09 Jaarstukken 2021 Omgevingsdienst Groningen
Tekst van het document
Jaarstukken 2021
Inhoudsopgave 1.
Toelichting op de jaarstukken .......................................................................................................... 3 1.1
2.
Inleiding ................................................................................................................................... 3
Financiële samenvatting .................................................................................................................. 4 2.1
Rekeningresultaat VTH 2021 .................................................................................................. 4
2.2
Rekening Resultaat Brzo ......................................................................................................... 5
2.3
Resultaatbestemming .............................................................................................................. 6
2.4
Vennootschapsbelasting voor overheidsondernemingen ....................................................... 6
DEEL 1 PROGRAMMAVERANTWOORDING ........................................................................................ 7 3. Programmaverantwoording ................................................................................................................. 7 3.1
Leeswijzer ................................................................................................................................ 7
3.2
Programma 1: VTH-taken ........................................................................................................ 7
3.3
Programma 2: Brzo-taken ..................................................................................................... 11
4.
Paragrafen ...................................................................................................................................... 13 4.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ........................................................................... 13
4.2
Financiering ........................................................................................................................... 17
4.3
Bedrijfsvoering ....................................................................................................................... 18
4.4
Onderhoud kapitaalgoederen ................................................................................................ 20
DEEL 3: JAARREKENING .................................................................................................................... 21 5.
Overzicht van baten en lasten 2021 ............................................................................................... 21
6.
Toelichting baten en lasten ............................................................................................................ 24 6.1
Lasten .................................................................................................................................... 24
6.2
Baten ..................................................................................................................................... 27
7.
Balans per 31 december 2021 ....................................................................................................... 28
8.
Waarderingsgrondslagen ............................................................................................................... 30
9.
Toelichting balans .......................................................................................................................... 31 9.1
Vaste activa ........................................................................................................................... 31
9.2
Vlottende activa ..................................................................................................................... 31
9.3
Liquide middelen ................................................................................................................... 32
9.4
Overlopende activa ................................................................................................................ 32
9.5
Vaste passiva ........................................................................................................................ 32
10.
Datering en opmaak jaarrekening ............................................................................................. 36
11.
Vaststelling Algemeen Bestuur.................................................................................................. 37
12.
Controleverklaring ..................................................................................................................... 38
BIJLAGEN ............................................................................................................................................. 42 BIJLAGE 1 Overzicht van baten en lasten uitgesplitst naar taakvelden ........................................... 42 BIJLAGE 2: Deelnemersbijdragen ..................................................................................................... 43 BIJLAGE 3: Overzicht van materiële vaste activa ............................................................................. 44
2
1. Toelichting op de jaarstukken 1.1
Inleiding
We kijken wederom terug op een bijzonder jaar. Door het voortduren van de coronapandemie moesten we blijven werken onder bijzondere omstandigheden, hetzij met al enige gewenning. Mijn dank gaat ook nu weer uit naar de medewerkers en alle betrokken deelnemers en ketenpartners om hun getoonde inzet en flexibiliteit. Gezamenlijk hebben we de werkzaamheden op een effectieve manier voort kunnen zetten. Inhoudelijk hebben we in 2021 een mooie bijdrage kunnen leveren aan een veilige en schone leefomgeving in Groningen. We zien daarbij dat dat regionale en landelijke ontwikkelingen meer van ons vragen, met name investeringen op het gebied van energietransitie en circulaire economie verhogen de complexiteit van het werk. Denk bijvoorbeeld aan de bouw van windmolens, de inzet van waterstof, de vestiging van datacenters. Maar ook aan het stikstofdossier en de beperking van uitstoot van zeer zorgwekkende stoffen. Daarnaast hebben we het afgelopen jaar een aantal mooie stappen met elkaar gezet. Zo is de nieuwe Gemeenschappelijke Regeling in werking getreden, een belangrijke voorwaarde voor het invoeren van het nieuwe financieringsmodel per 1 januari 2022. We hebben stevig geïnvesteerd in de voorbereiding op de Omgevingswet, zowel intern bij de ODG als in het samenspel met deelnemers. En we hebben de aanbesteding van ons nieuwe VTH systeem opgestart, de ruggengraat van onze dienst.
Aan het eind van dit jaar constateren we een bescheiden tekort van 274.000 (1,3% van onze begroting). De oorzaken van het resultaat zijn zowel aan de lastenkant als aan de batenkant te vinden. We hebben ingezet op het zoveel mogelijk behalen van de productieafspraken, in een periode waarin de arbeidsmarkt en inhuurmarkt krap zijn. Naast het werk aan jaaropdrachten, meerwerk en projecten, hebben we ingezet op het begeleiden van nieuwe of minder ervaren medewerkers, op de voorbereiding van de omgevingswet en op arbeidsmarktcampagnes. Aan de batenkant was er sprake van minder inkomsten, door tegenvallende meerwerk- en projectopbrengsten. Tevens hebben we - zoals gepland een aantal bestemmingsreserves ingezet om zoveel mogelijk inzet te kunnen plegen. Naast bovengenoemde zaken deden zich ook onverwachte gebeurtenissen voor. Zo heeft de wijziging van software tot problemen geleid in de HR & financiële systemen, waardoor veel managementinformatie slechts beperkt beschikbaar was en ook voor data op financieel vlak was sprake van vertragingen. De jaarstukken zijn de laatste van de drie bedrijfsmatige verslagen die u over 2021 ontvangt. In 2021 ontving u de voorjaarsnota over de eerste vier maanden van het jaar en de najaarsnota over de eerste acht maanden van het jaar.
Informatie over inhoudelijke onderwerpen, de voortgang van de dienstverlening en productie kunt u vinden in de voorjaars-, najaars- en jaarrapportages.
Nienke Baars Directeur Omgevingsdienst Groningen Veendam, 25 maart 2022
3
2. Financiële samenvatting Totaal
Begroting 2021
Lasten Baten Res ultaat voor bes temming Res erves Reservemutaties Res ultaat na bes temming Voorgestelde reservemutaties Res ultaat na voorges telde res ervemutaties
€ € €
Begroting 2021 na wijziging
18.417.000 € -18.280.000 € 137.000 €
€ € € €
-137.000 € € € €
Realis atie
V ers chil
20.826.000 € -20.452.000 € 374.000 €
20.918.000 € -93.000 -19.925.000 € -526.000 993.000 € - 619.000
-374.000 € € - € €
-719.000 € 345.000 274.000 € - 274.000 274.000 € -274.000 € -
V oordeel N adeel N N
N V
N N
Deze paragraaf geeft het financieel resultaat van de jaarrekening 2021 op hoofdlijnen weer. 2.1
Rekeningresultaat VTH 2021
De jaarrekening 2021 laat een negatief resultaat zien van € 933.000. Na onttrekking aan
bestemmingsreserves is het uiteindelijke resultaat € 274.000 negatief. Conform het BBV is in deze jaarrekening op taakvelden en per programma gerapporteerd. Hierbij is aangegeven waar ten opzichte van de begroting voor- en nadelen zijn gerealiseerd. Hieronder is samengevat op welke manier het tekort ten opzichte van de begroting is ontstaan: •
Hogere personeels- en materiële lasten
•
Hogere lasten overhead
•
Lagere bijdrage VTH
•
Lager saldo van projecten
•
Lager saldo van meerwerk
•
Hoger saldo overige baten en lasten
•
Post onvoorzien
•
Hogere reservemutaties
€ 297.000 (N)
€ 110.000 (N)
€ 328.000 (N)
€ 40.000 (N)
€ 118.000 (N)
€ 172.000 (V)
€ 100.000 (V)
€ 345.000 (V)
€ 274.000 (N)
Totaal per saldo Hogere personeels- en materiële lasten (€ 297.000 (N))
Het werven van personeel is het afgelopen jaar wederom moeilijk gebleken. Zoals verderop in de jaarrekening bij de bedrijfsvoering paragraaf wordt toegelicht was de gemiddelde bezetting 176 fte met een formatie van 197 fte, waardoor op veel plekken ingehuurd moest worden om de productie te kunnen halen. Inhuur is doorgaans duurder dan de vaste krachten, waardoor er meer geld uit is gegeven aan personeel. Daarnaast zijn de materiële lasten hoger uitgevallen door hogere lasten op het gebied van ICT. Dit betreft uitgaven rondom inspectieview (€20.000) en herinrichting van de servers bij de Provincie (€19.000).
