24-088 Bijlage 1. Jaarrekening 2023 Zeeuws Archief

Jaarverantwoording 2023

45

Overzicht overhead Realisatie 2023

2e wijziging Begroting 2023

Realisatie 2022

Overhead Salarislasten overhead Overige personeelslasten Huur Rijksgebouwendienst Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud Organisatielasten Afschrijvingslasten Rentelasten Incidentele lasten

977.960 167.296 390.177 364.096 1.411.873 305.649 69.271 10.139 0

987.871 193.105 390.177 361.448 1.411.253 296.952 70.544 10.139 0

817.096 128.345 380.347 235.816 1.331.572 294.951 69.341 13.810 0

Totaal overhead

3.696.462

3.721.489

3.271.278

2e wijziging Begroting 2023

Realisatie 2022

Overzicht vennootschapsbelasting Realisatie 2023 Vennootschapsbelasting vennootschapsbelasting

0

0

5.707

Totaal vennootschapsbelasting

0

1.000

5.707

Overzicht onvoorzien

Onvoorzien

Jaarverantwoording 2023

Realisatie 2023 0

2e wijziging Begroting 2023 0

Realisatie 2022 0

46

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder weerstandsvermogen wordt in deze jaarverantwoording het volgende verstaan: • Weerstandscapaciteit: dit zijn de middelen en mogelijkheden waarover het Zeeuws Archief kan beschikken om niet-begrote kosten te dekken. • Alle risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd en die van materiële betekenis kunnen zijn. Weerstandscapaciteit Algemene reserve Het Zeeuws Archief beschikt over een algemene reserve die wordt aangehouden als bufferfunctie voor de exploitatiekosten. Een afwijking in de realisatie wordt in eerste instantie niet verrekend met de partners, maar komt ten gunste of ten laste van de algemene reserve. De algemene reserve mag maximaal 10% van de gezamenlijke bijdragen bedragen. Bestemmingsreserves De bestemmingsreserve personeel wordt aangehouden ten behoeve van personeelskosten vanwege langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieveranderingen/reorganisaties, extra opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof e.d. Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief in de lumpsum van OCW een bedrag dat besteed dient te worden aan behoud. Het bedrag dat jaarlijks niet wordt besteed, wordt aan de bestemmingsreserve behoud toegevoegd.

De bestemmingsreserve programma’s en digitalisering wordt aangehouden om werkzaamheden die in een bepaald jaar niet zijn uitgevoerd, in een later stadium uit te laten voeren en om digitaliseringsprojecten uit te kunnen voeren. De bestemmingsreserve bedrijfsvoering betreft een reserve ten behoeve van de algehele bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief vanwege zaken die samenhangen met het gebouw, meubilair, tuin, ICT e.d. Egalisatiereserve Er kunnen verschillen optreden tussen het vastgestelde indexeringspercentage en het percentage waarmee het prijspeil van de totale lasten van het Zeeuws Archief stijgt. Indien het vastgestelde percentage hoger is dan de reële prijsstijgingen, wordt het meerdere niet teruggevorderd van het Zeeuws Archief. Evenmin wordt in geval van een indexeringspercentage dat lager is dan de reële prijsstijgingen nadere compensatie verleend. Om verschillen meerjarig te kunnen opvangen, heeft het Zeeuws Archief een egalisatiereserve gevormd. Risico’s Sinds 1 januari 2019 is het Zeeuws Archief zelf verantwoordelijk voor het beheer, onderhoud en instandhouding van het pand in plaats van het Rijksvastgoedbedrijf. Het Zeeuws Archief ontvangt hiervoor een bijdrage van OCW voor het beheer en onderhoud. In 2021 heeft OCW een evaluatie uitgevoerd en uitgesproken bovenstaande regeling te continueren. De daadwerkelijke afspraken hierover worden 2024 afgerond.

De minister van OCW heeft in 2018 een stelselherziening van de RHC’s aangekondigd. In 2020 is gecommuniceerd dat de minister per 1 januari 2024 uittreedt uit de gemeenschappelijke regeling. Inmiddels is dat uitgesteld naar 1 januari 2025. Het beheer van de analoge archieven wordt Jaarverantwoording 2023

47

gedelegeerd aan de RHC’s door een delegatiebepaling in de nieuwe Archiefwet. Die treedt naar verwachting in werking op 1 januari 2025. Kengetallen De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting, jaarrekening en de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van het Zeeuws Archief inzichtelijker te maken. In onderstaande tabel zijn voor het Zeeuws Archief drie van de vijf verplichte kengetallen opgenomen. De kengetallen grondexploitatie en belastingcapaciteit zijn niet van toepassing. Jaarverslag 2022

Verloop van de kengetallen

Kengetallen

Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023

netto schuldquote

-806,96%

293,34%

-1.114,80%

solvabiliteitsratio

35,79%

14,70%

32,83%

structurele exploitatieruimte

1,95%

-1,93%

2,17%

De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van schuldenlast (rente / aflossing) op de eigen middelen. De quote wordt berekend door de netto schuld te delen door het totaal aan jaarlijkse baten. Als de netto schuld groter is dan 130% van de inkomsten, is er sprake van een erg hoge schuld. Een netto schuld die minimaal 100% van de inkomsten is, wordt als hoog gezien. De netto schuldquote van het Zeeuws Archief is –1.114,80%, dus negatief. Dat wil zeggen dat er een overschot aan middelen is. De netto schuldquote is nog lager dan de voorgaande jaren. Het Zeeuws Archief heeft één geldlening die per 1 juli 2025 volledig is afgelost. De lopende uitgaven, inclusief rente en aflossing van de lening, worden gefinancierd met lopende inkomsten en bijdragen van het Rijk, de gemeente Middelburg, de gemeente Veere en overige bijdragen. De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Zeeuws Archief aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Hiertoe wordt de omvang van het eigen vermogen (de reserves en het resultaat van het Zeeuws Archief) gerelateerd aan de totale omvang van het vermogen (het eigen en het vreemde vermogen). Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe groter het deel van de activa dat is gefinancierd met eigen middelen en hoe groter de financiële weerbaarheid van het Zeeuws Archief is. Een solvabiliteitsratio van 25% - 40% wordt als gezond gezien.

Ten opzichte van voorgaande periodes is de ratio nagenoeg gelijk gebleven. De structurele exploitatieruimte geeft weer hoeveel structurele ruimte er is om de eigen lasten te dragen, ook als bijvoorbeeld de baten afnemen of lasten in de toekomst gaan toenemen. De ruimte wordt berekend door het structurele saldo (verschil tussen structurele baten en lasten) te delen door het totaal aan jaarlijkse baten. Voorbeelden van structurele baten zijn de bijdragen van de GRpartners en de inkomsten van de dienstverleningsovereenkomsten. Bij structurele lasten gaat het om de lasten die worden gemaakt voor het uitvoeren van structureel beleid en overhead. Een positief kengetal betekent dat sprake is van een positief saldo tussen de structurele baten/lasten inclusief de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves.

