Document · PDF

Bijlage 1. Afschrift Managementletter 2024 Gemeente Middelburg

Commissie Algemeen Bestuur 21 januari 2025, gemeente MiddelburgBij agendapunt: Actieve informatieplicht9.728 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Managementletter Gemeente Middelburg Boekjaar 2024

Geacht college, Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Middelburg Postbus 6000 4330 LA Middelburg ONDERWERP Managementletter 2024

Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole van boekjaar 2024 van de gemeente Middelburg rapporteren wij u onze bevindingen uit de interimcontrole. In onze managementletter beschrijven we de belangrijkste risico’s, ons beeld van de interne beheersing, relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving en indien van toepassing andere veranderingen die voor u relevant kunnen zijn. In de bijlage hebben wij een gedetailleerd overzicht opgenomen van onze bevindingen en aanbevelingen. Onze bevindingen komen voort uit onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole en zijn opgenomen voor zover wij het van belang achten om deze met u te communiceren. De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college om de interne beheersing van de gemeente Middelburg continue te blijven (door)ontwikkelen.

DATUM 29 november 2024

Deze managementletter is door ons opgesteld voor uw informatie en mag niet zonder onze uitdrukkelijke toestemming geheel of gedeeltelijk aan derden ter beschikking worden gesteld. Wij danken u en uw medewerkers voor de samenwerking en zijn graag bereid tot het verstrekken van nadere toelichting.

KENMERK 2411-14421

Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

Was getekend drs. A.R.M. Peelen RA Partner

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Management samenvatting

1. Management samenvatting Management samenvatting In dit overzicht is een samenvatting opgenomen van de belangrijkste punten uit onze interim-controle.

Onderwerp

Toelichting

Timing van de werkzaamheden

Deze managementletter bevat onze bevindingen die zijn gebaseerd op onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole voor boekjaar 2024.

Algemene conclusie interne beheersing

Onze algehele conclusie is dat uw interne beheersing in de basis op orde is. Dat blijkt onder andere uit het beperkte aantal bevindingen in onze managementletter met prioriteit midden of hoog. Tegelijkertijd constateren we dat de gemeente op onderdelen haar beheersing nog verder kan (door)ontwikkelen, bijvoorbeeld inzake het vastleggen van de prestatielevering in het inkoopproces en het borgen van functiescheiding in het aanbestedingsproces.

IT-omgeving

Wij hebben de interne beheersing rondom uw IT-omgeving in kaart gebracht. Daarbij hebben we het netwerk en de financiële applicatie Coda (Unit4 Financials) onderzocht. We constateren dat uw IT-omgeving in de basis op orde is. Wel constateren we enkele formele verbeterpunten inzake wijzigingsbeheer binnen de financiële applicatie en inzake autorisaties binnen het netwerk en de financiële applicatie. We adviseren u om procedures omtrent autorisaties en wijzigingsbeheer verder te formaliseren, bijvoorbeeld door het zichtbaar toepassen van een functie-autorisatie matrix voor het toekennen en wijzigen van rechten binnen uw IT-omgeving.

Frauderisicoanalyse

We hebben geconstateerd dat de gemeente Middelburg in 2024 haar interne frauderisicoanalyse 2023 geactualiseerd heeft. De gemeente heeft frauderisico’s en bijbehorende beheersmaatregelen beschreven op basis van de elementen uit de fraudedriehoek (gelegenheid, druk en rationalisatie). Hiermee is een adequate invulling gegeven aan de frauderisicoanalyse. We adviseren om de frauderisicoanalyse jaarlijks uit te blijven voeren om vast te stellen in hoeverre de beheersmaatregelen en restrisico’s nog passend zijn. Daarnaast adviseren we om bij de volgende actualisatie de kans en de impact van mogelijke frauderisico’s nader uit te werken en de restrisico’s te kwantificeren. Wij adviseren daarbij om te beschrijven welke risico’s u accepteert en welke risico’s gemitigeerd worden middels reeds genomen of nog te nemen interne beheersingsmaatregelen.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

1. Management samenvatting Onderwerp

Toelichting

Voorbereidingen jaarrekeningcontrole 2024

We maken met uw gemeente afspraken over de planning van de jaarrekeningcontrole 2024. Op voorhand identificeren we een aantal onderwerpen met verhoogde aandacht in onze controle. Dit betreffen met name de controle van de grondexploitaties, de controle op prestatielevering inkopen en de getrouwheid van de WMOlasten. Wij vragen u het controleproces voor de jaarrekening 2024 goed voor te bereiden.

Actuele ontwikkelingen

Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie hebben we in deze managementletter een bijlage opgenomen met actuele ontwikkelingen. Wij vragen u hiervan kennis te nemen en indien noodzakelijk hiermee rekening te houden bij het opstellen van de jaarrekening 2024.

Onderlinge samenwerking

We hebben met de gemeente Middelburg duidelijke afspraken gemaakt met betrekking tot de controle van de processen / interne beheersing en de jaarrekeningcontrole. De gemaakte afspraken zijn tot op heden nagekomen.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Kwaliteit interne beheersing

2.1 Kwaliteit van de interne beheersing - Algemeen Inleiding

Deze managementletter bevat onze bevindingen ten aanzien van de interne beheersing (inclusief de IT-omgeving), die zijn gebaseerd op onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2024. Deze werkzaamheden zijn dan ook niet gericht op het geven van een oordeel over de interne beheersing van uw organisatie als geheel. Een goede interne beheersing maakt dat de risico’s voor de organisatie beter beheersbaar zijn en de jaarrekeningcontrole effectiever en efficiënter kan plaatsvinden. Vanuit onze natuurlijke adviesfunctie willen wij bijdragen aan de verbetering van uw bedrijfsvoering, onder andere door het analyseren van de IT-omgeving en de bedrijfsprocessen.

Algehele conclusie

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college in het afgelopen jaar stelt hogere eisen aan het interne beheersingssysteem. De aanwezigheid van een adequaat intern (financieel) beheersingssysteem is daarbij een essentiële randvoorwaarde om te kunnen bijsturen en de betrouwbaarheid van financiële informatie en verslaglegging is van groot belang om dit tijdig en goed te kunnen doen. Onze algehele conclusie is dat uw interne beheersing in de basis op orde is. Dat blijkt onder andere uit het beperkte aantal bevindingen in onze managementletter met een gemiddeld tot hoge prioriteit. Tegelijkertijd constateren we dat de gemeente op onderdelen haar beheersing nog verder kan (door)ontwikkelen, bijvoorbeeld in het vastleggen van de prestatielevering in het inkoopproces, het borgen van functiescheiding in het aanbestedingsproces en het tijdig uitvoeren van een spendanalyse.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

2.2 Kwaliteit van de interne beheersing - Bevindingen Belangrijkste aanbevelingen

Onderwerp

Omschrijving

In dit overzicht zijn de belangrijkste aanbevelingen naar aanleiding van onze werkzaamheden opgenomen. Wij hebben per bevinding een beknopte omschrijving en aanbeveling opgenomen. Een uitgebreide toelichting is opgenomen in de bijlage van deze managementletter.

