05. Jaarrekening 2020 Stichting Ultiem
Tekst van het document
Kindcentrum Sloç:hterveldweg, Slochieren. (De Woldstee, de Wegwijzer VCO-MOG)
Reden
OBS De Woldstee is ontstaan na een fusie van twee scholen van een ander schoolbestuur. De school is in januari 2020 aan Ultiem overgedragen . Samen met de Wegwijzer van VCO-MOG is de school in februari 2020 in het nieuwe kindcentrum Slochterveldweg getrokken .
Activiteiten / Resultaten
De gemeente was bouwheer tijdens de bouw en deze locatie wordt beheerd en geëxploiteerd door VCO-MOG. Ultiem draagt de gebouwafhankelijke component voor de materiële instandhouding over aan VCO-MOG.
Vervolgstappen Er zijn nog een paar garantiezaken in behandeling.
Reden
De Oetkomst in Kolham is per januari 2020 overgedragen naar Ultiem en is ook juridisch eigendom van Ultiem. Deze locatie is qua beheer en exploitatie ook opgenomen in het onderhoud van de eigen Ultiem scholen . Dit nieuwe kindcentrum in combinatie met de kinderopvang wordt nieuw gebouwd.
Activiteiten / Resultaten
De gemeente is bouwheer van deze nieuwbouw, omdat dit in combinatie met een herinrichtingsopgave van de directe omgeving wordt uitgevoerd.
Vervolgstappen De bouw is eind 2020 gestart en wordt medio 2021 opgeleverd.
26 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Reden
De Driespan in Harkstede is een aan Ultiem overgedragen school, die gehuisvest is in MFC de Borgstee . Deze locatie wordt bouwkundig versterkt en er worden onderhouds- en duurzaamheidsmaatregelen uitgevoerd. Ook de nodige functionele aanpassingen voor het onderwijs worden hierbij meegenomen.
Activiteiten /
De onderzoeken voor versterking zijn uitgevoerd en de plannen voor de
Resultaten
noodzakelijk en gewenste aanpassingen zijn in 2020 nader uitgewerkt. De gemeente wordt bouwheer.
Vervolgstappen De aanpassingen worden medio 2021 gestart.
2.4 Financieel beleid 2.4.1
Doelen en resultaten
In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op de doelen die op het beleidsdomein financiën & control zijn gesteld . Om de status van de gestelde doelen aan te geven wordt gewerkt met de volgende kleurcodes: ...,......,. e_ = Doel is behaald
Rood
= Proces loopt nog = Doel wordt of is (nog) niet gehaald .
Reden
Bewaken van de winstgevendheid, de doelmatigheid en de liquiditeit van de stichting aan de hand van vooraf bepaalde kengetallen.
Activiteiten / Resultaten
Net als in 2019 voldeden de kengetallen in 2020 minimaal aan de signaleringswaarden van de inspectie. Dit is echter geen éénmalige actie, maar een jaarlijkse toetsing. Vooraf bij het opstellen van de begroting en achteraf bij de verantwoording in de jaarrekening .
Vervolgstappen Bovenstaande doel sluit aan bij de huidige fase van stichting Ultiem. In schooljaar 2021-2022 willen we in kaart gaan brengen welke risico 's Stichting Ultiem bedreigen en welke financiële buffers er als dekking voor deze risico's nodig worden geacht.
27 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Doel
Op- en vaststellen van actueel in- en aankoopbeleid voor Ultiem.
Reden
In de vergadering van de raad van toezicht van 14 december 2020 is het in- en aankoopbeleid goedgekeurd . In de periode van integraal onderwijs, kon het onderwijs gebruik maken van de inkooporganisatie van de gemeente Hoogezand-Sappemeer. Na de verzelfstandiging op 1 januari 2018 verviel deze voorziening en was de stichting zelf verantwoordelijk voor haar inkoop.
Activiteiten / Resultaten
Om de kwaliteit en deskundigheid van de inkoop te kunnen borgen is een contract afgesloten met een inkoopadviesbureau. Dit bureau ondersteunt en ondersteunde Stichting Ultiem enerzijds met de vele aanbestedingen die de nieuwe stichting uitvoerde . Anderzijds heeft het inkoopadviesbureau Stichting Ultiem ondersteund bij het opstellen van het inkoopbeleid. In de periode tot aan de vaststelling van het in- en aankoopbeleid zijn de beginselen uit het uiteindelijke aanbestedingsbeleid al gevolgd .
Vervolgstappen In de beleidsgroep Financiën en Huisvesting zal in 2021 nader aandacht besteed worden aan de borging van de contracten.
2.4.2
Opstellen begroting
Om het begrotingsproces efficiënter te laten verlopen en te automatiseren heeft Ultiem de begrotingsmodule Capisci aangeschaft. Dit is een cloudbased applicatie om de meerjarenbegroting in te kunnen maken . In de begroting komen onze beleidsrijke keuzes en ontwikkelingen tot uiting . Dit is het geval op alle beleidsdomeinen. 2.4.3
Toekomstige ontwikkelingen
Op dit moment is het nog prematuur om over toekomstige ontwikkelingen iets op te nemen, ondanks dat hier wel gedachten over zijn. Zodra deze ontwikkelingen meer vastomlijnd zijn, zullen we hier over rapporteren. 2.4.4
Treasury
Het ligt voor de hand dat een onderwijsstichting reserves opbouwt ter dekking van risico 's en voor de uitvoering van het beleid . Het past in de eigen verantwoordelijkheid om de beschikbare middelen risicomijdend aan te houden of eventueel te beleggen. Dit is opgenomen in het treasurystatuut van de stichting. De doelstelling voor de treasuryfunctie bij Stichting Ultiem is, dat deze de financiële continuïteit van de organisatie waarborgt. Dit wordt in de volgende doelstellingen en voorwaarden g esplitst: • • • • •
Liquiditeit op korte en lange termijn (beschikbaarheid) Lage financieringskosten (kostenminimalisatie) Liquideerbare en risicomijdende beleggingen (risicominimalisatie) Kosteneffectief betalingsverkeer Maximalisatie spaar- en beleggingsboten
28 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Met ingang van l mei 2020 heeft de Rabobank haar rentetarieven aangepast. Bij alle bankrekeningen die bij de bank worden aangehouden wordt over bedragen boven de l miljoen euro, -0,5% rente geheven, wat betekent dat er over dit bedrag rente aan de bank betaald moet worden in plaats dat er rente wordt ontvangen . Bij de meeste andere banken wordt er ook negatieve rente berekend aan klanten bij tegoeden boven een bepaald bedrag. Banken zien zich genoodzaakt negatieve rente te berekenen, omdat de banken ook rente moeten betalen over het geld dat ze bij het ECB als tegoed hebben staan .
