25-146 Bijlage 1. Adviesrapport Een fitte griffie voor de Zeeuwse provinciehoofdstad
Tekst van het document
Een fitte griffie voor de Zeeuwse provinciehoofdstad
GriffieFit gemeente Middelburg
27 juni 2025
1.
Colofon Datum: 27 juni 2025
Opdrachtgever: Alex Rijpert Griffier gemeente Middelburg Werkgeverscommissie gemeente Middelburg Adviseurs: Jaap Paans jaap@jaappaans.nl Eva Grisel eva.grisel@necker.nl Ruben Riemens ruben@necker.nl
2.
Inhoudsopgave Colofon
2
1.
Inleiding
4
2.
Over de griffie van Middelburg
5
Samenstelling en formatie griffie Werkverdeling binnen de griffie Werkzaamheden en knelpunten
5 5 8
3.
Benchmark
12
4.
Uitkomsten digitale vragenlijst
14
Taakgebied 1 : Ondersteuning van de gemeenteraad Taakgebied 2: (Strategische) advisering van de gemeenteraad Taakgebied 3: Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie Taakgebied 4: Regionale oriëntatie en samenwerking Taakgebied 5: Raadscommunicatie en participatie Taakgebied 6: Doorontwikkeling en professionalisering van de raad
16 17 18 19 20 21
5.
24
Bevindingen en aanbevelingen
Bevindingen Aanbevelingen
24 26
3.
1. Inleiding Aanleiding Aan het begin van de raadsperiode 2022-2026 is door de griffier en werkgeverscommissie afgesproken om bij de gemeenteraad na te gaan wat de ambities van de gemeenteraad zijn en of deze matchen met de inrichting en samenstelling van de griffie. De uitkomsten van de uitgevoerde rondgang hebben onvoldoende geholpen om verder naar de toekomst te kijken en tot acties over te gaan. In deze context is door de werkgeverscommissie en de griffier van Middelburg besloten tot een doorlichting van de wensen en ambities van de gemeenteraad en de geboden ondersteuning door de griffie.
Basis van het advies Dit advies is gebaseerd op de volgende onderdelen: 1. Interviews & documentenanalyse Met de griffier, het griffieteam, (een afvaardiging van) de werkgeverscommissie, de fractievoorzitters en de burgemeester in haar rol als voorzitter van de raad zijn verdiepende interviews gehouden. Daarin is onder meer gesproken over bijvoorbeeld het huidige takenpakket, krachten en kwetsbaarheden in de huidige situatie, samenwerking met andere actoren binnen de gemeente en de wensen voor de toekomst. Ook hebben wij diverse relevante documenten bestudeerd, zoals de jaarplannen, werkprocessen en profielen van de griffiemedewerkers. De bevindingen zijn door onze onderzoekers meegenomen in het advies. 2. Digitale vragenlijst Met behulp van een digitale vragenlijst die kon worden ingevuld door raadsleden en fractieassistenten zijn het belang en de waardering per taakgebied van de griffie in beeld gebracht. Ook zijn de open antwoorden geanalyseerd om het beeld verder aan te vullen. Een overzicht van de uitkomsten staat in dit rapport en vormt een van de grondslagen voor het advies. 3. Benchmark Bij onze advisering betrekken wij gegevens uit de Griffiemonitor 2024 die bestaat uit informatie van ongeveer 200 griffies in Nederland.
Op basis daarvan zijn we de samenstelling van vergelijkbare griffies nagegaan en benchmarken zo de samenstelling en inschaling van uw toekomstige griffie. 4. Adviesrapport Bovenstaande elementen zijn samengebracht in bijgaand adviesrapport met advisering over de toekomstige invulling omvang van de griffie, passend bij de wensen en ambities van de raad. Dit adviesrapport vormt input voor het raadsbesluit over de (omvang van) de griffie in 2026. In twee bijlagen zijn het inschalingsadvies en de actiepuntenlijst opgenomen.
Leeswijzer Hierna vindt u achtereenvolgens een weergave van de griffie van Middelburg, werkverdeling binnen de griffie, werkzaamheden en knelpunten binnen de griffie. Vervolgens geven wij in hoofdstuk 3 een benchmark met vergelijkbare griffies en geeft hoofdstuk 4 de uitkomsten van de enquête weer. Tot slot geven wij in hoofdstuk 5 een samenvatting van onze belangrijkste bevindingen met het advies dat daaruit volgt.
4.
2. Over de griffie van Middelburg Samenstelling en formatie griffie De feitelijke formatie van de griffie in Middelburg is 2,96 fte, verdeeld over vier medewerkers. De raadsadviseur heeft van 1 april 2025 tot 1 april 2026 een tijdelijke uitbreiding van 1 jaar van 0,2 fte gekregen voor de uitvoering van het raadscommunicatieplan. Eind 2023 kreeg zij éénzelfde tijdelijke uitbreiding in verband met de extra werkzaamheden voorkomend uit het raadsonderzoek naar de Trekdijk. Als tweede plaatsvervangend griffier is een medewerker van de ambtelijke organisatie aangewezen. Deze medewerker vervult geen werkzaamheden voor de griffie, en zou alleen in uitzonderlijke situaties optreden als plaatsvervanger. Functie Griffier Raadsadviseur/plaatsvervangend griffier1 Commissiegriffier2 Totaal
Officiële formatie 1,0 fte 0,4 fte
Feitelijke formatie 1,0 fte 0,84 fte (waarvan 0,2 tijdelijk)
1,6 fte 3,0 fte
1,3 fte 3,14 fte
Tabel 1: De Middelburgse griffie in fte
Werkverdeling binnen de griffie De vier medewerkers zijn verdeeld over drie functies. Onderstaand een beknopte weergave van de taakverdeling van de griffie van Middelburg: Functie
Beschrijving
Griffier
De griffier is eindverantwoordelijk voor de griffie-organisatie en is eerste adviseur van de gemeenteraad en adviseert in deze rol over de positionering van de gemeenteraad. De griffier zorgt voor verbinding tussen de gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie en vertegenwoordigt de gemeenteraad in de driehoek.
Raadsadviseur/ plaatsvervangend griffier
De raadsadviseur/plaatsvervangend griffier is de sparringpartner van de griffier, vervangt de griffier bij afwezigheid en houdt zich verder voornamelijk bezig met raadscommunicatie, het organiseren van evenementen en specifieke projecten zoals Democracity en de cursus Politiek Actief. Een vastomlijnd takenpakket ontbreekt.
Commissiegriffier (2)
De commissiegriffiers zijn verantwoordelijk voor het verwerken van de bestuurlijke stukkenstroom. Eens per week hebben zij overleg met de gemeentesecretaris over de stukken die vanuit het college doorkunnen naar de raad. Zij plaatsen de vergaderstukken in de
1 De raadsadviseur heeft formeel 0,4 fte voor griffie en 0,24 fte voor cluster communicatie van de ambtelijke organisatie.
Doordat de uren voor de cluster communicatie nu worden ingezet voor raadscommunicatie, is de feitelijke beschikbaarheid voor de griffie daarmee feitelijk 0,64 fte. 2 Vanwege lidmaatschap van het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad en uren die zijn vrijgemaakt voor een opleiding,
ligt de feitelijke formatie van de commissiegriffiers op 1,3 fte.
5.
agenda’s en verzorgen de administratie van ingekomen stukken en schriftelijke vragen. De commissiegriffiers bereiden de commissievergaderingen voor door onder andere een leidraad te schrijven voor de voorzitter van dienst. Zij verdelen de drie verschillende commissies onder elkaar en ondersteunen de griffier bij het opstellen van de besluitenlijst van de raadsvergadering. Tabel 2: Taakverdeling van de griffie van Middelburg
Wat betreft de taakverdeling zijn er twee aandachtspunten te noemen: • Er is niet op alle punten een expliciete taakverdeling op de griffie, waardoor onduidelijkheid ontstaat over de precieze taakverdeling tussen met name de commissiegriffiers en de raadsadviseur. Doordat de raadsadviseur de meest recente toevoeging is aan het griffieteam, was het zoeken naar nieuwe afstemming over de taken, aangezien deze niet precies waren vastgelegd. Zeker binnen de reguliere vergadercyclus heeft de raadsadviseur weinig vastomlijnde taken. Hierdoor is het soms ook zoeken naar een logische taakverdeling tussen de griffier en de raadsadviseur. • In de meeste gemeenten begeleiden commissiegriffiers vaste commissies, waardoor zij zich kunnen specialiseren op een bepaald terrein. Landelijk is er een trend te zien waarbij de commissiegriffiers steeds inhoudelijker belast worden en dieper in de materie kennis hebben van de domeinen die zij bestrijken. In Middelburg is dat niet het geval. De commissiegriffiers maken zelf een verdeling over de drie commissies en deze verdeling kan verschillen per cyclus.
