24-089 Bijlage 1. Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief 2025
Tekst van het document
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief
Middelburg, 15 april 2024
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
Inhoud Inleiding ....................................................................................................................................... 3 Beleidsbegroting .......................................................................................................................... 5 Programma beheer ............................................................................................................................. 5 Wat willen we bereiken? .............................................................................................................. 5 Wat gaan we daarvoor doen? ....................................................................................................... 5 Wat mag dit kosten? ..................................................................................................................... 8 Programma informatie en kennis ....................................................................................................... 9 Wat willen we bereiken? .............................................................................................................. 9 Wat gaan we daarvoor doen? ....................................................................................................... 9 Wat mag dit kosten? ...................................................................................................................
11 Programma publieksbereik ............................................................................................................... 12 Wat willen we bereiken? ............................................................................................................ 12 Wat gaan we daarvoor doen? ..................................................................................................... 12 Wat mag dit kosten? ................................................................................................................... 20 Overzicht algemene dekkingsmiddelen ...................................................................................... 21 Beleidsbegroting: Paragrafen ...................................................................................................... 24 Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing................................................................. 24 Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen ..................................................................................... 25 Paragraaf financiering ................................................................................................................. 26 Paragraaf bedrijfsvoering ............................................................................................................
27 Financiële begroting: Overzicht van baten en lasten .................................................................... 29 Financiële begroting: Financiële positie ....................................................................................... 34 Stand en verloop reserves .......................................................................................................... 34 Stand en verloop voorzieningen ................................................................................................. 36 Geprognosticeerde begin- en eindbalans en EMU-saldo ........................................................... 37 Financiële begroting: Bijlage baten en lasten per taakveld ........................................................... 38
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
2
Inleiding Het Zeeuws Archief heeft een belangrijke rol in Zeeland in het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie. Dat geldt zowel voor de papieren bronnen, de gedigitaliseerde archieven als voor de born-digital informatie. Onderzoekers en aangesloten overheden kunnen hun informatie in het Zeeuws Archief vinden. Dat kan digitaal via de website, maar ook door fysiek bezoek aan de studiezalen in Middelburg, Zierikzee en Terneuzen. De collectie beeldmateriaal neemt nog steeds toe en is in toenemende mate via de website te raadplegen. De Archiefbank voorziet in de behoefte van onderzoekers om fysieke archieven te laten digitaliseren en online te ontvangen. Overheden kunnen niet-openbare analoge stukken gedigitaliseerd ontvangen voor ambtelijke voorbereiding van stukken. Zij hebben toegang tot hun eigen gemeentelijke informatie in het Zeeuws e-Depot. Het jaar 2025 is het eerste jaar van het nieuwe beleidsplan. De voorbereidingen hiervoor worden in 2024 getroffen. Naar verwachting zullen daarin nog steeds e-Depot en publieksbereik centrale thema’s zijn. Een goed publieksbereik kan alleen vanuit een collectie die op orde is en door een grote mate van digitale beschikbaarheid.
Het Zeeuws Archief zet in 2025 dan ook onverminderd in op extra digitalisering van veelgevraagde analoge bronnen, op een vergroting van de dienstverlening door de Archiefbank en door het benutten van de kansen die het programma Metamorfoze biedt voor projectmatige digitalisering van bijzondere archieven en collecties. Tevens wendt het Zeeuws Archief zijn investeringsagenda aan voor grootschalige digitalisering van collecties en archieven. In 2025 zal veel aandacht besteed worden aan nadere toegankelijk en digitalisering van beeldmateriaal en van digitalisering van grote archieven, zoals de Deltadienst 1953, de ambachtsheerlijkheden. De afgelopen jaren zijn al grote archieven digitaal toegankelijk gemaakt, zoals bouwdossiers, de rechterlijke archieven Zeeland, de bevolkingsregisters en andere veel geraadpleegde bronnen. Veel archieven zijn tevens via OCR machineleesbaar gemaakt. Aansluitend op de afgelopen jaren zal veel inzet worden gepleegd op diverse nieuwe technieken van machineleesbaarheid van handgeschreven archieven, het programma Transkribus, en op linked data, waardoor de informatie in archieven gekoppeld kan worden aan informatie die elders beschikbaar is. Een datascientist zal tevens nieuwe technieken van toegankelijk maken, metadatering en data-analyse verkennen en implementeren.
Ook het verder uitbreiden van de aansluitingen op het Zeeuws e-Depot heeft hoge prioriteit. Ieder jaar is er de mogelijkheid voor nieuwe overheden om toe te treden tot het e-Depot om daarmee een langdurige en veilige bewaring van de born-digital informatie te garanderen. Onderdeel van de langdurige digitale bewaring is de nauwe betrokkenheid van het Zeeuws Archief bij overheden door toezicht en advies op de vormgeving en de inhoud van de informatiehuishouding. Zo kan in een vroeg stadium worden meegedacht over de eisen die gesteld worden aan informatiesystemen, metadatering, openbaarheid en migraties. Het Zeeuws Archief voert deze wettelijk taak uit en biedt ook aan niet-aangesloten overheden deze vorm van dienstverlening aan. Volgens de oorspronkelijke planning zou de Archiefwet 20xx (inclusief het archiefbesluit en de archiefregeling) per 1 januari 2025 in werking treden, afhankelijk van het tijdstip van behandeling van de wet in de Tweede Kamer. Indien de agenda van de Tweede Kamer in de eerste helft van 2024 geen behandeling van de wet toelaat, is er een gerede mogelijkheid dat de invoering een jaar opschuift. In de Archiefwet 20xx is de delegatieopdracht opgenomen van de minister van OCW aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief, voor het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van de analoge rijksarchieven in de provincies.
De voorgenomen uittreding van de minister uit de gemeenschappelijke regelingen van de RHC’s, is afhankelijk van de inwerkingtreding van de Archiefwet 20xx. Het bestuur van het Zeeuws Archief Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
3
voert gesprekken om parallel aan de uittreding van de OCW, nieuwe Zeeuwse overheden in de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief op te nemen. Het jaar 2025 zal daarmee waarschijnlijk in het teken staan van een nieuwe samenstelling van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. Mogelijk schuift dit één jaar door. Door de beoogde toetreding van de provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen en de gemeenten Terneuzen, Schouwen-Duiveland en Vlissingen, wordt dan de bestuurlijke draagkracht van de huidige partners Middelburg en Veere versterkt en wordt recht gedaan aan de archiefwettelijke verantwoordelijkheid van de overheden in een publiekrechtelijke organisatie. Met OCW zullen in 2024 gesprekken gevoerd worden over het uittredingsbesluit, de specifieke uitkering en de taakopdracht vanuit de Archiefwet 20xx voor de rijksarchieven in de provincie. De RHC’s dienen de duurzame digitale bewaring van overheidsinformatie in hun regio’s vorm te geven. Zij zullen in een netwerk blijven samenwerken en kennis blijven delen conform het uitgangspunt van de minister om robuuste RHC’s in de regio’s in een sterk onderling verbonden netwerk te houden. Vanaf 2019 is het Zeeuws Archief verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van het gebouw aan het Hofplein 16, waarbij de bekostiging van beheer en onderhoud en huur van OCW wordt ontvangen.
In 2021 heeft de evaluatie met het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) plaatsgevonden. De bevindingen waren positief. Volgens toezegging van de staatssecretaris in 2024 zal het nieuwe huisvestingsstelsel per 1-1-2025 definitief ingaan.
De begroting 2025 is onderverdeeld in een beleidsbegroting en een financiële begroting. De beleidsbegroting bestaat uit een programmaplan en paragrafen. In het programmaplan staat de toelichting op de reguliere werkzaamheden van het Zeeuws Archief, onderverdeeld in de hoofdstukken programma beheer, programma informatie en kennis en programma publieksbereik. De financiële begroting bestaat uit het overzicht van baten en lasten en de financiële positie ten aanzien van de stand van de reserves en voorzieningen, de geprognosticeerde eindbalans en het EMU-saldo. Tot slot is een bijlage van baten en lasten per taakveld toegevoegd.
