11. Bijlage 5 - BDO rapportage high level financiële analyse Stichting Kwartier
Tekst van het document
Op basis van beschikbare informatie lijkt het proces omtrent de verwerking van indiensttredingen goed in elkaar te zitten.
Er wordt een checklist (spreadsheet) gehanteerd voor de verwerking van uitdiensttredingen. We hebben begrepen dat de check ten aanzien van het retourneren van voorzieningen die in bruikleen zijn gegeven onderdeel is van deze checklist. De check ten aanzien van de Regeling Vervroegde Uittreding (RVU) is vooralsnog geen onderdeel van de checklist. Er is bevestigd dat dit zich in de afgelopen jaren niet heeft voorgedaan.
Omdat Kwartier zelf ook al heeft aangegeven dat de RVU in de toekomst misschien meer gaat spelen, raden we aan om de check in dit kader ook op te nemen in de checklist voor de verwerking van uitdiensttredingen (en ook als het zich niet voordoet, laat het zien dat die beoordeling bewust is uitgevoerd).
© BDO
33
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
6.4
Loonheffingen (2/4)
Onderwerp
Analyse
Loonheffingen – Raad van Bestuur / Raad van Toezicht
Loonheffingen – Vrijwilligers
Loonheffingen – Zzp’ers
Observatie
De directeur-bestuurder staat op de loonlijst van Kwartier. De leden van de Raad van Toezicht staan niet op de loonlijst van Kwartier (er is dus niet voor de opting-in mogelijkheid gekozen waarbij de keuze wordt gemaakt om toch op de loonlijst te worden opgenomen). Er is bevestigd dat de gegevens omtrent de betalingen aan de leden van de Raad van Toezicht bij de Belastingdienst worden aangeleverd (de zogeheten renseigneringsverplichting).
Kwartier werkt met zo’n 350 vrijwilligers. Het merendeel krijgt geen vergoeding. Voor de vrijwilligers die wel een vergoeding ontvangen, wordt gecontroleerd of de maximumbedragen onder de vrijwilligersregeling niet worden overschreden. Daarbij wordt ook rekening gehouden met de verstrekking van een kerstpakket en dergelijke. Voor één vrijwilliger is geconstateerd dat de maximumbedragen onder de vrijwilligersregeling zijn overschreden. Kwartier heeft de arbeidsrelatie beoordeeld en is tot de conclusie gekomen dat er geen sprake is van een gezagsverhouding, en daarmee dus ook niet van een dienstbetrekking. Aldus zal Kwartier de gegevens omtrent de vergoeding aanleveren bij de Belastingdienst (in het kader van de renseigneringsverplichting).
Het advies is om de beoordeling van de arbeidsrelatie met de vrijwilliger wiens vergoeding de maximumbedragen onder de vrijwilligersregeling overschrijdt vast te leggen in de administratie (mocht de Belastingdienst daar in de toekomst nog vragen over stellen). Wij hebben die beoordeling niet zelfstandig uitgevoerd of geverifieerd.
We hebben begrepen dat er momenteel niet met zzp’ers wordt samengewerkt. In het recente verleden is er wel met enkele zzp’ers samengewerkt. De overeenkomsten werden schriftelijk vastgelegd en waren gebaseerd op een door de Belastingdienst beoordeelde modelovereenkomst. Stichting Kwartier heeft bevestigd dat er in de praktijk ook conform de inhoud van die overeenkomsten werd gewerkt.
Mocht Kwartier in de toekomst weer met zzp’ers gaan samenwerken, dan raden we aan om dat proces kritisch tegen het licht te houden, te meer vanwege het eindigen van het zogeheten handhavingsmoratorium per 1 januari 2025.
De verwerking vanuit loonheffingenperspectief ten aanzien van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht lijkt juist. Voor de volledigheid: de renseigneringsverplichting geldt ook ten aanzien van het geval waarin de vergoeding wordt uitbetaald aan de persoonlijke vennootschap van het betreffende lid van de Raad van Toezicht.
© BDO
34
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
6.4
Loonheffingen (3/4)
Onderwerp
Analyse
Loonheffingen – Inlenersaansprakelijk heid
Observatie
Er zijn arbeidskrachten van de Gemeente Midden-Groningen werkzaam bij Kwartier (vermoedelijk ook onder leiding of toezicht van Kwartier), zonder dat Kwartier daarvoor een vergoeding verschuldigd is. Mogelijk zou Kwartier aansprakelijk gesteld kunnen worden voor door de Gemeente Midden-Groningen niet afgedragen loonheffingen. We hebben begrepen dat er daarnaast arbeidskrachten worden ingeleend van Matchpartner. Het bedrag dat daar over de eerste vier maanden van 2025 mee gemoeid is bedraagt circa EUR 60k. Matchpartner is SNA-geregistreerd. SNA staat voor Stichting Normering Arbeid – een dergelijke registratie betekent dat de uitlener aan bepaalde strenge eisen voldoet, dus dan is het risico op aansprakelijkstelling voor door Matchpartner niet afgedragen loonheffingen beperkter (maar niet uitgesloten). Er wordt niet op de G-rekening van Matchpartner gestort.
We geven Kwartier in overweging om 25% van het factuurbedrag incl. btw (of 20% van het factuurbedrag als de verleggingsregeling van toepassing is) op de G-rekening van Matchpartner te storten, zodat Stichting Kwartier gevrijwaard kan worden van de inlenersaansprakelijkheid.