Als gevolg van het beleid van de ECB, dat er op gericht is om de economie te stimuleren, wordt de rente laag gehouden . De redenatie hierbij is : bij een lage rente is het aantrekkelijker om geld uit te geven of te investeren en dat geeft de economie een duwtje in de rug. Door de overtollige middelen te verdelen over de beschikbare bankrekeningen is bereikt dat Ultiem in 2020 geen negatieve rente hoefde te betalen . Per l januari 2021 is het bedrag waarboven negatieve rente moet worden betaald verlaagd naar €250.000. Hierdoor ontkomt Stichting Ultiem niet aan het afdragen van rente. Hier is in de begroting rekening mee gehouden. Overzicht bankrekening Stichting Ultiem:
Dagelijks opvraagbaar:
Stand per 31-12-2019
Stand per 31-12-2020
Rabobank zakelijke rekening Rabobank zakelijke rekening Rabobank bedrijfsspaarrekening Rabobank Doelreserveren Schoolbankrekeninqen Totaal liquide middelen
€ 2.040.831 € 3.678 € 0 € l.000.000 € 4.777 € 3.045.607
€ 1.376.810 € 50.078 € l.000.000 € l.000.061 € 2.187 €3.429.136
In 2020 heeft stichting Ultiem haar tegoeden kunnen spreiden over haar vier verschillende bankrekeningen, waardoor er geen negatieve rente betaald is. Per l januari 2021 is het bedrag waarboven negatieve rente wordt geheven, verlaagd naar €250.000. Eind april 2021 is schatkistbankieren aangevraagd bij het Ministerie van Financiën . Op 31 mei 2021 wordt gestart met telebankieren bij de Nederlandse staat. Vanaf dat moment is geen negatieve rente verschuldigd. 2.4.5
Coronacrisis
De impact van de coronacrisis is in alle opzichten merkbaar binnen de organisatie van de gehele stichting. Continu is de focus gericht gebleven op het veilig en verantwoord kunnen blijven invullen van het primaire onderwijs proces, bij voorkeur in de school, maar ook een lange periode met onderwijs op afstand. Tijdens de eerste periode van sluiten van de scholen, werd er nog veelal fysiek onderwijs meegegeven naar huis. Tijdens de tweede periode van lockdown konden veel scholen overgaan op het beschikbaar stellen van devices, zodat thuisonderwijs digitaal gevolgd en gemaakt kon worden . Er is sprake van een constante afstemming met de schooldirecteuren
29 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
over de te kiezen werkwijze. En dat geldt ook voor het aanbod van voor-, tussen- en naschoolse opvang. De coronacrisis heeft een enorme impact op de leerkrachten en onderwijsondersteuners. Naast het feit, dat zij het liefst alle kinderen op school wilden blijven zien, zijn zorgen over de eigen gezondheidsrisico 's ook van invloed op de mogelijkheid om onderwijs te kunnen blijven verzorgen. Continu aanpassingsvermogen en flexibiliteit tonen, heeft veel van ieders veerkracht gevraagd . En dat was ook zeker van toepassing op ouders en verzorgers, die als educatief partners langdurig het onderwijs op afstand hebben begeleid. We zijn ouders en verzorgers in deze veel dank verschuldigd voor hun aanhoudende inzet om thuis onderwijs
mogelijk te maken. Op één school was er sprake van een besmetting, die als gevolg van bron- en contactonderzoek ertoe leidde, dat de gehele school een week gesloten werd en er overgegaan is op onderwijs op a fstand . Meerdere leerkrachten behoorden tot een risicogroep, waardoor hun werkzaamheden vanuit de thuissituatie gestalte moest krijgen. Bij onderwijs op afstand was dat eenvoudiger in te vullen dan in de periode dat de school fysiek weer open was . Op de scholen is voor persoonlijke en gebouwhygiëne een meer intensief schoonmaakprogramma ingevuld, om de kans op besmettingen zo klein mogelijk te houden. Naast de invloed die de coronacrisis heeft gehad op de stichting heeft het ook geleid tot veel extra uitgaven. Het grootste deel hiervan betrof de extra inzet van schoonmaakpersoneel voor intensieve schoonmaak op de scholen, zoals aangegeven in het protocol van het RIVM, en de aanschaf van hygiënemiddelen op de scholen . Naast de extra kosten voor schoonmaak, heeft de coronacrisis er ook voor gezorgd dat er vaker leraren vervangen moesten worden . Als gevolg hiervan heeft Ultiem vaker een beroep moeten doen op het vervangingsfonds, waardoor een boetebedrag (malus) aan het vervangingsfonds moest worden betaald, dat hoger is dan verwacht.
In de begroting van 2021 is het hele jaar rekening gehouden met extra schoonmaaklasten, die extra worden onttrokken aan de algemene reserve . In de jaren na 2021 is geen rekening gehouden met extra kosten als gevolg van de coronacrisis . De afgenomen algemene reserve heeft echter wel invloed op de kengetallen en de beschikbare ruimte voor uitgaven en investeringen in de jaren daarna. Met betrekking tot de gevolgen voor de leerontwikkeling hebben alle scholen in maart '21 een extra NCO-rapport ontvangen . Dit rapport vergelijkt de leergroei van de leerlingen voorafgaand aan de coronacrisis met de leergroei van de leerlingen tijdens de coronacrisis in de tweede helft van het schooljaar 2019/2020. Hieruit kunnen we concluderen dat drie scholen onder de voorspelde referentiewaarde blijven voor begrijpend lezen, dat één school iets onder de voorspelde referentiewaarde blijft voor spelling en dat één school onder de verwachte referentiescore blijft voor rekenen. Deze vertraagde ontwikkeling komt overeen met de landelijke trend waar bij begrijpend lezen ook de minste leergroei is geconstateerd. Deze resultaten zien we ook terug in de schoolrapportages waarin we tevens de groei van de 2e helft van 2020 kunnen zien. Ook hier is de vertraagde leergroei zichtbaar.
30 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Momenteel zijn we bezig om door middel van grondige analyses en schoolbezoeken meer gedetailleerd zicht te krijgen op de vertraagde leergroei en op de aanpak die nodig is om dit in te halen. We volgen hierin de stappen van het Nationaal Programma Onderwijs. Tevens is voor alle scholen een aanvraag gedaan voor de subsidie inhaalof ondersteuningsprogramma's onderwijs. Met betrekking tot de sociaal-emotionele ontwikkeling van leerlingen: deze metingen staan altijd in het voorjaar gepland. De effecten van de coronacrisis zijn hiervoor nog niet beschikbaar. 2.4.6
Allocatie van middelen
Uitgangspunten voor allocatie naar de scholen binnen Ultiem Ongeveer 85 procent van de totale baten wordt besteed aan personeel en daaraan gerelateerde zaken . Het overige wordt aan materiële zaken uitgegeven. Personele zaken
In het bestuursformatieplan wordt per schooljaar ten aanzien van de personele baten opgenomen welk deel hiervan voor inzet van formatie aan de scholen wordt toegekend en welk deel bovenschools op het niveau van het bestuur wordt ingezet. Voor deze verdeling zijn bepaalde uitgangspunten zijn de volgende: •
•
uitgangspunten
geformuleerd.
Belangrijkste
Leerkrachten worden bekostigd uit de lumpsum en de gewichtenregeling van de eigen school, na aftrek van de kosten voor directie, het resultaat op stafbureau en het resultaat op bovenschools management. Ook eventuele baten in het kader van fusiegelden en de regeling Bijzondere bekostiging asielzoekers en/of overige vreemdelingenkinderen komen toe aan de school. Personele rijksbijdragen die bovenschools worden ingezet zijn: subsidie personeel en arbeidsmarktbeleid (grotendeels), Subsidie Prestatiebox (grotendeels), samenwerkingsgelden (volledig besteed aan Passend Onderwijs).
Materiële zaken
De materiële baten worden deels bestuurlijk en deels op school ingezet. Van de rijksbijdrage materiële instandhouding wordt de groepsafhankelijke vergoeding gebruikt ter dekking van
de exploitatielasten van de schoolgebouwen. De inzet van deze middelen wordt bovenschools gecoördineerd. Het leerlingafhankelijke deel van materiële instandhouding komt, na afroming van een aantal bedragen, toe aan de scholen. Vooraf wordt het deel "administratie/beheer/bestuur" uit de leerlingafhankelijke component afgeroomd ter dekking van een deel van de kosten van het stafbureau. Daarnaast worden bedragen bovenschools afgeroomd ter dekking van investeringen in ICT en meubilair. Het bedrag dat overblijft kunnen de scholen besteden o.a. aan leermiddelen, abonnementen, ICT verbruik en andere schoolgerelateerde zaken. Besluitvorming
31
Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
De uitgangspunten voor de verdeling van de personele baten zijn onderdeel van het bestuursformatieplan . In het directeuren- en beleidsoverleg wordt het bestuursformatieplan besproken met de directeuren. Als het bestuursformatieplan gereed is, wordt dit ter instemming aan de GMR voorgelegd . Gedurende de totstandkoming wordt de GMR op de hoogte gehouden . Als de GMR heeft ingestemd, dan wordt het bestuursformatieplan vastgesteld door de bestuurder na goedkeuring door de raad van toezicht. De verdeling van de materiële baten is onderdeel van de jaarbegroting . Hierbij is het deel van de middelen dat aan de scholen toekomt onderdeel van de schoolbegroting. De schoolbegroting wordt met elke schooldirecteur afzonderlijk besproken. De schoolbegrotingen
zijn onderdeel van de jaarbegroting. De jaarbegroting wordt ter advisering aan de GMR voorgelegd. De definitieve jaarbegroting wordt vastgesteld door de bestuurder na goedkeuring door de raad van toezicht. Inzet middelen 2020
Op het niveau van het bestuur zijn de middelen ingezet voor inkoop, administratie, huisvestingsadvies, professionalisering, bedrijfsgezondheidszorg, inhuur extern personeel, werving en selectie. De exploitatielasten worden op de school geboekt, echter de inzet van de middelen wordt bovenschools gecoördineerd. In de brief van het Ministerie van OCW over de maatschappelijke thema's jaarverslaggeving wordt ook gevraagd een opgave te doen van de kosten van het bestuurlijk apparaat. Wat hieronder wordt verstaan wordt in de brief niet toegelicht. De kosten van het stafbureau bestaan uit de personele lasten van de stafmedewerkers en de bestuurder, de inhuur van het administratiekantoor, afschrijvingen en overige instellingslasten . De kosten hiervan in 2020 bedragen €800.000. 2.4.7
Onderwijsachterstandsmiddelen
Achterstandsscore van de scholen Achterstandsscore per school (achterstandsscore van 0) Peildatum: 0 1-10-20 19 Brin
Schoolnaam
Leerlingen bekostigd
1
Score
1
zonder ' drempel
Onderbouw
zonder 1 drempel 1
1
Bovenbouw
Score met
zonder drempel
drempel
Percentage leerlingen
39,86
29 ,93
9,93
262
23,2
12,26
98
8,69
4,34
303
106, 12
40, 18
65,94
0
5%
122
10 1,22
45,25
55,97
16,3
12%
OBS De Ach tbaan
207
861,94
372,58
489,36
717,86
6 1%
13DT
O BS O etkomst
75
130E
OBS Driespan
14LT
OBS Walstroschoo l
15MW
Theo Thijssenschool
12QR
OBS De Woldstee
13TY
0
8%
10,93
0
1%
4,34
0
1%
13XI
OBS Het Rui m tesc hip
259
259
90,84
168, 16
78,72
15%
14DW
OBS Ni co Bulderschool
134
268,25
73,09
195, 16
174,98
29%
14GQ
OBS W.A. Sc ho ltensc hool
78
139,32
65,65
73,67
85,03
26%
15KI
OBS Van Heemskercksc hoo l
228
305 ,38
163,9
141,47
146,68
20%
15RT
OBS 't Heidemeer
220
320, 12
225,87
94,26
166,99
21%
1
. . • De ochterstondsscore van een basisschool 1s onvoldoende betrouwbaar omdat de score 1s gebaseerd op te we1n,g (< = 40/ /eer/1ngen .
