25-054 Bijlage 2. Ingekomen stukken - RM april 2025-aangepast afdoeningsadvies nr 89 en 105
Tekst van het document
Ingekomen stukken Datum brief
17-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
111. Begeleidende brief voorstel overdracht VTH Archieftaken
Ingekomen stuk
111. Begeleidende brief voorstel overdracht VTH Archieftaken
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
RUD Zeeland
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college voor het opstellen van een voorstel aan de raad
Raadsvergadering
22 mei 2025
Bijlagen: 111. Concept AB voorstel Overdracht archief VTH dossiers 111. Bijlage 1 Adviesbrief kleine werkgroep VTH 111. Bijlage 2 Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland 111. Bijlage 3 Memo Uitwerking voor beschikbaarstelling 111. Bijlage 4 Memo steekproef 20241231 111. Bijlage 5 Mandateren archieftaken aan RUD Zeeland 111. advies BC 2025 maart 27 overdracht VTH-archieftaken met reactie RUD
Datum brief
17-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
110. Begeleidende brief voorstel ontwerpbegroting 2026 RUD
Ingekomen stuk
110. Begeleidende brief voorstel ontwerpbegroting 2026 RUD
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
RUD Zeeland
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college voor het opstellen van een voorstel aan de raad
Raadsvergadering
22 mei 2025
Bijlagen: 110 Bijlage 1. Concept AB voorstel ontwerp begroting 2026 - versie AB 08-09-2025 110. Bijlage 2. Ontwerp begroting 2026 - versie AB d.d. 08-09-2025 110. Bijlage 3. advies BC 2025 maart 27 ontwerpbegroting 2026 - incl. reactie RUD
Datum brief
17-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
109. Begeleidende brief concept resultaatverdeling 2024 RUD
Ingekomen stuk
109. Begeleidende brief concept resultaatverdeling 2024 RUD
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
RUD Zeeland
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college voor het opstellen van een voorstel aan de raad
Raadsvergadering
22 mei 2025
Bijlagen: 109. Bijlage 1. Concept jaarverslag 2024 RUD - versie ter kennisname deelnemers 109. Bijlage 2. advies BC 2025 maart 27 resultaatbestemming 2024 - incl.
reactie RUD 109. Bijlage 3. advies BC 2025 maart 27 concept jaarrekening 2024 - incl. reactie RUD
Datum brief
16-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
106. Motie gemeente Reimerswaal - LR - SGP - Huisvesting RUD Zeeland
Ingekomen stuk
106. Motie gemeente Reimerswaal - LR - SGP - Huisvesting RUD Zeeland
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
Gemeente Reimerswaal
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
22 mei 2025
Datum brief
16-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
105. Verweer namens het Actiecomité Veilig en Leefbaar LEWEDORP
Ingekomen stuk
105. Verweer namens het Actiecomité Veilig en Leefbaar LEWEDORP
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
Actiecomité Veilig en Leefbaar LEWEDORP
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
22 mei 2025
Bijlagen: 105. Bijlage 1. AANTALLEN BOUW VERKEER SWECO 105. Bijlage 2. EINDRAPPORT GEBIEDSONTSLUITING VEERSE MEER ZUID TRIDEE 2021
Datum brief
16-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
103. Brief inwoner Het lijkt wel eerder voorjaar te worden
Ingekomen stuk
103. Brief inwoner Het lijkt wel eerder voorjaar te worden (Geanonimiseerd)
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
A.P. Cloosterman
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
22 mei 2025
Datum brief
16-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
102. Reactie op artikel “Het klimaat is op weg naar een zwart gat”
Ingekomen stuk
102. Reactie op artikel “Het klimaat is op weg naar een zwart gat” (Geanonimiseerd)
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
A.P. Cloosterman
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
22 mei 2025
Datum brief
16-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
101. Brief Jantje Beton over prioriteit aan speelruimte en speelkansen voor kinderen in uw gemeente
Ingekomen stuk
101. Brief Jantje Beton over prioriteit aan speelruimte en speelkansen voor kinderen in uw gemeente
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
Jantje Beton
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
22 mei 2025
Datum brief
10-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
099. Jaaroverzicht Natuur en samenwerking in de Zuidwestelijke Delta 2024
Ingekomen stuk
099. Jaaroverzicht Natuur en samenwerking in de Zuidwestelijke Delta 2024
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
Staatsbosbeheer Zuidwestelijke Delta
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
22 mei 2025
Bijlagen: staatsbosbeheer.nl/over-staatsbosbe heer/feiten-en-cijfers/feiten-en-cijfers-pr ovincie/zeeland/zuidwestelijke-deltaterugblik-2024 (https://www.staatsbosb eheer.nl/over-staatsbosbeheer/feiten-e n-cijfers/feiten-en-cijfers-provincie/zeel and/zuidwestelijke-deltaterugblik-2024)
Datum brief
09-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
098. Brief Actiecomité Veilig en Leefbaar Lewedorp
Ingekomen stuk
098. Brief Actiecomité Veilig en Leefbaar Lewedorp
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
Actiecomité Veilig en Leefbaar Lewedorp
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
22 mei 2025
Datum brief
07-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
097. Brief inwoner Lewedorp over gebiedsontsluiting Veerse Meer Zuid
Ingekomen stuk
097. Brief inwoner Lewedorp over gebiedsontsluiting Veerse Meer Zuid (geanonimiseerd)
Categorie
Inwoner
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
Inwoner
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
22 mei 2025
Bijlagen: 097. Bijlage - Motie gemeenteraad Borsele 097. Bijlage - Amendement over bouwroute Waterpak Veerse Meer gemeente Borsele
Datum brief
04-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
096. reactie dhr Verhoeven op bericht Facebook - geanonimiseerd
Ingekomen stuk
096. reactie dhr Verhoeven op bericht Facebook - geanonimiseerd
Categorie
Inwoner
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
inwoner
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college ter afdoening
Raadsvergadering
22 mei 2025
Datum brief
04-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
095. KWOZ brief namens stuurgroep
Ingekomen stuk
095. KWOZ brief namens stuurgroep
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
Stuurgroep Kwalitatief Woononderzoek Zeeland,
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college voor het opstellen van een voorstel aan de raad
Raadsvergadering
22 mei 2025
Datum brief
04-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
093. Wederom een verzoek tot overleg - geanonimiseerd
Ingekomen stuk
093. Wederom een verzoek tot overleg - geanonimiseerd
Categorie
Inwoner
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
inwoner
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college ter afdoening
Raadsvergadering
22 mei 2025
Datum brief
03-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
092. Brief Erfgoedvereniging Heemschut over collegevoorstel Brigdamme als bouwlocatie
Ingekomen stuk
092. Brief Erfgoedvereniging Heemschut over collegevoorstel Brigdamme als bouwlocatie
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
Erfgoedvereniging Bond Heemschut
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college voor het opstellen van een voorstel aan de raad
Raadsvergadering
22 mei 2025
Datum brief
01-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
090. Brief van inwoner gericht aan Heijmans inzake woningbouwlocatie Mortiere
Ingekomen stuk
090. Brief van inwoner gericht aan Heijmans inzake woningbouwlocatie Mortiere (geanonimiseerd)
Categorie
Inwoner
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
Inwoner
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
22 mei 2025
Datum brief
04-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
088. Brief over woningbouwlocatie dhr Verhoeven aan fractie SPgeanonimiseerd
