel is niet van toepassing op digitale archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan 1 januari 2004, waaraan of waarin sinds die datum geen gegevens zijn toegevoegd onderscheidenlijk zijn gewijzigd.

Archiefregeling art 18 lid 2: Indien de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast, wordt de oorspronkelijke versie tezamen met de nieuwe versie bewaard.

1

1

1 1 1

1 1 1 1

1.3

1.3 1.3

1.3 1.3 1.3 1.3

Bij afsluiting van dossiers kan bijvoorbeeld controle plaats vinden op de volledigheid

RODIN 3.4

Vastleggen verantwoordelijkheden

Is een actuele procedure opgesteld voor het testen van de juiste werking van het calamiteiten- en herstelplan? En wordt periodiek ook daadwerkelijk getest? Zijn verantwoordelijkheden en autorisaties voor het inrichten en uitvoeren van het archiefbeheer vastgesteld, toegewezen en bekend gemaakt?

Bedrijfscontinuïteitsplannen behoren regelmatig te worden getest en geüpdatet, om te bewerkstelligen dat ze actueel en doeltreffend blijven.

1.3.2

Contracten en overeenkomsten

1.3.3.1

opstellen overeenkomsten met zorgdragers

Beschikt de beheerorganisatie over actuele en geldige contracten/overeenkomsten met de zorgdrager(s) aangaande het opnemen, bewaren en beschikbaar stellen van digitale archiefbescheiden?

De beheerorganisatie zou een gemeenschappelijke regeling kunnen zijn.

ED3 A 4.1

Contracten en overeenkomsten

1.3.3.2

opstellen dienstverleningsovereenkomsten

Heeft de organisatie in een Service Level Agreement (SLA) eisen gesteld aan de interne of externe ICTdiensten ten aanzien van beheerprestaties?

Dienstverleners die worden ingeschakeld voor onderhoud en exploitatie van (delen van) de ICT-dienstverlening, moeten zich houden aan de serviceniveaus die in het contract zijn overeengekomen. De dienstverlening moet plaatsvinden onder strikt gemonitorde en beveiligde condities. Op basis van de in het contract afgesproken prestatie-indicatoren kan de behaalde kwaliteit worden gemeten.

ED3 A 4.2 RODIN 3.7

1.3.3

Contracten en overeenkomsten

1.3.3.3

opstellen contract uitvoering correct archiefbeheer bij uitbesteding

Wordt in geval van uitbesteding van archiefbeheerstaken contractueel vastgelegd dat invulling wordt gegeven aan (Archief)wettelijke vereisten?

In geval van uitbesteding van taken moet gezorgd worden dat zorg, beheer en toezicht op de desbetreffende de archieven adequaat geregeld en schriftelijk goed zijn vastgelegd.

BW Boek 6 Gemeentewet art. 160 en 165 VNG 10 KPI 1.7

Procedures, gedragsregels, verantwoordelijkheden en rollen

1.3.3

Contracten en overeenkomsten

1.3.3.4

risicoafweging bij outsourcing

Heeft de organisatie een risicoafweging gemaakt met betrekking tot privacy, beveiliging en beschikbaarheid van de informatie bij outsourcing?

1.4

Instrumenten

1.4.1

Verordeningen

1.4.1.1

opstellen archiefverordening en eventueel een afzonderlijke

Beschikt de organisatie over een actuele, vastgestelde Archiefverordening? Als daarin niet het toezicht op het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte

Een organisatie moet zich bewust zijn van de risico’s bij een Cloud implementatie en andere vormen van outsourcing. Deze RODIN 3.8 risico’s zijn technisch, organisatorisch en juridisch van aard. De organisatorische maatregelen die de geïdentificeerde risico’s dienen af te dekken, zijn onder te verdelen in maatregelen inzake het beheer van de kwaliteit van informatie, maatregelen voor de beveiliging van informatie en maatregelen met betrekking tot het beheer van informatie op afstand. Het gebruik van duidelijke beschrijvingen van de werking van interfaces, Public Key Infrastructure raamwerk, encryptie, monitoring en dergelijke voorkomt risico’s. Tevens moeten er duidelijke afspraken gemaakt worden over het eigenaarschap van data, systemen, platforms en infrastructuren. Dit moet worden vastgelegd in de SLA’s (zie RODIN 3.7). (Cloud)organisaties dienen aan hun klanten een verklaring te geven van de kwaliteit van de beheersing van deze maatregelen over een bepaald tijdvak. Idealiter wordt deze door een externe partij opgesteld. In de archiefverordening moet zijn omschreven hoe de zorgdrager (College van burgemeester en wethouders) invulling Archiefwet 1995 art 30 lid 1 of art.40 of geeft aan de bestuurlijke verantwoordelijkheid te zorgen voor goed archiefbeheer. De zorgdrager doet dat door middel van art. 41.2

1.4

Instrumenten

1.4.1

Verordeningen

1.4.1.2

Deze eis geldt ook voor de eventueel opgestelde verordening waarin het toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden.

Instrumenten

1.4.1

Verordeningen

1.4.1.3

publiceren archiefverordening en eventueel een afzonderlijke verordening toezicht op het toezending archiefverordening aan GS

Is de Archiefverordening gepubliceerd? Idem de eventueel afzonderlijk opgestelde verordening m.b.t. toezicht op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden.

1.4

Is de Archiefverordening aan Gedeputeerde Staten medegedeeld?

Deze eis geldt ook voor een eventueel apart opgestelde verordening waarin het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden is geregeld.

Besluit bekendmaking en beschikbaarstelling regelgeving decentrale overheden art 6 lid 1 Archiefwet 1995art 30 lid 1 en art 32 lid 2 VNG 10 KPI 1.1b en 1.2b

1.4

Instrumenten

1.4.1

Verordeningen

1.4.1.4

Dit is relevant als de eigen organisatie taken heeft gemandateerd aan de GR en dus zorgdrager is voor de archieven die voortvloeien uit de uitvoering van de gemandateerde taken.

Archiefwet 1995 art.40 lid 1 VNG 10 KPI 1.5

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.4

Instrumenten

1.4.2

Besluit informatiebeheer

1.4.2.1

opstellen voorziening omtrent de Is een voorziening omtrent de zorg voor de archiefbescheiden opgesteld voor de op grond van de wet zorg voor de archiefbescheiden Gemeenschappelijke regelingen ingestelde openbare lichamen of gemeenschappelijke organen? (betreft o.g.v.de Wet gemeenschappelijke regelingen opstellen Besluit Informatiebeheer Beschikt de organisatie over een actueel, vastgesteld Besluit Informatiebeheer?

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.4

Instrumenten

1.4.3

Ordeningsstructuur

1.4.3.1

vaststelling ordeningsstructuur

Is een ordeningsstructuur vastgesteld?

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.4

Instrumenten

1.4.4

Overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden

1.4.4.1

opstellen bestandenoverzicht / DSP

Beschikt de organisatie over een overzicht waaruit blijkt waar alle documenten die behoren tot het archief worden beheerd (voor de digitale informatie: met behulp van welke applicatie deze beheerd worden)?

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.4

Instrumenten

1.4.4

Overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden

1.4.4.2

bewaren bestandenoverzicht / DSP

1

Documenten en metadata

1.4

Instrumenten

1.4.4

Overzicht van applicaties

1.4.4.3

opstellen overzicht van applicaties Is een overzicht opgesteld van alle applicaties waarmee digitale document lees- of waarneembaar te maken zijn? Dat kan bijvoorbeeld d.m.v. het DSP.

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.4

Instrumenten

1.4.5

Metagegevensschema

1.4.5.1

opstellen metagegevensschema

Beschikt de organisatie over een actueel metagegevensschema zoals bedoeld in NEN-ISO 23081:2006?

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.4

Instrumenten

1.4.6

Selectielijst

1.4.6.1

beschikbaarheid vastgestelde selectielijst

Beschikt de organisatie over een voor de eigen organisatie vastgestelde selectielijst of een daarop gebaseerde stukkenlijst?

