05.2 Concept jaarstukken 2020
Tekst van het document
Concept jaarstukken 2020
Inhoudsopgave 1.
Toelichting op de jaarstukken ..................................................................................................................... 3 1.1
2.
Inleiding.................................................................................................................................................. 3 Financiële samenvatting .............................................................................................................................. 4
2.1
Rekeningresultaat 2020 .......................................................................................................................... 4
2.2
Resultaatbestemming.............................................................................................................................. 5
2.3
Vennootschapsbelasting voor overheidsondernemingen ......................................................................... 6
DEEL 1 PROGRAMMAVERANTWOORDING................................................................................................................... 7 3. Programmaverantwoording................................................................................................................................... 7 3.1
Leeswijzer ............................................................................................................................................... 7
3.2
Programma 1: VTH-taken ....................................................................................................................... 7
3.3
Programma 2: Brzo-taken ..................................................................................................................... 10
DEEL 2: VERPLICHTE PARAGRAFEN BBV ................................................................................................................... 12 4.
Paragrafen ................................................................................................................................................. 12 4.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................................. 12
4.2
Financiering .......................................................................................................................................... 16
4.3
Bedrijfsvoering ...................................................................................................................................... 18
4.4
Onderhoud kapitaalgoederen ................................................................................................................ 20
DEEL 3: JAARREKENING ........................................................................................................................................... 21 5.
Overzicht van baten en lasten 2020........................................................................................................... 21
6.
Toelichting baten en lasten ....................................................................................................................... 23 6.1 Lasten ........................................................................................................................................................ 23 6.2
Baten .................................................................................................................................................... 28
7.
Balans per 31 december 2020 ................................................................................................................... 29
8.
Waarderingsgrondslagen ........................................................................................................................... 31
9.
Toelichting balans ..................................................................................................................................... 32 9.1
Vaste activa........................................................................................................................................... 32
9.2
Vlottende activa .................................................................................................................................... 32
9.3
Liquide middelen .................................................................................................................................. 33
9.4
Overlopende activa ............................................................................................................................... 33
9.5
Vaste passiva ........................................................................................................................................ 33
10. Datering en opmaak jaarrekening ................................................................................................................... 37 11. Vaststelling Algemeen Bestuur...................................................................................................................... 38 12.
Controleverklaring ..................................................................................................................................... 39
BIJLAGEN ................................................................................................................................................................ 40 BIJLAGE 1 Overzicht van baten en lasten uitgesplitst naar taakvelden ................................................................. 40 BIJLAGE 2: Deelnemersbijdragen ......................................................................................................................... 41 BIJLAGE 3: Overzicht van materiële vaste activa .................................................................................................. 42
2
1.
Toelichting op de jaarstukken
1.1
Inleiding
Het jaar 2020 is voor ons allemaal een bijzonder jaar geweest. We hebben gewerkt onder bijzondere omstandigheden, maar hebben als dienst met de deelnemers geconstateerd dat het goed is gegaan. Onze medewerkers hebben vanuit huis hun werkzaamheden zoveel mogelijk voort kunnen zetten. Waar dit niet mogelijk was vanwege de coronamaatregelen, hebben we op een andere manier ons werk uitgevoerd. Denk hierbij aan het uitvoeren van meer administratieve controles. Mijn dank gaat daarbij uit naar de medewerkers en ook alle betrokken deelnemers en ketenpartners. Gezamenlijk hebben we, in een periode die niet voor iedereen even makkelijk was, de afspraken met onze deelnemers kunnen waarmaken. In 2020 hebben we een mooie bijdrage kunnen leveren aan de veilige en schone leefomgeving in Groningen. We constateren een trend van een grotere en veranderende vraag. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om een uitbreiding van de taken voor majeure risicobedrijven (Brzo) door nieuwe bedrijven, toezicht op de bouw van wind- en zonneparken, de komst van datacenters, de ontwikkeling op het gebied van waterstof en recycling en extra vraag van de provincie door investeringen in de Eemshaven. Daarnaast hebben we ons voorbereid op de komst van de Omgevingswet, het nieuwe financieringsmodel en we hebben de overstap gemaakt op een nieuw tijdschrijf- en personeelssysteem.
Dit alles biedt kansen om het goede te doen in de regio, maar vormt ook uitdagingen in de zin van capaciteit en kennisontwikkeling. We zien dat, gecombineerd met de effecten van de coronapandemie, er een groot beroep op ons wordt gedaan in 2021. We constateren een bescheiden overschot op de jaarrekening 2020. Diverse factoren hebben hier invloed op gehad. Ten eerste de coronapandemie. Gedurende het eerste halfjaar moesten opleidingsinstanties nieuwe methodes ontwikkelen en zijn opleidingen doorgeschoven naar een later moment, veelal naar eind 2020 en 2021. Door het thuiswerken is er minder gebruik gemaakt van het kantoorpand en zijn alle daaraan gerelateerde kosten lager uitgevallen dan begroot. Ten tweede is er een aantal IT gerelateerde zaken, vanwege technische redenen, doorgeschoven naar 2021 waardoor de zowel de materiele kosten als de personele kosten lager zijn uitgevallen. Tot slot is er voor een minder hoog bedrag ingehuurd dan verwacht. Dit heeft name te maken met ziekte en het opnemen van verlof en beschikbaarheid van personeel, waardoor de lasten totaal lager uitgevallen zijn. In deze jaarstukken stellen we voor om een gedeelte van het overschot door te schuiven naar 2021, om uitvoering te kunnen geven aan de zaken die vanwege de coronapandemie zijn blijven liggen en ons op te maken voor de nieuwe ontwikkelingen.
Daarnaast stellen wij voor een gedeelte terug te laten vloeien naar onze deelnemers. De jaarstukken zijn de laatste van de drie bedrijfsmatige verslagen die u over 2020 ontvangt. In 2020 ontving u de voorjaarsnota over de eerste vier maanden van het jaar, en de najaarsnota over de eerste acht maanden van het jaar. Informatie over inhoudelijke onderwerpen, de voortgang van de dienstverlening en productie kunt u vinden in de voorjaars-, najaars- en jaarrapportages.
Nienke Baars Directeur Omgevingsdienst Groningen Veendam, 24 maart 2021
3
2. Financiële samenvatting Totaal
Begroting 2020 na wijzigi ng
Real is atie
V ers c hi l
Lasten Baten Res ul taat voor bes temmi ng Res erves Reservemutaties Res ul taat na bes temming Voorgestelde reservemutaties Res ul taat na voorges tel de res ervemutati es
€ € €
18.346.000 € -17.641.000 € 705.000 €
18.403.000 € -18.317.000 € 86.000 €
-57.000 676.000 619.000
-705.000 € € - € €
-695.000 € - 609.000 € -279.000 € - 330.000 €
-10.000 609.000 279.000 330.000
€ € € €
V oordeel N adeel N V
V N
V V
V
Deze paragraaf geeft het financieel resultaat van de jaarrekening 2020 op hoofdlijnen weer. 2.1
Rekeningresultaat 2020
De jaarrekening 2020 laat met een totale omzet van bijna € 14 miljoen (excl. BRZO) een positief resultaat zien van € 609.000 na bestemming en na voorgestelde reserves van € 330.000. In de jaarrekening zelf is de analyse niet één op één terug te vinden, aangezien we conform BBV op taakvelden en per programma aangeven waar ten opzichte van de begroting voor- en nadelen zijn gerealiseerd. Daarom hieronder ook een toelichting. Het positieve resultaat ten opzichte van de begroting is ontstaan door:
Lagere personeels- en materiële lasten
€ 95.000 (N)
Lagere lasten overhead
€ 269.000 (V)
Hogere bijdrage Brzo
€ 79.000 (V)
Hoger saldo van projecten
€
Hoger saldo van meerwerk
€ 193.000 (V)
Hoger saldo overige baten en lasten
€ 67.000 (V)
Post onvoorzien
€ 100.000 (V)
Lagere reservemutaties
€ 10.000 (N)
Totaal per saldo
6.000 (V)
€ 609.000 (V)
Lagere personeels- en materiële lasten (€ 95.000 (N)) Zoals aangegeven veroorzaakt door meer personele lasten t.g.v. ziekte, verlof, inhuur derden en beschikbaarheid van personeel (Corona uren). De materiële lasten vallen lager uit door lagere lasten op het gebied van ICT, omdat er vanwege technische redenen een aantal zaken is doorgeschoven. Tevens zijn de overige baten op materiële lasten lager ad. € 20.000 verband houdend met de coronapandemie. Voor het VTH deel is het per saldo € 240.000 (N) aan extra kosten waar aan de BRZO kant € 145.000 lager (V) kosten op deze kosten staan. Lagere lasten overhead (€ 269.000 (V)) Deze lagere lasten worden voornamelijk veroorzaakt door lagere opleidingskosten, waarvan wordt voorgesteld om een gedeelte door te schuiven naar 2021 (€ 100.000). De oorzaak hiervan is dat door de coronapandemie de opleidingen zijn uitgesteld dan wel geannuleerd. Dit wil de ODG in 2021 graag inhalen. Daarnaast zijn er lagere kosten van € 215.000 veroorzaakt door de coronapandemie. Denk hierbij aan besparing op huisvesting, catering/koffie, kantoorartikelen, reiskosten en lagere inhuur op externe projecten. Daarnaast hebben we hogere accountantskosten gehad (€ 46.000), vanwege onder andere de uitbreiding van de controle op de Brzo.