Loonheffingen – (Bestel)auto’s van de zaak
Er is één bus voor het jongerenwerk (voor de activiteiten). We hebben begrepen dat de bus buiten werktijd altijd bij het jongerencentrum staat. Er wordt geen rittenadministratie bijgehouden.
Als de bus buiten werktijd niet gebruikt kan worden, wordt er in dit kader geen loonheffingenrisico gelopen. Het is wel van belang dat onderbouwd kan worden dat de bus buiten werktijd niet gebruikt kan worden (bijvoorbeeld vanwege sleutelbeheer of cameratoezicht, ondersteund door beleid omtrent het gebruik van de bus).
Loonheffingen – Werkkostenregeling (WKR)
Kwartier hanteert een WKR-grootboekrekening voor de eindheffingsbestanddelen die ten laste van de vrije ruimte komen. De vrije ruimte is de afgelopen jaren niet overschreden.
De WKR-kennis binnen de organisatie lijkt voldoende op orde.
© BDO
35
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
6.4
Loonheffingen (4/4)
Onderwerp
Analyse
Loonheffingen – Gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk)
Loonheffingen – Grensoverschrijdend werken
Observatie
Kwartier kwalificeert als grote werkgever. Dat betekent dat de Werkhervattingskas (“Whk”), in tegenstelling tot niet-grote werkgevers, afhankelijk is van de werkelijke instroom. Deze Whk-premie wordt berekend op basis van de werkelijke instroom in de WGA en Ziektewet in T-2. Vermoedelijk zijn er sinds 2024 wel werknemers ziek uit dienst getreden of binnen 28 dagen uitdiensttreding ziek geworden. Er zijn ook langdurige ziektegevallen. De Whk-beschikking voor 2025 is gecontroleerd (en is in orde bevonden). Die controle wordt niet standaard elk jaar uitgevoerd.
We hebben begrepen dat er op dit moment geen werknemers zijn die buiten Nederland wonen en/of werken. In het recente verleden was er een werknemer die in Duitsland woonde. Deze werknemer verrichte 100% van de werkzaamheden in Nederland. Na contact met ADP is de werknemer als 100% belastingplichtig en sociaal verzekerd in Nederland aangemerkt. Op basis van de beschikbare informatie is dat juist.
De werknemers die ziek uit dienst zijn getreden en de langdurige ziektegevallen kunnen invloed hebben op de hoogte van de Whk-premie in de toekomst. We raden aan om de Whk-beschikking ieder jaar te controleren (direct na ontvangst van de beschikking, aangezien een eventueel bezwaar binnen zes weken moet worden ingediend).
Mochten zich in de toekomst situaties voordoen waarin een werknemer buiten Nederland woont en/of werkt, dan raden we aan om een adviseur in te schakelen voor de beoordeling van de belasting- en sociale zekerheidspositie en de verplichtingen van Stichting Kwartier in dat kader (voordat de grensoverschrijdende situatie aanvangt).
© BDO
Inrichting nieuw werkmodel Hoofdstuk 7
© BDO
37
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
7.1
Inrichting nieuw werkmodel (I/V)
Met de oprichting van een gemeentelijke stichting wil de gemeente Midden-Groningen meer directe invloed uitoefenen op de aansturing en uitvoering van de sociale teams en het welzijnswerk. Inleiding In eind 2023 gaf Kwartier aan dat de stichting niet in staat was om met de beschikbare middelen van de gemeente de overeengekomen taken uit te voeren. Dit was voor de gemeente Midden-Groningen aanleiding om onderzoek te laten doen naar de continuïteit van Kwartier en om te beoordelen of de huidige werkwijze, waarbij Kwartier een centrale rol vervult in de toegang en uitvoering, nog steeds passend is voor de uitdagingen binnen het sociaal domein van de gemeente Midden-Groningen. Het ontbreken van een strategisch partnerschap aan de kant van Kwartier, gecombineerd met een onduidelijke invulling van de rollen van opdrachtgever en opdrachtnemer door de gemeente, heeft geleid tot een onevenwichtige relatie tussen beide partijen. Mede op basis van de bevindingen uit de uitgevoerde onderzoeken heeft het college in april 2024 besloten om de subsidierelatie met Kwartier in de huidige vorm per 1 januari 2027 te beëindigen.
Scenario nieuw werkmodel De gemeente Midden-Groningen wil de uitvoering van het sociaal team (jeugd en Wmo) en welzijnswerk onderbrengen in een nieuwe structuur zoals die in de onderstaande afbeelding is weergegeven.
Als gevolg van dit besluit moest de gemeente op zoek naar een alternatieve invulling van de toegang en uitvoering binnen het sociaal domein. Op basis van de geleerde lessen en adviezen van externe deskundigen zijn er verschillende uitgangspunten geformuleerd en samengebracht in de notitie “Toekomstscenario sociale teams en welzijn”. Deze notitie geeft een schets van het beoogde nieuwe werkmodel. De belangrijkste uitgangspunten hierbij zijn: ▪ Het onderbrengen van de uitvoering van het sociaal team en welzijnswerk binnen een “gemeentelijke” stichting; ▪ De inrichting van een gemeentelijke backoffice voor de aansturing en uitvoering van jeugdhulp. Dit hoofdstuk behandelt een aantal aspecten die de structuur van de stichting en de governance raken. Omdat deze aspecten zich nog een ontwikkelfase bevinden, geven wij in dit hoofdstuk een eerste duiding van mogelijke aandachtspunten en risico’s.
