Bijlage 1 Gemeente Middelburg - Verbeterplan Informatiebeheer

Verbeterplan Informatiebeheer n.a.v. KPI-rapportage Middelburg 2021 van Zeeuws Archief

Organisatie Opdrachtgever Auteur Datum Versie

Gemeente Middelburg Mw. A.I. Faassen (Hoofd Afdeling Facilitaire Zaken) M. Muller, DOCFactory (Adviseur) 13 december 2022 Definitief 1.0

Inhoudsopgave 1 MANAGEMENTSAMENVATTING ..................................................................................................... 5 2

3

INLEIDING ........................................................................................................................................ 7 2.1

Context .................................................................................................................................... 7

2.2

Doel ......................................................................................................................................... 8

DE BASIS OP ORDE ........................................................................................................................... 9 3.1

3.1.1

Informatiebeheer ............................................................................................................ 9

3.1.2

Informatiebeheerplan op basis van informatiebeheer ................................................... 9

3.1.3

Grondslag ...................................................................................................................... 10

3.1.4

Opvolging aanbeveling .................................................................................................. 10

3.1.5

Actiepunten t.b.v. het opstellen van een informatiebeheerplan ................................. 10

3.1.6

Plan van aanpak............................................................................................................. 10

3.1.7

Benodigde resources ..................................................................................................... 10

3.1.8

Planning ......................................................................................................................... 11

3.1.9

Kosten ............................................................................................................................ 11

3.2

4

Aanbeveling Informatiebeheerplan ........................................................................................ 9

Aanbeveling Afsluiten Archieven .......................................................................................... 11

3.2.1

Opvolging aanbeveling .................................................................................................. 11

3.2.2

Actiepunten t.b.v. het afsluiten van de archieven ........................................................ 12

3.2.3

Plan van aanpak............................................................................................................. 12

3.2.4

Benodigde resources ..................................................................................................... 12

3.2.5

Planning ......................................................................................................................... 12

3.2.6

Kosten ............................................................................................................................ 12

ORGANISATIE................................................................................................................................. 13 4.1

Aanbeveling Verantwoordelijkheden en bevoegdheden...................................................... 13

4.1.1 4.2

Aanbeveling Organisatie ....................................................................................................... 18

4.2.1

Opvolging aanbeveling .................................................................................................. 18

4.2.2

Actiepunten t.b.v. organisatorische invulling................................................................ 18

4.2.3

Plan van aanpak............................................................................................................. 19

4.2.4

Benodigde resources ..................................................................................................... 19

4.2.5

Planning ......................................................................................................................... 20

4.2.6

Kosten ............................................................................................................................ 20

4.3

2

Besluit Informatiebeheer .............................................................................................. 13

Aanbeveling Functiebeschrijvingen....................................................................................... 20

4.3.1 5

INTEGRAAL INFORMATIEBEHEER .................................................................................................. 21 5.1

Aanbeveling Integraal informatiebeheer .............................................................................. 21

5.1.1 5.2

Aanbeveling Doorwerking beleidsdocumenten .................................................................... 21 Opvolging aanbeveling .................................................................................................. 21

5.2.2

Informatieverordening .................................................................................................. 22

5.2.3

Informatiebeleid ............................................................................................................ 28

Aanbeveling Uniformiteit ...................................................................................................... 33

5.3.1 6.1

Grondslag .............................................................................................................................. 34

6.2

Kwaliteitssysteem .................................................................................................................. 35

6.2.1

Aanbeveling Kwaliteitssysteem ..................................................................................... 35

6.2.2

Opvolging aanbeveling .................................................................................................. 35

6.2.3

Actiepunten t.b.v. het opzetten van een Kwaliteitssysteem ........................................ 35

6.2.4

Plan van aanpak............................................................................................................. 36

6.2.5

Benodigde resources ..................................................................................................... 36

6.2.6

Planning ......................................................................................................................... 36

6.2.7

Kosten ............................................................................................................................ 36

Controle en toezicht .............................................................................................................. 37

6.3.1

Aanbeveling Controle en toezicht ................................................................................. 37

6.3.2

Opvolging aanbeveling .................................................................................................. 37

KENNIS EN ONTWIKKELINGEN ...................................................................................................... 38 7.1

Aanbeveling Toerusting medewerkers.................................................................................. 38

7.1.1

Opvolging aanbeveling .................................................................................................. 38

7.1.2

Actiepunten t.b.v. Toerusting medewerkers................................................................. 38

7.1.3

Plan van aanpak............................................................................................................. 39

7.1.4

Benodigde resources ..................................................................................................... 39

7.1.5

Planning ......................................................................................................................... 39

7.1.6

Kosten ............................................................................................................................ 40

7.2

Aanbeveling Ontwikkelingen ................................................................................................. 40

7.2.1 8

3

Opvolging aanbeveling .................................................................................................. 33

KWALITEITSSYSTEEM ..................................................................................................................... 34

6.3

7

Opvolging aanbeveling .................................................................................................. 21

5.2.1

5.3 6

Opvolging aanbeveling .................................................................................................. 20

Opvolging aanbeveling .................................................................................................. 40

INFORMATIEBEHEER IN DE KETEN ................................................................................................ 41

8.1

Aanbeveling Samenwerkingsverbanden ............................................................................... 41

8.1.1 9

Opvolging aanbeveling .................................................................................................. 41

UITVOERING VERBETERPLAN ........................................................................................................ 42

BIJLAGE 1 ............................................................................................................................................... 44

4

1 MANAGEMENTSAMENVATTING Naar aanleiding van de aanbevelingen van het Zeeuws Archief die betrekking hebben op het informatiebeheer van Gemeente Middelburg in de periode 2018 – 2020 heeft Gemeente Middelburg dit verbeterplan opgesteld. Met dit verbeterplan heeft Gemeente Middelburg de handvatten om de organisatie en uitvoering van het informatiebeheer binnen haar organisatie op een zodanig niveau van integraal informatiebeheer te brengen dat de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie geborgd is. Het verbeterplan beschrijft aan de hand van de zes thema’s die het Zeeuws Archief heeft uitgewerkt (De basis op orde, Organisatie, Integraal informatiebeheer, Kwaliteitssysteem, Kennis en ontwikkelingen, Informatiebeheer in de keten) hoe Gemeente Middelburg opvolging zal geven aan de aanbevelingen. Dit heeft geleid tot verschillende projecten die geïnitieerd dienen te worden in het kader van de onderwerpen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Organisatie Informatiebeheerplan Informatiebeleid en Informatiebeleidsplan Kwaliteitssysteem Kennis en Ontwikkelen Afsluiting Archieven

De acties die aan de projecten ten grondslag liggen worden overzichtelijk weergegeven in bijlage 1. Acties die in relatie staan tot het organiseren van het informatiebeheer lopen als een rode draad door nagenoeg alle thema’s. Dit onderstreept de samenhang en daarmee het belang van een goede organisatie. Om die reden wordt de aanbeveling gedaan om spoedig aan te vangen met het Project “Organisatie”, specifiek met actie 6; een Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek naar informatiedisciplines. Met dit project wordt beoogd de informatieorganisatie van Gemeente Middelburg zodanig in te richten dat op een efficiënte en effectieve wijze continu voldaan kan worden aan wet- en regelgeving. De resultaten c.q. producten die bij het Project “Organisatie” worden gerealiseerd zullen tevens de basis vormen voor de overige projecten. Het is dan ook van belang de juiste prioriteit en een goede planning te hanteren als het gaat om het opstarten en uitvoeren van de overige projecten. Tevens dient onderzocht te worden of de capaciteit en de expertise van de huidige interne organisatie aansluit op de behoefte van de projecten. Men dient rekening te houden met de eventuele noodzaak om capaciteit en expertise te betrekken van externe partijen indien de interne organisatie hierin niet (volledig) kan voorzien.

