22-118 Bijlage 1. Ingekomen stukken commissie MZ

•

Informatieveiligheid en privacy Zoals in de paragraaf Versterking bedrijfsvoering & Ondersteuning Bestuur en Directie en impact op formatie is beschreven is de inzet van een Functionaris Gegevens Bescherming noodzakelijk. Vanwege de toezichthoudende rol en complicerende factor van de verwerking van medische gegevens wordt gekozen om deze dienstverlening extern in te huren. Op basis van ervaringscijfers is 50.000 euro nodig voor de inzet van een Functionaris Gegevensbescherming 8. € 50.000 inhuur (Functionaris Gegevensbescherming)

•

Hybride thuiswerkbeleid Met de coronapandemie heeft thuiswerken in Nederland een vlucht genomen. Bij GGD Zeeland was de norm: werk thuis, tenzij. Daardoor heeft de organisatie allerlei voorzieningen moeten treffen om daaraan te voldoen met als kader de Arbo-wetgeving. Om gestructureerd en volgens 40

een kader medewerkers te faciliteren is het thuiswerkbeleid opgesteld. Daarin is beschreven hoe we medewerkers faciliteren in het werken, thuis- en ook op kantoor. Het thuiswerkbeleid dat hiervoor is opgesteld is conform de regeling zoals die ook in de meeste gemeenten wordt gehanteerd. De noodzakelijke investering voor het thuiswerken waarin werkplekken voldoen aan de Arbo-eisen leidt tot een incidentele onttrekking in 2022 aan de algemene reserve van de GGD van € 122.500 (onder voorwaarde dat vanuit het jaarresultaat 2021 minimaal € 122.500 aan de algemene reserve toegevoegd wordt). De structurele lasten zijn jaarlijks € 10.400. Het uitgangspunt daarbij is een maximale vergoeding voor een thuiswerkplek van € 700 eenmaal per 7 jaar. 9. € 10.400 hybride thuiswerkbeleid •

Voorziening vormen voor verlofsparen

In de CAO gemeenten 2021/2022 en CAO VVT/ SGO is de mogelijkheid geboden aan het personeel om verlof te sparen van de 6 bovenwettelijke dagen die per persoon worden toegekend. Aangezien er bij verlofsparen sprake is van arbeidskosten gerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare opbouw en daarmee ook onvoorspelbare afbouw kennen dient een voorziening te worden gevormd minimaal vanaf 2022. De voorziening wordt bepaald naar de situatie per december 2022 en is nu nog moeilijk te schatten. Om die reden is PM opgenomen. 10. PM Voorziening vormen voor verlofsparen

Samenvatting materiële wijzigingen Bedrijfsvoering en overhead NR

Omschrijving

1

Implementatie wet open overheid- wet elektronische publicaties en de wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer Nieuwe archiefwet Hotspot Corona Management informatievoorziening BIO en NEN 7510 Exploitatie en onderhoudsbijdrage aan de Stichting GGE Abonnementen mobiele telefonie Functionaris Gegevensbescherming Hybride thuiswerkbeleid Voorziening vormen voor verlofsparen TOTAAL

2 3 4 5 6 7 8 9 10

Bedrag incidenteel P.M

Bedrag structureel P.M

P.M P.M P.M € 10.000 € 37.850

P.M P.M P.M P.M P.M € 15.450 € 50.000 € 10.400 P.M € 75.850

P.M € 47.850

3.3 Begrotingstekort Programmabegroting 2023-2026

In de programmabegroting 2023-2026 zijn volgende begrotingstekorten vermeld. GGD Resterend begrotingstekort GGD in deze Programma begroting

2023

2024

2025

2026

€ 117.741

€ 23.930

€ 19.405

In deze begrotingswijziging dragen we oplossingen aan voor de (meerjarige) tekorten.

41

De tekorten zijn veroorzaakt door: 1. De schommelingen in de kosten voor de 4-jaarlijkse Monitoren Jaarlijks is in de begroting 2023 en verder € 30.000 opgenomen als structurele lasten voor de Jeugd Monitoren en volwassenen/ouderen Monitoren. De monitoren jeugd en volwassenen/ ouderen verschijnen met een cyclus van 4 jaar (2024, 2028 etc.). In de begroting 2024 is voor € 90.000 lasten monitoren opgenomen. Dus naast genoemde structurele last van € 30.000 een incidentele ophoging van €60.000. Dit incidentele bedrag maakt zoals eerder benoemd deel uit van het begrotingstekort van €118.000 van 2024. 2. Schommelingen in de afschrijvingslasten De schommelingen ontstaan door de gehanteerde uitgangspunten in de begroting t.a.v. vervangingsinvesteringen. Deze uitgangspunten zijn: • Vervangingsinvesteringen vinden plaats in het boekjaar (vanaf 1 januari) aansluitend op het laatste afschrijvingsjaar (dat eindigt op 31-12). • Afschrijvingslasten starten per 1 januari in het boekjaar volgend op het jaar van investeren. Het gevolg van deze werkwijze is dat er ‘’gaten’’ in de afschrijvingslasten ontstaan omdat in het jaar van vervanging de afschrijvingslasten nihil zijn. Dit maakt dat de situatie kan ontstaan dat 2023 en verder de afschrijvingslasten pieken vormen die niet (incidenteel) gedekt zijn.

Voorstel Om geen verhoging van de gemeentelijke bijdragen te vragen voor het wegwerken van bovenstaande tekorten, stellen we voor: - Vanaf 2023 het AB voor te stellen een bestemmingsreserve in te stellen voor de monitoren met een jaarlijkse structurele toevoeging van € 30.000 ten laste van een exploitatieresultaat. - In 2024 incidenteel ten laste van de algemene reserve € 60.000 aan te wenden richting bestemmingsreserve. - Het investerings- en afschrijvingsplan te herzien met aanpassing van bijbehorende verordeningen.

42

4. Administratieve wijzigingen Gelijk met het organisatorisch ‘de basis op orde brengen’ is het voornemen om ook de administratieve basis verder op orde te maken. Dit vraagt om een aantal administratieve en budgettair neutrale wijzigingen. De meesten hiervan hebben een wettelijke basis en/of betreffen het op een andere wijze alloceren van middelen. Tevens wordt er een aantal optimalisaties aangekondigd die geen impact hebben. 4.1 Administratieve mutaties

Het afgelopen jaar is vastgesteld op basis van de richtlijnen BBV de administratie anders te gaan inrichten. Het gaat hier om de volgende verschuivingen: Personele kosten van Overhead naar WPG €680.212. Het BBV schrijft voor dat kosten applicatiebeheerders en software voor een specifieke taak worden begroot en verantwoord op het betreffende taakveld. Daarmee moet een deel van de loonkosten van functioneel beheer toegerekend worden aan programma WPG. Medewerker Front & backoffice: vervult een taak die zowel direct klantcontact behelst als een ondersteunende rol kent. Volgens BBV dient hier dan ook naar rato een uitsplitsing te worden gemaakt, dit komt neer op 1/3 overhead (tot nu toe volledig onder het programma Overhead verantwoord) en 2/3 WPG. Strategisch Beleidsadviseur: tot nu toe opgenomen in het programma Overhead, volgens BBV echter behorende bij het primaire proces. Materiële kosten van Overhead naar WPG €253.374 Softwaresystemen die rechtstreeks ingezet worden op het primaire proces moeten verantwoord worden in het primaire proces. Voor KD+ licenties (Kinddossiers JGZ) wordt daardoor € 201.000 van Overhead verantwoord onder WPG. Onder overhead was € 50.000 geraamd, welke is bestemd voor activiteiten binnen het programma WPG. Dit bedrag wordt overgeboekt. Personele kosten van WPG naar Overhead € 41.683.

De kosten van de data-analist dienen volgens BBV-regelgeving als overhead te worden genoteerd. Materiele kosten van diverse programma’s naar Overhead € 2.840. In de handreiking BBV is expliciet benoemd dat ‘’Vergoedingen en toelagen betreffende bedrijfsvoering piketten (facilitair, ICT, BHV, EHBO) vallen onder de definitie van overhead’’, daarom zullen we de kosten van BHV vergoedingen ten laste van Overhead (bedrijfsvoering) verantwoorden in plaats van ten laste van het primair proces.