© BDO
38
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
7.1
Inrichting nieuw werkmodel (II/V)
Het ‘omvormen’ van een reguliere stichting naar een “gemeentelijke” stichting is een proces dat zorgvuldige overweging en planning vereist. Met de nieuwe structuur beoogt de gemeente meer invloed te krijgen op de uitvoering en sturing van het sociale wijkteams en welzijnswerk. In het document “toekomstscenario” is de nieuwe structuur op hoofdlijnen uitgewerkt en zal de komende tijd verder worden uitgewerkt in een businesscase. De belangrijkste uitgangspunten, ontleend uit het toekomstscenario, zijn hieronder samengevat. De huidige stichting Kwartier wordt ingericht als een gemeentelijke stichting zodat meer sturing en invloed wordt verkregen op de uitvoering van sociale teams en welzijn. De opdrachtverstrekking door de gemeente voor de uitvoering van sociale teams en welzijnstaken vindt middels ‘inbesteding’ plaats; De gemeente gaat een backoffice inrichten die de gebiedsteams binnen de stichting gaat ondersteunen met de administratie, beschikken en vraagbaak rond het wettelijke en administratieve proces. Daarnaast borgt de backoffice de kwaliteit door het op- en bijstellen van werkprocessen en werkinstructies. In de huidige situatie doet Kwartier de PIOFACH-taken zelf. In het nieuwe werkmodel gaat de gemeente deze taken op zich nemen.
Uitvoerend personeel gemeente (casemanagers Wmo en Beschermd Wonen, loketmedewerkers en onder voorbehoud Wijkcoaches BWRI) worden vanuit de gemeente gedetacheerd naar Kwartier. Het uitvoerend personeel van Kwartier blijft voor het overgrote deel in dienst. Het leidinggevend personeel dient voor een functie te solliciteren. In de volgende paragrafen geven wij onze reflectie op de verschillende uitgangspunten.
Inrichting gemeentelijke stichting De gemeente Midden-Groningen is voornemens de uitvoering van de sociale teams en het welzijnswerk onder te brengen bij een gemeentelijke stichting. Hiermee beoogt de gemeente meer invloed uit te oefenen op de uitvoering van zowel de sociale teams als het welzijnswerk
Een stichting is een privaatrechtelijke rechtspersoon (artikel 3 van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek) in de zin van artikel 25g lid 1 onder a Mw. Om als privaatrechtelijke rechtspersoon als overheidsbedrijf te kwalificeren, is doorslaggevend of de gemeente – al dan niet samen met één of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen – in staat is om het beleid van die privaatrechtelijke rechtspersoon te bepalen (artikel 25g lid 1 onder a Mw). Kwartier heeft de gemeente Midden-Groningen laten weten dat zij bereid is mee te willen werken om de huidige stichting onder invloed van de gemeente te brengen. Het ‘omvormen’ van een reguliere stichting naar een gemeentelijke stichting is een proces dat zorgvuldige overweging en planning vereist. Hieronder schetsen wij een aantal stappen die nodig zijn om de huidige stichting om te vormen naar een privaatrechtelijke rechtspersoon dat als overheidspersoon kan worden gekwalificeerd: Statutenwijziging Om Kwartier te kwalificeren als overheidsbedrijf zullen de bestaande statuten van de stichting moeten worden aangepast. De aanpassing houdt in dat de gemeente (meestal het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad) een rol krijgt als oprichter, bestuursorgaan of toezichthouder).
Ook moet duidelijk worden vastgelegd wat het publieke doel van de stichting is en hoe de gemeente invloed uitoefent op het beleid: Concreet betekent dit: ▪ Dat in de statuten een bepaling is opgenomen waaruit blijkt dat de benoeming van de bestuurders door het college van de gemeente Midden-Groningen plaatsvindt, eventueel op voordracht van het bestuur van de stichting; ▪
Het college kan daarbij ook besluiten de gemeente te benoemen als enig bestuurder;
© BDO
39
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
7.1
Inrichting nieuw werkmodel (III/V)
De gemeente kan niet in directe lijn sturing geven/ invloed uitoefenen aan de gemeentelijke stichting; dit is alleen mogelijk via opdrachtverstrekking aan de stichting, waarbij regievoering van de gemeente goed wordt belegd via opdrachtgeverschap. ▪ Bestuurswijziging Bij een stichting die als overheidsbedrijf kan worden gekwalificeerd wordt het bestuur (deels) benoemd door de gemeente. Dit betekent dat huidige bestuursleden van Kwartier mogelijk moeten aftreden en nieuwe benoemingen via de gemeenteraad of het college moeten plaatsvinden. Uit het toekomstscenario hebben wij begrepen dat de huidige Raad van Toezicht op een bepaald moment zal aftreden. ▪ Toestemming en besluitvorming Het aanpassen van de statuten van de stichting vereist formele besluitvorming. De stichting zelf moet via haar Raad van Toezicht akkoord gaan met de aanpassingen en de statutenwijziging. Daarnaast moet de gemeenteraad of het college een besluit nemen over de deelname aan de stichting. ▪ Notariële akte Statutenwijziging en eventuele wijziging van de naam en doelstelling van de stichting, moeten worden vastgelegd in een notariële akte. Dit is wettelijk verplicht bij stichtingen. Naast de genoemde wijzigingen in de statuten is het in deze fase ook raadzaam om de statuten geheel te toetsen of de inhoud nog in overeenstemming is met de nieuwe situatie.