5

Met het uitvoeren van dit verbeterplan kan Gemeente Middelburg de problemen en onvolkomenheden oplossen die in de KPI-rapportage worden beschreven en daarmee weer in control komen op het gebied van informatiebeheer. De financiële en juridische risico’s zullen worden verkleind alsook de kans op imagoschade in geval van een calamiteit.

Middelburg heeft te weinig zicht op eigen informatie: risico op boetes en rechtszaken “…Daarom komen de onderzoekers met een dringende aanbeveling om een plan op te stellen om het niveau van het informatiebeheer op peil te brengen. Gebeurt dat niet, dan is er een risico dat de gemeente schade oploopt door boetes of rechtszaken omdat het beheer niet op orde is. Ook waarschuwen de onderzoekers voor imagoschade wanneer er bijvoorbeeld een informatielek ontstaat door een hacker.” 1

___________________________________ 1 Bron: Y. Welings

6

2 INLEIDING 2.1 Context Op 4 november 2021 heeft het Zeeuws Archief een rapport opgesteld dat nader ingaat op de stand van zaken aangaande het informatiebeheer van Gemeente Middelburg in de periode 2018-2020. Specifiek gaat het rapport in op de informatie die nog niet is overgebracht naar een (digitale) archiefbewaarplaats voor permanente bewaring. Het Zeeuws Archief heeft de volgende bevindingen gedaan: • • • • •

Het is de gemeente niet altijd bekend welke informatie ze onder zich heeft en waar die zich bevindt; Het vernietigen van gegevens die hiervoor in aanmerking komen (waaronder persoonsgegevens) vindt niet altijd tijdig plaats; De expertise in de organisatie op het gebied van informatiebeheer houdt niet overal gelijke tred met de toenemende complexiteit van het digitaal informatiebeheer; Een integrale aanpak waarbij verschillende informatiedisciplines optimaal met elkaar samenwerken ontbreekt; Er is onvoldoende aandacht voor en zicht op gemeentelijke informatie die beheerd wordt door samenwerkingsverbanden zoals gemeenschappelijke regelingen.

Naar aanleiding van de bevindingen benoemt het Zeeuws Archief dat “er meer aandacht dient te komen voor het op orde brengen van het informatiebeheer waarbij ook niet-inhoudelijke aspecten als de organisatorische inbedding van het informatiebeheer en de heersende cultuur aan bod moeten komen. De gemeente moet de basis op orde brengen en zorgen dat in een transitieproces de organisatie van het integraal informatiebeheer voldoende is toegerust om alle (digitale) ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden.” Dit heeft geleid tot de hoofdaanbeveling een masterplan op te stellen waarin beschreven staat wat er moet gebeuren om de organisatie en uitvoering van het informatiebeheer binnen de gemeente op een zodanig niveau van integraal informatiebeheer te brengen dat de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie geborgd is.

7

2.2 Doel Het Zeeuws Archief heeft de hoofdaanbeveling uitgewerkt in zes thema’s, te weten: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

De basis op orde Organisatie Integraal informatiebeheer Kwaliteitssysteem Kennis en ontwikkelingen Informatiebeheer in de keten

Per thema wordt beschreven hoe de aanbevelingen van het Zeeuws Archief door Gemeente Middelburg zullen worden opgevolgd. De opdracht die DOCFactory hierbij heeft meegekregen betreft de specifieke aandacht voor de informatieverordening, het besluit informatiebeheer, het informatiebeleid en het informatiebeheerplan.

8

3 DE BASIS OP ORDE 3.1 Aanbeveling Informatiebeheerplan “Zorg voor een informatiebeheerplan op basis van artikel 5 lid 2 van het besluit informatiebeheer van de gemeente en houd dit document actueel.” Gemeente Middelburg beschikt niet over een informatiebeheerplan. Het ontbreken van dit plan betekent onder meer dat er onvoldoende inzicht en overzicht is op het gebied van het informatiebeheer. Men benoemt specifiek de aandacht voor informatie(bestanden) zoals e-mails, whatsappberichten en camerabeelden en de aandacht voor blijvende bewaring of tijdige vernietiging.

3.1.1 Informatiebeheer Informatiebeheer betreft het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld. Informatiebeheer is geen doel op zich maar dient ter ondersteuning van het (eigen) bedrijfsproces (voortgang), voor overzichten (managementinformatie), vanuit een verantwoordingsbelang (juridische plichten, bewijslevering) en om imagoschade en financiële schade te voorkomen. Daarnaast is er ook een cultuurhistorisch belang op de langere termijn. Het ontbreken van een centraal overzicht van applicaties of wanneer het overzicht daarvan onbekend is, kan leiden tot het dubbel aanschaffen van applicaties of functionaliteiten.

3.1.2 Informatiebeheerplan op basis van informatiebeheer Een informatiebeheerplan dient als beleids- en beheersinstrument voor het informatiebeheer en dient een overzicht te geven van de bij Gemeente Middelburg aanwezige informatiebestanden en systemen, inclusief de bewaartermijnen. Daarbij dient een informatiebeheerplan middels procedures en afspraken inzicht te geven in de relaties tussen de informatiebestanden en de (werk)processen, taken en functies zoals die door de verschillende organisatieonderdelen worden uitgevoerd. Informatiebeheer draait vooral om drie zaken; overzicht, inzicht en samenwerking. Een informatiebeheerplan vormt voor al deze thema’s een waardevol instrument: 1. Het geeft overzicht van de informatie die rondgaat in de organisatie, binnen teams, processen en applicaties. Artikel 18 van de Archiefregeling benoemt dat het nodig is te beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de aanwezige informatie. Deze kan gebruikt worden voor het verbeteren van de informatiehuishouding (risicoanalyse).

9

2. Het geeft inzicht in de waarde van informatie in de organisatie, teams, processen en applicaties. Dat wil zeggen hoelang bewaar je informatie, wanneer vernietig je informatie en wat voor risico’s loop je daarin? 3. Het zorgt voor samenwerking tussen zowel de verschillende disciplines in het informatiedomein als de proceseigenaren/business.

3.1.3 Grondslag Het Besluit Informatiebeheer stelt bij Hoofdstuk III. De inrichting van het informatiebeheer onder Artikel 5 dat er een informatiebeheerplan opgesteld dient te worden. Dit informatiebeheerplan dient jaarlijks te worden geactualiseerd.