Prestatielevering inkopen

De gemeente Middelburg heeft in 2021 het document ‘Notitie gericht op leveringscriterium’ vastgesteld. In dit document is toegelicht dat bewijsstukken omtrent de prestatielevering niet centraal geregistreerd hoeven te worden. Bewijsstukken dienen in beginsel vanaf € 5.000 voor ten minste 18 maanden bewaard te worden. De vastlegging van de bewijsstukken wordt niet systeemtechnisch afgedwongen. Derhalve zouden we verwachten dat de naleving van deze notitie periodiek wordt gemonitord door middel van (interne) controles. Wij hebben geconstateerd dat de gemeente nog geen (systeemgerichte) controles heeft uitgevoerd om vast te stellen dat het interne beleid omtrent prestatieleveringen wordt nageleefd. Wel hebben we van de IC-medewerkers vernomen dat de uitvraag van de prestatielevering over 2023 bij de betrokken budgethouders soepel is verlopen. Hieruit concludeert de organisatie dat vastlegging van de prestatielevering in het inkoopproces op orde is. De gemeente geeft momenteel derhalve geen prioriteit aan systeemgerichte controles of het systeemtechnisch waarborgen van de prestatielevering. We adviseren echter om de vastlegging van de prestatielevering wel periodiek te toetsen danwel systeemtechnisch te waarborgen vanwege de preventieve werking die hiervan uitgaat, waardoor bevindingen voorkomen kunnen worden.

Daarnaast vergroot het de interne beheersing, waardoor minder gegevensgerichte werkzaamheden noodzakelijk zijn.

Aanbestedingen

Bij de start van het aanbestedingstraject wordt de betrokkenheid van een inkoopadviseur niet afgedwongen. Dit leidt tot een verhoogd risico op onjuiste aanbestedingstrajecten en kan daarmee leiden tot onrechtmatige inkoopcontracten. Daarnaast hebben we vernomen dat het inkooptrajectformulier niet altijd volledig wordt ingevuld. Ook dit kan leiden tot rechtmatigheidsfouten door onjuiste aanbestedingskeuzes. We adviseren maatregelen te treffen om te waarborgen dat inkoopadviseurs tijdig betrokken worden bij aanbestedingstrajecten en inkoopformulieren volledig worden ingevuld.

Tussentijdse spendanalyse

We hebben geconstateerd dat per eind september 2024 nog geen tussentijdse spendanalyse is uitgevoerd. Hierdoor bestaat het risico dat (naderende) onrechtmatige contracten niet tijdig gesignaleerd worden, waardoor de gemeente niet tijdig acties kan ondernemen. We adviseren om eerder in het jaar een tussentijdse spendanalyse uit te voeren. We merken daarbij wel op dat de tussentijdse spendanalyse na onze interimcontrole is afgerond.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

2.2 Kwaliteit van de interne beheersing - Bevindingen Onderwerp

Omschrijving

Sociaal Domein

De voorgaande accountant rapporteerde over boekjaar 2023 € 2,1 miljoen aan onzekerheden in de Wmo-lasten. Het overgrote deel van deze onzekerheden zag toe op ontbrekende beschikkingen en/of ondersteuningsplannen. De onzekerheid is met name ontstaan doordat de gemeente per 1 januari 2020 haar Wmo-taken weer intern is gaan uitvoeren, nadat deze taken in de voorgaande jaren waren uitbesteed aan Porthos.

De afgelopen jaren heeft de gemeente Middelburg acties ondernomen om deze situatie te verbeteren. Zo heeft de gemeente interne controles uitgevoerd om vast te stellen dat cliënten daadwerkelijk recht op zorg hebben (gehad). Hierdoor is de groep cliënten met onzekerheden over terechte toekenning van zorg verminderd. De gemeente verwacht door beperkte capaciteit op de afdeling in combinatie met een toename van nieuwe Wmo-aanvragen dat de onzekerheden uit voorgaande jaren in boekjaar 2024 nog niet volledig opgelost zullen zijn. We hebben vernomen dat de streefdatum van 31 december 2025 naar verwachting ook niet gehaald zal worden. Wij benadrukken het belang om de onzekerheden in het sociaal domein te verminderen. Memoriaalboekingen

In het financieel pakket Coda is ingeregeld dat een tweede medewerker een voorgestelde memoriaalboeking moet goedkeuren voordat de boeking verwerkt kan worden. De eerste medewerker voegt daarbij een bijlage toe met een onderbouwing voor de memoriaalboeking. Het is voor ons echter niet zichtbaar welke toetspunten er zijn gehanteerd door de tweede medewerker die de uiteindelijk boeking heeft goedgekeurd. We adviseren daarom de tweede medewerker expliciet te laten vastleggen waarom de memoriaalboeking akkoord is. Daarnaast adviseren we om memoriaalboekingen periodiek te laten toetsen door de (V)IC. Daarbij kan een risicogerichte aanpak gehanteerd worden.

Begrotingswijzigingen

Op basis van de procesbespreking hebben we vernomen dat geen sprake is van een ingeregeld 4-ogen principe binnen dit proces. Hierdoor bestaat een verhoogd risico op onjuiste begrotingswijzigingen. We adviseren om binnen dit proces voldoende functiescheiding in te regelen, zodat begrotingswijzigingen altijd collegiaal getoetst worden voordat deze worden verwerkt. Ook adviseren we om begrotingswijzigingen periodiek te laten toetsen door de (V)IC.

ICT-omgeving

Als onderdeel van onze werkzaamheden hebben wij de ICT-omgeving onderzocht. De uitkomsten hieromtrent zijn opgenomen in hoofdstuk 3 en in de bijlage met IT-bevindingen.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

2.3 Kwaliteit van de interne beheersing - Totaaloverzicht In het overzicht hiernaast zijn de bevindingen met de ingeschatte prioriteit opgenomen. Een gedetailleerde beschrijving van de detailbevindingen is opgenomen in de bijlage. De kleur van de het symbool geeft de status van de constatering aan. Opgelost Actie ondernomen, nog niet opgelost Nieuwe bevinding

Proces

Bevinding

Inkopen

Vastlegging documentatie prestatielevering

Laag

Aanbestedingen

Inzet inkoopadviseurs

Midden

Aanbestedingen

Inkoopformulier

Laag

Aanbestedingen

Timing tussentijdse aanbestedingsanalyse

Midden

Wmo

Onzekerheden

Hoog

Memorialen

Overwegingen bij goedkeuring & IC’s

Laag

Begroting

Functiescheiding & IC’s

Laag

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Status

Prioriteit

2.4 Fraude- en corruptierisico’s Beheersing fraude- en corruptierisico’s

Frauderisicoanalyse De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude (waaronder corruptie) berust bij het college van burgemeester en wethouders. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Voor het opstellen van een frauderisicoanalyse is het raadzaam een template te gebruiken toegespitst op uw gemeente. Hierin kan voor processen waar materiële opbrengsten-/kostenstromen mee zijn gemoeid, inzichtelijk worden gemaakt: • welke frauderisico’s de gemeente onderkent; • wat de geschatte kans en impact van deze frauderisico’s is; • wat de risicorespons van de gemeente is, idealiter afgestemd op de risicobereidheid van de gemeente zoals vastgelegd in frauderisicobeleid; • welke aandacht er is voor soft controls om fraude te voorkomen; • welke interne beheersmaatregelen reeds getroffen zijn om onderkende frauderisico’s te mitigeren; • welke eventuele restrisico’s/leemtes in de interne beheersing resteren en hoe de gemeente deze ondervangt (bijvoorbeeld via de verbijzonderde interne controle). De kans- en impactweging van frauderisico’s kan via een risicomatrix weergegeven worden om op basis daarvan prioriteiten te stellen in de wijze waarop met risico’s wordt omgegaan.