Ingekomen stuk
088. Brief over woningbouwlocatie dhr Verhoeven aan fractie SPgeanonimiseerd
Categorie
Inwoner
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
inwoner
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college ter afdoening
Raadsvergadering
22 mei 2025
Datum brief
01-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
087. Brief RUD Zeeland over Besluit PIOFAC en Huisvesting
Ingekomen stuk
087. Brief RUD Zeeland over Besluit PIOFAC en Huisvesting
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
RUD
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
22 mei 2025
Bijlagen: 088. Bijlage Context en eerdere besluitvorming
Datum brief
01-04-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
086. Nieuwsbrief OLAZ ZRD-maart
Ingekomen stuk
086. Nieuwsbrief OLAZ ZRD-maart
Categorie
Organisatie
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
OLAZ-ZRD
Advies
Voor kennisgeving aannemen
Raadsvergadering
22 mei 2025
Datum brief
31-03-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
080. Reactie van dhr. Verhoeven op brief 26 maart - geanonimiseerd
Ingekomen stuk
080. Reactie van dhr. Verhoeven op brief 26 maart - geanonimiseerd
Categorie
Inwoner
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
C. Verhoeven
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college ter afdoening
Raadsvergadering
22 mei 2025
Bijlagen: 080. Bijlage 1. brief Juridische procedure Verhoeven geanonimiseerd
Datum brief
27-03-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
079 Brief inwoner inzake slechte funderingen tikkende tijdbom
Ingekomen stuk
0.79 Brief inwoner inzake slechte funderingen tikkende tijdbom
Categorie
Inwoner
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
Inwoner
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college ter afdoening
Raadsvergadering
22 mei 2025
Bijlagen: 0.79 Bijlage. Slechte funderingen tikkende tijdbom
Datum brief
24-03-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
077. Brief inwoner over melding bij het funderingsloket
Ingekomen stuk
077. Brief inwoner over melding bij het funderingsloket
Categorie
Inwoner
Afdeling
Leefomgeving
Afzender
Inwoner
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college ter afdoening
Raadsvergadering
22 mei 2025
Bijlagen: 077. Bijlage. Melding bij het funderingsloket
Datum brief
24-03-2025
Commissie
Commissie Ruimte
Datum commissie
12 mei 2025
Onderwerp
075. Brief inzake parkeerontheffing
Ingekomen stuk
075. Brief inzake parkeerontheffing (geanonimiseerd)
Categorie
Organisatie
Afdeling
Vergunningverlening en Handhaving
Afzender
College van Kerkrentmeesters van de Protestantse Gemeente Middelburg en Bestuur Stichting 't Hofje Onder den Toren
Advies
Via de gemeentesecretaris in handen stellen van het college ter afdoening
Raadsvergadering
22 mei 2025
Aan: Gemeenteraden Zeeuwse gemeenten en Provinciale Staten van Zeeland
Ons kenmerk : 2025-000040 Behandeld door : Hoofd Staf Telefoonnummer : 0115-745 100 E-mail : icm.groen@rud-zeeland.nl
Terneuzen, 16 april 2025
Betreft: Overdracht VTH Archieftaken Geachte raadsleden en Statenleden, Op 14 april 2025 heeft het dagelijks bestuur van RUD Zeeland ingestemd met het voorstel Overdracht VTH Archieftaken. Tevens heeft het dagelijks bestuur ingestemd met het voorleggen van het voorstel Overdracht VTH Archieftaken voor zienswijze aan de deelnemers. Hierbij sturen wij u het concept voorstel Overdracht VTH Archieftaken voor zienswijze. Eveneens is het advies van de begeleidingscommissie, inclusief onze reactie op dit advies bijgevoegd. Ook zijn er enkele informatieve documenten toegevoegd. De zienswijze kan tot en met 25 juli 2025 worden ingediend bij de secretaris van het dagelijks bestuur van de RUD Zeeland (email: post@rud-zeeland.nl en in cc naar icm.groen@rud-zeeland.nl). De tijdig ingediende zienswijzen worden in de vergadering van het dagelijks bestuur van 18 augustus 2025 behandeld. Daarna wordt het voorstel Overdracht VTH Archieftaken met de daarop indiende zienswijzen ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur in de vergadering van 8 september 2025. Over deze besluitvorming wordt uw raad of staten geïnformeerd.
Hoogachtend,
W.A.J. Jochems Directeur RUD Zeeland
Voorstel AB Overdracht VTH archieftaken Zaaknummer: 2025-000040 Portefeuillehouder MT: hoofd staf
Terneuzen, 8 september 2025 Opsteller: hoofd staf
Aan het algemeen bestuur van RUD Zeeland,
1. Gevraagd besluit a. Kennis te nemen van het advies b. De voorgestelde 4 acties te onderschrijven en aan de eigen colleges verzoeken om: • Het Zeeuws e-depot aan te wijzen als archiefbewaarplaats voor digitale RUD VTH dossiers. • De rol van archivaris voor alle colleges bij het Zeeuws Archief te beleggen. • De RUD volledig te mandateren voor de uitvoering van de archieftaken. • De (vrijvallende) middelen inzetten ter dekking van de kosten. De colleges (B&W en GS) zijn verantwoordelijk voor de archivering en het beheer van de VTHdossiers die bij de RUD Zeeland gevormd worden, omdat deze taken niet zijn gemandateerd. Vanaf de start van de RUD Zeeland in 2014 zijn die VTH-dossiers niet op een duurzaam toegankelijke manier door de deelnemers gearchiveerd. Naar aanleiding van het onderzoek van het Zeeuws Archief in oktober 2020 over de informatiehuishouding bij de RUD zijn meerdere werkgroepen gestart om de archivering van de VTH dossiers beter te organiseren. De huidige werkgroep VTH archief heeft een advies opgesteld. Het advies is begin februari 2025 door de informatiedeskundigen van alle deelnemers ondersteund. Aangezien het advies is om de taken bij de RUD te beleggen, met de daarbij horende middelen, kan op efficiënte en uniforme wijze de archivering van de afgeronde VTH dossiers vorm krijgen. De adviesbrief is als bijlage 1 toegevoegd.
Voor de volledige transparantie is het rapport van het Zeeuws Archief bijgevoegd (Bijlage 2) Bijlage 3 bevat het memo Uitwerking voor beschikbaarheidsstelling. Bijlage 4 bevat het memo Steekproef. Hierin staan de resultaten van het onderzoek naar het huidige staat van de VTH-dossiers zoals die bij de RUD in het VTH zaaksysteem (Rx.Mission) zitten. Bijlage 5 zijn de verschillende juridische keuzes die voor hebben gelegen voor de mandatering.
2. Effect van dit besluit Met de overdracht van de taken wordt een start gemaakt in het voldoen aan de verplichtingen van de Archiefwet ten aanzien van de RUD/VTH-dossiers. Deze verplichting ligt nog bij de deelnemers, maar door deze taken te mandateren kan de RUD die op uniforme wijze en efficiënt uitvoeren voor alle deelnemers. De overdracht van deze taken kan niet zonder middelen. De incidentele en structurele kosten, zoals opgenomen in dit voorstel bij punt 5d, zijn gebaseerd op de informatie van de werkgroep.
1
3. Argumenten of Overwegingen Het vervullen van de verplichtingen uit de Archiefwet is voor de VTH-dossiers nog niet goed ingericht. Daarmee wordt een risico gelopen. Het inspectierapport informatiehuishouding van het Zeeuws Archief gaf dat al aan. Nu ligt er een gedragen advies om tot een goede werkwijze te komen, zodat de verplichtingen in de toekomst wel worden nagekomen. Dit advies is opgezet door informatiedeskundigen van alle deelnemers en in nauwe samenspraak met het Zeeuws Archief. Door de taken uit te laten voeren door de RUD zijn er de minste overdrachtsmomenten en wordt informatie direct aan de bron dusdanig verrijkt dat archiveren de minste moeite kost. Als iedere deelnemer individueel de taken op zich neemt en gaat uitvoeren ontstaat geen uniforme werkwijze, wat de verwerking van informatie en dossiers bij de RUD verwarrend kan maken. De werkgroep leden zijn informatiedeskundigen en zij geven aan dat de werkzaamheden centraal beleggen efficiënter is. De berekende capaciteit van 3 fte zou bij gelijke verdeling per deelnemer uitkomen op 1 dag per week per deelnemer (3 fte / 14 deelnemers = 0,21 fte). Het uitvoeren van de archieftaken is een nieuwe taak voor de RUD en hiervoor moeten mensen geworven of opgeleid worden.
