Bijlage 1 Gemeente Middelburg - Verbeterplan Informatiebeheer

Per onderdeel zal men moeten onderzoeken of bepaalde initiatieven of ontwikkelingen uit een bestaand budget of nieuw budget bekostigd dienen te worden. Vanwege het samenwerkingsverband op het gebied van informatievoorziening en automatisering (ICT) met Gemeente Vlissingen, de I&A Samenwerking, is in de I-visie van Gemeente Middelburg het gezamenlijke deel van de visies van beide gemeenten opgenomen. Werkafspraken I&A Samenwerking Het document Werkafspraken I&A Samenwerking Vlissingen – Middelburg (september 2019) is een uitwerking van de Bestuursovereenkomst I&A Samenwerking (december 2013) en bevat de werkafspraken die zijn gemaakt ten behoeve van de samenwerking van Gemeente Vlissingen en Gemeente Middelburg op het gebied van informatievoorziening en automatisering. Het document beschrijft hoe binnen het samenwerkingsverband de sturingsstructuur is georganiseerd, welke sturingsinstrumenten er zijn en welke rollen er organisatorisch zijn belegd. Om verder uitvoering te geven aan de werkafspraken zijn een producten en dienstencatalogus en een service level agreement opgesteld. Onder sturingsinstrumenten wordt hier verstaan een gemeenschappelijke I-visie, een meerjarenbeleidsplan en een uitvoeringsplan. Over de aanpak en rolverdeling bij projecten waarbij I&A Samenwerking werkzaamheden uitvoert voor de betrokken gemeenten is een separate procedure vastgelegd.

Deze procedure beschrijft stapsgewijs de projectaanpak.

29

Middelburg in ontwikkeling Het document Middelburg in ontwikkeling – Organisatieontwikkeling (januari 2022), ook wel ‘Middelburgs Beknopt’ genoemd, bevat een visuele weergave van de strategische koers van Gemeente Middelburg en de uitgangspunten voor de organisatieontwikkeling. Dit document wordt samen met het document MT-plan 2022 beschouwd als ‘de kapstok’ van de I-Visie van Gemeente Middelburg. MT-plan 2022 Het document MT-plan 2022 (januari 2022) bevat de onderwerpen waarop het managementteam van Gemeente Middelburg in 2022 wilt gaan sturen. De onderwerpen zijn gewogen aan de hand van de criteria: risico’s, belang en mate van invloed van het MT. Het MT-plan kent een onderverdeling in politiek-bestuurlijke prioriteiten (deel A) en prioriteiten op het gebied van organisatieontwikkeling (deel B). Het heeft als doel inzicht te geven in de prioriteiten van de gehele organisatie en als handvat te dienen voor interne communicatie over de strategische uitgangspunten (speerpunten) van de organisatie uit het document Middelburg in ontwikkeling. In het document is bij deel B per uitgangspunt beknopt benoemd welke producten, diensten, resources en projecten leiden tot de operationalisering van het betreffende strategische uitgangspunt. De streefdata voor deadlines zijn per project/activiteit opgenomen.

Programma Digitalisering 2022-2025 Het document Programma Digitalisering 2022-2025 bevat een schematische weergave van de uitgangspunten, de doelstellingen en projecten van Gemeente Middelburg. Dit document wordt gezien als het uitvoeringsplan. De projectenportfolio heeft betrekking op de periode 2022 – 2025 en geeft per doelstelling aan welke projecten in welke jaren onderhanden zullen zijn. 5.2.3.3

Conclusie

In samenhang beschrijven de hiervoor geanalyseerde documenten het informatiebeleid van Gemeente Middelburg voor de periode 2022-2025. Het uitvoeringsplan, Programma Digitalisering 2022-2025, kan als basis dienen voor een gedetailleerder informatiebeleidsplan waarin de organisatiestrategie wordt vertaald naar een concrete planning: wat moet wanneer, hoe en met welke middelen worden gerealiseerd. De jaarlijkse actualisatie van het MT-plan maakt kleine bijstellingen mogelijk voor wat betreft de invulling. Een kanttekening die daarbij geplaatst kan worden is dat de inhoud van het MT-plan een bredere scope heeft dan alleen de informatiehuishouding van Gemeente Middelburg. Het uitgangspunt bij het opstellen van een MT-plan is bedrijfsvoering en niet het informatiemanagement.

