Document · PDF

Bijlage 3 Ontwerpbegroting 2023 Zeeuws Archief

Commissie Maatschappelijke Zaken 29 juni 2022, gemeente MiddelburgBij agendapunt: Actieve informatieplicht12.695 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Ontwerpbegroting 2023 Zeeuws Archief

Middelburg, 16 mei 2022

Ontwerpbegroting 2023, 16 mei 2022

Inhoudsopgave Inleiding………………………………………………………………………………………

Beleidsbegroting: Programmaplan………………………………………………

5 Programma beheer………………………………………………………………………………………………….. 5 Wat willen we bereiken?.................................................................................................. 5 Wat gaan we daar voor doen?.......................................................................................... 5 Wat mag dit kosten?......................................................................................................... 9 Programma informatie en kennis…………………………………………………………………………….. 10 Wat willen we bereiken?.................................................................................................. 10 Wat gaan we daar voor doen?.......................................................................................... 10 Wat mag dit kosten?......................................................................................................... 12 Programma publieksbereik……………………………………………………………………………………… Wat willen we bereiken?................................................................................................. Wat gaan we daar voor doen?......................................................................................... Wat mag dit kosten?........................................................................................................

13 13 13 20

Overzicht algemene dekkingsmiddelen………………………………………………………………………… 21 Overzicht overhead…………………………………………………………………………………………………….. 24 Overzicht vennootschapsbelasting………………………………………………………………………………. 24 Overzicht onvoorzien………………………………………………………………………………………………….. 24

Beleidsbegroting: Paragrafen……………………………………………………..

25 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheer………………………………………………………... 25 Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen……………………………………………………………………… 27 Paragraaf financiering…………………………………………………………………………………………………. 28 Paragraaf bedrijfsvoering……………………………………………………………………………………………. 29

Financiele begroting: Overzicht van baten en lasten…………………..

Financiele begroting: Financiele positie……………………………………… Stand en verloop reserves………………………………………………………………………………………….. Stand en verloop voorzieningen…………………………………………………………………………………. Geprognosticeerde begin- en eindbalans……………………………………………………………………. EMU-saldo…………………………………………………………………………………………………………………..

31 31 39 40 40

Financiële begroting: Bijlage baten en lasten per taakgebied………

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Inleiding In 2023 zullen de aangesloten overheden en onderzoekers hun geschiedenis en hun informatie kunnen vinden en raadplegen in het Zeeuws Archief. Dat kan digitaal, via de website, maar ook door fysiek bezoek in de studiezalen in Middelburg, Terneuzen en Zierikzee. Het beeldmateriaal is via de website te raadplegen, de archieven zijn fysiek te raadplegen en digitaal te bestellen in de Archiefbank en overheden krijgen opgevraagde stukken ook digitaal aangeleverd. Het Zeeuws Archief heeft een belangrijke rol in Zeeland in het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie. Dat geldt zowel voor de papieren bronnen, de gedigitaliseerde archieven als voor de born-digital informatie. In het beleidsplan Verbinden en Inspireren van het Zeeuws Archief worden publieksbereik en e-Depot dan ook met nadruk centraal gesteld. Een goed publieksbereik kan alleen vanuit een collectiebeheer dat op orde is en door een grote mate van digitale beschikbaarheid. Het Zeeuws Archief zet in 2023 dan ook onverminderd in op extra digitalisering van veelgevraagde bronnen, via de dienstverlening van de Archiefbank en door het benutten van de kansen die het programma Metamorfoze biedt. Daarnaast uiteraard op een excellent e-Depot.

Door de Coronapandemie is in ieder geval het digitale bereik van het Zeeuws Archief aanmerkelijk vergroot en dat zal een blijvend onderdeel zijn van het publieksbereik. Het Zeeuws Archief biedt via de Archiefbank een geautomatiseerde afhandeling van digitaliseringsverzoeken aan. Het zet tevens planmatig in op het digitaliseren van veel geraadpleegde informatie, zoals bouwdossiers, de rechterlijke archieven Zeeland, de bevolkingsregisters en andere veel geraadpleegde bronnen. Het Zeeuws Archief maakt ook dankbaar gebruik van de toegekende Metamorfozeprojecten, waarbij waardevolle archieven integraal behouden en gedigitaliseerd worden. In 2023 wordt naar verwachting het project van negen Zeeuwse familiearchieven afgerond. Al deze digitaliseringsinitiatieven gezamenlijk, verbeteren de beschikbaarheid van belangrijke bronnen voor het publiek. Door de module ‘Mijn studiezaal’ binnen Archieven.nl - de digitale hulpfunctie van de archivaris – wordt het tevoren aanvragen van stukken en het stellen van vragen mogelijk gemaakt. Ook wordt hier aan de aangesloten overheden toegang geboden tot de openbare en niet-openbare informatie die het Zeeuws Archief voor hen beheert. De twee thema’s die in het beleidsplan veel aandacht krijgen, zijn het thema ‘water’ en het thema ‘slavernij’.

Zeker in het jaar 2023 zijn beide thema’s van groot belang: enerzijds omdat Nederland dan 150 jaar afschaffing van de slavernij (150 jaar plus tien jaar – de periode van het staatstoezicht na de formele afschaffing in 1863) viert. En voor wat betreft het thema ‘water’ zal 2023 als herdenkingsjaar 70 jaar na de watersnoodramp van 1953, ook veel aandacht krijgen. Het Zeeuws Archief beheert het archief van de Deltadienst 1953 en zal dan ook onderzoeken of digitalisering van het belangrijkste onderdeel in het herdenkingsjaar kan plaatsvinden en of dit archief aangemeld kan worden voor vermelding in het Nederlandse Memory of the World register van de Unesco. Het werken aan de uitvoering van het Zeeuws e-Depot blijft een essentiële taak van het Zeeuws Archief. Digitale informatie is een logisch vervolg van de analoge informatie en beide onderdelen vormen een onlosmakelijke eenheid in de informatiehuishouding van overheden. Stapsgewijs worden overheden aangesloten op het Zeeuws e-Depot en kunnen zij – na een zorgvuldige voorbereiding en metadatering – hun bestanden in het e-Depot duurzaam bewaren en raadplegen. Continuïteit van informatie is het uitgangspunt. De samenwerking met de Zeeuwse overheden is een belangrijk onderdeel van het beleidsveld van het Zeeuws Archief.

Het contact met het OZO (Overleg Zeeuwse Overheden) geeft richting aan de uitvoering die past bij de nieuwe uitgangspunten in de informatiehuishouding van de overheden.

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Onderdeel van de langdurige digitale bewaring is de nauwe betrokkenheid van het Zeeuws Archief bij overheden door toezicht op de vormgeving van de informatiehuishouding. Tevens adviseert het Zeeuws Archief de aangesloten overheden. Zo kan in een vroeg stadium worden meegedacht over de eisen die gesteld worden aan informatiesystemen, metadatering, openbaarheid en migraties. Het Zeeuws Archief biedt deze vorm van dienstverlening aan, zowel met eigen deskundigheid als ook door inhuur van een externe partij. In 2022 heeft het Zeeuws Archief de overgang naar een eigen e-Depot gemaakt. Deze ontwikkeling is voortgevloeid uit de beslissing van de minister om uit de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief te treden, waardoor geen gebruik meer kan worden gemaakt van het e-Depot bij het Nationaal Archief. Het jaar 2023 zal benut worden om alle aangesloten overheden goed in het eigen e-Depot onder te brengen en een goede raadpleging mogelijk te maken. Naar verwachting zullen de Archiefwet 2021, het archiefbesluit en de archiefregeling per 1 januari 2024 in werking treden. De voorgenomen beslissingen van de minister om uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s te stappen, is ook in 2023 een belangrijk uitgangspunt voor het handelen van het Zeeuws Archief.