Jaarverantwoording 2023

48

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen Het Zeeuws Archief is gehuisvest aan het Hofplein te Middelburg in een monumentaal pand met een moderne vleugel. Het pand wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en sinds 1 januari 2019 is het Zeeuws Archief verantwoordelijk voor onderhoud, beheer en instandhouding van het pand in plaats van het RVB. Hiertoe is eind 2018 een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met het RVB. Van OCW heeft het Zeeuws Archief in 2023 een bijdrage van € 1.954.787,- ontvangen ten behoeve van huur, beheer, onderhoud en instandhouding. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief in 2019 een eenmalig bedrag ontvangen voor achterstallig onderhoud waarvan in 2023 geen gebruik is gemaakt. De huurovereenkomst met het RVB had een looptijd van drie jaar en is in 2022 stilzwijgend verlengd, waarbij de huur enkel eenzijdig opgezegd kan worden door het Zeeuws Archief. Een evaluatie door OCW heeft in 2021 plaatsgevonden en heeft ook in 2022 geleid tot een voortzetting van de overeenkomst. Definitieve stappen naar aanleiding van de evaluatie dient OCW nog te zetten. Voor het preventief en correctief onderhoud is in mei 2019 voor drie jaar (met twee keer 1 jaar verlengingsmogelijkheid) via een Europese aanbesteding een contract afgesloten met Kuijpers. Zolang Kuijpers de afgesproken KPI’s behaalt, wordt dit bedrijf ook ingeschakeld voor projecten onder € 25.000,-.

Bij grotere projecten worden meerdere offertes aangevraagd. Voor het beheer en onderhoud vanaf 1 januari 2024 heeft in 2023 een meervoudige onderhandse aanbesteding voor 1 kalenderjaar plaatsgevonden die door de firma Kuijpers is gewonnen. In 2024 vindt een Europese aanbesteding plaats voor een langdurig onderhoudscontract voor drie jaar (met twee keer 1 jaar verlengingsmogelijkheid). Naast het preventief onderhoud en het algemeen beheer van het vastgoed en het verhelpen van storingen is in 2023 een aantal projecten uitgevoerd en in gang gezet. Waarbij het Zeeuws Archief altijd kijkt naar de meest duurzame maatregelen. Zo zijn de appendages geïsoleerd en is in 2023 gestart met het vervangen van de verlichting met Ledverlichting (466 armaturen) waardoor het Zeeuws Archief zo goed als volledig is overgestapt op Ledverlichting. Naar aanleiding van de pilot met het uitzetten van de ventilatoren in de depots buiten kantooruren is opdracht gegeven dit volledig te automatiseren. Hiervoor moesten extra opnemers geplaatst worden in het depot en moest de software in het gebouwbeheersysteem aangepast worden. Verder zijn er regelbare thermostaatknoppen geplaatst op alle verwarmingen, waardoor de instelling van de temperatuur per kamer beter en centraal geregeld kan worden. Hiervoor moesten ook aanpassingen in het gebouwbeheersysteem worden gedaan.

Ook is een elektrische laadpaal bij het Zeeuws Archief geplaatst. Hiervan wordt gebruik gemaakt door een auto-deelbedrijf. De betreffende auto kan gereserveerd worden voor het maken van dienstreizen. Bouwkundige projecten in 2023 waren het vervangen van de keuken en het schilderen van de achtergevel. In 2022 is aan een gespecialiseerd extern bedrijf opdracht gegeven onderzoek te doen naar isolatie van het Van de Perrehuis. Ook is in 2022 aan een gespecialiseerd extern bedrijf opdracht gegeven om onderzoek te doen naar de mogelijkheden voor het Zeeuws Archief om in de toekomst over te stappen naar een andere vorm van warmtegebruik. In 2023 is de rapportage besproken waarin diverse installatieoplossingen worden beschreven, inclusief de bijbehorende investeringen en het rendement dat van de investering verwacht mag worden. Hierbij is rekening gehouden met de isolatie mogelijkheden in het Van de Perrehuis. In 2024 wordt een besluit genomen in relatie tot de benodigde vergunningen.

Jaarverantwoording 2023

49

Door de genomen maatregelen de afgelopen jaren en ook in 2023 ziet het energiegebruik er in de periode 2021-2023 als volgt uit en blijkt dat de kosten voor elektra in 2023 € 76.000 lager uitkomen t.o.v. 2021: Energieverbruik Elektra Energieverbruik Elektra Terug levering elektra zonnepanelen Prijs elektra per KWh incl. belastingen en btw Kosten elektra incl. btw Waarvan belastingen Netwerkkosten elektra incl. btw Gas Energie Gasverbruik Prijs gas per m3 incl. belastingen en btw Kosten gas incl. btw Waarvan belastingen Netwerkkosten gas incl. btw

2021

2022

2023

€ € € €

405.266 KWh 0 KWh 0,10 € 41.550,00 € 21.575,22 € 15.800,18 €

267.829 KWh 12.476 KWh 0,14 € 37.894,34 € 14.207,15 € 11.926,65 €

225.472 KWh 10.500 KWh 0,42 94.414,00 14.838,20 16.884,00

€ € € €

88.172 m3 0,74 € 65.228,00 € 45.362,24 € 2.439,36 €

60.477 m3 0,76 € 45.982,11 € 33.119,15 € 2.565,68 €

60.169 m3 1,59 95.958,00 35.750,19 3.007,81

De inventaris van de depots, de kantoren, het infocentrum, de expositieruimte en het restauratieatelier is eigendom van het Zeeuws Archief. Dit geldt ook voor de ICT-apparatuur. In 2023 is het meubilair in de studiezaal volledig vervangen en is in de studiezaal een extra boekenkast op maat geplaatst. Verder is een aantal nieuwe bureaustoelen aangeschaft en een goede camera voor het maken van multimedia-filmpjes. Voor de pilot met de ventilatoren is extra meetapparatuur aangeschaft die in volgende jaren gebruikt zullen worden voor handmatige metingen in de diverse depots. Op het gebied van automatisering zijn ten behoeve van het e-Depot en data science zwaardere laptops en een desktop aangeschaft. Verder zijn er laptops, monitoren, en dockingstations aangeschaft. Deze investeringen worden geactiveerd en lineair afgeschreven. Er wordt pas afgeschreven als de investering volledig is afgerond.

Jaarverantwoording 2023

50

Paragraaf Verbonden partijen Het Zeeuws Archief is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: • het ministerie van OCW • de gemeente Middelburg • de gemeente Veere Verder heeft het Zeeuws Archief dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) afgesloten met: • de provincie Zeeland • het waterschap Scheldestromen • de gemeente Terneuzen • de gemeente Vlissingen • de gemeente Schouwen-Duiveland • de gemeente Kapelle • de gemeente Tholen In de DVO’s is vastgelegd dat de samenwerking periodiek wordt geëvalueerd. Doel is om zicht te krijgen op de uitvoering van de afspraken zoals die zijn overeengekomen, met aandacht voor de manier waarop de uitvoering verloopt en hoe de partners dit ervaren. De DVO met de gemeente Schouwen-Duiveland is in 2023 voor het eerst tussentijds geëvalueerd. De bevindingen van de evaluatie zijn positief. De evaluatie van de samenwerking met de provincie Zeeland is voorbereid. Deze wordt afgerond in 2024. Het Zeeuws Archief is lid van organisaties, zoals de landelijke vakorganisatie KVAN/BRAIN, Werkgeversvereniging Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties WSGO.

Jaarverantwoording 2023

51

Paragraaf financiering Wettelijk kader De Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) heeft als belangrijkste uitgangspunten het bevorderen van een solide financieringswijze met als doel het voorkomen van grote fluctuaties in de rentelasten, het bevorderen van transparantie, het bevorderen van de kredietwaardigheid en het beheersen van renterisico's. Het beheersen van risico's uit zich concreet in de kasgeldlimiet, de renterisiconorm en het uitzetten van gelden en afsluiten van leningen met een prudent karakter. Daarnaast zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht tot het hebben van een treasurystatuut. Het statuut heeft onder andere als oogmerk de kwaliteit van de uitvoering van de treasuryfunctie te verhogen alsmede de transparantie van het besluitvormingsproces te verbeteren. Dit statuut is in 2016 vastgesteld en zal in 2024 worden geactualiseerd. Kasstromen De bevoorschotting vanuit het Rijk heeft in 2023 per kwartaal plaatsgevonden en vanuit de gemeente Middelburg maandelijks. De gemeente Veere heeft in april 2023 in een keer het jaarlijks voorschot uitbetaald. De salariskosten zijn door de gemeente Middelburg maandelijks halverwege de volgende maand in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief binnen twee weken aan de gemeente Middelburg betaald. De huurkosten zijn door RVB per kwartaal in rekening gebracht en door het Zeeuws Archief betaald.