4
Hogere bijdrage Brzo (€ 79.000 (V)) Deze hogere bijdrage is conform bijgestelde bijdrage Brzo, ter dekking van de hogere lasten. Hoger saldo van projecten (€ 6.000 (V)) Het hoger saldo is ter dekking van de overhead. Hoger saldo van meerwerk (€ 193.000 (V)) De omvang van de, met de bevoegde gezagen overeengekomen meerwerkopdrachten valt hoger uit dan begroot. Tegenover de hogere opbrengsten staan ook hogere kosten (€ 295.000). Het verschil tussen de opbrengsten en de kosten is € 193.000. Dit bedrag is voor dekking van de kosten overhead. Hoger saldo overige baten en lasten (€ 67.000 (V)) Het hoger saldo wordt voornamelijk veroorzaakt door € 56.000 in rekening gebrachte kosten voor de uitvoering van de businesscase Eemsdelta en € 10.000 bijdrage van het A&O Fonds. Post onvoorzien (€ 100.000 (V)) De post onvoorzien is ter dekking van onvoorziene uitgaven, deze hebben zich ook specifiek voorgedaan in het 4e kwartaal 2020. Er zijn op het gebied van IT ontwikkelingen onvoorziene uitgaven geweest voor het nieuwe tijdschrijfsysteem TimeTell, extra inzet Functioneel Beheerders, opstart implementatie Afas en brieven sjabloon systeem Xential die uit deze post gedekt zijn. Volgens de BBV regels boeken we deze kosten waar het thuis hoort in de boekhouding en niet op onvoorzien.
Middels een administratieve begrotingswijziging had dit bedrag als het toen bekend was geweest bij de najaarsnota ten gunste van de VTH materiële kosten moeten worden geboekt. Lagere reservemutaties (€ 10.000 (N)) Deze lagere reservemutaties worden deels veroorzaakt door minder onttrekking reserve Brzo dan begroot ad. € 30.000 en meer onttrekking aan de reserve in verband met onze vitaliteitsregeling van € 20.000.
2.2
Resultaatbestemming
Wij stellen het Algemeen Bestuur (AB) voor om:
€ 80.000 te storten in de reserve Opleidingen ten behoeve van het uitvoering geven aan
€ 100.000 te storten in reserve IT om in 2021 uitvoering te geven aan zaken die vertraging
€ 57.000 te storten in de reserve ter afronding van het projecten ZZS/Eemsdelta
€ 42.000 te storten in de Algemene Reserve, na deze storting heeft de Algemene reserve de
doorgeschoven opleidingen in 2021 hebben opgelopen (denk aan DSO, Inspectieview)
maximale toegestane omvang van € 916.000; Als het AB op 1 juli 2021 bij de vaststelling van de jaarstukken instemt met dit voorstel komt het resultaat uit op € 330.000, hetgeen terugvloeit naar de deelnemers. De ODG heeft de basis op orde en bereidt zich voor op de toekomst zodat ook onder veranderende omstandigheden de dienstverlening op orde blijft. Gezien de dynamiek rondom nieuwe wetgeving en de eisen die dat stelt aan ons primair proces en aan de ondersteuning daarvan, vraagt dat veel van ons en onze deelnemers. Daar komt bij dat we in 2021 starten met het voorbereiden van de aanbesteding van ons zaaksysteem, de ruggengraat van onze dienst. We weten dat de aanbesteding en vervolgens implementatie van een zaaksysteem gevolgen heeft voor de productiviteit, dit is een landelijk beeld. Hier is nog geen voorziening voor getroffen. Gebruikelijke weg zou zijn om voorafgaand aan implementatie een extra bijdrage van deelnemers te vragen. Met het vullen van de algemene reserve wordt de kans
5
verkleind dat dit aan de orde is. Ook vorig jaar is daarvoor de reserve aangevuld tot het toenmalige maximum. 2.3 Met
Vennootschapsbelasting voor overheidsondernemingen ingang
van
1
vennootschapsbelasting
januari
2016
zijn
overheidsondernemingen
(Vpb-plicht).
Dit
is
overheidsondernemingen”.
De
geregeld
omgevingsdiensten
in
hebben
de
wet
samen
belastingplichtig “Modernisering met
de
voor
de
Vpb-plicht
Belastingdienst
de
consequenties van de wetsaanpassing besproken. Het resultaat van dit overleg is dat, wanneer een omgevingsdienst kan aantonen dat de overheidstaken op basis van wetgeving zijn uitgevoerd en dat op alle andere (commerciële) activiteiten geen winst is behaald, een omgevingsdienst geen Vpb aangifte hoeft te doen. De ODG kan voor 2020 aantonen dat de overheidstaken op basis van wetgeving zijn uitgevoerd en dat op alle overige activiteiten geen winst is behaald. De ODG hoeft daarom geen Vpb aangifte te doen.
6
DEEL 1 PROGRAMMAVERANTWOORDING 3. Programmaverantwoording 3.1
Leeswijzer
De indeling van de programmaverantwoording volgt die van de begroting 2020. In de programmaverantwoording is de standaard opbouw als volgt: -
De missie.
-
Ontwikkelingen in 2020: een toelichting op zaken die het hele programma betreffen.
De informatie over weerstandsvermogen, risico’s en dergelijke is apart samengebracht in hoofdstuk 4. De uitvoering van de majeure risicobedrijven (Brzo) voor de drie Noordelijke provincies kent een apart begrotingsonderdeel. Dit programma staat apart beschreven in hoofdstuk 3.3.
3.2
Programma 1: VTH-taken
3.2.1
Missie
In alles wat we doen dragen we bij aan een veilige schone leefomgeving in onze regio. Wij zijn een onafhankelijke betrouwbare kennispartner, die de klant centraal stelt. Wij doen dat door inwoners, bedrijven en overheden op een efficiënte wijze, proactief en met een transparante afweging van belangen te adviseren bij het inrichten van de leefomgeving. Wij geven de leefomgeving een eigen stem. 3.2.2
Ontwikkelingen
Het jaar 2020 was door de coronapandemie een uniek jaar, waarin veel creativiteit en flexibiliteit benodigd was voor het kunnen uitvoeren van de werkzaamheden. Ondanks de benodigde aanpassingen hebben we ons goed in kunnen zetten voor de fysieke leefomgeving en is er in de productie geen significante achterstand ontstaan. Wel zien we wat verschillen tussen opdrachtgevers op onderdelen.
Geleverde productie 2020 De bevoegde gezagen hebben in februari 2021 een uitgebreide jaarrapportage met betrekking tot de productie ontvangen. In deze rapportages is voor elke opdrachtgever afzonderlijk aangegeven wat de productie in 2020 was. In onderstaande tabel is een overzicht van het aantal afgeronde zaken ten opzichte van het totaal aantal ingekochte zaken weergegeven. Vervolgens wordt per onderdeel de geleverde productie behandeld.
