Bijlage 1. Afschrift Managementletter 2024 Gemeente Middelburg
Tekst van het document
Als Baker Tilly dragen we op landelijk niveau bij door mee te denken over een goede, maar ook praktisch uitvoerbare, route naar duurzaamheidsverslaggeving voor gemeenten. Uit onze ervaring bij de invoering van ESG bij grote ondernemingen weten wij dat analyses van de belangrijkste te rapporteren waarden (door middel van een materialiteitsanalyse) en het betrouwbaar registreren van deze waarden essentieel zijn om tot een goede verantwoording te komen. Op tijd starten is daarom belangrijk. Wij helpen u als gemeente graag om de ontwikkelingen scherp te volgen en hierin de eerste stappen te zetten.
Managementletter 2024 gemeente Middelburg
35
Aanbiedingsbrief | 1. Management samenvatting | 2. Kwaliteit interne beheersing | 3. IT-omgeving | 4. Jaarrekeningcontrole | 5. Bijlagen
Bijlage: Recente ontwikkelingen Onderwerp
Omschrijving van de ontwikkeling
Impact van Sustainability op kredietverlening BNG Bank
De BNG Bank verduurzaamt haar eigen activiteiten en streeft naar een klimaatneutrale bedrijfsvoering. Sustainability heeft een centrale plek in de strategie van de BNG Bank. De BNG Bank wil gezamenlijk optrekken met de grootste sectoren waarin de bank actief is, om de uitstoot van de eigen organisatie én de emissies verbonden aan de kredietportefeuille terug te dringen. De BNG Bank heeft in haar Klimaatplan (Klimaatplan – Going Green (bngbank.nl) belangrijke doelen gesteld voor het behalen van klimaatdoelstellingen. Onderdeel hiervan is het niet meer financieren van organisaties die onvoldoende bijdragen aan deze klimaatdoelstellingen. Investeerders hechten ook grote waarde aan ESG voor wat betreft de klantacceptatie en kredietverleningen door de BNG Bank. Gemeenten hebben er baat bij om duurzaamheid in beeld te brengen om daarmee het investerend vermogen bij de BNG Bank te borgen. Als investeerders zich terugtrekken heeft dit namelijk gevolgen voor de financieringskosten voor de BNG Bank en drijft het de rente van kredietverlening omhoog. In het Sustainability beleidsdocument beschrijft de BNG Bank dat bij hun klanten voortgang op maatschappelijke doelstellingen wordt verwacht. Hiervoor gebruikt de BNG Bank strategische klantgesprekken en een ESG-rating model. Daarbij wordt informatie gebruikt rondom Co2-intensiteit en omgang met klimaatrisico’s.
Daarbij is het noodzaak voor gemeenten om te beschikken over een eigen klimaatdoelstelling.
Notities BBV
Per 1 januari 2024 zijn verschillende notities ingrijpend gewijzigd. Dat zijn: • Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken • Notitie rente • Notitie overhead Wij vragen aandacht voor deze notities en we verzoeken het college om te bepalen welke aanpassingen binnen uw gemeente gedaan moeten worden naar aanleiding van de notities. Op de volgende pagina’s zijn de gewijzigde notities nader beschreven.
Managementletter 2024 gemeente Middelburg
36
Aanbiedingsbrief | 1. Management samenvatting | 2. Kwaliteit interne beheersing | 3. IT-omgeving | 4. Jaarrekeningcontrole | 5. Bijlagen
Bijlage: Recente ontwikkelingen Onderwerp
Omschrijving van de ontwikkeling
Notitie grondbeleid in begroting en jaarstukken
In december van 2023 is door de Commissie BBV de notitie Grondbeleid in begroting en jaarstukken (2023) gepubliceerd. Deze notitie is op een aantal punten sterk afwijkend van de vorige notitie als gevolg van de invoering van de Omgevingswet. Er zijn wijzigingen van het kostenverhaal faciliterend grondbeleid op een viertal punten: 1) De bijdrage aan het kostenverhaal wordt niet meer in rekening gebracht via de omgevingsvergunning, maar via een aparte kostenverhaalsbeschikking. 2) Er zijn meer keuzemogelijkheden om kosten te verhalen. 3) De kostensoortenlijst is uitgebreid. 4) Er is in de Omgevingswet een regeling opgenomen voor verplichte financiële bijdragen aan ontwikkelingen. Daarnaast zijn er een aantal wijzigingen aangebracht als gevolg van 'voortschrijdend inzicht’: a) De voorwaarden voor warme gronden zijn aangepast naar aanleiding van de praktijksituaties met ingang van boekjaar 2022: • De gebiedsontwikkeling hoeft niet langer uitsluitend betrekking te hebben op woningbouw, maar kan ook betrekking hebben op bijvoorbeeld bedrijfsterreinen; • De voorwaarde dat er betrokkenheid is bij de gebiedsontwikkeling van provincie of rijksoverheid vervalt; • De (toekomstige) bestemming(en), functie(s) en/of ontwikkeling betreffende het plangebied dien(en)t goed onderbouwd te worden.
b) Voorbereidingskosten bij zowel actieve als facilitaire grondexploitaties mogen na 5 jaar ook worden voorzien in plaats van te worden afgeboekt. c) De rentetoerekening aan actieve grondexploitaties wordt vereenvoudigd door toe te staan dat de in een gemeente reeds gehanteerde omslagrente ook wordt toegepast bij actieve grondexploitaties. d) Winstneming via de POC-methode, dat wil zeggen op basis van de betrouwbaar geraamde winst naar rato van de realisatie van verkopen en kosten, vindt pas plaats als de resterende looptijd van een grondexploitatie tien jaar of minder is. e) Binnen een gemengde exploitatie met bouwgrondexploitatie- en faciliterende projecten mag het resultaat gesaldeerd worden indien de deelgebieden onlosmakelijk in de ontwikkeling met elkaar verbonden zijn. Alle wijzigingen in de notitie die te maken hebben met de Omgevingswet treden in werking per begrotingsjaar 2024. Alle overige wijzigingen treden in werking met ingang van begrotingsjaar 2025. Toepassing met ingang van de jaarrekening 2024 is mogelijk maar niet verplicht.