Kasgeldlimiet Onder kasgeldlimiet wordt de ruimte verstaan die overheidsorganisaties hebben om zaken met kort geld (rentetypische looptijd korter dan 1 jaar) te financieren. Deze is bij ministeriële regeling bepaald als percentage van de totale lasten. Voor openbare lichamen is dit percentage bepaald op minimaal 8,2%. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. Concreet betekent dit voor het Zeeuws Archief dat wanneer de vlottende schuld een stand van € 615.793 (8,2% van € 7.509.674 o.b.v. de begroting 2023) overschrijdt, er geconsolideerd (dat is financieringsmiddelen omzetten van korte naar lange termijn) moet worden. Opgemerkt wordt daarbij nog dat er een minimum geldt van € 300.000. Het Zeeuws Archief voldoet aan deze norm, omdat er een financieringsoverschot is. Daarnaast heeft het Zeeuws Archief geen kortlopende leningen. Renterisico Het renterisico op de vaste schuld is de mate waarin het saldo van rentelasten en rentebaten verandert door wijzigingen in het percentage op leningen en uitzettingen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van 1 jaar of langer. Het renterisico is afhankelijk van of de geldverstrekker de rente kan wijzigen op basis van de leningsvoorwaarden (renteherziening) en of we bij afloop van de lening een nieuwe lening aan moeten gaan waardoor we een andere rente krijgen (herfinanciering).

De renterisiconorm 2023 is voor het Zeeuws Archief 20% van het begrotingstotaal per 1 januari, dus 20% van € 7.509.674,- = € 1.501.934,-. Het Zeeuws Archief zit hier ruim onder met de lening waar 31 december 2023 nog € 137.055,- van over was. Leningen Per 1 juli 2000 is een annuïteitenlening afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten die per 1 juli 2025 afloopt: * 25-jarige lening met een rentepercentage van 6,02% en een jaarlijks contractueel te betalen bedrag van 74.775,89 Euro.

Jaarverantwoording 2023

52

Financiering van de investeringsuitgaven In 2023 is geïnvesteerd in ICT-middelen, audiovisuele middelen, meubilair en apparatuur voor restauratie en behoud. Het Zeeuws Archief beschikte in 2023 over voldoende liquide middelen en hoefde voor deze investeringsuitgaven geen lening aan te gaan. Uitzettingen Vanaf december 2013 zijn decentrale overheden en gemeenschappelijke regelingen verplicht om bij het Rijk te gaan schatkistbankieren op grond van de wet verplicht schatkistbankieren van 4 juli 2013 (ingangsdatum 14 december 2013). Dat heeft gevolgen voor de uitzettingen van het Zeeuws Archief. Sinds 1 juli 2021 dienen (tijdelijke) extra middelen boven een bedrag van € 1.000.000,- (gerekend op kwartaalbasis) bij de schatkist te worden ondergebracht. In 2023 ontving het Zeeuws Archief € 189.852,- aan rente.

Jaarverantwoording 2023

53

Paragraaf bedrijfsvoering Personeel en organisatie Personeel Per 31 december 2023 werkten in totaal 63 personen bij het Zeeuws Archief met een vast of tijdelijk dienstverband. Deze vervulden op dat moment 51,04 fte. Dit betreft 42,59 fte met een vast dienstverband en 8,44 fte met een tijdelijk dienstverband, waarvan 6,22 fte met kans op een vast dienstverband. De totale salarislasten voor vast en tijdelijk personeel bedroegen in 2023 € 3.958.632,-. Daarnaast is voor een bedrag van € 225.515,- aan uitzendkrachten/gedetacheerden ingehuurd voor receptie- en behoudswerkzaamheden, depotwerkzaamheden locatie Zierikzee, metamorfozeprojecten en voor een coördinator publieksbereik. De salarisadministratie is uitbesteed aan de gemeente Middelburg. Jaarlijks brengt de gemeente Middelburg hiervoor door middel van een factuur kosten in rekening. Verder wordt voor de uitkering van een bovenwettelijke uitkering gebruik gemaakt van de diensten van VismaRaet. Daarnaast maakt het Zeeuws Archief gebruik van MKbasics in verband met ziekteverzuim-aangelegenheden maar ook voor werkplekonderzoeken en overige arbo-aangelegenheden. Het ziekteverzuimpercentage onder de medewerkers met een vast en tijdelijk dienstverband bij het Zeeuws Archief bedroeg in 2023 1,97% gecorrigeerd voor langdurig zieken (inclusief langdurig zieken is het percentage 5,93%). De ziekmeldingsfrequentie bedroeg in 2023 1,13.

Vrijwilligers In 2023 verrichtten vrijwilligers zowel op locatie in Middelburg en Zierikzee, als op afstand de volgende werkzaamheden: (nader) toegankelijk maken van archieven en collecties (waaronder de gemeentelijke kunstverzamelingen), vertalen van teksten in het Engels, scannen van archiefstukken, transcriberen van oude handschriften, genealogische informatie toegankelijk maken en inlichtingen verstrekken, educatie-activiteiten, beantwoorden van reacties Zeeuwen Gezocht, scannen en beschrijven van beeldmateriaal en onderhoud van scheepsmodellen. De vrijwilligers werden begeleid door medewerkers van het Zeeuws Archief. Interne communicatie Het team Interne Communicatie heeft bijgedragen aan een goede onderlinge informatie-uitwisseling, samenwerking en kennisdeling. Door de groei van het Zeeuws Archief naar meer dan 60 medewerkers en 80 vrijwilligers is de behoefte aan interne communicatie groot. • Teams en project-/werkgroepen bevorderen de samenwerking en kennisdeling. • Algemene personeels-informatiebijeenkomsten (API) worden tenminste vier maal per jaar gehouden. Hierin informeren directie en medewerkers elkaar over voor de organisatie belangrijke ontwikkelingen, actueel nieuws, projecten, activiteiten, plannen, werkprocessen, etc.

• SharePoint wordt actief gebruikt voor de onderlinge informatievoorziening over actueel nieuws, activiteiten, werkafspraken en personeelszaken. • Er is een Lief en Leed beleid. • MT-Klein (wekelijks): de agenda, hoofdpunten en notulen worden gepubliceerd. • MT-Groot (maandelijks): het verslag wordt gepubliceerd. • Er is een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. • Er worden activiteiten voor vrijwilligers georganiseerd, zoals de vrijwilligersdag. Daarnaast ontvangen vrijwilligers een kaart op de landelijke vrijwilligersdag en worden zij uitgenodigd voor de eindejaarsbijeenkomst.

Jaarverantwoording 2023

54

• • • •

Er worden activiteiten voor het personeel georganiseerd, zoals het personeelsuitje, BBQ en de eindejaarsbijeenkomst. Er is een zomerkrant van en voor collega’s. Er zijn interne gesprekgroepen georganiseerd, met als thema slavernij. Er is een personeelsvereniging.

