04. Rekenkamerrapport onderzoek integriteit

5.3

Kwetsbare functies en beheersmaatregelen

5.3.1

Kwetsbare functies, handelingen en processen en beheersmaatregelen

Het beleid om werkprocessen, handelingen en functies die kwetsbaar zijn voor verleidingen en risico’s is nog niet volledig uitgevoerd. Een deel van de kwetsbare functies is al wel in beeld. Denk daarbij aan functies voor het verlenen van vergunningen of kas- en budgetbeheer, waar het vier-ogen-principe geldt. Een vervolgstap is om gericht beheersmaatregelen te treffen voor kwetsbaarheden, zoals functieroulatie en het vierogenprincipe. Uit de gesprekken blijkt dat in de praktijk al wel bepaalde beheersmaatregelen worden getroffen, zoals het vier-ogenprincipe bij bijvoorbeeld het nemen van Wmobeschikkingen. 5.3.2

Registratiesysteem nevenwerkzaamheden en financiële belangen

Bij de indiensttreding van medewerkers zijn zij verplicht relevante nevenfuncties en kwetsbare financiële belangen te rapporteren. Verandert dit, dan moeten zij hiervan opgave doen via een formulier dat met de leidinggevende wordt besproken en vervolgens wordt geüpload in het personeelssysteem. De gemeente heeft als voornemen dat medewerkers jaarlijks herinnerd worden aan de verplichting tot opgave van deze gegevens. De gegevens over nevenfuncties en kwetsbare financiële belangen worden vastgelegd in het gemeentelijke registratiesysteem. Het systeem bevat ook informatie of de medewerker een VOG heeft overgelegd en de eed of belofte heeft afgelegd. Daarnaast bevat het systeem informatie over geschenken en giften die een medewerker uit hoofde van diens functie ontvangt. Momenteel is het niet mogelijk rapportages uit het systeem te halen. Ook op dit punt wil de gemeente actie ondernemen, door het systeem zodanig in te richten dat de informatie in een rapportage wordt opgenomen. 5.3.3

Informatieveiligheid

Uit de interviews blijkt dat er in de ambtelijke organisatie aandacht wordt besteed aan informatiebeveiliging en het bewustzijn daarover. In 2022 is een cyberbarometing Uit de weerbaarheidsscan van het RIEC uit maart 2022 blijkt de indruk dat de gemeente in het algemeen een veilige werkomgeving biedt. Een aandachtspunt dat naar voren komt is dat het gesprek aangaan over integriteit soms wordt gemist. Of dit inmiddels is veranderd, is niet vast te stellen aan de hand van dit onderzoek. 23

24

De integriteit geborgd?

(nulmeting) uitgevoerd naar de mate van informatiebeveiliging en privacybescherming. Naar aanleiding daarvan is een bewustwordingsprogramma opgezet voor 2023. In september 2023 heeft een 1-meting plaatsgevonden en naar aanleiding van die meting is er een bewustwordingsprogramma voor 2024 opgezet. In de cyberbarometer wordt gekeken naar zestien gedragsonderwerpen, zoals het voorkomen van phishing, werken vanuit huis en zelfvertrouwen in eigen vaardigheden. In 2023 was er op elf gedragsonderwerpen een groei ten opzichte van 2022. Daarnaast volgen medewerkers die gebruik maken van informatiesystemen een training informatiebewustzijn. Eind mei 2024 is er een e-learning informatiebeveiliging en privacybescherming gelanceerd, waarbij aan teamleiders is verzocht medewerkers te vragen deze training te volgen. De deelname wordt gemonitord per team. De gemeente heeft ook een informatiebeveiligingsbeleid opgesteld. Daarin is aangegeven dat de gemeente sinds de oprichting in 2018 heeft geïnvesteerd in professionele beveiliging. Sinds 2018 is de AVG van kracht. Volgens het informatiebeveiligingsbeleid heeft privacy daarom een centrale plaats in de gegevensbescherming. De gemeente heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld die onder meer controleert of goed wordt omgegaan met persoonsgegevens.

Ook is er een informatiebeveiligingsfunctionaris die de organisatie ondersteunt bij het bewaken en verhogen van de betrouwbaarheid van de informatievoorziening. Hoe de gemeente omgaat met datalekken is vastgelegd in het Privacyreglement gemeente Midden-Groningen. Uit de interviews met teamleiders komt naar voren dat er volgens hen in de organisatie aandacht is voor informatiebeveiliging en bewustzijn daarover.

5.4

Handelen bij integriteitsschendingen

5.4.1

Verschillende handelswijzen bij integriteitsschending

De gemeente heeft vier verschillende regelingen/protocollen hoe te handelen bij een vorm van integriteitsschending (zie par. 2.3). Deze regelingen zijn alleen van toepassing op de ambtelijke organisatie. De documenten zijn opgesteld voor verschillende typen integriteitskwesties, namelijk ongewenste omgangsvormen, agressie & geweld, misstanden & inbreuk op EU-recht en seksuele intimidatie. Gelet op de wettelijke verplichting voor het opstellen van diverse regelingen is het bestaan van de verschillende regelingen naast elkaar niet onbegrijpelijk. Doordat er meerdere regelingen zijn, kan bij medewerkers echter onduidelijkheid ontstaan over de te volgen procedure. De gemeente is hiervan op de hoogte en is momenteel bezig met het ontwikkelen van een overkoepelende meldprocedure, met daarin een helder en overzichtelijk stappenplan dat kan worden toegepast ongeacht het type integriteitsschending. 5.4.2

Melden van integriteitskwesties

In het integriteitsbeleid van de gemeente is beschreven dat de teamleider het eerste aanspreekpunt is voor medewerkers bij integriteitskwesties. Ook kan een medewerker naar de vertrouwenspersoon gaan. De door ons gesproken teamleiders geven aan het idee te hebben dat medewerkers hen weten te vinden bij integriteitsvraagstukken. Er is geen procesbeschrijving over het afhandelen van incidenten, daar wordt ten tijde van het onderzoek wel aan gewerkt. Daarnaast kunnen medewerkers met een extern

25

De integriteit geborgd?

vertrouwenspersoon spreken.24 De contactgegevens van de vertrouwenspersoon zijn te vinden op Intranet. Er is geen voorstelronde geweest of kennismakingsafspraak door de vertrouwenspersoon bij de verschillende teams. Het aantal meldingen is laag. De vertrouwenspersoon rapporteert jaarlijks over de meldingen aan de gemeente. Ten tijde van het onderzoek zijn ook twee interne vertrouwenspersonen aangesteld. Een belangrijk voordeel daarvan is dat een interne vertrouwenspersoon laagdrempeliger te benaderen is en beter kenbaar is bij de organisatie.