Hogere lasten overhead (€ 110.000 (N)) Deze hogere lasten worden voornamelijk veroorzaakt door hogere personeelskosten, vanwege benodigde extra inhuur van personeel bij P&O en ICT. De voorbereidingen op o.a. de Omgevingswet hebben op IT gebied extra inzet gevraagd. Daarnaast zorgt de krappere arbeidsmarkt en de wijziging van HR systemen ook voor meer inzet van P&O. Daarnaast waren er ook hogere materiële kosten overhead. We zetten sterk in op het werven en binden van personeel. Afgelopen jaar hebben we de samenwerking gezocht met de RUD en de FUMO en hebben we daarnaast zelf een aparte campagne georganiseerd voor het werven van personeel. Daarnaast zijn er enkele andere posten die de hogere kosten veroorzaken: hogere bijdrage voor het landelijk systeem Inspectieview, hogere kosten voor de Arbo t.a.v. ziektebegeleiding en een functiewaarderingstraject. Op blz. 21 wordt een uitsplitsing gemaakt van alle kosten.
4
Lagere Bijdrage VTH ( € 328.000 (N)) Conform afspraak bij de jaarrekening 2020 is de deelnemersbijdrage in 2021 verlaagd, waardoor deze post lager uitvalt. Lager saldo van projecten (€ 40.000 (N)) Het lagere saldo wordt veroorzaakt door minder inkomsten uit landelijk gefinancierde projecten. Lager saldo van meerwerk (€ 118.000 (N)) De omvang van de met de bevoegde gezagen overeengekomen meerwerkopdrachten valt lager uit dan begroot. Tegenover de lagere opbrengsten staan echter ook lagere kosten, waardoor de baten en lasten met betrekking tot meerwerk tegen elkaar opwegen. Hoger saldo overige baten en lasten (€ 172.000 (V)) Dit betreft opbrengsten uit detacheringen (€ 172.000). Hier tegenover staan ook hogere kosten. Post onvoorzien (€ 100.000 (V)) De post onvoorzien is bedoeld ter dekking van onvoorziene uitgaven. Deze hebben zich ook specifiek voorgedaan in 2021. Volgens de BBV-regels boeken we deze kosten echter waar deze thuis horen in de boekhouding en niet op de post onvoorzien. Dit voordeel wordt dus in het totaal verrekend met hogere kosten op andere posten. Hogere reservemutaties (€ 345.000 (V)) Deze hogere reservemutaties worden grotendeels veroorzaakt door onttrekking van € 328.000 aan het resultaat van 2020 (zoals vastgesteld in het Algemeen Bestuur van 1 juli 2021). Dit dekt de lagere deelnemersbijdrage aan het VTH-programma.
Daarnaast wordt er € 20.000 onttrokken uit de reserve
Herijking dd. 14-12-18 ter dekking van de kosten van de data-beveiligingsonderzoek. Er is € 5.000 minder dan begroot onttrokken aan de reserve Arbeidsvoorwaarden. Tezamen vormt dit de onttrekking van € 345.000.
2.2
Rekening Resultaat Brzo
Programma Brzo Brzo
Begroting 20201
Begroting 2021 na wijziging
Realis atie
V ers c hil V oordeel/ N adeel
Lasten Brzo-taken (personeel en materieel) Overhead (personeel en materieel) Projecten Totaal
€ € € €
2.957.231 € 1.150.000 € 112.769 € 4.220.000 €
3.688.000 € 1.394.000 € 42.000 € 5.124.000 €
3.765.000 € -77.000 1.491.000 € -97.000 44.000 € -2.000 5.300.000 € - 176.000
Baten Bijdrage Brzo-taken Projecten Totaal
€ € €
-4.107.231 € -112.769 € - 4.220.000 €
-5.082.000 € -42.000 € - 5.124.000 €
-5.256.000 € -44.000 € - 5.300.000 €
Saldo van lasten en baten Saldo van lasten en baten Totaal
€ €
-
€ €
-
€ €
-
€ €
174.000 2.000 176.000
N N N
N
V V
V
-
Aan de lastenzijde zien we een stijging van € 176.000 ten opzichte van de begroting. Dit bestaat uit hogere personele en materiële lasten van € 77.000, overhead van € 97.000 en € 2000 voor projecten.
Deze stijging wordt veroorzaakt door meer inhuurkosten derden en extra ICT-kosten en extra kosten van werving en selectie.
5
Aan de batenzijde zien we dat de opbrengsten met hetzelfde bedrag stijgen € 176.000. Het bovenstaande resultaat is al inclusief de eindafrekening, die de bevoegde gezagen nog dienen te ontvangen. Door de bevoegde gezagen zijn voorschotten betaald waarbij de provincie Friesland tussentijds al extra heeft bijbetaald vooruitlopend op hogere kosten, conform advies in het memo "financiële keuzes Brzo" van 2 december 2021. Op basis van de betaalde voorschotten ziet de afrekening per bevoegd gezag er als volgt uit: €
Provincie Drenthe
€ 3.343.055
Provincie Groningen
€
al betaald over 2021
731.045 =
€ 1.079.208 =
al betaald over 2021
€ 3.001.101 =
al betaald over 2021
€ 5.256.108
Totaal
2.3
828.518
€ 1.084.535
Provincie Fryslân
€ 97.473
€
5.327
€ 341.954
€ 444.754
Resultaatbestemming
Wij stellen het Algemeen Bestuur (AB) voor om: •
€ 274.000 te onttrekken uit de Algemene Reserve, na deze onttrekking heeft de Algemene Reserve ultimo 2021 een omvang van € 642.000.
Als het AB op 1 juli 2021 bij de vaststelling van de jaarstukken instemt met dit voorstel, komt na aanzuivering
van
het
resultaat
door
de
deelnemers
het
saldo
uit
op
€
0.
Voor 2022 zijn er reeds afspraken over onttrekkingen in 2022 en in de begroting 2022 is op reguliere wijze een risicoparagraaf opgenomen. Deze risico's worden dan niet meer afgedekt door de Algemene Reserve. Daarom wordt bij het vaststellen van de definitieve jaarrekening van 2021 een voorstel gedaan aan het Algemeen Bestuur voor de financiële dekking van toekomstige risico's.
2.4 Met
Vennootschapsbelasting voor overheidsondernemingen ingang
van
1
vennootschapsbelasting
januari
2016
zijn
overheidsondernemingen
belastingplichtig
voor
(Vpb-plicht).
Dit
is
“Modernisering
Vpb-plicht
overheidsondernemingen”.
De
geregeld
omgevingsdiensten
in
hebben
de
wet
samen
met
de
Belastingdienst
de de
consequenties van de wetsaanpassing besproken. Het resultaat van dit overleg is dat, wanneer een Omgevingsdienst kan aantonen dat de overheidstaken op basis van wetgeving zijn uitgevoerd en dat op alle andere (commerciële) activiteiten geen winst is behaald, een Omgevingsdienst geen Vpb aangifte hoeft te doen. De ODG kan voor 2021 aantonen dat de overheidstaken op basis van wetgeving zijn uitgevoerd en dat op alle overige activiteiten geen winst is behaald. De ODG hoeft daarom geen Vpb aangifte te doen.
6
DEEL 1 PROGRAMMAVERANTWOORDING 3. Programmaverantwoording 3.1
Leeswijzer
De indeling van de programmaverantwoording volgt die van de begroting 2021. In de programmaverantwoording is de standaard opbouw als volgt: -
De missie.
-
Ontwikkelingen in 2021: een toelichting op zaken die het hele programma betreffen.
De informatie over weerstandsvermogen, risico’s en dergelijke is apart samengebracht in hoofdstuk 4. De uitvoering van het toezicht op de majeure risicobedrijven (Brzo) voor de drie Noordelijke provincies kent een apart begrotingsonderdeel. Dit programma staat apart beschreven in hoofdstuk 3.3.