Medezeggenschap In 2023 heeft de directeur regelmatig overlegd met de ondernemingsraad van het Zeeuws Archief. Bestuurlijke organisatie Het dagelijks bestuur bestaat uit de heer drs. A.J. Koppejan, voorzitter en rijksbestuurder, mr. E. Smit, wethouder Middelburg en de heer mr. R.J. van der Zwaag, burgemeester Veere, in mei opgevolgd door burgemeester drs. F. Schouwenaar. Zij maken ook deel uit van het algemeen bestuur, dat verder bestaat uit de heer drs. F.W. Weisglas, rijksbestuurder, mevrouw mr. M.M.D. VermueVermue, rijksbestuurder en door de heer mr. ing. R.A.J. Schonis, wethouder Middelburg. Huisvesting Zie paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Begrotingsrechtmatigheid Uit de programmarekening blijken de gerealiseerde lasten ten opzichte van de begroting na wijzigingen bij geen van de drie programma’s te zijn overschreden en ook niet bij de overhead.

Jaarverantwoording 2023

55

Jaarrekening 2023

Jaarverantwoording 2023

56

BALANS PER 31 DECEMBER 2023 (voor bestemming van het resultaat) 31-12-2023 €

31-12-2022 €

516.325

450.288

182.949 6.470.173 50.030 6.703.152

357.272 5.322.972 5.805 5.686.048

Liquide middelen

105.980

114.864

Overlopende activa

132.307

342.649

7.457.763

6.593.849

181.328 335.905 209.665 341.998 1.178.886 198.495 2.335 2.448.612

181.328 335.905 209.665 341.998 952.034 198.495 140.665 2.360.090

2.971.419

2.373.373

137.055 137.055

199.803 199.803

5.557.086

4.933.265

223.370 223.370

754.556 754.556

ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist Overige vorderingen

TOTAAL ACTIVA

PASSIVA Vaste passiva Eigen Vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Bestemmingsreserve programma's en digitalisering Egalisatiereserve Onverdeeld resultaat

Voorzieningen

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer 25-jarige annuïteitenlening

Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden

Jaarverantwoording 2023

57

Overlopende passiva Nog te betalen bedragen De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel. Overige vooruit ontvangen bedragen

TOTAAL PASSIVA

Jaarverantwoording 2023

31-12-2023 €

31-12-2023 €

866.259

184.153

332.840 478.208 1.677.307

336.881 384.994 906.029

7.457.763

6.593.849

58

OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING 2023 Begroting 2023

€

2e wijziging begroting 2023 €

€

€

820.294 -61.114 759.180

881.005 -63.300 817.705

1.033.665 -61.075 972.590

783.528 -60.877 722.651

Programma informatie en kennis Totale lasten Totale baten Saldo

2.000.458 -71.158 1.929.299

2.058.451 -75.280 1.983.171

1.865.266 -20.000 1.845.266

1.967.259 -331.877 1.635.382

Programma publieksbereik Totale lasten Totale baten Saldo

1.293.722 -12.525 1.281.198

1.313.096 -12.550 1.300.546

1.217.455 -9.000 1.208.455

1.195.685 -12.169 1.183.516

Saldo uitvoering programma's Totale lasten Totale baten Saldo

4.114.474 -144.797 3.969.677

4.252.552 -151.130 4.101.422

4.116.386 -90.075 4.026.311

3.946.472 -404.923 3.541.549

-1.566.165 -1.954.787 -50.000 -553.452 -89.296 -159.465 -39.658 -682.257 -121.216 -373.513 -40.364 -38.118 -433.799 -113.757 -282.835 -494.272 -71.284 -55.105 -720.127 0 -7.839.469

-1.566.164 -1.954.786 -50.000 -553.452 -89.296 -159.465 -39.658 -682.257 -121.216 -373.513 -40.364 -38.118 -433.799 -113.757 -282.835 -494.272 -71.284 -55.105 -552.296 0 -7.671.636

-1.336.951 -1.761.945 -50.000 -500.785 -79.099 -144.290 -36.204 -695.767 -121.216 -349.744

-1.388.240 -1.855.163 -150.000 -520.015 -79.099 -149.831 -36.204 -675.502 -121.216 -339.557

-35.692 -406.193 -103.926 -264.836 -462.818 -64.020 -48.308 -187.325 0 -6.649.120

-34.653 -394.362 -103.926 -257.123 -449.338 -64.020 -48.308 -295.960 -92.682 -7.055.199

Realisatie 2023

Realisatie 2022

BATEN EN LASTEN Programma beheer Totale lasten Totale baten Saldo

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur, beheer en onderhoud Bijdrage DTR/2*€ 50.000+eenmalig € 100.000 Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg: e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere: e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland: e-Depot DVO Waterschap DVO Waterschap e-depot DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot Overige algemene dekkingsmiddelen Incidentele baten

2e wijziging

Jaarverantwoording 2023

59

Realisatie 2023

begroting 2023 €

Overzicht overhead Salarislasten overhead Overige personeelslasten Huur Rijksgebouwendienst Huisvestingslasten Huisvestingslasten beheer en onderhoud Organisatielasten Afschrijvingslasten Rentelasten Incidentele lasten

Begroting 2023 €

Realisatie 2022 €

€

977.960

987.871

861.210

817.096

167.296 390.177 364.096 1.411.873 305.649 69.271 10.139 0 3.696.462

193.105 390.177 361.448 1.411.253 296.952 70.544 10.139 0 3.721.489

158.704 391.758 329.559 1.224.987 337.909 68.023 10.139 0 3.382.290

128.345 380.347 235.816 1.331.572 294.951 69.341 13.810 0 3.271.278

Vennootschapsbelasting

0

0

1.000

5.707

Onvoorzien

0

0

10.000

0

173.330

-151.275

-770.478

236.665

0 0 0 170.995 0 0 170.995

50.000 0 0 170.995 0 0 220.995

0 0 0 0 0 0 0

0 96.000 0 0 0 0 96.000

0 0 0 0 0 0 0

0 -80.000 0 0 0 -292.270 -372.270

0 -87.213 -98.304 -75.000 -86.500 -423.461 -770.478

0 0 0 0 0 0 0

2.335

0

0

140.665

TOTAAL SALDO VAN BATEN EN LASTEN Toevoegingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve programmagelden en digitalisering Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve

Onttrekkingen aan reserves Algemene reserve Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve behoud Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Egalisatiereserve Bestemmingsreserve programmagelden en digitalisering

RESULTAAT

Jaarverantwoording 2023

60

GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING ALGEMEEN Activiteiten Het openbaar lichaam Het Zeeuws Archief heeft, conform artikel 2 lid 2 van de regeling Het Zeeuws Archief ten doel de belangen van de minister en de gemeenten Middelburg en Veere bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zeeland en in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van Middelburg en Veere in gezamenlijkheid te behartigen. Algemene grondslagen voor de opstelling van de jaarrekening De jaarrekening is voor wat betreft de waardering van de activa en passiva opgemaakt op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. De waardering en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN ACTIVA EN PASSIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met per categorie vastgestelde lineaire afschrijvingen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met eventuele residuwaarde.

Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikname. Vorderingen De vorderingen worden opgenomen tegen een nominale waarde, onder aftrek van noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen. Bestemmingsreserves Personeel Dit betreft een reserve ten behoeve van personeelskosten vanwege vervanging langdurig zieken, eventuele wachtgeldverplichtingen, organisatieverandering/reorganisaties, opleidingskosten, vervanging tijdens ouderschapsverlof, verlofsparen e.d. Behoud Jaarlijks ontvangt het Zeeuws Archief in de lumpsum een bedrag dat besteed dient te worden aan behoud. Het bedrag dat jaarlijks niet besteed wordt, wordt aan deze bestemming toegevoegd. Bedrijfsvoering Dit betreft een reserve ten behoeve van de algehele bedrijfsvoering van het Zeeuws Archief.