Samenvatting administratieve mutaties Functie /item

Huidig programma

Nieuw programma

fte

Bedrag

Medewerker FB

Overhead

WPG

0,7

€ 56.663

Senior FB

Overhead

WPG

0,7

€ 47.392

FB business intelligence

Overhead

WPG

0,5

€ 39.617

Medewerker front & back office

Overhead

2/3 WPG

3,8

€ 199.934

Strategisch beleidsadviseur

Overhead

WPG

3,0

€ 336.606

43

Functie /item

Huidig programma

Nieuw programma

fte

Bedrag

SUBTOTAAL PERSONELE KOSTEN

Overhead

WPG

8,7

€ 680.212

KD+ licenties

Overhead

WPG

€ 201.000

Activiteiten budget WPG

Overhead

WPG

€ 52.374

SUBTOTAAL MATERIELE KOSTEN

Overhead

WPG

€ 253.374

Data analist

WPG

Overhead

0,6

€ 41.863

SUBTOTAAL PERSONELE KOSTEN

WPG

Overhead

0,6

€ 41.863

BHV vergoeding

WPG + Veilig Thuis

Overhead

SUBTOTAAL MATERIELE KOSTEN

WPG+VT

Overhead

€ 2.840 -

€ 2.840

Piket en FG verrichtingen

WPG (opgenomen WPG (niet meer opgenomen in 3,5 € 293.000 in loonkosten van loonkosten formatie maar als de formatie ) kosten piket en verrichtingen) Administratieve wijzigingen leiden tot verschuivingen tussen programma’s waardoor kosten op de correcte administratieve plaats staan. Deze verschuivingen leiden op geen enkele wijze tot een verhoging van de gemeentelijke bijdragen.

4.2 Allocatie algemene dekkingsmiddelen

Hoewel de Algemene dekkingsmiddelen wettelijk geen vooraf bepaald bestedingsdoel kennen (en daarmee vrij aanwendbaar zijn), willen we deze vanaf 2023 nader alloceren. Dat zorgt intern voor meer grip. Tevens in de verantwoording een betere duiding. Voorgesteld wordt om de volgende onderdelen die in de begroting momenteel opgenomen zijn in de Algemene dekkingsmiddelen in het vervolg te verantwoorden onder de specifieke programma’s zoals hieronder weergegeven. Algemene dekkingsmiddelen WPG Gem projecten Verwijsindex BDU uniform Rijksvaccinatieprogramma BDU maatwerk Toezicht WMO MBO ziekteverzuim

Veilig Thuis Veilig Thuis radarfunctie

Specifiek Programma WPG algemeen WPG kostenplaats gem projecten WPG kostenplaats verwijsindex WPG algemeen WPG kostenplaats RVP WPG algemeen WPG (kostenplaats toezicht WMO) WPG (kostenplaats aanvullende diensten ) Subtotaal WPG (91%) Veilig Thuis Veilig Thuis Subtotaal Veilig Thuis (9%)

Gemeentelijke bijdrage GGD excl. IJZ

44

2023 (P) € 7.448.379 € 122.759 € 129.635 € 7.085.466 € 785.409 € 455.100 € 30.137 € 67.457 € 16.124.342 € 1.420.567 € 173.787 € 1.594.354 € 17.718.696

5. Financiële impact 1e begrotingswijziging 2023 In dit hoofdstuk wordt de financiële impact van de 1e begrotingswijziging uitgewerkt. 5.1. Context 1e begrotingswijziging vs. begroting 2023-2026

In de begroting 2023-2026 is gevraagd om structureel hogere gemeentelijke bijdrage. Door structurele compensatie vanaf 2023 van onder meer de exogene factoren 2019 t/m 2022 (naast compensatie MRU bus) is het initiële begrotingstekort aanzienlijk teruggebracht. Een voorstel voor het oplossen van het tekort is toegelicht in paragraaf 3.3.

Begrotingstekort Verhoging gem. bijdrage Begrotingstekort na verhoging

2023

2024

2025

2026

€ 619.618 € 619.618

€ 737.359 € 619.618

€ 643.548 € 619.618

€ 639.023 € 619.618

-

€ -117.741

€ -23.930

€ - 19.405

5.2. Reservepositie

De algemene reservepositie van de gemeenschappelijke regeling is teruggelopen, omdat voor met name financiering van de inrichting van de tijdelijke hulpstructuur en Veilig thuis in eerste instantie een beroep is gedaan op de algemene reserve. In onderstaande tabel is te zien dat de algemene reserve is teruggelopen: • Onttrekking i.v.m. tijdelijke hulpstructuur € 244.000 (boekjaar 2021) • Onttrekking i.v.m. bij Veilig Thuis oplopende wachtlijsten € 261.000 (boekjaar 2020) Verloop algemene reserve GGD Stand eind boekjaar

2019

2020

2021

€ 655.948

€ 452.624

€ 243.996

Een gemeenschappelijke regeling heeft in principe alleen een algemene reserve nodig om fluctuaties in bedrijfsresultaten op te vangen. Dit om niet voor elk negatief exploitatieresultaat verhoging van gemeentelijk bijdragen aan de deelnemers te moeten vragen en om ook incidentele tegenvallers/ incidentele zaken uit te kunnen bekostigen. De reservepositie is echter dusdanig verslechterd dat de accountant (ten aanzien van het jaarverslag 2021) constateert dat de financieringspositie verbetering behoeft. Dit lijkt haaks te staan op de positieve exploitatieresultaten die in de afgelopen jaren zijn gerealiseerd. Deze positieve exploitatieresultaten (voor 2019 t/m 2021 resp. € 620.738; € 83.982 en € 346.806) zijn echter voornamelijk veroorzaakt door incidentele zaken en om die redenen verklaarbaar: • 2021: € 264.000 Veilig Thuis (de toekenning van het subsidie pas in de loop van 2021 heeft ertoe geleid dat niet alle vacatures tijdig konden worden ingevuld) • 2020: € 84.000 lagere besteding door gemeenten • 2019: € 621.000 hogere opbrengsten op de markttaken, massavaccinaties en (niet gemeentelijke) projecten. NB. In 2020 is € 521.000 terugbetaald aan gemeenten over dit boekjaar 2019.

De kern van bovenstaande punten is dat we als organisatie kwetsbaar zijn en door gebrek aan financiële ruimte niet in staat volgens een reële professionele standaard ons werk uit te voeren op basis van wetgeving en gemaakte afspraken. Zonder versterking blijft de organisatie in de breedte te kwetsbaar en kunnen bestuurlijke risico’s niet meer gemitigeerd worden.

45

5.3. Totaal overzicht 2023

De samenvatting van de formatieve en financiële impact uit de hoofstukken 1 t/m 3 om de basis op orde te brengen is vertaald in fte en euro (structureel en incidenteel): Onderdeel Personele wijzigingen leidinggevenden & ondersteuning directie Personele wijzigingen primair proces Personele wijzigingen bedrijfsvoering Ouderschapsverlof en ziektevervanging Materiele wijzigingen primair proces Materiele wijzigingen bedrijfsvoering Subtotaal (structureel)

fte

Categorie

Bron:

8,00

859.854 Structureel Hoofdstuk 1.4

7,59

471.117 Structureel Hoofdstuk 2.1

8,24

641.220 Structureel Hoofdstuk 2.2

-

326.312 Structureel Hoofdstuk 2.3

-

66.700 Structureel Hoofdstuk 3.1

-

75.850 Structureel Hoofdstuk 3.2

23,83 2.441.053

Personele wijzigingen bedrijfsvoering Materiele wijzigingen primair proces Materiele wijzigingen bedrijfsvoering Subtotaal (incidenteel) Totaal (structureel en incidenteel)

Euro

2,00

134.546 Incidenteel Hoofdstuk 2.2

-

24.000 Incidenteel Hoofdstuk 3.1

-

47.850 Incidenteel Hoofdstuk 3.2

2,00

206.396

25,83 2.647.448

5.4. Verhoging gemeentelijke bijdrage

Wat betekent deze voorgestelde begrotingswijziging 2023 voor de totale gemeentebegroting: • De voorgestelde begrotingswijziging van € 2.647.448 (€ 206.396 incidenteel + € 2.441.053 structureel) betreft een verhoging van circa 15% ten opzichte van de gemeentelijke bijdrage in de vastgestelde primaire begroting 2023 van de GGD. • De totale gemeentelijke bijdrage 2023 komt daarmee op € 20.366.144 Dit is circa 1,3% - 2,5% van de totale lasten (2022) van de gemeentelijke begrotingen. Deze begrotingswijziging betekent per gemeente op basis van de verdeelsleutel inwoneraantal voor 2023 het volgende: Gemeentelijke bijdragen GGD

Borsele

inwoner 1e begrotings- 1e begrotings- Totaal jaarlijks aantal wijziging 2023 wijziging 2023 bijdrage 2023 STRUCTUREEL primaire INCIDENTEEL STRUCTUREEL (G) begroting 2023 1.096.928 22.818 12.220 144.525 1.253.673 1.241.453