3.1.4 Opvolging aanbeveling Gemeente Middelburg zal spoedig inzetten op het opstellen van een informatiebeheerplan.

3.1.5 Actiepunten t.b.v. het opstellen van een informatiebeheerplan Mede ten aanzien van het document Besluit Informatiebeheer Gemeente Middelburg 2016 zal Gemeente Middelburg spoedig inzetten op: 1. het opstellen van een informatiebeheerplan.

3.1.6 Plan van aanpak 1. Opstellen van een informatiebeheerplan • Identificeren huidige overzichten die onderdeel zouden kunnen zijn van een informatiebeheerplan. Bijvoorbeeld een Documentair Structuur Plan (DSP), een overzicht van de informatie- en applicatiearchitectuur, een overzicht van aanwezige processen in de organisatie of een overzicht van verschillende interne en externe registers en informatiebronnen. • Vaststellen van nog te realiseren overzichten. • Realiseren overzichten. • Integraal delen van (de functionaliteiten van) het informatiebeheerplan.

3.1.7 Benodigde resources Hieronder volgt een opsomming van de benodigde mensen en middelen. 1. Opstellen van een informatiebeheerplan • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening, Functioneel Beheer). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR, I&A, Applicatiebeheer).

10

3.1.8 Planning 1. Opstellen van een informatiebeheerplan Een projectmatige planning past hierbij het beste. Doorlooptijden kunnen op deze wijze nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt. Na een inventarisatie van eventuele reeds aanwezige overzichten, welke onderdelen zouden kunnen zijn van een informatiebeheerplan, kan een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde tijd voor het realiseren van een informatiebeheerplan.

3.1.9 Kosten 1. Opstellen van een informatiebeheerplan Een projectmatige begroting past hierbij het beste. Kosten kunnen op deze wijze nauwkeurig worden begroot. Na een inventarisatie van eventuele reeds aanwezige overzichten, die onderdeel zouden kunnen zijn van een informatiebeheerplan, kan een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde resources en de daarmee gemoeide kosten.

3.2 Aanbeveling Afsluiten Archieven “Inventariseer welke archieven in aanmerking komen voor afsluiting en (toekomstige) overbrenging en stel een plan op met vermelding van een tijdschema en inzet in uren en geld.” Het Zeeuws Archief stelt dat, mede door de ontwikkelingen in de afgelopen jaren, het wenselijk is om in kaart te brengen welke archieven in aanmerking komen voor afsluiting en eventueel vervroegde overbrenging naar het Zeeuws Archief. Men benoemt hierbij de volgende archieven: 1. Archieven 1992-2004 Archieven in analoge vorm Metagegevens beschikbaar in Access 2. Archieven 2004-2011 Archieven in voornamelijk analoge vorm Metagegevens beschikbaar in Access 3. Archieven 2011-2020 (GreenValley/Alfresco) Archieven in hybride vorm

3.2.1 Opvolging aanbeveling Thans hebben Gemeente Middelburg en Zeeuws Archief de samenwerking opgezocht bij het onderzoeken of de archieven over de periode 2011 – 2020 opgenomen kunnen worden in het eDepot van het Zeeuws Archief.

11

Voor de overige archieven zet Gemeente Middelburg spoedig in op het opstellen van een plan dat voorziet in een inventarisatie van archieven die in aanmerking komen voor afsluiting en overbrenging met vermelding van een tijdschema en inzet in uren en geld.

3.2.2 Actiepunten t.b.v. het afsluiten van de archieven Ten aanzien van het opstellen van een plan dat voorziet in het tijdig kunnen afsluiten c.q. het overbrengen van archieven naar de archiefbewaarplaats zet Gemeente Middelburg spoedig in op: 1. het opstellen van een plan t.b.v. de afsluiting van archieven.

3.2.3 Plan van aanpak 1. Opstellen van een plan t.b.v. de afsluiting van archieven • In kaart brengen archieven die in aanmerking komen voor afsluiting en overbrenging naar het Zeeuws Archief conform aanbeveling (zie 3.2). • Tijdschema’s en benodigde resources per archief bepalen. • Integraal delen van (de functionaliteiten van) het plan.

3.2.4 Benodigde resources Hieronder volgt een opsomming van de benodigde mensen en middelen. 1. Opstellen van een plan t.b.v. de afsluiting van archieven • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening, Functioneel Beheer). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR, I&A, Applicatiebeheer). • Zeeuws Archief (Gemeentearchivaris).

3.2.5 Planning 1. Opstellen van een plan t.b.v. de afsluiting van archieven Een projectmatige planning past hierbij het beste. Doorlooptijden kunnen op deze wijze nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt. Na het in kaart brengen van de archieven die in aanmerking komen voor afsluiting en overbrenging kan een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde tijd voor het realiseren van een plan.

3.2.6 Kosten 1. Opstellen van een plan t.b.v. de afsluiting van archieven Een projectmatige begroting past hierbij het beste. Kosten kunnen op deze wijze nauwkeurig worden begroot. Na het in kaart brengen van de archieven die in aanmerking komen voor afsluiting en overbrenging kan een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde resources en de daarmee gemoeide kosten.

12

4 ORGANISATIE 4.1

Aanbeveling Verantwoordelijkheden en bevoegdheden “Onderzoek of de verschillende verantwoordelijkheden op strategisch, tactisch en operationeel niveau nog actueel zijn en werk deze – al dan niet in gewijzigde vorm – verder uit inclusief de hierbij behorende bevoegdheden.”

Bij deze aanbeveling benoemt het Zeeuws Archief het besluit informatiebeheer waarbij in artikel 2 de verschillende verantwoordelijkheden van het college, directeuren, afdelingshoofden, proceseigenaren en de medewerkers (van de cluster DIV) worden benoemd en geeft daarbij aan dat het wenselijk is om het besluit informatiebeheer nader te bezien.

4.1.1 Besluit Informatiebeheer Een besluit informatiebeheer stelt de inrichting en de uitvoering van het informatiebeheer vast, voor zover de informatie die daarvan deel uitmaakt niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten en daarmee het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij van toepassing op zowel digitale documenten als op papieren documenten. Het besluit houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen en bevat bepalingen die betrekking hebben op de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en ordening, en het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. 4.1.1.1

Besluit Informatiebeheer Gemeente Middelburg 2016

Gemeente Middelburg heeft sinds 22 oktober 2016 een besluit informatiebeheer, het Besluit Informatiebeheer Gemeente Middelburg 2016. 4.1.1.2

Grondslag

Het besluit informatiebeheer sluit aan bij Artikel 11 van de informatieverordening, Informatieverordening Middelburg 2016. Deze luidt: “Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast voor het beheer van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht.” De meest recente en actuele versie van de officiële publicatie van het besluit informatiebeheer is te raadplegen op overheid.nl onder Besluit Informatiebeheer gemeente Middelburg 2016 (Actueel).