32 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Verdeling van de onderwijsachterstandsmiddelen
De middelen voor onderwijsachterstanden (en de lumpsum) komen, na aftrek van de kosten voor de directie, het stafbureau en eventuele overige bovenschoolse kosten, volledig ten goede aan de begunstigde school voor formatieve inzet. Wijze van besluitvorming De wijze van toedeling van de baten aan de scholen is onderdeel van het bestuursformatieplan . Het bestuursformatieplan dient jaarlijks voor l mei te worden vastgesteld met instemming van de (P)GMR .
Inzet OAB-middelen Voor scholen die extra achterstandsmiddelen ontvangen, kan de groepsgrootte iets lager liggen dan het gemiddelde. Bij grotere scholen ligt de groepsgrootte doorgaand wat hoger dan gemiddeld . Ook kiezen sommige scholen voor extra inzet van interne begeleiding . Hier is voor gekozen om alle kinderen gelijke kansen te bieden op maximale ontwikkeling . Sommige kinderen ontwikkelen een leerachterstand door de omgeving waarin ze opgroeien . Door deze kinderen in kleinere klassen te plaatsen en/of de inzet van extra interne begeleiding, krijgen de kinderen meer aandacht. Dit komt ten goede aan hun ontwikkeling .
33 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
2.5 Risico's en risicobeheersing 2.5.1
Intern risicobeheersingssysteem
In 2020 beschikte Stichting Ultiem nog niet over een volledig en goed beschreven intern risicobeheersingssysteem. Het schooljaar 2021 /2022 zal worden gebruikt om een risicobeheersingssysteem te beschrijven en dit te implementeren in de operationele bedrijfsvoering van de scholen. Dit neemt niet weg dat risico's al op veel manieren worden beheerst. De beheersing van interne risico's is nu vooral zo ingericht, dat er sprake is van een organieke functiescheiding, het werken volgens het 4-ogen principe, het middels steekproeven checken van leveringen en het professionaliseren van inkoop. Stichting Ultiem is gaandeweg gegroeid in het maken van beleidsrijke keuzes. Als basis dienden heldere analyses van aanschaf, afschrijvingen, leerlingprognoses in relatie tot het aangaan van formatieve verplichtingen en inzet van externe deskundigheid ten behoeve van huisvestingsvraagstukken (nieuwbouw en versterking), teneinde risico's goed af te kunnen wegen . 2.5.2
Belangrijkste risico's en onzekerheden
Hieronder worden de belangrijkste risico's en onzekerheden voor Ultiem genoemd evenals een toelichting op de reactie op deze risico's en onzekerheden. Overdracht drie scholen van een ander bestuur De onzekerheid bij de overdracht van drie scholen van een ander bestuur aan Stichting Ultiem was de hoeveelheid middelen die vanuit dat bestuur na het opmaken van de jaarrekening zou resteren om als buffer te dienen voor de eventuele risico's die de drie nieuwe scholen
meebrachten. Deze risico's zijn vooraf goed onderzocht door een extern adviesbureau en op basis van de laatste financiële rapportage over 2019 én 2020 van die stichting is een inschatting gemaakt van de resterende reserves . Stichting OPOS is na de overdrachtsdatum van 1 januari 2020 nog bijna het gehele jaar in stand gehouden om de overdracht van de scholen af te kunnen ronden. Door de lange periode van instandhouding hebben eventuele onvoorziene omstandigheden zich al gedurende 2020 voorgedaan en is het risico dat zich nog onverwachte zaken aandienen gering. Lasten die betrekking hadden op alle scholen zijn in 2020 betaald uit de liquiditeitsreserve. Het eigen vermogen dat bij de bestuursoverdracht is meegekomen, wordt door Stichting Ultiem voldoende geacht als buffer voor toekomstige onvoorziene lasten. Corona crisis De coronacrisis heeft zijn oorsprong in 2020. Deze crisis was door niemand voorzien en bracht twee belangrijke risico's met zich mee (zie ook hoofdstuk 2.4.5 Coronacrisis). Enerzijds een financieel risico door extra kosten die niet waren begroot en anderzijds een risico voor de continuïteit van het onderwijs aan de kinderen. Stichting Ultiem heeft op zich voldoende reserves om de extra kosten als gevolg van de coronacrisis te kunnen opvangen, echter deze middelen komen hierdoor niet direct ten goede aan het primaire onderwijsproces.
De kosten zijn telkens in kwartaalrapportages verantwoord.
34 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Enkele medewerkers behoren tot een risicogroep en waren hierdoor niet in staat hun werkzaamheden na de heropening weer vanuit de scholen in te vullen. Vanwege andere registratieafspraken is dit niet terug te vinden in het verzuimpercentage . Met extra subsidie zijn extra onderwijsassistenten onderwijsachterstanden zoveel mogelijk te beperken .
ingezet
om
het
oplopen
van
Oplevering nieuwbouw en versterkte schoolgebouwen volgens Scholenprogramma
De oplevering van de nieuwbouw en de te versterken schoolgebouwen vraagt op een paar locaties meer tijd dan gepland was. Dit betekent dat er soms langer op twee locaties onderwijs gegeven moet worden en er minder efficiënt tot groepsindelingen gekomen kan worden . Financieel gaf dit in 2020 geen extra risico 's, maar het is wel een aandachtspunt voor de periode daarna.
35 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
3 Continuïteitsparagraaf 3.1 Ontwikkelingen in meerjarig perspectief Leerlingen Vorig
Verslag
jaar
-jaar
Aantal leerlingen ') Inclusief de voormalige OPOS scholen .
(T)
----(T -1)
Het aantal leerlingen van Stichting Ultiem laat een licht dalende lijn zien. In het jaar T+4 (hier niet zichtbaar in de tabel) stabiliseert het aantal leerlingen zich. De daling in het aantal leerlingen heeft lagere personele baten tot gevolg . Dit wil stichting Ultiem opvangen door het personeelsbestand hier op aan te passen . Dit is mogelijk door middel van natuurlijk verloop van personeel. Dit is ook opgenomen in de meerjarenbegroting. En zichtbaar in onderstaande tabel ten aanzien van het He-verloop. FTE 1
Aantal FTE
Vorig
Verslag
jaar
-jaar
(T-1)
(T)
T+l
T+2
T+3
Bestuur/ management
8, 15
l l ,27
10,27
10,17
10,17
Onderwijzend personeel
102,55
131,06
133,58
128,38
120,60
Ondersteunend personeel .