Goes

1.755.832

38.594

20.669

244.447

2.020.948

2.000.279

Hulst

1.188.448

27.575

14.767

174.655

1.377.870

1.363.103

Kapelle Middelburg Noord-Beveland

Totaal bijdrage 2023 (P) STRUCTUREEL

626.775

12.882

6.899

81.592

715.266

708.367

2.358.047

48.964

26.222

310.129

2.694.398

2.668.176

316.879

7.581

4.060

48.017

368.956

364.896

46

Gemeentelijke bijdragen GGD

Reimerswaal

inwoner 1e begrotings- 1e begrotings- Totaal jaarlijks aantal wijziging 2023 wijziging 2023 bijdrage 2023 STRUCTUREEL primaire INCIDENTEEL STRUCTUREEL (G) begroting 2023 1.203.579 22.896 12.262 145.019 1.360.860 1.348.598

Schouwen-Duiveland

1.488.791

34.065

18.243

215.761

1.722.795

1.704.552

962.980

23.166

12.406

146.729

1.122.115

1.109.709

Terneuzen

2.429.553

54.463

29.167

344.959

2.803.679

2.774.512

Tholen

1.306.939

26.085

13.969

165.218

1.486.126

1.472.157

Veere

983.853

21.953

11.757

139.046

1.134.656

1.122.899

Sluis

Totaal bijdrage 2023 (P) STRUCTUREEL

Vlissingen

2.000.092

44.358

23.755

280.955

2.304.802

2.281.047

Totaal

17.718.696

385.400

206.396

2.441.053

20.366.144

20.159.748

De jaarlijkse structurele bijdrage komt uit op € 52,31 per inwoner. Benchmark 2019: hoogste € 67,35, laagste € 5,07; dit betreft een niet te vergelijken indicator, omdat de taken en omvang van de 25 GGD’en erg uiteen lopen. Zo zit bij ons de JGZ bij de GGD en dat is niet overal het geval. Omdat GGD Zeeland de op twee na kleinste GGD regio van Nederland is, worden in absolute zin de afwijkingen nog verder versterkt.

47

6. Evaluatie begrotingswijziging 2023 “Basis op orde" Regulier wordt in de P&C-cyclus gerapporteerd over gerealiseerde formatie/bezetting uit deze begrotingswijziging, over ziekteverzuim en over uitputting van de toegekende budgetten. In Q2/Q3 van 2023 wordt een plan van aanpak voorgelegd aan het bestuur met criteria om de evaluatie van de gerealiseerde effecten/resultaten van deze begrotingswijziging uit te voeren in Q3 van 2024. De uitkomsten vormen input voor de begroting 2026 (oplevering begroting 2026 is april 2025). Deze evaluatie leidt mogelijk tot bijstelling. Het zal niet altijd mogelijk zijn door middel van harde indicatoren inzicht te verstrekken in de daadwerkelijke effecten per functie, wel moet inzichtelijk worden in welke mate de knelpunten in totaliteit zijn opgelost en de genoemde risico's in deze begrotingswijziging zijn gemitigeerd. De evaluatie wordt ter besluitvorming aan het Algemeen Bestuur aangeboden in december 2024.

48

01 September 2021

Opbrengst werkgroep beleid en begroting

Inleiding De begroting 2022-2025 laat een tekort zien, deze is structureel van aard. Volgens de BBV-normen is dit niet toegestaan en kan dit er toe leiden dat GGD Zeeland onder toezicht zal komen te staan. Er moet een plan gemaakt worden om het tekort op te lossen. Om deze reden zijn er 4 opdrachten geformuleerd die als basis kunnen dienen voor dit plan. Dit voorstel gaat over de opdracht beleid en begroting. Voor deze opdracht is de situatie per thema/onderwerp in beeld gebracht. Welke taken voeren wij uit, zijn dit wettelijke taken en is de GGD verplicht deze taken uit te voeren.. Daarnaast is er gekeken naar de omstandigheden waaronder deze taken moeten worden uitgevoerd. Hoe stevig staat de taak, waar zitten kwetsbaarheden, waar liggen kansen/verbeterpunten en wat levert het de GGD op? Dit document is gebaseerd op de verzamelde informatie per thema. In totaal zijn 25 thema’s in beeld gebracht. De omvang van de thema’s en de impact op de organisatie is verschillend. Per thema is in kaart gebracht hoe het zit met de inhoudelijke deskundigheid, de beschikbaarheid van personeel en de financiële situatie. Deze informatie is per onderdeel gewogen en ingedeeld in een categorie naar kwetsbaarheid. Op basis hiervan is per thema een eindoordeel bepaald en is een advies gegeven. Deze informatie is te lezen in bijgevoegd Excelbestand.

De wijze waarop de weging is gedaan is te lezen in bijlage 1. In deze discussienota wordt er een overkoepelend beeld geschetst. Naast de informatie uit de matrix, is dit beeld gebaseerd op de ervaringen van de strategisch beleidsadviseurs.

Beeld op basis van inventarisatie De risicoanalyse van de 25 onderwerpen/thema’s waar de GGD op inzet levert op basis van het eindoordeel per thema het volgende beeld op: Categorie Geen direct risico/ mogelijk kansen Kwetsbaar: op termijn aandacht voor nodig Risico: gelijk aandacht nodig

Aantal 8 10 7

Meeste thema’s kwetsbaar of risico Slechts een derde van de taken is aan te merken als geen risico. Er is slechts één onderwerp die op alle onderdelen positief scoort (groen). Tegelijkertijd betekent dit niet dat hier helemaal geen knelpunten worden ervaren. Deze beoordeling is gedaan op basis van een analyse van de beschikbare informatie over de taak in combinatie met de wijze waarop deze is georganiseerd. De mening van het team zelf is hierin niet meegenomen. GGD Zeeland voert een groot palet aan taken uit. Sommige van deze taken zijn wettelijke taken voor gemeenten, hiervan moet een deel verplicht bij een GGD worden belegd. Daarnaast voert GGD Zeeland taken uit die geen directe wettelijke basis hebben.

01 September 2021 Grondslag taak Wettelijk niet verplicht bij GGD Wettelijk verplicht bij GGD Niet wettelijk

Aantal 8 10 7

Meeste risico’s bij wettelijke taken die niet bij de GGD hoeven te worden belegd. In onderstaande tabel zijn de risico’s per grondslag in beeld gebracht. Dit laat zien dat de meeste risico’s zitten in de wettelijke taken die niet verplicht bij de GGD moeten worden belegd. De enige uitzondering hierop is de uitvoering van de JGZ (inclusief RVP). In de praktijk staat de uitvoering van de JGZ wel degelijk onder druk. Toch is deze taak niet als kwetsbaar of risico benoemd, juist omdat hier kansen lijken te liggen binnen de huidige kaders. Grondslag taak Wettelijk niet verplicht bij GGD Wettelijk verplicht bij GGD Niet wettelijk

Geen direct risico 2 3 3

Kwetsbaar 2 5 3

Risico 4 2 1

Geen risicobeheersing Er zijn geen maatregelen voor risicobeheersing genomen. Geen specifieke per onderwerp en ook geen algemene aanpak die gevolgd kan worden als risico's zich voordoen. Als een risico op een onderwerp zich voor doet, wordt deze ad hoc opgepakt. Gezien het aantal onderwerpen dat kwetsbaar is of die risicovol zijn, is het wel wenselijk deze beheersmaatregelen te hebben. Indien er geen risicobeheersmaatregelen op een onderwerp nodig zijn, zou dit expliciet zo besloten moeten worden. Geen grote Quickwins op inhoud Op basis van de analyse op de thema’s1 komen er geen grote quickwins naar voren. Daar waar de keuzeruimte zit, zijn vaak ook de onderdelen die een positieve financiële bijdrage leveren aan de GGD. Het stoppen van deze taak maakt dan de financiële opgave juist groter (nog los van de frictiekosten om een taak te stoppen). Ook zou juist een investering in deze taken meer financiële ruimte voor de GGD op kunnen leveren. De enige onderwerpen waar mogelijk ruimte zit zijn de JGZ en inspectie kinderopvang. Op het JGZ vraagstuk zit al een project dat moeizaam verloopt. Veel (directe) risico’s Op 7 thema’s zijn er risico’s die direct aandacht vragen. Op sommige wordt al (langere) tijd ingezet. Toch zijn deze nog niet opgelost of zijn er onvoldoende beheersmaatregelen genomen.

