Document · PDF

24-089 Bijlage 1. Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief 2025

Gemeenteraad 3 juli 2024, gemeente MiddelburgBij agendapunt: Ontwerpbegroting Zeeuws Archief 2025 (24-089 AB)12.272 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 2

Strategische investeringsagenda Deze reserve is bestemd voor de programmering van digitaliseringsprojecten waarvan de toekenning in de begroting plaatsvindt. In de jaarverantwoording en in de tweede wijziging van de begroting zal deze reserve worden verantwoord. De strategische investeringsagenda wordt overgeprogrammeerd waardoor aan flexibiliteit en effectiviteit gewonnen wordt. De projecten worden eerst voorbereid en de middelen worden pas toegekend als het project bestedingsklaar is, daarnaast blijft de investeringsruimte in de investeringsagenda zo lang mogelijk beschikbaar en worden ingezette middelen ook direct besteed. Risico’s Indexering Vanaf 2019 is het Zeeuws Archief zelf verantwoordelijk voor instandhouding, beheer en onderhoud van het gebouw. Hiertoe heeft het Zeeuws Archief van OCW een budget ontvangen. In 2021 is deze stelselwijziging geëvalueerd. De evaluatie is positief. Verwacht wordt dat op 1 januari 2025 het nieuwe huisvestingsstelsel definitief wordt ingevoerd.

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen Gebouw en onderhoud Het Zeeuws Archief is gehuisvest aan het Hofplein te Middelburg in een monumentaal pand met een nieuwbouwvleugel. Het pand wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Sinds 1 januari 2019 voert het Zeeuws Archief het onderhoud en de investeringen in het pand zelf uit. Voor de huur van het pand is een huurovereenkomst gesloten die per 1 januari 2019 is ingegaan en een looptijd heeft van drie jaar. De overeenkomst kan worden beëindigd door wederzijds goedvinden of op de dag waarop het door de minister voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media gekozen definitieve huisvestingsstelsel voor Regionale Historische Centra bij het Regionaal Historisch Centrum feitelijk wordt geëffectueerd, zonder dat hiervoor enige opzegging of andere rechtshandeling nodig is. Het beheer, onderhoud en instandhouding wordt door het Zeeuws Archief gedaan op basis van een vierjaarlijks bij te stellen Meerjaren onderhouds- en investeringsplan. Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief een bijdrage van OCW ten behoeve van het beheer, onderhoud en instandhouding. Het gedeelte dat in een bepaald jaar niet wordt besteed wordt gedoteerd aan de voorziening beheer en onderhoud gebouw om er voor te zorgen dat er voldoende middelen zijn om het MOIP uit te kunnen voeren.

Inventaris De inventaris van de depots, de kantoren, het infocentrum, de expositieruimte en het restauratieatelier zijn eigendom van het Zeeuws Archief. Dat geldt ook voor de ICT-apparatuur. Voor 2025 zijn investeringen op het gebied van ICT voorzien.

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024

Paragraaf financiering Wettelijk kader De Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) heeft als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van renterisico's. Het beheersen van risico's uit zich concreet in de kasgeldlimiet, de renterisiconorm en het met een prudent karakter uitzetten van gelden en afsluiten van leningen. Daarnaast zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht tot het hebben van een treasurystatuut. Het statuut heeft onder andere als oogmerk de kwaliteit van de uitvoering van de treasuryfunctie te verhogen alsmede de transparantie van het besluitvormingsproces te verbeteren. Kasstromen De bevoorschotting vanuit het Rijk vindt per kwartaal plaats en vanuit de gemeenten per maand. De salariskosten worden door de gemeente Middelburg maandelijks in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief aan de gemeente Middelburg betaald. De DVO-partners betalen tweemaal per jaar op factuurbasis. De huurkosten worden door het Rijksvastgoedbedrijf per kwartaal in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief tijdig betaald.