Jaarverantwoording 2023

61

Programma’s Dit betreft een reserve ten behoeve van de diverse programma’s voor werkzaamheden die in een bepaald jaar niet zijn uitgevoerd, in een later stadium uit te laten voeren. Digitalisering De bestemmingsreserve digitalisering wordt aangehouden om digitaliseringsprojecten uit te kunnen voeren. Egalisatiereserve Dit betreft een fonds om schommelingen tussen het vastgestelde indexeringspercentage en het percentage waarmee het prijspeil van totale lasten van het Zeeuws Archief stijgt te kunnen opvangen. Voorziening beheer en onderhoud gebouw De voorziening beheer en onderhoud gebouw wordt op basis van het MOIP gevormd voor verplichtingen waarvan het waarschijnlijk is dat zij zullen moeten worden afgewikkeld en waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten. De omvang van de voorziening wordt bepaald door de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de betreffende verplichtingen en verliezen per balansdatum af te wikkelen. De voorziening wordt gewaardeerd tegen nominale waarde. Voorziening spaarverlof In de cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties is geregeld dat een werknemer zonder fiscale gevolgen maximaal 3.600 uur verlof mag sparen bovenop het wettelijke verlof waar ze recht op hebben. Dit verlof kan een werknemer op een later moment inzetten voor bijvoorbeeld een sabbatical of om eerder te stoppen met werken.

Voor het gespaarde spaarverlof is een voorziening getroffen die wordt aangewend op het moment dat een medewerker het spaarverlof opneemt. De voorziening wordt gewaardeerd op basis van de daadwerkelijke aantal gespaarde uren. GRONDSLAGEN VOOR DE BEPALING VAN HET RESULTAAT Algemeen De lasten en baten worden toegerekend aan het boekjaar, ongeacht of zij tot uitgaven en ontvangsten in het boekjaar hebben geleid. Winsten worden slechts opgenomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong hebben voor het einde van het boekjaar, worden in de jaarrekening verwerkt indien zij bekend zijn op het moment van opmaken van de jaarrekening. Baten Onder baten worden verstaan de opbrengst van de in het verslagjaar geleverde goederen en diensten, onder aftrek van kortingen en dergelijke. Tevens worden hieronder verstaan de over het verslagjaar verstrekte bijdragen van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, de gemeente Middelburg en de gemeente Veere. Bijzondere baten en lasten Bijzondere baten en lasten vloeien voort uit handelingen en gebeurtenissen die zich onderscheiden van de normale bedrijfsactiviteiten en derhalve van incidentele aard zijn. Pensioenen Het Zeeuws Archief heeft een pensioenregeling. Deze regeling wordt gefinancierd door afdrachten aan een pensioenuitvoerder (ABP).

De pensioenverplichtingen worden gewaardeerd volgens de ‘verplichting aan de pensioenuitvoerder benadering’. In deze benadering wordt de aan de pensioenuitvoerder te betalen premie als last in de winst-en-verliesrekening verantwoord. Jaarverantwoording 2023

62

De dekkingsgraad van het betrokken bedrijfstakpensioenfonds bedraagt op 31 december 2023 volgens opgave van het fonds 110,5%. Op basis van het uitvoeringsreglement heeft de gemeenschappelijke regeling bij een tekort in het fonds geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen anders dan door hogere toekomstige premies. ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR DE RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van het controleprotocol. Dat betekent dat: - De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet; - De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: • Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op door het algemeen bestuur is vastgesteld; • Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn.

Voor over- en onderscheidingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld. • Ten aanzien van het M&O criterium is de nota M&O beleid van onze organisatie leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. -

De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: • Een verantwoordingsgrens van 3 % (zijnde € 239.458) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; • Een rapporteringstolerantie van € 59.864,- is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.

Jaarverantwoording 2023

63

TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2022 ACTIVA VASTE ACTIVA Boekwaarde per 1 januari Aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen Mutaties Investeringen Afschrijvingen

Boekwaarde per 31 december Aanschaffingswaarde Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen

Materiële vaste activa 1.744.697 -1.294.410 450.287 219.564 -153.529 66.036

1.867.073 -1.350.748 516.325

In de cumulatieve aanschafwaarden en afschrijvingen zijn geheel afgeschreven activa niet meer begrepen Afschrijvingspercentages Materiële activa

% 4-10-20

VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

31-12-2023 €

31-12-2022 €

182.949 182.949

357.272 357.272

6.470.173 6.470.173

5.322.972 5.322.972

183.317 243.372 114.699 275.484

135.417 128.272 260.367 470.817

50.030 0 50.030

5.805 0 5.805

0

0

a. Vorderingen op openbare lichamen Vorderingen op openbare lichamen

b. Uitzettingen in 's Rijks schatkist Schatkistrekening

Drempelbedrag is € 1.000.000,- per kwartaal Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen: Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 c. Overige vorderingen Debiteuren Stand per 31 december Af: voorziening voor oninbaarheid

Overige vorderingen

Jaarverantwoording 2023

64

31-12-2023 €

31-12-2022 €

104.939 0 -192 1.233 105.980

112.823 0 -43 2.085 114.864

429 16.545 19.705 9.678 1.369 1.815 0 4.655 39.419 4.395 24.736 0 3.987 974 2.801 379 1.419 132.307

27.879 143.702 0 7.854 564 1.815 46.771 4.257 35.481 2.336 22.252 35.708 3.976 3.624 2.155 2.268 2.008 342.649

Eigen vermogen Algemene reserve Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

181.328 0 0 0 181.328

181.328 0 0 0 181.328

Bestemmingsreserve personeel Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

335.905 0 0 0 335.905

239.905 0 96.000 0 335.905

Bestemmingsreserve behoud Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

209.665 0 0 0 209.665

209.665 0 0 0 209.665

Liquide middelen ING betaalrekening Betalingen onderweg Creditcard Kas

Overlopende activa Nog te ontvangen bijdrage kosten PO en OMC Nog te ontvangen opbrengsten zakelijke dienstverlening Eindafrekening Metamorfoze Indisch erfgoed Nog te ontvangen huur depots en huur kantoorruimte Overig nog te ontvangen bedragen Archief 2020 Vooruitbetaald bouw vitrines expositieruimte Vooruitbetaald huur kopieerapparatuur Vooruitbetaald licenties Vooruitbetaald automatiseringskosten Vooruitbetaald verzekeringen Vooruitbetaald digitaliseringskosten Vooruitbetaald beveiliging Vooruitbetaald personeelskosten Vooruitbetaald arbo Vooruitbetaald abonnementen/contributie Overige vooruitbetaalde bedragen

Jaarverantwoording 2023

65

31-12-2023 €

31-12-2022 €

341.998 0 0 0 341.998

341.998 0 0 0 341.998

952.034 55.857 170.995 0 1.178.886

932.442 19.592 0 0 952.034

198.495 0 0 0 198.495

198.495 0 0 0 198.495

Onverdeeld resultaat

2.335

140.665

Saldo Eigen vermogen

2.448.612

2.360.090

Bestemmingsreserve bedrijfsvoering Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december Bestemmingsreserve programma's en digitalisering Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december Egalisatiereserve Saldo per 1 januari Vastgestelde resultaatverdeling Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

Jaarverantwoording 2023

66

31-12-2023 €

31-12-2022 €

Voorziening Beheer en onderhoud Saldo per 1 januari Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

2.373.373 1.954.787 -1.441.549 2.886.611

1.801.587 1.855.163 -1.283.377 2.373.373

Voorziening verlofsparen Saldo per 1 januari Dotatie Onttrekking Saldo per 31 december

31-12-2023 € 0 84.808 0 84.808

31-12-2022 € 0 0 0 0

Saldo Voorzieningen

2.971.419

2.373.373

25-jarige annuïteitenlening, rentepercentage 6,02% Saldo per 1 januari Aflossing Saldo per 31 december

199.803 -62.748 137.055

258.988 -59.185 199.803

Totaal schulden op lange termijn

137.055

199.803

Voorzieningen

Vaste schulden met een rente-typische looptijd van één jaar of langer Schulden op lange termijn De annuïteitenlening is verstrekt door de nv Bank Nederlandse Gemeenten en is aangegaan op 1 juli 2000. Jaarlijks wordt per 1 juli afgelost.