Het aantal afgesloten zaken in 2020 ten opzichte van de jaaropdracht.
7
Vergunningverlening Milieu Ten opzichte van de jaaropdrachten is het grootste gedeelte van de zaken afgesloten. Hierbij is tegen het einde van het jaar stevig ingezet op het afronden van de actualisatietoetsen en dit heeft zijn vruchten afgeworpen. Toezicht milieu Ten opzichte van de jaaropdrachten zijn alle controles uitgevoerd en de bijbehorende zaken afgesloten. Ook zijn er veel zaken afgerond op het gebied van meldingen en klachten. Vergunningverlening Bouw Het aantal afgesloten zaken is in lijn met de jaaropdrachten. Opvallend is dat het aantal vergunningaanvragen dit jaar sterk is toegenomen, waarschijnlijk als gevolg van de corona-crisis. De tijdigheid van vergunningverlening is echter niet in gevaar gekomen. Met één opdrachtgever is een meerwerkovereenkomst gesloten voor het aantal zaken dat de jaaropdracht overschrijdt. Wat opvalt is dat de vraag naar arbeidsextensieve producten hoger was dan de jaaropdrachten. Toezicht bouw Het aantal afgesloten zaken past bij de verwachte aantallen. Toezicht bodem & bijzondere wetten Voor bodem geldt dat ten opzichte van de jaaropdrachten het overgrote deel van de openstaande zaken is afgesloten. Voor sloop met/zonder asbest geldt dat het aantal afgesloten zaken de jaaropdracht overschrijdt. Dit heeft mede te maken met een controleslag op onterecht openstaande zaken in de laatste periode van 2020.
Advies Ten opzichte van de jaaropdrachten zijn niet alle zaken afgerond. Een ruim percentage van het aantal afgesproken zaken staat nog open. Het beeld bij advies is wisselend, zowel als gekeken wordt naar de verschillende producten, als naar de verschillende opdrachtgevers. Over de gehele linie kunnen wij wel concluderen dat er een zwaar beroep wordt gedaan op onze juridisch adviseurs en specialisten. Daarnaast merken we door de krapte op de arbeidsmarkt dat we deze medewerkers moeilijk kunnen aantrekken, wat de druk op de huidige bezetting verhoogt. Nieuw sturing- en financieringsmodel Per 1 januari 2022 gaan we over het nieuwe financieringsmodel van de ODG, waarin we gaan begroten op output en afrekenen op begrotingsbasis. 2020 stond in het teken van het ontwikkelen van het financieringsmodel en de bestuurlijke besluitvorming hiervan. Op 5 maart 2021 heeft het Algemeen Bestuur een besluit genomen en vanwege de financiële situatie van de deelnemers besloten tot een zachte landing van drie jaar. Tevens heeft het Algemeen Bestuur besloten om per 1 januari 2022 de meldingen Bbk en de asbesttaken over te dragen aan de ODG. Per 1 januari 2023 volgen dan de minder complexe milieutaken. Met alle betreffende deelnemers worden de praktische afspraken voor de overdracht in 2021 geregeld.
Wijziging van een tijdschrijf- en zaaksysteem De ODG gaat over op een vernieuwde versie van het zaaksysteem LOS. Microsoft ondersteunt per oktober 2021 niet meer het platform waar het LOS op draait. Daarom is een nieuwe versie ontwikkeld waar de ODG noodgedwongen naar over moet (rond de zomer 2021). Onderzoek bij andere omgevingsdiensten wijst uit dat de database van de nieuwe versie nagenoeg gelijk is, maar dat het systeem er voor
8
gebruikers anders uit ziet. Op dit moment is nog niet duidelijk of de overgang naar de nieuwe versie zal leiden tot productieverlies. De nieuwe versie van het LOS ondersteunt het tijdschrijven niet. Daarom heeft de ODG in 2020 de overstap gemaakt naar een nieuw tijdschrijfsysteem en is de voorbereiding voor de overgang naar de nieuwe versie van het LOS gestart. Zoals ook eerder in het Algemeen Bestuur gedeeld, eindigt het contract met onze huidige leverancier van het zaaksysteem in augustus 2023. De ODG is in 2021 de voorbereidingen voor de aanschaf van het nieuwe zaaksysteem gestart. Wijziging van HRM-/salarissysteem Per 1 januari 2021 maakt de Provincie Groningen gebruik van softwaresysteem Afas. Aangezien zij de HRM- en salarisadministratie verzorgen voor de ODG, diende dit systeem ook bij de ODG te worden geïmplementeerd. In samenwerking met de provincie is in 2020 de implementatie vormgegeven en is de ODG in 2021 over gegaan op Afas. Helaas heeft deze implementatie door allerlei redenen vertraging opgelopen, waardoor het systeem pas later werkzaam was dan gepland en een groter dan verwachte inzet vanuit de ODG benodigd was. Voorbereidingen op de omgevingswet In 2020 is gestart met het omgevingswetproof maken van de werkprocessen.
Het uitstel van de Omgevingswet naar 1 januari 2022 geeft geen aanleiding om het tempo te verlagen, aangezien de totale wijzigingen veel van ons vragen. In 2021 worden deze werkzaamheden uiteraard verder doorgezet, zodat we goed voorbereid kunnen starten op 1 januari 2022. Wat betreft opleidingen is er een divers beeld. Inmiddels is in begin 2021 een (digitale) start gemaakt met de organisatiebrede training adviesvaardigheden en hebben medewerkers deelgenomen aan verschillende webinars over de Omgevingswet. Ook is tijd besteed aan analyse van verschillende veranderingen per werkveld. De ODG blijft een actieve partner in het Regionaal Platform Omgevingswet Groningen (RPOG) In het kader van de Omgevingswet zullen de medewerkers moeten leren werken in de geest van het nieuwe stelsel. Voor de diverse teams zijn en worden workshops op basis van casuïstiek georganiseerd, om grip te krijgen op de impact van wet- en regelgeving op de praktijk. De opgebouwde kennis en expertise met de Omgevingswet versterkt de kwaliteit van de ODG als brede en gespecialiseerde adviseur voor de fysieke leefomgeving van de bevoegde gezagen. Als kennispartner met kennis van inhoud en de regio gaan wij ervan uit dat we gevraagd worden om te adviseren bij het opstellen van omgevingsvisies en/of omgevingsplannen.
Hierin hebben we de afgelopen periode al de nodige ervaring opgedaan, die we graag met andere opdrachtgevers willen delen.
3.2.4
Verwachtingen productie 2021
In de najaarsnota heeft u kunnen lezen dat onze verwachting was dat 2021 een lastig jaar zou worden voor de ODG. Naast de vele aankomende veranderingen op het gebied van wet- en regelgeving, ontwikkelingen in de werkprocessen en -systemen en de aanhoudende schaarste op de arbeidsmarkt, is er nog veel onzekerheid over de manier waarop de coronapandemie zich gaat ontwikkelen. We zullen ook in 2021 ons best doen om zoveel als mogelijk (op een verantwoorde manier) ons in te zetten voor de leefomgeving in onze regio. Momenteel informeren we onze opdrachtgevers op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau over de stappen die we zetten.
9
3.3
Programma 2: Brzo-taken
3.3.1
Inleiding
Het programma Brzo Noord heeft betrekking op de uitvoering van de VTH-taken voor zogenaamde Brzo en RIE-4 inrichtingen in Noord-Nederland. De Brzo en RIE-4 bedrijven heten samen ook wel de majeure risicobedrijven:
Brzo-bedrijven werken met grote hoeveelheden gevaarlijke stoffen, of hebben deze stoffen in opslag, daarom vallen zij onder het Besluit risico’s zware ongevallen (Brzo).
RIE-4 bedrijven zijn complexe chemiebedrijven, die werken met milieuverontreinigende stoffen. Daarom vallen zij onder categorie 4 van de Richtlijn Industriële Emissies. Een bedrijf kan tegelijkertijd onder zowel de categorie RIE-4 als Brzo vallen.