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
4
Beleidsbegroting Programma beheer Wat willen we bereiken? Onder het programma beheer vallen alle werkzaamheden rond het fysieke en digitale beheer van de archieven en collecties, de conservering en restauratie van de archieven en collecties, de implementatie van het e-Depot en het beheer van de stadhuiscollecties van de gemeenten Middelburg en Veere. Doel is dat alles dusdanig geconserveerd en beheerd wordt, dat het vind- en raadpleegbaar is. Wat gaan we daarvoor doen? Inrichting depot en klimaatbeheersing Voor het behoud van de stukken is klimaatbeheersing van de depots noodzakelijk. Om het goede klimaat in stand te kunnen houden zijn speciale filters geplaatst, die jaarlijks onderzocht worden op luchtzuivering. Daarnaast beschikt het Zeeuws Archief over dynamische temperatuur- en RV-controle voor de depots in Middelburg. Door permanente bewaking en bijsturing van temperatuur en luchtvochtigheid worden de depots dusdanig gebalanceerd dat er een minimale energievraag is. Dit gebeurt met behulp van algoritmes. In alle depots wordt het klimaat constant en regelmatig gecontroleerd. Andere onderdelen van zorgvuldig depotbeheer zijn dat de depots regelmatig gereinigd worden en het gedragsprotocol voor het omgaan met archiefstukken.
Het Zeeuws Archief beschikt op diverse plekken in Zeeland over depotruimte: in Middelburg in het pand van het Zeeuws Archief, in Terneuzen in het kantoor van het Waterschap Scheldestromen, in Vlissingen in de Hellebardierstraat en in Zierikzee in het stadskantoor. Alle vier de locaties worden regelmatig gecontroleerd op de aanwezigheid van ongedierte en van levensvatbare schimmelsporen door middel van kiemgetalmetingen. Ook vinden er regelmatig visuele inspecties plaats. Restauratie en conservering Het Zeeuws Archief beschikt zelf over medewerkers die conserverings- en restauratiehandelingen kunnen verrichten en over ruimten die hiervoor adequaat zijn ingericht. Onder conservering en restauratie vallen onder andere de bemonstering van aanwinsten, actieve conservering (zoals stukken voorbereiden voor digitalisering in het kader van eigen digitaliseringsprojecten en Metamorfozeprojecten) en het restaureren. Ook in 2025 worden uitzendkrachten ingehuurd voor herverpakkingsprojecten voor de diverse partners en voor de voorbereiding van digitaliseringsprojecten. Metamorfoze De afronding van het Metamorfozeproject Zeeuwse Ambachtsheerlijkheden zal plaatsvinden eind 2025. Na goedkeuring van de rapportage ontvangt het Zeeuws Archief het laatste subsidiebedrag eind 2025 of begin 2026.
Het Zeeuws Archief begint in 2024 met een nieuwe Metamorfozeproject; het conserveren en digitaliseren van de archieven van de Deltadienst 1953 en aanverwante archieven zoals Dienst Dijkherstel Zeeland. De planning en begroting worden nog uitgewerkt maar naar verwachting zal het project lopen van 2024 tot begin 2028.
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
5
Stadhuiscollecties Middelburg en Veere Het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Veere en Middelburg wordt uitgevoerd door het Zeeuws Archief. De objecten uit deze verzamelingen zijn van belang voor de Zeeuwse geschiedenis. Tot het beheer wordt gerekend: • • • • • • •
het uitoefenen van toezicht op het beheer van de verzamelingen van de gemeenten Middelburg en Veere; registratie van de objecten en het doen van onderzoek in en naar de collectie; het verzorgen van rondleidingen, lezingen en exposities; het adviseren inzake conservering, aankoop en bruikleen van voorwerpen uit de collectie; het fungeren als in- en extern contactpersoon ten aanzien van de collectie; het contact onderhouden met de Vereniging van Musea in Zeeland, de Stichting Cultureel Erfgoed Zeeland en Walcherse musea en erfgoedinstellingen. het uitvoeren van de aanbevelingen in de rapporten van bureau Raadsaam over herplaatsen van de collectie.
In 2025 wordt verder gewerkt aan een effectieve presentatie van beeld- en kunstcollecties en een doelmatig fysiek beheer van de collecties van Middelburg en Veere. Zeeuws e-Depot Digitale duurzaamheid bij lokale overheden en hun deelname aan een goed geoutilleerd Zeeuws eDepot, zijn vanuit het beleidsplan ook voor 2025 speerpunten. Inzet is om duurzame bewaring en beschikbaarstelling van de digitale archieven van de Zeeuwse overheden, gemeenschappelijke regelingen en particuliere archiefvormers in Zeeland, te kunnen verzekeren in het Zeeuws e-Depot. In nauwe samenwerking worden digitale archieven op orde gebracht, archiefvorming ‘by design’ ondersteund en tijdige overbrenging en uitplaatsing van digitaal archief naar het Zeeuws e-Depot gerealiseerd. Naar verwachting zijn op 1 januari 2025 tien Zeeuwse overheden aangesloten op het e-Depot, middels een dienstverleningsovereenkomst (DVO), dan door wel deelname in de gemeenschappelijke regeling. Streven is om in 2025 weer twee overheden aan toe te voegen, op weg naar aansluiting van alle vijftien lokale overheden in Zeeland, als benoemd in het Beleidsplan 20252028. Aansluittrajecten In nauwe samenwerking met de zorgdragers wordt gewerkt aan inzicht en voortgang in de aansluittrajecten. Daarbij zijn verschillende fasen c.q.
rollen te onderscheiden: • overzicht realiseren van toepassingen en werkprocessen waarin digitaal archief wordt gevormd • per digitaal archief bepalen wat de bewaarstrategie moet zijn • benoeming en prioritering van projecten voor overbrenging en uitplaatsing • op orde brengen, exporteren en opnemen van digitaal archief in het Zeeuws e-Depot • advies bij inrichting (nieuwe) applicaties en werkprocessen gericht op digitale duurzaamheid • waar mogelijk verbindingen leggen tussen zorgdragers met vergelijkbare vraagstukken • het delen van ervaringen en gezamenlijk optrekken in ontwikkeltrajecten met leveranciers. Met een groeiend aantal aansluittrajecten is mogelijk de inzet van externe expertise voor dataextractie en -transformatie gewenst. Datzelfde geldt voor het inhoudelijk op orde brengen van archief, voorafgaand aan overbrenging. Hoewel dit in beide gevallen de verantwoordelijkheid van de zorgdrager zelf is, kan het wenselijk zijn om de kosten gezamenlijk te dragen.
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
6
e-Depotapplicatie Preservica Het streven is om in 2025 in de nieuwe Enterpriseversie van Preservica voor iedere zorgdrager de inrichting van een tenant te realiseren of dat in plaats van een tenant het autorisatieniveau dusdanig wordt ingericht dat maatwerk per zorgdrager autorisatie voor beheerhandelingen in uitgeplaatste archieven worden verleend. Onderzocht wordt of de raadpleging via een beveiligde omgeving van MAIS-MDWS dan eveneens kan worden uitgefaseerd. Ook in 2025 zal de focus nog gericht zijn op het verder in control komen en goed borgen van alle eDepot-processen, van ingest tot en met beschikbaarstelling en publicatie in en vanuit Preservica.