De langlopende deel (> 5jaar) van de 25-jarige lening bedraagt per 31 december 2023 € nihil. De aflossingsverplichting voor het komende boekjaar bedraagt per 31 december 2023 € 66.525. De resterende looptijd van de annuïteitenlening is 2 jaar De totale rentelast voor deze lening bedraagt over 2023 € 10.139.

Jaarverantwoording 2023

67

31-12-2022 €

31-12-2022 €

0 0

0 0

223.370 223.370

754.556 754.556

119.292 0 4.125 29.562 2.133 15.125 3.481 17.095 0 448 1.064 0 667.189 6.745 866.259

142.273 -5.707 6.014 0 0 14.520 1.428 11.320 2.149 1.038 4.090 5.354 0 1.674 184.153

332.840 332.840

336.881 336.881

3.798 612 54.680 158.871 146.881 57.453 9.600 40.661 5.652 478.208

5.591 612 112.899 0 177.022 72.967 9.600 0 6.303 384.994

VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden

Crediteuren Stand per 31 december

Overlopende passiva Nog te betalen omzetbelasting Nog te betalen vennootschapsbelasting Nog te betalen rentelasten annuïteitenlening Nog te betalen digitaliseringskosten Nog te betalen onderhoudskosten gebouw Nog te betalen accountantskosten Nog te betalen vacatiegeld Nog te betalen energiekosten december Nog te betalen kosten uitzendkrachten Nog te betalen kosten website Nog te betalen inhuur externe bureaus Nog te betalen kosten archiefbank Nog te betalen salariskosten Overige nog te betalen bedragen

De van het Rijk ontvangen voorschotbedragen met een specifiek bestedingsdoel (Werkzaamheden huisvesting)

Cultuur Historisch Fonds Middelburg Tentoonstelling Veere Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Zeeuwse familie Archieven Vooruitontvangen projectgeld Metamorfoze Zeeuwse Ambachtsheerlijkheden Vooruitontvangen projectgeld Lokaal besturen tussen bezetter en burger Vooruitontvangen salarisgaranties Vooruitontvangen zakelijke dienstverlening Vooruitontvangen bijdrage Yara Sluiskil Vooruitontvangen bijdrage NA tbv ontwikkeling RHC's

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen Meerjarige verplichting Het Zeeuws Archief heeft eind 2018 een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De overeenkomst heeft een looptijd van drie jaar en wordt stilzwijgend verlengd. De huur bedraagt € 390.177,- per jaar (prijspeil 2023). Het Zeeuws Archief heeft per 1 juli 2020 een overeenkomst afgesloten voor de huur van printers en kopieermachines. De huurovereenkomst heeft een looptijd van 72 maanden. De huur bedraagt € 14.889 per jaar inclusief btw.

Jaarverantwoording 2023

68

TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING Realisatie 2023 €

2e wijziging begroting 2023 €

Begroting 2023 €

Realisatie 2022 €

57.522 51.533 75 100.061 209.191

57.449 56.457 500 155.713 270.119

50.699 122.954 500 159.054 333.207

51.191 44.326 0 99.731 195.248

Doorbelaste salariskosten

611.103

610.886

700.458

588.280

Totaal lasten programma beheer

820.294

881.005

1.033.665

783.528

-17.461 -43.653 0 -61.114

-19.355 -43.945 0 -63.300

-17.450 -43.625 0 -61.075

-17.393 -43.484 0 -60.877

-61.114

-63.300

-61.075

-60.877

Incidentele baten en lasten

0

0

0

0

Saldo programma beheer

759.180

817.705

972.590

722.651

107.583 101.030 50.626 235.404 116.247 537 611.427

115.277 106.767 54.523 250.792 121.265 0 648.624

4.500 209.311 48.500 273.750 46.318 0 582.379

5.495 61.685 16.397 138.784 125.823 247.004 595.188

Doorbelaste salariskosten

1.389.031

1.409.828

1.282.887

1.372.071

Totaal lasten programma informatie en kennis

2.000.458

2.058.451

1.865.266

1.967.259

-71.158 -71.158

-75.280 -75.280

-20.000 -20.000

-331.877 -331.877

-71.158

-75.280

-20.000

-331.877

0

0

0

0

1.929.299

1.983.171

1.845.266

1.635.382

Programma beheer Lasten Inrichting depot en klimaatbeheersing Conserveren en restaureren Stadhuiscollecties e-Depot

Baten Stadhuiscollectie gemeente Middelburg Stadhuiscollectie gemeente Veere e-Depot

Totaal baten programma beheer

Programma informatie en kennis Lasten Relatiebeheer, inspectie en acquisitie Primair toegankelijk maken Nader toegankelijk maken Digitalisering Dienstverleningsovereenkomsten Zakelijke dienstverlening

Baten Opbrengsten zakelijke dienstverlening

Totaal baten programma informatie en kennis Incidentele baten en lasten Saldo programma informatie en kennis

Jaarverantwoording 2023

69

Programma publieksbereik Lasten programma publieksbereik Infocentrum Website Educatie Externe communicatie

Doorbelaste salariskosten Totaal lasten programma publieksbereik Baten programma publieksbereik Infocentrum Website Educatie Externe communicatie

Totaal baten programma publieksbereik Incidentele baten en lasten Saldo programma publieksbereik

Jaarverantwoording 2023

Realisatie 2023 €

2e wijziging begroting 2023 €

Begroting 2023 €

Realisatie 2022 €

157.511 115.827 7.130 30.247 310.714

157.925 123.712 10.459 22.993 315.088

120.343 123.425 14.000 29.988 287.757

186.315 89.165 4.105 15.542 295.127

983.008

998.007

929.697

900.558

1.293.722

1.313.096

1.217.455

1.195.685

-9.279 0 -2.414 -831 -12.525

-10.250 0 -2.300 0 -12.550

-9.000 0 0 0 -9.000

-9.551 0 -1.661 -956 -12.169

-12.525

-12.550

-9.000

-12.169

0

0

0

0

1.281.198

1.300.546

1.208.455

1.183.516

70

Realisatie 2023 €

2e wijziging begroting 2023 €

Begroting 2023 €

Realisatie 2022 €

-1.566.165 -1.954.787 -50.000 -553.452 -89.296 -159.465 -39.658 -682.257 -121.216 -373.513 -40.364 -38.118 -433.799 -113.757 -282.835 -494.272 -71.284 -55.105

-1.566.164 -1.954.786 -50.000 -553.452 -89.296 -159.465 -39.658 -682.257 -121.216 -373.513 -40.364 -38.118 -433.799 -113.757 -282.835 -494.272 -71.284 -55.105

-1.336.951 -1.761.945 -50.000 -500.785 -79.099 -144.290 -36.204 -695.767 -121.216 -349.744 0 -35.692 -406.193 -103.926 -264.836 -462.818 -64.020 -48.308

-1.388.240 -1.855.163 -150.000 -520.015 -79.099 -149.831 -36.204 -675.502 -121.216 -339.557