15,47
20,47
18,94
18,54
18,54
Totaal
126, 17
162,80
162,79
157,09
149,31
36 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
3.2 Staat van baten en lasten en balans Staat van baten en lasten (bedragen in euro's) Verschil
Verschil
verslagjaar verslagjaar Realisatie
Begroting
Realisatie
Begroting
Begroting
Begroting
t.o.v
t.o.v
2019
2020
2020
2021
2022
2023
begroting
vorig jaar
2.947. 627
14.145.808
13.757.734
13.2 17. 169
13. 114.879
547.960
3.2 - Overige ov erh eidsbij dra gen
92. 205
102.635
112.951
163.956
125. 136
125. 136
10.31 6
20.7 46
3. 5 - Overige baten
464.979
309.575
427.490
189.626
67 .625
67 .625
117.91 5
-37.489
Totaal Baten
11.755.365
14.010.058
14.686.249
14.111.316
13.409.930
13.307.640
676.191
2.930.884
4.1 - Perso nele lasten 4.2 - Afschrijvingen
9.370.26 1 11 .990.535
3.344.057
3. 1 - Rij ksbijdrag en
11. 198 .1 81 13.597.848
12.714.31 8
12.224.253
11 .5 14.423
l l.348.628
723.783
264.794
243.614
285.2 18
325 .041
367.548
338.964
41.604
20 .424
4.3 - Huisv estingslast en
684.009
859 .9 17
875.955
950.568
807.796
785.945
16.038
19 1.946
4.4 - Overi ge inst ellingslast en
724.501
72 1.594
754.808
688 .758
645.332
637 .9 10
33 .214
30. 307
4.5 - Leerm idd elen
265.1 8 1
286.410
330.01 5
280.937
261 .437
261.1 87
43.605
64. 834
46
-1.634
0 12.000 11 1 -12.000
0
500 Il -500
500 Il -500
-500
1.1 80 -1.134
46 775 -729
-92.512
-275 .699 :
-370.241
-187.106
-65.494
-183.187
-721.413
- - ~
.
-
5. 1 - Fina nc iële ba t en
0
5.2 - Finan c iële lasten Totaal financiele baten en lasten Eindtotaal
445.714
Het werkelijke resultaat is in 2020 -/- €27 6.000. In het resultaat van 2020 zitten echter ook éénmalige uitkeringen aan het personeel in het kader van de nieuwe CAO 2019-2020 voor een bedrag van €380.000, waarvan de dekking middels éénmalige subsidies al in 2019 zijn verantwoord . Het "geschoonde" resultaat, waarbij dit effect wordt gecorrigeerd, zou uitkomen op €104.000 positief. Het werkelijke resultaat in 2020 is evenwel -/- €276.000. Het werkelijke resultaat is daarmee € 183.000 negatiever dan begroot. In het verschil zitten grote positieve en negatieve posten die onderling samenhangen . Wat bijvoorbeeld opvalt zijn de sterk hogere rijksbijdragen en personele lasten. Beide zijn voor een groot deel het gevolg van de indexering van de rijksbijdragen en de verwerking van de nie uwe CAO PO 2019/2020. D e ze ware n b eid e n o g nie t in d e b e g ro ting v e rwe rkt. Hie rd oor
vallen zowel de rijksbijdragen als de personele lasten €377 .000 hoger uit dan begroot. Dit heeft echter geen effect op het verschil in resultaat. Ditzelfde geldt voor de subsidies vrijroosteren leraren en de subsidie inhaal- en ondersteuningsprogramma's onderwijs . Hieraan is in 2020 €88.000 uitgegeven . Dit bedrag is ook als bate opgenomen .
37 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
De grootste posten en gebeurtenissen die wel bijdragen aan het verschil van -/- €183.000 worden hieronder verklaard. Bedragen luiden in euro's. BATEN
-/-
56.000
+/+
68.000
Lagere rijksbijdragen doordat er op teldatum l oktober 2019 (inclusief de voormalige OPOS scholen) minder leerlingen waren dan waar in de begroting mee is gerekend . Hogere subsidie onderwijsachterstanden. De bijdrage per eenheid Daarnaast zijn nieuwe achterstandsscore is gestegen. de achterstandsscores per l oktober 2019 hoger dan begroot.
+/+
34.000
+/+
54.000
Hogere baten eerste opvang asielzoekers en overige vreemdelingen . Dit komt mede door de verruiming van deze regeling als gevolg van de corona crisis . Dit betreft bedragen die door de voormalige stichting OPOS zijn ontvangen na de peildatum van de overdrachtsbalans. Deze ontvangsten zijn verdeeld over de drie besturen die begunstigde zijn bij de overdracht.
LASTEN
-/-
380.000
Betreft éénmalige uitkeringen in februari 2020 aan het personeel in het kader van de nieuwe CAO 2019-2020. De baten zijn hiervoor al in 2019 ontvangen en verantwoord.
-/-
72.000
-/-
52.000
Extra kosten als gevolg van de coronacrisis. Dit betreft met name hogere lasten voor schoonmaak . In 2020 is na een aanbestedingstraject het ICT beheer uitbesteed . Alle scholen zijn gemigreerd naar de nieuwe netwerkomgeving. Dit betreft de kosten van deze migratie .
-/-/-
50.000
Hogere premiedifferentiatie (malus) dan begroot .
84.000
Verrekening wachtgelduitkeringen. De voorziening voor wachtgelders per 31 december 2019 bleek in 2020 onvoldoende te zijn . Hierdoor is het meerdere aan uitkeringen rechtstreeks ten laste van de exploitatie geboekt.
+/+
22.000
Het bedrag voor Office licenties was lager dan begroot.
+/+
22.000
+/+
56.000
+/+
22.000
+/+
62.000
+/+
100.000
Het bedrag dat voor diverse kosten in verband met de nieuwbouwprojecten was begroot, is dit jaar lager uitgevallen dan begroot. Vrijval van enkele voorzieningen (jubilea, frictiekosten reorganisatie en vervoerskosten). Lagere kosten BGZ en arbozorg. Dit is het gevolg van een aanpassing in het contract met de arbodienst. Lagere kosten voor externe vervanging die niet declarabel is bij het vervangingsfonds. Er is minder uitgegeven aan nascholing . Dit is bijna volledig toe te schrijven aan de coronacrisis, waardoor veel geplande professionaliseringstrajecten zijn opgeschort.
Halverwege kalenderjaar 2019 is één SBO school overgedragen aan een ander schoolbestuur. In 2020 is Stichting Ultiem uitgebreid met drie scholen die door een ander bestuur aan Stichting
38 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Ultiem zijn overgedragen. Een vergelijking met de cijfers van 2019 is daarom moeilijk te maken, gezien de zeer verschillende uitgangsposities van beide jaren. Ontwikkelingen van invloed op meerjarenbegroting
Een belangrijk doel in het meerjaren ICT-beleidsplan is het creëren van een moderne infrastructuur voor leerlingen en medewerkers van Stichting Ultiem . Om hieraan invulling te geven is besloten om aan elke school een basisuitrusting ICT ter beschikking te stellen. Deze basisuitrusting bestaat uit één leerling device per vier leerlingen en een laptop voor alle medewerkers van de stichting. Als gevolg van de hiermee gepaard gaande extra investeringen, lopen de afschrijvingslasten de eerste jaren op. Naast de extra investeringen in
ICT wordt de komende jaren ook een groot deel van het meubilair vernieuwd . Als logisch moment hiervoor wordt de overgang van scholen naar nieuwbouw gekozen. Er is over 2020 nog steeds sprake van een hoog ziekteverzuim (7,57%), ondanks dat er ten opzichte van 2019 wel een daling zichtbaar is. Dit leidt tot hoge kosten, zoals kosten voor Arbozorg en voor het vervangingsfonds. In juli 2020 is een nieuw Arbo-contract afgesloten. Door gerichte inzet van de bedrijfsarts in combinatie met een verzuimconsulent is de verwachting dat we een betere module in handen hebben om het verzuim verder terug te dringen. Dit zal in eerste instantie met name zichtbaar moeten worden in de malus van het vervangingsfonds voor de premiedifferentiatie en de inzet van personeel op vervanging (zowel intern als extern) . Balans in meerjarig perspectief (bedragen in euro's) Realisatie overdrachts Realisatie
balans
2019
2019
Realisatie Incl. over-
drachtsbalans Realisatie 2019
2020
Begroting
Begroting
Begroting
2021
2022
2023
1
1. 2 - Materiële vast e activa 1.3 - Financiële vaste activa
792.694 19.950
1.5 - Vord eringen
844.184
139.480
932.174
1. 154.540
1.653.6901
1.965.404
0 161.581
19.950 1.005. 765
3.750 1. 110. 657
o!
o
1.759.653
o
844. 184!