Tegelijkertijd gaat de aandacht uit naar het gebruik van de nieuwe mogelijkheden die de applicatie biedt en de ontwikkeling van nieuwe toepassingen: • Toegangverlening voor de zoekfunctie van (vak-)applicaties bij zorgdrager met gebruik van API’s • Toegangverlening voor medewerkers zorgdrager tot hun uitgeplaatste en overgebrachte archieven in het e-Depot, geautoriseerd door hun eigen ICT-afdeling vanuit de Active Directory (AD) van zorgdrager en met toepassing van de twee-factor-authenticatie (TFA) • de integratie van de zoekfunctie met andere databanken op de website van het Zeeuws Archief • de ontwikkeling van beschikbaarstelling open data Digitaal atelier De voorbereiding op opname van digitale bestanden in Preservica, vindt plaats in het digitaal atelier. Deze werkomgeving bestaat uit hard- en software die samen zorgen voor een veilige en schaalbare werkomgeving. Certificering Certificering biedt afnemers en gebruikers vertrouwen in de kwaliteit van een e-Depot. Doel is om dit jaar te starten met de certificering van het Zeeuws e-Depot. Een keuze wordt gemaakt tussen ISOnormering en een CoreTrustSeal (CTS). Preserveringsbeleid In 2025 wordt het preserveringsbeleid geactualiseerd. Dit betreft een set van maatregelen en uitvoeringspraktijk voor monitoring en herstel of conversie voor de duurzame toegankelijkheid en authenticiteit in het e-Depot.
Uitgangspunt is om te blijven aansluiten bij de Preservation policy en de Preservation watch van het Nationaal Archief. Scans Parallel aan de inrichting van een raadpleegomgeving voor digital born archieven, wordt in 2025 de beschikbaarstelling van gedigitaliseerde archieven vanuit het e-Depot voorbereid. Particulier digitaal archief Naar verwachting zal in 2025 ook digitaal archief van particuliere organisaties een groter deel uitmaken van de werkvoorraad. Ook hier vraagt het op orde brengen en toegankelijk maken de nodige inzet, met extra aandacht voor het ontwikkelen van nieuwe methoden en technieken. Landelijke ontwikkelingen en samenwerking Dutch User Group (DUGP) De DUGP is de samenwerking van gebruikers Preservica. Naast gemeentearchieven en streekarchieven, nemen meerdere RHC’s deel. Ook in 2025 is dit hét gremium voor samenwerking in de ontwikkeling van Preservica als e-Depotapplicatie. Samen optrekken om de mogelijkheden van uit te nutten, het gezamenlijk formuleren van gewenste ontwikkelingen, om zo binnen een grote internationale gebruikersgroep sterk te staan bij de gewenste vormgeving van de Roadmap en zaken mogelijk maken in een gedeeld opdrachtgeverschap. Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
7
Architectuurcommissie De Architectuurcommissie blijft een belangrijke ontmoetingsplek om (ook) de eDepotdienstverlening - voorzieningen, standaarden, producten, diensten en service levels - met RHC’s en Nationaal Archief af te stemmen en verder te ontwikkelen. Ontwikkelingen als Common Ground en Bewaren bij de bron worden gevolgd en zo mogelijk vertaald in een aanpak voor de Zeeuwse context. Wat mag dit kosten?
1e wijziging
Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo
Realisatie 2023 820.294 -61.114 759.180
Begroting
begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2024
2024
2025
2026
2027
Begroting 2028
1.162.199 -66.343 1.095.855
1.096.539 -59.784 1.036.755
1.225.356 -62.154 1.163.202
1.179.780 -62.154 1.117.626
1.179.780 -62.154 1.117.626
1.179.780 -62.154 1.117.626
Specificatie programma beheer 1e wijziging
Realisatie 2023 Salarislasten programma beheer Materiële lasten programma beheer - inrichting depot en klimaatbeheersing - conserveren en restaureren - stadhuiscollecties - e-Depot
Baten programma beheer - stadhuiscollectie Middelburg - stadhuiscollectie Veere
Saldo
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
Begroting
begroting
Begroting
2024
2024
2025
611.103
756.229
725.718
811.068
57.522 51.533 75 100.061 209.191
52.699 100.762 500 252.009 405.970
55.198 63.586 500 251.537 370.821
27.594 63.388 500 322.806 414.288
-17.461 -43.653 -61.114
-18.955 -47.388 -66.343
-17.081 -42.703 -59.784
-17.758 -44.395 -62.154
759.180
1.095.855
1.036.755
1.163.202
8
Programma informatie en kennis Wat willen we bereiken? Het verwerven en toegankelijk maken van archieven en collecties, met als doel deze beschikbaar te stellen, het relatiebeheer met de ketenpartners in Zeeland en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden bij aangesloten overheidsorganisaties. Wat gaan we daarvoor doen? Relatiebeheer, inspectie en acquisitie Inspectie In 2024 is nieuw beleid voor inspectie en advisering vastgesteld. Zo kan efficiënter worden gewerkt aan het toezicht op de niet-overgebrachte archieven van de aangesloten overheden. Door integraleen aspectinspecties regelmatig af te wisselen kunnen de overheden worden ondersteund bij de ontwikkelingen die spelen op het gebied van het informatiebeheer. Waar mogelijk worden structurele financiële afspraken gemaakt met de samenwerkingsverbanden waarin de deelnemers van het Zeeuws Archief participeren zodat inspectie en advisering ook hier kan worden uitgevoerd. De ontwikkelingen in relevante wet- en regelgeving worden gevolgd en waar nodig volgen de teamleden hiervoor opleidingen. Acquisitie In 2024 is nieuw beleid voor de verwerving van archieven en collecties vastgesteld. Op basis hiervan wordt gewerkt aan een efficiëntere organisatie van de processen. En door taken intern te verschuiven, komt er ruimte voor een bredere inzet voor dit aandachtsgebied.
Externe ondersteuning wordt ook in 2025 ingehuurd voor het wegwerken van achterstanden in toegankelijkheid van archieven en collecties die in de afgelopen decennia zijn verworven. Speciale aandacht wordt besteed aan het opleiden van de medewerkers voor de verwerving van digital born bestanden, die een steeds groter aandeel krijgen in het totaal. Bibliotheekcollectie In 2025 wordt verder gewerkt aan de integratie van de bibliotheekcatalogi die door de komst van Vlissingen en Schouwen-Duiveland onder het beheer van het Zeeuws Archief zijn gekomen. Doel is optimale beschikbaarheid van het overzicht van alle beheerde titels. Primair toegankelijk maken Door de medewerkers en, waar mogelijk, ook door vrijwilligers wordt constant gewerkt aan het verbeteren van de toegankelijkheid van de archieven en collecties, zowel analoog als digitaal. Ook in 2025 wordt hierin extra geïnvesteerd door de inhuur van externe ondersteuning. De gereedgekomen toegangen op tientallen meters analoge archieven worden zo snel mogelijk op de website gepubliceerd. Dit bevordert de digitale dienstverlening. De ontwikkeling van nieuwe methoden en technieken voor de bewerking van archieven gaat ook in 2025 verder. Dit betreft het ordenen en beschrijven van digital born archieven van nietoverheidsorganisaties.
Maar ook wordt verder gewerkt aan de toepassing van andere werkwijzen voor het ontsluiten van analoge archieven, waarbij de toepassing van digitalisering en automatische tekstherkenning een belangrijke rol spelen.
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
9
De groei van het aantal gebruikers en scans leidt tot meer kosten voor het gebruik van MAIS-Flexis en MAIS-MDWS. Omdat de scans ook duurzaam worden beheerd in het Zeeuws e-Depot, leidt dit tot dubbele kosten. Daarom wordt in 2025 gewerkt aan een andere inrichting zodat de beschikbaarstelling vanuit Preservica kan worden gedaan. Een toenemende behoefte aan de online beschikbaarheid van archieven en collecties kan op gespannen voet staan met de bescherming van persoonsgegevens of privacygevoelige informatie. In 2024 is gestart met de ontwikkeling van een nieuwe werkwijze voor het zoveel mogelijk automatisch anonimiseren van gedigitaliseerde bronnen. Hiervoor wordt externe expertise ingehuurd. Deze ontwikkeling wordt in 2025 voortgezet. Nader toegankelijk maken Het Zeeuws Archief gaat steeds meer doen met de toepassing van algoritmes zodat complexe bewerkingen van grote hoeveelheden data en scans mogelijk worden. Doel is betere ontsluiting van de archieven en collecties, onder andere door de toepassing van linked data. Hiervoor wordt de inzet van Transkribus ten behoeve van de automatische tekstherkenning voortgezet. Daarnaast zijn aanpassingen en wijzigingen in MAIS-Flexis en op de website noodzakelijk.
