04. Jaarverslag 2024 Ultiem Onderwijs Onderwijs
Tekst van het document
Jaarverslag 2024 2 juni 2025
INHOUDSOPGAVE A JAARVERSLAG Bestuursverslag
1
B JAARREKENING B1 Grondslagen B2 Balans per 31 december 2024 B3 Staat van baten en lasten 2024 B4 Kasstroomoverzicht 2024 B5 Toelichting behorende tot de balans B6 Toelichting behorende tot de staat van baten en lasten B7 Overzicht verbonden partijen B8 Niet uit de balans blijkende activa en verplichtingen B9 Statutaire regeling omtrent bestemming resultaat
52 57 59 60 61 68 76 77 78
C OVERIGE GEGEVENS C1 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant C2 Vaststelling jaarverslag
79 81
Bestuursverslag 2024 2 juni 2025
Inhoudsopgave Voorwoord ........................................................................................................................................................ 3 1
2
Het schoolbestuur .................................................................................................................................... 4 1.1
Profiel ................................................................................................................................................. 4
1.2
Organisatie ....................................................................................................................................... 5
Verantwoording van het beleid .......................................................................................................... 12 2.1
Onderwijs & Kwaliteit ..................................................................................................................... 12
2.1.1 Onderwijskwaliteit .................................................................................................................. 12 2.1.2 Onderwijsresultaten ............................................................................................................... 12 2.1.3 Sociale veiligheid ................................................................................................................... 13 2.1.4 Passend onderwijs .................................................................................................................. 14 2.2 Personeel & professionalisering .................................................................................................... 15 2.2.1 Samenstelling personeelsbestand ....................................................................................... 15 2.2.2 Ziekteverzuim .......................................................................................................................... 17 2.2.3 Doelen en resultaten – strategisch personeelsbeleid ....................................................... 18 2.2.4 Overige personele onderdelen............................................................................................ 19 2.3 Huisvesting & Facilitaire zaken......................................................................................................
21 2.3.1 Doelen en resultaten ............................................................................................................. 21 2.3.2 Toekomstige ontwikkelingen ................................................................................................ 23 2.4 Financieel beleid............................................................................................................................ 24 2.4.1 Doelen en resultaten ............................................................................................................. 24 2.4.2 ICT ............................................................................................................................................ 24 2.4.3 Toekomstige ontwikkelingen ................................................................................................ 25 2.4.4 Opstellen meerjarenbegroting............................................................................................. 25 2.4.5 Investeringsbeleid .................................................................................................................. 26 2.4.6 Treasury....................................................................................................................................
27 2.4.7 Nationaal Programma Onderwijs ........................................................................................ 27 2.4.8 Allocatie van middelen......................................................................................................... 28 2.4.9 Onderwijsachterstanden ...................................................................................................... 29 2.4.10 Duurzaamheid & maatschappelijk verantwoord ondernemen ...................................... 30 2.5 Risico’s en risicobeheersing .......................................................................................................... 31
3
2.5.1 Intern risicobeheersingssysteem ........................................................................................... 31 2.5.2 Belangrijkste risico’s en onzekerheden ................................................................................ 31 2.5.3 Fraudeparagraaf ................................................................................................................... 32 Continuïteitsparagraaf .......................................................................................................................... 33 3.1
Ontwikkelingen in meerjarig perspectief .................................................................................... 33
3.2
Staat van baten en lasten en balans.......................................................................................... 34
3.3
Financiële positie ........................................................................................................................... 38
3.4
Balans .............................................................................................................................................. 43
Bijlage 1: scholen van Ultiem ........................................................................................................................ 45 Bijlage 2: verslag raad van toezicht ............................................................................................................ 46
Voorwoord Hierbij presenteren we u het bestuursverslag over 2024 van Stichting Ultiem (hierna te noemen Ultiem). Ultiem verzorgt openbaar basisonderwijs in een groot deel van de gemeente MiddenGroningen. Ultiem kent een Koersplan 2023-2027, waarin op basis van beleidsrijke keuzes, doelen voor de organisatie zijn vastgelegd voor de domeinen Onderwijs & Kwaliteit, Personeel & Organisatie, Huisvesting & Facilitair en Financiën & Control. Ultiem heeft tien reguliere openbare scholen voor primair onderwijs en voert hiernaast de bovenbestuurlijke voorziening voor de Taalschool MiddenGroningen uit. Het Koersplan draagt de titel Talent voor de klas! Tweeledig geven we dit betekenis in de zin dat het al onze onderwijsprofessionals aangaat, die goed onderwijs geven én alle leerlingen, die dit onderwijs krijgen. Ieders talent wordt hierin benut en aangesproken. Ultiem heeft groei en ontwikkeling van haar professionals én leerlingen hoog in het vaandel. Het fundament van Ultiem staat stevig en hierop zijn onze strategische doelstellingen gebaseerd. We werken hiermee structureel aan de verbetering van de kwaliteit van ons onderwijs. Naast de financiële resultaten over 2024, vindt u in dit bestuursverslag een inhoudelijke toelichting. Ik nodig u graag uit hier kennis van te nemen. Marian Bakker, voorzitter college van bestuur
3
Jaarverslag 2024
1 Het schoolbestuur 1.1 Profiel Missie en visie Ultiem Onderwijs maakt voor de leerlingen het verschil door uitstekend en inspirerend onderwijs te bieden, voor de ouders door hen als educatief partner te betrekken en voor de medewerkers door goed werkgeverschap te bieden. Door als scholen samen te werken creëren we meerwaarde voor leerlingen, ouders en medewerkers, waarbij elke school ook unieke kenmerken heeft. Doel is om elke leerling een onderwijsaanbod te bieden dat bij hem of haar past. Leren staat voorop en om alle leerlingen een passend aanbod te kunnen doen, volgen we de nieuwste ontwikkelingen. Onze rijke onderwijsomgeving maakt kinderen enthousiast en gemotiveerd en geeft volop mogelijkheden om eigen talenten te ontdekken. We bewegen met de steeds veranderende wereld mee en zijn eigentijds en vernieuwend. Maatschappelijke betrokkenheid en burgerschap zijn belangrijke onderdelen van ons onderwijs. De missie van Ultiem is te herleiden uit de naam van onze stichting: Uitstekend, Lerend, Talenten, Inspirerend, Eigentijds en Maatschappelijk betrokken. Daar staan en gaan we met elkaar voor! Koersplan 2023-2027 De ontwikkelingen in het onderwijs vragen om een duidelijke focus te hebben. De doelstellingen uit het strategisch beleidsplan 2019-2023 zijn behaald.
In ons nieuwe Koersplan 2023-2027 staan doelstellingen opgenomen rond drie aandachtsgebieden: • Onderwijskwaliteit • Onderwijskansen • Onderwijsarbeidsmarkt Toegankelijkheid & toelating Ultiem vindt het belangrijk iedere leerling een passende onderwijsplek te bieden. De scholen staan open voor alle kinderen die aangemeld worden door hun ouders/verzorgers. Vanaf het moment van schriftelijke aanmelding treedt de wettelijke zorgplicht in werking. In het schoolondersteuningsprofiel en in de schoolgids van de scholen staat voor welke leerlingen extra ondersteuning geboden kan worden, welke extra faciliteiten beschikbaar zijn in het kader van passend onderwijs en over welke specifieke expertise de medewerkers van de scholen beschikken. Ook staat aangegeven waar onze grenzen van het kunnen bieden van passend onderwijs liggen. De scholen kunnen namelijk niet alle vormen van passend onderwijs en passende ondersteuning bieden. Mocht het nodig zijn, dan gaat de school in samenwerking met de ouders op zoek naar een andere passende onderwijsplek. Vanaf de aanmelding zijn de ouders/verzorgers de educatieve partners bij de ontwikkeling van de leerling.