In de nieuwe Archiefwet 2021 wordt de delegatieopdracht van de minister voor beheren, bewaren en beschikbaar stellen van de analoge rijksarchieven opgenomen. De bekostiging zal in de vorm van een specifieke uitkering plaatsvinden. De RHC’s dienen de duurzame digitale bewaring van overheidsinformatie in hun regio’s vorm te geven. De RHC’s zullen in een netwerk blijven samenwerken en kennis blijven delen conform het uitgangspunt van de minister om robuuste RHC’s in de regio’s in een sterk onderling verbonden netwerk te houden. De reden voor de veranderingen in de relatie is de veranderende samenleving waarin digitale informatie een andere rol inneemt dan analoge informatie. Vanaf 2019 is het Zeeuws Archief verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van het gebouw, waarbij de bekostiging van OCW wordt ontvangen. In 2021 heeft de evaluatie met het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) plaatsgevonden. De bevindingen waren positief. Naar verwachting zal ook het nieuwe huisvestingsstelsel definitief ingaan per 1 januari 2024 . De begroting 2023 is onderverdeeld in een beleidsbegroting en een financiële begroting. De beleidsbegroting bestaat uit een programmaplan en paragrafen. In het programmaplan staat de toelichting op de reguliere werkzaamheden van het Zeeuws Archief, onderverdeeld in de hoofdstukken programma beheer, programma informatie en kennis en programma publieksbereik.

De financiële begroting bestaat uit het overzicht van baten en lasten en de financiële positie ten aanzien van de stand van de reserves en voorzieningen, de geprognosticeerde eindbalans en het EMU-saldo. Tot slot is een bijlage van baten en lasten per taakveld toegevoegd.

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Beleidsbegroting: Programmaplan Programma beheer Wat willen we bereiken? Onder het programma beheer vallen alle werkzaamheden rond het fysieke en digitale beheer van de archieven en collecties, de conservering en restauratie van de archieven en collecties, de implementatie van het e-Depot en het beheer van de stadhuiscollecties van de gemeenten Middelburg en Veere. Doel is dat alles dusdanig geconserveerd en beheerd wordt, dat het vind- en raadpleegbaar is. Wat gaan we daarvoor doen? Inrichting depot en klimaatbeheersing Voor het behoud van de stukken is klimaatbeheersing van de depots noodzakelijk. Om het goede klimaat in stand te kunnen houden zijn speciale filters geplaatst, die regelmatig onderzocht worden op luchtzuivering. In 2022 is dynamische temperatuur- en RV-controle aangeschaft voor de depots in Middelburg. Door permanente bewaking en bijsturing van temperatuur en luchtvochtigheid worden met behulp van algoritmes de depots dusdanig gebalanceerd dat er een minimale energievraag is. In alle depots wordt het klimaat constant en regelmatig gecontroleerd. Verder is onderdeel van een zorgvuldig depotbeheer dat de depots regelmatig extra gereinigd worden en is er een gedragsprotocol voor het omgaan met archiefstukken.

Het Zeeuws Archief beschikt op diverse plekken in Zeeland over depotruimte: in Middelburg in het pand van het Zeeuws Archief, in Terneuzen in het kantoor van het Waterschap Scheldestromen, in Vlissingen en in Zierikzee in het stadskantoor. Alle vier de locaties worden regelmatig gecontroleerd op kiemgetallen en ongedierte. Ook vinden er regelmatig visuele inspecties plaats. Conserveren en restaureren Het Zeeuws Archief beschikt zelf over ruimte en medewerkers die conserverings- en restauratiehandelingen kunnen verrichten. Onder conservering en restauratie valt onder andere bemonstering van aanwinsten, verzorging van de logistiek rond de ontsmetting van archief door gammabestraling, actieve conservering (b.v. stukken voorbereiden voor digitalisering), het maken van presentaties en het restaureren. Ook in 2023 worden extra uitzendkrachten ingehuurd voor de hieronder genoemde (her)verpakkingsprojecten. In 2023 wordt met de volgende projecten verder gegaan: • Herverpakking archief Provinciaal Bestuur: dit archief wordt opnieuw verpakt aangezien de huidige dozen niet meer voldoen aan de heersende normen. Daarnaast kan nu gebruik gemaakt worden van dozen van verschillende diktes, zodat er efficiënter met de ruimte omgegaan kan worden. Dit project wordt over meerdere jaren uitgesmeerd.

• Herverpakking archieven gemeente Veere: In 2017 is begonnen met de herverpakking van de archieven van de gemeente Veere, inclusief het archief van de Stad Veere. Hier wordt in 2023 verder aan gewerkt. • In 2023 worden de aanvullingen op archieven van het Waterschap verpakt die in 2022 zijn ontvangen. Daarnaast wordt verder gewerkt aan het conserveren en sealen van kaarten. • In 2023 wordt verder gegaan met de herverpakking van het archief van de Rekenkamer Zeeland omdat dit archief tot de oudste verpakkingen behoort van het Zeeuws Archief en de dozen daardoor niet meer van voldoende kwaliteit zijn. • In 2023 wordt verder gegaan met de herverpakking van de archieven van de gemeente Middelburg, de gemeente Kapelle, de gemeente Terneuzen en de gemeente Vlissingen. Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

• •

Regelmatig wordt in Zierikzee werkvoorraad opgehaald en naar Middelburg gebracht om conserverings- en verpakwerkzaamheden te verrichten. In Zierikzee zelf worden de aanwinsten bemonsterd. In 2023 wordt verder gewerkt aan de verzorging en verpakking van de vervallen kadastrale plans.

Voor metamorfozeprojecten worden ook conserveringswerkzaamheden en op kleinere schaal restauratiewerkzaamheden verricht. In 2023 wordt aan het project Zeeuwse Families gewerkt. e-Depot: Digitaal duurzaam en het Zeeuws e-Depot Digitale duurzaamheid en de verdere vorming van één Zeeuws e-Depot zijn ook voor 2023 speerpunten in beleidsplan en begroting. Inzet is om duurzame bewaring en beschikbaarstelling van de digitale informatie van alle overheden, gemeenschappelijke regelingen en particuliere archiefvormers in Zeeland, te kunnen verzekeren. Ook 2023 staat volop in het teken van de aansluittrajecten. Het e-Team ondersteunt en adviseert de Zeeuwse overheden bij de transitie die zij doormaken van analoge naar digitale archiefvorming, veelal via een bewerkelijke hybride situatie als tussenstap. In het eerste kwartaal van 2022 heeft het Zeeuws Archief een dienstverleningsovereenkomst Zeeuws e-Depot met zes Zeeuwse overheden: de Provincie Zeeland en de gemeente Veere, Tholen, Schouwen-Duiveland, Terneuzen en Middelburg. Er wordt op ingezet om dit aantal nog in 2022 uit te breiden en het streven is om hieraan ook in 2023 nog twee overheden aan toe te voegen, op weg naar het streefgetal 10 in het Beleidsplan voor 2024.

Vanuit de samenwerkingsafspraken doen zorgdragers steeds meer een beroep op de ondersteuning van het Zeeuws Archief, waarbij het functioneel beheer een steeds belangrijkere rol speelt. In quickscan-overzichten, aansluitplannen en projectplannen zijn de gehanteerde uitgangspunten, werkwijze, prioritering en opgedane ervaringen, neergeslagen. Op deze wijze wordt gewerkt aan protocollen en wordt geborgd dat documenten beschikbaar zijn voor vervolgoverbrengingen met dezelfde zorgdrager en volgens dezelfde structuur kunnen worden herhaald. Daarnaast wordt zo de ervaring breder ingezet in trajecten met nieuwe partners. Er wordt verder gewerkt aan de digitale dienstverlening aan gebruikers en de ontwikkeling van kennis en competenties. Dit blijft een permanente opdracht voor het Zeeuws Archief. Uiteindelijk zal het grootste deel van de organisatie en haar medewerkers met de zorgdragers de transitie doormaken van analoog naar volledig digitaal. Aansluittrajecten In de aansluittrajecten werkt het Zeeuws Archief met iedere overheid afzonderlijk aan de overbrenging van digitale archieven naar het e-Depot. Maar de inzet is niet uitsluitend gericht op de overbrengingen. In de aansluittrajecten is het Zeeuws Archief nadrukkelijk ook betrokken bij creëren van overzicht en inzicht van de digitale archieven bij een lokale overheid en het per archief bepalen van de juiste bewaarstrategie.