30

5.2.3.4

Actiepunten n.a.v. analyse Informatiebeleid 2016-2020

Ten aanzien van het informatiebeleid zal Gemeente Middelburg spoedig inzetten op: 1. de onder paragraaf 5.2.3.2 geanalyseerde documenten te consolideren tot één document dat het informatiebeleid voor de periode 2022-2025 beschrijft. 2. het nader te vertalen van Programma Digitalisering 2022-2025 naar een gedetailleerd informatiebeleidsplan. 3. het borgen van het beschrijven van het informatiebeleid, en het opstellen van het informatiebeleidsplan, vanuit strategisch niveau met Informatiemanagement als vertrekpunt. Op deze wijze kunnen processen zodanig worden ingericht dat activiteiten altijd (vooraf) getoetst worden op de gevolgen voor de informatie(huishouding). Informatiemanagement verbindt op deze wijze bedrijfsvoering en IT. 5.2.3.5

Plan van aanpak

1. Consolideren tot document Informatiebeleid 2022-2025 • Met de documenten genoemd onder paragraaf 5.2.3.2 opstellen van een nieuw document Informatiebeleid 2022-2025. • Vaststellen van ontbrekende beschrijvingen. • Realiseren van ontbrekende beschrijvingen. • Integraal delen van (de functionaliteiten van) het document Informatiebeleid 2022-2025. 2. Programma Digitalisering 2022-2025 vertalen naar gedetailleerd informatiebeleidsplan • Projectenportfolio 2022-2025 nader uitwerken met specifieke aandacht voor financiën en planning. • Integraal delen van (de functionaliteiten van) het document Informatiebeleidsplan 20222025. 3. Borgen positie Informatiebeleid(splan) op strategisch niveau • Neem dit actiepunt op als onderdeel van de opvolging van de aanbeveling Organisatie. 5.2.3.6

Benodigde resources

Hieronder volgt per actiepunt een opsomming van de benodigde mensen en middelen. 1. Consolideren tot document Informatiebeleid 2022-2025 • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening, Functioneel Beheer). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR, I&A, Applicatiebeheer). 2. Programma Digitalisering 2022-2025 vertalen naar gedetailleerd informatiebeleidsplan • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening, Functioneel Beheer). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR, I&A, Applicatiebeheer). 3. Borgen positie Informatiebeleid(splan) op strategisch niveau • Zie benodigde resources bij de opvolging van de aanbeveling Organisatie.

31

5.2.3.7

Planning

1. Consolideren tot document Informatiebeleid 2022-2025 Een projectmatige planning past hierbij het beste. Doorlooptijden kunnen op deze wijze nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt. Na het vaststellen van de ontbrekende beschrijvingen kan een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde tijd voor het realiseren van het document Informatiebeleid 2022-2025. 2. Programma Digitalisering 2022-2025 vertalen naar gedetailleerd informatiebeleidsplan Een projectmatige planning past hierbij het beste. Doorlooptijden kunnen op deze wijze nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt. Na het realiseren van het document Informatiebeleid 2022-2025 kan een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde tijd voor het realiseren van het informatiebeleidsplan. 3. Borgen positie Informatiebeleid(splan) op strategisch niveau De planning van dit actiepunt zal onderdeel zijn van de planning die bij de opvolging van de aanbeveling Organisatie wordt gevolgd en zal derhalve hier niet nader worden toegelicht. 5.2.3.8

Kosten

1. Consolideren tot document Informatiebeleid 2022-2025 Inzet heeft betrekking op de gebruikelijke taken van betrokken afdelingen/functionarissen. Desondanks dient rekening gehouden te worden met eventuele extra belasting van de betrokken afdelingen/functionarissen ten opzichte van de reguliere capaciteit. 2. Programma Digitalisering 2022-2025 vertalen naar gedetailleerd informatiebeleidsplan Inzet heeft betrekking op de reguliere taken van betrokken afdelingen/functionarissen. Desondanks dient rekening gehouden te worden met eventuele extra belasting van de betrokken afdelingen/functionarissen ten opzichte van de reguliere capaciteit. 3. Borgen positie Informatiebeleid(splan) op strategisch niveau De kosten van dit actiepunt zullen onderdeel zijn van de kosten die bij de opvolging van de aanbeveling Organisatie worden geraamd en zullen derhalve hier niet nader worden toegelicht.

32

5.3 Aanbeveling Uniformiteit “Zorg voor uniformiteit in werkwijze, leg afspraken hierover vast, zorg voor periodieke controles en evalueer regelmatig afspraken.”