4
Jaarverslag 2024
1.2 Organisatie Ultiem kent een stichting als privaatrechtelijke bestuursvorm. Gezien het openbare karakter van Ultiem en haar scholen, heeft de gemeente Midden-Groningen qua toezicht nog beperkte wettelijk vastgelegde taken, waaronder het toezien op de financiële stabiliteit van de organisatie en het benoemen van de leden van de raad van toezicht. Contactgegevens Naam organisatie: Bestuursnummer: Adres: Telefoonnummer: E-mail: Website: LinkedIn:
Stichting Ultiem 42761 Hoofdstraat 87, 9601 EB Hoogezand 0598-724844 info@ultiemonderwijs.nl www.ultiemonderwijs.nl www.linkedin.com/company/stichting-ultiem
Bestuur Naam: Functie: Nevenfuncties:
Mevrouw M.H.W. Bakker bestuurder geen
Scholen In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de scholen van Ultiem. Organisatiestructuur Ultiem hanteert het raad van toezichtmodel. De raad van toezicht is de interne toezichthouder van de stichting. Hiermee is de scheiding van bestuur en intern toezicht geformaliseerd. Ultiem heeft een college van bestuur dat bestaat uit één persoon, aangeduid als bestuurder, conform artikel 5 lid 2 van de statuten. De bestuurder is het bevoegd gezag van de stichting en is eindverantwoordelijk. De bestuurder geeft leiding aan de directeuren en de (beleids)adviseurs en ondersteunende medewerkers op het stafbureau. Er is maandelijks een directeurenoverleg. De bestuurder, directeuren en beleidsadviseurs nemen deel aan dit overleg. Binnen dit overleg vinden ontwikkeling, afstemming, besluitvorming en evaluatie plaats van het te voeren beleid. In het directeurenoverleg wordt advies gegeven over zaken die de stichting en de scholen aangaan en waarover besluiten genomen dienen te worden. De ouders en het personeel van een school worden vertegenwoordigd in de medezeggenschapsraad (MR), welke bestaat uit een personeels- en een oudergeleding van de betreffende school. De gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) bestaat eveneens uit een personeels- en een oudergeleding en voert namens de stichting overleg met de bestuurder.
De GMR heeft twee keer per jaar formeel overleg met de raad van toezicht.
5
Jaarverslag 2024
Organogram
*) NB De einddatum van de TOV Midden-Groningen was 1 maart 2024.
Stafbureau De aansturing van de organisatie is in handen van de bestuurder (wtf 1,0). De bestuurder en de directeuren worden ondersteund door een bovenschools stafbureau bestaande uit de functies: •
beleidsadviseur Financiën & Control (wtf 0,8)
•
beleidsadviseur Personeel & Organisatie (wtf 0,8)
•
beleidsadviseur Onderwijs & Kwaliteit (wtf 0,8)
•
beleidsadviseur Huisvesting & Facilitair (wtf 1,0) 1
•
administratief medewerker stafbureau (wtf 0,5)
•
orthopedagoog (wtf 1,2)
•
bestuurssecretaresse (wtf 0,6)
1 Sinds 1 juni 2023 is de beleidsadviseur Huisvesting & Facilitair voor 0,2 fte gedetacheerd bij een ander schoolbestuur.
6
Jaarverslag 2024
Intern toezicht De raad van toezicht kende in 2024 de volgende 5 leden: Naam
Functie
Dhr. J.J. Bruintjes
voorzitter
Functie: eigenaar Bruintjes demografisch advies Nevenbetrekkingen in 2024: • • • • •
voorzitter raad van commissarissen woningbouwcorporatie Actium adviseur raad van toezicht BCM ouderenzorg lid, algemeen adjunct, raad van toezicht Stichting Zorggroep Tangenborgh lid bestuur Stichting Hunebed Highway Business Club regionaal procesbegeleider leerlingendaling Drenthe
Naam
Functie
Dhr. R.P.S. van Rijn
lid
Functie: manager Klantenservice N.V. Waterbedrijf Groningen (tot 01-12-2024) eenheidscontroller/teamchef control Politie (vanaf 01-12-2024) Nevenbetrekkingen in 2024: • •
bestuurder van Stichting Obligatiehouders HQ in Zoeterwoude (tot 01-03-2024) bestuurder van Stichting Mijn Aansluiting in Vianen (tot 02-12-2024)
Naam
Functie
Dhr. J. Smits
lid
Functie: directeur/eigenaar Smits Advies, Eelde Nevenbetrekkingen in 2024: • • • • • • •
secretaris van de Stichting Statenfractie VVD Drenthe (tot 01-04-2024) secretaris van de Stichting Raadsfractie VVD Tynaarlo (tot 15-07-2024) secretaris van de Stichting Raadsfractie Tynaarlo Liberaal (vanaf 15-07-2024) lid van de gemeenteraad van Tynaarlo lid raad van toezicht van Stichting Zorggroep Tangenborgh in Emmen lid raad van toezicht van Stichting Kringloop Organisatie Tynaarlo (SKOT) in Vries voorzitter van het Internationaal Klompenmuseum in Eelde
7
Jaarverslag 2024
Naam
Functie
Mevr. A.H. Storm
Lid (m.i.v. 07-03-2024)
Functie: eigenaar tien Beaufort, advies in gezondheidszorg kinder- en jeugdpsychiater bij Molendrift Nevenbetrekkingen in 2024: •
bestuurslid Stichting Plaatselijk Belang Kiel-Windeweer en Nieuwe Compagnie
Naam
Functie
Dhr. J. Vogel
lid
Functie: eigenaar Vogel Begeleiding & Advies Nevenbetrekkingen in 2024: • • •
voorzitter raad van toezicht Stichting Viviani Emmen e.o. extern beoordelaar MEL Penta Nova (beëindigd per 01-07-2024) lid raad van toezicht Stichting Winkler Prins in Veendam
De portefeuilleverdeling in de raad van toezicht en vertegenwoordiging in commissies, alsmede het verslag Intern Toezicht zijn opgenomen in bijlage 2. De (gemeenschappelijke) medezeggenschap De gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) is het orgaan voor medezeggenschap over zaken die de stichting aangaan. Het gaat in de GMR om onderwerpen die van belang zijn voor alle of een meerderheid van de scholen van Ultiem, zoals het strategisch beleidsplan en het daarvan afgeleide jaarplan, de begroting en het bestuursformatieplan. Schoolse zaken worden besproken met de medezeggenschapsraad die elke school heeft. De GMR bestaat volgens het reglement uit 10 leden (vijf personeelsleden en vijf ouders). In 2024 bestond de GMR uit 9 leden, aangezien er binnen de oudergeleding een vacature was. In de GMR zijn drie werkgroepen: 1. Werkgroep Onderwijs & Kwaliteit 2. Werkgroep Personeel & Organisatie 3. Werkgroep Financiën & ICT De GMR heeft een voorzitter en een roulerend notulist. De GMR vergadert zeven à acht keer per jaar over diverse onderwerpen. Het emailadres van de GMR is gmr@ultiemonderwijs.nl. De GMR vergaderde in 2024 acht keer, te weten op 25 januari, 21 maart, 18 april, 28 mei, 4 juli, 24 september, 6 november en 18 december.
8
Jaarverslag 2024
Onderwerpen tijdens de vergaderingen van de GMR waren onder andere: • • • • • • • •
doorleven GMR activiteitenplan met doelen voor 2024/2024 evaluatie Bestuursformatieplan bezoek RvT aansluiting GMR bij beleidsgroepen strategisch thema “Goed onderwijs is geen toeval!” thema-avond jaarplanning GMR verkeersveiligheid bij de scholen
• • • • • • • • •
(tussen)evaluatie doelen en visie GMR instemming jaarplan GMR aanbod jaarplan beleidsgroepen vakantierooster 2024/2025 scholing GMR/MR advies begroting 2024 aanbod begroting 2025 bestuursformatieplan 2024/2025 thema bijeenkomst met RvT over talentontwikkeling personeel
Horizontale dialoog en verbonden partijen Ultiem heeft regelmatig (horizontaal) contact met de volgende partijen: Organisatie of groep
Beknopte omschrijving van de (horizontale) dialoog of samenwerking en de ontwikkeling hierin
Samenwerkingsverband PO 20.01
Het samenwerkingsverband (SWV) heeft haar statutaire zetel in Groningen en is een belangrijk orgaan met betrekking tot speciale ondersteuning aan leerlingen en voorzieningen die binnen het dekkend netwerk georganiseerd zijn. In 2024 valt de door Ultiem uitgevoerde Taalschool Midden-Groningen onder dit dekkend netwerk. Naast een belangrijke bron van inkomsten ten behoeve van de invulling van passend onderwijs, is het SWV als inhoudelijk partner van groot belang voor leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben. Ultiem maakt deel uit van het deelverband Zuidoost van het SWV PO 20.01.