1

Beleid, kaders, procedures, Beleid, kaders, procedures, Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.4

Instrumenten

1.4.6

Selectielijst

1.4.6.2

actualiteit selectielijst

Is de vastgestelde selectielijst niet ouder dan 20 jaar?

1.4

Instrumenten

1.4.6

Selectielijst

1.4.6.3

1.4

Instrumenten

1.4.6

Selectielijst

1.4.6.4

ordening selectielijst conform ordening in archief opstellen overzicht hotspots

Is de toe te passen selectielijst geordend overeenkomstig de in het archief toegepaste ordeningsstructuur? . Wordt periodiek een overzicht opgesteld van hotspots?

1

1 1

1.3

Dit overzicht moet actueel, compleet en logisch samenhangend zijn en geordend overeenkomstig de toegepaste ordeningsstructuur (het ordeningsplan).

1 1

Wordt de oorspronkelijke versie van het DSP / bestandenoverzicht tezamen met de nieuwe versie bewaard als de ordeningsstructuur tussentijds wordt aangepast?

In de Archiefwet en in het Archiefbesluit worden de taken van de Zorgdrager en van de archivaris (indien aangesteld) of van de gemeentesecretaris (als er geen archivaris is aangesteld) genoemd. Belangrijk is echter om alle verantwoordelijkheden van alle functionarissen die betrokken zijn bij de inrichten en/of uitvoering van het archiefbeheer te benoemen en vast te leggen. Dat betreft dus o.a. de proceseigenaren en de uitvoerende medewerkers. Vastlegging van de verantwoordelijkheden kan bijvoorbeeld d.m.v. een Besluit Informatiebeheer

In een besluit informatiebeheer moeten in ieder geval de taken en verantwoordelijkheden m.b.t. het archiefbeheer Als uit te werken aspect benoemd in het vastgelegd worden voor alle medewerkers die bij de uitvoering van hun taken archiefbescheiden ontvangen en/of opmaken. model van de Archiefverordening van het LOPAI , Het opstellen van een Besluit informatiebeheer is niet wettelijk verplicht, maar kan wel verplicht zijn voorgeschreven in de NEN-ISO 15489-1 hoofdstuk 6.3 Het is aanbevelenswaardig de ordeningsstructuur af te stemmen met de organisatie, omdat de ordening moet aansluiten Archiefwet 1995 art 3 op de informatiebehoeften van de organisatie. NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 8.3 KIDO eis 5.1.1 Toelichting op Archiefregeling art 18: Dit artikel behandelt de ordening en het overzicht van archiefbescheiden. Archiefbescheiden dienen te allen tijde geordend te zijn, zowel om de toegankelijkheid te bevorderen als om de samenhang tussen de archiefbescheiden (op verschillende aggregatieniveaus) duidelijk te maken. Die samenhang heeft direct te maken met de werkprocessen waarbij de archiefbescheiden gemaakt, ontvangen en gebruikt worden. De ordening sluit daarom in de regel nauw aan bij de uitvoering van taken. Het instrument daarbij is een ordeningsstructuur, die de logische ordening van archiefbescheiden regelt.

Die logische ordening van digitale archiefbescheiden gebeurt door Toelichting op Archiefregeling art 18: Dit artikel behandelt de ordening en het overzicht van archiefbescheiden. Archiefbescheiden dienen te allen tijde geordend te zijn, zowel om de toegankelijkheid te bevorderen als om de samenhang tussen de archiefbescheiden (op verschillende aggregatieniveaus) duidelijk te maken. Die samenhang heeft direct te maken met de werkprocessen waarbij de archiefbescheiden gemaakt, ontvangen en gebruikt worden. De ordening sluit daarom in de regel nauw aan bij de uitvoering van taken. Het instrument daarbij is een ordeningsstructuur, Toelichting op Archiefregeling art 23: Dit voorschrift is opgenomen, gelet op de omstandigheid dat in een digitale omgeving behalve een overzicht van archiefbescheiden ook een overzicht van de daaraan gekoppelde digitale bestanden nodig is. In de praktijk hoeven archiefbescheiden niet altijd gekoppeld te zijn aan één bestand. Dat kan voor tekstdocumenten meestal wel het geval zijn. Steeds vaker echter zijn archiefbescheiden geen tekstdocumenten, maar gaat het om bijvoorbeeld databases, spreadsheets, e-mail (met bijlagen) en websites, die uit vele digitale bestanden kunnen bestaan. Voor het Op deze manier ontstaat per type informatieobject een overzicht welke metagegevens worden vastgelegd en de relaties tussen deze metagegevens.