13

4.1.1.3

Opvolging aanbevelingen

In het kader van integraal informatiebeheer en gezien het feit dat het besluit informatiebeheer een beleidsdocument is, zal het document Besluit Informatiebeheer Gemeente Middelburg 2016 op inhoud en praktische werking worden geanalyseerd. 4.1.1.4

Analyse Besluit Informatiebeheer

Het besluit informatiebeheer van Gemeente Middelburg is vastgelegd in het document Besluit Informatiebeheer Gemeente Middelburg 2016. Het document is geldend van 22 oktober 2016 tot en met heden. De versie van de officiële publicatie van de informatieverordening die ten tijde van het opstellen van dit verbeterplan actueel was is te raadplegen op overheid.nl onder Besluit Informatiebeheer gemeente Middelburg 2016 (Geraadpleegd). 4.1.1.5

Verantwoordelijkheid voor de informatie

Artikel 2 van het besluit informatiebeheer beschrijft op hoofdlijnen de verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte Informatie. De KPI-rapportage benoemt hierover de operationele inrichting en uitvoering van het informatiebeheer. Specifiek wordt de behoefte benoemd om hierbij verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden nader uit te werken. Zoals eerder beschreven beoogt het besluit informatiebeheer de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten te regelen. Het besluit voorziet daarin, maar voorziet inhoudelijk niet in de praktische inrichting van de organisatie van het informatiebeheer. Hiervoor is in het besluit Artikel 5 opgenomen; Informatiebeheerplan. Het besluit informatiebeheer verwijst hier naar een informatiebeheerplan. Een informatiebeheerplan dient als beleids- en beheersinstrument voor het informatiebeheer en dient een overzicht te geven van de bij Gemeente Middelburg aanwezige informatiebestanden en systemen, inclusief de bewaartermijnen. Daarbij dient een informatiebeheerplan middels procedures en afspraken inzicht te geven in de relaties tussen de informatiebestanden en de (werk)processen, taken en functies zoals die door de verschillende organisatieonderdelen worden uitgevoerd. Gemeente Middelburg beschikt thans niet over een informatiebeheerplan.

PARAGRAAF 3.1 GAAT NADER IN OP HET INFORMATIEBEHEERPLAN.

14

4.1.1.6

Kwaliteitssysteem

Artikel 3 van het besluit informatiebeheer beschrijft dat het hoofd van een organisatieonderdeel verantwoordelijk is voor het informatiebeheer conform het Kwaliteitssysteem informatiebeheer. Voor zover er sprake is van kwaliteitszorg met betrekking tot het informatiebeheer, wordt deze niet ten uitvoer gebracht conform een kwaliteitssysteem. Gemeente Middelburg beschikt nog niet over een kwaliteitssysteem informatiebeheer. HOOFDSTUK 6 GAAT NADER IN OP HET KWALITEITSSYSTEEM. 4.1.1.7

Tijdig betrekken van de archivaris

Artikel 6 van het besluit informatiebeheer beschrijft verschillende handelingen met betrekking tot informatie waarbij de archivaris betrokken dient te worden. Het gaat hier om het tijdig betrekken van de archivaris. Hoewel dit artikel aansluit op Artikel 5 uit Informatieverordening Gemeente Middelburg 2016 voorziet het niet in het borgen van het structureel en tijdig betrekken van de archivaris. 4.1.1.8

Conclusie

Het document Besluit Informatiebeheer Gemeente Middelburg 2016 voldoet inhoudelijk aan de wetgeving. Echter, de praktische werking van het besluit informatiebeheer is niet optimaal wegens het ontbreken van een informatiebeheerplan en het ontbreken van een kwaliteitssysteem. Met het opstellen van een informatiebeheerplan en het bouwen aan een kwaliteitssysteem zal automatisch aandacht worden besteed aan een zorgvuldige inrichting van de organisatie van het informatiebeheer met name aan de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden. 4.1.1.9

Actiepunten n.a.v. analyse Besluit Informatiebeheer

Ten aanzien van het document Besluit Informatiebeheer Gemeente Middelburg 2016 zal Gemeente Middelburg spoedig inzetten op het: 1. opstellen van een informatiebeheerplan. 2. gefaseerd bouwen van een kwaliteitssysteem. 3. in een document vastleggen van een procedure die de tijdige betrokkenheid van de archivaris borgt.

15

4.1.1.10 Plan van aanpak 1. Opstellen van een informatiebeheerplan • Identificeren huidige overzichten die onderdeel zouden kunnen zijn van een informatiebeheerplan. Bijvoorbeeld een Documentair Structuur Plan (DSP), een overzicht van de informatie- en applicatiearchitectuur, een overzicht van aanwezige processen in de organisatie of een overzicht van verschillende interne en externe registers en informatiebronnen. • Vaststellen van nog te realiseren onderdelen. • Realiseren onderdelen. • Integraal delen van (de functionaliteiten van) het informatiebeheerplan. PARAGRAAF 3.1 GAAT NADER IN OP HET INFORMATIEBEHEERPLAN. 2. Bouwen kwaliteitssysteem • Identificeren huidige kwaliteitsinstrumenten. • Vaststellen van nog te realiseren kwaliteitsinstrumenten. • Realiseren kwaliteitsinstrumenten. • Integraal delen van (de functionaliteiten van) het kwaliteitssysteem. HOOFDSTUK 6 GAAT NADER IN OP HET KWALITEITSSYSTEEM. 3. Opstellen van een procedure die de tijdige betrokkenheid van de archivaris borgt • Identificeren van betrokkenen (wie). • Identificeren processen waarbij betrokkenheid archivaris relevant is (wat). • Per proces bepalen van het moment van betrokkenheid (wanneer). • Per proces bepalen van de vorm van betrokkenheid (hoe). • Integraal delen van deze nieuwe procedure. 4.1.1.11 Benodigde resources Hieronder volgt per actiepunt een opsomming van de benodigde mensen en middelen.

1. Opstellen van een informatiebeheerplan • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening, Functioneel Beheer). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR, I&A, Applicatiebeheer). PARAGRAAF 3.1 GAAT NADER IN OP HET INFORMATIEBEHEERPLAN. 2. Bouwen kwaliteitssysteem • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR). HOOFDSTUK 6 GAAT NADER IN OP HET KWALITEITSSYSTEEM.

16

3. Opstellen van een procedure die de tijdige betrokkenheid van de archivaris borgt • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR). • Zeeuws Archief (Gemeentearchivaris). 4.1.1.12 Planning 1. Opstellen van een informatiebeheerplan Een projectmatige planning past hierbij het beste. Doorlooptijden kunnen op deze wijze nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt. Na een inventarisatie van eventuele reeds aanwezige overzichten, welke onderdelen zouden kunnen zijn van een informatiebeheerplan, kan een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde tijd voor het realiseren van een informatiebeheerplan. PARAGRAAF 3.1 GAAT NADER IN OP HET INFORMATIEBEHEERPLAN. 2. Bouwen kwaliteitssysteem Een projectmatige planning past hierbij het beste. Doorlooptijden kunnen op deze wijze nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt. Na een inventarisatie van eventuele reeds aanwezige instrumenten ter verbetering van de kwaliteit van het informatiebeheer, welke in samenhang onderdelen zouden kunnen zijn van een kwaliteitssysteem, kan een nauwkeurig inschatting worden gemaakt van de benodigde tijd voor het bouwen van een kwaliteitssysteem. HOOFDSTUK 6 GAAT NADER IN OP HET KWALITEITSSYSTEEM. 3. Opstellen van een procedure die de tijdige betrokkenheid van de archivaris borgt Start en realisatie in Q1 2023. 4.1.1.13 Kosten 1.