▪ Registratie bij de Kamer van Koophandel Na de statutenwijziging en eventuele bestuurswijzigingen moet dit worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel. Met het inrichten van een gemeentelijke stichting heeft de gemeente, naargelang de inrichting van de statuten invloed op de samenstelling van het bestuur en kan daarmee invloed uitoefen. Indien het college derden benoemd tot bestuurder van de stichting, dan zal de invloed op het bestuur ook moeten worden geregeld via de opdrachtverstrekking aan de stichting waarbij de regievoering vanuit de gemeente goed wordt belegd via het opdrachtgeverschap. Wij zullen in een aparte paragraaf hierop nog terugkomen.
Observaties Wij signaleren in de opzet van de voorgestelde structuur een aantal aandachtspunten en risico’s die bij het uitwerken van de businesscase aandacht behoeven. Het betreft de volgende punten: De gemeente dient, net als in de huidige situatie, een opdracht te verstrekken aan de stichting, die hiervoor een subsidie ontvangt. Een belangrijk aandachtspunt is dat de opdrachtverstrekking zorgvuldig wordt geïntegreerd in de relatie van opdrachtgever (gemeente) en opdrachtnemer (Kwartier). In paragraaf 7.2 komen wij hierop terug. De opdrachtverstrekking aan Kwartier kwalificeert de gemeente als ‘inbesteding’ waardoor een aanbestedingsprocedure niet noodzakelijk is. Aan het toepassen van inbesteding zijn echter strikte voorwaarden verbonden. Wanneer niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, bestaat het risico dat de opdrachtverstrekking alsnog aanbestedingsplichtig wordt. In paragraaf 7.3 gaan wij hier nader op in. Door de gemeente worden backoffice-taken verricht voor Kwartier op het gebied van kwaliteit, beschikken en bezwaar en beroep. De dienstverlening zal in een dienstverleningsovereenkomst moeten worden vastgelegd. Aangezien er sprake is van dienstverlening door de gemeente aan Kwartier kan er een fiscaal risico aanwezig zijn op het gebied van vennootschapsbelasting en omzetbelasting. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat de statuten goed worden ingericht.
De opdrachtverstrekking door de stichting aan de gemeente kwalificeert evenals als ‘inbesteding’ als aan de bovengenoemde voorwaarden wordt voldaan. In de nieuwe structuur is de gemeente voornemens om medewerkers te detacheren naar Kwartier. Het detacheren van personeel valt in principe onder het regime van de omzetbelasting. Aanvullend fiscaal onderzoek is nodig om achteraf geen fiscaal risico te lopen. In de paragraaf “Fiscale aandachtspunten inrichting nieuw werkmodel” gaan we op dit risico nader in.
© BDO
40
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
7.1
Inrichting nieuw werkmodel (IV/V)
De inrichting van de nieuwe structuur brengt zowel juridische als fiscale risico’s met zich mee.
In de nieuwe structuur wordt geoogd om alle PIOFACH-taken, behalve HR-taken, van de stichting door de gemeente te laten uitvoeren. Dit betekent dat de stichting geen eigen ondersteunende bedrijfsvoering meer heeft, maar volledig afhankelijk is van de ondersteuning vanuit de gemeente. Op zich is dit mogelijk maar wij zien een aantal punten, die bij het opstellen van de businesscase, aandacht vragen: ▪ Is de gemeentelijke organisatie in staat om de gevraagde ondersteunende dienstverlening, zoals deskundigheid en capaciteit, conform de afspraken in de nog op te stellen Service Level Agreement (dienstverleningsovereenkomst) aan de stichting te leveren? ▪ Voor haar advisering is de directie van de stichting volledig afhankelijk van gemeentelijke adviseurs. Het is echter de vraag in hoeverre de directie van de stichting erop kan vertrouwen dat zij onafhankelijk advies ontvangt. Er bestaat een kans dat verschillende belangen door elkaar lopen, wat uiteindelijk kan leiden tot frictie tussen de betrokken partijen. ▪ Er kan sprake zijn van een fiscaal risico op het gebied van vennootschapsbelasting en omzetbelasting. Ook hier is de inrichting van de statuten een belangrijk aandachtspunt. Het inrichten van het nieuwe werkmodel heeft gevolgen voor het personeel van zowel de gemeente als Kwartier.
Zo zal de directeur-bestuurder van Kwartier aftreden en dienen de leidinggevenden te solliciteren naar een nieuwe functie. Daarnaast zal een enkele medewerker overgaan naar de gemeente. In een dergelijke situatie is het niet ondenkbaar dat er frictiekosten ontstaan wanneer bijvoorbeeld herplaatsing niet mogelijk is.
Fiscale aandachtspunten inrichting nieuw werkmodel In deze paragraaf besteden we aan een aantal (mogelijke) fiscale risico’s ten aanzien van de vennootschapsbelasting en omzetbelasting, die kunnen ontstaan bij de inrichting van de nieuwe (organisatie)structuur.