Het beschikbaar maken van data als Linked Open Data wordt integraal aangepakt zodat de achterkant (de data in het CBS) en de voorkant (de presentatie op het web) goed op elkaar worden afgestemd. Dit vraagt naast de inzet van de in 2024 gestarte datascientist in 2025 ook om inhuur van specifieke kennis van IT-specialisten. Doel is dat de informatiearchitectuur van het Zeeuws Archief gaat voldoen aan de uitgangspunten van de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA). Crowdsourcing Het crowdsourcingsproject dat in 2024 is voorbereid, wordt in 2025 uitgevoerd. Bij de keuze voor de bron wordt prioriteit gegeven aan de behoefte die onder genealogen bestaat. Een mogelijkheid is de verdere ontsluiting van de registers van gedetineerden in de archieven van de gevangenissen en huizen van bewaring, op Schouwen-Duiveland, Zeeuws-Vlaanderen en Zuid-Beveland. Deze zijn deels door vrijwilligers geïndiceerd. Door digitalisering en crowdsourcing kan hieraan een stevig impuls worden gegeven. Voor de begeleiding van dit project wordt externe ondersteuning ingehuurd. Beeld & Geluid Voor de ontsluiting van de grote collecties wordt ook in 2025 geïnvesteerd in Beeld en Geluid.
Prioriteit wordt gegeven aan enerzijds de digitalisering kwetsbare videobanden en ander filmmateriaal en anderzijds aan de verbetering en verrijking van de metadatering en de integratie van de collecties van de voormalige gemeentearchieven Vlissingen en Schouwen-Duiveland met die van het Zeeuws Archief. De mogelijkheden van beeldherkenningssoftware worden onderzocht en er wordt voorgesorteerd op de aansluiting op het bestaande termennetwerk van linked data. Dit verbetert niet alleen de vindbaarheid maar draagt ook bij aan kennis over de context van het afgebeelde materiaal. Voor digitalisering van beeldmateriaal in eigen huis wordt een beroep gedaan op vrijwilligers maar daarnaast wordt hiervoor net als in 2024 een uitzendkracht ingezet. Digitalisering Het Zeeuws Archief werkt hard aan de digitalisering van de collectie door het uitvoeren van grote en kleine projecten. Naast efficiëntere beschikbaarstelling en beter publieksbereik, is digitalisering belangrijk vanuit het oogpunt van behoud van archieven, omdat de originele stukken na digitalisering niet meer geraadpleegd hoeven te worden. De projectmatige digitalisering vindt plaats aan de hand van een prioriteitenlijst die is opgesteld vanuit bovengenoemde uitgangspunten. Afhankelijk van de voortgang die in 2024 kan worden gemaakt, worden de uit te voeren projecten voor 2025 in de loop van 2024 bepaald.
Digitalisering Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
10
vindt veelal extern plaats maar zowel de voorbereiding als de afronding zijn tijdrovend. Daarom worden ter ondersteuning van de projecten ook in 2025 een uitzendkrachten ingezet. Zij voeren de controle van de metadata en van de archieven uit en werken aan de eerstelijnsconservering. Zakelijke dienstverlening Vooralsnog wordt voor 2025 rekening gehouden met de bijdrage van de gemeente Kapelle voor het uitvoeren van behoudswerkzaamheden. DVO’s papieren archief De externe kosten die rechtstreeks samenhangen met het uitvoeren van het bewaren, beheren en beschikbaarstellen van de analoge archieven van de DVO-partners worden hier inzichtelijk gemaakt. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld om de inhuur van uitzendkrachten voor verpakwerkzaamheden inclusief de benodigde gebruiksgoederen voor conservering en restauratie, knaagdierpreventie in de verschillende depots buiten Middelburg, ICT-voorzieningen en specifieke digitaliseringsprojecten. Wat mag dit kosten? 1e wijziging
Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo
Realisatie 2023 2.000.458 -71.158 1.929.299
Begroting
begroting
Begroting
2024
2024
2025
2.005.144 -5.000 2.000.144
2.280.262 -48.855 2.231.407
2.447.691 -5.000 2.442.691
Begroting Begroting Begroting 2026
2027
2028
1.478.285 1.478.285 1.478.285 -5.000 -5.000 -5.000 1.473.285 1.473.285 1.473.285
Specificatie programma informatie en kennis 1e wijziging
Realisatie 2023 Salarislasten programma informatie en kennis Materiële lasten programma informatie en kennis - relatiebeheer, inspectie en acquisitie - primair toegankelijk maken - nader toegankelijk maken - digitalisering - DVO's fysiek archief - zakelijke dienstverlening
Baten programma informatie en kennis - zakelijke dienstverlening
Saldo
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
Begroting
begroting
Begroting
2024
2024
2025
1.389.031
1.340.466
1.352.971
1.401.363
107.583 101.030 50.626 235.404 116.247 537 611.427
4.500 267.364 102.000 169.916 120.897 0 664.677
68.083 151.579 150.030 395.671 161.928 0 927.290
25.000 175.768 329.400 353.352 162.808 0 1.046.329
-71.158 -71.158
-5.000 -5.000
-48.855 -48.855
-5.000 -5.000
1.929.299
2.000.144
2.231.407
2.442.691
11
Programma publieksbereik Wat willen we bereiken? Het Zeeuws Archief is een gastvrij kenniscentrum, online én offline, waar de geschiedenis van Zeeland professioneel en op uiteenlopende manieren wordt aangeboden en kan worden beleefd. Het Zeeuws Archief is een bron van informatie en inspiratie voor iedereen die belangstelling heeft voor de Zeeuwse geschiedenis. Het programma publieksbereik omvat: • een digitale onderzoekomgeving via de website, met dienstverlening op maat; • een website die het publiek uitnodigt tot participatie; • een website waar overheidsorganisaties en het publiek alles vinden over de taken en de organisatie van het Zeeuws Archief; • een groeiend aanbod van archieven en collecties, online en offline; • zoekgidsen voor hulp bij onderzoek geven contextuele informatie die de toegang tot de archieven en collecties vergemakkelijkt; • een goed lopend fysiek infocentrum; • het coördineren, ontwikkelen en uitvoeren van educatieve projecten en activiteiten, het organiseren en verzorgen van cursussen, het stimuleren van het online en offline gebruik van bronnen en het fysiek en digitaal zichtbaar maken van archieven en collecties door middel van tentoonstellingen en presentaties; • het organiseren van open dagen, symposia, lezingen, workshops en rondleidingen; • het aanreiken van persinformatie, artikelen en publicaties aan media; • het actief en passief naar buiten
presenteren van de instelling en de collectie; • actieve samenwerking met andere erfgoed- en culturele instellingen. Met deze verscheidenheid aan middelen breidt het Zeeuws Archief het publieksbereik van zowel de instelling als de collectie uit en profileert het zich als cultuurhistorisch knooppunt in Zeeland. Wat gaan we daarvoor doen? Infocentrum, fysiek en digitaal De digitale dienstverlening blijft een belangrijke ontwikkeling. Het Zeeuws Archief kan de bezoekers online van dienst zijn. De website stelt mensen in staat (achtergrond)informatie te vinden, onder meer door middel van zoekgidsen voor hulp bij onderzoek. Deze zoekgidsen worden ook gebruikt om gestelde vragen snel en efficiënt te beantwoorden. De reguliere werkzaamheden in de studiezaal worden uitgevoerd, zoals het helpen van bezoekers en het beantwoorden van vragen die via de e- mail, per brief en telefonisch binnenkomen. Steeds meer vragen worden digitaal gesteld. In het Zeeuws Archief Terneuzen worden de archieven van waterschap Scheldestromen van ZeeuwsVlaanderen beschikbaar gesteld. Tevens worden op aanvraag stukken van de gemeente Terneuzen ter inzage gegeven voor bestudering door bezoekers. In het Zeeuws Archief Zierikzee worden de archieven van Schouwen-Duiveland voor bezoekers ter inzage gegeven. Steeds meer materiaal is na scanning via de website van het Zeeuws Archief te benaderen.
Zowel in 2024 als in 2025 is een grote toename van gescand materiaal gepland. Enerzijds kan het publiek daarmee zonder tussenkomst sneller en gemakkelijker antwoorden op vragen vinden, anderzijds is het niet ondenkbaar dat dit grotere aanbod weer andere, misschien zelfs meer vragen oproept. Bij zowel medewerkers als publiek is het zaak mogelijkheden en beperkingen van dit nieuwe aanbod onder de aandacht te brengen door persoonlijke begeleiding, en verwijzing naar zoekgidsen en andere hulpmiddelen. Publieksbereik is daartoe een belangrijk instrument.
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
12
De ambtenaren van de provincie, het waterschap, de gemeenten Kapelle, Middelburg, SchouwenDuiveland, Terneuzen, Veere en Vlissingen ontvangen de door hen opgevraagde stukken die nodig zijn bij de beleidsvoorbereiding en beleidsverantwoording digitaal. In de studiezaal worden genealogische onderzoekers deskundig geholpen bij hun onderzoek door zowel medewerkers van het Genealogisch Centrum Zeeland als door medewerkers van het Zeeuws Archief. De gezamenlijke dienstverlening levert voor de bezoekers een duidelijke meerwaarde op. Ook het RIAS maakt met studenten veelvuldig gebruik van de studiezaal. Relatiebeheer Schouwen-Duiveland In 2025 worden de reguliere werkzaamheden in de studiezaal uitgevoerd. De relatiebeheerder is het inhoudelijke aanspreekpunt voor bezoekers, onderzoekers, voor medewerkers van de gemeente, en tevens voor de verschillende musea in de gemeente Schouwen-Duiveland. Webuitingen De webuitingen spelen een belangrijke rol in het publieksbereik. Ze betreffen enerzijds eigen media en anderzijds publicatie in of via media van anderen. Onder de eigen media vallen twee websites en verschillende sociale media. Daarbij is een hoofdrol weggelegd voor de website Zeeuwsarchief.nl. Media Zeeuws Archief Sites Zeeuwsarchief.nl Eenigheid.slavenhandelmcc.nl Marketingplatform MailChimp
Sociale media Facebook Twitter Pinterest LinkedIn WhatsApp
YouTube Instagram Flickr
Media van derden Data delen Archieven.nl & Zeeuws e-Depot OpenArchieven/ Bob Coret Genealogie WieWasWie Netwerk Oorlogsbronnen Archives Portal Europe Europeana (alleen via derden)
Content op platforms derden Google Arts & Culture Wat staat daer? Wikimedia VeleHanden Zeeuwse Ankers Geheugen van Nederland
Website Zeeuws Archief De redactionele content van de website wordt in 2025 verder aangevuld en bewerkt: • Nieuwe nieuwsberichten, agenda-items, blogposten, Zeeuwse verhalen • Bestaande zoekgidsen worden gecontroleerd en waar nodig aangevuld. Nieuwe zoekgidsen worden toegevoegd, o.a. Slavenhandel en slavernij. De zoekgidsen bieden hulp bij onderzoek in de archieven en collecties. Daarbij worden links toegevoegd naar inventarisnummers. • De webdossiers ‘Trans-Atlantische slavenhandel’ en ‘Strijd tegen het water’ worden verder aangevuld • Het webdossier ‘Onderzoek Zeeland’ wordt verder gevuld met informatie over archieven en collecties van de partners van het Zeeuws Archief. • Het Zeeuwse woonplaatsen-ABC wordt nagelopen en indien nodig aangevuld. Bezoekers vinden zo beknopte achtergrondinformatie over Zeeuwse woonplaatsen, de betreffende archiefdienst, en een link met zoekresultaten in de archieven en collecties van het Zeeuws Archief. De toepassing wordt prominent op Zeeuwsarchief.nl gepresenteerd. Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
13
• •
De webpagina met index van alle getranscribeerde teksten door de werkgroep Paleografie in Zeeland (PaiZ) wordt verder aangevuld. De Engelstalige versie van de website wordt geredigeerd en aangevuld met nieuwe content, afgestemd op internationale bezoekers – met nadruk op genealogische informatie, transAtlantische slavenhandel en de strijd tegen het water.
Zeeuws e-Depot via Zeeuwsarchief.nl In 2025 wordt voor de presentatie van zoeken en vinden het Preservica-portaal, een WordPressapplicatie, geïmplementeerd in de website van het Zeeuws Archief. Projectwebsites De blog Eenigheid.slavenhandelmcc.nl betreft de trans-Atlantische handelsreis van tot slaaf gemaakte Afrikanen van het schip de Eenigheid in 1761-1763. De website onderging eerder technische en grafische verbeteringen, waardoor de site onder andere voldoet aan de overheidseisen voor digitale toegankelijkheid. Het Zeeuws Archief draagt nog steeds bij aan de jaarlijkse landelijke herdenking en viering van de afschaffing van slavernij op 1 juli. In 1873 werden slaafgemaakten in de Nederlandse koloniën vrij. Het Zeeuws Archief brengt de blog opnieuw onder de aandacht mede via de in 2023 opgeleverde projectwebsite met scheepsreizen van de Middelburgse Commercie Compagnie. De site bevat een datavisualisatie van een datamodel dat op termijn kan worden aangevuld met nieuwe gegevens. Daarnaast wordt een blogfunctie ingericht die in 2024 wordt ingezet om verhalen uit archiefstukken te publiceren in het thema ‘Vrijheid en gevangenschap’. Tevens is in 2024 de uitbreiding op de nieuwe projectwebsite gereed, met gegevens van de meer dan 28.000 slaafgemaakten die door de MCC werden verkocht in Suriname, Guyana, Curaçao en Sint Eustatius.
Blog de Eenigheid en MCC reizen De redactionele content van de website wordt in 2025 nagelopen en geredigeerd. De website MCC Reizen wordt in 2025 aangevuld met nieuwe blogposten. Meten van statistieken Voor het meten van de statistieken van Zeeuwsarchief.nl wordt gebruik gemaakt van Matomo. Tot en met 2022 betreft dit een betaalde versie die gehost werd in de Matomo Cloud. Eind 2022 is een Matomo-account (on premise) toegevoegd op de server met de hosting van Zeeuwsarchief.nl. De data tussen beide versies verschillen en nader onderzoek is gewenst. Ook de statistieken over de blog over de Eenigheid en de website MCC Reizen worden bijgehouden in de Matomo on premise-versie. Linked Open Data Het Zeeuws Archief is bronhouder van digitaal erfgoed. Als bronhouder zorgt het Zeeuws Archief ervoor dat erfgoedinformatie naar elkaar kan verwijzen, bijvoorbeeld door het gebruik van gemeenschappelijke terminologiebronnen. Het Zeeuws Archief wil zijn erfgoedinformatie gaan delen volgens de principes van Linked Open Data (LOD). Daardoor kunnen dienstverleners erfgoedinformatie combineren en er bruikbare toepassingen mee ontwikkelen voor hun eindgebruikers. Deze afspraken vallen binnen de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA). Het Zeeuws Archief wil meer kennis en ervaring met LOD verwerven. Zie verder onder Toegankelijk maken.
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
14
Publicatie via platforms van derden en hergebruik door derden De archieven en collecties worden via de leverancier van het collectiebeheersysteem standaard gepubliceerd op de website Archieven.nl. Via Archieven.nl ontvangt en publiceert Archives Portal Europe. Het Zeeuws Archief voegt nieuwe content toe aan de paleografiewebsite en -tool Wat staat daer? Een selectie voor Metamorfoze van de Molukse archieven wordt vanaf 2024 op de website PIED (Project Indische Erfgoed Digitaal) gepubliceerd. Het Zeeuws Archief stimuleert als bronhouder het hergebruik van data. Tot grote afnemers van data behoren OpenArchieven.nl van Bob Coret en WieWasWie.nl van het CBG|Centrum voor familiegeschiedenis in Den Haag (voorheen Centraal Bureau voor Genealogie). Het gaat hierbij om grote hoeveelheden data uit genealogische bronnen. Genealogische data en gegevens over archieven uit de periode van de Tweede Wereldoorlog deelt het Zeeuws Archief met Oorlogsbronnen.nl van het Netwerk Oorlogsbronnen (NOB). Het Zeeuws Archief is deelnemer aan het Netwerk Oorlogsbronnen (NOB) en het platform Oorlogsbronnen.nl, het startpunt voor iedereen die meer wil weten over de Tweede Wereldoorlog in Nederland.