Na overdracht naar de archiefbewaarplaats (het Zeeuws Archief) kunnen de deelnemers daar zelf hun dossiers inzien en zijn ze niet afhankelijk van RUD Zeeland. De volledig adviesbrief is als bijlage toegevoegd evenals andere onderliggende documenten.
4. Uitvoering en communicatie a. Aanpak Na positieve besluitvorming werven/opleiden van medewerkers voor de genoemde werkzaamheden. Dienstverleningsovereenkomsten en mandaten aanpassen of een addenda opmaken voor de archieftaken. b. Planning Besluitvorming en voorbereiding in 2025, start nieuwe werkwijze 2026. 17 april 2025 Deelnemersoverleg week 16 t/m 28 zienswijze procedure 12 mei 2025 Algemeen bestuur (informerend) 18 augustus 2025 Dagelijks bestuur na zienswijze procedure 8 september 2025 Algemeen bestuur besluitvormend c. Communicatie Deze werkwijze is breed voorbereid. Informatiebeheerders en VTH-accounthouders zijn er reeds bij betrokken voordat er besluitvorming plaats vindt. De wijziging in mandaat wordt op de daartoe geëigende wijze gepubliceerd. d. Interne communicatie (deze tekst wordt opgenomen in de terugkoppeling naar de collega’s). De wijziging in mandaat en daardoor in werkwijze wordt middels interne nieuwsbrief en inloopcafé toegelicht. Veranderingen in werkwijzen worden door het team ‘informatie’ met medewerkers direct toegelicht/uitgelegd.. e. Route en planning verdere besluitvorming: OR, Deelnemersoverleg, begeleidingscommissie, DB, AB
5. Risico’s, kosten, baten en dekking (restant budget) a. Risico’s: (kosten-baten), niet gehonoreerd wat dan + risico’s besluit Niet voldoen aan Archiefplicht kan leiden tot niet (snel) kunnen raadplegen van documenten.
2
Bij milieucalamiteit, rechtszaken en Woo-verzoeken kan dit leiden tot extra werk en schade. Imago/bestuurlijke schade en onnodige financiële kosten. b. Organisatorisch (wat betekent dit voor de organisatie) RUD Zeeland gaat een nieuwe expertise toevoegen aan het VTH-werkterrein. c. Juridisch Het mandaat wordt uitgebreid. d. Financiën De extra kosten worden door de deelnemers ingebracht. VTH Archieftaken structurele kosten
adviseur informatiebeheer medewerker kwaliteit medewerkers informatiebeheer totaal salaris kosten jaarlijkse kosten aansluiting Zeeuws Archief e-Depot ondersteuning archivaris Zeeuws Archief toeslag PIOFAC structurele kosten
omvang in fte
schaal
0,5 0,5 2
10 8 7
Incidentele kosten opleiding/wervingskosten
bedrag
98.000 80.000 70.500
49.000 40.000 141.000 230.000 86.561 16.800 81.332 414.693
20.000
% generiek
kosten VTH Archief
Zeeland
5,89 6,26 5,81 2,69 2,37 2,89 4,98 7,41 7,63 9,71 3,43 2,31 2,98 35,63
24.425 25.960 24.094 11.155 9.828 11.985 20.652 30.729 31.641 40.267 14.224 9.579 12.358 147.755
Eindtotaal
100
414.693
Deelnemer (bedragen in €) Borsele Goes Hulst Kapelle Middelburg Noord-Beveland Reimerswaal Schouwen-Duiveland Sluis Terneuzen Tholen Veere Vlissingen
e. Indicatie urenbesteding De extra kosten structureel worden op 3 fte geschat door de werkgroep VTH archief. Deze zijn in het financiële overzicht opgenomen. f. Overige consequenties Geen
3
Adviesbrief VTH-Archief Aan: Van: Datum: Onderwerp: Advies inzake archivering VTH-dossiers (2014-2024)
Inleiding De colleges (B&W en GS) zijn verantwoordelijk voor de archivering en het beheer van de VTH-dossiers die bij de RUD Zeeland gevormd worden. Vanaf de start van de RUD Zeeland in 2014 zijn de VTH-dossiers niet op een duurzaam toegankelijke manier door de deelnemers gearchiveerd. Deze situatie wordt bemoeilijkt door technische beperkingen, zoals het overdragen van dossiers uit het systeem van de RUD Zeeland naar het systeem van de deelnemers. Daarbij is het beheer van toegang tot de informatie moeilijk en zijn sommige dossiers onvolledig door eerdere verwijderingen door deelnemers. Dit alles heeft geleid tot een gebrek aan uniforme en duurzame archivering, terwijl de verantwoordelijkheid conform de Archiefwet 1995 bij de colleges van B&W en GS blijft liggen. Doordat de colleges van B&W en GS geen zicht hebben op de kwaliteit en beschikbaarheid van de dossiers, lopen zij hierdoor financiële en juridische risico’s. Daarnaast bestaat er serieuze kans op imagoschade als er een incident plaatsvindt en de benodigde informatie niet (direct) beschikbaar is. Op basis van eerdere processen, waaronder een juridische check en overleg met de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH), is een voorstel voor Zeeland opgesteld door de kleine werkgroep VTH-archief.
De ODMH heeft een vergelijkbare situatie opgelost door een uniforme aanpak voor het mandateren van archieftaken en het formaliseren van afspraken via dienstverleningsovereenkomsten (DVO's). Deze aanpak dient als uitgangspunt voor het Zeeuwse scenario. Procesverloop Het proces om tot een oplossing te komen is in verschillende fasen verlopen. In oktober 2020 is in het rapport van het Zeeuws Archief over de informatiehuishouding bij de RUD het probleem gesignaleerd, waarna een werkgroep is samengesteld om de uitdagingen te onderzoeken. In november 2023 vonden de eerste bijeenkomsten van de Zeeuws brede werkgroep en de kleine werkgroep plaats, waarin voornamelijk Informatiespecialisten en het Zeeuws Archief betrokken waren. Hierin zijn mogelijke scenario’s besproken. In 2024 werd tijdens een tweede bijeenkomst van de kleine werkgroep consensus bereikt over de voorkeur voor het scenario dat de archieftaken gemandateerd worden aan de RUD Zeeland. Hierna is de kleine werkgroep aan de slag gegaan, mede na overleg met de ODMH, met de uitwerking van het scenario. Hierbinnen heeft ook een juridische toets plaatsgevonden.
In februari 2025 is het conceptvoorstel aan de brede werkgroep voorgelegd, waarna de definitieve keuze voor dit scenario is gemaakt. Voorkeursscenario Na uitgebreide overwegingen heeft de brede werkgroep nagenoeg unaniem gekozen voor de oplossing dat de archieftaken gemandateerd worden aan de RUD Zeeland. De afgeronde VTH-dossiers hoeven niet terug geleverd te worden aan de desbetreffende deelnemer. Als RUD Zeeland zorgdrager is voor alle dossiers, realiseer je een eenduidige situatie. De gehele verantwoordelijkheid voor creatie tot archivering en beschikbaarstelling van informatie ligt bij RUD Zeeland. Iedere zorgdrager behoudt toegang tot de eigen archieven, terwijl RUDmedewerkers bredere toegang krijgen voor integrale ondersteuning. Deze oplossing biedt voordelen, zoals 24/7 beschikbaarheid van de archieven, efficiency en een uniforme aanpak, maar brengt ook uitdagingen met zich mee, zoals complexiteit in gebruikersbeheer bij het eDepot van het Zeeuws Archief.