Opstellen van een informatiebeheerplan Een projectmatige begroting past hierbij het beste. Kosten kunnen op deze wijze nauwkeurig worden begroot. Na een inventarisatie van eventuele reeds aanwezige overzichten, die onderdeel zouden kunnen zijn van een informatiebeheerplan, kan een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde resources en de daarmee gemoeide kosten. PARAGRAAF 3.1 GAAT NADER IN OP HET INFORMATIEBEHEERPLAN. 2. Bouwen kwaliteitssysteem Een projectmatige begroting past hierbij het beste. Kosten kunnen op deze wijze nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt. Na een inventarisatie van eventuele reeds aanwezige instrumenten ter verbetering van de kwaliteit van het informatiebeheer, welke in samenhang onderdelen zouden kunnen zijn van een kwaliteitssysteem, kan een nauwkeurig inschatting worden gemaakt van de benodigde resources en de daarmee gemoeide kosten. HOOFDSTUK 6 GAAT NADER IN OP HET KWALITEITSSYSTEEM.

17

3. Opstellen van een procedure die de tijdige betrokkenheid van de archivaris borgt Geen extra kosten. Inzet heeft betrekking op de reguliere taken van betrokken afdelingen/functionarissen.

4.2 Aanbeveling Organisatie “Onderzoek of de organisatorische inbedding van de verschillende informatiedisciplines nog voldoet.” De KPI-rapportage van het Zeeuws Archief benoemt de duidelijke tendens en noodzaak in het informatiebeheer bij overheidsorganisaties om de integrale informatievoorziening te versterken. De aanbeveling richt zich hoofdzakelijk op de organisatorische invulling van de informatiedisciplines die hieraan een bijdrage kan leveren.

4.2.1 Opvolging aanbeveling Gemeente Middelburg zal spoedig inzetten op het onderzoeken of de huidige invulling van de informatiedisciplines in de organisatie van Gemeente Middelburg nog voldoet. Medio maart 2021 heeft er een doelmatigheidsonderzoek plaatsgevonden naar het functioneel beheer binnen de gemeentelijke organisatie. Op basis van de aanbevelingen uit de rapportage van dit doelmatigheidsonderzoek is een verbeterplan ten behoeve van de organisatie van het functioneel beheer opgesteld. Verbeterpunten die betrekking hebben op Capaciteit, Communicatie en overleg, Beleid en Inrichting zijn hierin opgenomen. Hoewel dat verbeterplan zich beperkt tot de organisatie van het functioneel beheer, zijn deze verbeterpunten ook van toepassing op deze aanbeveling.

4.2.2 Actiepunten t.b.v. organisatorische invulling Ten aanzien van het onderzoeken of de huidige invulling van de informatiedisciplines in de organisatie van Gemeente Middelburg nog voldoet zal Gemeente Middelburg spoedig inzetten op het: 1. aanvangen met een onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van alle organisatieonderdelen die strategisch, tactisch en operationeel betrokken zijn bij de verschillende informatiedisciplines in het kader van de informatievoorziening. 2. opstellen van een verbeterplan op basis van de aanbevelingen die gedaan worden in de rapportage uit voorgaand actiepunt. 3. uitvoeren van het verbeterplan uit voorgaand actiepunt. 4. optimaliseren van de hiervoor genoemde acties door het betrekken van de projectorganisatie van het functioneel beheer.

18

4.2.3 Plan van aanpak 1. Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek naar informatiedisciplines • Identificeren huidige informatiedisciplines. • Identificeren huidige functies en rollen. • Onderzoeken successen en hiaten bij de huidige organisatie van informatiedisciplines. • Onderzoeken huidige besluit- en overlegstructuren. • Aanbevelingen doen ten aanzien van de uitkomst van dit onderzoek. 2. Verbeterplan opstellen o.b.v. aanbevelingen doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek • Vaststellen te reorganiseren of herdefiniëren informatiedisciplines. • Vaststellen capaciteit n.a.v. wijzigingen per informatiediscipline. • Vaststellen functies en rollen. • Koppelen van opleiding, kennis, vaardigheden en houding aan functies en rollen. • Vaststellen besluit- en overlegstructuren. • Prioriteren/plannen actiepunten. 3. Uitvoeren van het verbeterplan • Gefaseerd uitvoeren van het verbeterplan. • Integraal delen van (de functionaliteiten van) de (re)organisatie van informatiedisciplines. 4. Betrekken projectorganisatie functioneel beheer • Vind de samenwerking met de projectorganisatie die het verbeterplan uitvoert ten behoeve van het functioneel beheer. • Voorkom overlap aan activiteiten.

4.2.4 Benodigde resources Hieronder volgt per actiepunt een opsomming van de benodigde mensen en middelen. 1. Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek naar informatiedisciplines • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening, Functioneel Beheer). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR, I&A, Applicatiebeheer). • Overige afdelingen met informatiedisciplines. 2. Verbeterplan opstellen o.b.v. aanbevelingen doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening, Functioneel Beheer). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR, I&A, Applicatiebeheer). 3. Uitvoeren van het verbeterplan • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening, Functioneel Beheer). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR, I&A, Applicatiebeheer).

19

4. Betrekken projectorganisatie functioneel beheer • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening, Functioneel Beheer). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR, I&A, Applicatiebeheer).

4.2.5 Planning Het strekt tot aanbeveling om de actiepunten tezamen te beschouwen als één project waarbij de actiepunten 1, 2 en 3 als deelprojecten beschouwd worden. Met een projectmatige planning kunnen doorlooptijden nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt en daarmee kan tevens een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde tijd voor het realiseren van de deelprojecten en daarmee van het project als geheel.

4.2.6 Kosten Het strekt tot aanbeveling om de actiepunten tezamen te beschouwen als één project waarbij de actiepunten 1, 2 en 3 als deelprojecten beschouwd worden. Met een projectmatige planning kunnen kosten nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt en daarmee kan tevens een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde resources en de daarmee gemoeide kosten voor het realiseren van de deelprojecten en daarmee van het project als geheel.

4.3 Aanbeveling Functiebeschrijvingen “Onderzoek of de functiebeschrijvingen van medewerkers in het informatiebeheer nog voldoen aan de eisen van deze tijd.”