Gebruik kan worden gemaakt van het TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden)

Archiefregeling art 18 lid 1 VNG 10 KPI 3.1 NEN-ISO/IEC 27002:2007 hoofdstuk 7.2.1 KIDO eis 5.1.1 KIDO eis 6.1: Archiefregeling art 18 lid 2 VNG 10 KPI 3.1 KIDO eis 5.1.1

Archiefregeling art 23 VNG 10 KPI 3.1 NEN-ISO/IEC 27002:2007 hoofdstuk 7.2.1 KIDO eis 5.1.1 Archiefregeling art 19 lid 1 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 8.2 VNG 10 KPI 3.2 Baseline gemeenten norm 3 Standaarden Toelichting op Archiefregeling art 19: De type gegevens, bedoeld in dit artikel, zijn onder meer noodzakelijk om de KIDO eis 5.1.3 Let op: vernietiging van archiefbescheiden mag alleen plaatsvinden als de waardering daarvan (indicatie van de Archiefwet 1995 art 5 bewaartermijn) is vastgelegd in een vastgestelde selectielijst. NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 7.1 en 8.5 Het opstellen van een stukkenlijst kan hulpzaam zijn bij de selectie van archiefbescheiden (blijvend bewaren of vernietigen) VNG 10 KPI 5.1 Door tijdige actualisering van een selectielijst wordt gezorgd dat de daarin vermelde bewaartermijnen overeenstemmen met Archiefbesluit 1995 art 2 lid 2 actuele wet- en regelgeving en overige factoren die daarop van invloed zijn. NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 7.1 Deze eis geldt alleen voor selectielijsten waarvan de vaststellingsprocedure is gestart na 1 januari 2013 Archiefbesluit art 2 lid 2

Dit instrument is bedoeld om langdurig te bewaren informatie aan te wijzen; informatie die te maken heeft met een gebeurtenis of kwestie die tot maatschappelijke beroering leidt of heeft geleid. Daarmee wordt invulling gegeven aan de uitzonderingsgrond in het Archiefbesluit 1995 (art. 5 sub e) die ruimte biedt om meer te bewaren dan in de selectielijst is bepaald.

KIDO eis 5.1.2

Archiefregeling art 23: In aanvulling op Archiefregeling artikel 18, eerste lid, zorgt de zorgdrager ervoor, dat aan de hand van het in dat lid bedoelde overzicht alle relevante digitale bestanden te identificeren zijn waarmee de bij hem berustende digitale archiefbescheiden leesbaar of Archiefregeling art 19 lid 1: De zorgdrager legt een metagegevensschema als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast. Archiefwet 1995 art 5: De zorgdrager is verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen. Archiefbesluit art 2 lid 2: Selectielijsten worden vastgesteld voor de duur van ten hoogste twintig jaar. Archiefbesluit art 2 lid 2: De systematische opsomming, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, is in overeenstemming Periodieke toepassing van de hotspotmonitor vormt een onderdeel van de nieuwe waarderingsmethodiek op basis waarvan de Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2017 is vormgegeven. KIDO eis 5.1.2: Toepassing van de hotspotmonitor

x

x

2

1

2

x

x

Aanscherping eigenaarschap

archiefverordening

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

Ja. Zaaknummer 2018-035888. Onderwerp: Archiefverordening gemeente Midden-Groningen 2018.