De ODG voert in opdracht van de drie noordelijke provincies de VTH taken uit met als doel om zware ongevallen bij en milieuschade door de majeure risicobedrijven te voorkomen. 3.3.2
Ontwikkelingen
Governance In het eerste halfjaar van 2020 hebben we met de bevoegde gezagen gesproken over de governance, in het bijzonder over de plancyclus en de agendering van de verschillende hierbij behorende documenten, zoals de begroting. Hierover zijn afspraken gemaakt, die vanaf eind juni 2020 worden toegepast. Taakoverdracht De administratieve taken, zoals legesberekeningen en publicaties, voor de Friese Brzo-/RIE4-bedrijven zijn inmiddels overgedragen. Wat betreft de archivering: in 2020 archiveerde de Fumo de documenten voor provincie Fryslân. Over de archivering is in 2020 het overleg tussen de provincie, Fumo en de ODG voortgezet. Het overleg is nog niet afgerond. In 2020 is de overdracht van een aantal administratieve taken van de RUD Drenthe naar de ODG afgerond. De administratieve taken van de Brzo-/RIE4-bedrijven in Drenthe waren grotendeels al overgedragen aan de ODG. Vanaf begin 2021 voert de ODG ook de legesberekeningen en het aanleveren van publicaties uit. Momenteel vindt overleg plaats met zowel de provincie Fryslân/FUMO als provincie Drenthe/RUD Drenthe, waarna een plan van aanpak wordt opgesteld voor het overdragen van het archiefbeheer. De planning is om dit in de eerste helft van 2021 te laten plaatsvinden.
Productie De coronapandemie heeft een vrij groot effect op de uitvoering van het werk voor de Brzo/RIE4inrichtingen. Het werk voor vergunningverlening en advisering kon deels op de gebruikelijke manier doorgaan,
maar
fysieke
Brzo-inspecties
konden
niet
meer
plaatsvinden
omdat
meerdere
inspectiepartners geen fysieke inspecties meer wilden uitvoeren. Door versoepeling van de maatregelen zijn de uitgestelde Brzo-inspecties opnieuw gepland in het laatste trimester. Voor wat betreft de vergunningverlening en advisering milieu geldt voor alle drie provincies dat er meer vooroverleggen plaatsvonden dan waar vooraf rekening mee is gehouden. Dit heeft te maken met nieuwe initiatieven, waarin we een flinke groei zien. Verder laat de productie bij Brzo per provincie een wisselend beeld zien. Voor de provincie Groningen geldt dat de prognose is dat we de vooraf geraamde aantallen producten over het algemeen halen. In de provincie Fryslân geldt dat veel tijd is besteed aan enkele inrichtingen, maar dat niet alle in het werkprogramma aangegeven procedures al zijn afgerond. Voor de provincie Drenthe geldt dat de in het
10
werkprogramma aangegeven aantallen nog niet zijn bereikt doordat procedures nog lopen of in de fase van het vooroverleg zitten. Zowel de bedrijven als de ODG moesten wennen aan de nieuwe situatie, waarbij het overleg via video vergaderen of telefonisch plaatsvond en overigens nog steeds plaatsvindt. Dankzij de flexibiliteit en creativiteit van de betrokkenen heeft de ODG de geplande werkzaamheden, hetzij op een andere manier dan verwacht, uit kunnen voeren.
11
DEEL 2: VERPLICHTE PARAGRAFEN BBV 4. Paragrafen In het Besluit Begroting Verantwoording (BBV) zijn zeven verplichte paragrafen opgenomen voor provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Deze paragrafen gaan over:
Lokale heffingen;
Weerstandsvermogen en risicobeheersing;
Onderhoud kapitaalgoederen;
Financiering;
Bedrijfsvoering;
Verbonden partijen, en
Grondbeleid
De paragrafen: lokale heffingen, grondbeleid en verbonden partijen zijn voor de ODG niet relevant en zijn daarom niet opgenomen.
4.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
4.1.1
Weerstandscapaciteit
De omvang en beschikbaarheid van reserves bepalen mede de mogelijkheden om tegenvallers op te vangen. Uitgangspunt van het beleid voor de omvang van weerstandsvermogen is dat de weerstandscapaciteit tenminste voldoende moet zijn om de gekwantificeerde risico's op te vangen. Daarnaast bevelen we aan om te streven naar een hogere weerstandscapaciteit in verband met de subjectiviteit van de inschatting, het feit dat wellicht niet alle risico's in beeld zijn en dat een aantal risico's een structureel karakter heeft. In de “Gemeenschappelijke Regeling” en de “Nota reserves en voorzieningen” is bepaald dat het weerstandsvermogen bestaat uit de algemene reserve en de post onvoorzien. De algemene reserve mag maximaal 5% van de jaaromzet bedragen. Voor het jaar 2020 is dit afgerond € 916.000. De algemene reserve is op 31 december 2020 € 874.000 en blijft hiermee binnen de afgesproken bandbreedte. Het weerstandsvermogen bedraagt in totaal € 974.000 (€ 874.000 algemene reserve plus € 100.000 onvoorzien). 4.1.2
Risico’s
Voor het beoordelen van het weerstandsvermogen is inzicht nodig in de omvang en de achtergronden van de risico's en in de aanwezige weerstandscapaciteit. Anders gezegd: het weerstandsvermogen geeft inzicht in de weerstandscapaciteit in relatie tot de risico's. Het BBV definieert dit als volgt: De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen en mogelijkheden, die de ODG heeft, om financiële tegenvallers te dekken. De risico's relevant voor het weerstandsvermogen zijn risico's die niet op een andere manier te ondervangen zijn. Reguliere risico's - risico's die zich regelmatig voordoen en die veelal vrij goed meetbaar zijn - maken geen deel uit van de risico's in de paragraaf weerstandsvermogen.
12
Ri si c o- anal ys e 1. Geen duidelijke en structurele meerwerkopdrachten 2. IT-ontwikkelingen 3. Personeelsverloop en ziekte 4. Beheerorganisatie LOS 5. Aanbesteding LOS Totaal Weerstandsvermogen D ek k i ngs graad
Bedrag € 300.000 € 200.000 € 250.000 € 450.000 € 400.000
Kans 50% 50% 50% 25% 25%
€ € € € € € €
Bedrag 150.000 100.000 125.000 112.500 100.000 587.500 974.000 166%
Geen duidelijke en structurele meerwerkopdrachten De vraag aan de ODG is hoger dan waarvoor er budget beschikbaar is. Als gevolg hiervan sluit de ODG met deelnemers meerwerkopdrachten af. Met een aantal opdrachtgevers is de ODG, na besluit van het Algemeen Bestuur op 14 december 2018 om het meerwerk voor een periode van twee jaar structureel te maken door de jaaropdrachten en deelnemersbijdragen op te hogen, in gesprek. Op deze manier kan vroegtijdig geanticipeerd worden en kan het risico verkleind worden. Daarnaast voert de ODG ieder jaar (extra) werkzaamheden uit anders dan bij de jaaropdrachten is afgesproken. Dit komt voort uit extra inzet op bijzondere dossiers, projecten of vraag gestuurde aanvragen die vooraf lastig in te schatten zijn. Nadeel hiervan is dat de ODG hier niet tijdig op kan anticiperen in haar personeelsbestand met relatief dure inhuur als gevolg. Het risico heeft zich in 2020 niet voorgedaan. De ODG heeft wel weer meer meerwerk als begroot, maar heeft het goed kunnen opvangen. Het risico blijft nog wel, maar niet meer voor langere periode vanwege de overgang op een nieuw financieringsmodel.
IT-ontwikkelingen Zoals in de kadernota 2020 aangegeven moesten er nog verschillende IT gerelateerde activiteiten worden opgestart. Het betreft hier zaken als DSO, kantoorautomatisering, boekhouding & salaris administratie. Het onderzoek voor IT lange termijn loopt op dit moment. IT krijgt een steeds grotere rol in onze organisatie. Enerzijds komt dit voort uit nieuwe regelgeving, zoals de invoering van het Digitaal Stelsel Omgevingswet, maar anderzijds is de kostenstijging ook intern gedreven. IT is cruciaal om een efficiënte uitvoering te garanderen en om naleefgedrag te monitoren. Het blijft de vraag of de IT middelen toereikend zijn om alle aankomende ontwikkelingen te financieren in de toekomst. Het risico heeft zich in 2020 niet voorgedaan, maar is nog wel aanwezig.