5.3.1 Opvolging aanbeveling In de KPI-rapportage van het Zeeuws Archief wordt benoemd dat de uniformiteit in het informatiebeheer te wensen over laat. Zo vindt het vastleggen van metadata niet plaats op basis van vastomlijnde afspraken en er vindt er geen evaluatieoverleg plaats. Medio maart 2021 heeft er een doelmatigheidsonderzoek plaatsgevonden naar het functioneel beheer binnen de gemeentelijke organisatie. Op basis van de aanbevelingen uit de rapportage van dit doelmatigheidsonderzoek is een verbeterplan ten behoeve van de organisatie van het functioneel beheer opgesteld. Verbeterpunten die betrekking hebben op Communicatie en overleg, Beleid, Inrichting, Beschikbaarheid van informatie en Juistheid van informatie zijn hierin opgenomen. Hoewel dat verbeterplan zich beperkt tot de organisatie van het functioneel beheer, zijn deze verbeterpunten ook van toepassing op deze aanbeveling. Gemeente Middelburg zal spoedig inzetten op het inrichten van de informatieorganisatie, zodanig dat een uniforme werkwijze wordt geborgd. Het inrichten zal onderdeel zijn van de opvolging van de aanbeveling Organisatie en zal derhalve hier niet nader worden toegelicht. De inrichting houdt tevens nauw verband met het eveneens op te stellen informatiebeheerplan en kwaliteitssysteem.

33

6 KWALITEITSSYSTEEM In de informatieverordening wordt bij Artikel 10 verwezen naar artikel 16 van de Archiefregeling. Dit artikel benoemt de zorg van de archivaris (namens B&W) voor het inrichten en in stand houden van een kwaliteitssysteem waarin toetsbare eisen worden gesteld aan het beheer van de informatie. In het document Besluit Informatiebeheer Gemeente Middelburg 2016 wordt een kwaliteitssysteem (ook wel Kwaliteitssysteem Informatiebeheer genoemd) beschreven als de basis van een goed functionerend archiefsysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg. Met een kwaliteitssysteem is de organisatie in staat om het proces van informatiebeheer zodanig in te richten dat de kwaliteit kan worden geborgd, zowel ten aanzien van de dagelijkse uitvoering als in het kader van archivering in de zin van langdurige bewaring. Het kwaliteitssysteem dient meerdere doelen en vormt de grondslag voor: • • • •

•

de jaarlijkse beheercyclus inclusief de werkwijze voor de beheer- en/of verbeterplannen vanuit de te onderscheiden organisatieonderdelen; de jaarlijkse verantwoording in de gemeentelijke archiefketen aan de gemeenteraad op basis van toetsbare eisen; de functionele inrichting van de voorzieningen voor digitaal werken. Het gaat er om dat het archiefsysteem voldoet aan de eisen die daaraan gesteld worden in het kader van goed informatiebeheer. Dit betekent onder meer dat de werkprocessen van de organisatieonderdelen de grondslag vormen voor de ordeningsstructuur, inclusief alle benodigde metagegevens om die goede en geordende en toegankelijke staat van de informatie duurzaam te waarborgen; het in het kwaliteitssysteem registreren van de invoering c.q. de wijziging van onderdelen van het archiefsysteem indien de formele advisering door de archivaris verplicht is.

Bepaalde documenten die in de organisatie van Gemeente Middelburg worden gebruikt kunnen kwalificeren als onderdelen van een kwaliteitssysteem, bijvoorbeeld de Werkafspraken I&A en het Handboek Vervanging. Deze geven echter niet volledig invulling aan de eisen die aan een kwaliteitssysteem worden gesteld zoals bedoeld in de Archiefregeling. In de KPI-rapportage wordt derhalve gesteld dat Gemeente Middelburg nog niet beschikt over een dergelijk kwaliteitssysteem.

6.1 Grondslag In de volgende documenten wordt verwezen naar een Kwaliteitssysteem: Besluit Informatiebeheer, Artikel 3 Kwaliteitssysteem “Het hoofd van een organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor het informatiebeheer conform het Kwaliteitssysteem informatiebeheer.”

34

Archiefregeling, Artikel 16 “De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.” Informatieverordening Gemeente Middelburg 2016, Artikel 10 “Burgemeester en wethouders, gehoord de archivaris, zorgen conform artikel 16 van de Archiefregeling voor het inrichten en in stand houden van een kwaliteitssysteem waarin toetsbare eisen worden gesteld aan het beheer van de informatie.”