Geen actie

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

archiefverordening / publicatie

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Ja. Deze is in december 2018 gepublliceerd (GVOP-DROP)

Geen actie

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

archiefverordening

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Ja. De Archiefverordening gemeente Midden-Groningen 2018 is op 4 december verzonden naar het College van Gedeputeerde Staten van de Provincie Groningen.

Geen actie

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

voorziening omtrent de zorg, gemeenschappelijke regeling

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Ja, dat is op hoofdlijnen vastgelegd in de gemeenschappelijke regelingen en waar nodig uitgewerkt op uitvoeringsniveau. Partijen waarbij dit nadrukkelijk aan de orde is, zijn o.a. de Omgevingsdienst en de Veiligheidsregio.

Aanvullende afspraken maken met GR-en

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

besluit Informatiebeheer

I

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Ja. Zaaknummer 2018-003729. Onderwerp: Vaststellen Beheerregeling Informatiebeheer van de gemeente Midden-Groningen 2018

Geen actie

x

x

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

vindbaarheid / toegankelijkheid

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Medewerker DIV controle

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Zaakgericht werken/registreren/archiveren is per 1-1-2018 i.v.m. de overstap naar digitale vervanging van fysieke documenten uitgerold. In de I-navigator/zaaktypecatalogus zijn de diverse zaaktypes vastgelegd. Deze worden regelmatig gecontroleerd, bijgewerkt en geactualiseerd indien dit gezien de ontwikkelingen noodzakelijk is. De ordeningsstructuur volgt uit de zaaktypecatalogus.

Geen actie

x

x

x

wettelijk verplicht

aanbevelenswaardig

Ja

vindbaarheid

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Medewerker DIV controle

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Ja. In het zaaksysteem Proces. Digitaal vanaf 1-1-2018. Uitzondering daarop vormen informatie vanuit een Beheerregeling afsluiten met Belastingen. Burgerzaken, BWRI 7-tal teams, te weten Burgerzaken, Belastingen, BWRI, HR, Financiën, WMO/Sociaal Domein en GKB. Beheer daarvan vindt plaats in de vakapplicaties (taak specifieke applicatie). Met de teams worden daarvoor nadere beheersovereenkomsten opgesteld over een tijdige vernietiging van de informatie. Hierop vindt jaarlijks toezicht plaats door het team DIV&Archief.

Archiefregeling art 58, lid 3: Dit artikel is niet van toepassing op digitale archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan 1 januari 2004, waaraan of waarin sinds die datum geen gegevens zijn toegevoegd onderscheidenlijk zijn gewijzigd. Archiefregeling art 58, lid 4: Op digitale archiefbescheiden als bedoeld in het derde lid van Archiefregeling art 58 blijven de bepalingen van de Regeling geordende en toegankelijke staat Archiefregeling art 58, lid 3: Dit artikel is niet van toepassing op digitale archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan 1 januari 2004, waaraan of waarin sinds die datum geen gegevens zijn toegevoegd onderscheidenlijk zijn gewijzigd. Archiefregeling art 58, lid 4: Op digitale archiefbescheiden als bedoeld in het derde lid van Archiefregeling art 58 blijven de bepalingen van de Regeling geordende en toegankelijke staat Archiefregeling art 2a: Aan een norm als bedoeld in artikel 1, onderdelen f, j, of m, die is opgenomen in een voorschrift voor archiefbescheiden dat is gesteld in de hoofdstukken 2 of 3, behoeft niet te worden voldaan voor zover voor archiefbescheiden anders dan door toepassing van die norm tenminste dezelfde mate van duurzaamheid of geordende en toegankelijke staat wordt bereikt als is beoogd met het voorschrift waarin die norm is opgenomen. Geen

x

x

x

wettelijk verplicht

aanbevelenswaardig

Ja

vindbaarheid

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Medewerker DIV controle

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

Bij een update van de I-navigator wordt eerst een backup gemaakt van de huidige versie voordat de update plaats vindt. Een vorige versie is steeds terug te plaatsen. Daarnaast worden alle wijzigingen, dus ook lokaal, gelogd in een audittrail zodat altijd te zien is wie wat wanneer heeft gemuteerd.