Doel: in control en informatie op orde. In samenhang met de inspectietaak, vraagt de archiefvormer hier een bredere adviesrol; betrokkenheid bij applicatie- en werkprocesinrichting. Zo kan in een vroeg stadium worden meegedacht over de eisen die gesteld worden aan informatiesystemen, metadatering en bestandsformaten: archiving by design. Concrete opgaven in aansluittrajecten van de Zeeuwse overheden vraagt inzet van externe expertise voor het genereren van exports daar waar zorgdrager en diens applicatieleverancier deze niet beschikbaar kunnen stellen. Denk ook aan het omzetten van bestandsformaten in conversie van nietvoorkeursformaten of zelfs ‘exoten’.

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

In de aansluittrajecten is er nauwelijks sprake van kant en klaar over te brengen digitale archieven. Naast bovengenoemde (meer technische) uitdagingen voor het digitaal atelier, is er veelal sprake van het achteraf op orde brengen van informatieobjecten voorafgaand aan overbrenging: denk aan vervollediging van dossiers en toekenning metadata. Om de zorgdrager hierbij op weg te helpen wordt ondersteuning geboden met inhuur ‘handjes’ voor de uitvoering. Hiervoor is er een preferente samenwerking op basis van een raamcontract met DOCFactory. Inzet is om overheden bij het overdraagbaar maken van digitale archieven verdergaand te ondersteunen: in veel gevallen is deze klus te groot en de capaciteit van vast (DIV) personeel helaas beperkt. Mogelijk leidt dit in 2023 tot een andere invulling van de aansluittrajecten door ook uitvoerende werkzaamheden in eigen huis uit te voeren. Instrumenteel Digitaal atelier Ook in 2023 wordt veel inzet gevraagd voor controle, verwerking en bewerking (conversie, verrijking) van de op te nemen digitale archieven. De hiervoor benodigde toepassingen (tools) in het digitaal atelier worden uitgebreid, alsmede de benodigde storage en werkgeheugen. De keuzes in ontwikkeling van het digitaal atelier worden zoveel mogelijk in afstemming met RHC’s en Nationaal Archief gemaakt.

Van landelijke infrastructuur naar een eigen preserveringsapplicatie Nadat in de loop van 2021 duidelijk was geworden dat de landelijke e-Depotvoorziening op basis van een samenwerking van Preservica NA met het CBS MAIS Flexis niet zou worden voltooid, is in 2022 de aanbesteding van een eigen e-Depot-oplossing uitgevoerd. Voor de licentiekosten en ontwikkeling van extra functionaliteiten zijn vooralsnog indicatieve posten in de begroting 2023 opgenomen, gebaseerd op marktverkenning. Naar verwachting vindt medio 2022 contractering plaats van de nieuwe e-Depotoplossing en kan dan worden begroot welke financiële inspanning gevraagd wordt. Deze wordt verwerkt in de bijstelling. MAIS-Flexis Vanaf 2023 vervult het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis van De Ree Archiefsystemen BV niet meer de centrale rol van ingest tot en met toegankelijk maken van digital born archief in het Zeeuws e-Depot. Maar het blijft het centrale systeem voor beheer en beschikbaarstelling van de vele analoge en gedigitaliseerde archieven en collecties die hierin zijn opgenomen – de ruggengraat van het archief. Landelijke ontwikkelingen en samenwerking Door het eindigen van de landelijke infrastructuur in 2024, beschikken veel RHC’s in 2023 over een eigen e-Depotvoorziening.

De samenwerking met de andere RHC's en het Nationaal Archief in de governance van de ontwikkeling van een generieke dienstverlening en architectuurstandaarden vraagt daarom een andere invulling. De RHC’s zullen hun krachten bundelen en kennis uitwisselen bij onder andere de inrichting en gebruik van een nieuw e-Depot. Het werkveld digitaal informatiebeheer van de Zeeuwse overheden is sterk in beweging. Brede oriëntatie op zaken als archiving by design, common ground, preservation in place, maar ook op het aanbod in de markt van commerciële archiefdiensten, blijft nodig. Daarnaast is er veel nieuwe wetgeving die een grote invloed heeft op de praktijk van archiefvorming, met name aangaande openbaarheid en publiceren: de Omgevingswet, de Wet open overheid, de AVG en natuurlijk de vernieuwing van de Archiefwet. In dit speelveld de juiste aanpak kiezen en de voortgang niet te laten belemmeren door hoge en soms zelfs tegenstrijdige wettelijke eisen, is niet altijd eenvoudig. Kennis wordt gezocht en uitgewisseld op platforms als KIA, PLEIO en VNG fora. Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Relatiebeheer Schouwen-Duiveland In 2023 worden de reguliere werkzaamheden in de studiezaal uitgevoerd. De relatiebeheerder is niet alleen het inhoudelijke aanspreekpunt voor bezoekers en onderzoekers maar ook voor de verschillende musea op het eiland en de gemeente Schouwen-Duiveland. Het is in 2023 70 jaar geleden dat de Watersnoodramp plaatsvond. Vanuit het Zeeuws Archief wordt bijgedragen aan activiteiten die in dit kader worden georganiseerd. Zo zal in de hal van het gemeentehuis in Zierikzee een expositie ingericht worden met de foto’s afkomstig uit het Zeeuws Archief. Voor de Zeeuwse Volksuniversiteit worden enkele cursussen gegeven die te maken hebben met de geschiedenis van Schouwen-Duiveland. Daarnaast zal de relatiebeheerder artikelen schrijven en lezingen geven om de historie van Schouwen-Duiveland voor een breder publiek bekend te maken.

Stadhuiscollecties Verzamelingen van de gemeente Veere en Middelburg Het beheer van de verzamelingen van de gemeente Veere en Middelburg wordt uitgevoerd door het Zeeuws Archief. De objecten uit deze verzamelingen zijn van belang voor de Zeeuwse geschiedenis. Tot het beheer wordt gerekend: • het uitoefenen van toezicht op het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere; • registratie van de objecten en het doen van onderzoek in en naar de collectie; • het verzorgen van rondleidingen, lezingen en exposities; • het adviseren over conservering, aankoop en bruikleen van voorwerpen uit de collectie; • het fungeren als in- en extern contactpersoon ten aanzien van de collectie; • het contact onderhouden met de Vereniging van Musea in Zeeland, de Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland en Walcherse musea en erfgoedinstellingen; • het deelnemen aan manifestaties over de historische relatie met Schotland: Samenwerking met Nationaal Archief van Schotland. In 2023 wordt verder gewerkt aan een effectieve presentatie van beeld- en kunstcollecties en een doelmatig fysiek beheer van de collecties van Middelburg en Veere.

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Wat mag dit kosten?