De griffieorganisatie In Middelburg is alleen de griffier in dienst van de raad. Het overige griffiepersoneel is formeel in dienst van de organisatie o.l.v. de gemeentesecretaris van de gemeente Middelburg. Dit personeel wordt uitgeleend aan de griffie, maar valt formeel onder de afdeling Wijk & Bestuur. Formeel is de leidinggevende van het griffiepersoneel dus het afdelingshoofd van Wijk & Bestuur. De dagelijkse leiding wordt echter gegeven door de griffier. Dit is een opvallende constructie, die in weinig andere gemeenten gehanteerd wordt. De keuze voor deze constructie is in Middelburg bij de dualisering in 2002 bewust gemaakt. De gedachte hierachter was dat de gehele organisatie uiteindelijk voor de raad werkt, omdat de raad het hoogste orgaan binnen de gemeente is. Er werd dus gekozen om medewerkers van de ambtelijke organisatie (deels) vrij te maken voor griffietaken. Tot enkele jaren geleden vervulden de commissiegriffiers ook substantiële secretariële taken voor het college van burgemeester en wethouders. Inmiddels zijn deze taken grotendeels overgedragen. De taken die formeel nog vervuld worden voor het college (zoals bijvoorbeeld het plaatsen van de raadsagenda op de college-agenda,= en het doorplaatsen van raadsstukken vanaf de college-agenda naar de raad) kunnen ook worden gezien als werkzaamheden die voor de raad worden uitgevoerd.
De raad plukt hier immers ook de vruchten van. In het (recente) verleden is meerdere malen overwogen om deze situatie te veranderen en het voltallige griffiepersoneel formeel in dienst te laten treden van de gemeenteraad. Herhaaldelijk is ervoor gekozen de huidige constructie te bestendigen, mede omdat het griffiepersoneel het destijds als prettiger ervaarde om formeel in dienst van de ambtelijke organisatie te blijven. Daarnaast leidde de constructie niet tot problemen of obstakels. Er was dus geen reden om iets te veranderen. Toch blijkt uit de gesprekken dat de huidige constructie een aantal nadelen kent: • De constructie is niet wenselijk vanuit het oogpunt van het dualisme en de eigenstandige en onafhankelijke positie van de griffie(r). De Raad voor het Openbaar Bestuur schrijft in het
6.
•
•
•
rapport Goede ondersteuning, sterke democratie dat de positie van de griffier ‘te afhankelijk is van derden en daardoor kwetsbaar’.3 Door griffie personeel in te lenen vanuit de ambtelijke organisatie, wordt deze afhankelijkheid vergroot. Deze afhankelijkheid is niet alleen theoretisch een probleem, maar kan ook zeer concreet tot problemen leiden indien er politieke spanningen ontstaan in de raad of tussen de raad en het college. De maatschappelijke context verandert. Ook binnen het domein van de lokale politiek zijn polariserende ontwikkelingen zichtbaar. Het is waardevol dat dergelijke spanningen in Middelburg niet lijken te spelen. Maar als het wel gebeurt, bevindt de griffie(r) zich in een kwetsbare positie. De griffie kan als exponent van de organisatie worden gezien en niet als onafhankelijk adviseur van de raad. Door de afhankelijkheidspositie van de griffier w0rdt de griffier op dergelijke momenten extra kwetsbaar, waardoor ook diens ondersteuning van en advisering aan de raad in het gedrang kan komen. Doordat de organisatie de uiteindelijke werkgever is het van het team van de griffier, heeft de organisatie greep op het griffieteam. Aangezien de griffier ook zaken moet doen met de organisatie, ontstaat een knelpunt.
Zaken doen met een organisatie die de facto greep heeft op je eigen team brengt je in een andere onderhandelingspositie dan een dynamiek waarin je in alle scherpte in het belang van de raad dingen voor elkaar moet krijgen die kunnen schuren met de wensen en belangen van de organisatie en/of het college. Het feit dat het afdelingshoofd formeel de leidinggevende van de griffiemedewerker is, kent een aantal praktische nadelen voor de griffiemedewerkers. Het is onnatuurlijk dat het functioneren van griffiemedewerkers wordt beoordeeld door een persoon die zeer beperkt zicht heeft op hun functioneren. Daarnaast zijn zij voor opleidingsbudgetten afhankelijk van het afdelingshoofd, die wellicht moeilijker kan beoordelen of een opleiding toegevoegde waarde heeft dan de griffier.
Samenspel met organisatie Over het algemeen verloopt het samenspel in Middelburg tussen de griffie en de ambtelijke organisatie soepel en in goede harmonie. Met name op operationeel en uitvoerend niveau is de afstemming goed. De commissiegriffiers hebben iedere dinsdag een kort afstemmingsoverleg met de gemeentesecretaris over de stukken die naar aanleiding van de collegevergadering van die dag worden aangeboden aan de raad. Ook als het gaat om de afstemming over bijvoorbeeld de beantwoording van raadsvragen vinden de griffie en de organisatie elkaar makkelijk. Mede door de duidelijke afspraken over het aanleveren van raadsvoorstellen worden voorstellen over het algemeen ruim op tijd aangeboden. Af en toe worden voorstellen nagezonden, maar dit gebeurt bijna altijd met een motivering en ook nagezonden voorstellen zijn over het algemeen ruim voor de aanvang van de commissies gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem. Ook op tactisch en strategisch niveau wordt in goede harmonie samengewerkt, maar hier zijn wel een aantal aandachtspunten te benoemen: • Het driehoeksoverleg tussen griffier, burgemeester en gemeentesecretaris staat in Middelburg nog in de kinderschoenen. Dit komt mede doordat het relatief recent is geïntroduceerd. Toen de huidige griffier begon, was er nog geen regulier driehoeksoverleg.
Inmiddels staat dit overleg wel vast in de agenda’s, en heeft het meerwaarde. Deze meerwaarde zit nu voornamelijk nog in de operationele afstemming. Een verdieping kan hier nog in worden gemaakt door op strategisch niveau een aantal thema’s te bespreken en hier gezamenlijk doelen op te formuleren.
3 Raad voor het Openbaar Bestuur. (2020). Goede ondersteuning, sterke democratie. p. 27
7.
•
Het is voor de griffie lastig om grip te krijgen op bepaalde processen in de ambtelijke organisatie en om gewenste verbeteringen door te voeren. Twee voorbeelden illustreren deze uitdaging. Advisering op de kwaliteit van raadsvoorstellen In de eerste plaats ervaart de griffie soms een beperkte invloed als het gaat om advisering over de kwaliteit van raadsvoorstellen richting de organisatie. De griffier heeft in de driehoek aangegeven dat er verbetermogelijkheden zijn als het gaat om de kwaliteit van sommige raadsvoorstellen en vervolgens ook aan ambtenaren een cursus ‘raadsvoorstellen schrijven’ gegeven. Ook de gemeentesecretaris heeft actie ondernomen om de kwaliteit te verbeteren. Het betaalt zich echter nog niet altijd uit. Als de griffie bedenkingen heeft bij de kwaliteit van een raadsvoorstel, geeft de griffier dit aan bij de gemeentesecretaris en het college. Hier wordt niet altijd iets meegedaan, waarna de raad regelmatig zelf nog tussentijdse reparaties voorstelt. De griffie zou hier graag meer aan de voorkant van het proces komen. Termijnkalender In Middelburg is het afgelopen jaar een termijnkalender geïntroduceerd. Op deze kalender kunnen de raad en de griffie zien welke raadsvoorstellen de komende twee/drie cycli verwacht kunnen worden.