Geen actie

x

x

x

wettelijk verplicht

aanbevelenswaardig

Ja

duurzame digitale toegankelijkheid / software

I

x

x

x

3

2

1

x

Medewerker DIV controle

jaarlijks

volledig

Adviseur DIV

De architectuurplaat van het applicatielandschap M-G wordt bijgehouden op basis van de landelijke softwarecatalogus. De binnen de organisatie M-G buiten het zaaksysteem om werkende taak specifieke applicatie zijn bij DIV&Archief bekend en zijn als zodanig opgenomen in het Digitale Vervangingsbesluit met bijbehorende handboeken.

Geen actie

x

x

x

wettelijk verplicht

aanbevelenswaardig

Ja

vindbaarheid / toegankelijkheid

I

x

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

De meest recente versie van de zaaktype-catalogus is tevens de actuele stand van het metagegevensschema. In het Handboek Informatiebeheer Gemeente Midden-Groningen 2018 is een overzicht opgenomen van alle velden die met metagegevens gevuld kunnen worden (tabel 1. Overzicht metagegevens documentregistratie).

Geen actie

x

x

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

selectie

I

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Ja, de selectielijst 2017 VNG is van toepassing verklaard op de gemeente Midden-Groningen in 2019. Op het concept-ontwerp aanpassing tot wijziging Selectielijst van eind augustus 2019 is door de gemeente Midden-Groningen niet gereageerd.

Geen actie

Geen

x

x

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

selectie

I

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Nee. Dat is de selectielijst van 2017, model VNG.

Geen actie

Geen

x

x

x

Geen actie

Geen

x

jaarlijks

volledig

Directie

Archiefregeling art 58, lid 4: Op digitale archiefbescheiden als bedoeld in het derde lid van

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

selectie

I

x

x

x

3

2

1

x

Adviseur DIV

jaarlijks

volledig

Directie

Ja. De ordeningsstructuur volgt uit de zaaktypecatalogus.

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

selectie

U

x

x

x

3

2

1

X

Medewerker Historisch Archief

jaarlijks

volledig

Directie

Ja, betreft o.a. aardbevingsschade, zoutwinningschade, zonnepanelen, windparken, monumenten. Hiertoe volgt de gemeente de richtlijnen uit de AIDO Handreiking Periodiek hotspot-monitor decentrale overheden. In de I&A visie zijn de bijzondere en specifiek lokale onderwerpen afzonderlijk benoemd als aandachtspunten. Het gaat daarbij met name om onderwerpen betreffende het Nationaal Programma Groningen, Programma gevolgen Gaswinning en uitgangspunten Energietransitie en duurzaamheidsmaatregelen die voor

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.5

Kwaliteitszorg, audit, control en rapportage

1.5.5

verantwoording beheer overgebracht archief

1.6

reorganisaties

1.6.1

zorgdragen continuïteit archiefbeheer bij organisatiewijzigingen

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.6

reorganisaties

1.6.2

privatisering

1.6.2.1

terbeschikkingstelling informatie bij privatisering

Wordt in geval van privatisering gezorgd voor terbeschikkingstelling van de op de te privatiseren taken betrekking hebbende archiefbescheiden voor de duur van maximaal 20 jaar?

Archiefwet 1995 art 4 lid 3 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 6.2 VNG 10 KPI 1.4

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.6

reorganisaties

1.6.2

privatisering

1.6.2.2

opstellen regeling toezicht op ter beschikking gestelde archiefbescheiden

Is in geval van privatisering vastgelegd hoe het toezicht op de ter beschikking gestelde archiefbescheiden dient te worden uitgevoerd?

Archiefwet 1995 art 4 lid 3 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 6.2 VNG 10 KPI 1.4

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.7

Bekendmaking beleid / kaders / procedures / verantwoordlijkheden

1.7.1

Bekendmaking beleid / kaders / procedures / verantwoordlijkheden

Wordt actief gezorgd dat beleid, uitvoeringsprocedures en alle verantwoordelijkheden bekend zijn bij alle bij het informatiebeheer betrokken functionarissen, tijdelijk ingehuurde medewerkers en bij eventueel relevante externe partijen?