6.2 Kwaliteitssysteem 6.2.1 Aanbeveling Kwaliteitssysteem “Leg vast welke instrumenten de gemeente reeds gebruikt om de kwaliteit van het informatiebeheer te verbeteren en bouw deze gefaseerd en in samenhang uit tot een kwaliteitssysteem.”

6.2.2 Opvolging aanbeveling Gemeente Middelburg zal spoedig inzetten op het (gefaseerd) bouwen van een kwaliteitssysteem. Het Handboek Vervanging waarover Gemeente Middelburg thans beschikt is één van de instrumenten om de kwaliteit van het informatiebeheer te verbeteren. Ten tijde van het schrijven van dit verbeterplan staat een audit op dit Handboek Vervanging gepland door het Zeeuws Archief. Daaruit zullen de bevindingen en eventuele aanbevelingen meegewogen worden bij het (gefaseerd) bouwen van een kwaliteitssysteem. Naast de audit op het Handboek Vervanging staat tevens een aspectinspectie gepland welke zich zal richten op de inrichting en het gebruik van Djuma. Gemeente Middelburg zal de door het Zeeuws Archief gehanteerde beoordelingscriteria opnemen bij het opstellen van het instrument van de kwaliteitscontrole. De bevindingen en eventuele aanbevelingen naar aanleiding van de audit zullen hierin eveneens meegewogen worden. Ook dit instrument/document zal een onderdeel zijn van het kwaliteitssysteem.

6.2.3 Actiepunten t.b.v. het opzetten van een Kwaliteitssysteem Mede ten aanzien van de documenten Besluit Informatiebeheer Gemeente Middelburg 2016, Informatieverordening Gemeente Middelburg 2016 en de Archiefregeling zal Gemeente Middelburg spoedig inzetten op het: 1. gefaseerd bouwen van een kwaliteitssysteem.

35

6.2.4 Plan van aanpak 1. Gefaseerd bouwen van een kwaliteitssysteem • Identificeren huidige instrumenten die onderdeel zouden kunnen zijn van een kwaliteitssysteem. Bijvoorbeeld de Werkafspraken I&A en het Handboek Vervanging. • Vaststellen van nog te realiseren instrumenten. • Gefaseerd bouwen instrumenten. • Integraal delen van (de functionaliteiten van) het kwaliteitssysteem.

6.2.5 Benodigde resources Hieronder volgt een opsomming van de benodigde mensen en middelen. 1. Gefaseerd bouwen van een kwaliteitssysteem • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening, Functioneel Beheer). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR, I&A, Applicatiebeheer).

6.2.6 Planning 1. Gefaseerd bouwen van een kwaliteitssysteem Een projectmatige planning past hierbij het beste. Doorlooptijden kunnen op deze wijze nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt. Na een inventarisatie van eventuele reeds aanwezige instrumenten, welke onderdelen zouden kunnen zijn van een kwaliteitssysteem, kan een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde tijd voor het bouwen van een kwaliteitssysteem.

6.2.7 Kosten 1. Gefaseerd bouwen van een kwaliteitssysteem Een projectmatige begroting past hierbij het beste. Kosten kunnen op deze wijze nauwkeurig worden begroot. Na een inventarisatie van eventuele reeds aanwezige instrumenten, die onderdeel zouden kunnen zijn van een kwaliteitssysteem, kan een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde resources en de daarmee gemoeide kosten.

36

6.3 Controle en toezicht 6.3.1 Aanbeveling Controle en toezicht “Onderzoek hoe vormen van controle en toezicht verbeterd kunnen worden door een betere afstemming en/of samenwerking.”

6.3.2 Opvolging aanbeveling In de KPI-rapportage geeft men aan, vanuit het Zeeuws Archief uitdrukkelijk open te staan voor mogelijkheden van samenwerking en afstemming, daar waar het gaat om het betrekken van het Zeeuws Archief in de hoedanigheid van gemeentearchivaris. De aanbeveling heeft betrekking op de controle en het toezicht met betrekking tot kwaliteitsverbetering. Met de opvolging van de aanbevelingen bij Verantwoordelijkheden en bevoegdheden en Doorwerking beleidsdocumenten voorziet Gemeente Middelburg o.a. in het opstellen van een procedure die de structurele en tijdige betrokkenheid van de archivaris borgt.

Het onderzoek naar de mogelijkheden ten aanzien van vormen van controle en toezicht zal onderdeel zijn van de actiepunten die bij de opvolging van de aanbeveling Organisatie worden uitgevoerd en zal derhalve hier niet nader worden toegelicht.