844. 184
844.184
1.7 - Liquide middelen
3.045.607
417.145
3.462. 752
3.429.136
1.886.687!
1.387.867
1.528. 124
Totaal Activa
4. 702.436
718.206
5.420.642
5.698.083
4.384.561
4.197.455
4. 131. 961
2.1 - Eigen Vermogen
2.546. 130
570.845
2.2 - Voorzieningen
405. 987
23.172
3.116.975 429.159
2.841.277 341.080
2.526.644 205.987
2.339.538 205.987
2.274.044 205.987
2.4 - Ko rtlopende schu lden
1.750.31 9
124.189
1.874.508
2.515.726
1.651.930,
1.651.930
1.651.930
Totaal Passiva
4 702.436
718 206
5 420.642
5 . 698 083
4 384. 561
4 197 455
4 . 131.961
Op l januari 2020 zijn de zes scholen van stichting OPOS overgedragen aan drie andere schoolbesturen. Aan Stichting Ultiem zijn drie scholen overgedragen . Er is een overdrachtsbalans opgesteld per 31-12-2019. Deze is door een onafhankelijke accountant gecontroleerd en hiervoor is een controleverklaring afgegeven . Ten behoeve van de vergelijkbaarheid tussen 2019 en 2020 zijn in bovenstaande overzicht rechts van de realisatie 2019 twee kolommen toegevoegd, namelijk de overdrachtsbalans van de drie overgedragen scholen per 31-12-2019 en de balans per 31-12-2019 inclusief deze overdrachtsbalans. De materiële vaste activa zijn in 2020 fors toegenomen door extra investeringen in ICT. De financiële vaste activa zijn lager, omdat borg voor chromebooks die werden gehuurd is terugontvangen.
39 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
De voorzieningen zijn lager dan vorig jaar door een onttrekking aan de voorziening wachtgelders en een vrijval van twee andere voorzieningen. De kortlopende schulden zijn fors hoger dan in 2019. Dit komt grotendeels door in 2020 ontvangen subsidie inhaal- en ondersteuningsprogramma 's onderwijs, die als nog te besteden bedrag (€273.000) op de balans is geplaatst. Daarnaast is er in tegenstelling tot 2019 een schuld aan het vervangingsfonds inzake poolafrekening en premiedifferentiatie opgenomen (€225.000). In 2021 en 2022 loopt de post materiële vaste activa op als gevolg van de investeringen in ICT en meubilair uit het investeringsplan . De liquide middelen dalen in deze jaren ook als gevolg van dezelfde investeringen . Na 2022 zijn de grootste investeringen gedaan . De materiële activa dalen dan weer en de liquide middelen lopen weer op.
3.3 Financiële positie Kengetallen
Op basis van het exploitatieresultaat en de balans vanuit de jaarrekening van 2020, zijn de volgende kengetallen berekend . Hierin zijn als vergelijking ook de kengetallen van vorig jaar opgenomen, evenals drie begrotingsjaren . Als benchmark zijn toegevoegd de signaleringswaarden die door de Inspectie van het Onderwijs van OCW worden gehanteerd om risico 's te detecteren . Ultiem
Ultiem
Ultiem
Realisatie Realisatie Begroting
2019 Liquid iteit
2,22
2020
2021
Ultiem Begroting
2022
Ultiem
OCW
Begroting signalerings
2023
1,80
1,65
1,35
1,44
waarde > 0,75
Solvabilitei t l (Excl. voorzieningen )
54,14%
49,86%
57,63%
55,74%
55,04%
-
Solv abiliteit 2 (Incl. voo rzie ning en)
62,78%
55,85%
62,32%
60,64%
60,02%
> 30%
Weerstandsvermogen
15,66%
11,92%
6,35%
2,83%
3,92%
>
5%
Renta bi liteit
3,79%
- 1,88%
-2,62%
-1, 40%
-0, 49%
> -1 0%
Kapita lisatiefactor
40.00%
38,80%
31,07%
31,30%
31,05%
<
60%
De bovenstaande kengetallen zeggen iets over de liquiditeit en vermogenspositie van Stichting Ultiem. Per kengetal wordt hierna een toelichting gegeven. Liquiditeit
De liquiditeit wordt gedefinieerd als de vlottende activa gedeeld door de kortlopende schulden . De liquiditeit geeft aan in hoeverre de stichting in staat is om op korte termijn aan haar verplichtingen te kunnen voldoen. De liquiditeit van Stichting Ultiem is 1,80. Dit is ruim boven de door OCW gehanteerde signaleringswaarde van 0,75 . Stichting Ultiem kan ruimschoots voldoen aan haar kortlopende verplichtingen . Door de keuze voor extra investeringen in ICT en meubilair, daalt de liquiditeit de komende twee jaar. In 2023 stijgt de liquiditeit vervolgens weer.
40 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Solvabiliteit 1
De solvabiliteit geeft aan in hoeverre de organisatie in staat is aan haar lange termijnverplichtingen te voldoen. Het is de graadmeter voor financiële onafhankelijkheid. Solvabiliteit 1 is gedefinieerd als het eigen vermogen (excl. voorzieningen) gedeeld door het totale vermogen. Het kengetal solvabiliteit 1 voor Stichting Ultiem bedraagt 49,86%. Voor dit kengetal hanteert OCW geen signaleringswaarde. Het hierna genoemde kengetal solvabiliteit 2 heeft wel een signaleringswaarde bij OCW . Solvabiliteit 2
De solvabiliteit geeft aan in hoeverre de organisatie in staat is aan haar lange termijnverplichtingen te voldoen. Het is de graadmeter voor financiële onafhankelijkheid. Solvabiliteit 2 is gedefinieerd als het eigen vermogen (incl. voorzieningen) gedeeld door het totale vermogen. Het kengetal voor solvabiliteit 2 bij Stichting Ultiem bedraagt 55,85%. Bij solvabiliteit 2 wordt door het ministerie van OCW een signaleringswaarde gehanteerd van 30%. Stichting Ultiem zit hier ruim boven. Weerstandsvermogen
Het weerstandsvermogen zegt iets over de reservepositie van de stichting en over de mogelijkheden om financiële tegenvallers te kunnen opvangen . Het geeft aan of het bestuur zich een tekort in de exploitatie kan veroorloven in relatie tot de opgebouwde reserves. Weerstandsvermogen is gedefinieerd als eigen vermogen minus MVA gedeeld door de Rijksbijdrage. Bij weerstandsvermogen wordt door het ministerie van OCW een signaleringswaarde gehanteerd van 5%. Stichting Ultiem zit hier met 11,92% boven. In de huidige meerjarenbegroting daalt dit kengetal in 2022 onder de signaleringswaarde. Dit is het directe gevolg van de beleidsrijke investeringen in ICT en meubilair. In 2021 en 2022 wordt een aanzienlijk deel van het eigen vermogen aangewend voor investeringen. Het aandeel van het eigen vermogen dat voor andere doelen kan worden aangewend is in die jaren láger. In de jaren daarna zal de boekwaarde van de activa verder afnemen en stijgt het weerstandsvermogen weer. In 2023 is deze stijging zichtbaar. Rentabiliteit
De rentabiliteit geeft inzage in het bestedingspatroon van de stichting en geeft aan in hoeverre de inkomsten en uitgaven van een instelling elkaar in evenwicht houden. Rentabiliteit is gedefinieerd als totaalresultaat gedeeld door de totaal baten. De rentabiliteit van Stichting Ultiem bedraagt -1,88%. Het weerstandsvermogen van Stichting Ultiem is negatief als gevolg van het negatieve exploitatieresultaat. De waarde is hoger dan de signaleringswaarde van OCW . Deze bedraagt -10% voor één jaar. Kapitalisatiefactor
De Commissie Vermogensbeheer Onderwijsinstellingen 2009 (Commissie Don) baseerde zich op diverse onderzoeken naar vermogens in het primair onderwijs en introduceerde de kapitalisatiefactor als maat voor de rijkdom van besturen. De kapitalisatiefactor meet het verband tussen het kapitaal dat een bestuur gebruikt voor haar activiteiten en de inkomsten van dat bestuur. Het kapitaal dat vastligt in gebouwen en terreinen wordt hierbij buiten beschouwing gelaten. De kapitalisatiefactor wordt gedefinieerd als totaal vermogen minus boekwaarde gebouwen en terreinen gedeeld door de totale baten plus financiële baten. De kapitalisatiefactor van Ultiem is 38,8%. De commissie Don hanteert voor grote besturen (omzet > 8 miljoen) een bovengrens van 60%
41 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Reservepositie Om een indicatie te krijgen van bovenmatig eigen vermogen, hanteert de Inspectie van het Onderwijs vanaf 2020 de "signaleringswaarde voor mogelijk bovenmatig eigen vermogen", dit wordt ook wel het "normatief publiek eigen vermogen" genoemd . Zoals deze naam al aangeeft, betreft het hier publieke eigen vermogen . De Inspectie heeft een formule gemaakt om het overmatige vermogen te berekenen . Het publiek eigen vermogen komt boven de signaleringswaarde uit als het feitelijk eigen vermogen (wat is af te lezen van de balans) hoger is dan het normatief eigen vermogen (vermogen dat een onderwijsinstelling redelijkerwijs nodig heeft om bezittingen te financieren en risico 's op te vangen) . Op basis van deze formule heeft Stichting Ultiem in 2020 een bovenmatige reserve van €950.000 . Dit is een hoog bedrag. Zoals reeds in hoofdstuk 3.2 bij de ontwikkelingen in de meerjarenbegroting is vermeld, zal er de komende jaren aanzienlijk worden geïnvesteerd in ICT en meubilair om een kwaliteitsslag te kunnen maken op de scholen . Hierdoor zal de bovenmatige reserve sterk dalen in de komende jaren . Ook zal Stichting Ultiem haar risico 's en onzekerheden nog verder onderzoeken. Tot die tijd is het niet goed mogelijk om de benodigde omvang van het eigen vermogen aan te geven dat nodig is om als buffer te dienen voor deze risico 's en onzekerheden.