De vertrouwenspersoon was in eerste instantie aangesteld als vertrouwenspersoon voor ongewenste omgangsvormen bij de gemeente. Halverwege 2023 is dit uitgebreid met het onderwerp integriteit. 24

26

De integriteit geborgd?

6 Conclusie

6.1

Inleiding In de voorgaande hoofstukken zijn de bevindingen van het onderzoek beschreven. In dit laatste hoofdstuk worden de belangrijkste conclusies getrokken. Dit hoofdstuk geeft antwoord op de hoofdvraag van dit onderzoek: Heeft de gemeente Midden-Groningen (op papier) voldoende oog voor integriteit in brede zin?

6.2

Conclusies

6.2.1

Inleiding

In dit onderzoek is gekeken in hoeverre de gemeente Midden-Groningen (op papier) voldoende oog heeft voor integriteit in brede zin. Er is met name gekeken of er beleid en procedures bestaan en of die aan de wettelijke vereisten voldoen. Daarnaast is een aantal (groeps)interviews gehouden om op onderdelen te kijken in hoeverre het beleid in de praktijk wordt gebracht en hoe het beleid door geïnterviewden wordt ervaren. In dit onderzoek is op hoofdlijnen gekeken naar de waarborging van integriteit. In dit onderzoek is dus niet gekeken naar de doorwerking van het beleid, daarvoor is verder onderzoek nodig. 6.2.2

Beleid en gedragscodes

De mate waarin integriteit op papier is geregeld voor de ambtelijke organisatie, de raad en het college is in de basis op orde. De gemeente heeft (beleids)documenten, zoals de Beleidsnotitie integriteit, en gedragscodes, zoals de Gedragscode integriteit raads- en collegeleden en de Gedragscode integriteit voor de ambtelijke organisatie. Aan de wettelijke verplichtingen voor het beleid, zoals het voeren van een integriteitsbeleid voor de ambtelijke organisatie en het opstellen van gedragscodes voor de raad en het college, wordt daarmee voldaan. Het integriteitsbeleid en de gedragscodes zijn actueel en besteden aandacht aan relevante en noodzakelijke onderwerpen, zoals het registreren van nevenfuncties, (financiële) belangen, omgang met geschenken en het gebruik van gemeentelijke voorzieningen. Voor de rekenkamer is geen gedragscode vastgesteld. Wel is er een verordening, een reglement van orde en een onderzoeksprotocol die ingaan op het onderzoeksprogramma en het uitvoeren van onderzoek, maar hierin is geen aandacht voor bijvoorbeeld het registreren van nevenfuncties, financiële belangen, omgang met geschenken en informatiebescherming.

27

De integriteit geborgd?

6.2.3

Uitvoering van het beleid

Voor een goed werkend integriteitssysteem is het niet voldoende dat het beleid en de procedures op orde zijn. Het beleid en de procedures moeten ook bekend zijn en in de praktijk worden gebracht. Uit het onderzoek blijkt dat daarbij een aantal zaken op orde is, zoals aandacht voor integriteit bij werving en selectie van medewerkers en rekenkamerleden en bij de benoeming van raads- en collegeleden. Een aantal onderdelen ontbreekt nog, zoals een meld- en onderzoeksprocedure voor integriteitsschendingen. Ook is de ambtelijke borging van (beleid over) integriteit kwetsbaar. Dit is belegd bij één HR-medewerker. Door tijdelijke maar langdurige uitval lagen ontwikkelingen anderhalf jaar grotendeels stil. Hieruit blijkt de kwetsbaarheid van de wijze waarop de taken en verantwoordelijkheden op het gebied van integriteit met betrekking tot de ambtelijke organisatie is georganiseerd. Bekendheid van beleid en gedragscodes Uit de interviews komt het beeld naar voren dat raads- en collegeleden weten van het bestaan van de gedragscode, maar de inhoud daarvan is slechts beperkt bekend. Uit dit onderzoek blijkt niet in hoeverre de ambtelijke organisatie bekend is met het integriteitsbeleid en andere aan integriteit gerelateerde documenten. Om meer inzicht daarin te krijgen is verder onderzoek nodig, bijvoorbeeld door een vragenlijst uit te zetten in de ambtelijke organisatie.

Werving/selectie en benoeming Ten aanzien van werving en selectie van medewerkers en het benoemen van raadsleden, wethouders en leden van de rekenkamer blijkt uit de interviews dat de eed of belofte wordt afgelegd en bij kandidaat-wethouders een risicoanalyse integriteit wordt uitgevoerd. Integriteitsbewustzijn en aandacht voor integriteit Binnen het college, de raad en de rekenkamer moet aandacht zijn voor preventieve maatregelen om integriteitsbewust handelen te bevorderen en schendingen te voorkomen. Hierbij kan worden gedacht aan het periodiek bespreken van het onderwerp, het organiseren van een themabijeenkomst of het oefenen met casuïstiek. Collegeleden zijn zich ervan bewust dat ze onder een vergrootglas liggen en het goede voorbeeld moeten geven. Bij het college staat het onderwerp integriteit niet periodiek op de agenda. Uit de interviews komt verder naar voren dat integriteit verder aan de orde kan komen in het tweewekelijks een-op-een overleg tussen de wethouders en de burgemeester, als daar aanleiding toe is. Bij de raad wordt er tijdens de introductie van nieuwe raadsleden en jaarlijks tijdens een bewustwordingsbijeenkomst aandacht besteed aan het onderwerp integriteit. Integriteit komt volgens raadsleden niet vaak ter sprake tijdens raadsvergaderingen.

