26-083 Bijlage 2. Jaarverantwoording Zeeuws Archief 2025 - defintief

Zeeuws Archief Jaarverantwoording 2025

Middelburg, 13 april 2026

Inhoud Jaarverslag 2025 ...................................................................................................................................... 3 Inleiding ................................................................................................................................................... 4 Programma Beheer ................................................................................................................................. 6 Programma Informatie en Kennis ......................................................................................................... 16 Programma Publieksbereik ................................................................................................................... 28 Overzicht algemene dekkingsmiddelen ................................................................................................ 38 Overzicht overhead ............................................................................................................................... 39 Overzicht vennootschapsbelasting ....................................................................................................... 39 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing ...........................................................................

40 Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen ............................................................................................... 42 Paragraaf Verbonden partijen ............................................................................................................... 44 Paragraaf financiering ........................................................................................................................... 45 Paragraaf bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 46 Jaarrekening 2025 ................................................................................................................................. 48 Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ......................................................................... 74

2

Jaarverslag 2025

3

Inleiding 2025 was een bijzonder jaar voor het Zeeuws Archief omdat de organisatie officieel 25 jaar bestond. In het jaar 2000 zijn het Rijksarchief Zeeland en de archiefdiensten van de gemeentes Middelburg en Veere samengegaan als Zeeuws Archief. In de afgelopen kwart eeuw heeft het Zeeuws Archief dienstverleningsovereenkomsten met meerdere Zeeuwse overheden afgesloten om hun archieven te bewaren, beheren en beschikbaar te stellen voor zowel analoog (papieren) als digitaal archief (via het Zeeuwse e-Depot). Er werd op verschillende manieren stil gestaan bij het jubileum, waaronder met de publicatie van het tijdschrift ‘Een Zee van Tijd. Bewaren, beheren en beschikbaar stellen.’ dat in november 2025 werd gepresenteerd. In het magazine staan de archieven en collecties van het Zeeuws Archief en het doen van onderzoek centraal. In april 2025 besloot Unesco de archieven van de Deltadienst en haar voorgangers op te nemen in het internationale Memory of the World Register. De archieven, die beheerd worden door het Zeeuws Archief, documenteren de geschiedenis van de internationaal baanbrekende Deltawerken, Nederlands grootste revolutionaire waterbouwkundige werken uit de 20e eeuw. Het Zeeuws Archief is gestart met de digitalisering van delen van dit archief, dankzij financiering vanuit het Metamorfoze programma van de KB.

In 2025 werd ook een tweede aanvraag voor het conserveren en digitaliseren van dit archief gehonoreerd. Er is hard gewerkt aan de herinrichting van een van de depots om meer ruimte te creëren voor inkomende archieven. Hiervoor zijn ook extra verpakwerkzaamheden verricht. Zoals elk jaar hebben medewerkers kwalitatief en kwantitatief veel werk verricht in het kader van digitalisering, (nader) toegankelijk maken, acquisitie, het op orde brengen van collecties, restauratie en behoud van stukken, lopende en nieuwe e-Depotaansluitingen en dienstverlening via het infocentrum. Zo is er in 2025 140,5 meter archieven en collecties gedigitaliseerd, een totaal van meer dan een half miljoen scans. Daar komt het scannen op verzoek en het digitaliseren van beeldmateriaal nog bij. Het eDepot blijft groeien: in 2025 zijn er meer dan 5,1 miljoen bestanden aan toegevoegd. Het op orde brengen voor duurzame toegankelijkheid van born digital archieven vraagt om nieuwe methoden en technieken. Er is daarom gestart met het ontwerpen van applicaties om deze werkzaamheden te automatiseren. Het Zeeuws Archief bereikte ook dit jaar weer een breed publiek door een scala aan activiteiten en communicatie-uitingen. De open dag van het Zeeuws Archief in november, gewijd aan het beleidsthema klimaat en water, trok veel belangstellenden.

Ook waren er veel mensen die als onderdeel van Open Monumentendag in september een kijkje kwamen nemen in het historische stadspaleis. De Gemeente Kapelle (die al sinds 2016 een DVO voor archiefbeheer en -toezicht heeft met het Zeeuws Archief) is per 1 oktober 2025 een DVO aangegaan voor de aansluiting op het Zeeuwse eDepot . De Gemeente Sluis is per 1 oktober 2025 een DVO aangegaan voor aansluiting op het Zeeuws e-Depot en per 1 november 2025 voor archiefbeheer en –toezicht. De gesprekken met overheden in het kader van het voornemen van het Rijk om uit de gemeenschappelijke regeling te treden duurden voort in het jaar 2025. De uittreding is onderdeel van de voorgestelde nieuwe Archiefwet die in februari 2025 met algemene stemmen is aangenomen in de Tweede Kamer en nu bij de Eerste Kamer ligt ter behandeling. Het wetsvoorstel strekt tot 4

modernisering van de Archiefwet 1995 zodat deze beter aansluit bij de praktijk van het digitale informatiebeheer en levert een bijdrage aan de verbetering van de informatiehuishouding van de rijksoverheid. De verwachting is dat de Archiefwet per 1 januari 2027 in werking zal treden en dat het Rijk per die datum uit de gemeenschappelijke regeling treedt. Het bestuur van het Zeeuws Archief heeft ervoor gekozen om de gemeenschappelijke regeling uit te breiden met een aantal nieuwe overheden, om de bestuurlijke basis van het Zeeuws Archief te versterken. De provincie Zeeland, het Waterschap en de gemeenten Schouwen-Duiveland, Terneuzen en Vlissingen hebben eind 2025 allemaal ingestemd met toetreding en de wijziging in de regeling is van kracht vanaf 20 februari 2026. Het algemeen bestuur bestond in 2025 uit de heren drs. F.W. Weisglas (Rijk en voorzitter), mevrouw mr. M. Vermue-Vermue (Rijk), de heer mr. E. Smit (Rijk), mevrouw drs. F. Schouwenaar (Veere), mevrouw C.J. Doorn-Roosenburg (Middelburg) en de heer mr. ing. R. Schonis (Middelburg). Het dagelijks bestuur bestond in 2025 uit de heer Weisglas, en mevrouw Doorn-Roosenburg en mevrouw Schouwenaar.

5

Programma Beheer Wat was het doel? Onder het programma Beheer vallen alle werkzaamheden rond het fysieke en digitale beheer van de archieven en collecties, de conservering en restauratie van de archieven en collecties, de werkzaamheden in het kader van het e-Depot en het beheer van de stadhuiscollecties van de gemeenten Middelburg en Veere. Ook in 2025 was het doel om de archieven en collecties zo te behouden en beheren, dat alle informatie vind- en raadpleegbaar is.

Wat hebben we ervoor gedaan? Inrichting depot en klimaatbeheersing De depots van het Zeeuws Archief bevinden zich in Middelburg, Vlissingen, Zierikzee en Terneuzen. Dit jaar zijn als gebruikelijk voor ieder depot van het Zeeuws Archief kiemgetalmetingen uitgevoerd en is actie ondernomen indien dit nodig was. Naar aanleiding hiervan is eind 2025 besloten de archieven van het Waterschap Scheldestromen die in Terneuzen staan in januari 2026 te verhuizen naar de depots in Middelburg. Elk kwartaal zijn de depots schoongemaakt, heeft er regelmatig een visuele controle plaatsgevonden en worden alle depots gemonitord op ongedierte. Nieuw binnengekomen archieven werden bemonsterd, waarbij nergens schimmelgroei is gevonden. Wel is er handmatig het nodige schimmelresidu verwijderd. Vanwege de afgesloten dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Sluis was het noodzakelijk om meer depotruimte voor dozenberging te creëren. Hiervoor is in het onderste depotruimte gemaakt door ladekasten te stapelen, verschuiven of verwijderen. Een erg intensieve logistieke inspanning die goed is verlopen zonder incidenten met medewerkers of met de archiefstukken. Alle archiefstukken zijn tijdens en ook na het project vindbaar gebleven. In het laatste kwartaal van 2025 zijn stellingkasten geplaatst in het betreffende depot. Hiervoor moesten sleuven in het beton worden geslepen.