3.2
Programma 1: VTH-taken
3.2.1
Missie
In alles wat we doen dragen we bij aan een veilige schone leefomgeving in onze regio. Wij zijn een onafhankelijke betrouwbare kennispartner, die de klant centraal stelt. Wij doen dat door inwoners, bedrijven en overheden op een efficiënte wijze, proactief en met een transparante afweging van belangen te adviseren bij het inrichten van de leefomgeving. Wij geven de leefomgeving een eigen stem. 3.2.2
Ontwikkelingen
Het jaar 2021 was door het voortduren van de coronapandemie wederom een jaar, waarin veel creativiteit en flexibiliteit benodigd was voor het kunnen uitvoeren van de werkzaamheden. Ondanks de benodigde aanpassingen hebben we ons goed in kunnen zetten voor de fysieke leefomgeving en is er in de productie slechts een beperkte achterstand ontstaan. Wel zien we wat verschillen tussen opdrachtgevers op onderdelen.
Geleverde productie 2021 De deelnemers hebben in februari 2022 een uitgebreide jaarrapportage over de productie ontvangen. In deze rapportages is voor elke opdrachtgever afzonderlijk aangegeven wat de productie in 2021 was. In onderstaande tabel is een overzicht van het aantal afgeronde zaken ten opzichte van het totaal aantal ingekochte zaken weergegeven. Vervolgens wordt per onderdeel de geleverde productie behandeld. Zoals afgesproken, zijn de voorbereidingen op de Omgevingswet ten koste gegaan van de inzet op de productie. In 2021 betreft dit ruim 5600 uur.
Domein Milieu
Jaaropdracht
Afgesloten zaken
2.849
2.421
Bodem
1.976
1.847
Asbest
740
685
Bouw
1.470
1.229
Onafhankelijk
1.562
1.586
Juridisch en bestuurlijke handhaving
588
363
Individueel
175
123
9.360
8.254
Totaal
7
Vergunningverlening Milieu Ten opzichte van de jaaropdrachten is het grootste gedeelte van de zaken afgesloten. Vanwege de verwachte inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2023, waarbij ook voor milieuactiviteiten leges kunnen worden geheven, is de kans aanwezig dat er in 2022 een toename zal zijn van het aantal van dit soort aanvragen. Toezicht milieu Het overgrote deel van de geplande reguliere milieucontroles is dit jaar uitgevoerd. Bij een aantal pluimveebedrijven kon geen controle worden uitgevoerd, omdat er een bezoekverbod is ingesteld naar aanleiding van de Vogelgriep. De controles die niet zijn uitgevoerd, worden in 2022 alsnog uitgevoerd. Bodem, asbest, Boa's en cultuurhistorie Ten opzichte van de jaaropdrachten is het overgrote deel van de zaken afgesloten. Zowel op het gebied van bodem als van asbest is het over het algemeen gelukt om meldingen af te handelen en het toezicht uit te voeren. Vergunningverlening en toezicht Bouw Het aantal afgesloten zaken is in lijn met de jaaropdrachten. Het aantal aanvragen was ook in 2021 opvallend hoog, waarschijnlijk als gevolg van de corona-crisis en de druk op de woningmarkt. Hierdoor is in een aantal gevallen de tijdigheid van vergunningverlening in gevaar gekomen. Uiteraard is wel geprobeerd dit te voorkomen, door bijvoorbeeld extra personeel te werven.
Door de overspannen arbeidsmarkt bleek dit niet altijd mogelijk. Advies Ten opzichte van de jaaropdrachten zijn niet alle zaken afgerond. Een ruim percentage van het aantal afgesproken zaken staat nog open. Het beeld bij advies is wisselend, zowel als gekeken wordt naar de verschillende producten, als naar de verschillende opdrachtgevers. Over de gehele linie concluderen we dat er een zwaar beroep wordt gedaan op onze juridisch adviseurs en specialisten. Daarnaast merken we door de krapte op de arbeidsmarkt dat we deze medewerkers moeilijk kunnen aantrekken, wat de druk op de huidige bezetting verhoogt.
Nieuw sturing- en financieringsmodel en basistaken Per 1 januari 2022 zijn we overgegaan op het nieuwe financieringsmodel van de ODG, waarin we begroten op output en afrekenen op begrotingsbasis. 2021 stond in het teken van de voorbereiding op de implementatie van het nieuwe financieringsmodel. Zo zijn alle afspraken verankerd in juridische documentatie en zijn bijna alle rapportages, benodigd bij de uitvoering, ontwikkeld. Belangrijke voorwaarde voordat het model kan worden ingevoerd, is dat elke raad instemt met de nieuwe GR. Dit proces is eind 2021 voltooid. Tot slot heeft per 1 januari 2022 de overdracht van de meldingen Bbk en de asbesttaken plaats gevonden. Alle deelnemers hebben aangegeven geen personeel over te dragen. Dit betekent dat de ODG hiervoor vacatures heeft gesteld, die allemaal zijn ingevuld.
Werkdruk en arbeidsmarkt Er is sprake van een stijging van het binnengekomen werk ten opzichte van de voorgaande jaren. We zien bijvoorbeeld sinds de coronapandemie een stijging van het aantal particuliere bouwplannen, veel aanvragen door aankomende wetsveranderingen, de inhoudelijke voorbereiding op wetswijzigingen en werkzaamheden door nieuwe vereisten aan de informatiesystemen. Daarnaast is vorig en dit jaar een
8
stijging van het aantal majeure risicobedrijven te zien (onder bevoegd gezag van de noordelijke drie provincies). Helaas is er naast deze significante stijging van de werkvoorraad ook sprake van een stijging van het ziekteverzuim (van circa 3,5% naar circa 5,7%). Daarnaast is de arbeids- en inhuurmarkt nog steeds krap. We zien dat het steeds moeilijker wordt om vacatures te vullen en ook geschikte inhuur te vinden. Dit betekent dat de werkdruk binnen onze organisatie voor alle afdelingen en teams hoog is. In 2021 is stevig ingezet om vooruitlopend op de verwachte uitbreiding van taken alvast nieuwe ervaren en minder ervaren krachten aan ons te binden, zodat we begin 2022 goed van start kunnen. We zijn samen met de RUDD en de FUMO een arbeidsmarktaanpak gestart om onze krachten op dit gebied te bundelen. We gaan samen en op een andere manier werven, samenwerken in het opleiden en begeleiden van nieuwe medewerkers en in het blijven boeien van medewerkers. Daarnaast blijven we inzetten op het aantrekken en begeleiden van stagiaires. De krapte op de arbeidsmarkt en het ontbreken van ervaren krachten die snel op vlieghoogte zijn, heeft geleid tot wijziging van onze strategie. We hebben medewerkers met minder ervaring aan ons weten te binden, die enthousiast zijn om het vak te leren.
Een mooie ontwikkeling, die ook zijn weerslag heeft op de productie omdat het enerzijds langer duurt voordat zij productief zijn en anderzijds meer tijd vraagt van collega's om hen in te werken. Voor de bestaande medewerkers is het van belang dat we blijven inzetten op opleiding en ontwikkeling, vitaliteit, beheersbaar maken van werkdruk en verbinding met elkaar en met de organisatie.
ICT-Projecten Een aantal projecten dat in 2020 vertraging had opgelopen, is inmiddels in een afrondende fase. De doorontwikkeling van het DSO loopt inmiddels en ook het project Inspectieview ligt op koers. De ODG is momenteel bezig met de technische implementatie en de borging in de werkprocessen. De samenwerking met het Ministerie en de landelijke organisatie lopen goed. Het laatste kwartaal van 2021 is gebruikt om proef te draaien en eventueel nog zaken aan te passen. De per 1 januari 2021 geplande implementatie van het tijdschrijfsysteem TimeTell is goed verlopen en tijdig voltooid en ook de nieuwe versie van het zaaksysteem (PB 2020) is volgens planning in juni 2021 geïmplementeerd en in gebruik genomen. In de voorjaarsnota is benoemd dat de implementatie van het nieuwe HRM systeem (AFAS), dat via de provincie verloopt, wel de nodige problemen ondervond. Hoewel nog niet alle problemen zijn opgelost, zien we wel positieve ontwikkelingen en gaan we er vanuit dat het systeem halverwege 2022 volledig naar wens functioneert. In juni van dit jaar heeft ook het facturenverwerkingssysteem Corsa, in beheer bij de Provincie, een forse update ondergaan. Dit is volgens planning verlopen, maar kende ook enkele knelpunten.