42 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
3.4 Balans Onderstaande overzicht geeft de stand van de reserves weer op 31 december 2020. Daarna worden de verschillende reserves toegelicht .
Reserves 31-12-2020
Algemene reserve
2.659.284
Bestemmingsreserves publiek
Reserve eerste waardering
20.431
Reserve opstart /professionalisering
68.712
Reserve activa l e inrichting
90.662
Totaal bestemmingsreserves publiek
179.805
Bestemmingsreserves privaat
Bestemmingsreserve privaat (schoolfondsen)
2. 188
Totaal bestemmingsreserves privaat
2.188
Totaal reserves
2.841.277
Algemene reserve
De algemene reserve wordt opgebouwd uit resultaatbestemming van overschotten welke ontstaan uit het verschil tussen de toegerekende baten en de werkelijke lasten. In het geval van een tekort wordt dit resultaat ten laste van de algemene reserve gebracht . Bestemmingsreserve eerste waardering
Het bedrag van deze reserve betreft de boekwaarde van de activa die op 1 januari 2006 aanwezig waren. De afschrijvingslasten van deze activa worden ten laste van de bestemmingsreserve eerste waardering gebracht. Bestemmingsreserve opstart/professionalisering
Bij de verzelfstandiging van het openbaar onderwijs is een bedrag gereserveerd voor kosten die worden gemaakt voor inrichting van het nieuwe stafbureau en voor de professionalisering van de stafmedewerkers in de periode na de verzelfstandiging . Kosten die in dit kader worden gemaakt, worden aan deze bestemmingsreserve onttrokken. Bestemmingsreserve activa 1e inrichting
Bij de start van een school wordt door de gemeente eenmalig een bedrag beschikbaar gesteld voor 1e inrichting van klaslokalen met leermiddelen en meubilair. Het bedrag van deze reserve vertegenwoordigt de boekwaarde van activa die voor de 1e inrichting zijn aangeschaft. Afschrijvingslasten van deze activa worden aan deze reserve onttrokken . Bestemmingsreserve privaat Dit betreft het saldo van de bankrekeningen van scholen, waarop ouderbijdragen worden gestort en waarvan activiteiten op school worden betaald.
43 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Voorzieningen 31-12-2020
Personeel
Duurzame inzetbaarheid Wachtgelders Frictiekosten reorganisatie/overdracht SBO De Zwaaikom Jubilea Totaal voorziening personeel Overig Vervoer Albronda
20.471 0 0 120.609 141.080
Personele fricties algemeen
0 200.000
Totaal overige voorzieningen
200.000
Totaal voorzieningen
341.080
Voorziening duurzame inzetbaarheid
Dit betreft een voorziening voor gespaarde uren voor ouderenverlof. De basis van de voorziening is het aantal uren dat medewerkers van 57 jaar en ouder op basis van een plan hebben gespaard. In 2020 heeft een medewerker aangegeven uren te willen sparen in het kader van de duurzame inzetbaarheid. Voorziening Wachtgelders
Dit betreft een voorziening voor uitkeringskosten . Het gaat hierbij om uitkeringen waarover het participatiefonds heeft geoordeeld dat die niet voor rekening van het participatiefonds komen. Deze uitkeringen worden via de bekostiging van DUO verrekend en ten laste van deze voorziening gebracht. Op 31 december 2020 zijn er geen uitkeringskosten te verwachten, die moeten worden opgenomen in deze voorziening. Voorziening frictiekosten reorganisatie/overdracht SBO De Zwaaikom
Dit betreft een voorziening voor frictiekosten, die voortvloeien uit de overdracht van SBO De Zwaaikom van Ultiem naar RENN4 in 2019. Om dit volgens de geldende standaarden te kunnen realiseren, zijn er eerst nog een aantal onderwijskundige verbeteringen gerealiseerd en enkele personele vraagstukken opgelost. In 2020 is voor dit doel nog een laatste bedrag ten laste van deze voorziening gebracht. De voorziening is op 31 december 2020 volledig benut. Voorziening jubilea De voorziening ambtsjubilea dient om de financiële verplichtingen wegens ambtsjubilea inzichtelijk te maken. Voorziening vervoer Albronda De J. Albrondaschool is op l augustus 2017 gesloten. Op basis van de verordening leerlingvervoer van de gemeente Hoogezand-Sappemeer, kunnen de ouders van leerlingen die op 1 juli 2017 stonden ingeschreven aan de J. Albrondaschool aanspraak maken op een vergoeding voor het vervoer naar een andere basisschool. Stichting Ultiem voert deze regeling uit en heeft hiervoor bij de verzelfstandiging een voorziening meegekregen. De gedeclareerde
44 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
reiskosten worden ten laste van deze voorziening gebracht. De reiskostenregeling eindigde op 1 juli 2020. De voorziening is daarom per 31 december 2020 komen te vervallen.
Voorziening personele fricties algemeen Deze voorziening dient als doel om de financiële gevolgen op te vangen van algemene personele vraagstukken, die worden voorzien. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan personele fricties, die ontstaan binnen de gesprekkencyclus in het kader van mobiliteitsbeleid en het vernieuwde functiegebouw.