SchoolpleinNoord/ Onderwijsregio
SchoolpleinNoord is een samenwerking tussen 78 schoolbesturen in PO, VO, HBO en MBO in de drie noordelijke provincies en zij vormt het regionale loket voor en door het onderwijs. SchoolpleinNoord richt zich op vacatures voor leraren en ander onderwijspersoneel en ontwikkelt zich door tot een kennisplatform. Vanuit SchoolpleinNoord wordt de onderwijsregio opgezet.
Andere schoolbesturen
Ultiem heeft frequent contact met andere PO- en VO- besturen in de regio. Afstemming vindt plaats over onderwijsinhoudelijke zaken, personele aangelegenheden, subsidies en huisvestingszaken.
Gemeente MiddenGroningen
De beleidsadviseur huisvesting en facilitair van Ultiem heeft via stuuren werkgroepen en uitvoeringsafdelingen regelmatig contact met de gemeente over huisvestingsvraagstukken rond alle kindcentra en scholen. Ook het (voorlopig) laatste nieuwbouwproject vanuit het scholenprogramma Midden-Groningen valt hieronder. Daarnaast heeft de bestuurder regelmatig overleg met de wethouder Onderwijs en diverse beleidsambtenaren. Deelname aan de vergaderingen van de Lokaal Educatieve Agenda, Tijd voor Toekomst, Gelijke Kansen Alliantie en overleg over subsidies maken hiervan deel uit.
9
Jaarverslag 2024
Ultiem heeft vanuit diverse geledingen ook regelmatig overleg met kindouderondersteuners, sociale teams en andere gerelateerde organisaties in het werkveld van jeugdhulp en onderwijs. Kinderopvang
Ultiem werkt op meerdere locaties samen met kinderopvangorganisaties. Met KaKa en Kids First is het meeste contact. Afstemming vindt plaats over onder andere VVE-beleid en opvangsituaties. Inzake Tijd voor Toekomst en School en Omgeving wordt ook samengewerkt.
Klachtenbehandeling Onze organisatie en onze scholen beschikken over een klachtenregeling. Deze is opgenomen op de website van de organisatie en die van de scholen. Tevens is de klachtenregeling opgenomen in de schoolgidsen van de scholen. De klachtenregeling geeft onder andere aan hoe wij omgaan met klachten. Ook geeft de klachtenregeling de NAW-gegevens weer van de functionarissen die verantwoordelijk zijn voor de be- en afhandeling van klachten. In 2024 is één formele klacht binnengekomen bij Ultiem. Het betrof het een verschil van inzicht van ouders met de school met betrekking tot de aanpak van hun kind. De directeur en de bestuurder zijn hierover meerdere malen met de ouders in gesprek geweest. Uiteindelijk hebben de ouders ervoor gekozen hun kind aan te melden bij een andere school. Het dossier is hiermee gesloten. Bij de vertrouwenspersoon zijn dit jaar geen klachten en/of meldingen geweest. Governance In de Code Goed Bestuur zijn de basisprincipes vastgelegd rond professionaliteit van bestuurders en toezichthouders in het primair onderwijs. Als lid van de PO-Raad handelt Ultiem volgens deze Code Goed Bestuur. Ook de raad van toezicht handelt volgens deze code. De zelfevaluatie van de raad van toezicht, de gesprekken met de GMR en de bestuurder zijn op basis van deze principes gevoerd.
De vereniging voor toezichthouders in onderwijsinstellingen en kinderopvang (VTOI-NVTK) heeft in het najaar van 2021 een code voor goed toezicht gepubliceerd. Deze code is niet specifiek voor een sector, maar een uitwerking van wat goed toezicht is voor alle onderwijssectoren en de kinderopvang. Hij kan gezien worden als aanvulling voor het onderdeel goed toezicht. De code geldt vanaf 1 oktober 2021 als verplichting voor leden van de VTOI-NVTK. De toezichthouders van Ultiem zijn lid van de VTOI-NVTK. Volgens de Code Goed Bestuur zijn organisaties voor primair onderwijs verplicht om de functies van bestuur en intern toezicht te scheiden. Bij Ultiem is sprake van het zogenaamde two-tier model, waarbij het bestuur en het intern toezicht in twee verschillende organen van het bevoegd gezag zijn ondergebracht (organieke scheiding). Het bestuur heeft de dagelijkse leiding over de organisatie en de raad van toezicht houdt toezicht op het bestuur.
10
Jaarverslag 2024
Transparantie en naleving van de Wet open overheid (Woo) Stichting Ultiem is zich bewust van het belang van openbaarheid en transparantie als pijlers van goed bestuur. In het kader van de Wet open overheid (Woo) heeft ons schoolbestuur verschillende stappen ondernomen om de transparantie en toegankelijkheid van informatie te waarborgen. Ultiem hanteert de volgende principes en werkwijzen met betrekking tot de openbaarheid en transparantie van haar activiteiten: •
Actieve openbaarmaking Wij streven ernaar om proactief informatie openbaar te maken, in lijn met de verplichtingen van de Woo. Dit omvat onder andere het publiceren van relevante beleidsstukken, jaarverslagen, bestuursbesluiten en andere belangrijke documenten op onze website of via andere passende kanalen. Daarnaast vermelden wij in ons bestuursverslag de onderwerpen die tijdens het jaar aan de orde zijn geweest in de vergaderingen van de raad van toezicht. Hiermee bieden wij inzicht in onze beleidsvoering.
•
Toegankelijkheid van informatie Het bestuur streeft ernaar om de beschikbare informatie op een begrijpelijke en toegankelijke manier te presenteren aan het publiek. Waar mogelijk maken wij gebruik van digitale middelen en technologieën om de informatie gemakkelijk vindbaar en raadpleegbaar te maken.
•
Vertrouwelijkheid en privacy Hoewel wij streven naar openbaarheid, erkennen wij ook het belang van vertrouwelijkheid en bescherming van privacygevoelige informatie. Wij nemen de nodige maatregelen om persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie te beschermen volgens de geldende wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
•
Klachten en bezwaren Het bestuur heeft een procedure voor de behandeling van klachten en bezwaren. Indien een persoon of instantie van mening is dat het bestuur niet aan zijn openbaarheidsverplichtingen voldoet, kan een klacht worden ingediend volgens de vastgestelde procedure. Het bestuur zal klachten serieus behandelen en streven naar een passende oplossing.
•
Periodieke evaluatie Het bestuur evalueert regelmatig zijn werkwijzen en procedures met betrekking tot openbaarheid en past deze waar nodig aan om te blijven voldoen aan de eisen van de Woo. Hierbij houden wij ook rekening met eventuele ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving op het gebied van openbaarheid en transparantie.
Ultiem blijft streven naar een effectieve en verantwoorde omgang met openbaarheid in overeenstemming met de bepalingen van de Woo en andere relevante wet- en regelgeving.
11
Jaarverslag 2024
2 Verantwoording van het beleid 2.1 Onderwijs & Kwaliteit 2.1.1
Onderwijskwaliteit
In ons Koersplan 2023-2027 brengen we een verdieping aan door ons te richten op talent. Binnen het beleidsdomein Onderwijs & Kwaliteit hebben we met betrekking tot kwaliteitszorg, ondersteuning & passend onderwijs de volgende vierjaars doelen geformuleerd: 1. Ultiem streeft doelgericht, systematisch en transparant naar een optimale leerroute voor álle leerlingen, waarbij de basisvaardigheden taal, rekenen, burgerschap en digitale geletterdheid centraal staan. 2. Ultiem zet – samen met de ketenpartners – in op een passende leeromgeving met een aanbod voor alle leerlingen. Voor 2024 zijn hiertoe de volgende jaardoelen opgesteld: Ultiem heeft samen met de ketenpartners een passend aanbod voor alle leerlingen geformuleerd, dit met inachtneming van bepaalde grenzen in ons ondersteuningsaanbod. We richten ons hiernaast op eenduidigheid in het formuleren van ons aanbod en maken daarbij gebruik van het programma ‘Perspectief op School’. • Leerkrachten hebben een onderzoekende houding met betrekking tot leerlijnen én het plannen van doelen en leerinhouden op leerling-, groeps- en schoolniveau. Leerkrachten zijn bekend met referentiescores en leerlijnen. • Ultiem heeft een duidelijke organisatie- en ondersteuningsstructuur (OT) inclusief heldere besluitvormingsprocedures. •
2.1.2
Onderwijsresultaten
Het bestuur heeft zicht op de tussenresultaten en de eindresultaten van de scholen. In deze paragraaf geven we een overzicht van de behaalde eindresultaten. In de tabel staan de behaalde referentieniveaus in relatie tot de schoolweging en de signaleringswaarden. De volgende niveaus zijn van belang: • Het percentage leerlingen dat aan het einde van het basisonderwijs een minimumniveau voor taal en rekenen behaalt. Dit wordt het fundamentele niveau of 1F genoemd. Iedere leerling zou dit niveau aan het einde van de basisschool moeten behalen. • Het percentage leerlingen dat aan het einde van het basisonderwijs het hogere niveau voor taal en rekenen behaalt. Dit wordt het streefniveau of 2F (taal) en 1S (rekenen) genoemd. Het streven is dat zoveel mogelijk leerlingen dit niveau aan het einde van de basisschool behalen. Om een stabiel beeld te krijgen is de weergave gebaseerd op de resultaten van de laatste drie schooljaren samen. De inspectie bepaalt welke percentages (fundamenteel niveau 1F en streefniveau 1S/2F) een school minimaal moet behalen (signaleringswaarden). De signaleringswaarde voor 1F is gelijk voor alle scholen en ligt op 85%. De signaleringswaarde voor 1S/2F is afhankelijk van de schoolweging; hoe hoger de schoolweging, hoe lager de signaleringswaarde.