Een voorbeeld van hoe een risicomatrix eruit kan zien is hiernaast opgenomen. Wij merken op dat het uitvoeren van een frauderisicoanalyse en het treffen van interne beheersmaatregelen, onderdeel vormen van het bredere ‘frauderisicomanagement’. Frauderisicomanagement omvat namelijk ook het opstellen van frauderisicobeleid (waarvan M&O-beleid ook onderdeel is), het opstellen van een frauderesponsplan voor situaties dat een vermoeden van fraude bestaat en het periodiek intern evalueren in hoeverre frauderisicomanagement voldoende is ingericht en toereikend werkt binnen de organisatie. Op basis van onze uitgevoerde interim-controle stellen wij vast dat er binnen de gemeente aandacht is voor frauderisico’s en de preventie daarvan. Zo heeft de gemeente een geactualiseerde frauderisicoanalyse opgesteld, mede op basis van de fraudedriehoek (mogelijkheid, druk en rationalisatie). We adviseren om de frauderisicoanalyse jaarlijks uit te blijven voeren om vast te stellen in hoeverre de beheersmaatregelen en restrisico’s nog passend zijn. Daarnaast adviseren we om bij de volgende actualisatie de kans en de impact van mogelijke frauderisico’s nader uit te werken om de restrisico’s nader te kwantificeren. Wij adviseren daarbij om te beschrijven welke risico’s u accepteert en welke risico’s gemitigeerd worden middels reeds genomen of nog te nemen interne beheersingsmaatregelen.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

2.4 Fraude- en corruptierisico’s Beheersing fraude- en corruptierisico’s

Naleving M&O-beleid Wij benadrukken dat er een relatie is tussen fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). M&O is namelijk een vorm van fraude waarbij de nadruk ligt op handelingen van derden in relatie tot het verkrijgen van overheidsbijdragen dan wel het betalen van heffingen. Aangezien de naleving van het M&O-beleid onderdeel is van de rechtmatigheidsverantwoording, zou de toetsing op het naleven van het M&O beleid onderdeel moeten zijn van de werkzaamheden die gedaan worden ten behoeve van het opstellen van deze verantwoording. Zie hiervoor ook de ‘Kadernota Voorkomen en Bestrijden Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2023’. Wij constateren dat u in uw frauderisicoanalyse expliciet aandacht besteed aan M&O-risico’s vanwege de verwevenheid tussen fraude en M&O, waarmee voldaan wordt aan bovenstaande. Onze frauderisicoanalyse Afgelopen jaren signaleren wij een toenemende aandacht voor fraude. Ook de rol van de accountant bij het signaleren van frauderisico’s is afgelopen jaren veelvuldig besproken. Naar aanleiding van de rapportage van de AFM ‘Scherper op frauderisico’s’ van 8 juni 2023 heeft onze beroepsorganisatie de aanpak van frauderisico’s in de controle geëvalueerd en is deze zomer de concept Handreiking 1153 ‘Frauderisicoanalyse’ gepubliceerd.

Daarnaast wijzen wij u op de Handreiking 1137 ‘Corruptie, werkzaamheden van de accountant’, waarin aandacht geschonken wordt aan corruptierisico’s. Wij willen u vragen om ook in de eigen frauderisicoanalyse aandacht te hebben voor mogelijke corruptierisico’s binnen uw organisatie. De nadere guidance in Handreiking 1153 en 1137 kan er toe leiden dat dit gevolgen heeft voor de frauderisicoanalyse, die wij voor onze controle van uw gemeente uitvoeren. Dit kan dan tevens betekenen dat wij in vergelijking met voorgaande jaren meer of andere frauderisico's identificeren.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

2.4 Fraude- en corruptierisico’s Beheersing fraude- en corruptierisico’s

Op basis van de bedrijfsverkenning en de interim-controle onderkennen wij de volgende frauderisico’s bij onze jaarrekeningcontrole:

Fraude-/corruptierisico

Beheersingsmaatregel

Restrisico

Risico dat het management van de gemeente de procesafspraken doorbreekt, hetgeen een standaard risico is vanuit onze beroepsregels. Dit risico ziet bij uw gemeente met name toe op de jaarrekening als geheel en niet op een specifieke post.

n.v.t.

Hoog

De inschatting van het restrisico is bepalend voor de aard en diepgang van de aanvullend uit te voeren gegevensgerichte werkzaamheden. Naar aanleiding van de interim-controle hebben wij geen aanwijzingen voor mogelijke fraude.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

IT omgeving

IT-omgeving Inleiding

Als onderdeel van onze controleaanpak hebben wij werkzaamheden uitgevoerd om inzicht te krijgen in de toepassing van de IT systemen in de bedrijfsprocessen en de daarbij (eventueel) behorende risico’s.

Tijdens onze interim-controle hebben wij controlewerkzaamheden uitgevoerd op relevante IT-beheersmaatregelen die uw organisatie heeft genomen in de IT-processen; beheersen van de IT-operatie (IT-continuïteitsmaatregelen en uitbestede diensten), beheersen van updates (ontwikkelen en implementeren van nieuwe functionaliteit), beheersen van de identiteit van gebruikers (opzetten passende beveiligingsinstellingen) en beheersen van de bevoegdheden van gebruikers (verlenen en onderhouden van toegang). Afhankelijk van het belang van de IT-applicatie voor de jaarrekeningcontrole en uw organisatie hanteren wij een bepaalde scope waarbij wij de uitkomsten van uw IT-inrichting toetsen. Zie de onderstaande tabel voor de relevante IT-applicaties en de evaluatie van de IT-processen die door ons zijn gecontroleerd. Samenvatting bevindingen

Veel handelingen die binnen organisaties plaatsvinden, worden geregistreerd door middel van automatisering. Daarbij zijn diverse interne beheersingsmaatregelen steeds vaker geautomatiseerd in softwarepakketten. Wij onderzoeken daarom de beheersing van uw IT-omgeving en rapporteren daarover in deze management letter. Op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden in augustus 2024 hebben wij onze inschatting van de kwaliteit van uw IT-systeem en/of applicaties opgenomen. Hierbij hebben wij de volgende onderverdeling gemaakt om de kwaliteit weer te geven: Actiepunt: verbetering op (korte) termijn vereist Adviespunt: verdere aanscherping mogelijk Op dit moment voldoende Bij het uitvoeren van onze werkzaamheden hebben wij gekeken naar de algemene onderwerpen rondom de beheersing van uw IT omgeving zoals in de tabel hieronder opgenomen. In de bijlage met IT-bevindingen zijn de uitkomsten van onze IT-werkzaamheden nader beschreven. IT-proces IT-applicatie

Authenticatie

Netwerk

Autorisatie

Wijzigingsbeheer n.v.t

UNIT4 Financials

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

IT-omgeving Cybersecurity

Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij inzicht gekregen in de cybersecurity-gerelateerde risico’s die zouden kunnen leiden tot een potentiële afwijking van materieel belang in de jaarrekening (met betrekking tot zowel financiële als niet-financiële informatie). Hiervoor hebben wij inzicht gekregen in de mate waarin, en de overweging waarom de organisatie bepaalde informatiebeveiligingsmaatregelen heeft genomen om deze cyberrisico's te beperken. Om het risico van cyberbeveiligingsbedreigingen (d.w.z. continuïteit van de dienstverlening en integriteit van de financiële verslaglegging) te verlagen, heeft uw organisatie een mix van beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd, waaronder: • Preventieve controles: bewustzijnscampagnes, beveiliging van IT-componenten en netwerksegmentatie, MFA i.c.m. extern inloggen. • Detectieve controles: Firewall en anti-virusscan. • Monitoring: kwetsbaarheidsscans / pentest. We hebben in boekjaar 2024 geen cyberbeveiligingsincidenten geconstateerd die mogelijk leiden tot een afwijking van materieel belang in de jaarrekening van uw organisatie. Onze controlewerkzaamheden zijn niet primair gericht op het doen van uitspraken over cyberbeveiliging en we hebben ook geen instructies van het management ontvangen voor het uitvoeren van diepgaande IT-werkzaamheden.