Focus op het resultaat De afgelopen jaren zijn er stappen gemaakt in de begroting om van het denken in activiteiten over te gaan naar het denken in resultaten. Dit proces is nog in ontwikkeling. Tijdens deze inventarisatie blijkt nog maar eens dat het denken in resultaten nog geen gemeen goed is in onze organisatie. Weten regelgeving laten veel ruimte voor invulling en interpretatie. De uitvoering in onze organisatie is 1

Matrix met bevindingen per thema

01 September 2021 nog vooral gebaseerd op het continueren van taken zoals deze altijd werden gedaan. Er zijn nog maar beperkte stappen gezet om meer te denken over wat de uitvoering nu eigenlijk op moet leveren. Dit maakt het lastig een uitspraak te doen of een taak met minder ook kan. Het gesprek zou in eerste instantie dan ook vooral moeten gaan over het gewenste resultaat. De noodzakelijke uitvoering is dan volgend. Als er wordt gedacht vanuit de uitvoering van de individuele taak, bestaat het risico dat vooral gekeken wordt waar de uitvoering omlaag kan. Besluitvorming hierover zou altijd gebaseerd moeten zijn op het te behalen resultaat. Objectief of subjectief? Voor de inventarisatie is gekeken naar de beschikbare documenten over deze onderwerpen, zoals wet- en regelgeving, interne (beleids)stukken, besluiten van het MT, financiële gegevens en informatie over formatie en bezetting. Dit wordt voor dit traject beschouwd als objectieve informatie. Met name de financiële informatie en de informatie over formatie en bezetting zijn een momentopname. De inhoud van deze informatie is continue aan veranderingen onderhevig. Daarom kunnen er verschillen zitten in de uitkomsten van de verschillende werkgroepen in het kader van grip op begroting.

De inschatting of een thema of onderwerp op bepaalde punten of als geheel kwetsbaar is, is een inschatting van de strategisch adviseurs, dit geldt tevens voor het advies dat per onderwerp gegeven is.

Benchmark 2019 In 2019 is de twee jaarlijkse benchmark tussen de 25 GGDen uitgevoerd. In deze benchmark worden GGDen met elkaar vergeleken op verschillende inhoudelijke en organisatorische thema’s. Ondanks de GGDen verschillend zijn georganiseerd en verschillende taken uitvoeren, geeft deze benchmark wel aan aantal opvallende punten weer die aansluiten bij de inventarisatie op de 25 onderwerpen. Het betreft de volgende punten: -

Relatief gezien staat GGD Zeeland met het aantal Epidemiologen per 100k inwoners op een gedeelde laatste plaats (0,31 ten opzichte van 0,73 gemiddeld). Zit het aantal fte gezondheidsbevordering (APG) met 1,00 per 100k inwoners ruim onder het landelijk gemiddelde van 1,37. Scoort Zeeland op de leefstijlonderwerpen bij de jeugd slechter dan het landelijk gemiddelde (roken, alcohol gebruik en overgewicht). Scoren ouderen hun ervaren gezondheid net onder het landelijk gemiddelde. Zit het aantal fte MMK met 0,36 per 100k inwoners onder het landelijk gemiddelde van 0,43.

Omdat GGD Zeeland de op twee na kleinste GGD regio van Nederland is, worden in absolute zin al deze effecten worden nog verder versterkt als gekeken wordt naar het totaal aantal fte op deze onderwerpen. De JGZ wijkt af van dit beeld: -

Zo zit GGD Zeeland relatief hoog qua Fte (113,73 per 100k inwoners ten opzichte van het landelijk gemiddelde van 89,96) voor de uitvoering van de JGZ. Staat GGD Zeeland bovenaan in het rijtje met extra contactmomenten. Is de vaccinatiegraad in Zeeland het laagste van alle regio’s.

01 September 2021 Tot slot is de inwonersbijdrage met € 40,88, ruim boven het landelijk gemiddelde van € 28,20. Uiteraard zijn de benchmark resultaten niet één-op-één te plakken op de analyse van de 25 onderwerpen, maar er zitten wel een aantal opvallende overeenkomsten is.

01 September 2021

Bijlage 1: Weging thema’s Categorie Geen risico / kansen

Kwetsbaar

Risico

Toelichting Een onderwerp valt in de categorie geen risico / kansen wanneer de beschikbare mensen en middelen (ruim) voldoende zouden moeten zijn voor de uitvoering van de taak. Dit betekent niet dat deze onderwerpen op alles goed scoren. Soms kan op één of meerdere van de gewogen factoren als kwetsbaar worden gezien. De inschatting is dan dat binnen de huidige omstandigheden de kwetsbaarheden beheersbaar zijn of kunnen worden opgelost. Daarnaast bieden deze onderwerpen mogelijkheden voor een besparing of extra inkomsten. Een onderwerp valt in de categorie kwetsbaar als op één of meerdere onderdelen wordt het onderwerp als kwetsbaar ingeschat, waarbij de verwachting is dat deze kwetsbaarheid binnen de huidige kaders niet kan worden weggenomen. Deze kwetsbaarheid kan inhoudelijk, financieel of formatief van aard zijn. Deze onderwerpen vormen nog geen direct risico, maar kunnen zonder ingrijpen wel een risico worden. Een onderwerp valt in de categorie risico als op onderdelen de taak niet meer goed kan worden uitgevoerd of deze uitvoering erg onder druk staat. Deze onderwerpen zitten onder het waakvlamniveau, of er zijn factoren die moeilijk te voorstellen en/of te beïnvloeden zijn die gevolgen hebben voor de uitvoering van de taak. Deze onderwerken kunnen niet binnen de bestaande kaders worden opgevangen.

Het verder uitstellen van maatregelen op deze onderwerpen vormt een direct risico.

Legenda:

Geen risico / Kwetsbaar Kans

Risico

Moet bij een GGD worden belegd

Betreft een wettelijke taak

Beeld d.d. 24 augustus 2021

kwetsbaarheid Onderwerp

wettelijke taakverplicht bij GGD? Deskundigheid

personeel

financiën

Seksuele Gezondheid

ja

ja

relatief veel taken, diverse doelgroepen, deskundig om alle taken uit te voeren

aantal fte net voldoende voor veelheid aan taken

90% van de begrote kosten worden gedekt door de landelijke subsidie voor de regeling Aanvullende Seksuele Gezondheidszorg

Preventieve Maatregelen risicogroepen

nee

nee

geen bijzondere risico's op inhoud. Wel potentieel concurrentie van andere aanbieders reizigersvaccinatie/ thuisvaccinatie

voldoende

Infectieziekte Bestrijding

ja

ja

deskundigheid is in huis

TBC bestrijding

ja

ja

deskundigheid is in huis, heel gespecialiseerd werk

resultaat financiën

Kunnen de ambitie en/of de kosten omlaag? advies: goed uitzoeken en nee vastleggen hoe de verschillende financieringsstromen in elkaar zitten

Eindoordeel

Advies SBA

kwetsbaar, vraagt op termijn aandacht

De landelijke regeling ASG wordt waarschijnlijk geborgd in de herziening van de WPG. Dit is gepland voor 2022 maar of dit gehaald wordt is niet zeker. Dan zal de landelijke regeling ASG worden verlengd. Het advies is om deze ontwikkeling in de gaten houden. Het is niet mogelijk met deze taak te stoppen. De formatie is voldoende omdat het team geen taken laat liggen en er geen wachtlijsten zijn. De formatie geeft geen ruimte voor innovatie. Maatschappelijke risico's: stoppen of bezuinigen op deze taak verhoogt het risico op gezondheidsklachten door SOA's en daarmee hogere zorgkosten, een hoger aantal ongewenste zwangerschappen en een risico op een toename van grensoverschrijdend en seksueel geweld.

inkomsten liggen hoger dan de uitgaven

€100.214,-

taak kan worden geschrapt , dit levert verlies aan inkomsten. Team ziet kansen voor uitbreiding

Biedt kansen voor extra inkomsten

Het team PMR levert een positief resultaat op van ruim een ton. Je kunt onderzoeken of het resultaat van het team hoger kan worden indien het team de markttaken kan uitbreiden. Je kunt hierbij denken aan het afsluiten van meerjarencontracten met gemeenten, RUD, VRZ over het vaccineren van beroepsgroepen. Betere doorverwijzing vanuit JGZ, of het regelen van collectieve contracten met zorgverzekeraars samen met GGD GHOR NL. Het team levert ook een bijdrage aan het voorkomen en verspreiden van infectieziekten via reizigers.