12
Jaarverslag 2024
Percentage behaalde referentieniveaus Brin
Schoolweging Categorie
Signaleringswaarden 1F
1S/2F
gem. 3 jaar
Behaalde referentieniveaus 1F
1S/2F
gem. 3 jaar
gem. 3 jaar
OBS De Woldstee
31-32
85%
43,5%
99,2%
69%
OBS Oetkomst
31-32
85%
43,5%
98,5%
47,0%
OBS Driespan
26-27
85%
51,8%
96,4%
66,1%
OBS De Achtbaan
37-38
85%
32,0%
94,0%
52,4%
OBS Het Noorderlicht
33-34
85%
36,3%
95,4%
53,4%
OBS W.A. Scholtenschool
34-35
85%
36,3%
97,6%
38,1%
OBS Walstraschool
25-26
85%
53,8%
97,0%
50,8%
OBS De Ontdekking
33-34
85%
38,7%
89,7%
45,7%
OBS Theo Thijssenschool
29-30
85%
47,1%
93,4%
50,0%
OBS ‘t Heidemeer
33-34
85%
38,7%
91,6%
51,4%
Tabel 1
Kijken we naar het gemiddelde over drie jaar, dan zien we dat één school niet het gewenste referentieniveau 1S/2F behaalt. Nadere analyse laat zien dat de resultaten van deze school over dit jaar ruim boven het gewenste niveau liggen, maar net niet genoeg om het gemiddelde van de afgelopen 3 schooljaren in het groen te krijgen. We hebben er alle vertrouwen in dat dit het komende jaar wel gaat lukken. 2.1.3
Sociale veiligheid
Binnen Ultiem worden verschillende instrumenten gebruikt om de veiligheidsbeleving van de leerlingen te monitoren, elk met eigen normen. De monitor meet veiligheidsbeleving (hoe ervaren leerlingen de sociale veiligheid op school), pestbeleving (hebben leerlingen te maken met aantasting van de sociale veiligheid, zoals door pesten, geweld, discriminatie, et cetera) en welbevinden. De gebruikte instrumenten zijn: Kindbegrip, Vensters, KiVa, Scol en de veiligheidsmonitor. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van verschillende veiligheidsprotocollen (zoals een pestprotocol, de meldcode kindermishandeling, enzovoort). Deze zijn op de scholen via Sharepoint toegankelijk en bekend voor elke werknemer die ermee te maken heeft. De directie en internbegeleider zien toe op het adequaat inzetten en doorlopen van dergelijke protocollen, waarbij de taken en verantwoordelijkheden afgebakend en gewaarborgd worden. Uit de kwaliteitsgesprekken met de scholen komen geen bijzonderheden met betrekking tot de veiligheid naar voren. Ultiem heeft naast de interne vertrouwenspersonen ook een externe vertrouwenspersoon. Tot slot beschikken alle medewerkers binnen Ultiem over een geldige Verklaring Omtrent Gedrag.
13
Jaarverslag 2024
2.1.4
Passend onderwijs
Het bieden van passend onderwijs is een speerpunt in onze scholen. Op centraal niveau geeft een ondersteuningsteam (OT) functioneel vorm aan passend onderwijs. Dit team bestaat uit intern begeleiders, orthopedagogen en de beleidsadviseur onderwijs en kwaliteit (tevens regievoerder zorg). Op casusniveau sluiten externe casemanagers en/of gedragsdeskundigen van het SBO aan. Door voortdurend met elkaar in gesprek te zijn over zorgleerlingen dragen we er zorg voor dat het ondersteuningsaanbod in de scholen wordt uitgevoerd zoals afgesproken. Ultiem beschikt over een Notitie passend onderwijs, waarin beschreven staat hoe we omgaan met leerlingen met een extra/speciale ondersteuningsbehoefte. Deze notitie wordt jaarlijks geëvalueerd en aangescherpt. Ultiem participeert in het samenwerkingsverband PO 20.01 (SWV). Onze scholen kijken naar de mogelijkheden van het kind en gaan in beginsel uit van inclusief onderwijs en thuisnabij-onderwijs. Als na een proces van intensieve begeleiding blijkt dat de leerling speciale zorg nodig heeft, verwijzen we leerlingen naar het S(B)O. Dit doen we pas nadat er een zorgvuldig traject met extra ondersteuning is doorlopen. Het verwijzingspercentage lag dit jaar op 0,5% voor SBO en 0,15% voor SO. Het verwijzingspercentage richting SBO laat een dalende trend zien. Het verwijzingspercentage richting SO is vergelijkbaar ten opzichte van voorgaande jaren.
Het volgende doel is om het deelnamepercentage te verlagen naar een percentage beneden de 2% norm. Dit percentage bedraagt in 2024 3,5% en Ultiem had hierdoor te maken met een malus vanuit het SWV PO 20.01. De financiering vanuit het SWV is gebaseerd op leerlingenaantallen per bestuur en het budget hiervoor wordt ingezet op de scholen. Alle scholen krijgen in de basis formatie toegewezen voor de inzet van onderwijsassistenten. Daarnaast is er sprake van eventuele aanvullende formatie in relatie tot het aantal zorgdossiers en/of met betrekking tot het aantal arrangementen. Inzet orthopedagogen, gedragsspecialist en regievoerder zorg is op aanvraag. Ultiem zet de middelen vanuit de lumpsum voor een deel in ten behoeve van drie bovenschoolse plusklassen voor hoogbegaafde leerlingen en één praktijkklas voor leerlingen met een uitstroomprofiel Praktijkonderwijs vanaf groep 7. Het onderwijsaanbod voor de plusklas richt zich op talentontwikkeling door deze specifieke groep leerlingen een extra uitdagend aanbod te doen. Daarnaast wordt één van de plusklasleerkrachten voor 0,1 fte gedetacheerd naar het samenwerkingsverband in verband met hoogbegaafdheidsonderwijs en heeft deze leerkracht voor 0,2 fte coördinerende taken voor plusklas/praktijkklas. Het onderwijsaanbod voor de praktijkklas is specifiek en praktijkgericht.
Het gaat in op de volgende vakgebieden: groen, techniek, facilitair en koken, in lijn met de hierop ingerichte lessenserie vanuit het speciaal basisonderwijs. Rekenen komt tijdens iedere les op een geïntegreerde manier aan bod. Iedere zes weken wordt er tussen de vakgebieden gerouleerd. Er wordt gericht aandacht besteed aan het ontwikkelen of het versterken van het zelfvertrouwen van de leerlingen, mede dankzij de succeservaringen in de tastbare prestaties (zoals het bouwen van een product/koken van een gerecht). De ontwikkelingen en prestaties worden vastgelegd in een portfolio. Dankzij het doen en het ervaren ontdekken de leerlingen hun talenten en interesses. Tot slot wordt er actief ingezet op het stimuleren van sociale vaardigheden, waarbij leerlingen elkaar helpen, letten op de veiligheid (van elkaar), betrokken zijn bij het werk van henzelf en van de ander.