Samen met het bedrijf dat de stellingkasten heeft geleverd, is voor een goede oplossing gezorgd om te voorkomen dat het stof zich in de rest van het depot zou verspreiden. Restauratie en behoud In 2025 is een tweede coördinator opgeleid in het kader van collectiehulpverlening (CHV). Met het CHV-team is een table topoefening gedaan (zowel droog als in een nagebootste situatie). Daarnaast zijn de eerste medewerkers getraind door de medewerkers van restauratie en behoud in het Omgaan met Originelen (OMO). Dit wordt in 2026 stapsgewijs voortgezet. Dit heeft gezorgd voor meer bewustzijn voor wat betreft de veiligheid van de stukken. Om de diverse werkzaamheden op het gebied van conservering uit te kunnen voeren zijn in het eerste halfjaar extra medewerkers ingehuurd. Samen met de restaurator, de twee behoudsmedewerkers en twee medewerkers eerstelijnsconservering is gewerkt aan onderstaande zaken. De populariteit van het scannen op verzoek blijft ook bij restauratie en behoud te bemerken. Via de Archiefbank komen veel digitaliseringsverzoeken binnen. Hiervoor is het nodige conserveringswerk gedaan om de aangevraagde stukken gereed te maken voor digitalisering. In totaal zijn hiervoor in 2025 150 stukken gerestaureerd of geconserveerd.

6

In 2025 is er in totaal 884 m1 verpakt. Bij het verpakken hoort ook het zeer bewerkelijke verwijderen van schimmelresidu en het herinrichten van kasten. Voor Waterschap Scheldestromen is verdergegaan met de verpakking van de archieven van de polders Walcheren en de Braakmanpolder. Voor de gemeente Middelburg is doorgegaan met het verpakken van het archief van gemeentewerken 1940-1991. Voor de gemeente Veere is verder gewerkt aan het verpakken van het archief van de gemeente Meliskerke en de gemeente Biggekerke. Gestart is met het verpakken van het archief van de gemeente Zoutelande en het verpakken van het archief van de Heeren van Veere is afgerond. Voor de gemeente Schouwen-Duiveland is verdergegaan met het verpakken van de handschriften. Voor de gemeente Terneuzen is verdergegaan met het verpakken van het archief van de gemeente Koewacht en is gestart met het archief van de gemeente Zuiddorpe. Voor de gemeente Vlissingen zijn de negatieven uit het fotoarchief van J.F. Dellaert verpakt. De planning voor 2025 van het verpakwerk is voor een deel aangepast door de herinrichting van depot 3. Hiervoor zijn extra verpakwerkzaamheden verricht. Zo zijn de kadasterkaarten verpakt en verplaatst naar het depot Vlissingen. Ook zijn de rolberging van XL-kaarten gereedgemaakt zodat ze verplaatst konden worden naar depot Vlissingen.

Daarnaast is veel tijd gaan zitten in laden van de kasten leeghalen en verplaatsen en ook het schoonmaken van de laden. Verder werd tijd besteed aan eerstelijnsconservering van de digitaliseringsprojecten Staten van Zeeland, Arrondissementsrechtbank Goes, Verzameling Handschriften Zeeuws Archief. Daarnaast werden eerstelijnsconserveringswerkzaamheden die door een externe partij zijn uitgevoerd begeleid. Ook werd in 2025 gewerkt aan de eerstelijnsconservering van de Metamorfozeprojecten Delta Archieven, deel 1 en Delta Archieven, deel 2. En aan het herverpakken van de archieven van het Metamorfozeproject Zeeuwse Ambachtsheerlijkheden. Metamorfozeprojecten In 2023 is het Zeeuws Archief begonnen met het Metamorfozeproject Zeeuwse Ambachtsheerlijkheden 1350-2003. Het doel van dit project is het conserveren en digitaliseren van 25 archieven van ambachtsheerlijkheden in Zeeland. Ook in 2025 is hier verder aan gewerkt. Het project wordt in 2026 afgerond. In 2024 is gestart met de werkzaamheden voor het conserveren en digitaliseren van een eerste deel van de archieven van de Deltadienst en aanverwante archieven zoals de Dienst Dijkherstel Zeeland. Het project loopt tot eind 2027. In 2025 is een aanvraag voor het conserveren en digitaliseren van het tweede deel van de archieven van de Deltadienst gehonoreerd en is de planning en begroting opgesteld.

Dit project loopt naar verwachting t/m 2028. Ondersteuning Metamorfozeproject Streekarchief Goeree-Overflakkee Het Streekarchief Goeree-Overflakkee is in 2023 begonnen aan het Metamorfozeproject heerlijkheidsarchieven Goeree-Overflakkee (1259-1984). Het Zeeuws Archief heeft hierin een adviserende rol. Het project liep tot eind 2025. Zie ook paragraaf Zakelijke dienstverlening bij programma Informatie en Kennis.

Stadhuiscollecties en relatiebeheer Veere en Middelburg Stadhuiscollecties Veere en Middelburg Het beheer en gebruik van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere heeft in 2025 in algemene zin geresulteerd in: • Het uitoefenen van toezicht op het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere; • Registratie van de objecten en het doen van onderzoek in en naar de collectie; 7

• • • •

Het verzorgen van rondleidingen, lezingen en exposities; Het adviseren betreffende conservering, aankoop en bruikleen van voorwerpen uit de collectie; Het fungeren als in- en extern contactpersoon ten aanzien van de collecties; Het onderhouden van contact met de Vereniging van Musea in Zeeland, de Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland en Walcherse musea en erfgoedinstellingen.

Er is regelmatig overleg gevoerd met bestuurders en beleidsmedewerkers cultuur en erfgoed van de gemeenten Middelburg en Veere. Toezicht op het beheer Toezicht wordt uitgeoefend op het beheer van objecten die zijn opgesteld in de locaties: • Stadhuis aan de Markt in Veere • ‘De Schotse Huizen’ in Veere • Grote en de Kleine kerk in Veere • Oudheidkamer en dorpskerk in Oostkapelle • Gemeentehuis in Domburg • Museum ‘Het Polderhuis’ in Westkapelle • Streekmuseum in IJzendijke • Verenigingsgebouw in Koudekerke • Verenigingsgebouw in Vrouwenpolder • Museum Brandspuithuis in Serooskerke • Stadhuis aan de Markt in Middelburg • Zeeuws Archief in Middelburg • Zeeuws Museum in Middelburg • Vleeshal in Middelburg • Stadskantoor/gemeentehuis in Middelburg • Stadhuismuseum in Arnemuiden • Kerktoren in Arnemuiden • Dorpshuis in Nieuw- en Sint Joosland Incidenteel werd overleg gevoerd met de beheerders van deze locaties over bewaarcondities. Objecten die in 2025 niet geëxposeerd werden, berusten in depots in de oude stadhuizen van Veere en Middelburg. Registratie, documentatie en plaatsing Registratie is een continu proces. In 2025 zijn in het beheerssysteem nieuwe taxatiebedragen, veranderende standplaatsen en nieuwe kennis over herkomst van objecten ingevoerd.