Archieven en collecties van het Zeeuws Archief met betrekking tot de Tweede Wereldoorlog zijn middels het toekennen van een trefwoord in het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis gereed gemaakt voor publicatie in het collectieportaal Netwerk Oorlogsbronnen (NOB). In 2021 zijn de gegevens doorzoekbaar geworden via Oorlogsbronnen.nl. In 2023 zijn – dankzij het toevoegen van metadata – meer bronnen van het Zeeuws Archief opgenomen in Oorlogsbronnen.nl. In Europeana.eu is beeldmateriaal van het Zeeuws Archief te zien als het door anderen, zoals het Nederlands Fotomuseum, wordt aangeboden. Het delen van redactionele content Het Zeeuws Archief is deelnemer van de campagne Geheugen van Nederland, een online publiekscampagne waar digitale collecties van erfgoedinstellingen samenkomen op initiatief van Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). De webcontent linkt naar de webcontent van de verschillende deelnemende instellingen. Het Zeeuws Archief stelt in 2025 opnieuw webcontent beschikbaar. Het Zeeuws Archief is deelnemer in het samenwerkingsverband Zeeuwse Ankers, samen met Erfgoed Zeeland, Het Zeeuws Landschap, Provincie Zeeland, Stichting Landschapsbeheer Zeeland, VVV Zeeland, ZB Bibliotheek van Zeeland, Zeeuws Museum. Op het platform Zeeuwseankers.nl presenteren deelnemers cultuurhistorie thema’s, verhalen, activiteiten en routes. Het Zeeuws Archief stelt webcontent beschikbaar.
Thema: slavenhandel Het Zeeuws Archief draagt actief bij aan kennis en collecties voor het Nationaal Slavernij Museum in Amsterdam. Herdenkingen en vieringen van de afschaffing van slavernij blijven belangrijk, het ontvangen van gasten voor de MCC archieven en het uitdragen van de inhoud van de slavernijarchieven blijft een belangrijk onderwerp voor het Zeeuws Archief. Nieuwe toevoegingen aan blogs en nieuwe websites zullen opgepakt worden. Samenwerking met andere initiatiefnemers zal altijd het uitgangspunt zijn. Daarnaast brengt het Zeeuws Archief bij voortduring de blog over de driehoeksreis van de Eenigheid onder de aandacht. Het Zeeuws Archief is deelnemer aan de Black Achievement Month – Zeeland en levert ook dit jaar een inhoudelijke bijdrage. Het Zeeuws stimuleert en initieert mede met andere partijen het Kenniscentrum Slavernijverleden, en biedt huisvesting in het Zeeuws Archief aan. Thema: water Het Zeeuws Archief ontwikkelt een onderzoeks-dossier met zoekgidsen en bronnen voor onderzoek naar water-gerelateerde onderwerpen, zoals de strijd tegen het water, waterbouwers, waterstaatkunde en klimaatvraagstukken. Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
15
In 2022 heeft het Zeeuws Archief de erkenning van de UNESCO Memory of the World voor de lijst van Nederlands Erfgoed ontvangen voor de archieven van de Deltadienst. In 2025 wordt aan een nadere toegankelijkheid gewerkt door delen van het archief te digitaliseren met behulp van het programma Metamorfoze. Ook de gerelateerde archieven zoals Dienst Droogmaking Walcheren, Dienst Dijkherstel Zeeland, Archief Johan van Veen, de Deltacommissie 1953, (berust bij het Nationaal Archief), delen van het archief van de Commissaris van de Koningin van Zeeland en van Zuid-Holland (NA) worden daarin meegenomen. Nieuwe thema’s In het beleidsplan 2025-2028 van het Zeeuws Archief zal een nieuw thema worden benoemd. In 2025 zal een nieuwe lijn voor publieksbereik worden opgezet, zodat meer aandacht voor archieven en collecties van het Zeeuws Archief rondom dit thema kan worden gegeven.
Educatie & exposities Voor educatie en exposities wordt verder gewerkt aan de speerpunten gericht op onderwijs, online en offline gebruik van de archieven en collecties en fysieke en digitale zichtbaarheid: • Coördineren en uitvoeren van het wisselende educatieprogramma van het Zeeuws Archief voor het schooljaar 2025-2026 in het kader van het landelijke programma Cultuureducatie met Kwaliteit dat wordt aangeboden via Kunsteducatie Walcheren (KEW); • Coördineren en uitvoeren van het educatieprogramma van het Zeeuws Archief binnen het provinciale educatieve project Reizen in de Tijd door Zeeland dat wordt aangeboden via Erfgoed Zeeland. • Training educatievrijwilligers ten behoeve van gast- en archieflessen in het kader van het landelijke programma Cultuureducatie met Kwaliteit en ten behoeve van de archieflessen binnen het provinciale programma Reizen in de Tijd door Zeeland; • Werving educatievrijwilligers voor de uitvoering van de educatieprogramma’s van het Zeeuws Archief die via Kunsteducatie Walcheren en Erfgoed Zeeland worden aangeboden. • Verdere stappen zetten tot intensievere samenwerking met erfgoedinstellingen en overkoepelende organisaties op het gebied van educatief aanbod, zoals het landelijke project GeschiedenisLokaal.
• Organiseren van cursussen in samenwerking met de Zeeuwse Volksuniversiteit en mogelijke andere partners; • Coördineren en uitvoeren van werkzaamheden en activiteiten ten behoeve van de deelname van het Zeeuws Archief aan de landelijke paleografie oefentool ‘Wat staat daer?’ en het medeontwikkelen en onderhouden van educatieve en publieksgerichte toepassingen; • Onderzoeken van mogelijkheden van tentoonstellingen in de tentoonstellingsruimte in het Van de Perrehuis. Externe Communicatie De communicatiedoelstelling: Mensen en organisaties verbinden met de bronnen van Zeeland. Door middel van zowel interne- als externe communicatie wordt uitgedragen wat het Zeeuws Archief doet en wordt het belang van archieven en archiefbeheer onderstreept. Dit sluit aan bij het nieuw te ontwikkelen beleidsplan 2025-2028. Communicatiespeerpunten in 2025: • Campagne vanuit communicatieplan met werktitel ‘bewaren, beheren, beschikbaar stellen’. • De beleidsthema’s zoals die in het beleidsplan 2025-2028 zijn beschreven via diverse kanalen in woord en beeld naar voren brengen. • Zichtbaarheid van én voor het hele werkterrein van het Zeeuws Archief binnen Zeeland. Zowel Zeelandbreed, als voor Kapelle, Schouwen-Duiveland, Terneuzen, Tholen en Walcheren. Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
16
Op het beleidsplan 2025-2028 van het Zeeuws Archief volgt een communicatieplan. Doordat het Zeeuws Archief steeds verder groeit, nemen daarmee ook de taken en verantwoordelijkheden toe van de communicatieafdeling. Een communicatieplan geeft duidelijke doelen en werkwijzen aan en laat zien welke positie de afdeling inneemt binnen de organisatie. De inzet van externe communicatie is vooral gericht op zichtbaarheid en effectief publieksbereik. Het Zeeuws Archief wil historisch onderzoek bevorderen en het werk van het Zeeuws Archief en het belang daarvan zichtbaar maken. Voor het vergroten van het bereik van het Zeeuws Archief ondersteunt de afdeling communicatie de webcoördinator, educatie en exposities, het Zeeuws eteam en het infocentrum. De onvoorspelbaarheid van bijvoorbeeld ontvangsten, actuele activiteiten en samenwerkingen is inherent aan de communicatiewerkzaamheden. Maar deze zaken nemen wel een groot deel van de tijd in beslag. Voor grotere projecten is wellicht projectondersteuning nodig. De groei van de organisatie en professionalisering van een HR-afdeling voorzien een inzet van meer betaalde communicatie rondom arbeidsmarktcommunicatie. Voorbeelden zijn wervingsvideo- en fotomateriaal of online banners. Website De website is één van de belangrijkste kanalen voor het Zeeuws Archief, zowel in de dienstverlening als communicatie.