37

7 KENNIS EN ONTWIKKELINGEN 7.1 Aanbeveling Toerusting medewerkers “Zorg dat alle informatiespecialisten voldoende zijn toegerust en laat hen periodiek trainingen volgen.”

7.1.1 Opvolging aanbeveling Het onderzoeksrapport en het verbeterplan die beide het resultaat zijn van de opvolging van de aanbevelingen Organisatie en Functiebeschrijvingen zullen de basis vormen voor een inventarisatie van opleidingen/trainingen/cursussen specifiek voor medewerkers in het informatiebeheer. Gemeente Middelburg zal spoedig inzetten op het aanvullen van het onderzoeksrapport en het verbeterplan met een dergelijke inventarisatie. Vervolgens zal worden ingezet op het op basis van deze inventarisatie inrichten van een systeem waarmee inzichtelijk wordt hoe en wanneer voldaan wordt aan de eisen die worden gesteld die horen bij een specifieke functie/rol, met name de eisen aan kennis, opleiding, vaardigheden en houding. De toerusting van medewerkers wordt op deze wijze beheersbaar. Medio maart 2021 heeft er een doelmatigheidsonderzoek plaatsgevonden naar het functioneel beheer binnen de gemeentelijke organisatie. Op basis van de aanbevelingen uit de rapportage van dit doelmatigheidsonderzoek is een verbeterplan ten behoeve van de organisatie van het functioneel beheer opgesteld. Verbeterpunten die betrekking hebben op Rollen- en functiebeschrijvingen en Kennis, competenties en opleiding zijn hierin opgenomen. Hoewel dat verbeterplan zich beperkt tot de organisatie van het functioneel beheer, zijn deze verbeterpunten ook van toepassing op deze aanbeveling.

7.1.2 Actiepunten t.b.v. Toerusting medewerkers Ten aanzien van het aanvullen van het onderzoeksrapport en het verbeterplan uit de opvolging van de aanbevelingen Organisatie en Functiebeschrijvingen zal Gemeente Middelburg spoedig inzetten op het: 1. inventariseren van opleidingen/trainingen/cursussen voor medewerkers in het informatiebeheer. 2. inrichten van een systeem waarbij relaties worden gelegd tussen enerzijds opleidingen, kennis, vaardigheden en houding en anderzijds de functies en rollen die bij de opvolging van de aanbeveling Organisatie zijn geïdentificeerd. 3. optimaliseren van de hiervoor genoemde acties door het betrekken van de reeds bestaande rapportage en het verbeterplan uit het doelmatigheidsonderzoek ten behoeve van het functioneel beheer.

38

7.1.3 Plan van aanpak 1. Inventariseren van opleidingen/trainingen/cursussen • Identificeren opleidingen/trainingen/cursussen. 2. Inrichten systeem waarbij relaties worden gelegd tussen enerzijds kennis, opleidingen, vaardigheden en houding en anderzijds de functies en rollen • Definiëren kennis, vaardigheden en houding. • Vaststellen relaties opleiding kennis, vaardigheden en houding tot functies en rollen. • Voorgaande punten vastleggen in een systeem. 3. Betrekken projectorganisatie functioneel beheer • Vind de samenwerking met de projectorganisatie die het verbeterplan uitvoert ten behoeve van het functioneel beheer. • Voorkom overlap aan activiteiten.

7.1.4 Benodigde resources Hieronder volgt per actiepunt een opsomming van de benodigde mensen en middelen. 1. Inventariseren van opleidingen/trainingen/cursussen • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening, Functioneel Beheer). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR, I&A, Applicatiebeheer). • Overige afdelingen met informatiedisciplines. 2. Inrichten systeem waarbij relaties worden gelegd tussen enerzijds kennis, opleidingen, vaardigheden en houding en anderzijds de functies en rollen • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening, Functioneel Beheer). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR, I&A, Applicatiebeheer). 3. Betrekken projectorganisatie functioneel beheer • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening, Functioneel Beheer). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR, I&A, Applicatiebeheer).

7.1.5 Planning Het strekt tot aanbeveling om de actiepunten tezamen te beschouwen als één deelproject. Dit deelproject is een nadere uitwerking van de onder paragraaf 4.2.3 punt 2 genoemde actiepunten, te weten: • •

39

Vaststellen functies en rollen. Koppelen van opleiding, kennis, vaardigheden en houding aan functies en rollen.