Publieksbereik In 2025 is in samenwerking met Museum Veere de expositie 'Wilhelmus - Veere, Valerius en het Volkslied' samengesteld en ingericht. Dit in het kader van de herdenking van de 450ste sterfdag van de Adriaen Valerius (Middelburg ca. 1570-Veere 1625), de samensteller van de 'Nederlandsche Gedenckclanck (1625). Hiervoor is onderzoek verricht in literatuur en diverse archieven, teksten gemaakt, illustraties uitgekozen en suggesties voor liedteksten gedaan. Bruiklenen zijn ontvangen van particulieren te Middelburg en Veere. Ten behoeve van het Valerius-nummer van het Zeeuws Tijdschrift is een artikel geschreven. Bij de opening op 27 juni 2025 is een voordracht gehouden. In samenwerking met het Centrum Beeldende Kunst te Middelburg is in het gemeentehuis in Domburg een expositie ingericht met als titel 'stuk en gemaakt' met voorbeelden van objecten uit de collectie van de gemeente Veere, beheerd door het Zeeuws Archief en in de loop der jaren zijn

8

gerestaureerd. Deze objecten werden gecombineerd met hedendaags werk van de Zeeuwse kunstenaars Sylvia Radius en Juliette Dieudonné. Voor de stadsgidsen van Middelburg is in het Middelburgse stadhuis een presentatie gehouden over 675 jaar gebruik van dit gebouw. Een lezing werd gegeven over 500 jaar trouwen in Zeeland tijdens een bijeenkomst van Zeeuwse Babsen (Buitengewoon Ambtenaar van de Burgerlijke Stand). Meegewerkt is aan een podcast over Napoleon in Veere, een aflevering van het tv-programma 'Verborgen Verleden' over het Veerse voorgeslacht van de actrice Malou Gorter, de Nationale Archeologiedag en het radioprogramma ‘het Theater van het Sentiment’ over de geschiedenis van de goudschat van Serooskerke Schriftelijke informatie werd onder andere gegeven over bouwhistorie stadhuis Veere, de Belgische schilder Lucien Frank (1857-1920), ansichtkaarten, ets van Eugene Lücker van het stadhuis Middelburg, aquarel van Jan (Johannes) de Jong, 1864-1901, het 5e bataljon van Spaanse krijgsgevangen op Walcheren in 1809-1813. Met medewerking van vrijwilligers van het Nationaal Archief van Schotland wordt een register uit het archief van de Schotse kerk van Veere ontsloten. Contact werd onderhouden met een werkgroep die zich bezighoudt met de geschiedenis van de rederijkers van Veere.

Collectiebeheer In 2025 is de langdurige bruikleen van objecten die eigendom zijn van de Stichting Buitenplaats Westhove, het Instituut Collectie Nederland, het Koninklijk Zeeuws Genootschap der Wetenschappen, de Confrérie van Sint Sebastiaan te Middelburg, het Rijksmuseum Amsterdam en enkele particulieren en instellingen voortgezet. Langdurige uitlening van objecten aan de gemeente Middelburg en Veere, de Stichting Delta Cultureel te Veere, de Oudheidkamer Oostkapelle, de Stichting Polderhuis te Westkapelle, het historisch museum te Arnemuiden, de Grote kerk Veere, het Zeeuws Archief, Stichting Streekmuseum IJzendijke en Stichting ‘het oude brandspuithuis’ zijn voortgezet. Ten behoeve van tijdelijke exposities en manifestaties zijn objecten in kortdurende bruikleen gegeven aan de Walcherse Archeologische Dienst. Schilderijenrestaurator Ronald Lutz uit Middelburg en metaalrestaurator Michiel Langeveld uit Weesp hebben restauraties aan objecten uit de collecties van Middelburg en Veere verricht

Zeeuws e-Depot In 2025 zijn er meer dan 5.1 miljoen bestanden aan het e-Depot toegevoegd, met een totale omvang van 13.75 Terabyte. Dit is mogelijk gemaakt door de in 2024 gerealiseerde upgrade van de licentie en daarnaast door de investeringen in de infrastructuur binnen het Zeeuws Archief en nieuwe medewerkers. De e-Depot applicatie van Preservica is uitgebreid met een 2e opslaglocatie voor het duurzaam bewaren van onze eigen digitale collecties. Deze “Cold Storage” is gebruikt in 2025 om van een aantal digitale collecties die lokaal bewaard werden een duurzame back-up te maken. Op deze manier zorgen we voor een kortere doorlooptijd en minder lokale back-ups die voor extra kosten zorgen. Sinds November 2025 is het team van het e-Depot uitgebreid met een Medewerker Digitaal Informatiebeheer. Deze medewerker voert ondersteunende werkzaamheden uit voor de teams e9

Depot en Collectiebeheer & Digitalisering. Hierdoor versterken we de kennis binnen het team en de onderlinge samenwerking tussen beide afdelingen. In maart 2025 heeft de Woo-match plaatsgevonden bij het Zeeuws Archief in samenwerking met de VNG. Alle Zeeuwse overheden waren hiervoor uitgenodigd. De Woo-match brengt het proces van actieve openbaarmaking in kaart voor 1 van de 17 verplichte informatiecategorieën. Van het aanmaken van een document tot en met het openbaar maken en houden van dat document. Aan de hand van een stappenplan met vragen, kaartjes en een poster loop je samen met je team en de belangrijkste betrokkenen door het hele proces – en zie je waar het nog niet matcht. Vervolgens schets je de gewenste situatie en formuleer je met behulp de belangrijkste en meest urgente acties. Na afloop van de Woo-match heb je een helder overzicht van de acties die nodig zijn ter verbetering van het proces voor de actieve openbaarmaking van de informatiecategorie. Een ander belangrijk resultaat is dat daarbij alle belangrijke betrokkenen hebben meegedacht. Het team eDepot heeft tijdens deze bijeenkomst getoetst of er behoefte was aan een centraal Woo-platform vanuit het Zeeuws Archief. Veel overheden hebben zelf een publicatieplatform aangeschaft. Enkele Zeeuwse overheden waren nieuwsgierig naar de toekomstige mogelijkheden.

Aangezien het Zeeuws Archief als GR ook moet voldoen aan de Woo, is er in 2025 gestart met het onderzoeken hoe het e-Depot ingezet kan worden voor de te publiceren stukken op de website van het Zeeuws Archief. In 2026 zal dit verder uitgerold worden zodat we medio zomer 2026 kunnen blijven voldoen aan de gestelde eisen. Digitaal atelier Nadat op 5 december 2023 het MDTO is vastgesteld, is er in 2025 gewerkt aan de Zeeuws Archief MDTO-fundering. Hierin is naast het verplicht stellen van een aantal velden binnen het MDTO, ook gekeken naar het vastleggen van een ondersteunende begrippenlijst. Deze fundering ondersteunt het beheer en de realisatie van een toegankelijke zoekfunctie. Het op orde brengen voor duurzame toegankelijkheid van born digital archieven vraagt om nieuwe methoden en technieken. In 2025 is het Zeeuws Archief gestart met het ontwerpen van applicaties om deze werkzaamheden te automatiseren. Hierdoor kunnen eerder verwerkte ongestructureerde archieven nu verder in goede en geordende staat worden gebracht en worden ze beter toegankelijk voor zorgdragers en toekomstige onderzoekers. Het Zeeuws Archief is in 2023 een onderzoek gestart naar de inzet van data science. Een aanzienlijk deel van het takenpakket van een data scientist draait om het op orde brengen van data en metadata.

Sinds 2025 heeft het Zeeuws Archief daarom een eigen pre-ingest tool, waarmee metadata semi-automatisch wordt getransformeerd naar de juiste format. Ook is er veel werk gezet op het gebied van videotulen en preservering. Hierbij is onder andere actief deelgenomen aan de ORI-A werkgroep. ORI-A is een archiefstandaard voor het duurzaam bewaren van raadsinformatie. Naast deze vormen van metadatering zijn er ontwikkelingen geweest op het gebied van persoonsnaamherkenning en gezichtsherkenning. Vooralsnog worden deze alleen toegepast in het project nader toegankelijk maken Indisch Erfgoed Digitaal. Ditzelfde project wordt ook gebruikt voor een Linked Open Data pilot. In deze pilot gaan meerdere archiefmedewerkers, van verschillende afdelingen, hands-on aan de slag met het maken van Linked Open Data met IIIF. Het doel is om dit na de pilot zelf in de vingers te hebben, zodat de opgedane kennis gebruikt kan worden voor andere projecten. Het Project Archive Text Miner van 2023 is ook nieuw leven ingeblazen. Momenteel is het mogelijk om afbeeldingen, video's, pdf's, microsoft-office en tekst-bestanden automatisch van MDTO-

10

metadata te voorzien. Hiervoor wordt o.a. op een veilige manier, gebruik gemaakt van generatieve AI. De Records Management Tool (RMTool) van VHIC is een digitale gereedschapskist die het Zeeuws Archief gebruikt en waarin verschillende functies voor databewerking zijn gecombineerd: structuur aanbrengen, bestandsformaten controleren, beveiligde documenten detecteren, enz. Ook in 2025 is gebleken dat de RMTool een belangrijke tool is voor het digitaal atelier. De aansluittrajecten Met de gemeenten Reimerswaal en Hulst en met de Veiligheidsregio Zeeland zijn gesprekken gevoerd over de start van een aansluittraject. Gemeente Borsele In januari 2025 heeft het startgesprek met gemeente Borsele plaats gevonden. In 2025 is verder gewerkt aan de QuickScan: samen met collega’s van de GR de Bevelanden heeft dit geleid tot een goed overzicht van de alle applicaties van de gemeente. Tot slot hebben we eind 2025 een eerste proef uitgevoerd met een export uit het zaaksysteem Join van Decos. In 2026 wordt dit systeem één van de drie applicaties waaraan verder wordt gewerkt om tot een goede export te komen die opgenomen kan worden in het e-Depot. Gemeente Kapelle In oktober 2025 is de DVO e-Depot getekend met de gemeente Kapelle. In november 2025 heeft het startgesprek plaats gevonden, daarna zijn de werkzaamheden gestart i.h.k.v. het aansluittraject eDepot.