1

Beleid, kaders, procedures, afstemming

1.8

Projectdossiers

1.8.1

Beheer projectdossiers

Is het beheer van projectdossiers adequaat ingericht? (zie toelichting)

2

2.1

Formatieomvang

2.1.1

voldoende formatieomvang

Zijn voldoende medewerkers aangesteld voor de invulling (richten en inrichten) en uitvoering van het informatiebeheer, -beveiliging en het toezicht daarop?

2.2

Aanstelling personeel / inhuur externen

2.2.1

Competenties

2.2.1.1

competenties medewerkers

Beschikken de aangestelde medewerkers (waaronder ook tijdelijk personeel) over voldoende kennis en competenties om alle uit hun functie voortvloeiende taken naar behoren uit te kunnen voeren?

2.2

Aanstelling personeel / inhuur externen Aanstelling personeel / inhuur externen

2.2.1

Competenties

2.2.1.2

competentie archivaris

Beschikt de eventueel aangestelde archivaris over een diploma archivistiek?

2.2.1

Competenties

Wordt voorzien in training van alle bij het informatiebeheer betrokken medewerkers (ook tijdelijk personeel) zodat zij beschikken over de juiste competenties en vaardigheden m.b.t. het informatiebeheer en beschikken over voldoende awarenes om zorgvuldig met informatie om te gaan Wordt door middel van functionerings- en beoordelingsgesprekken actief gestuurd op vereiste competenties en vaardigheden m.b.t. informatiebeheer en -beveiliging en de concrete naleving daarvan door de medewerker? Wordt (disciplinair) opgetreden tegen (externe) werknemers die inbreuk plegen op informatiebeveiliging, informatiebeheer? Is aantoonbaar dat toegangsrechten van alle werknemers, ingehuurd personeel en externe gebruikers tot informatie en ICT-voorzieningen geblokkeerd worden bij beëindiging van het dienstverband, het contract of de overeenkomst, of bij wijziging?

Belangrijk is dat alle bij het informatiebeheer betrokken medewerkers door middel van training (e-learning is daarbij een mogelijkheid) beschikken over voldoende kennis van: - hun verantwoordelijkheden Gemonitord moet worden of alle medewerkers correct invulling geven aan informatiebeheer en -beveiliging overeenkomstig de geldende afspraken.

3

Mensen (formatieomvang, vaardigheden, kennis) Mensen (formatieomvang, vaardigheden, Mensen (formatieomvang, Mensen (formatieomvang, vaardigheden, Mensen (formatieomvang, vaardigheden, Mensen (formatieomvang, Mensen (formatieomvang, vaardigheden, kennis) Middelen

3 3

Let op: de term "voldoende" is in dit verband een relatieve term. Het is namelijk mede afhankelijk van de efficiëntie van de actuele werkwijze in combinatie met de kwaliteit van de gebruikte hulpmiddelen. Het bestaan van achterstanden betekent dus niet per definitie dat te weinig middelen ter beschikking gesteld worden. De schriftelijk vastgestelde en voor hen geldende regelingen en instructies ten aanzien van informatiebeveiliging, welke zij bij de vervulling van hun functie hebben na te leven, worden op een gemakkelijk toegankelijke plaats ter inzage Toelichting op Archiefregeling art 15: De gangbare verpakking van optische schijven in vrijwel vierkante kunststof doosjes bestaat uit polystyreen. Dit materiaal is voor langdurige bewaring geschikt. Schijven in kartonnen of slappe kunststof hoesjes, die weekmakers kunnen bevatten, zijn hiervoor niet geschikt. De banden van de elektromagnetische gegevensdragers worden ten behoeve van de overbrenging bij voorkeur naar één kant volledig doorgespoeld. In verband met het verplicht gebruik van een basisregistratie is inrichting van bijbehorende informatiesystemen conform Gemma verplicht.