Indien uw organisatie daar behoefte aan heeft, kan onze IT-Advisory diepgaande cybersecurity werkzaamheden uitvoeren via een IT-verdiepingsopdracht.

NIS2

In Nederland is de Cyberbeveiligingswet (verder: Cbw) in ontwikkeling die vanaf 2025 verplicht zal worden en de EU richtlijn NIS2 (verder: Network and Information Systems Directive) implementeert. De wet is uit de consultatieronde en wordt na de zomer definitief gemaakt voor invoering naar verwachting in voorjaar 2025. Dit heeft betrekking op meerdere sectoren, waaronder de sector waar uw organisatie onder valt. Er worden strengere eisen gesteld aan de beveiliging van netwerk- en informatiesystemen. Organisaties worden onder de Cbw meer dan nu verplicht om te zorgen voor de beveiliging van de hele keten waar zij deel van uitmaken. Op basis van het risico in de leveringsketen zullen zij cybersecurity maatregelen moeten opleggen aan hun leveranciers. Die groep leveranciers zal ook digitaal veiliger moeten gaan werken. Daarnaast komt er een verplichte registratie en meldplicht voor incidenten (naast degene die al bestaat voor privacy). Er worden maatregelen ingevoerd om de naleving van de NIS2 richtlijn te verzekeren, inclusief financiële sancties voor niet-naleving. Wij adviseren om vanuit een actueel inzicht in de IT-objecten en gegevens in de keten waarvan uw organisatie deel uitmaakt de risico’s te benoemen en maatregelen en contractuele afspraken scherp in beeld te hebben.

Daarop aanvullend dienen vervolgens een aantal basis hygiëne maatregelen conform de nieuwe wet ingericht te worden. Wij hebben hiervoor een stappenplan ontwikkeld en kunnen u hierbij ondersteunen.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Voorbereiding jaarrekeningcontrole

Voorbereiding jaarrekeningcontrole Algemeen

Om aan uw behoeften te kunnen voldoen en om het proces voor de jaareinde controle verder te kunnen verbeteren, vinden wij het belangrijk om vooraf afspraken te maken, het proces regelmatig te evalueren en onze bevindingen met u te delen. Om achteraf verrassingen te voorkomen willen wij de hieronder opgenomen werkafspraken met u maken.

Planning

Wij starten eind maart 2025 met de jaarrekeningcontrole. Om de jaarrekeningcontrole efficiënt te laten verlopen is het belangrijk dat vóór deze datum een conceptjaarrekening inclusief sluitende brugstaat en controledocumentatie aanwezig is. Voor de benodigde controledocumentatie (het balansdossier) zullen wij een aparte op te leveren stukkenlijst aanleveren, inclusief deadlines voor de aanlevering van de documentatie.

Deelwaarnemingen en gegevensgerichte werkzaamheden

Voor aanvang van de jaareinde controle zullen wij de belangrijkste deelwaarnemingen uitzetten. Hiervoor is het noodzakelijk dat u tijdig de administratie(s) afsluit en de auditfile(s) aan het controleteam verstrekt. Het vooraf uitzetten van onze selecties heeft als bijkomend voordeel dat uw medewerkers de benodigde controledocumentatie op een door hun gekozen moment (voor aanvang van de controle) kunnen verzamelen.

Kwaliteit van cruciaal belang

Voor een efficiënte controle en korte doorlooptijd vragen we u om een interne kwaliteitscheck uit te voeren op de door uw medewerkers aangeleverde stukken. Dit voorkomt onnodige vragen en uitzoekwerk gedurende de jaarrekeningcontrole.

Specifieke aandachtspunten

• Voorziening stadhuis: We vragen u de berekening voor deze voorziening te actualiseren. • WMO: De gemeente Middelburg heeft de afgelopen jaren onzekerheden ten aanzien van het sociaal domein (Wmo en PGB’s). Het is van belang •

Onze verwachtingen

om hierover tijdig in overleg te treden, zodat eventuele bijzonderheden in een vroeg stadium gecontroleerd kunnen worden. Grondexploitaties: De gemeente Middelburg heeft omvangrijke en op onderdelen complexe grondexploitaties. We vragen u de grondexploitaties tijdig door te rekenen, zodat wij de grondexploitaties reeds voorafgaand aan de start van de jaarrekeningcontrole kunnen controleren.

Om een kwalitatief goede en efficiënte controle uit te voeren verwachten wij van u het volgende: • Complexe vraagstukken worden vooraf met ons afgestemd op basis van uw eigen standpunt; • Tijdige aanlevering van de (volledige) jaarrekening aansluitend met uw administratie en het concept jaarverslag; • Maximaal twee versies van de jaarrekening (concept en definitief); • Tijdige en volledige aanlevering van het balansdossier volgens de op te leveren stukkenlijst; • Uw medewerkers zijn voldoende beschikbaar om vragen (tijdig) te beantwoorden; • Na het opmaken van de jaarrekening wordt niet meer geboekt in de administratie van het te controleren boekjaar.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Jaarrekeningcontrole & data-analyse Gebruik van data-analyse in de jaarrekeningcontrole

Om te komen tot een efficiënte en effectieve controle maken wij gebruik van data-analyse. Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van de geplande data-analyses. Afhankelijk van de bevindingen naar aanleiding van de data-analyses, voeren wij waar nodig aanvullende (gegevensgerichte) werkzaamheden uit.

Analyse

Effect op de controle

Journal entry testing op basis van auditfile

Door het inlezen van de auditfile in onze datafactory, krijgen wij snel en diepgaand inzicht in de financiële transacties binnen uw organisatie.

Bankanalyse uitgaande betalingen

Door het inlezen van de CAMT.053 en SEPA bestanden in onze datafactory, krijgen wij snel een diepgaand inzicht in alle uitgaande betalingen die zijn verricht vanuit de betaalomgeving van de BNG.

Analyse workflow inkoopfacturen

Door het verkrijgen van de juiste extractie uit Coda krijgen wij inzicht in de workflow van inkoopfacturen en kunnen wij vaststellen of de interne beheersingsactiviteit (de verwerking van inkoopfacturen komt in functiescheiding tot stand) gedurende het jaar heeft gewerkt.

Analyse workflow crediteurenstamgegevens

Door het verkrijgen van de juiste extractie uit Coda krijgen wij inzicht in de workflow van de crediteurenstamgegevens (specifiek gericht op de bankrekeningnummers) en kunnen wij vaststellen of de interne beheersingsactiviteit (de mutatie van crediteurenstamgegevens komt in functiescheiding tot stand) gedurende het jaar heeft gewerkt.