Samen met gemeente Kapelle wordt gewerkt aan de QuickScan. Gemeente Middelburg Het aansluittraject van gemeente Middelburg heeft hernieuwde aandacht gekregen. Met een nieuw startgesprek is het aansluittraject weer opgepakt en worden er stappen gezet in de Quickscan. Het uitgeplaatste archief van Alfresco staat inmiddels in het Zeeuws e-Depot en is weg bij het nationaal archief. Door werkzaamheden van de specialisten e-Depot is het archief beter doorzoekbaar gemaakt. Er is in 2025 een training Preservica gegeven aan de afdeling Informatiebeheer zodat de gemeente Middelburg zelf Preservica kan bevragen. Dit heeft ervoor gezorgd dat de informatievragen niet meer bij de studiezaal van het Zeeuws Archief komen; Gemeente Middelburg haalt deze informatie nu zelf uit Preservica. In 2025 is gestart met het opschonen van het uitgeplaatste Alfresco Archief. Na een bijeenkomst waarbij de e-Depot specialist gezamenlijk met de projectleider en de gemeente afspraken hebben gemaakt over de hoe vraag, is de gemeente begonnen met het identificeren van zaaktypen die vernietigd mogen worden. Gemeente Tholen In 2025 is met de gemeente Tholen verder gewerkt aan de doorontwikkeling van het e-Depot en de verdere invulling van de QuickScan verder uitgevoerd. Ook zijn er nog enkele aanvullingen m.b.t. bodem dossiers opgenomen in het e-Depot.

In samenwerking met de gemeente Tholen is een bewerkingsplan opgesteld voor de eerder opgenomen Corsa archieven. In dit bewerkingsplan staat beschreven welke gezamenlijke stappen ondernomen gaan worden voordat deze informatie op termijn kan worden overgebracht. Tot slot hebben we ook nog een herhaling van de gebruikerstraining gegeven voor huidige en nieuwe collega’s van het team documentaire informatievoorziening. Waterschap Scheldestromen Waterschap Scheldestromen zit in een vervangingstraject voor het zaaksysteem Corsa. In 2025 heeft het team e-Depot ondersteuning verleend aan mapping van metadata m.b.t. het nieuwe systeem dat

11

moet worden ingericht binnen MS365 in 2026. Ten gevolge hiervan ligt het aansluittraject stil, maar blijft het team e-Depot in overleg met het Waterschap Scheldestromen. Gemeente Schouwen-Duiveland Met de gemeente Schouwen-Duiveland is intensief samengewerkt in twee langer lopende trajecten voor de realisatie van een exportmodule in Notubiz en het realiseren van een export vanuit het zaaksysteem zaaksysteem.nl. Deze projecten zijn verderop meer in detail beschreven. Daarnaast is een start gemaakt met de voorbereiding van de opname van een grote collectie luchtfoto’s. Gemeente Terneuzen In 2025 is de QuickScan afgerond; er wordt momenteel geschreven aan het aansluitplan. Gemeente Terneuzen is aangesloten bij het gezamenlijke traject van Xxllnc (Zaaksysteem.nl). Ook heeft de gemeente de exportmodule van RX. Mission aangeschaft en zal op dat gebied de samenwerking gezocht worden met andere gemeenten en de RUD. Het uitgeplaatste archief van Alfresco staat inmiddels in het Zeeuws e-Depot. Door werkzaamheden van de specialisten e-Depot is het archief beter doorzoekbaar gemaakt. Er is een training Preservica gegeven aan de afdeling DIV.

Ook is gestart met het opschonen van het uitgeplaatste Alfresco Archief, na een bijeenkomst waarbij de e-Depot specialist gezamenlijk met de projectleider en de gemeente afspraken hebben gemaakt over de “hoe” vraag is de gemeente begonnen met het identificeren van zaaktype die vernietigd mogen worden en wordt er een lijst gemaakt van “te bewaren” zaaktypen. Gemeente Veere In 2025 is de QuickScan afgerond en is het aansluitplan geschreven en door de stuurgroep goedgekeurd. Er is een begin gemaakt met het mappen van de Squid-documenten die naar Corsa zijn gemigreerd. Veere is aangesloten bij het gezamenlijke traject NotuBiz wat verder op in de tekst wordt beschreven. Gemeente Vlissingen In 2025 is hard gewerkt aan de QuickScan, deze is opnieuw uitgezet binnen de organisatie en tevens is er iemand belast met deze taak. De QuickScan komt langzaam tot afronding. Dit proces neemt meer tijd in beslag dan bij andere zorgdragers vanwege de complexe organisatie van het functioneel beheer bij de gemeente Vlissingen. Elke afdeling met eigen applicaties heeft een eigen functioneel beheerder, waardoor er met heel veel afdelingen moet worden samengewerkt om de QuickScan te voltooien. Vlissingen is in staat geweest om de database van Djuma te bevragen om inzicht te krijgen in de aanwezige metadatavelden binnen Djuma.

Deze zijn in een sessie met Vlissingen gemapt naar het standaard MDTO schema van het Zeeuws E-Depot. Met Djuma wordt gesproken om de ontbrekende metadata velden aan te maken binnen Djuma en een werkende exportmodule te creëren. Vlissingen is aangesloten bij het gezamenlijke traject NotuBiz wat verder op in de tekst wordt beschreven. Provincie Zeeland De Provincie Zeeland heeft in 2025 gewerkt aan twee grote trajecten. Traject één is de uitfasering van het DMS Corsa. Vanuit het DMS Corsa is het gelukt om met de hulp van de expertise vanuit de database specialisten van de Provincie Zeeland exports te maken die voldoen aan de structuren voor het opnemen van archieven in het e-Depot. Het andere grote traject is het opnemen van de vergaderinformatie van de Provinciale Staten van Zeeland. Dit betreft in fase 1 de volledige vergaderdossiers, inclusief agendapunten, sprekersinformatie, ondertiteling en videobestanden. De verwachting is dat deze fase in Q1 van 2026 wordt afgerond. Daarna wordt van start gegaan met fase 2, nl. het opnemen van de agendabijlagen. 12

Samen met de Provincie Zeeland zijn ook de BRZO dossiers veiliggesteld in het e-Depot. De gesprekken hierover met DCMR Milieudienst Rijnmond zijn opgestart om te achterhalen wat de stand van zaken is van deze archieven. Samenwerking Dutch User Group Preservica Ook in 2025 was een medewerker van het Zeeuws Archief actief als bestuurslid van de Dutch User Group Preservica (DUGP). Doel van de DUGP is de nieuwe ontwikkelingen van Preservica te bespreken, kennis en ideeën uit te wisselen, met wensen en eisen samen op te trekken richting Preservica, maar ook het delen van kennis en ervaringen met het beheer van digitale informatie in het algemeen is hier van groot belang. Daarvoor worden zowel online als fysieke ontmoetingen georganiseerd. De contacten met Preservica zelf zijn ook van belang. Door deelname aan de internationale en landelijke bijeenkomsten leert men elkaar steeds beter kennen. Doel is de samenwerking met deze internationale leverancier te verbeteren en het inzicht bij de leverancier in de Nederlandse situatie en de hieruit voortkomende wensen en eisen, te vergroten.