-7.119.342

-7.119.340

-6.461.795

-6.666.557

-10.671 -2.603 -781 -1.302 -259 -335 -967 -16.916

-10.670 -2.602 -781 -1.302 -259 -260 -967 -16.841

-9.991 -2.437 -731 -1.219 -242 -244 -905 -15.769

-9.700 -2.366 -710 -1.184 -235 -237 -879 -15.310

-13.342 -39.232 -17.278 -69.852

-13.038 -39.232 -17.278 -69.548

-12.208 -36.735 -16.178 -65.122

-11.853 -35.666 -15.707 -63.226

-189.853

-178.000

0

-16.829

-176.841 -19.713 -246.952 -443.506

-129.568 -20.962 -137.377 -287.907

-76.000 -30.000 -434 -106.434

-59.904 -145.609 4.916 -200.596

0

0

0

-92.682

-7.839.469

-7.671.636

-6.649.120

-7.055.199

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Bijdragen Bijdrage Nationaal Archief Bijdrage Nationaal Archief: huur/beheer en onderhoud Bijdrage DTR/2*€ 50.000+eenmalig € 100.000 Bijdrage Middelburg Bijdrage Middelburg: e-Depot Bijdrage Veere Bijdrage Veere: e-Depot DVO Provincie Zeeland DVO Provincie Zeeland: e-Depot DVO Waterschap DVO Waterschap e-depot DVO Kapelle DVO Terneuzen DVO Terneuzen: e-Depot DVO Vlissingen DVO Schouwen-Duiveland DVO Schouwen-Duiveland: e-Depot DVO Tholen: e-Depot

Depotverhuur Gemeente Middelburg Gemeente Veere VZG Justid Suikerunie Zeeuwse Ombudsman Veiligheidsregio Zeeland

Verhuur kantoorruimte Walcherse archeologische dienst RIAS Art in Print

Rentebaten Rentebaten Overige baten Verrekening BTW Eindafrekening projecten Overige baten en lasten

Incidentele baten en lasten Totaal overzicht algemene dekkingsmiddelen

Jaarverantwoording 2023

-34.653 -394.362 -103.926 -257.123 -449.338 -64.020 -48.308

71

Overzicht overhead Overige personeelskosten Uitzendkrachten Bovenwettelijke uitkering Dotatie voorziening verlofsparen Doorbelaste kosten Verzorging salarisadministratie ARBO Ondernemingsraad Opleidingskosten, incl. reiskosten Bedrijfshulpverlening Reiskosten woon-werkverkeer Inhuur externe bureaus Overige Huur Huur aan Rijksgebouwdienst Huisvestingskosten Onderhoud tuin Onderhoud kantine Zakelijke lasten Gas Electra Water Schoonmaak Beveiliging Huisvestingskosten beheer en onderhoud Onderhoud gebouw en installaties Automatiserings- en licentiekosten Assurantiekosten Dotatie voorziening beheer en onderhoud Onttrekking voorziening beheer en onderhoud Organisatiekosten Huur en onderhoud kantoormachines Kantoorbenodigdheden Telefoon- en portokosten Automatiserings-, internet- en licentiekosten Reisdeclaraties medewerkers Representatiekosten Kosten bestuur Zeeuws Archief Assurantiekosten Accountant Overige inhuur externe bureaus Cultuur historische activiteiten Middelburg Bankkosten Overige

Jaarverantwoording 2023

Realisatie 2023 €

2e wijziging begroting 2023 €

Begroting 2023 €

Realisatie 2022 €

22.416 8.569 0 -15.514 26.388 12.775 653 33.287 6.343 30.194 6.192 35.993 167.296

25.000 16.000 10.000 -15.514 27.500 12.400 1.650 32.084 2.720 28.750 6.600 45.915 193.105

0 16.000 0 -15.648 24.726 9.057 1.650 62.500 6.500 28.819 0 25.100 158.704

0 14.312 0 -16.974 24.878 12.368 0 34.354 4.794 27.837 0 26.775 128.345

390.177 390.177

390.177 390.177

391.758 391.758

380.347 380.347

4.128 10.370 1.009 99.743 112.947 969 110.929 24.000 364.096

4.100 10.250 1.009 103.750 100.000 1000 114.700 26.639 361.448

5.000 8.000 900 113.450 75.950 1.000 103.903 21.355 329.559

3.729 8.978 882 49.439 50.454 803 101.008 20.525 235.816

870.259 1.503 26.873 1.954.787 1.441.549 1.411.873

928.014 1.502 26.450 1.954.786

425.125 1.368 25.504 1.761.945

733.842 1.558 24.386 1.855.163

-1.499.499 1.411.253

-988.955 1.224.987

-1.283.377 1.331.572

16.940 2.675 27.329 168.181 18.371 6.812 7.187 11.212 28.849 2.208 5.708 1.781 8.398 305.649

16.579 3.500 24.319 179.679 15.000 6.000 4.000 11.000 20.000 0 5.899 2.000 8.976 296.952

14.616 3.575 22.700 159.148 7.500 4.000 4.500 9.680 18.000 75.000 5.165 1.900 12.126 337.909

13.752 1.978 21.251 144.237 12.053 5.381 3.372 10.343 25.425 41.960 5.363 1.987 7.849 294.951

72

Realisatie 2023 €

2e wijziging begroting 2023 €

Begroting 2023 €

Realisatie 2022 €

10.139 10.139

10.139 10.139

10.139 10.139

13.810 13.810

14.288 1.502 44.880 1.231 7.371 69.271

14.320 2.148 45.710 1.231 7.135 70.544

13.635 1.295 45.014 1.231 6.849 68.023

14.209 2.584 44.786 2.904 4.859 69.341

Doorbelaste salariskosten

977.960

987.871

861.210

817.096

Totaal overzicht overhead

3.696.462

3.721.489

3.382.287

3.271.277

vennootschapsbelasting Vennootschapsbelasting

0 0

0 0

1.000 1.000

5.707 5.707

Onvoorzien

0

0

10.000

0

173.330

-151.275

-770.478

236.665

0 0 0 170.995 0 0 0 0 0 0

50.000 0 0 170.995 0 0 0 0 -80.000 0

0 0 0 0 0 0 0 0 -87.213 -98.304

0 96.000 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 170.995

-292.270 0 0 0 -151.275

-423.461 -75.000 -86.500 0 -770.478

0 0 0 0 96.000

2.335

0

0

140.665

Rentelasten 25-jarige annuïteitenlening Overige afschrijvingskosten Kantoorinrichting Kantine inrichting Automatisering Software Diverse apparatuur

Totaal saldo van baten en lasten Reserves Dotatie aan algemene reserve Dotatie aan bestemmingsreserve personeel Dotatie aan bestemmingsreserve behoud Dotatie aan bestemmingsreserve programmagelden en digitalisering Dotatie aan bestemmingsreserve bedrijfsvoering Dotatie aan egalisatiereserve Dotatie aan bestemmingsfonds huurbijdrage Onttrekking algemene reserve Onttrekking aan bestemmingsreserve personeel Onttrekking aan bestemmingsreserve behoud Onttrekking aan bestemmingsreserve programmagelden en digitalisering Onttrekking aan bestemmingsreserve bedrijfsvoering Onttrekking egalisatiereserve ivm niet gecomp. huurverhoging Onttrekking aan bestemmingsfonds huurbijdrage

Resultaat

Jaarverantwoording 2023

73

NADERE TOELICHTING OP OVERZICHT BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING In deze toelichting wordt nader ingegaan op de verschillen tussen de realisatie 2023 en de 2e wijziging begroting 2023. Programma beheer De lasten van het programma beheer zijn bij conserveren en restaureren lager omdat de ingehuurde uitzendkrachten minder uur gewerkt hebben dan begroot. Bij het e-Depot zijn de lasten lager omdat de kosten voor een ingehuurde trainee per 1 oktober verschoven zijn naar de salarislasten. Daarnaast schuiven de lasten voor de verschillende werkzaamheden voor de verdere implementatie van het e-Depot en het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten door naar 2024. Programma informatie en kennis De lasten voor primair toegankelijk maken zijn lager omdat er minder grote werkopdrachten aan De Ree zijn opgedragen dan begroot. Voor wat betreft de lasten voor nader toegankelijk zijn er geen credits aangeschaft voor Transkribus en het inhuren van De Ree voor bepaalde bewerkingsacties op het gebied van beeld. De lasten voor digitalisering zijn lager dan begroot omdat het aantal daadwerkelijk gemaakte scans lager was dan begroot. De lasten voor dienstverleningsovereenkomsten zijn lager dan begroot door minder schoonmaakkosten op de locaties Zierikzee, Terneuzen en Vlissingen en minder ingekocht materiaal voor conservering en restauratie. Ook zijn er geen automatiseringskosten gemaakt.