Kasgeldlimiet Onder kasgeldlimiet wordt de ruimte verstaan die overheidsorganisaties hebben om zaken met kort geld (rentetypische looptijd korter dan 1 jaar) te financieren. Deze is bij ministeriële regeling bepaald als percentage van de totale lasten. Voor gemeenschappelijke regelingen is dit percentage bepaald op maximaal 8,2%. Leningen Het Zeeuws Archief heeft een annuïteitenlening afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten die per 1 juli 2025 afloopt: • 25-jarige lening met een rentepercentage van 6,02% en een jaarlijks contractueel te betalen bedrag van 74.775,89 Euro. Financiering van de investeringsuitgaven Er staan voor 2025 geen grote investeringen ingepland. Uitzettingen Aangezien het Zeeuws Archief verplicht is mee te werken aan het zgn. schatkistbankieren is er geen sprake van uitzetting.

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024

Paragraaf bedrijfsvoering Personeel en organisatie De totaal begrote salariskosten zijn voor 2024 € 4.461.140 zijnde 52,80 fte. In 2024 worden de voorbereidingen getroffen om vanaf 1 januari 2025 de volledige HR- en payrollprocessen met behulp van AFAS te doorlopen waardoor er volledig digitaal kan worden gewerkt. De salarisadministratie is uitbesteed aan een Simplex. De salarisuitbetaling wordt door het Zeeuws Archief gedaan. Daarnaast maakt het Zeeuws Archief gebruik van MKbasics in verband met ziekteverzuim-aangelegenheden. MKbasics maakt gebruik van verzuimsignaal. Dit zal worden gekoppeld aan AFAS Bestuurlijke organisatie Het Zeeuws Archief is een gemeenschappelijke regeling, met als partners het Rijk (OCW), en de gemeenten Middelburg en Veere. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief dienstverleningsovereenkomsten met het waterschap Scheldestromen, de provincie Zeeland, de gemeenten Terneuzen, Kapelle, Vlissingen en Schouwen-Duiveland voor het beheer van hun papieren archieven. Tevens is er een DVO met de provincie Zeeland, de gemeente Tholen, de gemeente Schouwen-Duiveland, de gemeente Terneuzen, de gemeente Vlissingen en het Waterschap Scheldestromen voor het Zeeuws e-Depot. Ook de gemeenten Middelburg en Veere zijn aangesloten op het Zeeuws e-Depot.

De gemeenschappelijke regeling het Zeeuws Archief is in 2016 opnieuw vastgesteld en zal herzien worden, aangezien de minister van Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media in 2018 de intentie heeft uitgesproken zich terug te trekken uit de gemeenschappelijke regeling. De voorgenomen uittreding van de minister uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s, is afhankelijk van de inwerkingtreding van de Archiefwet 20xx. Het bestuur van het Zeeuws Archief kent een dagelijks en een algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit de heer drs. A.J. Koppejan, voorzitter en rijksbestuurder, mr. E. Smit, wethouder Middelburg en de heer mr. R.J. van der Zwaag, burgemeester Veere, in mei opgevolgd door burgemeester drs. F. Schouwenaar. Zij maken ook deel uit van het algemeen bestuur, dat verder bestaat uit de heer drs. F.W. Weisglas, rijksbestuurder, mevrouw mr. M.M.D. Vermue-Vermue, rijksbestuurder en door de heer mr. ing. R.A.J. Schonis, wethouder Middelburg. Mevrouw dr. J.L. Kool-Blokland is directeur van het Zeeuws Archief. Huisvesting Zie ook de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Medezeggenschap Het Zeeuws Archief heeft een ondernemingsraad. Deze bestaat uit vijf leden. Interne communicatie In de dienstverlening van het Zeeuws Archief zijn openheid, transparantie en samenwerking belangrijk.

Ook voor de interne communicatie met medewerkers en vrijwilligers zijn dat belangrijke uitgangspunten. En goede onderlinge informatie uitwisseling, samenwerking en kennisdeling zijn essentieel om de organisatie goed te laten functioneren. Team interne communicatie signaleert behoeften intern. De onderstaande instrumenten worden hiervoor ingezet. • Werken in teamverband en in project-/werkgroepen bevordert de samenwerking en kennisdeling; Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024

• • • •

Algemene personeels-informatiebijeenkomsten (API), vier keer per jaar. Directeur, afdelingshoofden en medewerkers bespreken en informeren de voor de organisatie belangrijke ontwikkelingen, zoals actueel nieuws, relevante projecten, activiteiten en plannen; Agenda, hoofdpunten en notulen van de MT-vergaderingen en van het groot MT worden gepubliceerd op intranet; Het intranet wordt actief gebruikt voor onderlinge informatievoorziening over actueel nieuws, activiteiten, werkafspraken en personeelszaken; Team interne communicatie signaleert en adviseert over de diverse mogelijkheden van interne communicatie en organiseert mede over de publieksevenementen.