Met een projectmatige planning kunnen doorlooptijden nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt en daarmee kan tevens een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde tijd voor het realiseren van het deelproject.

7.1.6 Kosten Het strekt tot aanbeveling om de actiepunten tezamen te beschouwen als één deelproject. Dit deelproject is een nadere uitwerking van de onder paragraaf 4.2.3 punt 2 genoemde actiepunten, te weten: • •

Vaststellen functies en rollen. Koppelen van opleiding, kennis, vaardigheden en houding aan functies en rollen.

Met een projectmatige planning kunnen kosten nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt en daarmee kan tevens een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde resources en de daarmee gemoeide kosten voor het realiseren van het deelproject.

7.2 Aanbeveling Ontwikkelingen “Volg de ontwikkelingen in het informatiedomein en zorg dat daar waar nodig de producten hiervan op de juiste wijze geïmplementeerd worden in de organisatie.”

7.2.1 Opvolging aanbeveling Aansluitend op voorgaande aanbeveling wordt in de KPI-rapportage benoemd dat ontwikkelingen en actualiteiten die het informatiebeheer raken actief gevolgd dienen te worden door een daarvoor aangewezen afdeling of functionaris. Het Zeeuws Archief onderstreept hierbij het belang van het volgen en reageren op ontwikkelingen die betrekking hebben op wet- en regelgeving. Met andere woorden; ontwikkelingen die een juridische en financiële impact kunnen hebben op de organisatie. Het is thans niet duidelijk óf, en zo ja, hoe dit bij Gemeente Middelburg is belegd. Gemeente Middelburg zal spoedig inzetten op het specifiek beleggen van taken en verantwoordelijkheden bij een afdeling, rol of functie binnen Gemeente Middelburg aangaande het actief volgen van, en reageren op ontwikkelingen en actualiteiten die het informatiebeheer raken, met de nadruk op wet- en regelgeving.

De opvolging van deze aanbeveling is onderdeel van de opvolging van de aanbeveling Organisatie en zal derhalve hier niet nader worden toegelicht.

40

8 INFORMATIEBEHEER IN DE KETEN 8.1 Aanbeveling Samenwerkingsverbanden “Zorg dat het informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden geborgd is.”

8.1.1 Opvolging aanbeveling In de KPI-rapportage wordt benadrukt dat gemeentelijke informatie welke zich bij samenwerkingsverbanden bevindt, waarvan de aandacht voor archivering onder de maat is, voor Gemeente Middelburg financiële en juridische risico’s vormt. Gemeente Middelburg zal spoedig inzetten op het specifiek beleggen van taken en verantwoordelijkheden bij een afdeling, rol of functie binnen Gemeente Middelburg aangaande het toezicht op en het beheer van gemeentelijke informatie die zich bij samenwerkingsverbanden bevindt (keteninformatisering).

De opvolging van deze aanbeveling is onderdeel van de opvolging van de aanbeveling Doorwerking beleidsdocumenten en is een gevolg van de analyse van het document Informatieverordening Gemeente Middelburg 2016. Derhalve zal deze hier niet nader worden toegelicht.

41

9 UITVOERING VERBETERPLAN De acties die in dit verbeterplan zijn opgenomen kunnen in sommige gevallen uitgevoerd worden naast de reguliere werkzaamheden van een betreffende afdeling of functionaris. Acties kunnen onderdeel zijn van een ander actiepunt en ze kunnen betrekking hebben op meerdere thema’s. Om de samenhang te verduidelijken is in Bijlage 1 een overzicht opgenomen waarin alle acties van dit verbeterplan per thema en aanbeveling zijn gegroepeerd. In het kader van de volgende onderwerpen zal Gemeente Middelburg projecten dienen op te starten: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Organisatie Informatiebeheerplan Informatiebeleid en Informatiebeleidsplan Kwaliteitssysteem Kennis en Ontwikkelen Afsluiting Archieven

Gemeente Middelburg zal per project het vertrekpunt dienen te bepalen door onderzoek te doen naar de capaciteit en de expertise van de huidige interne organisatie voor het uitvoeren van het betreffende project en tevens de daarmee gemoeide kosten. Hieruit kan de behoefte blijken aan het inhuren van externe partijen. Denk hierbij aan de inbreng van gespecialiseerde kennis en het begeleiden/mede-uitvoeren van werkzaamheden. Ten aanzien van het overzicht in Bijlage 1 valt op hoe de acties die in relatie staan tot het organiseren van het informatiebeheer als een rode draad lopen door nagenoeg alle thema’s. Om die reden strekt het tot aanbeveling om aan te vangen met het Project “Organisatie”, specifiek met actie 6; een Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek naar informatiedisciplines. Al dan niet in het kader van Artikel 213a van de Gemeentewet waarnaar verwezen wordt in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Middelburg. Zodra het fundament van de informatieorganisatie van Gemeente Middelburg staat, kan de organisatie vandaar uit verder worden geprofessionaliseerd door de overige projecten uit te voeren.