14
Jaarverslag 2024
2.2 Personeel & professionalisering 2.2.1
Samenstelling personeelsbestand
Aantal medewerkers in relatie tot fulltime/parttime In onderstaande tabel is het aantal fte per functiecategorie met een gemiddelde over 2024 weergegeven. Er zijn geen vergelijkende cijfers ten opzichte van 2023, als gevolg van het feit dat we de cijfers vanaf 2024 uit Capisci halen. De cijfers van 2023 waren op basis van aantallen medewerkers en kunnen daarom niet worden vergeleken met de fte’s van 2024. 2024 Fulltime
Parttime
Directie
6,00
2,44
Onderwijzend personeel
31,00
84,63
Onderwijsondersteunend personeel
2,00
36,21
Totaal
39,00
123,29
Tabel 2
Dezelfde tabel laat ook de verdeling zien tussen het aantal fulltimers en parttimers in de verschillende functiecategorieën. Het aandeel parttimers in 2024 is 76%. Het hebben van veel parttimers kan zorgen voor problemen rondom de invulling van de formatie en de groepsbezetting (bijvoorbeeld duo-partners voor een groep met allebei een dienstverband van 0,6 fte). Daarnaast kan het hebben van veel fulltimers het nadeel hebben dat in bepaalde situaties uitval moeilijker intern opgevangen kan worden. Medewerkers per leeftijdscategorie Onderstaande taartdiagrammen laten van links naar rechts de leeftijdsopbouw zien over 2024 en 2023. We zien dat er kleine verschuivingen per categorie zijn. Er is een iets grotere stijging zichtbaar in de categorie 55+. Dit heeft ermee te maken dat er regelmatig invallers via SLIM binnen de organisatie aan het werk zijn die de pensioengerechtigde leeftijd hebben bereikt.
2024
2023
Medewerkers vast en tijdelijk Uit onderstaande tabel blijkt dat het aantal medewerkers met een vaste benoeming gestegen is ten opzichte van 2023. Het aantal medewerkers met een tijdelijke benoeming is afgenomen ten opzichte van 2023, we zien hier een dalende trend over de afgelopen jaren. Daarnaast is er een stijging ten aanzien van de tijdelijke uitbreidingen. De medewerkers met tijdelijke contracten maken onderdeel uit van de flexibele schil, dus het is belangrijk om hier een mate van flexibiliteit in te kunnen houden.
15
Jaarverslag 2024
2024
2023
2022
Fte
Fte
Fte
Vaste benoeming
138,06
135,28
132,77
Tijdelijke uitbreiding
8,19
5,91
7,56
Tijdelijke benoeming
16,04
17,70
25,50
Totaal
162,29
158,89
165,83
Type contract
Tabel 3
Functiegebouw Onderstaande tabel geeft het functiegebouw weer met een gemiddelde over 2024: 2024
2023
2022
Fte
Fte
Fte
Alg. ondersteunnend medewerker A
1,62
1,95
2,84
Alg. ondersteunnend medewerker B
0,33
-
-
Onderwijsassistent A
12,04
12,31
13,91
Onderwijsassistent B
7,85
6,96
5,30
Leraarondersteuner
2,52
1,60
1,60
Leraar LB
81,53
78,41
83,54
Leraar LC
28,11
28,84
30,22
Vakleraar LB
5,99
6,20
5,86
Intern begeleider
7,45
7,92
6,29
Directeur
7,44
7,80
8,97
Orthopedagoog
1,77
1,40
1,80
Administratief medewerker staf
0,50
0,50
0,50
Bestuurssecretaresse
0,60
0,60
0,60
Beleidsadv iseur
3,53
3,40
3,40
Bestuurder
1,00
1,00
1,00
162,29
158,89
165,83
Totaal
Tabel 4
Het totaal aantal medewerkers in dienst is ten opzichte van 2023 iets toegenomen. Hierbij dient opgemerkt te worden dat er vanaf 2024 gebruik wordt gemaakt van kengetallen die afkomstig zijn uit Capisci. Hierin zijn ook de kortdurende vervangingssituaties meegenomen, wat voorheen niet het geval was. Daarnaast is er sprake van een gemiddelde en niet van een peildatum. In bovenstaande tabel valt een aantal functies op: • • •
•
Er heeft een verschuiving plaatsgevonden van de functie algemeen ondersteunend medewerker A naar B. Het aantal onderwijsassistenten (A en B) is nagenoeg gelijk aan 2023, waarbij er wederom een kleine toename is van de onderwijsassistenten B. Er is een stijging in de functie van leraarondersteuner. Dit heeft ermee te maken dat één medewerker die de pabo volgt en die in een aantal verschillende groepen aan het werk is, deze functie bekleedt als leraarondersteuner. Daarnaast zijn er een paar medewerkers die nog net niet hun diploma hebben en daardoor in deze functie aan de slag zijn. Er is een stijging zichtbaar bij de functie leraar LB. Dit heeft met name te maken met het feit dat ook de kortdurende vervangingen in de getallen vanaf 2024 opgenomen.
16
Jaarverslag 2024
•
De functies van orthopedagoog en beleidsadviseur zijn beide wat hoger dan in 2023. Dit komt door een aantal verzuimsituaties waarvoor inzet nodig was.
Externe inhuur Naast de personeelssamenstelling van medewerkers in dienst van Ultiem (zichtbaar in de voorgaande tabellen), hebben we ook te maken met inhuur van extern personeel. Dit kan zijn in verband met ziektevervanging, maar ook in verband met de inzet op verschillende subsidies en reguliere formatie. Deze laatste twee situaties hebben we zichtbaar gemaakt in onderstaande tabel. We zien een duidelijke daling bij de inhuur van personeel op NPO middelen. Dit is een logisch gevolg van de afbouw van deze subsidie. De inhuur op reguliere formatie is qua aantal fte nagenoeg gelijk aan 2023. Echter is er een verschuiving zichtbaar van de functie Intern begeleider naar directie. In 2024 is er op één school inhuur van een intern begeleider van toepassing. Dit loopt tot 1 maart 2025, vanaf dan is er een intern begeleider in dienst van Ultiem. Voor drie scholen is er nog sprake van inhuur van directie. Op één school is de directeur na externe inhuur per 1 december 2024 in dienst getreden bij Ultiem. Een andere school verwacht per 1 augustus 2025 een nieuwe directeur en voor de laatste school is de externe inhuur per 1 maart 2025 overgenomen door een in dienst zijnde directeur. 2024 NPO
2022
2023
Formatie
NPO
Formatie
NPO
Formatie
Directeur
1,33
Intern begeleider
0,35
0,06
0,84
0,00
1,65
2,37
0,80
2,09
1,32
1,84
0,34
1,75
4,15
3,07
Leerkracht
0,07
0,88
Ondersteunend personeel Totaal
0,07
4,05
0,85
3,49
Tabel 5
Aanbesteding inhuur personeel Ultiem heeft te maken met een hoog bedrag aan inhuur van extern personeel. Een schoolbestuur is aanbestedingsplichtig als de geraamde waarde van de inhuur van personeel boven de Europese drempelwaarden ligt. Hiervan is sprake bij Ultiem. In het laatste kwartaal van 2024 is daarom het aanbestedingstraject gestart met een werkgroep onder begeleiding van het inkoopadviesbureau Alpha. De verwachting is dat het traject voor de zomer van 2025 is afgerond, zodat de inhuur van personeel vanaf schooljaar 2025-2026 via de geselecteerde bureaus loopt. Vanaf 2024 wordt de controle op naleving van de Europese aanbestedingswetgeving minder diepgaand. De wet blijft onverminderd van kracht, maar de accountant controleert alleen of er beleid en procedures zijn en of deze worden toegepast binnen het inkoopproces. Er vindt geen gedetailleerde toetsing meer plaats van nieuwe overeenkomsten en bevindingen hebben geen invloed meer op het rechtmatigheidsoordeel. 2.2.2
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage en de meldingsfrequentie 2 over 2024 bedragen respectievelijk 8,10% en 1,27. Dit betekent dat het ziekteverzuim een kleine daling laat zien ten opzichte van 2023. De meldingsfrequentie is ten opzichte van 2023 ook wat gedaald. De gemiddelde verzuimduur in 2024 is afgerond 24 dagen en dat betekent een stijging ten opzichte van 2023. De dalende