Uit de interviews komt naar voren dat onder meer tijdens de laatste bewustwordingsbijeenkomst in 2023 bleek dat het de raad ontbreekt aan een gedeeld normenkader over wat wel en niet integer handelen is. Het zou daarom goed zijn daarover (verder) in gesprek te gaan als raad. De rekenkamer besteedt niet periodiek aandacht aan het onderwerp integriteit, hoewel dit volgens de leden van de rekenkamer wel goed zou zijn. Aandacht voor integriteit is er bij het afleggen van de eed of belofte en ook tijdens het sollicitatieproces is er aandacht voor integriteitsaspecten, zoals eventuele onverenigbare nevenfuncties. Ook zijn rekenkamerleden zich bewust van eventuele integriteitsdilemma’s die zich in de praktijk

28

De integriteit geborgd?

kunnen voordoen. In gevallen waar een integriteitsdilemma zich voordoet, voelen de leden van de rekenkamer zich vrij om dit met elkaar te bespreken. Aandacht voor integriteit in de ambtelijke organisatie is er in ieder geval bij de indiensttreding van nieuwe medewerkers, bijvoorbeeld tijdens het introductieprogramma. Daarnaast is belangrijke informatie, zoals de gedragscode en de contactgegevens van de vertrouwenspersoon, op het Intranet te vinden. Het is ook van belang dat integriteit een vast onderdeel van het personeelsbeleid is, in ieder geval door integriteit in functioneringsgesprekken en werkoverleg aan de orde te stellen en door het aanbieden van scholing en vorming op het gebied van integriteit. Uit de interviews komt naar voren dat integriteit nu nog niet standaard als onderwerp aan de orde komt tijdens de personeelsgespreken, maar dat dit afhankelijk is van de functie van de medewerker en de betreffende teamleider. In de leidraad voor de gesprekken worden wel de drie V’s (vertrouwen, verantwoordelijk en vrijheid) uit het integriteitsbeleid genoemd. Uit de interviews blijkt verder dat integriteit ook geen onderwerp is dat periodiek tijdens team overleggen wordt besproken, wel kan het aan de orde komen als daar aanleiding toe is. Het is dus niet geborgd binnen de ambtelijke organisatie en afhankelijk van de leidinggevende.

Belangenverstrengeling In het kader van transparantie zijn de nevenfuncties van de burgemeester en wethouders openbaar; ook is daarbij aangegeven of zij inkomsten uit die nevenfuncties ontvangen. Uit het onderzoek blijkt dat de collegeleden zich ervan bewust zijn dat ze een kwetsbare functie hebben, maar zijn er (in de gedragscode) geen afspraken gemaakt over deelname aan stemming en beraadslaging bij mogelijk tegenstrijdige belangen. Ook zijn geen afspraken vastgelegd over de opgave, registratie en eventuele openbaarmaking van relevante financiële belangen van de bestuurders. Wel zijn er binnen het college manieren om integriteitsrisico’s te beheersen. Zo worden wethouders in gesprekken en werkbezoeken bijgestaan door een ambtenaar. Voor de raad is in de gedragscode een zeer algemene bepaling opgenomen over het deelnemen aan stemming en beraadslaging met mogelijke belangentegenstellingen. Over financiële belangen zijn in de gedragscode geen afspraken vastgelegd. De zeer algemene bepaling uit de gedragscode over stemming en beraadslaging biedt onvoldoende houvast. Aan de ene kant is de wens om expertise van individuele raadsleden te benutten, terwijl dit aan de andere kant een persoonlijk belang kan raken. Raadsleden blijken in opvattingen verdeeld in welke gevallen wel of niet het woord kan worden gevoerd of kan worden gestemd.

Er is bij de raad behoefte om daarover samen te spreken en te komen tot (meer) gedeelde normen. Voor de leden van de rekenkamer geldt dat ook hun nevenfuncties openbaar zijn. Deze informatie is te vinden in het raadsinformatiesysteem van de gemeente. Er zijn geen afspraken gemaakt over hoe om te gaan met situaties waarbij het lid persoonlijk betrokken is bij het onderwerp van een onderzoek van de rekenkamer. Ook zijn er geen afspraken gemaakt over de opgave van financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke betrekkingen onderhoudt. Voor de ambtelijke organisatie geldt dat nieuwe medewerkers bij indiensttreding worden gevraagd om opgave te doen van relevante nevenfuncties en kwetsbare financiële belangen. De gegevens over nevenfuncties en kwetsbare financiële belangen worden vastgelegd in het

29

De integriteit geborgd?

gemeentelijke registratiesysteem. De gemeente heeft als voornemen dat medewerkers jaarlijks herinnerd worden aan de verplichting tot opgave van deze gegevens. Geschenken, giften en diensten In de gedragscodes voor de raad, het college en de ambtelijke organisatie zijn afspraken opgenomen over hoe om te gaan met geschenken, giften en diensten. Ook bestaan er registratiebestanden voor het melden van giften, geschenken en diensten. Het registratiebestand voor college- en raadsleden moet openbaar zijn. Dit registratiebestand is te raadplegen via het raadsinformatiesysteem van de gemeente. 25 Voor de leden van de rekenkamer zijn geen afspraken gemaakt over het in ontvangst nemen en melden van geschenken. Kwetsbare functies Voor de ambtelijke organisatie is het met het oog op het voorkomen van integriteitsschendingen van belang om kwetsbare functies, handelingen en processen in kaart te brengen. Uit het onderzoek komt naar voren dat het beleid om dit in beeld te brengen nog niet volledig is uitgevoerd. Een deel van de kwetsbare functies is al wel in beeld en er zijn voornemens hiermee verder aan de slag te gaan. Een vervolgstap is om gericht beheersmaatregelen te treffen voor kwetsbaarheden, zoals functieroulatie en het vierogenprincipe.