Afbeelding 1 De PDCA-cyclus

42

Zorg dat bij de afronding van elk project een Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA-procedure) wordt vastgelegd om zo continu de kwaliteitsverbetering op de agenda te houden. (Zie afbeelding 1).

43

BIJLAGE 1 Acties per thema Type

Omvang

Product

1 DE BASIS OP ORDE

Thema

Informatiebeheerplan

Aanbeveling

Opstellen van een informatiebeheerplan

Actie

Onderdeel Sub 3.1.5

1

Project "Informatiebeheerplan"

Groot

Informatiebeheerplan

Opmerkingen

2 DE BASIS OP ORDE

Afsluiten archieven

Opstellen van een plan t.b.v. de afsluiting van archieven

3.2.2

1

Project "Afsluiting Archieven"

Middel

Plan t.b.v. afsluiting archieven

Reeds aangevangen Gelijk aan actie 1

3 ORGANISATIE

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Opstellen van een informatiebeheerplan

4.1.1.9

1

Project "Informatiebeheerplan"

Groot

Informatiebeheerplan

4 ORGANISATIE

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Gefaseerd bouwen van een kwaliteitssysteem

4.1.1.9

2

Project "Kwaliteitssysteem"

Groot

Kwaliteitssysteem of onderdelen daarvan

5 ORGANISATIE

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Vastleggen van een procedure die de tijdige betrokkenheid van de archivaris borgt

4.1.1.9

3

Regulier

Klein

Procedure

6 ORGANISATIE

Organisatie

Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek naar informatiedisciplines

4.2.2

1

Onderdeel van project "Organisatie"

Groot

Onderzoeksrapport met aanbevelingen

7 ORGANISATIE

Organisatie

Verbeterplan opstellen o.b.v. aanbevelingen doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek

4.2.2

2

Onderdeel van project "Organisatie"

Groot

Verbeterplan

8 ORGANISATIE

Organisatie

Uitvoeren van het verbeterplan uit actie 7

4.2.2

3

Onderdeel van project "Organisatie"

Groot

9 ORGANISATIE

Organisatie

Optimaliseren van acties 6, 7 en 8 door het betrekken van de projectorganisatie van het functioneel beheer

4.2.2

4

Onderdeel van project "Organisatie"

Groot

10 ORGANISATIE

Functiebeschrijvingen

Onderzoeken of de actuele functiebeschrijvingen van medewerkers in het informatiebeheer nog voldoen aan de eisen van deze tijd

4.3.1

Onderdeel van project "Organisatie"

Groot

Onderdeel van acties 6 t/m 9

Onderdeel van project "Organisatie"

Groot

Onderdeel van acties 6 t/m 9

Combineren met actie 12

11

INTEGRAAL INFORMATIEBEHEER

Integraal informatiebeheer

Onderzoeken van wat nodig is om het integraal informatiebeheer te optimaliseren

5.1.1

12

INTEGRAAL INFORMATIEBEHEER

Doorwerking beleidsdocumenten

Vastleggen van een procedure die de structurele betrokkenheid van de gemeentearchivaris borgt

5.2.2.3.6

1

Regulier

Klein

Procedure

Actie is niet nodig indien actie 5 hierin reeds voorziet

13

INTEGRAAL INFORMATIEBEHEER

Doorwerking beleidsdocumenten

Gefaseerd bouwen van een kwaliteitssysteem

5.2.2.3.6

2

Project "Kwaliteitssysteem"

Groot

Kwaliteitssysteem of onderdelen daarvan

Gelijk aan actie 4

Thema

Aanbeveling

14

INTEGRAAL INFORMATIEBEHEER

Doorwerking beleidsdocumenten

15

INTEGRAAL INFORMATIEBEHEER

Doorwerking beleidsdocumenten

16

INTEGRAAL INFORMATIEBEHEER

17 18

Actie Beleggen van taken en verantwoordelijkheden bij een afdeling, rol of functie binnen Gemeente Middelburg aangaande het toezicht op en het beheer van gemeentelijke informatie die zich bij samenwerkingsverbanden bevindt