2 De meldingsfrequentie is het aantal keer dat een medewerker zich in een jaar ziek heeft gemeld.
17
Jaarverslag 2024
meldingsfrequentie laat zien dat medewerkers zich iets minder snel ziek melden, maar dat het aantal dagen verzuim langer is, op basis van de getoonde getallen rondom de gemiddelde verzuimduur. Jaar
2021 2022 2023 2024
Stichting Ultiem
Landelijk [1]
percentage meldings- Gemiddelde ziekteverzuim frequentie verzuimduur
percentage meldings- Gemiddelde ziekteverzuim frequentie verzuimduur
8,11 8,18
0,70 1,38
34,28 17,62
5,8 6,5
1 1,6
28 18
8,50
1,44
15,20
6,0
1,1
19,7
1,27
23,83 2
8,10
Tabel 6
Verklaringen “voetnoten” in tabel: ¹⁾ Vervangingsfonds: eindrapportage verzuimonderzoek PO en VO 2023. NB De hier overgenomen verzuimcijfers betreffen alleen het onderwijzend personeel, terwijl de cijfers van Stichting Ultiem alle medewerkers betreffen. ²⁾ Het vervangingsfonds publiceert de landelijke verzuimcijfers over 2024 in het najaar van 2025. 2.2.3
Doelen en resultaten – strategisch personeelsbeleid
In het Koersplan 2023-2027 hebben we een aantal doelen beschreven ten aanzien van het beleidsdomein Personeel & Organisatie voor het schooljaar 2023-2024 en 2024-2025. Deze doelen worden in de beleidsgroep P&O, bestaande uit de beleidsadviseur P&O en een aantal directeuren, voorbereid en uitgewerkt. In het directieoverleg worden doelen beeldvormend, oordeelsvormend en/of besluitvormend besproken. De werkgroep P&O van de GMR sluit na de beeldvormende fase in het directieoverleg bij de beleidsgroep aan om de beleidsplannen verder vorm te geven. Na besluitvorming in het directieoverleg worden de beleidsplannen vervolgens ter instemming of advies naar de GMR verzonden, waarna ze worden uitgezet binnen de organisatie. Op deze wijze creëren we draagvlak en de dialoog in alle lagen van onze organisatie. Hieronder wordt een toelichting gegeven op de doelen die op het beleidsdomein Personeel & Organisatie zijn gesteld, inclusief de implementatie, monitoring en verantwoording. Duurzame inzetbaarheid We besteden aandacht aan duurzame inzetbaarheid voor alle medewerkers. Dit heeft betrekking op bijvoorbeeld seniorenbeleid, maar ook op ontwikkeling en arbeidsmobiliteit. Door hier op de juiste manier mee om te gaan zal ontslag en de daarmee samenhangende uitkering worden voorkomen.
Professionaliseringsplan Het huidige professionaliseringsplan dient geëvalueerd en herzien, dan wel aangevuld te worden. Naast de team- en individuele professionaliseringen die onder andere voortvloeien uit de diverse jaarplannen van de scholen, bieden we al onze medewerkers de mogelijkheid om zich te professionaliseren. Na de zomervakantie van 2024 zijn we in samenwerking met E-wise gestart met de Ultiem-Academie. Middels deze academie kunnen alle medewerkers zich professionaliseren via het aanbod van de E-wise bibliotheek. We breiden deze academie in de nabije toekomst uit met in company trainingen en andere op Ultiem niveau in te plannen bijeenkomsten. Vanaf schooljaar 2024-2025 hebben we met de Hanze een samenwerking in het kader van Samen Opleiden. Hierbij hebben twee van onze medewerkers tezamen voor 0,4 fte een taak in het kader van Opleiden in de School, waarbij ze een cluster van studenten begeleiden en er een nauwe
18
Jaarverslag 2024
samenwerking is met een instituutsopleider. Op deze manier verwachten we een kwalitatieve stap te maken in het begeleiden en opleiden van aankomende leerkrachten. 2.2.4
Overige personele onderdelen
Uitkeringen na ontslag Bij ontslag gelden wettelijke voorschriften en de regelgeving van het Participatiefonds. Na ontslag van een medewerker worden de uitkeringskosten in mindering gebracht op de rijksbekostiging, tenzij het Participatiefonds deze kosten op zich neemt. In principe (een aantal situaties uitgezonderd) komen de uitkeringskosten voor 50% voor rekening van het bestuur. Aanpak werkdruk In het werkdrukakkoord is afgesproken dat scholen extra middelen krijgen om werkdruk aan te pakken. Hierbij zijn de schoolteams verantwoordelijk voor het bepalen van de wijze waarop de gelden worden ingezet. Nadat het beschikbare budget bij de directeuren bekend is gemaakt, zijn zij met hun team in gesprek gegaan om te achterhalen wat op hun school de reden is dat er een hoge werkdruk wordt ervaren. Op basis van de uitkomsten heeft elk team een bestedingsplan gemaakt, waarin de bestedingsdoelen voor het verlagen van de werkdruk zijn vastgelegd. We zien ook in 2024 dat een groot aantal scholen gebruik maakt van het geven van het 2e uur bewegingsonderwijs vanuit de werkdrukmiddelen. Op deze manier heeft de leerkracht tijd voor onder andere administratieve taken. Daarnaast worden de middelen veelvuldig ingezet voor formatie voor zowel leerkrachten als onderwijsassistenten. In de volgende tabel is te zien op welke wijze de gelden in 2024 zijn besteed:
Bestedingscategorie Onderw ijzend personeel
Besteed bedrag (kalenderjaar) Toelichting € 403.226 Extra inzet v an leerkrachten
Onderw ijsondersteunend personeel
€
122.328 I nzet v an onderw ijsassistenten danw el concierges/facilitair medew erkers
Ov erig Totaal
€ €
7.747 Oa. v rijw illigersv ergoeding en softw are 533.301
Tabel 7
Banenafspraak De banenafspraak heeft tot doel 125.000 extra banen te creëren voor mensen met een arbeidsbeperking. De doelgroep van de banenafspraak is: a. Mensen die onder de Participatiewet vallen en die niet zelfstandig het wettelijk minimumloon kunnen verdienen. Dat zijn de mensen van wie het UWV heeft vastgesteld dat zij tot de doelgroep banenafspraak horen. b. (Ex) leerlingen van scholen voor het voortgezet speciaal onderwijs (vso) en praktijkonderwijs (pro) die zich schriftelijk hebben aangemeld bij het UWV. Zij vallen feitelijk gezien onder de Participatiewet. c. Mensen met een Wsw-indicatie. d. Wajongers met arbeidsvermogen. e. Mensen met een Wiw-baan of ID-baan. f. Mensen met een medische beperking die is ontstaan voor hun 18e verjaardag of tijdens hun studie, die alleen met een voorziening het wettelijk minimumloon kunnen verdienen. Ultiem heeft in 2024 geen beleid opgesteld en niet actief ingezet op de banenafspraak. Wel werken op enkele scholen vrijwilligers, die tot de doelgroep behoren. Zij worden ingezet op conciërgetaken.
19
Jaarverslag 2024
Op basis van de quotumcalculator banenafspraak zouden we onderstaande aantallen moeten behalen:
Tabel 8
De mogelijkheden om medewerkers uit de doelgroep passend werk te bieden zijn beperkt. Binnen het primair onderwijs is het aantal functies dat structureel en duurzaam geschikt is voor deze doelgroep gering. Facilitaire werkzaamheden, zoals veelal uitgevoerd door conciërges, worden waar mogelijk ingevuld door vrijwilligers. Er is geen sprake van een verdringingseffect, aangezien het primair onderwijs geen rijksvergoeding ontvangt om deze functies binnen haar functiegebouw op te kunnen nemen. Verklaring omtrent het gedrag (VOG) In het onderwijsaccountantsprotocol 2024 is de verplichte controle op de VOG door de accountant komen te vervallen. Er was namelijk geen wettelijke grondslag om deze werkzaamheden bij de instellingsaccountants te beleggen. Onderwijsorganisaties moeten nu via het bestuursverslag verantwoording afleggen over de (tijdige) aanwezigheid van de VOG door het invullen van een eenvoudige tabel. Deze nieuwe wijze van verantwoording in het bestuursverslag maakt onderdeel uit van het controleobject van de accountant bij de jaarrekeningcontrole. Schoolorganisaties hebben de mogelijkheid om via een apart, vrijwillig protocol hun accountant te verzoeken de controle op de (tijdige) aanwezigheid van de VOG alsnog uit te voeren.