Personeelsverloop en ziekte Het risico heeft zich in beperkte mate voorgedaan. Door de krapte op de arbeidsmarkt blijft het voor de ODG moeilijk om vast personeel aan te trekken. Hiervoor in de plaats worden tijdelijke externe medewerkers met hogere tarieven aangetrokken. Door een scherpe inkoop zijn deze extra kosten tot een minimum beperkt. Het ziekteverzuim van ODG ligt in 2020 iets lager dan het landelijk gemiddelde van het openbaar bestuur.
Beheersorganisatie LOS In 2019 was de structurele beheersorganisatie voor LOS ingericht. Hierbij werd gezamenlijk met RUDD opgetrokken. De verwachting was dat de bestaande budgetten en formatie toereikend waren om de kosten voor het structureel beheer van LOS te betalen. Daarnaast waren er vanaf 2020 geen financiële middelen meer voor LOS, naast het reguliere beheer. Het was mogelijk dat er ook in 2020 nog activiteiten nodig waren om processen te verbeteren, mede in het licht van de nieuwe Omgevingswet.
13
Dit risico heeft zich in 2020 beperkt voorgedaan. De ODG zal in 2021 een coördinator FB proberen aan te trekken, deze functie werd in 2020 extern ingevuld.
Aanbesteding LOS Het contract voor het zaaksysteem LOS eindigt in 2023. Een nieuwe aanbesteding leidt tot substantiële voorbereiding- en implementatiekosten, waarvoor de ODG in 2020 geen middelen in de begroting heeft. In samenwerking met de RUDD werd onderzocht welke mogelijkheden er waren om de inzet van de huidige leverancier te verlengen. Hoewel lastig in te schatten, werd vooralsnog op basis van eerste verkennende gesprekken met aanbestedingsexperts ervan uit gegaan dat het risico dat er geen verlengingsmogelijkheden waren beperkt was. Het risico heeft zich in 2020 niet voorgedaan. In 2021 wordt begonnen met fase 1. Hiervoor is een projectleider
aangetrokken.
In
de
begroting
2022
is
beperkt
rekening
gehouden
met
implementatiekosten. Indien dezelfde leverancier uit de aanbesteding komt, is de verwachting dat implementatiekosten relatief laag zullen zijn. Echter, wanneer een andere partij de aanbesteding wint zullen die kosten aanmerkelijk hoger zijn. Hier is vooralsnog geen rekening mee gehouden. Corona In maart 2020 hebben we te maken gekregen met de coronapandemie met verstrekkende gevolgen voor alle landen in de wereld inclusief Nederland. Iedereen wordt geraakt door de maatregelen die afgekondigd zijn om dit virus onder controle te krijgen. Gevolgen ODG
De ODG houdt zich aan de maatregelen en adviezen van het RIVM. Dat betekent dat sinds vrijdag 13 maart 2020 bijna alle medewerkers van de ODG vanuit huis werken;
De ODG volgt voor het primair proces de volgende lijn: we doen wat we kunnen ten behoeve van de schone en veilige leefomgeving in onze regio, op verantwoorde wijze. Dat betekent dat fysieke inspecties op locatie niet doorgaan, tenzij controle mogelijk is zonder fysiek contact. We voeren controles indien mogelijk administratief uit.
Er is veel mogelijk vanuit huis en er is inzet op bestaande werkvoorraden en zaken als locatiebestand op orde en datakwaliteit. Desondanks voorzien we dat er op een gegeven moment afname zal zijn van activiteiten. Tussen de verschillende disciplines zullen daarin verschillen zijn.
Op dit moment verwacht de ODG nog geen grote negatieve financiële gevolgen maar wel negatieve productie-effecten door het coronavirus en de daarbij horende maatregelen. Bedrijven kunnen ter dekking van een deel van de loonkosten een beroep doen op zogenaamde deeltijd WW voor hun werknemers. De ODG is eigen risicodrager WW en kan dat niet aanvragen.
4.1.3
Financiële kengetallen
Kengetallen geven de verhouding weer tussen onderdelen van begroting en/of balans en helpen bij de beoordeling van onze financiële positie. Deze kengetallen geven inzicht in hoeveel (financiële) ruimte wij hebben om structurele en incidentele lasten te dekken. De verplicht op te nemen kengetallen in de jaarrekening zijn aangegeven in artikel 11 van het BBV en in onderstaande tabel berekend en toegelicht.
14
Ke nge ta lle n Netto schuldenquote Netto schuldenquote(gecorrigeerd) Solvabititeitsratio
R e a lisa tie 2 0 2 0 R e a lisa tie 2 0 1 9 39,25% 40,76% 39,25% 40,76% 36,51% 37,24%
Grondexploitatie
Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit
Nvt
Nvt
1,69% Nvt
4,17% Nvt
Netto schuldquote (gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen) De netto schuldquote geeft de verhouding van de schuldenlast van de ODG ten opzichte van het eigen vermogen weer. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Om inzicht te verkrijgen in hoeverre sprake is van doorlenen, wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven. Aangezien de ODG geen leningen heeft verstrekt, is de netto schuldquote gelijk aan voor leningen gecorrigeerde netto schuldquote. N e tto schuld q uote
R e a lisa tie
R e a lisa tie
2020 94.000 €
2019 161.000
Vaste schulden
€
Netto vlottende schuld Overlopende passiva Financiële activa excl. verstrekte leningen
€ € €
2.853.000 -
€ € €
2.822.000 20.000 -
Uitzettingen < 1 jaar Liquide middelen
€ €
4.095.000 -
€ €
3.999.000 -
Overlopende activa Saldo
€ €
148.000 7.190.000
€ €
161.000 7.163.000
Totale baten (exclusief mutatie reserves)
€ 18.317.000
€
17.574.000
Saldo / totale baten
39,25%
40,76%
Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de ODG in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Onder het eigen vermogen verstaan we de algemene reserve en de overige bestemmingsreserves en het resultaat uit het overzicht baten en lasten. Een solvabiliteit tussen 25% en 40% is goed. Hieraan voldoet de solvabiliteit van de ODG. Solva b ilite itsra tio
R e a lisa tie
R e a lisa tie
Eigen vermogen
€
2020 1.695.000 €
2019 1.782.000
Balanstotaal
€
4.642.000
4.785.000
Solvabiliteitsratio
36,51%
15
€
37,24%
Structurele exploitatieruimte Voor de structurele exploitatieruimte geldt dat structureel evenwicht een voorwaarde is voor het toepassen van repressief toezicht. Dit betekent dat structurele lasten inclusief structurele toevoegingen aan bestemmingsreserves maximaal gelijk mogen zijn aan de structurele baten inclusief onttrekkingen aan bestemmingsreserves. Het saldo van structurele baten en lasten wordt nominaal weergegeven en als percentage van de totale baten. Structure le e xp loita tie ruimte
R e a lisa tie
R e a lisa tie
Totale structurele lasten
2020 € 18.403.000 €
2019 16.842.000
Totale structurele baten Totale structurele toevoegingen reserves Totale structurele onttrekkingen reserves
€ 18.317.000 € € -
€ € €
17.574.000 -
Gerealiseerde totaalsaldo baten
€ 18.317.000
€
17.574.000
Structurele exploitatieruimte
-0,47%
4,17%
Aangezien de ODG geen grondexploitatie kent en geen eigen heffingen heeft, zijn de kengetallen voor grondexploitatie en belastingcapaciteit niet opgenomen.
4.2
Financiering
Volgens de wet FIDO (Wet Financiering Decentrale Overheden) is iedere gemeenschappelijke regeling verplicht om een financieringsparagraaf in haar begroting en jaarrekening op te nemen. Daarin worden de
ontwikkelingen
aangegeven
met betrekking
tot
treasury,
geldleningen,
kasgeldlimiet en
renterisiconorm.
4.2.1
Treasurybeleid
De treasuryfunctie van de ODG dient tot:
Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;
Het beschermen van vermogens- en renteresultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s;
Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;
Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet FIDO respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit statuut.