1e wijziging

Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2021 670.855 -58.432 612.423

Begroting

begroting

Begroting

2022

2023

2024

2025

Begroting 2026

840.914 -58.689 782.225

1.050.913 -59.675 991.238

1.033.665 -61.075 972.590

935.361 -61.075 874.286

Specificatie programma beheer 1e wijziging

Salarislasten programma beheer Materiële lasten programma beheer - inrichting depot en klimaatbeheersing - conserveren en restaureren - stadhuiscollecties - e-Depot

Baten programma beheer - stadhuiscollectie Middelburg - stadhuiscollectie Veere

Saldo

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Realisatie 2021

begroting

Begroting

2022

2023

542.701

557.239

623.596

700.458

52.072 35.881 0 40.202 128.155

52.709 27.088 12.570 191.309 283.675

50.699 148.099 500 228.018 427.317

50.699 122.954 500 159.054 333.207

-16.695 -41.737 -58.432

-16.768 -41.921 -58.689

-17.050 -42.625 -59.675

-17.450 -43.625 -61.075

612.423

782.225

991.238

972.590

Programma informatie en kennis Wat willen we bereiken? Het verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties, met als doel deze beschikbaar te stellen, het relatiebeheer met de ketenpartners in Zeeland en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden bij aangesloten overheidsorganisaties. Wat gaan we daarvoor doen? Relatiebeheer, inspectie en acquisitie Acquisitie De uitbreiding van het werkgebied zorgt ervoor dat er steeds vaker archiefmateriaal wordt aangeboden door particuliere archiefvormers. Om goede keuzes te kunnen maken en nog efficiënter te werken zijn goede interne afspraken nodig. De visie, uitgangspunten en werkwijze zijn op hoofdlijnen verankerd in het acquisitiebeleidsplan. Via voorlichting en advisering worden particuliere archiefvormers geholpen. Inspectie en advisering Om de beoordeling van het toegenomen aantal vernietigingslijsten snel en adequaat af te handelen, wordt hiervoor eventueel externe ondersteuning ingezet. Het Zeeuws Archief volgt ontwikkelingen zoals de Omgevingswet, nieuwe Archiefwet en de Wet open overheid op de voet en participeert in zowel regionale als landelijke werkgroepen. Doel is om de partners optimaal bij deze ontwikkelingen te ondersteunen.

Net als bij de audit op vervanging is het streven om bij de aangesloten overheden een aspect binnen het informatiebeheer nader te onderzoeken, denk bijvoorbeeld aan de wijze waarop een organisatie het zaaksysteem gebruikt en de kwaliteit van de informatie die hierin wordt gecreëerd. Waar nodig wordt hierbij expertise ingehuurd. Primair toegankelijk maken Primair toegankelijk maken Door de medewerkers en waar mogelijk ook door vrijwilligers wordt constant gewerkt aan het verbeteren van de toegankelijkheid van de analoge archieven en collecties. Doel is het verminderen van de bestaande werkvoorraad aan niet-toegankelijke aanwinsten, zowel van overheden als van particulieren. De gereedgekomen toegangen worden zo snel mogelijk op de website gepubliceerd. Dit bevordert de digitale dienstverlening. De groei van het aantal gebruikers en scans leidt tot meer kosten voor het gebruik van MAIS-Flexis. Net als in 2022, is ook in 2023 een aantal grotere verbeteringen in het systeem gepland, waarvoor een aparte post is opgenomen. Dit betreft het inrichten van raadpleegorganisaties, het geautomatiseerd toegang verlenen tot scans van bouwtekeningen, de projectadministratie en het opnemen van grote hoeveelheden transcripties in het systeem. In 2023 wordt verder gewerkt aan het planmatig verbeteren van de toegankelijkheid van de analoge archieven en collecties.

De werkmethoden zijn in 2021 aangepast, zodat er sneller meer toegangen gereed zullen zijn, maar wel met een minder verfijnd karakter. Nader toegankelijk maken In 2023 kunnen naar verwachting de vruchten worden geplukt van de in 2022 uitgevoerde verbeteringen in MAIS-Flexis. Er wordt gebruik gemaakt van hulpmiddelen als Transkribus. De in 2022 via de uitgevoerde LOD-pilot Toldatabase verkregen kennis wordt afhankelijk van de resultaten Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

verder ingezet. Er wordt onderzoek gedaan naar de meerwaarde voor toegankelijk maken van de inzet van locatiegegevens en beeldherkenning. Indien nodig wordt daar specialistische kennis voor ingehuurd. Het in 2022 voorbereide nieuwe crowdsourcing project loopt in dit jaar door. Digitalisering In 2023 wordt verder gewerkt aan het grootschalig digitaliseren van veel geraadpleegde archieven en collecties aan de hand van de wensenlijst. Deze stukken hoeven daarna niet meer fysiek geraadpleegd te worden, hetgeen ook hun behoud zeer ten goede komt. Zakelijke dienstverlening Voor 2023 staan geen opdrachten zakelijke dienstverlening in de planning, anders dan conserveringswerkzaamheden voor de gemeente Kapelle. De ervaring heeft echter geleerd dat er zich altijd wel projecten voordoen, vandaar dat toch een klein bedrag voor opbrengsten zakelijke dienstverlening in 2023 is begroot.

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Wat mag dit kosten? 1e wijziging

Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2021 1.995.385 -292.936 1.702.449

Begroting

begroting

Begroting

2022

2023

2024

2025

Begroting 2026

1.748.130 -121.527 1.626.603

2.219.877 -377.477 1.842.400

1.865.266 -20.000 1.845.266

1.412.366 -20.000 1.392.366

Specificatie programma informatie en kennis 1e wijziging

Salarislasten programma informatie en kennis Materiële lasten programma informatie en kennis - relatiebeheer, inspectie en acquisitie - primair toegankelijk maken - nader toegankelijk maken - digitalisering - DVO's fysiek archief - zakelijke dienstverlening

Baten programma informatie en kennis - zakelijke dienstverlening

Saldo

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Realisatie 2021

begroting

Begroting

2022

2023

1.351.558

1.337.942

1.384.377

1.282.951

4.732 51.408 43.229 190.689 144.448 209.320 643.826

7.223 55.517 36.150 152.263 87.875 71.160 410.188

9.500 208.561 44.720 206.255 72.198 294.266 835.500

4.500 209.311 48.500 273.750 46.318 0 582.379

-292.936 -292.936

-121.527 -121.527

-377.477 -377.477

-20.000 -20.000

1.702.449

1.626.603

1.842.400

1.845.331

Programma publieksbereik Wat willen we bereiken? Het Zeeuws Archief is een gastvrij kenniscentrum, online én offline, waar de geschiedenis van Zeeland professioneel en op uiteenlopende manieren wordt aangeboden en kan worden beleefd. Het Zeeuws Archief is een bron van informatie en inspiratie voor iedereen die belangstelling heeft voor de Zeeuwse geschiedenis. Het programma publieksbereik omvat: • een digitale onderzoekomgeving via de website, met dienstverlening op maat; • een website die het publiek uitnodigt tot participatie; • een website waar overheidsorganisaties en het publiek alles vinden over de taken en de organisatie van het Zeeuws Archief; • een groeiend aanbod van archieven en collecties, online en offline; • zoekgidsen voor hulp bij onderzoek geven contextuele informatie die de toegang tot de archieven en collecties vergemakkelijkt; • een goed lopend fysiek infocentrum; • het coördineren, ontwikkelen en uitvoeren van educatieve projecten en activiteiten, het organiseren en verzorgen van cursussen, het stimuleren van het online en offline gebruik van bronnen en het fysiek en digitaal zichtbaar maken van archieven en collecties door middel van tentoonstellingen en presentaties; • het organiseren van open dagen, symposia, lezingen, workshops en rondleidingen; • het aanreiken van persinformatie, artikelen en publicaties aan media; • het actief en passief naar buiten

presenteren van de instelling en de collectie; • actieve samenwerking met andere erfgoed- en culturele instellingen. Met deze verscheidenheid aan middelen breidt het Zeeuws Archief het publieksbereik van zowel de instelling als de collectie uit en profileert het zich als cultuurhistorisch knooppunt in Zeeland. Wat gaan we daarvoor doen? Infocentrum, fysiek en digitaal Het belang van digitale dienstverlening blijft een belangrijke ontwikkeling. Het Zeeuws Archief kan de bezoekers steeds meer online van dienst zijn. De website stelt mensen in staat meer (achtergrond)informatie te vinden, onder meer door middel van zoekgidsen voor hulp bij onderzoek. Deze zoekgidsen worden ook gebruikt om gestelde vragen snel en efficiënt te beantwoorden. De reguliere werkzaamheden in de studiezaal worden uitgevoerd, zoals het helpen van bezoekers en het beantwoorden van vragen die via de email, per brief en telefonisch binnenkomen. Steeds meer vragen worden digitaal gesteld, zowel via email als via de functionaliteit ‘Mijn studiezaal’ die bij Archieven.nl te vinden is. De toenemende digitale dienstverlening heeft impact voor de werkzaamheden van de medewerkers van het informatiecentrum. In het Zeeuws Archief Terneuzen worden de archieven van waterschap Scheldestromen van Zeeuws-Vlaanderen beschikbaar gesteld.