Dit kan een waardevol instrument zijn om te anticiperen, beter te agenderen en de raad op grote dossiers aan de voorkant van de besluitvorming te positioneren. De termijnkalender kent op dit moment echter nog een aantal problemen. De termijnkalender heeft de potentie om zich door te ontwikkelen naar een Termijnagenda. De kalender bestrijkt nu nog slechts een aantal cycli en de nauwkeurigheid van de agenda is ook nog voor verbetering vatbaar. Dit maakt het moeilijk om er daadwerkelijk op te kunnen sturen. Ook hier is het voor de griffie lastig om in positie te komen om verbeteringen door te voeren.
Ondersteuning vanuit de organisatie In sommige gemeenten, zeker als de formatie van de griffie relatief laag is, ontvangt de griffie op sommige vlakken veel ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie. In Middelburg is dit deels het geval. Vanwege de constructie waarbij het griffiepersoneel wordt ingeleend vanuit de ambtelijke organisatie, hoeft de griffier geen HR-taken te vervullen voor het griffiepersoneel. De griffie maakt dankbaar gebruik van de diensten van de bodes tijdens vergaderingen en voor andere facilitaire zaken zoals het aanvragen van toegangspassen. Ook op het gebied van de aanbesteding van de accountant ontving de griffie ondersteuning vanuit de organisatie. Op het gebied van ICT is die ondersteuning er minder. Zo ligt formeel de verantwoordelijkheid voor het audiovisuele systeem in de raadszaal bij facilitaire zaken, maar ligt het uiteindelijke beheer en de praktische verantwoordelijkheid bij de griffie. Het de griffie die contact houdt met de leverancier van het systeem als zaken niet naar behoren werken. Ook de technische ondersteuning voor de iPad ’s van raadsleden ligt grotendeels bij de griffie.
Werkzaamheden en knelpunten In deze paragraaf beschrijven we de werkzaamheden van en de werkverdeling binnen de griffie. Hierbij hebben we speciaal aandacht voor de knelpunten: aan welke taken die de griffie wel wil uitvoeren, komt de griffie nu niet toe?
Werkzaamheden van de griffie In september 2023 heeft het presidium het griffieplan vastgesteld. De werkzaamheden van de griffie zijn volgens het griffieplan voornamelijk te verdelen over vier hoofdactiviteiten: • Organiseren: gericht op de organisatie van het vergader- en besluitvormingsproces van de gemeenteraad.
8.
• • •
Faciliteren: gericht op de ondersteuning bij het vergader- en besluitvormingsproces, zoals bijvoorbeeld het bijhouden van het raadsinformatiesysteem. Vertegenwoordigen: de griffie vertegenwoordigt zowel in de ambtelijke organisatie als richting de samenleving de gemeenteraad. Adviseren met als doel versterken van de democratie: dit vindt voornamelijk plaats op individueel niveau en in contact rondom het gebruik van de instrumenten van raadsleden.
In onderstaande tabel staan de verschillende taken uit het griffieplan kort samengevat. Organiseren Faciliteren Vertegenwoordigen Adviseren Vergaderingen Raadsinformatiesysteem Aanspreekpunt Reguliere advisering organisaties en over raadsinstrumenten, inwoners besluitvorming in raad, etc. Vergaderkalender Doorontwikkeling Ontvangst scholen Aanpassingen werkwijze raadsinformatiesysteem (Democracity) GR’ en n.a.v. nieuwe wetgeving Herbenoeming iPad’s ondersteuning Aanbesteding burgemeester accountantsdiensten Raadsonderzoek Rekenkamer Participatie Trekdijk Raadsexcursie en Fractiebudgetten Weerbare overheid werkbezoeken (integriteit) Kennismaking Ondersteunen Verordeningen Lokale politiek commissievoorzitters aanpassen Ingekomen stukken Raadscommunicatie Onderzoeken Modernisering raadszaal vergaderwijze en vergadermodel Vervolgopleidingen Werkgroepen raadsleden/vervolg gemeenteraad inwerkprogramma Organisatie opening politiek jaar Tabel 3: Werkzaamheden van de griffie volgens het griffieplan verdeeld over kerntaken (roze), door raad toe besloten (geel) en facultatieve taken (grijs)
Veel van de werkzaamheden van de griffie vinden achter de schermen plaats. Voor de raadsleden zijn de ondersteunende werkzaamheden in het besluitvormingsproces het zichtbaarst. Het raadsoverzicht geeft een goed beeld van deze werkzaamheden: •
• • • •
Met 8 reguliere raadsvergaderingen, 3 bijzondere raadsvergaderingen, 8 commissies Maatschappelijke zaken, 8 commissies Ruimte, 8 commissies Algemeen bestuur, en 50 andere bijeenkomsten zoals de vergaderingen van de auditcommissie, het presidium en technische toelichten heeft de griffie in totaal 85 vergaderingen en bijeenkomsten gefaciliteerd in het afgelopen jaar. In totaal zijn er 136 reguliere raadsvoorstellen, een burgerinitiatief, een initiatiefvoorstel, 69 amendementen en 52 moties in stemming gebracht. Er zijn 35 schriftelijke vragen (art. 41 RvO) ingediend. Er zijn twee rekenkameronderzoeken gepresenteerd. Er is 40 maal gebruik gemaakt van het inspreekrecht.
9.
• •
Er zijn 112 memo’s actieve informatie verwerkt en op het raadsinformatiesysteem geplaatst. Er zijn 243 ingekomen stukken aan de gemeenteraad verwerkt.
Naast deze werkzaamheden in dit primaire proces, voert de griffie verschillende aanvullende taken uit: • Op 13 maart 2025 heeft de raad unaniem het initiatiefvoorstel raadscommunicatie aangenomen, waarin in pilot-vorm een stevigere rol voor de griffie op het gebied van raadscommunicatie is voorzien. • In aanloop naar de gemeenteraadsverkiezingen van 2026 heeft de griffie de cursus Politiek Actief gefaciliteerd. • Om bassischoolleerlingen kennis te laten maken met de lokale democratie voert de griffie in samenwerking met de ambtelijke organisatie Democracity bijeenkomsten uit. Afgelopen jaar werden hier 433 leerlingen voor ontvangen. Daarnaast hebben de afgelopen jaren verschillende projecten beslag gelegd op de tijd van de griffie, zoals de begeleiding van de vertrouwenscommissie en de begeleiding bij het raadsonderzoek naar de Trekdijk.
Knelpunten Ondanks de bescheiden formatie is de basisondersteuning in Middelburg goed op orde, mede door de flexibiliteit en inzet van de medewerkers. Het lukt de griffie om de vergaderingen te ondersteunen, er vindt advisering plaats over raadsinstrumenten, en het raadsinformatiesysteem is tijdig gevuld en upto-date. Het merendeel van de activiteiten die in het griffieplan beschreven worden kunnen worden uitgevoerd door de griffie. Uit de gesprekken blijkt dat de griffie nu beperkt toe komt aan een aantal taken die in het griffieplan worden beschreven en een aantal andere taken die de griffie graag zou uitvoeren: Taak uit Sub-taak griffieplan DoorClusteren ontwikkeling dossiers met raadsinformatie- informatie systeem
Toelichting
Door alle informatie over één thema duidelijk bijeen te brengen in een dossier, wordt het voor raadsleden eenvoudiger om het overzicht over het thema te bewaren. Ook voor nieuwe raadsleden wordt het op deze manier mogelijk om zich goed in te lezen op deze thema’s. De griffie zou dit graag voor de grotere, belangrijke en langer lopende thema’s willen faciliteren. Verordeningen De griffie komt momenteel niet toe aan het systematisch aanpassen evalueren, aanpassen en actualiseren van verordeningen, reglementen en werkwijzen. Sommige verordeningen, reglementen en regelingen zijn hierdoor verouderd. Verouderde verordeningen leiden tot onduidelijkheid over afspraken en gebruiken, hetgeen minder transparantie voor de inwoner tot gevolg heeft. Het verdient aanbeveling om verordeningen en regelingen minimaal eens per raadsperiode met de raad te evalueren en actualiseren. Hier komt de griffie nu niet structureel aan toe. Raadsexcursie en Organiseren van De griffie komt beperkt toe aan het faciliteren van als raad naar werkbezoeken werkbezoeken de samenleving toe gaan door bijvoorbeeld werkbezoeken te organiseren. Dit zou het contact van de raad met de
10.