Belastingplicht voor de vennootschapsbelasting In de nieuwe situatie gaat de gemeente Midden-Groningen middelen en mogelijk ook diensten ter beschikking stellen aan de stichting. De vraag is of deze ter beschikkingstelling moet worden gezien als een belastbaar feit voor de vennootschapsbelasting. Dit hangt af van het gebruik van deze middelen. Als het gaat om kerntaken van de gemeente, is er waarschijnlijk de mogelijkheid om gebruik te maken van een fiscale faciliteit. Echter, het is de vraag of deze hier kan worden toegepast gezien de activiteiten van de stichting. Als een van de partijen wél belastingplichtig is, kan dit leiden tot problemen, waaronder transfer pricing (TP)-problematiek. Het is belangrijk om te bepalen waar het accent ligt in de werkzaamheden van de stichting en hoe gebruikelijk dit is bij andere gemeenten. Gezien het grote belang is vooraf afstemming met de Belastingdienst essentieel om risico’s te beperken en duidelijkheid te krijgen over de belastingplicht.
Uit onze observaties blijkt dat bij de inrichting van de nieuwe (organisatie)structuur rekening gehouden moet worden met verschillende fiscale risico’s.
© BDO
41
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
7.1
Inrichting nieuw werkmodel (V/V)
De inrichting van de nieuwe structuur brengt zowel organisatorische als fiscale risico’s met zich mee. Belastingplicht voor de omzetbelasting Uit onze observaties komt naar voren dat detachering van personeel vanuit de gemeente naar de stichting in principe belast is met omzetbelasting (21%). Een stichting kan deze btw meestal niet of slechts deels aftrekken, waardoor er een btw-druk ontstaat. Indien de stichting zou worden omgezet in een B.V. kan onder voorwaarden een fiscale eenheid voor de btw worden gevormd, waardoor het btw-probleem verdwijnt. Voor een stichting is dit echter veel lastiger te realiseren. Er zijn een aantal situaties waar mogelijk geen omzetbelasting verschuldigd: ▪ Als er geen vergoeding wordt ontvangen, is in principe geen btw verschuldigd. Bij ruil van prestaties (met gesloten beurzen) is er echter wél sprake van een vergoeding en ontstaat er daardoor een belastingplicht voor de omzetbelasting.
Bij ruil van prestaties moet duidelijk afdwingbaar zijn wat er in ruil voor de werknemers wordt gedaan. Dan is de kans aanwezig dat er toch omzetbelasting verschuldigd is. Er dient een zorgvuldige beoordeling plaats te vinden welke (fiscale) risico’s er zijn bij de inrichting van de nieuwe organisatiestructuur, met name ten aanzien van de vennootschapsbelasting en omzetbelasting. Het is raadzaam om vooraf afstemming te zoeken met de Belastingdienst over de belastingplicht voor de vennootschapsbelasting, zodat duidelijk wordt of de werkzaamheden van de stichting als gemeentelijke kerntaken kunnen worden aangemerkt en om eventuele transfer pricing-problematiek te voorkomen. Daarbij is het van belang te analyseren waar het zwaartepunt van de activiteiten ligt en hoe deze zich verhouden tot de taken van andere gemeenten.
▪ Een alternatief is een overeenkomst van opdracht, waarbij de stichting een opdracht krijgt met een duidelijk eindresultaat. Daarbij wordt geen leiding en toezicht overgedragen. Dit moet zowel nauwkeurig in de overeenkomst worden vastgelegd, als dat het in de praktijk zo uitgevoerd wordt. Voor de btw moet bij een overeenkomst tot opdracht per opdracht worden beoordeeld of een vrijstelling van toepassing is. Dit biedt daardoor meer mogelijkheden dan detachering. ▪ Een andere oplossing is het werken met kosten voor gemene rekening. Hierbij worden de kosten gedeeld volgens een vaste verdeelsleutel. Belangrijk om te realiseren is dat deze verdeelsleutel in de toekomst niet gewijzigd kan worden. Onder bepaalde voorwaarden kan via kosten voor gemene rekening het uitlenen van personeel zonder btw-heffing, mits het personeel (zij het deels) ook voor de gemeente blijft werken. Bovenstaande is uitgaande van dat er een vergoeding in rekening wordt gebracht. Voor de omzetbelasting geldt, zolang er geen vergoeding is, is ook geen omzetbelasting verschuldigd. De enige uitzondering is bij ruil van prestaties.
© BDO
42
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
7.2
Inrichting opdrachtgever- en opdrachtnemerschap (I/III)
Kwartier ontvangt jaarlijks een subsidie om de overeengekomen activiteiten uit te voeren. De relatie tussen de gemeente en de stichting wordt daarmee vormgegeven in de rollen van opdrachtgever (gemeente) en opdrachtnemer (Kwartier). Inleiding In het nieuwe werkmodel zal Kwartier zich voornamelijk richten op de uitvoering van sociale teams en het welzijnswerk. De opdrachtverlening aan Kwartier zal plaatsvinden via een inkooptraject, in plaats van de huidige subsidieverstrekking. Alleen incidentele opdrachten zullen mogelijk nog via een subsidieverstrekking verlopen. Opdrachtverlening via een inkooptraject is in principe gebonden aan de aanbestedingsregels. Om te voorkomen dat een aanbestedingsprocedure noodzakelijk is, wil de gemeente de inkoop van de dienstverlening van Kwartier aanmerken als quasi-inbesteding. Wanneer een incidentele opdracht via een subsidieverstrekking wordt uitgevoerd, bestaat het risico dat niet langer wordt voldaan aan de regels voor quasi-inbesteding.
In het overzicht hiernaast zijn de relevante bepalingen uit deze subsidieverordening weergegeven, die – in het kader van de subsidieverstrekking – een plaats moeten krijgen binnen het opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap. In het overzicht hieronder zijn de relevante bepalingen uit deze subsidieverordening weergegeven, die – in het kader van de subsidieverstrekking – een plaats moeten krijgen binnen het opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap.