Tevens worden daar op aanvraag stukken van de gemeente Terneuzen ter inzage gegeven voor bestudering door bezoekers. In het Zeeuws Archief Zierikzee worden de archieven van Schouwen Duiveland voor bezoekers ter inzage gegeven. Na verschillende periodes van sluiting in de afgelopen jaren, is de verwachting dat de fysieke dienstverlening in de studiezalen van het Zeeuws Archief in Middelburg, Zierikzee en Terneuzen in 2023 ongehinderd kan worden uitgevoerd. Steeds meer materiaal is na scanning via de website van het Zeeuws Archief te benaderen. Zowel in 2022 als in 2023 is een grote toename van gescand materiaal gepland. Enerzijds kan het publiek daarmee zonder tussenkomst sneller en gemakkelijker antwoorden op vragen vinden, anderzijds is het niet ondenkbaar dat dit grotere aanbod weer andere, misschien zelfs meer vragen oproept. Bij Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

zowel medewerkers als publiek is het zaak mogelijkheden en beperkingen van dit nieuwe aanbod onder de aandacht te brengen door verwijzing naar bestaande, al dan niet aangepaste zoekgidsen en andere hulpmiddelen. Publieksbereik is daartoe een belangrijk instrument. De medewerkers van de provincie, het waterschap, Middelburg, Veere, Vlissingen, SchouwenDuiveland, Kapelle en Terneuzen verdienen veel aandacht. De door hen gevraagde stukken ontvangen zij digitaal. In november wordt de jaarlijkse open dag georganiseerd. Tevens zullen in 2023 recent openbaar geworden archieven en bijzondere stukken of collecties op een vernieuwende wijze onder de aandacht gebracht gaan worden. Aansluitend bij de thema’s water en slavernij zullen in 2023 de herdenking van de watersnood in 1953 (1 februari) en de afschaffing van de slavernij in 1863 (1 juli) centraal staan. Het Zeeuws Archief zal eveneens aandacht besteden aan de viering van 700 jaar Zeeland in 2023. In de studiezaal worden genealogische onderzoekers deskundig geholpen bij hun onderzoek door zowel medewerkers van het Genealogisch Centrum Zeeland als door medewerkers van het Zeeuws Archief. De gezamenlijke dienstverlening levert voor de bezoekers een duidelijke meerwaarde op. Het Genealogisch Centrum Zeeland is in 2021 in het geheel op de studiezaal en in de ruimte daarnaast gesitueerd.

Ook het RIAS maakt met studenten veelvuldig gebruik van de studiezaal. Relatiebeheer Schouwen-Duiveland In 2023 worden de reguliere werkzaamheden in de studiezaal uitgevoerd. De relatiebeheerder is niet alleen het inhoudelijke aanspreekpunt voor bezoekers en onderzoekers maar ook voor de verschillende musea op het eiland en de gemeente Schouwen-Duiveland. Het is 70 jaar geleden dat de Watersnoodramp plaatsvond. Vanuit het Zeeuws Archief wordt bijgedragen aan activiteiten die in dit kader worden georganiseerd. Zo zal in de hal van het gemeentehuis in Zierikzee een expositie ingericht worden met de foto’s afkomstig uit het Zeeuws Archief. Voor de Zeeuwse Volksuniversiteit worden enkele cursussen gegeven die te maken hebben met de geschiedenis van SchouwenDuiveland. Daarnaast zal de relatiebeheerder artikelen schrijven en lezingen geven om de historie van Schouwen-Duiveland voor een breder publiek bekend te maken.

Webuitingen De webuitingen spelen een belangrijke rol in publieksbereik. Ze betreffen enerzijds eigen media en anderzijds publicatie in of via media van anderen. Onder de eigen media vallen twee websites en verschillende sociale media. Daarbij is een hoofdrol weggelegd voor de website Zeeuwsarchief.nl. Media Zeeuws Archief Sites Zeeuwsarchief.nl Eenigheid.slavenhandelmcc.nl Marketingplatform MailChimp

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Sociale media Facebook Twitter Pinterest LinkedIn WhatsApp

YouTube Instagram Flickr

Media derden Data delen Archieven.nl & Zeeuws e-Depot OpenArchieven/ Bob Coret Genealogie WieWasWie Netwerk Oorlogsbronnen Archives Portal Europe Europeana (alleen via derden)

Content op platforms derden Google Arts & Culture Wat staat daer? Wikimedia VeleHanden Zeeuwse Ankers Geheugen van Nederland

Website Zeeuws Archief De website wordt in 2023 uitgebreid met content over de partners van het Zeeuws Archief en hun collecties. Blijvende aandacht is nodig om aan alle partners op gelijkwaardige wijze redactionele aandacht te besteden. Onderzoek naar Zeeland wordt gefaciliteerd met het Zeeuwse woonplaatsen ABC, waarvan de publicatie in 2022 werd voltooid. Bezoekers vinden via het ABC beknopte achtergrondinformatie over Zeeuwse woonplaatsen, de betreffende archiefdienst, en een link met zoekresultaten in de archieven en collecties van het Zeeuws Archief. Nu het Zeeuwse woonplaatsen ABC is voltooid, wordt de toepassing prominenter op Zeeuwsarchief.nl gepresenteerd. Het aanvullen en updaten van de zoekgidsen gebeurt in samenwerking met studiezaalmedewerkers (archivarissen/archiefassistenten). De zoekgidsen bieden hulp bij onderzoek in de archieven en collecties. Daarbij worden links toegevoegd naar inventarisnummers. Het Zeeuws Archief maakt een zoekgids met bronnen over het Zeeuwse slavernijverleden. De content van de website van het Zeeuws Archief wordt verder aangevuld met actuele informatie bestaande uit nieuws, blogs en achtergronden of ‘Zeeuwse verhalen’. Projectwebsites De blog Eenigheid.slavenhandelmcc.nl betreft de trans-Atlantische handelsreis van tot slaaf gemaakte Afrikanen van het schip de Eenigheid in 1761-1763.

De website onderging in 2021 technische en grafische verbeteringen, waardoor de site onder andere voldoet aan de overheidseisen voor digitale toegankelijkheid. Het Zeeuws Archief draagt bij aan de landelijke herdenking en viering van de afschaffing van slavernij. In 1873 werden slaafgemaakten in de Nederlandse koloniën vrij. Het Zeeuws Archief brengt de blog opnieuw onder de aandacht mede via de in 2022 opgeleverde projectwebsite met scheepsreizen van de Middelburgse Commercie Compagnie. In 2022 is een nieuwe projectwebsite opgeleverd. Deze is gewijd aan de scheepsreizen in het archief van de Middelburgse Commercie Compagnie. De site bevat een datavisualisatie van een datamodel dat op termijn kan worden aangevuld met nieuwe gegevens. Daarnaast wordt een blogfunctie ingericht die in 2023 wordt ingezet om verhalen uit archiefstukken te publiceren in het thema ‘Vrijheid en gevangenschap’. In 2023 wordt de uitbreiding op de nieuwe projectwebsite opgeleverd. De uitbreiding betreft de gegevens van de meer dan 28.000 slaafgemaakten die door de MCC werden verkocht in Suriname, Guyana, Curaçao en Sint Eustatius.

