22-036 Bijlage 1. Handreiking Gemeentelijke Opvang Oekrainers versie 1.0, 13-03-2022

•

Daarna informeren van fractievoorzitters, gemeenteraad en de samenleving.

• Informeer, waar mogelijk, direct omwonenden met een laagdrempelige informatiemarkt. Stel de direct omwonenden in de gelegenheid om vragen te stellen aan verschillende tafels/kraampjes (organiseer dit eventueel op de desbetreffende locatie). De burgemeester loopt rond en haalt vragen op. Niet om de GOO ter discussie te stellen, maar om in gesprek te blijven. •

Persrondleiding door de locatie.

• Maak simpele en heldere informatie voor de asielzoekers in verschillende talen. Neem hierin ook de coronamaatregelen mee en waar asielzoekers terecht kunnen met vragen. Tijdens het in gebruik zijn van de GOO: • Houd doelgroepen zowel intern als extern op de hoogte van de opvang via social media, website en lokale radio/tv. •

Wees open en transparant over datgene wat gebeurt op locatie

• Deel proactief wat gebeurt op locatie. Doe dit zelfs dagelijks. Laat dagelijks een van de leden van het college een update geven (dit stelt je ook in de gelegenheid als er zaken nodig zijn om een oproep te doen) • Ga met media door de locatie tijdens de opvang van de vluchtelingen, dit zorgt voor draagvlak. • Maak goede afspraken met vrijwilligers over het gebruik van social media (wat kan wel en wat kan niet, dit ook in het kader van de privacy van vluchtelingen). •

Blijf in gesprek met de vluchtelingen en wees eenduidig in de communicatie.

54

Bij incidenten binnen de GOO Incidenten binnen de GOO worden door de politie in de basis behandeld zoals alle andere incidenten binnen instellingen, namelijk met terughoudendheid in de woordvoering. Als het om een zwaarder incident gaat met flinke politie-inzet, dan wordt juist ingezet op open en transparante communicatie om maatschappelijke onrust te voorkomen. De woordvoering ligt hiervoor in eerste instantie vanuit de gebruikelijke alarmeringsprocessen bij de politie, maar het is gebruikelijk om bij zwaardere incidenten afstemming te zoeken met de verantwoordelijke gemeente Uitgangspunten zijn: -

Mocht de woordvoerder van de politie zelf geen contact zoeken, neem contact op met de mediadesk van de politie van de betreffende eenheid om een gezamenlijke woordvoeringslijn af te stemmen. Deze is 24/7 bereikbaar via het piketnummer.

-

Zorg vanuit gemeente en politie goed wat er is gebeurd of verklaard en doe de woordvoering neutraal en feitelijk. Laat je niet opjagen door de media die snel info willen hebben.

-

Geef geen nationaliteiten van betrokkenen. Vaak is de oorzaak van conflicten helemaal niet gerelateerd aan de nationaliteit, maar komt het voort uit alledaagse irritaties die kunnen ontstaan in een groep mensen die dichtbij elkaar wonen.

-

Houd rekening met de terminologie. Probeer indien mogelijk zo concreet en neutraal mogelijk te benoemen welke groep(en) er bij het incident betrokken is. Dit om stereotypering te voorkomen.

Bij incidenten buiten de GOO Bij incidenten buiten de GOO (bijvoorbeeld diefstal of onzedelijk gedrag) waarbij mogelijk een vluchteling uit Oekraïne betrokken is, ligt de woordvoering bij de politie. De politie handelt bij deze incidenten net als bij andere incidenten. De politie neemt de aangifte op en probeert de verdachte aan te houden. De kans is groot dat de media hier extra aandacht voor zullen hebben en ook de gemeente en het COA zullen benaderen voor extra informatie. -

Mocht de woordvoerder van de politie zelf geen contact zoeken, neem contact op met de mediadesk van de politie van de betreffende eenheid. Deze is 24/7 bereikbaar via het piketnummer, zie https://www.politie.nl/contact/pers.

-

De politie blijft bij de feiten en zal uitleggen wat de politie met de zaak doet of kan doen.

-

De vraag of een betrokkene een vluchteling uit Oekraïne is, wordt vaak gesteld. De politie beoordeelt mensen niet op hun maatschappelijke/culturele status en houdt rekening met de privacy van betrokkenen. Dit betekent dat de politie van betrokkenen enkel de leeftijd en woonplaats meldt. Is alleen een land van herkomst bekend, dan wordt dat gemeld.