Uit een van de interviews blijkt dat in de praktijk bij sommige afdelingen al wel bepaalde beheersmaatregelen worden getroffen, zoals het vierogenprincipe bij bijvoorbeeld het nemen van beschikkingen. Informatiebescherming Voor de ambtelijke organisatie, het college en de raad zijn voorschriften vastgesteld voor het kennisnemen van of omgaan met vertrouwelijke informatie. Ook zijn maatregelen getroffen om te voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Daarnaast blijkt uit de interviews dat in de ambtelijke organisatie ook in de praktijk aandacht wordt besteed aan informatiebeveiliging en het bewustzijn daarover, bijvoorbeeld door het laten uitvoeren van een cyberbarometer. Voor de rekenkamer bestaan geen richtlijnen of maatregelen om te waarborgen dat onbevoegden toegang kunnen krijgen tot informatie. Wel zijn ten tijde van dit onderzoek ontwikkelingen gaande om dit beter te waarborgen. Zo hebben leden van de rekenkamer sinds 2024 een e-mailadres van de rekenkamer. Dit e-mailadres wordt nog niet altijd gebruikt, de leden gebruiken vaak hun eigen e-mailadres. Documenten met betrekking tot onderzoeken worden opgeslagen op eigen computers. Er is geen gedeelde plek waar documenten worden bewaard en er zijn geen afspraken over het bewaren of verwijderen van oude documenten. De secretaris van de rekenkamer houdt een archief bij.

Het plan is dat de leden van de rekenkamer in 2024 in een gedeelde omgeving van de gemeente gaan werken, waar alle documenten worden bewaard. Dit systeem is beschermd door middel van een tweefactorauthenticatie. Handelen bij een integriteitsschending Uit het normenkader volgt dat een vertrouwenspersoon moet zijn aangesteld voor de ambtelijke organisatie voor het melden van mogelijke integriteitsschendingen. Ook voor de raad, de leden van de rekenkamer en het college moet een vertrouwenspersoon of aanspreekpunt integriteit zijn aangewezen bij wie zij terecht kunnen met vragen of integriteitskwesties. 25

https://midden-groningen.raadsinformatie.nl/info/Informatie_over/997/Geschenkenregister.

30

De integriteit geborgd?

De gemeente heeft een externe vertrouwenspersoon aangesteld voor de ambtelijke organisatie. Ten tijde van dit onderzoek zijn ook twee interne vertrouwenspersonen aangesteld. Voordelen van interne vertrouwenspersonen zijn dat die wellicht laagdrempeliger te benaderen zijn en beter kenbaar zijn bij de organisatie. Uit de interviews blijkt dat het bij betrokkenen niet duidelijk is of de externe vertrouwenspersoon ook is aangesteld voor raads- en collegeleden en rekenkamerleden. Er zijn geen afspraken waar raads- en collegeleden en leden van de rekenkamer in welke gevallen een melding kunnen doen. Naast een vertrouwenspersoon/aanspreekpunt is het van belang een protocol te hebben waarin is vastgelegd hoe met meldingen wordt omgegaan. Voor zowel de ambtelijke organisatie, de raad , de rekenkamer als het college is geen (eenduidige) procedure vastgelegd voor het doen van een melding bij (het vermoeden van) een integriteitsschending, het onderzoeken van de melding en het treffen van eventuele maatregelen. In het Protocol agressie en geweld (politieke ambtsdragers) en de Regeling melden vermoeden van misstanden en inbreuk EU-recht wordt hier wel aandacht aan besteed, maar dit omvat niet alle mogelijke integriteitsschendingen. Bovendien wordt door verschillende regelingen te hanteren onderscheid gemaakt tussen verschillende vormen van integriteitsschendingen.

Dit kan leiden tot onduidelijkheid welke procedure moet worden gevolgd, want het is voor te stellen dat het niet altijd even helder is van welke schending sprake is. Voor medewerkers geldt dat het uitgangspunt is dat zij naar hun teamleider of naar de vertrouwenspersoon kunnen gaan. 6.2.4

Ervaringen met het integriteitsbeleid

Over het algemeen komen er geen grote knelpunten naar voren als het gaat om wat over integriteit op papier is vastgelegd. Zoals gezegd bestaat er wel behoefte aan het opstellen van een procedure (bijvoorbeeld in een integriteitsprotocol) voor hoe en bij wie melding kan worden gedaan over een (vermoeden van) een integriteitsschending en hoe wordt omgegaan met meldingen.

31

De integriteit geborgd?

7 Aanbevelingen

7.1

Inleiding In dit laatste hoofdstuk komen tot slot de aanbevelingen aan bod. Paragraaf 8.2 bevat aanbevelingen ten aanzien van het college, paragraaf 8.3 voor de gemeenteraad en ten slotte bevat paragraaf 8.4 aanbevelingen voor de rekenkamer.

7.2

College Bespreken onderwerp integriteit Uit het onderzoek is gebleken dat binnen het college geen gedeeld beeld bestaat over wat wel en niet integer handelen is. Waar de een vindt dat ook elke schijn van belangverstrengeling moet worden voorkomen (ook als de belangenverstrengeling er niet is), vindt de ander dat schijn maar betrekkelijk is en het gaat om het handelen. Vorig jaar is tijdens de heidag aandacht aan integriteit besteed, maar verder staat het onderwerp niet, zoals bijvoorbeeld bij de gemeenteraad, jaarlijks op de agenda. Door het gesprek met elkaar hierover aan te gaan, kan er worden gewerkt aan een meer gezamenlijk beeld over gedeelde integriteitsnormen. Aanbeveling 1: Ga als college aan de hand van concrete dilemma’s in gesprek over integriteit, waarbij het niet blijft bij het constateren dat er verschillend over een dilemma wordt gedacht, maar dieper wordt ingegaan op de verschillende visies om te komen tot een meer gedeeld beeld van wat wel en niet integer handelen is en maak hiervan een verslag. Opstellen integriteitsprotocol Uit het onderzoek is gebleken dat er geen afspraken zijn vastgelegd over in welke gevallen bij wie (vermoedens van) integriteitsschendingen gemeld kunnen worden. Daarnaast zijn er geen afspraken over hoe een melding vervolgens moet worden opgepakt, moet worden onderzocht en moet worden afgehandeld.

Om eenheid in het proces te waarborgen en houvast te bieden bij de aanpak van meldingen wordt aanbevolen een integriteitsprotocol op te stellen.

32

De integriteit geborgd?

Aanbeveling 2: Stel een stappenplan/integriteitsprotocol op met stappen die moeten worden genomen wanneer er een (vermoeden van een) integriteitsschending is. Besteed daarin in ieder geval aandacht aan de meldingsfase, het onderzoeken van de melding en hoe met betrokken belangen wordt omgegaan. 7.2.1

Ambtelijke organisatie

Aanstellen integriteitscoördinator Het onderwerp ‘integriteit’ is ambtelijk belegd bij één medewerker en dit is kwetsbaar gebleken. Ontwikkelingen en activiteiten hebben anderhalf jaar grotendeels stil gelegen, terwijl voortdurende aandacht en continuïteit van groot belang is voor een integere organisatie. Het is een mooie start dat een functionaris tot integriteitscoördinator is benoemd, maar dit is nog een deeltijdfunctie. Aanbeveling 1: Stel een aparte, daarvoor vrijgemaakte integriteitscoördinator aan met een duidelijk, goed omschreven functieprofiel. Hierdoor is zichtbaar dat de gemeente het integriteitsbeleid belangrijk vindt en wordt continuïteit van het thema gewaarborgd. Zorg er daarbij voor dat er altijd (minimaal) een andere medewerker meedenkt en op de hoogte is van de activiteiten. Opstellen integriteitsprotocol Over de opzet van het integriteitsbeleid oordelen we grotendeels positief. De gemeente voldoet sinds medio 2022 aan de wettelijke verplichtingen rondom integriteit en beschikt over diverse beleidsstukken. De verschillende meldingsprocedures werken in de praktijk echter verwarrend en daarom werkt de gemeente momenteel aan een overkoepelende meldprocedure. Wat ontbreekt is een procesbeschrijving over de afhandeling van integriteitsincidenten en voor eventuele disciplinaire maatregelen.

Aanbeveling 2: Stel een eenduidige procesbeschrijving op over de afhandeling van integriteitsincidenten, waaruit blijkt hoe de gemeente de melding wil behandelen, hoe eventueel onderzoek plaatsvindt en wanneer eventuele disciplinaire maatregelen worden opgelegd. Bewustwording en borging van integriteit Binnen de gemeente is aandacht voor integriteit bij de werving en selectie van medewerkers. Op het gebied van bewustwording en borging van integriteit is er een aantal aandachtspunten. Sinds het najaar van 2023 is er hernieuwde aandacht voor integriteit binnen de gemeente en de aandachtspunten zijn bij de gemeente in beeld. Het is belangrijk dat de gemeente deze ingeslagen weg voortzet en de voorgenomen activiteiten start / de ingezette activiteiten voortzet of afrondt. Aanbeveling 3: Start en/of ga verder met het realiseren van de volgende (voorgenomen) activiteiten: 1. Breng kwetsbare functies en werkprocessen in kaart en inventariseer de risico’s. Tref vervolgens de nodige beheersmaatregelen.

33

De integriteit geborgd?

2. 3. 4.

Richt het registratiesysteem zodanig in dat er rapportages uit gehaald kunnen worden en stuur periodiek een mail/herinnering aan medewerkers voor het invullen van nevenfuncties en kwetsbare financiële belangen. Besteed aandacht aan integriteit door bewustwordingssessies, zowel voor ambtenaren als voor leidinggevenden en hun (voorbeeld)rol en maak hiervan een verslag. Bespreek integriteit periodiek tijdens teamoverleggen/personeelsgesprekken en maak hiervan een verslag.

Verder onderzoek Uit het onderzoek blijkt niet of en in welke mate het beleid het gewenste effect heeft. Daarbij gaat het om vragen of de medewerkers het integriteitsbeleid kunnen vinden, het daadwerkelijk raadplegen, of er bewustzijn is en een veilige cultuur. Bepaalde aspecten daarvan komen wel naar voren in het medewerkersonderzoek. In het geval het college naar aanleiding van dit onderzoek aanleiding ziet om verder onderzoek te doen naar integriteit, kan vervolgonderzoek worden gedaan waarin wordt gekeken naar de toegankelijkheid van het gemeentelijke integriteitsbeleid, de effecten en opvolging ervan en het bewustzijn van medewerkers op het gebied van integriteit. Dit kan ook door de rekenkamer opgepakt worden.

7.3

Gemeenteraad Gedeelde integriteitsnormen Uit het onderzoek volgt dat er op dit moment in de gemeenteraad geen gezamenlijk beeld bestaat van wat wel en niet integer handelen is. Er bestaat behoefte aan het bespreken van dilemma’s die zich in de praktijk voordoen om te komen tot een meer gezamenlijk beeld over integriteitsnormen. Dit kan bijdragen aan de afweging voor raadsleden bij het wel of niet deelnemen aan stemming en/of beraadslaging bij onderwerpen die een persoonlijk belang raken. Daarnaast komt uit de interviews naar voren dat raadsleden het lastig vinden elkaar aan te spreken als het gaat om integriteitskwesties en ook de boodschap te ontvangen. Er is behoefte aan praktische tips over het in gesprek gaan met elkaar. Aanbeveling 1: Ga als gemeenteraad aan de hand van concrete dilemma’s in gesprek waarbij het niet blijft bij het constateren dat er verschillend over een dilemma wordt gedacht, maar dieper wordt ingegaan op de verschillende visies om te komen tot een meer gedeeld beeld van wat wel en niet integer handelen is. Opstellen integriteitsprotocol Er bestaat onduidelijkheid bij wie raadsleden terecht moeten met vragen of (vermoedens over een) integriteitsschending.