Zoeken en vinden in het e-Depot via de website Het Zeeuws Archief handhaaft in 2023 de huidige zoek- en presentatiefuncties die mogelijk gemaakt worden door MAIS-MDWS en die via webcomponenten, digikoppeling en webservices openbare archiefstukken uit het e-Depot toegankelijk maakt voor de gebruiker van de website. Sociale media De sociale media van het Zeeuws Archief bestaan in 2023 uit: Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn, Pinterest, WhatsApp, Instagram, Flickr. Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Toegang en publicatie via platforms van derden Het Zeeuws Archief geeft toegang tot zijn archieven en collecties via de platformen van derden: Archieven.nl, Archives Portal Europe, Oorlogsbronnen.nl, WieWasWie. Het Zeeuws Archief publiceert content via de platformen van derden: Wikimedia, Google Arts & Culture, Wat staat daer?, VeleHanden, Zeeuwse Ankers, Geheugen van Nederland. Via Europeana zijn alleen stukken uit het Zeeuws Archief te zien als die door derden beschikbaar worden gesteld. Bijvoorbeeld daguerrotypieën door het Nederlands Fotomuseum. Wanneer De Ree Archiefsystemen het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis en het publicatiesysteem MAIS-(M)DWS openstelt, kan het Zeeuws Archief ook via Europeana bijvoorbeeld zijn beeldbank beschikbaar stellen. Crowdsourcing Het Zeeuws Archief doet onderzoek naar de mogelijkheden van Zooniverse, het gratis platform voor crowdsourcingsprojecten. Indien kansrijk wordt een proefproject ingericht. Data delen – proefproject LOD Het Zeeuws Archief is bronhouder van digitaal erfgoed. Als bronhouder zorgt het Zeeuws Archief ervoor dat erfgoedinformatie naar elkaar kan verwijzen, bijvoorbeeld door het gebruik van gemeenschappelijke terminologiebronnen. Het Zeeuws Archief wil zijn erfgoedinformatie gaan delen volgens de principes van Linked Open Data (LOD).

Daardoor kunnen dienstverleners erfgoedinformatie combineren en er bruikbare toepassingen mee ontwikkelen voor hun eindgebruikers. Deze afspraken vallen binnen de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA). Toegangen en nadere toegangen van het Zeeuws Archief worden als open data aangeboden via MAIS-MDWS in de website van het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief wil meer kennis en ervaring met LOD verwerven. In 2021 zijn in samenwerking met anderen, waaronder het Nationaal Archief en het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), de mogelijkheden verkend voor het omzetten van een dataset naar LOD. Het Zeeuws Archief heeft een tijdelijk ruimte in de NDE-triple store gekregen voor het toekomstige hosten van de proef-LOD-set. In 2022 is de dataset verder bewerkt tot Linked Open Data. In 2023 wordt een volgend LOD-project gestart. Handschriftherkenning Het Zeeuws Archief gebruikt in 2023 de applicatie Transkribus om scans van twee archieven te transcriberen. Het Zeeuws Archief heeft eerder met notariële archieven deelgenomen aan het project ‘De ijsberg zichtbaar maken’ van het Nationaal Archief. Hierbij werden scans met kunstmatige intelligentie via de applicatie Transkribus getranscribeerd, waardoor teksten doorzoekbaar worden. Deze transcripties zijn downloadbaar vanaf de website Zenodo.

Alle transcripties van archiefstukken uit het Zeeuws Archief moeten doorzoekbaar worden op Zeeuwsarchief.nl. Het Zeeuws Archief gaat na op welke wijze(n) deze doelstelling gerealiseerd kan worden. In 2023 is het doorzoeken van transcripties mogelijk via de website, via MAIS-(M)DWS of op andere wijze. Thema: slavenhandel Het Zeeuws Archief draagt bij aan de landelijke herdenking en viering van de afschaffing van slavernij. In 1873 werden slaafgemaakten in de Nederlandse koloniën vrij. Het Zeeuws Archief heeft in 2022 een nieuwe website met de scheepsreizen van de MCC ontwikkeld. In 2023 wordt de blogfunctie van deze website benut om wekelijks een of meerdere archiefstukken uit te lichten in het thema ‘Vrijheid en gevangenschap’. Het Zeeuws Archief publiceert een zoekgids met bronnen over het slavernijverleden in de collecties van het Zeeuws Archief. Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Daarnaast brengt het Zeeuws Archief opnieuw de blog over de driehoeksreis van de Eenigheid onder de aandacht. Het Zeeuws Archief is deelnemer aan de Black Achievement Month – Zeeland en levert ook dit jaar een inhoudelijke bijdrage. Het Zeeuws Archief is deelnemer aan de Zeeuwse kerngroep Kenniscentrum Slavernijverleden. Thema: water Het Zeeuws Archief zal een onderzoeksdossier ontwikkelen met zoekgidsen en bronnen voor het doen van onderzoek naar water-gerelateerde onderwerpen, denk aan de strijd tegen het water, waterbouwers, energie uit water. In 2021 zijn voorbereidingen getroffen om het archief van de Deltadienst te nomineren voor registratie tot nationaal erfgoed door UNESCO NL. Er is een proefaanvraag voor nominatie gedaan. UNESCO NL opent in 2022 de inschrijving tot nominatie. Opname in het nationale register gebeurt naar planning in 2023. Tegelijkertijd zal het Zeeuws Archief het archief Deltadienst gaan voordragen voor opname in het internationale register.

Educatie & exposities Voor educatie en exposities wordt verder gewerkt aan de speerpunten gericht op onderwijs, online en offline gebruik van de archieven en collecties en fysieke en digitale zichtbaarheid: • Bijstellen educatieprogramma voor de schooljaren 2022/23-2023/24 in het kader van het landelijke programma Cultuureducatie met Kwaliteit voor het primair onderwijs; • Training van vrijwilligers ten behoeve van archieflessen in het kader van het Zeeuws Archiefprogramma voor het Cultuurmenu-basisaanbod binnen het landelijke programma Cultuureducatie met Kwaliteit voor het primair onderwijs; • Onderzoeken mogelijkheden tot intensieve samenwerking met erfgoedinstellingen en overkoepelende organisaties op het gebied van educatief aanbod, zoals in de landelijke programma’s Reizen in de Tijd, Expeditie Vrijheid en GeschiedenisLokaal. • Voorbereiden deelname Zeeuws Archief aan provinciale variant van het educatieve project Reizen in de Tijd.

• Coördineren en uitvoeren van werkzaamheden en activiteiten ten behoeve van de deelname van het Zeeuws Archief aan de landelijke paleografietool ‘Wat staat daer?’ en het mede-ontwikkelen en onderhouden van educatieve en publieksgerichte toepassingen; • Organiseren van cursussen in samenwerking met de Zeeuwse Volksuniversiteit en mogelijke andere partners; • Inrichten en op onderdelen aanpassen van de lopende tentoonstelling in de middeleeuwse kelders in het Van de Perrehuis. Externe communicatie De inzet van externe communicatie is vooral gericht op zichtbaarheid en effectief publieksbereik. Het Zeeuws Archief wil historisch onderzoek bevorderen en het werk van het Zeeuws Archief en het belang daarvan zichtbaar maken. Voor het vergroten van het bereik van het Zeeuws Archief ondersteunen de communicatiemedewerkers de webcoördinator en het infocentrum. De communicatie sluit aan bij het beleidsplan 2021-2024 ‘Verbinden en inspireren’. In dit plan zijn de doelen van het Zeeuws Archief omschreven: 1. Verbinden en perspectief bieden 2. Inspireren en perspectief bieden: 1. Er ligt voor communicatie de opdracht om de verbinding te maken tussen ons erfgoed, de collecties en mensen, individuen en organisaties. Communicatie ondersteunt ook het Zeeuws eDepot voor overheidsorganisaties en bedrijven. 2.