Resultaten: De implementatie van het scenario vereist aandacht voor een aantal cruciale aspecten. Allereerst is de juridische constructie uitgewerkt, waarbij mandaten en afspraken uniform zijn vastgelegd, geïnspireerd door de ervaringen van de ODMH. Deze overwegingen hebben geleidt tot de uitgewerkte “Archiefparagraaf DVO en mandaatregeling RUD Zeeland”. Daarnaast zijn de financiële consequenties inzichtelijk gemaakt worden, met een raming van zowel incidentele als structurele kosten. Dienstverleningsafspraken, bestaande uit de Archiefparagraaf, mandaatregeling en financiële consequenties, moeten opnieuw gedefinieerd worden binnen een nieuwe DVO vanaf 1 januari 2026, inclusief opleiding voor het gebruik van het e-Depot en het afsluiten van een contract met het e-Depot van het Zeeuws Archief. Het is voor zowel deelnemers als de RUD Zeeland van groot belang dat zij kunnen beschikken over de dossiers. Het gebruikersbeheer vraagt om efficiënte processen voor toegang en autorisatiebeheer. De uitwerking voor de beschikbaarstelling van de dossiers worden op een later moment, na afstemming met de brede werkgroep, vastgelegd in een memo. Tot slot is er door de kleine werkgroep een steekproef uitgevoerd op de VTH-archieven die door de RUD Zeeland zijn gevormd.
Het doel van de steekproef was om te onderzoeken wat de staat is van het archief en welke kosten er gemaakt moeten worden om het archief uit de periode 2014 tot en met 2025 over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Het onderzoek, resultaten, conclusie en aanbevelingen en discussie kunt u vinden in “Memo steekproef”. Conclusie
De keuze voor het mandateren van de archieftaken aan de RUD Zeeland biedt een duurzame oplossing voor de archivering van VTH-dossiers en versterkt de informatiepositie van alle betrokken partijen. Wij verzoeken alle deelnemers om actief bij te dragen aan de juridische, financiële en organisatorische uitwerking van dit advies, zodat we gezamenlijk een toekomstbestendige oplossing realiseren.
Advies: De ‘brede werkgroep archiveren VTH RUD-dossiers’ adviseert: •
Het Zeeuws e-Depot aan te wijzen als archiefbewaarplaats voor de digitale RUD/VTHdossiers. Het voordeel is dat voor alle RUD/VTH-dossiers overbrenging en raadpleging op uniforme wijze plaatsvindt. Dit ligt voor de hand aangezien alle deelnemende colleges een principe-uitspraak gedaan hebben om (op termijn) aan te sluiten op het Zeeuws e-Depot.
•
Om de rol van archivaris voor alle colleges bij het Zeeuws Archief te beleggen. Het Zeeuws Archief is reeds voor de helft (6 van de 12) deelnemende colleges de archivaris. Indien het Zeeuws e-Depot de archiefbewaarplaats wordt voor alle deelnemers is het logisch om ook hier het toezicht te beleggen.
•
De RUD volledig te mandateren voor de uitvoering van de archieftaken zoals vernietiging, overbrenging en conversie/migratie/emulatie. De inhoudelijke kennis van de RUD-dossiers ligt bij de RUD en niet bij de deelnemende colleges. Zij kunnen dan ook het best een keuze maken over deze VTH-dossiers. Daarnaast levert het voor zowel de RUD als de colleges efficiency, aangezien het uitvragen van toestemming voor de vernietingslijsten van de deelnemers via één proces verloopt.
Met vriendelijke groet, Brede werkgroep VTH-archief
Rapport Inspectie Informatiehuishouding Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland
Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland
COLOFON Organisatie: Auteur: Datum: Versie:
Zeeuws Archief Dick de Heer en Tessie Schepman 13 oktober 2020 1.0
Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland
Managementsamenvatting Hoewel met het ISO 9001 certificaat is aangetoond dat de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Zeeland in staat is de kwaliteit van haar dienstverlening richting haar opdrachtgevers te borgen, is de organisatie niet in control op het terrein van informatiebeheer. Het toepassingsgebied voor het kwaliteitsmanagementsysteem betreft met name de primaire werkprocessen en het aanleveren van managementinformatie. Archivering wordt hierin niet correct geadresseerd en de kwaliteit van het informatiebeheer wordt noch door RUD Zeeland noch door de gemeente Terneuzen gemonitord, terwijl dit van Terneuzen vanuit de PIOFACH-rol wel kan worden verwacht. De afspraken tussen RUD Zeeland en de gemeente Terneuzen zijn in de DVO en de PDC echter niet SMART geformuleerd en er zijn geen service levels vastgesteld. Daardoor is niet duidelijk wat RUD Zeeland en de gemeente Terneuzen wat betreft het informatiebeheer van elkaar mogen verwachten. Dit onderzoek heeft uitgewezen dat RUD Zeeland meer kan verwachten dan de gemeente levert. Het beheer van de informatie voortvloeiend uit de VTH-taken vormt de hoofdmoot van het informatiebeheer van RUD Zeeland. De gemeente Terneuzen verricht enkele uitvoerende DIV-taken en levert de applicatie (inclusief functioneel beheer) waarin RUD Zeeland de informatie over de VTHtaken beheert maar het informatiebeleid is niet goed uitgewerkt.
De information governance – wie is waarvoor verantwoordelijk – is onvoldoende vastgelegd. De deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland hebben voor de uitvoering van het basispakket VTH-taken en sommige ook voor plustaken RUD Zeeland gemandateerd, maar de deelnemers zijn – en blijven – bevoegd gezag en daarmee ook verantwoordelijk voor de archivering voor de lange termijn. RUD Zeeland stelt de afgeronde dossiers ter download beschikbaar aan de deelnemers maar slechts enkele deelnemers maken hiervan gebruik, echter zonder deze bestanden vervolgens op te nemen in hun reguliere informatiesystemen. Sinds de start van RUD Zeeland heeft geen enkele deelnemers de afgeronde dossiers dan ook adequaat gearchiveerd. Daardoor is RUD Zeeland – de facto – de archiverende instantie voor de keten van samenwerkende overheden. De deelnemers dwingen RUD Zeeland in deze rol maar geven tegelijk onvoldoende middelen om die rol goed te kunnen vervullen. De deelnemers zijn aan zet om het beheer van dit deel van hun informatie te regelen. Wij stellen daarom voor dat RUD Zeeland dit rapport met de deelnemers bespreekt en dat de deelnemers over de conclusies en aanbevelingen communiceren met hun vakmedewerkers en informatiebeheerders. De geboden oplossing voor het downloaden van de zaakdossiers wordt als omslachtig en bewerkelijk ervaren.
Als de deelnemers – incidenteel - informatie uit een afgerond zaakdossier nodig hebben, wordt daarvoor contact gelegd met RUD Zeeland. De issues omtrent de archivering zijn vanaf de start van RUD Zeeland aan de orde gesteld in de deelnemersoverleggen. De betrokken partijen zijn tot op heden niet tot een gezamenlijke oplossing gekomen. Het is echter primair aan de deelnemers als bevoegde gezagen om te zorgen voor adequate archivering. Wat betreft de langetermijnarchivering heeft een beperkte steekproef bij enkele deelnemers uitgewezen dat de kwaliteit van de aangeleverde zaakdossiers niet toereikend is. Tijdens dit onderzoek zijn diverse overgedragen zaakdossiers, die volgens opgave verwacht werden bij de deelnemers, niet gevonden en is geconstateerd dat diverse ontvangen dossiers niet volledig zijn.
Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland
Op het moment van schrijven van dit rapport zijn de voorbereidingen van de conversie van data uit het informatiesysteem Squit XO naar Squit 20/20 in een beslissende fase. Omdat de deelnemers door deze conversie informatie kunnen verliezen, is de urgentie om te komen tot adequate archivering hoog.
Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland
Inhoudsopgave 1 Inleiding ................................................................................................................................................1 2 Kwaliteit van informatiebeheer ...........................................................................................................2 2.1 Eigen regelingen met betrekking tot informatiebeheer ...............................................................2 2.2 Inzet van mensen en middelen .....................................................................................................3 2.3 Interne kwaliteitszorg met betrekking tot het informatiebeheer ................................................4 2.4 Ordening, authenticiteit, context en duurzame vindbaarheid van informatie...........................4 2.5 Vervanging, vernietiging en conversie van informatie .................................................................6 3 Archivering en gebruik van afgeronde zaakdossiers ............................................................................8 4 Conclusie en aanbevelingen ...............................................................................................................10 4.1 Beantwoording onderzoeksvragen .............................................................................................10 4.2 Conclusie
.....................................................................................................................................11 4.3 Aanbevelingen .............................................................................................................................12 Bijlage 1 Bronnenlijst .............................................................................................................................15
Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland
1
Inleiding
RUD Zeeland is bezig met het doorlichten van allerlei aspecten van de bedrijfsvoering. In het kader daarvan is aan het Zeeuws Archief gevraagd om een onderzoek te doen naar de kwaliteit van het informatiebeheer en de archivering bij RUD Zeeland en de deelnemers. Sinds de start van RUD Zeeland zijn de onderwerpen informatiebeleid en archivering meermalen onderzocht en tijdens deelnemersoverleggen vaak besproken. Zo is in 2015 een analyse van de staat van de informatievoorziening bij RUD Zeeland uitgevoerd waaruit bleek dat ‘de staat van de informatievoorziening voor problemen zorgt’. De prioriteit in het advies was het op orde krijgen van de rapportages aan de deelnemers, maar er was ook aandacht voor structuur op de langere termijn. Begin 2015 is vanuit het deelnemersoverleg een werkgroep Archivering geformeerd, aanleiding hiervoor was de vraag of archivering van afgeronde zaakdossiers bij de deelnemers nog steeds de gewenste situatie is. Halverwege 2016 werd een advies opgeleverd en aan het deelnemersoverleg werd gevraagd om een uitspraak te doen over de eventuele verschuiving van de verantwoordelijkheid voor archivering, van de deelnemers naar RUD Zeeland. In 2017 werden twee scenario’s uit het advies van de werkgroep Archivering verder uitgewerkt.
Dit was het scenario van het handhaven van de status quo en het scenario van centraal beheer van (afgeronde) zaakdossiers in plaats van voortdurende teruglevering aan de deelnemers. Voorgesteld werd om te kiezen voor het tweede scenario, vanwege effectiviteit en om redenen van efficiency. In het deelnemersoverleg van januari 2018 stond dit onderwerp voor de laatste keer op de agenda zonder dat er een besluit over een scenario is genomen. Daardoor is ook bij het management of het bestuur besluitvorming hierover achterwege gebleven. Het Zeeuws Archief heeft in 2017 een onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de informatie. Dit onderzoek was echter beperkt van opzet waardoor er geen gelegenheid was voor een grondige analyse. Er is alleen gekeken naar het informatiebeheer tijdens het proces van het verlenen van milieuvergunningen. Daarover was de conclusie dat die voldeed voor de uitvoering van het primaire proces. Onderzoeksvraag In het voorjaar van 2020 is het Zeeuws Archief door RUD Zeeland gevraagd om een onderzoek uit te voeren naar het informatiebeheer. Het nodige inzicht zal ontstaan door de volgende vragen te beantwoorden: 1. Hoe is de kwaliteit van de informatie die door RUD Zeeland wordt ontvangen, aangemaakt en beheerd, zowel in het primaire proces als ten behoeve van de bedrijfsvoering. Daarbij wordt ingegaan op: a.
welke taken voert RUD Zeeland uit met betrekking tot het informatiebeheer; b. wat doet de gemeente Terneuzen vanuit haar PIOFACH rol om het informatiebeheer te faciliteren en te borgen. 2. Wat hebben de deelnemers geregeld hebben met betrekking tot mandatering en archivering voor de door RUD Zeeland uitgevoerde taken binnen hun grenzen. 3. In hoeverre nemen de deelnemers de door RUD Zeeland beschikbaar gestelde dossiers in het eigen archief op en gebruiken deze vervolgens bij hun werkprocessen. Uit de verzamelde antwoorden worden in dit rapport conclusies getrokken, die tot aanbevelingen leiden.
Pagina 1 van 17
Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland
Onderzoeksaanpak Voor het opstellen van deze rapportage heeft het Zeeuws Archief de informatiehuishouding van RUD Zeeland getoetst aan enkele kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) uit de methodiek van de VNG: 1. Eigen regelingen met betrekking tot informatiebeheer 2. Inzet van mensen en middelen 4. Interne kwaliteitszorg met betrekking tot informatiebeheer 5. Ordening, authenticiteit, context en duurzame vindbaarheid van informatie 6. Vervanging, vernietiging en conversie van informatie Hoofdstuk 2 is ingedeeld aan de hand van deze vijf indicatoren. In hoofdstuk 3 komt aan de orde wat de deelnemers geregeld hebben voor het gebruik en het langdurig beheer van de afgeronde zaakdossiers die via een sFTP-server door RUD Zeeland zijn aangeleverd, en de resultaten van het deelonderzoek naar compleetheid van dit archief en de volledigheid van deze zaakdossiers. Voor het uitvoeren van het onderzoek zijn drie onderzoeksmethoden gebruikt: 1. Het bestuderen van informatie die bij RUD Zeeland, gemeente Terneuzen in de rol van PIOFACH-leverancier en bij enkele deelnemers is opgevraagd; 2. Het interviewen van alle deelnemers alsmede enkele medewerkers van RUD Zeeland en de gemeente Terneuzen in de rol van PIOFACH-leverancier; 3. Het vergelijken van 22 willekeurige afgeronde zaakdossiers die vier deelnemers via de sFTPserver hebben ontvangen van RUD Zeeland.
Vanwege het beperkte aantal beschikbare onderzoeksuren is dit deelonderzoek bij vier deelnemers uitgevoerd. Omdat de resultaten tussen deze vier overeenkomsten vertonen, gelden de conclusies voor alle deelnemers. Voorafgaand aan de oplevering van deze rapportage, is het concept voorgelegd aan enkele geïnterviewden, ter controle van de hierin vermelde feiten.
2
Kwaliteit van informatiebeheer
Dit hoofdstuk is ingedeeld aan de hand van vijf kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) uit de methodiek van de VNG. In de eerste alinea van elke paragraaf wordt de desbetreffende KPI toegelicht. Daarna worden op hoofdlijnen de bevindingen aangegeven, de conclusies die daaruit getrokken zijn en de eventuele risico’s die RUD Zeeland bij dit aspect loopt. Tenslotte worden aanbevelingen gedaan.
2.1
Eigen regelingen met betrekking tot informatiebeheer
Onderwerp van deze paragraaf is of RUD Zeeland actuele regelingen kent met bepalingen voor het beheer van informatie. Vereist zijn een archiefverordening waarin het algemeen bestuur beschrijft hoe het de zorg voor het informatiebeheer heeft geregeld en een besluit informatiebeheer, waarin nader wordt uitgewerkt hoe het dagelijks bestuur deze verantwoordelijkheid invult. Met de in 2015 vastgestelde informatieverordening en het besluit informatiebeheer heeft RUD Zeeland op voorgeschreven wijze de formele kant van het informatiebeheer van de organisatiestukken van RUD Zeeland geregeld. In oktober 2018 heeft de gemeente Terneuzen de archivaristaak aan het Zeeuws Archief opgedragen. Het is dan ook zinvol deze regelingen te actualiseren.
Pagina 2 van 17
Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland
De gemeente Terneuzen levert de PIOFACH-diensten aan RUD Zeeland, dit is vastgelegd in een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) uit 2013. De Producten- en Dienstencatalogus (PDC) geeft een nadere uitwerking van deze DVO. Daarin staat dat de gemeente Terneuzen voor RUD Zeeland informatiebeleid en informatiebeveiligingsbeleid zal opstellen en vervolgens uitvoeren, bewaken en volgen. Het informatiebeveiligingsbeleid is in tegenstelling tot het informatiebeleid buiten de scope van ons onderzoek. In het informatiebeleid worden doelen en kaders vastgelegd, zodat overheidsinformatie ook na lange tijd vindbaar, authentiek, integer, bruikbaar, betrouwbaar en volledig is. Het informatiebeleid is richtinggevend bij besluitvorming over en prioritering van veranderingen in informatievoorzieningen. Onder het begrip informatiebeleid verstaan wij het geheel van inrichting en beheer van informatiesystemen met – in onderlinge samenhang – mensen, documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur, hulpmiddelen en dergelijke. Uit het onderzoek rijst het beeld op dat de gemeente Terneuzen onvoldoende specifiek informatiebeleid voor RUD Zeeland heeft opgesteld en uitgevoerd.
Op basis van de geformuleerde kwaliteitsniveaus van twee relevante producten in de PDC, “gemeentelijk algemeen kwaliteitsniveau” en een “up to date RUD-werkarchief”, zou RUD Zeeland dat wel kunnen verwachten van de gemeente Terneuzen. We bevelen aan om in overleg met de gemeente Terneuzen het informatiebeleid van de gemeente te vertalen in informatiebeleid voor RUD Zeeland en dit beleid uit te werken in regels en werkafspraken, een en ander conform de PDC. Definieer samen wat nodig is voor adequaat informatiebeheer, bouw dit op en zet daarbij de nodige mensen en middelen in. Hierbij is het van belang dat de information governance wordt vastgelegd, zodat duidelijk is waar en hoe de verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer zijn belegd en wie daarover de regie voert.
2.2
Inzet van mensen en middelen
Onderwerp van deze paragraaf is de vraag of er voldoende mensen en middelen worden ingezet voor het informatiebeheer. De DVO tussen de gemeente Terneuzen en RUD Zeeland is opgesteld in 2013 en is een contract voor 10 jaar. De DVO blijkt onvoldoende SMART geformuleerd te zijn, en in de PDC zijn geen servicelevels beschreven. Dit leidt ertoe dat voor beide partijen onduidelijk is welke verwachtingen over en weer zouden mogen bestaan. Met de veranderingen die gedurende de looptijd van de DVO in gemeenteland optreden (komst van de Omgevingswet, toenemende digitalisering van de samenleving) is de rol van DIV in de afgelopen jaren veranderd van een uitvoerende, in een faciliterende en adviserende rol. De uitvoerende werkzaamheden worden dagelijks door de gemeente Terneuzen verricht. Adequaat informatiebeheer vraagt echter meer dan alleen uitvoerende werkzaamheden. Denk hierbij aan het geven van trainingen en het opstellen van werkprocedures. RUD Zeeland kan op basis van het kwaliteitsniveau “Up to date RUD-werkarchief” uit de PDC, verwachten dat de dienstverlening van de gemeente Terneuzen gedurende de looptijd van de DVO meer meegroeit met de ontwikkelingen dan nu het geval is.
Wij bevelen aan om de productonderdelen 'Opstellen informatiebeleid' (Product ICT) en 'Het bieden van een digitale archiefvoorziening' (Product Huisvesting/Facilitair) uit de PDC te evalueren, deze SMART te herformuleren en daarbij concrete servicelevels op te nemen. Het is wenselijk dat RUD Zeeland en gemeente Terneuzen op tactisch en strategisch niveau gestructureerd overleg starten over het informatiebeheer en daarin zowel lopende zaken als nieuwe ontwikkelingen adresseren.
Pagina 3 van 17
Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland
2.3
Interne kwaliteitszorg met betrekking tot het informatiebeheer
Onderwerp van deze paragraaf is of RUD Zeeland dan wel de gemeente Terneuzen structureel werkt aan de kwaliteit – en verbetering – van haar informatiehuishouding. In art. 16 Archiefregeling is voorgeschreven dat het beheer van de informatie voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem, het systeem is vormvrij. Met het ISO 9001 certificaat is aangetoond dat RUD Zeeland in staat is de kwaliteit van haar dienstverlening te borgen. Het toepassingsgebied voor dit kwaliteitsmanagementsysteem betreft bij RUD Zeeland met name de primaire werkprocessen en het aanleveren van managementinformatie. Archivering wordt hierin niet correct geadresseerd. Daarbij komt dat de kwaliteit van het informatiebeheer door RUD Zeeland noch door de gemeente Terneuzen wordt gemonitord. Uit de verslagen van de deelnemersoverleggen en van diverse relatiebeheeroverleggen blijkt dat vanaf de start van RUD Zeeland ongenoegen geuit is over de archivering van de zaakdossiers en informatievoorziening richting de deelnemers. In het stakeholders-onderzoek van Integron in 2017 zijn deze verbeterpunten weer genoemd, maar deze hebben de Management Review van RUD Zeeland niet bereikt. Het feit dat het primaire proces gecertificeerd is, heeft ertoe geleid dat het kwaliteitsbewustzijn binnen de organisatie is toegenomen.
Het doorlopen auditproces biedt dan ook aanknopingspunten voor een kwaliteitssysteem informatiebeheer, waarmee de kwaliteit van het informatiebeheer cyclisch getoetst en aantoonbaar verbeterd kan worden. Wij bevelen aan het informatiebeheer op te nemen in het bestaande kwaliteitssysteem en de werkafspraken aan te vullen met zaken die nodig zijn voor het informatiebeheer voor de langere termijn. Daarnaast bevelen we aan dat RUD Zeeland de uniforme opvolging van werkafspraken voor het informatiebeheer monitort en blijft werken aan het vergroten van het informatiebewustzijn. Het digitale informatiebeheer van de individuele medewerker is cruciaal geworden voor elke organisatie. Tenslotte vragen wij aandacht voor de werkafspraak dat alle informatie die in een zaak relevant is, in het zaakdossier dient te worden vastgelegd. Bij sommige aanvullende informatie, zoals metingen van geluidsbelasting en videobestanden van bodycams, ontbreken bij RUD Zeeland de voorzieningen om deze specifieke bestandsformaten goed te beheren. We bevelen aan met passende opslagvoorzieningen en werkafspraken hierin te voorzien.
2.4 Ordening, authenticiteit, context en duurzame vindbaarheid van informatie RUD Zeeland dient te beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle aanwezige informatie voor de optimale ondersteuning van het primaire proces, het afleggen van verantwoording door RUD Zeeland dan wel de betrokken deelnemer en voor de adequate archivering voor de lange termijn. Aan de hand van metadata moeten gegevens in informatiesystemen en vakapplicaties op een logische wijze geordend en toegankelijk zijn. Ook dient RUD Zeeland onder andere met metadata te kunnen aantonen dat de informatie authentiek en integer is.
Pagina 4 van 17
Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland
Ordening RUD Zeeland beschikt niet over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle aanwezige informatie, waardoor de organisatie voor wat betreft het informatiebeheer niet in control is. Wij bevelen aan dat RUD Zeeland ervoor zorgt dat dit overzicht wordt gemaakt. Authenticiteit De huidige vakapplicatie Squit XO is gekoppeld aan IZIS, waarin de inhoudelijke informatie wordt beheerd. Nadat in IZIS een zaakdossier op 'Afgehandeld' is gezet, volgt een wachtperiode van 42 dagen waarin - indien nodig - de zaak weer 'In behandeling' kan worden genomen. Na het verstrijken van de 42 dagen krijgt de zaak de status 'Te archiveren'. Zaken met deze status worden op bepaalde tijdstippen automatisch gearchiveerd als aan diverse randvoorwaarden is voldaan. Bij de omzetting naar de status 'gearchiveerd' worden de 'meest gangbare' bestandsformaten omgezet naar pdf. Excelbestanden en msg-bestanden (mailbestanden uit Outlook) worden niet omgezet. In het geval dat de bestandsconversie plaatsvindt, achten wij het mogelijk dat daarbij originele metadata verloren gaan. Wij bevelen aan ervoor te zorgen dat de authenticiteit op een andere manier wordt geborgd. Uit de interviews is gebleken dat over het gebruik van de digitale handtekening een ander beeld bestaat bij RUD Zeeland dan bij de gemeente Terneuzen.