Het treasurybeleid is nader uitgewerkt in het treasurystatuut.
4.2.2
Geldleningen
Aangezien de provincie Groningen het betalingsverkeer en financiering voor de ODG regelt, maakt de ODG voor de schommelingen in de liquiditeitspositie gebruik van de financiële middelen van de provincie Groningen. De hiervoor aan de provincie te betalen vergoeding op de rekening-courant verhouding is lager dan de geldende marktrente.
16
4.2.3
Kasgeldlimiet
Het kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de Wet FIDO bedraagt de kasgeldlimiet van gemeenschappelijke regelingen 8,2% van het begrotingstotaal. De ODG heeft, gelet op het feit dat zijn “bankiert” bij de provincie Groningen, toestemming gekregen tot overschrijding van de kasgeldlimiet. Het verloop van het kasgeldlimiet in 2020 was als volgt: Kasgeldlimiet Omvang begroting
€
kwartaal 1 17.339.000 8,2%
8,2%
€
1.422.000
€ 1 . 4 2 2 .0 0 0
€
1 .4 2 2 . 0 0 0
€
1.422.000
€
1.294.000
€
2.952.000
1. Kasgeldlimiet in % in bedragen
€
kwartaal 2 17.339.000 €
kwartaal 3 17.339.000 €
kwartaal 4 17.339.000
8,2%
8,2%
2. Omvang vlottende schuld opgenomen gelden < 1 jaar
€
643.000
€
schuld in rekening courant
€
2.543.000
€
€
3.186.000
1.311.000 -
€
€ 1 . 3 1 1 .0 0 0
€
€
1 .2 9 4 . 0 0 0
€ €
2.952.000
3. Vlottende middelen kasgelden
€
-
€
tegoeden in rekening courant
€
-
€
1.047.000
-
€
2.045.000
-
€ €
3.025.000
-
overige uitstaande gelden < 1 jaar
€
192.000
€
1.670.000
€
729.000
€
1.222.000
€
192.000
€ 2 . 7 1 7 .0 0 0
€
2 .7 7 4 . 0 0 0
€
4.247.000
totaal netto vlottende schuld (2-3)
€
2.994.000
€
-1.406.000
€
-1.480.000
€
-1.295.000
toegestane kasgeldlimiet (1) ruimte
€
1.422.000
€
1.422.000
€
1.422.000
€
1.422.000
€
-1 . 5 7 2 . 0 0 0
€ 2 . 8 2 8 .0 0 0
€
2 .9 0 2 . 0 0 0
€
2.717.000
4. Toets kasgeldlimiet
4.2.4
Renterisiconorm
De renterisiconorm schrijft voor hoeveel maximaal geleend mag worden voor een periode langer dan één jaar. De renterisiconorm bedraagt 20% van de vaste schuld (er geldt een drempelbedrag van € 2,5 miljoen). Dat betekent dat in enig jaar 20% van de vaste schuld mag worden vernieuwd. De ODG heeft geen vaste schuld. Stap
Var iabelen Ren ter is ic o ( n o r m )
Jaar T:
Jaar T+ 1:
Jaar T + 2:
Jaar T+ 3:
(1)
Renteherzieningen
(2)
Aflossingen
( 3)
Ren ter is ic o ( 1+ 2)
0
0
0
0
( 4)
Ren ter is ic o n o r m
3.467.800
3.542.000
3.642.800
3.725.000
(5a)=(4>3)
Ruimte onder renterisiconorm
3.467.800
3.542.000
3.642.800
3.725.000
(5b)=(3>4)
Overschrijding renterisiconorm
Ber eken in g
Ren ter is ic o n o r m
(4a)
Begrotingstotaal jaar T
17.339.000
17.710.000
18.214.000
18.625.000
(4b)
Percentage
20%
20%
20%
20%
Regeling
gemeenschappelijke regeling 3.542.000
3.642.800
3.725.000
(4)=(4ax4b/100) Ren ter is ic o n o r m ( v an alleen jaar T)
3.467.800
17
4.2.5
Schatkistbankieren
De ODG maakt voor het schatkistbankieren gebruik van de provincie Groningen.
4.3
Bedrijfsvoering
Bedrijfsvoering wordt beschouwd als de sturing en beheersing van de beleidsprocessen en de ondersteunende processen. Over de beleidsprocessen en de daaruit voortkomende prestaties en maatschappelijke doelen wordt gerapporteerd in de verschillende beleidsprogramma’s. In deze paragraaf geven wij, conform artikel 14 van het BBV, inzicht in de relevante ontwikkelingen van de ondersteunende processen en bedrijfsmiddelen en de rechtmatigheid. De coronapandemie heeft ook invloed op de bedrijfsvoering gehad. De primaire producten konden, vanuit huis, worden opgeleverd. Een aantal medewerkers is op kantoor blijven werken, vanwege de aard van hun functie. Het kantoor is ingericht op de nieuwe situatie en akkoord bevonden door de Arbo dienst. De kosten hiervan konden worden opgevangen door de lagere materiele kosten door het niet benutten van kantoor en de daarbij behorende faciliteiten. Tevens draagt de afdeling bij aan diverse organisatie brede projecten die zich momenteel voordoen.
4.3.1
Personeel
Personeelsformatie De begrote formatie 2020 bedroeg 179,5 Fte. De gemiddelde bezetting bedroeg 162,4 fte. Net als in voorgaande jaren constateren wij dat het ook in 2020 lastig was om vacatures in te vullen met ervaren mensen. Onze verwachting is dat deze situatie zo blijft in 2021. Onze strategie is in 2020 en 2021 hetzelfde: zij-instromers werven, jonge medewerkers aannemen en inzetten op doorgroei. Daar waar nodig huren we capaciteit in. In 2020 zijn in totaal 18 medewerkers ingestroomd met een arbeidsovereenkomst bij de ODG. Er zijn in totaal 8 medewerkers uitgestroomd en er zijn 5 stagiaires geweest in 2020.
Verzuim Het ziekteverzuimpercentage over 2020 bedraagt 3,03% (excl. zwangerschap). Ten opzichte van 2019 (3,79%) is dit een daling van 0,76%. De meldingsfrequentie is gedaald van 1,28 in 2019 naar 0,69 in 2020. De daling van het ziekteverzuim percentage is o.a. te verklaren door: 1.
Coronapandemie, minder contact en minder last van reguliere griepvirus
3.
Het gecontinueerde ziekteverzuimbeleid;
4.
De (preventieve) verzuimgesprekken;
5.
De inzet op het terugdringen van het langdurig, werk gerelateerd ziekteverzuim.
De inzet voor 2021 is om de uitgezette acties te continueren en in te zetten op het mentaal en fysiek gezond houden van de medewerkers.
CAO De medewerkers van de ODG vallen per 1 januari 2020 onder de CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (CAO SGO-Vng), daarvoor onder de CAR/UWO. Daarbij volgt de ODG vanaf de oprichting in
18
2013 uitvoering van deze arbeidsvoorwaarden op basis van het toenmalige beleid van de gemeente Oldambt.
Prestaties In zogenaamde planningsgesprekken maken leidinggevenden met de medewerkers afspraken over de te leveren jaarlijkse prestaties. Deze bijdragen worden vastgelegd in een planningsgesprek. Onder andere op basis hiervan worden beoordelingsgesprekken gevoerd.
Geschillen De Regionale Geschillencommissie Groningen heeft in 2020 één geschil behandeld dat een medewerker van de ODG had ingediend. De ODG is in dat geschil in het gelijk gesteld. Er zijn geen klachten tegen de ODG ingediend bij de landelijke klachtencommissie. En ook geen meldingen ingediend bij het Huis van de Klokkenluiders.
Vertrouwenspersoon De interne vertrouwenspersonen hebben ongeveer 45 gesprekken gevoerd. De gesprekken waren overwegend corona gerelateerd. De medewerkers weten de vertrouwenspersonen goed te vinden. In 2020 werd de rol van de vertrouwenspersoon breed ingezet vanwege de bijzondere omstandigheden die de coronapandemie situatie met zich meebracht.