Analyse workflow memoriaalboekingen

Door het verkrijgen van de juiste extractie uit Coda krijgen wij inzicht in de workflow van de memoriaalboekingen (specifiek gericht op de module aanvragen memoriaal) en kunnen wij vaststellen of de interne beheersingsactiviteit (memoriaalboekingen komen in functiescheiding tot stand) gedurende het jaar heeft gewerkt.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Bijlagen

Bijlage: Bevindingen en aanbevelingen Hierna zijn de detailbevindingen en aanbevelingen ten aanzien van de belangrijkste processen opgenomen. Per pagina is een bevinding opgenomen met daarbij het risico en de aanbeveling. Bij elke bevinding staat het jaar van de eerste vermelding aangegeven evenals de geschatte kans van voorkomen en impact op uw organisatie. Per bevinding geven wij aan welke aanvullende werkzaamheden wij zullen uitvoeren om het geconstateerde risico (gegevensgericht) te ondervangen.

Bevinding

TITEL BEVINDING

Constatering

In dit blok wordt aangegeven wat gedurende de accountantscontrole is geconstateerd en waarvan wij u graag op de hoogte willen brengen.

Risico

Hierbij geven wij aan wat de risico's zijn van de bevinding en wat de gevolgen voor uw organisatie kunnen zijn.

Aanbeveling

Hier geven wij u aanbevelingen met betrekking tot de bevinding. Deze aanbeveling is een mogelijke oplossing voor de bevinding.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

Hier geven wij een update van de bevinding wanneer deze in een eerder boekjaar is geconstateerd. Tevens kan de bevinding gevolgen hebben voor de controleaanpak en de omvang van onze controlewerkzaamheden. Op deze plaats maken wij hier eveneens vermelding van.

Status bevinding:

Legenda  = opgelost  = actie ondernomen, maar nog niet afgerond  = nieuwe bevinding

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Bijlage: Bevindingen en aanbevelingen Bevinding

1. Vastlegging documentatie prestatielevering

Constatering

Status bevinding

Wij hebben geconstateerd dat de gemeente nog geen systeemgerichte controles heeft uitgevoerd om vast te stellen dat het interne beleid omtrent prestatieleveringen wordt nageleefd. Wel hebben we van de ICmedewerkers vernomen dat de uitvraag van de prestatielevering over 2023 bij de betrokken budgethouders soepel is verlopen. Hieruit concludeert de organisatie dat vastlegging van de prestatielevering in het inkoopproces op orde is. Derhalve geeft de gemeente momenteel geen prioriteit aan systeemgerichte controles of het systeemtechnisch waarborgen van de prestatielevering. Risico

Indien de prestatieverklaring onvoldoende gedocumenteerd is, kan niet worden aangetoond dat een betaling getrouw en rechtmatig plaatsvindt. Dit kan resulteren in een (materiële) onzekerheid voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid.

Aanbeveling

We adviseren echter om de vastlegging van de prestatielevering wel periodiek te toetsen danwel systeemtechnisch te waarborgen vanwege de preventieve werking die hiervan uitgaat, waardoor bevindingen voorkomen kunnen worden. Daarnaast vergroot het de interne beheersing, waardoor minder gegevensgerichte werkzaamheden noodzakelijk zijn.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

Wij zetten, in samenspraak met de gemeente, door middel van een steekproef werkzaamheden op om vast te stellen dat de inkopen getrouw en rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Bijlage: Bevindingen en aanbevelingen Bevinding

2. Inzet inkoopadviseurs

Status bevinding

Constatering

Bij de start van het aanbestedingstraject wordt de betrokkenheid van een inkoopadviseur niet afgedwongen.

Risico

Er bestaat een risico op rechtmatigheidsfouten door onjuiste aanbestedingskeuzes.

Aanbeveling

We adviseren maatregelen te treffen om te waarborgen dat inkoopadviseurs tijdig betrokken worden bij aanbestedingstrajecten. Daarnaast adviseren we u door middel van periodieke interne controles het juiste en volledige gebruik van het inkoopformulier te blijven monitoren, tot het moment dat nieuwe beheersmaatregelen het onderkende risico afdekken.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

De gemeente zet, in samenspraak met ons, door middel van een kritische deelwaarneming werkzaamheden op om achteraf vast te stellen dat de aanbestedingen rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Bijlage: Bevindingen en aanbevelingen Bevinding

3. Inkoopformulier

Constatering

We hebben vernomen dat het inkooptrajectformulier niet altijd volledig wordt ingevuld.

Risico

Er bestaat een risico op rechtmatigheidsfouten door onjuiste aanbestedingskeuzes.

Aanbeveling

Wij adviseren om middels periodieke interne controles het juiste en volledige gebruik van het inkoopformulier te monitoren.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

De gemeente zet, in samenspraak met ons, door middel van een kritische deelwaarneming werkzaamheden op om achteraf vast te stellen dat de aanbestedingen rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Status bevinding

Bijlage: Bevindingen en aanbevelingen Bevinding

4. Timing tussentijdse aanbestedingsanalyse

Constatering

Per eind september 2024 heeft de gemeente nog geen volledige tussentijdse spendanalyse uitgevoerd. We merken daarbij wel op dat de tussentijdse spendanalyse na onze interimcontrole is afgerond.

Risico

Het risico bestaat dat inkopen niet op de juiste wijze worden aanbesteed, hetgeen leidt tot rechtmatigheidsfouten in het aanbestedingsproces.

Aanbeveling

We adviseren de gemeente om de aanbestedingsanalyse eerder tussentijds in het boekjaar uit te voeren, zodat eventuele (naderende) bevindingen nog in hetzelfde kalenderjaar gesignaleerd en voorkomen kunnen worden.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

De gemeente zet, in samenspraak met ons, door middel van een kritische deelwaarneming werkzaamheden op om achteraf vast te stellen dat de aanbestedingen rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Status bevinding

Bijlage: Bevindingen en aanbevelingen Bevinding

5. Onzekerheden Wmo-lasten

Constatering

In voorgaand jaar zijn er voor € 2,1 miljoen aan onzekerheden in de Wmo gerapporteerd door de voorgaand accountant. Het overgrote deel van deze onzekerheden zag toe op ontbrekende beschikkingen en/of ondersteuningsplannen. De onzekerheid is met name ontstaan doordat de gemeente per 1 januari 2020 haar Wmo-taken zelf is gaan uitvoeren, nadat deze taken in de voorgaande jaren waren uitbesteed aan Porthos.

Status bevinding

De afgelopen jaren heeft de gemeente Middelburg acties ondernomen om deze situatie te verbeteren. Zo heeft de gemeente interne controles uitgevoerd om vast te stellen dat cliënten daadwerkelijk recht op zorg hebben (gehad). Hierdoor is de groep cliënten met onzekerheden over terechte toekenning van zorg verminderd. Echter verwacht de gemeente door beperkte capaciteit op de afdeling in combinatie met een toename van nieuwe Wmoaanvragen dat de onzekerheden uit voorgaande jaren in boekjaar 2024 nog niet volledig opgelost zijn. We hebben vernomen dat de streefdatum van 31 december 2025 naar verwachting ook niet gehaald zal worden. Risico

Het risico bestaat dat er in boekjaar 2024 wederom sprake is van omvangrijke onzekerheden ten aanzien van Wmo-lasten.