Ten slotte zijn de voorbereidingen ten behoeve van de geplande aanbesteding van het zaaksysteem opgepakt en is in 2021 een eerste selectie van leveranciers gemaakt, zodat medio 2023 een nieuw zaaksysteem kan worden geïmplementeerd. In 2021 is in totaal €123.811 besteed aan de voorbereidingen van de aanbesteding. Dit betreft de kosten van de projectleider. De totale kosten van de aanbesteding zijn besproken met en geaccordeerd door het Algemeen Bestuur in de vergadering van 9 oktober 2021.
9
Financiële gevolgen van de coronapandemie Door het onzekere verloop van de situatie rondom de coronapandemie is nog niet goed duidelijk wat de uiteindelijke gebouw- en kantoorkosten voor de langere termijn zullen zijn. Aangezien het gebouw van de ODG reeds corona-proof is gemaakt en ook als zodanig is verklaard door de Arbodienst, zullen er op dit gebied geen extra kosten meer worden gemaakt. Wel is er een bedrag gebruikt om medewerkers de mogelijkheid te geven een workshop te volgen bij de Arbodienst, waarin zij ondersteund zijn in het op een juiste manier omgaan met de huidige werksituatie vanwege de pandemie. Er wordt momenteel gewerkt aan terugkeerplannen voor de langere termijn, waarin uit wordt gegaan van een nieuwe hybride werksituatie. Dit en het feit dat er - vooruitkijkend naar 2024- een groot gedeelte van de inventaris afgeschreven zal zijn en maatregelen op het gebied van energie nodig zijn, maken dat we in afstemming met het bestuur plannen maken voor de benodigde aanpassingen in het gebouw. Momenteel is hier nog geen budget voor gereserveerd.
Voorbereidingen op de Omgevingswet De inwerkingtreding van de Omgevingswet is voorzien op 1 januari 2023. De Omgevingswet betekent een algehele stelselherziening voor de wet- en regelgeving die gaat over de kwaliteit van de fysieke leefomgeving. De herziening heeft een grote impact op de manier van werken, de cultuur, het juridisch en technisch instrumentarium en grote gevolgen voor de bevoegde gezagen en organisaties die bij de wet betrokken zijn. De wet beoogt het vergroten van de inzichtelijkheid en het gebruikersgemak, het versnellen van de besluitvorming, meer lokale afwegingsruimte en een samenhangende benadering. De invoering van de Omgevingswet is de start van een transitieperiode die zeker duurt tot 1 januari 2029. In de jaren tussen de invoering van de Omgevingswet en 2029 zullen regelmatig wijzigingen in de toetsingskaders plaatsvinden die alsdan geïmplementeerd dienen te worden. Dat betekent ook in die periode dat we regelmatig processen en bedrijfsvoering moeten aanpassen, inclusief ondersteunende systemen, ICT en de daar bijbehorende training & opleiding. Daarnaast zet de ODG stevig in op de samenwerking binnen de regio. Met elkaar zullen we moeten gaan leren hoe de wet in de praktijk werkt en welke effecten dit heeft, zowel ten aanzien van kosten als werkprocessen. In 2021 is door de ODG in totaal ruim 5600 uur besteed aan de bovenstaande werkzaamheden.
Omgezet is dit een bedrag van €392.000 aan uren (bij een uurtarief van €70). De investering in de voorbereidingen op de Omgevingswet vragen dus een behoorlijke inzet van onze medewerkers.
Datagestuurd werken In het najaar van 2021 is het project datagestuurd werken gestart. De gegevens vanuit zowel interne als externe bronnen vormt voor de ODG een bron van informatie voor de uitvoering van het werk. De afgelopen jaren is geïnvesteerd in een eenduidige manier van werken door middel van eenduidige werkprocessen en het registreren van data. Inzicht in zowel de staat van de leefomgeving en het effect van het werk van de ODG hierop, als de staat van de interne bedrijfsvoering, kan ons helpen om in de toekomst nog efficiënter en effectiever te werken.
Zelfstandige verantwoording van rechtmatigheid Vanaf 2022 zullen ook omgevingsdiensten de rechtmatigheid zelf moeten verantwoorden. Dit was eerst gepland voor 2021 maar is uitgesteld naar 2022. De ODG heeft hier al wel zijn voorbereidingen voor getroffen.
CAO
10
Ten tijde van het opmaken van de najaarsnota is er een principeakkoord bereikt door de VNG, de WSGO en de bonden op 3 november 2021. De nieuwe CAO zal lopen van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2022. Belangrijkste afspraken zijn 1,5% per 1 december 2021, 2,4% per 1 april 2022 en een eenmalige uitkering van € 1.200 (naar rato van dienstverband). Deze wijzigingen zijn reeds verwerkt in de jaarrekening en leiden niet tot aanvullende kosten, aangezien er in de begroting al met voldoende stijging rekening was gehouden. 3.2.3
Verwachtingen productie 2022
In de najaarsnota heeft u kunnen lezen dat onze verwachting was dat 2022 een lastig jaar zal worden voor de ODG. Naast de vele aankomende veranderingen op het gebied van wet- en regelgeving, ontwikkelingen in de werkprocessen en -systemen hebben we ook te maken met de aanhoudende schaarste op de arbeidsmarkt en de hierdoor benodigde campagnes en (interne) opleiding van personeel. We zullen ook in 2022 ons best doen om zoveel als mogelijk (op een verantwoorde manier) ons in te zetten voor de leefomgeving in onze regio. Momenteel informeren we onze opdrachtgevers op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau over de stappen die we zetten 3.3
Programma 2: Brzo-taken
3.3.1
Inleiding
Het programma Brzo Noord heeft betrekking op de uitvoering van de VTH-taken voor zogenaamde Brzo en RIE-4 inrichtingen in Noord-Nederland. De Brzo en RIE-4 bedrijven heten samen ook wel de majeure risicobedrijven. Brzo-bedrijven werken met grote hoeveelheden gevaarlijke stoffen of hebben deze stoffen in opslag, daarom vallen zij onder het Besluit risico’s zware ongevallen (Brzo). RIE-4 bedrijven zijn complexe chemiebedrijven, die werken met milieuverontreinigende stoffen. Daarom vallen zij onder categorie 4 van de Richtlijn Industriële Emissies. Een bedrijf kan tegelijkertijd onder zowel de categorie RIE-4 als Brzo vallen. De ODG voert in opdracht van de drie noordelijke provincies de VTH taken uit met als doel om zware ongevallen bij en milieuschade door de majeure risicobedrijven te voorkomen.
3.3.2
Ontwikkelingen
De bevoegde gezagen hebben in februari 2022 een uitgebreide jaarrapportage met betrekking tot de productie ontvangen. In deze rapportage is voor Brzo Noord en de
afzonderlijke opdrachtgevers
aangegeven wat de productie in 2021 was. De coronamaatregelen hebben ook effect gehad op het werk voor de Brzo/RIE4-inrichtingen. Ondanks dit gegeven zijn de geplande inspecties uitgevoerd. De vergunningverlening en advisering zijn in deze periode zoveel mogelijk op de gebruikelijke manier voortgezet. Overleg vond veelal digitaal plaats. De werkvoorraad bij vergunningverlening is groot. In 2021 zijn meerdere vooroverleggen voor nieuwe initiatieven op het gebied van duurzame energie gestart. Dit naast de al lopende vooroverleggen en de procedures bij de al aanwezige Brzo/RIE4- bedrijven. In de eerste maanden is een succesvolle inhaalslag gemaakt met het uitvoeren van actualisatietoetsen. De resultaten daarvan zijn verwerkt in de meerjarenplanning actualisatie. Als vervolg op de toetsen zijn diverse vergunningen geactualiseerd.