Ultiem heeft de accountant geen opdracht gegeven om de werkzaamheden zoals opgenomen in de bijlage IV bij het Onderwijsaccountantsprotocol inzake de tijdige aanwezigheid van de VOG in 2024 uit te voeren. Nieuwe VOG’s in 2024
VOG aanwezig op ingangsmoment
Nieuwe medewerkers in loondienst
16
Nieuwe personen niet in loondienst met een VOG verplichting Tabel 9
0
VOG te laat aanwezig
VOG niet aanwezig
(tussen 1 en 5 rapporteert u met “<5”
(tussen 1 en 5 rapporteert u met “<5”
40
0
<5
0
De nieuwe personen bij “niet in loondienst” bestaan voornamelijk uit stagiaires (39). Deze ontvangen vanuit Ultiem een stagevergoeding, maar zijn formeel geen medewerkers in loondienst. Het valt op dat een groot deel van de VOG’s voor deze groep te laat wordt aangeleverd. Dit komt enerzijds doordat stagiaires soms op korte termijn worden geplaatst en anderzijds doordat directeuren nog niet voldoende gewend zijn om ook voor deze categorie de gegevens tijdig aan de administratie te verstrekken. We zullen hier extra aandacht aan besteden. Daarnaast vallen onder de categorie “niet in loondienst” de externe medewerkers waar we in sommige gevallen een VOG voor ontvangen. In de meeste gevallen beschikken deze medewerkers over een VOG via hun eigen organisaties, die desgewenst opvraagbaar is.
20
Jaarverslag 2024
2.3 Huisvesting & Facilitaire zaken 2.3.1
Doelen en resultaten
In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op de doelen die op het beleidsdomein Huisvesting & Facilitaire zaken zijn gesteld. Exploitatie en beheer Ultiem heeft tien schoollocaties die qua huisvesting & facilitaire zaken verschillend zijn. We hebben enkelvoudige kindcentra die juridisch eigendom zijn van Ultiem. Voor deze locaties is Ultiem verantwoordelijk voor de gebouwexploitatie. Daarnaast zijn er locaties die nog vallen onder het beheer van gemeente Midden-Groningen. Ultiem draagt voor deze scholen de gebouwafhankelijke component voor de materiële instandhouding af aan de gemeente Midden-Groningen. Twee van de nieuwe kindcentra (locatie Zuiderkroon en Punt West) zijn eigendom van de gemeente, maar daar is Ultiem penvoerder voor het beheer en exploitatie. Binnen de exploitatie betalen alle gebruikers een vergoeding voor deze werkzaamheden aan Ultiem. Daarnaast wordt hier de daadwerkelijke exploitatie doorbelast naar rato van het aantal m2 van de verschillende gebruikers. Deze methode wordt ook gehanteerd bij locatie De Woldstee waar VCO-MOG penvoerder is voor beheer en exploitatie. Bijgaand een overzicht van de schoollocaties, in beheer door Ultiem of derden. Juridisch eigendom Ultiem Nee
Locatie
Schoolnaam
Beheer
Kindcentrum Duurswold
OBS De Woldstee
VCO-MOG
Kindcentrum Kolham
OBS Oetkomst
Ultiem
Ja
MFA De Borgstee
OBS Driespan
Gemeente M-G
Nee
Kindcentrum Punt West
OBS De Achtbaan
Ultiem
Nee
Kindcentrum Zuiderkroon
OBS Het Noorderlicht
Ultiem
Nee
MFC Foxhol
OBS W.A. Scholtenschool
Gemeente M-G
Nee
OBS Walstraschool
OBS Walstraschool
Ultiem
Ja
Kindcentrum De Ontdekking
OBS De Ontdekking
Ultiem
Ja
Kindcentrum Vosholen
OBS Theo Thijssenschool
Gemeente M-G
Nee
Kindcentrum 't Heidemeer
OBS 't Heidemeer
Ultiem
Ja
Tabel 10
Onderhoudsvoorziening eigen locaties De 6 beheer locaties (4 juridisch eigendom) worden door Ultiem beheerd en geëxploiteerd. Deze locaties zijn in veel gevallen nieuw gebouwd binnen het scholenprogramma van de gemeente Midden-Groningen. Op dit moment moet alleen de Walstraschool nog vernieuwd worden. Naar verwachting zal deze nieuwbouw medio 2026 gereed zijn. Voor deze scholen wordt een voorziening onderhoud gebouwen opgebouwd voor het toekomstige groot onderhoud. Bij de Walstraschool wordt alleen nog het noodzakelijke onderhoud uitgevoerd.
21
Jaarverslag 2024
Voor de nieuw gebouwde scholen waar we zelf beheerder van zijn, zijn meerjaren onderhoudsplannen (MJOP) gemaakt. Daaruit volgt een onderhoudsvoorziening en worden geldbedragen gereserveerd voor grote onderhoudsuitgaven in de toekomst, over 10 tot 20 jaar. Zo’n reservering is belangrijk omdat daarmee voldoende geld gereserveerd wordt om het gebouw in de toekomst te kunnen onderhouden als bijvoorbeeld de dakbedekking moet worden vervangen. Daarnaast worden in het onderhoudsplan ook alle wettelijke keuringen en brandveiligheidseisen opgenomen zodat alles blijft voldoen aan de wettelijke eisen. Naast de 4 juridisch eigen locaties zijn er ook 2 nieuwe kindcentra gerealiseerd waar de gemeente eigenaar is, maar waar Ultiem penvoerder is qua exploitatie. Dat betreft de locaties Zuiderkroon en Punt West. Ook daar wordt gereserveerd voor een onderhoudsvoorziening. Regie organisatie beheer & facilitair De huisvestingsadviseur van Ultiem verzorgt de regie op het (klachten)onderhoud en de facilitaire dienstverlening van de beheerlocaties. Voor deze nieuwe kindcentra is een kader opgezet voor een regie organisatie op het gebied van Huisvesting & Facilitair. Er volgt een beheer procedure ten aanzien van onderstaande onderwerpen: •
Storing/calamiteiten onderhoud
•
Periodiek onderhoud
•
Meerjaren Onderhoud Plan (MJOP) en daar op sturen
Het beheer en calamiteiten onderhoud van de nieuwe locaties is dit jaar verder inzichtelijk geworden voor de nieuwe locaties. Op de post onderhoud (onderhoud gebouw + klein onderhoud) worden nog weinig kosten gemaakt, dat komt omdat dit nog nieuwe gebouwen zijn. Op schoonmaak en energie zien we hogere lasten ten opzichte van de vroegere normvergoeding materiële instandhouding. De schoonmaakkosten zijn hoog, onder andere door cao stijgingen in de schoonmaakbranche en de arbeidsintensieve schoon te maken oppervlaktes bij de nieuwe kindcentra. De energietarieven zijn erg hoog en de opbrengst van teruglevering van stroom aan het net bij de nieuwe locaties is gering. Mede door deze factoren is er sprake van een negatief exploitatieresultaat op de huisvesting van deze beheerlocaties. Het periodieke of jaarlijks onderhoud wordt uitgevoerd door een serie ketenpartners. Door bundeling van inkoop kunnen er efficiëntieslagen gemaakt worden en creëren we lange termijn relaties met ketenpartners voor het goed faciliteren van het primaire proces, onderwijs geven. De jaarlijkse onderhoudswerkzaamheden voor bijvoorbeeld de brandmeldinstallaties of keuringen van speellokalen zijn uitgevoerd. Volgend jaar krijgen BHV en de RI&E voor wat betreft huisvesting meer aandacht. Het meerjaren onderhoud is gericht op de lange termijn en keuzes die daarin gemaakt kunnen worden.
Qua uitvoering is dit pas over circa 5 jaar, maar ook daarbij is het van belang om strategische combinaties te maken in het onderhoud. Het monitoren van het meerjaren onderhoud kan zo besparingen en efficiëntieslagen opleveren. Duurzaamheid & maatschappelijk verantwoord ondernemen De scholen van Ultiem zijn bijna allemaal vervangen door nieuwe dan wel versterkte gebouwen als onderdeel van het scholenprogramma van de gemeente Midden-Groningen. In de oude locatie Walstraschool zal niet meer worden geïnvesteerd in duurzaamheid. Bij zowel de nieuwe als de versterkte kindcentra zijn toekomstbestendige maatregelen uitgevoerd op gebied van energietransitie en zijn functionele aanpassingen gedaan ten behoeve van modern onderwijs.