ophoging nodig

IZB wordt grotendeels gefinancierd uit gemeentelijke bijdrage

€ 0,00

nee

kwetsbaar, vraagt op termijn aandacht

Advies Berenschot is ophoging fte. Ook landelijk is een projectgroep aan de slag met herijking van de formatienormering en het uitzoeken van mogelijkheden tot op en afschalen bij crisis situaties. De oplevering hiervan is Q2 2022. Stoppen met deze taak is niet mogelijk, investeren is waarschijnlijk nodig. Indien dit niet gebeurt, is het risico dat wij onvoldoende zijn toegerust bij nieuwe uitbraken van infectieziekten. Dit kan leiden tot hogere zorgkosten en economische schade. De huidige inzet staat landelijk op waakvlam niveau. Het advies is om de landelijke ontwikkelingen hierover te volgen: de verwachting is dat dit in 2022 helder wordt. Dit is onderwerp van de politieke discussie. In het SP rapport wordt verwezen naar een stuk van de GGD GHOR Nl waarin staat dat de gemiddelde prijs die gemeenten betalen voor IZB uiteenloopt tussen de 0,52 tot 4,02 euro per inwoner. Voor ons is dit €556.146,- / 385.379 = 1,44 euro per inwoner. ( Nog checken bij GGD GHOR NL)-

huidige bezetting voldoende, maar vraagt om aanpassing formatie (+0,67) (structureel in begroting)

in 2022 minder inkomsten uit MRU- totale opbrengsten in 2021: bus maximaal risico €75.000,€131.000,-

indien de MRU bus anders kan risico, vraagt om aandacht worden ingezet of evt. overgenomen door GGD GHOR NL kunnen de kosten voor onderhoud en afschrijving van de MRU bus (deels) wegvallen. De personeelskosten verbonden aan de bus zijn nu enkel de kosten voor de buschauffeur (0,56 fte)

De afschrijving voor de MRU bus loopt tot 2023. Advies: nagaan wat de MRU bus de GGD , de gemeenten of de GGD GHOR NL oplevert/ op kan leveren: businesscase maken. Indien wij stoppen met de MRU bus is het grootste probleem de (röntgen) apparatuur die in de bus aanwezig zijn. Deze apparatuur is nodig voor de screening. Het advies is om hierover in gesprek te gaan met bijvoorbeeld ziekenhuizen/ longartsen. Het advies is om te kijken naar samenwerkingsmogelijkheden intern en extern met ziekenhuizen of andere GGD-en. Stoppen met deze taak is niet mogelijk. Zolang TBC terug blijft komen blijft preventie en bestrijding hiervan noodzakelijk. Preventieve behandeling na besmetting verkleint de kans op tbc aanzienlijk.

Technische Hygiënezorg

ja

ja

deskundigheid is in huis

als wij inkomsten willen vergroten is marktopbrengsten zijn hoger dan de € 22.312,meer fte een voorwaarde kosten

ja 0,7 ft wettelijk, rest markttaken, markttaken kunnen worden geschrapt

biedt kansen voor extra inkomsten

Het is niet mogelijk om met de wettelijke taken te stoppen. Stoppen kan leiden tot hogere zorgkosten. De markttaken zorgen voor het positieve resultaat, dat zou dan wegvallen. Er zijn kansen voor extra inkomsten bijvoorbeeld in het bieden van audits/ inspecties aan instellingen in de gehandicaptenzorg. Ook neemt het aantal inspecties op schepen toe. Ik adviseer om beide opties te onderzoeken.

Toezicht Kinderopvang

ja

Ja

Geen bijzondere risico's op inhoud.

Er is ruim voldoende personele capaciteit beschikbaar. Het team zelf ervaart dit niet zo.

€ 36.453,00

Een klein deel van de inspecties is boven wettelijk. Deze kunnen nog omlaag. Daarnaast is het aantal beschikbare uren ruim voldoende voor de uitvoering van de taak.

Biedt kansen voor extra inkomsten/minder uitgaven

Toezicht Wmo

ja

Nee

Door beperkte omvang van de taak, Dit betreffen twee kleine De inkomsten en uitgaven zijn is de kwaliteit moeilijk te contracten. Hiermee is de personele ongeveer met elkaar in balans. organiseren. situatie erg kwetsbaar.

€ 0,00

de uitvoering betreft al de minimale Direct risico - vraagt aandacht variant

Onderzoek wat de oorzaak is waarom de ruimte in bezetting die er op papier is, in de praktijk niet wordt gevoeld. Onderzoek verder hoe de inkomsten van het team kunnen worden verhoogd. Er lijkt hiervoor voldoende capaciteit beschikbaar. Kijk hierbij ook naar de mogelijkheden om de uitvoering van het toezicht Wmo integraal onderdeel te maken van dit team. Deze taak is al geruime tijd kwetsbaar. Al meerdere jaren wordt met gemeenten gesproken over het uitbreiden van de taken naar proactief toezicht. Dit komt echter niet van de grond. Om de kwetsbaarheid op de korte termijn te verkleinen is het advies te onderzoeken of deze taak integraal onderdeel kan worden van het team toezicht kinderopvang. Voor de lange termijn kan onderzocht worden of uitbreiding van de taak kan helpen bij het minder kwetsbaar maken ervan.

Medische milieukunde

ja

ja

vraagstukken worden complexer

formatie is krap, toekomst mogelijk geen bijzonderheden, wel tijdelijke verdubbeling fte subsidies

€ 0,00 De opbrengsten tijdelijke subsidie: € 19.000,- worden ingezet voor tijdelijk personeel.

nee, in de toekomst mogelijk juist uitbreiding nodig

Veiligheid

ja

ja

situatie leek passend bij korte crisissituaties , bij langdurige crisissituaties zoals corona is de inzet te beperkt

nu nog voldoende, toekomst mogelijk uitbreiding op basis van evaluatie corona

€ 0,00

nee, in de toekomst juist uitbreiding kwetsbaar vraagt op termijn actie nodig.

Wij kunnen niet met deze taak stoppen. De huidige omvang is financieel gelijk aan 1,79 fte (incl. piket). Gezien de ervaringen met een langer durende crisis en de landelijke ontwikkelingen vermoed ik dat het aantal fte zal worden uitgebreid. De landelijke discussie gaat over hoe de crisis infrastructuur er uit moet komen te zien. Men denkt bijvoorbeeld aan een crisisteam en een flexibele schil. Ook wordt gesproken over een sterkere rol van de DPG per regio. Vanuit de GGD GHOR NL wordt gesproken om per GGD aandachtsfunctionarissen aan te stellen die zorgen voor permanente beschikbaarheid, interne aansturing en beheer, het proces op orde houden, voor training, lokaal netwerk onderhouden en zorgen voor landelijke aansluiting. Hoe dit uitpakt voor Zeeland is nog niet helder. Advies: evaluatie van inzet Zeeland en landelijk afwachten.

Jeugdgezondheidszorg

ja

nee

Er is voldoende kennis en kunde aanwezig.

Op basis van het FCM en de De JGZ wordt betaald vanuit de werkelijke bezetting is er voldoende gemeentelijke bijdrage. formatie beschikbaar. In de praktijk wordt dit niet altijd zo ervaren. De bezetting van jeugdartsen staat al langere tijd onder druk, het artsentekort speelt veel breder dan alleen (GGD) Zeeland.

€ 0,00

Er zit weinig ruimte in het aantal Biedt kansen voor extra contactmomenten dat wordt inkomsten/minder uitgaven aangeboden. Er zit mogelijk wel nog ruimte in de vorm waarin dit gebeurt. Er zou nog meer risico gestuurd kunnen worden gewerkt. Er loopt een project toekomst JGZ, hierin kan een aanvullende opdracht worden meegenomen.

De JGZ is veruit onze grootste taak (COVID uitgezonderd). De uitvoering van de JGZ staat onder andere door het tekort aan jeugdartsen onder druk. Toch lijkt dit onderdeel in potentie juist mogelijkheden te bieden. Zowel het verkleinen van de taak (en besparing op kosten) als het vergroten van de opbrengst lijken mogelijkheden die nader verkenning vragen. Eventueel vrij te spelen formatie kan worden ingezet om extra inkomsten te realiseren. Het project Toekomst JGZ richt zich op deze veranderingen. Een nadrukkelijke opdracht om te komen tot een (bepaalde) kostenbesparing of het juist inzetten op het genereren van extra inkomsten zou aan de projectopdracht moeten worden toegevoegd. De ervaring leert dat zonder een dergelijke richtinggevende opdracht er vooral vanuit de bestaande context wordt geredeneerd.

De inkomsten liggen hoger dan de uitgaven.

geen bijzonderheden

kwetsbaar

Wij kunnen niet met deze taak stoppen. Het werkveld van MMK is divers en wordt ingewikkelder. Vanuit de politiek en de burgers is er meer aandacht voor de gevolgen van verontreiniging van het water of de lucht. Tevens vragen de klimaatverandering en de maatregelen hiertegen advies over gezondheidsrisico's . Het Verwey Jonker Instituut heeft het signaal afgegeven om MMK te versterken. GGD GHOR NL heeft dit vertaald in jaarlijks 55 fte extra. Grof geschat is dit 55 fte/inwoneraantal, 1,3 fte extra. Ook de SP geeft aan dat MMK onder de waakvlamnorm zit en vraagt om versterking van MMK. De rol van MMK tijdens rampen of dreiging van rampen (GAGS) staat onder druk. Advies landelijke ontwikkelingen volgen.

medisch/verpleegkundig advies PG

nee

Nee

De precieze rol en verantwoordelijkheden van de staf zijn niet vastgelegd. Voor de 'reguliere' taken is de benodigde kennis aanwezig. De vraag is of de samenstelling van de Staf past bij ontwikkelingen rondom de JGZ.

Omdat één medewerker met Bekostiging is afkomstig uit de pensioen gaat staat er een vacature gemeentelijke bijdrage open. Daarnaast heeft de COVID-19 pandemie veel inzet van de staf gevraagd. Dit is echter een tijdelijke situatie.

Rijksvaccinatieprogramma

ja

nee

Er is voldoende kennis en kunde aanwezig.

De uitvoering is onderdeel van het FCM. De werkelijke bezetting is voldoende voor de uitvoering conform het FCM

Neonatale screening

ja

nee

De juiste kennis en kunde is aanwezig.

Integrale vroeghulp

nee

Nee

Nu Niet Zwanger

nee

Gezonde School

nee

Advies Publieke Gezondheid ja

€ 0,00

De Staf is geen wettelijke rol binnen Kwetsbaar - vraagt op termijn actie de GGD. Wel zijn sommige taken die de Staf uitvoert wel noodzakelijk voor de kwaliteit van de uitvoering van de JGZ.

Beschrijf de rol, positie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Staf en wat er van de Staf wordt verwacht. Neem hier in mee of de Staf zich enkel richt op de jeugd of juist van 0-100.

slechts een klein deel van de taak is Geen direct risico bovenwettelijk. het betreft de campagnes gericht op het vergroten van de vaccinatiebereidheid.

De uitvoering van het RVP is een wettelijke taak en is gekoppeld aan de uitvoering van de JGZ. Gezien de lage vaccinatiegraad in delen van Zeeland is het advies niet te stoppen met campagnes om deze vaccinatiegraad te verhogen. Over 2020 leverde het RVP een positief resultaat van 50K euro op.

Het team heeft al meerdere jaren te Bekostiging komt deels uit de € 0,00 maken met langdurig zieken en is gemeentelijke bijdrage. Een ander daarom kwetsbaar. deel komt vanuit het RIVM. De inschatting is dat de inkomsten vanuit het RIVM niet voldoende zijn voor dekking van de kosten. Daarmee wordt er een groter beroep gedaan op de gemeentelijke bijdrage dan zou moeten.

De uitvoering betreft al het Direct risico - vraagt aandacht minimum. de verwachting is niet dat een andere vorm van uitvoering tot grote besparingen gaat leiden.

Het team is zeer zelfredzaam. Knelpunten in capaciteit hebben zij steeds zelfstandig weten op te vangen. Vaak door extra uren te werken. Deze situatie duurt nu al meerdere jaren. Het advies is te onderzoeken hoe de kwetsbaarheid van het team kan worden verkleind of weggenomen. Daarnaast lijkt de bijdrage vanuit het RIVM niet toereikend voor dekking van de uitvoering van het deel van de taken waar deze middelen voor zijn bedoeld. Onderzoek of en zo ja, in welke mate de inkomsten van uit het RIVM voldoende zijn voor de uitvoering van deze taken.

Geen bijzondere risico's op inhoud. (al staat het netwerk onder druk vanwege de pandemie en de mindere beschikbaarheid van de kinderartsen).

het betreft een eenmansfunctie voor 2 dagen per week. Er is geen achtervang.

€ 0,00

Taak kan worden geschrapt. Kwetsbaar - vraagt op termijn actie Vanwege huidige personele bezetting, betekent dat niet direct het wegvallen van kosten, maar wel op termijn.

Dit betreft een eenmansfunctie en is daarmee kwetsbaar. Er is geen achtervang georganiseerd. Organiseer een achterwacht die in voorkomende gevallen noodzakelijke taken uit kan voeren. Onderzoek parallel hieraan hoe deze kwetsbaarheid op de langere termijn kan worden verminderd. Al betreft het geen wettelijke taak, is het advies deze wel te blijven uitvoeren. Met deze taak wordt bijgedragen aan het snel vinden van passende oplossing voor complexe zorgvraagstukken. Er is geen alternatieve plek waar deze taak wordt uitgevoerd.

nee

De inhoud van het project is gebaseerd op landelijke ontwikkelingen en ervaringen. Hiervoor is ook ondersteuning vanuit GGD GHOR NL beschikbaar. ook binnen GGD Zeeland is afdoende relevante kennis beschikbaar.

Het betreft nu een project. De het project eindigt per 1-9-2021. uitvoering is op basis van extra uren. voor een verlenging zijn nog niet Borging binnen regulier is nog niet voldoende dekking beschikbaar. gerealiseerd.

€ 0,00

Taak kan worden geschrapt. Kwetsbaar vraagt om aandacht Daarmee wordt het project beëindigd. Uitvoering is op basis van extra uren, deze stoppen na het stoppen van het project.

Het project stopt per 1-9-2021. Er loopt een traject voor verlenging. Indien dit traject geen financiering oplevert, zou het project definitief stoppen. Het is landelijk een speerpunt, daarnaast sluit het project naadloos aan op de taken van de JGZ en SG en betreft een bewezen effectieve methodiek. Om deze redenen is het continueren van de taak wenselijk. Indien geen aanvullende financiering wordt gevonden, is het advies te onderzoeken op weke wijze het project binnen de reguliere werkzaamheden toch kan worden voorgezet (bijvoorbeeld door andere taken niet of minder uit te voeren).

nee

Er is voldoende kennis en kunde aanwezig.

De uitvoering gebeurt deels binnen de JGZ. Daarnaast zijn op thema's diverse makelaar actief. een deel is werkzaam bij een inhoudelijke partners en een werkt via een tijdelijke aanstelling. De coördinatierol wordt uitgevoerd door een adviseur PG. Voor de coördinatierol is geen achtervang.

€ 0,00

De afgelopen jaren is het Deze taak zit op de grens van programma uitgebreid. Hiervoor zijn kwetsbaar. Op termijn kunnen nieuwe (tijdelijke) middelen risico's ontstaan. De tijdelijke beschikbaar. Omdat dit subsidies en middelen vormen een risico, opdrachten betreft, zijn de daarnaast is er geen financiering inkomsten en uitgaven met elkaar in voor de coördinatierol. Als het balans. Uitbreiding of inkrimping van programma verder groeit, zal de het programma levert geen coördinatie meer tijd vragen. financiële ruimte op.

Het gezonde School programma is een succesvol programma. Dit programma biedt kansen voor uitbreiding. Dit zal niet direct financieel voordeel opleveren, maar het draagt wel inhoudelijk bij aan de doelen van de GGD. Er ligt zeker een kans op gebied van versterken van de collectieve preventie om individuele contacten in de JGZ te verminderen. Het advies is dit kansen mee te nemen in het project toekomst JGZ.

ja

Er is voldoende kennis en kunde aanwezig.

Er is voldoende capaciteit Bekostiging is afkomstig uit de beschikbaar om het wettelijk deel gemeentelijke bijdrage uit te voeren. Daarnaast worden ook niet wettelijke taken door APG uitgevoerd. Op basis van de reorganisatie OPA is de benodigde capaciteit vastgesteld op 4,36. De werkelijke capaciteit is 3,64. het is niet duidelijk welke taken hierdoor niet worden uitgevoerd.

€ 0,00

Het is moeilijk vast te stellen wat de Geen direct risico minimaal benodigde formatie is. De adviestaken zouden in theorie in een minimale variant kunnen worden uitgevoerd.

De benodigde omvang voor de uitvoering van het wettelijk deel van de taken is moeilijk te bepalen. Eén van de belangrijkste wettelijke taken is het adviseren van gemeenten. In overleg met gemeenten kan worden besproken in welke mate advisering nodig is en of dit kan worden afgeschaald. Daarnaast lopen er landelijk meerdere trajecten gericht op het versterken van de GGDen. Hierin wordt ook gesproken over de taak gezondheidsbevordering. deze rol zou mogelijk aan kunnen sluiten bij de rol van APG. Tot slot zou onderzocht kunnen worden of de rol van APG kan worden ingezet ter overbrugging van het gat tussen het strategisch beleid en de uitvoering.