Managementletter 2024 gemeente Middelburg
37
Aanbiedingsbrief | 1. Management samenvatting | 2. Kwaliteit interne beheersing | 3. IT-omgeving | 4. Jaarrekeningcontrole | 5. Bijlagen
Bijlage: Recente ontwikkelingen Onderwerp
Omschrijving van de ontwikkeling
Notitie rente
De doelstelling van Notitie rente 2023 is het bevorderen van een eenduidige handelwijze met betrekking tot de toerekening van rente door gemeenten en het transparant maken van de wijze waarop de gemeenten met rente zijn omgegaan. De notitie treedt in werking met ingang van begrotingsjaar 2025, waarbij eerdere toepassing bij de begroting 2024 is toegestaan. De belangrijkste wijziging betreft de rentetoerekening aan de grondexploitaties door middel van de rente-omslag, die voorheen werd gebaseerd op het gemiddelde rentepercentage over het vreemde vermogen. De omslagrente wordt berekend door de aan de taakvelden toe te rekenen rente te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa + voorraad gronden. Indien de werkelijke rentelasten meer dan 25% afwijken van de rentelasten op basis van de voorgecalculeerde renteomslag, dan moet de gemeente verplicht de werkelijke rente verwerken. In het publiekrechtelijke kostenverhaal bij faciliterende grondexploitaties moet overeenkomstig de Omgevingswet voor de rentetoerekening het rentepercentage worden gehanteerd op grond van de afspraken in de overeenkomst en niet de interne omslagrente. De commissie BBV adviseert verder het renteschema zoals opgenomen op pagina 5 van de Notitie van de commissie BBV in de paragraaf financiering van de begroting en jaarstukken op te nemen.
Indien de rentebaten hoger zijn dan de rentelasten, ontstaat er een ‘negatieve’ renteomslag. Dit is een resultaat van treasurybeleid en beheer en wordt dan ook niet daadwerkelijk aan de taakvelden toegerekend, maar blijft op het taakveld treasury als bate verantwoord staan. Tot slot wordt gesteld dat wanneer een rentevergoeding over het eigen vermogen wordt berekend, deze gemaximeerd is op het gewogen gemiddelde rentepercentage dat door de gemeente over extern aangetrokken financieringsmiddelen wordt vergoed. Dit betekent ook dat wanneer er geen aangetrokken financiering is, er geen rente over het eigen vermogen kan worden berekend. De commissie BBV geeft vanuit transparantie de aanbeveling om geen rente over het eigen vermogen te berekenen.
Managementletter 2024 gemeente Middelburg
38
Aanbiedingsbrief | 1. Management samenvatting | 2. Kwaliteit interne beheersing | 3. IT-omgeving | 4. Jaarrekeningcontrole | 5. Bijlagen
Bijlage: Recente ontwikkelingen Onderwerp
Omschrijving van de ontwikkeling
Notitie overhead
De notitie Overhead van de Commissie BBV is in december 2023 herzien. In deze notitie worden kaders meegegeven over de toerekening van Overhead aan onder andere de leges van de gemeente. In de nieuwe notitie is vooral de definitie van Overhead aangepast. Deze luidt nu als volgt: het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen. De nieuwe definitie zorgt er voor dat duidelijker kan worden vastgesteld welke lasten direct toegerekend kunnen worden aan bepaalde taakvelden. Voor de berekening van de tarieven voor de lokale heffingen moet de methodiek voor toerekening van overhead worden gebruikt zoals deze is opgenomen in de financiële verordening. Deze methodiek mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead. De commissie adviseert om overhead niet bij de begroting vorm te geven maar door middel van de financiële verordening of door een gemeentelijke notitie overhead aan de gemeenteraad voor te leggen en deze periodiek te herzien. In deze notitie neemt de organisatie keuzes ten aanzien van: kaderstelling, methodiek en onderscheiding primaire processen en overhead.
Omdat de toerekening van overheadkosten bij veel gemeenten wordt gebruikt als basis voor het vaststellen van het mengpercentage heeft de aanpassing van deze notitie mogelijk ook fiscaal invloed.
Managementletter 2024 gemeente Middelburg
39
Contact Rutger Peelen Partner Audit r.peelen@bakertilly.nl Dennis Eijke Director Audit d.eijke@bakertilly.nl
Robert-Jan Buijze Manager Audit r.buijze@bakertilly.nl
Kantoorgegevens Baker Tilly (Netherlands) N.V. Stationspark 8b Postbus 85 4460 AG Goes +31 (0) 113 24 20 00
Baker Tilly (Netherlands) N.V. trading as Baker Tilly is a member of the global network of Baker Tilly International Ltd., the members of which are separate and independent legal entities.