Het Zeeuws Archief inspireert met zijn archieven en collecties inwoners binnen en buiten Zeeland. Met bronnen over het verleden biedt het Zeeuws Archief perspectief aan het actuele Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

debat. Met eigen uitingen en publieksacties toont het Zeeuws Archief op actieve wijze de rijkdom van de collectie. Ook speelt communicatie in op de actualiteit met artikelen, ontvangsten en ondersteuning van samenwerkingsinitiatieven. In 2023 zal het communicatieplan verder uitgewerkt worden op verschillende onderdelen, zoals: • Structurele inzet van multimedia, video, audio, beeld combineren met online, social content, webinars e.d. • Campagne vanuit communicatieplan met werktitel ‘bewaren, beheren, beschikbaar stellen’. • Vergroten van het bereik met digitale dienstverlening via infocentrum en website Communicatieplan De afgelopen jaren is het werkgebied van het Zeeuws Archief flink uitgebreid. In 2022 is daarom een nieuw communicatieplan opgesteld dat in 2023 verder uitgewerkt moet worden. Een nieuwe campagne volgt in samenwerking met DATBureau, onder de voorlopige werktitel ‘bewaren, beheren, beschikbaar stellen’ . Nieuwsbrief ’n Zee van Tijd Er zal een onderzoek worden gedaan naar het bereik en vervolgens wordt een actieplan opgesteld voor nieuwe abonnees. Het doel is om Zeelandbreed meer abonnees te werven. Dat zal met onder andere wervingskaarten opgezet gaan worden. Multimedia Mediavormen: video, audio (podcast), beeld en online media. Het doel is om de structurele inzet verder uit te werken in beleid.

Het Zeeuws Archief blijft de laatste ontwikkelingen volgen en onderzoekt voortdurend wat voor het Zeeuws Archief past. Sociale media Verschillende kanalen zullen op elkaar afgestemd moeten worden, samen met de nieuw ingezette vormgeving. Jaarlijkse Open Dag met Vriendenlezing Het Zeeuws Archief zal doorgaan met een hybride opzet. De open dag is fysiek te bezoeken en een aantal onderdelen wordt opgenomen en uitgezonden voor een breder publieksbereik. Ondersteuning van het Zeeuws e-Depot Het Zeeuws Archief onderzoekt een nieuwe vorm voor de Zeeuwse Samenwerking in het kader van het e-Depot en daarmee ook de communicatie en ondersteuning voor het Zeeuws e-depot. Drukwerk Ingezet wordt op nieuwe roll-ups, posters en mappen die aansluiten bij de campagne uit het communicatieplan. Er zal een publieksgericht magazine over het Zeeuws Archief worden gemaakt. Promotiemateriaal/relatiegeschenk Nieuw promotiemateriaal moet aansluiten bij de campagne uit het communicatieplan. Exposities Communicatie werkt mee in de uitingen rondom exposities, de persbenadering en aansluiting bij andere initiatieven. Er zal voornamelijk ondersteund worden wanneer er behoefte is aan nieuwe media.

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Crowdsourcing Een nieuw project van VeleHanden of op andere kanalen zal vanuit communicatie ondersteund worden. Vaste onderdelen externe communicatie • Opstellen van het Publieksjaarverslag • Advertenties, vermeldingen en reclame-uitingen, print en online verzorgen • Open Monumentendag • Signing van de verschillende locaties • Free publicity en persberichten maken • Ondersteuning van de Stichting Vrienden van het Zeeuws Archief Erfgoedsamenwerking Samenwerking met andere erfgoedinstellingen projecten, websites en onderzoeksprojecten: • Samenwerking in het ZCO, het Zeeuws Cultureel Overleg; • Het Zeeuws Archief is vertegenwoordigd in het bestuur en voert het secretariaat van de Stichting Historisch Onderzoek Zeeland (SHOZ); • Samenwerking met Walcherse erfgoedinstellingen, met name bibliotheken, musea en Erfgoed Zeeland; • Er vindt structureel overleg plaats met het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen (KZGW) ten behoeve van het beheer van de collectie Zelandia Illustrata; • Samenwerking met het KZGW vindt tevens plaats op het terrein van de Werkgroep Cultuurhistorie; • Samenwerking met Erfgoed Zeeland aan Zeeuwse Ankers, de cultuur-historische website van Zeeland; • Samenwerking met de Werkgroep Industrieel Erfgoed; • Heemkundige Kring Walcheren; medewerking aan het vier keer per jaar uit te geven Walcherse heemkundige tijdschrift ‘De Wete’; • Samenwerking met de

Historische Vereniging Arnemuiden; • Samenwerking met de Heemkundige kringen en verenigingen in Zeeuws-Vlaanderen; • Samenwerking met Omroep Zeeland en PZC ten aanzien van historische programma’s; • Samenwerking UCR voor specifieke onderwijsprogramma’s en ondersteuning van studenten; • Samenwerking met de cultuur-historische instellingen in Schouwen-Duiveland, en met Stad en Lande • Samenwerking met de Stichting Vrienden van het Vlissings Museum en Archief; • Samenwerking met de Erasmus Universiteit Rotterdam; • Samenwerking met Roosevelt Institute for American Studies voor onderzoeksprojecten; • Samenwerking met het Genealogisch Centrum Zeeland; • Samenwerking met de Stichting Zeeuws Weerzien; • Samenwerking met Schotse universiteiten inzake de Schotse Stapel; • Samenwerking met Zeeuwse Bibliotheek; • Samenwerking met de Stichting Struikelstenen Zeeland; • Samenwerking met de Stichting Etty Hillesum Huisvesting en het Etty Hillesum Onderzoekscentrum; • Samenwerking met de Middelburgsche Teekenacademie; • Samenwerking met de gemeente Middelburg voor het meerjarig project The Dutch Golden Age; • Samenwerking met vele partijen voor een symposium in de Black Achievement Month; • Samenwerking van een Zeeuws Slavernij Kenniscentrum in oprichting over het slavernijverleden en de doorwerking ervan.

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Verder is er sprake van collegiale uitwisseling met collega’s in Zeeland in het Diensthoofden Overleg Zeeuwse Archivarissen (DOZA), en met collega’s in Oost- en West Vlaanderen en Zeeland in het Vlaams-Zeeuws Archivarissenoverleg. Diverse medewerkers van het Zeeuws Archief nemen deel aan bestuurs- en redactielidmaatschappen van erfgoedinstellingen en erfgoedverenigingen in Zeeland. Het Zeeuws Archief biedt huisvesting aan het Genealogisch Centrum Zeeland, de Walcherse Archeologische Dienst, het Natuurkundig Gezelschap, de Stichting Godshuizen Middelburg, de Middelburgsche Teekenacademie, de conservatoren van het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen en het Roosevelt Institute for American Studies (RIAS).

Wat mag dit kosten? 1e wijziging

Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2021 1.004.157 -15.000 989.157

Begroting

begroting

Begroting

2022

2023

2024

2025

Begroting 2026

991.617 -5.000 986.617

1.256.160 -9.000 1.247.160

1.217.454 -9.000 1.208.454

1.163.793 -9.000 1.154.793

Specificatie programma publieksbereik 1e wijziging

Salarislasten programma publieksbereik Materiële lasten programma publieksbereik - infocentrum - web uitingen - educatie - externe communicatie

Baten programma publieksbereik - infocentrum - web uitingen - educatie - externe communicatie

Saldo

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

Realisatie 2021

begroting

Begroting

2022

2023

769.322

803.615

906.922

929.697

136.577 84.085 1.709 12.463 234.834

76.123 93.878 4.000 14.000 188.001

165.806 97.628 4.000 81.803 349.237

120.343 123.425 14.000 29.988 287.757

-14.398 0 -80 -522 -15.000

-5.000 0 0 0 -5.000

-9.000 0 0 0 -9.000

989.157

986.617

1.247.160

1.208.454

Overzicht algemene dekkingsmiddelen 1e wijziging

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: DTR/2*€ 50.000+eenmalig € 100.000 Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland e-Depot DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland e-Depot DVO Tholen: e-Depot DVO e-Depot diverse gemeenten Verhuur depot- en kantoorruimte Overige algemene dekkingsmiddelen