Medewerkersonderzoek In april 2024 is gestart met een medewerkersonderzoek. Het onderzoek dat in 2025 zal worden afgerond wordt ondersteund met een viering/bijeenkomst.

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024

Financiële begroting: Overzicht van baten en lasten 1e wijziging

Realisatie 2023

Begroting

begroting

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028

820.294 -61.114 759.180

1.162.199 -66.343 1.095.855

1.096.539 -59.784 1.036.755

1.225.356 -62.154 1.163.202

1.179.780 -62.154 1.117.626

Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo

2.000.458 -71.158 1.929.299

2.005.144 -5.000 2.000.144

2.280.262 -48.855 2.231.407

2.447.691 -5.000 2.442.691

1.478.285 -5.000 1.473.285

Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo

1.293.722 -12.524 1.281.198

1.330.119 -9.000 1.321.119

1.479.375 -11.000 1.468.375

1.494.256 -11.000 1.483.256

Saldo uitvoering programma's Totale lasten Totale baten Saldo

4.114.474 -144.796 3.969.677

4.497.463 -80.343 4.417.119

4.856.176 -119.639 4.736.536

5.167.303 -78.154 5.089.149

4.152.321 -78.154 4.074.167

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Middelburg Bijdrage Veere Dienstverleningsovereenkomsten Overige algemene dekkingsmiddelen Saldo algemene dekkingsmiddelen

-3.570.952 -642.748 -199.123 -2.706.519 -720.127 -7.839.469

-3.293.402 -610.504 -191.248 -2.846.279 -424.912 -7.366.346

-3.570.952 -646.141 -200.630 -2.924.152 -534.233 -7.876.108

-3.570.952 -648.922 -201.865 -2.994.458 -603.409 -8.019.606

-3.570.952 -648.922 -201.865 -3.094.458 -453.409 -7.969.606

-3.520.952 -648.922 -201.865 -3.144.458 -453.409 -7.969.606

Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024

1e wijziging

Realisatie 2023 Overhead Vennootschapsbelasting Onvoorzien Resultaat voor bestemming

Toevoegingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Strategische investeringsagenda Bestemmingsreserve programma's en digitalisering

Onttrekkingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Strategische investeringsagenda Bestemmingsreserve programma's en digitalisering Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve

Resultaat na bestemming

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024

Begroting

begroting

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028

3.696.462 0 0

3.661.422 0 0

3.719.961 0 0

4.000.087 0 0

3.895.438 0 0

173.330

-712.194

-580.390

-1.069.631

0 0 0

170.995 170.995

0 0

0 0 0

0 -50.000 0

0 -25.000 -555.390

0 -50.000 -1.019.631

0 0 0

0 0 0 0 0

-430.671 -141.523 0 -90.000 -712.194

0 0 0 0 -580.390

0 0 0 0 -1.069.631

0 0 0 0 0

2.335

Toelichting Bijdragen partners 1e wijziging

Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: 5*€ 50.000+eenmalig € 100.000

Realisatie 2023 -1.566.165 -1.954.787 -50.000 -3.570.952

Gemeente Middelburg Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg e-Depot

Realisatie 2023 -553.452 -89.296 -642.748

Begroting

Gemeente Veere Bijdrage Veere Bijdrage Veere e-Depot

Realisatie 2023 -159.465 -39.658 -199.123

2024

-4.412.823

Begroting

begroting

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028

-1.388.240 -1.855.163 -50.000 -3.293.402

-1.566.165 -1.954.787 -50.000 -3.570.952

0 0 0 0

Begroting

1e wijziging Begroting

begroting

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028

-520.015 -90.489 -610.504

-553.452 -92.689 -646.141

-553.452 -95.470 -648.922

begroting

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028

-149.831 -41.417 -191.248

-159.465 -41.165 -200.630

-159.465 -42.400 -201.865

-4.095.155

-4.417.723

-4.421.739

-850.787

Begroting

1e wijziging

Totaal bijdragen GR-partners

1e wijziging

Bijdrage specifieke uitkering Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: laatste keer € 50.000 Totaal Specifieke uitkering

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024

Realisatie 2023 0 0 0 0

Begroting

begroting

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028

0 0 0 0

-1.566.165 -1.954.787 -50.000 -3.570.952

-1.566.165 -1.954.787 0 -3.520.952

1e wijziging

Dienstverleningsovereenkomsten archiefbeheer DVO Provincie Zeeland DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland

Realisatie 2023 -682.257 -373.513 -38.118 -433.799 -282.835 -494.272 -2.304.793

Begroting

begroting

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028

-772.774 -388.454 -39.643 -451.150 -294.148 -514.042 -2.460.212

-689.079 -387.707 -39.567 -450.283 -293.583 -513.054 -2.373.272

-695.970 -399.338 -40.754 -463.791 -302.390 -528.445 -2.430.689

1e wijziging

Dienstverleningsovereenkomsten Zeeuws e-Depot DVO Provincie Zeeland e-Depot DVO Terneuzen: e-Depot DVO Schouwen-Duiveland e-Depot DVO Tholen: e-Depot DVO Waterschap: e-Depot DVO Vlissingen: e-Depot DVO e-Depot diverse gemeenten

Totaal Dienstverleningsovereenkomsten

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024

Realisatie 2023

Begroting

begroting

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028

-121.216 -113.757 -71.284 -55.105 -40.364 0 0 -401.726

-138.671 -118.891 -73.239 -55.264 0 0 0 -386.066

-121.216 -118.080 -73.993 -57.199 -83.796 -96.596 0 -550.879

-121.216 -121.622 -76.213 -58.915 -86.310 -99.494 0 -563.769

-121.216 -121.622 -76.213 -58.915 -86.310 -99.494 -100.000 -663.769

-121.216 -121.622 -76.213 -58.915 -86.310 -99.494 -150.000 -713.769

-2.706.519

-2.846.278

-2.924.152

-2.994.458

-3.094.458

-3.144.458

Basis voor de begroting Bij het opstellen van de begroting is uitgegaan van de volgende indexeringspercentages: 1e wijziging 2024 Salarislasten

4,75% per 1/1/2024 En 1,25% per 1/10/2024

Begroting 2025

Begroting 2025 e.v.

4,0%

0,0%

Prijsstijgingen

4,0 %

0,0 %

Bijdragen gemeenten Bijdrage Rijk Bijdrage DVO’s (CPI t-1) Verhuur depot- en kantoorruimte (CPI t-1)

0,0 % 0,0 % 3,8%% 3,8%

0,0% 0,0 % 3,0 % 3,0 %

0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 %

De indexering voor de reguliere bijdragen van de gemeenten en het rijk was in 2023 6,43%. De indexering van het rijk voor beheer en onderhoud gebouw was 6,93%. Voor het bepalen van de bijdragen wordt in de begroting nooit uitgegaan van indexering omdat het rijk geen enkele indexering toe wil zeggen.