Sociale media Sociale media zijn niet meer weg te denken en vormen voor het Zeeuws Archief een laagdrempelige en goedkope manier om een breed publiek aan te spreken. Verschillende platforms hebben hun eigen doelgroep en eigen manier van contentverwerking. Het Zeeuws Archief kiest bewust om daar zo goed mogelijk bij aan te sluiten en gebruik van te maken. De platforms worden verschillend ingezet. Het Zeeuws Archief is actief op Facebook, X (voorheen twitter), Instagram, LinkedIn en YouTube. ZA in de media / persbewerking De pers wordt actief benaderd door het Zeeuws Archief, maar even zo vaak komt de vraag van buiten. Het Zeeuws Archief wordt goed gevonden door de pers. Er wordt een lijst bijgehouden van waar en wanneer het Zeeuws Archief in de media is verschenen. Multimedia De afdeling heeft de kennis en apparatuur in huis om zelf kleinschalige foto- en film bijdragen te maken. Dat wordt onder andere benut voor de nieuwe reeks ‘Nieuw Openbaar’. Er kan bij uitgebreidere producties benodigde apparatuur bij gehuurd worden er worden derden ingeschakeld. Communicatie over het Zeeuws e-Depot Het Zeeuws e-Depot heeft een bijzondere plek in de organisatie en vraagt, met de zorgdragers en vakgenoten om een eigen communicatie-aanpak.
Deze communicatie wordt verweven in bestaande kanalen, zoals website en nieuwsbrief, maar ook door middel van eigen bijeenkomsten, drukwerk en persoonlijk contact. De behoefte aan nieuw beeldmateriaal is verdeeld over de begroting van 2024 en 2025. Drukwerk In 2024 wordt een extra folder ontwikkeld rondom de nieuwe website MCC Reizen en bestaande informatiekanalen voor onderzoek naar de slavenhandel. Voor het uitlichten van nieuwe projecten (beleidsthema’s) is een extra folder begroot. Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
17
Promotiemateriaal / relatiegeschenk Er wordt geëvalueerd of er in 2025 nieuw promotiemateriaal besteld moet worden. Het gebruiksgemak en herkenbaarheid van het Zeeuws Archief staan hierbij voorop. Het bestellen van het huidige palet aan promotiemateriaal en relatiegeschenken blijft standaard op de begroting staan. Daarbij wordt ook het nog uit te brengen magazine meegenomen. Nieuwsbrief ’n Zee van Tijd Aandacht in nieuwsberichten en onderwerpen is altijd verdeeld over het werkgebied. Er valt nog veel te winnen aan naamsbekendheid van het Zeeuws Archief en wat het Zeeuws Archief doet in het hele werkgebied. Daar zal in publieksbereik aan worden gewerkt door bijvoorbeeld lezingen en bijeenkomsten. Communicatie zet extra in op meer lezers van de nieuwsbrief en social media kanalen d.m.v. de verspreiding van ansichtkaarten in de specifieke gebieden. Activiteiten Om de doelen te bereiken, en vanuit de verschillende samenwerkingen, organiseert het Zeeuws Archief activiteiten of neemt het eraan deel. Ook in 2025 volgen activiteiten die aansluiten bij de actualiteit maar die nu nog niet bekend zijn. Daarvoor wordt ruimte vrijgemaakt bij de afdeling communicatie.
Erfgoedsamenwerking Samenwerking met andere erfgoedinstellingen projecten, websites en onderzoeksprojecten: • Samenwerking in het Zeeuws Cultureel Overleg (ZCO); • Het Zeeuws Archief is vertegenwoordigd in het bestuur en voert het secretariaat van de Stichting Historisch Onderzoek Zeeland (SHOZ); • Samenwerking met Walcherse erfgoedinstellingen, met name bibliotheken, musea en Erfgoed Zeeland; • Er vindt structureel overleg plaats met het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen (KZGW) ten behoeve van het beheer van de collectie Zelandia Illustrata; • Samenwerking met het KZGW vindt tevens plaats op het terrein van de Werkgroep Cultuurhistorie; • Samenwerking met Erfgoed Zeeland aan Zeeuwse Ankers, de cultuurhistorische website van Zeeland; • Samenwerking met de Werkgroep Industrieel Erfgoed; • Heemkundige Kring Walcheren; medewerking aan het vier keer per jaar uit te geven Walcherse heemkundige tijdschrift ‘De Wete’; • Samenwerking met de Historische Vereniging Arnemuiden; • Samenwerking met de Heemkundige kringen en verenigingen in Zeeuws-Vlaanderen; • Samenwerking met Omroep Zeeland en PZC ten aanzien van historische programma’s; • Samenwerking met University College Roosevelt (UCR) voor specifieke onderwijsprogramma’s en ondersteuning van studenten; • Samenwerking met de cultuurhistorische instellingen in Schouwen-Duiveland, en met de Vereniging Stad en Lande van
Schouwen-Duiveland; • Samenwerking met de Stichting Vrienden van het Vlissings Muzeeum en Archief; • Samenwerking met de Erasmus Universiteit Rotterdam; • Samenwerking met Roosevelt Institute for American Studies (RIAS) voor onderzoeksprojecten; • Samenwerking met het Genealogisch Centrum Zeeland; • Samenwerking met de Stichting Zeeuws Weerzien; • Samenwerking met Schotse universiteiten inzake de Schotse Stapel in Veere; Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
18
• • • • • • •
Samenwerking met ZB Bibliotheek van Zeeland; Samenwerking met de Stichting Etty Hillesum Huisvesting en het Etty Hillesum Onderzoekscentrum; Samenwerking met de Middelburgsche Teekenacademie; Samenwerking met vele partijen voor een symposium in de Black Achievement Month; Samenwerking van een Zeeuws Slavernij Kenniscentrum in oprichting over het slavernijverleden en de doorwerking ervan; Bestuurlijke vertegenwoordiging in De Blauwe Lijn, een platform voor waterstaatkundige geschiedenis; De directeur is lid van de ethische commissie van het project Oorlog voor de Rechter dat gericht is op de aanstaande openbaarheid van het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging bij het Nationaal Archief.
Verder is er sprake van collegiale uitwisseling met collega’s in Zeeland in het Diensthoofden Overleg Zeeuwse Archivarissen (DOZA), en met collega’s in Oost- en West-Vlaanderen en Zeeland in het Vlaams-Zeeuws Archivarissenoverleg. Diverse medewerkers van het Zeeuws Archief nemen deel aan bestuurs- en redactielidmaatschappen van erfgoedinstellingen en erfgoedverenigingen in Zeeland. Het Zeeuws Archief biedt huisvesting aan het Genealogisch Centrum Zeeland, de Walcherse Archeologische Dienst, het Natuurkundig Gezelschap, de Stichting Godshuizen Middelburg, de Middelburgsche Teekenacademie, de conservatoren van het Koninklijk Zeeuwsch Genootschap der Wetenschappen en het Roosevelt Institute for American Studies (RIAS).