Om problemen uit het verleden te voorkomen, is het aan te bevelen de inkoop van diensten en/of subsidieverstrekking te verankeren in een duidelijk en transparant opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap. Het opdrachtgeverschap is ondergebracht bij de gemeente Midden-Groningen, die primair stuurt op het behalen van de gewenste resultaten binnen de vastgestelde kaders en budgetten. Kwartier is als opdrachtnemer verantwoordelijk voor het realiseren van deze resultaten en legt hierover verantwoording af aan de gemeente. Zowel opdrachtgever als opdrachtnemer hebben hierin een eigen rol en verantwoordelijkheid. Transparantie, monitoring en verantwoording zijn essentiële elementen voor een succesvolle samenwerking. Het formuleren van realistische en meetbare doelstellingen in de opdracht draagt bij aan transparantie, terwijl periodieke monitoring tussentijdse bijsturing mogelijk maakt. Door verantwoording af te leggen, wordt achteraf inzicht geboden in de mate waarin de gestelde doelen en afspraken binnen het budget zijn gerealiseerd.
Bij subsidieverstrekking dient het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap te worden geïntegreerd in het subsidieverstrekkingsproces, waarbij rekening wordt gehouden met de bepalingen uit de Algemene subsidieverordening Midden-Groningen 2019. © BDO
43 High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
7.2
Inrichting opdrachtnemer- en opdrachtgeverschap (II/III)
Aandachtspunten inrichting opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap. Aandachtspunten inrichting opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap Bij de inrichting van het opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap binnen de samenwerking tussen de gemeente Midden-Groningen en Kwartier, zijn er diverse aandachtspunten te benoemen. Deze punten dragen bij aan een effectieve, transparante en resultaatgerichte samenwerking, waarbij zowel de gemeente als de stichting hun eigen rol en verantwoordelijkheid optimaal kunnen vervullen.
4. Monitoring en tussentijdse bijsturing Periodieke monitoring is essentieel om de voortgang te bewaken en tijdig bij te kunnen sturen waar nodig. Door regelmatig samen te reflecteren op de voortgang ten opzichte van de afgesproken doelstellingen, kunnen beide partijen inspelen op veranderende omstandigheden of onverwachte ontwikkelingen. Dit draagt bij aan het behalen van de gewenste resultaten binnen de gestelde kaders en budgetten.
1. Duidelijke rolverdeling en verantwoordelijkheden Het is van essentieel belang om het onderscheid tussen opdrachtgever en opdrachtnemer helder te definiëren. De gemeente Midden-Groningen treedt hierbij op als opdrachtgever. Zij geeft richting, stelt kaders en bepaalt de gewenste resultaten binnen het beschikbare budget en de geldende subsidiekaders. Kwartier is opdrachtnemer en verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteiten, specifiek op het gebied van sociale teams en welzijnswerk. Kwartier ontvangt hiervoor jaarlijks een subsidie van de gemeente en legt verantwoording af over de besteding en behaalde resultaten.
5. Verantwoording en evaluatie Na afloop van de subsidieperiode dient Kwartier als opdrachtnemer verantwoording af te leggen aan de gemeente. Deze verantwoording biedt inzicht in de mate waarin de gestelde doelen zijn bereikt en hoe het budget is besteed. Evaluatie op basis van deze verantwoording is belangrijk om te leren van de uitgevoerde projecten en om verbeteringen voor toekomstige samenwerkingen te identificeren.
2. Realistische en meetbare doelstellingen Voor een succesvolle samenwerking is het noodzakelijk om in de opdrachtformulering te werken met realistische, concrete en meetbare doelstellingen. Dit vergroot de transparantie en biedt handvatten voor zowel monitoring als evaluatie. Het voorkomt onduidelijkheden over verwachtingen en geeft beide partijen een duidelijk referentiekader voor de beoordeling van de voortgang en de eindresultaten. 3. Transparantie en open communicatie Transparantie vormt een fundament onder de samenwerking. Dit betekent dat beide partijen open zijn over hun werkwijze, keuzes en dilemma’s. Duidelijke afspraken over communicatie, rapportagemomenten en informatie-uitwisseling zijn dan ook cruciaal. Dit bevordert het onderlinge vertrouwen en maakt tijdige signalering van knelpunten mogelijk.
6. Juridische en beleidsmatige inbedding Het is belangrijk dat het opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap goed worden geïntegreerd in het subsidieproces. Daarbij dient nadrukkelijk rekening te worden gehouden met de bepalingen uit de Algemene subsidieverordening Midden-Groningen 2019. Relevante artikelen uit deze verordening moeten een duidelijke plek krijgen in de afspraken tussen gemeente en stichting, zodat de samenwerking voldoet aan de wettelijke en beleidsmatige eisen. Door deze aandachtspunten zorgvuldig te adresseren en te verankeren in de samenwerking, kan worden voorkomen dat eerdere knelpunten zich herhalen. Een transparant, gestructureerd en goed gemonitord opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap vormt de basis voor het effectief realiseren van maatschappelijke doelstellingen binnen de gemeente Midden-Groningen.
© BDO
44
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
7.2
Inrichting opdrachtgever- en opdrachtnemerschap (III/III)
Aandachtspunten inrichting opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap. Risico’s en aandachtspunten Tenslotte geven wij nog een aantal risico’s en aandachtspunten mee waar beide partijen rekening mee moeten houden bij het inrichten van het opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap.