De digitale handtekening is onder andere van belang om het formele (door het bestuur vastgestelde) stuk als zodanig herkenbaar te maken. Binnen het bestek van dit onderzoek ontbrak het aan de gelegenheid om de toepassing van de digitale handtekening nader te onderzoeken. Wij bevelen aan om dit nader te onderzoeken. Context Informatie is zonder context onbegrijpelijk en als die ontbreekt, is de authenticiteit van de informatie niet vast te stellen. Metadata geven de nodige context aan informatie zodat deze bruikbaar is. Aangegeven is dat door diverse personele wisselingen een uniforme metadatering van de informatie onder druk staat. Wij bevelen aan de uniforme metadatering te borgen, mede door nieuwe medewerkers aan de hand van de ‘Handleiding RUD systemen’ in te werken. Het is wenselijk dat de ‘Handleiding RUD systemen’ aangevuld wordt met voorschriften voor het toevoegen van metadata voor de archivering. Wat betreft de vindbaarheid van de informatie is door de deelnemers nooit getest of de metadatering van de afgeronde zaakdossiers voldoet. De medewerkers van RUD Zeeland kunnen in Squit XO uitgebreid zoeken. De export die aan de deelnemers wordt geleverd bestaat uit informatiebestanden en metadata in XML-formaat. Ze zijn bestemd om te worden geïmporteerd in een informatiesysteem.
Geen van de deelnemers heeft dit in het eigen systeem getest, of gecontroleerd of de inhoudelijke beschrijvingen voldoende zijn. Het is de verwachting dat de deelnemers hier een achterstand weg te werken hebben. Ook voor de bestuurs- en bedrijfsvoeringsinformatie van RUD Zeeland is het toevoegen van inhoudelijke metadata belangrijk om later informatie te kunnen terugvinden en interpreteren. Duurzame vindbaarheid RUD Zeeland geeft aan dat de bestuurs- en bedrijfsvoeringsinformatie in de systemen iBabs en Pleio niet goed vindbaar is. Er blijkt verschil van inzicht te zijn over de verantwoordelijkheid voor het beheer van deze informatie. Bij de gemeente Terneuzen leeft het beeld dat RUD Zeeland zelf de documenten van de bedrijfsvoering beheert, zoals directiestukken, voorbereiding voor DB- en AB-vergaderingen.
Pagina 5 van 17
Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland
Deze kwestie kan aan de hand van de eerder gedane aanbevelingen inzake overleg en het vastleggen van afspraken worden opgelost. Vertrouwelijke deeldossiers In de 'Handleiding RUD systemen' wordt beschreven dat in geval van vertrouwelijke documenten, het dossier in twee delen wordt gesplitst. Belangrijk hierbij is dat vooraf bekend is dat een aanvraag vertrouwelijke stukken zal bevatten of dat het duidelijk in de aanvraag wordt aangegeven. Het dossierdeel zonder de vertrouwelijke stukken wordt 'gewoon' in Squit aangemaakt. De vertrouwelijke documenten worden in een afzonderlijke zaak opgeslagen. Deze stukken zijn alleen raadpleegbaar door het desbetreffende bevoegde gezag. Desgevraagd wordt door RUD Zeeland aangegeven dat deze werkwijze door de werkgroep uniforme werkprocessen wel zo bedacht is, maar waarschijnlijk niet uitgevoerd wordt. Op de vraag of na afronding van een zaak met een vertrouwelijk deeldossier, beide dossiers via de sFTP-server aan de deelnemers overgedragen worden, geeft RUD Zeeland aan dat dit niet bekend is. Daarmee blijft onduidelijk hoe de samenhang tussen beide dossierdelen in het archief herkenbaar is en hoe RUD Zeeland realiseert dat de vertrouwelijke stukken alleen raadpleegbaar zijn door het desbetreffende bevoegde gezag. Het is wenselijk dat er onderzoek wordt gedaan naar de werkwijzen met betrekking tot de vertrouwelijke deeldossiers.
2.5
Vervanging, vernietiging en conversie van informatie
Vervanging, vernietiging en conversie zijn ingrijpende wijzigingen in het informatiebeheer. In deze paragraaf gaat het om de vraag of RUD Zeeland hierbij de diverse belangen zorgvuldig afweegt. Vervanging Bij vervanging, het zorgvuldig digitaliseren van papieren documenten die daarna op termijn vernietigd moeten worden, is van belang: • dat een scan een juiste en volledige weergave van de oorspronkelijke informatie bevat; • dat een scan gegarandeerd de functie van het oorspronkelijke document kan vervullen; • dat met een scan de vorm, inhoud en structuur van het oorspronkelijke document reconstrueerbaar is; • dat een scan in zo’n formaat wordt opgeslagen en beheerd dat, gedurende de periode dat dit nodig is, de informatie gegarandeerd beschikbaar en bruikbaar is. Uit een interview is gebleken dat de nat-ondertekende brieven van de directeur bij verzending gescand worden en aan het zaakdossier worden toegevoegd, hier is sprake van vervanging. In 2014 heeft de gemeente Terneuzen een vervangingsbesluit genomen voor de documenten van de afdeling Vergunningen & Handhaving van de gemeente. Een handboek vervanging, waarin procedureel en/of technisch voor deze aspecten voorzien is, is de basis onder dit besluit van het college van B&W. De gemeente Terneuzen gaat ervan uit dat dit vervangingsbesluit mede geldt voor de papieren informatie die voor RUD Zeeland gedigitaliseerd wordt.
Formeel is dit onjuist. Het dagelijks bestuur van RUD Zeeland is zorgdrager voor alle informatie die onder zijn verantwoordelijkheid wordt beheerd, ook voor de ontvangen papieren documenten. Daarom is het noodzakelijk dat het dagelijks bestuur van RUD Zeeland een eigen vervangingsbesluit neemt. Wel kan dit steunen op het vervangingsbesluit van de gemeente Terneuzen en praktisch door de scan-afdeling van Terneuzen worden gerealiseerd.
Pagina 6 van 17
Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland
Vernietiging Overheden beheren veel informatie die na kortere of langere tijd vernietigbaar is. Per (type) overheid zijn daar regelingen voor, zogenaamde selectielijsten. Veel financiële informatie wordt bijvoorbeeld na 7 jaar vernietigd maar begrotingen en jaarrekeningen worden altijd bewaard. Als de bewaartermijn volgens de selectielijst is verstreken, dan geldt er een vernietigingsplicht. RUD Zeeland beheert informatie van zichzelf, van de Provincie Zeeland en van de Zeeuwse gemeenten. Op de informatie van de Provincie en op die van de gemeenten dient hierbij de selectielijst die door de minister van OCW is vastgesteld, te worden gehanteerd. Momenteel worden aan de bestuurs- en bedrijfsvoeringsinformatie bewaartermijnen toegekend op basis van het Blue Book. Deze termijnen komen echter niet overeen met die in de wettelijk vastgestelde selectielijsten. RUD Zeeland zal op basis van dit voorschrift mogelijk te bewaren informatie (te vroeg) vernietigen. Dat is onrechtmatig. Hier geldt dat zowel de gemeentelijke selectielijst 2017 als de selectielijst 2020 van toepassing is. Voor de periode 2014 tot en met 2016 bevelen we het dagelijks bestuur aan, het besluit te nemen de gemeentelijke selectielijst 1996, actualisatie 2012, van toepassing te verklaren. In 2012 en 2013 functioneerde de tijdelijke RUD als onderdeel van de provinciale organisatie.