4.3.1 Opvolging aanbeveling Gemeente Middelburg zal spoedig inzetten op het onderzoeken of de actuele functiebeschrijvingen van medewerkers in het informatiebeheer nog voldoen aan de eisen van deze tijd. Medio maart 2021 heeft er een doelmatigheidsonderzoek plaatsgevonden naar het functioneel beheer binnen de gemeentelijke organisatie. Op basis van de aanbevelingen uit de rapportage van dit doelmatigheidsonderzoek is een verbeterplan ten behoeve van de organisatie van het functioneel beheer opgesteld. Verbeterpunten betreffen o.a. Rollen- en functiebeschrijvingen en Kennis, competenties en opleiding. Hoewel dat verbeterplan zich beperkt tot de organisatie van het functioneel beheer, zijn deze verbeterpunten ook van toepassing op deze aanbeveling.

Dit onderzoek zal onderdeel zijn van het onderzoek dat bij de opvolging van de aanbeveling Organisatie wordt uitgevoerd en zal derhalve hier niet nader worden toegelicht.

20

5 INTEGRAAL INFORMATIEBEHEER 5.1 Aanbeveling Integraal informatiebeheer “Onderzoek wat nodig is om het integraal informatiebeheer te optimaliseren.”

5.1.1 Opvolging aanbeveling In de KPI-rapportage van het Zeeuws Archief wordt benoemd dat in het informatiedomein veel onderwerpen spelen die niet alleen tot de verantwoordelijkheid van één afdeling of functionaris gerekend kunnen worden. Men onderstreept hierbij het belang van het elkaar weten te vinden en periodiek met elkaar te overleggen. Gemeente Middelburg zal spoedig inzetten op het onderzoeken van wat nodig is om het integraal informatiebeheer te optimaliseren. Medio maart 2021 heeft er een doelmatigheidsonderzoek plaatsgevonden naar het functioneel beheer binnen de gemeentelijke organisatie. Op basis van de aanbevelingen uit de rapportage van dit doelmatigheidsonderzoek is een verbeterplan ten behoeve van de organisatie van het functioneel beheer opgesteld. Verbeterpunten betreffen o.a. Communicatie en overleg en Inrichting. Hoewel dat verbeterplan zich beperkt tot de organisatie van het functioneel beheer, zijn deze verbeterpunten ook van toepassing op deze aanbeveling.

Dit onderzoek zal onderdeel zijn van het onderzoek dat bij de opvolging van de aanbeveling Organisatie wordt uitgevoerd en zal derhalve hier niet nader worden toegelicht.

5.2 Aanbeveling Doorwerking beleidsdocumenten “Zorg dat strategische en tactische beleidsdocumenten organisatiebreed bekend zijn en dat er gewerkt wordt conform de hierin vastgelegde bepalingen.”

5.2.1 Opvolging aanbeveling In de KPI-rapportage van het Zeeuws Archief worden verschillende beleidsdocumenten genoemd die Gemeente Middelburg heeft vastgesteld maar die niet bij alle betrokken informatiespecialisten bekend zijn. Bijvoorbeeld het informatiebeleidsplan, het besluit informatiebeheer en het informatiebeheerplan. Gemeente Middelburg zal spoedig inzetten op het voorzien in een procesbeschrijving, procedure of systeem waarbij een efficiënte en effectieve doorwerking van beleidsdocumenten wordt geborgd.

21

Om een volledig beeld te kunnen geven van de beleidsdocumenten en hun onderlinge samenhang zullen hierna de beleidsdocumenten ten behoeve van de informatieverordening en het informatiebeleid op inhoud en praktische werking worden geanalyseerd. PARAGRAAF 3.1.2 INFORMATIEBEHEERPLAN OP BASIS VAN INFORMATIEBEHEER GAAT NADER IN OP HET INFORMATIEBEHEERPLAN EN PARAGRAAF 4.1.1 BESLUIT INFORMATIEBEHEER GAAT NADER IN OP HET BESLUIT INFORMATIEBEHEER.

5.2.2 Informatieverordening Een informatieverordening bevat de regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het bestuur zijn belegd. Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een archiefbewaarplaats aan te wijzen, de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door het bestuur toe te passen kwaliteitssysteem en het benoemen, schorsen en ontslaan van personeel. 5.2.2.1

Informatieverordening Gemeente Middelburg

Gemeente Middelburg heeft sinds 24 augustus 2016 een informatieverordening, de Informatieverordening Middelburg 2016. Deze verving Archiefverordening Middelburg 2004. De informatieverordening bestaat hoofdzakelijk uit twee delen, te weten: • •

de regeling voor de zorg die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen; het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

De verordening is van toepassing op zowel klassieke, papieren informatie als op moderne, digitale informatie. 5.2.2.2

Grondslag

De informatieverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en is door de gemeenteraad vastgesteld op 27 juni 2016 op grond van de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995. De meest recente en actuele versie van de officiële publicatie van de informatieverordening is te raadplegen op overheid.nl onder Informatieverordening Middelburg 2016 (Actueel). 5.2.2.3

Analyse Informatieverordening Gemeente Middelburg 2016

De informatieverordening van Gemeente Middelburg is vastgelegd in het document Informatieverordening Gemeente Middelburg 2016.

22

De versie van de officiële publicatie van de informatieverordening die ten tijde van het opstellen van dit verbeterplan actueel was is te raadplegen op overheid.nl onder Informatieverordening Middelburg 2016 (Geraadpleegd). 5.2.2.3.1 Archivaris De informatieverordening spreekt van een overeenkomstig artikel 32 van de Archiefwet en de artikelen 2b onder b en 6, tweede lid van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum “Zeeuws Archief” door het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief benoemde gemeentearchivaris. Zaken waarbij de archivaris tenminste een actieve rol speelt bij de planning en uitvoering zijn in de informatieverordening opgenomen onder Artikel 5. Het artikel voorziet niet in het borgen van de structurele betrokkenheid van de archivaris bij de genoemde zaken. 5.2.2.3.2 Kwaliteitssysteem Bij Artikel 10 van de informatieverordening wordt verwezen naar artikel 16 van de Archiefregeling. Dit artikel benoemt de zorg van de archivaris (namens B&W) voor het inrichten en in stand houden van een kwaliteitssysteem waarin toetsbare eisen worden gesteld aan het beheer van de informatie. Met een kwaliteitssysteem is men in staat om het proces van informatiebeheer zodanig in te richten dat de kwaliteit kan worden geborgd, zowel ten aanzien van de dagelijkse uitvoering als in het kader van continu verbeteren.