samenleving verbeteren en een aanvulling zijn op de volksvertegenwoordigende rol van de raad. Reguliere advisering
Adviseren op De griffie zou graag een pro-actievere rol innemen bij het kwaliteit en adviseren over de kwaliteit van raadsvoorstellen. Het komt de behandelafgelopen periode regelmatig voor dat de raad niet tevreden is rijpheid stukken over de kwaliteit van de raadsvoorstellen en waardevolle tijd besteed aan het corrigeren van de kwaliteit. De griffie zou idealiter voor de collegevergadering kennis nemen van de voorstellen om zo in de gelegenheid te zijn om aandachtspunten mee te geven aan de gemeentesecretaris. Deze aandachtspunten zouden zich kunnen richten op de wijze van agendering van voorstellen, kloppende dictums, relatie tot eerdere besluitvorming en betrokkenheid van de raad. Op deze manier wordt de raad beter bediend. Aanpassingen Proactiever Het is voor raadsleden ingewikkeld om grip te krijgen op werkwijze GR’ en ontwikkelingen gemeenschappelijke regelingen, terwijl n.a.v. nieuwe volgen in samenwerkingsverbanden een steeds belangrijkere rol spelen wetgeving samenwerkings- in de lokale democratie. De griffie zou hier graag meer van verbanden dienst willen zijn, door meer tijd te besteden aan het volgen van de ontwikkelingen in gemeenschappelijke regelingen en vervolgens de raad hierover kunnen adviseren over hoe hun invloed en instrumenten het effectiefst ingezet kunnen worden.
InformatieDe griffie zou graag meer als ‘zeef’ van informatie fungeren, management waardoor raadsleden eenvoudiger de kerninformatie tot hun voor raadsleden beschikking hebben en gerichter kunnen zoeken naar aanvullende informatie. Tabel 4: Inhoudelijke knelpunten voor de griffie van Middelburg
Naast dat er in de ondersteuning aan de gemeenteraad knelpunten optreden, zijn er ook knelpunten als het gaat om de griffie zelf. Taak Toelichting Teambuilding Momenteel is er geen tijd voor teambuilding op de griffie. De griffie heeft geen griffie gezamenlijke trainingen, intervisie of afdelingsuitjes, terwijl dit wel goed zou zijn voor de onderlinge verbondenheid en ontwikkeling van het team. Verlof De griffie is een goed op elkaar ingespeeld team met een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en een hoge mate van flexibiliteit. Dit leidt, ook vanwege de beperkte vervangingsmogelijkheden, er toe dat er op dit moment altijd de nodige alertheid en verantwoordelijkheid is bij de medewerkers, ook bij verlof. Hoewel dit altijd in enige mate het geval zal zijn (dit hoort tot bepaalde hoogte bij een functie op de griffie) zou meer afstand tot het werk op momenten gezond zijn, zeker op rustmomenten voor avondvergaderingen. Grote projecten De afgelopen jaren hebben een aantal grote projecten, zoals de burgemeestersbenoeming en het raadsonderzoek, een groot beroep gedaan op de tijd van de griffie. Komend jaar zal dat met de verkiezingen en het inwerken van de nieuwe gemeenteraad niet anders zijn.
De griffie is op dit moment niet goed uitgerust om dergelijke grote projecten binnen de bestaande formatie op te vangen en waardoor dit dus leidt tot taakverdringing en een opstapeling van overuren. De afgelopen jaren is hier wel op gereageerd door de raadsadviseur tijdelijk 0,2 extra fte te geven. Tabel 5: Knelpunten in de organisatie van de griffie
11.
3. Benchmark De formatie in vergelijking met gemeenten met vergelijkbare inwonersaantallen Op basis van de Necker griffiemonitor 20244 is een benchmark uitgevoerd, waarin de formatie van de griffie in Middelburg is vergeleken met de formatie van griffies van gemeenten met een vergelijkbare grootte. Een benchmark geeft een waardevolle indicatie, maar geen blauwdruk. De taken van de griffie (ambitie van de raad), de verantwoordelijkheden, gremia die worden ondersteund (zoals de rekenkamer) en afspraken met de ambtelijke organisatie kunnen verschillen. De benchmark schetst een beeld en plaatst de omvang van de griffie in perspectief met vergelijkbare gemeenten. Gemeente 1 2 3 4 Middelburg 5 6 7 8
Aantal raadsleden en fracties 29 raadsleden, 7 fracties 29 raadsleden, 11 fracties 29 raadsleden, 9 fracties 29 raadsleden, 9 fracties 29 raadsleden (31 per ’26), 10 fracties 29 raadsleden (31 per ’26), 9 fracties 31 raadsleden, 8 fracties 31 raadsleden, 10 fracties 31 raadsleden, 14 fracties
Totale omvang fte 4,8 5,6 2,6 4,5 3,1 5,6 4,3 7,3 3,5
Tabel 6: De Middelburgse griffie in vergelijking met gemeenten met een soortgelijke omvang
Uit bovenstaande tabel komt naar voren dat de griffie in Middelburg een bescheiden formatie heeft in vergelijking met gemeenten van een soortgelijke omvang. Zeker als de tijdelijke uitbreiding van 0,2 fte wegvalt, mag de structurele formatie van de Middelburgse griffie klein worden genoemd.
Aantal inwoners Gemiddeld aantal FTE Bereik
Middelgrote gemeenten 40.000 – 65.000 4,4 2,4 – 7,0
Middelburg 50.004 3,1 -
Tabel 7: De Middelburgse griffie in vergelijking met het gemiddelde.
Voor de Necker griffiemonitor is ook het gemiddelde voor middelgrote gemeenten uitgerekend. Hierin wordt het beeld bevestigd dat Middelburg een relatief kleine griffie heeft. Met 3,1 fte zit de griffie ruim onder het gemiddelde van 4,4 fte. Gemeente Aantal raadsleden en fracties Totale omvang fte Middelburg 29 raadsleden (31 per ’26), 10 fracties 3,1 1 33 raadsleden (35 per ’26), 12 fracties 5,0 2 35 raadsleden , 13 fracties 6,5 3 37 raadsleden, 9 fracties 6,6 4 39 raadsleden, 16 fracties 8,2 Tabel 8: Provincie(hoofd)steden buiten de randstad in vergelijking met Middelburg
4 Necker doet ieder jaar onderzoek naar de formatie, inschaling, en taakinvulling van griffies door heel Nederland. In totaal
hebben 55% van de griffiers, 188 in totaal, de vragenlijst voor de griffiemonitor 2024 ingevuld waardoor een representatief beeld ontstaat.
12.
Ook de vergelijking tussen Middelburg en enkele andere provincie(hoofd)steden buiten de randstad is interessant. Deze steden vervullen een centrumstad-rol en dat stelt ook eisen aan de raad, bijvoorbeeld op het vlak van kaderstelling en controle ten opzichte van gemeenschappelijke regelingen. Ook hier valt op dat Middelburg een bescheiden formatie heeft. Het kleiner aantal inwoners t.o.v. andere provinciehoofdsteden Is hiervoor in ieder geval al ten dele een verklaring.
13.
4. Uitkomsten digitale vragenlijst Hieronder zetten we de overkoepelende uitkomsten uit digitale enquête op een rij. Vervolgens zoomen wij in op de invulling per taakgebieden. 1. Waardering voor en typering van de griffie De raads- een burgerleden hebben veel waardering voor de huidige griffie. Het overkoepelende cijfer dat zij de griffie toekennen is een 8,9. Op welke aspecten die waardering zit, blijkt uit de analyse van de open antwoorden. Woorden die daarbij meerdere keren worden genoemd, zijn dienstverlenend, behulpzaam, betrouwbaar, goed georganiseerd, servicegericht en vriendelijk. 2. Belang van en waardering voor verschillende taakgebieden De raadsleden zijn in de enquête vervolgens bevraagd op het belang van en de waardering voor verschillende taakgebieden van de griffie. Die taakgebieden betreffen: ondersteuning van de gemeenteraad, (strategische) advisering van de gemeenteraad, interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie, regionale oriëntatie en samenwerking, raadscommunicatie en participatie en doorontwikkeling en professionalisering van de raad. Overkoepelend valt daarbij het volgende op: • Per thema is zowel aan de griffiemedewerkers als aan de raadsleden/fractieassistenten gevraagd hoe belangrijk zij dat thema vinden en hoe zij de dienstverlening vanuit de griffie op dat thema op dit moment waarderen. Ook hier komt een gemiddelde waardering uit5.
Hierin valt op dat de gemeenteraad wederom erg positief is over de griffie (7,7), maar dat de griffie zelf meer ruimte ziet voor verbetering gezien de gemiddelde waardering van 6,4. • De raad is in de huidige situatie het meest te spreken over het taakgebied ondersteuning van de gemeenteraad (gemiddeld 8,8). Zij vinden dit ook het meest belangrijke taakgebied. Raad Taakgebied 1
2
3
Belang
Waardering
Belang
Waardering
9,4
8,8
10,0
10,0
8,0
7,7
10,0
6,7
7,7
7,2
8,7
6,3
6,8
7,1
7,7
5,3
8,1
8,1
9,0
7,3
raad
8,2
7,1
8,3
5,0
Gemiddeld
8,0
7,7
8,9
6,4
ondersteuning van de gemeenteraad
(strategische) advisering van de gemeenteraad
interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie
4
5
6
Griffie
regionale oriëntatie en samenwerking
raadscommunicatie en participatie
doorontwikkeling en professionalisering van de
5 Deze waardering verschilt van de gemiddelde tevredenheid omdat de gemiddelde waardering verspreid is over de zes
verschillende thema’s, terwijl de tevredenheid weergeeft hoe de gemeenteraadsleden in zijn algemeenheid tegen de griffie aan kijken.
14.
De taakgebieden zijn in eerste instantie op hoofdlijnen bevraagd, waardoor inzicht is verkregen in hoe raadsleden het relatieve belang van elk taakgebied ten opzichte van de andere taakgebieden beoordelen. Deze cijfers zijn hierboven in de tabel gepresenteerd. In een vervolgvraag zijn de onderliggende deelaspecten per taakgebied afzonderlijk beoordeeld. Hierdoor ontstaan per taakgebied en per deelaspect verschillende gemiddelde scores. Deze gemiddeldes zijn gepresenteerd in de tabellen per taakgebied die vanaf pagina 16 worden gepresenteerd. Dit kan ertoe leiden dat een taakgebied als geheel belangrijk wordt gevonden, terwijl specifieke deelaspecten daarvan lager worden gewaardeerd. Omgekeerd is het ook mogelijk dat bepaalde deelaspecten wel als belangrijk worden aangemerkt, maar dat het overkoepelende taakgebied in vergelijking met andere taakgebieden minder prioriteit krijgt. 3. Verhouding belang en waardering: toekomstwensen Overkoepelend wordt de wijze waarop alle taakgebieden momenteel door de griffie wordt ingevuld, met een ruime voldoende gewaardeerd. Wel zijn er enkele taakgebieden die bovengemiddeld belangrijk worden gevonden, maar gemiddeld worden gewaardeerd. Deze combinatie vertelt ons op welke taakgebieden een ontwikkelkans ligt voor de toekomstige griffie(r).
Dit geldt voornamelijk voor het taakgebied doorontwikkeling en professionalisering van de raad: de raadsleden beoordelen dit taakgebied als bovengemiddeld belangrijk (8,2) en waarderen het ook voldoende maar wel lager dan gemiddeld (7,1). 4. De griffie vindt alle thema’s relatief belangrijker dan de raad Het valt op dat er een behoorlijk verschil te zien is tussen het belang dat de griffie en de raadsleden/fractieassistenten aan alle thema’s hechten. Voor ieder thema geldt dat de raad minder belang hecht aan de taken en werkzaamheden die de griffie uitvoert, dan de griffie zelf. In veel gevallen geldt dat dit verschil meer dan één punt (op een totaal van tien) bedraagt. Dit is niet uitzonderlijk, en in veel gemeenten komt het voor dat de griffie taken als belangrijker inschat dan de raadsleden. Dit is ook logisch verklaarbaar: de griffie is bekender met de taken dan de raad, terwijl de raad niet altijd goed zicht heeft op de werkzaamheden van de griffie. 5. Verhouding uren en belang van de taakgebieden De griffie werd gevraagd welk percentage van zijn werkweek zij gemiddeld aan verschillende taakgebieden besteden. De raad werd gevraagd hoe zij vinden dat de griffie de beschikbare tijd zou moeten verdelen over de verschillende taakgebieden. Dat leidt tot de volgende uitkomst: 49
45
16
18
13
15
12 7 3
12 5
9
Ondersteuning van (Strategische) Interne Regionale oriëntatieRaadscommunicatie Doorontwikkeling de gemeenteraad advisering van de vertegenwoordiging en samenwerking en participatie en gemeenteraad van de raad in de professionalisering organisatie van de raad Griffie
Raadsleden of fractieassistenten
Tabel 9: Tijdsverdeling van de griffie
15.
Inzoomen op de taken per taakgebied In deze paragraaf gaan we in op de verschillende taken binnen de taakgebieden.6 Als raadsleden een bepaald taakgebied heel belangrijk vinden, voor welke specifieke taken geldt dat dan? En welke taken worden juist minder van belang gevonden? Door hierop in te zoomen, krijgen we meer informatie over de wensen en ambities van de raad en de griffie. Taakgebied 1 : Ondersteuning van de gemeenteraad Dit taakgebied wordt overkoepelend door de raad belangrijk gevonden én gewaardeerd. Als kerntaak van de griffie, is dat ook niet verrassend. Inzoomend zijn vooral de taken die samenhangen met de vergaderingen in de ogen van de raad belangrijk. Dat betreft het plannen van de vergaderingen, organiseren van de faciliteiten, zorgen voor de benodigde vergaderstukken en zorgen voor een continu up to date raadsinformatiesysteem. De huidige invulling van elk van die taken wordt zonder uitzondering (zeer) hoog gewaardeerd. Uitkomst op taakgebied (overkoepelend) Raad
1
Griffie
Belang
Waardering
Belang
Waardering
7,5
8,8
10,0
10,0
ondersteuning van de gemeenteraad
Uitkomst op taakniveau (inzoomend): Raad
Griffie
Belang
Waardering
Belang
Waardering
9,6
9,2
10,0
10,0
7,9
8,9
10,0
10,0
beschikbaar zijn
10,0
9,1
10,0
10,0
4
de postbus en de mailbox bijhoudt
4,6
8,3
10,0
10,0
5
zorgt voor een livestream tijdens
7,9
8,8
10,0
10,0
7,9
9,1
10,0
10,0
4,6
8,0
10,0
9,7
1
vergaderingen inplant en zorgt dat alle faciliteiten daaromheen goed geregeld zijn
2
agenda's opstelt en annotaties voor de voorzitter voorbereidt
3
zorgt dat alle benodigde vergaderstukken tijdig
(raads)vergaderingen 6
zorgt voor een continu up-to-date raadsinformatiesysteem en de juiste archivering
7
de rekenkamer en eventuele commissies ondersteunt
Medewerkers van de griffie geven aan momenteel circa 50% van hun tijd te besteden aan ondersteunende taken. Dit overschrijdt de tijd die raadsleden/fractieassistenten vinden dat de griffie hier aan zou moeten besteden: 45%. 6 Taakgebieden, zijn separaat bevraagd van de taken die daaronder vallen. De gemiddeldes per taakgebied kunnen daarom
afwijken van de opgetelde gemiddelde scores van alle taken binnen dat gebied.
16.
Taakgebied 2: (Strategische) advisering van de gemeenteraad Dit taakgebied wordt belangrijk gevonden en gemiddeld gewaardeerd, maar het belang is iets lager dan de waardering. Inzoomend op de taken binnen het taakgebied strategische advisering (wat een belangrijk taakgebied wordt gevonden), valt op dat de raadsleden vooral een belangrijke rol vinden voor de griffier in advisering over de inzet van het raadsinstrumentarium. In mindere mate geldt dat ook voor het zijn van een sparringpartner. Opvallend is verder dat advisering over de mogelijkheden om iets politiek te realiseren en kwaliteit van de politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen, in mindere mate worden gezien als een belangrijke taak van de griffie. Wellicht komt dat doordat de raad tevreden is over de huidige vergadercyclus en vergaderwijze. Tegelijkertijd is een werkgroep onder begeleiding van de griffie wel de opzet van de raads- en commissievergaderingen onder de loep aan het nemen met als doel om op enkele vlakken verbeteringen voor te stellen. Uitkomst op taakgebied (overkoepelend) Raad
2
Griffie
Belang
Waardering
Belang
Waardering
7,0
7,5
10,0
8,5
(strategische) advisering van de gemeenteraad
Uitkomst op taakniveau (inzoomend): Raad
1
2
Griffie
Belang
Waardering
Belang
Waardering
7,5
7,6
10,0
8,7
5,8
7,2
10,0
8,7
8,8
8,5
10,0
9,0
6,7
7,1
10,0
8,3
6,3
7,3
10,0
7,7
sparringpartner is voor de raad(sleden)
adviseert over de kwaliteit van de politiekbestuurlijke besluitvormingsprocessen en verbetervoorstellen doet
3
raad(sleden) adviseert over de inzet van raadinstrumenten
4
raad(sleden) adviseert over de mogelijkheden iets (politiek) te realiseren
5
raad(sleden) adviseert over hoe om te gaan met actuele kwesties en gevoelige dossiers
De griffie spendeert nu volgens henzelf 16% van de tijd aan adviseringstaken. Dit is behoorlijk in lijn met de verwachtingen van de raad op dit gebied: 18%.