Voor zover RUD Zeeland nu informatie van deze rechtsvoorganger beheert, stellen wij omwille van efficiënt informatiebeheer voor ook hiervoor de zojuist genoemde gemeentelijke lijst van toepassing te verklaren. De verwachting is dat dit niet tot problemen zal leiden. Wij bevelen vervolgens aan dat de bewaartermijnen op basis van de gemeentelijke selectielijsten worden toegekend aan de bestuurs- en bedrijfsvoeringsinformatie van RUD Zeeland, zodat ook deze adequaat kan worden beheerd. Nadat de afgeronde zaakdossiers via de sFTP-server aan de deelnemers zijn overgedragen, worden deze door RUD Zeeland voor eigen gebruik als werkarchief aangehouden. Aan de informatie in dit werkarchief is een standaard bewaartermijn van twintig jaar toegekend. Omdat gebleken is (zie hoofdstuk 3) dat RUD Zeeland de facto de archiverende instantie in de keten van samenwerkende overheden is, bevelen wij aan ervoor te zorgen dat ook hier de termijnen uit de selectielijsten worden toegekend. Het meest efficiënt is om dit tijdens het aanmaken van de informatie te doen, maar dit gebeurt niet. Daardoor wordt het werk van metadatering van de bewaartermijnen doorgeschoven naar de deelnemers. Die hebben sinds de start van RUD Zeeland niets met de bewaartermijnen gedaan, waardoor er ook hier een forse achterstand is ontstaan en informatie mogelijk langer wordt bewaard dan wettelijk is toegestaan.
Binnen het bestek van dit onderzoek ontbrak het aan gelegenheid om de kwaliteit van het beheer van de financiële informatie en de personeelsdossiers van RUD Zeeland zoals die bij respectievelijk de afdelingen Financiën en Personeelszaken van de gemeente Terneuzen wordt beheerd, te onderzoeken. We nemen aan dat deze informatie wordt meegenomen in het reguliere vervangings- en vernietigingsbeleid van de gemeente. Voor vernietiging geldt echter hetzelfde als wat hierboven over vervanging werd gesteld: indien er sprake is van vernietiging dient dit te worden voorgelegd aan het bestuur van RUD Zeeland als zorgdrager. Conversie of migratie Bij overgang naar een nieuw informatiesysteem dient alle informatie inclusief de metadata volledig te worden overgenomen. Daarbij is het van belang dat diverse aspecten van een conversie goed worden gedocumenteerd, zodat een overheid zich kan verantwoorden bij eventueel dataverlies. Op het moment van schrijven wordt door de gemeente Terneuzen en RUD Zeeland een majeure dataconversie van Squit XO naar Squit 20/20 voorbereid. Bij de start van dit project, voorjaar 2019, was hierbij het uitgangspunt dat na overdracht van afgeronde zaakdossiers aan de deelnemers, slechts
Pagina 7 van 17
Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland
werkarchief in het informatiesysteem van RUD Zeeland aanwezig is. Omdat de gemeente Terneuzen hetzelfde systeem gebruik, zouden alleen deze bestanden worden behandeld als archiefexemplaren terwijl voor de andere deelnemers een conversie met minder waarborgen zou kunnen volstaan. Omdat tijdens dit onderzoek gebleken is dat de informatie die RUD Zeeland aan de deelnemers levert niet volledig is (zie hoofdstuk 3), is het essentieel dat de conversie wordt uitgevoerd met behoud van toegankelijkheid, authenticiteit, integriteit, bruikbaarheid, betrouwbaarheid en volledigheid. Inmiddels worden voor alle deelnemers de bestanden beschouwd als archiefexemplaren. Wel blijft een belangrijk aandachtspunt dat bij elke conversie informatieverlies kan optreden. De gemeente Terneuzen is als opdrachtgever van de conversie nauw betrokken bij het opstellen van het conversieplan door de leverancier. Wij bevelen aan de deelnemers van RUD Zeeland voor dit traject en voor toekomstige trajecten tijdig te informeren over voorgenomen conversies of migraties. Daarbij is het van belang het juiste gremium aan te spreken. De expertise van het deelnemersoverleg ligt bij de inhoud van het primaire proces en niet bij archivering, waardoor de implicaties van grote wijzigingen in het informatiebeheer, zoals de beoogde conversie, wellicht niet altijd voldoende onderkend worden.
Eveneens bevelen wij aan de conversies en migraties adequaat te documenteren.
3
Archivering en gebruik van afgeronde zaakdossiers
Bij de uitvoering van de gemandateerde taken worden door RUD Zeeland zaakdossiers gevormd. Periodiek worden de afgeronde zaakdossiers via een sFTP-server aan de deelnemers overgedragen, zodat de deelnemers deze kunnen gebruiken voor hun processen en conform de eisen van de archiefwet kunnen archiveren. Over de wijze waarop, de frequentie van overdracht en de kwaliteit van de dossiers zijn weinig tot geen nadere afspraken gemaakt. Overdracht van de afgeronde zaakdossiers aan de deelnemers Om de afgeronde dossiers periodiek en op een veilige manier aan de deelnemers te kunnen overdragen is door RUD Zeeland een speciale sFTP-server ingericht waar de dossiers ter download worden aangeboden. Deze werkwijze wordt door de deelnemers als omslachtig en bewerkelijk ervaren. Ook aan de kant van RUD Zeeland verloopt het aanbieden van de afgeronde dossiers niet soepel: uit het onderzoek is gebleken dat de aangeboden dossiers niet altijd overeenkomen met de informatie die bij RUD Zeeland in het systeem als werkarchief wordt aangehouden. Daarnaast lijkt het erop dat met het wegvallen van de hiermee belaste medewerker ook de kennis over dit proces is weggevallen. Dat het noch RUD Zeeland, noch het merendeel van de deelnemers is opgevallen dat er sinds oktober 2019 geen nieuwe dossiers zijn aangeboden, geeft aan dat er aan de archivering van deze informatie geen prioriteit wordt gegeven.
Opname en archivering van de ontvangen zaakdossiers Geen van de deelnemers neemt de door RUD Zeeland afgeronde zaakdossiers in goede, geordende en toegankelijke staat in de eigen informatiehuishouding op en evenmin wordt op basis van de ontvangen managementinformatie gecontroleerd of alle afgeronde dossiers overgedragen zijn en of ze volledig zijn. De archieven van de deelnemers zijn daardoor voor wat betreft de taken die aan RUD Zeeland zijn opgedragen, geen van alle compleet. Gebruik van de ontvangen zaakdossiers De deelnemers vallen bij informatievragen waarvoor het dossier moet worden geraadpleegd altijd terug op de informatie die bij RUD Zeeland aanwezig is in het werkarchief. Daardoor kan de RUD
Pagina 8 van 17
Rapport Inspectie Informatiehuishouding RUD Zeeland
beschouwd worden als – de facto – de archiverende instantie in deze keten van samenwerkende overheden. Dit is echter niet formeel zo geregeld en RUD Zeeland ontvangt onvoldoende middelen om die rol goed te kunnen vervullen. Voor het dagelijks werk hebben de vakspecialisten van de deelnemers de afgeronde zaakdossiers zelden nodig. Als dit voorkomt is de praktijk dat ze hiervoor contact kunnen opnemen met RUD Zeeland. Gevolg is dat geen van de deelnemers de urgentie voelt om de ontvangen zaakdossiers binnen de eigen informatiehuishouding actief te beheren en worden eventuele tekortkomingen in de bestanden niet opgemerkt. Na de voorgenomen conversie van data uit Squit XO naar Squit 20/20 kunnen de deelnemers niet meer terugvallen op de originele, bij RUD Zeeland aangemaakte zaakinformatie. Uit het onderzoek is gebleken dat bij de deelnemers sommige ontvangen dossiers niet alle stukken bevatten die in het informatiesysteem van RUD Zeeland aanwezig zijn en lijkt van niet alle door RUD Zeeland behandelde zaken een zaakdossier overgedragen te zijn. Hier is wel nader onderzoek nodig omdat binnen het afgesproken aantal onderzoeksuren van het onderzoek slechts beperkte analyse mogelijk was: van vier deelnemers zijn 22 dossiers geanalyseerd.