55

Communicatie na de opvang in de GOO (nazorgcommunicatie) Doel van de nazorg aan eigen personeel, hulpdiensten en eventuele vrijwilligers is, naast het bieden van praktische informatie, ook het bieden van handelingsperspectieven en het beperken van mogelijke psychische en/of gezondheidsklachten. Het is heel belangrijk om waardering uit te spreken voor de getoonde inzet en begrip te vragen voor de collega’s die de komende tijd nog werkzaamheden hebben in de nafase. •

Brief naar direct omwonenden/bedrijven

•

Brief naar vrijwilligers (bedankbrief)

•

Persbericht

•

Bericht op de website/social media

Doelgroepen: •

Medewerkers die direct ingezet zijn bij de opvanglocatie

•

Medewerkers die ingezet zijn op het gemeentehuis om processen in goede banen te leiden (crisisteam, etc.).

•

College van B&W en Management

•

Hulpdiensten

•

Vrijwilligers

Betrokkenen: •

Gemeentelijk personeel

•

Professionele hulpverleners

Activiteiten: Voor interne medewerkers: Bijeenkomst voor medewerkers die direct ingezet zijn bij de opvanglocatie en medewerkers die ingezet zijn op het gemeentehuis om processen in goede banen te leiden (crisisteam, KCC etc.). •

Oproep voor intern personeel met behoefte aan nazorg

•

Oproep voor intern personeel om signalen bij andere collega’s ook te melden

•

Monitoren behoefte aan (professionele) nazorg

•

Interne communicatie

•

Evaluatie

Voor College/Management: •

Interne communicatie: Informeren over proces nazorg

•

Begeleidingsadvies aan management

56

•

Handvatten over herkennen van signalen en benodigde acties

•

Indien nodig doorverwijsadvies naar professionele hulpverleners

Voor hulpdiensten: Hulpdiensten zullen in de regel zelf de nazorg van de hulpverleners oppakken. Het verdient aanbeveling om dit te checken.

57

BIJLAGE II ALGEMENE CHECKLIST COMMUNICATIE

Bij aanbod GOO • Artikel op de website over aanbod GOO met evt. daarbij de veelgestelde vragen • Bij bekendmaken van de locatie al bewonersbrief aan direct omwonenden versturen. • Interne communicatie opstarten: o Politiek: gemeenteraad informeren over besluit o Medewerkers: medewerkers van de eigen gemeente informeren over het besluit en wat daarbij de verwachtingen zijn over de inzet van het eigen personeel. o Gebruikers van de locatie die ingezet wordt Bij (mogelijke) verlenging GOO • Benadruk de verlenging in de communicatiemix en bedien daarbij vooral de volgende doelgroepen: o Direct omwonenden o Gemeenteraad o Eigen medewerkers en ingezette vrijwilligers o Eigenaren/gebruikers van de locatie die ingezet wordt o Overige inwoners gemeente Bij sluiten GOO • Bij sluiting denk aan extra communicatie voor vooral de volgende doelgroepen: o Direct omwonenden o Gemeenteraad o Eigen medewerkers en ingezette vrijwilligers o Eigenaren/gebruikers van de locatie die ingezet wordt • Geef in de communicatie aan waarom de opvanglocatie sluit. • Communiceer wanneer de vluchtelingen vertrekken en organiseer dat medewerkers en vrijwilligers afscheid kunnen nemen. • Zorg voor een gezamenlijk informele afsluiting, direct na vertrek asielzoekers en opruimen locatie. Geef de burgemeester daarbij een informele rol.

• Communiceer met de eigenaren/gebruikers van de locatie over moment dat locatie weer normaal gebruikt kan worden. • Zie ook plan van aanpak nafase Na sluiting GOO • Organiseer een formele afsluitbijeenkomst, waarbij iedereen bedankt wordt en waarbij teruggekeken kan worden op de afgelopen periode. De burgemeester/college hebben hierbij een belangrijke rol. • Stuur een bedankje naar alle medewerkers van de gemeente, extra inzet van andere gemeenten/organisaties en vrijwilligers. • Zie ook plan van aanpak nafase Overige • Gemeenten kunnen door andere gemeenten gebeld worden met vragen over de aanpak en lessons learned. Vraag het klantencontactcentrum [of anders] om deze vragen af te vangen en verwijs eventueel door naar de Veiligheidsregio.

58