Realisatie 2021 -1.336.950 -1.761.945 -153.666 -500.785 -39.550 -144.290 -36.204 -657.743 -121.216 -330.630 -33.742 -383.994 -77.945 -250.363 -437.525 -64.020 -48.308 0 -67.408 -54.216

-1.305.759 -1.727.023 0 -489.383 0 -141.005 -36.204 -666.293 -121.216 -334.929 -34.180 -388.986 -103.926 -253.618 -443.212 -64.020 -48.308 0 -77.549 -140.000

-1.336.951 -1.336.951 -1.336.951 -1.336.951 -1.336.951 -1.761.945 -1.761.945 -1.761.945 -1.761.945 -1.761.945 -150.000 -50.000 -50.000 -50.000 -50.000 -500.785 -500.785 -500.785 -500.785 -500.785 -79.099 -79.099 -79.099 -79.099 -79.099 -144.290 -144.290 -144.290 -144.290 -144.290 -36.204 -36.204 -36.204 -36.204 -36.204 -675.502 -695.767 -695.767 -695.767 -695.767 -121.216 -121.216 -121.216 -121.216 -121.216 -339.557 -349.744 -349.744 -349.744 -349.744 -34.653 -35.692 -35.692 -35.692 -35.692 -394.362 -406.193 -406.193 -406.193 -406.193 -103.926 -103.926 -103.926 -103.926 -103.926 -257.123 -264.836 -264.836 -264.836 -264.836 -449.338 -462.818 -462.818 -462.818 -462.818 -64.020 -64.020 -64.020 -64.020 -64.020 -48.308 -48.308 -48.308 -48.308 -48.308 0 0 0 -87.212 -87.212 -78.565 -80.891 -80.891 -80.891 -80.891 -135.500 -106.435 -76.435 -76.435 -76.435

Totaal algemene dekkingsmiddelen

-6.500.500

-6.375.611

-6.711.344 -6.649.121 -6.619.121 -6.706.333 -6.706.333

Ontwerpbegroting 2023, 16 mei 2022

Begroting

begroting

Begroting

2022

2023

2024

2025

2026

Toelichting algemene dekkingsmiddelen Overzicht bijdragen GR-partners, DVO-partners en SPUK Bijdragen partners 1e wijziging

Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: DTR

Realisatie 2021 -1.336.950 -1.761.945 -153.666 -3.252.561

Gemeente Middelburg Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg e-Depot

Realisatie 2021 -500.785 -39.550 -540.335

Begroting

Gemeente Veere Bijdrage Veere Bijdrage Veere e-Depot

Realisatie 2021 -144.290 -36.204 -180.494

2022

-141.005 -36.204 -177.209

Totaal bijdragen GR-partners

-3.933.840

-3.699.374

Realisatie 2021 0 0 0

Begroting

begroting

2022

0 0 0

Begroting

begroting

Begroting

2022

2023

2024

2025

2026

-1.336.951 -1.336.951 -1.761.945 -1.761.945 -150.000 -50.000 -3.248.896 -3.148.896

0 0 0 0

Begroting

-1.305.759 -1.727.023 0 -3.032.782

1e wijziging Begroting

begroting

Begroting

2022

2023

2024

2025

2026

-489.383 0 -489.383

-500.785 -79.099 -579.884

begroting

Begroting

2022

2023

2024

2025

2026

-144.290 -36.204 -180.494

-4.009.274 -3.909.274

-681.279

Begroting

2023

2024

2025

2026

1e wijziging

Bijdrage specifieke uitkering Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: DTR/3*€ 50.000 Totaal Specifieke uitkering Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

0 -1.336.951 -1.336.951 -1.336.951 0 -1.761.945 -1.761.945 -1.761.945 0 -50.000 -50.000 -50.000 -3.148.896 -3.148.896 -3.148.896 22

1e wijziging

Dienstverleningsovereenkomsten archiefbeheer DVO Provincie Zeeland DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland

Realisatie 2021

Begroting

begroting

Begroting

2022

2023

2024

2025

2026

-657.743 -330.630 -33.742 -383.994 -250.363 -437.525 -2.093.997

-657.743 -330.630 -33.742 -383.994 -250.363 -437.524 -2.093.996

Realisatie 2021

Begroting

begroting

Begroting

2022

2023

2024

2025

2026

-121.216 -77.945 -64.020 -48.308 0 -311.489

-121.216 -103.926 -64.020 -48.308 0 -337.470

-121.216 -103.926 -64.020 -48.308 -87.212 -424.682

-2.405.486

-2.405.485

-675.502 -695.767 -695.767 -695.767 -695.767 -339.557 -349.744 -349.744 -349.744 -349.744 -34.653 -35.692 -35.692 -35.692 -35.692 -394.362 -406.193 -406.193 -406.193 -406.193 -257.123 -264.836 -264.836 -264.836 -264.836 -449.338 -462.818 -462.818 -462.818 -462.818 -2.150.535 -2.215.051 -2.215.051 -2.215.051 -2.215.051 1e wijziging

Dienstverleningsovereenkomsten Zeeuws e-Depot DVO Provincie Zeeland e-Depot DVO Terneuzen: e-Depot DVO Schouwen-Duiveland e-Depot DVO Tholen: e-Depot DVO e-Depot diverse gemeenten

Totaal Dienstverleningsovereenkomsten

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2022

-2.488.005 -2.552.521 -2.552.521 -2.639.733 -2.639.733

Overzicht overhead 1e wijziging Begroting

begroting

Begroting

Overzicht overhead Salarislasten overhead Overige personeelslasten Huur Rijksvastgoedbedrijf Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud Organisatielasten Afschrijvingslasten Rentelasten Incidentele baten

Realisatie 2021 797.424 144.417 379.533 260.997 1.263.704 247.205 60.618 17.271 0

2022

2023

2024

2025

2026

774.540 147.381 380.000 251.500 1.217.328 260.740 58.533 13.810 0

842.163 208.855 380.347 242.743 1.236.542 311.159 67.510 13.810 0

861.210 158.704 391.758 329.559 1.224.987 337.909 68.023 10.139 0

861.210 142.704 391.758 243.059 1.224.987 262.909 68.023 10.139 0

Totaal overhead

3.171.170

3.103.832

3.303.128

3.382.289

3.204.789

Realisatie 2021 5.707

Begroting 2022

begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

15.000

1.000

Realisatie 2021 0

Begroting 2022

1e wijziging begroting 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

15.000

10.000

Begroting

Overzicht vennootschapsbelasting 1e wijziging

Vennootschapsbelasting

Overzicht onvoorzien

Onvoorzien

Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2023, 16 mei 2023

Beleidsbegroting: Paragrafen Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder weerstandsvermogen wordt in deze begroting het volgende verstaan: • Weerstandcapaciteit: dit zijn de middelen en mogelijkheden waarover het Zeeuws Archief kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; • Alle risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd en die van materiële betekenis kunnen zijn. Weerstandscapaciteit Algemene reserve Het Zeeuws Archief beschikt over een algemene reserve die wordt aangehouden als bufferfunctie voor de exploitatiekosten. Een afwijking in de realisatie wordt in eerste instantie niet verrekend met de partners, maar komt ten gunste of ten laste van de algemene reserve. De algemene reserve mag maximaal 10% van de gezamenlijke bijdragen van de GR-partners bedragen. Bestemmingsreserve personeel Deze reserve wordt aangehouden ten behoeve van personeelskosten vanwege vervanging langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieverandering/reorganisaties, opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof, e.d. Bestemmingsreserve behoud Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief in de lumpsum een bedrag dat besteed dient te worden aan behoud. Het bedrag dat jaarlijks niet besteed wordt, wordt aan deze bestemmingsreserve toegevoegd.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11567787/1