11
De inspecties zijn digitaal voorbereid en waar dit mogelijk was fysiek uitgevoerd, namelijk in die situaties waar de bedrijven ons konden ontvangen en met in acht name van de veiligheidsmaatregelen in relatie tot corona. Opvallend is dat het aantal Brzo/RIE4-bedrijven in Noord-Nederland in de afgelopen jaren is toegenomen. Dit leidt tot extra werk voor de vergunningverleners, adviseurs en toezichthouders. De formatie wordt zoveel mogelijk afgestemd op het werkaanbod. Daarnaast wordt gewerkt met inhuur en uitbesteding. Het werk voor de Brzo/RIE4-bedrijven stelt specifieke eisen aan het personeel. Gebleken is dat gekwalificeerde vergunningverleners en toezichthouders zeer lastig in de markt te vinden zijn. In de rapportages aan de provincies wordt dieper ingegaan op de productie en de ontwikkelingen.
12
DEEL 2: VERPLICHTE PARAGRAFEN BBV
4. Paragrafen In het Besluit Begroting Verantwoording (BBV) zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Deze paragrafen gaan over: •
Lokale heffingen;
•
Weerstandsvermogen en risicobeheersing;
•
Onderhoud kapitaalgoederen;
•
Financiering;
•
Bedrijfsvoering;
•
Verbonden partijen, en
•
Grondbeleid
De paragrafen: lokale heffingen, grondbeleid en verbonden partijen zijn voor de ODG niet relevant en zijn daarom niet opgenomen.
4.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
4.1.1
Weerstandscapaciteit
De omvang en beschikbaarheid van reserves bepalen mede de mogelijkheden om tegenvallers op te vangen. Uitgangspunt van het beleid voor de omvang van weerstandsvermogen is dat de weerstandscapaciteit tenminste voldoende moet zijn om de gekwantificeerde risico's op te vangen. Daarnaast bevelen we aan om te streven naar een hogere weerstandscapaciteit in verband met de subjectiviteit van de inschatting, het feit dat wellicht niet alle risico's in beeld zijn en dat een aantal risico's een structureel karakter heeft. In de “Gemeenschappelijke Regeling” en de “Nota reserves en voorzieningen” is bepaald dat het weerstandsvermogen bestaat uit de algemene reserve en de post onvoorzien. De algemene reserve mag maximaal 5% van de jaaromzet bedragen. Voor het jaar 2021 is dit afgerond € 996.000. De algemene reserve is op 31 december 2021 € 642.000 (na aftrek negatief resultaat) en blijft hiermee binnen de afgesproken bandbreedte. Het weerstandsvermogen bedraagt in totaal €742.000 (€ 642.000
algemene reserve plus € 100.000 onvoorzien). 4.1.2
Risico’s
Voor het beoordelen van het weerstandsvermogen is inzicht nodig in de omvang en de achtergronden van de risico's en in de aanwezige weerstandscapaciteit. Anders gezegd: het weerstandsvermogen geeft inzicht in de weerstandscapaciteit in relatie tot de risico's. Het BBV definieert dit als volgt: De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen en mogelijkheden, die de ODG heeft, om financiële tegenvallers te dekken. De risico's relevant voor het weerstandsvermogen zijn risico's die niet op een andere manier te ondervangen zijn. Reguliere risico's - risico's die zich regelmatig voordoen en die veelal vrij goed meetbaar zijn - maken geen deel uit van de risico's in de paragraaf weerstandsvermogen. In de eerste tabel staan de risico's zoals deze begroot zijn voor 2021, in de tweede tabel staan de risico's zoals deze zich in 2021 hebben voorgedaan. Vervolgens worden de risico's beschreven zoals deze zich hebben voorgedaan in 2021.
13
Ris ico- analys e 1. Aanbesteding LOS + Implementatie 2. Arbeidsmarkt 3. CAO- akkoord 4. Wet kwaliteitsborging voor het bouwen Totaal Weerstandsvermogen Dek k ings graad
Bedrag € 600.000 € 200.000 € 150.000 € 200.000
Kans
Realis atie Ris ico- analys e 2021 1. Aanbesteding LOS + Implementatie 2. Arbeidsmarkt 3. CAO- akkoord 4. Wet kwaliteitsborging voor het bouwen Totaal Weerstandsvermogen Dek k ings graad
Bedrag € 600.000 € 200.000 € 150.000 € 200.000
realis atie 0% 100% 0% 100%
1.
50% 50% 75% 25%
€ € € € € €
€ € € € € €
Bedrag 300.000 100.000 112.500 50.000 562.500 742.000 132% Bedrag 200.000 200.000 400.000 742.000 186%
Aanbesteding LOS + Implementatie
Dit risico heeft zich in 2021 voorgedaan. Het contract voor het zaaksysteem LOS eindigt in 2023. Een nieuwe aanbesteding leidt tot substantiële voorbereiding- en implementatiekosten, waarvoor de ODG in 2021 geen middelen in de begroting had. In 2021 is met fase 1 begonnen. Hiervoor is een projectleider aangetrokken. Met het Algemeen Bestuur zijn in 2021 afspraken gemaakt, waardoor het risico is afgedekt. In de vergadering van 8 oktober 2021 is afgesproken om in 2022, naast de reeds voor IT bestemde € 200.000,
de reserve met nogmaals € 200.000 te belasten ten behoeve van de aanbesteding. De overige kosten zullen worden gedekt middels een ophoging van de deelnemersbijdrage. Met de afzonderlijke deelnemers zijn afspraken gemaakt over de gewenste betaaltermijnen van deze kosten. Een gedeelte van de deelnemers wenst de bijdrage ineens te voldoen, terwijl het andere deel in
termijnen wenst te betalen en dus gedurende een aantal jaren sprake zal zijn van een ophoging van de deelnemersbijdrage. In 2021 is in totaal €123.811 besteed aan de voorbereidingen van de aanbesteding. Dit betreft de kosten van de projectleider. Deze kosten zijn in 2021 geactiveerd en worden in 2022 en de hierop volgende jaren vanuit de bovenstaande regelingen bekostigd.
2.
Arbeidsmarkt
Dit risico heeft zich in 2021 voorgedaan. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt was het noodzakelijk (duurder) extern personeel in te huren. Er is landelijk een arbeidsmarktprobleem en dat merken wij ook. De benodigde specialisten op ons vakgebied kunnen we bijna niet krijgen in loondienst en dus huren we in. De dure inhuur zorgt voor een overschrijding van de budgetten en uitputting van de reserves die we ook extra ingezet hebben. Zoals eerder aangegeven moeten we als dienst anticiperen op deze problematiek. Dat doen we o.a. door een gezamenlijke arbeidsmarktaanpak met de RUD en Fumo. Eveneens hebben we in 2021 een wervingscampagne opgestart om personeel aan ons te binden. Dit heeft € 60.000 gekost.
14
3.
CAO-akkoord
Dit risico heeft zich in 2021 niet voorgedaan. De afgesproken loonstijgingen vielen binnen de vooraf in de begroting opgenomen bedragen.
4.
Wet Kwaliteitsborging voor het bouwen
Dit risico heeft zich in 2021 voorgedaan. Om de aanhoudend hoge vraag op het gebied van bouw bij te kunnen houden was het noodzakelijk om externe medewerkers in te huren. Deze wet, die al een paar keer qua invoering opgeschoven is want hij is gelinkt aan de Omgevingswet die ook steeds uitgesteld wordt qua invoering datum, heeft tot gevolg dat we minder mensen nodig hebben in ons team Bouw. De planning nu is dat begin 2023 deze wet wordt ingevoerd. Aangezien wij eigen risicodrager zijn voor de WW is besloten toen deze wet opdook om het aantal eigen mensen bij team Bouw te beperken om zo het WW-risico te beperken. De werkzaamheden team bouw worden daarom ook gedaan door (dure) inhuur (ZZP'ers, bedrijven) die we zonder WW-risico kunnen afstoten zodra de wet van kracht is. Het verschuiven van de invoeringsdatum heeft tot gevolg dat wij steeds de inhuur moeten blijven inzetten i.p.v. eigen mensen werven, waar we een WW-risico voor zouden lopen. Met de bevoegde gezagen is e.e.a. besproken en die zijn akkoord met onze koers om de dure inhuur aan te houden ter voorkoming van WW-verplichtingen. 4.1.3
Financiële kengetallen
Kengetallen geven de verhouding weer tussen onderdelen van begroting en/of balans en helpen bij de beoordeling van onze financiële positie. Deze kengetallen geven inzicht in hoeveel (financiële) ruimte wij hebben om structurele en incidentele lasten te dekken. De verplicht op te nemen kengetallen in de jaarrekening zijn aangegeven in artikel 11 van het BBV en in onderstaande tabel berekend en toegelicht.