RHC’s en Nationaal Archief De samenwerking met de andere RHC’s en het Nationaal Archief blijft belangrijk voor de ontwikkeling van e-Depotfunctionaliteit en -inrichting: kennisdeling, gezamenlijk opdrachtgeverschap jegens leveranciers, ontwikkeling van werkwijzen en standaarden en afstemmen van de dienstverlening. • Architectuurcommissie (AC). Ook in 2025 is deelgenomen aan de bijeenkomsten van de Architectuurcommissie van NA en RHC’s. De AC staat voor onderhoud en ontwikkeling van architectuur als MARA, toepassing van standaarden als MDTO en kennisdeling. Ontwikkelingen als Common Ground en Bewaren bij de bron worden gevolgd. • Norm voorkeursformaten. Het Zeeuws Archief participeerde ook in 2025 in deze landelijke werkgroep waarin de ‘Handreiking voorkeursformaten’ wordt onderhouden. Dit is het overzicht van de bestandsformaten die kunnen worden opgenomen in het e-Depot. Begin 2024 is de nieuwe versie als Norm Voorkeursformaten gepubliceerd, waarbij belangrijke onderdelen nu gelden als norm voor alle overheidslagen. • In 2025 is er verschillende keren afstemming geweest met het West Brabants Archief om te onderzoeken hoe wij kunnen samenwerken en van elkaar kunnen leren in het kader van het eDepot.

Ondersteuning leveranciersmanagement aangesloten overheden Het Zeeuws Archief ondersteunt de aangesloten overheden bij gesprekken met hun applicatieleveranciers om ervoor te zorgen dat archieven op een geordende en toegankelijke manier in het Zeeuws e-Depot terecht komen. Dit kan gaan over bestaande applicaties, maar ook over nog aan te schaffen applicaties. Xxllnc: inrichting en ontwikkeling exportfunctie in Zaaksysteem.nl Met Provincie Zeeland, gemeente Schouwen-Duiveland, gemeente Tholen en gemeente Terneuzen is ook dit jaar samengewerkt ten behoeve van de realisatie van een exportfunctionaliteit in Zaaksysteem.nl van Xxllnc. De leverancier heeft eind 2025 een exportfunctionaliteit opgeleverd die MDTO exports kan maken. De eerste ervaringen zijn hiermee opgedaan bij gemeente SchouwenDuiveland en Provincie Zeeland. Deze ervaringen zijn gedeeld met gemeente Terneuzen en gemeente Tholen. Samen met de leverancier Xxllnc en gemeente Schouwen-Duiveland en Provincie Zeeland vindt er nauwe samenwerking plaats voor de laatste verbeteringen doorgevoerd aan de exportmodule. De verwachting is dat in 2026 de eerste exports gemaakt kunnen worden die opgenomen gaan worden in het Zeeuws e-Depot. 13

NotuBiz: inrichting en exportfunctie NotuBiz Raadsinformatiesysteem De meeste aangesloten Zeeuwse overheden maken gebruik van het NotuBiz Raadsinformatiesysteem. Het Zeeuws Archief werkt nauw samen met gemeente SchouwenDuiveland en de leverancier aan de ontwikkeling van een exportfunctie die al een aantal jaren wordt aangekondigd. Eind 2025 is het mogelijk geworden om de eerste testexport van één individuele vergadering inclusief agendapunten, sprekersinformatie, ondertiteling, videobestanden en de agendabijlagen op te nemen in het Zeeuws e-Depot. Samen met gemeente Schouwen-Duiveland en Notubiz wordt in 2026 intensief samengewerkt aan de verdere doorontwikkeling. RX.Mission: Gemeente Terneuzen heeft de exportmodule van RX.Mission aangeschaft. Een proefexport heeft aangetoond dat er veel metadata beschikbaar is via deze exportmodule. Omdat RX.Mission een veel gebruikte VTH-applicatie is bij Zeeuwse gemeentes en ook de RUD is er veel animo om mee te doen bij dit traject. In 2026 zal dit traject verder vorm krijgen. MOOR: In februari 2025 is er een advies uitgegaan naar de 13 Zeeuwse overheden over de applicatie MOOR van leverancier Roxit. Het advies stelt dat het MOOR-platform niet voldoet aan de eisen van duurzame toegankelijkheid. Tevens dienen de overheden rekening te houden met een langere procesbewaartermijn dan het gestelde in de Selectielijst 2020.

Zie ook overzicht van toezicht bij de bullit over advies over kabels en leidingen.

14

Wat heeft dit gekost?

Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

Realisatie 2025 904.499 -64.806 839.693

2e wijziging Begroting 2025 938.712 -64.557 874.155

Realisatie 2024 878.502 -58.413 820.090

Realisatie 2025

2e wijziging Begroting 2025

Realisatie 2024

701.149

719.290

700.582

4.763 52.819 399 145.370 203.350

2.538 48.082 862 167.939 219.422

48.524 38.089 626 90.682 177.920

-18.516 -46.290 -64.806

-18.445 -46.112 -64.557

-16.689 -41.723 -58.413

839.693

874.155

820.090

Specificatie programma beheer

Salarislasten programma beheer Materiële lasten programma beheer - inrichting depot en klimaatbeheersing - conserveren en restaureren - stadhuiscollecties - e-Depot

Baten programma beheer - stadhuiscollectie Middelburg - stadhuiscollectie Veere

Saldo

15

Programma Informatie en Kennis Wat was het doel? Het verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties, met als doel deze beschikbaar te stellen, het relatiebeheer met de ketenpartners in Zeeland en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden bij de bij het Zeeuws Archief aangesloten overheidsorganisaties.

Wat hebben we ervoor gedaan? Inspectie en advies In 2025 werkten we voor het eerst volgens het vastgestelde Beleidsplan Inspectie en Advies. Hierin staat de uitvoering beschreven van de inspectie- en adviestaak voor de aangesloten overheidsorganisaties van het Zeeuws Archief. Met dit plan bieden we duidelijkheid over de inhoud en periodiciteit van de inspecties. Naast het uitvoeren van een aantal integrale inspecties, zijn we in 2025 bij alle aangesloten overheden gestart met het uitvoeren van een deelinspectie op het informatiebeheer bij de griffie.

Binnen Zeeland is het Zeeuws Archief een belangrijke speler in het faciliteren en delen van kennis over het informatiebeheer. Dat kreeg dit jaar concreet vorm door de Woo-match, die we organiseerden samen met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Tijdens twee bijeenkomsten kwamen Zeeuwse overheden samen om ervaringen uit te wisselen over de Wet open overheid (Woo). Verder benadrukten we het belang van het beperken van de openbaarheid van bijzondere panden en objecten, zeker in een tijd van digitale dienstverlening. Verslag van het uitgevoerde toezicht per overheid Gemeente Kapelle • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie overleggen hebben plaatsgevonden. • Het team Informatiebeheer heeft een bezoek gebracht aan het Zeeuws Archief. • Er is gestart met een thema-inspectie, waarin het informatiebeheer bij de griffie wordt onderzocht. • Er is geadviseerd over de migratie naar M365. • Er is geadviseerd over de migratie van Mens Centraal naar Wizter. • Er is een positief advies verstuurd voor wat betreft de mandatering van archieftaken aan RUD Zeeland. • Er is een brief verstuurd waarin we aandacht vragen voor het stellen van beperkingen op bijzondere panden en objecten. • Er is een brief verstuurd waarin we de werkwijze met betrekking tot het uitvoeren van de hotspotmonitor nader toelichten.