Bepaalde documenten die in de organisatie van Gemeente Middelburg worden gebruikt kunnen kwalificeren als onderdelen van een kwaliteitssysteem, bijvoorbeeld de Werkafspraken I&A. Deze geven echter niet volledig invulling aan de eisen die aan een kwaliteitssysteem worden gesteld zoals bedoeld in de Archiefregeling. In de KPI-rapportage wordt derhalve gesteld dat Gemeente Middelburg nog niet beschikt over een dergelijk kwaliteitssysteem. 5.2.2.3.3 Samenwerkingsverbanden Gemeente Middelburg is deelnemer in verschillende samenwerkingen. Bijvoorbeeld bij de uitvoering van belastingtaken voor Vlissingen, Schouwen-Duiveland, Veere en Middelburg. Op het gebied van ICT bestaat een samenwerking met Vlissingen. Andere voorbeelden van intergemeentelijke samenwerking zijn de Walcherse leerplichtambtenaren, de Walcherse Archeologische dienst en de Walcherse Landmeetkundige dienst. Gemeente Middelburg neemt deel in de volgende gemeenschappelijke regelingen: • • • • •

23

Gemeenschappelijke regeling afvalstoffenverwijdering Zeeland Gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Zeeland Gemeenschappelijke regeling de Zeeuwse Muziekschool Gemeenschappelijke regeling stadsgewestelijke brandweer Gemeenschappelijke regeling Orionis Walcheren

• • •

Gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zeeland 2021 Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum “Zeeuws Archief”

Er kan sprake zijn van archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of werkprocessen van Gemeente Middelburg maar door een andere organisatie worden beheerd terwijl Gemeente Middelburg het bevoegde gezag is en voor deze informatie eindverantwoordelijk blijft. Het toezicht op en het beheer van deze informatie is thans niet belegd bij een daarvoor aangewezen afdeling. De KPI-rapportage benoemt hierbij specifiek de informatie die wordt beheerd bij de gemeenschappelijke regelingen waarin Gemeente Middelburg deelneemt. 5.2.2.3.4 Wnra - Wet normalisering rechtspositie ambtenaren Op 16 mei 2019 is de Aanpassingswet, de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra), gepubliceerd in het Staatsblad en is in werking getreden per 1 januari 2020. Deze wet heeft tot doel wetgeving aan te passen naar aanleiding van de invoering van de Wnra en heeft ook gevolgen voor de Archiefwet 1995 die een regeling bevat voor de wijze waarop archiefbescheiden dienen te worden beheerd. De Aanpassingswet Wnra wijzigt artikel 32 van de Archiefwet waardoor de gemeentearchivaris niet langer moet worden benoemd, maar moet worden aangewezen door burgemeester en wethouders.

In de Archiefwet worden specifieke bevoegdheden toegekend aan de rol van Archivaris zoals het beheer van het naar de archiefbewaarplaats overgedragen archief en het toezicht op het niet naar de archiefbewaarplaats overgedragen archief. Ambtenaren die onder de Ambtenarenwet 2017 vallen, zullen na de inwerkingtreding van de Wnra werkzaam zijn op basis van een arbeidsovereenkomst in plaats van op basis van een benoemingsbesluit (aanstellingsbesluit). De arbeidsovereenkomst kan, anders dan het eerdere benoemingsbesluit, niet tevens als grondslag dienen voor de uitoefening van bevoegdheden. Dit betekent dat de betreffende ambtenaar naast de arbeidsovereenkomst ook een aanwijzingsbesluit in de functie van archivaris moet krijgen. De arbeidsovereenkomst heeft betrekking op de arbeidsrelatie en het aanwijzingsbesluit maakt de uitoefening van de bevoegdheden van archivaris mogelijk. Een aanwijzingsbesluit voorziet in de volgende zaken: • • • •

24

Het aanwijzen (in plaats van benoemen) van de gemeentearchivaris. Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats. Het instellen van een Strategisch informatieoverleg Het benoemen van een onafhankelijke deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie.

In de informatieverordening van Gemeente Middelburg wordt verwezen naar artikel 32 van de Archiefwet en de artikelen 2b onder b en 6, tweede lid van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum “Zeeuws Archief”. Gemeente Middelburg heeft de gemeentearchivaris niet benoemd. Namelijk, Artikel 6 tweede lid uit de gemeenschappelijke regeling voorziet in het benoemen van de gemeentearchivaris van Gemeente Middelburg door het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum “Zeeuws Archief”. Het eventueel vaststellen van een aanwijzingsbesluit behoort derhalve niet tot de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van Gemeente Middelburg. Het strekt tot aanbeveling om (het algemeen bestuur van) de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum “Zeeuws Archief” hierover te raadplegen. 5.2.2.3.5 Conclusie Het document Informatieverordening Gemeente Middelburg 2016 voldoet inhoudelijk aan de huidige wetgeving. Echter, de praktische werking van de informatieverordening is niet optimaal wegens het ontbreken van een procedure die de structurele betrokkenheid van de archivaris borgt, het ontbreken van een kwaliteitssysteem en het ontbreken van een functionaris of afdeling bij Gemeente Middelburg die het toezicht op en het beheer van informatie bij samenwerkingsverbanden borgt.

De praktische werking van de informatieverordening houdt nauw verband met de inhoudelijke invulling van het Besluit Informatiebeheer van Gemeente Middelburg. PARAGRAAF 4.1.1.1 GAAT NADER IN OP HET BESLUIT INFORMATIEBEHEER. 5.2.2.3.6 Actiepunten n.a.v. analyse informatieverordening Ten aanzien van het document Informatieverordening Gemeente Middelburg 2016 zal Gemeente Middelburg spoedig inzetten op het: 1. in een document vastleggen van een procedure die de structurele betrokkenheid van de gemeentearchivaris borgt. 2. gefaseerd bouwen van een kwaliteitssysteem. 3. specifiek beleggen van taken en verantwoordelijkheden bij een afdeling, rol of functie binnen Gemeente Middelburg aangaande het toezicht op en het beheer van gemeentelijke informatie die zich bij samenwerkingsverbanden bevindt (keteninformatisering).

25

5.2.2.3.7 Plan van aanpak 1. Opstellen procedure t.b.v. de structurele betrokkenheid archivaris • Identificeren van betrokkenen (wie). • Identificeren processen waarbij betrokkenheid archivaris relevant is (wat). • Per proces bepalen van het moment van betrokkenheid (wanneer). • Per proces bepalen van de vorm van betrokkenheid (hoe). • Integraal delen van deze nieuwe procedure. Bij paragraaf 4.1.1.10 punt 3 Opstellen van een procedure die de tijdige betrokkenheid van de archivaris borgt wordt naast het borgen van de structurele betrokkenheid van de archivaris tevens rekening gehouden met het tijdig betrekken van de archivaris. Als de procedure conform de stappen genoemd bij 4.1.1.10 punt 3 is opgesteld hoeft er bij dit actiepunt geen nieuwe aparte procedure meer opgesteld te worden. 2. Bouwen kwaliteitssysteem • Identificeren huidige kwaliteitsinstrumenten. • Vaststellen van nog te realiseren kwaliteitsinstrumenten. • Realiseren kwaliteitsinstrumenten. • Integraal delen van (de functionaliteiten van) het kwaliteitssysteem. HOOFDSTUK 6 GAAT NADER IN OP HET KWALITEITSSYSTEEM. 3. Organiseren taken en verantwoordelijkheden bij een afdeling, rol of functie binnen Gemeente Middelburg aangaande het toezicht op en het beheer van informatie bij samenwerkingsverbanden • Identificeren van betrokkenen. • Identificeren samenwerkingsverbanden.