Ke nge ta lle n
R e a lisa tie 2 0 2 0 R e a lisa tie 2 0 2 0
Netto schuldenquote Netto schuldenquote(gecorrigeerd) Solvabititeitsratio
40,25% 40,25% 15,28%
Grondexploitatie
Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit
39,25% 39,25% 36,51%
Nvt
Nvt
-4,98%
-0,47%
Nvt
Nvt
Netto schuldquote (gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen) De netto schuldquote geeft de verhouding van de schuldenlast van de ODG ten opzichte van de jaarlijkse baten weer. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Zie regeling kengetallen, alinea 2 nota van toelichting. Om inzicht te verkrijgen in hoeverre sprake is van doorlenen, wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven. Aangezien de ODG geen leningen heeft verstrekt, is de netto schuldquote gelijk aan voor leningen gecorrigeerde netto schuldquote.
15
Ne tto schuld q uote Vaste schulden Netto vlottende schuld Overlopende passiva Financiële activa excl. verstrekte leningen Uitzettingen < 1 jaar Liquide middelen Overlopende activa Saldo Totale baten (exclusief mutatie reserves)
€ € € €
R e a lisa tie 2021 3.740.000 152.000 -
€ 3.854.000 € € 274.000 € 8.020.000 € 19.925.000
Saldo / totale baten
€ € € € € € € € €
40,25%
R e a lisa tie 2020 94.000 2.853.000 4.095.000 148.000 7.190.000 18.317.000 39,25%
Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de ODG in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Onder het eigen vermogen verstaan we de algemene reserve en de overige bestemmingsreserves en het resultaat uit het overzicht baten en lasten. Een solvabiliteit tussen 25% en 40% is goed. De solvabiliteit van de ODG voldoet hier niet meer aan. Dit brengt echter geen risico met zich mee daar de ODG een gemeenschappelijke regeling is. Solva b ilite itsra tio Eigen vermogen Balanstotaal
€ €
R e a lisa tie
R e a lisa tie
2021
2020
702.000 4.594.000
Solvabiliteitsratio
€ €
15,28%
1.695.000 4.642.000 36,51%
Structurele exploitatieruimte Voor de structurele exploitatieruimte geldt dat structureel evenwicht een voorwaarde is voor het toepassen van repressief toezicht. Dit betekent dat structurele lasten inclusief structurele toevoegingen aan bestemmingsreserves maximaal gelijk mogen zijn aan de structurele baten inclusief onttrekkingen aan bestemmingsreserves. Het saldo van structurele baten en lasten wordt nominaal weergegeven en als percentage van de totale baten. Structure le e xp loita tie ruimte
R e a lisa tie
R e a lisa tie
2021 Totale structurele lasten Totale structurele baten Totale structurele toevoegingen reserves Totale structurele onttrekkingen reserves Gerealiseerde totaalsaldo baten
€ 20.918.000 € 19.925.000
€ € € 19.925.000
Structurele exploitatieruimte
-4,98%
2020 € €
€ € €
18.403.000 18.317.000 18.317.000 -0,47%
Aangezien de ODG geen grondexploitatie kent en geen eigen heffingen heeft, zijn de kengetallen voor grondexploitatie en belastingcapaciteit niet opgenomen.
16
4.2
Financiering
Volgens de wet FIDO (Wet Financiering Decentrale Overheden) is iedere gemeenschappelijke regeling verplicht om een financieringsparagraaf in haar begroting en jaarrekening op te nemen. Daarin worden de
ontwikkelingen
aangegeven
met betrekking
tot
treasury,
geldleningen,
kasgeldlimiet en
renterisiconorm.
4.2.1
Treasurybeleid
De treasuryfunctie van de ODG dient tot: •
Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;
•
Het beschermen van vermogens- en renteresultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s;
•
Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;
•
Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet FIDO respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit statuut.
Het treasurybeleid is nader uitgewerkt in het treasurystatuut.
4.2.2
Geldleningen
Aangezien de provincie Groningen het betalingsverkeer en financiering voor de ODG regelt, maakt de ODG voor de schommelingen in de liquiditeitspositie gebruik van de financiële middelen van de provincie Groningen. De hiervoor aan de provincie te betalen vergoeding op de rekening-courant verhouding is lager dan de geldende marktrente.
4.2.3
Kasgeldlimiet
Het kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de Wet FIDO bedraagt de kasgeldlimiet van gemeenschappelijke regelingen 8,2% van het begrotingstotaal. De ODG heeft, gelet op het feit dat zijn “bankiert” bij de provincie Groningen, toestemming gekregen tot overschrijding van de kasgeldlimiet. Het verloop van het kasgeldlimiet in 2021 was als volgt:
17
Kasgeldlimiet Omvang begroting
€
kwartaal 1 18.416.000 8,2%
8,2%
€
1 .5 1 0 .0 0 0
€ 1 .5 1 0 .0 0 0
€
1 .5 1 0 .0 0 0
€ €
1. Kasgeldlimiet in % in bedragen
€
kwartaal 2 18.416.000 €
kwartaal 3 18.416.000 €
kwartaal 4 18.416.000
8,2%
8,2% €
1 .5 1 0 .0 0 0
833.000
€
3.897.000
-
€
2. Omvang vlottende schuld opgenomen gelden < 1 jaar
€
826.000
€
schuld in rekening courant
€
2.910.000
€
€
3 .7 3 6 .0 0 0
2.887.000 -
€ 2 .8 8 7 .0 0 0
€
8 3 3 .0 0 0
€
3 .8 9 7 .0 0 0
3. Vlottende middelen €
kasgelden tegoeden in rekening courant
€
-
€
-
€
627.000
€
-
€
906.000
€
-
€
2.301.000
€
661.000
3.463.000
€
979.000
€
1.831.000
€
6 6 1 .0 0 0
€ 4 .0 9 0 .0 0 0
€
1 .8 8 5 .0 0 0
€
4 .1 3 2 .0 0 0
totaal netto vlottende schuld (2-3)
€
3.075.000
€
-1.203.000
€
-1.052.000
€
-235.000
toegestane kasgeldlimiet (1) ruimte
€ €
1.510.000 -1 .5 6 5 .0 0 0
€ 1.510.000 € 2 .7 1 3 .0 0 0
€ €
1.510.000 2 .5 6 2 .0 0 0
€ €
1.510.000 1 .7 4 5 .0 0 0
overige uitstaande gelden < 1 jaar
€
4. Toets kasgeldlimiet
4.2.4
Renterisiconorm
De renterisiconorm schrijft voor hoeveel maximaal geleend mag worden voor een periode langer dan één jaar. De renterisiconorm bedraagt 20% van de vaste schuld (er geldt een drempelbedrag van € 2,5 miljoen). Dat betekent dat in enig jaar 20% van de vaste schuld mag worden vernieuwd. De ODG heeft geen vaste schuld. Stap
Var iabelen Ren ter is ic o ( n o r m )
(1)
Renteherzieningen
Jaar T:
Jaar T+ 1:
Jaar T+ 2:
Jaar T+ 3:
(2)
Aflossingen
( 3)
Ren ter is ic o ( 1+ 2)
0
0
0
0
( 4)
Ren ter is ic o n o r m
3.683.200
3.793.800
3.907.600
4.024.800
(5a)=(4>3)
Ruimte onder renterisiconorm
3.683.200
3.793.800
3.907.600
4.024.800
(5b)=(3>4)
Overschrijding renterisiconorm
Ber eken in g
Ren ter is ic o n o r m
(4a)
Begrotingstotaal jaar T
18.416.000
18.969.000
19.538.000
20.124.000
(4b)
Percentage
20%
20%
20%
20%
Regeling
gemeenschappelijke regeling 3.793.800
3.907.600
4.024.800
(4)=(4ax4b/100) Ren ter is ic o n o r m ( v an alleen jaar T)
4.2.5
3.683.200
Schatkistbankieren
De ODG maakt voor het schatkistbankieren gebruik van de provincie Groningen. 4.3
Bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering wordt beschouwd als de sturing en beheersing van de beleidsprocessen en de ondersteunende processen. Over de beleidsprocessen en de daaruit voortkomende prestaties en maatschappelijke doelen wordt gerapporteerd in de verschillende beleidsprogramma’s. In deze paragraaf geven wij, conform artikel 14 van het BBV, inzicht in de relevante ontwikkelingen van de ondersteunende processen en bedrijfsmiddelen en de rechtmatigheid.
18
4.3.1
Personeel
Personeelsformatie De begrote formatie 2021 bedroeg 197,2 Fte. De gemiddelde bezetting bedroeg circa 176 fte. De (vacature) ruimte is met inhuur gevuld. Zoals eerder aangegeven was het moeilijk om de vacatures in te vullen, wat ook te zien is aan de gemiddelde bezetting. Onze verwachting is dat deze situatie zo blijft in 2022. We investeren door de samenwerking met de RUD en de FUMO aan te gaan, hetgeen in eerdere paragrafen aan de orde komt. In 2021 zijn in totaal 30 medewerkers ingestroomd met een arbeidsovereenkomst bij de ODG. Meer dan de helft betreft medewerkers die (intern) opgeleid moeten worden. Er zijn in totaal 13 medewerkers uitgestroomd en er zijn 4 stagiaires geweest in 2021. Daarnaast zijn er 42 personen binnengekomen met een inhuurcontract.
Verzuim Het ziekteverzuimpercentage over 2021 bedraagt 5,68%. Ten opzichte van 2020 (3,03%) is dit een stijging van 2,65%. De meldingsfrequentie is gestegen van 0,73 in 2020 naar 0,91 in 2021. De stijging van het ziekteverzuim percentage is o.a. te verklaren door de coronapandemie, waardoor er sprake was van ziekte en medewerkers in quarantaine. De inzet voor 2022 is om de uitgezette acties te continueren en in te blijven zetten op het mentaal en fysiek gezond houden van de medewerkers.
CAO De medewerkers van de ODG vallen per 1 januari 2020 onder de CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (CAO SGO-Vng), daarvoor onder de CAR/UWO.
Prestaties In zogenaamde planningsgesprekken maken leidinggevenden met de medewerkers afspraken over de te leveren jaarlijkse prestaties. Deze bijdragen worden vastgelegd in een planningsgesprek. Onder andere op basis hiervan worden beoordelingsgesprekken gevoerd.
Geschillen De Regionale Geschillencommissie Groningen heeft in 2021 geen geschillen behandeld.
Vertrouwenspersoon Aan de tijdsbesteding van de vertrouwenspersonen in 2021 is te zien dat de medewerkers de vertrouwenspersonen goed weten te vinden. In 2021 werd de rol van de vertrouwenspersoon breed ingezet vanwege de bijzondere omstandigheden die de coronapandemie situatie met zich meebracht.
Opleidingsplan en kwaliteitscriteria In de begroting is € 288.660 (2% van de totale begrote loonsom) opgenomen voor opleidingen. De
werkelijke opleidingskosten bedragen € 243.324. Door corona zijn afgelopen jaar een aantal opleidingen geannuleerd dan wel uitgesteld. Bovenstaande betreft echter alleen de ingekochte opleidingen. Zoals eerder benoemd is er een grote noodzaak aan interne opleiding om de krapte op de arbeidsmarkt op te vangen. Daarnaast zijn vele uren besteed aan de voorbereidingen op de Omgevingswet. Dit vraag veel van de capaciteit van onze medewerkers. In 2021 werd - naast de reguliere opleidingen- 13.083 uur besteed aan opleiding en coaching, waar oorspronkelijk met 4.438 uur rekening was gehouden in de begroting.
19
Bedrijfsongevallen Er heeft zich in 2021 geen bedrijfsongeval voorgedaan.
Evaluatie functiegebouw In 2021 heeft er een onderhoudsronde plaatsgevonden, waarbij taken (opnieuw) zijn beschreven. Deze zijn met een indelingsadvies voorgelegd aan de indelingscommissie. De verwachting is dat dit begin 2022 wordt afgerond. 4.3.2
Rechtmatigheid
Controleprotocol Met de controleverordening is de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie geregeld. Deze controle wordt uitgevoerd door de accountants van HZG. De accountant controleert de jaarrekening en moet zich een oordeel vormen over: a.
de vraag of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de lasten en baten en de grootte en samenstelling van het vermogen.
b.
de vraag of de lasten en baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Bij de getrouwheidsvraag gaat het om de vraag of de cijfers kloppen. De rechtmatigheidsvraag is complexer. Het gaat hier om de vraag of de interne en externe wet- en regelgeving is nageleefd. Deze interne en externe wet- en regelgeving is opgenomen in het normenkader. Dit normenkader is een bijlage van het Controleprotocol en dient jaarlijks geactualiseerd te worden. De ODG heeft in 2021 bij het inhuren van extern personeel de aanbestedingsregels zo consequent mogelijk toegepast. In het Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. Voor 2021 zijn de volgende toleranties van toepassing: Fouten:
maximaal 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves €
Onzekerheden maximaal 3% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves €
4.4
209.000 627.000
Onderhoud kapitaalgoederen
De ODG heeft geen eigen gebouw. De huur van het gebouw aan de Lloydsweg is verlengd tot en met 31 augustus 2024 met een verlengingsoptie van nog één jaar. Bij het aangaan van de huurovereenkomst in 2013 is het gebouw deels voor rekening van verhuurder en deels voor rekening van de ODG verbouwd. De kosten van de verbouw die voor rekening van de ODG komen, zijn geactiveerd. Momenteel zijn wij in onderhandeling met de verhuurder voor een verlenging van 10 jaar waarbij het streven is om het gebouw duurzamer te maken.