Aanbeveling

We adviseren maatregelen te treffen om de achterstanden ten aanzien van de (interne) controles op recht op Wmo zo spoedig mogelijk op te lossen.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

We zetten, in samenspraak met de gemeente Middelburg, gegevensgerichte werkzaamheden op om de getrouwe en rechtmatige verantwoording van Wmo-lasten vast te stellen.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Bijlage: Bevindingen en aanbevelingen Bevinding

6. Overwegingen bij goedkeuren memoriaalboekingen & IC’s

Constatering

In het financieel pakket Coda is ingeregeld dat een tweede medewerker een voorgestelde memoriaalboeking moet goedkeuren voordat de boeking verwerkt kan worden. Het is voor ons echter niet zichtbaar welke toetspunten zijn gehanteerd door de tweede medewerker die de uiteindelijk boeking heeft goedgekeurd.

Status bevinding

Daarnaast hebben we vastgesteld dat in 2024 op basis van het interne controleplan geen interne controles plaatsvinden op de juistheid van memoriaalboekingen. Risico

Het risico bestaat dat er foutieve of onrechtmatige memoriaalboekingen worden uitgevoerd. Daarnaast bestaat het risico dat achteraf niet vastgesteld kan worden door de (V)IC in hoeverre de boeking terecht is goedgekeurd.

Aanbeveling

We adviseren om de medewerker die de memoriaalboeking controleert expliciet te laten vastleggen waarom de memoriaalboeking akkoord is, zodat de werking van deze interne beheersmaatregel achteraf effectief getoetst kan worden.

Daarnaast adviseren we om periodiek interne controles uit te voeren op de juistheid van memoriaalboekingen. Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

We vragen de gemeente om een risicogerichte controle uit te voeren op de memoriaalboekingen over 2024. Afhankelijk van de resultaten en de diepgang van deze controles bepalen we in hoeverre we aanvullende werkzaamheden moeten verrichten ten aanzien van memoriaalboekingen.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Bijlage: Bevindingen en aanbevelingen Bevinding

7. Functiescheiding begrotingswijzigingen & IC’s

Constatering

Op basis van de procesbespreking hebben we vernomen dat geen sprake is van een ingeregeld 4-ogen principe binnen dit proces.

Status bevinding

Daarnaast hebben we vastgesteld dat er in 2024 op basis van het interne controleplan geen interne controles plaatsvinden op de juistheid en volledigheid van doorgevoerde begrotingswijzigingen. Risico

Het risico bestaat dat vastgestelde begrotingswijzigingen onjuist of niet volledig worden doorgevoerd.

Aanbeveling

We adviseren om binnen dit proces voldoende functiescheiding in te regelen, zodat begrotingswijzigingen altijd collegiaal getoetst worden voordat deze verwerkt worden. Daarnaast adviseren we om periodiek interne controles uit te voeren op de volledige en juiste verwerking van begrotingswijzigingen.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

Deze bevinding ziet toe op het begrotingscriterium, dat onderdeel is van de rechtmatigheidsverantwoording. We controleren de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording per jaareinde. Daarbij adviseren we het college om een slotwijziging te laten vaststellen door de gemeenteraad in de laatste raadsvergadering van 2024, zodat de gewijzigde begroting 2024 in één overzicht is vastgesteld.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Bijlage: IT-bevindingen en aanbevelingen Onderwerp IT General Controls

Op deze pagina leggen we in het kort uit wat de verschillen elementen inhouden.

Toegangsbeveiliging

Wijzigingsbeheer

Continuïteitsmaatregelen en beveiliging

Omschrijving van de ontwikkeling Bij het toetsen van ‘toegangsbeveiliging’ wordt onderzocht of de inrichting van de IT-omgeving de authenticiteit van de gebruiker van een gebruikersaccount borgt. Vervolgens onderzoeken wij de mogelijkheden voor het ‘steunen’ op autorisaties en de processen rondom het verstrekken, muteren en ontnemen van autorisaties binnen de omgeving. Wanneer de randvoorwaarden hiervoor voldoende aanwezig zijn, kunnen wij in de controle gebruikmaken van ingerichte functiescheiding in het systeem. Een adequate inrichting kan preventief risico’s voor uw organisaties beperken en tegelijkertijd efficiencyvoordelen opleveren in de controle. Bij het toetsen van ‘wijzigingsbeheer’ ofwel change management wordt vastgesteld dat wijzigingen aan de applicatie op gestructureerde en gecontroleerde wijze worden doorgevoerd. Voor uw organisatie heeft wijzigingsbeheer ten doel om te voorkomen dat applicaties zich niet gedragen zoals u verwacht na een wijziging in de software, resulterend in, wellicht niet opgemerkte, (financiële) gevolgen. Onder de noemer continuïteit en beveiliging krijgen wij inzicht in uw beheersing van risico’s gericht op continuïteit van uw bedrijfsvoering. Hierbij kan discontinuïteit worden veroorzaakt door menselijk of technisch falen, maar ook door interne of externe kwaadwillende.

Voor continuïteit zijn met name het punt in de tijd tot waar u gegevens bij discontinuïteit kunt herstellen en de tijd die het kost om tot een normale bedrijfsvoering te komen bij discontinuïteit van belang. Hiernaast schatten wij uw beheersing van cyber risico’s in.

Het is voor ons van belang om inzicht te krijgen in de verantwoordelijkheden die binnen de organisatie zijn ingericht – of met andere organisaties overeen zijn gekomen (uitbesteding) – ten aanzien van de beheersing van de IT-omgeving. Hierbij kijken wij naar beleidsstukken ten aanzien van IT-strategie, beveiliging en functiescheiding. Ook de interne beheersingsmaatregelen die al Adviespunten dan niet zijn ingericht binnen de IT-omgevingen zijn onderdeel van onze scope. Indien maatregelen periodiek worden uitgevoerd, kunnen wij hier gebruik van maken in de jaarrekeningcontrole. Deze adviespunten hebben niet een directe impact op onze zonder controlewerkzaamheden, maar zijn wel wenselijk. directe impact

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Bijlage: IT-bevindingen Netwerk Jaar Status

Authenticatie

Autorisatie

Continuïteit

2024 Authenticatie

Autorisatie

Continuïteit

Bevinding

Er zijn generieke accounts geconstateerd op het netwerk. Dit betreffen service accounts, testaccounts en een afdelingsaccount. Aangezien het inloggen bij de financiële applicatie niet via Single Sign-On verloopt, heeft deze constatering geen impact op de jaarrekeningcontrole.

De hoge rechten voor het netwerk zijn belegd en beheert door de externe organisatie (I&A Samenwerking). Hoge rechten zijn belegd bij onafhankelijke functionarissen (30 gebruikers) in het kader van de jaarrekening controle. Er is sprake van een functie-autorisatiematrix en een geautomatiseerde periodieke controle op gebruikers en rechten, echter missen wij het zichtbare gebruik van de functie-autorisatiematrix voor het toekennen van rechten en rollen.

Geen bevindingen

Risico

Het toekennen en wijzigen van rechten en rollen wordt uitgevoerd op basis van een bestaande medewerker i.p.v. een vooraf vastgestelde set aan rechten. Het risico bestaat dat onjuiste rechten worden toegekend aan de nieuwe medewerker en dat functiescheiding kan worden doorbroken.