• Er is geadviseerd over het inrichten en uitvoeren van de hotspotmonitor. • Er is geadviseerd over omgang met een applicatie waarin informatie over kabels en leidingen in de bodem worden beheerd, vanwege het ontbreken van een exportmodule. • Er is geadviseerd over de kwaliteitseisen waar scanners aan moeten voldoen. • De lopende dienstverleningsovereenkomst is geëvalueerd. Gemeente Middelburg • Het strategisch informatieoverleg, enkele tactische informatie overleggen en reguliere maandelijkse overleggen hebben plaatsgevonden. • De integrale archiefinspectie, die uitgevoerd is in 2024, is opgeleverd. 16

• • • • • • • • • • •

Er is gestart met een thema-inspectie, waarin het informatiebeheer bij de griffie wordt onderzocht. Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers. Er is een positief advies verstuurd voor wat betreft de mandatering van archieftaken aan RUD Zeeland. Er is een brief verstuurd waarin we aandacht vragen voor het stellen van beperkingen op bijzondere panden en objecten. Er is een brief verstuurd waarin we de werkwijze met betrekking tot het uitvoeren van de hotspotmonitor nader toelichten. Er is geadviseerd over omgang met een applicatie waarin informatie over kabels en leidingen in de bodem worden beheerd, vanwege het ontbreken van een exportmodule. Er zijn voorbereidingen getroffen voor de overbrenging van de dienstarchieven uit de periode 1992-2004. Er is geadviseerd over het klimaat in de archiefruimte. Er is geadviseerd over de migratie van een BAG-applicatie. Er is geadviseerd over een memo en bijbehorend plan van aanpak met betrekking tot inhaalslag herscannen routinematige vervanging. Er is geadviseerd over het inrichten en uitvoeren van de hotspotmonitor.

Waterschap Scheldestromen • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie overleggen hebben plaatsgevonden. • Het team Bedrijfsvoering heeft een bezoek gebracht aan het Zeeuws Archief. • Er is gestart met een thema-inspectie, waarin het informatiebeheer bij de griffie wordt onderzocht. • Wat betreft de vernietiging van informatie van het waterschap is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers. • Er is een brief verstuurd waarin we aandacht vragen voor het stellen van beperkingen op bijzondere panden en objecten. • Er is een brief verstuurd waarin we de werkwijze met betrekking tot het uitvoeren van de hotspotmonitor nader toelichten. • Er is geadviseerd over het klimaat in de archiefruimte en er is een kiemgetalmeting uitgevoerd. • Aanvullend op de bevindingen van het klimaat is een advies gegeven met betrekking tot archivering van de analoge dossiers. • Er is advies gegeven op de concept-selectielijst van de waterschappen. Gemeente Schouwen-Duiveland • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatieoverleggen hebben plaatsgevonden. • Er is gestart met een thema-inspectie, waarin het informatiebeheer bij de griffie wordt onderzocht. • Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers.

• Er is een positief advies verstuurd voor wat betreft de mandatering van archieftaken aan RUD Zeeland. • Er is een brief verstuurd waarin we aandacht vragen voor het stellen van beperkingen op bijzondere panden en objecten. • Er is een brief verstuurd waarin we de werkwijze met betrekking tot het uitvoeren van de hotspotmonitor nader toelichten. 17

• • • • •

Er is geadviseerd over omgang met een applicatie waarin informatie over kabels en leidingen in de bodem worden beheerd, vanwege het ontbreken van een exportmodule. Er is geadviseerd over de archiefruimten van de gemeente. Er is geadviseerd over de vernietiging van BRP-lijsten Er is geadviseerd over de omgang met analoge omgevingsvergunningen. Er is een presentatie gegeven over het belang van adequaat informatiebeheer aan het college van burgemeester en wethouders.

Gemeente Terneuzen • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie overleggen hebben plaatsgevonden. • Het team Informatisering & Automatisering heeft een bezoek gebracht aan het Zeeuws Archief. • De integrale inspectie is uitgevoerd en opgeleverd. • De audit op de routinematige vervanging is opgeleverd. • Er is gestart met een thema-inspectie, waarin het informatiebeheer bij de griffie wordt onderzocht. • Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers. • Er is een positief advies verstuurd voor wat betreft de mandatering van archieftaken aan RUD Zeeland. • Er is een brief verstuurd waarin we aandacht vragen voor het stellen van beperkingen op bijzondere panden en objecten. • Er is een brief verstuurd waarin we de werkwijze met betrekking tot het uitvoeren van de hotspotmonitor nader toelichten. • Er is geadviseerd over omgang met een applicatie waarin informatie over kabels en leidingen in de bodem worden beheerd, vanwege het ontbreken van een exportmodule. • Er is geadviseerd over het archiefbeleid. • Er is geadviseerd op het beleid op migratie en conversie. • Er is geadviseerd over het handboek routinematige vervanging. Gemeente Veere • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie overleggen hebben plaatsgevonden.

• Het team DIV heeft een bezoek gebracht aan het Zeeuws Archief. • De integrale inspectie is uitgevoerd en opgeleverd. • Er is gestart met een thema-inspectie, waarin het informatiebeheer bij de griffie wordt onderzocht. • Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers. • Er is een positief advies verstuurd voor wat betreft de mandatering van archieftaken aan RUD Zeeland. • Er is een brief verstuurd waarin we aandacht vragen voor het stellen van beperkingen op bijzondere panden en objecten. • Er is een brief verstuurd waarin we de werkwijze met betrekking tot het uitvoeren van de hotspotmonitor nader toelichten. • Er is geadviseerd over omgang met een applicatie waarin informatie over kabels en leidingen in de bodem worden beheerd, vanwege het ontbreken van een exportmodule. • Er is een start gemaakt met de overbrenging van het archiefblok 1966-1996 van de gemeente Veere en rechtsvoorgangers. • Er is geadviseerd over het inrichten en uitvoeren van de hotspotmonitor. 18

•

Er is geadviseerd over het opschonen en inventariseren van het analoog archief (1997heden).

Gemeente Vlissingen • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie overleggen hebben plaatsgevonden. • Er is gestart met een thema-inspectie, waarin het informatiebeheer bij de griffie wordt onderzocht. • Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers. • Er is een positief advies verstuurd voor wat betreft de mandatering van archieftaken aan RUD Zeeland. • Er is een brief verstuurd waarin we aandacht vragen voor het stellen van beperkingen op bijzondere panden en objecten. • Er is een brief verstuurd waarin we de werkwijze met betrekking tot het uitvoeren van de hotspotmonitor nader toelichten. • Er is geadviseerd over omgang met een applicatie waarin informatie over kabels en leidingen in de bodem worden beheerd, vanwege het ontbreken van een exportmodule. • Er is een positief advies verstuurd voor het handboek retrospectieve vervanging bouwdossiers. • Er is een positief advies verstuurd voor het handboek routinematige vervanging papieren archiefbescheiden.

Provincie Zeeland • Het strategisch informatieoverleg en enkele tactische informatie overleggen hebben plaatsgevonden. • De integrale inspectie is uitgevoerd en opgeleverd. • Er is gestart met een thema-inspectie, waarin het informatiebeheer bij de griffie wordt onderzocht. • Wat betreft de vernietiging van gemeentelijke informatie is akkoord gegeven voor de hiervoor in aanmerking komende dossiers. • Er is een positief advies verstuurd voor wat betreft de mandatering van archieftaken aan RUD Zeeland. • Er is een brief verstuurd waarin we aandacht vragen voor het stellen van beperkingen op bijzondere panden en objecten. • Er is een brief verstuurd waarin we de werkwijze met betrekking tot het uitvoeren van de hotspotmonitor nader toelichten. • Er is een start gemaakt met de voorbereidingen voor het uitplaatsen/overbrengen van het archief van de vertrouwenscommissie van de Commissaris van de Koning. • Er is advies gegeven met betrekking tot het beleidskader veiligstellen en archiveren van emails en chatberichten. • Er is positief advies verstuurd voor het handboek routinematige vervanging. • Er is kennisgenomen van de archiefparagraaf van de op te richten GR Uitvoering Natuur en Omgeving (UNO). • Er is negatief geadviseerd over de achterstand van te vernietigen archiefbescheiden.

• Er is geadviseerd over het concept-beleid migratie, emulatie en conversie en over het Protocol archiveren verbonden partijen • Er is overleg gevoerd om toezicht op DCMR te organiseren samen met het Stadsarchief Rotterdam. • Er zijn overleggen gevoerd binnen de Kring van Provinciearchivarissen. 19

•

Er is geadviseerd over de implementatie van de hotspotmonitor.