20
DEEL 3: JAARREKENING 5. Overzicht van baten en lasten 2021 De onderstaande tabel geeft een overzicht van de baten en lasten 2021 op totaalniveau. Daaronder staan de tabellen op programma niveau. Baten en lasten totaal Totaal
Begroting 2021
Begroting 2021 na wijziging
Lasten VTH & Brzo -taken (personeel en materieel) Overhead (personeel en materieel) Projecten Meerwerkopdrachten Toelagen Overige lasten Onvoorzien Totaal
€ € € € € € € €
Baten Bijdrage VTH & Brzo-taken Projecten Meerwerkopdrachten Toelagen Overige baten Totaal
€ -17.424.000 € -406.000 € -313.000 € -128.000 € -8.000 € - 18.280.000
Saldo van lasten en baten Saldo van lasten en baten Totaal
€ €
137.000 € 137.000 €
Reserve mutaties Ontrekkingen aan reserves: Reserve Herijking d.d. 14-12-2018 Reserve Arbeidsvoorwaarden Reserve Opleidingen Reserve DSO Reserve TimeTell/Afas/Inspectieview Reserve projecten ZZS/Eemsdelta Uitkering aandeelnemers Saldo res ervemutaties
€ € € € € € € €
-112.000 -25.000 - 137.000
Saldo na res ervemutaties (verlies )
€
-
€
Voorgestelde reserve mutaties Ontrekking aan reserves: Algemene reserve Saldo voorges telde res ervemutaties
€ €
-
€ €
Res ultaat na voorges telde res ervemutaties
12.410.000 5.251.000 325.000 195.000 128.000 8.000 100.000 18.417.000
€
-
21
€ € € € € € € €
13.719.000 5.575.000 254.000 841.000 128.000 208.000 100.000 20.825.000
€ -18.821.000 € -335.000 € -959.000 € -128.000 € -208.000 € - 20.451.000
Realis atie
€ € € € € € € €
14.093.000 5.782.000 196.000 701.000 146.000 20.918.000
€ -18.710.000 € -196.000 € -701.000 € -146.000 € -172.000 € - 19.925.000
374.000 € 374.000 €
€ € € € € € € €
€ € € € € € € €
-374.000 -207.000 58.000 140.000 -18.000 208.000 100.000 - 93.000
N N V V N V V
N
€ -111.000 € -139.000 € -258.000 € 18.000 € -36.000 € - 526.000
N
993.000 € -619.000 993.000 € - 619.000
N
N N N V N
N
€ € € € € € € €
-132.000 -20.000 -80.000 -50.000 -50.000 -57.000 -330.000 - 719.000
€ € € € € € € €
20.000 -5.000 330.000 345.000
V
-
€
274.000
€ - 274.000
N
-
€ €
274.000 € -274.000 274.000 € - 274.000
N
-112.000 -25.000 -80.000 -50.000 -50.000 -57.000 - 374.000
€
V ers c hil V oordeel/ N adeel
-
€
-
€
-
V N
V
N
Baten en lasten per programma Programma VTH ODG (exc l. Brzo)
Begroting 20201
Begroting 2021 na wijziging
Lasten VTH-taken (personeel en materieel incl OH primair proces) Overhead (personeel en materieel) Projecten Meerwerkopdrachten Toelagen Overige lasten Onvoorzien Totaal
€ € € € € € € €
Baten Bijdrage VTH-taken(personeel, materieel en OH) Projecten Meerwerkopdrachten Toelagen Overige baten Totaal
€ -13.360.000 € -251.231 € -313.000 € -128.000 € -8.000 € - 14.060.231
Saldo van lasten en baten Saldo van lasten en baten Totaal
€ €
137.000 € 137.000 €
Reserve mutaties Ontrekkingen aan reserves: Reserve Herijking d.d. 14-12-2018 Reserve Arbeidsvoorwaarden Reserve Opleidingen Reserve DSO Reserve TimeTell/Afas/Inspectieview Reserve projecten ZZS/Eemsdelta Uitkering aan deelnemers Saldo res ervemutaties
€ € € € € € € €
-112.000 -25.000 - 137.000
Saldo na res ervemutaties (verlies )
€
-
€
Voorgestelde reserve mutaties Ontrekking aan reserves: Algemene reserve Saldo voorges telde res ervemutaties
€ €
-
Res ultaat na voorges telde res ervemutaties
€
-
9.453.000 4.101.000 212.231 195.000 128.000 8.000 100.000 14.197.231
22
€ € € € € € € €
10.031.000 4.181.000 212.000 841.000 128.000 208.000 100.000 15.701.000
€ -13.782.000 € -252.000 € -959.000 € -128.000 € -208.000 € - 15.329.000
€ € € € € € € €
Realis atie
€ € € € € € € €
10.328.000 4.291.000 152.000 701.000 146.000 15.618.000
€ -13.454.000 € -152.000 € -701.000 € -146.000 € -172.000 € - 14.625.000
374.000 € 374.000 €
V ers c hil V oordeel/ N adeel
€ € € € € € € €
-297.000 -110.000 60.000 140.000 -18.000 208.000 100.000 85.000
N N V V N V V
V
€ -328.000 € -100.000 € -258.000 € 18.000 € -36.000 € - 704.000
N
993.000 € -619.000 993.000 € - 619.000
V
N N N V N
V
€ € € € € € € €
-132.000 -20.000 -80.000 -50.000 -50.000 -57.000 -330.000 - 719.000
€ € € € € € € €
20.000 -5.000 330.000 345.000
V
-
€
274.000
€ - 274.000
N
€
-
€ €
274.000 € -274.000 274.000 € - 274.000
N
€
-
€
-112.000 -25.000 -80.000 -50.000 -50.000 -57.000 - 374.000
-
€
-
V N
V
N
Programma Brzo Brzo
Begroting 20201
Begroting 2021 na wijziging
Realis atie
V ers c hil V oordeel/ N adeel
Lasten Brzo-taken (personeel en materieel) Overhead (personeel en materieel) Projecten Totaal
€ € € €
2.957.231 € 1.150.000 € 112.769 € 4.220.000 €
3.688.000 € 1.394.000 € 42.000 € 5.124.000 €
3.765.000 € -77.000 1.491.000 € -97.000 44.000 € -2.000 5.300.000 € - 176.000
Baten Bijdrage Brzo-taken Projecten Totaal
€ € €
-4.107.231 € -112.769 € - 4.220.000 €
-5.082.000 € -42.000 € - 5.124.000 €
-5.256.000 € -44.000 € - 5.300.000 €
Saldo van lasten en baten Saldo van lasten en baten Totaal
€ €
-
23
€ €
-
€ €
-
€ €
174.000 2.000 176.000
-
N N N
N
V V
V
6. Toelichting baten en lasten 6.1
Lasten
6.1.1
VTH & Brzo -taken
V TH & Brzo- tak en
Begroting 2021
Lasten VTH & brzo-taken (personeel en materieel) Totaal
€ €
Begroting 2021 na wijziging
12.410.000 € 12.410.000 €
13.719.000 € 13.719.000 €
Realisatie
V erschil V oordeel/ Nadeel
14.093.000 € -374.000 14.093.000 € - 374.000
N
N
De personele en materiële lasten zijn € 374.000 hoger dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door hogere personeelskosten door hoofdzakelijk de inhuur van extern personeel. Omdat het aantrekken van personeel nog steeds lastig is, zijn we genoodzaakt om duur personeel in te huren om het hoge werkaanbod te kunnen verwerken.
6.1.2
Overhead
Overhead
Begroting 2021
Lasten Overhead (personeel en materieel) Totaal
€ €
Begroting 2021 na wijziging
5.251.000 € 5.251.000 €
5.575.000 € 5.575.000 €
Realisatie
V erschil V oordeel/ Nadeel
5.782.000 € -207.000 5.782.000 € - 207.000
N
N
De overheadkosten betreffen de personele kosten van het management en de medewerkers bedrijfsvoering en de organisatiekosten. De personeelskosten overhead en materieel omvatten de uitvoering van projecten en de kosten van de algemene bedrijfsvoering. De werkelijke kosten zijn € 207.000 hoger dan begroot. Het verschil bestaat uit:
Hogere personeelskosten Hogere personeelskosten Hogere materiele kosten Lidmaatschappen Werving & Selectie Kosten Arbo Kosten Corona crisis Kosten Inspectie View Overige diensten van derden Fuwa Overige kosten Lagere materiele kosten Lagere personele kosten lagere afschrijvingen Totaal
€
72.000
N
24.000 66.000 15.000 26.000 22.000 33.000 20.000 5.000
N
-18.000 -58.000 207.000
N N N N N N N V V
V
Melding wet topinkomens Op 1 januari 2013 is de Wet normering topinkomens (WNT) in werking getreden. De WNT is van toepassing op de ODG. Het voor de ODG toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2021 € 209.000. Dit maximum is van toepassing op de directeur en de plaatsvervangend directeur. Voor de leden van het algemeen en dagelijks bestuur bedraagt het WNT-maximum 10% van het bezoldigingsmaximum (€ 20.900) en voor de voorzitter van het algemeen/dagelijks bestuur 15% (€ 31.350).
24
Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. Zowel het Dagelijks Bestuur als het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Groningen wordt gevormd door leden die deze functie vervullen vanuit de rol van lid van een College van Burgemeesters en Wethouders of Gedeputeerde Staten. Voor alle leden van het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Groningen geldt dat de omvang van het dienstverband (in FTE) nihil bedraagt. Bestuursleden ontvangen geen vergoeding voor de werkzaamheden verricht voor de Omgevingsdienst Groningen. Daarnaast is geen sprake van belastbare onkostenvergoedingen en/of uitgekeerde beloningen betaalbaar op termijn. Dit betekent dat de bezoldiging over 2021 voor alle leden van het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Groningen nihil bedraagt. In 2020 zijn geen bezoldigingen of ontslagvergoedingen betaald boven de WNT-maxima. De cijfers ten behoeve van de vermelding naar de wet topinkomens (WNT) zal later nog aan deze rapportage worden toegevoegd. Gegevens 2021 bedragen x € 1
N. Baars
Functiegegevens
5
Directeur-Secretaris
A. Klijn Plaatsvervangend Directeur-Secretaris
01/01 – 31/12
01/01– 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) 7
1,0
1,0
Dienstbetrekking?8
ja
ja
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
114.920
96.976
Beloningen betaalbaar op termijn
18.149
14.914
Subtotaal
133.069
111.890
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum 10
209.000
209.000
0
0
133.069
111.890
Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan 12