Opleidingsplan en kwaliteitscriteria In de begroting is € 282.000 (2% van de totale begrote loonsom) opgenomen voor opleidingen. De werkelijke opleidingskosten bedragen € 188.000. Door corona zijn afgelopen jaar veel opleidingen geannuleerd dan wel uitgesteld. De bedoeling is om in 2021 weer een inhaalslag te maken met de uitgestelde opleidingen.
Bedrijfsongevallen Er heeft zich in 2020 geen bedrijfsongeval voorgedaan.
Evaluatie functiegebouw In 2019 is besloten om in een periode van 3 jaar onderhoud te plegen van het functiehuis. Het traject is opgeknipt in 3 delen waarvan het eerste deel haar beslag heeft gekregen in 2020. Dit betrof onder andere nieuwe en gewijzigde functies als gevolg van de organisatiewijziging 2017. In deze ronde is één geschil aanhangig gemaakt bij de externe regionale geschillencommissie. Na finale afsluiting van deze onderhoudsronde is in 2020 onderhoudsronde II gestart. Deze zal haar beslag krijgen in 2021.
4.3.2
Rechtmatigheid
Controleprotocol Met de controleverordening is de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie geregeld. Deze controle wordt uitgevoerd door de accountants van HZG. De accountant controleert de jaarrekening en moet zich een oordeel vormen over: a.
de vraag of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de lasten en baten en de grootte en samenstelling van het vermogen.
b.
de vraag of de lasten en baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Bij de getrouwheidsvraag gaat het om de vraag of de cijfers kloppen. De rechtmatigheidsvraag is complexer. Het gaat hier om de vraag of de interne en externe wet- en regelgeving is nageleefd. Deze
19
interne en externe wet- en regelgeving is opgenomen in het normenkader. Dit normenkader is een bijlage van het Controleprotocol en dient jaarlijks geactualiseerd te worden. De ODG heeft in 2020 bij het inhuren van extern personeel de aanbestedingsregels zo consequent mogelijk toegepast. In het Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. Voor 2020 zijn de volgende toleranties van toepassing: Fouten:
maximaal 1% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves €
184.000
Onzekerheden maximaal 3% van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves €
552.000
4.4
Onderhoud kapitaalgoederen
De ODG heeft geen eigen gebouw. De huur van het gebouw aan de Lloydsweg is verlengd tot en met 31 augustus 2024 met een verlengingsoptie van nog één jaar. Bij het aangaan van de huurovereenkomst in 2013 is het gebouw deels voor rekening van verhuurder en deels voor rekening van de ODG verbouwd. De kosten van de verbouw die voor rekening van de ODG komen, zijn geactiveerd.
20
DEEL 3: JAARREKENING 5. Overzicht van baten en lasten 2020 De onderstaande tabel geeft een overzicht van de baten en lasten 2020 op totaalniveau. Daaronder staan de tabellen op programma niveau. Baten en lasten totaal Totaal
Begroting 2020 na wijziging
Realis atie
Lasten VTH-taken (personeel en materieel) Brzo-taken (personeel en materieel) Overhead (personeel en materieel) Projecten Meerwerkopdrachten Toelagen Overige lasten Onvoorzien Totaal
€ € € € € € € € €
Baten Bijdrage VTH-taken Bijdrage Brzo-taken Projecten Meerwerkopdrachten Toelagen Overige baten Totaal
€ -12.849.000 € -3.937.000 € -316.000 € -407.000 € -124.000 € -8.000 € - 17.641.000
Saldo van lasten en baten Saldo van lasten en baten Totaal
€ €
705.000 € 705.000 €
Reserve mutaties Ontrekkingen aan reserves: Frictiekosten BC Arbeidsvoorwaarden (incl. vrijval senioren regeling) Deelnemersbijdrage Bestemmingsreserve Brzo Transitie vergoeding Brzo Saldo res ervemutaties
€ € € € € €
-70.000 -100.000 -203.000 -270.000 -62.000 - 705.000
Saldo na res ervemutaties
€
Voorgestelde reserve mutaties Stortingen in reserves: Reserve afronding ZZS 2019/2020 Opleidingen DSO Timetell/Afas/Inspectieview Algemene reserve Saldo voorges telde res ervemutaties
€ € € € € €
Res ultaat na voorges telde res ervemutaties
9.494.000 3.174.000 4.919.000 234.000 293.000 124.000 8.000 100.000 18.346.000
€
€ € € € € € € € €
V ers c hil
V oordeel/ N adeel
9.734.000 3.029.000 4.650.000 263.000 588.000 139.000 18.403.000
€ € € € € € € € €
-240.000 145.000 269.000 -29.000 -295.000 -15.000 8.000 100.000 - 57.000
€ -12.849.000 € -4.016.000 € -351.000 € -895.000 € -139.000 € -67.000 € - 18.317.000
€ € € € € € €
79.000 35.000 488.000 15.000 59.000 676.000
V
86.000 € 86.000 €
619.000 619.000
V
V N N N V V
N
V V V V V
V
-70.000 -120.000 -203.000 -240.000 -62.000 - 695.000
€ € € € € €
20.000 -30.000 - 10.000
N
-
€
- 609.000
€
609.000
V
-
€ € € € € €
-57.000 -80.000 -50.000 -50.000 -42.000 - 279.000
€ € € € € €
57.000 80.000 50.000 50.000 42.000 279.000
V
V
€
- 330.000
€
330.000
V
De rekening laat een positief resultaat zien van € 330.000, dit is na aftrek van de voorgestelde
21
V
€ € € € € €
-
mutaties bestemmingsreserve.
N
V N
V V V V
Baten en lasten per programma Programma VTH ODG (exc l. Brzo)
Begroting 2020 na wijziging
Lasten VTH-taken (personeel en materieel) Overhead (personeel en materieel) Projecten Meerwerkopdrachten Toelagen Overige lasten Onvoorzien Totaal
€ € € € € € € €
Baten Bijdrage VTH-taken Projecten Meerwerkopdrachten Toelagen Overige baten Totaal
€ -12.849.000 € -139.000 € -407.000 € -124.000 € -8.000 € - 13.527.000
Saldo van lasten en baten Saldo van lasten en baten Totaal
€ €
Reserve mutaties Ontrekkingen aan reserves: Frictiekosten BC Arbeidsvoorwaarden (incl. vrijval senioren regeling) Deelnemersbijdrage Saldo res ervemutaties
9.494.000 3.778.000 101.000 293.000 124.000 8.000 100.000 13.898.000
€ € € € € € € €
Realis atie
V ers c hil
9.734.000 3.338.000 213.000 588.000 139.000 14.012.000
€ -240.000 € 440.000 € -112.000 € -295.000 € -15.000 € 8.000 € 100.000 € - 112.000
N V N N N V V
N
€ € € € € €
139.000 488.000 15.000 59.000 701.000
V
373.000 € 373.000 €
-216.000 € - 216.000 €
589.000 589.000
N
€ € € €
-70.000 € -100.000 € -203.000 € - 373.000 €
-70.000 € -120.000 € -203.000 € - 393.000 €
20.000 20.000
V
Saldo na res ervemutaties
€
-
€
- 609.000
€
609.000
V
Voorgestelde reserve mutaties Stortingen in reserves: Reserve afronding ZZS 2019/2020 Opleidingen DSO Timetell/Afas Algemene reserve Saldo voorges telde res ervemutaties
€ € € € € €
-
€ € € € € €
-57.000 -80.000 -50.000 -50.000 -42.000 - 279.000
€ € € € € €
57.000 80.000 50.000 50.000 42.000 279.000
V
V
Res ultaat na voorges telde res ervemutaties
€
-
€
- 330.000
€
330.000
V
22
€ -12.849.000 € -278.000 € -895.000 € -139.000 € -67.000 € - 14.228.000
V oordeel/ N adeel
V V V V
N
V
V V V V
Programma Brzo Brzo
Begroting 2020 na wijzigi ng
Reali s atie
V ers c hi l
Lasten Brzo-taken (personeel en materieel) Overhead (personeel en materieel) Projecten Totaal
€ € € €
3.174.000 € 1.141.000 € 132.000 € 4.447.000 €
3.029.000 € 1.312.000 € 50.000 € 4.391.000 €
145.000 -171.000 82.000 56.000
Baten Bijdrage Brzo-taken Projecten Totaal
€ € €
-3.937.000 € -178.000 € - 4.115.000 €
-4.016.000 € -73.000 € - 4.089.000 €
79.000 -105.000 - 26.000
N
Saldo van lasten en baten Saldo van lasten en baten Totaal
€ €
332.000 € 332.000 €
302.000 € 302.000 €
30.000 30.000
V
Reserve mutaties Bestemmingsreserve Brzo Transitie vergoeding Brzo Sal do res ervemutati es
€ € €
-270.000 € -62.000 € - 332.000 €
-240.000 € -62.000 € - 302.000 €
-30.000 - 30.000
Sal do na res ervemutati es
€
-
-
-
€
€
V oordeel / N adeel
V N V
V
V N
V
N
N
6. Toelichting baten en lasten 6.1 Lasten 6.1.1
VTH-taken
V TH - taken
Lasten VTH-taken (personeel en materieel) Totaal
Begroting 2020 na wijzigi ng
Reali s atie
€ €
9.734.000 € -240.000 9.734.000 € - 240.000
9.494.000 € 9.494.000 €
V ers c hi l
V oordeel / N adeel
N
N
De personele en materiële lasten zijn € 240.000 hoger dan begroot, dit bedrag bestaat voor € 310.000 uit hogere personeelskosten, dit wordt gecompenseerd door € 70.000 lagere materiële lasten primair proces. De hogere personele lasten worden veroorzaakt door de inhuur van extern personeel. De feitelijke overschrijding van de personele lasten is 3,2 %. De lagere materiele lasten worden grotendeels veroorzaakt door het niet volledig kunnen afronden van de DSO, hierdoor wordt voorgesteld om € 50.000 door te schuiven naar 2021 om de DSO af te kunnen ronden. De overige € 20.000 bestaat uit niet gemaakte kosten verband houdend met coronapandemie.