Uitvoeringsorganisatie BIJ12 (namens provinciearchivaris) BIJ12 is onderdeel van de vereniging IPO en is de uitvoeringsorganisatie voor de provincies, waaronder de provincie Zeeland. BIJ12 voert een groeiend aantal openbaar gezagtaken uit, tegenwoordig vooral onder de Omgevingswet. De provinciearchivarissen van Utrecht en Zuid-Holland houden toezicht op de naleving van de Archiefwet bij BIJ12. Naast dit toezicht krijgt BIJ12 adviezen van het IPO Vakberaad Duurzame toegankelijkheid (DUTO) voor de inrichting van de informatiehuishouding. Het toezicht van de archivarissen op deze ontwikkeling is in de loop van 2024 aangescherpt, omdat de informatiehuishouding verbetering behoeft. Ook in 2025 heeft BIJ 12 geen eenduidige actie ondernomen om de informatiehuishouding te verbeteren. De toezichthouders hebben aangedrongen op het borgen van informatiebeheer. De provinciearchivaris van Zeeland sluit zich hier bij aan. Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland (RUD) • Er is een brief verstuurd waarin we aandacht vragen voor het stellen van beperkingen op bijzondere panden en objecten. • Het Zeeuws Archief neemt deel aan de kleine werkgroep met betrekking tot het mandateren van de VTH-archieftaken aan de RUD. Dit traject krijgt verder vervolg in 2026. Veiligheidsregio Zeeland (VRZ) • Er is advies gegeven op de migratie van informatie uit applicatie AG5.

• Er is een brief verstuurd waarin we aandacht vragen voor het stellen van beperkingen op bijzondere panden en objecten. • Het team DIV heeft een bezoek gebracht aan het Zeeuws Archief. Orionis Walcheren • Er is op offertebasis een integrale inspectie uitgevoerd. Deze wordt in het eerste kwartaal van 2026 opgeleverd. Acquisitie & Relatiebeheer Aanwinsten Het aantal aanwinsten bedraagt 78. Dit is ongeveer de helft minder dan in 2024. De bewuste keuze om minder te acquireren in 2025 is zodat er meer aandacht kon uitgaan naar het verwerken van de zeer grote aantallen aanwinsten van de afgelopen jaren zodat er geen onoverkomelijke achterstanden ontstaan. Om voldoende tijd in te ruimen voor de verwerking van al geschonken archieven is aan organisaties die archief of een aanvulling hierop willen onderbrengen gevraagd dit vanaf 1 januari 2027 aan het Zeeuws Archief aan te bieden. Daarnaast worden- geheel in lijn met het in 2024 vastgestelde acquisitiebeleidsplan - zogenaamde ‘kleine aanwinsten’ kritischer bekeken. Deze aanwinsten, vaak bestaande uit een beperkt aantal documenten en/of foto’s in de familiesfeer, worden in principe niet meer opgenomen. De meerwaarde is namelijk veelal gering en de verwerking kost veel tijd.

Voorbeelden van de mooie aanwinsten die de archieven en collecties in 2025 hebben verrijkt zijn: • Familiearchief Carp-Frater • Archief wethouder, aannemer en mossel- en oesterondernemer C. Lindenbergh uit Wemeldinge • Tekeningen van Middelburgse taferelen door de stadstekenaars Arian van Dijk en Merel van Rens • Aanvulling verzameling kunstenaar Antoine Mes • Archief Vlissingse Oratorium Vereniging (waaronder het Zeeuws Concertkoor) 20

Overbrenging rijksarchieven • Een medewerker van het Zeeuws Archief is lid van de Aanwijscommissie van de Rechtbank Zeeland/West-Brabant, dat in het verslagjaar niet bij elkaar kwam. • Het Zeeuws Archief neemt deel aan het landelijke Relatiebeheerdersoverleg wat bestaat uit vertegenwoordigers van het Nationaal Archief en alle Regionale Historische Centra. Dit overleg vond twee keer plaats. Primair toegankelijk maken Om de prioritering van de versnelde digitalisering van archieven en collecties in het kader van de Strategische Investeringsagenda (zie onder Digitalisering) te verbeteren is het belangrijk dat het bestaande overzicht van archieven en collecties, waarvan het toegankelijk maken nog onderhanden is én die nog geheel of gedeeltelijk moeten worden bewerkt, geactualiseerd blijft. Archieven en collecties kunnen pas worden gedigitaliseerd als er een geschikte toegang met genummerde beschrijvingen van de inhoud beschikbaar is. Het huidige overzicht met ongeveer 400 archieven en collecties moet daarvoor worden geactualiseerd, aangepast en uitgebreid.

Begonnen is met onderzoek naar de huidige status van de op de lijst vermelde archieven en collecties aangevuld met wie inventariseert (intern of extern), het benodigde aantal inventarisatie-uren, tijdsindicatie verwachte afronding, welk soort toegang (inventaris, plaatsingslijst of dooslijst), kosten bij uitbesteding, nader toegankelijk maken, behoudscheck etc. Daaruit wordt een overzicht van 50 archieven en collecties geselecteerd waarvan de bewerking als eerst de komende jaren wordt opgepakt. In 2025 is aan de volgende archieven en collecties gewerkt: Archieven Rijkscollectie Rijksscholengemeenschap Goese Lyceum te Goes 1862-1993 en Christelijke MAVO Yerseke 19471990 Archieven gemeente Kapelle Archieven van de Vereniging voor Christelijk Onderwijs (CVO) te Wemeldinge / Christelijke Basisschool De Hoeksteen, Wemeldinge (1876) 1902-1994 en CBS ’t Honk te Kapelle 1901-2010. Verder is er in 2025 aan de gemeente Kapelle advies gegeven over de door de gemeente opgestelde offerteaanvraag voor het digitaliseren van de over te brengen bouwdossiers periode 1970-2010. Archieven gemeente Middelburg Stichting Unie van Vrijwilligers, afdeling Middelburg 1952-2009. Archieven gemeente Schouwen-Duiveland Het archief van Schietvereniging TOG Zierikzee 1964-2020. Archieven gemeente Terneuzen Archief van Stad Axel 1492-1815 en het archief van de gemeente Axel over 1991-2002.

Archieven gemeente Veere - Enige nagekomen stukken van de gemeente Valkenisse. - Vereniging EHBO Oostkapelle 1954-2021 - Kerkkoor Met Hart en Stem, Meliskerke (1952) 1970-2019 - Domburgse Zeebadinrichting 1888-1982 21

- Stichting Badplaatsbelangen Domburg (SBD) (1949) 1950-1996 (1998) Archieven Provincie Zeeland -Teeken Akademie (1840) 1888-2024 -Een aanvulling op het archief van de Vereniging tot bevordering der Zeeuwse visserijbelangen (Zevibel),1974-2000. -Vereniging De Zeeuwse Molen 1974-2009 Archieven gemeente Vlissingen Stichting Welzijn Ouderen Vlissingen 1966-1996 en Stichting Stadsherstel Vlissingen 1969-2003. Verder is in 2025 aan de gemeente Vlissingen advies gegeven over de door de gemeente opgestelde offerteaanvraag voor het digitaliseren van de over te brengen bouwdossiers periode 1904-2020. Bibliotheek en Bibliotheekcatalogus Elk jaar terugkomende werkzaamheden voor de Bibliotheek zijn gedaan zoals tijdschriftenadministratie, kastcontrole, beschrijven nieuw aangekochte boeken en aanwinsten, het nakijken van schenkingen/ acquisitie voor geschiktheid voor opname in de bibliotheek of verkoop op de open dag. Nader toegankelijk maken Bronnen Indisch Erfgoed Het Zeeuws Archief heeft met steun van het Programma Indisch Erfgoed Digitaal (PIED) historische bronnen over de Indisch-Molukse gemeenschap in Zeeland gedigitaliseerd. Voordat de scans gepubliceerd kunnen worden, is onderzocht hoe persoonlijke gegevens kunnen worden afgeschermd zonder de documenten minder doorzoekbaar te maken.

Daarnaast is er een koppeling gemaakt waarmee het platform Ons Land de scans direct na publicatie bij het Zeeuws Archief kan ophalen. In 2025 zijn 75 van de 115 inventarisnummers opgeleverd. Het laatste deel bevat voornamelijk handgeschreven scans, waarbij de HTR met Transkribus op dit moment nog onvoldoende presteert. In 2026 wordt intern en met behulp van externe partners gezocht naar mogelijkheden om ook dit handgeschreven gedeelte te ontsluiten. Indicering DTB Walcheren en Zeeuws-Vlaanderen Er wordt momenteel door twee vrijwilligers gewerkt aan het nader toegankelijk maken van deze registers, voor zover dit nog niet of niet volledig is gebeurd. Daarnaast is gekeken naar al eerder in Access gemaakte, maar nog niet in MAIS-Flexis geïmporteerde indices. Voor zover bruikbaar zijn (en worden) deze alsnog geconverteerd en geïmporteerd. Tot slot zijn nadere toegangen uit toegang 995, Verzameling Doop-, Trouw-, Begraaf- en Lidmatenregisters Zeeland (DTBL), overgezet naar toegang 345, Retroacta Burgerlijke Stand. In 2025 zijn op deze wijze doopregisters van Oostkapelle, trouwregisters van Aagtekerke, Oostkapelle, Koudekerke en Hulst en begraafregisters van Breskens nader toegankelijk gemaakt en gepubliceerd.

Vonnissen Rechterlijke Archieven Middelburg In 2025 zijn de strafvonnissen van de Arrondissementsrechtbank te Middelburg 1838-1939 uit de periode 1924-1933 door een vijftal vrijwilligers ingevoerd en gecontroleerd.

22

Bevolkingsregisters Schouwen-Duiveland Ook in 2025 is verder gewerkt aan het restant bevolkingsregisters dat niet in het Vele Handenproject van enkele jaren geleden kon worden meegenomen. De oudste bevolkingsregisters van enkele voormalige dorpen op Schouwen-Duiveland zijn ingevoerd, gekoppeld aan de scans en gepubliceerd. Daarnaast zijn de bevolkingsregisters van Zierikzee, voor zover in een eerder stadium ingevoerd door vrijwilligers aldaar, gekoppeld aan de scans en gepubliceerd via de website. Oude archieven Schouwen-Duiveland De vrijwilligers die werkzaam zijn op de locatie in Zierikzee werkten aan meerdere langlopende projecten waaronder het maken van regesten op de Zierikzeese waarheidsboeken en het maken van indices op de notulen van de regenten van de Weeskamer Zierikzee, de notariële archieven van Zierikzee, de kadastrale leggers en de Zierikzeese transportakten van voor 1811. In 2025 is een begin gemaakt met het wegwerken van de omvangrijke werkvoorraad in het importeren in MAIS-Flexis van deze in Access en Excel gemaakte nadere toegangen. Charters Stad Zierikzee De charters omvatten Privileges, Gildebrieven en Schepenbrieven van de stad Zierikzee uit de periode 1275-1800. Vrijwilligers hebben in 2025 gewerkt aan het koppelen van losse bestanden met beschrijvingen, scans en transcripties.

Burgerlijke Stand Zeeland Eind 2025 is gewerkt aan de openbaarmaking van de scans met ingang van 1 januari 2026 van de geboorteakten van 1925, de huwelijksakten van 1950 en de overlijdensakten van 1975. Transcripties in Word en Transkribus Vrijwilligers zijn in 2025 bezig geweest met het transcriberen van archiefstukken in het archief van de Middelburgsche Commercie Compagnie met behulp van Transkribus. Het nader toegankelijk maken van het Olipodigro van Hendrik Brouwer is afgerond. Verder is er gewerkt aan het transcriberen van notulenboeken van de Hervormde Gemeente van Biggekerke en het corrigeren van ingevoerde transcripties in Transkribus. In 2025 hebben verschillende studenten meegeholpen met het nader toegankelijk maken van bronnen in Transkribus voor het project Programma Indisch Erfgoed Digitaal. Voor de werkgroep Paleografie in Zeeland (PaiZ) zijn maandelijkse bijeenkomsten georganiseerd. Een deel van de door deze werkgroep in Word gemaakte transcripties is ingevoerd in een transcriptietoegang in MAIS-Flexis. Digitalisering Het Zeeuws Archief heeft in 2025 140,5 meter (14.269 inventarisnummers) aan archieven en collecties gedigitaliseerd en hierdoor een totaal aantal van 584.813 scans gemaakt. Dit is 27,5 meter meer dan in 2024, een stijging van 20%. is Dat is exclusief scanning on demand voor de archiefbank en beeldmateriaal (zie onder Beeld en Geluid).

In 2024 is een lijst opgesteld van archieven en collecties die in het kader van de Strategische Investeringsagenda versneld voor digitalisering in aanmerking komen. Aan de hand van enkele geformuleerde criteria is deze lijst in 2025 verder uitgewerkt en aangevuld. Criteria zijn: 1.

23

raadpleegfrequentie zowel voor fysieke raadpleging in de studiezalen als voor scanning on demand. 2. archieven waarvan persoonsgegevens zijn te raadplegen via de website Zeeuwen Gezocht, 3. prioriteit voor behoud, 4. behorend tot een thema dat de komende jaren centraal staat, zoals Tweede Wereldoorlog, een tentoonstelling over Veere in 2027 en 215 jaar grondgebied Zeeland onder één bestuur in 2029. Een aantal archieven en collecties worden in z’n geheel gedigitaliseerd, van andere een deel. Deze lijst, vastgesteld door het MT, is gedurende de beleidsplanperiode (t/m 2028) leidend bij de keuze van te digitaliseren archieven en collecties. De jaren 2024 en 2025 stonden landelijk in het teken van 80 jaar bevrijding. De volgende archieven of delen van archieven die met dit thema te maken hebben zijn gedigitaliseerd: • Centrale Keuken Middelburg 1941-1946, omvang 0,8 meter, 27 gescande inventarisnummers. De 4.278 scans zijn online zichtbaar als de AVG-controle heeft plaatsgevonden. • Regeringsdienst Oog en Oor Regio Zeeland 1945-1946, omvang 0,2 meter, 5gescande inventarisnummers. De 1.163 scans zijn online zichtbaar als de AVG-controle heeft plaatsgevonden. • Middelburgs Hulpcomité 1940-1946, 0,6 meter, 21 gescande inventarisnummers. De 5.594 scans zijn online zichtbaar als de AVG-controle heeft plaatsgevonden.

• Dienst Luchtbescherming Vlissingen 1939-1945, omvang 3,7 meter, 214 gescande inventarisnummers. De 20.542 scans zijn online zichtbaar als de AVG-controle heeft plaatsgevonden. • Militair Gezag (1943) 1944-1946 (1948), omvang 15 meter, 852 gescande inventarisnummers. In 2024 is gestart met de digitalisering van deze archieven. In 2025 zijn er 36.618 scans gerealiseerd. Begin 2026 zal de digitalisering afgerond zijn. De 101.926 scans zijn online zichtbaar als de AVG-controle heeft plaatsgevonden. Daarnaast zijn ook reguliere archieven of delen van reguliere archieven gedigitaliseerd: • Kadastrale Plans 1850-1991. Van dit archief zijn de 9.118 kaarten gescand. De scans zijn online zichtbaar via de website. • Strafinrichtingen Zeeland 1809-1973, 11 meter, 186 gescande inventarisnummers. De 75.740 scans zijn online zichtbaar via de website. • Rekenkamer Bourgondisch Oostenrijkse Tijd 1431-1584, deel van 5 meter, 94 gescande inventarisnummers. De 707 scans zijn zichtbaar via de website. • Stad Veere 1349-1816, omvang gedigitaliseerd in 2025 80 meter, 2.454 gescande inventarisnummers. De 293.825 scans zijn online zichtbaar via de website. • Gemeentelijke Jaarverslagen Walcheren en Zeeuws-Vlaanderen 1851-1950, omvang 4 meter, 112 gescande inventarisnummers. De 39.656 scans zijn online zichtbaar via de website. • Staten van Zeeland, ingekomen stukken 1574-1799.