• Identificeren door samenwerkingsverbanden beheerde gemeentelijke informatie. • Identificeren processen. • Inrichten organisatie m.b.t. verantwoordelijkheden toezicht en beheer. • Integraal delen van deze nieuwe inrichting met organisatie. 5.2.2.3.8 Benodigde resources Hieronder volgt per actiepunt een opsomming van de benodigde mensen en middelen. 1. Opstellen procedure t.b.v. de structurele betrokkenheid archivaris • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR). • Zeeuws Archief (Gemeentearchivaris). Gesteld wordt dat wanneer de procedure conform de stappen genoemd bij paragraaf 4.1.1.10 punt 3 is opgesteld er bij dit actiepunt geen nieuwe aparte procedure meer opgesteld hoeft te worden en er geen extra resources benodigd zijn.

26

2. Bouwen kwaliteitssysteem • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR). HOOFDSTUK 6 GAAT NADER IN OP HET KWALITEITSSYSTEEM. 3. Organiseren taken en verantwoordelijkheden bij een afdeling, rol of functie binnen Gemeente Middelburg aangaande het toezicht op en van beheer informatie bij samenwerkingsverbanden • Afdeling Facilitaire Zaken (Documentaire Informatievoorziening). • Afdeling Bedrijfsvoering (Informatiemanagement, P&O/HR). 5.2.2.3.9 Planning 1. Opstellen procedure structurele betrokkenheid archivaris Start en afronding in Q1 2023. Gesteld wordt dat wanneer de procedure conform de stappen genoemd bij paragraaf 4.1.1.10 punt 3 is opgesteld er bij dit actiepunt geen nieuwe aparte procedure meer opgesteld hoeft te worden en er geen extra tijd voor gereserveerd hoeft te worden. 2. Bouwen kwaliteitssysteem Een projectmatige planning past hierbij het beste. Doorlooptijden kunnen op deze wijze nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt. Na een inventarisatie van eventuele reeds aanwezige instrumenten ter verbetering van de kwaliteit van het informatiebeheer, welke in samenhang onderdelen zouden kunnen zijn van een kwaliteitssysteem, kan een nauwkeurige inschatting worden gemaakt van de benodigde tijd voor het bouwen van een kwaliteitssysteem. HOOFDSTUK 6 GAAT NADER IN OP HET KWALITEITSSYSTEEM. 3.

Organiseren toezicht op en van beheer informatie bij samenwerkingsverbanden De planning van dit actiepunt zal onderdeel zijn van de planning die bij de opvolging van de aanbeveling Organisatie wordt gevolgd en zal derhalve hier niet nader worden toegelicht. 5.2.2.3.10 Kosten 1. Opstellen procedure structurele betrokkenheid archivaris Geen extra kosten. Inzet heeft betrekking op de reguliere taken van betrokken afdelingen/functionarissen. Gesteld wordt dat wanneer de procedure conform de stappen genoemd bij paragraaf 4.1.1.10 punt 3 is opgesteld er bij dit actiepunt geen nieuwe aparte procedure meer opgesteld hoeft te worden en er geen extra kosten zullen worden gemaakt.

27

2. Bouwen kwaliteitssysteem Een projectmatige begroting past hierbij het beste. Kosten kunnen op deze wijze nauwkeurig inzichtelijk worden gemaakt. Na een inventarisatie van eventuele reeds aanwezige instrumenten ter verbetering van de kwaliteit van het informatiebeheer, welke in samenhang onderdelen zouden kunnen zijn van een kwaliteitssysteem, kan een nauwkeurig inschatting worden gemaakt van de benodigde resources en de daarmee gemoeide kosten. HOOFDSTUK 6 GAAT NADER IN OP HET KWALITEITSSYSTEEM. 3. Organiseren taken en verantwoordelijkheden bij een afdeling, rol of functie binnen Gemeente Middelburg aangaande het toezicht op en van beheer informatie bij samenwerkingsverbanden De kosten van dit actiepunt zullen onderdeel zijn van de kosten die bij de opvolging van de aanbeveling Organisatie worden geraamd en zullen derhalve hier niet nader worden toegelicht.

5.2.3 Informatiebeleid Het informatiebeleid van een organisatie omvat de doelen, middelen en wegen om te voorzien in de benodigde informatievoorziening alsook om deze in stand te houden. Het geeft uitgangspunten en randvoorwaarden en is afgestemd op het strategisch beleid van een organisatie. Informatie is geen doel op zich, maar een middel waarmee een organisatie beter kan functioneren respectievelijk haar doelen kan realiseren. Het informatiebeleid vormt de basis voor een informatiebeleidsplan (ook wel informatieplan) en omvat doorgaans een periode van 4 à 5 jaar. Bij het vaststellen van het informatiebeleid staat de vraag centraal op welke wijze de informatievoorziening kan bijdragen aan de realisatie van de strategische doelstellingen van de organisatie. Dit resulteert in een opsomming van de benodigde informatievoorziening, die op hoofdpunten geclusterd wordt in te realiseren informatiedoelen. Aan deze doelen worden prioriteiten toegekend en streefdata gekoppeld. 5.2.3.1

Grondslag

Het informatiebeleidsplan is de operationalisering van het informatiebeleid en concretiseert het informatiebeleid in producten, diensten, resources en projecten. Resultaat, planning en kosten maken deel uit van het informatiebeleidsplan. Voor de baten wordt doorgaans verwezen naar de geoperationaliseerde organisatiedoelstellingen. Een kanttekening wordt geplaatst bij de verwijzing in de KPI-rapportage naar het “door het college vastgestelde informatiebeleidsplan 2016-2020”. Vermoedelijk wordt hier bedoeld het document Informatiebeleid 2016-2020, Een basis voor de toekomst. In dit document is het informatiebeleid beschreven voor de periode 2016 tot en met 2020. Het document is een strategisch document en kwalificeert niet als een informatiebeleidsplan op operationeel niveau.

28

5.2.3.2

Analyse Informatiebeleid

Gemeente Middelburg heeft haar informatiebeleid voor de periode 2016 – 2020 beschreven in het document Informatiebeleid 2016-2020 Een basis voor de toekomst (april 2016, versie 3.0). Het document bevat beschrijvingen van de situatie in 2016 aangevuld door actiepunten welke richting gaven aan de destijds vastgelegde beleidsuitgangspunten. Zoals de titel al aangeeft, heeft het document betrekking op de periode 2016-2020. Het is een verouderd beleidsdocument dat geactualiseerd dient te worden. Voor de periode na 2020 heeft Gemeente Middelburg verschillende documenten opgesteld die in samenhang het informatiebeleid voor de periode 2022 tot en met 2025 beschrijven. Deze documenten worden hierna toegelicht. I-visie In het document Inzicht geeft uitzicht – Een visie op het gebruik van informatie in de Gemeente Middelburg (september 2020) is beschreven hoe richting gegeven wordt aan de ontwikkeling van de informatievoorziening en het slim inzetten van technologie binnen Gemeente Middelburg. Tevens is beschreven hoe het informatiemanagement zich verhoudt tot de genoemde uitgangspunten uit Middelburg in ontwikkeling, aangevuld met een schematische weergave van de activiteiten die daarbij zullen worden ontplooid. In de I-visie zijn geen kostenramingen opgenomen. Wel is benoemd dat er budget benodigd is om te kunnen gaan van visie naar realisatie.