Raadsleden hebben behoefte aan een duidelijk stappenplan op welke wijze en bij wie melding moet worden gedaan, wie welke rol daarin heeft, hoe de melding wordt onderzocht en hoe met de belangen van betrokkenen wordt omgegaan. Aanbeveling 2: Stel een stappenplan/integriteitsprotocol op met stappen die moeten worden genomen wanneer er een (vermoeden van een) integriteitsschending is. Besteed daarin in ieder

34

De integriteit geborgd?

geval aandacht aan de meldingsfase, het onderzoeken van de melding en hoe met betrokken belangen wordt omgegaan.

7.4

Rekenkamer Opstellen gedragscode / actualiseren reglement van orde Uit het onderzoek is gebleken dat er geen gedragscode is opgesteld voor de rekenkamer. Een gedragscode kan duidelijkheid verschaffen voor de rekenkamerleden en derden over de wijze waarop rekenkamerleden hun rol vervullen. Er kan in worden vastgelegd hoe wordt omgegaan met informatie, het aannemen van nevenfuncties die niet zijn uitgesloten op grond van artikel 81f van de Gemeentewet, en het aannemen van geschenken en uitnodigingen. Een andere mogelijkheid is om in plaats van het opstellen van een gedragscode deze afspraken op te op te nemen in het reglement van orde van de rekenkamer. Aanbeveling 1: Stel een gedragscode op voor de rekenkamer en/of actualiseer het reglement van orde. Leg daarin vast hoe wordt omgegaan met onderwerpen als informatie, nevenfuncties en geschenken en uitnodigingen. Bespreken onderwerp integriteit Aandacht voor integriteit is er op momenten dat daar aanleiding toe is, maar het onderwerp staat niet periodiek op de agenda van de rekenkamer. Door het gesprek met elkaar hierover aan te gaan, wordt gewerkt aan een gezamenlijk beeld over integriteitsnormen. Aanbeveling 2: Geef periodiek (bijvoorbeeld één keer per jaar) aandacht aan het onderwerp integriteit, en leg deze afspraak vast.

Informatiebescherming Uit het onderzoek komt naar voren dat er geen afspraken zijn gemaakt over of maatregelen zijn getroffen voor het beschermen van (vertrouwelijke) informatie. Er zijn wel ontwikkelingen gaande. Zo is het de bedoeling dat de rekenkamer in 2024 gaat werken in een beschermde omgeving van de gemeente, waar documenten worden gedeeld. Aanbeveling 3: Zet de ontwikkelingen die in gang zijn gezet ter bescherming van informatie voort. Leg daarnaast afspraken vast over de omgang met vertrouwelijke informatie.

35

De integriteit geborgd?

Bijlage 1: Deelvragen

Toetsingskader 1. Wat is het (wettelijke) kader ten aanzien van integriteit en welke verplichtingen vloeien hieruit voort voor de gemeente? 2. Wat zijn landelijke algemene uitgangspunten en normen over integriteit? Beleid 3. Over welk integriteitsbeleid beschikt de gemeente Midden-Groningen? 4. Bevat het beleid een visie, doelen en worden er normen gesteld? 5. Welke instrumenten (procedures, activiteiten, maatregelen) worden er in het beleid genoemd? Zijn deze voldoende concreet en helder beschreven? 6. Is het beleid volledig, actueel en voldoet het aan de wettelijke verplichtingen? Uitvoering en organisatie 7. Welke instrumenten (procedures, activiteiten, maatregelen) zet de gemeente in de praktijk in om integriteit te borgen/bevorderen? 8. Hoe is het onderwerp integriteit ingebed in de gemeentelijke en de bestuurlijke organisatie en is er aandacht voor bewustzijn? Integriteit in de praktijk en ervaringen 9. Hoe wordt de inzet van het gemeentelijk instrumentarium voor integriteit ervaren? 10. Wordt integriteit door het bestuur/leiding uitgedragen? Vertonen zij voorbeeldgedrag (‘tone at the top’)? Ontwikkeling 11. Wat zijn aandachtpunten en verbeterpunten voor de manier waarop de gemeente met integriteit omgaat?

36

De integriteit geborgd?

Bijlage 2: Normenkader

Het normenkader is in de eerste plaats gebaseerd op wetgeving waaruit verplichtingen voor gemeenten voor integriteit voortvloeien, namelijk: — Aanbestedingswet 2012 — Ambtenarenwet 2017 — Wet bescherming klokkenluiders — Arbeidsomstandighedenwet — Gemeentewet Daarnaast hebben we voor het normenkader andere publicaties bestudeerd, namelijk: — Modelgedragscodes VNG — Modelaanpak basisnormen integriteit VNG — VNG-format integriteitsbeleid — Handreiking integriteit van politieke ambtsdragers bij provincies, gemeenten en waterschappen (Interprovinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Unie van Waterschappen en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) — Handreiking voor decentrale overheidswerkgevers: invulling geven aan integriteit na 2020 (idem) — Baseline Informatiebeveiliging Overheid — Handreiking integriteit, NVRR Het normenkader is opgedeeld in een viertal onderwerpen: (1) beleid, (2) de ambtelijke organisatie, (3) het college, en (4) de gemeenteraad.

Normenkader beleid Bevindingen Integriteitsbeleid Het integriteitsbeleid van de gemeente is actueel. Het integriteitsbeleid van de gemeente is duidelijk. Het integriteitsbeleid van de gemeente is richtinggevend. In het beleid is aandacht is voor het bevorderen van integriteitsbewustzijn. In het beleid is aandacht voor het voorkomen van misbruik van bevoegdheden, belangenverstrengeling en discriminatie. De gemeente legt jaarlijks verantwoording over het integriteitsbeleid af. Gedragscodes De gemeente beschikt over een actuele en richtinggevende Gedragscode voor gemeentemedewerkers.

37

Ja Ja Ja Ja Ja Ja

Ja

De integriteit geborgd?

De gemeente beschikt over een actuele en richtinggevende Gedragscode integriteit voor de gemeenteraad. De gemeente beschikt over een actuele en richtinggevende Gedragscode integriteit voor het college. De gemeente beschikt over een actuele en richtinggevende Gedragscode integriteit voor de rekenkamer Aanbestedingsbeleid De gemeente heeft eenduidig inkoop- en aanbestedingsbeleid voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten.

Ja Ja Nee

Ja

Bevindingen

Normenkader ambtelijke organisatie Werving en selectie De gemeente besteedt aandacht aan integriteit bij de werving en selectie van medewerkers. Nieuwe medewerkers van de gemeente leggen de eed of belofte af. Integriteitsbewustzijn Integriteitsbeleid wordt onder de aandacht gebracht bij medewerkers. Medewerkers kennen de regels en voorschriften zoals beschreven in het integriteitsbeleid en de Gedragscode integriteit en leven deze na. Integriteit is een vast onderdeel van het personeelsbeleid, in ieder geval door integriteit in functioneringsgesprekken en werkoverleg aan de orde te stellen en door het aanbieden van scholing en vorming op het gebied van integriteit.

Leidinggevenden dragen het integriteitsbeleid uit, onder andere door eigen voorbeeldgedrag. Belangenverstrengeling Medewerkers melden nevenwerkzaamheden die raakvlakken hebben met hun functie.

In de gedragscode is bepaald voor welke functies nevenwerkzaamheden openbaar worden gemaakt. In de gedragscode is vastgelegd hoe werknemers van de gemeente omgaan met financiële belangen. De gemeente wijst ambtenaren aan die werkzaamheden verrichten waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie verbonden is en wijst financiële belangen aan die medewerkers niet mogen bezitten of verwerven. De gemeente registreert meldingen over financiële belangen. Geschenken, giften en diensten De gedragscode besteedt aandacht aan de omgang met geschenken, giften en diensten. De gemeente registreert meldingen van giften, relatiegeschenken en diensten. Kwetsbare functies, handelingen en processen

38

Ja Ja

Verschilt per geval Niet te beoordelen

Integriteit komt niet periodiek als onderwerp tijdens personeelsgesprekken en team overleggen aan de orde, er is wel informatie te raadplegen via het intranet Niet te beoordelen

Medewerkers worden niet actief gewezen op de verplichting om opgave te doen van deze gegevens Ja Ja Nee

Er is een registratiebestand Ja Ja

De integriteit geborgd?

De gemeente brengt kwetsbare functies, handelingen en processen in kaart. De gemeente neemt zo nodig maatregelen om integriteitsschendingen te voorkomen, bijvoorbeeld door functiescheiding, het rouleren van functies, het toepassen van het 4-ogenprincipe. Informatiebescherming Er zijn voorschriften vastgesteld voor het kennisnemen van of omgaan met vertrouwelijke informatie. Medewerkers die gebruikmaken van informatiesystemen en diensten volgen een training informatiebewustzijn. Handelen bij integriteitsschending De gemeente heeft een vertrouwenspersoon voor (vermoedens van) integriteitsschendingen. De gemeente beschikt over een meldingsprocedure voor integriteitsschendingen (zoals ongewenst gedrag en een regeling vermoeden misstanden). De gemeente heeft een register waar meldingen over ongewenst gedrag en (vermoedens van) misstanden in worden geregistreerd.

Gedeeltelijk

Normenkader college

Bevindingen

Benoeming Het college heeft een reglement van orde met afspraken over de benoemingsprocedure van collegeleden. Wethouders en de burgemeester leggen een eed of belofte af. Kandidaat-wethouders worden gescreend (risicoanalyse integriteit). Wethouders overleggen een VOG als zij benoemd worden. Integriteitsbewustzijn De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente. Collegeleden kennen de regels en voorschriften zoals beschreven in de Gedragscode integriteit. Binnen het college is aandacht voor preventieve maatregelen om integriteitsbewust handelen te bevorderen en schendingen te voorkomen (denk aan: scholings- en trainingsinstrumenten, bijeenkomsten, oefenen met casuïstiek).

Belangenverstrengeling Wethouders en de burgemeester vervullen geen ongewenste nevenfuncties. Wethouders en de burgemeester maken nevenfuncties elektronisch openbaar en, als zij het ambt niet in deeltijd vervullen, ook de inkomsten uit nevenfuncties. Er is een actueel, openbaar register bij met de (neven)functies van wethouders en de burgemeester. In de gedragscode zijn afspraken vastgelegd over de opgave, registratie en eventuele openbaarmaking van relevante financiële belangen van de bestuurders.

39

Verschilt per team/afdeling

Ja Ja

Ja Ja

Ja

Ja Ja Ja Ja Ja Beperkt Niet structureel of op vaste momenten, maar wel aan het begin van de collegeperiode en als er iets speelt wordt het ook besproken. Bijvoorbeeld tijdens het tweewekelijks overleg dat de burgemeester heeft met de afzonderlijke collegeleden Ja Ja

Ja Nee

De integriteit geborgd?