Onderdeel Sub

Type

Omvang

Product

Opmerkingen

5.2.2.3.6

3

Onderdeel van project "Organisatie"

Middel

Documenten consolideren tot één document dat het informatiebeleid voor de periode 2022-2025 beschrijft

5.2.3.5

1

Onderdeel van project "Informatiebeleid en Informatiebeleidsplan"

Klein

Informatiebeleid 2022-2025

Doorwerking beleidsdocumenten

Programma Digitalisering 2022-2025 nader vertalen naar gedetailleerd informatiebeleidsplan

5.2.3.5

2

Onderdeel van project "Informatiebeleid en Informatiebeleidsplan"

Middel

Informatiebeleidsplan

INTEGRAAL INFORMATIEBEHEER

Doorwerking beleidsdocumenten

Borgen positie Informatiebeleid(splan) op strategisch niveau

5.2.3.5

3

Onderdeel van project "Organisatie"

Groot

Onderdeel van acties 6 t/m 9

INTEGRAAL INFORMATIEBEHEER

Uniformiteit

Inrichten van de informatieorganisatie, zodanig dat een uniforme werkwijze wordt geborgd

5.3.1

Onderdeel van project "Organisatie"

Groot

Onderdeel van acties 6 t/m 9 en heeft samenhang met acties 1, 4 en 13

Project "Kwaliteitssysteem"

Groot

Onderdeel van project "Organisatie"

Groot

Kwaliteitssysteem of onderdelen daarvan

19 KWALITEITSSYSTEEM

Kwaliteitssysteem

Gefaseerd bouwen van een kwaliteitssysteem

6.2.3

20 KWALITEITSSYSTEEM

Controle en toezicht

Onderzoeken hoe vormen van controle en toezicht verbeterd kunnen worden door een betere afstemming en/of samenwerking

6.3.1

21

KENNIS EN ONTWIKKELINGEN

Toerusting medewerkers

Inventariseren van opleidingen/trainingen/cursussen voor medewerkers in het informatiebeheer

7.1.2

1

Onderdeel van project "Kennis en Ontwikkelen"

Groot

Inventarisatie opleidingen/trainingen/cursussen

22

KENNIS EN ONTWIKKELINGEN

Toerusting medewerkers

Inrichten systeem waarbij relaties worden gelegd tussen enerzijds opleidingen, kennis, vaardigheden en houding en anderzijds de functies en rollen

7.1.2

2

Onderdeel van project "Kennis en Ontwikkelen"

Groot

Functiegebouw t.b.v. Kennis en Ontwikkelen

23

KENNIS EN ONTWIKKELINGEN

7.1.2

3

Onderdeel van project "Kennis en Ontwikkelen"

Groot

24

KENNIS EN ONTWIKKELINGEN

7.2.1

Onderdeel van project "Organisatie"

Groot

Onderdeel van acties 6 t/m 9

25

INFORMATIEBEHEER IN DE KETEN

8.1.1

Onderdeel van project "Organisatie"

Groot

Onderdeel van acties 6 t/m 9

Optimaliseren van acties 21 en 22 door het betrekken van de projectorganisatie van het functioneel beheer Beleggen van taken en verantwoordelijkheden bij een afdeling, rol of functie binnen Gemeente Middelburg aangaande het actief volgen van, en Ontwikkelingen reageren op ontwikkelingen en actualiteiten die het informatiebeheer raken, met de nadruk op wet- en regelgeving Beleggen van taken en verantwoordelijkheden bij een afdeling, rol of functie binnen Gemeente Samenwerkingsverbanden Middelburg aangaande het toezicht op en het beheer van gemeentelijke informatie die zich bij samenwerkingsverbanden bevindt Toerusting medewerkers

1

Onderdeel van acties 6 t/m 9

Gelijk aan actie 4 en 13

Onderdeel van actie 6

Projecten en planning Onderhanden in Projecten

Actiepunten

2023

2024

2025

1 Organisatie

6, 7, 8, 9, 10, 11, 14, 17, 18, 20, 24, 25

•

•

•

2 Informatiebeheerplan

1, 3

•

•

3 Informatiebeleid en Informatiebeleidsplan

15, 16

•

4 Kwaliteitssysteem

4, 13, 19

•

•

5 Kennis en Ontwikkelen

21, 22, 23

•

•

6 Afsluiting Archieven

2

•