17.
Taakgebied 3: Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie De raad ziet in vertegenwoordiging een belangrijke taak (7,7) en vindt de griffie dat op dit moment ook goed invullen (7,2). Op detailniveau zien we hier een aantal opvallende zaken. Zo vindt de raad het afstemmen met de ambtelijke organisatie over de informatiestroom naar de raad de allerbelangrijkste taak van de griffie (9,6). Geen enkele andere taak op een ander thema scoort zo hoog. De raad vindt dat de griffie deze taak goed invult (8,2). Ook het adviseren van de gemeentelijke organisatie over procedures, rollen en verantwoordelijkheden ziet de raad als erg belangrijk (8,8), terwijl de raad weinig belang hecht aan het besluitvormingsproces voor de vergadering met betrokken ambtenaren afstemmen (5,4). Hier lijkt enige tegenstrijdigheid te zitten. De raad vindt dit thema uitermate belangrijk, uitgezonderd het afstemmen van het besluitvormingsproces voor de vergadering. Uitkomst op taakgebied (overkoepelend) Raad
3
Griffie
Belang
Waardering
Belang
Waardering
7,8
7,8
10,0
7,5
Interne vertegenwoordiging van de raad in de organisatie
Uitkomst op taakniveau (inzoomend): Raad
1
Belang
Waardering
Belang
Waardering
7,5
7,9
10,0
8,3
8,8
7,7
10,0
7,3
9,6
8,2
10,0
7,3
5,4
7,5
10,0
7,0
het belang van de raad vertegenwoordigt in (overleggen met) de gemeentelijke organisatie
2
Griffie
de gemeentelijke organisatie/ambtenaren adviseert over de procedures, rollen en verantwoordelijkheden van de raad
3
de informatiestroom van de organisatie naar de raad met de ambtelijke organisatie afstemt
4
het besluitvormingsproces voor de vergadering met betrokken ambtenaren afstemt
De medewerkers van de griffie geven aan nu 13% van hun beschikbare tijd te besteden aan interne vertegenwoordiging. Dit is in lijn met de verwachtingen van de raad: 12%.
18.
Taakgebied 4: Regionale oriëntatie en samenwerking Gemeenten opereren in toenemende mate in regionale samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen. Gemeenteraden hebben moeite om grip te krijgen op dergelijke gremia en de besluitvorming, die plaatsvindt met soms tientallen andere gemeenten. Ten opzichte van de andere taakgebieden wordt regionale samenwerking niet als een voor de griffie belangrijke taak gezien. Dat geldt zowel voor het taakgebied als zodanig, als voor de individuele taken die binnen dat taakgebied vallen. Op dit thema zien we een opvallend verschil tussen het belang (algemeen, zie p. 14) dat de griffie aan dit thema hecht (7,7) en hoe ze hun eigen inzet waarderen (5,3). De verklaring hiervoor is eerder in deze rapportage genoemd bij de knelpunten van de griffie. De griffie zou de raad graag beter in positie willen brengen ten opzichte van gemeenschappelijke regelingen, maar komt daar door tijdgebrek nu maar beperkt aan toe. Door zelf een pro-actievere rol hierin te spelen, wil de griffie de raad ook laten zien hoe belangrijk de besluiten in de regio zijn en hoe de raad hier het beste zijn invloed kan aanwenden om de kaderstellende en controlerende rol te vervullen. Tegelijkertijd schaalt de griffie het thema Regionale oriëntatie als het minst belangrijke thema. Dit geldt ook voor de raad.
Met een score van respectievelijk 7,7 en 6,8 vinden zowel griffie als raad het thema niet onbelangrijk. Binnen dit thema zijn raad en griffie het eens dat het samen met andere griffies werken aan regionale vraagstukken waarin raden samen kunnen optrekken en het informeren van de raad over regionale samenwerkingsverbanden en bestuurlijke afspraken van belang kunnen zijn. Uitkomst op taakgebied (overkoepelend) Raad
4
Griffie
Belang
Waardering
Belang
Waardering
6,6
6,8
9,2
5,3
regionale oriëntatie en samenwerking
Uitkomst op taakniveau (inzoomend): Raad
1
Griffie
Belang
Waardering
Belang
Waardering
5,0
6,4
10,0
5,0
7,1
7,0
10,0
4,0
7,1
6,8
6,7
5,7
7,1
7,0
10,0
6,3
de belangen van de raad behartigt in contacten met vertegenwoordigers van regionale samenwerkingsverbanden
2
samen met andere griffies werkt aan regionale vraagstukken waarin raden samen kunnen optrekken
3
de raad wijst op regionale thema's en trends die impact hebben op de raad
4
de raad informeert over regionale samenwerkingsverbanden en bestuurlijke afspraken
De griffie geeft aan op dit moment 3% van de beschikbare tijd te besteden aan het thema regionale oriëntatie. Dit is iets minder dan de raad verlangt: 7%.
19.
Taakgebied 5: Raadscommunicatie en participatie Het taakgebied raadscommunicatie en participatie valt op. Overkoepelend scoort dat gebied namelijk gemiddeld op waardering en lager op belang. Inzoomend geeft de raad aan de volgende aspecten belangrijke taken te vinden: het plaatsen van informatie over de raad op de gemeentelijke website, het delen van informatie over de raad met de lokale pers, een plan hebben voor raadscommunicatie en het versturen van een nieuwsbrief en/of updates naar de raad. Als we inzoomen op deelthema’s valt echter op dat griffie en raad heel anders naar het belang van deze taken kijken. De raad deelt op drie deelthema’s erg lage scores uit: contact onderhouden met inwoners (3,3), berichten over de raad op sociale media posten (5,0), en publieksbijeenkomsten organiseren zoals inwonersavonden of inspraakmomenten (5,0). De griffie schat voor alle drie het belang in op 10,0. Uit de gevoerde gesprekken blijkt dat deze relatief lage scores vooral geïnterpreteerd moet worden als een tevredenheid met het huidige communicatieplan en de acties die daaruit volgen, maar dat de griffie niet meer moet gaan doen dan dit. De raad vindt namelijk dat hier ook een belangrijke taak voor de fractie zelf ligt. Uitkomst op taakgebied (overkoepelend) Raad
5
Griffie
Belang
Waardering
Belang
Waardering
6,0
7,3
10,0
8,8
raadscommunicatie en participatie
Uitkomst op taakniveau (inzoomend): Raad
1
3
Belang
Waardering
Belang
Waardering
7,9
7,9
10,0
10,0
5,0
7,4
10,0
9,3
7,1
7,5
10,0
8,3
informatie over de raad op de gemeentelijke website plaatst
2
Griffie
berichten over de raad op sociale media post
informatie over de raad deelt met de (lokale) pers
4
contact onderhoudt met inwoners
3,3
6,3
10,0
8,0
5
een plan heeft voor raadscommunicatie
7,5
7,4
10,0
10,0
6
een nieuwsbrief en/of updates verstuurt naar de
6,3
7,7
10,0
10,0
5,0
7,1
10,0
6,0
raad 7
publieksbijeenkomsten organiseert, zoals inwonersavonden of inspraakmomenten
De medewerkers van de griffie geven aan op dit moment 15% van de tijd te besteden aan het thema raadscommunicatie. Dit is iets meer dan wat de raad verlangt: 12%.
20.