45 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Bijlage 1 scholen van stichting Ultiem School
Adres
Plaats
Website
12QR
OBS De Woldstee
Slochterveldweg l A
Slochteren
www .obsd~wQlg~t~!2-nl
Brinnr. 1
13DT
OBS De Oetkomst
Hoofdweg 42
Kolham
www.obsoetkomst.nl
13OE
OBS Driespan
Dorpshuisweg 36
Harkstede
www.obsdriesQan.nl
13TY
OBS De Ach tbaan (hoofdloca tie)
Aalbersestraat 2
Hoogezand
www.oQsdeachtbaan.com
l3TY
OBS De Achtbaan (dislocatie)
Multatulistraat 28
Hoogezand
www .obsdeachtQaQn.çom
13XI
OBS Het Ruimteschip
Astronautenlaan 33
Hoogezand
www.hetruimteschiQ.nl
14DW
OBS Nico Bulderschool
Zonneweg 4
Hoogezand
www .nicobulderschool.nl
l4GQ
OBS W.A. Scho ltenschool
Plu vierstraat l l
Foxhol
www .wascholtenschool-foxhol.n l
l 4LT
OBS Walstraschool
Woldweg 124
Kropswolde
www.walstraschool .nl
15KI
OBS Van Heemskerckschool
J. Huitzingstraat 4
Hoogezand
www.vanheemskerckschool.n l
Tijdelijke locatie: Boswijkslaan 2 15MW
OBS Theo Thijssenschool
Boomgaard 37
Hoogezand
www.ttsvosholen .nl
15RT
OBS ' t Heidemeer
A. Bosscherstraat 32
Sappemeer
www .obsheidemeer.nl
46 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Bijlage 2: verslag raad van toezicht Inleiding
De Raad van Toezicht heeft in 2020 gezien en ervaren dat Ultiem op meerdere beleidsterreinen een verdere verdieping maakte, dit met oog voor onderlinge samenhang van de beleidsdomeinen en die van de verschillende scholen met de stichting als geheel. Meer beleidsrijke keuzes werden aan de raad van toezicht gemotiveerd en ter vaststelling voorgelegd. Een belangrijke taak was in 2020 natuurlijk ook _het houden van toezicht. De taken en portefeuilles waren verdeeld over de auditcommissie, remuneratiecommissie e/o commissie P&O en commissie kwaliteit. De bestuurder hield ons goed op de hoogte van de voortgang en bijzonderheden binnen de stichting en haar scholen en we hadden twee keer constructief en informatief overleg met de GMR. Als Raad van Toezicht hebben we in 2020 een zelfevaluatie gehouden onder begeleiding van een externe adviseur. We werden betrokken bij de tweede Ultiembrede professionaliseringsdag, welke als thema het vergroten van didactische vaardigheden had. In 2020 hebben we middels een bezoek kennis gemaakt met de drie scholen, die per januari 2020 aan Ultiem waren overgedragen. Als gevolg van de coronacrisis konden niet meer schoolbezoeken worden afgelegd, maar dat wordt ingevuld, zodra dat weer mogelijk is. We vergaderden zes keer als Raad van Toezicht, dit naast de diverse commissievergaderingen. De samenwerking met de bestuurder was prima.
We zagen de groei van de stichting en de focus, die lag op belangrijke strategische ontwikkelingen . Het zorgvuldige en gedegen proces tot overdracht van drie nieuwe scholen is in deze noemenswaardig, zo ook het proces van het uitvoeren van een externe audit op alle scholen . Er is hard gewerkt aan de verdere opbouw van de organisatie en dat is een ultieme prestatie. Ultiem is in relatief korte tijd een stabiele organisatie geworden die aan 'Samen maken we het verschil' echt invulling geeft. Daar hebben wij als Raad van Toezicht vertrouwen in!
J.J . Bruintjes, Voorzitter
47 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Binnen de raad zijn de volgende commissies ingesteld : a.
Auditcommissie, samengesteld uit de volgende personen : Dhr. R.P.S. van Rijn
voorzitter Auditcommissie, Lid raad van toezicht, portefeuille Financiën
Dhr. J.J. Bruintjes b.
Voorzitter raad van toezicht, portefeuille Bestuur & Overheid
Remuneratiecommissie / Commissie P&O, samengesteld uit de volgende personen: Dhr. J. Smits
voorzitter Remuneratiecommissie, Lid raad van toezicht, portefeuille HRM
Dhr. J.J. Bruintjes c.
Voorzitter raad van toezicht, portefeuille Bestuur & Overheid
Kwaliteitscommissie, samengesteld uit de volgende personen: Dhr. J. Vogel
voorzitter Kwaliteitscommissie, Lid raad van toezicht, portefeuille Onderwijs
Mevr. Y.M .. Turenhout
Lid raad van toezicht, portefeuille Jeugd & Zorg
Rooster van aftreden
In de statuten is vastgelegd dat de benoeming in de raad van toezicht voor de duur van vier jaar is, met de mogelijkheid van één verlenging (maximaal 8 jaar) . Op basis hiervan is een rooster van aftreden opgesteld . Naam
;Functie
Portefeuillehouder
Commissie
]• Datum benoeming
Einde termijn
J.J. Bruintjes
Voorzitter
Bestuur & Overheid
Aud itcommissie Remuneratiecommissie
0 1-01-20 18
0 1-0 1-2022
R.P.S. van Rijn
Lid
Financiën
Auditcommissie
0 1-01 -2018
01 -0 1-2022
J. Smits
Lid
HRM
Remuneratiecommissie
0 1-01-20 18
0 1-0 1-2022
Y.M. Turenhout
Lid
Jeugd e n Zorg
O nderwijs & Kwa lite it
0 1-01-20 18
0 1-01-2022
J. Vogel
Lid
On d erwijs
Onderwijs & Kwaliteit
01 -01-20 18
0 1-0 1-2022
1.
2.
Je
Aan einde van 1e termijn wordt vastgesteld wie beschikbaar is voor een tweede termijn en dan wordt geko men tot afspraken inzake "een goed ro oster van aftreden". Uitgangspunt: Eé n lid treedt af na een zittingsduur van in to taal zes jaar, twee leden na een zittingsduur van zeven jaar en twee leden na een zittingsduur van acht jaar.
48 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
3.
Naast beschikbaarheid, is een afweging op p ortefeuille verdeling en c ontinuïteit van belang.
Basisafspraak: het rooster van aftreden kan worden bijgesteld als praktische ontwikkelingen daartoe aanleiding geven, waarbij de maximale zittingsduur van 8 jaar niet ter discussie staat.
Honorering In de eerste vergadering van de raad van toezicht, op 21 februari 2018, heeft de raad van toezicht zijn honorering vastgesteld . Het uitgangspunt voor de honorering van de leden van de raad van toezicht is de Handreiking Honorering van de VTOI-NVTK (Vereniging Toezichthouders in Onderwijs en Kinderopvang). De bezoldiging van de raad van toezicht wordt niet geïndexeerd. De remuneratiecommissie heeft wel de bevoegdheid om voorstellen te doen aan de raad van toezicht inzake de eventuele bezoldiging van de individuele leden van de raad van toezicht. Vergaderingen van de raad De raad van toezicht kwam in 2020 zes keer bijeen, drie keer fysiek en drie keer digitaal, voor een reguliere vergadering, te weten op 27 januari, 20 april, 8 juni, 14 september, 9 november en op 14 december. De geplande vergadering van 16 maart is geannuleerd. De verplichte schoolsluiting als gevolg van corona startte op de dag waarop deze vergadering was gepland. Gezien alle zaken die geregeld dienden te worden om het onderwijs op afstand doorgang te laten vinden, is deze reguliere vergadering geannuleerd. Gezien de lange periode tussen de vergadering van juni en september heeft de bestuurder de leden van de raad van toezicht in juli uitvoerig schriftelijke geïnformeerd over de stand van zaken op diverse thema's binnen stichting Ultiem.
Binnen de vergaderingen is specifiek aandacht besteed aan de wettelijke toezichtstaken en het algemeen oordeel: a.
Goedkeuring begroting en het jaarverslag . De begroting 2021 is in de verga dering van 14 december 2020 goedgekeurd door de raad van toezicht. Van de meerjarenbegroting is in deze vergadering kennisgenomen. Het jaarverslag van 2019 is in de vergadering van 8 juni 2020 goedgekeurd door de raad van toezicht.
b.
Strategisch beleidsplan 2019-2023 In 2019 is het strategisch beleidsplan 2019-2023 in samenspraak met interne stakeholders opgesteld . Eind 2019 is het plan voorgelegd aan de GMR . De GMR gaf haar instemming in januari 2020. Aansluitend heeft de raad van toezicht haar goedkeuring gegeven, waarna het is vastgesteld door de bestuurder. In de commissies van de raad van toezicht zijn beleidsrijke keuzes met betrekking tot strategische doelen uitgediept. Middels jaarplannen en een evaluatie daarvan worden de raad van toezicht, de d irecteuren en de GMR op de hoogte gehouden van de gerealiseerde en eventueel bijgestelde doelstellingen .