Aanbeveling

Wij adviseren om vooraf, bij het toekennen van nieuwe autorisaties en wijzigingen van bestaande autorisaties, de functie autorisatiematrix zichtbaar te gebruiken.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

De bevindingen ten aanzien van autorisatie zorgen ervoor dat we niet volledig kunnen steunen op autorisaties binnen het netwerk. Aangezien we wel kunnen steunen op authenticatie en hoge rechten belegd zijn bij onafhankelijke functionarissen, is de impact van deze bevinding op de jaarrekeningcontrole beperkt.

Management commentaar

Er wordt binnen I&A voor de autorisatie van medewerkers gebruik gemaakt van de autorisatiematrix. Dit wordt echter niet expliciet vastgelegd in de aanvraag. We passen het aanvraag en wijzigingsproces aan zodat dit standaard gedocumenteerd wordt.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Bijlage: IT-bevindingen UNIT4 Financials Jaar Status

Authenticatie

Autorisatie

Wijzigingsbeheer

2024 Authenticatie

Autorisatie

Wijzigingsbeheer

Bevinding

Er zijn geen bevindingen geconstateerd

De hoge rechten zijn belegd bij onafhankelijke functionarissen in het kader van de jaarrekening controle. Echter hebben we niet kunnen vaststellen dat er een geformaliseerde beleid is voor het toekennen, wijzigen, intrekken en controleren van autorisatie. De organisatie beschikt daarnaast niet over een functie-autorisatiematrix voor de applicatie.

De organisatie beschikt niet over een formele procedure voor het doorvoeren van wijzigingen. Daarnaast hebben wij het bestaan van deze procedure niet kunnen vaststellen.

Risico

Het risico bestaat dat bedoelde functiescheiding binnen de applicatie wordt doorbroken door het ontbreken van een procedure voor toekennen, wijzigen, intrekken en controleren van autorisaties.

Het risico van ontoereikend wijzigingsbeheer is dat niet-geteste wijzigingen kunnen worden doorgevoerd, wat de integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van systemen en gegevens in gevaar kan brengen.

Aanbeveling

Wij adviseren u de voor uw organisatie kritische functiescheidingen te identificeren, implementeren en deze periodiek te controleren volgens een vastgestelde procedure. We raden u verder om functieautorisatie matrix op te stellen waarop rechten tot de applicatie worden toegekend op basis van het “need to know” principe.

Wij adviseren om samen met de I&A samenwerking een proces te ontwerpen waarbij releases duidelijk worden beschreven, getest en gecommuniceerd.

Gevolgen voor de jaarrekeningcontrole

Autorisatie: De bevindingen ten aanzien van autorisatie zorgen ervoor dat we niet volledig kunnen steunen op autorisaties binnen Unit4. Aangezien we wel kunnen steunen op authenticatie en hoge rechten belegd zijn bij onafhankelijke functionarissen, is de impact van deze bevinding op de jaarrekeningcontrole beperkt. Wijzigingsbeheer: Middels aanvullende werkzaamheden (beoordelen release notes) zijn er geen uitzonderingen op het gebied van wijzigingsbeheer vastgesteld die impact hebben op de jaarrekeningcontrole.

Management commentaar

Autorisatie: Vanuit applicatiebeheer zal er een autorisatiematrix worden opgesteld. Wijzigingsbeheer: De gemeente gaat dit punt samen met de I&A samenwerking oppakken.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Bijlage: Recente ontwikkelingen Ontwikkelingen Als organisatie zijn u maar ook uw omgeving waarin de organisatie actief is constant in beweging door bijvoorbeeld marktontwikkelingen, technologische ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving. De impact van deze veranderingen hebben impact op onze controle aanpak. In deze bijlage zijn de wijzigingen opgenomen die impact hebben op onze controleaanpak voor boekjaar 2024.

Onderwerp

Omschrijving van de ontwikkeling

Rechtmatigheidsverantwoording

Met ingang van verslagjaar 2023 hebben gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening. Uit de eerste evaluatie blijkt dat de rechtmatigheidsverantwoording nog niet zoveel toegevoegde waarde heeft gecreëerd voor de Raad als van tevoren was gehoopt. Het échte gesprek tussen het college en de Raad is in veel gevallen uitgebleven. We adviseren daarom om (het proces rondom) de rechtmatigheidsverantwoording 2023 intern te evalueren om zodoende te stimuleren dat het gesprek over de rechtmatigheidsverantwoording in 2024 (nog) beter wordt gevoerd. Over 2023 hebben veel gemeenten omvangrijke rechtmatigheidsfouten door begrotingsoverschrijdingen gerapporteerd. Daarbij merken we op dat de foutenevaluatie omtrent begrotingsrechtmatigheid per gemeente en accountant verschilt. Dit geldt overigens ook voor het M&O-criterium, waarvoor eenduidige normen ontbreken. Hieruit blijkt dat de kaders nog te onduidelijk waren. Derhalve heeft de Commissie BBV recent de Kadernota Rechtmatigheid 2024 uitgebracht. De belangrijkste wijzigingen zijn: • de voorbeeldtabel die op 20 november 2023 op de website van de Commissie BBV is opgenomen als voorbeeld voor het inzichtelijk maken van (begrotings-)onrechtmatigheden in de rechtmatigheidsverantwoording is gewijzigd en nu dus opgenomen in de Kadernota zelf (pag.

34 en 35); • een verduidelijking van wanneer overschrijdingen ten aanzien van wel of niet tijdig melden als onrechtmatig worden beschouwd en wanneer welke begrotingsonrechtmatigheden als gevolg van overschrijding van lasten en/of investeringen als acceptabel (passend in het beleid) worden beschouwd: dus wel onrechtmatig, maar acceptabel (pag. 33); • een tekstuele aanpassing in de modelverantwoording ten aanzien van de geconstateerde bevindingen, specifiek in relatie tot de omvang van niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten, lasten en balansmutaties en welk deel acceptabel is op basis van de vastgestelde afspraken (zie pag. 42). Wij vragen u deze hanteren in de jaarstukken 2024; • een aangepast hoofdstuk 2 om het bestuurlijk belang van rechtmatigheid voor raadsleden te verduidelijken; • het niet meer in de rechtmatigheidsverantwoording opnemen van geconstateerd misbruik waarbij het M&O beleid is toegepast en heeft geleid tot bijvoorbeeld terugvorderingen en het opleggen van sancties. De jaarrekening is in deze situatie immers getrouw en de financiële effecten van het misbruik zijn teniet gedaan. Wel dient via de paragraaf bedrijfsvoering inzicht te worden gegeven in de aard en (financiële) impact van het bij de gemeente geconstateerde misbruik. Voor de volledigheid merken wij op dat tot op heden het BBV en BADO nog niet zijn aangepast.