Taakgebied 6: Doorontwikkeling en professionalisering van de raad De raad vindt doorontwikkeling en professionalisering van de raad een belangrijk taakgebied en waardeert de huidige inzet als voldoende maar lager dan gemiddeld. Inzoomend op de taken binnen dit taakgebied zien we dat de organisatie van trainingen en cursussen belangrijk wordt gevonden en in gelijke mate gewaardeerd. Net als bij regionale oriëntatie valt hier voornamelijk op dat de griffie meer zou willen doen (8,3) dan ze nu kunnen (5,0). Hoewel de griffie het belang van trainingen en cursussen voor raadsleden organiseren relatief lager inschat (6,7), vindt de griffie het heel belangrijk om een duidelijke visie te hebben op hoe de raad zich kan ontwikkelen, voorstellen te doen om het vergadermodel en verordeningen te verbeteren, en aanhaken bij relevante maatschappelijke en bestuurlijke trends om deze te verwerking in vernieuwingsvoorstellen voor de raad (driemaal een 10,0). De raad ziet deze belangen minder, en vindt het binnen dit thema juist het meest van belang om in te zetten op de ontwikkeling van individuele raadsleden (7,1). De raad is ook tevreden over hoe de griffie dat nu invult (7,5). Uitkomst op taakgebied (overkoepelend) Raad
6
Griffie
Belang
Waardering
Belang
Waardering
6,4
7,0
9,2
4,9
doorontwikkeling en professionalisering van de raad
Uitkomst op taakniveau (inzoomend): Raad
1
Belang
Waardering
7,1
7,5
6,7
3,3
5,8
6,5
10,0
4,7
5,8
7,0
10,0
6,3
6,7
6,9
10,0
5,3
voorstellen doet om het vergadermodel en verordeningen van de raad te verbeteren
4
Waardering
de raad(sleden) begeleidt vanuit een duidelijke visie op hoe de raad zich kan ontwikkelen
3
Belang trainingen en cursussen organiseert voor raadsleden 2
Griffie
aanhaakt op relevante maatschappelijke en bestuurlijke trends en deze verwerkt in vernieuwingsvoorstellen voor de raad
Het griffieteam geeft aan dat zij nu 5% van hun beschikbare tijd besteden aan het thema doorontwikkeling en professionalisering van de raad. Dit is iets minder dan wat de raad verwacht: 9%.
21.
Ambities van de raad: open antwoorden Uit een analyse van de open antwoorden blijkt dat de raad het versterken en professionaliseren van de eigen rolinvulling belangrijk vindt. Het borgen van de invulling van met name de kaderstellende rol, ook in relatie tot het college, wordt het meest genoemd in reactie op de vraag naar ambities. Ook het samenspel met de ambtelijke organisatie en het nemen van gedegen besluiten worden belangrijk gevonden. In antwoord op de vraag wat er vooral voor nodig is om dat te realiseren, wordt de rol van de griffie meerdere keren genoemd, voornamelijk in het positioneren van de raad. Ook training, coaching en reflectie kunnen volgens meerdere raadsleden bijdragen aan het realiseren van de ambities. De antwoorden zijn in lijn met de behoeften die blijken uit de hierboven toegelichte scores, bijvoorbeeld het belang dat gehecht wordt aan de rol van sparringpartner en de taken die samenhangen met de ontwikkeling van de raad.
Algemene constateringen 1. De raad van Middelburg waardeert de griffie Raadsleden spreken over het algemeen een hoge waardering uit voor de manier waarop de griffie haar taken vervult – zowel op thema’s die zij als belangrijk ervaren, als op onderwerpen die voor hen minder prioriteit hebben. Ook in de open antwoorden klinken positieve geluiden: respondenten zijn complimenteus over de griffie. Zij typeren de ondersteuning als behulpzaam, deskundig, snel en professioneel. 2. Thema’s worden in meer of mindere mate belangrijk geacht Uit de vragenlijst blijkt dat de raad alle onderzochte thema’s in meer of mindere mate belangrijk vindt. Opvallend is dat het thema regionale oriëntatie en samenwerking met een gemiddelde score van 6,8 het laagst wordt gewaardeerd qua belangrijkheid, terwijl alle andere thema’s een score van 7,5 of hoger ontvangen. Zeker vanwege het feit dat Middelburg provinciehoofdstad is, maakt dit een opvallende constatering. Provinciehoofsteden vervullen vaak de rol van centrumstad en dit stelt ook eisen aan de raad om de kaderstellende en controlerende rol goed in te vullen ten opzichte van de regio. In Middelburg is hier dus een zekere terughoudendheid in te zien. 3.
Zwaartepunt ligt in de huidige situatie bij taakgebied “ondersteuning” , ambities voor taakgebieden “doorontwikkeling en professionalisering” en “strategische advisering” Uit de vragenlijst blijkt dat aan het taakgebied ondersteuning verreweg de meeste tijd wordt besteed (49%). Dat maakt dat voor de overige taakgebieden minder tijd overblijft, met name op het vlak van professionalisering en doorontwikkeling, regionale oriëntatie en communicatie. Kijkend naar de wensen van de raad voor de toekomst en de vertaling hiervan naar de inzet van de griffie, zijn vooral de taakgebieden gericht op professionalisering en advisering van belang. Meer concreet gaat het dan om begeleiding van de raad bij zijn ontwikkeling, het verbeteren van het vergadermodel en verordeningen en het nog meer zijn van een sparringpartner voor raadsleden. 4. Onvoldoende zicht op de werkzaamheden die de griffie uitvoert Opvallend is dat in de open antwoorden veel aandacht wordt gevraagd voor het thema vertegenwoordiging. Hieruit blijkt dat de raad veel waarde hecht aan een goed gepositioneerde griffie, maar dat raadsleden weinig zicht hebben op hoe dit nu wordt ingevuld. Ook blijkt uit de open antwoorden dat een aantal invullers in de algemene zin onvoldoende zicht hebben op de werkzaamheden van de griffie én op hetgeen wat de griffie voor hen kan betekenen.
22.
5. Beeld van de mogelijkheden t.a.v. de griffie is bij raadsleden beperkt Bovenstaande maakt ook dat het beeld dat raadsleden hebben van wat een griffie inhoudt, is bepaald door de taken die de griffie de afgelopen jaren heeft uitgevoerd. Tijdens de interviews die onze adviseurs met gesprekpartners hebben georganiseerd, merkten we op dat een groot deel van de raadsleden niet (z0) bekend is met de wijze waarop andere gemeenten hun griffie hebben ingericht en welke taken hierbij (kunnen) komen kijken. Ook in de scores zien we dit enigszins terug: zaken waar de griffie nu al op inzet (zoals advisering over raadsinstrumenten) worden als belangrijk gevonden, terwijl zaken waar nog geen of minder inzet op is, als minder belangrijk worden gezien. Ook vrezen enkele raadsleden dat meer inzet van de griffie op bepaalde thema’s tot nog meer informatie gaat leiden voor de raad. Bovenstaande zaken maken het bewust afwegen van de mogelijkheden en het kiezen voor de best passende toekomstige invulling lastiger. 6. De griffie vindt alle thema’s belangrijk, en hoort graag van de raad waar de prioriteiten moeten liggen De griffie heeft het belang van vrijwel alle taken unaniem als zeer hoog beoordeeld (score 10,0). Daarbij is geen onderlinge prioritering aangebracht. De griffie daarop heeft toegelicht dat zij van mening zijn dat alle taken van wezenlijk belang zijn.
Tegelijkertijd erkent de griffie dat niet alles onbeperkt kan worden opgepakt binnen de huidige capaciteit. Daarom verneemt zij graag van de raad in hoeverre en op welke wijze de inzet verder kan en mag worden uitgebreid, dan wel waar eventueel accenten gelegd moeten worden. Deze richting is nodig om keuzes te kunnen maken en om de beschikbare tijd zo doelmatig mogelijk in te zetten.
23.
5.
Bevindingen en aanbevelingen
Op basis van de inzichten uit de documentanalyse, vragenlijst en gevoerde gesprekken presenteren we in dit hoofdstuk de bevindingen en de aanbevelingen. De bevindingen geven kernachtig de belangrijkste boodschappen van deze rapportage weer.
Bevindingen 1. De basis van de griffie is goed op orde De basisondersteuning van de griffie is stevig op orde. Processen verlopen gestroomlijnd, de ondersteuning aan de raad is professioneel en betrouwbaar, en besluiten komen op ordentelijke wijze tot stand. Zowel raadsleden als andere betrokkenen spreken hun waardering uit over de kwaliteit en inzet van de griffie. 2. Binnen de huidige formatie is weinig ruimte voor doorontwikkeling en uitbreiding van taken Uit de benchmark met vergelijkbare gemeenten, wordt duidelijk dat veel andere griffies een ruimere formatie hebben dan de griffie van Middelburg. Gemiddeld genomen hebben vergelijkbare gemeenten de beschikking over een formatie van 4,4 fte, waar Middelburg een formatie van 3,1 fte heeft (waarvan 0,2 tijdelijk). Vanwege deze bescheiden formatie is het goed laten verlopen van de vergadercyclus de hoofdtaak. Aan de overige taken kan minder tijd worden besteed, terwijl griffie en raad daar wel belang aan hechten. Bij de griffie is dit gebrek aan tijd duidelijk terug te zien in de waardering die de griffie zelf geeft voor de manier waarop ze andere taken dan ondersteuning nu uitvoeren. Alleen op raadscommunicatie waardeert de griffie zichzelf met een cijfer hoger dan een 7. De griffie vindt zichzelf tekort schieten ten opzichte van hun eigen verwachtingen en het belang dat zij aan deze taken hechten.
Ook uit de lijst van knelpunten blijkt dat de griffie tegen de grenzen van de beschikbare tijd en capaciteit aanloopt. 3. Middelburg werkt met een afwijkend takenpakket voor de commissiegriffier Doordat vanuit het verleden de functie van commissiegriffier is ontstaan uit de functie van administratief griffiemedewerker, bestaat het takenpakket van de commissiegriffiers in Middelburg voornamelijk nog steeds uit administratieve taken ten dienste van het basisproces. Zij zijn feitelijk echter commissiegriffiers, waardoor de griffie in Middelburg niet beschikt over een administratief griffiemedewerker. Dat is uitzonderlijk. Bijna alle griffies met 2 of meer fte hebben beschikking over één of meerdere griffiemedewerkers. In Middelburg zijn deze administratieve taken met name belegd bij de commissiegriffiers. Zij verwerken de ingekomen stukken en schriftelijke vragen, vullen het raadsinformatiesysteem en houden zich bezig met facilitaire ondersteuning bij vergaderingen en evenementen. Hierdoor houden zij relatief weinig tijd over voor de meer inhoudelijke taken die in veel gemeenten onderdeel zijn van het takenpakket van de commissiegriffier. Dit geeft opwaartse druk naar de raadsadviseur en de griffier, om alle gevraagde en noodzakelijke advieswerkzaamheden te verrichten.
Het totaal van deze bevinding maakt dat de griffier en raadsadviseur minder tijd hebben voor andere taken zoals vertegenwoordiging, doorontwikkeling en professionalisering van de raad. 4. De raad staat open voor een bescheiden, stapsgewijze ontwikkeling van de griffie Er is volop onbenut potentieel om de stevige basis van de griffie verder te versterken met gerichte (strategische) doorontwikkeling op verschillende punten. Doordat er een goede basis ligt, zijn er mogelijkheden om taken op te pakken die in andere gemeenten als onderdeel van het griffiewerk worden beschouwd. Wanneer de raad deze doorontwikkeling verlangt, zal daar ook tijd en ruimte voor
24.
moeten worden gemaakt. Uit de vragenlijst en de gevoerde gesprekken blijkt dat de raad hier in principe voor openstaat, maar tegelijkertijd tevreden is over de huidige werkwijze en geen behoefte heeft aan ingrijpende veranderingen. Er is wel duidelijk draagvlak voor een bescheiden, stapsgewijze ontwikkeling, waarmee de griffie zich geleidelijk kan blijven aanpassen aan toekomstige behoeften. Op de vraag in hoeverre de raad open staat voor een verdere doorontwikkeling komt geen eenduidig antwoord. Uit zowel de vragenlijst als de gevoerde gesprekken komt bij sommige partijen een zekere bescheidenheid en terughoudendheid naar voren waar het gaat om doorontwikkeling binnen de diverse thema’s. Uit de antwoorden op de open vragen en gevoerde gesprekken blijkt ook dat een deel van de gemeenteraad bang is dat de griffie politiek gaat bedrijven of politiek wordt gebruikt als er stappen worden gezet richting een meer strategische griffie, terwijl nu de neutraliteit enorm gewaardeerd wordt. Ook zijn veel raadsleden onbekend met de mogelijkheden die verdere dienstverlening en advisering van de griffie kunnen bieden, zo blijkt uit de vragenlijst.
Tegelijkertijd blijkt uit de vragenlijst en de gesprekken dat een deel van de raad openstaat voor verdergaande strategische advisering en positionering van de griffie, en dat sommige fracties ook behoefte hebben aan meer ondersteuning en advisering. Uit de gesprekken en vragenlijst komt nog geen eenduidig beeld waaruit die stappen moeten bestaan en welk breed draagvlak daarvoor is binnen de raad. Om dit scherper te krijgen is verdere actie nodig. 5. De griffier en griffie als geheel zijn kwetsbaar doordat de griffiemedewerkers in dienst zijn van de ambtelijke organisatie Hoewel de constructie waarbij medewerkers van de organisatie door de griffie worden ingeleend tot op heden nooit tot grote problemen heeft geleid, verzwakt het de positie van de griffie en van de griffier. Naast dat het vanuit het oogpunt van het dualisme onwenselijk is, vergroot het ook de afhankelijkheid en kwetsbaarheid van de griffier. Ook voor de medewerkers van de griffie levert het enkele onwenselijke situaties op, zoals beschreven op pagina 6 en 7 van dit rapport. 6. De taakverdeling binnen het griffieteam is niet expliciet en daardoor niet altijd duidelijk Niet op alle punten van de taakverdeling is voldoende scherp wat van wie gevraagd wordt.
Binnen het griffieteam ontstaat hierdoor op punten onduidelijkheid over de taakverdeling, met name tussen de raadsadviseur en de commissiegriffiers, maar soms ook tussen de raadsadviseur en de griffier. Hoewel de taakverdeling in grote lijnen duidelijk is, schuurt het af en toe. Het ontbreekt aan actuele functiebeschrijvingen en hernieuwde onderlinge afspraken. 7. Er is grote afstand tussen het gevraagde werk- en denkniveau van commissiegriffiers enerzijds, en de griffier anderzijds Het merendeel van de werkzaamheden die verband houden met de dagelijkse procesbegeleiding rondom de voorbereiding en afhandeling van commissievergaderingen wordt uitgevoerd door de commissiegriffiers. Zij spelen een centrale rol in het organiseren, coördineren en inhoudelijk ondersteunen van deze vergaderingen. Dit omvat onder andere het opstellen van agenda’s, het afstemmen met voorzitters en portefeuillehouders, het begeleiden van het besluitvormingsproces en het bewaken van de procedurele kaders. Het profiel van de commissiegriffiers is ingeschaald op mbo werk- en denkniveau. Hierom kan niet verwacht worden dat zij vragen die boven dat niveau aan de orde zijn kunnen afhandelen. Dit legt veel druk bij de griffier om dergelijke vragen af te handelen.
De grote afstand in gevraagd profiel van de commissiegriffiers enerzijds, en de griffier anderzijds is sterk afwijkend van andere griffies in het land en in de regio, waar gemiddeld genomen die afstand ongeveer 2 of 3 schaalniveaus is. Los van de tevredenheid over de medewerkers die de rol invullen, mag de raad ook een zeker profiel vragen die past bij de zwaarte van een taak in een middelgrote stad en een provinciehoofdstad.
25.
Aanbevelingen De bevindingen geven aanleiding voor een aantal aanbevelingen. Wij adviseren een aantal van deze aanbevelingen voor de korte termijn, en een aantal voor de periode na de raadsverkiezingen van 2026. Zoals in de bevindingen beschreven, constateren we dat er draagvlak is voor een stapsgewijze ontwikkeling op de griffie. De wens om door te ontwikkelen naar een strategische griffie zoals die ook in andere gemeenten bestaat is niet eenduidig. De vraag of dit het lange termijn perspectief is, kan in deze fase en met deze rapportage nog niet worden beantwoord. De raad staat voor een keuze. •