▪ Onvoldoende afstemming van verwachtingen Als de gemeente en de stichting niet duidelijk vastleggen wat ze van elkaar verwachten, kunnen er misverstanden ontstaan over taken, resultaten en verantwoordelijkheden. ▪ Financiële afhankelijkheid en continuïteit Kwartier is voor haar voortbestaan sterk afhankelijk van de subsidie van de gemeente Midden-Groningen en loopt het risico bij beleidswijzigingen of bezuinigingen in de problemen te komen. ▪ Te gedetailleerde sturing versus ruimte voor professionaliteit Te gedetailleerde sturing door de gemeente kan de uitvoeringsvrijheid en innovatiekracht van de stichting beperken. Aan de andere kant kan te weinig sturing leiden tot ongewenste uitkomsten of onvoldoende grip op de besteding van middelen. Het is daarom belangrijk dat de gemeente vooraf duidelijk bepaalt op welke wijze zij regie wil voeren.
© BDO
45
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
7.3
Quasi-inbesteding
Quasi-inbesteding is mogelijk wanneer de gemeente voldoende invloed uitoefent op de taken en governance van de stichting, de werkzaamheden grotendeels ten behoeve van de gemeente worden uitgevoerd en er geen directe participatie van privaat kapitaal in de stichting aanwezig is. Inleiding In het nieuwe werkmodel zal de gemeente Midden-Groningen, net als nu, de uitvoering van de sociale teams en het welzijn onderbrengen bij Kwartier. De gemeente heeft, volgens het Toekomstscenario Sociale teams en Welzijn Gemeente Midden-Groningen, ervoor gekozen om de opdrachtverstrekking voor dit nieuwe werkmodel via inbesteding te laten plaatsvinden. Inbesteding is een bijzondere vorm van opdrachtverlening door een gemeente, waarbij de opdracht niet via een openbare aanbesteding aan de markt wordt gegund, maar wordt toegekend aan Kwartier waarin de gemeente Midden-Groningen straks zeggenschap heeft. Inbesteding is alleen toegestaan als aan specifieke juridische voorwaarden wordt voldaan. Quasi-inbesteding Bij quasi-inbesteding wordt de opdracht in dit geval verstrekt aan een stichting, waarin de gemeente een vorm van zeggenschap uitoefent die vergelijkbaar is met haar zeggenschap over de eigen diensten. Daarnaast moet deze rechtspersoon het grootste deel van haar activiteiten uitvoeren ten behoeve van de gemeente.
Dit is vastgelegd in het zogenaamde Teckal-arrest van het Europese Hof van Justitie. In deze situatie, waarbij de gemeente Midden-Groningen een opdracht verstrekt aan een stichting waarin zij zeggenschap heeft, kan sprake zijn van quasi-inbesteding. Dit betekent dat de gemeente de opdracht kan verstrekken zonder een aanbestedingsprocedure, mits aan de volgende voorwaarden is voldaan:
▪ De gemeente oefent op de stichting een controle uit die vergelijkbaar is met de controle op haar eigen diensten,
▪ De stichting voert het merendeel van haar activiteiten uit voor de gemeente. Daarbij dient meer dan 80% van de activiteiten door de stichting wordt uitgeoefend in de vorm van taken die toegewezen zijn door de gemeente, en; ▪ Er is geen sprake van directe participatie in de vorm van privékapitaal in de stichting Indien aan deze voorwaarden wordt voldaan, kan de gemeente haar opdracht rechtstreeks aan de stichting gunnen. Dit biedt flexibiliteit en kan administratieve lasten en kosten beperken. Het is echter belangrijk om de juridische voorwaarden zorgvuldig te toetsen en goed te documenteren dat aan de eisen voor quasi-inbesteding wordt voldaan. Zo voorkomt de gemeente discussies achteraf of mogelijke bezwaarprocedures van marktpartijen. Indien aan het bovenstaande wordt voldaan, is ook een eventuele opdrachtverlening van de stichting aan de gemeente tevens niet aanbestedingsplichtig. Inbesteding op grond van artikel 2.24a van de Aanbestedingswet 2012 Om te voorkomen dat de gemeente aanbestedingsplichtig wordt, moet zij evenveel invloed kunnen uitoefenen op de taken en governance van de stichting als op haar eigen organisatie. De meest directe manier om dit te waarborgen, is door de gemeente zelf als bestuurder van de stichting aan te stellen.
Een alternatieve optie is dat de gemeente de bestuurders benoemt, die vervolgens hun eigen verantwoordelijkheid en verantwoordingsplicht dragen. Het is daarbij van belang dat de controle zo dicht mogelijk bij de gemeente blijft. Indien de stichting wordt omgezet in een B.V., ontstaat er een extra waarborg doordat de gemeente als aandeelhouder optreedt. Let op: zodra een derde partij medebestuursleden mag benoemen, wordt de situatie minder vergelijkbaar met het Teckal-arrest en is het risico groter dat niet aan de voorwaarden van de aanbestedingswet wordt voldaan. Daarom is het essentieel om alle afspraken zorgvuldig vast te leggen in de statuten en governance-documenten. Voor maximale zekerheid verdient het de voorkeur om geen extra stappen of tussenlagen in de governance-structuur aan te brengen.
© BDO
Bijlage(n)
© BDO
47
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
Bijlage I: Niet uit de balans blijkende verplichtingen Omschrijving
Bedrag per jaar
Einde looptijd
Huur hoofdkantoor
€ 79.052
Onbepaalde tijd
Huur jongeren centrum
€ 36.472
Onbepaalde tijd, tenzij opgezegd
Huur MAC
€ 30.128
Onbepaalde tijd, tenzij opgezegd
Huur 2 kopieerapparaten
€ 10.181
Einde contract: 22 maart 2026
Diverse abonnementen Arcus IT
€ 90.000
Variërende looptijden
Glasvezelcontract KPN
€ 7.672
Onbepaalde tijd, tenzij opgezegd
Contract Reisswolf afvalcontainers
€ 2.700
Onbepaalde tijd
3-jarig energiecontract met Eneco
€ 25.000
Einde contract: 1 september 2026
3-jarig software contract Zivver
€ 6.100
Einde contract: 1 augustus 2025
Totaal
€ 287.305
© BDO
Overzicht formatie Kwartier 48
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
Bijlage II: Analyse formatie
0,0
Welzijn Algemeen
0,75 1,8
Vrijwilligerswerk
2,41
Sociaal Team Zuid
Analyse formatie Kwartier In de grafiek hiernaast is de ontwikkeling van het aantal fte over de jaren FY23 en FY24 weergegeven. Het overzicht bevat formatie met een vast- en tijdelijk dienstverband alsmede inhuur van tijdelijk personeel. De formatie heeft zicht in FY24 ten opzichte van FY23 als volgt ontwikkeld: ▪ De sociale teams zijn in fte gestegen van 43,9 fte in FY23 naar 46 fte in FY24. ▪ Bij Jeugd en Jongeren en opbouw is het aantal fte gedaald met respectievelijk 3,1 fte en 1,3 fte. ▪ Algemene zaken en Gezondheidsprojecten laten een stijging zien van het aantal fte van 1,1 fte en 1,4 fte. Evenals in voorgaande jaren zet Kwartier circa 20% van haar formatie in voor indirecte werkzaamheden. Dit percentage ligt in lijn met het landelijke gemiddelde in deze sector.
9,24
10,2
8,8 8,23
Sociaal Team West 7,3
Sociaal Team Oost
8,45 8,9 8,25
Sociaal Team Noord Sociaal Team Algemeen
9,72
10,8
0,8 0,78
Sociaal Beheer
0,6
Projecten Algemeen
1,55 3,4
Opbouwwerk
4,74
3,4 3,83
OGGz en Maatschappelijke Activering 1,2
Mantelzorg
2,13 8,7
Jeugd en Jongeren Gezondheidsproject
4,11
Algemene zaken
5,5
5,66 0
2 2024 Fte (gem.)
4
11,83
6,8
6 2023 Fte (gem.)
8
10
12 © BDO
14
49
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
Bijlage III: Gebruikte bronnen Documentatie vanuit Kwartier: ▪
Jaarverslag en jaarrekening 2023 en 2024 Kwartier
▪
Overzicht meerjarige financiële verplichtingen
▪
Aangiftebrief omzetbelasting 2025
▪
Werkplan 2025 Kwartier Zorg en Welzijn
▪
GMG perioderapportage
▪
Btw-aangiften 1e en 2e kwartaal 2025
▪
Managementletter 2023 en 2024 Stichting Kwartier Zorg en Welzijn
▪
Overzicht investeringen en afschrijvingen 2025
▪
Personeelsgegevens 2024
▪
Rapportage Q1, Q2 en Q3 2024
▪
Ziekteverzuim per kwartaal
▪
Handreiking btw-gevolgen bij samenwerking
Documentatie vanuit de gemeente: ▪ Toekomstscenario sociale teams en welzijn
© BDO
50
High level financiële risicoanalyse Stichting Kwartier
Bijlage IV: Lijst met afkortingen
Afkorting
Toelichting
VPB:
Vennootschapsbelasting
BTW:
Belasting toegevoegde waarde (omzetbelasting)
FY 22:
Fiscal Year 2022/ boekjaar 2022
FY23:
Fiscal Year 2023 / boekjaar 2023
FY24:
Fiscal Year 2024/ boekjaar 2024
YTD25:
Year to do 2025/ begroting 2025
P&C:
Planning & Control
© BDO
www.bdo.nl
BDO is een op naam van Stichting BDO te Amsterdam geregistreerd merk. In deze publicatie wordt BDO gebruikt ter aanduiding van de organisatie die onder de merknaam ‘BDO’ actief is op het gebied van de professionele dienstverlening (accountancy, belastingadvies en advisory). BDO Accountants & Adviseurs is een op naam van BDO Holding B.V. te Eindhoven geregistreerde handelsnaam en wordt gebruikt ter aanduiding van een aantal met elkaar in een groep verbonden rechtspersonen, die ieder afzonderlijk onder de merknaam ‘BDO’ actief zijn op een bepaald terrein van de professionele dienstverlening (accountancy, belastingadvies en advisory). BDO Holding B.V. is lid van BDO International Ltd, een rechtspersoon naar Engels recht met beperkte aansprakelijkheid, en maakt deel uit van het wereldwijde netwerk van juridisch zelfstandige organisaties die onder de naam ‘BDO’ optreden. BDO is de merknaam die wordt gebruikt ter aanduiding van het BDO-netwerk en van elk van de BDO Member Firms.
© BDO