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024

Financiële begroting: Financiële positie Stand en verloop reserves Algemene

Bestemmings-

strategische

Bestemmings-

Egalisatie-

Bestemmings-

reserve

investeringsagenda

reserve

behoud

bedrijfsvoering

personeel

programmagelden

Totaal

en digitalisering Beginstand jaarrekening 2023

181.328

239.905

952.034

198.495

209.665

341.998

Vastgestelde res. verd. 2022

55.857

Dotatie jaarrekening 2023

96.000

170.995

Onttrekking jaarrekening 2023

Eindstand jaarrekening 2023

181.328

335.905

1.178.886

198.495

209.665

Beginstand 1e wijz. begroting 2024

181.328

335.905

1.929.043 0

Resultaatverdeling 2023

2.335

Dotatie 1e wijz. begroting 2024

Onttrekking 1e wijz. begroting 2024

-25.000

-555.390

Eindstand 1e wijz. begroting 2024

183.663

310.905

1.373.653

Beginstand begroting 2025

183.663

310.905

1.373.653

resultaatverdeling 2024

Dotatie begroting 2025

Onttrekking begroting 2025

-50.000

-1.019.631

Eindstand begroting 2025

183.663

260.905

354.022

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief 2024, 15 april 2024

0 341.998 2.446.276

1.868.221

798.590

Specificatie reserves Strategische investeringsagenda Uitzendkrachten t.b.v. restauratie en behoud Extra verpakkingsmateriaal restauratie en behoud Inhuur t.b.v. wegwerken achterstanden aanwinsten Inhuur t.b.v. primair toegankelijk maken Inhuur t.b.v. eDepot Inhuur t.b.v. scannen beeldmateriaal Beeld & Geluid - Digitalisering uitbesteden inclusief videobanden en kwetsbaar filmmateriaal Beeld & Geluid - Metadata op orde Beeld & Geluid - Ontwikkeling en implementeren beeldherkenningssoftware Beeld & Geluid - inhuur extra medewerker Digitalisering Digitalisering- inhuur extra medewerker Digitalisering 1e lijnsconservering Extere begeleiding Vele Handen project Inhuur externe datascience Inhuur studenten Inhuur t.b.v. informatiebeveiliging Inhuur t.b.v. informatiebeheer Inhuur implementatie naar AFAS

Bestemmingsreserve personeel Vervanging en afscheid Inhuur studenten

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief 2024, 15 april 2024

Begroting 2025

1e wijziging begroting 2024

€ € € € € € €

135.579,00 10.000,00 20.000,00 80.000,00 70.000,00 49.500,00 70.000,00

€ € € € € € €

€ €

2.000,00 20.000,00

€ €

€ € € € € € € € € € €

23.200,00 250.000,00 53.352,00 50.000,00 96.000,00 40.000,00 50.000,00 50.000,00 1.069.631,00

€ € € € € € € € € € €

315.111,00 25.080,00 55.000,00 30.000,00 50.000,00 30.976,00 555.389,80

€ € €

50.000,00 50.000,00

€ € €

25.000,00 25.000,00

49.222,80 -

Stand en verloop voorzieningen

Voorziening

beheer en onderhoud

verlofsparen

Beginstand jaarrekening 2023

2.373.373

Dotatie jaarrekening 2023

1.954.787

84.808

Onttrekking jaarrekening 2023

-1.441.549

Eindstand jaarrekening 2023

2.886.611

84.808

Beginstand 1e wijz 2024

2.886.611

84.808

Dotatie 1e wijz 2024

1.954.787

10.000

Onttrekking 1e wijz 2024

-1.643.106

Eindstand 1e wijz 2024

3.198.292

94.808

Beginstand begroting 2025

3.198.292

94.808

Dotatie begroting 2025

1.954.787

10.000

Onttrekking begroting 2025

-1.600.992

Eindstand begroting 2025

3.552.087

104.808

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024

Geprognosticeerde begin- en eindbalans en EMU-saldo Balans (per 31 december) Rekening

Begroting

2023

2024

2025

2026

2027

2028

1e wijz

Activa

Vaste activa 516.325

770.000

726.825

700.000

Vlottende activa

6.941.439

5.000.000

6.000.000

5.000.000

Totaal activa

7.457.763

5.770.000

6.726.825

5.700.000

181.328

183.663

2.264.949

536.474

1.684.558

614.927

400.000

2.335

Voorzieningen

2.971.419

3.000.000

3.293.100

3.656.895

4.166.895

4.176.895

4.186.895

Vaste schulden

137.055

70.530

223.370

600.000

500.000

Overlopende passiva

1.677.307

360.000

994.974

744.515

449.442

439.442

429.442

Totaal passiva

7.457.763

4.748.332

6.726.825

5.700.000

Materiële vaste activa

Passiva

Vaste passiva Eigen vermogen - Algemene reserve - Bestemmingsreserves - Resultaat na bestemming

Vlottende passiva Netto vlottende schulden

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024

Financiële begroting: Bijlage baten en lasten per taakveld

2025 Taakveld 0 Bestuur en ondersteuning 0.4 Overhead 0.8 Overige baten en lasten 0.9 Vennootschapsbelasting 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat rekening baten en lasten Totaal taakveld 0

lasten

baten

Saldo

4.000.087 0 0 0

0 0 0 -1.069.631 0

4.000.087

-1.069.631

4.000.087 0 0 -1.069.631 0 2.930.456

5 Sport, cultuur en recreatie 5.4 Musea Totaal taakveld 5

5.167.303 5.167.303

-8.097.760 -8.097.760

-2.930.457 -2.930.457

Totaal taakvelden

9.167.390

-9.167.391

Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14251601/1