49 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Verder zijn de volgende onderdelen in het kader van algemene toezichthoudende taken aan de orde gesteld: • • • • • • •
Diverse bestuursdocumenten Overdracht voormalige OPOS scholen Externe audits op merendeel van de scholen Lerarenstakingen Subsidie combifunctionaris Voorbereiding jaargesprek bestuurder Nationaal Programma Groningen
•
Jaarrekening en bestuursverslag 2019
• • • • • • • • • • • • • • • • • •
Integrale managementrapportages Bestuursformatieplan 2020/2021 Programma Huisvesting Scholen in relatie tot inzet externe vs. interne HVA('s) Zelfevaluatie Corona-situatie Ultiemdag Nieuwe beleidsmedewerker financiën Investeringsplan ICT en meubilair Inkoop- en aanbestedingsbeleid Functieboek A VG-documenten Tijdelijke schoolsluiting Theo Thijssenschool i.v.m. corona Fusietraject Het Ruimteschip/Nico Bulderschool Begroting 2021 Programma Huisvesting Onderwijs Bijzonderheden met betrekking tot veranderingen in directieposities Aankondiging 4JO voor 2021 Bijzonderheden bestuur/staf/scholen/GMR
Op 17 april en op 14 oktober hebben twee leden van de raad van toezicht de GMR bezocht, dit in het kader van de toezichthoudende taken van de raad van toezicht. Op 24 september is door de raad van toezicht een bezoek gebracht aan OBS Driespan, OBS De Oetkomst en OBS De Woldstee. Op deze dag heeft ook de zelfevaluatie van de raad van toezicht plaatsgevonden onder leiding van adviesbureau Leeuwendaal. De in 2020 geplande schoolbezoeken op de overige scholen zijn in verband met de coronacrisis geannuleerd. Hiervoor zullen zo spoedig mogelijk in 2021 nieuwe data worden gepland. Toezicht op doelmatige besteding van middelen De raad van toezicht heeft op diverse thema 's toegezien op de doelmatigheid van de besteding van de rijksmiddelen en volgt de resultaatontwikkeling nauwlettend. Dit gebeurt middels kwartaalrapportages uitmondend in het jaarverslag. Bij het inhoudelijk bespreken van tal van onderwerpen die tijdens de vergaderingen van de diverse commissies van de raad van toezicht aan bod komen, is de doelmatigheid van de besteding een belangrijk uitgangspunt, maar ook het doen van beleidsrijke keuzes. Voorbeelden van onderwerpen waarbij dit speelt in 2020 is het investeringsplan ICT en meubilair en het ingehouden salaris bij de lerarenstaking wat in afstemming met de GMR ten behoeve van professionalisering werd ingezet.
Ook wordt gekeken naar incidentele subsidies in relatie tot personele inzet. Het
50 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
jaarverslag wordt daarnaast gecontroleerd door de instellingsaccountant, waardoor de doelmatigheid feitelijk op meerdere fronten wordt getoetst. Met betrekking tot het benodigde minimale weerstandsvermogen zijn de gesprekken gestart. Hier zal in 2021 nadere besluitvorming op volgen. Werkgeverschap
De raad van toezicht heeft (mede op basis van de WPO en de code goed bestuur) daarnaast met de bestuurder gesprekken gevoerd vanuit de volgende rollen: 1.
Adviseur a. Klankbord/sparringpartner voor de bestuurder (raad en daad) b. Meedenken/ondersteuning bij de ontwikkeling van beleid
2. Toezichthouder a. Goedkeuren jaarrekening b. Goedkeuren begroting c. Goedkeuren strategisch beleidsplan d. Controleren verloop van processen en beleid e. Controleren kwaliteit van het onderwijs f. Controleren bedrijfsmatige resultaten 3. Werkgever van de bestuurder a. Functioneringsgesprek met de bestuurder b. Vastleggen gemaakte afspraken c. Stimuleren (persoonlijke) ontwikkeling van de bestuurder
Goedkeuring
De raad van toezicht van Stichting Ultiem heeft het jaarverslag 2020 goedgekeurd in de vergadering van 7 juni 2021 .
Dhr. J.J. Bruintjes Voorzitter raad van toezicht
Lid (Auditcommissie)
51 Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Jaarrekening 2020
Stichting Ultiem, Hoogezand 81 GRONDSLAGEN ALGEMEEN De jaarrekening is opgesteld volgens de Regeling Jaarverslaggeving Onderwijs. In deze regeling is bepaald dat de bepalingen van Titel 9 Boek 2 BW en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving Onderwijs (in het bijzonder RJ 660 Onderwijsinstellingen) van toepassing zijn met inachtneming van de daarin aangeduide uitzonderingen. Activa en verplichtingen worden in het algemeen gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs of de actuele waarde. Indien geen specifieke waarderingsgrondslag is vermeld, vindt waardering plaats tegen de verkrijgingsprijs. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verplichtingen en mogelijke verliezen die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Het bestuur heeft zich een oordeel gevormd over de zaken die in het jaarverslag worden besproken en heeft voor de bedragen die in de jaarrekening zijn opgenomen schattingen gemaakt. Indien dit voor het geven van het in art. 2:362 lid 1 BW vereiste inzicht noodzakelijk is, is de aard van deze oordelen en schattingen inclusief de bijbehorende veronderstellingen opgenomen bij de toelichting op de betreffende jaarrekeningpost.
Door afronding op hele euro's kunnen in het verslag kleine verschillen worden geconstateerd. De jaarrekening is opgesteld vanuit de continuïteitsveronderstelling. De inkomsten van Stichting Ultiem bestaan voor 95% uit Rijksbekostiging. Deze bekostiging is gedurende de coronacrisis door de overheid gegarandeerd. De coronacrisis leidt daarom niet tot een ander inzicht ten aanzien van de continuïteit. Overdracht scholen stichting OPOS 1-1-2020 Per 1 januari 2020 heeft Stichting Ultiem de exploitatie van o.b.s de Oetkomst te Kolham, o.b.s de Kinderboom (per 01-01-2020 o.b.s. De Woldstee) te Slochteren en o.b.s. Driespan te Harkstede overgenomen van Stichting OPOS te Slochteren. De overname van activa en passiva leidt tot de volgende mutatie op de beginbalans van Stichting Ultiem: Ultiem OPOS Ultiem 31-12-2019 01-01-2020 01-01-2020 € € €
Ultiem OPOS Ultiem 31-12-2019 01-01-2020 01-01-2020 € € € Passiva
Activa
Eigen venrogen
Materiële vaste activa
Gebouwen en terreinen Meubilair ICT OLP
Financiële vaste activa Overige Vorderingen Debiteuren Ministerie van OCW Overige vorderingen Overlopende activa
Liquide middelen
105.959 336.732 148.702 201.302 792.695
19.950
114.807 460.552 236.983 31.842 844.184 3.045.607 4.702.436
44.741 55.927 38.812 139.480
105.959 381.473 204.629 240.114 932.175
Algemene reserve Bestemmingsreserves
300
20.250
Kortlopende schulden Crediteuren Ministerie van OCW Belastingen en premies sv Schulden terzake van pensioenen Overige kortlopende schulden Overlopende passiva
161.281
114.807 593.268 265.548 31.842 1.005.465
417.145 718.206
3.462.752 5.420.642
132. 716 28.565
Voorzieningen Personeelsvoorzieningen Overige voorzieningen
- 52 -
1.945. 711 600.420 2.546.131
570.845
173.277 232.710 405.987
23.172
570.845
2.516.556 600.420 3.116.976
23.172
196.449 232.710 429.159
460.040 38.547 410.341 122.393 313.016 405.981 1.750.318
59.721 64.468 124.189
460.040 38.547 410.341 122.393 372.737 470.449 1.874.507
4.702.436
718.206
5.420.642
Hofsteenge Zeeman Groep B.V. Voor waarmerkingsdoeleinden behorend bij controleverklaring d.d. 7 juni 2021
Stichting Ultiem, Hoogezand Effect overname OPOS scholen op eigen vermogen: De overname van activa en passiva brengt per saldo een toename van de Algemene reserve per 01-01-2020 van€ 570.845 mee. Effect overname OPOS scholen op resultaat 2020: De overname van de op de OPOS scholen aanwezige materiële vaste activa per 01-01-2020 brengt voor 2020 een toename van de afschrijvingslasten mee. Het effect in 2020 bedraagt€ 47.838. De financiële afwikkeling van vorderingen en schulden van de overgenomen OPOS-scholen in 2020 werd door OPOS verzorgd. Bij afrekening van overgebleven liquide middelen van OPOS in