23
6.1.2
Brzo-taken
Brzo- tak en
Lasten Brzo-taken (personeel en materieel) Totaal
Begroting 2020 na wijzigi ng
Reali s atie
V ers c hi l
€ €
3.029.000 € 3.029.000 €
145.000 145.000
3.174.000 € 3.174.000 €
V oordeel / N adeel
V
V
Er is sprake van een forse groei aan BRZO bedrijven waardoor de kosten ook zijn toegenomen. Er wordt afgerekend op werkelijk gemaakte kosten. Voor 2020 is de bestemmingsreserve uit 2019 volledig ingezet om de groei van de kosten te dekken. 6.1.3
Overhead
Overhead
Lasten Overhead (personeel en materieel) Totaal
Begroting 2020 na wijzigi ng
Reali s atie
V ers c hi l
€ €
4.650.000 € 4.650.000 €
269.000 269.000
4.919.000 € 4.919.000 €
V oordeel / N adeel
V
V
De overheadkosten betreffen de personele kosten van het management en de medewerkers bedrijfsvoering en de organisatiekosten. De personeelskosten overhead en materieel omvatten de uitvoering van projecten en de kosten van de algemene bedrijfsvoering. De werkelijke kosten zijn € 269.000 lager dan begroot. Het verschil bestaat uit:
Hogere accountantskosten Hogere accountantskosten € Lagere personeelskosten Lagere personeelskosten € Lagere materiele kosten Lagere opleidingskosten Lagere catering/koffie etc. Lagere kosten ICT Diverse lagere & hogere kosten Totaal
46.000
N
-106.000
V
-100.000 -23.000 -22.000 -64.000 - 269.000
V V V V
V
24
Melding wet topinkomens Op 1 januari 2013 is de Wet normering topinkomens (WNT) in werking getreden. De WNT is van toepassing op de ODG. Het voor de ODG toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2020 € 201.000. Dit maximum is van toepassing op de directeur en de plaatsvervangend directeur. Voor de leden van het algemeen en dagelijks bestuur bedraagt het WNT-maximum 10% van het bezoldigingsmaximum (€ 20.100) en voor de voorzitter van het algemeen/dagelijks bestuur 15% (€ 30.150). Voor de bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niet-topfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. Zowel het Dagelijks Bestuur als het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Groningen wordt gevormd door leden die deze functie vervullen vanuit de rol van lid van een College van Burgemeesters en Wethouders of Gedeputeerde Staten. Voor alle leden van het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Groningen geldt dat de omvang van het dienstverband (in FTE) nihil bedraagt. Bestuursleden ontvangen geen vergoeding voor de werkzaamheden verricht voor de Omgevingsdienst Groningen. Daarnaast is geen sprake van belastbare onkostenvergoedingen en/of uitgekeerde beloningen betaalbaar op termijn.
Dit betekent dat de bezoldiging over 2020 voor alle leden van het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur van de Omgevingsdienst Groningen nihil bedraagt. In 2020 zijn geen bezoldigingen of ontslagvergoedingen betaald boven de WNT-maxima. Gegevens 2020 bedragen x € 1 Functiegegevens
N. Baars 5
Directeur-Secretaris
Aanvang6 en einde functievervulling in 2019
A. Klijn Plaatsvervangend Directeur-Secretaris
01/01 – 31/12
01/01– 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7
1,0
1,0
Dienstbetrekking?8
ja
ja
Bezoldiging9 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
115.878
91.836
Beloningen betaalbaar op termijn
20.271
17.927
Subtotaal
136.149
109.763
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum 10
201.000
201.000
0
0
136.149
109.763
Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan12
N.v.t.
N.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling13
N.v.t.
N.v.t.
N. Baars
A. Klijn Plaatsvervangend Directeur-Secretaris
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag11
Bezoldiging
Gegevens 201814 bedragen x € 1 Functiegegevens
5
Directeur-Secretaris
Aanvang6 en einde functievervulling in 2018
01/01 – 31/12
01/01 – 31/12
Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)7
1,0
1,0
Dienstbetrekking?8
Ja
ja
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
131.821
102.379
Beloningen betaalbaar op termijn
19.535
14.533
Subtotaal
151.356
116.912
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum 10
194.000
194.000
Bezoldiging
151.356
116.912
Bezoldiging9
25
NAAM TOPFUNCTIONARIS
Aanvang en einde functievervulling in 2020
FUNCTIE lid AB/DB voorzitter lid AB/DB voorzitter
11/3 - 31/12
mw. L. van der Tuin
lid AB
1/1 - 31/12
dhr. B. Huizing
lid AB
1/1 - 31/12
dhr. H.J. Bolding
lid AB/DB
1/1 - 31/12
dhr. J.H. Menninga
lid AB/DB
11/3 - 31/12
Mw. G. C hakor
lid AB/DB
1/1 - 31/12
dhr. J.J. Boersma
lid AB/DB
1/1 - 31/12
dhr. P. Prins
lid AB
1/1 - 31/12
Mw. G. Dijkstra-Jacobi
lid AB
1/1 - 31/12
mw. L. Broekhuizen-Smit
lid AB
1/1 - 1/7
dhr. G. Engelkens
lid AB
1/7 - 31/12
dhr. H. Staghouwer dhr. IJ. Rijzebol
dhr. J. van Mannekes
1/1 - 11/3
lid AB
1/1 - 31/12
dhr. G. Borgesius
lid AB/DB
1/1 - 31/12
dhr. B. Wieringa
lid AB
1/1 - 31/12
6.1.4
Projecten
Projec ten
Lasten Projecten Totaal
Begroting 2020 na wi jzigi ng
€ €
234.000 234.000
Reali s atie
€ €
263.000 263.000
V ers c hi l
€ €
-29.000 - 29.000
V oordeel / N adeel
N
N
Er is iets meer aan projecten gerealiseerd dan begroot, vandaar ook iets hogere kosten. Hier staan echter ook hogere opbrengsten tegenover. 6.1.5
Meerwerk
Meerwerk
Lasten Meerwerk Totaal
Begroting 2020 na wi jzigi ng
€ €
293.000 293.000
€ €
Reali s atie