Bekostiging komt grotendeels vanuit € 50.000,00 gemeenten. Over 2020 waren de inkomsten hoger dan de uitgaven. de inhaalcampagnes worden rechtstreeks bekostigd door het RIVM.

De inkomsten en uitgaven zijn ongeveer met elkaar in balans.

Het programma kent verschillende financieringsstromen. Deze zijn tijdelijk. Voor de coördinatierol is geen financiering, deze wordt binnen de reguliere tijd van APG uitgevoerd. De tijdelijke financiering vormt een aandachtspunt.

Onderzoek publieke gezondheid

ja

Ja

Deze staat onder druk. Zeker nu met de omvang van het team is klein. De inkomsten komen voor een deel € 0,00 de pandemie. De focus ligt naast de Zowel relatief als absoluut gezien vanuit de gemeentelijke bijdrage. pandemie nu voor al op de staan wij onderaan in vergelijking Echter is er voor de uitvoering van gezondheidsmonitors. Hierdoor met andere GGDen. extra monitors en de COVID-19 komen andere taken onder druk te Veel extra taken zijn tijdelijk en pandemie extra geld beschikbaar. staan. worden door tijdelijke medewerkers Dit betreffen tijdelijke middelen. op basis van incidentele financiering uitgevoerd.

De uitvoering zit al dicht op het direct risico - vraagt aandacht minimum. Gezien de ambities die er zijn, zou de formatie juist naar boven moeten worden bijgesteld.

Deze taak is al geruime tijd kwetsbaar. Vraag en aanbod zijn niet meer in balans. Naast dat dit een wettelijke taak van GGDen betreft, is deze rol ook cruciaal bij het resultaat gericht werken. Deze taak staat aan de basis van wat wij als GGD wel of niet zouden moeten doen. De trajecten tot op heden hebben geen oplossing geboden. Het advies is op korte termijn koers te bepalen op dit thema.

Academische werkplaats ouderenzorg (AWOZ)

nee

nee

GGD Zeeland is deelnemer van de AWOZ. Op dit moment zijn wij vooral volgend. Deze taak is belegd bij APG

-€ 5.000,00

GGD Zeeland heeft toegezegd voor 3 jaar deel te nemen (tot en met 2022). Daarna kan de deelname worden gestopt.

Geen direct risico

het aandeel ouderen onder de Zeeuwse bevolking neemt steeds verder toe. Om deze reden zijn op de doelgroep ouderen ook ambities geformuleerd. Vanuit deze gedachte is aangesloten bij de AWOZ. Deze AWOZ richt zich vooralsnog op het thema zorg. In het basis document wordt wel gesproken over preventie, maar in de praktijk is hier nog weinig aandacht voor. Er is afgesproken ons voor 2 jaar (tot en met 2022) te verbinden aan de AWOZ. Gezien de beperkte kosten is het advies deze periode deel te blijven nemen, maar voor de periode hierna deelname te heroverwegen.

Verwijsindex

ja

nee

te weinig uren voor deeltaak van 1 persoon procesondersteuning (relatiebeheer)

12 uur per week en kosten voor abonnement worden gedekt uit de begroting GR GGD

nog uitzoeken

ja, taak kan worden geschrapt, scheelt inkomsten

vraagt aandacht

Meld- en actiepunt bemoeizorg

ja

nee

voldoende

voor 2022 financieel risico van € 79.639

in 2021 bijdrage aan taak kan elders worden overhead € 63319,- voor 2022 ondergebracht financieel risico van € 79.630,-

of gemeenten door willen gaan met verwijsindex hangt af van landelijke evaluatie. Dit advies wordt september 2021 verwacht. Indien nodig kunnen de gemeenten de taak ook zelf uitvoeren. Daarmee verliezen wij € 33.000,- aan inkomsten (hier staat geen daling van uitgaven tegenover). De uitgaven voor het systeem ( Verwijsindex) kunnen worden overgedragen of het stopt. de uren voor procesondersteuning zijn niet toereikend om beoogd resultaat: voldoende gebruik vroegsignalering Wij kunnen stoppen met dezeentaak maar dan moeten de gemeenten hier zelf voor gaan zorgen of het bij een andere aanbieder inkopen. Het voordeel van bemoeizorg bij de GGD is dat wijzelf geen zorg bieden maar onafhankelijk kunnen doorverwijzen voor zorg naar andere aanbieders. Indien wij het eigen netwerk/eigen kracht kunnen versterken is doorverwijzing naar dure zorg/begeleiding niet nodig. Het stoppen van deze taak kan leiden tot overlast, maatschappelijke onrust, extra inzet van politie en hogere zorgkosten. Advies: oplossing zoeken voor het financiële risico voor 2022 en plan maken voor de toekomst. Het team gaat met relatiebeheer onderzoeken of MAB kan worden omgezet naar wijk GGD er. Zelfde inzet maar titel sluit beter aan bij behoefte van gemeenten aan meer wijkgericht te werken.

Forensische geneeskunde

ja

nee

achterwachtfunctie en piketdiensten te weinig personeel om taken te te kwetsbaar kunnen volbrengen, zeker vanaf 2022

Deze taak heeft een beperkte Er zijn geen inkomsten. Deelname omvang en wordt uitgevoerd binnen kost 5K per jaar. de reguliere uren van APG.

voldoende

direct risico - vraagt aandacht

financiële gevolgen van inhuur door financiële gevolgen voor 2022 er kan met lijkschouw, FME en MAZ direct risico - vraagt aandacht politie in 2022 nog niet helder nog niet duidelijk worden gestopt. Nb. voor het stoppen met lijkschouw moet de gemeenschappelijke regeling worden aangepast.

Momenteel wordt gekeken naar mogelijkheden om personeel te werven, wel of niet in samenwerking met andere GGD-en. Het advies is te onderzoeken welke onderdelen wij toekomstbestendig kunnen behouden (mits het lukt om voldoende personeel te werven op korte termijn voor 10 februari 2022). Indien FME en MAZ wegvalt kunnen de kosten voor lijkschouw voor gemeenten hoger worden. Gemeenten betalen al jaren een lage bijdrage voor lijkschouw. De inwonerbijdrage voor Zeeland is € 0,25 en voor West Brabant is dit € 0,48 ( Bron Frits Hendriks)

Veilig Thuis

ja

nee

voldoende

aantal meldingen en advies aanvragen fluctueren, wachtlijsten nog niet weggewerkt, vacatures staan nog open

vanaf 2023 nog geen structurele vanaf 2023 operationeel de taken kunnen elders worden kwetsbaar, vraagt op termijn om subsidie voor deel van de taken van risico van €571.000,- geld is ondergebracht. Indien de taken van aandacht VT ingezet voor inhuur tijdelijke Veilig Thuis elders worden krachten. indien dit niet ondergebracht verliest de GGD de wordt opgelost kunnen de bijdrage aan de overhead. wachtlijsten toenemen waardoor het zicht op veiligheid meer investering vraagt. Bij oplopende wachtlijsten moeten medewerkers meer tijd investeren om het zicht op de veiligheid te behouden. Daarnaast duurt het langer voordat meldingen van burgers en professionals kunnen worden opgepakt. Het blijft onvoorspelbaar wat er in deze periode met het gezin kan gebeuren. Het risico voor het gezin wordt kleiner als de wachtlijst afneemt en de veiligheidsbeoordelingen tijdig kunnen worden uitgevoerd.

het advies is om in gesprek met het PMO en bestuurders te gaan over de gevolgen van de incidentele gelden en de twee financieringsstromen op de bedrijfsvoering van Veilig Thuis.

Aanvullende diensten

nee

nee

Er is voldoende kennis en kunde aanwezig.

Voor de uitvoering is voldoende De inkomsten zijn gebaseerd op € 30.825,00 formatie beschikbaar. In de praktijk individuele afspraken met blijkt dat soms aan de uitvoering van gemeenten. De omvang hiervan de aanvullende diensten meer tijd verschilt per gemeente. De wordt besteed dan is geraamd. dit inkomsten liggen hoger dan de kan tot knelpunten leiden in de kosten. Echter is als gevolg van de 'reguliere' uitvoering van de JGZ. notitie Overhead deze marge aanzienlijk kleiner geworden. Daarnaast is het systeem kwetsbaar, er zijn geen goede afspraken over hoe om te gaan met het afbouwen van AVD op verzoek van gemeenten.

Het inzetten van aanvullende direct risico - vraagt aandacht diensten is een vrije keuze. Het stoppen is mogelijk. Echter zou dit in de huidige situatie leiden tot een verlies van inkomsten van ruim 30K.