Archiefwet 1995 art 3 ED3 A 1.3 RODIN 1.2 Baseline gemeenten norm 2 organisatie KIDO eis 4.1.1 Archiefregeling art 15 lid 2 en 3 NEN-ISO 15489-1: 2016, paragraaf 9.6 VNG 10 KPI 3.5

Het belang van de toegankelijkheid van specifieke informatie is sterk afhankelijk van de aard van de informatie, de context waaruit het voort komt en de gebruikersgroep die er belang bij heeft. Het is daarom onnodig (en onbetaalbaar) om in alle De aanwezige besturingssoftware en infrastructuur moeten voldoende actueel zijn, zodat ondersteuning door leveranciers of de beheerorganisatie mogelijk is. Voor kritieke onderdelen van de infrastructuur moeten minimaal servicecontracten of service level agreements aanwezig

1

2

2 2

Modelverordening LOPAI KIDO eis 4.1.2

Kan als bepaling opgenomen zijn in de Archiefverordening

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

aanbevelenswaardig

n.v.t.

Nee

kwaliteitszorg / toezicht / archivaris / verantwoording

U

x

x

Archiefwet 1995 art 4 lid 1: Een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander

Geen

x

x

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Ja

reorganisatie / e-depot

I

x

x

x

3

Archiefwet 1995 art 4 lid 3: Een regeling, waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon houdt een voorziening in omtrent de terbeschikkingstelling aan die rechtspersoon Archiefwet 1995 art 4 lid 3: Een regeling, waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een rechtspersoon houdt een voorziening in omtrent de terbeschikkingstelling aan die rechtspersoon van de op die taken betrekking hebbende archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, voor een tijdvak van ten hoogste twintig jaar. Deze voorziening houdt tenminste in een nadere bepaling van het in de eerste volzin bedoelde tijdvak, alsmede een bepaling omtrent het toezicht op het

Geen

x

x

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

privatisering / terbeschikkingstelling

I

x

x

x

Geen

x

x

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

privatisering / toezicht

I

x

x

x

Tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten 8.1.1: 2: Alle ambtenaren en ingehuurde medewerkers krijgen bij hun aanstelling hun verantwoordelijkheden ten aanzien van Archiefwet 1995 art 3: De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Memorie van Toelichting op Archiefwet 1995 art 3: Zorg is de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de wet, elk op eigen terrein. Daaronder zijn zowel begrepen de Memorie van Toelichting op Archiefwet 1995 art 3: Zorg is de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de wet, elk op Archiefwet 1995 art 32 lid 1: De gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

x

x

x

x

x

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

beleid / procedures / verantwoordelijkheden / gedragsregels / personeel / verwerking inkomende documenten / opname in archiefsysteem / overbrenging / vernietiging / beleid / procedures / verantwoordelijkheden / projectdossiers

I

Geen

I

x

x

x

Geen

x

x

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

personeel / formatieomvang / e-depot / archivaris / toezicht

I

x

x

x

Geen

x

x

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

I

x

x

Geen

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Ja

personeel / archivaris / kennis / competenties / verwerking inkomende documenten / opname in archiefsysteem / selectie / vernietiging / personeel / archivaris / kennis

I

x

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

personeel / archivaris / kennis

I

Tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten8.2.1.2: Het lijnmanagement bevordert dat

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

personeel / / kennis

I

Tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten 8.2.3.1: Er is een disciplinair proces Tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten 8.3.3: De toegangsrechten van alle werknemers, ingehuurd personeel en externe gebruikers tot informatie en ICT-voorzieningen behoren te worden Memorie van Toelichting op Archiefwet 1995 art 3: Zorg is de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de wet, elk op

Geen

x

x

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

n.v.t.

personeel / vernietiging / betrouwbaarheid / volledigheid personeel / toegangsrechten

Geen

x

x

x

wettelijk verplicht

wettelijk verplicht

Nee

financiële middelen / e-depot

U

x

n.v.t., is namelijk niet wettelijk verplicht

x

x

x

aanbevelenswaardig

aanbevelenswaardig

Nee

financiële middelen