Het streven van BZK is nog steeds om BBV en BADO nog dit kalenderjaar aan te passen, maar daarbij is men afhankelijk van de agenda van de Tweede kamer.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Bijlage: Recente ontwikkelingen Onderwerp

Omschrijving van de ontwikkeling

Wethouderspensioenen

De nieuwe pensioenwet is op 1 juli 2023 ingegaan. Uiterlijk 1 januari 2027 moeten alle werknemers en gepensioneerden duidelijkheid hebben over de gevolgen daarvan voor hun pensioen, alvorens 1 januari 2028 alle pensioenen worden overgezet. De nieuwe wet heeft ook gevolgen voor de pensioenen van politieke ambtsdragers, waaronder de pensioenen van wethouders. Zij vallen onder de pensioenregeling die is opgenomen in de Algemene pensioen- en uitkeringswet politieke ambtsdragers (Appa). Dit is een op zichzelf staande wettelijke pensioenregeling waarvoor de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) verantwoordelijk is. De Pensioenwet en de Wet toekomst pensioenen (Wtp) gelden niet voor deze pensioenregeling. Echter, de bestendige beleidslijn is dat de rechtspositie voor politieke ambtsdragers zoveel als mogelijk geënt is op de rechtspositie van overheidswerknemers bij het Rijk (“normaal waar het kan, bijzonder waar het moet”). Er is volgens BZK geen aanleiding om de bijzondere positie van politieke ambtsdragers in de pensioenregeling Appa tot uitdrukking te laten komen. Het politieke ambt wordt gezien als een stap in een carrière, waar na het aftreden de ambtsdrager zijn loopbaan met pensioenopbouw elders voortzet. Vandaar dat de Appa zoveel mogelijk de ABP pensioenregeling van de overheidswerknemers volgt.

Na de aanvaarding van de Wet aanpassing Appa zijn per 1 juli 2022 de inhoudelijke verschillen tussen het ABP reglement en de Appa opgelost waardoor de Appa en het ABP reglement gelijk zijn getrokken. Voor een groot deel van de politieke ambtsdragers geldt dus dat zij nu materieel al dezelfde pensioenregeling hebben als andere overheidswerknemers (die bij ABP zitten). Nu geldt voor politieke ambtsdragers nog dat de pensioenuitkeringen niet uit een pensioenfonds betaald worden, maar uit de begroting van de gemeenten. De gemeente heeft ter dekking van de toekomstige pensioenlasten in lijn met BBV een voorziening op de balans opgenomen. Het ligt voor de hand de pensioenen van politieke ambtsdragers, die immers ook werkzaam zijn in het overheidsdomein, op te nemen in de nieuwe premieregeling voor overheidswerknemers binnen de wettelijke kaders van de Wtp. Na het onderbrengen van de Appa-pensioenen bij het ABP door middel van een collectieve waardeoverdracht worden pensioenen niet meer direct betaald vanuit de gemeente. Daarnaast zal hiermee de pensioenvoorziening voor (voormalig) wethouders verdwijnen.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Bijlage: Recente ontwikkelingen Onderwerp

Omschrijving van de ontwikkeling

Wethouderspensioenen (vervolg)

Tot de uiteindelijk vastgestelde overgangsdatum geldt de huidige Appa. Op de overgangsdatum zullen bestaande Appa-aanspraken worden omgezet naar het nieuwe contract van het ABP. Dit betekent dat de regels van dat nieuwe contract ook van toepassing worden op de vóór de overgangsdatum al bestaande Appa-rechten. Dat kan door de voor de overgangsdatum opgebouwde pensioenaanspraken om te zetten in nieuwe individuele pensioenvermogens. Voor de overdracht van de Appa-pensioenen geldt dat de benodigde individuele pensioenvermogens eerst moeten worden berekend door ABP. Vervolgens moeten deze door de betrokken overheidsinstellingen bij het ABP worden afgefinancierd. Dit houdt een collectieve waardeoverdracht door alle betrokken overheden aan het ABP in. Na een dergelijke affinanciering is er met ingang van de definitieve overgangsdatum geen sprake meer van het uit de begroting bekostigen van pensioenuitkeringen, maar is er sprake van fondsfinanciering. Een nog uit te voeren onderzoek door BZK zal zich nader richten op de omvang van de voorziening, de invloed van de rekenrente en de benodigde overdrachtswaarde. Daarbij moet worden aangetekend dat de verschillen tussen afzonderlijke gemeenten groot kunnen zijn. In aanloop naar de overgang moet per gemeente inzichtelijk worden gemaakt in hoeverre een toereikende voorziening is getroffen.

Wij achten het van belang de beschreven ontwikkelingen mee te nemen in uw risicoanalyse en wanneer er meer duidelijkheid is, de gevolgen te verwerken in de meerjarenbegroting. Wij wijzen u daarbij op de mogelijkheid die de commissie BBV geeft om de pensioenverplichting op basis van de nominale waarde op te nemen.

Omgevingswet

De omgevingswet is op 1 januari 2024 in werking getreden en vervangt 26 bestaande wetten. De omgevingswet heeft een indirecte en directe impact op de gemeentelijke processen en organisatie. Belangrijk is om te toetsen in hoeverre uw processen en procedures voldoen aan de omgevingswet en, waar nodig, aanpassingen te doen, zodat u volledig compliant bent aan de nieuwe omgevingswet.

Specifieke uitkeringen

In het hoofdlijnenakkoord is het voorstel opgenomen dat de SPUK's (m.u.v. BUIG) per 2026 overgaan naar het gemeentefonds met tegelijk een korting van 10%. De verwachting is dat dit in 2025 verder wordt uitgewerkt en dat bestaande SPUK’s de komende jaren worden afgebouwd. We adviseren u om deze ontwikkelen nauwlettend in de gaten te houden om de mogelijke impact voor uw gemeente te bepalen.

Managementletter 2024 gemeente Middelburg

Bijlage: Recente ontwikkelingen Onderwerp

Omschrijving van de ontwikkeling

Rekenkamer

De Model Verordening gemeentelijke rekenkamer is aangepast aan de Wet versterking decentrale rekenkamers. Dit betekent dat alle gemeenten uiterlijk 1 januari 2024 een onafhankelijke (gemeenschappelijke) rekenkamer moeten hebben. Ook voor gemeenten, die al een onafhankelijke rekenkamer hadden, verandert het één en ander.

Impact van duurzaamheidsverslaggeving steeds beter zichtbaar

Met de invoering van de verplichte verantwoording over duurzaamheid / ESG in de jaarrekening van grote ondernemingen per 1 januari 2025 zien wij de aandacht hiervoor bij gemeenten ook sterk toenemen. Beleidsmatig zien we dit concreet terug in initiatieven zoals bijvoorbeeld ‘Global Goals’ (Global Goals voor Gemeenten | VNG). Op het gebied van verantwoording, financiën en verslaggeving constateren wij dat steeds meer wordt gevraagd van gemeenten. Enkele voorbeelden uit de praktijk: • Invoering Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit per 1 juli 2024 voor de Co2-uitstoot van auto’s van werknemers bij organisaties van meer dan 100 werknemers; • Vanaf 2025 zal het hebben van een klimaatactieplan, op bedrijfs- of activaniveau, voor de meeste klanten een voorwaarde zijn om in aanmerking te komen voor BNG-financiering. De impact hiervan is hieronder nadere toegelicht. Stakeholders in het gemeentelijk domein (BNG, Ministerie en enkele (grote) gemeenten) werken in een groep met de naam ‘coalition of the willing’ vanaf 2023 samen om uniforme verslaggeving voor duurzaamheid te ontwikkelen. Onder andere als gevolg van de bovenstaande ontwikkelingen heeft de commissie BBV duurzaamheidsverslaggeving ook op haar agenda gezet. Een eerste belangrijke stap voor het ontwikkelen van verslaggevingseisen voor gemeenten op het gebied van duurzaamheid.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14929680/1