De aanvullende diensten leveren een positieve financiële bijdrage aan de GGD. Wel is deze de laatste jaren kleiner geworden (als gevolg van lagere tarieven op basis van de notitie overhead). Daarnaast kennen de aanvullende diensten een aantal risico's, zoals de wijze waarop afspraken met gemeenten worden gemaakt en de werkelijke tijdsbesteding in relatie tot de geraamde tijd. Advies: Onderzoek hoe de risico's van de AVD kunnen worden beperkt.

publieke gezondheid asielzoekers

ja

ja

er is voldoende kennis en kunde aanwezig.

minimale omvang van de taak hangt inkomsten voor JGZ zijn jaarlijks wordt nog uitgezocht af van aantal asielzoekerscentra. In opgenomen in de begroting en 2024 nieuw AZC in Goes. Middelburg worden jaarlijks uitbetaald. andere open tot 2025 inzet vanuit teams gaat per verrichting. Hiervoor zijn twee landelijke contracten afgesloten met het COA via GGD GHOR NL. Een voor de inzet van JGZ en de ander voor de inzet van IZB, TBC, THZ en gezondheidsbevordering

nee in de toekomst mogelijk kwetsbaar vraagt op termijn uitbreiding van de taken vanwege de aandacht komst van een tweede AZC in Goes

Advies; ga in gesprek met de gemeente Goes en met de GGD GHOR NL over inzet PGA bij nieuw AZC in 2024. Zoek voor die tijd uit wat de kosten en opbrengsten zijn, zodat wij de diensten kunnen blijven leveren.

Grip op de begroting onderdeel Overhead

Projectleider: Paul Koorevaar Projectleden: Wim Dieleman, Arnoud Koning, Margret Kwaak, Linda Meesters & Patricia Stoel Versie 1.1 Datum: 26-8-2021

Inhoud 1.

aanleiding projectgroep .................................................................................................................. 3

2.

Doel ................................................................................................................................................. 3

3.

Resultaat .......................................................................................................................................... 3

4.

Plan van aanpak............................................................................................................................... 3

5.

Deelvragen....................................................................................................................................... 4 5.1 Wat valt volgens BBV onder de programmalijn Overhead. .......................................................... 4 5.2 Op welke GGD “lijken” we het meest en hoe is deze GGD ingericht. ........................................... 5 5.3 Is het mogelijk om een deel van team communicatie toe te schrijven aan het primaire proces. 7 5.4 Is de uitbesteding van onze salarisadministratie nog altijd van toegevoegde waarde. ............... 7

5.5 Welke bedrijfsmiddelen (niet-ict) (huisvesting + inventaris) hebben we binnen de GGD tot onze beschikking, wat is hiervan de afschrijvingstermijnen en wanneer dient vervanging plaats te vinden. ..................................................................................................................................................... 9 5.6 Welke ICT-systemen hebben we, welke contracten liggen hier onder, wanneer moeten deze worden vervangen............................................................................................................................. 12 5.7 Welke normen worden er gebruikt om overhead te relateren aan formatie op primaire processen bij andere organisaties. .................................................................................................... 14 5.8 Welke overhead kun je koppelen aan wettelijke en niet wettelijke taken (zie ook 5.7) ............ 17

1. Aanleiding project De huidige begroting laat een tekort zien van circa € 380/k. Dit voornamelijk als gevolg van de gestegen CAO-lasten en de aanpassingen van de begroting op basis van de VZG-norm. Hiermee wordt de bodem gelegd van een structureel tekort. Volgens de BBV-normen is dit niet toegestaan en kan dit ertoe leiden dat GGD Zeeland onder verscherpt toezicht komt. Gezien het feit dat de Zeeuwse gemeenten financieel eveneens onderaan de ranglijsten staan van alle gemeenten in Nederland1 (Zeeland scoort op solvabiliteit het laagst), is het niet onrealistisch om te denken dat de GGD dit tekort niet gecompenseerd gaat krijgen. Dit betekent dat we als GGD Zeeland dus zelf op zoek moeten naar een oplossing. Hiertoe zijn een 4-tal werkgroepen geformeerd die elk een andere aanvliegroute kiezen om kritisch de begroting te bekijken: - Werkgroep formatie en bezetting - Werkgroep beleid en begroting - Werkgroep taakstelling - Werkgroep Overhead In deze paragraaf wordt het resultaat van de projectgroep Overhead weergegeven.

2. Doel In beeld brengen van besparingsmogelijkheden binnen de programmalijn Overhead (zowel personeel als materieel).

3. Resultaat Een advies aan het MT van besparingsmogelijkheden binnen de programmalijn Overhead, waarbij helder is of er sprake is van een structurele of incidentele besparing inclusief de effecten op de organisatie hiervan.

4. Plan van aanpak Om tot een goed advies richting MT te kunnen komen, is de opdracht in de volgende deelvragen opgeknipt: 1) Wat valt volgens de BBV onder de programmalijn Overhead. 2) Op welke GGD “lijken” we het meest en hoe is deze GGD ingericht. 3) Is het mogelijk om een deel van team Communicatie toe te schrijven aan het primaire proces. 4) Is de uitbesteding van onze salarisadministratie nog altijd van toegevoegde waarde. 5) Welke contracten (huisvesting + inventaris, excl. ICT) hebben we binnen de GGD, wat is hiervan de looptijd en wanneer dient verlenging plaats te vinden. 6) Welke contracten op ICT-gebied hebben we, wat is hiervan de looptijd en wanneer dient verlenging plaats te vinden. 7) Welke normen worden er gebruikt om overhead te relateren aan formatie op primaire processen bij andere organisaties. 8) Welke overhead kun je koppelen aan wettelijke en niet wettelijke taken (zie ook 7).

1

Bron: BDO-benchmark Nederlandse gemeenten 2021 | Bekijk analyse - BDO

5. Deelvragen 5.1 Wat valt volgens de BBV onder de programmalijn Overhead. In 2016 is door de commissie BBV de notitie Overhead opgesteld naar aanleiding van de laatste aanpassingen in het BBV besluit (publicatie Staatsblad nummer 101 besluit dd 5 maart 2016). Binnen de BBV wordt de definitie voor overhead als volgt geformuleerd: overheadkosten: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces2 Deze definitie is dan ook als uitgangspunt gebruikt bij het samenstellen van deze nota. Zo is bepaald welke groepen medewerkers er onder de overhead vallen. In bijlage A is hiervan een lijst opgenomen. Uit deze lijst blijkt dat er voor onze GGD nog een aantal arbitraire zaken zijn die om een oplossing vragen, deze zijn in de lijst onder een rode kop weergegeven: 1) Hoewel de rol van data-analist is opgenomen in Team Onderzoek en Advies GVB (wat taken uitvoert die onder het primaire proces vallen), schrijft BBV voor dat kosten voor ondersteunende processen onder Overhead vallen. Als voorbeeld wordt hierbij letterlijk genoemd: het meten, analyseren en monitoren van geleverde prestaties, het monitoren van ontwikkelingen in de maatschappij. In grote lijnen is dit de beschrijving van de functieinhoud data-analist binnen het team.

Conclusie: overhead 2) Hoewel Veilig Thuis per definitie primair proces is, valt rol van manager VT hier uiteraard niet onder. Conclusie: overhead 3) Medewerker Front & Back-office (vallend onder team Facilitair & huisvesting S&O) vervult een taak die zowel direct klantcontact behelst als een ondersteunende rol. BBV schrijft voor dat hier vervolgens naar rato een uitsplitsing wordt gemaakt. Conclusie: 1/3 van de 5,5fte is overhead (1,83fte) 4) Onder de kostenplaats GVB vallen projectmedewerkers, volgens BBV per definitie allen primair proces, tenzij het een project tbv de organisatie(structuur) is. Hieronder is ook de rol procescoördinator opgenomen. Een functie die eveneens zowel primaire als overhead taken vervult. Ook hier zal naar rato een verdeling worden gemaakt, in dit geval 50/50. Conclusie: ½ deel van de 1 fte is overhead 5) Een aantal functies die van oudsher zijn opgenomen onder overhead vallen volgens de BBV nu toch onder primair proces. Dit telt voor de Strategisch Beleidsadviseur, de medewerkers planning en een (extern) projectleider. Conclusie: primair proces 6) Een bijzondere groep betreft de groep medewerkers binnen IJZ. Hoewel binnen de GGD met regelmaat wordt aangenomen dat een deel van de medewerkers als primair gezien kunnen worden, is de lijn vanuit de BBV toch stellig dat al deze functies een overhead functie betreffen.