In de gedragscode zijn afspraken vastgelegd over deelname aan stemming en beraadslaging. Geschenken, diensten en uitnodigingen Er zijn afspraken vastgelegd over het geven en ontvangen van geschenken, diensten en uitnodigingen. Er is een openbaar register met alle ontvangen geschenken. Informatiebescherming Het college heeft afspraken vastgelegd over het zorgvuldig en correct omgaan met informatie. Integriteitsschendingen Er is een vertrouwenspersoon of aanspreekpunt integriteit aangewezen bij wie wethouders terecht kunnen met vragen of integriteitskwesties. Er zijn afspraken vastgelegd over de processtappen die worden gevolgd ingeval van een vermoeden van een integriteitsschending.

Nee

Normenkader gemeenteraad

Bevindingen

Werving en selectie De gemeenteraad heeft een reglement van orde met afspraken over de benoemingsprocedure van raadsleden. Raadsleden leggen een eed of belofte af. Integriteitsbewustzijn Raadsleden kennen de regels en voorschriften uit de Gedragscode integriteit. Binnen de gemeenteraad worden preventieve maatregelen toegepast om integriteitsbewust handelen te bevorderen en schendingen te voorkomen (denk aan: scholings- en trainingsinstrumenten, bijeenkomsten met raad, oefenen met casuïstiek). Er zijn afspraken over de periodieke bespreking van het onderwerp integriteit in zijn algemeenheid en van de gedragscode. Belangenverstrengeling Raadsleden maken nevenfuncties openbaar. Er is een (elektronisch) actueel, openbaar register met de (neven)functies van alle politieke ambtsdragers. Afspraken over deelname aan stemming en beraadslaging zijn vastgelegd in de Gedragscode integriteit.

Afspraken over financiële belangen zijn vastgelegd in de Gedragscode integriteit. Geschenken, diensten en uitnodigingen

40

Ja Ja Ja

Onbekend

Nee

Ja Ja Beperkt Ja, één keer per jaar staat het onderwerp op de agenda, maar er bestaat bij raadsleden behoefte aan meer aandacht voor dit onderwerp bijv. door bespreken dilemma’s Ja

Ja Ja Heel algemeen (art. 2.6; Een raadslid neemt bij de beraadslagingen en stemming over een onderwerp, waarbij een persoonlijk belang in het geding is, artikel 28, lid 1 van de gemeentewet, artikel 2:4 van de Algemene wet bestuursrecht en de op beide wetsartikelen betrekking hebbende jurisprudentie in acht.) Nee

De integriteit geborgd?

Er zijn afspraken vastgelegd over het geven en ontvangen van geschenken, diensten en uitnodigingen. Er is een openbaar register met alle ontvangen geschenken. Informatiebescherming In de gemeenteraad zijn afspraken vastgelegd over het zorgvuldig en correct omgaan met informatie. Er zijn maatregelen getroffen om te voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen.

Integriteitsschendingen Er is een vertrouwenspersoon of aanspreekpunt integriteit aangewezen waar raadsleden terecht kunnen met vragen of integriteitskwesties. Er zijn afspraken vastgelegd over de processtappen die worden gevolgd ingeval van een vermoeden van een integriteitsschending.

Ja Ja Ja Ja, zie handreiking informatieveiligheid en privacy voor raadsleden commissieleden en bestuurders (via raadsinformatiesysteem) Onbekend

Nee

Bevindingen

Normenkader rekenkamer Werving en selectie Rekenkamerleden leggen een eed of belofte af. Integriteitsbewustzijn Rekenkamerleden kennen de regels en voorschriften uit de Gedragscode integriteit. Er wordt binnen de rekenkamer periodiek aandacht besteed aan integriteit. Belangenverstrengeling Een lid doet opgave van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente of de provincie zakelijke betrekkingen onderhoudt. De opgave is openbaar en door derden te raadplegen. Er is een (elektronisch) actueel, openbaar register met de (neven)functies van de leden van de rekenkamer Leden van de rekenkamer vervullen geen ongewenste nevenfuncties26 Geschenken Er zijn afspraken vastgelegd over het geven en ontvangen van geschenken, diensten en uitnodigingen. Informatie In de rekenkamer zijn afspraken vastgelegd over het zorgvuldig en correct omgaan met informatie. Integriteitsschendingen Er is een vertrouwenspersoon of aanspreekpunt integriteit aangewezen waar rekenkamerleden terecht kunnen met vragen of integriteitskwesties. Er zijn afspraken vastgelegd over de processtappen die worden gevolgd ingeval van een vermoeden van een integriteitsschending.

Ja N.v.t. want gedragscode Nee

er

is

geen

Nee

Ja Ja

Nee

Nee

Er is een vertrouwenspersoon, maar deze is niet bekend bij de leden van de rekenkamer Nee

Sinds de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers in 2023 mogen raadsleden niet meer deel uitmaken van de rekenkamer. 26

3 Geraadpleegde documenten 41

De integriteit geborgd?

— — — — — — — — — — — — — — — — — — —

Beleidsnotitie Integriteit Midden-Groningen Cyberbarometer 2022 Cyberbarometer 2023 Evaluatie Rekenkamercommissie Midden-Groningen, 2019 Gedragscode integriteit Midden-Groningen Gedragscode integriteit raads- en collegeleden Midden-Groningen 2023 Gedragscode Publiek opdrachtgeverschap Midden-Groningen Gedragsregels informatieveiligheid en privacy gemeente Midden-Groningen Het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Midden-Groningen, 2024 Informatiebeveiligingsbeleid 2022-2024 Inkoopbeleid Midden-Groningen 2024 Onderzoeksprotocol rekenkamercommissie Midden-Groningen Privacyreglement gemeente Midden-Groningen, 2018 Protocol agressie en geweld gemeente Midden-Groningen 2021 Protocol Agressie en geweld tegen politieke ambtsdragers gemeente MiddenGroningen 2021 Regeling Eed of belofte gemeente Midden-Groningen, 2022 Reglement van orde gemeentelijke Rekenkamer Midden-Groningen, 2023 Verordening gemeentelijke rekenkamer Midden-Groningen, 2023 Weerbaarheidsscan Midden-Groningen 2022

42

De integriteit geborgd?

43