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
19
Wat mag dit kosten? 1e wijziging
Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo
Realisatie 2023 1.293.722 -12.524 1.281.198
Begroting
begroting
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2024
2024
2025
2026
2027
2028
1.330.119 -9.000 1.321.119
1.479.375 -11.000 1.468.375
1.494.256 -11.000 1.483.256
1.494.256 -11.000 1.483.256
1.494.256 -11.000 1.483.256
1.494.256 -11.000 1.483.256
Specificatie programma publieksbereik 1e wijziging
Realisatie 2023 Salarislasten programma publieksbereik Materiële lasten programma publieksbereik - infocentrum - web uitingen - educatie - externe communicatie
Baten programma publieksbereik - infocentrum - web uitingen - educatie - externe communicatie
Saldo
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
Begroting
begroting
Begroting
2024
2024
2025
983.008
1.000.650
1.066.990
1.196.966
157.515 115.827 7.130 30.242 310.714
161.857 128.435 14.226 24.950 329.468
175.414 143.749 14.560 78.662 412.385
92.724 154.961 14.560 35.044 297.290
-831 0 -2.414 -9.279 -12.524
0 0 0 -9.000 -9.000
-500 0 -1.500 -9.000 -11.000
-500 0 -1.500 -9.000 -11.000
1.281.198
1.321.119
1.468.375
1.483.256
20
Overzicht algemene dekkingsmiddelen 1e wijziging
Realisatie 2023 -1.566.165 -1.954.787 -50.000 -553.452 -89.296 -159.465 -39.658 -682.257 -121.216 -373.513 -40.364 -38.118 -433.799 -113.757 -282.835 -494.272 -71.284 -55.105 0 -86.768 -176.841 -189.853 -19.713 -246.952
Begroting
begroting
2024
2024
2025
-1.388.240 -1.855.163 -50.000 -520.015 -90.489 -149.831 -41.417 -772.774 -138.671 -388.454 0 -39.643 -451.150 -118.891 -294.148
-1.566.165 -1.954.787 -50.000 -553.452 -95.470 -159.465 -42.400 -695.970 -121.216 -399.338 -86.310 -40.754 -463.791 -121.622 -302.390 -99.494 -528.445 -76.213 -58.915 0 -92.409 -150.000 -160.000 -200.000 -1.000
-
-514.042 -73.239 -55.264 0 -89.845 -129.568 -80.000 -125.000 -500
-1.566.165 -1.954.787 -50.000 -553.452 -92.689 -159.465 -41.165 -689.079 -121.216 -387.707 -83.796 -39.567 -450.283 -118.080 -293.583 -96.596 -513.054 -73.993 -57.199 0 -89.718 -150.000 -160.000 -133.515 -1.000
-7.839.469
-7.366.346
-7.876.108
-8.019.606
-
Begroting
begroting
Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: 5*€ 50.000+eenmalig € 100.000
Realisatie 2023 -1.566.165 -1.954.787 -50.000 -3.570.952
2024
2024
2025
-1.388.240 -1.855.163 -50.000 -3.293.402
-1.566.165 -1.954.787 -50.000 -3.570.952
-1.566.165 -1.954.787 -50.000 -3.570.952
Gemeente Middelburg Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg e-Depot
Realisatie 2023 -553.452 -89.296 -642.748
Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: 5*€ 50.000+eenmalig € 100.000 Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland e-Depot DVO Waterschap DVO Waterschap e-Depot DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Vlissingen: e-Depot DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland e-Depot DVO Tholen: e-Depot DVO e-Depot diverse gemeenten/waterschap Verhuur depot- en kantoorruimte Verrekening BTW Rente Vrijval projecten Overige algemene dekkingsmiddelen Totaal algemene dekkingsmiddelen
Begroting
Overzicht bijdragen GR-partners, DVO-partners en SPUK Bijdragen partners 1e wijziging Begroting
1e wijziging Begroting
begroting
2024
2024
Begroting 2025
-520.015 -90.489 -610.504
-553.452 -92.689 -646.141
-553.452 -95.470 -648.922
1e wijziging Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
21
Gemeente Veere Bijdrage Veere Bijdrage Veere e-Depot
Totaal bijdragen GR-partners
Realisatie 2023 -159.465 -39.658 -199.123
Begroting
begroting
2024
2024
2025
-149.831 -41.417 -191.248
-159.465 -41.165 -200.630
-159.465 -42.400 -201.865
-4.412.823
-4.095.155
-4.417.723
-4.421.739
Begroting
1e wijziging
Bijdrage specifieke uitkering Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage Nationaal Archief: laatste keer € 50.000 Totaal Specifieke uitkering
Realisatie 2023 0 0 0 0
Begroting
begroting
Begroting
2024
2024
2025
0 0 0 0
0 0 0 0
0 0 0 0
-
-
1e wijziging
Dienstverleningsovereenkomsten archiefbeheer DVO Provincie Zeeland DVO Waterschap DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland
Realisatie 2023 -682.257 -373.513 -38.118 -433.799 -282.835 -494.272 -2.304.793
Begroting
begroting
Begroting
2024
2024
2025
-772.774 -388.454 -39.643 -451.150 -294.148 -514.042 -2.460.212
-689.079 -387.707 -39.567 -450.283 -293.583 -513.054 -2.373.272
-695.970 -399.338 -40.754 -463.791 -302.390 -528.445 -2.430.689
-
1e wijziging
Dienstverleningsovereenkomsten Zeeuws e-Depot DVO Provincie Zeeland e-Depot DVO Terneuzen: e-Depot DVO Schouwen-Duiveland e-Depot DVO Tholen: e-Depot DVO Waterschap: e-Depot DVO Vlissingen: e-Depot DVO e-Depot diverse gemeenten
Totaal Dienstverleningsovereenkomsten
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
Realisatie 2023
Begroting
begroting
Begroting
2024
2024
2025
-121.216 -113.757 -71.284 -55.105 -40.364 0 0 -401.726
-138.671 -118.891 -73.239 -55.264 0 0 0 -386.066
-121.216 -118.080 -73.993 -57.199 -83.796 -96.596 0 -550.879
-121.216 -121.622 -76.213 -58.915 -86.310 -99.494 0 -563.769
-2.706.519
-2.846.278
-2.924.152
-2.994.458
22
-
1e wijziging
Overzicht overhead Salarislasten overhead Overige personeelslasten Huur Rijksvastgoedbedrijf Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud Organisatielasten Afschrijvingslasten Rentelasten Incidentele baten Totaal overhead
Realisatie 2023 977.960 167.296 390.177 364.096 1.411.873 305.649 69.271 10.139 0
Begroting
begroting
2024
2024
2025
966.178 271.503 394.387 358.186 1.294.205 309.573 61.141 6.248 0
1.024.158 245.846 391.943 340.450 1.252.215 388.018 71.083 6.248 0
1.051.924 199.198 395.000 356.150 1.532.212 396.159 67.322 2.123 0
3.696.462
3.661.422
3.719.961
4.000.087
Begroting
1e wijziging
Realisatie 2023 Vennootschapsbelasting
0
Begroting
begroting
Begroting
2024
2024
2025
0
0
0
1e wijziging
Realisatie 2023 Onvoorzien
Ontwerpbegroting 2025 Zeeuws Archief, 15 april 2024
0
Begroting
begroting
Begroting
2024
2024
2025
0
0
0
23
Beleidsbegroting: Paragrafen Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder weerstandsvermogen wordt in deze begroting het volgende verstaan: • Weerstandcapaciteit: dit zijn de middelen en mogelijkheden waarover het Zeeuws Archief kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; • Alle risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd en die van materiële betekenis kunnen zijn. Weerstandscapaciteit Algemene reserve Het Zeeuws Archief beschikt over een algemene reserve die wordt aangehouden als bufferfunctie voor de exploitatiekosten. Een afwijking in de realisatie wordt in eerste instantie niet verrekend met de partners, maar komt ten gunste of ten laste van de algemene reserve. De algemene reserve mag maximaal 5% van de gezamenlijke bijdragen van de GR-partners bedragen, indien de wijziging van de GR op 1-1-2025 plaatsvindt. Tot die tijd is het 10%. Bestemmingsreserves Naast de Algemene reserve beschikt het Zeeuws Archief ook over diverse bestemmingsreserves. Deze tellen niet mee in het weerstandsvermogen. Bestemmingsreserve personeel Deze reserve wordt aangehouden ten behoeve van personeelskosten vanwege vervanging langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieverandering/reorganisaties, opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof, e.d.