22
Jaarverslag 2024
Programma Huisvesting Scholen Het Programma Huisvesting Scholen is een programma waarin wordt toegewerkt naar aardbevingsen toekomstbestendige scholen in 2023. De gemeente Midden-Groningen heeft samen met de Nederlandse Aardolie Maatschappij (NAM) en de rijksoverheid de middelen beschikbaar gesteld om de scholen veilig en duurzaam te maken. Al onze scholen zijn inmiddels vernieuwd of bouwkundig versterkt. Alleen de Walstraschool wacht nog op nieuwbouw. De Walstraschool is lang in beeld geweest om bouwkundig te versterken. Uit eerdere onderzoeken bleek dat dit een dure oplossing was. Uiteindelijk is toch besloten deze school op een andere locatie te herbouwen. De huidige locatie is in eigen beheer van Ultiem en er zijn afspraken gemaakt dat Ultiem ‘bouwheer’ is voor de nieuwbouw. Na een intensief ontwerptraject met de school en participatie met de buurt in 2024 is een plan uitgewerkt voor de nieuwe locatie. Dit ontwerp, heeft na veel afstemming met de stedenbouwkundige en welstandscommissie uiteindelijk goedkeuring gekregen van alle partijen. Inmiddels is het bestemmingsplan goedgekeurd en is een bouwteam met aannemer en installateur geselecteerd. Daarmee loopt nu het vergunning traject en worden de financiën uitgewerkt voor een kredietaanvraag bij de gemeente. Naar verwachting is de nieuwbouw medio 2026 gerealiseerd.
Bijzonderheid aangaande huisvestingsaanvraag scheidingswand Taalschool Midden-Groningen Binnen het in 2022 opgeleverde nieuwe gebouw Punt-West zijn aansluitend op de oplevering nog bouwkundige aanpassingen gedaan om te waarborgen dat deze bovenbestuurlijke voorziening kon beschikken over twee voor de NT2-leerlingen noodzakelijke groepsruimten. Helaas is in 2024 gebleken dat de gemeente van mening is dat de uitvoering hiervan onder verantwoordelijkheid van het schoolbestuur plaatsvond, waardoor de lasten voor rekening van Ultiem komen en deze in de jaarrekening 2024 verwerkt moesten worden. De opstelling van de gemeente betekent dat wij in de toekomst betere afspraken zullen maken over de verantwoordelijkheden en de financiering van activiteiten die van ons gevraagd worden in een breder maatschappelijk belang. 2.3.2
Toekomstige ontwikkelingen
Duurzaamheid & zonne-energie In het kader van onze duurzaamheidsambities, hebben we een aanzienlijk aantal zonnepanelen op onze scholen geplaatst bij de nieuwbouwprojecten, meer dan wettelijk vereist is. Deze keuze werd ingegeven door de mogelijkheden van het netwerk (infrastructuur) en de beschikbaarheid van SDEsubsidies. Met de huidige energieprijzen is de aanschaf van extra panelen nu niet rendabel, gezien de lange terugverdientijd. Dit zou in de toekomst kunnen veranderen als de businesscase voor extra zonnepanelen interessant wordt.
23
Jaarverslag 2024
2.4 Financieel beleid 2.4.1
Doelen en resultaten
In dit hoofdstuk wordt een toelichting gegeven op de doelen die op het beleidsdomein Financiën & Control zijn gesteld. Inkoopbeleid De looptijd van het inkoopbeleid was 2020 tot en met 2024. Eind 2024 is gestart met het actualiseren van het inkoopbeleid. De verwachting is dat een nieuw inkoopbeleid voor de periode van 2025 tot en met 2029 in het tweede kwartaal van 2025 in werking zal treden. Tot die tijd is het bestaande inkoopbeleid van toepassing. In 2024 zijn er twee Europese aanbestedingen opgestart. In 2024 is het contract van leermiddelen Europees aanbesteed. Na het doorlopen van de aanbestedingsprocedure is het contract gegund aan Heutink. Dit contract is ingegaan op 1 april 2025. Heutink was hiervoor ook de leverancier van leermiddelen voor Ultiem. In 2024 is ook een Europese aanbesteding opgestart voor externe inhuur van personeel. De beoogde startdatum van dit contract is 1 juli 2025. Evaluatie en doorontwikkeling allocatiemodel Stichting Ultiem maakt gebruik van een allocatiemodel om de middelen die worden ontvangen te verdelen over de scholen en bovenschoolse instellingen. De beleidsgroep financiën en ICT heeft als doel uit het koersplan 2024-2027 om te beoordelen of de huidige allocatiemethodiek zorgt voor een voldoende evenwichtige verdeling van de financiële middelen waarbij de kansengelijkheid wordt bevorderd.
De beleidsgroep heeft in schooljaar 2023-2024 de huidige allocatiewijze beschreven en in een stroomschema verwerkt. Deze is medio 2024 gepresenteerd en toegelicht op het directeurenoverleg. Na de zomer zijn door de beleidsgroep financiën en ICT interviews gehouden met diverse betrokkenen zoals directeuren, beleidsmedewerkers, GMR en bestuurder. Hierin werd gevraagd naar de ervaringen en wensen ten aanzien van de allocatiewijze. In 2025 zullen de uitkomsten van deze interviews worden geanalyseerd en zal door de beleidsgroep een advies worden uitgebracht aan de bestuurder en de leden van het directeurenoverleg. 2.4.2
ICT
In 2024 is ICT een integraal onderdeel geweest van de operationele en strategische activiteiten van Stichting Ultiem. Dit hoofdstuk biedt een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen en initiatieven op het gebied van ICT gedurende het afgelopen jaar, evenals een vooruitblik op toekomstige stappen. Integreren van stuurgroep ICT en Beleidsgroep Financiën en ICT In 2024 heeft Ultiem de stuurgroep ICT en de beleidsgroep Financiën en Huisvesting (F&H) geïntegreerd, waarbij tegelijkertijd de naam is gewijzigd in beleidsgroep Financiën en ICT (F&I). Het ICT-beleidsplan 2020-2025 kon zodoende gekoppeld worden aan het Koersplan 2023-2027, waarmee ICT-doelen vanaf schooljaar 2024/2025 expliciet onderdeel zijn van het jaarplan. Beleidsmatig en operationeel wordt ICT zo ook structureel opgenomen in de overlegstructuur en managementrapportages. De aan Ultiem verbonden externe strategisch/tactische ICT-adviseurs dragen vanuit hun kennis en ervaring bij aan de doelen van de beleidsgroep F&I.
24
Jaarverslag 2024
Ontwikkelingen ICT 2024 In 2024 zijn verschillende belangrijke ICT-initiatieven gestart. Allereerst is een begin gemaakt met een roadmap ICT, waarin de strategische koers voor de komende jaren vastligt en richting wordt gegeven aan de verdere digitalisering binnen de stichting. De ICT-doelen die hieruit voortkomen, zijn opgenomen in het jaarplan, zodat er een directe link is tussen de lange termijn doelen en de jaarlijkse uitvoering. Daarnaast zijn de activiteiten om te voldoen aan het normenkader voor Informatiebeveiliging en Privacy (IBP) opgestart. Dit normenkader is wettelijk verplicht en de organisatie moet hier eind 2027 aan voldoen. Het biedt niet alleen de benodigde compliance, maar versterkt ook de gegevensbeveiliging en stroomlijnt de interne processen. Verder zijn bijna 700 chromebooks vervangen, waarbij we een externe partij hebben gevonden die de oude chromebooks op een veilige manier afvoert. Toepassing van Artificial Intelligence (AI) Binnen Ultiem is (nog) geen stichtingsbeleid opgesteld met betrekking tot het gebruik van Artificial Intelligence (AI). Wel zien we dat er op schoolniveau initiatieven worden genomen om AI op een verantwoorde manier in te zetten binnen het onderwijs. Zo zijn er scholen waar leerlingen onder begeleiding van leerkrachten gebruikmaken van AI-toepassingen zoals ChatGPT.