De opbrengsten voor zakelijke dienstverlening zijn lager omdat materiële verzorging van een project naar 2024 is doorgeschoven. Programma publieksbereik De lasten voor de website zijn lager dan begroot door lagere kosten voor werkzaamheden aan de website zelf. De lasten voor externe communicatie zijn hoger dan begroot door extra aanschaf van promotiemiddelen. Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen zijn hoger dan begroot door eenmalige extra baten: • In 2022 is overlegd met de belastinginspecteur over de optimalisatie van de BTW-positie. Dit heeft in februari 2023 geresulteerd in toegezegde teruggaven over de jaren 2017 en 2019. In 2023 zijn ook de teruggaven over de jaren 2018, 2020, 2021 en 2022 berekend. Dit heeft geresulteerd in een teruggave van € 316.188,-, terwijl in de begroting rekening is gehouden met € 200.000,• Door de nieuwe afspraken met de belastinginspecteur over de BTW-positie is duidelijk geworden dat het Zeeuws Archief ongeveer 40% van de 21% betaalde BTW kan terugvorderen. In 2023 heeft dit geresulteerd in een bedrag van € 176.841,-. In de begroting was rekening gehouden met een lager percentage en een lager bedrag nl. € 129.567,Daarnaast zijn de rentebaten ongeveer € 10.000 hoger dan begroot. Vorig jaar ontving het Zeeuws Archief over heel 2022 € 16.829 rente en in 2023 € 189.853.

Overige personeelskosten De overige personeelskosten zijn lager dan begroot omdat er geen dotatie aan de voorziening verlofsparen gedaan hoeft te worden omdat het saldo van de voorziening voldoende is voor het aantal verlofspaaruren dat daadwerkelijk is gespaard tot en met 31 december 2023. Verder liep de Jaarverantwoording 2023

74

uitbetaling van een bovenwettelijke uitkering eerder af dan begroot. Daarnaast zijn de overige personeelskosten lager dan begroot omdat het werven van personeel via een bepaald bedrijf niet plaats heeft gevonden. Salarislasten Ten opzichte van de 2e wijziging begroting zijn de totale salarislasten ongeveer € 50.000,- lager dan begroot. Dit komt met name door medewerkers die uit dienst zijn gegaan en niet direct vervangen konden worden. De totale salarislasten bedragen in 2023 € 3.958.632,-. Deze zijn verdeeld over de drie programma’s en over overhead. Begroot was een bedrag van € 4.006.591,-.

Jaarverantwoording 2023

75

WET NORMERING TOPINKOMEN Per 1 januari 2013 is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector in werking getreden. Bij het Zeeuws Archief is voor de topfunctionaris en overige medewerkers geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Hetzelfde geldt voor de leden van het algemeen en dagelijks bestuur: naam

functie

beloning plus beloningen belastbare betaalbaar onkostenvergoeding op term ijn* en 2023 2023

Totaal

Individueel toepasselijke bezoldigingsm axim um

2023

2023

beloning plus beloningen belastbare betaalbaar onkostenvergoeding op term ijn* en 2022 2022

Totaal

2022

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

€

22.300

n.v.t.

n.v.t.

lid AB

2.102

n.v.t.

n.v.t.

€

22.300

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t

lid AB en DB

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

€

22.300

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

€

2.599

n.v.t. €

2.599

€

22.300 €

1.428

n.v.t. €

1.428

€

3.706

n.v.t. €

3.706

€

33.450 €

1.944

n.v.t. €

1.944

€

166.558

€ 189.999

€

223.000 €

117.020

R. Schonis

lid AB

E. Smit

lid AB en DB

M.M.D. Vermue Schouw ernaar F.W. Weisglas

lid AB

A.J. Koppejan

voorzitter AB en DB

J.L. Kool Blokland

directeur

€

23.442

*Betreft w erkgeversdeel pensioenvoorziening

De duur en omvang van het dienstverband van de directeur was van 1-1-2023 t/m 31-12-2023 o.b.v. 1,0 fte.

€

23.012

n.v.t

€ 140.032

RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en financiële verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 11 december 2023 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 239.458.

Bevinding Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

VASTSTELLING VAN DE JAARREKENING Deze jaarrekening is opgesteld door het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief en wordt vergezeld van een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het dagelijks bestuur van het Zeeuws Archief heeft de jaarverantwoording tijdens de vergadering 27 maart 2023 behandeld en naar de partners van de regeling gestuurd.

RESULTAATBESTEMMING Regeling resultaatbestemming Artikel 22 van de gemeenschappelijke regeling van het Zeeuws Archief bepaalt dat een batig saldo kan worden bestemd voor vorming of toevoeging aan de reserve. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord door de raden van de gemeenten en de minister. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdragen uitgekeerd aan de gemeenten en de minister. In de gewijzigde regeling ‘Zeeuws Archief’ staat in artikel 22 lid 1 dat de reserve in enig jaar niet meer bedraagt dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen en in artikel 22 lid 3 dat het negatief eigen vermogen in enig jaar niet meer bedraagt dan vijf procent van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten van dat jaar. Voorstel bestemming van het resultaat 2023 • Gezien het behaalde resultaat vóór bestemming stelt het dagelijks bestuur voor niet te onttrekken aan de bestemmingsreserve personeel en de bestemmingsreserve programmagelden, zoals was opgenomen in de 2e wijziging begroting 2023. Evenmin wordt gedoteerd aan de algemene reserve, zoals was opgenomen in de 2e wijziging begroting 2023. •

Het dagelijks bestuur stelt voor het positieve saldo van € 2.335,- als volgt te verdelen: Toevoegen aan de algemene reserve een bedrag van € 2.335,-

Jaarverantwoording 2023

78

CONTROLEVERKLARING ACCOUNTANT

Jaarverantwoording 2023

79

Moore DRV Stationspark 28 4462 DZ Goes Postbus 117 4460 AC Goes T E

+31 113 200900 goes@moore-drv.nl

www.moore-drv.nl

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: het algemeen bestuur van gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief

Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2023 van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief te Middelburg gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van zowel de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2023 alsmede van het vermogen van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief op 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De jaarrekening bestaat uit: 1. het overzicht van baten en lasten over 2023; 2. de balans per 31 december 2023; en 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen, waaronder de rechtmatigheidsverantwoording van het algemeen bestuur over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties over 2023. De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 11 december 2023 en het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) vallen.

Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta)40 , de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Informatie ter ondersteuning van ons oordeel Wij hebben onze controlewerkzaamheden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en bij het vormen van ons oordeel hierover. Onderstaande informatie ter ondersteuning van ons oordeel en onze bevindingen moeten in dat kader worden bezien en niet als afzonderlijke oordelen of conclusies. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 78.109. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado .