25-054 Bijlage 2. Ingekomen stukken - RM april 2025-aangepast afdoeningsadvies nr 89 en 105

De geconstateerde verschillen zijn echter dusdanig dat er reden is tot zorg omdat een incompleet archief het afleggen van verantwoording en het uitvoeren van historisch onderzoek hindert. De aankomende conversie met bijkomend risico op verlies van informatie vergroot de urgentie om het eigen archief op orde te brengen. Aanbevelingen Vanaf de start van RUD Zeeland is tijdens het deelnemersoverleg regelmatig gesproken over het onderwerp archivering. Vanuit het deelnemersoverleg zijn voor dit probleem verschillende scenario’s uitgewerkt, maar dit heeft niet geleid tot besluitvorming door de gezamenlijke deelnemers en evenmin hebben ze intussen maatregelen genomen om te voldoen aan hun wettelijke plicht om de eigen dossiers adequaat te beheren. Wij bevelen aan dat de deelnemers en RUD Zeeland ervoor zorgen dat de achterstand in archivering wordt weggewerkt. Mogelijk kan hierbij gebruik worden gemaakt van de scenario’s die reeds door de werkgroep Archivering zijn beschreven. Vanwege de geconstateerde knelpunten in de aan de deelnemers overgedragen dossiers bevelen we aan de informatie die bij RUD Zeeland aanwezig is, te behandelen als het VTH-archief van de deelnemers. Het is daarom goed dat het aanvankelijke uitgangspunt bij de conversie van Squit XO naar Squit 20/20, dat deze bestanden ‘slechts werkarchief’ waren, is vervallen.

Speciale aandacht dient nog te worden besteed aan de dossiers van de door RUD Zeeland uitgevoerde BRZO-taken, er zijn aanwijzingen dat deze bij de provincie - het bevoegd gezag - niet volledig zijn. Vanwege een eerdere conversie van de informatie van RUD Zeeland naar DCMR Milieudienst Rijnmond, wordt deze informatie bij de komende conversie in principe niet meer meegenomen. Daarom bevelen wij aan dit nader te onderzoeken en ook voor de BRZO dossiers te zorgen voor een adequate conversie naar Squit 20/20.

Pagina 9 van 17

Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland

4

Conclusie en aanbevelingen

4.1

Beantwoording onderzoeksvragen

Dit onderzoek is uitgevoerd om drie vragen te kunnen beantwoorden. 1. Hoe is de kwaliteit van de informatie die door RUD Zeeland wordt ontvangen, aangemaakt en beheerd, zowel in het primaire proces als ten behoeve van de bedrijfsvoering? Geconcludeerd kan worden dat de kwaliteit van de informatie die in het VTH-proces wordt ontvangen, aangemaakt en beheerd, toereikend is voor een adequate uitvoering van de taken. RUD Zeeland is voor deze werkprocessen ISO 9001 gecertificeerd, zodat er instructies en werkafspraken zijn waarvan de opvolging actief wordt gemonitord. Ook de informatie uit de managementprocessen en de beheersingsprocessen, de zogenaamde bestuurs- en bedrijfsvoeringsinformatie valt onder de certificering ISO 9001 maar die is niet altijd, of soms pas na lang zoeken vindbaar. Wat betreft de langetermijnarchivering van afgeronde zaakdossiers heeft een beperkte steekproef bij enkele deelnemers uitgewezen dat de kwaliteit van de aangeleverde zaakdossiers niet toereikend is. Tijdens dit onderzoek zijn diverse overgedragen zaakdossiers, die volgens opgave verwacht werden bij de deelnemers, niet aangetroffen en geconstateerd is dat diverse dossiers niet volledig zijn. Dit lijkt erop te wijzen dat de werkwijze met betrekking tot het exporteren vanuit IZIS niet goed werkt of niet correct wordt gebruikt.

Verder zet IZIS bij het archiveren van een zaak sommige, maar niet alle bestanden om naar pdf. 1.a.

Welke taken voert RUD Zeeland uit met betrekking tot het informatiebeheer?

Het beheer van de informatie voortvloeiend uit de VTH-taken vormt de hoofdmoot van het informatiebeheer van RUD Zeeland. Voor de archivering van deze informatie is bij RUD Zeeland geen afspraak of instructie aangetroffen. Verder is veel informatiebeheer gericht op het borgen van het ISO 9001 certificaat. De wettelijk vereiste regelingen (verordening, besluit informatiebeheer) voor het informatiebeheer bij overheden zijn aanwezig, maar een informatiebeleid ontbreekt evenals een overlegstructuur met de gemeente Terneuzen over de uitvoering van dit type beleid. De information governance – wie is waarvoor verantwoordelijk – is onvoldoende vastgelegd. 1.b. Wat doet de gemeente Terneuzen vanuit haar PIOFACH rol om het informatiebeheer te faciliteren en te borgen? De gemeente Terneuzen verricht enkele uitvoerende DIV-taken en levert de applicatie (inclusief functioneel beheer) waarin RUD Zeeland de informatie over de VTH-taken beheert. Informatiebeleid wordt niet geleverd, er is op tactisch en strategisch niveau geen overleg met de gemeente Terneuzen. Doordat in de DVO en de bijbehorende PDC de afspraken niet SMART zijn geformuleerd en geen service levels zijn vastgesteld, is voor RUD Zeeland– wat betreft het informatiebeheer – niet duidelijk of waarvoor betaald wordt, overeenkomt met wat de gemeente Terneuzen levert.

Als feedback op de frase in het conceptrapport over het ontbreken van een overlegstructuur over het informatiebeheer, is aangegeven dat er wel overleg is over het functioneel beheer van Squit XO en IZIS. Dit overleg gaat onder andere over de kwaliteit van de registraties, zodat RUD Zeeland de kwaliteit ervan in Squit XO en IZIS kan verbeteren.

Pagina 10 van 17

Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland

Dit overleg vult echter niet de leemte op tactisch en strategisch niveau die wij signaleren met betrekking tot de afstemming tussen de gemeente Terneuzen en RUD Zeeland. 2. Wat hebben de deelnemers geregeld met betrekking tot mandatering en archivering voor de door RUD Zeeland uitgevoerde taken binnen hun grenzen? Alle deelnemers hebben RUD Zeeland gemandateerd voor het basispakket VTH-taken en een aantal ook voor de plustaken. Middelen voor de benodigde werkzaamheden voor archivering zijn hierin niet begrepen. De mandaatbesluiten bevatten geen bepalingen over het terugleveren van afgeronde zaakdossiers. 3. In hoeverre nemen de deelnemers de door RUD Zeeland beschikbaar gestelde dossiers in het eigen archief op en in hoeverre gebruiken ze deze bij hun werkprocessen? RUD Zeeland plaatst de afgeronde zaakdossiers op een sFTP-server, maar slechts enkele deelnemers maken hiervan gebruik om de dossiers te downloaden naar de eigen omgeving. Zij plaatsen de aangeleverde zip-bestanden op een netwerkserver, maar geen van de deelnemers neemt de dossiers op in het reguliere informatiesysteem. De geboden oplossing voor het downloaden van de informatie wordt als omslachtig en bewerkelijk ervaren. Deze issues zijn vanaf de start van RUD Zeeland aan de orde gesteld in de deelnemersoverleggen en tot op heden niet opgelost.

Ondanks de ISO 9001 certificering van RUD Zeeland hebben de genoemde klachten de Management Review echter niet bereikt, en worden deze issues niet als actiepunt voor het managementteam geadresseerd. Voor de langere termijn hebben de deelnemers niets geregeld, terwijl zij als bevoegd gezag en zorgdrager wel verantwoordelijk zijn om aan de wettelijke archiveringseisen te voldoen. Als een vakspecialist van een deelnemer informatie uit een dossier nodig heeft, wordt contact gelegd met RUD Zeeland. Eventuele tekortkomingen in de aangeleverde bestanden komen hierdoor niet aan het licht.

4.2

Conclusie

Het onderzoek wijst op tekortkomingen in het informatiebeheer van en door RUD Zeeland, cq de gemeente Terneuzen als opdrachtnemer, én van de deelnemers. De belangrijkste oorzaak van deze tekortkomingen is het gebrek aan belang dat door de deelnemers wordt gehecht aan de archivering van hun VTH-archief. Illustratief is dat tijdens het onderzoek bleek dat het noch RUD Zeeland, noch het merendeel van de deelnemers is opgevallen dat er sinds oktober 2019 op de sFTP-server geen nieuwe dossiers zijn aangeboden. Gebleken is dat de VTH-archieven van de deelnemers niet compleet zijn. Om de archieven te completeren dienen de deelnemers ruim zes jaar achterstand weg te werken. De hoeveelheid werk in deze digitale achterstand is voor de deelnemers niet direct zichtbaar. Doordat door hen voor informatievragen, altijd wordt teruggevallen op RUD Zeeland, is bij de deelnemers evenmin zichtbaar dat voor de archivering voorzieningen moeten worden getroffen. Op het moment van schrijven wordt door de gemeente Terneuzen en RUD Zeeland een majeure dataconversie van Squit XO naar Squit 20/20 voorbereid. Een bijkomend risico van conversie is verlies van informatie, dit vergroot de urgentie dat de deelnemers het eigen archief op orde brengen Deze conversie is door RUD Zeeland aangekondigd in het deelnemersoverleg van 21 november 2019.

Tijdens dit overleg is door RUD Zeeland benadrukt dat de sFTP-server geen beheerfunctie heeft voor digitale informatie en dat het aan de deelnemers is om deze veilig te stellen voor het eigen archief. Desondanks

Pagina 11 van 17

Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland

zijn zij niet in actie gekomen, waarschijnlijk omdat de expertise van het deelnemersoverleg ligt bij de inhoud van het primaire proces en niet bij archivering. Daardoor worden de implicaties van grote wijzigingen in het informatiebeheer, zoals de beoogde conversie, blijkbaar onvoldoende onderkend door de deelnemers. Daarnaast schiet de metadatering van de dossiers in het systeem van RUD Zeeland tekort omdat hierin niet de juiste bewaartermijnen zijn toegekend. Behalve het completeren van de archieven, dienen de deelnemers ook op dit gebied ruim zes jaar achterstand weg te werken.

4.3

Aanbevelingen

Het onderzoek wijst op tekortkomingen in het informatiebeheer van RUD Zeeland, van de deelnemers en van de gemeente Terneuzen als opdrachtnemer PIOFACH-taken. Omdat het onderzoek op verzoek van RUD Zeeland is verricht, zijn de aanbevelingen aan de RUD Zeeland gericht. Uiteraard zijn diverse aanbevelingen te adresseren aan de deelnemers dan wel aan de gemeente Terneuzen als opdrachtnemer PIOFACH-taken. Wij stellen daarom voor dat RUD Zeeland dit rapport met de deelnemers bespreekt en dat de deelnemers over de conclusies en aanbevelingen communiceren met hun vakmedewerkers en informatiebeheerders. Noodzakelijk zijn meer concrete afspraken tussen de gemeente Terneuzen en RUD Zeeland, meer middelen voor de voor archivering benodigde werkzaamheden en verbetering van het beheer van de afgeronde zaakdossiers door de deelnemers. •

Bespreek dit rapport met de deelnemers en laat de deelnemers over de conclusies en aanbevelingen communiceren met hun vakmedewerkers en informatiebeheerders.

•

Actualiseer de in 2015 vastgestelde informatieverordening en besluit informatiebeheer, nu de gemeente Terneuzen sinds oktober 2018 de archivaristaak aan het Zeeuws Archief heeft opgedragen.

•

Vraag de gemeente Terneuzen het eigen informatiebeleid te vertalen in informatiebeleid voor RUD Zeeland en dit beleid uit te werken in regels en werkafspraken, zoals dit is overeengekomen in de PDC. Definieer samen wat nodig is voor adequaat informatiebeheer, bouw dit op en zet daarbij de nodige mensen en middelen in. Van belang is dat de information governance wordt vastgelegd, zodat duidelijk is waar en hoe de verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer zijn belegd en wie daarover de regie voert.

•

Evalueer de productonderdelen 'Opstellen informatiebeleid' (Product ICT) en 'Het bieden van een digitale archiefvoorziening' (Product Huisvesting/Facilitair) van de PDC, herformuleer deze in samenwerking met gemeente Terneuzen SMART en met concrete servicelevels.

•

Start op tactisch en strategisch niveau een gestructureerd overleg tussen RUD Zeeland en gemeente Terneuzen over het informatiebeheer en adresseer daarin zowel lopende zaken als nieuwe ontwikkelingen.

•

Neem informatiebeheer op in het bestaande kwaliteitssysteem van RUD Zeeland en vul de werkafspraken aan met zaken die nodig zijn voor het informatiebeheer voor de langere termijn. Betrek de deelnemers hierbij.

Pagina 12 van 17

Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland

•

Monitor de uniforme opvolging van werkafspraken en blijf werken aan het vergroten van het informatiebewustzijn. Het digitale informatiebeheer van de individuele medewerker is cruciaal geworden voor elke organisatie.

•

Zorg in samenwerking met de gemeente Terneuzen voor passende opslagvoorzieningen en werkafspraken voor het beheer van specifieke bestandsformaten, denk aan metingen van geluidsbelasting en videobestanden van bodycams.

•

Maak in samenwerking met de gemeente Terneuzen een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle aanwezige informatie voor de optimale ondersteuning van het primaire proces, het afleggen van verantwoording door RUD Zeeland dan wel de betrokken deelnemer en voor de adequate archivering.

•

Zorg dat de authenticiteit van bestanden die in IZIS worden gearchiveerd, op een adequate manier wordt geborgd. Bestandsconversie naar PDF is niet toereikend.

•

Onderzoek in samenwerking met de gemeente Terneuzen de toepassing van de digitale handtekening.

•

Borg de uniforme metadatering mede door nieuwe medewerkers aan de hand van de ‘Handleiding RUD systemen’ in te werken. Het is wenselijk dat deze handleiding wordt aangevuld met voorschriften voor het toevoegen van metadata voor de archivering.

•

Start een onderzoek naar de werkwijze(n) met betrekking tot de vertrouwelijke deeldossiers.

•

Adviseer het dagelijks bestuur van RUD Zeeland om een eigen vervangingsbesluit te nemen. Dit kan worden gebaseerd op het vervangingsbesluit van de gemeente Terneuzen en praktisch door de scan-afdeling van Terneuzen worden gerealiseerd.

•

Adviseer het dagelijks bestuur van RUD Zeeland om het besluit te nemen om voor de periode 20122016 de gemeentelijke selectielijst 1996, actualisatie 2012, van toepassing te verklaren.

•

Zorg ervoor dat bewaartermijnen op basis van de gemeentelijke selectielijsten worden toegekend aan de bestuurs- en bedrijfsvoeringsinformatie van RUD Zeeland, zodat deze adequaat kan worden beheerd.

•

Zorg ervoor dat bewaartermijnen op basis van de selectielijsten worden toegekend aan het VTHarchief, omdat RUD Zeeland de facto de archiverende instantie in de keten van samenwerkende overheden is.

•

Informeer de deelnemers van RUD Zeeland tijdig over voorgenomen conversies of migraties. Daarbij is het van belang het juiste gremium aan te spreken. De expertise van het deelnemersoverleg ligt bij de inhoud van het primaire proces en niet bij archivering, waardoor de implicaties van dit soort wijzigingen in dit overleg wellicht niet altijd voldoende onderkend worden.

Pagina 13 van 17

Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland

•

Zorg voor adequate documentatie van uitgevoerde wijzigingen in het informatiebeheer zoals conversies en migraties.

•

Ga in overleg met de deelnemers over het wegwerken van de achterstand in archivering. Maak hierbij gebruik van de scenario’s die reeds door de werkgroep Archivering zijn beschreven.

•

Onderzoek in overleg met de Provincie Zeeland of het archief van de provincie voor wat betreft de BRZO-taken compleet is en zorg voor een adequate conversie van de BRZO-data naar Squit 20/20.

Pagina 14 van 17

Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland

Bijlage 1 Bronnenlijst Bestudeerde documenten: 1. 2018-2020 Jaarlijkse Management Reviews RUD Zeeland 2. 2014-2020 Verslagen van diverse relatiebeheeroverleggen 3. 2014-2020 Verslagen van de deelnemersoverleggen 4. 20200416 Organisatiestructuur RUD Zeeland dd 16-04-2020 5. 20190814 Goes Mandaatbesluit RUD Zeeland 2019 6. Mandaatbesluiten van alle RUD-deelnemers 7. 20190623 RUD Blue Book Deel 2 Operationele processen 8. 20190219 DVO Provincie - RUD Zeeland met jaarplan en addendum PxQ 2019 9. 20180531 RUD Blue Book Deel 1 Management, ondersteunende en beheersingsprocessen 10. 20171215 Rapportage stakeholdersonderzoek 2017 RUD Zeeland (Integron) 11. 20171031 Analyse archief scenario’s 1.0 RUD Zeeland 12. 20170724 Handreiking inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden (Verbonden Partijen) door LOPAI / BRAIN 13. 20170609 Handleiding RUD systemen versie 0.3 14. 20170509 Informatiebeheer in het proces van vergunningverlening door RUD Zeeland, onderzoeksrapport Zeeuws Archief 15. 20161128 Toetsing IZIS systeem aan het TMLO 16. 20161111 en 20190128 Notitie ‘witte vlekken piofac RUD Zeeland’ 17. 20160919 Update bedrijfsplan tot Bedrijfsplan 2.0 RUD Zeeland 18. 20160601 Archivering RUD en afronden zaken en overdracht naar deelnemers 19. 20151126 Analyse Informatievoorziening RUD Zeeland 20. 20150914 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 21.

20150619 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 22. 20150614 Opdrachtformulering DIV werkgroep archivering zaken 23. 20131004 Producten- en dienstencatalogus (PDC) samenwerking Terneuzen - RUD Zeeland 2014 (PIOFAC) 24. 20131004 DVO RUD Zeeland - Terneuzen 2014 (PIOFAC) 25. 20130812 GR RUD Zeeland (uitwerkingtreding 12 oktober 2019) 26. 20130114 Bedrijfsplan RUD Zeeland Interviews • • • • •

RUD Zeeland, Jeroen Vervaet, Kwaliteitsmedewerker RUD Zeeland, Rob Kuenen, Hoofd Staf (tevens Informatiemanager) RUD Zeeland, Arjan Oostvogels, Vakspecialist Afdeling Vergunningverlening Gemeente Terneuzen, Enno Cohen, Accountmanager Gemeente Terneuzen, Marjan Lobbezoo, BAG beheerder • Gemeente Terneuzen, Rooijen, Applicatiebeheerder

Kees

van

Belronde over het gebruik van de sFTP-server:

Pagina 15 van 17

Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland

• • • • • • • • • • • • • • •

Gemeente Borsele, Tineke van der Ven, Senior Beleidsmedewerker Milieu Gemeente Goes, Arie Schroevers, Adjuncthoofd Afdeling Vergunningen en handhaving Gemeente Hulst, Hans Schellekens, Recordmanager Gemeente Kapelle, Michaël Beverwijk , Coördinator Fysiek Domein Gemeente Middelburg, Jan Marijs, Coördinator Handhaving Gemeente Noord-Beveland, Dianne Dingemanse, Senior Beleidsmedewerker Milieu / Handhavingscoördinator Gemeente Reimerswaal, Arjen de Visser, Beleidsmedewerker Afdeling Bouwen, Milieu en Handhaving Gemeente Schouwen-Duiveland, Wout van Brouwershaven, Senior Adviseur Handhaving Gemeente Sluis, Erik van Hengel, Senior Medewerker Informatievoorziening Gemeente Terneuzen, André Cozijnsen, Applicatiebeheerder Gemeente Tholen, Kees Kleppe, Senior Milieumedewerker Gemeente Veere, Mirjam Geldof, Beleidsmedewerker Omgevingsrecht Gemeente Vlissingen, Kees Luteijn, Adviseur Team VTH Provincie Zeeland, Eugène Jansen, Beleidsmedewerker Milieukwaliteit Waterschap Scheldestromen, Ben Holvast, Juridisch adviseur

Gegevens geleverd voor de analyse van de overgedragen afgeronde zaakdossiers • • • • • • •

DCMR, Barbara Brandt, Adviseur Recordsmanagement Gemeente Borsele, Jack Karelse, Beleidsmedewerker DIV Gemeente Veere, Co de Feijter, Adviseur Informatievoorziening Gemeente Vlissingen, Ed de Rijke, Senior Medewerker Dienstverlening DIV Gemeente Vlissingen, Wilma Slagt, Adviseur Milieu / Vergunning, Toezicht en Handhaving Provincie Zeeland, Jack Smits, Archiefbeheer / Functioneel Beheer RUD Zeeland, Jeroen Vervaet, Kwaliteitsmedewerker

Pagina 16 van 17

Memo Onderwerp: Scenario’s beschikbaarstelling / toegang tot de VTH archieven Datum: 31-01-2025 Van: e-Team Aan: Kleine werkgroep Alle scenario’s gaan uit van toegang verlening vanuit het Zeeuws e-Depot (Preservica) Spelregels: • Dossiers zijn afgesloten + gemetadateerd en worden uitgeplaatst. • Accounts die verstrekt worden zijn persoonsgebonden. • Alle gebruikers loggen in met gebruik van 2 factor authenticatie. • Dossiers worden per zorgdrager gescheiden aangeleverd. • Verwerkersovereenkomsten? Waarschijnlijk 1 met de RUD Zeeland. Uitgeplaatst archief: • Enkel beschikbaar voor geautoriseerde medewerkers/ organisatie. • Archief kan in huidige staat worden opgenomen. • Informatie valt onder de Woo. (beherende organisatie moet informatie aanleveren) • Beheer ligt bij de eigen organisatie. Overgebracht archief: • Beschikbaar voor iedereen mits er geen beperkingen op het archief rusten. • Archief moet in goede geordende en toegankelijke staat worden gebracht. o Vernietigbare archieven moeten vernietigd worden o Metadata moet op orde zijn o Bepalen eventuele beperkingen op de openbaarheid (Archiefwet, AVG en Auteurswet) • Informatie valt onder de Archiefwet. (burger of organisatie moet zelf op zoek naar informatie in de archieven) • Beheer ligt bij de archiefinstelling.

Gebruikersbeheer tot toegang e-Depot Het beheer van de gebruikers wordt bij individuele gebruikers van verschillende zorgdragers een complex vraagstuk. Het aanmaken en creëren van de accounts vormt niet de grootste uitdaging. Echter voor de toekomst het gebruikersbeheer inrichten geeft stof tot nadenken hierbij enkele voorbeelden: • Nieuwe medewerker moet toegang krijgen. • Medewerker verandert van functie of van zorgdrager autorisatie moet gewijzigd worden. • Medewerker gaat uitdienst dus account moet stopgezet worden. Voorbeeld proces gebruikersbeheer Het is aan te bevelen om één proces hiervoor in te richten wat voor iedere organisatie gelijk is. Mogelijk kan dit proces worden belegd worden bij de CISO’s van de betreffende organisaties, andere optie kan ook zijn om de contactpersonen van de verschillende overheden hiermee te belasten. Het is van belang dat de gebruikerswisselingen periodiek en tijdig wordt doorgeven aan het Zeeuws Archief zodat zij de benodigde aanpassingen kunnen doorvoeren. Opties voor deze periodiek:

• • •

Per kwartaal Per maand Direct bij uitdiensttreding

Scenario 1 Per zorgdrager afgeschermd De VTH archieven van de 14 zorgdragers worden opgenomen in Preservica. Vervolgens gaan we er vanuit dat de VTH medewerkers van RUD Zeeland overal bij moeten kunnen. In dit scenario krijgt iedere zorgdrager zelf toegang tot haar eigen archieven. Per medewerker van de zorgdrager en voor de VTH medewerkers van de RUD Zeeland die toegang wil krijgen tot Preservica moet een eigen account worden gecreëerd. Voor de VTH medewerkers van RUD Zeeland worden accounts gemaakt die bij alle dossiers kunnen zonder beperking per zorgdrager. Voordelen: • Afgeschermd per organisatie. • Informatie 24/7 beschikbaar voor de RUD Zeeland en voor de deelnemers. • RUD Zeeland heeft minder omkijken naar individuele aanvragen omdat zorgdrager zelf de eigen informatie kunnen raadplegen. Nadelen: • Beheer van autorisaties wordt complexer. • De RUD beheert de gebruikers → Zeeuws Archief voert wijzigingen door. • Zeeuws Archief moet heel Zeeland opleiden in de werking met het e-Depot. Scenario 2 Huidige dienstverlening via de RUD Zeeland De VTH archieven van de 14 zorgdragers worden opgenomen in Preservica. Enkel de RUD krijgt toegang. Als een zorgdrager toegang wil tot een dossier neemt deze contact op met de RUD en een medewerker van de RUD Zeeland kan het dossier downloaden en terug leveren aan de zorgdrager.

Dit scenario betekent inrichten van 1 security tag, de RUD heeft toegang tot alles en er is dus geen scheiding nodig per zorgdrager. Accounts die voor de RUD gemaakt worden werken voor 1 organisatie. Voordelen: • Toegang e-Depot bij één organisatie geborgd. • RUD Zeeland hoeft enkel eigen gebruikers te beheren. • Zeeuws archief moet alleen de VTH-medewerkers van RUD Zeeland op te leiden in de werking van het e-Depot • Informatie 24/7 beschikbaar voor de RUD Zeeland Nadelen: • De RUD beheert de gebruikers → Zeeuws Archief voert wijzigingen door. • De aanvraag werkdruk komt bij de RUD Zeeland te liggen. • Informatie beschikbaar afhankelijk van de openingstijden van de RUD Zeeland voor de overheden

Scenario 1 Security TAG Zorgdrager _ RUD Zorgdrager X

Medewerker zorgdrager X Security TAG RUD

Zeeuws Archief Zeeuws e-Depot

RUD Zeeland

Security TAG Zorgdrager _ RUD Zorgdrager Y

Medewerker zorgdrager Y Security TAG Zorgdrager _ RUD Zorgdrager Q

Medewerker zorgdrager Q

Scenario 2

Medewerker zorgdrager X

RUD Zeeland

Zeeuws Archief Zeeuws e-Depot

Medewerker RUD

Medewerker zorgdrager Y

Medewerker zorgdrager Z

111. Bijlage 4 Memo steekproef 20241231

Het bestand 111. Bijlage 4 Memo steekproef 20241231 kon niet correct worden ingeladen, het is mogelijk corrupt of beschadigd. Het originele bestand kunt u hier vinden: https://middelburg.raadsinformatie.nl/document/15445941/1/111_+Bijlage+4+Memo+steekproef+20241231?connection_type=16&connection_id=1038185

Memo Zorgdrager archieven: De colleges van B&W en GS zijn conform de Archiefwet 1995 (art. 27 en 30) zorgdrager voor de archieven op gemeentelijk en provinciaal niveau. Dit betekent dat zij conform de wet verantwoordelijk zijn voor de zorg voor de archieven. Sinds de oprichting van de GR-RUD Zeeland in 2014 hebben de colleges van B&W en GS de VTH-taken aan de RUD gemandateerd. Dit betekent dat de RUD de VTH-taken uitvoert uit naam van de deelnemers. Dit geldt echter niet voor de archieftaken. De archieftaken zijn destijds niet gemandateerd aan de RUD en zijn in de praktijk onvoldoende afspraken gemaakt over de archivering van de VTH-informatie. Mandaat: Het verlenen van een mandaat houdt in dat een bestuursorgaan (de mandaatgever) een ander (de gemandateerde) machtigt om een bevoegdheid uit te oefenen in naam van (en onder verantwoordelijkheid van) het bestuursorgaan dat het mandaat heeft verleend. Dit gebeurt binnen de gestelde voorwaarden die opgesteld staan in de mandaatregeling van het bestuursorgaan. Dienstverleningsovereenkomst In een dienstverleningsovereenkomst (DVO) worden de mandaten verder uitgewerkt in concrete afspraken. Keuzes m.b.t. mandatering archieftaken: Juridisch gezien kunnen de archieftaken gemandateerd worden aan de RUD Zeeland.

Met als doel de archieftaken voor alle deelnemers op uniforme wijze uit te kunnen voeren, maken alle deelnemers dezelfde afspraken met de RUD. Elk deelnemend college wijzigt de bestaande: • •

DVO door toevoeging van een archiefparagraaf middels een addendum; mandaatregeling door de mandaten voor de archieftaken toe te voegen.

Voordat de details juridisch verder uitgewerkt kunnen worden moeten er m.b.t. de mandatering van de archieftaken op de volgende onderdelen keuzes gemaakt worden: I. II. III. IV. V.

Waar beleggen de colleges de rol van archivaris? Wat wordt de aangewezen archiefbewaarplaats? In hoeverre mandateren de colleges het besluit tot vernietiging? In hoeverre mandateren de colleges het besluit tot overbrenging? In hoeverre mandateren de colleges het besluit tot conversie/migratie/emulatie?

De keuzes zijn in een concept addendum uiteengezet. Advies: De ‘kleine werkgroep archiveren VTH RUD-dossiers’ adviseert: • Het Zeeuws e-Depot aan te wijzen als archiefbewaarplaats voor de digitale RUD-dossiers. Het voordeel is dat voor alle RUD-dossiers overbrenging en raadpleging op uniforme wijze plaatsvindt. Dit ligt voor de hand aangezien alle deelnemende colleges een principe-uitspraak gedaan hebben om (op termijn) aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot. • Om de rol van archivaris voor alle colleges bij het Zeeuws Archief te beleggen. Het Zeeuws Archief is reeds voor de helft (6 van de 12) deelnemende colleges de archivaris. Indien het Zeeuws e-Depot de archiefbewaarplaats wordt voor alle deelnemers is het logisch om ook hier het toezicht te beleggen. • De RUD volledig te mandateren voor de uitvoering van de archieftaken zoals vernietiging, overbrenging en conversie/migratie/emulatie. De inhoudelijke kennis van de VHT-dossiers ligt bij de RUD en niet bij de deelnemende colleges. Zij kunnen dan ook het best een keuze maken over deze dossiers. Naast dat het voor zowel de RUD als de colleges extra werkt kost voor het uitvragen van toestemming, geeft dit vertraging in het proces. Randvoorwaardelijk voor het volledig mandateren van de archieftaken is voldoende kennis en capaciteit voor informatiebeheer bij de RUD.

1

Concept addendum archiefparagraaf DVO RUD Zeeland Note: onderstaande uitwerking is bedoelt als discussiestuk om de keuzes context te geven. Indien de keuzes bekend zijn, moet de archiefparagraaf nog juridisch in lijn worden gebracht met de bestaande DVO’s en moeten de mandaten hierop worden aangepast.

Begrippen: a. Archiefwet: partijen zijn bij de uitvoering van deze overeenkomst gebonden aan de bepalingen van de Archiefwet (1995), het Archiefbesluit (1995) en de Archiefregeling (1995) zoals deze bij of na het tot stand komen van deze overeenkomst luiden dan wel komen te luiden. b. Archiefbescheiden: alle informatie bedoeld als in artikel 1, onder c van de Archiefwet 1995 die betrekking hebben of verband houden met de uitvoering van de VTH-taken. c. VTH-taken: vergunning-, toezicht- en handhavingstaken die de RUD Zeeland uitvoert namens het college. d. Archivaris: de aangestelde functionaris die is belast met het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de aangewezen archiefbewaarplaats, alsmede het toezicht op de archiefbescheiden van het college zover deze nog niet daar naartoe zijn overgebracht. 1 Keuze I: I.I De door de colleges aangestelde archivaris is tevens de archivaris voor RUD Zeeland In de praktijk betekent dit diverse toezichthouders: • Archivaris bij Zeeuws Archief: Veere, Middelburg, Schouwen-Duiveland, Vlissingen, Terneuzen en Provincie Zeeland. • Eigen archivaris: Goes, Tholen. • Geen archivaris (secretaris is belast met beheer): Borsele, Kapelle, Noord-Beveland, Sluis, Reimerswaal en Hulst.

I.II De colleges wijzen allen dezelfde archivaris aan voor RUD Zeeland In de praktijk betekent dit één toezichthouder, waarbij er keuze gemaakt moet worden tussen: • Zeeuws Archief • Goes • Tholen e. Zorgdrager: degene die bij of krachtens de archiefwet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden, het college. 2 f. Archiefbewaarplaats: een door de colleges aangewezen bewaarplaats voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden 3 Keuze II: II.I De colleges wijzen geen specifieke archiefbewaarplaats aan voor de RUD-dossiers (= huidige situatie) De RUD-dossiers worden overgebracht naar de huidige archiefbewaarplaatsen van de colleges: • Zeeuws e-Depot: Veere, Middelburg, Schouwen-Duiveland, Vlissingen, Terneuzen, Tholen, Provincie Zeeland en Borsele. • Eigen archief bewaarplaats: Kapelle, Noord-Beveland, Sluis, Reimerswaal en Hulst. II.II De colleges wijzen het Zeeuws e-Depot aan als archiefbewaarplaats voor de RUD-dossiers Het voordeel is dat voor alle RUD-dossiers overbrenging en raadpleging op uniforme wijze plaatsvindt. g. Selectielijst: de vigerende selectielijst van de zorgdrager: de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen of de selectielijst archiefbescheiden provinciale organen. 4

1 Artikel 29 en 32 Archiefwet 1995 2 Artikel 1 sub d, artikel 27 (provincie) en artikel 30 (gemeente) Archiefwet 1995 3 Artikel 28 (provincie) en 31 (gemeente) 4 Artikel 5 Archiefwet 1995

2

Beoogde te mandateren archieftaken aan RUD Zeeland Beheer van de archiefbescheiden houdt in: 1. Het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van de archiefbescheiden die in het kader van de uitvoering van de VTH-taken zijn ontstaan 5 2. Het toekennen van bewaar- en vernietigingstermijnen aan de hand van de vigerende selectielijsten; 3. Zorgdragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden op basis van de vigerende selectielijsten. 6 Keuze III: III.I RUD Zeeland bereidt vernietiging voor en vraagt besluit aan de zorgdrager Op basis van de vigerende selectielijst doet de RUD Zeeland jaarlijks een voorstel aan het college tot vernietiging van de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden. Het voorstel gaat vergezeld van een advies van de archivaris. Vernietiging vindt plaats na besluit van het college. III.II RUD Zeeland neemt zelf besluit over vernietiging en informeert de zorgdrager Op basis van de vigerende selectielijst voert de RUD Zeeland na advies van de archivaris jaarlijkse vernietiging uit van de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden. Vernietiging vindt plaats na besluit van het DB. De RUD Zeeland informeert de zorgdrager over de uitgevoerde vernietiging. 4. Het desgevraagd aan derden verstrekken van afschriften, reproducties, uittreksels of afbeeldingen van de openbare archiefbescheiden. 5.

Het volgens de geldende overbrengingstermijn overbrengen van de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen naar de archiefbewaarplaats. Keuze IV: IV.I RUD Zeeland bereidt overbrenging voor en vraagt om besluit van de zorgdrager. Op basis van de vigerende selectielijst doet de RUD Zeeland periodiek een voorstel aan het college tot overbrenging van de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden. Het voorstel gaat vergezeld van een advies van de archivaris. Overbrenging vindt plaats na besluit van het college. IV.II RUD Zeeland neemt zelf besluit over overbrenging en informeert de zorgdrager. Op basis van de vigerende selectielijst voert de RUD Zeeland na advies van de archivaris periodiek overbrenging uit van de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden. Overbrenging vindt plaats na besluit van het DB. De RUD Zeeland informeert de zorgdrager over de uitgevoerde overbrenging. 6. Het uitvoeren van conversie, migratie of emulatie van archiefbescheiden indien de kans bestaat dat niet langer kan worden voldaan aan de gestelde eisen ten aanzien van toegankelijke en geordende staat van de digitale archiefbescheiden. 7 Keuze V V.I RUD Zeeland bereidt conversie/migratie/emulatie voor en vraagt om besluit van de zorgdrager. RUD Zeeland doet een voorstel aan het college voor conversie/migratie/emulatie.

Het voorstel gaat vergezeld van een advies van de archivaris. De conversie/migratie/emulatie vindt plaats na besluit van het college. V.II RUD Zeeland neemt zelf besluit over conversie/migratie/emulatie en informeert de zorgdrager. RUD Zeeland voert na advies van de archivaris en besluit van het DB conversie/migratie/emulatie uit. De RUD Zeeland informeert de zorgdrager over de uitgevoerde conversie/migratie/emulatie.

5 Artikel 3 Archiefwet 1995 6 Artikel 3 Archiefwet 1995 7 Artikel 25 Archiefregeling 1995

3

7. Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen, overeenkomstig artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6, eerste en tweede lid van het Archiefbesluit 1995 8. Met betrekking tot het verlenen van toegang en/of het beschikbaar stelling aan derden van de archiefbescheiden, waarvan de openbaarheid beperkt is, zoals bedoeld in artikel 2 onder d, archiefwet 1995, maken partijen nadere afspraken. 9. RUD Zeeland verstrekt aan de zorgdrager en aan de archivaris alle archiefbescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige informatie om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 10. Na beëindiging van de overeenkomst draagt de RUD Zeeland de onder haar beheer zijnde archiefbescheiden en de daarbij behorende metadata in goede, geordende en toegankelijke staat terug aan de zorgdrager. 11. Partijen maken hetgeen hen bij de uitvoering van de overeenkomst ter kennis komt en waarvan zij het vertrouwelijk karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden op geen enkele wijze verder bekend, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of een uitspraak van de rechter tot bekendmaking daarvan verplicht. Financiële aspecten 1.

De kosten voor de archieftaken komen voor rekening van het college als onderdeel van de jaarlijkse bijdrage aan de RUD Zeeland. 2. De RUD Zeeland kan aan derden, niet aan het college, kosten in rekening brengen voor diensten en leveringen die verband houden met de archiefbescheiden. De opbrengsten komen ten goede aan de RUD Zeeland.

4

111. advies BC 2025 maart 27 overdracht VTH-archieftaken met reactie RUD

Het bestand 111. advies BC 2025 maart 27 overdracht VTH-archieftaken met reactie RUD kon niet correct worden ingeladen, het is mogelijk corrupt of beschadigd. Het originele bestand kunt u hier vinden: https://middelburg.raadsinformatie.nl/document/15445984/1/111_+advies+BC+2025+maart+27+overdracht+ VTH-archieftaken+met+reactie+RUD?connection_type=16&connection_id=1038185

Concept voorstel AB Onderwerp: Ontwerpbegroting 2026 Zaaknummer: Terneuzen, 8 september 2025 Portefeuillehouder MT: Directeur Opsteller: Concerncontroller _____________________________________________________________________________ Aan het algemeen bestuur van RUD Zeeland, 1. Gevraagde beslissing / besluit ▪ Vastellen van de begroting 2026. 2. Effect van het besluit Voorafgaand aan ieder begrotingsjaar stelt het algemeen bestuur van de RUD Zeeland de begroting vast. De begroting 2026 dient in het kader van een wettelijke verplichting vóór 15 september 2024 aan de toezichthouder (Ministerie van Binnenlandse Zaken) te worden aangeboden. 3. Argumenten of Overwegingen Deze paragraaf bevat een beknopte samenvatting van de ontwikkelingen en uitgangspunten die zijn opgenomen in de ontwerpbegroting 2026. Ontwerpbegroting 2026 - algemeen: De ontwerpbegroting van de RUD is beleidsarm, wat betekent dat we alleen de bestaande afspraken in onze ontwerpbegroting continueren en veranderingen in bestaand beleid en wettelijke wijzigingen meenemen conform de afspraken binnen de VZG.

De ontwerpbegroting 2026 borduurt voort op de begroting van 2025 na 1e wijziging, aangevuld met de extra middelen op basis van het niet toegekende deel van de jaarschijf 2025 (maximering in de eerste begrotingswijziging 2025) en de jaarschijf 2026 (en verdere jaren) zoals die zijn opgenomen in het ingroeimodel behorend bij het plan ‘Samen naar een robuuste RUD Zeeland”. Daarnaast zijn de extra benodigde middelen voor de nieuwe dienstverlening en huisvesting vanaf 1 januari 2026 opgenomen, gebaseerd op het AB-voorstel “dienstverlening en huisvesting RUD Zeeland per 1 januari 2026” waar op 24 maart 2025 mee is ingestemd door het Algemeen Bestuur. Tot slot is de warme overdracht bodem (verschuiving bevoegd gezag van provincie naar gemeenten) en de overheveling van de bedrijven die na de invoering van de omgevingswet onder de basistaken vallen en die nog niet waren overgedragen aan de RUD verwerkt in de ontwerpbegroting 2026. Ontwerpbegroting 2026 - ontwikkelingen: De extra benodigde middelen voor de nieuwe dienstverlening en huisvesting vanaf 1 januari 2026 zijn opgenomen, gebaseerd op het AB-voorstel ‘dienstverlening en huisvesting RUD Zeeland per 1

januari 2026’ waar op 24 maart 2025 mee is ingestemd door het Algemeen Bestuur. Deze extra benodigde middelen zijn opgenomen in de ontwerpbegroting 2026 aangezien er sprake is van een wijziging van bestaand “beleid”, namelijk hogere overheadkosten. Hieronder is een overzicht opgenomen van de extra benodigde middelen die, zowel structureel als incidenteel, hiermee gemoeid zijn:

*1: De jaarschijf 2025 is opgenomen in de tabel om de incidentele kosten inzichtelijk te maken over het jaar 2025. *2: Als de huisvesting niet in Middelburg komt, worden de structurele kosten hoger doordat de fysieke ondersteuning veel meer tijd in beslag neemt. De provincie geeft aan dat afhankelijk van de locatie rekening gehouden moet worden met een bedrag van € 100.000 dat kan oplopen tot € 500.000 per jaar. *3: Deze 1e begrotingswijziging 2025 ligt reeds voor zienswijze voor. De uiteindelijke vaststelling is van invloed op het wel of niet beschikbaar komen van deze dekkingsmiddelen. Als deze middelen volgens de 1e begrotingswijziging 2025 niet beschikbaar worden gesteld dan vervalt deze aanvullende dekking. *4: Deze aanvullende dekking voor dienstverlening en huisvesting is gebaseerd op het beschikbaar stellen van de aanvullende middelen zoals opgenomen in het ingroeimodel behorende bij het plan van aanpak Robuuste RUD. Als deze aanvullende middelen volgens het ingroeimodel behorende bij het plan van aanpak Robuuste RUD niet beschikbaar worden gesteld dan vervalt deze aanvullende dekking.

Daarnaast is er een implementatieplan opgesteld om de doorontwikkeling naar een robuuste RUD te realiseren. Dit implementatieplan is gebaseerd op het plan ‘Samen naar een robuuste RUD Zeeland” zoals dat door het algemeen bestuur is vastgesteld op 9 september 2024. Hiermee is er in de ontwerpbegroting 2026 sprake is van een financiële ‘inhaalslag’ met betrekking tot de middelen die nodig zijn voor de jaarschijf 2025. Immers is de eerst begrotingswijziging 2025 niet gebaseerd op het totaal benodigde bedrag voor de jaarschijf 2025, maar gemaximeerd op een bedrag van € 17.767.000 (dit is het gemaximeerde bedrag van € 16,5 miljoen op basis van het prijspeil 2023 geïndexeerd naar het prijspeil 2025, inclusief de aanpassing van de cao 2024 - 2025). Hierdoor is er in de eerste begrotingswijziging 2025 een bedrag van € 456.800 (prijspeil 2023) niet opgenomen. In de ontwerpbegroting 2026 zijn de extra middelen op basis van het niet toegekende deel van de jaarschijf 2025 (maximering in de eerste begrotingswijziging 2025) alsnog meegenomen. Hierdoor is er sprake van een verhoging ten opzichte van de eerste begrotingswijziging 2025 van circa € 1,9 miljoen (prijspeil 2025). Zie onderstaande tabel:

Totaal benodigde middelen begroting 2025 t/m 2027 o.b.v. Plan van aanpak robuuste RUD

*1: De totaal benodigde middelen voor 2025 (prijspeil 2025) is gebaseerd op de 1e begrotingswijziging 2025. De beide ontwikkelingen hebben een flinke impact op de ontwerpbegroting 2026 doordat de aanvullende middelen voor de dienstverlening en huisvesting vanaf 1 januari 2026 en de extra middelen op basis van het niet toegekende deel van de jaarschijf 2025 (maximering in de eerste begrotingswijziging 2025) en de jaarschijf 2026 zoals die zijn opgenomen in het ingroeimodel behorend bij het plan ‘Samen naar een robuuste RUD Zeeland” zijn opgenomen. In 2025 (en verder) nemen we de besturen, raden en staten mee in de besluitvorming en begrotingswijzigingen over onderwerpen die nu al op de agenda staan en kunnen leiden tot wijzigingen voor de begroting 2025 en verder, zoals: ▪ Als basis voor de uitwerking in de ontwerpbegroting 2026 is dus het destijds opgestelde ingroeimodel als basis genomen. Dit ingroeimodel is onlangs geactualiseerd op basis van de prioriteiten die nu al plaats hebben gevonden. De nadere uitwerking van het overige deel van het ingroeimodel zal tijdens het implementatietraject om te komen tot een robuuste RUD in 2025 plaatsvinden. Hierbij bestaat de mogelijkheid dat de prioriteiten die destijds zijn gesteld anders komen te liggen en tot een nieuwe prioritering zullen leiden.

Dit heeft geen gevolgen voor de totale uitkomst van en benodigde middelen voor het ingroeimodel, maar kan wel effect hebben op de bijdrage per deelnemer. De reden hiervan is dat de mogelijke verschuivingen in prioritering ook een verschuiving op de verdeling over de directe kosten, generieke kosten en overhead tot gevolg kunnen hebben en daarmee, doordat er sprake is van verschillende verdeelsleutels, op de verdeling over de deelnemers. En dus op de uiteindelijke deelnemersbijdrage per deelnemer, maar dus niet op de totale deelnemersbijdrage. ▪ De gevolgen van invoering Omgevingswet (bijvoorbeeld aanpassing kentallen); ▪ De herijking van de financieringssystematiek; ▪ Een mogelijke herwaardering van een of meerdere functies, als gevolg van collectief ingediende bezwaren tegen de huidige functiewaardering in relatie tot de waardering bij andere omgevingsdiensten.

Ontwerpbegroting 2026: Financiën Personele lasten In 2026 zijn de personele lasten t.o.v. het voorgaande jaar flink gestegen doordat het niet toegekende deel van de jaarschijf 2025 (maximering in de eerste begrotingswijziging 2025) en de jaarschijf 2026 uit het ingroeimodel is opgenomen in de ontwerpbegroting 2026. Deze jaarschijf bestaat voor het overgrote deel uit een toename van het aantal Fte’s en daarmee dus uit personele lasten. Deelnemersbijdrage Voor het berekenen van de bijdrage 2026 van de deelnemers is uitgegaan van: ▪ Het inrichtingenbestand (peildatum 1-4-2024), en ▪ De kentallen uit het rapport P*Q zoals deze zijn vastgesteld door het algemeen bestuur op 20 maart 2017 en de aanpassing van de kentallen aan de hand van de evaluatie P*Q (AB besluit op 30 november 2020), en ▪ De VZG-norm voor inflatie en bezuiniging: Per brief d.d. 14 november 2024 heeft de VZG bekend gemaakt de indexatierichtlijn voor 2026 vast te stellen op 0,0%, bestaande uit 0,0% voor de loongevoelige component en 0,0% voor de prijsgevoelige component. Daarnaast heeft de VZG in dezelfde brief aangegeven dat er sprake is van een bezuinigingsrichtlijn van -/- 2,2%. Omdat de verhouding tussen de loongevoelige en prijsgevoelige kosten bij de RUD afwijken van de door de VZG gehanteerde verhouding van 2/3 : 1/3 wijkt per saldo de toegepaste index (3/4 : 1/4) af van de samengestelde VZG-index.

Aangezien er binnen de RUD sprake is van het traject van Robuust worden waarbij voldaan moet worden aan 6 KPI’s is er sprake van een aparte situatie. De KPI met betrekking tot de omvang van het regionaal werkprogramma (basis- en milieu gerelateerde plustaken) gaat uit van een ondergrens die gekoppeld is aan het prijspeil van het betreffende begrotingsjaar. Om die reden is er voor gekozen om, in afwijking van de VZG-richtlijn 2026, toch indexering toe te passen. Deze indexering is gebaseerd op de jaarschijf 2026 voor” prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers” en “prijs overheidsconsumptie, netto materieel” uit de septembercirculaire 2024, zie hieronder:

In de ontwerpbegroting 2026 is de indexering als volgt verwerkt:

Voorlopige VZG-richtlijn 2026 RUD-ontwerpbegroting 2026

Loongevoelige kosten 0,0% x 2/3 3,4% x 3/4

Prijsgevoelige kosten 0,0% x 1/3 2,2% x 1/4

Samengestelde index 0,0% 3,1%

Daarnaast is in de voorlopige VZG-richtlijn 2026 een voorlopige “VZG-bezuinigingsrichtlijn” voor 2026 opgenomen van -/- 2,2%. Aangezien er binnen de RUD sprake is van het traject van Robuust worden. Aangezien er binnen de RUD sprake is van het traject van Robuust worden waarbij voldaan moet worden aan 6 KPI’s is er sprake van een aparte situatie. De KPI met betrekking tot de omvang van het regionaal werkprogramma (basis- en milieu gerelateerde plustaken) geeft aanleiding om voor 2026 geen bezuiniging door te voeren in het streven om een robuuste RUD te realiseren. In de ontwerpbegroting 2026 is de bezuinigingsrichtlijn als volgt verwerkt: Voorlopige VZG-bezuinigingsrichtlijn 2026 RUD-ontwerpbegroting 2026

Samengestelde index -/- 2,2% 0,0%

De begrote deelnemersbijdrage voor 2026 bedraagt € 22,8 miljoen. Dit is ten opzichte van de begroting 2025 na eerste wijziging een stijging van € 5,5 miljoen. Deze stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door:

Begrote bijdrage per deelnemer over 2026 en meerjarig (in €)

Begeleidingscommissie De ontwerpbegroting 2026 is op 27 maart 2025 besproken met de begeleidingscommissie. De begeleidingscommissie adviseert positief over het voorstel “ontwerpbegroting 2026 RUD Zeeland” Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar het advies van de begeleidingscommissie, inclusief de reactie van de RUD. 4. Uitvoering en communicatie a. Aanpak en planning en route en planning verdere besluitvorming: OR, Deelnemersoverleg, begeleidingscommissie, DB, AB Datum 27 maart 14 april Voor 30 april 25 juli 18 augustus 28 augustus 8 september 15 september

Omschrijving Begeleidingscommissie Dagelijks bestuur Verzending concept voor zienswijze Sluitingsdatum indiening zienswijzen Behandeling in het dagelijks bestuur: instemmen met ontwerpbegroting met inachtneming van daarop ingediende zienswijzen Behandeling in het Deelnemersoverleg Behandeling in algemeen bestuur: vaststellen ontwerpbegroting Uiterlijke verzenddatum aan ministerie van binnenlandse zaken

b. Communicatie n.v.t. c. Interne communicatie (deze tekst wordt opgenomen in de terugkoppeling naar de collega’s). n.v.t. 5. Risico’s, kosten, baten en dekking (restant budget) a. Risico’s: (kosten-baten), niet gehonoreerd wat dan + risico’s besluit De ontwerpbegroting 2026 is noodzakelijk om de benodigde middelen ter beschikking te stellen voor de uitvoering van de werkzaamheden van de RUD in 2026. b. Organisatorisch (wat betekent dit voor de organisatie) n.v.t. c. Juridisch n.v.t. d. Financiën Zie ontwerpbegroting 2026. e. Indicatie urenbesteding n.v.t. f. Overige consequenties n.v.t. g. Bijlagen: ▪ Ontwerpbegroting 2026; ▪ Advies begeleidingscommissie incl. reactie RUD.

Ontwerpbegroting 2026

Noot voor de lezer Als u deze ontwerpbegroting leest, kan er ondertussen alweer iets veranderd zijn. We kunnen ons voorstellen dat u daar vragen over heeft. We leggen u daarom graag uit hoe dat komt, hoe deze ontwerpbegroting tot stand is gekomen en wat er afwijkt. De ontwerpbegroting van de RUD is beleidsarm. Dat betekent dat we alleen de bestaande afspraken in onze ontwerpbegroting continueren en veranderingen in bestaand beleid en wettelijke wijzigingen meenemen conform de afspraken binnen de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG). De ontwerpbegroting 2026 borduurt voort op de begroting van 2025 na de eerste wijziging, aangevuld met de extra middelen op basis van het niet toegekende deel van de jaarschijf 2025 (maximering in de eerste begrotingswijziging 2025) en de jaarschijf 2026 (en verdere jaren) zoals die zijn opgenomen in het ingroeimodel behorend bij het plan ‘Samen naar een robuuste RUD Zeeland’. In het verlengde hiervan wordt opgemerkt dat als basis voor de uitwerking in de ontwerpbegroting 2026 het destijds opgestelde ingroeimodel als basis genomen wordt. Dit ingroeimodel is onlangs geactualiseerd op basis van de prioriteiten die nu al plaats hebben gevonden. De nadere uitwerking van het overige deel van het ingroeimodel zal tijdens het implementatietraject om te komen tot een robuuste RUD in 2025 plaatsvinden.

Hierbij bestaat de mogelijkheid dat de prioriteiten die destijds zijn gesteld anders komen te liggen en tot een nieuwe prioritering zullen leiden. Dit heeft geen gevolgen voor de totale uitkomst van en benodigde middelen voor het ingroeimodel, maar kan wel effect hebben op de bijdrage per deelnemer. De reden hiervan is dat de mogelijke verschuivingen in prioritering ook een verschuiving op de verdeling over de directe kosten, generieke kosten en overhead tot gevolg kunnen hebben en daarmee, doordat er sprake is van verschillende verdeelsleutels, op de verdeling over de deelnemers. En dus op de uiteindelijke deelnemersbijdrage per deelnemer, maar niet op de totale deelnemersbijdrage. Daarnaast zijn de extra benodigde middelen voor de nieuwe dienstverlening en huisvesting vanaf 1 januari 2026 opgenomen, gebaseerd op het AB-voorstel ‘dienstverlening en huisvesting RUD Zeeland per 1 januari 2026’ waar op 24 maart 2025 mee is ingestemd door het Algemeen Bestuur. Eveneens is de warme overdracht bodem (verschuiving bevoegd gezag van provincie naar gemeenten) verwerkt in de ontwerpbegroting 2026.

Als het gaat om de warme overdracht bodem dan zijn in de ontwerpbegroting 2026 de middelen die beschikbaar worden gesteld voor dit onderdeel door de gemeenten opgehoogd en bij de provincie Zeeland verlaagd (dit is in afwijking van 2024 en 2025 waarbij in de jaarplannen de middelen van de gemeenten zijn opgehoogd, maar er geen verlaging bij de provincie Zeeland heeft plaatsgevonden omdat de provincie Zeeland deze middelen beschikbaar is blijven stellen voor het wegwerken van de achterstanden bij het Kadaster). Tot slot is de Omgevingswet van kracht geworden in 2024. Er heeft een lichte verschuiving in het takenpakket plaatsgevonden, vooral bij vier deelnemers die alleen het basistakenpakket aan de RUD hebben overgedragen. De overheveling van de bedrijven die na de invoering van de Omgevingswet onder de basistaken vallen en die nog niet waren overgedragen aan de RUD is verwerkt in de ontwerpbegroting 2026. Een belangrijke ontwikkeling in dit kader is het veranderen van inrichtingen naar milieubelastende activiteiten (MBA’s) wat impact heeft op onze organisatie. De producten zijn aangepast, de financiering is gebaseerd op inrichtingen en deze worden eind 2025/begin 2026 ook aangepast. Uiteraard is zoals hierboven reeds aangegeven het financiële aspect van het plan van aanpak robuuste RUD wel in deze ontwerpbegroting 2026 opgenomen.

De nieuwe werkwijze van onze organisatie en de nieuwe manier van samenwerken met de partners c.q. deelnemers is nog niet verwerkt. Ten tijde van het opstellen van deze ontwerpbegroting zijn die nog niet uitgewerkt.

Ontwerpbegroting 2026

Inhoudsopgave 1

In het kort _____________________________________________________________________1

2

Voorwoord ____________________________________________________________________2

3

Managementteam RUD Zeeland ___________________________________________________3

4

Ontwikkelingen en uitgangspunten ________________________________________________4

5

6

4.1

Ontwikkelingen Organisatie __________________________________________________________4

4.2

Ontwikkelingen Programmalijnen Milieu _______________________________________________5

4.3

Ontwikkelingen Financiën ___________________________________________________________6

4.4

Generieke taken ___________________________________________________________________8

Ontwerpbegroting in één oogopslag________________________________________________9 5.1

Overzicht van lasten (bedragen x € 1 mln.) ______________________________________________9

5.2

Overzicht van baten (bedragen x € 1 mln. ) ______________________________________________9

Programmaplan Milieu _________________________________________________________10 6.1

Overzicht baten en lasten programmaplan _____________________________________________10

6.2

Programma Milieu ________________________________________________________________10

7

Overzichten ___________________________________________________________________13

8

Paragrafen ___________________________________________________________________15

9

8.1

Paragraaf bedrijfsvoering ___________________________________________________________16

8.2

Paragraaf Financiering (Treasury) ____________________________________________________18

8.3

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing _____________________________________18

8.4

Openbaarheidsparagraaf ___________________________________________________________22

Financiële ontwerpbegroting _____________________________________________________23

10 Door het algemeen bestuur te autoriseren begrotingsbedragen 2026 ____________________28 11 Bijlagen ______________________________________________________________________29

1

IN HET KORT

1

9.321 Bedrijven 187 Bedrijven met een hoog risico

Formatie 144,4 fte

14 DEELNEMERS Provincie Zeeland 13 Zeeuwse gemeenten

RUD Zeeland voldoet aan Kwaliteitscriteria

1.200 We beoordelen jaarlijks circa 1.200 Asbestinventarisatierapporten

2.000

P*Q De inzet van onze medewerkers verrekenen we op werkelijke inzet met onze deelnemers

Toezicht & Handhaving voor

Jaarlijks voeren we circa 2.000 periodieke controles uit

16 Natura2000 gebieden

De RUD vergunt en controleert jaarlijks 27 vuurwerk miljoen evenementen Voor 2026 heeft de RUD een sluitende begroting van € 22,8 miljoen. De kosten van overhead zijn 36,6 % van de totale lasten.

€ 22,8

1

Ontwerpbegroting 2026

2 VOORWOORD De RUD Zeeland gaat een nieuwe fase in. In 2026 betrekt onze Zeeuwse omgevingsdienst nieuwe huisvesting en moet robuust zijn, zoals afgesproken in het interbestuurlijk programma. Dat betekent onder andere groei van mensen en meer programmatisch en data-gestuurd werken. Het wordt het jaar van ‘de waarheid’. Deze begroting is beleidsarm. Er zijn in de voorliggende periode echter diverse besluiten genomen met impact op de begroting, met name het plan van aanpak Robuuste RUD als ook de nieuwe huisvesting en piofac taken. Daarmee zijn er flinke wijzigingen ten opzichte van de begroting 2025. Het is reeds lang duidelijk dat de gehanteerde systematiek van P*Q niet afdoende is om de taken van de RUD Zeeland te begroten. Het is te gedetailleerd, vraagt veel administratie, de kentallen kloppen niet, het gesprek gaat niet over kwaliteit maar over kwantiteit, niet over inhoud maar over geld. In verband met de ontwikkelingen rond het interbestuurlijk programma is de begrotingssystematiek geconsolideerd, ook voor deze begroting. In de loop van 2025 wordt een nieuwe financieringssystematiek ontwikkeld en aan de deelnemers voorgelegd, zodat we voor 2027 met deze nieuwe systematiek kunnen gaan begroten. Met vertrouwen kijk ik naar 2026.

Samen zetten we alles in het werk om een sterke en wendbare organisatie neer te zetten waar niet alleen inwoners en bedrijven van Zeeland trots op zijn, maar ook de overheden, inclusief het rijk. Ankie Smit Voorzitter Dagelijks Bestuur

2

Ontwerpbegroting 2026

3 MANAGEMENTTEAM RUD ZEELAND Het MT ziet voor de jaren 2026 en verder meerdere uitdagingen. Vanuit het Interbestuurlijk Programma Versterking stelsel Vergunningen Toezicht en Handhaving (IBP-VTH) hebben we nog met de dwingende maatregel te maken om robuust te worden. Dit kent een eindpeildatum van 1 april 2026. Die mijlpaal behalen is al een uitdaging en daarna blijft er van alles op ons pad komen. Zo voorzien we een groei vanuit de aandacht die zowel landelijk als regionaal voor het milieubeleid speelt. Naast de globale ontwikkelingen op het gebied van klimaat. Op de landelijke ontwikkelingen is een toename in afstemming waar te nemen. Omgevingsdienst NL, de koepelorganisatie voor de omgevingsdiensten, speelt een coördinerende en faciliterende rol. De verbinding onderling versterkt daardoor. Dit vraagt afstemming en een open benadering. Het regionaal milieubeleid is onderwerp van gesprek met onze samenwerkingspartners. Een nauwe samenwerking is onmisbaar om de doelen te realiseren waar we gezamenlijk voor staan. De effecten van de Omgevingswet, zowel als kans als aandachtspunt, blijven een uitdaging. Data beheren, delen en slim inzetten zal een vlucht gaan nemen. Het IBP-VTH is afgerond. Het onderwerp Informatie is een blijvend aandachtspunt om verder op door te ontwikkelen. Kennis en capaciteit spelen daarbij een grote rol.

RUD Zeeland sluit met de nieuwe naam Omgevingsdienst Zeeland beter aan op landelijke campagnes. Dit past ook bij de groei naar een onafhankelijke kennisorganisatie op het terrein van milieu. Onze kennis is immers de kwaliteit waarmee we ons onderscheiden. Het blijven voldoen aan de kwaliteitscriteria ziet met name op de aanwezige kennis. Waar capaciteit nodig is, kijken we gelijk naar mogelijkheden om de juiste aanwezige kennis te versterken. De strategische personeelsplanning gaat ons helpen om medewerkers een goed perspectief te bieden in hun loopbaan. Het behouden van medewerkers en de samenwerking in de organisatie staat hoog op de agenda. De nieuwe huisvesting en dienstverlening op de bedrijfsvoering biedt volop kansen om de basis op orde te krijgen. Professionalisering en digitalisering van handmatige trajecten gaat ons hierin helpen.

3

4 ONTWIKKELINGEN EN UITGANGSPUNTEN 4.1 ONTWIKKELINGEN ORGANISATIE • Omgevingsdienst Zeeland De Wet gemeenschappelijke regeling is in 2022 gewijzigd. We verwachten dat in de loop van 2025 de geactualiseerde versie van de gemeenschappelijke regeling door alle deelnemers wordt vastgesteld. In de nieuwe regeling is ook de naamswijziging naar Omgevingsdienst Zeeland opgenomen. Daarmee sluiten we aan bij de terminologie in de Omgevingswet en niet in de laatste plaats bij de collega omgevingsdiensten. • Robuuste RUD De ontwikkelingen voor de organisatie betekenen voor de RUD dat we het ingeslagen traject volbrengen wat we in 2024 al zijn gestart. Op 1 april 2026 moeten we aan de zes criteria van robuustheid en financiering voldoen. Waar in 2025 nog hard wordt gewerkt aan de structuur van de organisatie, zodat de groei een samenhangend geheel is, blijven we in 2026 alert op kansen en uitdagingen om nog verder te verstevigen. Op basis van onze processen is de verandering ingezet. De optimalisatie daarvan moet voor onze stakeholders een verbetering opleveren. Om de juiste kennis in huis te halen en op niveau te houden, wordt er in de opmaat naar 2026 gewerkt aan een goed doordacht welkomstprogramma voor nieuwe medewerkers. Een organisatiebrede strategische personeelsplanning ondersteunt ons in duurzaam investeren in medewerkers. We willen als werkgever medewerkers uitdagen en binden.

De structuur van de organisatie kan niet zonder een goede ondersteuning. Om die op een efficiënte manier vorm te geven kijken we niet alleen naar een eenmalige verandering, maar krijgt de borging ervan meer aandacht. De ingezette verandering vraagt evaluatie, herijking en zonnodig bijstelling. Op die manier sluiten we de PDCA cirkel (Plan, Do, Check, Act). Er zijn en worden in 2025 en begin 2026 een groot aantal vervolgstappen gezet om op 1 april 2026 robuust te zijn. Inmiddels is er begin 2025 een implementatieplan opgesteld. Dit stappen uit dit implementatieplan zullen in de loop van 2025 nader worden uitgewerkt en eind 2025/begin 2026 worden ingevoerd. Hieronder is de planning van de implementatie tot 1 april 2026.